Уметь писать деловые письма — нужный навык для каждого, поскольку он может пригодиться как в профессиональной деятельности, так и в повседневной жизни. Например, чтобы обратиться в государственный орган или к должностному лицу за помощью. Поэтому разберем, как правильно составить текст с просьбой, дадим полезные образцы.
В каких случаях пишется
Одним из самых распространенных видов деловых писем является просьба или ходатайство. Давайте разберем, в каком случае пишется просьба. Обычно ее составляют, чтобы сподвигнуть какое-либо должностное лицо, руководство организации или иное лицо, обладающее необходимыми полномочиями, к решению вопроса в пользу просителя и подразумевает действие. Просителем вправе выступать как представитель юридического лица, так и обычный гражданин для решения частных задач. А цели обращения юрлиц могут быть, например, такими:
- предоставление отсрочки по оплате долга;
- снижение стоимости аренды помещения;
- выделение средств на оплату проекта;
- содействие в разрешении сложной ситуации;
- продление срока при исполнении каких-либо юридических действий.
Для сведения: как учитывается и облагается налогами спонсорская помощь
Как составить письмо-просьбу
Если мы говорим о крупной компании, то там, скорее всего, существует локальный акт, устанавливающий требования к тому, как составить текст с просьбой. В остальных случаях стоит придерживаться общих правил делопроизводства, актуальных по отношению ко всем официальным документам. Для начала важно соблюсти структуру документа, состоящую из:
- шапки (кто к кому обращается, с обязательным указанием должности, названия организации и Ф.И.О. как адресата, так и просителя, контактный номер, если обращается физлицо);
- основной, просительной части (непосредственное описание ситуации, просьба о помощи в ее разрешении, приведение аргументов). Если вопрос, которого касается прошение, не слишком сложный, приступите сразу к сути. Если ситуация требует пояснений, начните со ссылок на законы и нормативные акты, судебную практику, приведите сначала весомые аргументы, в итоге изложите просьбу. Не забудьте начать с уважительного обращения по имени, отчеству (Уважаемый Иван Иванович!) или приветствия (Добрый день!);
- заключительной части (сюда входят приложения (если есть), должность и подпись с расшифровкой заявителя, дата составления. Юрлицо указывает Ф.И.О. исполнителя и его контактный номер).
Если ходатайство направляет юридическое лицо, используйте бланк компании с указанием данных о компании в полном объеме — название, ОГРН, ИНН, КПП, юр. адрес и другая важная для идентификации просителя информация. Между шапкой и обращением к адресату указывают название письма (письмо-прошение).
Этот вид писем не предполагает проставление печати на подписи заявителя, однако некоторые организации ее ставят, чтобы придать весомость документу.
Надо знать: требования к оформлению документации
Образцы шаблона писем-просьб с пояснениями
Предлагаем вашему вниманию актуальные варианты составления для использования в работе. Рассмотрим пример официального письма-просьбы.
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН/КПП 1234567890/121001001
ОГРН 2323454567001 ОКПО 90100101
адрес: 456789, пр. Замечательный, д. 1
Генеральному директору ООО «Звезда»
Иванову И.И.
456789, пр. Замечательный, д. 3
Генерального директора ООО «Ppt.ru»
Петрова П.П.
Письмо-прошение № 1 от 10.04.2023
Уважаемый Иван Иванович!
Между ООО «Ppt.ru» и ООО «Звезда» 10.03.2022заключен договор № 13 об аренде нежилого помещения, расположенного по адресу: Челябинская обл., Озерск, пр. Замечательный, д. 1, сроком на 1 год, предусматривающий пролонгацию. В указанном помещении размещается магазин непродовольственных товаров.
Ввиду сложной экономической ситуации, сложившейся из-за санкций, роста курса валют и снижения покупательской способности населения, компания несет убытки.
За время сотрудничества у нас сложились прекрасные деловые отношения, основанные на добросовестном исполнении обязательств и взаимовыгодном партнерстве. Учитывая изложенное, просим с пониманием отнестись к сложившейся ситуации, снизив арендную плату на 15%.
Выражаем надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество и нахождение обоюдно выгодного оптимального коммерческого решения.
Генеральный директор П.П. Петров
Исп. П.П. Пэпэтэшина
123-45-67
Это пример письма в другую коммерческую организацию, установленной формы нет, составлен свободно, структура, описанная выше, соблюдена.
Теперь посмотрим пример письма-просьбы в администрацию. Форма обращения такая же, но есть нюанс. Обращаясь к государственным чиновникам, должностным лицам, в бюджетные учреждения, используйте более официальную стилистику, нейтральное изложение фактов, принцип «аргумент-просьба», не забывайте придерживаться логики в изложении.
Главе государственной администрации
Г. Иваново
Ивановой Н.П.
от Пэпэтэшина П.П.,
Проживающего по адресу: Садоводство-1
Иваново г., участок 87
тел.: 123-45-67
Письмо-прошение
Уважаемая Наталья Петровна!
Я являюсь собственником дачного участка, расположенного по вышеуказанному адресу, с 2022 года. Обращаюсь к Вам для решения проблемы, связанной с ремонтом дачной дороги, расположенной вдоль всего садоводства. После зимы дорога в рытвинах и ямах, отсутствуют куски асфальта и пешеходная зона отсутствует, что влечет невозможность использования как личного транспорта, так и прохода пешком до автобусной остановки. Жизнь и здоровье садоводов, которые пользуются этой дорогой, подвергаются опасности. Учитывая изложенное, прошу рассмотреть мое прошение и решить вопрос с ремонтом дороги. Прошу дать письменный ответ на мое обращение в кратчайший срок.
Приложение: фото на 3 листах.
10.04.2023 П.П. Пэпэтэшина
Рассмотрев образец просьбы к главе, вы убедились, как полезно уметь писать ходатайства? Это еще не все, мы подготовили для вас еще несколько полезных примеров.
Не забывайте об оформлении: выровняйте текст, выбирайте 12-14 шрифт с интервалом 1-1,5. Выделяйте абзацы, одна мысль — один абзац. Обратите внимание, насколько читаем выбранный шрифт, чаще всего используется Times New Roman.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Яценко Виктория
Юрист по трудовому праву
Эксперт по трудовому праву и кадровым вопросам. 7 лет работала инспектором по труду. Более 16 лет посвятила государственной службе. С 2017 года автор статей на кадровые темы для профильных изданий и сайтов.
Все статьи автора
Письмо-просьба – один из распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но несмотря на это, оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Отметим, оно может быть адресовано как группе лиц, например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д., так и конкретному адресату.
Данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
- сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
- причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
- ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
- цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента, к примеру, «зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Отметим, такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма обычно секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то в начале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить, письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, письмо-просьба представляет собой письмо, где содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Пояснение:
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
- Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
- Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
- Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Скачать пример письма-просьбы о поставке товара .rtf
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Скачать пример письма-просьбы о предоставлении скидки .rtf
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
Пояснение:
В письме есть следующие важные пункты:
- Объяснение необходимости скидки.
- Указание точного размера скидки, сроков.
- Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Скачать пример письма-просьбы о снижении арендной платы .rtf
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
Пояснение:
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Скачать пример письма-просьбы об оплате задолженности .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
Пояснение:
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Скачать пример письма-просьбы об отсрочке платежа поставщику .rtf
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
- 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
- 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Скачать пример письма-просьбы оплатить за другую организацию .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Скачать пример письма-просьбы о содействии в решении вопроса .rtf
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
2.1. Письмо-просьба
Письма-просьбы
— деловые письма, имеющие разнообразную
тематическую направленность, они могут
составляться практически по всем
направлениям деятельности организации.
Существует множество
ситуаций, дающих повод для изложения
просьб от имени организаций. Текст таких
писем обычно строится по следующей
форме: в основной части содержания
излагается причина, побудившая обратиться
с просьбой и сама просьба; в заключительной
части высказывается надежда на ожидаемый
результат.
Письмо-просьба
может состоять только из одной или двух
частей.
