Встречи высшего руководства

В небольших компаниях гендиректору проще поддерживать общение с командой, потому что пока она немногочисленна и даже может работать в одном помещении. Однако с ростом бизнеса дистанция увеличивается, и сотрудники это ощущают.

Предприниматель Дейв Бейли рассказал, какими проблемами это чревато и как гендиректор может с ними справиться, устраивая регулярные встречи.

Вот какие сложности вызывает отдаление руководства компании от сотрудников.

• Команда теряет уверенность. Если обещанные события долго не происходят, то люди могут подумать, что они не произойдут никогда.
• Команда не видит общую картину. Многим сотрудникам не хватает информации, чтобы понять, почему принимаются определенные решения, или узнать, над чем работают другие.
• Команда плохо представляет план действий. Ожиданиями трудно управлять, особенно когда ситуация регулярно меняется.
• Команда не получает обратную связь. Если отзывы о работе не предоставляются, то у всех начинает накапливаться эмоциональный багаж, влияющий на ход мыслей.
• Команда не чувствует признания. Повседневная работа воспринимается как должное — точно так же, как и жертвы, которых она требует.

Справиться с этими проблемами помогут следующие пять типов встреч, которые должен регулярно проводить каждый гендиректор.

1. Встреча руководителей (для контроля)

Ее также можно назвать планеркой, совещанием руководителей или просто «утренней встречей в понедельник». Независимо от названия, на этой встрече группа руководителей анализирует прошлые события, утверждает план на неделю и делится проблемами.

В небольшой компании на нее можно приглашать всех сотрудников, но при масштабировании имеет смысл разделить это совещание на два мероприятия: встречу руководителей и встречу всей команды (об этом речь пойдет ниже). Дело в том, что в большом коллективе действия отдельного сотрудника могут быть менее важными для остальных.

Такая планерка стоит потраченного на нее времени, так как при правильном подходе избавит гендиректора от встреч с каждым отделом, которые могли бы наводнить его расписание. Совещание можно проводить и в конце неделе, но опыт показывает, что в ходе разговора обычно обнаруживаются срочные задачи, а поэтому лучше назначать его на начало недели.

Ключ к успеху здесь — подготовка. Когда руководители приходят с актуальными цифрами и кратким отчетом по ключевым вопросам в своей области (а не делают его на месте), то остается время на дополнительные обсуждения и коллективное решение проблем.

2. Встреча всей команды (для прозрачности)

Как следует из названия, на ней собираются все сотрудники, дистанционно или лично. Руководители дают обновленную информацию по каждому подразделению, делают объявления, а также согласовывают миссию и стратегию компании.

Это отличный шанс еженедельно отмечать ключевые шаги в развитии бизнеса и оценивать усилия команды. Кроме того, на таких встречах сотрудники могут задавать вопросы руководителям и формировать более полное представление о текущем положении дел.

Вопросы также заставляют руководителей чувствовать ответственность перед командой, что ведет к улучшению результатов. Тем не менее, у них совсем не обязательно должны быть ответы на все вопросы, и это лучше сразу признавать, говоря: «Это отличный вопрос, но у меня нет ответа на него. Вот что мы можем сделать, чтобы его получить».

Ключом к успеху общей встречи является понимание сути наставничества. Спросите себя: «Что действительно важно знать каждому человеку в компании?»

3. Встреча один на один (для обсуждения ожиданий)

Цель встреч один на один — обсудить с отдельными членами команды их развитие, проблемы в работе и взаимные ожидания. Если вы используете их для проверки текущих задач, это может быть признаком того, что вы слишком вовлечены в деятельность руководителей отделов. Вместо это спросите себя: «Какие вопросы я бы задал себе, если бы был на месте своих сотрудников?»

Именно их вы и должны задать. Сохраняйте любопытство, чтобы понять мотивацию членов команды — именно это знание поможет повысить продуктивность.

В конце встречи нужно согласовать ряд конкретных последующих шагов. Если сотрудник может сделать это без вашей помощи, то остановитесь на этом варианте, иначе ваш список дел будет заполнен планами других людей (проблема всех руководителей).

Ключ к успеху такой встречи — удерживать себя от желания взяться за чужие задачи. Научив команду самостоятельно находить ответы на вопросы, вы получите более впечатляющие результаты в долгосрочной перспективе. Как однажды сказал мой наставник: «Работайте с человеком, а не с проблемой».

4. Ретроспективная встреча (для обратной связи)

Классическая ретроспективная встреча состоит из трех частей.

• Что прошло хорошо?
• Что прошло плохо?
• Как мы можем улучшить ситуацию?

Чтобы члены команды высказывались честнее, подчеркните, что это собрание предназначено не для решения проблем, а для их обсуждения. Перечисление позитивных результатов в начале встречи поднимет общее настроение. Кроме того, оно позволит понять, что вдохновляет людей и заставляет их гордиться собой. Когда вы перейдете к тому, что пошло не так, то услышите, что их тяготит. В растущем стартапе каждому члену команды важно регулярно озвучивать свои разочарования, чтобы они не увеличивались до опасных размеров.

В конце разговора коллективу нужно выбрать одну или две области, на которых следует сосредоточиться, чтобы улучшить ситуацию. Учитывая, что два изменения в неделю равняются примерно ста изменениям в год, со временем эффект станет ощутимым.

Ключ к успеху ретроспективных встреч — сопереживание. Все мы люди и всем нам нужна обратная связь. Признание успехов, учет разочарований и исправление ситуации делают команду счастливее

5. «Победная пятница» (для празднований)

На эту встречу сотрудники могут собираться каждую пятницу. Каждый отдел рассказывает — или, что еще лучше, показывает — что-то позитивное, что произошло за эту неделю.

Выход стартапа на безубыточность иногда занимает годы. Хотя многие гендиректора понимают ценность празднования маленьких побед, на практике это оказывается довольно сложно сделать.

Когда компания далека от поставленных целей, есть страх, что празднование приведет к самоуспокоению. В таких случаях становится привычной мантра: «Не оглядываться назад, сосредоточиться на том, куда мы пытаемся добраться». К сожалению, недооценка усердной работы может перерасти в обиду: «Я так много тружусь, а это воспринимается как должное».

Если позволить себе и своей команде регулярно отмечать небольшие победы, то можно удовлетворить потребность людей в признании и усилить чувство связи с компаний. Это скорее повысит мотивацию, чем понизит ее.

Ключ к успеху «победных пятниц» — благодарность. Она позволяет противостоять множеству негативных эмоций. Наоми Уильямс однажды сказала: «Невозможно быть благодарным и подавленным одновременно».

Может показаться, что все эти встречи отнимут слишком много времени и сил. Однако вот что важно: они действительно могут занять до 20% времени, но при этом обеспечат 80% ваших возможностей как гендиректора. В конце концов, ваши результаты зависят от других людей.

Пример расписания встреч для гендиректора

Источник.

На
форуме присутствовало 112 делегаций из ста
одной страны.  Они были представлены
на уровне секретарей советов безопасности, советников по национальной
безопасности, вице-премьеров, глав силовых структур и спецслужб, а также
представителей ряда международных организаций.

Подробно
обсуждены основные тенденции развития международной обстановки, новые угрозы
глобальной безопасности.

Проявлена заинтересованность в дальнейшем
сотрудничестве по укреплению многополярного мира, предотвращению возникновения
очагов напряженности и конфликтов, а также организуемых Западом «цветных
революций».

Подчеркнута
важность углубления сотрудничества на антитеррористическом направлении.

Сделан
акцент на совместных действиях по борьбе с организованной преступностью,
пресечении незаконной торговли оружием, нелегальной миграции, разработки и
распространения биологического оружия, а также на взаимодействии в области
преодоления последствий стихийных бедствий и техногенных аварий.

Серьезной
проблемой безопасности человечества названы попытки возрождения в целом ряде
государств нацизма и фашизма, а также политики неоколониализма.

Мощным
дестабилизирующим фактором для всей системы международной безопасности обозначено
стремление некоторых государств вмешиваться во внутренние дела суверенных
стран, подрывать внутриполитическую стабильность, проводить политику
односторонних экономических санкций, подменять международное право  своими надуманными правилами.

Растет
понимание того, что важнейшим принципом международных отношений должно оставаться
взаимное уважение, а также безусловное признание права других стран  выбирать свой путь развития, выстраивать
собственное социальное, политическое и экономическое устройство.

Заинтересованное
общение состоялось в рамках второго вопроса повестки дня, который был посвящен  глобальной продовольственной безопасности.

Выражено
общее мнение, что в мире в целом нет дефицита продуктов питания. Более того, в
ряде стран Европы отмечается перепроизводство сельскохозяйственной продукции.

Вместе
с тем, многие страны страдают от дефицита пищевых продуктов. Негативное влияние
на сложившуюся ситуацию оказывают транснациональные корпорации, доминирующие на
мировых агропродовольственных рынках.

Практически
все выступающие считают, что проблемы с продовольствием вызваны неэффективным
международным сотрудничеством, отсутствием справедливого регулирования на рынке
продовольствия.

Для
ликвидации голода в нуждающихся странах необходимо отказаться от всех
ограничений и санкций в отношении международных поставок продовольствия.
Без какой-либо политизации следует направлять
продукты питания  в первую очередь в
государства, страдающие от нехватки продовольствия.

Подчеркнуто, что продовольственная безопасность
является одним из ключевых факторов сохранения суверенитета государств, а
политически мотивированные ограничения в этой сфере – не что иное, как
инструмент неоколониализма.

Кроме пленарных заседаний состоялись дискуссии в режиме «круглых столов»
по двум темам.

Один из них был посвящен формированию системы международной
информационной безопасности как основы предотвращения межгосударственных
конфликтов в киберпространстве.

Выражена озабоченность ростом числа компьютерных атак, имеющих
трансграничный характер, и представляющих угрозу безопасному функционированию
критически важных объектов.

Особое внимание уделено выстраиванию механизма  межгосударственного взаимодействия в области
обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак.

Рассмотрены продвигаемые на различных международных площадках инициативы
 в области укрепления доверия и развития
сотрудничества в информационной сфере. В том числе подготовленная нашей страной
совместно с рядом государств концепция Конвенции ООН об обеспечении
международной информационной безопасности.

Отмечена решающая роль Организации Объединенных Наций в выработке
многостороннего международного договора, регулирующего деятельность государств
в глобальном информационном пространстве.

Участники второго «круглого стола» уделили
внимание международному сотрудничеству в сфере противодействия незаконному
обороту наркотиков.

По-прежнему угрозу безопасности государств представляет наркотрафик из
Афганистана, где возросли площади посевов наркосодержащих растений, увеличиваются
объемы выпуска и контрабанды синтетических наркотиков.

Особое
беспокойство выступающих вызвала нарастающая в ряде стран Запада тенденция
либерализации подходов к наркопотреблению. В нарушение международных
обязательств власти США, Канады и некоторых европейских государств принимают
решения об отмене уголовного преследования за отдельные наркопреступления.

Участники конференции поддержали позицию Российской
Федерации, связанную  с категорической
нетерпимостью к распространению наркотиков. И еще раз подтвердили
недопустимость легализации производства и потребления наркотических средств. 

Достигнуты также договоренности о расширении
обмена информацией и опытом борьбы с транснациональной наркопреступностью.

Подчеркнуто,
что решение мировой проблемы наркотиков возможно только при неукоснительном
соблюдении всеми государствами действующих антинаркотических Конвенций ООН.

Делегации, участвовавшие в конференции,
провели двусторонние переговоры. Во время такого общения представители
государств наметили конкретные планы сотрудничества в сфере безопасности.

Руководство аппарата Совета
Безопасности в двустороннем формате уделило внимание всем участникам встречи.

Ряд переговоров проведено по
линии руководства ФСБ, МВД, СВР, Росфинмониторинга и ФСВТС России.

Кроме того, на полях
конференции состоялись отдельные многосторонние мероприятия в форматах: БРИКС, ШОС, СНГ, Россия — АСЕАН, а также брифинг
для глав делегаций из  африканских стран,
посвященный предстоящему второму саммиту Россия-Африка.

Высокие представители, курирующие вопросы
безопасности, подтвердили востребованность многостороннего сотрудничества и
высказались за проведение очередной международной встречи в следующем году.