Уважаемые коллеги руководство - Большая энциклопедия инструкций и руководств

Часто, начиная письмо с обращения «Уважаемый …», вспоминаю о том, как один из высоких руководителей при подготовке писем президенту, председателю правительства или президенту РАН требовал обращения «Глубокоуважаемый…». Почему-то это требование вызывало у нас много шуток. Вспоминали «человека рассеянного» с улицы Бассейной Самуила Маршака и его знаменитое обращение «Глубокоуважаемый вагоноуважатый! Вагоноуважаемый глубокоуважатый!» Язвительно интересовались, насколько глубоко товарищ уважаем.

А зря хихикали, между прочим. Обращения, начинающиеся со слов «глубокоуважаемый» и «многоуважаемый», употребляют при официальном обращении к особо важным персонам и должностным лицам, занимающим высокое положение. Так принято обращаться не только к первым лицам государства, членам правительства и парламента, но и к известным деятелям науки, общественным деятелям. Обратившись в письме к почтенному академику просто «уважаемый», вы ненароком можете обидеть адресата.

Не каждый день мы пишем президенту или членам правительства, но вот письма с какой-либо жалобой или просьбой высокому начальству иногда приходится писать. Не знаю, насколько глубоко вы уважаете своего мэра или губернатора, но уж если придется писать ему письмо с какой-либо просьбой, искренне советую использовать обращение «глубокоуважаемый». Слово это означает «весьма уважаемый» (толковый словарь Ожегова) или «достойный глубокого уважения» (Современный толковый словарь русского языка Ефремовой). Думаю, любой представитель власти прочитает подобное обращение с удовольствием. Всего лишь одно слово в начале письма, но порой оно может перевесить чашу весов в вашу пользу. Как говорится, «ласковый теленок двух маток сосет».

Недавно на одном из форумов столкнулась с вопросом, какой знак препинания ставить после обращения в начале письма: восклицательный знак или запятую. Я по привычке ставлю восклицательный знак – так меня учили, но встречалась и с требованием некоторых начальников ставить после обращения запятую. Видимо те люди, которые часто ведут переписку на английском языке, автоматически переносят многие правила английской грамматики и на переписку на русском языке. Иногда вводит в заблуждение и деловая литература, в которой приводятся такого рода примеры обращения:

Уважаемые господа,
Мы внимательно рассмотрели Ваше письмо, в котором….

(DearSirs! Деловая переписка по-английски. – M. Издательское объединение «Культура», 1993. – 328 с.)

Как же правильно?

Справочная служба русского языка на портале Грамота.ру допускает оба варианта. При этом обращается внимание на то, что после восклицательного знака следует предложение с прописной буквы, а после запятой – со строчной.

Обращение в российском деловом письме, как правило, располагается по центру и отделяется от основного текста одним пробелом. Первое предложение письма начинается с абзаца. Ну и как вы после пробела да еще с абзаца начнете писать предложение со строчной буквы? А вот в личном письме текст часто начинают писать на той же строчке, что и обращение. В этом случае после обращения можно и запятую поставить, а текст письма продолжать писать со строчной буквы.

Почему же все-таки восклицательный знак? Приведу несколько вариантов ответа:

«Восклицательный знак (!) – знак препинания, который ставится в конце предложения для выражения изумления, призыва, сильного чувства, волнения и тому подобного».

«Названия большинства знаков препинания в русском языке являются исконно русскими, да и сам термин знаки препинания восходит к глаголу препинать – «остановить», «задержать в движении». Если пишущий ставит в конце предложения восклицательный знак, он показывает, насколько сильно его волнует содержание собственного высказывания».

На вопрос коллежского секретаря Ефима Фомича Перекладина, героя рассказа Чехова «Восклицательный знак (Святочный рассказ)», «когда в бумагах ставится восклицательный знак», жена его Марфуша, которая часто хвасталась тем, что «недаром в пансионе семь лет училась» и наизусть всю грамматику знает, уверенно ответила: «Этот знак ставится при обращениях, восклицаниях и при выражениях восторга, негодования, радости, гнева и прочих чувств».

Мой ответ – поставив после обращения восклицательный знак, мы стремимся привлечь внимание адресата и призвать его не только прочитать письмо, но выполнить нашу просьбу, «достучаться», а иногда и «докричаться». Уважаемый Иван Иванович!

А что же между словом «уважаемый» и восклицательным знаком? В деловой переписке на русском языке принято обращаться к адресату по имени-отчеству. В крайнем случае, можно обратиться по фамилии: «Уважаемый господин Петров!». На мой взгляд, обращение по фамилии скорее уместно в письме-претензии, чем в письме-просьбе. По имени-отчеству к нам обычно обращаются знакомые, такое обращение вызывает расположение адресата, знакомым труднее отказать.

При обращении сразу к нескольким адресатам в настоящее время используют обращение «Уважаемые господа!», а при обращении в служебных записках в рамках одной организации – уместно использовать обращение «Уважаемые коллеги!»

В дипломатической переписке – свои правила. Там принято обращаться по титулу: «Уважаемый господин посол!», «Уважаемый господин министр»», или «Ваше превосходительство!». Но это отдельная тема

Фото: Freeimages.com

Источник

Введение

Цель данной статьи заключается в быстром доступе к информации. Данные, из приведенных ниже примеров взяты из открытого доступа в сети интернет.

Оставлять отзывы – это отличная привычка, которая информирует пользователей, развивает потребительскую культуру. Новый отзыв — сигнал для любого бренда, а для покупателя подсказка при выборе той или иной услуги.

Я привел примеры положительных отзывов о разных сервисах на все случаи жизни. Порой, когда вы хотите оставить положительный отзыв об организации или оказанной услуге, теряются мысли и сложно подобрать слова. Пользуясь шаблонами и моими примерами, вы сможете сформулировать хороший и информативный отзыв.

Слова благодарности при увольнении

Спасибо всем за прекрасную работу. Для меня было честью работать с такой преданной и успешной командой.

Слова благодарности при увольнении, пример 32

Я ценю время, которое вы потратили, обучая меня и помогая мне развивать свои навыки.

Слова благодарности при увольнении, пример 31

Я благодарен судьбе за то, что поработал с такой замечательной группой людей.

Слова благодарности при увольнении, пример 30

Дорогие коллеги, сегодня я хочу от души поблагодарить вас за годы совместной работы, за дружбу и приятное общение, за понимание и поддержку, за яркие моменты и гениальные идеи, за единодушие и коллективную силу. Я всем хочу пожелать всего самого доброго и хорошего, но, главное — здоровья, уверенности, сил, упорства, больших возможностей, удачи, любви и достатка. Спасибо вам, друзья.

Слова благодарности при увольнении, пример 29

Я выражаю всем глубокую благодарность и уношу с собой самые приятные воспоминания. Желаю вашему коллективу дальнейшего процветания и благополучия каждому из вас!

Слова благодарности при увольнении, пример 28

Хочу поблагодарить вас за то, что дали мне понять торговля — это не мое. Я ценю тот опыт, которым вы поделились со мной, он пригодится мне в будущем. Я благодарна руководству фирмы «Нова» за то, что поддерживало мои четные попытки стать лучшим продавцом года, хоть цель была так близка. Многие из вас стали моими друзьями. Я рада, что жизнь свела нас вместе под одной крышей.

Слова благодарности при увольнении, пример 27

Коллеги, мы провели немало времени вместе, и наши отношения стали почти родственными. И хотя менять работу — это так естественно, отчего-то в душе появилось горькое чувство утраты. Конечно, мы будем продолжать общаться, но все будет по-другому. Спасибо вам за уютную и веселую атмосферу, которая скрашивала будни, помогала справиться с проблемами и хандрой, вдохновляла работать и расти!

Слова благодарности при увольнении, пример 26

Дорогие коллеги, пришло время расставаться. Мне радостно и грустно. Впереди новая работа, впечатления и опыт. Здесь я оставляю частичку своей души. Спасибо вам за все: за то, что были рядом в сложные минуты, помогали, поддерживали словом и делом. Я желаю вам оставаться таким же дружным коллективом, сплоченной командой и добрыми друзьями. Я всегда с теплотой буду вспоминать нашу совместную работу.

Слова благодарности при увольнении, пример 25

Наконец-то я ухожу! Да, вы не ослышались, меня на работе с 1 числа не будет. Причина этому проста – я нашла должность, на которой смогу полностью реализовать свой творческий потенциал. Теперь я не буду менеджером по продажам, мне сулит карьера дизайнера. На мою должность возьмут другого хорошего человека, какого сама не знаю, но уверенна, вы с ним поладите.

Слова благодарности при увольнении, пример 24

Я благодарен коллективу отдела по связям с общественностью за их вклад в наше общее дело. Под моим руководством мы достигли высоких результатов, что и позволило мне добиться повышения. Благодарю вас за ответственное выполнение своих должностных обязанностей. Рассчитываю на вашу компетентность для дальнейшей плодотворной работы.

Слова благодарности при увольнении, пример 23

Дорогие коллеги, мы столько лет трудились вместе! Я очень ценю это время, но настала пора прощаться. Я искренне хочу поблагодарить вас за доброжелательность, совместные успехи и множество позитивных дней! Желаю вам новых достижений, карьерных взлетов и процветания!

Слова благодарности при увольнении, пример 22

Уважаемые коллеги, благодарю Вас за проведённое рядом со мной время плодотворного рабочего сотрудничества, поддержку и помощь, выражаю надежду на то, что наше общение не будет прервано в связи с моим увольнением.

Слова благодарности при увольнении, пример 21

Сегодня я увольняюсь и покидаю наш дружный коллектив. Дорогие мои коллеги, спасибо вам за теплую и радужную атмосферу, за доброе сотрудничество, помощь и взаимоподдержку. Желаю оставаться всегда при деле, большом успехе, крепком здоровье и отличном настроении.

Слова благодарности при увольнении, пример 20

Дорогой босс, мы будем скучать по тебе тонна прямо как суперзвезда этого офиса, и спасибо за поддержку там, где нам не хватает.

Слова благодарности при увольнении, пример 19

Вижу дорогие коллеги, с каким нетерпением вы ждете моего ухода. Потерпите немного. Да, я был занозой в коллективе, которая не давала никому покоя. Но я думаю, вы будете скучать по мне. Кто теперь будет рассказывать вам анекдоты, занимать рубли до получки, стрелять сигареты и разыгрывать первого апреля? А пока, до свидания, коллеги, соскучитесь, зовите. Спасибо за все, не поминайте лихом.

Слова благодарности при увольнении, пример 18

Коллеги, работать с вами было легко и приятно — я удовлетворен на все сто! Но, как известно, рыба ищет, где кормят, а человек — где платят больше, и по-человечески вы сможете понять мой уход. Мне непросто расставаться с вами, но что нам мешает общаться в вайбере, переписываться в соц.сетях, ставить друг другу лайки? В общем, эффект полного присутствия, так что глобальных перемен не намечается.

Слова благодарности при увольнении, пример 17

Коллеги, спасибо за то, что вы были рядом, что помогали и поддерживали, что не предавали и верили в те моменты, когда даже у меня опускались руки. Пусть всегда будет такой же коллектив сплоченный и дружный.

Слова благодарности при увольнении, пример 16

Уважаемые коллеги, спасибо Вам за проведенный рядом со мной время плодотворной рабочей сотрудничества, поддержку и помощь, выражаю надежду на то, что наше общение не будет прервано в связи с моим увольнением.

Слова благодарности при увольнении, пример 15

Я сегодня увольняюсь и хочу, уходя, поблагодарить вас, замечательные мои коллеги, за ваши добрые улыбки, за искреннюю поддержку, за необходимую помощь и за совместную Брава труд. Удачи вам, дорогие, благополучия, достатка и счастья.

Слова благодарности при увольнении, пример 14

Сегодня я увольняюсь и оставляю наш дружный коллектив. Дорогие мои коллеги, спасибо Вам за теплую и радужную атмосферу, за хорошее сотрудничество, помощь и взаимоподдержку. Желаю оставаться всегда при деле, большом успехе, крепком здоровье и отличном настроении.

Слова благодарности при увольнении, пример 13

Я выражаю всем глубокую благодарность и уношу с собой самые приятные воспоминания. Желаю вашему коллективу дальнейшего процветания и благополучия каждому из вас!

Слова благодарности при увольнении, пример 12

Сегодня я прощаюсь с вами, дорогие мои коллеги. Хочу поблагодарить вас за добрые шутки, сотни совместно выпитых чашек кофе, веселые «перекуры», полезные советы и «компромат» в виде фото и видео с наших совместных праздников. Желаю вам счастливо оставаться, вспоминать меня только с улыбкой, не держите зла и обид. Я всех вас люблю, уважаю и буду очень по вас скучать.

Слова благодарности при увольнении, пример 11

Уважаемые коллеги, у меня сегодня волнительный день, я ухожу от вас. И мне немного грустно от расставания с вами. Ваш дружный коллектив дал мне многое. Ваше терпение и партнерская поддержка помогли мне встать крепко на ноги.

Слова благодарности при увольнении, пример 10

Коллеги, мы провели немало времени вместе, и наши отношения стали почти родственными. И хотя менять работу — это так естественно, отчего-то в душе появилось горькое чувство утраты. Конечно, мы будем продолжать общаться, но все будет по-другому. Спасибо вам за уютную и веселую атмосферу, которая скрашивала будни, помогала справиться с проблемами и хандрой, вдохновляла работать и расти!

Слова благодарности при увольнении, пример 9

Дорогие коллеги, пришло время расставаться. Мне радостно и грустно. Впереди новая работа, впечатления и опыт. Здесь я оставляю частичку своей души. Спасибо вам за все: за то, что были рядом в сложные минуты, помогали, поддерживали словом и делом. Я желаю вам оставаться таким же дружным коллективом, сплоченной командой и добрыми друзьями. Я всегда с теплотой буду вспоминать нашу совместную работу.

Слова благодарности при увольнении, пример 8

Пусть ваш коллектив остается таким же дружелюбным и сплоченным. Мне жаль, что из-за увольнения мы не будем видеться, но предлагаю оставаться на связи и поддерживать добрые отношения!

Слова благодарности при увольнении, пример 7

Дорогие коллеги! Много продуктивных лет и замечательных дней прошагали мы вместе по большой дороге нашего общего дела! Было всё: недочёты и недомолвки, победы и поражения, обиды и радости. Но самое главное, что было — это ваша тактичность, уважение к моим ошибкам, которые мы исправляли, объединяясь в дружную команду союзников. Ваши уроки не пройдут даром! Это я вам точно обещаю!

Слова благодарности при увольнении, пример 6

Спасибо судьбе за встречу с чудесными людьми, которые стали моими коллегами. С вами мы пережили немало разных грустных и счастливых моментов. Благодарю вас за помощь и участие, поддержку и взаимовыручку!

Слова благодарности при увольнении, пример 5

Уважаемые коллеги, благодарю Вас за проведённое рядом со мной время плодотворного рабочего сотрудничества, поддержку и помощь, выражаю надежду на то, что наше общение не будет прервано в связи с моим увольнением.

Слова благодарности при увольнении, пример 4

Я сегодня увольняюсь и хочу, уходя, поблагодарить вас, замечательные мои коллеги, за ваши добрые улыбки, за искреннюю поддержку, за необходимую помощь и за совместный бравый труд. Удачи вам, дорогие, благополучия, достатка и счастья.

Слова благодарности при увольнении, пример 3

Дорогие коллеги, мы столько лет трудились вместе! Я очень ценю это время, но настала пора прощаться. Я искренне хочу поблагодарить вас за доброжелательность, совместные успехи и множество позитивных дней! Желаю вам новых достижений, карьерных взлетов и процветания!

Слова благодарности при увольнении, пример 2

Коллеги, мне невероятно приятно было работать с Вами, быть частью сплоченной команды, которая сметает на пути все трудности и идет к цели; которая поддержит и поможет не сломаться и развиваться. Вы лучшие, спасибо, что были рядом.

Слова благодарности при увольнении, пример 1

Коллеги, грустно с вами расставаться, но я верю, что всех нас ждет прекрасное будущее! Благодарю за добрые советы и всяческую помощь! Вы приходили на выручку в трудные моменты, и это очень ценно для меня! Давайте оставаться на связи и сохранять добрые отношения! Успехов вам в трудах, делах и личной жизни!

Выводы

Отзывы неотъемлемая часть любого бизнеса, рейтинги организаций на прямую влияют на принятие решения о покупке товара или услуги. По этому следует активно мотивировать ваших клиентов для написания отзывов о вашей организации.

Google и Яндекс показывают специальные блоки с организациями на картах. Чем лучше вы работаете с карточкой организации и отзывами о ней, тем выше место в блоке. А значит больше клиентов.

В статье приведены самые распространенные ответы на положительные отзывы
Для ответа на отзыв от имени официального представителя организации необходимо получить доступ к отметке

Принимая во внимание все вышеизложенные ресурсы, делаем вывод, что тут важным считается правильный подход и своевременная работа над имиджем компании в интернете. Важно постоянно мониторить изменение информации в интернете: общаться полноценно с клиентами, наглядно и в открытую решать проблемы и искать компромиссы. По ссылке можно узнать, как ответить на отзыв клиента и увеличить продажи на 18%? , а вот тут приведены ответы на негативные отзывы от клиента .

Seciva — это команда опытных специалистов в digital PR, ORM и SERM. Наш профиль — формирование идеального имиджа с нуля, работа с незаконными и негативными публикациями, улучшение репутаций компаний.

Существует множество убеждений или, если хотите, «поверий» насчет того, что нужно или не нужно, можно или нельзя писать в деловом письме. Cейчас мы некоторые из них развенчаем.

«Уважаемые коллеги, добрый день!»

Всех нас в детстве учили здороваться. Став взрослыми, мы усвоили, что серьезное, деловое письмо должно начинаться со слова «уважаемый» — и возник странный гибрид.

«Уважаемые коллеги, добрый день!
У нас изменилась процедура подачи заявок…»
«Уважаемый Степан Степанович, здравствуйте!
Предлагаем Вам принять участие в конкурсе…»

Казалось бы, что плохого – и уважили, и поздоровались. Но на деле мы здесь «впрягаем» в одну упряжку «коня и трепетную лань».

В незапамятные времена, когда никакой электронной почты не было и в помине, письма начинались ОБРАЩЕНИЕМ: «Дорогой Иван Иванович!», «Уважаемые соседи!», «Милые девушки!», «Разлюбезная Катерина Матвеевна!»

Потом появилась неформальная и живая электронная почта – и в ней нормой де-факто стало уже не обращение, а ПРИВЕТСТВИЕ. Конечно, можно начать электронное послание словом «Уважаемый», но чаще пишут «Здравствуйте, Марина!» или «Добрый день, Марина Ивановна».

«Уважаемая Марина Ивановна, добрый день!» — перебор. Либо «Уважаемая Марина Ивановна», либо уж «Марина Ивановна, добрый день!». Оба вместе пока считаются моветоном.

Хотя кто знает, может быть со временем и такой комбинированный вариант станет нормой…

Приветствия-прощания

Мы только что обсудили, что электронное письмо может начинаться с обращения или с приветствия – а как вам в начале письма… прощание?

«Коллеги, отличного вам настроения! Спешу сообщить, что у нас меняется процедура заказа канцтоваров…»
«Маша, хорошего дня! Ты будешь сегодня на совещании?»
Ну и горячо любимое многими «Иван Петрович, доброго времени суток!»

Максим Кронгауз в своей книге «Русский язык на грани нервного срыва» рассказывает об интересной особенности применения падежей: в русском языке при приветствии обычно используется именительный падеж («добрый день», «добрый вечер»), а при прощании – родительный («счастливого пути», «удачи»). Иными словами, приветствия звучат как констатация факта (день УЖЕ добрый), а прощания – как пожелания (пусть путь БУДЕТ счастливым).

И вот по какой-то странной причине в переписке по электронной почте стали возникать причудливые приветствия, которые по форме ближе к прощаниям. Можно ли их использовать? Ни по какой статье вас за это не привлекут… Но только зачем, если есть и «Уважаемый», и «Здравствуйте», и «Добрый день»?

Сторонники последнего варианта часто приводят такой «убийственный» аргумент: «А как мне быть, если я пишу на другой конец света, и у меня сейчас день, а у адресата ночь? А «здравствуйте» — чересчур официально?»

Тут можно вспомнить, что у слова «день» в русском языке есть не только узкая трактовка (интервал между утром и вечером), но и широкая – «все, что не ночь». Эта трактовка используется, например, в выражении «день и ночь». Если мы говорим, что кто-то работает день ночь, это не означает, что утром и вечером он отдыхает.

Стало быть, у вашего адресата может быть день, когда он работает, и ночь, когда спит. Если он читает ваше письмо, значит не спит – и можно спокойно писать ему «Добрый день!»

«Уважаемый» жирным шрифтом

Нередко в официальных письмах можно видеть такой вариант форматирования:

Уважаемая Тамара Сергеевна!

Предлагаем Вам рассмотреть возможность сокращения затрат предприятия за счет внедрения передовой технологии АВС…

Когда спрашиваешь, зачем Тамару Сергеевну выделили жирным шрифтом, автор обычно отвечает: «Из уважения» или «Чтобы сделать адресату приятное».

Но если мы правда хотим порадовать адресата, лучше выделить главную мысль письма, то, на что нужно обратить внимание – то есть использовать жирный шрифт ДЛЯ УДОБСТВА.

Выделяя обращение, мы тратим жирный шрифт попусту. Никакого особого уважения в этом нет — так, пустой реверанс, за которым ничего не стоит.

Расшаркивания

Есть установка: когда пишешь важному большому клиенту, первый абзац письма надо полностью посвятить «расшаркиваниям» — иначе выйдет невежливо.

Уважаемый Иван Денисович!

Плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество наших компаний продолжается больше 10 лет. Мы ценим надёжность партнерских отношений с Вашей организацией и благодарим Вас за неизменный интерес к нашим продуктам и услугам.

Настоящим письмом сообщаем Вам о возможности…

С одной стороны, все вроде бы правильно – мы показываем свое почтение. Но попробуйте встать на место Ивана Денисовича.

Давайте даже для пущей наглядности представим, что мы обратились к Ивану Денисовичу не письменно, а лично. Пришли, и так почтительно говорим: «Иван Денисович, уважаемый, мы вас так любим, так любим! Вы такой хороший, добрый, умный. Глаза у вас ну такие добрые! Мы так стараемся для вас – и нам так приятно, что вы уже 10 лет с нами. Это просто для нас просто невероятное счастье…»

Обратите внимание: зачем пришли, мы Ивану Денисовичу не сказали. И он думает: «Ох, что-то тут нечисто! Если бы у них были хорошие новости, они бы с этих новостей и начали разговор. А раз издалека заходят, подлизываются, жди беды…»

Чтобы не вызывать у адресата ненужных подозрений, лучше ограничиться коротким «реверансом» — и быстрее переходить к сути письма

Сделать это можно, например, так.

Мы высоко ценим многолетнее сотрудничество с Вашей компанией и рады предложить Вам…
Высоко ценя многолетнее сотрудничество с Вашей компанией, мы рады предложить Вам…
В продолжение нашего многолетнего сотрудничества хотим предложить Вам…

Истинное уважение, как известно, не в словах, а в делах – и быстро переходя к сути письма, мы на деле покажем заботу об адресате.

«Довожу до вашего сведения»

Помните, у Грибоедова в «Горе от ума» Фамусов замечает, что московские барышни «Словечка в простоте не скажут, всё с ужимкой»? Вот и мы, когда беремся за деловое письмо, порой думаем, что тут «в простоте» изъясняться неуместно, нужно постоянно использовать специальные «формулы»: «сообщаю вам», «довожу до вашего сведения», «информирую вас».

Уважаемый Савелий Савельевич!

Сообщаем Вам, что срок действия документов к договору №123 на оказание консультационных услуг истек.

Обращаем Ваше внимание, что действие приложения №1 к договору завершилось 02.02.2018.

Также доводим до Вашего сведения, что в дальнейшем услуги оказывались на основании гарантийного письма от 21.12.2017 №567, действие которого закончилось 25.10.2018.

Во избежание прекращения обслуживания просим направить в наш адрес подписанное приложение №2 к договору.

Попробуйте прочесть это письмо в режиме «серфингиста» — скорее всего, вы решите, что в нем 3 разных мысли: об одной вам сообщают, на другую обращают ваше внимание, а третью доводят до вашего сведения.

На самом же деле мысль одна – о том, что срок действия документов к договору закончился. И адресату было бы гораздо удобнее прочесть ее так.

Уважаемый Савелий Савельевич!

Сообщаем Вам, что срок действия документов к договору №123 на оказание консультационных услуг истек.

Действие приложения №1 к договору завершилось 02.02.2018.

В дальнейшем услуги оказывались на основании гарантийного письма от 21.12.2017 №567, действие которого закончилось 25.10.2018.

Во избежание прекращения обслуживания просим направить в наш адрес подписанное приложение №2 к договору.

Обратите внимание – «сообщаем Вам» в первом предложении мы убирать не стали. Эта фраза позволяет адресату «подготовиться», «сгруппироваться» перед получением информации.

Вводные фразы полезны – но не перед каждым предложением или абзацем, а только в начале нового сообщения.

Допустим, нам нужно в письме заодно напомнить адресату о заявке по другому договору.

Уважаемый Савелий Савельевич!

Сообщаем Вам, что срок действия документов к договору №123 на оказание консультационных услуг истек.

Действие приложения №1 к договору завершилось 02.02.2018.
В дальнейшем услуги оказывались на основании гарантийного письма от 21.12.2017 №567, действие которого закончилось 25.10.2018.

Также доводим до Вашего сведения, что нами до настоящего времени не получена заявка к договору №567 на обучение сотрудников.
Во избежание прекращения обслуживания просим направить в наш адрес подписанное приложение №2 к договору №123 и заявку к договору №567.

Тогда фраза «доводим до вашего сведения» перед упоминанием о заявке будет вполне уместна – мы добавили в письмо новую мысль и обозначили ее отдельной вводной.

«Далее именуемые»

Есть шутка из давнего советского прошлого – некто пишет жалобу на соседей: «Сообщаю вам, что граждане Иванов, Петров и Сидоров, далее именуемые «эти три проходимца»…»

Советские времена прошли, конструкцию с подстановками по-прежнему можно встретить в деловой переписке.

Между АО «Заказчик» и ПАО «Исполнитель» (далее – Стороны) заключен договор № 123 от 29.12.2017 на оказание консультационных услуг (далее – Договор). Согласно п. 6 приложения №9 к Договору (далее – Приложение) Стороны обязались…

Пришла она к нам из договоров. Часто, оформляя соглашение по какому-то вопросу, мы используем стандартный, типовой текст. Он может быть длинным — и заменять всюду «исполнителя» на ООО «Х», «заказчика» на «ЗАО «Y», а «услуги» на какую-нибудь «покраску крыш» неудобно.

К тому же того гляди где-нибудь не заменишь одно название на другое, или впишешь не то… Проще один раз прописать подстановки, и оставить многостраничный текст без изменений.

Но современное письмо редко «переваливает» за одну страницу, договор в нем обычно упоминается только один – и если мы написали о нем в начале, а потом используем слово «стороны», всем ясно, что речь идет о сторонах по этому самому договору.

Поэтому и без подстановок все обычно понятно – да и выглядит такой текст куда более человечно.

Между АО «Заказчик» и ПАО «Исполнитель» заключен договор № 123 от 29.12.2017 на оказание консультационных услуг. Согласно п. 6 приложения №9 к договору стороны обязались…

«Клиент», «Услуги», «Договор»

Вам попадались в деловых письмах слова-«выскочки», написанные с заглавной буквы?

Соглашение о начале опытной эксплуатации системы в трех Филиалах Компании было подписано представителями Клиента и Поставщика 12.10.17 (см. п.5 Протокола №18). По факту ввода Системы в эксплуатацию был составлен Акт за подписями Начальника Отдела эксплуатации и Руководителя Службы внедрения.

«Система», «Филиалы», «Компания», «Клиент», «Поставщик», «Протокол», «Начальник», «Отдел» — от обилия больших букв у адресата пестрит в глазах. Никакому из этих слов по правилам русского языка большая буква не полагается – но в переписке ее используют. Почему и зачем?

1. Чаще всего, авторы отвечают: «Из уважения! Клиент (он же Заказчик или Партнер) для нас очень важен. Мы клиентоориентированные – вот и выражаем свое почтение большой буквой. Это все равно как «Вы» с заглавной буквы писать».

Уважение штука хорошая – но демонстрировать его лучше не словом, а делом. Например, вместо обезличенного «Клиент» использовать в тексте имя адресата или название его компании.

А от чехарды больших букв у уважаемого адресата только глаз устает – что же в этом хорошего?

2. Вторая причина – «Для важности». «Генеральный директор», «Начальник», «Руководитель». Автор письма как бы ставит их на пьедестал.

Но в правилах русского языка четко указано: с прописной буквы пишутся только названия высших должностей и высших почетных званий – такие как Президент Российской Федерации или Председатель правительства РФ.

В «Справочнике по правописанию» Розенталя таких должностей всего 9. Попытка включить в этот список генерального директора или начальника какого-нибудь отдела выглядит как дешевая лесть. Стоит ли обижать серьезных людей?

3. Третья причина использования прописных букв – «Это название».

«Отдел эксплуатации», «служба внедрения» — действительно названия подразделений, но прописная буква им по правилам не полагается.

С прописной буквы начинаются только названия организаций, а названия отделов и служб внутри организации – со строчной.

«Протокол», «акт» или «договор» — в самом деле названия документов. Но и они пишутся с маленькой буквы.

По тому же справочнику Розенталя большая буква «причитается» Конституции Российской Федерации или, например, Декларации независимости. Договоры, акты и протоколы, о которых обычно идет речь в деловой переписке, до этого уровня не дотягивают.

Так что мы можем смело убрать из нашего примера лишние заглавные буквы – и будет всем счастье!

Соглашение о начале опытной эксплуатации системы в трех филиалах компании было подписано представителями клиента и поставщика 12.10.17 (см. п.5 протокола №18). По факту ввода системы в эксплуатацию был составлен акт за подписями начальника отдела эксплуатации и руководителя службы внедрения.

Метаданные

В мире информационных технологий есть понятие метаданных – это своего рода описание информации для ее идентификации, поиска, оценки. Например, у нас есть файл с записью трансляции футбольного матча. Чтобы этот файл легко можно было найти и классифицировать, к нему «прикрепляется» комментарий «Видео футбольного матча».

Похожие метаданные часто используют и в переписке – без них письмо многим кажется недостаточно «деловым».

В марте месяце
Ящики в количестве 30 штук
В срок до 17 октября

Кажется, что письмо рассчитано на поискового робота, который ориентируется по ключевым словам. Нашел слово «месяц» — ищи рядом название этого месяца (март). Нашел «срок» — ищи рядом дату (17 октября).

Но мы пишем не для робота, а для человека. Человеку эти «ключевые слова» не нужны. Достаточно написать «в марте», «30 ящиков», «до 17 октября» — и ясность не пострадает, и письмо станет короче.

А то получается: «Я обувь тапки цвета синий нашел под мебелью кровать»! Чепуха, согласитесь!

Сокращения

Современный адресат не любит пространных писем. Ему чем короче, тем лучше – и не удивительно, что в переписке часто используются сокращения. Мы привычно заменяем «канцелярские товары» на «канцтовары», «килограмм» на «кг», а «постоянное место жительства» на «ПМЖ».

Появляются и «новоделы» – к примеру, такие.

Коллеги, добрый день!

С 1 июня мы переходим на онлайн-заказ канцтоваров через личный кабинет.

До этой даты прошу всех проверить свои личные кабинеты и убедиться, что вы можете сделать заказ.

Спс. Будут вопросы – пжл обращайтесь.

С у/в, Юлия.

Эти сокращения родились в SMS, пышно расцвели в мессенджерах и соцсетях – и вот начали «пробираться» в электронную почту.

Сокращаются обычно «неинформативные» слова, те, что нужны «для вежливости». Но как раз вежливость при этом страдает. Адресат, не привыкший к языку интернета, может решить, что его недостаточно уважают, если даже «С уважением» целиком написать не сподобились.

При этом экономия времени на таких сокращениях копеечная. По интернету даже гуляет шутка: «Люди, пишущие «СПС» вместо «спасибо», что вы делаете с кучей освободившегося времени?»

Так что пусть пока интернет-сокращения поживут в интернете. Вот если они со временем станут такими же привычными как «руб», «кг» или «млн», тогда будем использовать их в переписке. А пока рановато.

Мой секрет
📩 Что написать
Прощальное письмо коллегам при увольнении (50 примеров)

Текст прощания с коллегами при увольнении
Прощальная речь при увольнении с работы

Традиция составлять письмо коллегам в канун увольнения (последний рабочий день) пришла из западной культуры. Сначала крупные корпорации РФ переняли корпоративную культуру Запада, затем подтянулся малый бизнес. Как организовать прощание с коллегами по работе при увольнении – решайте сами, а примеры текстов писем найдете в статье.

Текст прощания с коллегами при увольнении

Традиция прощаться с коллегами при увольнении связана с этикетом. Стандартный рабочий день – 8 часов. Мы проводим с коллегами больше времени, чем с семьей. Заводим друзей, товарищей. Поэтому логично красиво попрощаться до ухода: отправить прощальное письмо своим коллегам при увольнении (с юмором или серьезное). Стоит сказать спасибо учителям, врачам, работникам склада и представителям других профессий, где бы вы ни трудились.

Друзья! Наступает момент прощаться. По личным обстоятельствам я увольняюсь. Вы стали для меня семьей и научили всему, что знали сами. Спасибо.
Уважаемые коллеги! Каждый из нас – важная часть механизма, без которого компания не добилась бы процветания. Благодаря вам я получил бесценный опыт, как в профессиональной сфере, так и в повседневной жизни. Жаль, что приходится расставаться.
Дорогие ребята! Каждый из вас дорог мне. Несколько лет совместной работы, трудности и успехи в общем деле – то, что объединяет нас. Даже при увольнении я не прощаюсь, а оставляю свои контакты, чтобы поддерживать связь.
Коллеги! Пусть мое прощальное письмо не разрушит нашу многолетнюю дружбу. Вы для меня – больше, чем рабочий коллектив. Рад знакомству с каждым из вас. Не поминайте лихом!
Друзья, это письмо – прощальные слова от моего сердца вашим. Спасибо за доброе отношение, наше чаепития, перекуры и праздники. А также за достижения, которые стали возможными только благодаря сплоченности команды. Буду помнить о вас!
Прощайте, друзья! Наступил момент сказать прощальные слова. Вспоминайте с улыбкой, не держите обид. Буду скучать, если найду время на новой работе. Всех уважаю и горжусь знакомством с вами!
Коллеги, даже при увольнении я улыбаюсь – меняя место работы, я не покидаю своих друзей. Всегда можем встретиться, созвониться. Работать с вами было удовольствием, как в профессиональном плане, так и по-человечески.

Не думайте, что я забуду о вас сразу при увольнении. Вы не просто коллеги, а друзья. Поэтому прощальное письмо – просто возможность поблагодарить за годы, проведенные вместе, за успехи и поддержку.
Уважаемые сотрудники! Мне нелегко придумать письмо по поводу расставания, да и смена работы не говорит, что я улетаю на другую работу. Всегда в вашем распоряжении в социальных сетях, чатах и по телефону!
Всем привет! Ждете моего увольнения? Скоро! Да, я не давала многим из вас покоя, но зато со мной никто не скучал, верно? Анекдоты в курилке, розыгрыши в апреле, яркие корпоративы… Уверена, будете скучать!
Искренне благодарю всех вас за усердный труд, готовность помочь в трудную минуту. Это касается не только работы, но и личных дел. Буду скучать по теплой семейной атмосфере, оптимистичному настрою. Вы – лучший коллектив!
Дорогие коллеги! Пусть повод прощальные, но не унывайте. После моего увольнения к вам придет новый человек. Встречайте его тепло, как меня когда-то. Теперь его очередь попасть в нашу большую и добрую семью.
Спасибо всем за многолетний совместный труд, взаимопомощь и понимание. Каждому из вас желаю исполнения сокровенных мечтаний, как это случилось у меня. Смелее добивайтесь побед, стройте грандиозные планы – все получится!
Каждый из вас – уникум, а вместе мы были непробиваемым монолитом на зависть конкурентам. Не прощаюсь, а говорю до свидания. Буду рад поддерживать дружеские встречи, даже если больше не работаем в одной компании.
Благодарю всех и каждого из вас за то, что наши трудовые будни никогда не были рутинными, а яркими и оригинальными. Конечно, за весельем скрывалось всегда высокое трудолюбие и стремление к общей цели. Пусть я ухожу, но уверен, что вы успешно продолжите наше общее дело!
Друзья! Разрешите этим прощальным письмо поблагодарить всех вас одновременно за время работы со мной, понимание, поддержку и единогласие. На вашем примере я прочувствовал, что такое командный дух и сила коллектива. С такими не страшно и в горы пойти!
Уходя, хочу пожелать самого хорошего всем вам – сил, здоровья, упорства и достижения целей. Спасибо за результаты, которых мы достигли совместно, за помощь и поддержку, которые помогли мне вырасти и как профессионалу, и как человеку.
На прощание разрешите пожелать стабильности и уверенности в завтрашнем дне. Знаю, что наше благополучие целиком и полностью зависит от нас самих. Но вас я знаю: чего хотите, добьетесь. Особенно, когда возьметесь за работу командой. Всех благ, ребята!
Коллеги, благодарю за бесценный опыт работы с командой профессионалов! Мы бы не взлетели столь высоко, если бы не креативные идеи, трудоголизм и общее горение в едином порыве. Ценю вас и буду помнить все, чему научился. Жаль, что приходится уходить.
Ребята, не грустите о моем увольнении! Уверена, мое место займет не менее веселая и яркая особа. А если станет скучно, просто позвоните! Спасибо за поддержку, помощь в работе и в жизни, за доброе отношение и замечательные советы!
Не печальтесь. Я ухожу с уверенностью, что даже на разных дорогах мы не потеряем связь и будем дальше развиваться в профессиональном плане. Благодарю за каждый день, проведенный вместе. Буду помнить ваши улыбки, интерес к работе, взаимопомощь и человеческие отношения!
Спасибо всем, мне пора. Увольняюсь, но не прощаюсь навсегда. Судьба не зря свела нас всех. Мы почувствовали, что значит настоящая команда, и как легко нам покоряются любые вершины. Вы научили меня не сдаваться, верить и добиваться. Остаюсь всегда на связи.
Друзья, прощальное письмо не может вместить тот объем мыслей и чувств, которые бурлят во мне. Вспоминая, каким образом и сколько рабочих задач мы вместе преодолели, я сомневаюсь, смогу ли теперь работать без вас. Но, надеюсь, приобретенные навыки останутся приятным подарком на память.
Как не тяжело прощаться, но надо. При увольнении принято говорить добрые слова, прощальные фразы. Но вы и так знаете, что я могу сказать. Не буду повторяться. Запомню вас такими – отзывчивыми, жизнерадостными, искренними работягами.
Ребята, настал последний день моей работы. Ухожу, но в сердце оставлю память обо всех вас. И о проверенных друзьях, и даже о тех, с кем возникли разногласия. И те, и другие, сделали меня лучше, как в профессиональной сфере, так и в обычной жизни. Спасибо всем и прощайте!

Прощальная речь при увольнении с работы

Письмо с прощальными словами своим коллегам стоит отправлять по электронной почте. В маленькой компании письмо уместно разослать всем сотрудникам, в большой – людям конкретного подразделения. Ближайшим друзьям адресуйте личное письмо или организуйте прощальный вечер. Примеры, что сказать приятного при увольнении друзьям и коллегам, с которыми общались редко, помогут составить письмо.

Благодарю, коллеги, за совместный труд, взаимопомощь и поддержку.
Желаю дальнейшего роста и процветания. Предлагаю не обрывать связи.
Ребята, вы стали для меня семьей. Благодарю за опыт, приобретенный здесь.
Наш офис всегда буду вспоминать, как центр событий, генератор креатива и позитива. Всех благ!
Спасибо, что приняли в команду и подарили возможность развиваться рядом с вами.
Каждый из вас внес вклад в мое развитие. Благодаря вам я там, где хочу быть. Спасибо за все!
Опыт работы с вами был только приятным. Я многим обязан коллегам, включая рост по службе.
Пришло время прощаться. Благодарю каждого. Моя жизнь была бы не такой успешной, если бы я не работал с вами.
Благодарен за возможность перенять ценный опыт, что подстегнуло меня к новым достижениям.
Спасибо за всеобщую поддержку. Ребята, я благодаря вам обрел веру в себя!
Здесь прошли мои лучшие часы работы. Даже если мы оставались за полночь, это было здорово!
Прощальное настроение не должно портить вам день. Я ухожу, но с улыбкой, со светлыми воспоминаниями о каждом!

Мне посчастливилось трудиться в команде настоящих профессионалов. Вы научили меня бороться до конца. Спасибо.
Нас объединили не только победы, но поражения, ошибки. Но главное мы сохранили – взаимное уважение и поддержку.
Вы научили меня работать в команде. Урок я не забуду, обещаю.
Мне грустно и радостно одновременно. Расставаться не хочется, но впереди новый рабочий опыт.
С вами здесь останется частица меня. Не забывайте, сколько мы дел переделали, и каким образом достигли победы!
Коллеги, многие из вас стали родными. Ваша помощь, поддержка по рабочим и личным вопросам неоценимы!
Я буду тепло вспоминать дни работы в этой компании. Потому что рядом были вы все. Коллеги, ставшие семьей.
Благодаря вашей поддержке мне удалось не только встать на ноги, но шагнуть на высоту, о которой не мечтал.
Благодарю всех за терпение и поддержку. Прощаюсь, но не грущу, а уношу с собой светлые впечатления.
Открывая для себя новые рубежи, не могу не попрощаться с вами. Рад был работать с вами. Это большая честь, и для профессионала, и для человека.
Спасибо всем, кто верил ко мне и стал другом. Я увольняюсь, но не прощаюсь. Всегда на связи.
Благодаря вам я обрела уверенность в том, что стоит захотеть, и добьюсь всего. Так и случилось.
Желаю всему коллективу сохранить творческий потенциал, не терять дружеские отношения. Поверьте, это важно!

Рекомендуется составлять текст прощального письма своим коллегам при грядущем увольнении в неофициальном формате. Желательно включить шутки, упомянуть выдающиеся достижения, забавные случаи. Не делайте прощальную речь на работе при увольнении официальной, этого ваши друзья не заслужили. Скажите от сердца.

22827

19-09-2022

Шаблонные фразы для деловой переписки на русском и английском

Что важнее всего в деловой переписке? Элементарно, Ватсон: ясность мысли и уместная форма её донесения! Именно поэтому письменное общение с партнёрами и контрагентами во многом состоит из клише и устойчивых прижившихся выражений. Но так ли плохо использовать шаблонные фразы для деловой переписки?

Скорее, удобно — не нужно лишний раз придумывать что-то новое, тем более, когда на счету каждая минута.

Однако важно правильно и к месту употреблять стандартные фразы для деловой переписки.

Кроме того, есть разница: кто-то осваивает навык делового письма очень и очень быстро. Для кого-то же написать обычный email — это до сих пор архисложная задача.

В этом случае можно воспользоваться шаблонами, которые составлены в этой статье: обороты и приёмы к твоим услугам.

А ещё тебя ждёт подарок, если дочитаешь статью до конца 😉

Содержание статьи:

1 Общие правила деловой переписки
- 1.1 Адресность
- 1.2 Следование типовым требованиям оформления документации
- 1.3 Краткость
- 1.4 Точность
2 Универсальные фразы и выражения
- 2.1 Объяснение причины
- 2.2 Когда необходимо на что-то сослаться
- 2.3 Как обозначить цель письма
- 2.4 Извещение
- 2.5 Объяснение мотива
- 2.6 Просьба
- 2.7 Благодарность
- 2.8 Извинение, сожаление
- 2.9 Выражение надежды
- 2.10 Выражение удовлетворения
- 2.11 Выражение неудовлетворения
- 2.12 Подтверждение и предложение
- 2.13 Отказ от предложения
- 2.14 Вопросы и уточнения
- 2.15 Предложение, обещание
- 2.16 Приглашение
- 2.17 Напоминание
- 2.18 Гарантии
- 2.19 Выражение своей позиции
- 2.20 Заключительная фраза
3 Фразы для электронного письма
- 3.1 Обращение
- 3.2 Основная часть
- 3.3 Подпись
4 Синонимы
5 Фразы для переписки в мессенджерах и чатах
- 5.1 Предпринимателям
- 5.2 Клише, которых лучше избегать
6 Полезные фразы и выражения на английском
- 6.1 Приветствие
- 6.2 Вступление
- 6.3 Основная часть
- 6.4 Переход к прощанию
- 6.5 Прощание
7 Заключение

Общие правила деловой переписки

Когда речь заходит об этикете деловой переписки, то есть определённые правила, которых нужно придерживаться, ведя общение по электронной почте, через мессенджеры или любым иным способом.

В первую очередь, нужно понимать, что любое отправленное письмо становится своего рода документом, поэтому нужно ответственно подбирать слова и выражения. Правильное письмо партнеру составляется в официально-деловом стиле, просторечные выражения и разговорная лексика исключена. Что еще рекомендуется согласно правилам деловой этики?

Адресность

К адресату письма нужно обращаться лично по имени отчеству. Если ты не знаешь, как зовут человека, это нужно выяснить.

Так, отправлять запрос в отдел продаж нужно на имя руководителя, а не просто «в отдел продаж». Не стоит писать «Дорогой Игорь Иванович, здравствуйте!» или «Уважаемый Марчуков И. А.» — в приветствии нужно опустить инициалы и эмоционально-окрашенные слова. Самым оптимальным будет «Добрый день, Игорь Иванович!» или «Уважаемый Игорь Иванович!».

Следование типовым требованиям оформления документации

Они говорят, что обращаться к адресату можно тремя способами:

от первого лица во множественном числе «рекомендуем вам»;
от первого лица в единственном числе «рекомендую вам»;
от третьего лица в единственном числе «компания просит вас».

Обращения на «ты» недопустимы.

Краткость

Никаких витиеватых фраз и длинных оборотов, минимум эпитетов, эмоций, вводных фраз, причастий и других средств выразительности русского языка — писать нужно кратко. Предложения должны быть понятными. Для сокращения объема текста можно использовать готовые клише. Типовой шаблон для написания всегда можно скачать из интернета.

Точность

Все, что ты написал в деловом письме, должно иметь только одно значение — никаких двойных трактовок или намеков. Нужно писать так, чтобы после прочтения письма у получателя не осталось вопросов.

Если ты понимаешь, что адресат может не знать значение какого-то термина, замени его. Пусть это будет длиннее, но понятнее.

Универсальные фразы и выражения

Я подготовил для тебя список выражений и шаблонные фразы для деловой переписки на русском языке, которые можно употреблять в служебных письмах.

Для удобства сгруппировал их по разделам. Многие из них пригодятся для ведения переговоров, а также при оформлении резюме.

Объяснение причины

По причине отсутствия нужных документов…
Ввиду задержки оплаты…
Учитывая, что продажи снизились, наш специалист по СММ предлагает…
Вследствие изменения объема заказов…
Ввиду несоответствия счета и счет-фактуры…

Когда необходимо на что-то сослаться

Согласно Вашей просьбе, подготовка к отгрузке началась…
В продолжение нашего диалога…
На основании устной договоренности…
Согласно внутренним нормативам компании…
В ответ на запрос, полученный от Вашей организации, сообщаем, что бронирование…

Как обозначить цель письма

И для скорейшего решения вопроса…
В целях избежания ошибок в документации…
Для ускорения расследования…
Чтобы составить план дальнейших действий…
Во избежание недопонимания с работодателем…

Извещение

Доводим до Вашего сведения…
Пишу, чтобы подтвердить наличие…
Ставим Вас в известность, что руководством было принято…
Сообщаем, что задержка ответа связана с…
Позвольте сказать, что…

Объяснение мотива

В соответствии с выбранной моделью поведения…
В целях увеличения объема продаж…
В порядке оказания информационных услуг…
В подтверждения устной договоренности…
В связи с полученными данными…

Просьба

Прошу сообщить нам…
Просим Вас принять к сведению…
В дополнение ко всему прочему прошу…
Прошу принять меры в отношении…
Я был бы Вам благодарен, если…

Благодарность

Пользуясь случаем, хотим выразить Вам благодарность…
Спасибо за оперативный ответ!
Благодарим Вас за сообщение о…
Мы признательны Вам за…
Благодарим за большой вклад, который Ваша фирма…

Извинение, сожаление

Хочу принести самые искренние извинения от лица компании…
Мы искренне сожалеем, что поводом обращение в компанию стала столь неприятная ситуация…
К большому сожалению, вынужден сообщить, что…
Прошу прощения за задержку ответа.
Примите наши самые искренние извинения за…

Выражение надежды

Мы надеемся, Вы понимаете…
Мы рассчитываем услышать от Вас характерные…
Я искренне надеюсь, Вы сможете…
Я очень жду Ваше предложение, и рассчитываю получить его…
Мы уверены, Вы сделаете все возможное…

Выражение удовлетворения

Мы рады направить Вам…
С удовольствием готов Вам предложить формулу успеха для…
Мы очень рады, что Ваша компания приняла решение…
Мы рады сообщить, что можем…
Нам было приятно получить от Вас…

Выражение неудовлетворения

Это может потянуть за собой расторжение договора.
К сожалению, выраженная Вами позиция нам не близка.
Это может вызвать определенные трудности.
К сожалению, мы так и не получили от Вас ответа.
Я не могу понять, почему Вы не предупредили о задержке заранее.

Подтверждение и предложение

Настоящим письмом подтверждаем…
Мы можем Вам рекомендовать…
Подтверждаем получение от Вас формы заявления…
Мы можем предложить Вам следующие условия…
В подтверждении устной договоренности…

Отказ от предложения

К сожалению, мы вынуждены Вам отказать, потому что…
Ваш запрос не может быть исполнен по причине…
Подготовленный проект не может быть утвержден по следующим причинам…

Вопросы и уточнения

Правильно ли я понял, что…
Мы будем крайне благодарны, если Вы сможете дать определение…
Хотим уточнить, можете ли Вы потом…
Вы очень выручите меня, если направите…
Можно ли как-то решить этот вопрос?
Может ли это характеризоваться как…

Предложение, обещание

Мы сделаем все возможное, чтобы вопрос был решен как можно скорее.
Если у Вас сохраняются вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной любым удобным Вам способом.
Мы рады предложить Вам…
Если Вам нужно что-то еще, прошу сообщить нам об этом.
Можете быть уверены, наша компания…
Высылаем Вам образец…

Приглашение

Приглашаем Вас принять участие в торжественном мероприятии, которое состоится…
Приглашаем Вас присоединиться к читательской встрече…
Просим Вас принять участие…

Напоминание

Хотелось бы Вам напомнить…
Напоминаем, что в соответствии с договором…
Согласно договору от 05.08.2021 Вы должны…
Напоминаем, что по достигнутой договоренности…
Напоминаем о необходимости внести оплату до…

Гарантии

Своевременную оплату счетов гарантируем.
С нашей стороны мы обязуемся…
Отсутствие задолженности гарантируем.
Мы гарантируем не менее Х заказов каждую неделю.
Гарантируем своевременное выполнение заказа.

Выражение своей позиции

Нарушение сроков может привести к…
Возражений против вашей позиции не имеем.
Наши обращения по данному вопросу никак не изменили ситуацию.
Мы не можем доставить товар ранее указанного срока, потому что…
Задержка оплаты может негативно сказаться на дальнейшем сотрудничестве.

Заключительная фраза

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
С наилучшими пожеланиями…
Благодарим за уделенное время!
Будем признательны за оперативный ответ!
С уважением…

Фразы для электронного письма

Для начала рассмотрим структуру делового электронного письма. Любой email состоит из:

темы письма;
тела письма.

Тема письма — это своеобразный заголовок, выжимка из главных мыслей письма. Она должна отражать то, о чем пойдет речь в письме.

Тему можно полностью или частично менять, если не оговорено обратное. «Фиксированная» тема может быть обусловлена тем, что организация очень большая, и при изменении или удалении темы будет сложно найти письмо по поиску.

В теме также могут присутствовать различные обозначения, например, номера контрактов, заказов, спецификаций, идентификационные номера сотрудников и т.д.

Тело письма состоит из обращения, основной части, подписи.

Это деление справедливо как для общения на русском, так и на других языках.

А вот, собственно, и шаблонные фразы делового письма.

Обращение

В обращении очень важно указать имя собеседника, например:

Добрый день, Анастасия!

Добрый день, Елизавета Петровна! (Так, если нет уверенности в субординации, или известно, что собеседник так желает.)

Можно указать «Доброго времени суток» — если нет уверенности, когда адресат прочитает письмо, или, у адресата разные часовые пояса. Но злоупотреблять этой фразой не стоит — это громоздкая конструкция, которая загружает.

Четкое указание на время суток, например, «Доброе утро, Анастасия» допустимо, но лучше все-таки придерживаться стандарта.

Некорректно:

«Утро доброе!» — это может быть воспринято как панибратство в переписке.

Приведу еще несколько примеров обращения к адресату:

Здравствуйте, коллеги!
Уважаемый Имя Отчество!
Уважемые коллеги!

Основная часть

В основной части письма важно дать понять собеседнику, с какой целью написано это письмо.

ВАЖНО! Желательно, при общении с собеседником на «Вы», всегда писать это местоимение с большой буквы. Например: «Ждем ответа от Вас».

Примеры фраз:

Позвольте проинформировать Вас о задолженности, образовавшейся по договору №…
Прошу рассмотреть возможность сотрудничества с…
Довожу до Вашего сведения, что…
Хочу (хотим) сообщить Вам…
Спешу (спешим) сообщить Вам о новых…
Обращаемся к Вам с просьбой…
Информирую Вас о…
Рады сообщить, что…
Требуется согласование касательно…
В связи с…
Вынуждены сообщить… (при проблеме)
Настоящим извещаем о…
Прошу Вас рассмотреть возможность…
Считаю необходимым сообщить Вам…
Просим Вас направить к нам…
Предлагаю Вам перейти к обсуждению этого вопроса…
Рад сообщить, что наша компания подготовила для Вас…
Предлагаем Вам уникальную возможность…
Прошу Вас рассмотреть возможность…
Хочу обсудить с Вами условия…
Спешу поблагодарить Вас за оперативное решение вопроса.

Можно описать предысторию и поблагодарить, например:

Благодарим Вас за предоставление документов! На данный момент не хватает следующих данных…
Мы общались с Вами сегодня утром, и на основании данного разговора…
Мы обсуждали с Вами условия сотрудничества, и решили перенести переговоры на…
Резюмируя наш диалог…
Мы искренне рады, что Вы воспользовались услугами нашей компании!

Далее необходимо описать более конкретные предлагаемые действия: предложения, приказы, просьбы. В них должен быть заключен основной смысл.

Например:

Просим Вас в кратчайшие сроки погасить задолженность…
Прошу отправить скан-копии следующих документов…
В случае неоплаты до ДД.ММ.ГГГГ, будем вынуждены применить штрафные санкции, согласно пункту №… Договора №…
Просим Вас принять решение…
Согласно нашей устной договоренности прошу направить актуальный прайс-лист ответом на это письмо.
Прошу Вас оказать содействие…
В связи с последней информацией прошу подготовить коммерческое предложение для наших клиентов в кратчайшие сроки.
Благодарю за помощь в решении вопроса! Я подготовил для Вас все необходимые данные, и прошу Вас оформить их согласно законодательству.

Можно добавить нотку человечности:

К сожалению, в случае неисполнения с Вашей стороны пунктов Договора №…, будем вынуждены…
Мы благодарны за предоставленные Вами данные, и просим…

Подпись

Подпись в электронном письме — это своеобразная визитная карточка.

Не стоит сокращать или писать только инициалы. Вероятно, адресат письма захочет перезвонить — в этом случае, у него должна быть соответствующая информация.

Телефон лучше писать сразу в международном формате, начиная с + (код страны) (код города) (номер).

Многие предприниматели могут позвонить прямо с мобильного телефона, открыв рабочую почту на нём же. Это удобно. Когда телефон скрыт или написан без кода города/страны, то приходится всё вбивать вручную, а это уже не очень комфортно.

Кроме того, в подписи нужно указать должность. Это избавит от многих вопросов, касающихся полномочий и компетенций.

Приведу несколько примеров подписи.

С наилучшими пожеланиями,

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

E-mail _________

Искренне Ваша,

С наилучшими пожеланиями,

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

E-mail _________

Благодарю за уделенное время!

Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.

E-mail _________________________

Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ

Сайт ______________________

Мы в соцсетях ______________

Синонимы

В деловой переписке не обойтись без синонимов, то есть слов со схожим понятием. Их основная цель — сделать текст более естественным и живым. К тому же слишком частое употребление одного и того же слова неприятно слуху.

Сравни два отрезка текста — какой, на твой взгляд, лучше звучит?

В прошлом месяце мы купили у Вас 2 тонны песка. Руководство компании оказалось довольно покупкой, поэтому в этом месяце мы хотим купить у Вас еще 3 тонны песка. И если эта покупка нас устроит, мы хотим заключить договор на регулярные поставки песка.

Сразу прокомментирую: здесь слова «купить» и «песок» употребляются слишком часто. Попробуй заменить их синонимами. Например, так:

25.08.2021 мы купили у Вас 2 тонны песка. Качество продукции нас полностью устроило, и мы хотим оформить новый заказ — в этот раз на 3 тонны. Если все пройдет хорошо, мы готовы рассмотреть условия сотрудничества с Вами на постоянной основе.

Вот ещё несколько примеров синонимов слов именно в контексте деловой лексики:

Просить — пожалуйста, будьте любезны, будем рады, хотелось бы попросить, мы надеемся, обращаюсь к Вам с просьбой.
Сообщать — доводить до сведения, держать в курсе, говорить, рассказывать, показывать, уведомлять, объявлять, писать.
Заключать договор — согласовать договор, подписать договор, заключить контракт, заключать соглашение, достигнуть соглашения, скрепить договоренность печатями.

Фразы для переписки в мессенджерах и чатах

Многие сервисы давно перешли на чаты и электронные мессенджеры. Это удобно как для сотрудников, так и для клиентов. Отличием общения с электронным письмом является то, что, скорее всего, общение происходит в реальном времени.

Клиент, видя чат технической поддержки на сайте, хочет получить мгновенный ответ, и не готов ждать несколько часов, как, например, допустимо для формата общения по электронной почте.

Нижеперечисленные фразы помогут сотрудникам клиентской и технической поддержки сориентироваться в переписке.

Часто в чатах необходимо оставить свое имя, для продолжения беседы. Имя, которое оставил клиент, очень важно. Именно с обращения нужно начинать разбирать тикет (запрос из чатов).

Кроме того, здесь будет более уместно уточнять время суток: «Добрый день, Иван.», «Добрый вечер, Иван.», и даже «Доброй ночи, Иван.», если чат — круглосуточный.

Если вопрос можно решить оперативно, например, подобрать тот или иной товар, и рабочее время сотрудника это предполагает, то следует использовать уточняющие фразы и вопросы:

Уточните, пожалуйста, для каких целей подбираете…
Для грамотного подбора, мне необходима следующая информация…
Могли бы Вы уточнить…
Для решения вопроса мне потребуется дополнительная информация.
Я сейчас ознакомлюсь с данными и вернусь к Вам буквально через две минуты.
Мы сделаем все возможное для решения Вашего вопроса.
Я свяжусь сейчас с соответствующим подразделением компании и сразу Вам перезвоню. По какому номеру Вам будет удобно ответить на звонок?
Не могли бы Вы прислать мне скриншот экрана?

В мессенджерах правила особенно не отличаются. Важно отвечать быстро (в указанное рабочее время), по существу. Однако мессенджер — это более краткое общение. Если требуется переслать какие-то громоздкие (по мегабайтам) документы, то лучше перевести с клиентом общение в электронную почту, спросив его email.

Предпринимателям

Тем, кто обращается в чаты компаний, представляя не физическое, а юридическое лицо, следует «держать марку», т.к. по одному сотруднику порой могут судить о целой компании, отрасли бизнеса.

Важно поздороваться, кратко описать проблему и решение, которое ожидается от взаимодействия с сотрудником чата.

Приведу пример:

Добрый день!

Прошу проверить качество связи по адресу г. Воронеж, ул. Карельская, д. 3 стр. 5. С 22.09.2021 примерно с 14:00 сигнал полностью отсутствует. Это затрудняет работу нашей компании.

По всем вопросам, а также по решению данной ситуации Вы можете связаться со мной по телефону +7ХХХХХХХХХХ.

С уважением,

Бальева Марина,

менеджер по работе с персоналом компании «Аланком».

E-mail ________________________

Клише, которых лучше избегать

За десятилетия в русском письменном деловом языке сформировались устойчивые выражения, клише, которые многим «режут слух».

Думаю, тебе они знакомы.

Например, «Я Вас услышал». Это выражение, возможно, и было популярно в начале 2000-х, когда сервис во всех сферах не был на столь высоком уровне. Сейчас же эта фраза предполагает свое прямое значение — да, пожелания клиента услышаны. Но она не предполагает конкретных действий. Т.е. можно слышать, но не слушать.

Лучше заменить на «Информацию получили», или «Информацию приняли».

В общем, не бойся шаблонов фраз для деловых писем, а бойся банальностей среди них.

Полезные фразы и выражения на английском

Может возникнуть такая ситуация, когда потребуется написать деловое письмо на английском. Не бойся использовать унифицированные образцы — это поможет избежать ошибок.

К тому же, многие иностранцы иначе смотрят на деловую переписку, и любое отклонение от шаблона для них является странным.

Характерной чертой делового иностранного письма является четкая структура:

Приветствие.
Вступление.
Основная часть.
Заключение.
Прощание.

Используй при написании этот алгоритм. И давай разберем типовые фразы для каждого раздела.

Приветствие

Письмо должно начинаться с приветствия. Не нужно изобретать велосипед. Гораздо лучше написать стандартное приветствие, которое будет уместно в конкретной ситуации.

Dear Sir/Madam — уважаемый/уважаемая.
Dear Mr/Ms — уважаемый мистер/уважаемая мисс.

После обращения можно указать фамилию адресата.

Чуть меньшей формальностью характеризуются фразы:

Good morning — доброе утро.
Good afternoon — добрый день.
Good evening — добрый вечер.

Чтобы показать свое почтение, можно соединить стандартное приветствие «dear» и фамилию. При обращении к женщине, когда не знаете, замужем она или нет, пишите «Mrs», то есть «мисс».

В случае, если не понятно, где имя, где фамилия, используй и то, и то.

К группе лиц можно обратиться следующим образом:

Dear all — дорогие коллеги;
Dear colleagues — дорогие коллеги;
Dear partners — дорогие партнеры.

Не используй восклицательные знаки, чтобы письмо не получилось слишком эмоциональным.

И помни, что выражение «To whom it may concern» давно устарело. Лучше замени его на «Dear Victoria Team», что переводится как «Дорогая команда Victoria».

Вступление

Между приветствием и основной частью должно быть вступление. Здесь ты можешь напомнить, когда вы общались или встречались ранее. Например:

I am Olga Haustova from HiTake. We have met at the book event last month. — Это Ольга Хаустова из HiTake. Мы пересеклись на презентации книги в прошлом месяце.

Если вы ранее уже общались посредством писем, можешь это указать:

Если вы с адресатом виделись или разговаривали по телефону, это также можно обозначить.

Основная часть

Далее можно смело переходить к тому, ради чего это письмо и было направлено.

Если нужно проинформировать иностранного партнера или коллегу о чем-либо, можешь использовать следующие шаблонные фразы.

Когда у собеседника необходимо что-то узнать или запросить, используй эти фразы и выражения.

Если ты хочешь договориться о планах, возможно, тебе подойдут эти шаблоны.

Если что-то осталось для тебя непонятным, обязательно уточни это. Иностранцы лояльно относятся к вопросам. Согласись, лучше переспросить чем допустить ошибку.

Если приходится отказать, используй что-то из этих вариантов.

Обязательно поясни, почему компания вынуждена отказать. Например, можно написать такую фразу:

Для извинений можно использовать одну из стандартных фраз:

Эти фразы помогут указать, что к письму прикреплен файл.

Переход к прощанию

Покажи собеседнику, что ты и/или твоя компания всегда рады помочь.

Прощание

Финальная часть делового письма. Нельзя просто написать «Good Bye» — это невежливо.

Заключение

Вот мы с тобой и разобрали столь обширную тему как язык деловой переписки. Надеюсь, что после этой статьи ты сможешь свободно и легко общаться с коллегами, решать сложные вопросы с контрагентами и договариваться с партнёрами.

Всё-таки ведение деловой переписки не такая уж и простая задача, как кажется.

А ещё держи обещанный подарок: мини-руководство «‎5 рецептов цепляющих заголовков» — скачать бесплатно. Используй его, чтобы делать максимально привлекательные и кликабельные рекламные объявления, рассылки и статьи!

Успехов в карьере и труде 😉