Вакцина против кори инструкция по применению официальная

Должностная инструкция

Секретаря

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом директора школы.                                                                                                     1.3. Секретарь подчиняется директору.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по школе.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности: законодательными актами РФ; Уставом, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; приказами и распоряжениями руководства; настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись директора.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директору, организует проведение телефонных переговоров директора.
2.5. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы.

2.6. Обеспечивает ведение и сохранность приказов по школе (по учащимся, по основной деятельности, по личному составу и по кадрам);

2.7.Готовит справки работающим и обучающимся в школе, а также ранее обучающимся.

2.8.Ведет алфавитные книги движения учащихся, входящей и исходящей документации, движение трудовых книжек, книги приказов.

2.9. Подготавливает необходимые основания для заполнения табеля рабочего времени работников.

2.10. Оформляет документы при приеме на работу и увольнении с нее.

2.11. Ведет работу по пенсионному обслуживанию работников.

2.12.Проводит работу по возврату и выдаче медицинских полисов работников.

2.13.Оформляет личные дела.

2.14. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
2.15. Осуществляет контроль за исполнением работниками школы изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.
2.16. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе директора
2.17. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.18. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.19. Организует командировки директора: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.20. Выполняет отдельные служебные поручения  директора.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять директору  предложения по совершенствованию своей работы и работы школы.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от работников школы и учащихся информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности школы.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.6. Знакомится с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения;

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Ознакомлена, на руки получено  

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя помогает достичь компромисса между желаниями работодателя и трудовыми правами и обязанностями секретаря. О нюансах содержания этого документа расскажем в нашей статье.

Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.

Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.

Составление ДИС позволит:

• избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
• ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
• претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
• сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.

Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.

С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

• «Должностная инструкция бухгалтера по материалам — образец»;
• «Должностная инструкция бухгалтера-кассира — образец-2023».

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2023)».

Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.

Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».

ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.

К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.

Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.

Например:

• секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
• секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
• секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.

К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:

• окончить среднюю школу;
• обладать элементарной грамотностью;
• иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.

Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.

Итоги

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.

Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Делопроизводителя школы (профстандарт)

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция делопроизводителя в школе составлена на основе Профстандарта: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. №276н); с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012 года «Об образовании в Российской Федерации» (в редакции от 1 сентября 2020 года); согласно Трудовому кодексу РФ и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.

1.2. Настоящая должностная инструкция устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в общеобразовательном учреждении должность делопроизводителя.

1.3. На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности директор школы в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором (контрактом) с работником.

1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у директора школы.

1.6. Делопроизводитель в школе при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

• Конституцией Российской Федерации;
• Порядком организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам;
• Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально-правовыми актами школы;
• административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
• Федеральным государственным образовательным стандартом общего среднего образования;
• СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно — эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы общеобразовательных организаций» с изменениями от 27 августа 2015 года;
• постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
• стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правилами орфографии и пунктуации;
• правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
• правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
• данной должностной инструкцией и трудовым договором (контрактом);
• Конвенцией о правах ребенка.

1.7. Делопроизводитель школы обязан знать следующее:

• Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело»;
• нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы и документы по ведению делопроизводства в школе;
• современные информационные технологии работы с документами;
• порядок работы с документами;
• схемы документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила организации и формы контроля исполнения документов в общеобразовательном учреждении;
• типовые сроки исполнения документов;
• принципы работы со сроковой картотекой;
• назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
• правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
• правила документационного обеспечения деятельности школы;
• виды документов, их назначение;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в образовательной организации;
• системы электронного документооборота;
• правила и сроки отправки исходящих документов;
• требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
• методические рекомендации по выполнению работы с документами в общеобразовательных учреждениях;
• порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
• структуру школы и состав сотрудников;
• виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
• порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
• правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
• правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
• критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
• порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
• правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
• правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
• правила передачи дел в архив школы;
• правила использования телефона, факса, ксерокса, принтера, сканера, компьютера;
• правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
• технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
• правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
• делопроизводство и его ведение;
• требования по сохранности служебной информации, защите персональных данных;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• порядок оказания первой доврачебной помощи;
• порядок действий при пожаре или иной чрезвычайной ситуации, эвакуации.

1.8. Делопроизводитель школы должен уметь:

• работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов школы:
• пользоваться справочно-правовыми системами;
• пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами школы;
• применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
• организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
• использовать номенклатуру дел при изучении структуры школы, составлении описей дел;
• организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел школы;
• правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
• систематизировать документы внутри дела;
• обеспечивать сохранность и защиту документов школы;
• пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
• оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
• производить структурную систематизацию дел;
• осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
• составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.9. Делопроизводитель школы должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в школе с учетом профессионального стандарта, с инструкцией по охране труда для делопроизводителя школы, с инструкцией о мерах пожарной безопасности в общеобразовательном учреждении.

1.10. Делопроизводитель школы должен соблюдать Конвенцию ООН о правах ребенка, быть обучен и иметь навыки оказания первой доврачебной помощи пострадавшим.

2. Трудовые функции

К основным функциям делопроизводителя относятся:

2.1. Документационное обеспечение деятельности школы:

• Организация работы с документами.
• Организация текущего хранения документов.
• Организация обработки дел для последующего хранения.

3. Должностные обязанности

Делопроизводитель в школе выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. В рамках трудовой функции организации работы с документами:

• прием и первичная обработка входящих документов;
• предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
• подготовка входящих документов для рассмотрения директором школы;
• регистрация входящих документов;
• организация доставки документов исполнителям;
• ведение базы данных документов школы;
• ведение информационно-справочной работы;
• обработка и отправка исходящих документов;
• организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
• контроль исполнения документов в общеобразовательном учреждении.

3.2. В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов:

• разработка номенклатуры дел школы;
• проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
• формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
• формирование дел;
• контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

3.3. В рамках трудовой функции организации обработки дел для последующего хранения:

• проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• составление внутренней описи дел для особо ценных документов школы;
• оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• передача дел в архив школы.

3.4. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.

3.5. Вместе с администрацией школы подготавливает отчетные документы для вышестоящих организаций, готовит служебные письма, справки.

3.6. Ведет прием поступающей на имя директора школы корреспонденции (электронной почты), регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в общеобразовательном учреждении порядку, после ее рассмотрения директором передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.

3.7. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.

3.8. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

3.9. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.

3.10. Формирует личные дела учеников, обучающихся в школе.

3.11. Осуществляет учет обучающихся льготных категорий.

3.12. Ведет книги приказов, печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит работников школы с приказами под подпись в день их издания.

3.13. Согласно распоряжениям директора школы печатает и оформляет требуемую документацию для ведения учебно-воспитательной деятельности в школе, выполнения годового плана.

3.14. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

3.15. Занимается сбором необходимых материалов для подготовки совещаний работников школы, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.

3.16. Является секретарем административного совещания при директоре школы.

3.17. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства школы, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства школы.

3.18. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД).

3.19. Делопроизводитель в школе строго соблюдает настоящую должностную инструкцию, разработанную по профстандарту, проходит периодические медицинские осмотры.

3.20. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.

4. Права

Делопроизводитель школы имеет право:

4.1. Принимать участие в управлении общеобразовательным учреждением в порядке, установленном Уставом.

4.2. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и пожарной безопасности.

4.3. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.

4.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.

4.5. На запрашивание от администрации школы, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.

4.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.

4.7. На моральное и материальное поощрение, на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников школы.

4.8. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.

4.9. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.

4.10. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.

4.11. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов. На получение социальных гарантий и льгот, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5. Ответственность

5.1. В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке делопроизводитель школы несет ответственность за:

5.1.1. Невыполнение или нарушение данной должностной инструкции, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений директора школы и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение учебно-воспитательных отношений, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.

5.1.2. Применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, делопроизводитель может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.

5.1.3. Нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил делопроизводитель может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством Российской Федерации.

5.1.4. Любое виновное причинение общеобразовательному учреждению или участникам образовательных отношений ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель школы несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

5.2. Делопроизводитель школы несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете делопроизводителя.

5.3. Делопроизводитель школы привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и обучающихся школы.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Делопроизводитель школы выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному директором школы.

6.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом школы, с родителями детей (лицами их заменяющими).

6.3. Получает от директора школы информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.

6.4. Вовремя сообщает директору школы и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.

6.5. Во время отсутствия делопроизводителя школы, его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом директора школы. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

7. Заключительные положения

7.1. Ознакомление делопроизводителя школы с настоящей должностной инструкцией, разработанной с учетом профстандарта, осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, второй – у сотрудника.

7.3. Факт ознакомления делопроизводителя с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

Должностная инструкция делопроизводителя школы по профстандарту

Должностная инструкция делопроизводителя школы

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция делопроизводителя в школе составлена на основе Профстандарта 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации № 333н от 15 июня 2020 г; с учетом Федерального Закона №273-ФЗ от 01.12.2012г «Об образовании в Российской Федерации» (с изменениями от 17 февраля 2023 года); СП 2.4.3648-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи»; согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя школы по профстандарту устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в общеобразовательной организации должность делопроизводителя.
1.3. На должность делопроизводителя может назначаться лицо:

• имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих;
• соответствующее требованиям, касающимся прохождения предварительного (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров, внеочередных медицинских осмотров по направлению работодателя, профессиональной гигиенической подготовки и аттестации (при приеме на работу и далее не реже 1 раза в 2 года), вакцинации, а также имеющее личную медицинскую книжку с результатами медицинских обследований и лабораторных исследований, сведениями о прививках, перенесенных инфекционных заболеваниях, о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с допуском к работе;
• не имеющее ограничений на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, изложенных в статье 351.1 «Ограничения на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних» Трудового кодекса Российской Федерации.

1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности директор общеобразовательной организации в порядке, установленном Трудовым Кодексом Российской Федерации и трудовым договором (контрактом) с работником.
1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и непосредственно подчиняется заместителю директора по АХЧ общеобразовательного учреждения.

1.6. Делопроизводитель в школе при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

• Конституцией Российской Федерации;
• Порядком организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам — образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования, утвержденным Приказом Министерства просвещения РФ от 22 марта 2021 г. № 115;
• Федеральным государственным образовательным стандартами общего образования;
• СП 2.4.3648-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи»;
• административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
• постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
• стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правилами орфографии и пунктуации;
• правилами работы на компьютере и иной оргтехнике;
• правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
• Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально-правовыми актами общеобразовательного учреждения;
• данной должностной инструкцией и трудовым договором (контрактом);
• Конвенцией о правах ребенка;
• инструкцией по охране труда для делопроизводителя школы.

1.7. Делопроизводитель школы обязан знать следующее:

• Государственный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело»;
• нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы и документы по ведению делопроизводства в школе;
• современные информационные технологии работы с документами;
• порядок работы с документами;
• схемы документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила организации и формы контроля исполнения документов в общеобразовательном учреждении;
• типовые сроки исполнения документов;
• принципы работы со сроковой картотекой;
• назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
• правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
• правила документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения;
• виды документов, их назначение;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в образовательной организации;
• системы электронного документооборота;
• правила и сроки отправки исходящих документов;
• требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
• методические рекомендации по выполнению работы с документами в общеобразовательных учреждениях;
• порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
• структуру общеобразовательного учреждения и состав сотрудников;
• виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
• порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
• правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
• правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
• критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
• порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
• правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
• правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
• правила передачи дел в архив общеобразовательного учреждения;
• правила использования телефона, факса, ксерокса, принтера, сканера, компьютера;
• правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
• технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
• правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
• делопроизводство и его ведение;
• требования по сохранности служебной информации, защите персональных данных;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• порядок оказания первой доврачебной помощи;
• порядок действий при пожаре или иной чрезвычайной ситуации, эвакуации.

1.8. Делопроизводитель школы должен уметь:

• работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов общеобразовательного учреждения:
• пользоваться справочно-правовыми системами;
• пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами школы;
• применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
• организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
• использовать номенклатуру дел при изучении структуры общеобразовательного учреждения, составлении описей дел;
• организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел школы;
• правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
• систематизировать документы внутри дела;
• обеспечивать сохранность и защиту документов общеобразовательного учреждения;
• пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
• оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
• производить структурную систематизацию дел;
• осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
• составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.9. Сотрудник должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в соответствии с профстандартом, инструкцией по охране труда для делопроизводителя школы, знать и соблюдать установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в общеобразовательной организации.
1.10. Делопроизводитель должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в общеобразовательной организации.

2. Трудовые функции

К основным функциям делопроизводителя относятся:
2.1. Документационное обеспечение деятельности общеобразовательного учреждения:
2.1.1. Организация работы с документами.
2.1.2. Организация текущего хранения документов.
2.1.3. Организация обработки дел для последующего хранения.

3. Должностные обязанности

Делопроизводитель в школе осуществляет выполнение обязанностей:
3.1. В рамках трудовой функции организации работы с документами:

• прием и первичная обработка входящих документов;
• предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
• подготовка входящих документов для рассмотрения директором школы;
• регистрация входящих документов;
• организация доставки документов исполнителям;
• ведение базы данных документов общеобразовательного учреждения;
• ведение информационно-справочной работы;
• обработка и отправка исходящих документов;
• организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
• контроль исполнения документов в общеобразовательном учреждении.

3.2. В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов:

• разработка номенклатуры дел общеобразовательного учреждения;
• проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
• формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
• формирование дел;
• контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

3.3. В рамках трудовой функции организации обработки дел для последующего хранения:

• проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• составление внутренней описи дел для особо ценных документов школы;
• оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• передача дел в архив общеобразовательного учреждения.

3.4. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.
3.5. Вместе с администрацией школы подготавливает отчетные документы для вышестоящих организаций, готовит служебные письма, справки.
3.6. Ведет прием поступающей на имя директора школы корреспонденции (электронной почты), регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в общеобразовательном учреждении порядку, после ее рассмотрения директором передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.
3.7. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.
3.8. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
3.9. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.
3.10. Формирует личные дела учеников, обучающихся в школе.
3.11. Осуществляет учет обучающихся льготных категорий.
3.12. Ведет книги приказов, печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников школы с приказами под подпись в день их издания.
3.13. Согласно распоряжениям директора школы печатает и оформляет требуемую документацию для ведения учебно-воспитательной деятельности в школе, выполнения годового плана.
3.14. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
3.15. Занимается сбором необходимых материалов для подготовки совещаний работников школы, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.
3.16. Является секретарем административного совещания при директоре общеобразовательного учреждения.
3.17. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства общеобразовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства общеобразовательного учреждения.
3.18. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД).
3.19. При использовании электронного оборудования, в том числе клавиатуры и мыши, ежедневно дезинфицирует их в соответствии с рекомендациями производителя либо с использованием растворов или салфеток на спиртовой основе (не менее 70% спирта).
3.20. Делопроизводитель в школе строго соблюдает свою должностную инструкцию, разработанную по профстандарту, проходит периодические медицинские осмотры.
3.21. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.

4. Права

Делопроизводитель школы имеет полное право:
4.1. Принимать участие в управлении общеобразовательным учреждением в порядке, установленном Уставом.
4.2. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и пожарной безопасности.
4.3. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.
4.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.
4.5. На запрашивание от администрации школы, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.
4.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.
4.7. На моральное и материальное поощрение, на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников школы.
4.8. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.
4.9. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.
4.10. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.
4.11. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов. На получение социальных гарантий и льгот, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5. Ответственность

5.1. За невыполнение или нарушение данной должностной инструкции делопроизводителя в школе, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений директора школы и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение учебно-воспитательных отношений, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.
5.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, делопроизводитель может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству Российской Федерации. Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.
5.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете делопроизводителя.
5.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и обучающихся общеобразовательного учреждения.
5.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил делопроизводитель может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством Российской Федерации.
5.6. За любое виновное причинение общеобразовательному учреждению или участникам образовательных отношений ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель школы несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Делопроизводитель школы:
6.1. Делопроизводитель выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному директором общеобразовательного учреждения.
6.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом школы, с родителями детей (лицами их заменяющими).
6.3. Получает от директора общеобразовательного учреждения информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под подпись с необходимыми документами.
6.4. Вовремя сообщает директору школы и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.
6.5. Информирует директора (при отсутствии – иное должностное лицо) о факте возникновения групповых инфекционных и неинфекционных заболеваний в общеобразовательной организации, заместителя директора по административно-хозяйственной части – об аварийных ситуациях в работе систем электроосвещения, персонального компьютера и иной оргтехники, отопления и водопровода.
6.6. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом директора школы. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

7. Заключительные положения

7.1. Ознакомление делопроизводителя школы с настоящей должностной инструкцией, разработанной с учетом профстандарта, осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления делопроизводителя с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а).
«___»_____________202___г. _____________ /_______________________/

Рекомендуем ознакомиться с:
Должностными инструкциями школы по Профстандарту

Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях:

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Делопроизводителя школы (профстандарт)

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция делопроизводителя в школе составлена на основе Профстандарта: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. №276н); с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012 года «Об образовании в Российской Федерации» (в редакции от 1 сентября 2020 года); согласно Трудовому кодексу РФ и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.

1.2. Настоящая должностная инструкция устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в общеобразовательном учреждении должность делопроизводителя.

1.3. На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности директор школы в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором (контрактом) с работником.

1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у директора школы.

1.6. Делопроизводитель в школе при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

• Конституцией Российской Федерации;
• Порядком организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам;
• Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально-правовыми актами школы;
• административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
• Федеральным государственным образовательным стандартом общего среднего образования;
• СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно — эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы общеобразовательных организаций» с изменениями от 27 августа 2015 года;
• постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
• стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правилами орфографии и пунктуации;
• правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
• правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
• данной должностной инструкцией и трудовым договором (контрактом);
• Конвенцией о правах ребенка.

1.7. Делопроизводитель школы обязан знать следующее:

• Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело»;
• нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы и документы по ведению делопроизводства в школе;
• современные информационные технологии работы с документами;
• порядок работы с документами;
• схемы документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила организации и формы контроля исполнения документов в общеобразовательном учреждении;
• типовые сроки исполнения документов;
• принципы работы со сроковой картотекой;
• назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
• правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
• правила документационного обеспечения деятельности школы;
• виды документов, их назначение;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в образовательной организации;
• системы электронного документооборота;
• правила и сроки отправки исходящих документов;
• требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
• методические рекомендации по выполнению работы с документами в общеобразовательных учреждениях;
• порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
• структуру школы и состав сотрудников;
• виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
• порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
• правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
• правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
• критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
• порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
• правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
• правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
• правила передачи дел в архив школы;
• правила использования телефона, факса, ксерокса, принтера, сканера, компьютера;
• правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
• технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
• правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
• делопроизводство и его ведение;
• требования по сохранности служебной информации, защите персональных данных;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• порядок оказания первой доврачебной помощи;
• порядок действий при пожаре или иной чрезвычайной ситуации, эвакуации.

1.8. Делопроизводитель школы должен уметь:

• работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов школы:
• пользоваться справочно-правовыми системами;
• пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами школы;
• применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
• организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
• использовать номенклатуру дел при изучении структуры школы, составлении описей дел;
• организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел школы;
• правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
• систематизировать документы внутри дела;
• обеспечивать сохранность и защиту документов школы;
• пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
• оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
• производить структурную систематизацию дел;
• осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
• составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.9. Делопроизводитель школы должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в школе с учетом профессионального стандарта, с инструкцией по охране труда для делопроизводителя школы, с инструкцией о мерах пожарной безопасности в общеобразовательном учреждении.

1.10. Делопроизводитель школы должен соблюдать Конвенцию ООН о правах ребенка, быть обучен и иметь навыки оказания первой доврачебной помощи пострадавшим.

2. Трудовые функции

К основным функциям делопроизводителя относятся:

2.1. Документационное обеспечение деятельности школы:

• Организация работы с документами.
• Организация текущего хранения документов.
• Организация обработки дел для последующего хранения.

3. Должностные обязанности

Делопроизводитель в школе выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. В рамках трудовой функции организации работы с документами:

• прием и первичная обработка входящих документов;
• предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
• подготовка входящих документов для рассмотрения директором школы;
• регистрация входящих документов;
• организация доставки документов исполнителям;
• ведение базы данных документов школы;
• ведение информационно-справочной работы;
• обработка и отправка исходящих документов;
• организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
• контроль исполнения документов в общеобразовательном учреждении.

3.2. В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов:

• разработка номенклатуры дел школы;
• проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
• формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
• формирование дел;
• контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

3.3. В рамках трудовой функции организации обработки дел для последующего хранения:

• проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• составление внутренней описи дел для особо ценных документов школы;
• оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
• передача дел в архив школы.

3.4. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.

3.5. Вместе с администрацией школы подготавливает отчетные документы для вышестоящих организаций, готовит служебные письма, справки.

3.6. Ведет прием поступающей на имя директора школы корреспонденции (электронной почты), регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в общеобразовательном учреждении порядку, после ее рассмотрения директором передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.

3.7. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.

3.8. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

3.9. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.

3.10. Формирует личные дела учеников, обучающихся в школе.

3.11. Осуществляет учет обучающихся льготных категорий.

3.12. Ведет книги приказов, печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит работников школы с приказами под подпись в день их издания.

3.13. Согласно распоряжениям директора школы печатает и оформляет требуемую документацию для ведения учебно-воспитательной деятельности в школе, выполнения годового плана.

3.14. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

3.15. Занимается сбором необходимых материалов для подготовки совещаний работников школы, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.

3.16. Является секретарем административного совещания при директоре школы.

3.17. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства школы, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства школы.

3.18. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД).

3.19. Делопроизводитель в школе строго соблюдает настоящую должностную инструкцию, разработанную по профстандарту, проходит периодические медицинские осмотры.

3.20. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.

4. Права

Делопроизводитель школы имеет право:

4.1. Принимать участие в управлении общеобразовательным учреждением в порядке, установленном Уставом.

4.2. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и пожарной безопасности.

4.3. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.

4.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.

4.5. На запрашивание от администрации школы, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.

4.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.

4.7. На моральное и материальное поощрение, на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников школы.

4.8. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.

4.9. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.

4.10. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.

4.11. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов. На получение социальных гарантий и льгот, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5. Ответственность

5.1. В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке делопроизводитель школы несет ответственность за:

5.1.1. Невыполнение или нарушение данной должностной инструкции, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений директора школы и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение учебно-воспитательных отношений, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.

5.1.2. Применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, делопроизводитель может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.

5.1.3. Нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил делопроизводитель может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством Российской Федерации.

5.1.4. Любое виновное причинение общеобразовательному учреждению или участникам образовательных отношений ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель школы несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

5.2. Делопроизводитель школы несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете делопроизводителя.

5.3. Делопроизводитель школы привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и обучающихся школы.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Делопроизводитель школы выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному директором школы.

6.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом школы, с родителями детей (лицами их заменяющими).

6.3. Получает от директора школы информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.

6.4. Вовремя сообщает директору школы и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.

6.5. Во время отсутствия делопроизводителя школы, его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом директора школы. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

7. Заключительные положения

7.1. Ознакомление делопроизводителя школы с настоящей должностной инструкцией, разработанной с учетом профстандарта, осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, второй – у сотрудника.

7.3. Факт ознакомления делопроизводителя с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

Должность делопроизводителя обычно утверждается в любой средней или крупной компании. Главная функция этого специалиста – это организация и выполнение работ по документационному обеспечению организации. Должностная инструкция делопроизводителя в 2023 году должна отражать должностные обязанности и права работника, требования для занятия должности и применяемые меры ответственности за ненадлежащее исполнения возложенных задач.

Что учитывать при составлении инструкции?

При подготовке должностной инструкции делопроизводителя нужно учитывать несколько моментов.

Во-первых, в РФ утвержден Общеотраслевой квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, включающий подраздел «Делопроизводитель», где расписаны должностные обязанности, требования относительно квалификации и необходимых умений, знаний подобных сотрудников.

Во-вторых, 15.07.2020 года Минтруд своим приказом утвердил Профстандарт №333н, который регламентирует организационно-правовой статус специалистов по организационному и документационному обеспечению управления в организации, в том числе и делопроизводителей.

В-третьих, в вышеуказанных нормативных актах перечислены только общие требования к навыкам делопроизводителя. Однако каждая компания может дополнить или расширить перечень основных прав и обязанностей специалиста, отразив это в должностной инструкции. При этом необходимо учитывать отраслевую специфику организации, ее размер, количество штатных единиц делопроизводителей и другие моменты.

Структура должностной инструкции

Любая должностная инструкция включает в себя 4 базовых раздела:

1. Раздел 1 – Общие положения.
2. Раздел 2 – Должностные обязанности.
3. Раздел 3 – Права.
4. Раздел 4 – Ответственность.

Иногда включают дополнительные разделы, например, об условиях труда, взаимосвязях с другими структурными подразделениями компании или о порядке пересмотра должностной инструкции.

Разделы состоят из пунктов. Инструкция составляется в единственном экземпляре в форме:

• отдельного документа;
• приложения к трудовому договору.

Содержание должностной инструкции

Начать следует с названия документа – «Должностная инструкция делопроизводителя». Если фирма небольшая, организация делопроизводства может быть возложена на секретаря, помощника руководителя или ассистента. В таком случае и название документа будет соответствующее, например, «Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя».

Далее рассмотрим содержание инструкции в разрезе каждого из основных блоков.

Общие положения

Отметьте, что настоящая должностная инструкция регулирует должностные обязанности, права делопроизводителя, а также устанавливает квалификационные требования для занятия должности и меры ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на работника функций.

Пропишите, к какой категории относится делопроизводитель, например, к категории специалистов или технических исполнителей. Далее зафиксируйте, что данный сотрудник принимается на работу и увольняется с компании приказом генерального директора либо приказом гендиректора по согласованию с руководителем службы делопроизводства.

Также необходимо определить:

• кому непосредственно подчиняется работник, например, руководителю службы делопроизводства или заведующему канцелярии, заместителю генерального директора либо генеральному директору;
• кто замещает работника в период его временного отсутствия на работе.

Отдельным пунктом выделите требования к образованию, обучению, практическому стажу. Согласно профстандарту к работникам, обобщенной трудовой функцией которая является документационным обеспечением деятельности организации, предъявляются следующие требования:

1. образование и обучение – среднее профильное профессиональное образование либо среднее не профильное профессиональное образование и дополнительное профобразование по дополнительным профессиональным программам;
2. опыт практической работы – не требуется.
3. особые условия допуска к работе – не предусмотрены.

Далее следует перечислить, какими знаниями и умениями должен владеть делопроизводитель. Вот примерный список того, что должен знать такой работник:

• нормативно-правовую базу, регулирующую механизм документационного обеспечения управления;

• структуру компании, руководство структурных подразделений;

• правила работы с документацией, модернизированные информационные технологии работы с документами;

• системы скоростного письма;

• алгоритм работы с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними актами;

• типовые сроки исполнения документов;

• механизм подготовки аналитических справок по организации работы с документацией;

• порядок создания и ведения баз данных документов;

• системы электронного документооборота;

• нормы архивирования документов;

• правила охраны труда;

• другое.

Наконец, перечислите, какими нормативными и внутренними актами руководствуется делопроизводитель в своей деятельности. Например:

• нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
• уставом компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• приказами и распоряжениями директора компании и непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

Должностные обязанности

В этом разделе необходимо четко прописать все обязанности делопроизводителя. Если в штате есть несколько специалистов, занимающихся делопроизводством, трудовые функции каждого из них можно разграничить, поручив таким образом каждому работнику определенный участок работы.

Вот примерный список того, чем занимается делопроизводитель:

• подготавливает номенклатуры дел;

• контролирует правильность оформления документов;

• формирует дела, формулирует их заголовки;

• организовывает учет, хранение и передачу в соответствующие подразделения документацию;

• контролирует передачу дел в архив;

• систематизирует документы внутри дела;

• обеспечивает сохранность и защиту документов в компании;

• принимает и регистрирует корреспонденцию;

• отправляет исполнительную документацию по адресатам;

• другое.

Права

Для эффективного исполнения трудовых функций делопроизводитель наделяется рядом профессиональных прав. Объем этих полномочий необходимо четко соотнести с объемом поставленных перед специалистом повседневных задач. Вот примерный перечень трудовых прав делопроизводителя:

• изучать и анализировать проекты решений администрации, что касаются его работы;

• запрашивать у руководства необходимые для выполнения трудовых обязанностей документы и информацию;

• вносить на рассмотрение администрации различные предложения, замечания относительно совершенствования документационного обеспечения организации;

• принимать решения самостоятельно в пределах своей компетенции;

• право на нормальные условия труда;

• другое.

Ответственность

В этом разделе необходимо прописать общие принципы ответственности делопроизводителя как штатного специалиста. В зависимости от характера и тяжести нарушения к нарушителю может быть применено дисциплинарное взыскание, а также административные и уголовные санкции. Материальный ущерб также подлежит возмещению.

Делопроизводитель отвечает за неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, в том числе за нарушение правил хранения документов, за их утрату или порчу, за раскрытие конфиденциальных данных, за игнорирование правил внутреннего трудового распорядка.

Процедура разработки и утверждения должностной инструкции

Составление регламента включает несколько этапов.

На начальной стадии принимается решение о необходимости подготовки должностной инструкции. Определяется лицо, ответственное за составление проекта документа. Как правило, подобная задача поручается юристу, кадровику либо другому компетентному специалисту.

Далее проект согласовывается с начальником службы делопроизводства, а затем подается на утверждение генеральному директору.

Наконец, с готовой инструкцией должен ознакомится сам работник. Ознакомление обязательно подтверждается подписью ознакомляемого.

На что еще обратить внимание при подготовке документа?

Приказ Минтруда №333н значительно упрощает процедуру разработки должностной инструкции делопроизводителя. Ведь со стандарта можно списать квалификационные требования, необходимые умения и знания, должностные обязанности. Однако для коммерческих предприятий положения профстандарта являются рекомендуемыми. Другая ситуация складывается с бюджетными учреждениями. Если речь идет о делопроизводителе в школе, в ДОУ или в больнице, то применение профессионального стандарта обязательно.

Если в штате несколько делопроизводителей, то при подготовке должностных инструкций на каждого такого работника разделы 1, 3, 4 («Общие положения», «Права», «Ответственность») можно продублировать. А вот раздел 2 «Должностные обязанности» необходимо расписать для каждого отдельно, учитывая специфику именно этой конкретной должности.

Кроме профстандарта, следует ориентироваться и на профильное законодательство. Например, если речь идет о подготовке инструкции делопроизводителя в детском саду или лицее, необходимо учесть соответствующее нормы ФЗ №273 «Об образовании».

Образец документа

Источник: «Юридическая азбука»

Насколько полезной оказалась эта статья?

Оцените статью!

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 18

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный

Подписывайтесь на наш юридический канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Автор статьи

Юридическое образование по гражданскому, трудовому, семейному праву позволяет освещать автору ежедневные, наболевшие вопросы людей: «Что делать…», «Можно ли…», «Что будет…», «Как сделать…». Ответы на эти и другие вопросы помогают читателям разобраться в ситуациях с юридической точки зрения, решить проблемы и остаться удовлетворенными от полученных знаний и рекомендаций. Окончила государственное высшее учебное заведение «Прикарпатьский национальный университет имени Василия Стефаника», специальность «Правоведение».