Уведомление смене руководства

0

В обязанности организации входит информирование налоговиков и банка, обслуживающего организацию, о смене директора . А вот информировать контрагентов о том, что у компании сменился руководитель, не обязательно. Но в целях соблюдения правил делового этикета имеет смысл послать информационное письмо о смене директора и своим бизнес-партнерам (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ, п. 7.11 Инструкция Банка России от 30.05.2014 N 153-И).

Как уведомить о смене директора налоговиков

О том, как уведомить ИФНС о смене руководителя, читайте в отдельном материале.

Как составить письмо о смене директора для контрагентов

Такое письмо составляется в произвольной форме на фирменном бланке компании. В письме о смене гендиректора укажите ФИО нового руководителя компании и дату начала его полномочий.

К письму можно приложить:

• либо копию решения участников общества о смене директора;
• либо копию приказа о назначении нового директора;
• либо выписку из ЕГРЮЛ, в которой уже содержатся сведения о новом руководителе.

Направить письмо о смене директора можно по почте с описью вложения и уведомлением о вручении или по электронной почте. А можно вручить лично под роспись директору компании-контрагента или иному ответственному лицу.

Такое письмо лучше направлять контрагенту в разумные сроки. Например, в течение недели с момента назначения нового директора.

Письмо о смене директора контрагенту: образец

Ниже вы можете ознакомиться с образцом письма контрагенту о смене директора.

Когда организация обязана направить контрагенту письмо о смене генерального директора

Как мы уже сказали выше, уведомление контрагента о смене директора – право, а не обязанность организации. Однако иногда одним из пунктов договора между компаниями значится обязанность сообщать о любых изменениях в регистрационных данных ООО, в том числе о смене директора. И, обычно, в подобных случаях в договоре отражаются сроки, в течение которых необходимо сообщить контрагенту о произошедших изменениях.

Руководитель является одной из ключевых фигур в управлении компанией. Он представляет собой исполнительный орган и обладает широким кругом полномочий, более того, может выступать от имени юридического лица без доверенности. Поэтому процедура смены руководителя (генерального директора/президента/председателя/директора) в компании несколько усложнена по сравнению с заменой обычного работника.

Хотели бы отметить, что в настоящей статье мы рассматриваем процедуры оформления смены руководителя компании (лица, действующего без доверенности). Если необходимо сменить руководителя филиала, то достаточно отозвать ранее выданную доверенность и выдать доверенность новому директору (также необходимо помнить, что директор филиала является работником компании, на которого распространяются общие правила приема и увольнения).

Содержание:

• Пошаговая инструкция “Как сменить руководителя компании?”
• Как поменять руководителя компании без его согласия?
• Что делать бывшему руководителю ООО, если учредитель не направляет уведомление в налоговую о смене руководителя? Можно ли уведомить налоговую о смене руководителя самостоятельно?

Пошаговая инструкция “Как сменить руководителя компании?”

Для того, чтобы внести изменения в ЕГРЮЛ при смене руководителя компании, рекомендуем придерживаться данного алгоритма.

Шаг 1. Выберите кандидатуру нового руководителя и проверьте кандидата на должность руководителя в реестре дисквалифицированных лиц

Дисквалифицированное лицо не может занимать руководящие должности в организациях. Поэтому если новый руководитель включен в этот реестр, из налоговой придет отказ во внесении изменений в связи со сменой руководителя.

Шаг 2. Примите решение о смене руководителя

Решение о назначении нового руководителя компании принимается уполномоченным органом компании (определяется уставом). Как правило, решение о смене руководителя принимается общим собранием участников (учредителей/членов) организации. 

Кроме того, в повестку на практике включают вопрос о выборе лица, которое будет подписывать трудовой договор с новым руководителем компании, а также вопрос о выборе председателя и секретаря собрания, подписывающих протокол.

Если протокол общего собрания подлежит нотариальному удостоверению, то протокол подписывается участниками собрания при нотариусе, нотариус удостоверяет подписи. Аналогично проходит удостоверение подписей держателем реестра.

Шаг 3. Подготовьте заявление о регистрации изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой руководителя по форме Р13014

Приказом ФНС России от 31.08.2020 г. № ЕД-7-14/617@ ФНС утвердила новые формы заявлений для регистрации компаний, внесения изменений в ЕГРЮЛ, учредительные документы и иных регистрационных действий. Данные формы действуют с 25.11.2020 года. С этого момента утратили свою силу формы заявлений Р13001, Р13002, Р14001 и Р14002. Для внесения изменений в ЕГРЮЛ и учредительные документы используется единая форма заявления Р13014.

В заявлении по форме Р13014 заполните титульный лист, листы И (сведения о лице, действующем без доверенности от имени юридического лица) и Н (сведения о заявителе). Если вы меняете только руководителя, то другие листы заполнять не нужно. Заполнение заявления по форме Р13014 должно проходить в строгом соответствии со сведениями в документах (в частности, паспорте), в противном случае может быть отказ в регистрации смены руководителя.

Если вам необходимо внести одновременно несколько изменений в ЕГРЮЛ, то вы можете в одном заявлении указать несколько изменений. Однако некоторые изменения требуют внесения изменений в устав, в таком случае будут отдельные комплекты документов на регистрацию (например, смена руководителя на предприятии и наименования компании одновременно). Пошаговые инструкции по различным изменениям в ЕГРЮЛ и устав, а также по разным комбинациям одновременной регистрации изменений в устав (например, о регистрации выхода и увольнения с должности учредителя, одновременно являющегося генеральным директором компании, об одновременной регистрации смены руководителя и учредителя), ЕГРЮЛ вы можете найти информацию в разделе “Внесение изменений в ЕГРЮЛ и устав”.

Шаг 4. Заверьте у нотариуса подпись заявителя на подготовленном заявлении о регистрации изменений в ЕГРЮЛ

Согласно ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ при госрегистрации юридического лица заявителями могут являться, в том числе руководитель постоянно действующего исполнительного органа регистрируемого юридического лица или иное лицо, имеющие право без доверенности действовать от имени этого юридического лица, а также иное лицо, действующее на основании полномочия, предусмотренного федеральным законом, или актом специально уполномоченного на то государственного органа, или актом органа местного самоуправления. 

В ходе процедуры регистрации смены руководителя часто возникает вопрос при определении заявителя, уполномоченного подписывать заявление о регистрации смены руководителя и подавать документы на регистрацию. Кто является заявителем при смене руководителя? Должен ли подавать заявление новый директор или этим занимается его предшественник? Ответ на этот вопрос содержится в письме ФНС от 16 марта 2016 г. № ГД-4-14/4301, где указано, что заявление о внесении изменений подается новым руководителем организации.

Для удостоверения подписи на заявлениях нотариусу необходимо предоставить учредительные документы, свидетельства о регистрации компании, решение уполномоченного органа о назначении нового руководителя и актуальный список участников (учредителей/членов/акционеров) организации. Кроме того, необходимо при подписании заявлений у нотариуса предъявить паспорт (подлинник) заявителя и оплатить нотариальный тариф (около 3000 рублей за заявление).

Шаг 5. Подайте заявление по форме P13014 в регистрирующий орган в течение 7 рабочих дней с даты принятия решения о смене руководителя

Подавая заявление о регистрации изменений в ЕГРЮЛ, вы уведомляете налоговый орган о смене генерального руководителя. При подаче заявления о регистрации смены руководителя к заявлению можно приложить решение уполномоченного органа об избрании руководителя, но это необязательно, закон этого не требует. Обратите внимание, что для того чтобы сменить руководителя в компании заявление о регистрации изменений нужно подать в регистрирующий орган, а не в свою налоговую по месту учета, если они отличаются (например, в Москве регистрирующий орган для коммерческих организаций, потребительских кооперативов, ТСН — МИФНС № 46, для большинства НКО — Главное управление Минюста РФ по г. Москве).

Срок уведомления налоговой о смене руководителя компании — 3 рабочих дня с дня принятия решения о смене. При неуведомлении налоговой или нарушении срока уведомления налоговой о смене руководителя законом предусмотрена административная ответственность в виде штрафа  в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

При подаче документов заявителю или его представителю выдается (направляется по почте, электронной почте) расписка с указанием в том числе даты получения документов по итогам регистрации. 

Шаг 6. Получите выписку о внесении изменений в ЕГРЮЛ

Срок регистрации смены руководителя в ЕГРЮЛ в налоговом органе — 5 рабочих дней, в Минюсте — 30 дней. Однако если проводить процедуру переоформления руководителя в ООО или АО с учетом формальных требований при созыве собрания (при разногласиях между учредителями), то общий срок смены руководителя может занять более 35 дней  для ООО (более 55 дней для АО).

Данной выпиской подтверждается завершение процедуры регистрации смены руководителя юридического лица.

Шаг 7. Предоставьте информацию о смене руководителя в банк и уведомите иных контрагентов

После регистрации необходимо уведомить банк о смене руководителя. В соответствии с п. 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 г. № 153-И при уведомлении банка необходимо представить документы, подтверждающие полномочия нового руководителя (протокол о назначении, выписку из ЕГРЮЛ, удостоверяющую внесение изменений) и документ, удостоверяющий личность нового руководителя. Перечень документов, подтверждающих полномочия руководителя, законодательством не регламентирован. Как правило, это протокол или решение о смене руководителя, выписка из ЕГРЮЛ, паспорт руководителя. Если организация использует интернет-банкинг, необходимо также заменить электронный ключ.

Также при смене руководителя (особенно при конфликтной смене руководителя) рекомендуем уведомить ключевых контрагентов.

Шаг 8. Подпишите трудовой договор с новым руководителем (если требуется)

Как поменять руководителя компании без его согласия?

На практике, к сожалению, часто встречаются конфликтные ситуации между директором и учредителем. В связи с этим учредители часто задаются вопросом: Что нужно для оформления смены руководителя без его согласия? Для начала необходимо отметить, что законодатель не устанавливает требование получения согласия у руководителя на внесение изменений. Решение о назначении или смене руководителя принимают исключительно учредители (или совет директоров, если полномочия на него возложены уставом). Поэтому процедура смены руководителя без его согласия и регистрации изменений ничем не отличается от описанной процедуры. Однако нужно учитывать, что генеральный директор является важной фигурой во многих компаниях, на него завязано очень много бизнес-процессов, он вправе подписывать документы без доверенности и обладает другими широкими полномочиями, поэтому при увольнении недовольный руководитель может “вставлять палки в колеса” организации, поэтому важно принять меры по финансовой и репутационной безопасности компании еще до уведомления руководителя об увольнении (забрать важные документы, ключи, сменить коды, пароли и т.д.).

Что делать бывшему руководителю ООО, если учредитель не направляет уведомление в налоговую о смене руководителя? Можно ли уведомить налоговую о смене руководителя самостоятельно?

Кроме того, на практике встречается и обратная ситуация, когда руководитель увольняется, однако учредитель не вносит изменения в ЕГРЮЛ. И руководителя, опасаясь субсидиарной ответственности по долгам ООО, часто спрашивают: Как оформить смену руководителя без согласия учредителей? В данном случае нужно учитывать, что как было сказано ранее, назначение и снятие полномочий с руководителя — это исключительно воля учредителей (совета директоров), поэтому без их согласия внесение записи в ЕГРЮЛ о смене руководителя невозможно. Что же делать в этом случае руководителю? 

Судебная практика по разрешению споров между бывшим руководителем и обществом различна, нет единой позиции судей относительно возможности исключения сведений о себе самим руководителем через суд, поэтому перед обращением с иском в суд необходимо изучить практику вашего региона. Если общее собрание участников ООО не состоялось или участники собрались, но не избрали нового руководителя, то действующему руководителю это не помешает уволиться, ему необходимо только написать заявление об увольнении за месяц. 

Далее во избежание негативных последствий директор может инициировать внесение в ЕГРЮЛ записи о недостоверности сведений о руководителе (такая возможность появилась у бывших директоров с 2016 года). А это чревато для компании неприятными последствиями. В этом случае налоговики внесут в госреестр запись о недостоверности сведений о руководителе компании. Если в ЕГРЮЛ появится запись «о недостоверности», у компании наверняка начнутся проблемы. Ведь она перестанет быть добросовестным налогоплательщиком с точки зрения налоговиков, а значит, другие компании станут избегать сотрудничества с ней. Кроме того, налоговики могут исключить компанию из ЕГРЮЛ при непредоставлении достоверных сведений в течение 6 месяцев. 

В любом случае директору следует поторопиться и подать в регистрирующий орган заявление по форме № Р34001, ведь если налоговики внесут в ЕГРЮЛ запись о недостоверности сведений о директоре компании по результатам собственной проверки, для руководителя это будет означать вето на регистрацию в качестве руководителя других юрлиц сроком на 3 года. 

Также нужно сохранять все бумаги, направлявшиеся участникам (уведомление о созыве общего собрания участников, заявление об увольнении, почтовые квитанции, подтверждающие отправку, описи вложений и т.д.). Например, для того чтобы не пришлось в качестве руководителя компании платить административные штрафы за непредставление сведений в налоговый орган. 

Кроме того, существуют и иные меры воздействия на компанию. Если реально работающая компания по какой-то причине не внесла своевременно изменения в реестр, то это может ввести в заблуждение контрагентов. Заключая сделки с компанией, они будут полагаться на данные ЕГРЮЛ. И они вовсе не обязаны знать о том, что бывший директор уже не вправе без доверенности заключать договоры от имени организации. 

По общему правилу компания в таком случае не может ссылаться на недостоверность данных госреестра как на основание для признания сделки недействительной. То есть если бывший директор, сведения о котором остались в ЕГРЮЛ, заключит невыгодную сделку, компания не вправе отказываться от ее исполнения либо должна возместить контрагенту связанные с таким отказом убытки. И такое случается. Например, известен случай, когда бывший руководитель подписал дополнительное соглашение к договору купли-продажи, обязавшись вернуть покупателю деньги и выплатить неустойку за невыполнение договорных обязательств. Прежний руководитель может подписать акты выполненных работ, акты сверки с контрагентом, которые в дальнейшем будут положены в основу исковых требований. 

Нет времени заниматься самостоятельно регистрацией изменений в ЕГРЮЛ или устав? Обратитесь к юристам компании “Двитекс”, мы быстро оформим все необходимые документы для регистрации изменений в МИФНС № 46 и налоговых органах в Московской области. Услуги наших юристов оплачиваются только после успешной регистрации, это гарантия качества и сроков оказания услуг. Со стоимостью юридических услуг по регистрации, внесению изменений в сведения об организации в Москве и Московской области вы можете ознакомиться здесь. Кроме того, мы предоставляем услуги по подготовке комплекта документов для регистрации (без подачи в регистрирующий орган), данная услуга доступна клиентам из любого региона России, доступна к заказу онлайн.

Уведомление о смене директора — образец его вы можете скачать на нашем сайте — может составляться в разных форматах. Изучим специфику заполнения данного документа подробнее, а также разберемся когда и кому он может понадобиться.

Кого нужно уведомлять о смене генерального директора

Уведомление о смене директора в установленном порядке направляется новым директором или учредителями фирмы (конкретный отправитель устанавливается законом или договором):

1. В ФНС РФ.

2. С учетом условий действующих договоров:

• контрагентам (наряду с допсоглашением об изменении этих договоров);
• банкам-кредиторам, а также банку, в котором открыт расчетный счет (уведомление в таких случаях дополняется свежей выпиской из ЕГРЮЛ, карточкой с образцом подписи нового директора).

3. Добровольно:

• контрагентам, с которыми соглашений об обязательном уведомлении при смене директора не подписано;
• сотрудникам.

Рассмотрим каждый из случаев подробнее.

Какие отправлять документы в налоговую при смене директора ООО

Обязательное уведомление в ФНС при смене главы фирмы составляется по форме Р13014 (ранее — Р14001).

РАЗЪЯСНЕНИЯ от экспертов «КонсультантПлюс»:
В случае смены директора (помимо титульного листа и листа Р) нужно заполнить лист, относящийся к единоличному исполнительному органу (ЕИО). Последний заполняется и в отношении прежнего директора, и в отношении нового. Какой конкретно лист надо заполнить ЕИО, зависит от того, кто осуществлял и кто будет осуществлять функции директора. Читайте порядок заполнения формы в К+.

Документ Р13014 нужно сдать в ФНС в течение 3 дней после:

• подписания учредителем (собранием собственников) решения или протокола о назначении нового директора;
• наступления срока начала полномочий нового директора в соответствии с решением или протоколом.

Заполняет и предоставляет форму Р13014 новый руководитель, который утвержден учредителями либо собранием собственников. Данная форма обязательно заверяется нотариально.

Допсоглашение при смене директора: нюансы

В договорах между хозсубъектами может присутствовать условие, по которому каждая из сторон договора при смене руководства заключает с контрагентом дополнительное соглашение к действующему контракту.

В данное соглашение включается формулировка о том, что стороны договорились изменить преамбулу договора (именно в ней обычно указываются сведения о руководителях фирм, заключающих договор). Приводится точная выписка формулировки из прежней преамбулы, а затем — указывается новая, которую стороны договариваются считать правильной.

Скачать образец дополнительного соглашения при смене руководителя фирмы, заключившей подобный договор, вы можете здесь:

Скачать образец дополнительного соглашения

Письмо контрагенту о смене директора: нюансы

В договорах между хозсубъектами может также прописываться условие, по которому каждая из сторон при смене директора информирует другую. При этом в контракте может присутствовать и желаемая форма уведомления. Кроме того, могут оговариваться способы уведомления контрагента — по почте, факсу, электронным каналам коммуникации.

Загрузить образец такого письма вы также можете по ссылке ниже:

Скачать образец уведомления

Если подобных условий в договорах нет, вы можете уведомить контрагента о смене руководства по своей инициативе. В этом случае правомерно задействовать любую удобную форму документа, а также формат его предоставления партнеру.

Итоги

Организация, у которой сменился директор, должна обязательно проинформировать об этом ФНС — по форме Р13014. Также может потребоваться направить уведомления о смене директора (и иные сопутствующие документы) в банки и контрагентам.

Узнать больше об особенностях процедуры смены директора организации вы можете в статьях:

• «Кто заявляет о смене директора: новый и старый руководитель?»;
• «Акт приема-передачи документов при смене директора».

Вам может быть интересно: