Superior orders, also known as the Nuremberg defense or just following orders, is a plea in a court of law that a person, whether a member of the military, law enforcement, or the civilian population, should not be considered guilty of committing actions that were ordered by a superior officer or official.[1][2]
The superior orders plea is often regarded as the complement to command responsibility.[3]
One of the most noted uses of this plea, or defense, was by the accused in the 1945–1946 Nuremberg trials, such that it is also called the «Nuremberg defense». The Nuremberg trials were a series of military tribunals, held by the main victorious Allies after World War II, most notable for the prosecution of prominent members of the political, military, and economic leadership of the defeated Nazi Germany. These trials, under the London Charter of the International Military Tribunal that established them, determined that the defense of superior orders was no longer enough to escape punishment, but merely enough to lessen punishment.[4]
Apart from the specific plea of superior orders, discussions about how the general concept of superior orders ought to be used, or ought not to be used, have taken place in various arguments, rulings and statutes that have not necessarily been part of «after the fact» war crimes trials, strictly speaking. Nevertheless, these discussions and related events help to explain the evolution of the specific plea of superior orders and the history of its usage.
Historically, the plea of superior orders has been used both before and after the Nuremberg Trials, with inconsistent rulings, up to the final ruling of International Criminal Court in the Prosecutor v Ntaganda case.[5]
History[edit]
Before 1500[edit]
In 1474, in the trial of Peter von Hagenbach by an ad hoc tribunal of the Holy Roman Empire, the first known «international» recognition of commanders’ obligations to act lawfully occurred.[6][7] Hagenbach offered the defense that he was just following orders, but this defense was rejected and he was convicted of war crimes and beheaded.[8]
Specifically, Hagenbach was put on trial for atrocities committed under his command but not by him directly, during the occupation of Breisach. This was the earliest modern European example of the doctrine of command responsibility.[8][9] Since he was convicted for crimes «he as a knight was deemed to have a duty to prevent», Hagenbach defended himself by arguing that he was only following orders[6][10] from the Duke of Burgundy, Charles the Bold, to whom the Holy Roman Empire had given Breisach.[11]
1900–1947[edit]
Court-martial of Breaker Morant[edit]
During the Second Boer War, three Australian officers (Morant, Handcock and Witton) were charged and tried for a number of murders, including those of prisoners who had surrendered. A significant part of the defense was that they were acting under orders issued by Lord Kitchener to «take no prisoners». However, these orders were verbal, were denied by Kitchener and his staff, and could not be validated in court, resulting in a guilty verdict against all three men.
German military trials after World War I[edit]
On June 4, 1921, the legal doctrine of superior orders was used during the German Military Trials that took place after World War I: one of the most famous of these trials was the matter of Lieutenant Karl Neumann, who was a U-boat captain responsible for the sinking of the hospital ship the Dover Castle.[12] Even though he frankly admitted to having sunk the ship, he stated that he had done so on the basis of orders supplied to him by the German Admiralty and so he could not be held liable for his actions. The Reichsgericht, then Germany’s supreme court, acquitted him, accepting the defense of superior orders as a grounds to escape criminal liability.[13] Further, the court stated «… that all civilized nations recognize the principle that a subordinate is covered by the orders of his superiors.»[14]
Many accused of war crimes were acquitted on a similar defense, creating immense dissatisfaction among the Allies. This is thought to be one of the main causes for the specific removal of this defense in the August 8, 1945 London Charter of the International Military Tribunal. The removal has been attributed to the actions of Robert H. Jackson, a Justice of the United States Supreme Court, who was appointed Chief Prosecutor at the Nuremberg trials.
On the other hand, when the defendants could not reasonably claim that they did not know their orders were clearly illegal, the defense was ineffective. For instance, Lieutenants Dithmar and Boldt were ordered to fire on lifeboats, obeyed the order, and were found guilty in the same German Military Trials. However, their sentence was overturned on appeal.[15]
Dostler case[edit]
On October 8, 1945, Anton Dostler was the first German general to be tried for war crimes by a US military tribunal at the Royal Palace of Caserta. He was accused of ordering the execution of 15 captured US soldiers of Operation Ginny II in Italy in March 1944. He admitted to ordering the execution but said that he could not be held responsible because he was following orders from his superiors. The execution of the prisoners of war in Italy, ordered by Dostler, was an implementation of Adolf Hitler’s Commando Order of 1942, which required the immediate execution of all Allied commandos, whether they were in proper uniforms or not, without trial if they were apprehended by German forces. The tribunal rejected the defense of Superior Orders and found Dostler guilty of war crimes. He was sentenced to death and executed by a firing squad on December 1, 1945, in Aversa.
The Dostler case became a precedent for the principle that was used in the Nuremberg Trials of German generals, officials, and Nazi leaders beginning in November 1945: using superior orders as a defense does not relieve officers from responsibility of carrying out illegal orders and their liability to be punished in court. The principle was codified in Principle IV of the Nuremberg Principles, and similar principles are in the 1948 Universal Declaration of Human Rights.
Nuremberg Trials after World War II[edit]
In 1945 and 1946, during the Nuremberg trials the issue of superior orders again arose. Before the end of World War II, the Allies suspected such a defense might be employed and issued the London Charter of the International Military Tribunal (IMT), which explicitly stated that following an unlawful order is not a valid defense against charges of war crimes.
Thus, under Nuremberg Principle IV, «defense of superior orders» is not a defense for war crimes, although it might be a mitigating factor that could influence a sentencing authority to lessen the penalty. Nuremberg Principle IV states:
The fact that a person acted pursuant to order of his Government or of a superior does not relieve him from responsibility under international law, provided a moral choice was in fact possible to him.
During the Nuremberg Trials, Wilhelm Keitel, Alfred Jodl, and other defendants unsuccessfully used the defense. They contended that while they knew Hitler’s orders were unlawful, or at least had reason to believe they were unlawful, their place was not to question, but to obey. They claimed they were compelled to do so by the Führerprinzip (leader principle) that governed the Nazi regime, as well as their own oath of allegiance to Hitler. In most cases, the tribunal found that the defendants’ offenses were so egregious that obedience to superior orders could not be considered a mitigating factor.
Before the trials, there was little Allied consensus about prosecuting Nazi war prisoners. Winston Churchill was inclined to have the leaders ‘executed as outlaws’.[16] The Soviets desired trials but wished there to be a presumption of guilt.[17]
The German military law since 1872 said[18] that while the superior is («solely») responsible for his order, the subordinate is to be punished for his participation in it if he either transgressed the order on his own account, or if he knew the order to be criminal.[19] The Nazis did not bother (or were too reluctant) to formalize many of their offenses (e.g., killing a non-combatant without trial), so the prosecutors at Nuremberg could have argued that the defendants broke German law to begin with. However, this line of argument was infrequently used.
«Nuremberg defense»[edit]
The trials gained so much attention that the «superior orders defense» has subsequently become interchangeable with the label «Nuremberg defense», a legal defense that essentially states that defendants were «only following orders» («Befehl ist Befehl«, literally «an order is an order») and so are not responsible for their crimes.
However, US General Telford Taylor, who had served as Chief Counsel for the United States during the Nuremberg trials, employed the term «Nuremberg defense» in a different sense. He applied it not to the defense offered by the Nuremberg defendants but to a justification put forward by those who refused to take part in military action (specifically America’s involvement in the Vietnam War) that they believed to be criminal.[20]
1947–2000[edit]
The defense of superior orders again arose in the 1961 trial of Nazi war criminal Adolf Eichmann in Israel, as well as the trial of Alfredo Astiz of Argentina, who was responsible for many disappearances and kidnappings that took place during its last civil-military dictatorship (1976–1983). The dictators forced state-sponsored terrorism upon the population,[21] resulting in what (to several sources) amounted to genocide.[22][23]
The 1950s and 1960s saw the defense of Befehlsnotstand (English: Compulsion to obey orders), a concept in which a certain action is ordered which violates law but where the refusal to carry it out would lead to drastic consequences for the person refusing. This was quite successful in war crimes trials in Germany.[clarification needed] With the formation of the Central Office of the State Justice Administrations for the Investigation of National Socialist Crimes this changed, as its research revealed that refusing an unlawful order did not result in punishment.[24]
Israeli law since 1956[edit]
In 1957, the Israeli legal system established the concept of a ‘blatantly illegal order’ to explain when a military (or security-related) order should be followed, and when it must not be followed. The concept was explained in 1957 in the Kafr Qasim massacre ruling. The trial considered for the first time the issue of when Israeli security personnel are required to disobey illegal orders. The judges decided that soldiers do not have the obligation to examine each and every order in detail as to its legality, nor were they entitled to disobey orders merely on a subjective feeling that they might be illegal. On the other hand, some orders were manifestly illegal, and these must be disobeyed. Judge Benjamin Halevy’s words, still much-quoted today, were that «The distinguishing mark of a manifestly illegal order is that above such an order should fly, like a black flag, a warning saying: ‘Prohibited!’ Illegality that pierces the eye and revolts the heart, if the eye is not blind and the heart is not impenetrable or corrupt.»[25][26]
Captain (res.) Itai Haviv, a signatory of the ‘courage to refuse’ letter of 2002 tells of his unhappiness about his service for the Israeli Defense Forces (IDF) and says «For 35 years a black flag was proudly hanging over our heads, but we have refused to see it». A translation note explains the «Black Flag» principle but adds «In the 45 years that passed since [the ruling], not even a single soldier was protected by a military court for refusing to obey a command because it was a ‘black flag’ command.»[27]
1968 Mỹ Lai massacre[edit]
Following the Mỹ Lai massacre in 1968, the defense was employed during the court martial of William Calley. Some have argued that the outcome of the Mỹ Lai trial was a reversal of the laws of war that were set forth in the Nuremberg and Tokyo War Crimes Tribunals.[28] Secretary of the Army Howard Callaway was quoted in the New York Times as stating that Calley’s sentence was reduced because Calley believed that what he did was a part of his orders. Calley used the exact phrase «just following orders» when another American soldier, Hugh Thompson, confronted him about the ongoing massacre.
In United States v. Keenan, the accused was found guilty of murder after he obeyed an order to shoot and kill an elderly Vietnamese citizen. The Court of Military Appeals held that «the justification for acts done pursuant to orders does not exist if the order was of such a nature that a man of ordinary sense and understanding would know it to be illegal». The soldier who gave the order, Corporal Luczko, was acquitted by reason of insanity.[29]
1998 Rome Statute of the International Criminal Court[edit]
The Rome Statute was agreed in 1998 as the foundation document of the International Criminal Court, established to try those accused of serious international crimes. Article 33, titled «Superior orders and prescription of law»,[30] states:
- The fact that a crime within the jurisdiction of the Court has been committed by a person pursuant to an order of a Government or of a superior, whether military or civilian, shall not relieve that person of criminal responsibility unless:
- The person was under a legal obligation to obey orders of the Government or the superior in question;
- The person did not know that the order was unlawful; and
- The order was not manifestly unlawful.
- For the purposes of this article, orders to commit genocide or crimes against humanity are manifestly unlawful.
2000–present[edit]
Legal proceedings of Jeremy Hinzman in Canada[edit]
Nuremberg Principle IV, and its reference to an individual’s responsibility, was at issue in Canada in the case of Hinzman v. Canada. Jeremy Hinzman was a U.S. Army deserter who claimed refugee status in Canada as a conscientious objector, one of many Iraq War resisters. Hinzman’s lawyer, (at that time Jeffry House), had previously raised the issue of the legality of the Iraq War as having a bearing on their case. The Federal Court ruling was released on March 31, 2006, and denied the refugee status claim.[31][32] In the decision, Justice Anne L. Mactavish addressed the issue of personal responsibility:
An individual must be involved at the policy-making level to be culpable for a crime against peace … the ordinary foot soldier is not expected to make his or her own personal assessment as to the legality of a conflict. Similarly, such an individual cannot be held criminally responsible for fighting in support of an illegal war, assuming that his or her personal war-time conduct is otherwise proper.[31][33][34]
On November 15, 2007, a quorum of the Supreme Court of Canada made of Justices Michel Bastarache, Rosalie Abella, and Louise Charron refused an application to have the Court hear the case on appeal, without giving reasons.[35][36]
Legal proceedings of Ehren Watada in the United States[edit]
In June 2006, during the Iraq War, Ehren Watada refused to go to Iraq on account of his belief that the war was a crime against peace (waging a war of aggression for territorial aggrandizement), which he believed could make him liable for prosecution under the command responsibility doctrine. In this case, the judge ruled that soldiers, in general, are not responsible for determining whether the order to go to war is itself a lawful order – but are only responsible for those orders resulting in a specific application of military force, such as shooting civilians or treating POWs inconsistently with the Geneva Conventions. This is consistent with the Nuremberg defense, as only the civilian and military principals of the Axis were charged with crimes against peace, while subordinate military officials were not.[37] It is often the case in modern warfare that while subordinate military officials are not held liable for their actions, neither are their superiors, as was the case with Calley’s immediate superior Captain Ernest Medina.
