- Главная /
- Бланки /
-
Журнал выдачи должностных инструкций
Журнал выдачи должностных инструкций
Журнал выдачи должностных инструкций относится к внутренним документам компании. Его ведение необязательно. Ниже по ссылке вы можете бесплатно скачать бланк журнала выдачи должностных инструкций и заполнить его по своим данным.
Бланк журнала выдачи должностных инструкций
Проверено экспертом
Для чего применяют журнал выдачи должностных инструкций
Порядок регистрации и учета должностных инструкций организации разрабатывают сами. Его закрепляют в локальных актах предприятия. Форма журнала становится приложением к положению о документообороте или положению о составлении должностных инструкций. Ведение книги регистрации выдачи должностных инструкций возлагают на ответственного сотрудника приказом руководителя. Как правило, он хранится и его заполнением занимается работник в службе персонала.
Основные функции журнала – регистрационная и учетная. В нем записывают факт передачи инструкции сотруднику для ознакомления. Это полезно при возникновении споров с персоналом на предмет исполнения должностных обязанностей, которые якобы не регламентированы его инструкцией или когда трудящийся заявляет, что не знал о них.
Также должностную инструкцию может запросить не работник, а например проверяющий, этот факт также нужно зафиксировать. Журнал позволяет упорядочить работу с должностными инструкциями и обеспечить соблюдение абз. 6 ч. 1 ст. 21 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
Бланк и оформление журнала выдачи должностных инструкций
На практике регистрационные журналы включают обложку, основную часть и лист для заверения, прошивки. Исходя из этого подобный документ должен включать следующую информацию:
- Обложка: название компании, структурного подразделения, название журнала, срок хранения, даты начала и окончания;
- Основной раздел в виде таблицы с графами:
- порядковый номер записи;
- номер регистрации инструкции и дата ее утверждения;
- дата приема сотрудника;
- ФИО, должность, номер приказа о приеме трудящегося;
- Личная подпись сотрудника в получении инструкции и дата ознакомления;
- ФИО ответственного сотрудника.
- Заключительная часть для прошивки: общее количество листов, ФИО и название должности заверяющего, его подпись и дата заверения.
Прошито, пронумеровано
Страницы нумеруют и прошивают. Приведенный вариант оформления бланка примерный, так как обязательной законодательной формы нет. Окончательный бланк журнала, срок его хранения в архиве, порядок предоставления сторонним пользователям компания определяет собственным решением. Стандартный срок хранения составляет 3 года, но может быть и больше по усмотрению предприятия.
Итоги
Журнал регистрации выдачи должностных инструкций необязательный, но полезный для компании документ. Он позволяет зафиксировать факт предоставления сотруднику для изучения его должностной инструкции. Типового бланка документа нет и фирмы сами определяют его бланк и порядок оформления.
В организациях существуют инструкции – должностные, по охране труда, по порядку организации и проведения массовых мероприятий и т.д. Некоторые из них выдают работникам под роспись. Для учета выдачи существует журнал выдачи инструкций работникам.
Образец журнала регистрации выдачи инструкций
Книга учета используется в том случае, если работодатель выдает свои внутренние локальные нормативные акты непосредственно сотрудникам либо руководителю какого-то подразделения. В качестве примерной формы можно использовать образец из Методических рекомендаций, утвержденных Минтрудом 13 мая 2004 года, а также Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, одобренных Постановлением Минтруда России от 17.12.2002 № 80.
Оба указанных нормативных акта подчеркивают, что предлагаемая форма реестра – примерная, поэтому использовать эти формы именно в таком виде не обязательно, можно их сделать более удобными, на свое усмотрение. Они могут выглядеть иначе, главное – чтобы они в принципе был, и с его помощью можно было вести учет выданных правил и предписаний.
Как заполнять
Порядок ведения журнала работодатели определяют самостоятельно. При этом основное требование – выдавать документы под роспись. Об этом сказано, в том числе в Письме Минтруда от 15 сентября 2016 года № 15-2/ООГ-3318.
Факт выдачи предписывающих документов фиксируется ответственным лицом за заполнение книги. Ему необходимо указать:
- дату заполнения;
- ФИО и должность, кому выдаются инструкции либо с кем проводился инструктаж;
- наименование выданных документов или инструктажа;
- количество выданных экземпляров;
- подпись лица, получившего документы или инструктируемого.
Журнал инструктажа ознакомления с инструкциями
скачать
Отметим, что уполномоченные органы в отраслевых распоряжениях и приказах утвердили свои формы журналов регистрации разных видов инструктажа. И хотя в целом они очень похожи на общефедеральные, некоторые отличия все-таки имеются. Поэтому обязательно стоит ознакомиться и со специальными нормативными актами, чтобы контролирующие органы не наказали за неверное ведение обязательной номенклатуры.
Журнал регистрации должностных инструкций — образец данного документа, ввиду отсутствия регулирующих НПА, может иметь в компаниях разную структуру. Как он может выглядеть и где его скачать, расскажем в нашей статье.
Для чего нужен журнал учета должностных инструкций
Данный документ используется кадровой службой предприятия для регистрации составленных и утвержденных должностных инструкций, а также учета поправок к ним. Использование такого документа, как должностная инструкция, законодательством РФ не регламентировано, так же как и журналов, ведущихся в целях их учета. Но если исходить из сложившейся деловой практики, то можно допустить соответствие рассматриваемого журнала следующей структуре.
Журнал регистрации должностных инструкций: структура документа
В графах журнала, в котором регистрируется постановка на учет должностных инструкций, а также корректировочных документов к ним, могут указываться:
- порядковые номера документов в соответствии с моментом их принятия на учет кадровой службой;
- даты утверждения и начала использования каждой должностной инструкции;
- названия структурных подразделений фирмы, в которых задействуется инструкция;
- наименования документов («Должностная инструкция», «Изменения в должностной инструкции»);
- названия должностей, для которых составлена та или иная инструкция;
- отметки о корректировках в инструкции (даты внесения изменений, а также пункты, в которые были внесены корректировки).
В документе могут иметься графы для указания Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение журнала, а также для проставления данным сотрудником подписи по факту постановки инструкций на учет либо корректировки их положений.
Неправильное хранение документов может привести к штрафам. Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и прочитайте ответ эксперта об установленных законодательно сроках хранения должностных инструкций.
Как инструкции регистрируются в журнале
Инструкции регистрируют в день их подписания или утверждения. Каждая из них должна получить уникальный регистрационный номер, который может включать порядковый номер и быть дополнен теми или иными индексами, соответствующими номенклатуре дел, различным классификатора.
Где скачать образец документа
Загрузить заполненный образец журнала должностных инструкций вы можете на нашем портале.
Итоги
Форма журнала учета инструкций с описанием должностных обязанностей не регламентирована законодательством. Каждое предприятие вправе разработать собственный бланк журнала. Вы также можете воспользоваться образцом, составленным нашими экспертами.
Ознакомиться со спецификой иных задач, решаемых российскими компаниями-работодателями, вы можете в статьях:
- «Как проводится специальная оценка условий труда (нюансы)»;
- «Как провести инструктаж по технике безопасности (нюансы)».