Управление проектом руководство по выполнению

Кадр: фильм «Тринадцать друзей Оушена» / Warner Bros. Pictures

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Руководитель проектов цифровой трансформации. Эксперт в области управления цифровыми и индустриальными инвестиционными проектами на территории СНГ и в Европе с 17-летним опытом. Слушатель программы MBA «Лидеры изменений». Email: aiparamonov@mail.ru

---

Фото: личный архив Александра Парамонова

Управление проектами — самостоятельное обширное направление в менеджменте. Проект — это и создание нового сайта, и разработка продукта, и строительство здания, и перевоз офиса. Проектами занимаются все или почти все компании.

Управление проектами включает в себя методики, принципы, концепции, лучшие практики. Проектный менеджмент помогает реализовывать проекты в срок с минимальными затратами.

Поэтому разбираться в том, как управлять проектами, должен любой менеджер и собственник бизнеса. В статье для Skillbox Media рассказываем:

• для чего нужно проектное управление и чем процесс отличается от проекта;
• какие этапы включает управление проектом;
• какие методы управления проектами есть и как между ними выбрать;
• какие системы и инструменты используют для управления проектами;
• как организовать управление проектами и кто такой менеджер проекта;
• можно ли управлять проектами без специального образования;
• как узнать больше о проектах и управлении.

---

Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта. Чтобы лучше понять, для чего компаниям необходимо проектное управление, разделим понятия «процесс» и «проект».

Процесс ориентирован на устойчивую непрерывную деятельность, упорядоченную рутину. Например, таков технологический или бизнес-процесс.

В основе процесса — поток ценностей и взаимодействий, которые дальше будут повторяться по циклу. Часто процессы регламентированы. В управлении это называется процессно-ориентированным подходом.

Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Поэтому план по его достижению создаётся каждый раз заново. Это называется проектно-ориентированным подходом.

Процесс можно сравнить с массовым выпуском продукции, а проект — с мелкосерийным производством на заказ. Например, производство серийных автомобилей — это процесс, а разработка новой модели — проект. В основе каждого процесса лежит проект — когда-то его тоже делали впервые.

В современном мире бизнес всё чаще превращается из регулярного управляемого процесса в множество уникальных проектов — возникают задачи по выживанию компании или по адаптации к быстро меняющейся среде. Поэтому высоко ценится умение превращать эти задачи в проекты, а затем управлять ими.

Вот примеры проектов, выполнение которых стало вопросом выживания для некоторых видов бизнеса в последнее время:

• организация гибридного формата работы сотрудников;
• перестройка и локализация цепочек поставки;
• цифровая трансформация.

Вот некоторые преимущества внедрения управления проектами в компании:

• Проектный менеджмент — это эффективное управление ресурсами для решения задач. Эффективное управление — это экономия ресурсов, а сэкономил ресурсы — значит заработал.
• Тенденция последнего времени — плоские организационные структуры, где менеджеров становится меньше, а нужные специалисты объединены в команды под задачи бизнеса. В этом случае проектный менеджмент подготавливает компанию к трансформации под запросы рынка.
• Инновации в компании, выход на новые рынки становятся проще после реализации успешных проектов.

В следующем разделе разберём, какие процессы включает в себя проектное управление.

Этапы управления проектом соответствуют этапам его жизненного цикла. Согласно PMBok, они включают в себя:

• инициацию;
• планирование;
• исполнение;
• управление и контроль;
• завершение.

Инициация. Это подтверждение, что идея проекта достойна воплощения. На этом этапе важно подготовить устав проекта и карту стейкхолдеров. В уставе проекта конкретизируют задачу — название и цель проекта, сроки требования, бюджет, риски, роли, бизнес-выгоды.

Планирование. На этом этапе разрабатывают структуру проекта и наполняют её артефактами — прорабатывают реализацию, разные сценарии и гипотезы до начала работ. Это повышает вероятность успеха проекта.

Подробнее о структуре проекта и о том, как её разработать за семь шагов, говорили в этой статье.

Исполнение. Этот этап предполагает выполнение проекта и коммуникацию с заказчиком и командой.

Управление и контроль. Мониторинг баланса проекта по факторам времени, бюджета и качества. Подробнее о таком балансе говорили в этой статье.

Завершение проекта. На этом этапе выявляют лучшие практики и уроки проекта. Это информация важна как для самой команды — чтобы не повторять ошибок, так и для последователей, которые будут делать аналогичный проект в будущем.

Здесь можно изучить структуру PMBok и взаимосвязь этапов проекта с необходимыми областями знаний и шаблонами документов.

Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры.

За время существования проектного управления разработано много разных методов. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.

В этой статье поговорим о методах Agile и Waterfall. Современный менеджер проекта должен владеть и тем, и другим.

Waterfall («водопад», или каскадная модель). Согласно этой методике, все задачи проекта решают последовательно и строго по первоначальному плану. Как правило, команда такого проекта несёт полную финансовую ответственность за срыв сроков и бюджета.

Эту модель применяют в таких случаях:

• Требования к проекту тщательно продуманы и неизменны.
• Технологии выполнения проекта известны заранее.
• Приоритет проекта — высокое качество продукта.
• Заказчик не может участвовать в процессах проекта. Это характерно для проектов на аутсорсинге, где заказчик получает финальный готовый результат.
• Заказчику в самом начале важно знать точные сроки и бюджет проекта.
• Исполнитель реализовывал аналогичный проект ранее. Например, в строительстве типовых объектов или в разработке программ с использованием «коробочного» решения.

Agile (гибкая методология разработки). Это группа методологий гибкого управления проектами. К ним относятся Scrum, Kanban, XP и другие. В их основе лежит четыре принципа:

• Люди важнее процессов и инструментов.
• Качество продукта важнее подробной документации.
• Взаимодействие с заказчиком важнее согласования условий контракта.
• Готовность к изменениям важнее следования плану.

Методы Agile применяют в таких случаях:

• Перечень требований окончательно не определён — цель и задачи проекта нужно корректировать по ходу его выполнения.
• Важно создать рабочую версию продукта в короткие сроки. Например, разработать ПО.
• Заказчик принимает активное участие в проекте на всех этапах его жизненного цикла — для него важно иметь возможность внести изменения в любой момент.

Выбор метода зависит от специфики проекта. Например, в строительстве и сложных инженерных проектах agile-методологии почти не применяются. Для них больше подходит метод Waterfall. А вот в разработке программного обеспечения и цифровизации всё наоборот.

Лучше всего выбирать метод управления проектом в зависимости от условий окружающей среды. Для этого можно использовать модель Киневина. Согласно ей, есть пять основных контекстов принятия решений — пять условий среды, в которых может находиться проект:

• простая упорядоченная среда;
• сложная упорядоченная среда;
• запутанная среда;
• хаотичная среда;
• беспорядочная среда.

Разобравшись, в каком контексте находится проект, можно осознать его сложность и выбрать метод управления.

При выборе инструмента для работы нужно руководствоваться контекстом, выгодами для проекта, команды и заказчиков. У каждой системы своя область применения, поэтому подбирать инструмент нужно исходя из соображений рациональности и здравого смысла. Не стоит гнаться за трендами и модой — важно получить выгоду от использования и нужный результат проекта.

Об инструментах управления проектами можно почитать в этой статье Skillbox Media.

Организацией управления проектами занимаются менеджеры проектов. Поэтому успех проекта во многом зависит от квалификации и личностных качеств менеджера.

Квалификация менеджеров проекта. Главное требование — базовые знания по управлению проектами. Их можно получить из PMBoK — это самая распространённая модель, которая лежит в основе многих стандартов. Есть и другие стандарты — например, APMBoK или P2M.

Кроме знаний по управлению, менеджер должен ориентироваться в предметной области проекта — например, в строительстве или программном обеспечении — хотя бы на среднем уровне.

Часто профессиональные менеджеры склонны к процессно-ориентированному подходу. Они могут превратить порученный проект в «долгострой» и растянуть процесс его улучшений на годы. Избежать этого можно с помощью обучения проектному мышлению.

Личностные качества менеджеров проекта. Менеджер проекта — лидерская роль. Поэтому его личность и мотивация важны не менее, чем квалификация.

Менеджер проекта общается с заказчиком, собирает и мотивирует команду, взаимодействует с коллегами, которые напрямую ему не подчиняются. Поэтому для менеджера важно иметь навыки ведения переговоров, проявлять лидерские качества в трудные для проекта моменты.

Можно ли управлять проектами без специального образования? Можно. Но велика вероятность, что такой менеджер потратит время впустую. Скорее всего, он начнёт «изобретать велосипед» и в итоге придёт к схожему проектному подходу.

Моя рекомендация — для начала освоить методики стандартов. Затем решить, что из этого можно взять в работу, а что не потребуется или будет избыточным в проекте. Стандарты нужно знать, но слепо следовать им не стоит — разным проектам нужны разные наборы инструментов. Понимание принципов важнее точного соблюдения стандарта, а практика важнее, чем теория.

Итак, хороший менеджер проекта должен отвечать следующим требованиям:

• быть личностью с развитыми софт-скиллами и лидерскими данными;
• быть мотивированным на результат и уметь вовлечь команду;
• иметь квалификацию в управлении проектами и в предметной области, в которой реализуется проект.

Что ещё нужно знать об управлении проектами? Управлять проектами — это управлять собой. Только через управление собой можно управлять командой и окружением.

В проектах важна психология — результат не всегда предсказуем на 100%. Поэтому нужно уметь правильно реагировать на кризисы и вызовы. Об экологичных способах управления собой и командой можно почитать в этих книгах:

• «Психологическое айкидо» Михаила Литвака;
• «Игры, в которые играют люди» Эрика Берна.

• Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта.
• Управление проектом состоит из пяти основных этапов: инициация, планирование, исполнение, управление и контроль, завершение.
• Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры. Среди самых популярных методов — Agile, Waterfall. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
• Управлением проектами занимаются менеджеры проектов. У хорошего менеджера должны быть развиты лидерские качества и навыки ведения переговоров. Также менеджер обязательно должен иметь базовые знания в области управления проектами.

• Если вы только начали знакомиться с управлением проектами и разбираетесь в его сущностях, прочитайте нашу статью — «Что такое проект: изучаем главное понятие проектного управления».
• В этой статье Skillbox Media можно узнать о структуре проекта и о том, как проработать её за семь этапов.
• Также в Skillbox Media есть статьи о методиках управления проектами: Scrum, Agile, Kanban, методе критического пути.
• Управлять проектами, работать с бюджетом, сотрудничать с заказчиками, управлять командой и презентовать проекты можно научиться на курсе Skillbox «Профессия Менеджер проектов».

Как зарабатывать больше с помощью нейросетей?
Бесплатный вебинар: 15 экспертов, 7 топ-нейросетей. Научитесь использовать ИИ в своей работе и увеличьте доход.
Узнать больше

Руководство и управление исполнением проекта – это процесс исполнения работ, определенных в плане управления проектом, для достижения целей проекта. Данные действия включают в себя, среди прочего:

• осуществление действий для выполнения требований проекта;
• создание результатов проекта;
• подбор, подготовка и управление членами команды, назначенными на проект;
• получение, управление и использование ресурсов, включая материалы, инструменты, оборудование и сооружения;
• применение запланированных методов и стандартов;
• налаживание и управление каналами коммуникаций проекта, как внешними, так и внутренними по отношению к команде проекта;
• выработку данных проекта, таких как стоимость, расписание, техническое или качественное исполнение и статус, для облегчения прогнозирования;
• выпуск запросов на изменение и адаптация одобренных изменений к содержанию, планам и среде проекта;
• управление рисками и выполнение действий по реагированию на риски;
• управление продавцами и поставщиками;
• сбор и документирование накопленных знаний, а также выполнение одобренных действий по усовершенствованию процессов.

Менеджер проекта вместе с командой управления проектом руководит выполнением запланированных операций проекта и управляет разнообразными техническими и организационными связями, которые существуют в рамках проекта. На процесс руководства и управления исполнением проекта напрямую влияет прикладная область проекта. Результаты производятся в качестве выходов процессов, осуществляемых для выполнения работ проекта, запланированных и внесенных в расписание плана управления проектом. Информация о выполнении работ, о степени завершенности результатов и о том, что уже сделано, собирается как часть исполнения проекта и используется в процессе подготовки отчетов об исполнении. Информация о выполненных работах также используется в качестве входа в группе процессов мониторинга и управления.

 Руководство и управление исполнением проекта также требует реализации одобренных изменений, включая:

• Корректирующее воздействие. Документированное указание для исполнения работ по проекту с целью приведения в соответствие ожидаемого будущего исполнения работ по проекту с планом управления проектом.
• Предупреждающее действие. Документированное указание осуществить действие, которое может снизить вероятность негативных последствий, связанных с рисками проекта.
• Исправление дефекта. Формально документированное выявление дефекта в элементе проекта, содержащее рекомендации либо об исправлении дефекта, либо о полной замене элемента.

 Руководство и управление исполнением проекта: входы

План управления проектом

Описан ранее.

Одобренные запросы на изменение

Являясь частью процесса осуществления общего управления изменениями, обновление статуса контроля изменений показывает, что некоторые изменения одобрены, а другие нет. Для одобренных запросов на изменение команда проекта составляет расписание реализации. Одобренные запросы на изменение – это документированные, санкционированные изменения, расширяющие или сокращающие содержание проекта. Одобренные запросы на изменение также могут изменять правила, план управления проектом, процедуры, затраты или бюджеты либо изменять расписания. Одобренные запросы на изменение могут потребовать выполнения предупреждающих или корректирующих действий.

Факторы среды предприятия

Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс руководства и управления исполнением проекта, включают в себя, среди прочего:

• культуру и структуру организации, компании или заказчика;
• инфраструктуру (например, существующие сооружения и капитальное оборудование);
• управление персоналом (например, директивы по найму и увольнению, оценки эффективности работы сотрудников и документы об обучении);
• готовность заинтересованных сторон проекта принимать риски;
• информационные системы управления проектами (например, автоматизированные системы, такие как программное обеспечение для управления расписанием, система управления конфигурацией, система сбора и распространения информации или веб-интерфейсы к другим автоматизированным системам, работающим в режиме онлайн).

 Активы процессов организации

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс руководства и управления исполнением проекта, включают в себя, среди прочего:

• типовые руководящие указания и рабочие инструкции;
• требования по обмену информацией, определяющие допустимые среды передачи данных, требования по сохранению записей и безопасности;
• процедуры управления проблемами и дефектами, определяющие средства контроля проблем и дефектов, выявление и разрешение проблем и дефектов, а также отслеживание вопросов, требующих решения;
• базу данных измерений процессов, используемую для сбора и обеспечения доступа к данным измерений по процессам и продуктам;
• архивы по предыдущим проектам (например, базовые планы по содержанию, стоимости, расписанию и измерению исполнения, календари проектов, сетевые диаграммы проекта, реестры рисков, запланированные ответные действия и определенные последствия рисков);
• базу данных по управлению проблемами и дефектами, содержащую исторические сведения о статусе проблем и дефектов, информацию об управлении, данные о разрешении проблем и устранении дефектов, а также результаты разрешения проблем.

 Руководство и управление исполнением проекта: инструменты и методы

Экспертные оценки

Экспертные оценки используются для оценивания входов, необходимых для руководства и управления исполнением плана управления проектом. Подобные оценки и экспертизы применяются в отношении всех технических и управленческих деталей в ходе данного процесса. Такая экспертиза проводится менеджером проекта и командой управления проектом с опорой на специальные знания или подготовку. Дополнительная экспертиза может быть получена из различных источников, включая следующие:

• другие подразделения в рамках организации;
• консультанты;
• заинтересованные стороны проекта, в том числе заказчики или спонсоры;
• профессиональные и технические ассоциации.

Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектами, будучи одним из факторов среды предприятия, предоставляет доступ к автоматизированным средствам, таким как программное обеспечение для управления расписанием, система управления конфигурацией, система сбора и распространения информации или веб-интерфейсы прочих автоматизированных систем, работающих в режиме онлайн, используемых во время работ по руководству и управлению исполнением проекта.

Руководство и управление исполнением проекта: выходы

Результаты

Одобренный результат – это любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или способность осуществить услугу, который (ая) должен (на) быть произведен (на) для завершения процесса, фазы или проекта.

Информация о выполненных работах

По мере продвижения проекта регулярно собирается информация о его операциях. Такая информация может относиться к различным результатам исполнения, включая, среди прочего:

• статус результата;
• ход выполнения расписания;
• понесенные затраты.

Запросы на изменение

Если при выполнении работ по проекту возникают проблемы, выпускаются запросы на изменение, которые могут менять правила или процедуры проекта, его содержание, стоимость или бюджет, расписание проекта или его качество. Прочие запросы на изменение включают предупреждающие или корректирующие действия, позволяющие предотвратить негативное влияние на проект в будущем. Запросы на изменение могут быть прямыми или косвенными, инициированными извне или изнутри, необязательными или обязательными по закону или контракту, а также могут включать в себя:

• Корректирующее воздействие. Документированное указание для исполнения работ с целью приведения в соответствие ожидаемого будущего исполнения работ по проекту с планом управления проектом.
• Предупреждающее действие. Документированное указание осуществить действие, которое может снизить вероятность негативных последствий, связанных с рисками проекта.
• Исправление дефекта. Формально документированное выявление дефекта в элементе проекта, содержащее рекомендации либо об исправлении дефекта, либо о полной замене элемента.
• Обновления. Изменения в формально контролируемой документации, планах и т. д., отражающие модифицированные либо дополнительные идеи или содержание.

Обновления плана управления проектом

Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:

• план управления требованиями;
• план управления расписанием;
• план управления стоимостью;
• план управления качеством;
• план управления человеческими ресурсами;
• план управления коммуникациями;
• план управления рисками;
• план управления закупками;
• базовые планы проекта.

Обновления документов проекта

Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:

• документацию по требованиям;
• журналы проекта (проблем, предположений и т. д.);
• реестр рисков;
• реестр заинтересованных сторон проекта.

Каждый проект уникален с точки зрения ожидаемых результатов, бюджета и сроков реализации. Чтобы обеспечить соответствие проектов требованиям и целям, во многих компаниях применяют технику комплексного управления проектом. 

Процесс комплексного управления проектом подразумевает координацию всех элементов проекта: от назначения задач и управления ресурсами до взаимодействия с заинтересованными сторонами. Используя комплексный подход к управлению проектами и взаимосвязями между ними, вы сможете выполнять проекты, сохраняя общую картину.

Ознакомьтесь с этой методикой и узнайте, из каких ключевых шагов она состоит и какие навыки нужны для успешного применения комплексного управления проектом. 

Что такое комплексное управление проектом?

Комплексное управление проектами подразумевает координацию всех элементов проекта, таких как задачи, ресурсы, заинтересованные стороны и ожидаемые результаты. Его цель заключается в обеспечении эффективного управления процессами и достижения поставленных целей.

Комплексное управление проектом применяется для обеспечения чёткого взаимодействия между различными процессами и группами. Когда в ходе реализации проекта возникают нестыковки целей или планов, комплексное управление помогает достичь компромисса по затратам и срокам, позволяя тем самым выполнить проект в соответствии с ожиданиями всех заинтересованных сторон.

Ниже приводится пример комплексного управления проектом. Предположим, отделу маркетинга нужны данные от отдела продаж, чтобы подготовить отчёт для заинтересованных сторон. Комплексное управление проектом обеспечивает надлежащее перенаправление данных от отдела продаж в отдел маркетинга и соответствие ожидаемого результата предъявляемым требованиям.  

Кроме того, комплексное управление проектом предусматривает контроль пяти этапов управления проектом в течение жизненного цикла проекта.

К этим пяти этапам относится:

1. Заложение основы проекта. Цель этого этапа заключается в том, чтобы сформулировать концепцию и цели проекта, а также согласовать стоящие перед ним задачи с заинтересованными сторонами. На этом этапе создаётся устав проекта, в котором отражаются основные сведения о проекте, вырабатывается чёткая дорожная карта и составляется реестр заинтересованных сторон. 

2. Планирование проекта. Процесс, в рамках которого выстраивается инфраструктура проекта, помогающая достичь его целей в пределах отведённого времени, бюджета и ресурсов. При этом создаётся подробная проектная документация, объясняющая концепцию проекта и способы её реализации. 

3. Выполнение проекта. На этом этапе начинается реализация плана проекта и запускаются работы по его выполнению. И на этом же этапе осваивается основная часть бюджета на получение ожидаемых результатов, а также осуществляется привлечение заинтересованных сторон и взаимодействие с ними, налаживается система обеспечения качества и формируется команда специалистов. 

4. Контроль показателей проекта. На этом этапе осуществляется контроль хода работ по проекту и сравнение текущих показателей с первоначальным планом. При этом подразумевается принятие необходимых корректирующих мер при возникновении препятствий или отставания от графика. 

5. Закрытие проекта. На этом этапе проект официально закрывается по согласованию с клиентом или заинтересованной стороной. Весь опыт, накопленный в течение проекта, документируется и сохраняется в архиве для использования в будущем. 

Недаром эта техника является одной из ключевых областей знаний в руководстве PMBOK® («Книга знаний по управлению проектами») Института управления проектами, ведь она помогает менеджерам проектов повышать эффективность рабочих процессов. 

Семь шагов комплексного управления проектом

Комплексное управление проектом представляет собой целостный подход к планированию и реализации проектов. Эта методика состоит из семи процессов эффективной координации работ по проекту. Рассмотри каждый из них. 

1. Создание устава проекта

Проекты обычно начинаются с создания устава проекта — краткого документа, в котором приводятся общие сведения о проекте, а также указывается менеджер проекта и основные заинтересованные стороны.

Состав устава проекта:

• Объём работ

• Цели и ожидаемые результаты

• Состав команды проекта 

• Риски проекта 

• Выгоды или рентабельность инвестиций

• Бюджет 

• Экономическое обоснование

Устав проекта, по сути, является основой для дальнейшего планирования проекта. Кроме того, он помогает заручиться поддержкой заинтересованных сторон, с тем чтобы вы могли уверенно двигаться вперёд и самостоятельно принимать решения в пределах объёма проекта. 

Читать о семи распространённых причинах разрастания объёма и о том, как их избежать

2. Разработка плана управления проектом

Следующий шаг — это разработка более подробного плана проекта, в котором указывается объём проекта, ожидаемые результаты, хронология, вехи и критерии оценки успешности. 

План проекта используется для управления его реализацией в соответствии со всеми требованиями и целями. 

Чтобы создать методологию управления проектами, выполните следующие действия:

1. Проведите совещание с участием заинтересованных сторон, чтобы определить требования, ожидаемые результаты и цели проекта.

2. Определите объём проекта.

3. Создайте структуру разбивки работ (СРР), в которой назначьте задачи и распределите ресурсы.

4. Создайте график проекта.

5. Выполните оценку рисков и разработайте планы действий в непредвиденных обстоятельствах.

6. Придумайте, по каким критериям вы будете оценивать эффективность проекта.

7. Разработайте прочие планы по следующим аспектам: управление объёмами, управление затратами, управление ресурсами, управление изменениями, управление заинтересованными сторонами и управление рисками.

Для упрощения работы в рамках этого процесса можно воспользоваться шаблоном для планирования проектов. 

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

3. Руководство и управление работой по проекту

Следующий этап — это выполнение проекта, в ходе которого менеджер проекта руководит повседневной работой, например:

• Направляет действия группы проекта

• Проводит совещания с заинтересованными сторонами

• Контролирует ход работ по проекту

На этом этапе обеспечивается эффективное выполнение задач в соответствии с планом проекта и заявленным объёмом работ. 

4. Информационное обеспечение проекта

Информационное обеспечение — это процесс, предполагающий использование имеющихся сведений и получение дополнительных знаний для достижения целей проекта. На этом шаге сотрудники получают всю информацию, необходимую для достижения ожидаемых результатов.

Весь опыт и знания, получаемые в рамках этого этапа, способствуют повышению общего уровня знаний в компании и могут пригодиться в будущем.  

5. Отслеживание и контроль работ по проекту

Поскольку процессы комплексного управления проектом взаимосвязаны, их следует тщательно контролировать, чтобы все они соответствовали плану управления проектом. 

Цель этого шага — обеспечивать планомерный ход проекта. Все случаи отклонения от плана проекта необходимо выявлять и устранять. 

Существует три подхода к решению этой задачи:

1. Превентивные действия. Действия, направленные на снижение негативного влияния рисков проекта

2. Корректирующие действия. Действия, направленные на приведение целевых характеристик проекта в соответствие плану проекта

3. Устранение несоответствий. Действие по устранению или исправлению зафиксированного несоответствия в проекте

Как правило, для измерения характеристик проекта применяется анализ освоенного объёма. Он позволяет оценить текущее состояние бюджета и графика работ по проекту. При возникновении необходимости внести и согласовать изменения в проекте может потребоваться обновление проектной документации, такой как отчётность о выполненных работах.

Контроль проекта обеспечивает его соответствие целям. 

Читать статью «Как создать эффективную цель проекта (с примерами)»

6. Осуществление комплексного контроля изменений

Изменения в проектах иногда могут вызывать стресс, если они реализуются неправильно. Чтобы этого не происходило, следует использовать процесс управления изменениями. 

Все запросы на изменения необходимо анализировать, чтобы они не выходили за рамки объёма во избежание его разрастания, то есть увеличения потребностей на протяжении всего жизненного цикла проекта. В некоторых компаниях есть даже специальный совет по контролю изменений, который рассматривает запросы на изменения, связанные, например, с бюджетом, сроками и ресурсами. 

В качестве примера изменений в проекте можно назвать запрос от клиента на дополнительные материалы. В этом случае вам придётся оценить, как это отразится на проекте. 

Все запросы на изменения следует фиксировать в журнале контроля изменений, где также указывается, какие запросы были одобрены, какие затраты и ресурсы понадобятся для реализации этих запросов и как они отразятся на сроках проекта. Решающее значение для успешности всего проекта имеет чёткое выполнение запросов на изменения с учётом текущих работ по проекту. 

Читать статью «Что такое управление изменениями? Шесть шагов для построения успешного процесса управления изменениями»

7. Закрытие проекта

После завершения всей работы по проекту и согласованной передачи всех полученных ожидаемых результатов клиенту наступает время закрывать проект. 

Закрытие проекта сопряжено со следующими процессами:

• Проведение заключительного совещания с заинтересованными сторонами

• Подготовка официального заключения по проекту

• Закрытие договора

• Систематизация и архивирование материалов проекта для использования в будущем

После закрытия проекта все наработки по нему остаются для справки на будущее, а также для выработки рекомендаций о том, как улучшить систему комплексного управления проектами. 

Как внедрить комплексное управление проектом

Комплексное управление проектом требует определённых технических и лидерских навыков. Ниже приводятся несколько советов, которые помогут вам начать применять эту методику в своей работе. 

Поручите менеджеру проектов следить за комплексным управлением проектом

В проектах обычно довольно много динамичных компонентов, требующих контроля, и именно менеджер проектов играет важную роль в устранении нестыковок. Менеджер проектов контролирует следующие аспекты:

• Сроки проекта

• Затраты

• Ожидаемые результаты проекта

• Риски 

• Цели проекта

• Ресурсы

Менеджеры проектов должны иметь полное представление о том, как каждый из факторов влияет друг на друга и на проект в целом. Комплексное управление проектом отражает, в частности, процесс, этап и результат, отслеживаемый менеджерами проектов.

Например, при изменении объёма проекта может возникнуть угроза нехватки ресурсов, перерасхода бюджетных средств и отставания от графика. Комплексное управление проектом позволяет реорганизовывать персонал и перераспределять ресурсы, чтобы свести к минимуму влияние на проект и бизнес.

Комплексное управление проектом особенно полезно, когда приходится руководить работой нескольких отделов и организовывать их взаимодействие в рамках проекта. 

Читать о 25 важных навыках для успешного управления проектами

Обеспечьте учёт рабочего времени

Если вы этого ещё не сделали, внедрите программное обеспечение для учёта времени. Оно поможет не только в выставлении счетов, но и в планировании будущих проектов. Хотя календари групп дают общее представление о том, как будет распределяться рабочее время, контроль времени, затрачиваемого на выполнение задач, обеспечит вам более точные показатели. 

Эти данные пригодятся при планировании будущих проектов, поскольку они позволят точнее оценивать и планировать те или иные задачи.  

Создавайте эффективные команды проектов

Правильно сформированная команда проекта обеспечивает его эффективное выполнение. Вам необходимо грамотно составить команду проекта и назначить задачи с учётом навыков и опыта сотрудников. Позаботьтесь о том, чтобы у всех были нужные ресурсы, и координируйте взаимодействие между участниками проекта.   

Используйте шаблоны для экономии времени

Создание планов и материалов для проекта может отнимать много времени, особенно с учётом того, сколько их требуется для каждого проекта. Чтобы не заниматься этим с нуля, можно использовать шаблоны, составленные по итогам прошлых проектов или разработанные заранее. 

Например, шаблоны плана проекта или шаблоны повестки совещания подходят для самых разных целей. Шаблоны дают основу, которую можно изменить или настроить с учётом своих потребностей.  

Выполняйте совместную работу с помощью инструмента обмена информацией в команде

У каждого подразделения свой стиль и инструменты обмена информацией, а в проектах зачастую требуется совместная работа различных подразделений. 

Во избежание нарушения коммуникации между подразделениями используйте план обмена информацией, в котором определяются каналы для обмена знаниями, ресурсами и обновлениями статуса проекта. Таким образом, сотрудники смогут напрямую общаться друг с другом, и вам не придётся играть роль посредника. 

Например, инструменты обмена информацией в команде позволяют создать единый центр для различных проектов, обеспечивающий возможность коммуникации и обратную связь в режиме реального времени. Кроме того, такие средства могут дополнять уже используемые инструменты, поскольку они способны интегрироваться с популярными приложениями для удалённой работы, такими как Google Диск и Slack. 

Повысьте эффективность коммуникации в команде с помощью Asana

Значение комплексного управления проектом

Зачастую в проектах повышенной динамичности и сложности задействуется несколько групп специалистов и организационных процессов. Чтобы обеспечить слаженную работу всех компонентов и достичь конечной цели, требуется комплексное управление проектом. Ниже представлены некоторые преимущества этой методики.

Организация и координация на протяжении всего проекта

Комплексное управление проектом — это как руководство с инструкциями, помогающими направлять проект в нужное русло и синхронизировать все процессы. По мере перехода проекта от одного этапа к другому эта методика обеспечивает готовность материалов и документов, необходимых для успешного выполнения следующего этапа.

Читать о пяти этапах управления проектом для улучшения рабочего процесса команды

Понимание всеми участниками своих обязанностей

Благодаря комплексному управлению проектом, все заинтересованные стороны и участники проекта чётко понимают свои функции и обязанности. Обеспечив тщательный контроль проекта, вы сможете ответить на все вопросы, возникающие у ваших коллег и заинтересованных сторон. 

Своевременное выполнение проекта

Комплексное управление проектом обеспечивает его планомерное выполнение с соблюдением сроков и бюджета. Кроме того, оно помогает следовать плану управления проектом и получать ожидаемые результаты или выгоды. Комплексное управление проектом позволяет устранять нестыковки и вносить изменения с минимальным воздействием на проект. 

Обеспечение эффективного обмена информацией с заинтересованными сторонами

Комплексное управление проектом позволяет заинтересованным сторонам получать актуальную информацию о ходе проекта. С помощью этой методики можно создать систему обмена информацией с заинтересованными сторонами об изменениях в проекте независимо от того, были они согласованы или нет. Кроме того, в комплексном управлении проектом большое значение отводится заключительному совещанию, которое проводится по завершении проекта. 

Читать о том, как написать продуктивный отчёт о статусе проекта

Более чёткие решения

На каждом шаге комплексного управления проектом определяются свои цели и ожидаемые результаты. По мере выполнения всех этих шагов вы получите более полное представление о том, как лучше всего работать на каждом этапе проекта, а подробная проектная документация поможет чётко обосновать ваши планы.

В общем случае комплексное управление проектом выгодно всем, кто участвует в проекте: команде проекта, менеджеру проекта и заинтересованным сторонам. 

Обеспечение результатов посредством комплексного управления проектом

В комплексном управлении проектом объединяются все его процессы и задачи. Благодаря программному обеспечению Asana для управления проектами, у вас будет единый источник достоверной информации для планирования и организации проектов от начала до завершения.    

Узнайте, подходит ли вашей команде программное обеспечение для управления проектами и повышения показателей их успешности.

Попробовать Asana для управления проектами

Как управлять проектом? Самый простой пошаговый план для новичков

Сегодня я расскажу о самом простом плане работы с проектом от его начала до его завершения. Этот план отлично подойдет для новичков. Если вы еще не освоили Agile, не знаете всех инструментов и лучших практик, но проект сделать нужно, то эта статья для вас. 

Совсем немного введения

При разработке нового продукта важно выяснить каким конкретным требованиям он должен соответствовать, необходимо продумать основные функции и интерфейс, а также некоторые важные детали реализации.

Как правило, до начала процесса разработки подготавливается описание основных, самых важных компонентов и достаточно поверхностно, некоторые детали могут быть описаны подробнее, при необходимости. Детализация требований происходит параллельно с процессом программирования и фиксируется, обычно, в ТЗ, а также в виде задач для команды. Такой подход позволяет на этапе инициации проекта достаточно быстро подготовить информацию по проекту, которую можно использовать в оценке проекта, а также дает большую гибкость в реализации проекта, так как требования имеют свойство меняться в процессе (закладываем на это время в оценке).

Итак, ниже я опишу материалы, которые необходимо подготовить для проекта, а также основные этапы работы над проектам от инициализации до запуска и что вам нужно делать на каждом из них. 

Для полноценного проектирования и детализации требований продукта необходимо подготовить следующее:

• Техническое задание, где мы описываем в текстовом виде и с помощью диаграмм все требования и детали проекта.

• Прототипы дизайна, где в общем виду показать какая информация будет размещаться на основных экранах

• Смета проекта, где указаны все виды работ на проекте и их оценка в человеко-часах или в днях, а также стоимость проекта

Из второстепенных материалов:

• Роадмап проекта, где указываем календарный план работ и майлстоуны

• Устав, который часто разрабатывается вместе с контрактом на этапе инициации и где указываем правила работы над проектом (полезная вещь, особенно в неопытных командах)

Ниже я буду описывать процесс работы над проектом, где опишу немного подробнее разработку материалов:

Этап Инициации

На этом этапе идея продукта формируется в виде более подробных требований. Необходимо описать в техническом задании следующее:

• Общая информация о проекте

• Цели проекта

• Целевая аудитория проекта и ее проблемы (потребности), которые будет решать продукт

• Ожидаемые выгоды от проекта (для ЦА)

• Основные функции, которые пользователи смогут выполнять в системе. Составляется в общем виде с базовым описанием. Нужно разбить проект на компоненты, в состав которых может входить несколько функций.

• Основные экраны и информация на них (в текстовом виде), которая составляется на основе требований к функциям из пункта выше.

На основе этого Технического Задания делаем Прототипы дизайна, где отображаем информацию, которая описана в последнем пункте. Стоит учесть, что в процессе могут возникнуть изменения и дополнения в ТЗ и это нормально.

Пример прототипа

После того, как готовы базовое ТЗ и прототипы, формируем Смету проекта, где указываем все виды работ, их оценку в часах, а также бюджет проекта. Иногда там же можно указать майлстоуны. Что касается оценки, то существует масса вариантов, но лично я предпочитаю оценку через бета-распределение (упрощенную версию)

Пример сметы

Также можно составить Роадмап проекта на этом этапе, где указать календарный план работ и майлстоуны:

Этап Разработки

На этом этапе подготовленное ранее Техническое задание разбивается на части (функциональные компоненты, например), затем каждая часть описывается более детально, затем разбивается на конкретные задачи для команды и идет в разработку. Таким образом, пока идет проектирование и описание второй части, первая часть уже разрабатывается.

Для каждого компонента системы указывается следующее:

• Список use cases (можно постепенно дополнять use case диаграмму или сразу сделать ее в полном объеме) с описанием каждого use case

• Описание экранов (также можно постепенно составлять схему экранов или карту сайта)

• Дополнительная информация:

  • База данных для компонента (может постепенно дополняться или разрабатываться сразу полностью)

  • Остальные UML-диаграммы

  • Другая информация

Стоит отметить, что есть разные подходы к разработке Дизайна. В некоторых проектах дизайн полностью подготавливается до разработки, но я часто сталкиваюсь с тем, что дизайн делается частями в момент разработки. Таким образом, сперва подготавливаются основные экраны и компоненты, затем начинается разработка и по мере описания частей решения (о чем я писал выше) составляется дизайн для соответствующих компонентов, который также частями передается в разработку

Этап Запуска

Этап разработки завершается полноценным приемочным тестированием системы. Когда основные баги исправлены, проект запускается на сервере или (если это не серверное решение) отправляется в стор, после чего могут понадобится дополнительные настройки, которые лучше заранее расписать в ТЗ в виде требований к окружению (серверу).

Кроме того, в материалах, описанных выше, могут быть и другие составляющие или, напротив, отсутствовать некоторые из описанных, что вполне нормально и индивидуально для каждого проекта.

Это, конечно, очень упрощенное описание работы над проектом, но достаточное для понимания того, какие материалы и как нужно готовить. Самое важное при работе над проектом пользоваться не только правилами, а также и здравым смыслом.

Формирование детальных планов стадии проектирования

Рекомендуемый в рамках настоящей книги подход поэтапного планирования, планирования набегающей волной, как уже упоминалось выше, подразумевает разработку детальных планов для каждой стадии непосредственно перед ее наступлением. В качестве метода, позволяющего обеспечить такой подход, можно рассматривать иерархическое расписание.

Иерархическое расписание — метод разработки детальных планов расписания. Это многоуровневое расписание с переменной степенью детализации на каждом уровне [18]. На этапе планирования иерархическое расписание строится на основе ИСР.

Операции высокого уровня разбиваются на несколько более мелких. Контрольные события проекта, как правило, обеспечивают связь различных уровней. На рис. 10.1 представлен пример иерархического расписания.

Основное преимущество данного метода заключается в том, что он может быть успешно использован на проектах с высокой степенью неопределенности, где информация появляется по мере развития проекта. В процессе детализации расписания должны принимать участие члены команды, которые несут ответственность за детализируемый пакет работ.

Важным замечанием является то, что метод иерархического расписания при разумной адаптации может быть применен для детализации и поэтапному составлению всех базовых планов проекта: по содержанию, по стоимости, по качеству и т.п.

Уточнение плана управления проектом

На этапе «Проектирование» ЖЦ ИТ может возникнуть необходимость реализации корректировки плана управления проектом — это вполне ожидаемая ситуация, учитывая рекомендацию по выполнению планирования методом набегающей волны. Поэтому актуальным становится использование процедуры корректировки фактического выполнения плана проекта вкупе с уже рассмотренной процедурой интегрированного управления изменениями.

Ниже приведены пример текстового описания и схема процедуры корректировки фактического выполнения плана проекта.

Пример процедуры корректировки фактического выполнения плана работ

В случае возникновения необходимости корректировки фактического плана выполнения работ:

• руководители функциональных групп от исполнителя формируют отчет группы по работе за отчетный период в формате предложений изменений в плане работ и передают сотруднику, ответственному за согласование и оргподдержку, для подготовки совещания с руководителями проекта;
• сотрудник, ответственный за согласование и оргподдержку, готовит совещание руководителей функциональных групп с руководителями проекта;
• на совещании руководителей проекта с руководителями функциональных групп принимаются решения по мероприятиям с целью обеспечения выполнения плана работ.

Руководство и управление исполнением проекта

Процесс руководства и управления исполнением проекта требует от руководителя и команды проекта выполнения ряда шагов по реализации действий, задокументированных в плане управления проектом, и работ, определенных в описании содержания проекта.

Менеджер проекта вместе с командой управления проектом управляет ходом запланированных операций проекта и различными техническими и организационными взаимосвязями, существующими в рамках проекта. К наиболее типичным действиям относятся:

• выполнение операций для достижения целей проекта;
• использование выделенных средств в соответствии с планом управления проектом для достижения утвержденных целей;
• адаптация одобренных изменений к содержанию, планам и окружению проекта;
• сбор данных проекта и формирование отчетов по расходам, выполнению расписания, техническому и качественному прогрессу, а также предоставление информации о текущем состоянии для планирования дальнейшего развития проекта;

  

  Рис.
  10.3.
  Схема процедуры управления работами проекта

• документирование и обобщение накопленных знаний и опыта, осуществление операций по повышению эффективности процессов проектного управления.

В рамках выполнения проекта собирается информация об исполнении работ, включающая в себя информацию о состоянии готовности результатов поставки и о выполненных работах; затем эта информация направляется в процесс отчетности по исполнению.

Данный процесс находится в тесной координации с процессом осуществления интегрированного управления изменениями проекта, а также с процессами и инструментами контроля содержания, сроков, качества и стоимости.

Ключевой процедурой, поддерживающей реализацию процесса «Руководство и управление исполнением проекта», является процедура управления работами, схема которой представлена на рис. 10.3.

Далее приведены схемы проведения оперативного и еженедельного совещания о ходе работ по проекту (см. рис. 10.4 и 10.5).

Обеспечение качества проекта

На данном этапе ключевыми задачами управления качеством проекта являются:

• внесение корректировок в базовый план управления качеством, которые отражали бы изменения, согласованные исполнителем и заказчиком на предыдущем этапе;
• составление подробного рабочего плана реализации этапа;
• получение подтверждения от заказчика о выделении требуемых ресурсов и выполнении необходимых обстоятельств;
• определение изменений в инфраструктуре проекта. Исходной информацией для планирования управления качеством являются стратегии, стандарты и процедуры процесса управления качеством.

Основная задача этапа — уточнить стратегии, стандарты и процедуры таким образом, чтобы они соответствовали задачам наступающего этапа.

Другой задачей этапа является обеспечение подготовки плана проведения аудита и обзоров качества работ на этапе. Планирование начинается с определения ключевых результатов и контрольных точек данного этапа. Для каждого ключевого результата планируется обзор качества. Дополнительные обзоры качества проводятся перед контрольными точками, связанными с приемкой заказчиком результатов проекта, что позволит заранее перед процедурой приемки со стороны заказчика выявить проблемы и принять решение об их устранении. Календарный план проекта корректируется с учетом проведения аудита качества. Следует проверить набор процедур, необходимых для обеспечения работ по управлению качеством на данном этапе [22].

Перечисленные выше задачи являются актуальными для всех этапов жизненного цикла ИС.

На этапе планирования руководитель проекта совместно с менеджером по качеству выполняет корректировку программы обеспечения качества проекта.

Для этого предварительно менеджером по качеству осуществляется:

• проверка наличия операций по обеспечению качества выполнения следующих процессов:
  • настройка рабочей среды;
  • настройка конфигурации (для системного тестирования);
  • настройка инфраструктуры, тестирование системы;
  • выполнение системного и пользовательского теста;
  • установка рабочей среды;
  • выполнение теста на запуск;
  • подготовка и проведение обучения для конечных пользователей;
• корректировка графика выполнения, списка ответственных за обеспечение качества;
• согласование с руководителем проекта откорректированной программы обеспечения качества;
• проверка наличия необходимых процедур;
• доработка процедур обеспечения и контроля качества на этапе производства (настройки и внедрения).