В
первом случае оно начинается глаголом:
«Просим
…»
или «Просим
Вас …».
Во втором случае
оно содержит обоснование просьбы и
изложение самой просьбы. Обоснование
просьбы обычно начинается с ключевых
фраз:
«В связи с…»,
«Для…»,
«В соответствии
с…»,
а изложение просьбы
с фраз:
«Обращаемся к
Вам с просьбой о …»,
«Просим Вас
предоставить данные о …»,
«Просим Вас
провести…»,
«Просим Вас
сообщить информацию о …» и т. д.
«Просим оказать
содействие…»
«Просим выслать
в наш адрес…»
«Просим принять
участие…»
«Прошу довести
до сведения…»
«Прошу ликвидировать
задолженность…»
«Прошу принять
меры…»
Просьба
может формулироваться и без использования
глагола «просить»,
например:
«Надеемся на
положительное решение вопроса …»,
«Надеемся, что
Вы сочтете возможным рассмотреть наше
обращение» и т.п.
В одном
письме может излагаться несколько
просьб. В этом случае используются
следующие языковые обороты:
«Одновременно
просим Вас…»,
«Также просим
Вас рассмотреть (предоставить,
провести)…».
Просьба,
как составная часть письма, может
присутствовать и в других видах деловых
писем, например, в сопроводительных,
гарантийных и др.
Письмо-просьба
требует письма-ответа.
Главная цель
данного письма — убедить в необходимости
исполнения просьбы, поэтому в тексте
письма приводятся необходимые
доказательства, прилагаются расчеты,
сметы и другие подтверждающие основания,
которые оформляются реквизитом
«Приложение».
Примеры
писем-просьб
|
Письмо-просьба |
Просим Вас |
|
Письмо-просьба |
В офисе В |
|
ОАО «КОНТАКТ» |
|
|
Маркса пр-т, д. г. Москва, 524632
Тел.: 905 31 00, факс: e-mail: mdm@svi.ru ОКПО______,ОГРН_______,ИНН/КПП_______ |
Руководителю
агропромышленного Томской области С.М. Свиридову |
|
15.03.2008
На № __________ от |
|
|
О презентации |
Уважаемый г-н
Свиридов!
В соответствии с
приоритетами Правительства Российской
Федерации в 2008 году в Государственный
реестр сельскохозяйственной техники
и оборудования включено
высокотехнологическое доильное
оборудование. По программе федерального
лизинга ОАО «Контакт» приобретает для
дальнейшей передачи в лизинг доильные
установки «Экомол» и доильные линии
«ЕлочкаПлюс», выпускаемые компанией
ООО «Современные молочные технологии»
— мировым лидером по производству
доильного оборудования.
Условия приобретения
доильного оборудования:
-
сроки расчета по
договорам…; -
авансовый платеж…;
-
удорожание в год
не более… годовых.
10—11 июня 2008 г. в
г. Красноярске состоится семинар-презентация
доильного оборудования, в котором примут
участие производители продукции и
сельхозпроизводители из различных
регионов.
Просим Вас
сформировать и направить в ОАО «Контакт»
до 1 мая 2008 г. список хозяйств, желающих
принять участие в презентации.
Пользуясь случаем,
выражаю искреннее уважение к Вам и
Вашему коллективу, надеюсь на
взаимопонимание и сотрудничество.
|
Первый заместитель |
Личная подпись |
М.И. Иванов |
|
Н.А.Протопопов 181 14 36 |
||
|
Эмблема |
||
|
СПОРТИВНЫЙ
«ОЛИМПИЙСКИЙ |
||
|
Морской пр-т, д. г. Москва, 524632
Тел.: 405 20 08, факс: e-mail: mars@vt.ru ОКПО______,ОГРН_______,ИНН/КПП_______ |
Президенту банка «ОМЕГА-БАНК» А.И. Николаеву |
|
|
15.03.2008
На № __________ от |
||
|
Об оказании |
Уважаемый Анатолий
Иванович!
Руководство
спортивного клуба «Олимпийский» и ДЮСШ
«Вымпел» благодарит за помощь, оказанную
Вами в командировании команды юношей
на Кубок Мира, где, как Вы знаете, дети
выиграли этот почетный трофей.
К сожалению, на
протяжении последних 8—10 лет школа не
имела возможности приобретать
спортивный инвентарь. Все, чем пользуются
сегодня дети, — это бывший в употреблении
инвентарь, оставшийся от команды
мастеров.
Убедительно прошу
Вас, уважаемый Анатолий Иванович, оказать
помощь для приобретения самого
необходимого инвентаря.
Заранее выражаю
Вам благодарность и признательность
за проявленную заботу о детях и оказанную
помощь.
Приложение: список
инвентаря на 1 л. в 1 экз.
|
Президент клуба, |
Личная подпись |
Ю.М. Митрофанов |
|
И.Ю.Матушкина 334 14 35 |
||
|
ОАО «КОММЕРЧЕСКИЙ |
||
|
УПРАВЛЕНИЕ |
||
|
Московская ул., г. Москва, 730002
Тел.: 117 55 34, факс:
e-mail: ОКПО______,ОГРН_______,ИНН/КПП_______ |
Президенту банка «ОМЕГА-БАНК» А.И. Николаеву |
|
|
21.03.2008
На № __________ от |
||
|
Об оказании |
Уважаемые коллеги!
Анализ служебных
писем, созданных в акционерном обществе,
показывает, что при их подготовке
допускаются нарушения требований,
изложенных в Инструкции по делопроизводству
акционерного общества в разделах 2.2.1,
2.2, 5.6, приложениях № 14, 15:
-
не всегда правильно
применяются бланки писем; -
нарушаются правила
оформления реквизитов письма; -
некоторые
письма-ответы, направляемые в федеральные
и местные органы исполнительной власти,
подписываются руководителями структурных
подразделений акционерного общества,
хотя они были адресованы руководству
акционерного общества.
Прошу учесть эти
замечания в работе с документами.
|
Руководитель |
Личная подпись |
В.Г. Кривушкин |
|
Е.А.Анохина |
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Письмо руководству
Уважаемое мое руководство!
Я сугубо извиняюсь, что воспрял наглостью иметь смелость терзать вас чтением моих низкодостойных каракулей, но я истомился своим лопнувшим терпением и спешу выплеснуть свой нижайший гнев, чтобы облегчить душу и для принятия мер.
Уважаемое руководство, я, конечно, никогда вас не видел вживьем, а только в телевизоре, но телевизоры, как известно любому ответственному гражданину, врут. Но я всесторонне надеюсь, что вы именно так человечны, как вас искажает экран. И поэтому я обращаюсь к вам, как к нормальным людям. Все дело в следующей сути (в моем изложении, не взыщите).
24 августа предыдущего года я по полному недоразумению был поставлен на вид. Причиной такого несуразного поведения со стороны моей непосредственной (а на самом деле, если по- честному, то очень сильно посредственной) начальницы стало якобы то, что я опоздал на работу на двадцать минут. Я ей сразу сказал: у меня все в порядке, кроме хронического кишечника, а значит, имею я право иногда по утрам вынужденно засидеться в том месте, про которое джентыльменам с приличными женщинами общаться не принято? Она сразу в крик! Я мирно говорю, стараясь переорать ее: чего вы орете, во-первых, и во-вторых, мне интересно, как это я могу одновременно сидеть в таком вышеописанном месте, света белого не видя, и одновременно же спешить на работу? Она все равно кричит: пиши объяснительную, раз ты такой… и отметила меня не совсем литературным термином, начинающимся на «заср», извините за подробность. Хорошо, я не возразил, дисциплину мы тоже предпочитаем, – написал. А про термин почел за благо забыть, чтобы не показаться мелочным.
Объяснительную я переписывал четыре раза, из-за того, что резал всю правду-матку о том, как неприглядно все со мной произошло, а ее не устраивали мои откровения. Но зачем же мне врать, когда все так по совести и было? Поэтому я настойчиво переписывал, а она настойчиво рвала. Потом на пятый раз здравый разум у нее на секунду промелькнул, и она сказала, что ладно, неси начальству свою оду, если ты такой бессовестный. Объяснительную, которую она довольно хамски назвала одой, привожу по памяти, но там все точно, потому что я хорошо запомнил, пока проявлял настойчивость, а придя домой, тут же записал в специальную тетрадку для личных нужд. В ней звучит так: «Я, Жлобейко Т. Р., опоздал сегодня на работу на двадцать минут, потому что вчера варил пельмени, а ни масла, ни сметаны в доме по непонятным причинам не оказалось, и я ел их всухомятку, в связи с чем со мной случился запор, с которым я в меру своих сил боролся, но все равно не справился до момента наступления своевременного выхода на рабочую смену, на которую из-за этого и опоздал. Осознаю степень своей по-человечески объяснимой вины, обязуюсь больше не есть пельмени без масла либо сметаны и стараться не провоцировать себя на запоры».
Как видите, ничего такого неестественного здесь нет, и я полагаю, что стеснению не место, когда речь заходит о физике твердых тел. Я так ее и отнес, полностью считая, что не виноват. Мой второй вышестоящий начальник отнесся с пониманием и юмором к сложившейся со мной утром ситуации. Он засмеялся, подписал и сказал, что ладно. Я спокойный пошел работать, а потом оказалось, что его ладно – это поставить на вид. В самом поставить на вид, как и в запоре, ничего зазорного нет, мне всегда так искренне казалось. Но теперь я узнаю, что меня из-за того катаклизма лишили премии по итогам работы за год! Разве двадцать лишних минут на вынужденном унитазе стоят так дорого – целой премии за целый год?!
Уважаемое мое мудрое руководство, я слышал о вас много хорошего и в газетах, и по радио, и в сводках новостей, и теперь надеюсь, что настало время во всем этом убедиться на собственной шкуре. Не дайте состояться несправедливости по экстраординарным причинам, не совсем подвластным человеку. Я со своей стороны обещаю, что даже если пельмени уже будут сварены, но масла и сметаны нет, то я лучше буду голодать до утра, чем снова опоздаю из-за хронического упрямства моего кишечника.
С максимальным уважением,
ЖЛОБЕЙКО Т. Р.
Письмо-просьба
Письменное обращение, адресованное представителям организации (обычно отсылается на имя руководителя) или определенному лицу, составленное с целью получения информации, обеспечения доступа к деловым бумагам либо с просьбой о выполнении какой-либо работы, называется письмо-просьба. По правилам делопроизводства, адресат корреспонденции в обязательном порядке должен предоставить ответ на такое письмо.
Образец письма просьбы
Правила для составления письма-просьбы согласуются с общепринятыми канонами деловой переписки. Форма обращения письма, содержащего просьбу, является наиболее распространенной в деловой переписке, поэтому предусматривает разнообразие в вариантах написания. Самые общие рекомендации, которые можно дать в помощь составителю такого письма – придерживаться простого и краткого стиля изложения с обязательной конкретикой тех действий, которые необходимо выполнить, пример: «Прошу оказать содействие…», «Прошу Вас …» (далее указывается конкретное действие), «Надеюсь на Вашу поддержку в получении…» и т.п.
Как правило, официальное письмо с просьбой излагается на фирменном бланке отправителя и по своей структуре включает такие разделы:
При составлении текста основную просьбу можно предварить преамбулой, в которой необходимо кратко изложить причины обращения к адресату. Если образец содержит несколько прошений, допустимо применить формулировки вида: «Также прошу…», «Одновременно с вышеизложенной просьбой обращаюсь к Вам с…». Каждый новый вопрос для рассмотрения необходимо изложить в отдельном абзаце. По правилам деловой переписки, ответ на комплексный запрос может быть отправлен одним письмом, с комментариями по каждой просьбе. Такой вид переписки сокращает объемы документооборота и временные затраты на прочтение и обработку входящей документации.
В том случае, когда характер корреспонденции допускает обозначение временного промежутка для рассмотрения просьбы и получения результата, в тексте письма необходимо корректно выразить желание о получении ответа в установленный срок.
В обязательном порядке деловое письмо должно содержать контакты отправителя. Эти данные указываются для того, чтобы в случае необходимости у получателя письма была возможность связаться с отправителем просьбы напрямую.
Скачать
Образец письма-просьбы: pismo-prosba.doc [33 Kb] (cкачиваний: 8038)
Письмо-просьба. Образец письма-просьбы
Содержание
Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.
Как составить письмо-просьбу
Письмо-просьба имеет структуру, схожую с общей структурой делового письма и по своей форме практически идентично письму-запросу. Его оформление осуществляется на фирменном бланке организации. Оно обычно подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом.
Примеры фраз делового письма — просьбы
Обоснование просьбы:
Текст просьбы:
Письмо-просьба требует написания письма-ответа.
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
Письмо-просьба — это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.
Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма ). Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:
1. Вводная часть. где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.
2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения — человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.
В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.
Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ( Прошу. ), от первого лица множественного числа ( Просим. ), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: Дирекция просит. , Администрация просит. , Совет трудового коллектива просит. и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением ( Администрация и Совет трудового коллектива просят. ).
Если письмо-просьба является многоаспектным. то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):
Прошу. ( Просим. )
Одновременно прошу. ( Также просим. )
А также прошу. ( А также просим. )
и т. д.
При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации.
1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова Прошу. — тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).
При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:
Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой.
об отправке в наш адрес.
о направлении в мой адрес.
о высылке в адрес нашей организации.
о предоставлении мне. Просим (прошу) Вас (вас).
Эффективное письмо-просьба за 5 шагов
Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.
Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?
Обращайтесь к адресату персонально, лучше — по имени отчеству:
Уважаемый Иван Иванович!, «Уважаемый господин Иванов!»
«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»
Письмо-просьба. Образец письма-просьбы
Письмо-просьба представляет собой вид документа, целью написания которого является получение какой-либо информации, побуждение к каким-либо действиям, предоставление каких-либо документов. То есть характер письма — некоммерческий.
Письмо-просьба может быть адресовано как конкретному лицу, так и организации в целом. По правилам хорошего тона предполагается, что адресат должен дать на него ответ.
Здесь представлено письмо-просьба, образец которого можно скачать в ворде.
Письмо пишется на фирменном бланке организации (если таковой имеется, а письмо пишется от имени организации), и должно содержать следующие блоки:
— шапка . кому и от кого письмо
— основная часть , включающая обращение, изложение непосредственно просьбы, подробное описание причин, почему эту просьбу нужно выполнить (чем более обоснованнее будет Ваша просьба, тем больше вероятность, что ее выполнят)
— подпись, дата
Как правило, в письмах-просьбах используются типичные фразы:
Стиль письма должен быть официально-деловым, с соблюдением всех норм деловой переписки.
Если просьб несколько, то лучше отразить их в одном письме-просьбе, а не писать под каждую просьбу отдельное письмо.
Примеры письма-просьбы (основная часть письма):
Обращаются к Вам жители поселка …. с населением … человек. В настоящее время в нашем районе нет провайдера, предоставляющего надежный высокоскоростной доступ в Интернет. Вместе с тем такая потребность существует, и эта услуга будет очень востребована.
Просим Вас рассмотреть вопрос о возможности организации выделенной линии для подключения к сети Интернет.
Уважаемый Антон Петрович!
Обращаются к Вам жители домов … ул. Определенной с просьбой о благоустройстве придомовой территории. Во дворе не предусмотрено организованного места для прогулок с маленькими детьми. Просим Вас оказать содействие в организации детской площадки.
Также остро стоит вопрос с наличием мест для парковки машин. В нашем дворе необходимо дополнительно обустроить площадку под автостоянку для хранения автомобилей жителей близлежащих домов.
Надеемся на понимание и Вашу помощь.
Источники:
formablank.ru, working-papers.ru, www.doc-style.ru, www.mental-skills.ru, find-my-job.ru