Universe программа для салона красоты инструкция

20 июня 2022 г.

Делимся с вами пошаговой инструкцией: как начать работать в CRM системе. Кто-то уже давно перешел с бумаги на ведение клиентов в программе.

Делимся с вами пошаговой инструкцией. как начать работать в CRM-системе. Кто-то уже давно перешел с бумаги на ведение клиентов в программе, кто-то ведет запись в Excel или Google-таблицах. Там же, возможно, ведутся складской учет, финансовый учет и прочие. Тоже вариант.

Но если вам надоело вести таблицы, если устали отслеживать ошибки и править формулы, предлагаем перенести всё в одну систему и забыть про многочисленные инструменты. Давайте обсудим, как пошагово перенести информацию в программу, как научиться систематизировано работать с данными. И сколько времени займет переход с бумаги на цифру. Это не так страшно и тяжело, как кажется, но нужна подготовка, отметим следующие этапы:

1. Выбор программы. Оставьте заявки на всех сайтах всех программ, которые нашел ваш браузер. С вами будут связываться менеджеры компаний и рассказывать преимущества и недостатки своих CRM. Все программы преследуют одну цель – увеличить вашу прибыль и упростить рабочий процесс. Большая часть чистем предлагает еще и качественную аналитику всех бизнес-процессов. Смело выбирайте одну из них!
2. Определите финальную дату, с которой начнется работа в программе. Без какого-либо возврата и отсылок к бумаге. Для старта лучше выбирать первое число месяца. Но обязательно оставьте себе время (не менее 2-х недель) на подготовку.
3. Подготовьте прайс-лист. Будет идеально, если ваши цены максимально детализированы. Например, маникюр с покрытием в вашем салоне стоит не от 1500 рублей до 2000 рублей, а есть маникюр с покрытием X стоимостью 1500 рублей и есть маникюр с покрытием Y стоимостью 2000 рублей. Обязательно определите длительность каждой услуги: маникюр с покрытием 90 минут и маникюр со снятием и покрытием 105 минут. Детализация упрощает работу администратора. Не поленитесь расписать все возможные варианты цен.
4. Соберите воедино информацию о ваших товарах и материалах. Создайте список с наименованиями, артикулами/штрих-кодами, попросите у поставщиков, чтобы не печатать вручную. Для того, чтобы в будущем контролировать себестоимости услуг, лучше сформировать список материалов, используемых в процедурах: вес брутто, нетто, вес тары – все это нужно, чтобы инвентаризации были максимально точными, а также для отслеживания отклонения от нормы расхода. Создайте калькуляционные карты услуг.
5. Оплатите программу, назначьте день обучения работы в программе. Соберите всю команду, распределите обязанности и зоны ответственности в CRM – кто будет заниматься складом и расчетами с поставщиками, кто будет отвечать за рабочий график и за расчет заработной платы. Подумайте об ограничениях – кому нужен доступ к финансовой отчетности, а кому нужно видеть только свое расписание, например. Далее обратитесь к специалистам из технической поддержки по вашей программе и расскажите пожелания по ограничениям прав доступа, вам помогут все настроить.
6. Этап занесения данных. Проведите инвентаризацию имеющихся материалов и внесите актуальные остатки в программу. Также занесите карточки товаров, услуг, сотрудников, поставщиков, имеющихся клиентов. Создайте рабочий график, внесите составы услуг. На обучении Вам расскажут, как заполнять всевозможные справочники. На этом этапе вы уже проделали всю сложную работу.
7. Этап освоения. Все, пути назад нет. Остается работать в программе, вносить все операции и получать за это полноценную аналитическую отчетность, автоматизированный расчет заработной платы, управляемый процесс ведения клиентов. Спустя один месяц работы в программе вы в полной мере сможете оценить удобство и пользу от ее внедрения. Вы сможете анализировать, планировать, контролировать и управлять. Теперь пора задуматься о еще большей автоматизации – об онлайн-записи, о массовых рассылках через электронные карты, о телефонии, о мобильном приложении для клиентов и о других интеграциях. Освоив систему в одном салоне, вы откроете второй филиал, а потом разовьете федеральную сеть и начнете продавать франшизы. И даже тогда, вы с легкостью будете управлять данными с помощью CRM, сможете видеть картину целиком и детализировать информацию по каждому филиалу или сотруднику в отдельности.

Желаем вам успехов в бизнесе, автоматизируйтесь и процветайте!

Статьи

UNIVERSE-Красота – понятная, безопасная и функциональная CRM-система для салона красоты. Выясняем, что скрывается внутри и какие потребности красивого бизнеса может закрыть эта программа для автоматизации бизнеса.

Вселенная удобных решений

РЕКЛАМА — ПРОДОЛЖЕНИЕ НИЖЕ

Компания UNIVERSE существует на рынке 18 лет и за это время зарекомендовала себя как надежный поставщик инструментов для автоматизации бизнеса.

В числе продуктов UNIVERSE-SOFT программы для:

• Фитнес-клубов;
• Медицинских организаций;
• Стоматологий;
• Салонов красоты.

Все перечисленные выше продукты – это программные, коробочные CRM-системы, которые представляют собой ПО – программное обеспечение, устанавливаемое на компьютер сотрудника или сотрудников организации.

Несмотря на возрастающее количество облачных сервисов, у программных, в частности от компании UNIVERSE, есть неоспоримые преимущества:

РЕКЛАМА — ПРОДОЛЖЕНИЕ НИЖЕ

• Широкий функционал. Программная версия в силу своей специфики дает больше возможностей для расширения, доработки, улучшения функционала и вообще, позволяет задействовать большее число инструментов;
• Безопасность. Так как все данные хранятся на собственном сервере, нет риска хищения данных, а также внезапного «падения» сервера. Возникают, конечно, другие риски – поломка жесткого диска, например, но и она в случае с коробочной CRM легко решается своевременным резервным копированием;
• Работа без интернета. Так как все данные хранятся на твоем компьютере – программе не нужно постоянно синхронизироваться с сервером поставщика для запроса данных;
• Полный контроль. Любая облачная CRM подвластна только разработчику, а значит все изменения в функционале, обновления, смены дизайна неминуемо приходится принимать. Программная система таким внезапным переменам не подвержена.

Ну и самый главный плюс – за ПО от UNEVERSE пользователь платит только один раз – во время покупки лицензии. Не придется вносить оплату по тарифу каждый месяц или год.

Но не одними программными версиями может порадовать разработчик – для тех, кому удобнее использовать облачный сервис есть UNIVERSE-CRM – облачная система с базовыми инструментами и возможностью настройки сервиса под себя.

UNIVERSE-CRM не имеет специфической направленности, поэтому использовать ее могут:

• Парикмахерские, студии и салоны красоты;
• Юридические организации;
• Компании, оказывающие услуги обучения;
• Торговые площадки.

Функций у облачной CRM чуть меньше, чем у программной, однако она прекрасно подойдет для организаций, которые не готовы к покупке лицензии – для стартапа, небольшого бизнеса, одиночных мастеров.

Мы поближе познакомились с программой UNIVERSE-Красота, которая учитывает нюансы бизнеса в сфере красоты, облегчает работу администратора и помогает отслеживать и вовремя корректировать все ошибки работы.

Функции системы:

РЕКЛАМА — ПРОДОЛЖЕНИЕ НИЖЕ

• База клиентов;
• Онлайн-запись;
• Отслеживание работы сотрудников и операции с ними связанные;
• Склад;
• Гибкая программа лояльности;
• Большое количество отчетов – по клиентам, финансам, сотрудникам, товарам и услугам.

Разделы меню и возможности

Для тех, кто ранее никогда не работал с CRM-системами программного формата, на первый взгляд UNIVERSE-Красота может показаться сложной и непонятной, но на самом деле разработчики позаботились о том, чтобы даже новичок быстро сориентировался в системе и начал плодотворную работу.

Главное меню системы – находится в верхней горизонтальной строке, включает в себя 9 рабочих разделов:

1. Клиенты;
2. Операции;
3. Сотрудники;
4. Справочники;
5. Товары-Услуги;
6. Касса-Банк;
7. Склад;
8. Отчеты;
9. Напоминания.

А также управленческие – разграничение доступа, настройки, сервис, помощь.

Работа с клиентами

Раздел «Клиенты» — это инструмент для доступа к клиентской базе и работы с ней.

Список клиентов позволяет:

• Добавить клиента или занести его в черный список;
• Отследить операции с клиентом;
• Внести изменения в карточку клиента – сменить номер, добавить комментарий, настроить программу лояльности.

В Universe-Красота одна из самых подробных карточек клиента, которые нам приходилось встречать – а протестировали мы не мало CRM. Карточка содержит информацию «от» и «до» и помогает повышать лояльность каждого конкретного клиента за счет индивидуального подхода – любой посетитель оценит, если его поздравят с днем рождения, подадут любимый кофе с корицей или оповестят о новой акции по электронной почте. Благодаря подробной карточке клиента все эти данные хранятся в одном месте и помогают индивидуализировать подход.

Кроме базовой информации, важной для установления контакта, в карточке отражается:

РЕКЛАМА — ПРОДОЛЖЕНИЕ НИЖЕ

• Мастер, за которым закреплен клиент;
• Человек, по рекомендации которого он пришел – удобная фишка для акций вроде «Приведи друга»;
• Номер авто – пригодится для салонов, расположенных на закрытых территориях или для парковки;
• Источник рекламы – если клиент пришел в рамках рекламной акции.
• Фото до и после процедуры – по желанию.

Список клиентов можно загрузить в систему вручную или из Excel в форматах *xls и *xlsx.

Запись на процедуру

Запись на процедуру производится в разделе «Операции», где содержится вся информация по услугам, оказываемым в салоне красоты, студии, кабинете. Процедура записи простая – достаточно перейти в раздел «Предварительная записи», выбрать дату, мастера, услугу и клиента – запись тут же отразится в журнале.

В журнале можно менять статус записи, когда клиент пришел или внес оплату за услугу. Перед проводом платежа состав чека при необходимости меняется – пригодится, если клиенту оказали другие или дополнительные услуги. Редактируется и список расходников – если в процессе процедуры было использовано больше, чем заложено в себестоимость. Также добавляются в чек проданные клиенту товары.

Оформить визит клиента, которые не записывался заранее, можно перейдя в раздел «Операции» — «Оформить визит».

Программа лояльности

Программой UNIVERSE-Красота предусмотрено ведение в салоне красоты программы лояльности. Информация о системе скидок вносится и настраивается в разделе «Справочники» — «Виды карт».

Тут заводятся различные виды карт для клиентов с разными программами лояльности:

• Накопительная – размер скидки увеличивается по достижении клиентом установленного порога;
• Бонусная – с каждой покупки начисляются бонусы;
• Персональная – специальные условия скидки на товары и услуги. Установить скидки можно на конкретные группы товаров или услуг, например, которые клиент посещает чаще всего.

Завести можно неограниченное количество карт и обеспечить индивидуальных подход к каждому клиенту. Такая практика в салонах красоты встречается не часто – обычно система лояльности одна для всех, и совершенно зря. Современный подход к работе с клиентами требует индивидуализации и гибкая настройка программ лояльности в UNIVERSE помогает в этом.

РЕКЛАМА — ПРОДОЛЖЕНИЕ НИЖЕ

Акции

Акция – временное выгодное предложение для клиента. В CRM UNIVERSE-Красота до мелочей продуманы акции для клиентов – на первое посещение, для новых клиентов, за достижение определенного числа посещений и другие.

Настройка каждой акции детальная – учесть можно практически все:

• Суммируется ли с предложением по карте клиента;
• Возраст клиентов;
• Срок действия;
• Конкретные товары или услуги.

Задачи

В системе администратор салона красоты может фиксировать принятые и исходящие звонки и добавлять задачи, которые нужно выполнить в ближайшее время.

Возможности этого раздела:

• Создание собственных типов задач – звонок, консультация, письмо на электронную почту;
• Неограниченное число задач для каждого клиента;
• Напоминания по задачам, необходимым для выполнения в ближайшее время;
• Создание задач для себя или других сотрудников;
• Добавление задач из разных разделов меню – карточек клиента, абонементов, формы записи;
• Фиксация потенциальных клиентов.

Также в программе можно оставлять задачи, напрямую не связанные с клиентами – необходимо заказать товары у поставщика, обзвонить VIP клиентов и так далее. Все зафиксированные для выполнения задачи отражаются в отдельном разделе – «Операции – Работы с задачами – Список задач».

Формируется список по периодам – для этого в верхней части окна есть настройки даты, а также по сотрудникам – по всем или по одному. Все задачи, которые попадут в выборку, будут содержать информацию о дате выполнения, результате, статусе клиента, исполнителе.

Для удобства задачи разделены на 4 категории:

1. Создана – еще не выполнена, но и не просрочена;
2. Выполнена — у задачи есть результат;
3. Просрочена – срок выполнения вышел, а результат не внесен;
4. Закрыта – результатом задачи было выбрано просто ее закрытие.

Сотрудники

Раздел «Сотрудники» полностью посвящен установлению системы работы с мастерами, управляющим и другими сотрудниками.

В этом разделе меню можно:

• Добавить или изменить карточку работника;
• Настроить заработную плату;
• Провести премирование или оштрафовать сотрудника;
• Установить штатное расписание;
• Оформить выдачу аванса и зарплаты;
• Посмотреть журнал работы.

Интересно, что карточка сотрудника – это полноценное «личное дело». Конечно, она не отменяет обязанности вести личные карточки работников, но станет отличным подспорьем для кадровика или владельца салона, если кадровыми вопросами занимается он сам. В карточку сотрудника, кроме базовых ФИО, телефона и даты рождения вносятся:

• Паспортные данные;
• ИНН;
• Адрес проживания;
• СНИЛС.

Также добавляется должность, структурное подразделение, дата приема на работу и дата увольнения.

Системы начисления зарплаты

• Ставка – оклад. Устанавливается за день работы или выработанные часы;
• Процент от продаж товаров и услуг, причем для товаров и услуг можно настроить разный процент;
• Процент от выручки и план продаж – особенности расчета можно настроить самостоятельно, по разным условиям;
• Гарантированный оплаченный выход сотрудника – то есть оплата рабочей смены вне зависимости от результатов продаж товаров и услуг;
• Разная процентная ставка для клиентов сотрудника и клиентов салона. Это облегчает порядок расчета с мастерами, которые приходят с собственной базой, но периодически работают и с посетителями, привязанными к салону. Не придется ломать голову при расчете ЗП – достаточно прописать обговоренный с сотрудником процент в настройках;

Чтобы учесть все нюансы, можно внести дополнительные условия – вычет себестоимости, расчёт от суммы, оплаченной клиентом за вычетом скидки и так далее.

Штрафы и премии

Отдельного внимания заслуживают «Штрафы и премии». В пару кликов программа помогает поощрить или наказать сотрудника, учтя указанную сумму в расчете заработной платы.

Расчёт зарплаты

И пара слов о расчёте ЗП – «Сотрудники» — «Выдача заработной платы». Если в программу вносятся все данные по посещениям и установлены условия оплаты труда сотрудника, считать зарплату не придется – все автоматически посчитает UNIVERSE-Красота. Останется только внести выдаваемую сумму, провести операцию и распечатать расчетную ведомость.

По каждому работнику виден краткий отчет по начислениям и удержаниям, а при нажатии соответствующей кнопки формируется детальный отчет.

Товары и услуги

Раздел «Товары и услуги» предназначен для настройки, анализа и просмотра товаров и услуг, которые реализуются в салоне красоты, студии, парикмахерской.

Кроме списка товаров, который есть во многих CRM-системах, UNIVERSE-Красота помогает контролировать правила отпуска товара, его срок годности, а также устанавливать отпускные цены товара для клиентов и сотрудников и регулировать критические остатки товара.

Кроме того, есть функция выгрузки сформированного списка в разных форматах – Word, Excel, PDF и других, а также загрузки собственного списка в формате *xls или *xlsx. При этом загружаемый список должен иметь определенную структуру, чтобы правильно «встать» в систему – о том, как правильно оформить таблицу для импорта расскажет персональный менеджер во время обучения работы с программой.

Также посредством раздела можно печатать ценники и этикетки и контролировать повторную продажу – в специальное поле вносится информация о том, когда клиенту вновь потребуется приобрести товар.

Для салонов красоты, использующих сканеры штрих-кодов, программа сгенерирует код, который в последствии считывается сканером для добавления в чек. Товары можно группировать, чтобы облегчить навигацию по списку. Аналогично заполняются и карточки услуг – отличаются только специфические поля для заполнения.

Для каждой услуги устанавливается:

РЕКЛАМА — ПРОДОЛЖЕНИЕ НИЖЕ

• Продолжительность – чтобы правильно составлять предварительную запись по времени;
• Срок, по истечении которого возможен или необходим повторный визит;
• Себестоимость услуги;
• Цена для клиента и сотрудника.

Тут же, в карточке услуги настраиваются списываемые расходные материалы, необходимые для ее проведения. Если в салоне красоты есть услуги со схожими расходными материалами, то список расходников можно скопировать из уже занесенной в каталог услуги и сэкономить время на ручном внесении данных.

При повышении цен поменять их можно сразу на целые группы товаров и услуг парой кликов в разделе «Общий перерасчет цен».

Другие функции раздела товары и услуг:

• Печать прайс-листа для клиентов;
• Расчет доходности услуг — прогнозирование дохода на каждое подразделение;
• Просмотр составных услуг и замена одного товара на другой одним кликом во всех карточках. Этот инструмент пригодится, если ты перешла с одного бренда на другой и нужно заменить, скажем, крем или базу во всех услугах;
• Печать ценников для товаров;
• Денежные подарочные сертификаты, для которых можно установить срок действия.

Касса

«Касса и банк» — большой раздел, помогающий фиксировать, отслеживать и анализировать движение средств внутри салона красоты. Для правильного функционирования системы, в самом начале работы рекомендуется добавить статьи прихода и расхода – сделать это можно в «Справочники»- «Касса» — «Статьи приходов и расходов по кассе».

• Статья прихода – источник, который обеспечил поступление денежных средств в кассу салона красоты, например, финансирование от инвестора, займ или кредит;
• Статья расхода – цель расходования средств из кассы – инкассация, приобретение расходных материалов, инструментов, закупка хозяйственных товаров, канцелярии.

Фиксировать приход и расход помогает раздел меню «Касса и банк» и соответствующая строка – приход или расход. Тут же, в «Состояние кассы» формируется отчет по движению денег за конкретный период по одной или всем статьям.

Позволяет CRM фиксировать и подотчетные средства – деньги, выданные сотруднику на определённые цели и требующие последующего подтверждения. Для удобства подсчета наличных денежных средств, в программе встроена считалка купюр – инструмент для подсчета имеющихся в обращении денежных купюр. Достаточно посчитать сколько купюр каждого номинала и внести данные в таблицу – система сама посчитает из общую сумму.

Склад

Склад – один из самых интересных разделов UNIVERSE-Красота, да и CRM-систем в целом. Контроль склада – это гарантия бесперебойной и качественной работы, возможность следить за остатками и вовремя их пополнять и избегать форс-мажоров из серии «закончился крем и нечем проводить услугу».

Для работы со складом выделен отдельный раздел, где можно:

• Оформить приход;
• Списать товары;
• Провести возврат поставщику;
• Провести инвентаризацию;
• Зафиксировать выдачу материалов в работу;
• Проверить остатки.

Инвентаризация – отличный инструмент поддержания порядка на складе и добросовестности сотрудников. Чтобы обновить данные на складе и сформировать отчет внеси фактическое количество, а затем распечатай результат инвентаризации.

Отчеты

Наличие отчетов – один из критериев, по которому выбирается CRM-система для салона красоты. База клиентов, склад и прочие функции также важны, но именно отчеты делают систему автоматизации эффективным инструментом по увеличению прибыли, повышению рентабельности салона и контролю работы мастеров.

Отчеты UNIVERSE-Красота помогают проанализировать:

• Количество новых, постоянных и потерянных клиентов;
• Распределение клиентов с разных рекламных акций и маркетинговых каналов;
• Доходность услуг;
• Востребованность товаров и услуг – насколько процедуры популярны среди клиентов, а какие совсем не пользуются спросом;
• Продажи товаров;
• Динамику выручки за выбранный период и др.

Разработчик предлагает более 135 отчетов, при регулярном и грамотном анализе которых можно вовремя исправлять ошибки:

• Отказываться от нерентабельных товаров и невостребованных услуг;
• Прекращать не работающие рекламные кампании;
• Регулировать работу мастеров и вовремя повышать их квалификацию.

Каждый из отчетов можно распечатать или сохранить в других программах.

Дополнительные функции

Онлайн-сервисы

Онлайн-сервисы – современный инструмент взаимодействия с клиентом – сейчас людям проще записываться или получать информацию в Сети, чем звонить и тратить время на беседу с администратором. Для комфорта клиентов и облегчения работы сотрудников салона красоты, UNIVERSE-Красота дополняется:

• Виджетом онлайн-записи для сайта;
• Модулем СМС-рассылок;
• Мобильным приложением в фирменном стиле салона.

Интеграции

Интеграция – это подключение сторонних нескольких сервисов к ПО. К программному обеспечению подключается:

• Онлайн-касса;
• Эквайринг;
• Сервисы Яндекса – Метрика, Карты;
• IP-телефония;
• Сервисы коллтрекинга;
• AMO CRM;
• Roistat и другие сервисы аналитики – техническая возможность для этого у программы есть.

Дополнительное оборудование

Также компания UNIVERSE предлагает дополнительное оборудование, которое поможет сделать работу комфортной:

• Сканеры штрих-кода;
• Онлайн кассы под 54-ФЗ;
• Принтеры квитанций;
• Принтеры термоэтикеток;
• Денежные ящики;
• Компьютеры.

Тарифы и условия

Доступ к программе предоставляется после оплаты лицензии. Пробный период не предусмотрен, однако перед покупкой сотрудник компании проведет личную презентацию по всем функциям и возможностям, ответит на все вопросы, поможет определиться с версией.

Версий две – Lite и Standard, а отличие кроется в списке возможностей. В Лайт не предусмотрено введение бонусной системы, подарочных сертификатов, выдача подотчетных средств, автоматическое списание материалов и ряд других инструментов. При этом даже Lite версия покрывает ключевые потребности компаний индустрии красоты.

Стоимость лицензии зависит от:

• Выбранной версии;
• Количества рабочих мест;
• Количества филиалов.

Облегченная версия лицензии – 35 000 рублей за основное рабочее место и по 12 500 рублей за все остальные, но иногда разработчик запускает акции и предоставляет скидки, поэтому прибрести CRM для салона красоты можно по выгодной цене.

В стоимость лицензии входит:

• Работа с персональным менеджером;
• Установка ПО и обучение в течение 6 часов – два дня по 3 часа. Для жителей Москвы обучение проводится лично, для других регионов – удаленно;
• Бесплатные обновления в течение года;
• Годовая техническая поддержка.

С программой UNIVERSE-Красота работает более 2000 салонов по всей России и за ее пределами, в числе которых сеть BABOR, Persona Lab, Мильфей и другие. Программа подойдет для стабильного бизнеса, заинтересованного в полной автоматизации всех процессов.

Знакома с программным обеспечением от UNIVERSE-SOFT? Поделись впечатлениями в комментариях!

Комментировать

РЕКЛАМА — ПРОДОЛЖЕНИЕ НИЖЕ

Поделитесь с друзьями!

Популярное по теме Бизнес Маркетинг 

Разделы Журнала

UNIVERSE-Красота – понятная, безопасная и функциональная CRM-система для салона красоты. Выясняем, что скрывается внутри и какие потребности красивого бизнеса может закрыть эта программа для автоматизации бизнеса.

Вселенная удобных решений

Компания UNIVERSE существует на рынке 18 лет и за это время зарекомендовала себя как надежный поставщик инструментов для автоматизации бизнеса.

В числе продуктов UNIVERSE-SOFT программы для:

• Фитнес-клубов;
• Медицинских организаций;
• Стоматологий;
• Салонов красоты.

Все перечисленные выше продукты – это программные, коробочные CRM-системы, которые представляют собой ПО – программное обеспечение, устанавливаемое на компьютер сотрудника или сотрудников организации.

Несмотря на возрастающее количество облачных сервисов, у программных, в частности от компании UNIVERSE, есть неоспоримые преимущества:

• Широкий функционал. Программная версия в силу своей специфики дает больше возможностей для расширения, доработки, улучшения функционала и вообще, позволяет задействовать большее число инструментов;
• Безопасность. Так как все данные хранятся на собственном сервере, нет риска хищения данных, а также внезапного «падения» сервера. Возникают, конечно, другие риски – поломка жесткого диска, например, но и она в случае с коробочной CRM легко решается своевременным резервным копированием;
• Работа без интернета. Так как все данные хранятся на твоем компьютере – программе не нужно постоянно синхронизироваться с сервером поставщика для запроса данных;
• Полный контроль. Любая облачная CRM подвластна только разработчику, а значит все изменения в функционале, обновления, смены дизайна неминуемо приходится принимать. Программная система таким внезапным переменам не подвержена.

Ну и самый главный плюс – за ПО от UNEVERSE пользователь платит только один раз – во время покупки лицензии. Не придется вносить оплату по тарифу каждый месяц или год.

Но не одними программными версиями может порадовать разработчик – для тех, кому удобнее использовать облачный сервис есть UNIVERSE-CRM – облачная система с базовыми инструментами и возможностью настройки сервиса под себя.

UNIVERSE-CRM не имеет специфической направленности, поэтому использовать ее могут:

• Парикмахерские, студии и салоны красоты;
• Юридические организации;
• Компании, оказывающие услуги обучения;
• Торговые площадки.

Функций у облачной CRM чуть меньше, чем у программной, однако она прекрасно подойдет для организаций, которые не готовы к покупке лицензии – для стартапа, небольшого бизнеса, одиночных мастеров.

Мы поближе познакомились с программой UNIVERSE-Красота, которая учитывает нюансы бизнеса в сфере красоты, облегчает работу администратора и помогает отслеживать и вовремя корректировать все ошибки работы.

Функции системы:

• База клиентов;
• Онлайн-запись;
• Отслеживание работы сотрудников и операции с ними связанные;
• Склад;
• Гибкая программа лояльности;
• Большое количество отчетов – по клиентам, финансам, сотрудникам, товарам и услугам.

Разделы меню и возможности

Для тех, кто ранее никогда не работал с CRM-системами программного формата, на первый взгляд UNIVERSE-Красота может показаться сложной и непонятной, но на самом деле разработчики позаботились о том, чтобы даже новичок быстро сориентировался в системе и начал плодотворную работу.

Главное меню системы – находится в верхней горизонтальной строке, включает в себя 9 рабочих разделов:

1. Клиенты;
2. Операции;
3. Сотрудники;
4. Справочники;
5. Товары-Услуги;
6. Касса-Банк;
7. Склад;
8. Отчеты;
9. Напоминания.

А также управленческие – разграничение доступа, настройки, сервис, помощь.

Работа с клиентами

Раздел «Клиенты» — это инструмент для доступа к клиентской базе и работы с ней.

Список клиентов позволяет:

• Добавить клиента или занести его в черный список;
• Отследить операции с клиентом;
• Внести изменения в карточку клиента – сменить номер, добавить комментарий, настроить программу лояльности.

В Universe-Красота одна из самых подробных карточек клиента, которые нам приходилось встречать – а протестировали мы не мало CRM. Карточка содержит информацию «от» и «до» и помогает повышать лояльность каждого конкретного клиента за счет индивидуального подхода – любой посетитель оценит, если его поздравят с днем рождения, подадут любимый кофе с корицей или оповестят о новой акции по электронной почте. Благодаря подробной карточке клиента все эти данные хранятся в одном месте и помогают индивидуализировать подход.

Кроме базовой информации, важной для установления контакта, в карточке отражается:

• Мастер, за которым закреплен клиент;
• Человек, по рекомендации которого он пришел – удобная фишка для акций вроде «Приведи друга»;
• Номер авто – пригодится для салонов, расположенных на закрытых территориях или для парковки;
• Источник рекламы – если клиент пришел в рамках рекламной акции.
• Фото до и после процедуры – по желанию.

Список клиентов можно загрузить в систему вручную или из Excel в форматах *xls и *xlsx.

Запись на процедуру

Запись на процедуру производится в разделе «Операции», где содержится вся информация по услугам, оказываемым в салоне красоты, студии, кабинете. Процедура записи простая – достаточно перейти в раздел «Предварительная записи», выбрать дату, мастера, услугу и клиента – запись тут же отразится в журнале.

В журнале можно менять статус записи, когда клиент пришел или внес оплату за услугу. Перед проводом платежа состав чека при необходимости меняется – пригодится, если клиенту оказали другие или дополнительные услуги. Редактируется и список расходников – если в процессе процедуры было использовано больше, чем заложено в себестоимость. Также добавляются в чек проданные клиенту товары.

Оформить визит клиента, которые не записывался заранее, можно перейдя в раздел «Операции» — «Оформить визит».

Программа лояльности

Программой UNIVERSE-Красота предусмотрено ведение в салоне красоты программы лояльности. Информация о системе скидок вносится и настраивается в разделе «Справочники» — «Виды карт».

Тут заводятся различные виды карт для клиентов с разными программами лояльности:

• Накопительная – размер скидки увеличивается по достижении клиентом установленного порога;
• Бонусная – с каждой покупки начисляются бонусы;
• Персональная – специальные условия скидки на товары и услуги. Установить скидки можно на конкретные группы товаров или услуг, например, которые клиент посещает чаще всего.

Завести можно неограниченное количество карт и обеспечить индивидуальных подход к каждому клиенту. Такая практика в салонах красоты встречается не часто – обычно система лояльности одна для всех, и совершенно зря. Современный подход к работе с клиентами требует индивидуализации и гибкая настройка программ лояльности в UNIVERSE помогает в этом.

Акции

Акция – временное выгодное предложение для клиента. В CRM UNIVERSE-Красота до мелочей продуманы акции для клиентов – на первое посещение, для новых клиентов, за достижение определенного числа посещений и другие.

Настройка каждой акции детальная – учесть можно практически все:

• Суммируется ли с предложением по карте клиента;
• Возраст клиентов;
• Срок действия;
• Конкретные товары или услуги.

Задачи

В системе администратор салона красоты может фиксировать принятые и исходящие звонки и добавлять задачи, которые нужно выполнить в ближайшее время.

Возможности этого раздела:

• Создание собственных типов задач – звонок, консультация, письмо на электронную почту;
• Неограниченное число задач для каждого клиента;
• Напоминания по задачам, необходимым для выполнения в ближайшее время;
• Создание задач для себя или других сотрудников;
• Добавление задач из разных разделов меню – карточек клиента, абонементов, формы записи;
• Фиксация потенциальных клиентов.

Также в программе можно оставлять задачи, напрямую не связанные с клиентами – необходимо заказать товары у поставщика, обзвонить VIP клиентов и так далее. Все зафиксированные для выполнения задачи отражаются в отдельном разделе – «Операции – Работы с задачами – Список задач».

Формируется список по периодам – для этого в верхней части окна есть настройки даты, а также по сотрудникам – по всем или по одному. Все задачи, которые попадут в выборку, будут содержать информацию о дате выполнения, результате, статусе клиента, исполнителе.

Для удобства задачи разделены на 4 категории:

1. Создана – еще не выполнена, но и не просрочена;
2. Выполнена — у задачи есть результат;
3. Просрочена – срок выполнения вышел, а результат не внесен;
4. Закрыта – результатом задачи было выбрано просто ее закрытие.

Сотрудники

Раздел «Сотрудники» полностью посвящен установлению системы работы с мастерами, управляющим и другими сотрудниками.

В этом разделе меню можно:

• Добавить или изменить карточку работника;
• Настроить заработную плату;
• Провести премирование или оштрафовать сотрудника;
• Установить штатное расписание;
• Оформить выдачу аванса и зарплаты;
• Посмотреть журнал работы.

Интересно, что карточка сотрудника – это полноценное «личное дело». Конечно, она не отменяет обязанности вести личные карточки работников, но станет отличным подспорьем для кадровика или владельца салона, если кадровыми вопросами занимается он сам. В карточку сотрудника, кроме базовых ФИО, телефона и даты рождения вносятся:

• Паспортные данные;
• ИНН;
• Адрес проживания;
• СНИЛС.

Также добавляется должность, структурное подразделение, дата приема на работу и дата увольнения.

Системы начисления зарплаты

• Ставка – оклад. Устанавливается за день работы или выработанные часы;
• Процент от продаж товаров и услуг, причем для товаров и услуг можно настроить разный процент;
• Процент от выручки и план продаж – особенности расчета можно настроить самостоятельно, по разным условиям;
• Гарантированный оплаченный выход сотрудника – то есть оплата рабочей смены вне зависимости от результатов продаж товаров и услуг;
• Разная процентная ставка для клиентов сотрудника и клиентов салона. Это облегчает порядок расчета с мастерами, которые приходят с собственной базой, но периодически работают и с посетителями, привязанными к салону. Не придется ломать голову при расчете ЗП – достаточно прописать обговоренный с сотрудником процент в настройках;

Чтобы учесть все нюансы, можно внести дополнительные условия – вычет себестоимости, расчёт от суммы, оплаченной клиентом за вычетом скидки и так далее.

Штрафы и премии

Отдельного внимания заслуживают «Штрафы и премии». В пару кликов программа помогает поощрить или наказать сотрудника, учтя указанную сумму в расчете заработной платы.

Расчёт зарплаты

И пара слов о расчёте ЗП – «Сотрудники» — «Выдача заработной платы». Если в программу вносятся все данные по посещениям и установлены условия оплаты труда сотрудника, считать зарплату не придется – все автоматически посчитает UNIVERSE-Красота. Останется только внести выдаваемую сумму, провести операцию и распечатать расчетную ведомость.

По каждому работнику виден краткий отчет по начислениям и удержаниям, а при нажатии соответствующей кнопки формируется детальный отчет.

Товары и услуги

Раздел «Товары и услуги» предназначен для настройки, анализа и просмотра товаров и услуг, которые реализуются в салоне красоты, студии, парикмахерской.

Кроме списка товаров, который есть во многих CRM-системах, UNIVERSE-Красота помогает контролировать правила отпуска товара, его срок годности, а также устанавливать отпускные цены товара для клиентов и сотрудников и регулировать критические остатки товара.

Кроме того, есть функция выгрузки сформированного списка в разных форматах – Word, Excel, PDF и других, а также загрузки собственного списка в формате *xls или *xlsx. При этом загружаемый список должен иметь определенную структуру, чтобы правильно «встать» в систему – о том, как правильно оформить таблицу для импорта расскажет персональный менеджер во время обучения работы с программой.

Также посредством раздела можно печатать ценники и этикетки и контролировать повторную продажу – в специальное поле вносится информация о том, когда клиенту вновь потребуется приобрести товар.

Для салонов красоты, использующих сканеры штрих-кодов, программа сгенерирует код, который в последствии считывается сканером для добавления в чек. Товары можно группировать, чтобы облегчить навигацию по списку. Аналогично заполняются и карточки услуг – отличаются только специфические поля для заполнения.

Для каждой услуги устанавливается:

• Продолжительность – чтобы правильно составлять предварительную запись по времени;
• Срок, по истечении которого возможен или необходим повторный визит;
• Себестоимость услуги;
• Цена для клиента и сотрудника.

Тут же, в карточке услуги настраиваются списываемые расходные материалы, необходимые для ее проведения. Если в салоне красоты есть услуги со схожими расходными материалами, то список расходников можно скопировать из уже занесенной в каталог услуги и сэкономить время на ручном внесении данных.

При повышении цен поменять их можно сразу на целые группы товаров и услуг парой кликов в разделе «Общий перерасчет цен».

Другие функции раздела товары и услуг:

• Печать прайс-листа для клиентов;
• Расчет доходности услуг — прогнозирование дохода на каждое подразделение;
• Просмотр составных услуг и замена одного товара на другой одним кликом во всех карточках. Этот инструмент пригодится, если ты перешла с одного бренда на другой и нужно заменить, скажем, крем или базу во всех услугах;
• Печать ценников для товаров;
• Денежные подарочные сертификаты, для которых можно установить срок действия.

Касса

«Касса и банк» — большой раздел, помогающий фиксировать, отслеживать и анализировать движение средств внутри салона красоты. Для правильного функционирования системы, в самом начале работы рекомендуется добавить статьи прихода и расхода – сделать это можно в «Справочники»- «Касса» — «Статьи приходов и расходов по кассе».

• Статья прихода – источник, который обеспечил поступление денежных средств в кассу салона красоты, например, финансирование от инвестора, займ или кредит;
• Статья расхода – цель расходования средств из кассы – инкассация, приобретение расходных материалов, инструментов, закупка хозяйственных товаров, канцелярии.

Фиксировать приход и расход помогает раздел меню «Касса и банк» и соответствующая строка – приход или расход. Тут же, в «Состояние кассы» формируется отчет по движению денег за конкретный период по одной или всем статьям.

Позволяет CRM фиксировать и подотчетные средства – деньги, выданные сотруднику на определённые цели и требующие последующего подтверждения. Для удобства подсчета наличных денежных средств, в программе встроена считалка купюр – инструмент для подсчета имеющихся в обращении денежных купюр. Достаточно посчитать сколько купюр каждого номинала и внести данные в таблицу – система сама посчитает из общую сумму.

Склад

Склад – один из самых интересных разделов UNIVERSE-Красота, да и CRM-систем в целом. Контроль склада – это гарантия бесперебойной и качественной работы, возможность следить за остатками и вовремя их пополнять и избегать форс-мажоров из серии «закончился крем и нечем проводить услугу».

Для работы со складом выделен отдельный раздел, где можно:

• Оформить приход;
• Списать товары;
• Провести возврат поставщику;
• Провести инвентаризацию;
• Зафиксировать выдачу материалов в работу;
• Проверить остатки.

Инвентаризация – отличный инструмент поддержания порядка на складе и добросовестности сотрудников. Чтобы обновить данные на складе и сформировать отчет внеси фактическое количество, а затем распечатай результат инвентаризации.

Отчеты

Наличие отчетов – один из критериев, по которому выбирается CRM-система для салона красоты. База клиентов, склад и прочие функции также важны, но именно отчеты делают систему автоматизации эффективным инструментом по увеличению прибыли, повышению рентабельности салона и контролю работы мастеров.

Отчеты UNIVERSE-Красота помогают проанализировать:

• Количество новых, постоянных и потерянных клиентов;
• Распределение клиентов с разных рекламных акций и маркетинговых каналов;
• Доходность услуг;
• Востребованность товаров и услуг – насколько процедуры популярны среди клиентов, а какие совсем не пользуются спросом;
• Продажи товаров;
• Динамику выручки за выбранный период и др.

Разработчик предлагает более 135 отчетов, при регулярном и грамотном анализе которых можно вовремя исправлять ошибки:

• Отказываться от нерентабельных товаров и невостребованных услуг;
• Прекращать не работающие рекламные кампании;
• Регулировать работу мастеров и вовремя повышать их квалификацию.

Каждый из отчетов можно распечатать или сохранить в других программах.

Дополнительные функции

Онлайн-сервисы

Онлайн-сервисы – современный инструмент взаимодействия с клиентом – сейчас людям проще записываться или получать информацию в Сети, чем звонить и тратить время на беседу с администратором. Для комфорта клиентов и облегчения работы сотрудников салона красоты, UNIVERSE-Красота дополняется:

• Виджетом онлайн-записи для сайта;
• Модулем СМС-рассылок;
• Мобильным приложением в фирменном стиле салона.

Интеграции

Интеграция – это подключение сторонних нескольких сервисов к ПО. К программному обеспечению подключается:

• Онлайн-касса;
• Эквайринг;
• Сервисы Яндекса – Метрика, Карты;
• IP-телефония;
• Сервисы коллтрекинга;
• AMO CRM;
• Roistat и другие сервисы аналитики – техническая возможность для этого у программы есть.

Дополнительное оборудование

Также компания UNIVERSE предлагает дополнительное оборудование, которое поможет сделать работу комфортной:

• Сканеры штрих-кода;
• Онлайн кассы под 54-ФЗ;
• Принтеры квитанций;
• Принтеры термоэтикеток;
• Денежные ящики;
• Компьютеры.

Тарифы и условия

Доступ к программе предоставляется после оплаты лицензии. Пробный период не предусмотрен, однако перед покупкой сотрудник компании проведет личную презентацию по всем функциям и возможностям, ответит на все вопросы, поможет определиться с версией.

Версий две – Lite и Standard, а отличие кроется в списке возможностей. В Лайт не предусмотрено введение бонусной системы, подарочных сертификатов, выдача подотчетных средств, автоматическое списание материалов и ряд других инструментов. При этом даже Lite версия покрывает ключевые потребности компаний индустрии красоты.

Стоимость лицензии зависит от:

• Выбранной версии;
• Количества рабочих мест;
• Количества филиалов.

Облегченная версия лицензии – 35 000 рублей за основное рабочее место и по 12 500 рублей за все остальные, но иногда разработчик запускает акции и предоставляет скидки, поэтому прибрести CRM для салона красоты можно по выгодной цене.

В стоимость лицензии входит:

• Работа с персональным менеджером;
• Установка ПО и обучение в течение 6 часов – два дня по 3 часа. Для жителей Москвы обучение проводится лично, для других регионов – удаленно;
• Бесплатные обновления в течение года;
• Годовая техническая поддержка.

С программой UNIVERSE-Красота работает более 2000 салонов по всей России и за ее пределами, в числе которых сеть BABOR, Persona Lab, Мильфей и другие. Программа подойдет для стабильного бизнеса, заинтересованного в полной автоматизации всех процессов.

Знакома с программным обеспечением от UNIVERSE-SOFT? Поделись впечатлениями в комментариях!

Комментировать

Поделитесь с друзьями!

Популярное по теме Бизнес Маркетинг 

Разделы Журнала

Программа UNIVERSE-Красота создана для современных салонов красоты и автоматизации их работы. Данная программа упрощает следующие процессы:

• ведения базы клиентов и привлечения новых;
• организации записи клиентов в электронно виде;
• проведения маркетинговых акции и мероприятий;
• внедрения рекламы;
• автоматизации учета на складе.

Описание программы

Программа UNIVERSE-Красота делится на два уровня: «Стандарт» и «Лайт». Стандартная версия более емкая по функциям и возможностям. Версия «Лайт» представляет собой упрощенный вариант стандартной версии, но качество программы и ее функций остается на достаточно высоком уровне.

Пользователи программы UNIVERSE-Красота отмечают, что использование программы в течение первого же месяца дает возможность опробовать и применить следующие функции программы на собственном бизнесе:

1. Сервис, ориентированный на клиентов. Это функция, позволяющая не потерять связь с постоянными клиентами. Она позволяет сохранять данные обо всех визитах и процедурах, индивидуальные особенности и дату рождения человека. Это дает клиенту понять, что о нем помнят и всегда ему рады.

• сервис СМС рассылок;
• сервис напоминаний о днях рождения;
• журнал посещений;
• карточки клиентов;
• программы бонусов;
• фотографии клиентов;
• присвоение каждому клиенту специального статуса.

2. Бонусная программа. Данная программа предоставляет возможность внедрения совершенно любых бонусных карт и программ лояльности для клиентов с целью поддержания длительных взаимоотношений модели «фирма-покупатель».

• Скидочные карты с системой накопления скидок.
• Бонусные карты с системой начисления баллов за посещение салона, ограниченные по времени действия.
• Акции, периодически проводимые в салоне.
• Система абонементов на комплексы услуг;
• Сертификаты на различные суммы.

3. Электронный журнал. Он позволяет экономить время администраторов и клиентов соответственно. Журнал – это, прежде всего, быстрая запись на процедуры по различным направлениям с максимально удобным интерфейсом и автоматизированной системой рассылок.

• рабочий график всех мастеров салона;
• рассылки сообщений;
• запись через интернет;
• отчетность о предстоящих записях;
• выбор необходимого специалиста при записи;
• составление рабочего графика салона.

4. Система напоминаний. Позволяет построить максимально доверительные отношения с клиентами, вовремя напоминая о предстоящих событиях, акциях и поздравляя их с днем рождения.

• автоматизированная система напоминаний;
• сохранение дат рождения клиентов и автоматическая рассылка поздравлений;
• оповещения по начислению и сгоранию бонусов;
• автоматизированное формирование дат визитов.

5. Работники вашего салона. Программа предоставляет возможность создания индивидуальных схем для начисления зарплаты сотрудников, исходя из их личного экономического анализа проделанных за смену работ.

• создание базы сотрудников;
• вход в программу с помощью персональной карты;
• система расчета заработной платы, личных бонусов и штрафных санкций;
• учет времени работы;
• система учета расходных материалов и инструментов.

6. Цены на услуги. Кроме того, у владельца или администратора появляется возможность контролировать прайс-лист и заносить необходимые документы в программу, для их автоматического составления.

• изготовление бирок и ценников;
• возможность создания образца прайса;
• комфортное перемещение в каталоге услуг салона;
• система учета;
• автоматизированный поиск с помощью артикула и штрих-кода.

7. Учет товара на складе. Возможность отслеживания передвижения любого товара или инструмента на складе. Составление плана предстоящих закупок материалов, расходников.

• составление ведомостей;
• калькуляционные затраты;
• отчеты по наличию на складе;
• наблюдение за рентабельностью;
• система напоминаний в случае нехватки на складе необходимых позиций.

8. Финансовый учет. С его помощью происходит оценка производительности и рентабельности салона красоты, отслеживаются все денежные операции.

• кассовый учет;
• система учета рентабельности;
• различные расчетные формы;
• деление операций по расходам и доходам.

9. Система отчетности. Благодаря этому разделу, руководитель салона красоты может изучать и анализировать деятельность салона, его посещаемость, окупаемость и популярность у клиентов.

• распределение клиентов на подгруппы;
• все виды отчетов;
• система анализа наиболее важных достижений и показателей фирмы;
• все виды учета денежных средств в рамках данного салона.

10. Система безопасности. Существует несколько уровней доступа к определенным ресурсам – это необходимо для обеспечения безопасности информации,. Наиболее важные системные данные доступны ограниченному кругу лиц, и доступ к ним может осуществляться при помощи специального ключа.

• ограничение по очистке информации, во избежание недостоверности базы данных.

Стоимость программы

Программа UNIVERSE-Красота существует в двух форматах, «Стандартный» и «Лайт».

Universe-Красота (lite) — стоимость 35000 рублей, дополнительное место – 12500 рублей.

Universe-Красота (стандарт) — 50000 рублей, дополнительное место – 15000 рублей.

Стоимость программы включает:

• услуги индивидуального менеджера;
• обучение программе в течение двух дней и установку;
• загрузку пакета необходимых для работы данных;
• обновления;
• 1 год технической поддержки.

Также возможно приобретение дополнительных модулей для программы UNIVERSE-Красота, а именно:

• модуль смс-рассылки: 2.5руб/сообщение;
• сервис онлайн-записи: от 200 рублей;
• приложение для мобильного: от 3500 рублей;
• подключение карт АТОЛ: 15000 рублей;
• интеграция ПО UNIVERSE с IP телефонией: 15000 рублей.

Требования к оборудованию

Программа может работать на компьютерах или моноблоках с:

• Операционной системой: Microsoft 7,8,10;
• Двухъядерным процессором Intel Core i3, i4, i5;
• ОП 4-6 гб;
• Емкостью жесткого диска 500GB;
• Дисководом;
• USB, мин 3 шт.;
• SVGA дисплеем;
• Мышкой, клавиатурой.

Все дополнительное кассовое и рабочее оборудование доступно к установке и подключению.

Скриншоты и Иллюстрации