Уважаемое руководство или уважаемые руководители

Всего найдено: 193

Уважаемый коллектив Грамоты.ру! Огромное спасибо за ваш труд! Всегда нахожу у вас ответы на все сложные вопросы. Но пишу первый раз. Надеюсь на помощь. Какие варианты оформления речи корректные? Вызывает сомнение последний вариант, на подобном написании (это не единичный случай) постоянно настаивает автор. Допустимо ли так писать? Спасибо! 1. «Семь учебных заведений городского округа вошли в «Топ-100 лучших школ Московской области», составленном министерством образования региона», – об этом сообщил глава муниципалитета, который на днях провел встречу с директорами школ. 2.Семь учебных заведений городского округа вошли в «Топ-100 лучших школ Московской области», составленном министерством образования региона – об этом сообщил глава муниципалитета, который на днях провел встречу с директорами школ. 3.Семь учебных заведений городского округа вошли в «Топ-100 лучших школ Московской области», составленном министерством образования региона. Об этом сообщил глава муниципалитета, который на днях провел встречу с директорами школ. 4.Семь учебных заведений городского округа вошли в «Топ-100 лучших школ Московской области», составленном министерством образования региона, – об этом сообщил глава муниципалитета, который на днях провел встречу с директорами школ. Корректор Елена Башарова.

Ответ справочной службы русского языка

Да, этот вариант корректный: тире ставится в бессоюзном сложном предложении, вторая часть которого начинается словом это (см. «Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник» под ред. В. В. Лопатина (М., 2006 и след.), пункт 5 параграфа 130); запятая нужна, чтобы закрыть причастный оборот. Во втором варианте как раз не хватает этой запятой.

Кроме того, вызывает сомнения корректность первого варианта, в котором содержание слов главы муниципалитета представлено в виде прямой речи: предлог об в сочетании об этом указывает на предмет, тему речи, а не на дословную передачу чьих-либо фраз; при использовании кавычек уместной будет формулировка без этого сочетания: «Семь учебных заведений городского округа вошли в «Топ-100 лучших школ Московской области», составленном министерством образования региона», – сообщил глава муниципалитета, который на днях провел встречу с директорами школ.

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, с оформлением обращения. Какая форма будет правильной: «Уважаемый заявитель! Мы рассмотрели ваше обращение» или «Уважаемый заявитель, мы рассмотрели ваше обращение».

Ответ справочной службы русского языка

Оба варианта пунктуационно корректны. В личных письмах принято после обращения ставить восклицательный знак.  

Добрый день. Если в письме несколько адресатов в одну и туже организацию. Вначале ФИО самого главного, остальные два ниже рангом. Как верно и корректно указывать обращение. «Уважаемые коллеги!» или «Уважаемый Иван Иванович! и под ним Уважаемые коллеги!» или «Уважаемый…! Уважаемая…! Уважаемый…! — перечислив все имя и отчества.

Ответ справочной службы русского языка

К нескольким адресатам, вне зависимости от их статуса, лучше обратиться так: Уважаемые коллеги!

Добрый день. Скажите, пожалуйста, при поздравлении предприятия и обращении «Уважаемый Иван Иванович, поздравляю Вас и весь коллектив» в дальнейшем в тексте подразумевается только Иван Иванович (т.е. желаю Вам) или уже весь коллектив (т.е. желаю вам)?

Ответ справочной службы русского языка

Если напишете Вам, то получится пожелание Ивану Ивановичу, а если вам, то всему коллективу.

Какое обращение корректно использовать «Уважаемый заявитель!» или «Уважаемая заявитель!», если адресатом является женщина?

Ответ справочной службы русского языка

Корректна форма мужского рода.

Доброго времени суток. Правильно ли в письме трижды говорить об уважении. Например Уважаемый Иван Иванович! Выражаем Вам свое уважение и сообщаем… Далее текст и в конце С уважением, Директор _______ А.А. Кузьмин А так же как правильно поставить инициалы. Перед фамилией или после. Огромное спасибо за ответ.

Ответ справочной службы русского языка

С точки зрения стилистики следует избегать таких повторов и перестроить текст.

В деловом письме при обращении: уважаемый Иван Иванович! Нужен ли пробел перед восклицательным знаком?

Ответ справочной службы русского языка

Перед восклицательным знаком пробел не нужен.