Based on this principle, international law developed the concept of individual criminal liability for war crimes, which resulted in the current doctrine of command responsibility.[38][39][40]
Legal proceedings of Vadim Shishimarin in Ukraine[edit]
On February 28, 2022, during the Russian invasion of Ukraine, Russian Sergeant Vadim Shishimarin shot and killed unarmed civilian Oleksandr Shelipov, a 62 year old Ukrainian man. His trial started on 13 May 2022, and on Wednesday 18 May, Shishimarin pleaded guilty to the killing. On Friday 20 May, Shishimarin’s defense lawyer asked for his client to be acquitted of war crimes.[41] He argued that Shishimarin had intended not to kill but only to carry out the order formally, which Shishimarin had refused twice before succumbing to pressure from other soldiers. He further argued that the shots were unaimed, fired from a moving vehicle with a faulty tire, and only one bullet out of the burst hit.[42][43] Ukrainian officials say that they have registered upwards of 10,000 warcrimes across the country, and this trial is only the first of many to soon follow.[44]
Summary[edit]
| Date | Preceding context | Jurisdiction / decisionmaker | Defendant(s) or case(s) | [found] «responsible» despite superior orders | [found] «not responsible» because of superior orders |
|---|---|---|---|---|---|
| 1474 | the occupation of Breisach | ad hoc tribunal of the Holy Roman Empire | Peter von Hagenbach | yes (see details) | |
| 1921 | World War I | Germany’s Supreme Court (trials after World War I) | Lieutenant Karl Neumann and others | yes (see details) | |
| 1945 | World War II | Nuremberg trials after World War II | all defendants | yes (see details) | |
| 1998 | preparation for future cases | Rome Statute of the International Criminal Court | future cases under Article 33 of the Rome Statute of the International Criminal Court | in cases of genocide and possibly other cases (see details) | possibly in cases other than genocide (see details) |
| 2006 | Iraq War | Justice Anne L. Mactavish — Federal Court (Canada) | Jeremy Hinzman (refugee applicant) | equivalent to yes (see details) | |
| 2022 | Russian invasion of Ukraine | Serhiy Agafonov | Vadim Shishimarin | yes |
Note: Yellow rows indicate the use of the precise plea of Superior Orders in a war crimes trial — as opposed to events regarding the general concept of Superior Orders.
Arguments[edit]
The superior orders defense is still used with the following rationale in the following scenario: An «order» may come from one’s superior at the level of national law. But according to Nuremberg Principle IV, such an order is sometimes «unlawful» according to international law. Such an «unlawful order» presents a legal dilemma from which there is no legal escape: On one hand, a person who refuses such an unlawful order faces the possibility of legal punishment at the national level. On the other hand, a person who accepts such an unlawful order faces the possibility of legal punishment at the international level.
Nuremberg Principle II responds to that dilemma by stating: «The fact that internal law does not impose a penalty for an act which constitutes a crime under international law does not relieve the person who committed the act from responsibility under international law.»[45]
This might present a legal dilemma, but Nuremberg Principle IV speaks of «a moral choice» as being just as important as legal decisions: «The fact that a person acted pursuant to order of his Government or of a superior does not relieve him from responsibility under international law, provided a moral choice was in fact possible to him».
In moral choices or ethical dilemmas a decision is often made by appealing to a «higher ethic». One found in many religions and in secular ethics is the ethic of reciprocity, or Golden Rule. It states that one has a right to just treatment, and therefore has a reciprocal responsibility to ensure justice for others.
Although messengers are not usually responsible for the content of messages, the Babylonian Talmud (3rd to 5th century corpus of Jewish law) states, «There is no messenger in a case of sin.»[46] Joseph Telushkin interprets the precept to mean that «if a person is sent to perform an evil act, he cannot defend his behavior by saying he was only acting as another’s messenger. … [T]he person who carries out the evil act bears responsibility for the evil he or she does.»[47] This is because God’s law (i.e. morality) supersedes human law.
Another argument against the use of the superior orders defense is that it does not follow the traditional legal definitions and categories established under criminal law, where a principal is any actor who is primarily responsible for a criminal offense.[48] Such an actor is distinguished from others who may also be subject to criminal liability as accomplices, accessories or conspirators. (See also the various degrees of liability: absolute liability, strict liability, and mens rea.)
The common argument is that every individual under orders should be bound by law to immediately relieve of command an officer who gives an obviously unlawful order to their troops. This represents a rational check against organizational command hierarchies.
Nuremberg Principle IV, the international law that counters the superior orders defense, is legally supported by the jurisprudence found in certain articles in the Universal Declaration of Human Rights that deal indirectly with conscientious objection. It is also supported by the principles found in paragraph 171 of the Handbook on Procedures and Criteria for Determining Refugee Status, which was issued by the Office of the United Nations High Commissioner for Refugees (UNHCR). Those principles deal with the conditions under which conscientious objectors can apply for refugee status in another country if they face persecution in their own for refusing to participate in an illegal war.
Bibliography[edit]
- Yoram Dinstein: The Defence of Obedience to Superior Orders in International Law, Sijthoff-Leyden, 1965.
- Paola Gaeta: The Defence of Superior Orders: The Statute of the International Criminal Court versus Customary International Law, pdf, European Journal of International Law, 1999.
- Matthew Lippman: Conundrums of Armed Conflict: Criminal Defenses to Violations of the Humanitarian Law of War pdf, Penn State International Law Review, 1996, Volume 15.
See also[edit]
- Anton Dostler
- Command responsibility
- Führerprinzip
- International legal theory
- Laws of war
- Milgram experiment
- Nuremberg Principle IV
- Nuremberg Principles
- Peter von Hagenbach
- Radbruch formula
- Respondeat superior
- Rule of Law in Armed Conflicts Project
- Sources of international law
- Tu quoque defense
- Vicarious liability
References[edit]
- ^ See L.C. Green, Superior Orders in National and International Law, (A. W. Sijthoff International Publishing Co., Netherlands, 1976)
- ^ Mark J. Osiel, Obeying Orders: Atrocity, Military Discipline, and the Law of War, (Transactions Publishers, New Brunswick, N.J., 1999).
- ^ See James B. Insco, Defense of Superior Orders Before Military Commissions, Duke Journal of Comparative and International Law, 13 DUKEJCIL 389 (Spring, 2003). Asserting in the author’s view that a respondeat superior approach to superior orders is an «underinclusive extreme».
- ^ H. T. King Jr., The Legacy of Nuremberg, Case Western Journal of International Law, Vol. 34. (Fall 2002) at p. 335.e
- ^ «Situation In The Democratic Republic Of The Congo In The Case Of The Prosecutor V. Bosco Ntaganda» (PDF). icc-cpi.int. International Criminal Court. 30 March 2021. Archived (PDF) from the original on 15 July 2022. Retrieved 18 October 2022.
- ^ a b The evolution of individual criminal responsibility under international law By Edoardo Greppi, Associate Professor of International Law at the University of Turin, Italy, International Committee of the Red Cross No. 835, p. 531–553, October 30, 1999.
- ^ Exhibit highlights the first international war crimes tribunal by Linda Grant, Harvard Law Bulletin.
- ^ a b An Introduction to the International Criminal Court William A. Schabas, Cambridge University Press, Third Edition
- ^ Command Responsibility The Mens Rea Requirement, By Eugenia Levine, Global Policy Forum, February 2005
- ^ Judge and master By Don Murray, CBC News, July 18, 2002.
- ^ The Perennial Conflict Between International Criminal Justice and Realpolitik Archived 2008-09-10 at the Wayback Machine February 10, 2006 Draft by M. Cherif Bassiouni -Distinguished Research Professor of Law and President, International Human Rights Law Institute, DePaul University College of Law, Presented March 14, 2006 as the 38th Henry J. Miller Distinguished Lecture, Georgia State University College of Law, and to appear in the Georgia State University Law Review
- ^ New York Times (June 5, 1921). «Free Man Who Sank a Hospital Ship; Leipsic Judges Acquit Neumann on the Ground That He Acted Under Orders. He Admitted Torpedoing. Prosecutor Demanded Acquittal, Calling Dover Castle Culpable in Carrying Wounded Soldiers». New York Times. Retrieved 10 April 2010.
- ^ Anon., «German War Trials: Judgement in Case of Commander Karl Neumann», The American Journal of International Law, Vol. 16, No. 4. (Oct., 1922) at pp. 704–708.
- ^ G. A. Finch, «Superior Orders and War Crimes», The American Journal of International Law, Vol. 15, No. 3. (Jul., 1921) at pp. 440–445.
- ^ «German War Trials: Judgment in Case of Lieutenants Dithmar and Boldt.» The American Journal of International Law, vol. 16, no. 4, 1922, at pp. 708–724.
- ^ «Churchill: execute Hitler without trial». The Times. Times Newspapers Limited. 2006-01-01. Retrieved 2008-02-08.
- ^ K.C. Moghalu, Global Justice: The Politics of War Crime Trials, (Greenwood Publishers, 2006), sourced from Google Books.
- ^ Militär-Strafgesetzbuch für das Deutsche Reich, § 47. The difference to the present regulation, as found in the Wehrstrafgesetz § 5, is only marginal, at least as far as the letter of the law is concerned.
- ^ wenn ihm bekannt gewesen, daß der Befehl des Vorgesetzten eine Handlung betraf, welche ein bürgerliches oder militärisches Verbrechen oder Vergehen bezweckte, i.e., «… if it was known to him that the superior’s order concerned an action that aimed at a civil or military felony or misdemeanor». According to general legal interpretation, «if he knew» means «unless he didn’t know and had a valid excuse for not knowing».
- ^ Taylor, Telford (1970). Nuremberg and Vietnam: An American Tragedy. New York: The New York Times Group. p. 15.
The claim that American intervention in Vietnam is itself an aggressive war and therefore criminal — the so-called ‘Nuremberg defense’ — has been put forward by draft card burners, draftees facing induction and soldiers about to be shipped to Vietnam.
- ^ The Secret in Their Eyes: Historical Memory, Production Models, and the Foreign Film Oscar (WEB EXCLUSIVE) Archived 2012-01-27 at the Wayback Machine Matt Losada, Cineaste Magazine, 2010
- ^ CONADEP, Nunca Más Report, Chapter II, Section One:Advertencia, [1] (in Spanish)
- ^ Atrocities in Argentina (1976–1983) Holocaust Museum Houston
- ^ Kellerhoff, Sven Felix (15 July 2015). «Hatten SS-Mitglieder damals wirklich «keine Wahl»?» [Did SS members really have no choice?]. Die Welt (in German). Retrieved 17 October 2018.
- ^ M. R. Lippman, Humanitarian Law: The Development and Scope of the Superior Orders Defense, Penn State International Law Review, Fall 2001.
- ^ Leora Y. Bilsky, Transformative Justice : Israeli Identity on Trial (Law, Meaning, and Violence), University of Michigan Press, 2004, ISBN 0-472-03037-X, pp169–197, 310-324.
- ^ Haviv, Itai. «Black Flag». seruv.org.il. Archived from the original on 4 October 2018. Retrieved 18 October 2022.
- ^ Marshall, Burke; Goldstein, Joseph (2 April 1976). «Learning From My Lai: A Proposal on War Crimes». The New York Times. p. 26.
- ^ Rod Powers. «Military Orders To Obey or Not to Obey?». About.com: US Military. Retrieved 16 June 2010.
- ^ Rome Statute of the International Criminal Court (12 July 1999). «Rome Statute of the International Criminal Court; Part 3: General Principles of Criminal Law; Article 33: Superior orders and prescription of law». Rome Statute of the International Criminal Court. Retrieved 21 March 2010.
