Управление проектами для высшего руководства

Авторский курс Дубовика М.Ф., ГК «Проектная ПРАКТИКА» (г. Москва). Данный тренинг способствует эффективному применению проектных технологий в Вашей компании. Цель тренинга —  обзор основных принципов современной методологии управления проектами и передача опыта применимости проектной методологии в деятельности организации, внедрения проектного управления в бизнес-процессы компании.  Как прошел последний курс | Как внедрить проектное управление

Целевая аудитория – Заказчики и кураторы проектов, которыми являются собственники бизнесов, высшее руководство компании, представители топ-менеджмента, а так же руководители проектов крупных корпораций и холдингов.

ПРОГРАММА ТРЕНИНГА

• Введение в управление проектами в корпорации
• Организационная структура и распределение ответственности за управление проектами
• Основные процессы и функциональные области управления проектами
• Корпоративная система управления проектами
• Требования к стандартизации управления проектами Классификация и описание проектов
• Программы и управление программами
• Управление портфелем проектов
• Стратегия развития КСУП и построения проектного офиса

ОТЗЫВЫ

Отправить заявку на участие:

…

Управление проектами — постоянно развивающаяся область, для успешной работы в которой необходимо применять сочетание нескольких подходов. Освоив наиболее популярные методологии, вы сможете стать экспертом в этой области.

Методология управления проектами — это система принципов, техник и процедур, использующихся специалистами, работающими в этой области. Наиболее популярные методы отличаются друг от друга не только своей структурной организацией, но и требуют использования разных конечных результатов, процессов и даже разработки программного обеспечения для управления проектами.

Предлагаем вам ознакомиться с каждым из этих 12 подходов к управлению проектами, чтобы подобрать методологию, которая идеально подойдёт вашей команде и идеальным руководителем проектов.

1. Agile

Что это такое. Методология управления проектами Agile является одним из самых распространённых процессов управления проектами. Однако, по сути, Agile — это не методология как таковая, скорее, это принцип управления проектами. 

В основе Agile лежат следующие характеристики:

• Совместная работа

• Скорость и эффективность

• Итеративность и ориентация на данные

• Личность важнее процессов

Когда дело доходит до внедрения Agile, команды часто выбирают определённую методологию, которую они будут использовать наряду с принципами Agile. Это может быть Scrum, Канбан, экстремальное программирование, Crystal или даже Scrumban. Делается это потому, что использование методологии Agile вместе с более подробно сформулированным подходом позволяет сформировать законченную философию управления проектом и практический план для достижения отличных результатов.

Кому подойдёт. Систему Agile может использовать практически любая команда, потому что в её основе лежат довольно универсальные принципы. Самое сложное здесь — решить, какую методологию использовать совместно с этим подходом.

Управлять Agile-группами в Asana

2. Waterfall (Водопад)

Что это такое. Каскадная модель управления, также известная как «водопад», тоже довольно популярна. Но, в отличие от Agile, «водопад» — это настоящая методология с очень чёткими правилами. Каскадная методология, также известная как цикл разработки программного обеспечения (ЦРПО) представляет собой линейный процесс, в котором работа ниспадает каскадом (как водопад) и организована в последовательном порядке.

При использовании этого подхода все рабочие задачи связываются друг с другом зависимостями. Это означает, что для того, чтобы начать работу над задачей, должна быть выполнена предшествующая ей задача. Благодаря этому работа идёт по плану, а также обеспечивается чёткий обмен информацией в течение всего процесса.

Хотя некоторые современные организации считают данный подход устаревшим, эта методология отлично подходит для создания предсказуемого и хорошо продуманного плана проекта. 

Кому подойдёт. Поскольку каскадная методология управления является очень подробной, она хорошо подходит для работы над крупными проектами с множеством заинтересованных сторон. Эта модель обеспечивает наличие чёткой информации о необходимых действиях в течение всего проекта и зависимостей, позволяющих отследить работу, которую следует выполнить для достижения целей. 

3. Scrum

Что это такое. Методология Scrum предусматривать использование коротких «спринтов», из которых формируется цикл проекта. Эти промежутки длятся от одной до двух недель и рассчитаны на команды в составе не более 10 человек. Это основное отличие от каскадной методологии, где отдельные задачи связываются друг с другом зависимостями.

У Scrum много уникальных особенностей, одной из которых является наличие мастера Scrum или, другими словами, руководителя проекта, который проводит ежедневные Scrum-совещания, демонстрации, спринты и ретроспективы после окончания спринтов. Все эти встречи нужны для общения ключевых участников проекта и своевременного выполнения задач.

Несмотря на то, что технически Scrum является самостоятельной методологией управления проектами, её часто ассоциируют с системой Agile. Связано это с тем, что два эти подхода объединены общими принципами, в том числе принципом важности совместной работы и тем, что личность ценится выше процессов.

Кому подойдёт. Командам, применяющим подход Agile, также следует прибегнуть к методологии Scrum, или, по крайней мере, попробовать её в действии. Так как спринты проводятся для небольших команд, этот подход работает как для небольших, так и для крупных коллективов. 

Читать о том, чем каскадная методология, Agile, канбан и Scrum отличаются друг от друга

4. Канбан

Что это такое. В методологии Канбан невыполненные задачи в рамках проекта представляются с помощью визуальных элементов, а именно досок. Этот подход используется Agile-командами для эффективной визуализации процессов и хода выполнения проектов, а также снижения вероятности возникновения задержек. Чаще всего для этого используется программное обеспечение, в котором можно легко перетаскивать доски внутри проектов, хотя это и не обязательное требование.

Поскольку, в отличие от других, этот метод не имеет строго определённого процесса, команды используют его по-разному. Здесь нужно понимать, что в Канбан основное внимание уделяется наиболее важным задачам проекта, структура же остаётся довольно простой.

Кому подойдёт. Канбан-доски могут использовать коллективы любых размеров, а особенно этот вариант хорош для удалённых команд. Связано это с тем, что визуальные возможности Канбан-досок позволяют сотрудникам оставаться в курсе происходящего, где бы они ни были.

Создать канбан-доски в Asana

5. Scrumban

Что это такое. Как вы, возможно, уже догадались, Scrumban — это методология, истоки которой берут своё начало в методах Scrum и Канбан. Кто-то считает её гибридом этих двух подходов, сочетающим в себе лучшие черты обоих систем. 

В Scrumban используется такой же цикл со спринтами, как в Scrum, но при этом в план можно вносить отдельные задачи, как в Канбан. Это позволяет выполнять наиболее важную работу, не усложняя при этом планы проектов. В Scrumban также используются встречи по методологии Scrum для улучшения совместной работы и определения приоритетов целей. 

Кому подойдёт. Если вам нравится разбивать проекты на более мелкие задачи, но при этом хотите, чтобы визуально они оставались простыми, вам может подойти Scrumban. Этот метод отлично сочетает в себе простоту и ясность.  

Читать о том, в чём разница между Канбан и Scrum

6. PRINCE2

Что это такое. PRINCE2 расшифровывается как PRojects IN Controlled Environments (проекты в контролируемой среде). В этой методологии каскадная модель используется для определения этапов проекта. Она была разработана правительством Великобритании для реализации ИТ-проектов и до сих пор в основном используется для масштабных ИТ-инициатив, связанных с традиционными продуктовыми или маркетинговыми проектами.

В основе методологии PRINCE2 лежат семь основных принципов, которые охватывают:

1. Начало проекта

2. Управление проектом

3. Инициирование проекта

4. Контроль над проектом

5. Управление передачей продукта

6. Управление границами этапов

7. Закрытие проекта

Эти семь принципов образуют всеобъемлющий процесс ведения проекта и эффективную методологию реализации корпоративных проектов. Эта методология нацелена на определение ролей и поддержание процесса управления. Кроме того, PRINCE2 можно использовать для повышения эффективности множества отдельных задач по управлению проектами, в том числе контроль этапов, управление передачей продукта, инициирование и закрытие проекта.

Кому подойдёт. В связи с особенностями методологии управления проектами PRINCE2 она лучше всего подходит для масштабных корпоративных проектов с большим числом заинтересованных сторон. Использование этого метода для небольших проектов может привести к тому, что процессы будут сложнее и продолжительнее, чем это действительно необходимо. 

Отслеживать проекты PRINCE2 в Asana

7. Шесть сигм

Что это такое. В отличие от других методологий управления проектами, «Шесть сигм» или Six Sigma используется для управления качеством и часто описывается как философия, а не традиционная методология. Зачастую этот метод применяют в сочетании с системой Lean или подходом Agile и называют Lean Six Sigma и Agile Six Sigma. 

Основная цель методологии «Шесть сигм» — постоянное улучшение процессов и устранение недостатков. Достигается это за счёт постоянных улучшений, которые вносят эксперты в своих областях, чтобы определять, поддерживать и контролировать процессы.

Чтобы сделать этот метод ещё эффективнее, можно использовать процесс Six Sigma DMAIC, благодаря которому формируется поэтапный подход. Он состоит из следующих этапов:

• Define — определение. Сформируйте объём проекта, экономическое обоснование и назначьте первую встречу по проекту.

• Measure — измерение. Собирайте данные, по которым можно определить потребность в улучшениях.

• Analyze — анализ. Определите основные причины проблем. 

• Improve — улучшение. Устраните выявленные основные причины проблем.

• Control — контроль. Работайте над сохранением этих решений для последующих проектов. 

Кому подойдёт. Методология «Шесть сигм» — это отличный вариант для крупных организаций, в штате которых работают сотни сотрудников. На этом уровне потребность выполнять проекты без потерь становится действительно важным фактором для организации.  

8. Метод критического пути

Что это такое. Метод критического пути применяется для определения критически важных задач в проекте и планирования работы над ними. Сюда входит создание зависимостей между задачами, отслеживание целей проекта и хода работ над ним, определение приоритета результатов и управление сроками — все это очень похоже на структуру разбивки работ.

Цель этой методологии состоит в надлежащем управлении успешными проектами в масштабе так, чтобы вехи и ожидаемые результаты были размечены правильно.

Кому подойдёт. Метод критического пути лучше всего подходит для небольших и средних проектов и команд. Связано это с тем, что в крупных проектах множество ожидаемых результатов и заинтересованных сторон, а метод критического пути не предназначен для сложных проектов. 

9. Управление проектами по методу критического пути

Что это такое. Методология управления проектами по методу критического пути тесно связана с самим методом критического пути, но представляет собой более детализированный и всеобъемлющий подход. 

Наряду с использованием структуры разбивки работ, как в методе критического пути, в управлении проектами по этому методу используются определённые временные требования для каждой задачи. Это позволяет эффективнее отслеживать выполнение задач и замечать, когда на них уходит больше времени, чем заложено. В этой методологии также применяется балансирования ресурсов, благодаря чему проблема высокой нагрузки решается с помощью распределения работы по имеющимся ресурсам.

Это помогает не только повысить продуктивность и эффективность, но и связать работу, которую нужно выполнить, с целями проекта. Во многих инструментах для управления проектами даже есть специальные визуальные элементы для отображения связей с целями, что позволяет сформировать для сотрудников организованную дорожную карту. 

Кому подойдёт. Управление проектом по методу критического пути подходит командам разного размера, но лучше всего использовать эту методологию для решения проблем с эффективностью проекта. Она также хорошо подходит для создания отчётов о ходе работ для руководства. 

10. Методология рационального управления (Lean)

Что это такое. Методология рационального управления проектами нацелена на снижение потерь и создание простой структуры проекта. В конечном итоге это означает возможность делать больше, располагая меньшими ресурсами, с целью повышения эффективности и качества командной работы. 

Изначально снижение потерь относилось к физическим продуктам (что отсылает нас к методу, который использовал Генри Форд, а позже компании Toyota и Motorola). Сейчас же речь идёт о расточительных способах выполнения работы. Они представлены тремя буквами М:

• Муда (расточительность). способы работы, которые потребляют ресурсы, но не приводят к созданию ценности  

• Мура (неравномерность). Возникает при перепроизводстве и влечёт за собой потери 

• Мури (перегрузка): Происходит из-за слишком большой нагрузки на ресурсы 

Работа руководителя проекта — предотвращать появление этих ситуаций, чтобы улучшить реализацию проектов и оптимизировать процессы. Этот подход похож на метод рационального унифицированного процесса, который также направлен на снижение потерь. Разница состоит в том, что метод унифицированного процесса направлен на сокращении затрат на разработку, а не количества расточительных способов выполнения работы.

Кому подойдёт. Так как методология рационального управления сосредоточена на сокращении потерь, она лучше всего подойдёт командам, испытывающим проблемы с эффективностью. Хотя она будет иметь наибольший эффект для крупных организаций, пользу от её применения могут получить проектные группы любых размеров. 

11. Руководство PMBOK® Института управления проектами

Что это такое. Свод знаний по управлению проектами, разработанный Институтов управления проектами считается методологией, однако это скорее набор практических рекомендаций для различных процессов разработки. 

Этот подход основан на пяти этапах управления проектом, каждый из которых помогает с лёгкостью вести проект от начала до конца благодаря структурированному подходу. Вот эти пять этапов:

1. Инициирование проекта

2. Планирование проекта

3. Реализация проекта

4. Результативность проекта

5. Закрытие проекта

Руководство PMBOK® можно использовать в качества основы при выработке собственного подхода к управлению проектами, поскольку оно не содержит достаточно чётких инструкций. Это означает, что вам нужно будет самостоятельно определять, какие задачи нужно выполнять на каждом из этапов.

Кому подойдёт. Руководство PMBOK® можно использовать самостоятельно для стандартных проектов небольших команд. Для больших же коллективов, работающих над крупными проектами, рекомендуется применять его совместно с более подробной методологией (например, методом критического пути). 

12. Экстремальное программирование (XP)

Что это такое. Как можно догадаться по названию, экстремальное программирование используется для динамичных проектов со сжатыми сроками. В рамках этого метода работа ведётся короткими циклами разработки с множеством релизов. За счёт этого достигаются короткие сроки исполнения и повышенная продуктивность. 

Методология экстремального программирования имеет свой набор ценностей, в который входят простота, коммуникация, обратная связь, уважение и смелость. В ней также предусмотрен набор определённых правил экстремального программирования, охватывающих все этапы от планирования до тестирования. 

Кому подойдёт. Экстремальное программирование можно применять для отдельных проектов со сжатыми сроками, выполняемых, как правило, командами небольшого или среднего размера. Так как этот метод подразумевает высокую скорость работы, его нельзя использовать постоянно, так как это может привести к выгоранию. 

Как выбрать правильную методологию управлению проектами для своей команды

Когда речь идёт о методологиях управления проектами, не может быть универсального подхода. Каждая из методологий предлагает уникальные принципы для ведения проекта от начальной стадии до завершения.

Обращать внимание следует, прежде всего, на размер и стиль работы коллектива. Вот ещё несколько факторов, которые необходимо учитывать при выборе:

• Сфера деятельности. Этот момент стоит учитывать, если вы работаете в отрасли, в которой постоянно что-то меняется, что актуально, например, для технологических компаний. Это влияет на последовательность реализации проекта и в зависимости от этого фактора необходимо выбирать гибкую или жёсткую методологию. 

• Приоритеты проекта. Учтите также цели вашего проекта. Цените ли вы людей больше, чем эффективность? Это поможет вам найти методологию с похожими приоритетами. 

• Сложность проектов. Ваши проекты относительно простые или достаточно сложные? Некоторые методы, например, методология критического пути, не подходят для организации работы над сложными задачами.

• Специализация ролей. Подумайте о том, насколько узкие роли у вас в команде. Могут ли разные участники команды выполнять работу однотипную работу или же вам нужен метод, который будет учитывать их специализацию?

• Размер организации. Размер организации и команды имеет решающее значение при выборе методологии. Такие методы, как Канбан, подходят для любых команд, а, например, метод критического пути лучше подойдёт для небольшой группы. 

Независимо от того, предпочитают ли ваши сотрудники визуальные процессы в Канбан или более традиционные подходы к управлению проектами, такие как каскадная модель, правильная методология найдётся для любой команды. Чтобы выбранная система работала ещё эффективнее, попробуйте отслеживать и реализовывать проекты с помощью инструмента для управления проектами. 

Методы, которые помогут управлять проектами с умом

Располагая правильной методологией управления проектами, вы сможете повысить эффективность реализации проектов и внедрить процессы, подходящие для команды, организации и вас лично.

Ищете способы повысить эффективность ведения проектов? Попробуйте программное обеспечение для управления проектами Asana. 

Попробовать Asana для управления проектами

Кадр: фильм «Тринадцать друзей Оушена» / Warner Bros. Pictures

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Руководитель проектов цифровой трансформации. Эксперт в области управления цифровыми и индустриальными инвестиционными проектами на территории СНГ и в Европе с 17-летним опытом. Слушатель программы MBA «Лидеры изменений». Email: aiparamonov@mail.ru

---

Фото: личный архив Александра Парамонова

Управление проектами — самостоятельное обширное направление в менеджменте. Проект — это и создание нового сайта, и разработка продукта, и строительство здания, и перевоз офиса. Проектами занимаются все или почти все компании.

Управление проектами включает в себя методики, принципы, концепции, лучшие практики. Проектный менеджмент помогает реализовывать проекты в срок с минимальными затратами.

Поэтому разбираться в том, как управлять проектами, должен любой менеджер и собственник бизнеса. В статье для Skillbox Media рассказываем:

• для чего нужно проектное управление и чем процесс отличается от проекта;
• какие этапы включает управление проектом;
• какие методы управления проектами есть и как между ними выбрать;
• какие системы и инструменты используют для управления проектами;
• как организовать управление проектами и кто такой менеджер проекта;
• можно ли управлять проектами без специального образования;
• как узнать больше о проектах и управлении.

---

Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта. Чтобы лучше понять, для чего компаниям необходимо проектное управление, разделим понятия «процесс» и «проект».

Процесс ориентирован на устойчивую непрерывную деятельность, упорядоченную рутину. Например, таков технологический или бизнес-процесс.

В основе процесса — поток ценностей и взаимодействий, которые дальше будут повторяться по циклу. Часто процессы регламентированы. В управлении это называется процессно-ориентированным подходом.

Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Поэтому план по его достижению создаётся каждый раз заново. Это называется проектно-ориентированным подходом.

Процесс можно сравнить с массовым выпуском продукции, а проект — с мелкосерийным производством на заказ. Например, производство серийных автомобилей — это процесс, а разработка новой модели — проект. В основе каждого процесса лежит проект — когда-то его тоже делали впервые.

В современном мире бизнес всё чаще превращается из регулярного управляемого процесса в множество уникальных проектов — возникают задачи по выживанию компании или по адаптации к быстро меняющейся среде. Поэтому высоко ценится умение превращать эти задачи в проекты, а затем управлять ими.

Вот примеры проектов, выполнение которых стало вопросом выживания для некоторых видов бизнеса в последнее время:

• организация гибридного формата работы сотрудников;
• перестройка и локализация цепочек поставки;
• цифровая трансформация.

Вот некоторые преимущества внедрения управления проектами в компании:

• Проектный менеджмент — это эффективное управление ресурсами для решения задач. Эффективное управление — это экономия ресурсов, а сэкономил ресурсы — значит заработал.
• Тенденция последнего времени — плоские организационные структуры, где менеджеров становится меньше, а нужные специалисты объединены в команды под задачи бизнеса. В этом случае проектный менеджмент подготавливает компанию к трансформации под запросы рынка.
• Инновации в компании, выход на новые рынки становятся проще после реализации успешных проектов.

В следующем разделе разберём, какие процессы включает в себя проектное управление.

Этапы управления проектом соответствуют этапам его жизненного цикла. Согласно PMBok, они включают в себя:

• инициацию;
• планирование;
• исполнение;
• управление и контроль;
• завершение.

Инициация. Это подтверждение, что идея проекта достойна воплощения. На этом этапе важно подготовить устав проекта и карту стейкхолдеров. В уставе проекта конкретизируют задачу — название и цель проекта, сроки требования, бюджет, риски, роли, бизнес-выгоды.

Планирование. На этом этапе разрабатывают структуру проекта и наполняют её артефактами — прорабатывают реализацию, разные сценарии и гипотезы до начала работ. Это повышает вероятность успеха проекта.

Подробнее о структуре проекта и о том, как её разработать за семь шагов, говорили в этой статье.

Исполнение. Этот этап предполагает выполнение проекта и коммуникацию с заказчиком и командой.

Управление и контроль. Мониторинг баланса проекта по факторам времени, бюджета и качества. Подробнее о таком балансе говорили в этой статье.

Завершение проекта. На этом этапе выявляют лучшие практики и уроки проекта. Это информация важна как для самой команды — чтобы не повторять ошибок, так и для последователей, которые будут делать аналогичный проект в будущем.

Здесь можно изучить структуру PMBok и взаимосвязь этапов проекта с необходимыми областями знаний и шаблонами документов.

Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры.

За время существования проектного управления разработано много разных методов. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.

В этой статье поговорим о методах Agile и Waterfall. Современный менеджер проекта должен владеть и тем, и другим.

Waterfall («водопад», или каскадная модель). Согласно этой методике, все задачи проекта решают последовательно и строго по первоначальному плану. Как правило, команда такого проекта несёт полную финансовую ответственность за срыв сроков и бюджета.

Эту модель применяют в таких случаях:

• Требования к проекту тщательно продуманы и неизменны.
• Технологии выполнения проекта известны заранее.
• Приоритет проекта — высокое качество продукта.
• Заказчик не может участвовать в процессах проекта. Это характерно для проектов на аутсорсинге, где заказчик получает финальный готовый результат.
• Заказчику в самом начале важно знать точные сроки и бюджет проекта.
• Исполнитель реализовывал аналогичный проект ранее. Например, в строительстве типовых объектов или в разработке программ с использованием «коробочного» решения.

Agile (гибкая методология разработки). Это группа методологий гибкого управления проектами. К ним относятся Scrum, Kanban, XP и другие. В их основе лежит четыре принципа:

• Люди важнее процессов и инструментов.
• Качество продукта важнее подробной документации.
• Взаимодействие с заказчиком важнее согласования условий контракта.
• Готовность к изменениям важнее следования плану.

Методы Agile применяют в таких случаях:

• Перечень требований окончательно не определён — цель и задачи проекта нужно корректировать по ходу его выполнения.
• Важно создать рабочую версию продукта в короткие сроки. Например, разработать ПО.
• Заказчик принимает активное участие в проекте на всех этапах его жизненного цикла — для него важно иметь возможность внести изменения в любой момент.

Выбор метода зависит от специфики проекта. Например, в строительстве и сложных инженерных проектах agile-методологии почти не применяются. Для них больше подходит метод Waterfall. А вот в разработке программного обеспечения и цифровизации всё наоборот.

Лучше всего выбирать метод управления проектом в зависимости от условий окружающей среды. Для этого можно использовать модель Киневина. Согласно ей, есть пять основных контекстов принятия решений — пять условий среды, в которых может находиться проект:

• простая упорядоченная среда;
• сложная упорядоченная среда;
• запутанная среда;
• хаотичная среда;
• беспорядочная среда.

Разобравшись, в каком контексте находится проект, можно осознать его сложность и выбрать метод управления.

При выборе инструмента для работы нужно руководствоваться контекстом, выгодами для проекта, команды и заказчиков. У каждой системы своя область применения, поэтому подбирать инструмент нужно исходя из соображений рациональности и здравого смысла. Не стоит гнаться за трендами и модой — важно получить выгоду от использования и нужный результат проекта.

Об инструментах управления проектами можно почитать в этой статье Skillbox Media.

Организацией управления проектами занимаются менеджеры проектов. Поэтому успех проекта во многом зависит от квалификации и личностных качеств менеджера.

Квалификация менеджеров проекта. Главное требование — базовые знания по управлению проектами. Их можно получить из PMBoK — это самая распространённая модель, которая лежит в основе многих стандартов. Есть и другие стандарты — например, APMBoK или P2M.

Кроме знаний по управлению, менеджер должен ориентироваться в предметной области проекта — например, в строительстве или программном обеспечении — хотя бы на среднем уровне.

Часто профессиональные менеджеры склонны к процессно-ориентированному подходу. Они могут превратить порученный проект в «долгострой» и растянуть процесс его улучшений на годы. Избежать этого можно с помощью обучения проектному мышлению.

Личностные качества менеджеров проекта. Менеджер проекта — лидерская роль. Поэтому его личность и мотивация важны не менее, чем квалификация.

Менеджер проекта общается с заказчиком, собирает и мотивирует команду, взаимодействует с коллегами, которые напрямую ему не подчиняются. Поэтому для менеджера важно иметь навыки ведения переговоров, проявлять лидерские качества в трудные для проекта моменты.

Можно ли управлять проектами без специального образования? Можно. Но велика вероятность, что такой менеджер потратит время впустую. Скорее всего, он начнёт «изобретать велосипед» и в итоге придёт к схожему проектному подходу.

Моя рекомендация — для начала освоить методики стандартов. Затем решить, что из этого можно взять в работу, а что не потребуется или будет избыточным в проекте. Стандарты нужно знать, но слепо следовать им не стоит — разным проектам нужны разные наборы инструментов. Понимание принципов важнее точного соблюдения стандарта, а практика важнее, чем теория.

Итак, хороший менеджер проекта должен отвечать следующим требованиям:

• быть личностью с развитыми софт-скиллами и лидерскими данными;
• быть мотивированным на результат и уметь вовлечь команду;
• иметь квалификацию в управлении проектами и в предметной области, в которой реализуется проект.

Что ещё нужно знать об управлении проектами? Управлять проектами — это управлять собой. Только через управление собой можно управлять командой и окружением.

В проектах важна психология — результат не всегда предсказуем на 100%. Поэтому нужно уметь правильно реагировать на кризисы и вызовы. Об экологичных способах управления собой и командой можно почитать в этих книгах:

• «Психологическое айкидо» Михаила Литвака;
• «Игры, в которые играют люди» Эрика Берна.

• Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта.
• Управление проектом состоит из пяти основных этапов: инициация, планирование, исполнение, управление и контроль, завершение.
• Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры. Среди самых популярных методов — Agile, Waterfall. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
• Управлением проектами занимаются менеджеры проектов. У хорошего менеджера должны быть развиты лидерские качества и навыки ведения переговоров. Также менеджер обязательно должен иметь базовые знания в области управления проектами.

• Если вы только начали знакомиться с управлением проектами и разбираетесь в его сущностях, прочитайте нашу статью — «Что такое проект: изучаем главное понятие проектного управления».
• В этой статье Skillbox Media можно узнать о структуре проекта и о том, как проработать её за семь этапов.
• Также в Skillbox Media есть статьи о методиках управления проектами: Scrum, Agile, Kanban, методе критического пути.
• Управлять проектами, работать с бюджетом, сотрудничать с заказчиками, управлять командой и презентовать проекты можно научиться на курсе Skillbox «Профессия Менеджер проектов».

Как зарабатывать больше с помощью нейросетей?
Бесплатный вебинар: 15 экспертов, 7 топ-нейросетей. Научитесь использовать ИИ в своей работе и увеличьте доход.
Узнать больше

Чтобы при работе в команде все поставленные задачи выполнялись в срок и в соответствии с техническими заданиями, сотрудники используют разные инструменты: доски, таблицы, таск-трекеры, календари с напоминаниями и много чего еще. Но чтобы они работали эффективно, их применение должна объединять одна методология управления проектами. Это позволит выработать единую стратегию администрирования, определить ряд используемых внутри организации инструментов и принципы работы с ними. В статье расскажем, какие методики существуют, чем они отличаются и как выбрать подходящую именно для вашей компании.

Что такое методологии проектного управления

Методология — это совокупность методов, принципов и подходов, используемых при ведении проекта. Обычно разработкой этих инструкций и нормативов занимается project manager или руководитель компании, филиала, отдела. Это выработанные и закрепленные письменно стандарты, которые предписывают, как управлять проектом на каждой стадии от его запуска до завершения. Обычно они включают:

• перечень используемых инструментов и принципы работы с ними;

• правила постановки задач, их согласования и завершения;

• способы передачи информации между сотрудниками, отделами;

• систему оценки выполнения задачи и дедлайнов.

Когда менеджер определяется с видом проектного управления, он налаживает конвейерную работу, в которой каждый сотрудник выполняет предсказуемое действие, а руководитель получает прогнозируемый результат в назначенный срок.

Проектный менеджмент существует в той или иной мере в любой работе, где есть руководитель и подчиненные. Он также может применяться в кооперации равнозначных исполнителей, например, во время работы программиста, дизайнера, SEO-специалиста и копирайтера над одним сайтом.

В зависимости от количества участников может быть выбран более или менее обширный тип управления проектами. Например, для сотрудничества заказчика напрямую с небольшой командой часто применяются онлайн-доски с задачами: Kaiten, Trello, Аспро.Agile или Jira, их функционала бывает достаточно. Но вот для командной работы крупной компании этого явно не хватит, в больших организациях чаще пользуются более комплексными системами, например, Аспро.Cloud. Иначе сотрудники разных отделов будут вести работы в разных сервисах, и взаимодействие будет затруднительным.

Что можно понимать под проектом? Как крупную работу над одним продуктом или услугой, IT-разработкой, рекламной кампанией, так и конкретную задачу, поставленную руководителем.

Задачи использования методик управления проектами

Существует Международная ассоциация управления проектами (IPMA). По ее исследованиям методологии проектного менеджмента и использование современных инструментов позволяет сэкономить 20-30% временных ресурсов и до 15-20% финансовых. В России эти показатели ниже, но если принять во внимание рост экономики, доли малого и среднего бизнеса, то можно предположить увеличение эффективности использования инструментов и методов ведения проектов. Это можно назвать глобальной целью. Ею обусловлен ряд задач:

• налаживание рабочего процесса, то есть определение конкретных действий, которые должен совершить в рамках одного проекта каждый сотрудник;

• рациональное использование и экономия ресурсов — времени, денег, материалов;

• анализ издержек;

• контроль качества;

• соблюдение дедлайнов.

Еще одной целью использования методологий ведения проектов является правильная постановка рабочих задач. Прежде чем поставить цель перед подчиненными, руководитель должен понимать возможности команды, четко осознавать их ресурсы, в том числе используемые инструменты. Это позволяет определить достижимый план и установить реалистичные сроки. При использовании технологии SMART любая рабочая цель должна быть внесена в общую систему управления проектами. Это дает возможность всем участникам работать над задачей по установленным стандартам.

Какие бывают методологии управления проектами: 10 видов

Существуют десятки методов, которые активно применяют менеджеры проектов. Они отличаются сложностью, функционалом, количеством используемых инструментов. Выбор методологического подхода зависит, в первую очередь, от формы организации и сферы деятельности компании. Мы кратко расскажем про методы управления проектами, востребованные в ИТ и Digital, их особенности.

1. Waterfall (Водопад или Каскад)

Мы начинаем с одной из самых старых методик, которая до сих пор находит свое успешное применение. Свое название она получила из-за того, что все задачи идут последовательно, линейно, как поток воды. Считается, что этот способ управления достаточно жесткий, так как любой проект имеет строго очерченную структуру и ограниченные сроки исполнения. Обычно цикл состоит из 5 этапов:

Особенность каскадной модели в четкой последовательности элементов. Пока отдел разработки не закончит свою работу, тестировщики не могут приступить к своей. Для контроля сроков часто применяются диаграммы Ганта. Столбцы хорошо иллюстрируют план или график работ.

По этой диаграмме видно, как задачи выполняются каскадом, как водопад. При этом большинство работ связано друг с другом, то есть пока не закончится одна, не начнется следующая. Это ставит исполнителей в достаточно жесткие условия созависимости.

Такая концепция хорошо показала себя на массовом производстве, например, когда нужно разработать продукт и вывести его на рынок. А вот для IT-проектов такая методология управления не подходит, так как сфера требует большей гибкости.

Преимущества:

• строгая фиксация сроков и финансирования;

• простота введения в курс новых исполнителей, так как все задачи заранее поставлены;

• удобное ведение отчетности и документооборота между отделами;

• не требует вовлечения заказчика: после составления требований он подключается к проекту только на финальных этапах;

• с методом знакомы практически все менеджеры, это классика, с которой знакомятся со студенческих лет.

Недостатки:

• отсутствие гибкости и адаптивности, если появятся непредвиденные обстоятельства, планирование нужно начинать с начала;

• нельзя вести большой объем работ параллельно, следует придерживаться принципа последовательности;

• результат виден только в самом конце.

2. Agile

Это наиболее современная методология управления проектами в ИТ, она была создана именно для компаний, связанных с информационными технологиями, в 2001 году. Но сейчас эта методика применяется в других сферах и ценится благодаря своей гибкости.

По сути это не методология, а определенные принципы работы:

• деятельность в команде;

• личность важнее процессов;

• гибкость, быстрое реагирование на новые данные;

• результат проекта важнее, чем документация.

Гибкая методология управления проектами была разработана как бы в противовес жесткой системе Waterfall. Она подразумевает не линейную, а цикличную работу, в которую можно и нужно вносить изменения.

Часто Agile используется вместе с другими системами и инструментами, она как бы дополняет своими принципами общую стратегию проектного управления.

Преимущества:

• готовность к любым изменениям;

• предоставление результата на каждом цикле, это гарантирует получение обратной связи от заказчика;

• ориентация на команду увеличивает работоспособность и мотивацию сотрудников.

Недостатки:

• нет четкого планирования;

• требуется сотрудничество заказчика;

• сложно изменить состав рабочей команды, так как они полностью вовлечены в цикл.

Подробнее отличия Agile и Waterfall мы разобрали в другой статье.

3. Гибридная методология

Она включает все преимущества Waterfall и Agile — подробное планирование в сочетании с высокой адаптивностью. Проект ведется циклами, но сами они имеют достаточно четкую каскадную структуру и сроки.

Преимущества:

• возможность вносить изменения в пределах одного цикла;

• высокая предсказуемость результатов и соблюдение сроков.

Недостатки:

• нельзя внести сильные изменения и сорвать сроки без нарушения общего плана;

• более сложная система отчетности, чем в Waterfall.

Такую методологию часто принимают при ведении IT-проектов, от которых требуется высокая степень формальности и отчетов, например, для госзаказов.

Чтобы использовать любую из этих методологий, важно грамотно ставить задачи исполнителям. Самый удобный способ это сделать — разработать ТЗ, техническое задание под вашу сферу бизнеса.

Шаблоны ТЗ

Собрали для вас шаблоны ТЗ для разных сфер бизнеса. Получите их на свою почту вместе с примерами заполнения.

4. Critical Path Method

Способ управления проектами «Метод критического пути» относится к достаточно жестким. Руководитель разбивает весь рабочий цикл на конкретные задачи и выбирает наиболее оптимальную последовательность их выполнения. Смотрит, какие из них могут идти параллельно, какие более первостепенные и срочные, а какие точно будут выполняться в самом конце. Каждому виду работ присваивается срок. Получается иерархия задач, которые выполняются одним или несколькими отделами в определенной последовательности.

Преимущества:

• подробное и наглядное планирование;

• четкая расстановка приоритетов;

• снижение рисков: наиболее приоритетные задачи выполняются первыми, поэтому вы точно знаете, что на них хватит времени и других ресурсов.

Недостатки:

• низкая адаптивность к изменениям;

• требуется постоянный контроль за расходом ресурсов, чтобы определить, хватит ли их на последующие задачи;

• прогнозирование требует достаточно большого опыта.

Этот прием находит свое применение при организации проектов с большим количеством параллельных и взаимосвязанных задач.

5. Critical Chain Project Management

Метод критической цепи — усовершенствованная версия предыдущей модели с уклоном на расход ресурсов. Суть в том, что руководитель сначала ставит четкую цель, затем определяет ресурсы, а исходя из этого расписывает все текущие задачи. При этом каждый этап всегда содержит не только планируемый результат и дедлайн, но и информацию о финансировании, используемых расходных материалах, человеческом ресурсе.

Преимущества:

• максимально экономичное использование ресурсов;

• предсказуемый результат;

• в план вносится буферное время, поэтому сроки обычно не срываются.

Недостатки:

• не удобно вести учет ресурсов, если сотрудники одновременно работают над несколькими проектами.

6. Kanban

Это японская система, которая сейчас используется повсеместно. Ее суть в наличии доски с карточками, которые можно двигать от одного столбца к другому в соответствии с решением задачи.

Это очень удобный инструмент, который может использоваться изолированно, а может быть встроен в большую CRM-систему. Например, доска kanban есть внутри Аспро.Cloud. С ее помощью можно вести работу над проектом всей командой удаленно.

Преимущества:

• хорошая визуализация процесса;

• легко увидеть загруженность каждого сотрудника;

• простая структура.

Недостатки:

• больше подходит для текущих задач, чем для долгосрочного планирования;

• неудобен при большом количестве сотрудников.

Kanban настолько универсален,что его можно внедрить практически в любую сферу. Это один из самых популярных способов организации работ в IT, строительстве, HR, ритейле, закупках и даже в банковской сфере.

7. Scrum

Scrum похож по концепции на Agile. Но если Agile — это больше про принципы работы, то Scrum больше про конкретные методы и инструменты. Можно сказать, что это более практичный подход к философии гибкого менеджмента. При сравнении этих методологий управления проектами можно отметить, что Scrum используется самостоятельно, этот метод самодостаточен. В то время как Agile требует дополнительных инструментов.

Это отличная система для хорошо мотивированной команды. Обычно над ней стоит руководитель — тимлид, Scrum-мастер. Он руководит процессом, отслеживает результаты, проводит совещания, на которых озвучивает текущие цели спринтов. Спринты — это короткие циклы, на которые поделены все проектные задачи.

Преимущества:

• возможность оценить результат всей команды по окончании каждого спринта;

• динамичная работа, регулярная обратная связь и наставления руководителя;

• быстрое внесение изменений.

Недостатки:

• нет четкого планирования, из-за чего проект может расширяться, требовать большего расхода ресурсов;

• наиболее оптимально подходит для небольших команд до 10 человек;

• высокая значимость каждого сотрудника, становится сложно адаптироваться при уходе одного из них.

Scrum используется как основная методология в таск-трекере Аспро.Agile. Она отлично подходит разработчикам ПО, Digital-агентствам и другим творческим проектам, которые требуют гибкого подхода.

Что выбрать: Scrum или Kanban

Поможет определиться короткий тест. Ответьте на 7 вопросов, чтобы подобрать методологию для своей команды.

8. Scrumban

Это гибрид двух предыдущих методологий, который включил в себя все их преимущества. Задачи можно решать как спринтами, так и единично. Это дает возможность делать параллельную работу, не усложняя общий командный план.

Преимущества:

• простота, хорошая визуализация;

• возможность разбивать большие цели на более конкретные и короткие задачи;

• удобная совместная работа.

Недостатки:

• ограниченное количество участников;

• сложность долгосрочного планирования.

9. PRINCE2

Еще один основной вид методов управления проектами, разработанный в Великобритании. Он построен на основе каскадной системы, в которой каждый этап строится по четким принципам:

• экономическое обоснование поставленной цели;

• каждый опыт должен быть проанализирован;

• разграничение всех обязанностей по участникам команды;

• четкое деление работы по стадиям;

• руководитель дает ограничения по срокам и финансовым затратам, но подробное распределение проводят менеджеры;

• регулярные проверки качества на всех стадиях;

• адаптация подхода к конкретному продукту.

Метод часто применяется для крупных IT компаний. Выделяется 7 процессов управления проектом:

1. Запуск.

2. Руководство.

3. Инициация проекта.

4. Контроль этапов.

5. Создание продукта.

6. Управление границами этапов – временем.

7. Закрытие проекта.

Преимущества:

• четкое определение ролей, что дает возможность управлять даже очень крупным проектом;

• вовлечение большого количества участников;

• высокая эффективность на каждом этапе.

Недостатки:

• использование методологии в небольшой компании может привести к тому, что задачи будут требовать большего времени и сил, чем это требуется на самом деле;

• низкая адаптивность к изменениям.

10. Экстремальное программирование

Метод применяется для задач со сжатыми сроками. Работать приходится короткими циклами с регулярной демонстрацией промежуточных результатов. Подходит преимущественно для IT сферы.

Планирование — основа метода, но при построении планов берется в учет то, что они могут измениться. Поэтому само планирование представляется как игра, в которой есть участники и финальная цель. Играет вся команда, основной фигурой на поле является заказчик, но при этом он полностью солидарен с разработчиком. Победа одних означает общий выигрыш и наоборот.

Суть методологии в том, что разработчики сами определяют сроки реализации, а также самостоятельно выбирают приоритетность задач, порядок их выполнения и то, кто за что берется.

Преимущества:

• краткие сроки выполнения;

• высокая продуктивность;

• большое количество релизов, то есть промежуточных результатов.

Недостатки:

• плохо подходит для долгосрочного планирования;

• требуется большая вовлеченность заказчика, регулярная обратная связь;

• важна заинтересованность и инициативность команды.

Мы представили все основные методологии управления проектами, но ими не ограничивается менеджмент организаций. В реальной ситуации часто бывает сложно придерживаться одной выбранной изначально системы. Некоторые фирмы совмещают несколько разных приемов. Другие пробуют и перебирают, пока не найдут оптимальную именно для их бизнеса. Третьи — используют за основу готовые CRM-системы со встроенными инструментами для проектного менеджмента.

Как выбрать методологию управления проектом?

Выбор подхода к управлению и используемых инструментов работы — индивидуальное решение каждого руководителя, которое должно отражать специфику компании и дух команды. Для начала нужно учесть:

• сферу деятельности. У вас налаженный производственный процесс или нестандартные задачи? Насколько часто в проекты вносятся коррективы, правки, что может повлиять на планы? Для IT компаний выбирайте более гибкие системы, для многоступенчатого производства подойдут жесткие;

• приоритеты компании. Есть фирмы, которые строго нацелены на результат. Другие отличаются вниманием к сотрудникам, их комфорту. Для вторых, например, подойдут принципы Agile, гласящие, что личность всегда важнее проекта;

• распределение ролей в команде. Насколько важна специализация каждого сотрудника? Может ли один отдел выполнять параллельно несколько этапов или важна последовательность, так как каждый должен быть занят исключительно своей задачей;

• сложность проектов. Оцените, сколько этапов в каждой задаче, какое время в среднем на них уходит, а также какое количество людей задействованы в их реализации. Для очень крупных проектов редко подходят простые инструменты вроде kanban, зато для небольших циклов их функционала более чем достаточно;

• размер компании, количество заинтересованных сторон. Есть методы, которые подходят только для крупных организаций, например, PRINCE2. С другой стороны, есть методологии, которые отвечают потребностям небольших команд — Scrumban или Scrum.

Исходя из анализа собственной компании и коллектива, протестируйте несколько систем последовательно. Вы заметите, когда организация деятельности откликнется положительной динамикой выполнения задач и снижением расхода ресурсов. Но есть один важный момент: некоторые методики достаточно сложные в освоении, их не так просто ввести за несколько дней, требуется подготовка, плавный переход или даже консультация опытного менеджера со стороны. Учитывайте это при выборе метода проектного менеджмента, чтобы не оценивать его эффективность за слишком короткий временной промежуток.

Теперь вы знаете, какие методологии управления проектами существуют, их сильные и слабые стороны. Оцените собственный бизнес, его потребности, коллектив и особенности текущих рабочих задач. Это поможет вам выбрать оптимальный подход к планированию и контролю проектов.

Подписаться на рассылку

Подпишитесь, чтобы раз в неделю получать статьи о финансах, продажах и управлении проектами.

Успешные проекты – это как правило результат тщательного планирования, навыков и взаимодействия команды проекта. Проекты реализует команда, но не всегда понятно, из кого она состоит и кто какую роль играет. В этой статье мы объясним роли в управлении проектами — руководитель проекта, участник проекта, спонсор проекта, главный спонсор и бизнес-аналитик — и опишем их обязанности.

Роли в управлении проектами: руководитель проекта

Руководитель проекта несет основную ответственность за успешное завершение проекта. Роль руководителя проекта заключается в том, чтобы обеспечить выполнение проекта в установленные сроки и в рамках установленного бюджета и достичь поставленных целей. Руководители проектов следят за тем, чтобы проекты получали достаточно ресурсов и управляют отношениями с участниками и заинтересованными сторонами.

В обязанности руководителя проекта может входить:

• Разработка плана проекта
• Управление результатами в соответствии с планом
• Подбор проектного персонала
• Руководство и управление командой проекта
• Выбор методологии, используемой в проекте
• Составление графика проекта и определение каждой фазы
• Постановка задач команде проекта
• Общение с высшим руководством

Роли в управлении проектами: участник команды проекта

Участники команды проекта — это лица, активно работающие над одной или несколькими фазами проекта. Это могут быть штатные сотрудники или внешние консультанты, работающие над проектом полный или неполный рабочий день. Роли участников команды проекта могут различаться в зависимости от каждого проекта.

Обязанности участников команды проекта:

• Вклад в достижение общих целей проекта
• Завершение отдельных задач
• Предоставление экспертных знаний
• Работа с пользователями для установления и удовлетворения потребностей бизнеса
• Документирование процесса

Роли в управлении проектами: Спонсор проекта

Спонсор проекта — это главный драйвер проекта. Как правило, спонсор проекта — представитель высшего руководства, заинтересованный в результатах проекта. Спонсор проекта тесно сотрудничает с руководителем проекта. Он утверждает цели проекта и участвует в планировании проекта на высоком уровне. Спонсор проекта также часто помогает разрешать конфликты и устранять препятствия, возникающие на протяжении всего жизненного цикла проекта, и утверждают решения, необходимые для продвижения каждого этапа проекта.

В обязанности спонсора проекта обычно входит:

• Принятие ключевых бизнес-решений для проекта
• Утверждение бюджета проекта
• Обеспечение наличия ресурсов
• Распространение целей проекта по всей организации

Роли в управлении проектами: главный спонсор проекта

Главный спонсор как правило является топ-менеджером компании. Он принимает окончательные решения, финально утверждает все этапы, результаты и изменения содержания проекта.

В обязанности главного спонсора входит:

• Утверждение всех изменений содержания проекта
• Предоставление дополнительных ресурсов для изменения содержания проекта
• Утверждение результатов проекта
• Главная ответственность за реализацию проекта и его результаты

Роли в управлении проектами: бизнес-аналитик

Бизнес-аналитик определяет потребности бизнеса и рекомендует решения, которые сделают организацию лучше. Участвуя в проектной группе, они гарантируют, что цели проекта решают существующие бизнес-проблемы или повышают производительность, а также повышают ценность организации. Они также могут помочь максимизировать ценность результатов проекта.

В проектной команде в обязанности бизнес-аналитика входит:

• Помощь в определении проекта
• Сбор требований от бизнес-подразделений или пользователей
• Документирование технических и бизнес-требований
• Проверка того, что результаты проекта соответствуют требованиям
• Тестирование решений для проверки целей

ADVANTA решает проблемы всех участников проектной деятельности. Начните бесплатно сегодня!

Оригинал статьи

Рекомендуем присоединиться к 16 000 подписчиков нашей аналитической рассылки по проектному управлению. Письма приходят не чаще 1 раза в неделю и не содержат рекламы. Вы можете отписаться в любое время.