Все инструкции можно разделить на две основные группы тест

Вопрос 1. Делопроизводство – это:

1.​ отрасль деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами;

2.​ отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами;+

3.​ сфера деятельности по обеспечению организации офисными документами;

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 2. Какие функции имеют все официальные документы:

1.​ общие и основные;

2.​ общие и специальные;+

3.​ материальные и процессуальные;

4.​ деловые и общие

Вопрос 3. Состав документов в организации зависит от:

1.​ порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);

2.​ объема и характера взаимосвязей в организации;

3.​ характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами;

4.​ все вышеперечисленное+

Вопрос 4. Унификация документов – это:

1.​ установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов;

2.​ установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

3.​ установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов;+

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 5. Годовой объем документооборота – это:

1.​ исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата;+

2.​ исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей;

3.​  средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата;

4.​ Нет правильного ответа

Вопрос 6. Документооборот – это:

1.​ движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;+

2.​ документ, не требующий особого внимания;

3.​ движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних;

4.​ не знаю

Вопрос 7. Отметьте основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:

1.​ составление проекта и согласование;

2.​ проверка правильности оформления;

3.​ подписание и регистрация;

4.​ все вышеперечисленные+

Вопрос 8. Регистрация документа включает в себя:

1.​ проставление даты;

2.​ проставление регистрационного номера;

3.​ запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме;

4.​ все вышеперечисленные+

Вопрос 9. Какие технологические недостатки имеет журнальная форма регистрации:

1.​ формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером; +

2.​ сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы; +

3.​ сложности обязательной многократной регистрации документов; +

4.​ отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения+

Вопрос 10. Справочная картотека состоит из 2 частей и содержит:

1.​ карточки на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения;

2.​ карточки на исполненные документы;

3.​ выше перечисленные; +

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 11. Где указываются индивидуальные сроки исполнения?

1.​ в тексе монографий;

2.​ в тексте документа или в резолюции;+

3.​ в резолюции;

4.​ в тексте делового документа

Вопрос 12. Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:

1.​ планирование;

2.​ организационно-распорядительная деятельность;

3.​ учет и отчетность, финансирование и т.д;

4.​ все перечисленные+

Вопрос 13. Под служебным полем понимают:

1.​ место не в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов;

2.​ место в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения;+

3.​ место, которое не занято реквизитами;

4.​ не правильного ответа

Вопрос 14. Бланк документа – это:

1.​ нестандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной ин формации;

2.​ стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной ин формации;+

3.​ нет правильного ответа;

4.​ другое

Вопрос 15. Уставы – это:

1.​ документы, структуру и содержание которых определяют на месте;

2.​ сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики;+

3.​ документы, содержание которых имеет служебную тайну;

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 16. Должностная инструкция – это:

1.​ инструкция директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке;

2.​ документ, в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе;

3.​ нет правильного ответа

4.​ организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц;+

Вопрос 17. Какие факты излагаются в первой и во второй частях?

1.​ В первой части справки излагаются конкретные данные, а во второй – приводятся факты, послужившие поводом к ее написанию;

2.​ В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные;+

3.​ В первой части справки излагаются доводы, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся статистические данные;

4.​ другое

Вопрос 18. Составление доклада – это:

1.​ мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада;+

2.​ талант, не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета;

3.​ труд, требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада, работу над собой;

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 19. Справка – это:

1.​ факты, послужившие поводом к ее написанию;

2.​ документ, подтверждающий какие-либо факты или события;+

3.​ документ, где приводятся конкретные данные;

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 20. Все инструкции можно разделить на две основные группы:

1.​ инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

2.​ должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц;

3.​ все вышеперечисленные;+

4.​ другие

Вопрос 21. Бланки имеют поля:

левое – 20 мм;

правое и нижнее – не менее 10 мм;

верхнее – не менее 20 мм;

все перечисленные+

Вопрос 22. Какие виды бланков предполагают ГОСТы?

1.​ общий бланк для всех видов ОРД;

2.​ бланк конкретного вида документа, кроме письма;

3.​ бланк для письма;

4.​ все перечисленные+

Вопрос 23. Реквизит – обязательный элемент:

1.​ присущий определенному виду документа;+

2.​ присущий элементу;

3.​ присущий как общий;

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 24. Формуляр-образец – это:

1.​ совокупность не реквизитов, а подписей

2.​ совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов;+

3.​ картотека, которая используется для контроля за госслужащими;

4.​ другое

Вопрос 25. Справочный аппарат представляет собой:

1.​ картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов;+

2.​ карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников;

3.​ картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов;

4.​ не знаю

Вопрос 26. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

1.​ все перечисленные; +

2.​ документы вышестоящих органов;

3.​ распорядительные документы данной организации;

4.​ важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения

Вопрос 27. В чем заключается цель регистрации документов?

1.​ обеспечить их учет;

2.​ контроль;

3.​ 3быстрый поиск;

4.​ Все вышеназванное+

Вопрос 28. Требования, предъявляемые к документообороту:

1.​ прямо точность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);

2.​ распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

3.​ необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены) и единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции;

4.​ все вышеперечисленные+

Вопрос 29. Что такое «классификация документов» – это?

1.​ не деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия;

2.​ деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия;+

3.​ деление документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия;

4.​ не знаю

Вопрос 30. Юридическая сила – это:

1.​ свойство документа, не оформленного в особом порядке;

2.​ свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления;+

3.​ нет правильного ответа

4.​ документ, не требующий процедуры заверения нотариусом

1

Делопроизводство…

Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов

Правильный ответ

2

Документационное обеспечение (управления)…

Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Правильный ответ

3

Официальный документ…

Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Правильный ответ

4

Документооборот…

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Правильный ответ

5

Государственное регулирование делопроизводства в РФ осуществляет…

Федеральная архивная служба РФ (Росархив)

Правильный ответ

6

Право устанавливать минимальные сроки хранения документов имеет:

Федеральная архивная служба (Росархив)

Правильный ответ

7

Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?

инструкция по делопроизводству

Правильный ответ

8

Какой нормативный документ определяет основные понятия делопроизводства?

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД

Правильный ответ

9

Какой нормативный документ определяет основные правила оформления организационно-распорядительной документации?

Приказ от 14 января 1991 года N 21 «Об утверждении «Правил составления и оформления организационно-распорядительной документации»

Правильный ответ

10

Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа:

завершения исполнения или отправления

Правильный ответ

11

Документ — это

зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Правильный ответ

12

Определение понятия «документ» содержится в…

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД

Правильный ответ

13

Личный документ — это

официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение

Правильный ответ

14

Какие функции имеют все официальные документы:

общие и специальные

Правильный ответ

15

Состав документов в организации зависит от:

все вышеперечисленное

Правильный ответ

16

Унификация документов – это:

установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

Правильный ответ

17

Годовой объем документооборота – это:

исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата

Правильный ответ

18

Отметьте основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:

все вышеперечисленные

Правильный ответ

19

Регистрация документа включает в себя:

все вышеперечисленные

Правильный ответ

20

Какие технологические недостатки имеет журнальная форма регистрации:

все выше перечисленное.

Правильный ответ

21

Где указываются индивидуальные сроки исполнения

в тексте документа или в резолюции

Правильный ответ

22

Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:

все перечисленные

Правильный ответ

23

Под служебным полем понимают…

место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения

Правильный ответ

24

Уставы – это:

сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики

Правильный ответ

25

Должностная инструкция – это:

организационно — распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно — технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц

Правильный ответ

26

 Составление доклада – это

мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада

Правильный ответ

27

Справка – это

документ, подтверждающий какие-либо факты или события

Правильный ответ

28

Все инструкции можно разделить на две основные группы…

все вышеперечисленные

Правильный ответ

29

Какие виды бланков предполагают ГОСТы?

все перечисленные

Правильный ответ

30

Реквизит – обязательный элемент:

присущий определенному виду документа

Правильный ответ

31

Формуляр-образец – это

совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов

Правильный ответ

32

Справочный аппарат представляет собой:

картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов

Правильный ответ

33

К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся

все перечисленные

Правильный ответ

34

В чем заключается цель регистрации документов?

все перечисленные

Правильный ответ

35

Требования, предъявляемые к документообороту

все вышеперечисленные

Правильный ответ

36

Что такое «классификация документов» – это?

деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия

Правильный ответ

37

Юридическая сила – это…

свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

Правильный ответ

38

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в: 

Протоколах

Правильный ответ

39

Соблюдение единых правил оформления документов обеспечивает:

Юридическую силу документов, оперативность и качественное составление документов, организацию быстрого поиска документов, активное использование ЭВМ при составлении документов

Правильный ответ

40

Укажите варианты неверного датирования служебных документов: 

Верно п.п.1,2,3.

Правильный ответ

41

Бланк для внешних документов включает реквизиты: 

Эмблема предприятия, его наименование, почтовый адрес, номер контактного телефона, дата и номер документа

Правильный ответ

42

Для наилучшего понимания смысла документа наиболее значимую часть нужно размещать

В середине текста

Правильный ответ

43

Правовой статус работника организации регламентируется

положением о структурном подразделении

Правильный ответ

44

К организационным документам относятся: 

Устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции

Правильный ответ

45

Датой вступления приказа в силу является

Дата его подписания руководителем

Правильный ответ

46

Бланки протокола содержат следующие реквизиты: 

наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседания, текст, подписи

Правильный ответ

47

В тексте протокола краткой формы указываются:

список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения

Правильный ответ

48

Каким документом оформляется списание материалов? 

Актом

Правильный ответ

49

Документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации, является: 

докладная записка

Правильный ответ

50

К документам по личному составу относятся: 

Личные дела, трудовые контракты, приказы по л/с, трудовые книжки, личные карточки, лицевые счета по заработной плате

Правильный ответ

51

Четкая организация работы с документами необходима для: 

создания оптимальных условий для всех видов работ с документами

Правильный ответ

52

На рассмотрение руководства передаются: 

все подлежащие исполнению документы

Правильный ответ

53

Внутренние документы: 

регистрируются в день подписания

Правильный ответ

54

Какие документы относятся к нерегистрируемым? 

Верно п.п.1,2.

Правильный ответ

55

Основная цель организации контроля исполнения – . . .

обеспечение своевременного и качественного исполнения документов

Правильный ответ

56

Когда документ считается исполненным и снимается с контроля? 

после предоставления документированного подтверждения исполнения

Правильный ответ

57

Номенклатура дел предназначена для: 

Группировки исполненных документов в дела и их учета.

Правильный ответ

58

Когда в номенклатуре дел указывается количество заведенных томов?

В конце календарного года

Правильный ответ

59

Планово-отчетные документы группируются в дела по: 

номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам

Правильный ответ

60

 Приложения к документам помещаются в дело… 

присоединяются к документам, к которым они относятся

Правильный ответ

61

В задачи экспертной комиссии входит:

отбор и подготовка документов к передаче в государственный архив

Правильный ответ

62

Экспертная комиссия возглавляется: 

одним из заместителей руководителя учреждения

Правильный ответ

63

Ответственность за ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов возлагается на:

секретаря комиссии

Правильный ответ

64

В задачи архива входят: 

Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;Учет и обеспечение сохранности документов;Создание научно-справочного аппарата к документам архива;Использование хранящихся в архиве документов;Подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Правильный ответ

65

 После истечения срока использования документа в делопроизводстве он подлежит: 

Передаче в архив.

Правильный ответ

66

Документы передаются в Госархив: 

только на постоянное хранение.

Правильный ответ

67

Текстовый редактор — это 

программа для составления и редактирования документов

Правильный ответ

68

Локальная компьютерная сеть — это 

сеть, распространенная внутри офиса

Правильный ответ

69

Унифицированная система документации (УСД) – это

система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

Правильный ответ

70

Формированием дела называется …

группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

Правильный ответ

71

Теоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документное коммуникационной деятельности изучает …

общее документоведение

Правильный ответ

72

… — это процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

классифицирование

Правильный ответ

73

Согласно классификации документов по характеру средств фиксирования информации различают …

текстовые и нетекстовые документы

Правильный ответ

74

Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки

копия

Правильный ответ

75

Соглашение работодателя и работников, которое устанавливает дополнительные гарантии для сотрудников и их ответные обязательства по отношению к работодателю, называется:

коллективный договор

Правильный ответ

76

В      отсутствие руководителя подписание документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя оформляется следующим образом:

Директор ______________________ Г. В. Сидоров
                        (личная подпись)

Правильный ответ

77

… документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы

Исходящий

Правильный ответ

78

Документопотоки по направлению делятся на … потоки

горизонтальные и вертикальные

Правильный ответ

79

Под … контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.

предупредительным

Правильный ответ

80

Существуют следующие формы регистрации документов …

журнальная, карточная и электронная

Правильный ответ

Итоговый
тест по делопроизводству

Вопрос 1. Делопроизводство – это:

а).​ отрасль
деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с
офисными документами;

б).​ отрасль
деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с
офисными документами;

в).​ сфера
деятельности по обеспечению организации офисными документами;

г).​ нет
правильного ответа

Вопрос 2. Какие функции имеют все официальные документы:

а).​ общие
и основные;

б).​ общие
и специальные;

в).​ материальные
и процессуальные;

г).​ деловые
и общие

Вопрос 3. Состав документов в организации зависит от:

а).​ порядка
принятия решений (единоначалие или коллегиальность);

б).​ объема
и характера взаимосвязей в организации;

в).​ характера
взаимоотношений с другими организациями и государственными органами;

г).​ все
вышеперечисленное

Вопрос 4. Унификация документов – это:

а).​ установление
не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих
ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание
трафаретных текстов;

б).​ установление
единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих
ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание
трафаретных текстов.

в).​ установление
единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных
управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления,
оформление и создание трафаретных текстов;

г).​ нет
правильного ответа

Вопрос 5. Годовой объем документооборота – это:

а).​ исходная
величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени
загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения
потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее
эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата;

б).​ исходная
величина для расчета численности населения, определения степени загруженности
структурных подразделений и отдельных людей;

в).​  средство
определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора
наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата;

г).​ Нет
правильного ответа

Вопрос 6. Документооборот – это:

а).​ движение
документов в организации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправки;

б).​ документ,
не требующий особого внимания;

в).​ движение
документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или
отправки в комитет по делам несовершеннолетних;

г).​ не
знаю

Вопрос 7. Отметьте основные этапы подготовки и оформления
внутренних документов
в офисе:

а).​ составление
проекта и согласование;

б).​ проверка
правильности оформления;

в).​ подписание
и регистрация;

г).​ все
вышеперечисленные

Вопрос 8. Регистрация документа включает в себя:

а).​ проставление
даты;

б).​ проставление
регистрационного номера;

в).​ запись
необходимых сведений о документе в регистрационной форме;

г).​ все
вышеперечисленные

Вопрос 9. Какие технологические недостатки имеет журнальная форма
регистрации:

а).​ формальный
характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

б).​ сложности
ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;

в).​ сложности
обязательной многократной регистрации документов;

г).​ отсутствие
возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения

Вопрос 10. Справочная картотека состоит из 2 частей и содержит:

а).​ карточки
на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для
ознакомления и изучения;

б).​ карточки
на исполненные документы;

в).​ выше
перечисленные;

г).​ нет
правильного ответа

Вопрос 11. Где указываются индивидуальные сроки исполнения?

а).​ в
тексе монографий;

б).​ в
тексте документа или в резолюции;

в).​ в
резолюции;

г).​ в
тексте делового документа

Вопрос 12. Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:

а).​ планирование;

б).​ организационно-распорядительная
деятельность;

в).​ учет
и отчетность, финансирование и т.д;

г).​ все
перечисленные

Вопрос 13. Под служебным полем понимают:

а).​ место
не в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов;

б).​ место
в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3,
4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах
хранения;

в).​ место,
которое не занято реквизитами;

г).​ не
правильного ответа

Вопрос 14. Бланк документа – это:

а).​ нестандартный
лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть
место для переменной ин формации;

б).​ стандартный
лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть
место для переменной ин формации;

в).​ нет
правильного ответа;

г).​ другое

Вопрос 15. Уставы – это:

а).​ документы,
структуру и содержание которых определяют на месте;

б).​ сложные
документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики;

в).​ документы,
содержание которых имеет служебную тайну;

г).​ нет
правильного ответа

Вопрос 16. Должностная инструкция – это:

а).​ инструкция
директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке;

б).​ документ,
в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе;

в).​ нет
правильного ответа

г).​ организационно-распорядительный
документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в
котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие
стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц;

Вопрос 17. Какие факты излагаются в первой и во второй частях?

а).​ В
первой части справки излагаются конкретные данные, а во второй – приводятся
факты, послужившие поводом к ее написанию;

б).​ В
первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во
второй – приводятся конкретные данные;

в).​ В
первой части справки излагаются доводы, послужившие поводом к ее написанию, во
второй – приводятся статистические данные;

г).​ другое

Вопрос 18. Составление доклада – это:

а).​ мастерство,
требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада;

б).​ талант,
не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета;

в).​ труд,
требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада,
работу над собой;

г).​ нет
правильного ответа

Вопрос 19. Справка – это:

а).​ факты,
послужившие поводом к ее написанию;

б).​ документ,
подтверждающий какие-либо факты или события;

в).​ документ,
где приводятся конкретные данные;

г).​ нет
правильного ответа

Вопрос 20. Все инструкции можно разделить на две
основные группы:

а).​ инструкции,
регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого
принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

б).​ должностные
инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность
должностных лиц;

в).​ все вышеперечисленные;

г).​ другие

Вопрос 21. Бланки имеют поля:

а).
левое – 20 мм;

б).
правое и нижнее – не менее 10 мм;

в).
верхнее – не менее 20 мм;

г). все перечисленные

Вопрос 22. Какие виды бланков предполагают ГОСТы?

а).​ общий
бланк для всех видов ОРД;

б).​ бланк
конкретного вида документа, кроме письма;

в).​ бланк
для письма;

г).​ все
перечисленные

Вопрос 23. Реквизит – обязательный элемент:

а).​ присущий
определенному виду документа;

б).​ присущий
элементу;

в).​ присущий
как общий;

г).​ нет
правильного ответа

Вопрос 24. Формуляр-образец – это:

а).​ совокупность
не реквизитов, а подписей

б).​ совокупность
расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам
документов;

в).​ картотека,
которая используется для контроля за госслужащими;

г).​ другое

Вопрос 25. Справочный аппарат представляет собой:

а).​ картотеку,
которая используется для контроля за исполнением документов;

б).​ карточку,
которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников;

в).​ картотеку
карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов;

г).​ не
знаю

Вопрос 26. К документам, подлежащим обязательному контролю,
относятся:

а).​ все
перечисленные;

б).​ документы
вышестоящих органов;

в).​ распорядительные
документы данной организации;

г).​ важные
специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными
сроками исполнения

Вопрос 27. В чем заключается цель регистрации документов?

а).​ обеспечить
их учет;

б).​ контроль;

в).​ 3быстрый
поиск;

г).​ Все
вышеназванное

Вопрос 28. Требования, предъявляемые к документообороту:

а).​ прямо
точность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю,
возвратные перемещения документов исключены);

б).​ распределение
документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным
обязанностям;

в).​ необходимое
перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены) и
единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними,
однократность каждой операции;

г).​ все
вышеперечисленные

Вопрос 29. Что такое «классификация документов» – это?

а).​ не
деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия;

б).​ деление
документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия;

в).​ деление
документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия;

г).​ не
знаю

Вопрос 30. Юридическая сила – это:

а).​ свойство
документа, не оформленного в особом порядке;

б).​ свойство
документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией
издавшего органа, установленным порядком оформления;

в).​ нет
правильного ответа

г).​ документ,
не требующий процедуры заверения нотариусом

Вопрос 1. Делопроизводство – это:

1.​ отрасль деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами;

2.​ отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами;+

3.​ сфера деятельности по обеспечению организации офисными документами;

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 2. Какие функции имеют все официальные документы:

1.​ общие и основные;

2.​ общие и специальные;+

3.​ материальные и процессуальные;

4.​ деловые и общие

Вопрос 3. Состав документов в организации зависит от:

1.​ порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);

2.​ объема и характера взаимосвязей в организации;

3.​ характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами;

4.​ все вышеперечисленное+

Вопрос 4. Унификация документов – это:

1.​ установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов;

2.​ установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

3.​ установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов;+

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 5. Годовой объем документооборота – это:

1.​ исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата;+

2.​ исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей;

3.​  средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата;

4.​ Нет правильного ответа

Вопрос 6. Документооборот – это:

1.​ движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;+

2.​ документ, не требующий особого внимания;

3.​ движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних;

4.​ не знаю

Вопрос 7. Отметьте основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:

1.​ составление проекта и согласование;

2.​ проверка правильности оформления;

3.​ подписание и регистрация;

4.​ все вышеперечисленные+

Вопрос 8. Регистрация документа включает в себя:

1.​ проставление даты;

2.​ проставление регистрационного номера;

3.​ запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме;

4.​ все вышеперечисленные+

Вопрос 9. Какие технологические недостатки имеет журнальная форма регистрации:

1.​ формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером; +

2.​ сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы; +

3.​ сложности обязательной многократной регистрации документов; +

4.​ отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения+

Вопрос 10. Справочная картотека состоит из 2 частей и содержит:

1.​ карточки на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения;

2.​ карточки на исполненные документы;

3.​ выше перечисленные; +

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 11. Где указываются индивидуальные сроки исполнения?

1.​ в тексе монографий;

2.​ в тексте документа или в резолюции;+

3.​ в резолюции;

4.​ в тексте делового документа

Вопрос 12. Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:

1.​ планирование;

2.​ организационно-распорядительная деятельность;

3.​ учет и отчетность, финансирование и т.д;

4.​ все перечисленные+

Вопрос 13. Под служебным полем понимают:

1.​ место не в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов;

2.​ место в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения;+

3.​ место, которое не занято реквизитами;

4.​ не правильного ответа

Вопрос 14. Бланк документа – это:

1.​ нестандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной ин формации;

2.​ стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной ин формации;+

3.​ нет правильного ответа;

4.​ другое

Вопрос 15. Уставы – это:

1.​ документы, структуру и содержание которых определяют на месте;

2.​ сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики;+

3.​ документы, содержание которых имеет служебную тайну;

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 16. Должностная инструкция – это:

1.​ инструкция директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке;

2.​ документ, в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе;

3.​ нет правильного ответа

4.​ организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц;+

Вопрос 17. Какие факты излагаются в первой и во второй частях?

1.​ В первой части справки излагаются конкретные данные, а во второй – приводятся факты, послужившие поводом к ее написанию;

2.​ В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные;+

3.​ В первой части справки излагаются доводы, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся статистические данные;

4.​ другое

Вопрос 18. Составление доклада – это:

1.​ мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада;+

2.​ талант, не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета;

3.​ труд, требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада, работу над собой;

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 19. Справка – это:

1.​ факты, послужившие поводом к ее написанию;

2.​ документ, подтверждающий какие-либо факты или события;+

3.​ документ, где приводятся конкретные данные;

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 20. Все инструкции можно разделить на две основные группы:

1.​ инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

2.​ должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц;

3.​ все вышеперечисленные;+

4.​ другие

Вопрос 21. Бланки имеют поля:

левое – 20 мм;

правое и нижнее – не менее 10 мм;

верхнее – не менее 20 мм;

все перечисленные+

Вопрос 22. Какие виды бланков предполагают ГОСТы?

1.​ общий бланк для всех видов ОРД;

2.​ бланк конкретного вида документа, кроме письма;

3.​ бланк для письма;

4.​ все перечисленные+

Вопрос 23. Реквизит – обязательный элемент:

1.​ присущий определенному виду документа;+

2.​ присущий элементу;

3.​ присущий как общий;

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 24. Формуляр-образец – это:

1.​ совокупность не реквизитов, а подписей

2.​ совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов;+

3.​ картотека, которая используется для контроля за госслужащими;

4.​ другое

Вопрос 25. Справочный аппарат представляет собой:

1.​ картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов;+

2.​ карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников;

3.​ картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов;

4.​ не знаю

Вопрос 26. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

1.​ все перечисленные; +

2.​ документы вышестоящих органов;

3.​ распорядительные документы данной организации;

4.​ важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения

Вопрос 27. В чем заключается цель регистрации документов?

1.​ обеспечить их учет;

2.​ контроль;

3.​ 3быстрый поиск;

4.​ Все вышеназванное+

Вопрос 28. Требования, предъявляемые к документообороту:

1.​ прямо точность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);

2.​ распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

3.​ необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены) и единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции;

4.​ все вышеперечисленные+

Вопрос 29. Что такое «классификация документов» – это?

1.​ не деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия;

2.​ деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия;+

3.​ деление документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия;

4.​ не знаю

Вопрос 30. Юридическая сила – это:

1.​ свойство документа, не оформленного в особом порядке;

2.​ свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления;+

3.​ нет правильного ответа

4.​ документ, не требующий процедуры заверения нотариусом

Документирование
— это создание документов.

Документирование
управленческой деятельности (ДОУ)
представляет систему операций,
направленных на решение следующих
задач:

1)
создание документов, определение их
формы и содержания;

2)
обслуживание работников управления
предприятия документированной
информацией.

Делопроизводство
— это особый вид управленческой
деятельности, направленный на организацию
и осуществление документационного
обеспечения управления.

Для
наведения порядка в работе с документами
большое значение придается их
систематизации и унификации.

Система
документации
— это совокупность взаимоувязанных
документов, применяемых в определенной
сфере деятельности. Формирование систем
и их официальное закрепление составляет
основу систематизации.

Состав
управленческих документов определяется
компетенцией и функциями организации,
порядком решения вопросов, объемом и
характером взаимосвязей с другими
организациями и закрепляется в табеле
документов. Единство правил документирования
управленческих действий на всех уровнях
управления обеспечивается применением
Государственной системы документационного
обеспечения управлением (ГС ДОУ) и
унифицированных систем документации
(УСД).

ГС
ДОУ – это совокупность принципов и
правил, устанавливающих единые требования
к документированию управленческой
деятельности и организации работы с
документами в органах государственного
управления, на предприятиях, в учреждениях
и общественных организациях.

Основная
цель разработки – упорядочение
документооборота, сокращение количества
и повышение качества документов, создание
условий для эффективного применения
прогрессивных технических средств и
технологий сбора, обработки и анализа
информации, совершенствование работы
аппарата управления,

Предусмотрено,
что в дальнейшем в развитие ГС ДОУ могут
разрабатываться нормативные и методические
документы по совершенствованию
делопроизводства (ДОУ):

• межотраслевые
  – Росархивом и Госстандартом;

• отраслевые
  – министерствами и ведомствами;

• территориальные
  – правительствами и администрациями
  субъектов РФ.

Таким
образом, в настоящее время основы ДОУ
регламентированы ГС ДОУ и локальными
нормативно-методическими разработками,
созданными на ее основе – Типовой
инструкцией по делопроизводству в
министерствах и ведомствах РФ, утвержденной
руководителем Государственной архивной
службы по распоряжению правительства
и зарегистрированной в Министерстве
юстиции (1993 г.).

Поскольку
в государственном аппарате продолжает
сохраняться сформировавшийся еще в XIX
в. командно-административный стиль
управления, основанный на личной
ответственности руководителей, то и
система работы с документами в основе
своей восходит к исполнительному
делопроизводству. Естественно, что
порядок работы с документами был по
возможности упрощен технологически и
адаптирован под новые реалии системы
управления.

В
целом понизились уровень и глубина
регламентации делопроизводственных
правил. Нормативный статус ГС ДОУ
значительно ниже, чем нормативных актов
XVIII
и XIX
вв., соответственно сама ГС ДОУ является
по содержанию не законом, а скорее
методическими рекомендациями. Только
разделы, связанные с оформлением и
хранением документов, имеют нормативный
характер, но именно они продублированы
в стандартах и правилах работы
Государственной архивной службы.

Хотя
учреждения в своей основе остались с
той же административной структурой,
изменив только наименования этих
структур – департаментов на управления,
а столов на отделы, значительно изменились
функции руководителей и делопроизводственных
служб в работе с документацией.

В
ХХ в. канцеляриям полностью были оставлены
только функции обработки всей поступающей
и рассылаемой корреспонденции.
Регистрация, контроль исполнения и
хранение документов уже не являются
прерогативой только этого подразделения,
тем более сама канцелярия не исполняет
никаких, даже самых срочных и секретных
документов. Вместо этого за канцелярией
в ГС ДОУ впервые попытались закрепить
роль не только методического центра,
но и информационного менеджера,
ответственного за общее состояние
работы с документами во всех подразделениях
организации, в филиалах и подведомственных
управленческих структурах.

Унификация
документов
—
установление единого комплекса их видов
и разновидностей для аналогичных
управленческих ситуаций, разработка
единых форм документов и единых правил
их составления, оформления и создания
трафаретных текстов.

Унификация
документов проводится в целях сокращения
количества применяемых документов,
типизации их форм, повышения качества,
снижения трудоемкости их обработки,
достижения информационной совместимости
различных систем документации по
одноименным и смежным функциям управления.

Унифицированная
система документоведения (УСД)
— система, созданная по единым правилам
и требованиям, содержащая информацию,
необходимую для управления в определенной
сфере деятельности.

Работа
по унификации включает:

1. разработку
   УСД, которая осуществляется министерствами
   и ведомствами, ответственными за
   соответствующие системы документации;

2. внедрение
   межотраслевых (межведомственных) УСД
   в рамках республиканских и отраслевых
   УСД;

3. ведение
   УСД и Отраслевого классификатора
   технико-экономической документации
   (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности
   информации и ее дальнейшего развития;

4. разработку
   комплексов отраслевых унифицированных
   форм документов, отражающих специфику
   отрасли и не вошедшие в УСД, а также их
   государственную регистрацию;

5. разработку
   отраслевых классификаторов
   технико-экономической информации,
   отражающих специфику отрасли.

В
1980-х гг. в нашей стране было разработано
и утверждено 16 унифицированных систем
документации общегосударственного
значения, 27 государственных стандартов
на УСД и 26 общегосударственных
классификаторов технико-экономической
информации.

Стандартизация
документов
– это форма юридического закрепления
проведенной унификации и уровня ее
обязательности.

4.
Группировка
документов по отдельным признакам
однородности

Документная
информация, циркулирующая на предприятии,
группируется по отдельным признакам
однородности.

1.
По
порядку оформления
документы подразделяются на:

• общие
  (индивидуальные) документы
  — оформляются по усмотрению работников
  с учетом установленных правил и
  требований (заявления, служебные
  письма, протоколы, приказы и т.д.);

• стандартные
  (трафаретные)
  — оформляются в определенной
  последовательности по строго обязательным
  правилам (доверенность, командировочное
  удостоверение и т.д.);

• типовые
  — строго оформляются не только по форме,
  но и по содержанию (типовые договоры).

2.
По
содержанию
документы могут быть:

• простые
  — содержат информацию по одному вопросу,
  факту, событию, явлению;

• сложные
  — отражают несколько вопросов, затрагивают
  несколько исполнителей, подразделений
  (положение, устав и т.д.).

3.
По
направленности движения
документы подразделяют:

• входящие
  — поступают в данное предприятие от
  других организаций, учреждений,
  предприятий, от лиц, не являющихся
  работниками данного предприятия;

• исходящие
  — направляются из предприятия;

• внутренние
  — оформляются и используются на самом
  предприятии.

4.
По
происхождению
различают:

• служебные
  документы (официальные)
  – затрагивают интересы предприятия,
  организации;

• личные
  документы
  (заявления, письма, жалобы и т.д.) –
  касаются конкретного лица, являются
  именными.

5.
По
степени гласности
документы бывают:

• несекретные;

• секретные,
  конфиденциальные;

• для
  служебного пользования.

Для
документов двух последних групп
существуют особые правила использования
и хранения.

6.
По
срокам исполнения
документы подразделяются на:

• срочные
  —
  устанавливается срок исполнения или
  действия (например, приказ, предписывающий
  лицу выполнить определенные действия
  к определенной дате). К ним также следует
  отнести документы с отметкой «срочно»,
  телеграммы, телефонограммы, документы
  с определенным сроком действия (например,
  доверенности, командировочные
  удостоверения и т.д.). Срок исполнения
  документов может быть предопределен
  резолюцией руководителя, существующими
  предписаниями.

• несрочные
  — должны исполняться в порядке общей
  очередности в минимально короткий
  срок.

7.
По
наименованиям:
служебные письма, приказы, протоколы,
акты, докладные записки, договоры и т.д.
Оформление этих документов унифицировано,
но по содержанию они могут быть совершенно
разными.

8.
По
стадии образования
документы делят на следующие:

• подлинник
  (оригинал)
  — это первый или единственный экземпляр
  официального документа;

• копия
  — это документ, воспроизводящий
  информацию другого документа и все
  его внешние признаки или их часть;

• дубликат
  — это повторный экземпляр официального
  документа, имеющий юридическую силу
  подлинника;

• выписка
  из официального документа –
  копия официального документа,
  воспроизводящая его часть и заверенная
  в установленном порядке;

• отпуск
  — полная копия отосланных документов,
  подшитая в дело предприятия-отправителя,
  удостоверенная отметкой «Верно»
  и подписью лица, ответственного за
  делопроизводство.

9.
По
средствам фиксации:
письменные, графические, фото-кинодокументы
и т.д.

ЛЕКЦИЯ
3.

«УНИФИЦИРОВАННАЯ
СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ»

План:

1.
Классификация ОРД

2.
Распорядительные документы

3.
Стадии подготовки распорядительных
документов

4.
Организационные документы

1.
Классификация
ОРД

Унифицированная
система ОРД включает около 30 видов
документов, которые можно разделить
следующим образом:

1.
Организационные
—
положения, уставы, инструкции, правила,
структура и штатная численность, штатное
расписание.

2.
Распорядительные
— постановления, решения, приказы,
указания, распоряжения.

3.
Справочно-информационные
— акты, докладные и объяснительные
записки, заключения, письма, представления,
протоколы, справки, телефонограммы,
телеграммы и т.д.

4.
Документы
по личному составу
— заявления, приказы по личному составу,
характеристики, справки, личные карточки.

В
составе ОРД также учитывают предложения,
заявления, жалобы граждан.

Требования
и оформление ОРД содержит ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации.
Система ОРД. Требования к оформлению
документов».

2.
Распорядительные
документы

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
— правовой акт, принимаемый высшими и
некоторыми центральными органами
коллегиального управления в целях
разрешения наиболее важных и принципиальных
задач, стоящих перед данными органами,
и установления стабильных норм правил
поведения (например, Постановление
Правительства РФ «О государственных
нормативных требованиях по охране труда
в РФ». Постановлением является также
заключительная часть протокола заседания
коллегиального органа. Эти постановления
включаются в протокол или прилагаются
к нему, при необходимости могут оформляться
как выписки из протокола.

РЕШЕНИЕ
— правовой акт, принимаемый местными
органами государственной власти и
государственного управления, оформляющий
результаты деятельности коллегиальных
органов — коллегий министерств и ведомств,
научных и др. советов и т.д. Например,
Решение Законодательного собрания
Ростовской области «О выборах в
представительные органы местного
самоуправления».

РАСПОРЯЖЕНИЕ
– документ, издаваемый по указанию
председателя коллегиального органа
или самостоятельно в пределах
предоставленных ему прав по оперативным
вопросам, не требующим коллегиального
обсуждения. Распоряжение имеет
обязательную силу для граждан и
организаций, которым оно адресовано.
Распоряжения делятся на:

1)
распоряжения общего,
длительного действия;

2)
распоряжения разового
(единовременного) случая,
касающиеся конкретного узкого вопроса.

ПРИКАЗ
— правовой акт, издаваемый руководителями
органа государственного управления
(его структурного подразделения),
действующим на основе единоначалия в
целях разрешения основных и оперативных
задач, стоящих перед данным органом. В
отдельных случаях может касаться
широкого круга организаций и должностных
лиц, независимо от подчиненности.

По
юридической природе приказ может быть
нормативным актом управления, содержащим
нормы права, регулирующие отдельные
сферы общественных отношений, и актом
применения норм права.

Издается
в следующих случаях:

• по
  вопросам создания, ликвидации,
  реорганизации учреждений или их
  структурных частей;

• по
  вопросам утверждения положений,
  инструкций, правил;

• по
  всем вопросам внутренней жизни
  учреждения, организации, предприятия;

• по
  кадровым вопросам приема, перемещения,
  увольнения работников.

Приказ
обязателен для всех работников данной
организации или отрасли.

3.
Стадии
подготовки распорядительных документов

1.
Изучение
существа вопроса.

1.1.
Определение круга вопросов, которые
предстоит в нем отразить.

1.2.
Сбор необходимой информации по существу
поставленного вопроса (для этого
используются информационно-справочные
документы — отчеты, справки, докладные
и объяснительные записки, акты, служебная
переписка).

2.
Подготовка
проекта документа
— проводится одним или несколькими
структурными подразделениями или
отдельным должностным лицом.

3.
Согласование
документа.

4.
Подписание
документа.

Текст
распорядительного документа состоит
из 2-х частей:

• констатирующая
  —
  введение в существо рассматриваемого
  вопроса (могут быть перечислены факты,
  события, дана оценка; иногда приводят
  пересказ акта вышестоящего органа —
  указывается вид акта, его автор, полное
  название (заголовок, номер и дата). Эта
  часть необязательна в ряде случаев;

• распорядительная
  — излагается в повелительной форме
  (постановляет, решает, приказываю,
  предлагаю и т.д.)

В
постановлениях и решениях перед словами
«постановляет» и «решает» указывается
название коллегиального органа.

Распорядительные
документы могут иметь приложения,
указания на которые даются в соответствующих
пунктах текста. Реквизит «Приложение»
после текста распорядительного документа
самостоятельно не оформляется.

Проект
до подписания подлежит согласованию с
заинтересованными учреждениями,
структурными подразделениями или
должностными лицами, которых он касается.
Согласование осуществляется путем
визирования или проставления грифа
согласования.

Проекты
распорядительных документов, принимаемых
коллегиальными органами, — постановлений
и решений — обсуждаются и принимаются
на заседаниях. В ходе обсуждения можно
вносить поправки и дополнения. Полностью
подготовленные проекты документов
представляются на подпись. Приказы и
распоряжения подписываются руководителем
или его заместителями. Постановления
и решения имеют 2 подписи — председателя
и секретаря (управляющего делами)
коллегиального органа.

4.
Организационные
документы

УСТАВ
– это юридический акт, которым оформляется
образование организаций и предприятий
и определяется их структура, функции и
правовое положение. Устав после его
утверждения подлежит обязательной
регистрации в органах; после регистрации
вновь созданная организация может
начать свою деятельность (например,
Ветеринарный устав, Дисциплинарный
устав).

Текст
устава структурно разбивается на
разделы:

1. общие
   положения (определяются задачи и цели
   создаваемой организации);

2. регламентация
   деятельности (формы управления, права
   и обязанности должностных лиц);

3. отчетность
   и ревизионная деятельность;

4. порядок
   ликвидации и ответственности по делам
   организации.

ПОЛОЖЕНИЕ
– правовой акт, определяющий порядок
образования, структуру, функции,
компетенцию, обязанности и организацию
работы системы органов государства
(например, Общие положения о министерствах
РФ), одного органа (например, Положение
о ГАИ), структурного подразделения.

Положения
разрабатываются индивидуальные и
типовые:

индивидуальные
– о всех отделах, о цехах, а также о
других самостоятельных инженерно-технических
или управленческих подразделениях,
включенных в утвержденную схему
организационной структуры управления
предприятием;

типовые
– о цехах основного производства, о
структурных подразделениях.

В
отдельную группу следует выделить
положения, регулирующие совокупность
организационных, трудовых и других
отношений по конкретному вопросу
(например, Положение об открытиях,
изобретениях и рационализаторских
предложениях).

Положения
утверждаются в установленном порядке.
Датой введения положения в действие
является дата его утверждения, если в
тексте не указана другая дата.

ИНСТРУКЦИЯ
– организационно-распорядительный
документ длительного действия, в котором
определяются правила, регулирующие
организационные, научно-технические,
технологические, финансовые и иные
специальные стороны деятельности
предприятий, их подразделений и
должностных лиц. Например, «Должностная
инструкция инспектора по контролю».

Все
инструкции можно разделить на две
основные группы:

1. инструкции,
   регламентирующие порядок выполнения
   какого-либо процесса, в осуществлении
   которого принимают участие несколько
   исполнителей (подразделений или
   должностных лиц);

2. должностные
   инструкции, которые регламентируют
   деятельность одного должностного лица,
   принимающего участие в осуществлении
   одного или нескольких процессов.

Начинается
инструкция разделом «Общая часть», где
формулируется цель, для достижения
которой разрабатывается данная
инструкция, и указывается, что послужило
основанием для ее создания.

За
общей частью должны следовать разделы
(один или несколько), в которых в логической
последовательности излагается основное
содержание, т.е. описывается порядок
выполнения регламентируемого процесса.
При этом по каждому этапу (операции)
указывается:

1. что
   необходимо сделать (т.е. содержание
   работы);

2. кто
   должен выполнять эту работу (подразделение
   или должностное лицо);

3. срок
   выполнения работы;

4. какой
   документ при этом используется (с
   указанием количества экземпляров).

При
необходимости в конце инструкции может
быть выделен раздел, в котором определяются
права и ответственность исполнителей,
участвующих в выполнении работ.

Текст
инструкции носит указующий характер с
четкими формулировками типа «должен»,
«следует», «необходимо» и т.д.; излагается
от третьего лица или в безличной форме.

Датой
введения инструкции в действие является
дата ее утверждения, если в тексте не
указана другая дата.

ПРОТОКОЛ
— организационно-распорядительный
документ, фиксирующий ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях,
совещаниях, конференциях, заседаниях
и других формах работы коллегиальных
органов.

Текст
протокола состоит из двух частей: вводной
и основной.

Вводная
часть протокола имеет постоянную и
переменную информацию. Постоянная
– слова «председатель», «секретарь»,
«присутствовали». Переменная
– инициалы и фамилии председателя,
секретаря, присутствующих.

Фамилии
членов коллегиальных органов и
приглашенных располагают в алфавитном
порядке.

Вводная
часть протокола заканчивается повесткой
дня. Вопросы нужно располагать таким
образом, чтобы наиболее важные и сложные
из них стояли первыми.

Основная
часть протокола строится по схеме:
«СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ)» — отдельно по каждому вопросу
повестки дня.

Протокол
может фиксировать решение об утверждении
какого-либо документа. В этом случае
протокол должен иметь ссылку на дату и
номер документа, а сам документ прилагаться
к протоколу.

Датой
протокола является дата проведения
заседания, а не дата оформления или
подписания протокола.

Протоколы
нумеруются порядковыми номерами в
пределах календарного года.

Протоколы
бывают:

1. краткой
   формы
   — указываются только список присутствующих,
   рассматриваемые вопросы и принятые
   решения;

2. сокращенной
   формы
   — после списка присутствующих или
   приглашенных указывается порядковый
   номер вопроса по повестке дня и печатается
   заголовок доклада. Пункт повестки дня
   подчеркивается и под чертой печатают
   ФИО докладчиков и выступающих в порядке
   их выступления. Название каждого доклада
   заканчивается протокольным решением
   или постановлением.

ЛЕКЦИЯ
4.

«ДОКУМЕНТАЦИЯ
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ»

План:

1.
Документация по личному составу

2.
Состав и последовательность расположения
документов в личном деле

3.
Доверенности, расписки

4.
Трудовые книжки

1.
Документация
по личному составу

Документы,
создаваемые при оформлении приема,
увольнения, перемещения сотрудников,
предоставления отпуска, поощрения,
составляют группу документов
по личному составу.

К
таким документам относятся:

• приказы
  по личному составу;

• заявления;

• характеристики;

• трудовые
  книжки;

• личные
  карточки;

• все
  документы, входящие в состав личного
  дела.

Документация
по личному составу ведется с момента
поступления трудящихся на предприятие.
Она выделена в самостоятельную группу,
что обусловлено ее исключительной
важностью и рядом особенностей
документирования.

В
настоящее время разработана и применяется
подсистема
унифицированных форм документов по
обеспечению кадрами органов государственного
управления.
Эта подсистема входит составной частью
в Унифицированную систему
организационно-распорядительной
документации и рекомендована для
использования на всех уровнях управления.

В
состав подсистемы входят унифицированные
формы документов, обеспечивающие
реализацию задач по приему, переводу,
увольнению, поощрению, предоставлению
отпусков, оформлению дисциплинарных
взысканий, а также инструкция по
применению унифицированных форм
документов.

В
учреждениях, где отсутствует отдел
кадров, все операции, связанные с приемом,
перемещением, расстановкой и увольнением
сотрудников, выполняет руководитель.

При
поступлении на работу граждане подают
письменное заявление,
в котором излагают просьбу о зачислении
на предприятие, указывая свою профессию,
квалификацию, специальность, должность.
В настоящее время основанием для приема
на работу является еще и контракт.

Заявление
о приеме на работу составляется в
произвольной форме рукописным способом
на бумаге формата А4.

Для
заявления характерны следующие реквизиты:

1. адресат
   (кому адресуется заявление);

2. заявитель
   (ФИО указывается полностью);

3. место
   проживания заявителя;

4. наименование
   вида документа (заявление);

5. текст;

6. подпись
   заявителя;

7. дата
   составления.

В
заявлении не принято писать предлог
«от» (кого), а также употреблять архаизмы
и канцеляризмы типа «весьма убедительно»,
«прошу не отказать», «заранее Вам
признателен» и т.п.

Заявление
о приеме на работу после его рассмотрения,
а также ознакомления с остальными
необходимыми документами, является
основанием
для издания приказа
о приеме на работу.
В случае принятия отрицательного решения
заявителю сообщают о нем устно или
письменно (по указанному в заявлении
адресу).

Приказами
по личному составу оформляется прием
на работу, перемещение по службе,
увольнение, предоставление отпусков,
объявление поощрений, применение мер
воздействий к нарушителям дисциплины
и т.п. На крупных предприятиях эти же
правоотношения иногда регулируются
приемными, увольнительными, переводными
и отпускными записками. Встречается и
смешанная форма, когда прием, перемещение
и увольнение руководящего состава и
инженерно-технического персонала
оформляются приказами, а рабочих массовых
профессий – записками.

Приказы
по личному составу оформляют на общих
бланках. В заголовке к тексту такого
приказа пишутся слова: о приеме на
работу; о переводе на другую работу; об
увольнении и т.д. В приказах по личному
составу констатирующая часть может
отсутствовать. Распорядительная часть
делится на пункты.

Каждый
пункт приказа по личному составу
начинается глаголом, обозначающим
действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ,
ПРЕДОСТАВИТЬ и т.д.

Приказ
по личному составу должен по каждому
пункту содержать основание, в котором
указываются документы, послужившие
основанием для издания приказа.

Основным
документом по учету личного состава в
учреждении является личная
карточка
рабочих и служащих (заполняется после
издания приказа о приеме на работу
конкретного гражданина). Форма карточки
типовая (форма Т2), все записи в карточке
должны быть документально обоснованы.
На основании паспорта указываются
фамилия, имя, отчество, год и месяц
рождения, гражданство, номер, серия и
срок действия паспорта, кем и когда он
выдан, домашний адрес. Данные об общем
и непрерывном стаже работы, а также о
перемещениях сотрудника указывают на
основании записей в трудовой книжке.

Заполняются
личные карточки от руки или машинописным
способом. Графы, в которых возможно
частое внесение изменений, заполняют
карандашом.

По
краям личной карточки предусмотрена
зона для кодирования содержащейся в
ней информации о работнике, что дает
возможность оперативного поиска нужной
карточки с помощью соответствующих
технических средств.

В
обязательном порядке проставляется
дата заполнения карточки и подпись
лица, на которое она заведена. При
увольнении работника в карточке
проставляется дата и номер приказа и
причины увольнения. Эти сведения должны
заполняться с особой тщательностью,
так как они нередко служат основанием
для подтверждения трудового стажа.

Трудовой
контракт
– это договор, фиксирующий письменное
соглашение между организацией и частным
лицом об установлении трудовых отношений
и регулирующих эти отношения.

Трудовой
контракт составляется в двух экземплярах,
каждый из которых имеет одинаковую
юридическую силу. Один экземпляр договора
хранится в организации, второй – у
работника.

Реквизиты
трудового контракта:

1. наименование
   вида документа;

2. дата;

3. регистрационный
   номер документа;

4. место
   составления;

5. текст;

6. подписи;

7. печать.

Текст
договора должен подробно указывать
условия работы, оплату труда, права и
обязанности работника, условия отдыха,
социального страхования, дату начала
и окончания работы. Контракт может
содержать и другие условия (например,
испытательный срок).

Трудовой
контракт, подписанный руководителем
организации и работником, хранится в
личном деле работника.

Автобиография
— документ, который автор составляет
самостоятельно. Автобиография типового
формуляра не имеет и составляется
произвольно. Однако отдельные составные
части и реквизиты должны содержаться
в автобиографии обязательно. Пишут
автобиографию рукописным способом на
листе бумаги формата А4 или на специальном
бланке при поступлении на работу, на
учебу. Форма изложения — повествовательная
(от первого лица). Все сведения даются
в хронологическом порядке и с таким
расчетом, чтобы можно было составить
представление о жизненном пути, деловой
квалификации и общественно-политической
деятельности данного человека.

В
автобиографии обычно указывают:

1. имя,
   отчество и фамилию автора;

2. число,
   месяц и год рождения, место рождения;

3. сведения
   о родителях (ФИО, место работы);

4. образование
   и специальность по образованию;

5. вид
   трудовой деятельности;

6. последнее
   место работы и должность;

7. награды
   и поощрения;

8. участие
   в общественной жизни;

9. семейное
   положение и состав семьи;

10. домашний
    адрес и телефон;

11. дату;

12 личную
подпись.

В
настоящее время при устройстве на работу
оформляется резюме, которое является
визитной карточкой работника. Резюме
может быть кратким или полным, но
необходимо, чтобы все было сформулировано
достаточно четко и ясно. В отличие от
автобиографии, где приводятся сведения
биографического характера в хронологической
последовательности, в резюме его автор
может указать свои пожелания: на какую
должность он претендует, сферу
деятельности, в которой хотел бы себя
реализовать и т.д.

В
тексте резюме указывают персональные
данные (дату рождения, семейное положение,
состав семьи). Следующий пункт –
образование. Необходимо указать учебное
заведение, где получено образование,
сроки обучения в нем, название полученной
специальности. Если соискатель закончил
несколько учебных заведений, то их
указывают в хронологической
последовательности. Следует назвать и
законченные курсы, сроки обучения, новую
специальность. Далее в резюме отмечается
опыт работы (обычно в обратном
хронологическом порядке): когда и в
какой организации работал, занимаемая
должность и должностные обязанности.
В резюме можно указать, какими навыками
владеет соискатель (знание компьютера,
иностранных языков, водительские права
и т.п.).

2.
Состав
и последовательность расположения
документов в личном деле

На
каждого сотрудника учреждения,
организации, предприятия в отделе кадров
заводится личное
дело.

Личное
дело представляет
собой совокупность документов, содержащих
сведения о трудовой деятельности
работника. Личные дела являются важным
источником для изучения деятельности
учреждений, организаций и предприятий.

В
состав документов личного дела должны
входить в порядке перечисления следующие
документы:

1)
внутренняя опись документов, имеющихся
в личном деле;

2)
заявление о приеме на работу, направление
или представление;

3)
анкета или личный листок по учету кадров;

4)
автобиография;

5)
копии документов об образовании;

6)
выписки из приказов (о приеме, перемещении,
увольнении);

7)
дополнение к личному листку по учету
кадров;

дополнение к личному делу по учету
поощрений;

9)
справки и другие документы, относящиеся
к данному лицу.

Справки
с места жительства, медицинские справки
о состоянии здоровья и другие документы
второстепенного характера группируются
отдельно от личных дел. Не помещаются
в личное дело также выписки из приказов
о наложении взысканий, о поощрениях, об
изменении фамилии в связи с тем, что эти
записи делают в дополнение к личному
листку по учету кадров и в дополнение
к личному делу по учету поощрений.

Личные
листки по учету кадров,
помещаемые в личное дело работника,
представляют собой перечень вопросов
о биографических данных работника,
образовании, семейном положении,
пребывании за границей и др.

В
«Дополнение
к личному листку по учету кадров»
заносятся сведения о прохождении службы
работников организации: в первый раздел
– сведения о перемещениях, увольнении
(с указанием причин); во второй – данные
об изменениях в образовании, семейном
положении, о повышении квалификации
сотрудника, награждениях и др. сведения.

При
формировании личных дел учреждению
разрешается изготовлять копии необходимых
документов. Снимать копию можно только
с подлинника. В нотариальных конторах
имеются бланки для снятия копий с
документов, касающихся личных прав и
интересов граждан.

3.
Доверенности,
расписки

К
документам по личному составу относят
и такие документы личного характера,
как доверенность
и расписка.

Доверенность
—
документ, который организация или
предприятие выдает должностным лицам
на получение ими от поставщиков
товароматериальных ценностей.

Доверенности
оформляются на трафаретных бланках,
подразделяются на официальные
и личные.

Реквизиты
официальной
доверенности:

1. название
   вида документа;

2. полное
   наименование организации, выдавшей
   доверенность, и ее адрес;

3. дата
   выдачи доверенности;

4. номер;

5. срок
   действия доверенности;

6. должность,
   ФИО лица, которому доверяется получить
   ценности;

7. серия,
   номер и дата выдачи паспорта получателя
   доверенности, наименование организации,
   в которой должны быть получены
   товароматериальные ценности, и документ,
   являющийся основанием;

8. перечень
   и количество товароматериальных
   ценностей;

9. образцы
   подписи получателя доверенности;

10. подписи
    руководителя организации и главного
    бухгалтера;

11. печать
    организации.

Официальная
доверенность выдается бухгалтерией в
одном экземпляре под расписку лицам,
которым поручается получение ценностей.

Реквизиты
личной
доверенности:

1. название
   вида документа;

2. ФИО
   лица, выдавшего доверенность;

3. ФИО
   лица, которому выдана доверенность;

4. содержание
   доверенности;

5. наименование
   организации, в которой должны быть
   произведены операции по доверенности;

6. подпись
   лица, выдавшего доверенность;

7. дата
   выдачи доверенности;

8. должность
   и подпись лица, удостоверяющего подпись
   доверителя;

9. дата
   удостоверения подписи;

10. печать.

Для
юридической полноценности документа
следует указывать срок действия
доверенности. В противном случае этот
документ сохраняет силу в течение года
со дня выдачи.

При
получении денег или материальных
ценностей по доверенности необходимо
предъявить паспорт или заменяющий его
документ.

Расписка
—
письменный документ, подтверждающий
какое-либо совершившееся действие, чаще
всего получение денег или материальных
ценностей от учреждения или частного
лица. Составляется расписка в произвольной
форме, но должна включать следующие
основные сведения:

1. наименование
   документа;

2. должность,
   ФИО лица, дающего расписку;

3. сумму
   денег или наименование материальных
   ценностей;

4. дату;

5. подпись
   автора.

Полученную
сумму в расписке указывают цифрами, а
в скобках — прописью (словами). В этом
документе категорически
не допускается каких-либо исправлений
или подчисток.
Все свободные места между текстом и
подписью перечеркивают. Составляют
расписку в одном экземпляре и хранят
наравне с денежными и ценными документами.

4.
Трудовые
книжки

Трудовая
книжка —
это основной документ, подтверждающий
трудовую деятельность рабочих и служащих.
Она служит для установления общего,
непрерывного и специального стажа.
Порядок заполнения этого документа
регламентируется КЗоТ и другими
нормативными актами.

Если
до поступления на работу в данную
организацию гражданин не имел трудового
стажа, то трудовая книжка заводится
впервые (не позднее недельного срока
начала его работы); если же он работал,
то обязан предоставить трудовую книжку
администрации. Трудовая
книжка заводится только один раз.
Законом запрещается передача трудовых
книжек в пользование другим лицам,
запрещается также иметь несколько
трудовых книжек. Это уголовно наказуемые
правонарушения.

Трудовая
книжка выдается работнику при увольнении
под расписку. В случае утери трудовой
книжки ее дубликат выдается по последнему
месту работы.

Прием
на работу без трудовой книжки не
допускается.

В
том случае, если работник предварительно
решает вопрос о переходе на другую
работу, а также при оформлении на работу
по совместительству, ему выдается
заверенная выписка из его трудовой
книжки (заверяется подписями руководителя,
начальника отдела кадров и гербовой
печатью учреждения).

Все
записи в трудовой книжке следует
производить в строгом соответствии с
формулировками приказов по личному
составу, на основании которых записи
вносятся. В
трудовой книжке нельзя допускать
помарок, подчисток и других исправлений.
Если все же возникает необходимость
исправления записи, то эти исправления
специально оговариваются и удостоверяются
подписью и печатью.

В
трудовую книжку вносятся:

1. сведения
   о работнике (ФИО, дата рождения,
   образование, профессия, специальность);

2. сведения
   о работе (прием на работу, перевод на
   другую работу, увольнение).

В
трудовую книжку вносятся также сведения
о награждениях, поощрениях и т.д. Взыскания
в трудовые книжки не записываются.

С
каждой записью, вносимой в трудовую
книжку, о назначении, перемещении,
увольнении администрация обязана
ознакомить владельца этой книжки.

В
том случае, если трудовая книжка (особенно
раздел «Сведения о работе») заполнена,
выдается вкладыш, в котором продолжается
ведение записей. На самой книжке делается
надпись «Выдан вкладыш серия ______ №
________».

При
увольнении все записи, вносимые в
трудовую книжку, должны быть заверены
подписью руководителя учреждения или
специально уполномоченного лица и
печатью.

Последняя
запись организации заверяется подписью
руководителя или установленного
должностного лица и печатью.

ЛЕКЦИЯ
5.

«Служебная
переписка»

План:

1.
Введение

2.
Правила оформления служебных писем

3.
Некоторые виды писем

4.
Разновидности служебных писем

1.
Введение

Официальное
письмо — один из важнейших каналов связи
предприятия, организации, учреждения
с внешним миром. Посредством письма
ведутся преддоговорные переговоры,
выясняются отношения между предприятиями,
излагаются претензии. Письма сопровождают
материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря
на наличие современных форм связи:
телефона, телеграфа, факса, модемной
связи и т.п., — объем переписки даже на
небольшом предприятии весьма велик.
Однако диапазон управленческих ситуаций,
дающих повод для составления деловых
писем, далеко не беспределен и поддается
сравнительно четкой классификации.
Огромное количество писем при однотипности
управленческих ситуаций, требующих их
составления, вызывает острую необходимость
в унификации делового письма.

Сегодня
во многих странах активно идет процесс
унификации делового письма. Так, в Англии
разработан кодифицированный стиль
официального общения, известный под
названием Zip-Code, что в буквальном переводе
означает «код-молния». Но особенно
сильна тенденция к унификации
делопроизводства в США, что обусловлено
широкой автоматизацией информационных
процессов в управлении.

Унификация
затрагивает все уровни и аспекты языка:
его словарный состав, морфологию,
синтаксис, графику, пунктуацию и стиль.
В частности, поскольку деловые письма
отражают в основном не индивидуальные,
а групповые интересы — интересы
государственных учреждений, фирм,
компаний и т.д., практически во всех
странах мира письма составляются чаще
всего от имени коллективного субъекта.
Иными словами, унифицированный стиль
изложения в деловой переписке в сфере
промышленности и торговли имеет свою
социальную базу, коллективный характер
производственных отношений. Технической
его базой является компьютеризация.

Письмо
— обобщенное название различных
документов, выделяемых в связи с особым
способом передачи текста (пересылаются
по почте).

1

Делопроизводство…

Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов

Правильный ответ

2

Документационное обеспечение (управления)…

Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Правильный ответ

3

Официальный документ…

Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Правильный ответ

4

Документооборот…

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Правильный ответ

5

Государственное регулирование делопроизводства в РФ осуществляет…

Федеральная архивная служба РФ (Росархив)

Правильный ответ

6

Право устанавливать минимальные сроки хранения документов имеет:

Федеральная архивная служба (Росархив)

Правильный ответ

7

Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?

инструкция по делопроизводству

Правильный ответ

8

Какой нормативный документ определяет основные понятия делопроизводства?

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД

Правильный ответ

9

Какой нормативный документ определяет основные правила оформления организационно-распорядительной документации?

Приказ от 14 января 1991 года N 21 «Об утверждении «Правил составления и оформления организационно-распорядительной документации»

Правильный ответ

10

Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа:

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания до:

завершения исполнения или отправления

Правильный ответ

11

Документ — это

зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Правильный ответ

12

Определение понятия «документ» содержится в…

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД

Правильный ответ

13

Личный документ — это

официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение

Правильный ответ

14

Какие функции имеют все официальные документы:

общие и специальные

Правильный ответ

15

Состав документов в организации зависит от:

все вышеперечисленное

Правильный ответ

16

Унификация документов – это:

установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

Правильный ответ

17

Годовой объем документооборота – это:

исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата

Правильный ответ

18

Отметьте основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:

все вышеперечисленные

Правильный ответ

19

Регистрация документа включает в себя:

все вышеперечисленные

Правильный ответ

20

Какие технологические недостатки имеет журнальная форма регистрации:

все выше перечисленное.

Правильный ответ

21

Где указываются индивидуальные сроки исполнения

в тексте документа или в резолюции

Правильный ответ

22

Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:

все перечисленные

Правильный ответ

23

Под служебным полем понимают…

место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения

Правильный ответ

24

Уставы – это:

сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики

Правильный ответ

25

Должностная инструкция – это:

организационно — распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно — технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц

Правильный ответ

26

 Составление доклада – это

мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада

Правильный ответ

27

Справка – это

документ, подтверждающий какие-либо факты или события

Правильный ответ

28

Все инструкции можно разделить на две основные группы…

все вышеперечисленные

Правильный ответ

29

Какие виды бланков предполагают ГОСТы?

все перечисленные

Правильный ответ

30

Реквизит – обязательный элемент:

присущий определенному виду документа

Правильный ответ

31

Формуляр-образец – это

совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов

Правильный ответ

32

Справочный аппарат представляет собой:

картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов

Правильный ответ

33

К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся

все перечисленные

Правильный ответ

34

В чем заключается цель регистрации документов?

все перечисленные

Правильный ответ

35

Требования, предъявляемые к документообороту

все вышеперечисленные

Правильный ответ

36

Что такое «классификация документов» – это?

деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия

Правильный ответ

37

Юридическая сила – это…

свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

Правильный ответ

38

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в: 

Протоколах

Правильный ответ

39

Соблюдение единых правил оформления документов обеспечивает:

Юридическую силу документов, оперативность и качественное составление документов, организацию быстрого поиска документов, активное использование ЭВМ при составлении документов

Правильный ответ

40

Укажите варианты неверного датирования служебных документов: 

Верно п.п.1,2,3.

Правильный ответ

41

Бланк для внешних документов включает реквизиты: 

Эмблема предприятия, его наименование, почтовый адрес, номер контактного телефона, дата и номер документа

Правильный ответ

42

Для наилучшего понимания смысла документа наиболее значимую часть нужно размещать

В середине текста

Правильный ответ

43

Правовой статус работника организации регламентируется

положением о структурном подразделении

Правильный ответ

44

К организационным документам относятся: 

Устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции

Правильный ответ

45

Датой вступления приказа в силу является

Дата его подписания руководителем

Правильный ответ

46

Бланки протокола содержат следующие реквизиты: 

наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседания, текст, подписи

Правильный ответ

47

В тексте протокола краткой формы указываются:

список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения

Правильный ответ

48

Каким документом оформляется списание материалов? 

Актом

Правильный ответ

49

Документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации, является: 

докладная записка

Правильный ответ

50

К документам по личному составу относятся: 

Личные дела, трудовые контракты, приказы по л/с, трудовые книжки, личные карточки, лицевые счета по заработной плате

Правильный ответ

51

Четкая организация работы с документами необходима для: 

создания оптимальных условий для всех видов работ с документами

Правильный ответ

52

На рассмотрение руководства передаются: 

все подлежащие исполнению документы

Правильный ответ

53

Внутренние документы: 

регистрируются в день подписания

Правильный ответ

54

Какие документы относятся к нерегистрируемым? 

Верно п.п.1,2.

Правильный ответ

55

Основная цель организации контроля исполнения – . . .

обеспечение своевременного и качественного исполнения документов

Правильный ответ

56

Когда документ считается исполненным и снимается с контроля? 

после предоставления документированного подтверждения исполнения

Правильный ответ

57

Номенклатура дел предназначена для: 

Группировки исполненных документов в дела и их учета.

Правильный ответ

58

Когда в номенклатуре дел указывается количество заведенных томов?

В конце календарного года

Правильный ответ

59

Планово-отчетные документы группируются в дела по: 

номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам

Правильный ответ

60

 Приложения к документам помещаются в дело… 

присоединяются к документам, к которым они относятся

Правильный ответ

61

В задачи экспертной комиссии входит:

отбор и подготовка документов к передаче в государственный архив

Правильный ответ

62

Экспертная комиссия возглавляется: 

одним из заместителей руководителя учреждения

Правильный ответ

63

Ответственность за ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов возлагается на:

секретаря комиссии

Правильный ответ

64

В задачи архива входят: 

Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;Учет и обеспечение сохранности документов;Создание научно-справочного аппарата к документам архива;Использование хранящихся в архиве документов;Подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Правильный ответ

65

 После истечения срока использования документа в делопроизводстве он подлежит: 

Передаче в архив.

Правильный ответ

66

Документы передаются в Госархив: 

только на постоянное хранение.

Правильный ответ

67

Текстовый редактор — это 

программа для составления и редактирования документов

Правильный ответ

68

Локальная компьютерная сеть — это 

сеть, распространенная внутри офиса

Правильный ответ

69

Унифицированная система документации (УСД) – это

система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

Правильный ответ

70

Формированием дела называется …

группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

Правильный ответ

71

Теоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документное коммуникационной деятельности изучает …

общее документоведение

Правильный ответ

72

… — это процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

классифицирование

Правильный ответ

73

Согласно классификации документов по характеру средств фиксирования информации различают …

текстовые и нетекстовые документы

Правильный ответ

74

Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки

копия

Правильный ответ

75

Соглашение работодателя и работников, которое устанавливает дополнительные гарантии для сотрудников и их ответные обязательства по отношению к работодателю, называется:

коллективный договор

Правильный ответ

76

В      отсутствие руководителя подписание документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя оформляется следующим образом:

Директор ______________________ Г. В. Сидоров
                        (личная подпись)

Правильный ответ

77

… документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы

Исходящий

Правильный ответ

78

Документопотоки по направлению делятся на … потоки

горизонтальные и вертикальные

Правильный ответ

79

Под … контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.

предупредительным

Правильный ответ

80

Существуют следующие формы регистрации документов …

журнальная, карточная и электронная

Правильный ответ

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее структуру, штатную численность. К организационно-правовым документам относятся: Устав организации, положения о структурных подразделениях.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятий.

Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельными законодательными актами.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами:

1) общие положения;

2) акционерный капитал (уставный капитал);

3) порядок деятельности4

4) управление;

5) учет и отчетность; распределение прибыли;

6) прочие накопления;

7) прекращение деятельности.

В первом разделе указываются полное и сокращенное официальные названия организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

Во втором разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя, оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

Раздел «Порядок деятельности» устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности.

Раздел «Управление» регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:

· высшие органы управления  – общее собрание акционеров, совет директоров;

· исполнительные органы – генеральный директор, исполнительный директор, правление;

· ревизионная комиссия – орган, осуществляющий проверки финансово-хозяй­ственной деятельности.

В разделе «Учет и отчетность; распределение прибыли» устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности.

В разделе «Прочие накопления» устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если они имеются.

Раздел «Прекращение деятельности» устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка и утверждается общим собранием учредителей.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования,  функции, компетенцию  какой-либо организации, службы, структурного подразделения предприятия или учреждения.

Положения бывают типовые и индивидуальные.

Типовые положения разрабатываются для однотипных  учреждений и предприятий. К примеру, имеется Типовое положение об образовательном учреждении высшего профессионального образования РФ, утвержденное постановлением Совета Министров — Правительством РФ от 26 июня 1993 г. №597.

Индивидуальное положение разрабатывается для конкретной ситуации, отдельного учреждения, предприятия. К примеру, Администрация Санкт-Петербурга своим распоряжением от 13.04.2001 за №70-ра утвердило «Положение о Комиссии по контролю за реализацией инвестиционных проектов по строительству и реконструкции объектов гостиничной и туристской инфраструктуры Санкт-Петербурга».

Оформленное положение должно иметь следующие реквизиты:

· наименование министерства (ведомства),

· наименование организации, структурного подразделения,

· вид документа,

· регистрационный номер,

· гриф утверждения,

· визы согласования,

· печать и т.д.

Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания подразделения, его место в организационной структуре предприятия, задачи, функции, права и ответственность.

Положения о структурном подразделении  составляются отделом  организации и оплаты труда (если он есть), или отделом кадров, или отдельным специалистом (например, менеджером по персоналу).

Утверждает положения о структурных подразделениях руководитель предприятия.

Сотрудники данной службы, производственного подразделения, руководители должны подробно изучить положение, согласно которому строится их деятельность.

Инструкция — это нормативный документ, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый  руководителем организации) в целях установления официальных правил, регулирующих  различные  стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

· инструкции, регламентирующие порядок осуществления каких-либо работ  группой исполнителей;

· должностные инструкции, в которых  указываются функции, права, обязанности

и ответственность  лиц, занимающих определенную должность. 

В должностных инструкциях кратко излагаются основные требования к деятельности данного специалиста. Их  разрабатывают сотрудники отделов кадров, руководители структурных подразделений, менеджеры по  персоналу. Содержание  инструкции согласовывается с юрисконсультом предприятия.

Утверждаются должностные инструкции руководителем организации или специальным распорядительным актом ( приказом, распоряжением).

В качестве основы для разработки  должностных инструкций используются квалификационные характеристики по должностям, утвержденные Министерством труда и социального развития ( смотри: «Квалификационный справочник должностей  руководителей, специалистов и других служащих» ).

Текст инструкции состоит из нескольких разделов. Каждый раздел является логически законченной частью документа:

Общие положения

Функции 

Должностные обязанности

Права

Ответственность

Инструкция закрепляет за работником выполнение вполне определенных видов работ, указывает перечень возлагаемых на него обязанностей. Крайне важным является исключение дублирования одних и тех же обязанностей для работников, занимающих разные должности.

Серьёзная проблема при разработке должностной инструкции — соблюдение  баланса между обязанностями и правами. Недостаток прав, предоставляемых работнику, может быть причиной невыполнения им ряда своих функциональных обязанностей.

В разделе «Ответственность» нужно указывать, какие неблагоприятные последствия для работника повлечет неисполнение его прямых обязанностей.

При этом надо учитывать, что администрация предприятия может привлечь служащего только к материальной и дисциплинарной ответственности, и только в пределах трудового законодательства. 

Текст должностной инструкции носит характер указаний, обязательных предписаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: “должен”, “имеет право”, “не допускается”, “запрещается” и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения.

Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора). Нарушение должностной инструкции может служить основанием для применения к работнику различных мер наказания.

Инструкция оформляется на общем бланке. Общая схема оформления представлена на рисунке 7.1.

Рис. 7.1. Макет должностной инструкции

С одной стороны, должностные инструкции четко указывают работнику, что и как он должен делать на своём рабочем месте, очерчивают зону его ответственности. С другой — их содержание не должно ограничивать инициативы работника, препятствовать принятию им самостоятельных решений.

Вопрос 1. Делопроизводство – это:

1.​ отрасль деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами;

2.​ отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами;+

3.​ сфера деятельности по обеспечению организации офисными документами;

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 2. Какие функции имеют все официальные документы:

1.​ общие и основные;

2.​ общие и специальные;+

3.​ материальные и процессуальные;

4.​ деловые и общие

Вопрос 3. Состав документов в организации зависит от:

1.​ порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);

2.​ объема и характера взаимосвязей в организации;

3.​ характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами;

4.​ все вышеперечисленное+

Вопрос 4. Унификация документов – это:

1.​ установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов;

2.​ установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

3.​ установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов;+

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 5. Годовой объем документооборота – это:

1.​ исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата;+

2.​ исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей;

3.​  средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата;

4.​ Нет правильного ответа

Вопрос 6. Документооборот – это:

1.​ движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;+

2.​ документ, не требующий особого внимания;

3.​ движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних;

4.​ не знаю

Вопрос 7. Отметьте основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:

1.​ составление проекта и согласование;

2.​ проверка правильности оформления;

3.​ подписание и регистрация;

4.​ все вышеперечисленные+

Вопрос 8. Регистрация документа включает в себя:

1.​ проставление даты;

2.​ проставление регистрационного номера;

3.​ запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме;

4.​ все вышеперечисленные+

Вопрос 9. Какие технологические недостатки имеет журнальная форма регистрации:

1.​ формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером; +

2.​ сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы; +

3.​ сложности обязательной многократной регистрации документов; +

4.​ отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения+

Вопрос 10. Справочная картотека состоит из 2 частей и содержит:

1.​ карточки на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения;

2.​ карточки на исполненные документы;

3.​ выше перечисленные; +

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 11. Где указываются индивидуальные сроки исполнения?

1.​ в тексе монографий;

2.​ в тексте документа или в резолюции;+

3.​ в резолюции;

4.​ в тексте делового документа

Вопрос 12. Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:

1.​ планирование;

2.​ организационно-распорядительная деятельность;

3.​ учет и отчетность, финансирование и т.д;

4.​ все перечисленные+

Вопрос 13. Под служебным полем понимают:

1.​ место не в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов;

2.​ место в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения;+

3.​ место, которое не занято реквизитами;

4.​ не правильного ответа

Вопрос 14. Бланк документа – это:

1.​ нестандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной ин формации;

2.​ стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной ин формации;+

3.​ нет правильного ответа;

4.​ другое

Вопрос 15. Уставы – это:

1.​ документы, структуру и содержание которых определяют на месте;

2.​ сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики;+

3.​ документы, содержание которых имеет служебную тайну;

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 16. Должностная инструкция – это:

1.​ инструкция директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке;

2.​ документ, в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе;

3.​ нет правильного ответа

4.​ организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц;+

Вопрос 17. Какие факты излагаются в первой и во второй частях?

1.​ В первой части справки излагаются конкретные данные, а во второй – приводятся факты, послужившие поводом к ее написанию;

2.​ В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные;+

3.​ В первой части справки излагаются доводы, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся статистические данные;

4.​ другое

Вопрос 18. Составление доклада – это:

1.​ мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада;+

2.​ талант, не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета;

3.​ труд, требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада, работу над собой;

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 19. Справка – это:

1.​ факты, послужившие поводом к ее написанию;

2.​ документ, подтверждающий какие-либо факты или события;+

3.​ документ, где приводятся конкретные данные;

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 20. Все инструкции можно разделить на две основные группы:

1.​ инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

2.​ должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц;

3.​ все вышеперечисленные;+

4.​ другие

Вопрос 21. Бланки имеют поля:

левое – 20 мм;

правое и нижнее – не менее 10 мм;

верхнее – не менее 20 мм;

все перечисленные+

Вопрос 22. Какие виды бланков предполагают ГОСТы?

1.​ общий бланк для всех видов ОРД;

2.​ бланк конкретного вида документа, кроме письма;

3.​ бланк для письма;

4.​ все перечисленные+

Вопрос 23. Реквизит – обязательный элемент:

1.​ присущий определенному виду документа;+

2.​ присущий элементу;

3.​ присущий как общий;

4.​ нет правильного ответа

Вопрос 24. Формуляр-образец – это:

1.​ совокупность не реквизитов, а подписей

2.​ совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов;+

3.​ картотека, которая используется для контроля за госслужащими;

4.​ другое

Вопрос 25. Справочный аппарат представляет собой:

1.​ картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов;+

2.​ карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников;

3.​ картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов;

4.​ не знаю

Вопрос 26. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

1.​ все перечисленные; +

2.​ документы вышестоящих органов;

3.​ распорядительные документы данной организации;

4.​ важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения

Вопрос 27. В чем заключается цель регистрации документов?

1.​ обеспечить их учет;

2.​ контроль;

3.​ 3быстрый поиск;

4.​ Все вышеназванное+

Вопрос 28. Требования, предъявляемые к документообороту:

1.​ прямо точность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);

2.​ распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

3.​ необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены) и единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции;

4.​ все вышеперечисленные+

Вопрос 29. Что такое «классификация документов» – это?

1.​ не деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия;

2.​ деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия;+

3.​ деление документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия;

4.​ не знаю

Вопрос 30. Юридическая сила – это:

1.​ свойство документа, не оформленного в особом порядке;

2.​ свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления;+

3.​ нет правильного ответа

4.​ документ, не требующий процедуры заверения нотариусом

Итоговый
тест по делопроизводству

Вопрос 1. Делопроизводство – это:

а).​ отрасль
деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с
офисными документами;

б).​ отрасль
деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с
офисными документами;

в).​ сфера
деятельности по обеспечению организации офисными документами;

г).​ нет
правильного ответа

Вопрос 2. Какие функции имеют все официальные документы:

а).​ общие
и основные;

б).​ общие
и специальные;

в).​ материальные
и процессуальные;

г).​ деловые
и общие

Вопрос 3. Состав документов в организации зависит от:

а).​ порядка
принятия решений (единоначалие или коллегиальность);

б).​ объема
и характера взаимосвязей в организации;

в).​ характера
взаимоотношений с другими организациями и государственными органами;

г).​ все
вышеперечисленное

Вопрос 4. Унификация документов – это:

а).​ установление
не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих
ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание
трафаретных текстов;

б).​ установление
единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих
ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание
трафаретных текстов.

в).​ установление
единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных
управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления,
оформление и создание трафаретных текстов;

г).​ нет
правильного ответа

Вопрос 5. Годовой объем документооборота – это:

а).​ исходная
величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени
загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения
потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее
эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата;

б).​ исходная
величина для расчета численности населения, определения степени загруженности
структурных подразделений и отдельных людей;

в).​  средство
определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора
наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата;

г).​ Нет
правильного ответа

Вопрос 6. Документооборот – это:

а).​ движение
документов в организации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправки;

б).​ документ,
не требующий особого внимания;

в).​ движение
документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или
отправки в комитет по делам несовершеннолетних;

г).​ не
знаю

Вопрос 7. Отметьте основные этапы подготовки и оформления
внутренних документов
в офисе:

а).​ составление
проекта и согласование;

б).​ проверка
правильности оформления;

в).​ подписание
и регистрация;

г).​ все
вышеперечисленные

Вопрос 8. Регистрация документа включает в себя:

а).​ проставление
даты;

б).​ проставление
регистрационного номера;

в).​ запись
необходимых сведений о документе в регистрационной форме;

г).​ все
вышеперечисленные

Вопрос 9. Какие технологические недостатки имеет журнальная форма
регистрации:

а).​ формальный
характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

б).​ сложности
ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;

в).​ сложности
обязательной многократной регистрации документов;

г).​ отсутствие
возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения

Вопрос 10. Справочная картотека состоит из 2 частей и содержит:

а).​ карточки
на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для
ознакомления и изучения;

б).​ карточки
на исполненные документы;

в).​ выше
перечисленные;

г).​ нет
правильного ответа

Вопрос 11. Где указываются индивидуальные сроки исполнения?

а).​ в
тексе монографий;

б).​ в
тексте документа или в резолюции;

в).​ в
резолюции;

г).​ в
тексте делового документа

Вопрос 12. Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:

а).​ планирование;

б).​ организационно-распорядительная
деятельность;

в).​ учет
и отчетность, финансирование и т.д;

г).​ все
перечисленные

Вопрос 13. Под служебным полем понимают:

а).​ место
не в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов;

б).​ место
в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3,
4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах
хранения;

в).​ место,
которое не занято реквизитами;

г).​ не
правильного ответа

Вопрос 14. Бланк документа – это:

а).​ нестандартный
лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть
место для переменной ин формации;

б).​ стандартный
лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть
место для переменной ин формации;

в).​ нет
правильного ответа;

г).​ другое

Вопрос 15. Уставы – это:

а).​ документы,
структуру и содержание которых определяют на месте;

б).​ сложные
документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики;

в).​ документы,
содержание которых имеет служебную тайну;

г).​ нет
правильного ответа

Вопрос 16. Должностная инструкция – это:

а).​ инструкция
директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке;

б).​ документ,
в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе;

в).​ нет
правильного ответа

г).​ организационно-распорядительный
документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в
котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие
стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц;

Вопрос 17. Какие факты излагаются в первой и во второй частях?

а).​ В
первой части справки излагаются конкретные данные, а во второй – приводятся
факты, послужившие поводом к ее написанию;

б).​ В
первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во
второй – приводятся конкретные данные;

в).​ В
первой части справки излагаются доводы, послужившие поводом к ее написанию, во
второй – приводятся статистические данные;

г).​ другое

Вопрос 18. Составление доклада – это:

а).​ мастерство,
требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада;

б).​ талант,
не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета;

в).​ труд,
требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада,
работу над собой;

г).​ нет
правильного ответа

Вопрос 19. Справка – это:

а).​ факты,
послужившие поводом к ее написанию;

б).​ документ,
подтверждающий какие-либо факты или события;

в).​ документ,
где приводятся конкретные данные;

г).​ нет
правильного ответа

Вопрос 20. Все инструкции можно разделить на две
основные группы:

а).​ инструкции,
регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого
принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

б).​ должностные
инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность
должностных лиц;

в).​ все вышеперечисленные;

г).​ другие

Вопрос 21. Бланки имеют поля:

а).
левое – 20 мм;

б).
правое и нижнее – не менее 10 мм;

в).
верхнее – не менее 20 мм;

г). все перечисленные

Вопрос 22. Какие виды бланков предполагают ГОСТы?

а).​ общий
бланк для всех видов ОРД;

б).​ бланк
конкретного вида документа, кроме письма;

в).​ бланк
для письма;

г).​ все
перечисленные

Вопрос 23. Реквизит – обязательный элемент:

а).​ присущий
определенному виду документа;

б).​ присущий
элементу;

в).​ присущий
как общий;

г).​ нет
правильного ответа

Вопрос 24. Формуляр-образец – это:

а).​ совокупность
не реквизитов, а подписей

б).​ совокупность
расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам
документов;

в).​ картотека,
которая используется для контроля за госслужащими;

г).​ другое

Вопрос 25. Справочный аппарат представляет собой:

а).​ картотеку,
которая используется для контроля за исполнением документов;

б).​ карточку,
которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников;

в).​ картотеку
карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов;

г).​ не
знаю

Вопрос 26. К документам, подлежащим обязательному контролю,
относятся:

а).​ все
перечисленные;

б).​ документы
вышестоящих органов;

в).​ распорядительные
документы данной организации;

г).​ важные
специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными
сроками исполнения

Вопрос 27. В чем заключается цель регистрации документов?

а).​ обеспечить
их учет;

б).​ контроль;

в).​ 3быстрый
поиск;

г).​ Все
вышеназванное

Вопрос 28. Требования, предъявляемые к документообороту:

а).​ прямо
точность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю,
возвратные перемещения документов исключены);

б).​ распределение
документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным
обязанностям;

в).​ необходимое
перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены) и
единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними,
однократность каждой операции;

г).​ все
вышеперечисленные

Вопрос 29. Что такое «классификация документов» – это?

а).​ не
деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия;

б).​ деление
документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия;

в).​ деление
документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия;

г).​ не
знаю

Вопрос 30. Юридическая сила – это:

а).​ свойство
документа, не оформленного в особом порядке;

б).​ свойство
документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией
издавшего органа, установленным порядком оформления;

в).​ нет
правильного ответа

г).​ документ,
не требующий процедуры заверения нотариусом

Документирование
— это создание документов.

Документирование
управленческой деятельности (ДОУ)
представляет систему операций,
направленных на решение следующих
задач:

1)
создание документов, определение их
формы и содержания;

2)
обслуживание работников управления
предприятия документированной
информацией.

Делопроизводство
— это особый вид управленческой
деятельности, направленный на организацию
и осуществление документационного
обеспечения управления.

Для
наведения порядка в работе с документами
большое значение придается их
систематизации и унификации.

Система
документации
— это совокупность взаимоувязанных
документов, применяемых в определенной
сфере деятельности. Формирование систем
и их официальное закрепление составляет
основу систематизации.

Состав
управленческих документов определяется
компетенцией и функциями организации,
порядком решения вопросов, объемом и
характером взаимосвязей с другими
организациями и закрепляется в табеле
документов. Единство правил документирования
управленческих действий на всех уровнях
управления обеспечивается применением
Государственной системы документационного
обеспечения управлением (ГС ДОУ) и
унифицированных систем документации
(УСД).

ГС
ДОУ – это совокупность принципов и
правил, устанавливающих единые требования
к документированию управленческой
деятельности и организации работы с
документами в органах государственного
управления, на предприятиях, в учреждениях
и общественных организациях.

Основная
цель разработки – упорядочение
документооборота, сокращение количества
и повышение качества документов, создание
условий для эффективного применения
прогрессивных технических средств и
технологий сбора, обработки и анализа
информации, совершенствование работы
аппарата управления,

Предусмотрено,
что в дальнейшем в развитие ГС ДОУ могут
разрабатываться нормативные и методические
документы по совершенствованию
делопроизводства (ДОУ):

• межотраслевые
  – Росархивом и Госстандартом;

• отраслевые
  – министерствами и ведомствами;

• территориальные
  – правительствами и администрациями
  субъектов РФ.

Таким
образом, в настоящее время основы ДОУ
регламентированы ГС ДОУ и локальными
нормативно-методическими разработками,
созданными на ее основе – Типовой
инструкцией по делопроизводству в
министерствах и ведомствах РФ, утвержденной
руководителем Государственной архивной
службы по распоряжению правительства
и зарегистрированной в Министерстве
юстиции (1993 г.).

Поскольку
в государственном аппарате продолжает
сохраняться сформировавшийся еще в XIX
в. командно-административный стиль
управления, основанный на личной
ответственности руководителей, то и
система работы с документами в основе
своей восходит к исполнительному
делопроизводству. Естественно, что
порядок работы с документами был по
возможности упрощен технологически и
адаптирован под новые реалии системы
управления.

В
целом понизились уровень и глубина
регламентации делопроизводственных
правил. Нормативный статус ГС ДОУ
значительно ниже, чем нормативных актов
XVIII
и XIX
вв., соответственно сама ГС ДОУ является
по содержанию не законом, а скорее
методическими рекомендациями. Только
разделы, связанные с оформлением и
хранением документов, имеют нормативный
характер, но именно они продублированы
в стандартах и правилах работы
Государственной архивной службы.

Хотя
учреждения в своей основе остались с
той же административной структурой,
изменив только наименования этих
структур – департаментов на управления,
а столов на отделы, значительно изменились
функции руководителей и делопроизводственных
служб в работе с документацией.

В
ХХ в. канцеляриям полностью были оставлены
только функции обработки всей поступающей
и рассылаемой корреспонденции.
Регистрация, контроль исполнения и
хранение документов уже не являются
прерогативой только этого подразделения,
тем более сама канцелярия не исполняет
никаких, даже самых срочных и секретных
документов. Вместо этого за канцелярией
в ГС ДОУ впервые попытались закрепить
роль не только методического центра,
но и информационного менеджера,
ответственного за общее состояние
работы с документами во всех подразделениях
организации, в филиалах и подведомственных
управленческих структурах.

Унификация
документов
—
установление единого комплекса их видов
и разновидностей для аналогичных
управленческих ситуаций, разработка
единых форм документов и единых правил
их составления, оформления и создания
трафаретных текстов.

Унификация
документов проводится в целях сокращения
количества применяемых документов,
типизации их форм, повышения качества,
снижения трудоемкости их обработки,
достижения информационной совместимости
различных систем документации по
одноименным и смежным функциям управления.

Унифицированная
система документоведения (УСД)
— система, созданная по единым правилам
и требованиям, содержащая информацию,
необходимую для управления в определенной
сфере деятельности.

Работа
по унификации включает:

1. разработку
   УСД, которая осуществляется министерствами
   и ведомствами, ответственными за
   соответствующие системы документации;

2. внедрение
   межотраслевых (межведомственных) УСД
   в рамках республиканских и отраслевых
   УСД;

3. ведение
   УСД и Отраслевого классификатора
   технико-экономической документации
   (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности
   информации и ее дальнейшего развития;

4. разработку
   комплексов отраслевых унифицированных
   форм документов, отражающих специфику
   отрасли и не вошедшие в УСД, а также их
   государственную регистрацию;

5. разработку
   отраслевых классификаторов
   технико-экономической информации,
   отражающих специфику отрасли.

В
1980-х гг. в нашей стране было разработано
и утверждено 16 унифицированных систем
документации общегосударственного
значения, 27 государственных стандартов
на УСД и 26 общегосударственных
классификаторов технико-экономической
информации.

Стандартизация
документов
– это форма юридического закрепления
проведенной унификации и уровня ее
обязательности.

4.
Группировка
документов по отдельным признакам
однородности

Документная
информация, циркулирующая на предприятии,
группируется по отдельным признакам
однородности.

1.
По
порядку оформления
документы подразделяются на:

• общие
  (индивидуальные) документы
  — оформляются по усмотрению работников
  с учетом установленных правил и
  требований (заявления, служебные
  письма, протоколы, приказы и т.д.);

• стандартные
  (трафаретные)
  — оформляются в определенной
  последовательности по строго обязательным
  правилам (доверенность, командировочное
  удостоверение и т.д.);

• типовые
  — строго оформляются не только по форме,
  но и по содержанию (типовые договоры).

2.
По
содержанию
документы могут быть:

• простые
  — содержат информацию по одному вопросу,
  факту, событию, явлению;

• сложные
  — отражают несколько вопросов, затрагивают
  несколько исполнителей, подразделений
  (положение, устав и т.д.).

3.
По
направленности движения
документы подразделяют:

• входящие
  — поступают в данное предприятие от
  других организаций, учреждений,
  предприятий, от лиц, не являющихся
  работниками данного предприятия;

• исходящие
  — направляются из предприятия;

• внутренние
  — оформляются и используются на самом
  предприятии.

4.
По
происхождению
различают:

• служебные
  документы (официальные)
  – затрагивают интересы предприятия,
  организации;

• личные
  документы
  (заявления, письма, жалобы и т.д.) –
  касаются конкретного лица, являются
  именными.

5.
По
степени гласности
документы бывают:

• несекретные;

• секретные,
  конфиденциальные;

• для
  служебного пользования.

Для
документов двух последних групп
существуют особые правила использования
и хранения.

6.
По
срокам исполнения
документы подразделяются на:

• срочные
  —
  устанавливается срок исполнения или
  действия (например, приказ, предписывающий
  лицу выполнить определенные действия
  к определенной дате). К ним также следует
  отнести документы с отметкой «срочно»,
  телеграммы, телефонограммы, документы
  с определенным сроком действия (например,
  доверенности, командировочные
  удостоверения и т.д.). Срок исполнения
  документов может быть предопределен
  резолюцией руководителя, существующими
  предписаниями.

• несрочные
  — должны исполняться в порядке общей
  очередности в минимально короткий
  срок.

7.
По
наименованиям:
служебные письма, приказы, протоколы,
акты, докладные записки, договоры и т.д.
Оформление этих документов унифицировано,
но по содержанию они могут быть совершенно
разными.

8.
По
стадии образования
документы делят на следующие:

• подлинник
  (оригинал)
  — это первый или единственный экземпляр
  официального документа;

• копия
  — это документ, воспроизводящий
  информацию другого документа и все
  его внешние признаки или их часть;

• дубликат
  — это повторный экземпляр официального
  документа, имеющий юридическую силу
  подлинника;

• выписка
  из официального документа –
  копия официального документа,
  воспроизводящая его часть и заверенная
  в установленном порядке;

• отпуск
  — полная копия отосланных документов,
  подшитая в дело предприятия-отправителя,
  удостоверенная отметкой «Верно»
  и подписью лица, ответственного за
  делопроизводство.

9.
По
средствам фиксации:
письменные, графические, фото-кинодокументы
и т.д.

ЛЕКЦИЯ
3.

«УНИФИЦИРОВАННАЯ
СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ»

План:

1.
Классификация ОРД

2.
Распорядительные документы

3.
Стадии подготовки распорядительных
документов

4.
Организационные документы

1.
Классификация
ОРД

Унифицированная
система ОРД включает около 30 видов
документов, которые можно разделить
следующим образом:

1.
Организационные
—
положения, уставы, инструкции, правила,
структура и штатная численность, штатное
расписание.

2.
Распорядительные
— постановления, решения, приказы,
указания, распоряжения.

3.
Справочно-информационные
— акты, докладные и объяснительные
записки, заключения, письма, представления,
протоколы, справки, телефонограммы,
телеграммы и т.д.

4.
Документы
по личному составу
— заявления, приказы по личному составу,
характеристики, справки, личные карточки.

В
составе ОРД также учитывают предложения,
заявления, жалобы граждан.

Требования
и оформление ОРД содержит ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации.
Система ОРД. Требования к оформлению
документов».

2.
Распорядительные
документы

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
— правовой акт, принимаемый высшими и
некоторыми центральными органами
коллегиального управления в целях
разрешения наиболее важных и принципиальных
задач, стоящих перед данными органами,
и установления стабильных норм правил
поведения (например, Постановление
Правительства РФ «О государственных
нормативных требованиях по охране труда
в РФ». Постановлением является также
заключительная часть протокола заседания
коллегиального органа. Эти постановления
включаются в протокол или прилагаются
к нему, при необходимости могут оформляться
как выписки из протокола.

РЕШЕНИЕ
— правовой акт, принимаемый местными
органами государственной власти и
государственного управления, оформляющий
результаты деятельности коллегиальных
органов — коллегий министерств и ведомств,
научных и др. советов и т.д. Например,
Решение Законодательного собрания
Ростовской области «О выборах в
представительные органы местного
самоуправления».

РАСПОРЯЖЕНИЕ
– документ, издаваемый по указанию
председателя коллегиального органа
или самостоятельно в пределах
предоставленных ему прав по оперативным
вопросам, не требующим коллегиального
обсуждения. Распоряжение имеет
обязательную силу для граждан и
организаций, которым оно адресовано.
Распоряжения делятся на:

1)
распоряжения общего,
длительного действия;

2)
распоряжения разового
(единовременного) случая,
касающиеся конкретного узкого вопроса.

ПРИКАЗ
— правовой акт, издаваемый руководителями
органа государственного управления
(его структурного подразделения),
действующим на основе единоначалия в
целях разрешения основных и оперативных
задач, стоящих перед данным органом. В
отдельных случаях может касаться
широкого круга организаций и должностных
лиц, независимо от подчиненности.

По
юридической природе приказ может быть
нормативным актом управления, содержащим
нормы права, регулирующие отдельные
сферы общественных отношений, и актом
применения норм права.

Издается
в следующих случаях:

• по
  вопросам создания, ликвидации,
  реорганизации учреждений или их
  структурных частей;

• по
  вопросам утверждения положений,
  инструкций, правил;

• по
  всем вопросам внутренней жизни
  учреждения, организации, предприятия;

• по
  кадровым вопросам приема, перемещения,
  увольнения работников.

Приказ
обязателен для всех работников данной
организации или отрасли.

3.
Стадии
подготовки распорядительных документов

1.
Изучение
существа вопроса.

1.1.
Определение круга вопросов, которые
предстоит в нем отразить.

1.2.
Сбор необходимой информации по существу
поставленного вопроса (для этого
используются информационно-справочные
документы — отчеты, справки, докладные
и объяснительные записки, акты, служебная
переписка).

2.
Подготовка
проекта документа
— проводится одним или несколькими
структурными подразделениями или
отдельным должностным лицом.

3.
Согласование
документа.

4.
Подписание
документа.

Текст
распорядительного документа состоит
из 2-х частей:

• констатирующая
  —
  введение в существо рассматриваемого
  вопроса (могут быть перечислены факты,
  события, дана оценка; иногда приводят
  пересказ акта вышестоящего органа —
  указывается вид акта, его автор, полное
  название (заголовок, номер и дата). Эта
  часть необязательна в ряде случаев;

• распорядительная
  — излагается в повелительной форме
  (постановляет, решает, приказываю,
  предлагаю и т.д.)

В
постановлениях и решениях перед словами
«постановляет» и «решает» указывается
название коллегиального органа.

Распорядительные
документы могут иметь приложения,
указания на которые даются в соответствующих
пунктах текста. Реквизит «Приложение»
после текста распорядительного документа
самостоятельно не оформляется.

Проект
до подписания подлежит согласованию с
заинтересованными учреждениями,
структурными подразделениями или
должностными лицами, которых он касается.
Согласование осуществляется путем
визирования или проставления грифа
согласования.

Проекты
распорядительных документов, принимаемых
коллегиальными органами, — постановлений
и решений — обсуждаются и принимаются
на заседаниях. В ходе обсуждения можно
вносить поправки и дополнения. Полностью
подготовленные проекты документов
представляются на подпись. Приказы и
распоряжения подписываются руководителем
или его заместителями. Постановления
и решения имеют 2 подписи — председателя
и секретаря (управляющего делами)
коллегиального органа.

4.
Организационные
документы

УСТАВ
– это юридический акт, которым оформляется
образование организаций и предприятий
и определяется их структура, функции и
правовое положение. Устав после его
утверждения подлежит обязательной
регистрации в органах; после регистрации
вновь созданная организация может
начать свою деятельность (например,
Ветеринарный устав, Дисциплинарный
устав).

Текст
устава структурно разбивается на
разделы:

1. общие
   положения (определяются задачи и цели
   создаваемой организации);

2. регламентация
   деятельности (формы управления, права
   и обязанности должностных лиц);

3. отчетность
   и ревизионная деятельность;

4. порядок
   ликвидации и ответственности по делам
   организации.

ПОЛОЖЕНИЕ
– правовой акт, определяющий порядок
образования, структуру, функции,
компетенцию, обязанности и организацию
работы системы органов государства
(например, Общие положения о министерствах
РФ), одного органа (например, Положение
о ГАИ), структурного подразделения.

Положения
разрабатываются индивидуальные и
типовые:

индивидуальные
– о всех отделах, о цехах, а также о
других самостоятельных инженерно-технических
или управленческих подразделениях,
включенных в утвержденную схему
организационной структуры управления
предприятием;

типовые
– о цехах основного производства, о
структурных подразделениях.

В
отдельную группу следует выделить
положения, регулирующие совокупность
организационных, трудовых и других
отношений по конкретному вопросу
(например, Положение об открытиях,
изобретениях и рационализаторских
предложениях).

Положения
утверждаются в установленном порядке.
Датой введения положения в действие
является дата его утверждения, если в
тексте не указана другая дата.

ИНСТРУКЦИЯ
– организационно-распорядительный
документ длительного действия, в котором
определяются правила, регулирующие
организационные, научно-технические,
технологические, финансовые и иные
специальные стороны деятельности
предприятий, их подразделений и
должностных лиц. Например, «Должностная
инструкция инспектора по контролю».

Все
инструкции можно разделить на две
основные группы:

1. инструкции,
   регламентирующие порядок выполнения
   какого-либо процесса, в осуществлении
   которого принимают участие несколько
   исполнителей (подразделений или
   должностных лиц);

2. должностные
   инструкции, которые регламентируют
   деятельность одного должностного лица,
   принимающего участие в осуществлении
   одного или нескольких процессов.

Начинается
инструкция разделом «Общая часть», где
формулируется цель, для достижения
которой разрабатывается данная
инструкция, и указывается, что послужило
основанием для ее создания.

За
общей частью должны следовать разделы
(один или несколько), в которых в логической
последовательности излагается основное
содержание, т.е. описывается порядок
выполнения регламентируемого процесса.
При этом по каждому этапу (операции)
указывается:

1. что
   необходимо сделать (т.е. содержание
   работы);

2. кто
   должен выполнять эту работу (подразделение
   или должностное лицо);

3. срок
   выполнения работы;

4. какой
   документ при этом используется (с
   указанием количества экземпляров).

При
необходимости в конце инструкции может
быть выделен раздел, в котором определяются
права и ответственность исполнителей,
участвующих в выполнении работ.

Текст
инструкции носит указующий характер с
четкими формулировками типа «должен»,
«следует», «необходимо» и т.д.; излагается
от третьего лица или в безличной форме.

Датой
введения инструкции в действие является
дата ее утверждения, если в тексте не
указана другая дата.

ПРОТОКОЛ
— организационно-распорядительный
документ, фиксирующий ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях,
совещаниях, конференциях, заседаниях
и других формах работы коллегиальных
органов.

Текст
протокола состоит из двух частей: вводной
и основной.

Вводная
часть протокола имеет постоянную и
переменную информацию. Постоянная
– слова «председатель», «секретарь»,
«присутствовали». Переменная
– инициалы и фамилии председателя,
секретаря, присутствующих.

Фамилии
членов коллегиальных органов и
приглашенных располагают в алфавитном
порядке.

Вводная
часть протокола заканчивается повесткой
дня. Вопросы нужно располагать таким
образом, чтобы наиболее важные и сложные
из них стояли первыми.

Основная
часть протокола строится по схеме:
«СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ)» — отдельно по каждому вопросу
повестки дня.

Протокол
может фиксировать решение об утверждении
какого-либо документа. В этом случае
протокол должен иметь ссылку на дату и
номер документа, а сам документ прилагаться
к протоколу.

Датой
протокола является дата проведения
заседания, а не дата оформления или
подписания протокола.

Протоколы
нумеруются порядковыми номерами в
пределах календарного года.

Протоколы
бывают:

1. краткой
   формы
   — указываются только список присутствующих,
   рассматриваемые вопросы и принятые
   решения;

2. сокращенной
   формы
   — после списка присутствующих или
   приглашенных указывается порядковый
   номер вопроса по повестке дня и печатается
   заголовок доклада. Пункт повестки дня
   подчеркивается и под чертой печатают
   ФИО докладчиков и выступающих в порядке
   их выступления. Название каждого доклада
   заканчивается протокольным решением
   или постановлением.

ЛЕКЦИЯ
4.

«ДОКУМЕНТАЦИЯ
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ»

План:

1.
Документация по личному составу

2.
Состав и последовательность расположения
документов в личном деле

3.
Доверенности, расписки

4.
Трудовые книжки

1.
Документация
по личному составу

Документы,
создаваемые при оформлении приема,
увольнения, перемещения сотрудников,
предоставления отпуска, поощрения,
составляют группу документов
по личному составу.

К
таким документам относятся:

• приказы
  по личному составу;

• заявления;

• характеристики;

• трудовые
  книжки;

• личные
  карточки;

• все
  документы, входящие в состав личного
  дела.

Документация
по личному составу ведется с момента
поступления трудящихся на предприятие.
Она выделена в самостоятельную группу,
что обусловлено ее исключительной
важностью и рядом особенностей
документирования.

В
настоящее время разработана и применяется
подсистема
унифицированных форм документов по
обеспечению кадрами органов государственного
управления.
Эта подсистема входит составной частью
в Унифицированную систему
организационно-распорядительной
документации и рекомендована для
использования на всех уровнях управления.

В
состав подсистемы входят унифицированные
формы документов, обеспечивающие
реализацию задач по приему, переводу,
увольнению, поощрению, предоставлению
отпусков, оформлению дисциплинарных
взысканий, а также инструкция по
применению унифицированных форм
документов.

В
учреждениях, где отсутствует отдел
кадров, все операции, связанные с приемом,
перемещением, расстановкой и увольнением
сотрудников, выполняет руководитель.

При
поступлении на работу граждане подают
письменное заявление,
в котором излагают просьбу о зачислении
на предприятие, указывая свою профессию,
квалификацию, специальность, должность.
В настоящее время основанием для приема
на работу является еще и контракт.

Заявление
о приеме на работу составляется в
произвольной форме рукописным способом
на бумаге формата А4.

Для
заявления характерны следующие реквизиты:

1. адресат
   (кому адресуется заявление);

2. заявитель
   (ФИО указывается полностью);

3. место
   проживания заявителя;

4. наименование
   вида документа (заявление);

5. текст;

6. подпись
   заявителя;

7. дата
   составления.

В
заявлении не принято писать предлог
«от» (кого), а также употреблять архаизмы
и канцеляризмы типа «весьма убедительно»,
«прошу не отказать», «заранее Вам
признателен» и т.п.

Заявление
о приеме на работу после его рассмотрения,
а также ознакомления с остальными
необходимыми документами, является
основанием
для издания приказа
о приеме на работу.
В случае принятия отрицательного решения
заявителю сообщают о нем устно или
письменно (по указанному в заявлении
адресу).

Приказами
по личному составу оформляется прием
на работу, перемещение по службе,
увольнение, предоставление отпусков,
объявление поощрений, применение мер
воздействий к нарушителям дисциплины
и т.п. На крупных предприятиях эти же
правоотношения иногда регулируются
приемными, увольнительными, переводными
и отпускными записками. Встречается и
смешанная форма, когда прием, перемещение
и увольнение руководящего состава и
инженерно-технического персонала
оформляются приказами, а рабочих массовых
профессий – записками.

Приказы
по личному составу оформляют на общих
бланках. В заголовке к тексту такого
приказа пишутся слова: о приеме на
работу; о переводе на другую работу; об
увольнении и т.д. В приказах по личному
составу констатирующая часть может
отсутствовать. Распорядительная часть
делится на пункты.

Каждый
пункт приказа по личному составу
начинается глаголом, обозначающим
действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ,
ПРЕДОСТАВИТЬ и т.д.

Приказ
по личному составу должен по каждому
пункту содержать основание, в котором
указываются документы, послужившие
основанием для издания приказа.

Основным
документом по учету личного состава в
учреждении является личная
карточка
рабочих и служащих (заполняется после
издания приказа о приеме на работу
конкретного гражданина). Форма карточки
типовая (форма Т2), все записи в карточке
должны быть документально обоснованы.
На основании паспорта указываются
фамилия, имя, отчество, год и месяц
рождения, гражданство, номер, серия и
срок действия паспорта, кем и когда он
выдан, домашний адрес. Данные об общем
и непрерывном стаже работы, а также о
перемещениях сотрудника указывают на
основании записей в трудовой книжке.

Заполняются
личные карточки от руки или машинописным
способом. Графы, в которых возможно
частое внесение изменений, заполняют
карандашом.

По
краям личной карточки предусмотрена
зона для кодирования содержащейся в
ней информации о работнике, что дает
возможность оперативного поиска нужной
карточки с помощью соответствующих
технических средств.

В
обязательном порядке проставляется
дата заполнения карточки и подпись
лица, на которое она заведена. При
увольнении работника в карточке
проставляется дата и номер приказа и
причины увольнения. Эти сведения должны
заполняться с особой тщательностью,
так как они нередко служат основанием
для подтверждения трудового стажа.

Трудовой
контракт
– это договор, фиксирующий письменное
соглашение между организацией и частным
лицом об установлении трудовых отношений
и регулирующих эти отношения.

Трудовой
контракт составляется в двух экземплярах,
каждый из которых имеет одинаковую
юридическую силу. Один экземпляр договора
хранится в организации, второй – у
работника.

Реквизиты
трудового контракта:

1. наименование
   вида документа;

2. дата;

3. регистрационный
   номер документа;

4. место
   составления;

5. текст;

6. подписи;

7. печать.

Текст
договора должен подробно указывать
условия работы, оплату труда, права и
обязанности работника, условия отдыха,
социального страхования, дату начала
и окончания работы. Контракт может
содержать и другие условия (например,
испытательный срок).

Трудовой
контракт, подписанный руководителем
организации и работником, хранится в
личном деле работника.

Автобиография
— документ, который автор составляет
самостоятельно. Автобиография типового
формуляра не имеет и составляется
произвольно. Однако отдельные составные
части и реквизиты должны содержаться
в автобиографии обязательно. Пишут
автобиографию рукописным способом на
листе бумаги формата А4 или на специальном
бланке при поступлении на работу, на
учебу. Форма изложения — повествовательная
(от первого лица). Все сведения даются
в хронологическом порядке и с таким
расчетом, чтобы можно было составить
представление о жизненном пути, деловой
квалификации и общественно-политической
деятельности данного человека.

В
автобиографии обычно указывают:

1. имя,
   отчество и фамилию автора;

2. число,
   месяц и год рождения, место рождения;

3. сведения
   о родителях (ФИО, место работы);

4. образование
   и специальность по образованию;

5. вид
   трудовой деятельности;

6. последнее
   место работы и должность;

7. награды
   и поощрения;

8. участие
   в общественной жизни;

9. семейное
   положение и состав семьи;

10. домашний
    адрес и телефон;

11. дату;

12 личную
подпись.

В
настоящее время при устройстве на работу
оформляется резюме, которое является
визитной карточкой работника. Резюме
может быть кратким или полным, но
необходимо, чтобы все было сформулировано
достаточно четко и ясно. В отличие от
автобиографии, где приводятся сведения
биографического характера в хронологической
последовательности, в резюме его автор
может указать свои пожелания: на какую
должность он претендует, сферу
деятельности, в которой хотел бы себя
реализовать и т.д.

В
тексте резюме указывают персональные
данные (дату рождения, семейное положение,
состав семьи). Следующий пункт –
образование. Необходимо указать учебное
заведение, где получено образование,
сроки обучения в нем, название полученной
специальности. Если соискатель закончил
несколько учебных заведений, то их
указывают в хронологической
последовательности. Следует назвать и
законченные курсы, сроки обучения, новую
специальность. Далее в резюме отмечается
опыт работы (обычно в обратном
хронологическом порядке): когда и в
какой организации работал, занимаемая
должность и должностные обязанности.
В резюме можно указать, какими навыками
владеет соискатель (знание компьютера,
иностранных языков, водительские права
и т.п.).

2.
Состав
и последовательность расположения
документов в личном деле

На
каждого сотрудника учреждения,
организации, предприятия в отделе кадров
заводится личное
дело.

Личное
дело представляет
собой совокупность документов, содержащих
сведения о трудовой деятельности
работника. Личные дела являются важным
источником для изучения деятельности
учреждений, организаций и предприятий.

В
состав документов личного дела должны
входить в порядке перечисления следующие
документы:

1)
внутренняя опись документов, имеющихся
в личном деле;

2)
заявление о приеме на работу, направление
или представление;

3)
анкета или личный листок по учету кадров;

4)
автобиография;

5)
копии документов об образовании;

6)
выписки из приказов (о приеме, перемещении,
увольнении);

7)
дополнение к личному листку по учету
кадров;

дополнение к личному делу по учету
поощрений;

9)
справки и другие документы, относящиеся
к данному лицу.

Справки
с места жительства, медицинские справки
о состоянии здоровья и другие документы
второстепенного характера группируются
отдельно от личных дел. Не помещаются
в личное дело также выписки из приказов
о наложении взысканий, о поощрениях, об
изменении фамилии в связи с тем, что эти
записи делают в дополнение к личному
листку по учету кадров и в дополнение
к личному делу по учету поощрений.

Личные
листки по учету кадров,
помещаемые в личное дело работника,
представляют собой перечень вопросов
о биографических данных работника,
образовании, семейном положении,
пребывании за границей и др.

В
«Дополнение
к личному листку по учету кадров»
заносятся сведения о прохождении службы
работников организации: в первый раздел
– сведения о перемещениях, увольнении
(с указанием причин); во второй – данные
об изменениях в образовании, семейном
положении, о повышении квалификации
сотрудника, награждениях и др. сведения.

При
формировании личных дел учреждению
разрешается изготовлять копии необходимых
документов. Снимать копию можно только
с подлинника. В нотариальных конторах
имеются бланки для снятия копий с
документов, касающихся личных прав и
интересов граждан.

3.
Доверенности,
расписки

К
документам по личному составу относят
и такие документы личного характера,
как доверенность
и расписка.

Доверенность
—
документ, который организация или
предприятие выдает должностным лицам
на получение ими от поставщиков
товароматериальных ценностей.

Доверенности
оформляются на трафаретных бланках,
подразделяются на официальные
и личные.

Реквизиты
официальной
доверенности:

1. название
   вида документа;

2. полное
   наименование организации, выдавшей
   доверенность, и ее адрес;

3. дата
   выдачи доверенности;

4. номер;

5. срок
   действия доверенности;

6. должность,
   ФИО лица, которому доверяется получить
   ценности;

7. серия,
   номер и дата выдачи паспорта получателя
   доверенности, наименование организации,
   в которой должны быть получены
   товароматериальные ценности, и документ,
   являющийся основанием;

8. перечень
   и количество товароматериальных
   ценностей;

9. образцы
   подписи получателя доверенности;

10. подписи
    руководителя организации и главного
    бухгалтера;

11. печать
    организации.

Официальная
доверенность выдается бухгалтерией в
одном экземпляре под расписку лицам,
которым поручается получение ценностей.

Реквизиты
личной
доверенности:

1. название
   вида документа;

2. ФИО
   лица, выдавшего доверенность;

3. ФИО
   лица, которому выдана доверенность;

4. содержание
   доверенности;

5. наименование
   организации, в которой должны быть
   произведены операции по доверенности;

6. подпись
   лица, выдавшего доверенность;

7. дата
   выдачи доверенности;

8. должность
   и подпись лица, удостоверяющего подпись
   доверителя;

9. дата
   удостоверения подписи;

10. печать.

Для
юридической полноценности документа
следует указывать срок действия
доверенности. В противном случае этот
документ сохраняет силу в течение года
со дня выдачи.

При
получении денег или материальных
ценностей по доверенности необходимо
предъявить паспорт или заменяющий его
документ.

Расписка
—
письменный документ, подтверждающий
какое-либо совершившееся действие, чаще
всего получение денег или материальных
ценностей от учреждения или частного
лица. Составляется расписка в произвольной
форме, но должна включать следующие
основные сведения:

1. наименование
   документа;

2. должность,
   ФИО лица, дающего расписку;

3. сумму
   денег или наименование материальных
   ценностей;

4. дату;

5. подпись
   автора.

Полученную
сумму в расписке указывают цифрами, а
в скобках — прописью (словами). В этом
документе категорически
не допускается каких-либо исправлений
или подчисток.
Все свободные места между текстом и
подписью перечеркивают. Составляют
расписку в одном экземпляре и хранят
наравне с денежными и ценными документами.

4.
Трудовые
книжки

Трудовая
книжка —
это основной документ, подтверждающий
трудовую деятельность рабочих и служащих.
Она служит для установления общего,
непрерывного и специального стажа.
Порядок заполнения этого документа
регламентируется КЗоТ и другими
нормативными актами.

Если
до поступления на работу в данную
организацию гражданин не имел трудового
стажа, то трудовая книжка заводится
впервые (не позднее недельного срока
начала его работы); если же он работал,
то обязан предоставить трудовую книжку
администрации. Трудовая
книжка заводится только один раз.
Законом запрещается передача трудовых
книжек в пользование другим лицам,
запрещается также иметь несколько
трудовых книжек. Это уголовно наказуемые
правонарушения.

Трудовая
книжка выдается работнику при увольнении
под расписку. В случае утери трудовой
книжки ее дубликат выдается по последнему
месту работы.

Прием
на работу без трудовой книжки не
допускается.

В
том случае, если работник предварительно
решает вопрос о переходе на другую
работу, а также при оформлении на работу
по совместительству, ему выдается
заверенная выписка из его трудовой
книжки (заверяется подписями руководителя,
начальника отдела кадров и гербовой
печатью учреждения).

Все
записи в трудовой книжке следует
производить в строгом соответствии с
формулировками приказов по личному
составу, на основании которых записи
вносятся. В
трудовой книжке нельзя допускать
помарок, подчисток и других исправлений.
Если все же возникает необходимость
исправления записи, то эти исправления
специально оговариваются и удостоверяются
подписью и печатью.

В
трудовую книжку вносятся:

1. сведения
   о работнике (ФИО, дата рождения,
   образование, профессия, специальность);

2. сведения
   о работе (прием на работу, перевод на
   другую работу, увольнение).

В
трудовую книжку вносятся также сведения
о награждениях, поощрениях и т.д. Взыскания
в трудовые книжки не записываются.

С
каждой записью, вносимой в трудовую
книжку, о назначении, перемещении,
увольнении администрация обязана
ознакомить владельца этой книжки.

В
том случае, если трудовая книжка (особенно
раздел «Сведения о работе») заполнена,
выдается вкладыш, в котором продолжается
ведение записей. На самой книжке делается
надпись «Выдан вкладыш серия ______ №
________».

При
увольнении все записи, вносимые в
трудовую книжку, должны быть заверены
подписью руководителя учреждения или
специально уполномоченного лица и
печатью.

Последняя
запись организации заверяется подписью
руководителя или установленного
должностного лица и печатью.

ЛЕКЦИЯ
5.

«Служебная
переписка»

План:

1.
Введение

2.
Правила оформления служебных писем

3.
Некоторые виды писем

4.
Разновидности служебных писем

1.
Введение

Официальное
письмо — один из важнейших каналов связи
предприятия, организации, учреждения
с внешним миром. Посредством письма
ведутся преддоговорные переговоры,
выясняются отношения между предприятиями,
излагаются претензии. Письма сопровождают
материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря
на наличие современных форм связи:
телефона, телеграфа, факса, модемной
связи и т.п., — объем переписки даже на
небольшом предприятии весьма велик.
Однако диапазон управленческих ситуаций,
дающих повод для составления деловых
писем, далеко не беспределен и поддается
сравнительно четкой классификации.
Огромное количество писем при однотипности
управленческих ситуаций, требующих их
составления, вызывает острую необходимость
в унификации делового письма.

Сегодня
во многих странах активно идет процесс
унификации делового письма. Так, в Англии
разработан кодифицированный стиль
официального общения, известный под
названием Zip-Code, что в буквальном переводе
означает «код-молния». Но особенно
сильна тенденция к унификации
делопроизводства в США, что обусловлено
широкой автоматизацией информационных
процессов в управлении.

Унификация
затрагивает все уровни и аспекты языка:
его словарный состав, морфологию,
синтаксис, графику, пунктуацию и стиль.
В частности, поскольку деловые письма
отражают в основном не индивидуальные,
а групповые интересы — интересы
государственных учреждений, фирм,
компаний и т.д., практически во всех
странах мира письма составляются чаще
всего от имени коллективного субъекта.
Иными словами, унифицированный стиль
изложения в деловой переписке в сфере
промышленности и торговли имеет свою
социальную базу, коллективный характер
производственных отношений. Технической
его базой является компьютеризация.

Письмо
— обобщенное название различных
документов, выделяемых в связи с особым
способом передачи текста (пересылаются
по почте).