Знаю, что в русском языке есть лишь соединительные гласные «о» и «е». В таком случае прошу уважаемый портал пояснить, какая соединительная гласная в двукоренном слове «коронавирус». Спасибо заранее.

Ответ справочной службы русского языка

Слово коронавирус образовалось не в русском языке, оно было заимствовано. Гласная а на конце первой части этого слова была унаследована от языка-источника. Такова судьба некоторых других заимствованных слов, например: вибрафон, гексаген, дельтаплан, ротавирус.

Здравствуйте. Можно ли сказать «Уважаемый детектив», если детектив — женщина?

Ответ справочной службы русского языка

Да, можно. Подробнее см. в «Письмовнике».

Добрый день! Подскажите верный вариант расстановки знаков препинания в предложении: «Уважаемый Сергей Михайлович, руководство ООО «Звезда» выражает вам своё почтение и благодарит за отзыв!» Нужна ли здесь запятая перед «и»?

Ответ справочной службы русского языка

Пунктуационное оформление корректно, дополнительная запятая не ставится.

Уважаемый портал «Грамота»! В ваших словарях используются стилистические пометы, например разг.-сниж., нар.-разг. и т.д. На основе какого бумажного словаря выбраны эти пометы? Какой системе вы следуете: насколько я понимаю, это словарь Кузнецова? Спасибо. Нила Фридберг

Ответ справочной службы русского языка

Выходные данные словарей, представленных на портале в электронном виде, Вы найдете на этой странице.

Добрый день. Пожалуйста, подскажите, с какой буквы правильно писать местоимение во 2 и 3 предложениях? Уважаемый Иван Иванович! Сообщаем Вам о необходимости рассмотреть ситуацию, возникшую на Вашем/вашем предприятии. Ситуация, связанная с Вашим/вашим работником Ивановым.

Ответ справочной службы русского языка

Написание местоимения с прописной буквы во всех указанных случаях будет корректным.

Здравствуйте. Скажите, будет ли корректным следующее письменное обращение к Клиенту интернет-магазина: Уважаемый Иван Иванович, добрый день! Вас приветствует интернет-магазин товаров для дома… В данном случае приветствие двойное, чем его заменить не знаю или можно оставить так как есть? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Ошибки в данном случае нет.

Скажите, пожалуйста, в официальном письме Главному раввину России Берлу Лазару нужно ли слово «раввин» в обращении Уважаемый раввин Берл Лазар!

Ответ справочной службы русского языка

Мы обратились за консультацией в приемную главного раввина России Берла Лазара и получили следующий ответ.

Раввин в иудаизме — ученое звание, обозначающее квалификацию в толковании Торы и Талмуда. Присваивается по получении иудейского религиозного образования; дает право возглавлять конгрегацию или общину, преподавать в иешиве и быть членом религиозного суда.

Учитывая вышесказанное, в обращении можно применить такое же правило, как и к другой научной степени, например доктор, профессор и т. д.

Таким образом, в официальном письме при обращении рекомендуем использовать звание раввин.

Подскажите, пожалуйста, можно ли ставить после обращения в личном письме запятую, а следующую строку начинать с заглавной буквы? То есть можно ли начинать письмо так: Уважаемый имярек, Пишу вам…

Ответ справочной службы русского языка

Запятая показывает, что предложение не закончено. Поэтому следующее слово нельзя писать с большой буквы (если это не имя собственное).

Текст: Марина Королева (журналист, кандидат филологических наук)/РГ

Коллаж: ГодЛитературы.РФ

Приглашение — это всегда приятно, но я останавливаюсь уже на запятой после «уважаемая», эта запятая не позволяет мне относиться к остальному тексту с должным уважением. И если бы эта ошибка была случайностью! Нет, она в последнее время распространяется по деловой переписке подобно вирусу. А бывает, что ошибочные сведения распространяют — не поверите! — школьные учителя. Вот, например, один из вопросов (№ 290695) на портале Грамота.ру: «Мой сын учится в 4 классе. При выполнении домашнего задания по русскому языку нужно было составить письмо с обращением. Он написал «Уважаемый Николай Иванович». Учительница поставила запятую после слова «Уважаемый» (получилось «Уважаемый, Николай Иванович») и снизила оценку, посчитав это ошибкой. При этом не назвала правило, которое это доказывает». Мама школьника в недоумении: она не встречала обращений, написанных так: «Дорогие, коллеги», «Уважаемые, пациенты», «Уважаемые, пассажиры», «Дорогая, Анна Владимировна». Поэтому и обращается в справочную с вопросом: нужна ли запятая после «уважаемый»?

Недоумение — самое невинное слово, которым характеризуется вся эта ситуация. Какое «правило русского языка» могла привести учительница в доказательство своей правоты, скажите на милость?! Нет такого правила. Зато есть другое: обращение вместе со словами, которые к нему относятся, отделяется запятой (если стоит в начале или конце фразы) или выделяется запятыми (в середине фразы). Надо ли говорить, что слово «уважаемый» входит в состав обращения! Поэтому запятой после него быть никак не может.

— Уважаемый Иван Иванович, поздравляем Вас с праздником!

— Поздравляем Вас с праздником, уважаемый Иван Иванович!

— С праздником Вас, уважаемый Иван Иванович, будьте здоровы!

---

«Уважаемый», «дорогой», «любимый», «милый» плюс имя (имя и отчество) — это единое обращение, никаких запятых внутри.

---

Другое дело — когда «уважаемый» и есть обращение, только оно: «Уважаемый, что вы тут делаете?». Но это фамильярность, она вряд ли появится в деловой переписке.

Оригинал статьи:

Уважаемый: с запятой или без?

— «Российская газета», 13.04.2017

В прошлой статье[1] мы рассказали о том, как склонять фамилии, с какой буквы писать название организаций, рассмотрели правила написания числительных и др. Из этой статьи вы узнаете, какие устойчивые обороты используются при составлении писем-запросов и ответов на них, какие правила правописания необходимо соблюдать при этом, а также какие требования по правописанию закрепить в инструкции по делопроизводству.

Начинающие секретари часто впадают в состояние, близкое к панике, если необходимо написать письмо, запрос или ответ на запрос другой организации. Достаточно просмотреть несколько профессиональных форумов, чтобы понять, что эта тема вечна.

Каждый документ подобного рода уникален, но в то же время они все состоят из определенного набора фраз, применяемых от случая к случаю. Опытные делопроизводители всегда помогут новичку, даже не зная специфики работы его компании или после незначительных уточняющих вопросов. Часто это выглядит почти как волшебство, но на самом деле все проще, чем кажется.

Устойчивые языковые обороты позволят вам четко, ясно и однозначно излагать цели, мотивы и причины создания документа, грамотно формулировать просьбы, отказы и др.

УСТОЙЧИВЫЕ ОБОРОТЫ В ПИСЬМАХ-ЗАПРОСАХ И ОТВЕТАХ НА НИХ

Как оформить обращение?

В письмах, в отличие от распорядительной документации, применяются так называемые формулы обращения – фразы, призванные привлечь внимание адресата и установить с ним контакт.

Обращение размещается отдельной, первой строкой, перед основным текстом документа. Как правило, выравнивается по центру. Фразу-обращение завершает восклицательный знак, делая фразу эмоционально насыщенной и подчеркивая особое значение, придаваемое автором данному вопросу.

В формуле обращения допустимо использовать:

• имя и отчество адресата или его фамилию (например: «Уважаемая Виктория Сергеевна!», «Уважаемый господин Петров!»);

• его должность (например: «Уважаемый господин Директор!», «Уважаемый господин Председатель!»);

• собирательное наименование группы лиц (например: «Уважаемые господа!», «Уважаемые акционеры!»).

Если письмо адресовано высокопоставленному должностному лицу (президент, министр, губернатор и т.д.), то слово «уважаемый» допускается заменить на «глубокоуважаемый» или «многоуважаемый» (например: «Глубокоуважаемый господин Губернатор!»). В этом случае указывается только должность, без фамилии, имени и отчества лица.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
В обращении по должности ее наименование пишется с прописной буквы. В обращении по фамилии инициалы не указываются («Уважаемая госпожа Иванова!»).

Какой должна быть первая фраза?

Первой фразой следует обозначить цели, причины или мотивы, побудившие к созданию письма. Вам пригодятся следующие языковые формулы:

• «В целях…». Например:

• «Во избежание…». Например:

• «В связи с…». Указать можно любую действительную причину. Например:

• «Ввиду…». Например:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Предлог «ввиду» пишется слитно, если имеет причинное или следственное значение и может быть мысленно заменен предлогом «из-за» без потери смысла фразы. Предлог «ввиду» требует от существительного родительного падежа – «ввиду (чего?)».

• «Вследствие…». Например:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Предлог «вследствие» пишется слитно, если выражает причинные или следственные отношения и, подобно предлогу «ввиду», может быть мысленно заменен предлогом «из-за» без потери смысла фразы. Предлог «вследствие» также требует родительного падежа – «вследствие (чего?)».

• «По причине…». Это синоним словосочетания «в связи с…». Рекомендую иногда применять синонимические конструкции, чтобы оживить формальный язык деловых писем. Например:

• «Для (чего-либо)». Конструкция также является синонимической для конструкции «В целях…». Например:

• «В ответ на…». Применяется в письмах-ответах. Как правило, содержит ссылку на какой-либо поступивший документ или обращение. Обычно в этой фразе указывается исходящий номер и тема письма (если они есть), ответом на который является данное письмо. Например:

Отвечать можно не только на письменные запросы, но и на электронные, телефонные обращения. В таком случае надлежит ссылаться на дату, время (в редких случаях) и тематику поступившего запроса. Например:

• «Согласно…». Данная форма применяется при ссылке на какое-либо событие, документ, содержащий договоренности (например, протокол о намерениях, заключенный договор, дополнительное соглашение, приложение или спецификация к договору), законодательный акт (постановление правительства, федеральный закон). Например:

В редких случаях можно ссылаться на устную договоренность. Например: «Согласно устной договоренности, достигнутой в результате визита делегации ОАО “ЭСПЗ” на Международный форум по сталелитейной промышленности, проходивший в Екатеринбурге в апреле 2018 года…». Советую избегать подобных формулировок, содержащих утверждения, от которых другая сторона может отказаться, и в этом случае вам будет нечего им предъявить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Предлог «согласно» требует дательного падеж – «согласно (чему?)».

• «В порядке…». Оборот применяется в значении «в целях», «по причинам». Например:

Как сформулировать ответ?

Иногда необходимо написать ответ, содержащий подтверждение или отказ в какой-либо просьбе, запросе или предложении. Наиболее подходящей и широко употребительной шаблонной конструкцией является следующая: «В ответ на ваш запрос [исходящий номер и дата запроса] сообщаем, что…». Данная фраза может носить смысловую окраску как подтверждения, так и отказа. Например:

В ответ на Ваш запрос вынуждены сообщить, что в настоящее время организация «Ростик» не имеет технической возможности… (следует указать, какой именно)

Или

В ответ на Ваш запрос исх. № 115-45/ТР от 23.10.2018 сообщаем, что регулярное автобусное сообщение с поселком Голыгино Старопонежского района будет возобновлено с 1 июня 2019 года. Перенос сроков начала движения автобусов в данном направлении на более раннюю дату невозможен в силу отсутствия дорожного полотна надлежащего качества до вышеуказанного населенного пункта и парка транспортных средств, закупка которых заложена в бюджет на I квартал 2019 года.

В последнем примере содержится и информирование, и мотивированный отказ в удовлетворении просьбы о переносе сроков.

Если запрос поступил без исходящего номера и даты, то их не нужно указывать в ответе.

Как сформулировать уведомление или извещение о чем-либо?

Это самый простой вариант формулировки: «Настоящим письмом сообщаем/ уведомляем/извещаем/информируем/доводим до Вашего сведения…». Далее необходимо указать информацию, которую нужно сообщить адресату. Например:

Настоящим письмом ООО «Гарант» уведомляет, что дом № 18 по ул. Володарского г. Энска будет отключен от электроснабжения 31.05.2019 по причине непогашенной задолженности по оплате за электроэнергию в размере 75 000 (Семьдесят пять тысяч) рублей 97 копеек.

Как сформулировать обещание или предоставить гарантии?

В деловом обиходе широко распространены так называемые гарантийные письма – документы, выражающие волеизъявление одной стороны произвести какие-либо действия (чаще всего перечисление денежных средств) в пользу другой стороны сделки.

К СВЕДЕНИЮ
Гарантийные письма оформляются на бланке организации и заверяются личной подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, после чего скрепляются мастичной печатью организации.

В гарантийных письмах или письмах-обязательствах применяются следующие языковые формулы:

• «Настоящим письмом гарантируем, что…». Например:

• «Обязуемся…». Например:

Как сформулировать приглашение или просьбу?

Часто нам приходится писать и рассылать приглашения или просьбы о чем-либо. Это, как правило, достаточно краткие сообщения, в которых после фразы-обращения можно написать:

• «Приглашаем представителей Вашей организации…». Например:

Приглашаем представителей Вашей организации принять участие в проводимой на территории нашего объединения ОАО «ЭСПЗ» ежегодной практической конференции «Стальное литье России», которая состоится 23 января 2019 года. Встречу, размещение и  трансфер до места проведения конференции гарантируем.

• «Просим [о чем именно]…». Например:

Просим рассмотреть возможность перенесения сроков исполнения договора № 115 от 20.12.2018.

Иногда для усиления эффекта добавляют слово «убедительно»:

Как завершить письмо?

Завершить письмо можно с помощью следующих языковых формул:

• «Надеемся на…». Например:

• «Заранее благодарим за…». Например:

Заранее благодарим за помощь в разрешении создавшейся ситуации.

• «Убедительно просим…». Например:

• «С уважением…». Эту формулу вежливости стоит написать после выражений надежд и благодарностей. Она располагается непосредственно над указанием должности и подписью. Например:

С ЗАГЛАВНОЙ ИЛИ СО СТРОЧНОЙ БУКВЫ ПИСАТЬ МЕСТОИМЕНИЕ «ВЫ»?

Вопрос не такой уж и легкий, как кажется. Приведу разъяснение на этот счет, предоставленное выдающимся советским языковедом Д.Э. Розенталем в 1967 году в ответ на запрос одного из читателей: «Закрепилось такое положение: прописная буква в словах Вы, Ваш и т.д. пишется только при обращении к одному лицу (физическому или юридическому), при этом обычно в личной переписке». Это разъяснение было им включено в словарь-справочник «Прописная или строчная?» в следующей формулировке: «При обращении к одному лицу в официальных документах и личных письмах местоимения Вы и Ваш пишутся с прописной буквы как форма выражения вежливости: Сообщаем Вам…; В ответ на Ваш запрос…; Прошу Вас… При обращении к нескольким лицам или к неопределенному множеству лиц эти слова пишутся со строчной буквы: Уважаемые Анна Петровна и Сергей Львович, удовлетворяя вашу просьбу, посылаю вам…; Дорогие телезрители, сегодня вы увидите фильм…».

Более радикальных правил предлагает придерживаться в этом вопросе известный дизайнер Артемий Лебедев в § 165 своего «Ководства»[2]:

Мне ближе позиция Д.Э. Розенталя.

ОТ КАКОГО И К КАКОМУ ЛИЦУ В КАКОМ ЧИСЛЕ ОБРАЩАТЬСЯ В ПИСЬМЕ?

Ответ можно найти в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). В письмах используются формы изложения (п. 5.18):

• от первого лица множественного числа («просим направить…» и др.);

• от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

• от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на бланке письма должностного лица.

Обращаться нужно к множественному числу второго лица, применяя правила написания местоимения «вы», указанные в предыдущем разделе: «Сообщаем вам…», «Уведомляем вас…», «В ответ на Ваше заявление…».

С ПРОПИСНОЙ ИЛИ СО СТРОЧНОЙ БУКВЫ ПИСАТЬ НАЗВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ?

С заглавной буквы пишутся:

• первое слово и имена собственные в названиях законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, различных международных соглашений и договоров, документов, принятых конгрессами, совещаниями международных организаций и учреждений. Например:

• название документа, составляющего одно целое с заголовком документа. Например:

• названия документов (и понятий) при повторном упоминании в текстах многостраничных документов при условии, что в документе было сделано соответствующее уточнение. Например:

Программа государственных гарантий бесплатного оказания гражданам медицинской помощи на 2018 год и на плановый период 2019 и 2020 годов (далее – Программа).

Со строчной буквы пишутся:

• названия проектов законодательных актов. Например:

• названия документов, содержащие в себе заголовок, заключенный в кавычки и не относящийся к категориям документов, указанных выше. Например:

постановление Правительства Российской Федерации от 12.11.2016 № 1156 «Об обращении с твердыми коммунальными отходами и внесении изменения в постановление Правительства Российской Федерации от 25 августа 2008 г. № 641»

• предшествующее названию документа сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивший данный договор или соглашение. Например:

российско-испанский Договор о сотрудничестве в области усыновления (удочерения) детей

КАК ПИСАТЬ УЧЕНЫЕ СТЕПЕНИ, ВОИНСКИЕ И ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ?

Правила написания сведены в Таблицу.

КАКИЕ ПУНКТЫ ПО ПРАВОПИСАНИЮ ВНЕСТИ В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

Предположим, вы прочитали эту статью, запаслись справочниками, пособиями – и документы, созданные вами, поднялись на качественно новый уровень. Когда к вам попадет документ, составленный неправильно, у вас начнется резь в глазах от многочисленных ошибок, а потом появится зуд в руках от желания порвать этот безграмотный опус в клочки! «Как предотвратить столь трагичные последствия всеобщей безграмотности для отдельно взятой организации?» – спросите вы. Выход есть: внесите требования к оформлению документов в инструкцию по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству – это организационно-нормативный документ, устанавливающий общие требования к порядку создания, согласования, утверждения и оформления документов в организации.

Инструкция по делопроизводству – это достаточно сложный многостраничный документ, составленный на основе правил русского языка и требований государственных и отраслевых стандартов. На его качественное составление могут уйти месяцы кропотливой работы, особенно если эта работа для вас в новинку. Кроме того, наличие инструкции по делопроизводству в организации не является обязательным.

О том, как создать инструкцию по делопроизводству, написано множество статей и рекомендаций. Хочу обратить ваше внимание на несколько важных, на мой взгляд, моментов:

1. Один из основных нормативных документов для составления инструкции по делопроизводству – ГОСТ Р 7.0.97-2016 – носит рекомендательный характер, а правила русского языка обязательны к применению. Поэтому при составлении инструкции сначала нужно придерживаться правил русского языка, а потом на них накладывать требования данного ГОСТ.

2. Поскольку ГОСТ Р 7.0.97-2016 носит рекомендательный характер, то вы вольны допустить незначительные отклонения от его требований, если это необходимо. Например, вы можете выбрать удобную для себя форму записи дат в тексте документа, также размер и тип шрифта из тех, которые отвечают требованиям данного ГОСТ.

3. Не обязательно описывать в инструкции по делопроизводству все нюансы создания документов. Достаточно будет наиболее общих требований, на которые обращает внимание ГОСТ Р 7.0.97-2016. Возможно, потребуется подробно описать моменты, свойственные именно вашей организации, даже если они в ГОСТ описаны неполно.

4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 не единственный нормативный документ, который нужно принимать во внимание, создавая инструкцию по делопроизводству. Не ленитесь искать справочную и подтвержденную информацию из других источников.

5. Инструкция по делопроизводству утверждается приказом по организации и обязательна для исполнения всеми подразделениями и всеми работниками этой организации. То есть наличие на предприятии должным образом составленной и утвержденной ИД дает вам право на законном основании делать замечания и возвращать документы на доработку их авторам. А на особо нерадивых составлять докладные.

В инструкцию по делопроизводству необходимо включить следующие пункты:

1. Правила написания названий структурных подразделений организации, а именно: какие слова писать с прописной буквы, а какие – со строчной и каковы формы их краткого наименования. Например:

2. Правила написания должностей[3]. Например:

3. Правила написания заголовка к тексту различных видов документов[4]. Например:

4. Требования относительно того, от какого лица излагать текст в различных видах документов. Например:

5. Допустимые в тексте общеупотребительные и принятые в организации специальные сокращения[5].

6. Правила написания официальных наименований, числительных, дат, единиц измерения[6].

7. Правила написания сумм и денежных единиц[7].

Структура делового письма Обращение

Находится
в «шапке» письма и содержит должность
и ФИО адресата. Для официальной деловой
переписки стандартным считается
обращение «Уважаемый», которое
пишут с большой буквы и по центру листа.
А дальше масса вариантов в зависимости
от того, что пишут и кому. Так, в России
принято обращаться по имени и отчеству,
в компаниях с западной корпоративной
культурой – просто по имени. Если Вы
знаете партнера лично, можете обратиться
так: «Уважаемый Андрей Петрович»,
не знаете – «Уважаемый господин
Смирнов». Кстати, в обращении к человеку
слово «господин» сокращать до «г-н»
нельзя. И ни в коем случае нельзя писать
«Уважаемый господин Смирнов А. П.».
Либо «Андрей Петрович», либо
«господин Смирнов».

Если
Вы не пишете особам королевской крови,
представителям религиозных конфессий,
президентам и членам парламентов
различных стран, считайте, что Вам
повезло. Для них существуют официальные
формулы обращения, причем для каждого
ранга – особые. Прежде чем отправлять
такое письмо, тщательно проверьте,
соответствует ли выбранное обращение
статусу адресата. Гораздо проще запомнить,
как нужно писать военнослужащим:
«Уважаемый товарищ полковник»,
даже если этот полковник – женщина. А
вот обращение «Дамы и господа»
является светским, и его лучше использовать,
скажем, для приглашения на открытие
салона модной одежды. Если же Вы
приглашаете на деловую презентацию –
например, новых буровых установок,– то
по сложившейся практике используется
общее для всех обращение «Уважаемые
господа». В данном случае неважно,
что в этой организации работают и
женщины.

Пример:

Генеральному
директору

ООО «Конкорд»

Добровольскому
П.И.

Уважаемый
Павел Ильич!

или

Уважаемый господин
Добровольский!

Преамбула

Составляет
первый абзац письма, в котором изложена
его цель, причина, побудившая Вас его
написать. Прочтя преамбулу, адресат
должен понять суть письма.Пример: Я пишу
Вам с целью выразить своё неудовольствие
качеством сырья для производства мебели,
которую Ваша компания поставляет нам,
и рассчитываю на Ваши действия,
направленные на скорейшее изменение
ситуации к лучшему и возмещение
причинённых нам убытков.

Основной
текст

Далее
в 2х – 4х абзацах должна быть изложена
ситуация, выражены Ваши личные мысли и
чувства по этому поводу и озвучена
просьба о конкретных действиях либо
предложен Ваш вариант разрешения
вопроса.

Пример:
На протяжении последнего месяца, начиная
со второго июня текущего года, 10-15% от
каждой партии вашего сырья составляет
брак. Данные факты были надлежащим
образом оформлены специалистами нашей
компании. Копии документов прилагаются
к данному письму. Убытки нашей компании
в связи с получением бракованного сырья
составляют порядка 1 млн. рублей. Мы
сотрудничаем с ООО «Конкорд» на протяжении
уже пяти лет, и до сих пор у нас не было
причин для нареканий. В данной ситуации
мы настаиваем на полном возмещении
наших убытков. При необходимости мы
готовы провести совместную экспертизу
забракованного сырья.

Заключение

Необходимо
для краткого подведения итогов всего
написанного и логичного завершения
письма.

Пример:
Уверен, что Вы разберётесь в данной
ситуации, и в ближайшем будущем наше
сотрудничество войдёт в привычное
русло.

Подпись

Письмо
завершается подписью (должность + ФИО)
адресанта, которую предваряет стандартная
вежливая форма «С уважением». Также
возможны варианты: «Искренне Ваш», «С
надеждой на продуктивное сотрудничество»,
«С благодарностью за сотрудничество»
и т.п.При подписании письма важно учесть
ранг адресата и адресанта. Письмо на
имя генерального директора должен
подписывать также генеральный директор
или, как минимум, его заместитель. При
этом подпись должна соответствовать
её расшифровке: ситуация, когда заместитель
директора ставит косую черту рядом с
фамилией директора и подписывается
своим именем, недопустима.

Пример:
С уважением,Генеральный директор
мебельной фабрики «Заря» Киселёв А.Д.

Постскриптум

Постскриптум
(P.S.) – приписка в конце письма после
подписи — довольно редко используется
в деловой переписке. Она служит для
того, чтобы сообщить адресату о важном
событии, которое произошло уже после
написания письма, или передать ему
информацию, которая имеет косвенное
отношение к теме письма.

Пример
1: P.S. Информирую
Вас о том, что процент брака в партии
сырья, поступившей 3 часа назад, возрос
до 17%!

Пример 2:
P.S. Руководитель нашего отдела по приёму
сырья будет встречаться с Вашими
специалистами у Вас на предприятии
завтра в 14:00.

Приложения

Приложения
являются необязательным дополнением
к основному тексту письма и поэтому
оформляются на отдельных листах –
каждое приложение на своём листе.
Какие-либо правила их написания
отсутствуют.

К
началу

Стандартные
фразы деловой переписки

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #