Восстановление кдп на предприятии пошаговая инструкция

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

• для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
• какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
• какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы

К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

Что нужно сделать:

1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
   • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
   • Положение об оплате труда и премировании;
   • Положение о защите персональных данных;
   • Положение о командировках.
     Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
3. Восстановить обязательные кадровые документы:
   • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
   • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
   • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
   • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

1. Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
2. Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
3. Согласие работников на обработку персональных данных.
4. Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
5. Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
6. Приказы на изменение заработной платы.
7. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
8. Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
9. Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.

   Обратите внимание!

   Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

7. Больничные: правильно ли заполнены листки нетрудоспособности всеми сторонами и нет ли среди них подделок.

Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?

Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Основная проблема кадрового учета — необходимость оформлять большое количество документов с учетом множества нюансов. Нередко в организациях получается так, что кадровый учет практически не ведется и не все кадровые процедуры оформляются.

В связи с этим возникает необходимость восстанавливать кадровую документацию. И происходит это чаще всего тогда, когда «внезапно обнаруживаются» проверки инспекции труда либо работники обращаются в суд.

И когда по каким-либо причинам поставлена задача восстановить кадровые документы, как показывает практика, кадровые работники не всегда подходят к ее выполнению системно. Получается некая «мозаичность», когда не понятно, за что взяться в первую очередь, какие документы важны, какие направления приоритетны. Поэтому чтобы упростить задачу, предлагаем рекомендации по восстановлению кадровых документов и приведению в порядок кадрового делопроизводства (далее — КДП).

ПРИНЦИПЫ ВОССТАНОВЛЕНИЯ КДП

Главный принцип любой работы — системность. Если работа идет по заранее продуманному пошаговому плану, будет допущено гораздо меньше ошибок, нежели если вести работу хаотично.

Восстановление кадровой документации — это проектная работа. И, как в любом проекте, в самом начале важно определить все его составляющие: цель, объем работ, план работы, участников процесса, сроки, бюджет и т. д. Регламент работы по восстановлению кадровых документов лучше закрепить (хотя бы кратко) приказом по организации, в котором указать все моменты, значимые для успешного результата.

Необходимо предусмотреть участие всех лиц, чье мнение может и/или должно быть учтено в процессе работы. В первую очередь нужно определить лицо, которое будет контролировать и принимать работу по восстановлению КДП. Это может быть руководитель организации или отдела, непосредственный руководитель либо, возможно, другое контактное лицо.

Также необходимо определить лиц, которые будут непосредственно принимать участие в процессе восстановления документов. Это специалисты или отделы, которым обычно передаются кадровые документы, которые участвуют в их оформлении, а также те, кто может предоставить необходимую информацию (прежде всего бухгалтерия, отдел охраны труда, руководители структурных подразделений, секретарь и др.). В приказе для них следует закрепить:

• обязанность и порядок предоставления информации и документов для восстановления КДП;

• обязанность проверять проекты документов на соответствие законодательству и требованиям организации.

Важно установить лицо, которое непосредственно будет проводить работу по восстановлению документации, оформлять документы, подписывать их у работников и руководства. Если таких исполнителей несколько, надо четко распределить между ними обязанности и направления работы.

Необходимо определить объем работы: восстанавливаются кадровые документы по всем направлениям или предстоит работа по восстановлению только их части (в отдельном структурном подразделении либо только документы по отдельному направлению, например, по учету рабочего времени).

Также важно определить перечень видов восстанавливаемых документов (приказы, договоры; см. приложение)), критерии качества восстановленных документов (например, по каким образцам восстанавливать).

Определить сроки работы по проекту не менее важно. В противном случае процесс может затянуться или его не удастся довести до конца. При расчете сроков следует принять во внимание объем работы: количество документов, время, необходимое для их оформления с учетом прохождения процесса согласования и подписания, время для ознакомления работников, а также учесть занятость работника-исполнителя этой задачи (возможно, восстановлением документов он занимается в дополнение к выполнению основных обязанностей), и другие нюансы.      

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП ВОССТАНОВЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Определить направления

Для начала следует определить, по каким основным направлениям должно вестись делопроизводство при оформлении трудовых отношений в организации. Чаще всего это:

• прием на работу, в т. ч. заключение трудового договора с разными категориями работников (руководитель организации, лица с семейными обязанностями, несовершеннолетние, иностранцы, инвалиды, водители и др.);

• переводы и изменения условий трудового договора;

• совмещение и совместительство;

• учет рабочего времени (суммированный учет, неполное и сокращенное рабочее время и др.);

• работа за пределами рабочего времени;

• различные виды отпусков;

• оплата труда и премирование;

• поездки работников;

• материальная и дисциплинарная ответственность;

• оформление увольнения по разным основаниям, восстановление на работе;

• отдельные направления работы отдела кадров, которые непосредственно связаны с кадровым учетом (локальные нормативные акты (ЛНА), персональные данные, профессиональные стандарты, квотирование, воинский учет, работа с профсоюзами, охрана труда, передача документов в архив и др.).

Определив направления работы, надо составить перечни документов, необходимых для каждого направления, пошаговые инструкции-алгоритмы для каждой кадровой процедуры, разработать шаблоны документов, которые будут использоваться для восстановления.

Например, определить, какой комплект документов необходим для приема на работу, в какие сроки и в каком порядке должны оформляться соответствующие документы, есть ли для них установленные формы, надо ли ознакамливать работников и т. д.

При постановке кадрового делопроизводства впервые мы, как правило:

Шаг 1. Составляем список работников и на его основании начинаем восстановление документов

Шаг 2. Составляем организационную структуру работодателя и утверждаем штатное расписание

Этот организационный момент требуется для того, чтобы определиться со штатным расписанием на стадии, предшествующей непосредственно составлению кадровых приказов. С руководителем компании, на основании имеющихся данных по заработным платам, следует обсудить, какие структурные подразделения уже имеются в компании, какой штат в них запланирован, как называются должности (профессии), которые включены в то или иное структурное…

КДП на предприятии — это деятельность, целью которой является разработка, оформление и ведение бумаг по персоналу. К сожалению, не во всех организациях ведению кадрового делопроизводства уделяется должное внимание. Руководители порой считают эту задачу второстепенной, и в результате КДП оказывается в запущенном состоянии. Восстановить и привести все в соответствие с требованиями закона — задача непростая. С чего начать и как ничего не упустить?

Основы КДП — что важно знать

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства. Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

• в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
• грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
• если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы

Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть:

• штатное расписание (в случае приема сотрудников на определенные должности);
• правила внутреннего трудового распорядка;
• трудовые договоры, допсоглашения к ним;
• приказы о приеме, увольнении, перемещениях, отпусках;
• личные карточки Т-2;
• трудовые книжки на всех работников;
• журнал учета движения трудовых книжек;
• график отпусков;
• табели учета рабочего времени;
• положение об обработке персональных данных работников.

Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.

Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы

Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии. Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет. По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.

Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями. Наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.

Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии. Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе. Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

Если трудового договора нет

Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:

1. Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
2. Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.

Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.

Если договор есть, но нет изменений к нему

Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится. Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором. В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести. Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы. Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.

В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно. А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено». Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.

Шаг 5. Уведомляем работников

Собирать подписи под распоряжениями с давно прошедшей датой непросто: это вызывает много вопросов, а иногда и недовольство коллектива. Поэтому издаем приказ о проведении кадрового аудита и приведении КДП к нормам ТК РФ за весь период работы организации. Знакомим с содержанием приказа всех сотрудников лично или через руководителей. Разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов — в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки.

Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.

Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.

Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий. Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.

Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели

Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.

Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.

График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.

Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.

Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты

К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.

Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.

Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.

Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных. Если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.

Шаг 9. Как быть с уже уволенными

Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их бумаги оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть. Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП. Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.

Шаг 10. Расширяем список

Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету:

1. На кого возлагались эти обязанности.
2. Была ли проведена специальная оценка по условиям труда.
3. Есть ли вредность на предприятии.
4. Ведутся ли журналы учета кадровых документов.
5. Есть ли приказы на командировки.
6. Менялись ли фамилии у сотрудниц.
7. Правильно ли оформлены документы на декретниц.

Особое мнение

Как восстановить кадровое делопроизводство на предприятии, видео