- ^ a b Mernagh, M. (2006-05-18). «AWOL GIs Dealt Legal Blow». Toronto’s Now Magazine. Archived from the original on 2011-06-05. Retrieved 2008-06-02.
- ^ «Hinzman v. Canada (Minister of Citizenship and Immigration) (F.C.), 2006 FC 420». Office of the Commissioner for Federal Judicial Affairs. pp. (see Held, Para. (1)). Archived from the original on 2009-02-16. Retrieved 2008-06-16.
- ^ Hinzman v. Canada Federal Court decision. Paras (157) and (158). Accessed 2008-06-18
- ^ Roman Goergen (Feb 23, 2011). «Sanctuary Denied». In These Times. Retrieved 6 March 2011.
- ^ CBC News (2007-11-15). «Top court refuses to hear cases of U.S. deserters». CBC News. Retrieved 2008-06-02.
- ^ «Supreme Court of Canada — Decisions — Bulletin of November 16, 2007, (See Sections 32111 and 32112)». Archived from the original on February 16, 2009.
- ^ Soldier’s Iraq war stance backed: Watada has right to refuse to go, retired officer says, Seattle Post-Intelligencer, June 20, 2006.
- ^ Guilty Associations: Joint Criminal Enterprise, Command Responsibility, and the Development of International Criminal Law HTML version by Allison Marston Danner and Jenny S. Martinez, September 15, 2004
- ^ Anne E, Mahle. «Command Responsibility — An International Focus». pbs.org. Public Broadcasting Service. Archived from the original on 8 November 2012. Retrieved 18 October 2022.
- ^ Command, superior and ministerial responsibility by Robin Rowland, CBC News Online, May 6, 2004
- ^ «Lawyer asks Kyiv war crimes trial to acquit Russian soldier». Times of Malta. 20 May 2022. Retrieved 2022-05-23.
- ^ «Russian soldier in Ukraine war crimes trial says he did not want to kill». Reuters. 2022-05-20. Retrieved 2022-05-23.
- ^ «Ukraine war: Russian soldier Vadim Shishimarin jailed for life over war crime». BBC News. 2022-05-23. Retrieved 2022-05-23.
- ^ «Ukrainian court sentences Russian soldier to life in prison for killing civilian». the Guardian. 2022-05-23. Retrieved 2022-05-23.
- ^ International Committee of the Red Cross (ICRC) References Principles of International Law Recognized in the Charter of the Nüremberg Tribunal and in the Judgment of the Tribunal, 1950: Introduction
- ^ Kiddushin 42b. Qtd. in Telushkin, The Book of Jewish Values, 330.
- ^ Telushkin, Joseph. The Book of Jewish Values: A Day-By-Day Guide to Ethical Living. New York: Bell Tower, 2000. p. 330
- ^ See, e.g., Superior Growers, 982 F.2d at 177–78; United States v. Campa, 679 F.2d 1006, 1013 (lst Cir. 1982).
External links[edit]
- usmilitary.about.com: To Obey or Not to Obey
- Что такое субординация
- Какие бывают типы
- Положительные стороны субординации
- В чем недостатки
- Что еще может нарушить субординацию в компании
Что такое субординация
Заглянем в толковые словари русского языка. У Ушакова написано: «Субординация — это система строгого служебного подчинения младших старшим». Ожегов полностью с ним солидарен — определение такое же. Владимир Даль конкретизировал, что это «воинская подчиненность и послушанье». В остальных словарях написано примерно то же самое — о безоговорочном подчинении.
Получается, что это самые обыкновенные покорность и почитание вышестоящих по должности? Вовсе нет, хотя некоторые руководители считают именно так, устанавливая в компании армейскую дисциплину. Это перегиб, и мы чуть позже объясним, чем он чреват.
Безукоснительное соблюдение субординации действительно требуется, но в определенных сферах, например, в армии, МЧС, полиции и прокуратуре. Там это жизненно необходимо и оправданно — на кону нередко стоят человеческие жизни. Дан приказ — никому и в голову не придет его обсуждать, просить передать задачу другому исполнителю или, не дай бог, бойкотировать указание. Каждый четко знает свою роль: что и в какой последовательности делать и как быть при внештатной ситуации.
У гражданских определение субординации несколько шире. Субординация на работе — это не только четкое распределение власти, но и определенная модель поведения каждого сотрудника.
К примеру, нести ответственность за собственные решения, соблюдать правила поведения (этикета) и занимать свою нишу в компании — то есть в полной мере и без уговоров выполнять рабочие обязанности. А не как Шура из «Служебного романа», которую «когда-то выдвинули на общественную работу и с тех пор никак не могут задвинуть обратно».
И, пожалуй, главное правило субординации в деловых отношениях — это не игра в одни ворота. С обеих сторон (и от руководства, и от подчиненных) должно быть взаимное уважение.
Руководителю важно об этом помнить: соблюдать принципы деловой этики, отдавать распоряжения в корректной форме, не унижающей достоинство работников, и не опускаться до критики личных качеств.
Все эти правила по соблюдению субординации обычно документально подкреплены:
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- должностными инструкции сотрудников;
- трудовым соглашением между работником и работодателем;
- коллективным договором.
В каждой компании правила могут отличаться, однако их всегда строят на базовых нормах этики.
Если чувствуете, что на нынешней работе больше невмоготу, изучите вакансии в Совкомбанке. Отличная команда, чуткое руководство, интересные проекты, поездки на море — и это лишь малая часть того, есть у сотрудников банка. Решайтесь!
Работа в Совкомбанке — это возможности для самореализации и достойная заработная плата; это интересные проекты и неформальное общение; это ДМС для сотрудников и детей и коворкинг на море. Хотите так же? Ищите подходящие вакансии в вашем городе и присоединяйтесь к команде мечты!
Найти работу мечты
Какие бывают типы
Можно выделить субординацию двух типов:
- Вертикальная
Это взаимоотношения между начальством и подчиненными, руководителем отдела и его командой. Прослеживается четкая градация полномочий и ответственности сотрудников каждого уровня.
Все выполняют свои обязанности и подчиняются вышестоящему руководству. У последнего есть право выдавать директивы подчиненным и контролировать этапы выполнения.
- Горизонтальная
Это взаимоотношения между сотрудниками с равным положением. Главная роль горизонтальной субординации — сотрудничество и выполнение задач, обмен опытом и идеями.
У всех работников одинаковая «весовая категория» (среди руководителей отделов и между подчиненными), поэтому акцент с власти смещен на значимость партнерства и равноправия.
Чаще всего принципы субординации заложены в корпоративную культуру компании и формируются руководством.
Встречаются организации, где вертикальная субординация отсутствует или представлена лишь формально. Такие правила работают, например, в IT-компаниях: главным считают не должность сотрудника, а его профессиональные качества.
Положительные стороны субординации
Что значит «соблюдать субординацию»? Придерживаться общепринятых норм поведения и правил, заведенных в компании. У корпоративных правил общения в команде есть положительные и отрицательные стороны.
В чем преимущества субординации:
- Обоюдное уважение
Это одна из главных составляющих здоровой атмосферы внутри компании. Доброжелательная обстановка привлекает кандидатов и становится решающей при трудоустройстве. Именно коллектив, общение между сотрудниками первыми бросается в глаза соискателям.
Уволившиеся работники в отзывах рассказывают об отношениях в бывшей команде. Поэтому хорошо продуманная концепция взаимодействия между сотрудниками создает положительный образ компании на рынке.
- Отсутствие фамильярного отношения между руководством и подчиненными
Соблюдение субординации помогает избежать неловких ситуаций, когда кто-то из подчиненных, расслабившись, позволяет себе отпустить шуточку или скабрезность в адрес руководства. Все-таки рабочие процессы должны оставаться рабочими, а атмосфера — соответветствующей.
Мой отец основал компанию в области машиностроения. После вуза я устроилась к нему по специальности, чтобы набраться опыта. Договорились, что никто не должен знать о родстве, — чтобы избежать разговоров о якобы особом ко мне отношении. Нам успешно удавалось шифроваться, благо фамилии были разные (я носила фамилию мужа).
Однажды папе срочно понадобилась штемпельная подушечка для печати — старая полностью высохла. Он отправил меня на поиски новой, совсем как в сказке про мачеху и подснежники. Дело было в промзоне, поэтому найти магазин канцтоваров — задача со звездочкой. Вдобавок сделать это нужно было как можно скорее.
Нашла! Несусь на работу, прижимая к себе добычу. Счастливая и гордая, забыв о предосторожностях, врываюсь в отцовский кабинет с воплем: «Папа, я нашла!». Закончить фразу не успела: за столом сидели инженеры и бухгалтеры, с интересом уставившись на меня… Никогда еще Штирлиц не был так близок к провалу.
Помню только папино лицо и его строгий голос: «Александра Валерьевна, выйдите, пожалуйста, приведите себя в порядок и попробуйте войти еще раз».
Когда правда вскрылась, у меня не осталось ни единого шанса на ошибку, ведь я — дочь начальства. Если бы до конца соблюдала субординацию, работалось бы значительно проще.
Что еще дает субординация в деловых отношениях? Правильно выстроенная иерархия помогает распределить рабочие ресурсы по местам. Каждый в команде знает не только свою роль, но и ответственных на каждом этапе. То есть сотрудники понимают, кому они должны подчиняться и чьи задания выполнять.
Коллеги одного уровня соблюдают разумную дистанцию, и работа проходит в бесконфликтной обстановке.
Тушите пожар: как управлять конфликтами в коллективе
Соблюдение субординации со стороны высшего руководства и руководителей отделов также важно для компании. Если подчиненный вместо нелестных фраз о своих профессиональных качествах услышит конструктивную критику, это поможет понять ошибку и учесть ее на будущее. А если это будет не монолог, а диалог, то, возможно, родится совместная отличная идея.
Правила, которые дополнительно помогут создать благотворную рабочую обстановку:
- донести до команды ценность дружелюбного общения;
- разработать адекватную оценку труда каждого сотрудника;
- справедливо распределить обязанности.
В чем недостатки
У корпоративных правил есть обратная сторона:
- Нездоровое желание регламентировать все процессы в компании
Нередки случаи, когда руководство и HR-отдел пытаются прописать абсолютно все правила общения.
Как вы понимаете, ничего хорошего из этого не выходит. Вместо нормального взаимодействия получается подобие уставных отношений. Такая система хороша в армии или полиции, но нельзя настолько усложнять жизнь подчиненных.
- Перетекание горизонтальной субординации в дружбу
Нет, дружить коллегам не запрещено. Но стоит помнить о возможных корыстных целях или попытке очернить человека и выдать его заслуги за свои.
- Возведение «баррикад»
Директор где-то услышал, что с подчиненными нужно держать строгую дистанцию, иначе «сядут на шею», и стал старательно отдаляться от команды. В результате исчезает прямая коммуникация с руководством (все вопросы решают в письменной форме), у сотрудников пропадает право голоса и личного мнения (потому что с начальством спорить нельзя).
Редко кто из подчиненных долго выдерживает такие условия. Они демотивируют, отбивая желание что-то улучшать и делиться идеями. Как следствие — компанию покидают профессионалы, знающие себе цену.
Наша жизнь полна неожиданностей. И чтобы они не застали врасплох, нужна финансовая подушка безопасности. Откройте вклад под высокую процентную ставку в Совкомбанке. Сберегите деньги на экстренные случаи и защитите финансы от инфляции.
Заставьте свои сбережения работать и приносить вам пассивный доход! В Совкомбанке есть линейка вкладов с гибкими условиями — вы сможете подобрать подходящий вариант. Высокая ставка убережет деньги от инфляции и поможет быстрее накопить на крупные покупки. Подайте заявку онлайн!
Дмитрий Геннадьевич много лет посвятил военно-морскому флоту. Звание позволяло не давать спуску подчиненным, а устав приучил, что все его команды выполняются беспрекословно.
Затем он ушел на гражданку и открыл компанию. Многие из новичков даже не знали, как выглядит шеф. Это была та самая мифическая голова волшебника Гудвина. В святая святых (его кабинет) был вхож ограниченный круг людей, исключительно из руководства. Рядовым сотрудникам путь туда был заказан.
Любая инициатива подчиненных проходила семь кругов ада: многодневные согласования, бесконечные правки, повторные согласования и так по кругу…
Во время пандемии, когда объявили самоизоляцию, весь «личный состав» исправно приходил в офис — потому что «должны быть на глазах, иначе непонятно, чем они дома занимаются».
Члены команды, которым было куда сбежать, так и сделали.
Во всем должна быть мера. Дистанцию с сотрудниками держать нужно, но не в такой жесткой форме.
- Принятие образа «рубахи-парня»
Это тоже перекос, только в обратную сторону. Желание руководителя быть на одной волне с подчиненными нередко играет с ним злую шутку. Такой образ вредит позиции начальства. Подчиненные видят в этом совсем другое: беспомощность и желание угодить. Авторитет руководителя падает, появляются шуточки за спиной, а затем и препирательства по поводу порученных рабочих заданий.
Грамотное начальство должно соблюдать баланс между отношениями с подчиненными и поддержанием собственного авторитета — чтобы это не было похожим на попытку завоевать дешевую славу.
Сюда же относится обращение на «ты» или «вы» — этот момент сто́ит тщательно обдумать. Руководитель должен помнить, что его первостепенная задача — результат работы команды.
Что еще может нарушить субординацию в компании
Есть несколько, казалось бы, безобидных способов разрушить идиллию в команде:
- Головокружительный прыжок через голову — этим грешат обе стороны. Высшее руководство может выдать задание работнику, минуя его непосредственного руководителя. Или рядовой сотрудник отправляется к начальству в обход своего руководства.
Кажется, что это ускорит решение рабочего вопроса. Но в обоих случаях страдает авторитет несчастного руководителя отдела.
- Назначение двух сотрудников для выполнения одной задачи — если не определить фронт работ для каждого, в конечном итоге коллеги начнут перекладывать ответственность друг на друга.
- Передача контроля третьему человеку — другими словами, задачу контролирует не тот, кто ее поставил. Если в компании четко определены роли, лучше от них не отклоняться. Это чревато тем, что новый контролирующий сотрудник начнет вносить изменения в первоначальные условия задания.
- Неправильная расстановка приоритетов — у подчиненного должно быть четкое понимание: что необходимо выполнить в первую очередь, а что может подождать.
- Нежелание подчиненного отчитываться перед руководством о ходе проделанной работы.
- Разбор «полетов» с провинившимся на глазах у всей команды.
- Хамство, панибратство и отсутствие этики делового общения.
Во всех делах соблюдение баланса пойдет лишь на пользу, особенно, если дело касается отношений между людьми.
Глава 4. Обязательность исполнения приказа
руководителя (начальника)
10. Приказ руководителя (начальника) — служебное требование руководителя (начальника), обращенное к подчиненным сотрудникам, об обязательном выполнении определенных действий, о соблюдении правил или об установлении порядка, положения.
11. Приказ должен соответствовать федеральным законам и приказам вышестоящих руководителей (начальников).
12. Приказ, отдаваемый руководителем (начальником), обязателен для исполнения подчиненными, за исключением заведомо незаконного приказа. При получении приказа, явно противоречащего закону, сотрудник обязан руководствоваться законом. При этом сотрудник обязан уведомить руководителя (начальника), отдавшего заведомо незаконный приказ, или вышестоящего руководителя (начальника) о неисполнении незаконного приказа.
13. Приказ может быть отдан в письменной или устной форме, в том числе посредством использования технических средств связи, одному подчиненному или группе подчиненных. Приказ, отданный в письменной форме, является основным распорядительным служебным документом (правовым актом), издаваемым руководителем (начальником) на правах единоначалия.
14. Прямыми руководителями (начальниками) сотрудника являются руководители (начальники), которым он подчинен по службе, в том числе временно; ближайший к сотруднику прямой руководитель (начальник) является его непосредственным руководителем (начальником).
15. Отдавая приказ, руководитель (начальник) не должен допускать злоупотребления должностными полномочиями или их превышения.
16. Руководителю (начальнику) запрещается отдавать приказ, не имеющий отношения к выполнению подчиненными служебных обязанностей или направленный на нарушение законодательства Российской Федерации. Приказ формулируется ясно, четко и кратко, без употребления формулировок, допускающих различное толкование.
17. Руководитель (начальник), перед тем как отдать приказ, обязан всесторонне оценить обстановку и принять меры по обеспечению его исполнения.
18. Приказы отдаются в порядке подчиненности. При необходимости прямой руководитель (начальник) может отдать приказ подчиненному, минуя его непосредственного руководителя (начальника). В таком случае прямой руководитель (начальник) сообщает об этом непосредственному руководителю (начальнику) подчиненного или подчиненный сам докладывает о получении этого приказа своему непосредственному руководителю (начальнику).
19. Приказ руководителя (начальника), за исключением явно противоречащего закону, должен быть исполнен беспрекословно, точно и в срок. Обсуждение приказа и его критика недопустимы. При невозможности исполнения приказа сотрудник обязан незамедлительно уведомить об этом руководителя (начальника), отдавшего приказ.
20. Руководитель (начальник), чтобы убедиться в правильном понимании отданного им приказа, может потребовать его повторения, а подчиненный, получивший приказ, может обратиться к руководителю (начальнику) с просьбой повторить его.
21. Исполнив приказ, подчиненный, если он не согласен с приказом, может его обжаловать.
22. Об исполнении полученного приказа подчиненный обязан доложить прямому руководителю (начальнику), отдавшему приказ, и (или) своему непосредственному руководителю (начальнику).
23. Подчиненный, не исполнивший отданный в установленном порядке приказ руководителя (начальника), привлекается к ответственности по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.
24. Руководитель (начальник) несет ответственность за отданный приказ и его последствия, за соответствие содержания приказа законодательству Российской Федерации и за непринятие мер по обеспечению его исполнения.
25. Отменить приказ имеет право только руководитель (начальник), его отдавший, или вышестоящий прямой руководитель (начальник).
26. Если подчиненный, исполняющий приказ, получит от вышестоящего прямого руководителя (начальника) новый приказ, который может воспрепятствовать исполнению ранее полученного приказа, он докладывает об этом вышестоящему прямому руководителю (начальнику), отдавшему новый приказ, и в случае подтверждения нового приказа исполняет его. Руководитель (начальник), отдавший новый приказ, сообщает об этом руководителю (начальнику), отдавшему первый приказ.
Сначала автор разбирает сходства и различия приказа и распоряжения, а потом комментирует весь алгоритм их издания: инициирование, сбор и анализ информации, подготовка и согласование проекта документа, его доработка по замечаниям согласующих, подписание и регистрация, а также доведение до исполнителей. Статья содержит не только исчерпывающие объяснения автора, но и примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов.
Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.
Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия
Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.
Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения, могут быть направлены на:
- совершенствование организационной структуры предприятия;
- выбор средств и способов осуществления основной (или производственной) деятельности предприятия;
- обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами;
- утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.
При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.
А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.
Распоряжение2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения.
1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).
2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.
Приказы и распоряжения делятся на три подвида:
- по основной деятельности;
- по личному составу;
- по административно-хозяйственным вопросам.
Этапы издания приказов и распоряжений
В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов3 :
- Инициирование издания приказа или распоряжения.
- Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
- Подготовка проекта приказа или распоряжения.
- Согласование проекта документа.
- Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
- Подписание приказа или распоряжения.
- Регистрация приказа или распоряжения.
-
Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.
Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.
Рассмотрим каждый этап в отдельности.
Инициирование издания приказа или распоряжения
Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:
- на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
- по поручению руководства предприятия;
- по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.
Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Пример 1
ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).
Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).
Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.
Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5).
То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.
Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения
Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в издаваемом приказе или распоряжении.
Источниками информации могут быть:
- законодательные акты и нормативная документация;
- текущая документация организации;
- документы, поступающие из других организаций;
- архивные документы;
- публикации в периодической печати;
- научные материалы и др.
Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Продолжение Примера 1
В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.
К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку (см. Пример 3).
Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).
Пример 2
Пример 3
Подготовка проекта приказа или распоряжения
Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.
Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.
Оформляются проекты приказов и распоряжений4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- место составления или издания документа;
-
а также ограничительные отметки для реквизитов:
- дата документа;
- регистрационный номер документа.
Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:
- 20 мм – левое;
- 10 мм – правое;
- 20 мм – верхнее;
- 20 мм – нижнее.
Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.
Таблица
Обязательные реквизиты приказа и распоряжения
|
№ п/п |
Наименование реквизита |
Момент оформления реквизита |
|
Издание документа |
||
| 1.1 | наименование организации | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.2 | наименование вида документа | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.3 | место составления или издания документа | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.4 | дата документа | оформляется после подписания в момент регистрации документа |
| 1.5 | регистрационный номер документа | оформляется после подписания в момент регистрации документа |
| 1.6 | заголовок к тексту | оформляется при подготовке проекта документа |
| 1.7 | текст документа | оформляется при подготовке проекта документа |
| 1.8 | визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф согласования документа) | полностью оформляются во время согласования проекта документа |
| 1.9 | подпись полностью | оформляется во время подписания документа |
| 1.10 | в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)6 | оформлять не надо, присутствует на бланке |
|
Постановка на контроль и исполнение |
||
| 2.1 | отметка о контроле | оформляется при постановке документа на контроль |
|
Снятие с контроля и направление документа в дело |
||
| 3.1 | отметка об исполнении документа и направлении его в дело | оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело |
Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:
- констатирующей (или преамбулы) и
- распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.
Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В связи» и т.д.
Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании7 .
Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.
Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:
1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по …».
2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:
Срок представления 15.07.2003.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.
Фрагмент документа
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536
Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Текст любого организационно-распорядительного документа, оформляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный межстрочный интервал.
У приказа или распоряжения могут быть разные приложения8 : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.
Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Пример 4
Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1
Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1
Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».
Пример 5
Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)
и
неподписанный проект приказа
Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,
на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта
Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.
Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции совершенствования документационного обеспечения управления».
При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).
На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.
Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.
Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц
Согласование проекта документа подразумевает:
- внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;
- внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье9 .
Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.
Фрагмент документа
П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536
Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем10 и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов11 документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов12 .
Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
При «традиционном» способе проект распорядительного документа готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.
В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.
Фрагмент документа
П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).
При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.
Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.
Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и активизирует процедуру согласования.
Возможны следующие маршруты согласования:
- последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;
- параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;
- параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.
Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:
- 1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;
- 2 группа согласующих – руководитель исполнителя;
- 3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;
- 4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководитель юридической службы;
- 5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.
Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:
- Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
- Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
- Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
- Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной системе оповещения.
- Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
- Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
- Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.
Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.
Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.
В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.
Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.
Подписание приказа или распоряжения
Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.
Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.
Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.
Регистрация приказа или распоряжения
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.
Регистрация может осуществляться одним из трех способов:
- записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
- записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);
- внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).
Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:
- быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
- автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
- автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
- возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.
Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.
В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.
Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.
Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.
Фрагмент документа
П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера13 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Фрагмент документа
П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).
Пример 6
Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования
Доведение приказа или распоряжения до исполнителей
Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.
При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).
Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.
Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году14,15 .
Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».
Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.
Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. Подробнее о месте, роли, видах, составе и правилах оформления распорядительных документов — в нашем материале.
Назначение распорядительных документов и их виды
При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией.
В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:
- организационные — к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы);
- распорядительные — регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами.
Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.
В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:
- создаваться не одним лицом (единоличным исполнительным органом), но и коллективом лиц, имеющих право принимать коллегиальные решения;
- содержать положения организационного характера, если общие правила требуют их уточнения применительно к конкретной ситуации.
К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем.
Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.
Реквизиты, обязательные для распорядительных документов
И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций.
Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать:
- название вида документа;
- дата его оформления;
- наименование составителя;
- описание факта хозяйственной деятельности, в связи с которым документ составлен;
- количественные характеристики описываемого факта;
- сведения о лицах (должность, Ф. И. О., подпись), ответственных за выполнение.
При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Работодатели, не относящиеся к бюджетникам, вправе принять решение о применении ряда приказов, имеющих унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Положительной стороной в вопросе применения таких форм является присутствие в них специально выделенных полей для заполнения необходимых реквизитов.
Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе.
Общие правила оформления организационно-распорядительной документации
Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают:
- возможность создания документа как в бумажном, так и в электронном виде;
- обязательную нумерацию страниц, если их в документе больше одной;
- проставление номера страницы посредине верхнего поля листа не менее чем в 10 мм от верхнего края;
- возможность использования не только лицевой, но и оборотной стороны листа;
- рекомендованный размер шрифта (12-14 с допускаемым уменьшением в таблицах);
- установление величины абзационного отступа (1,25 см) и межстрочного интервала (1-1,5 с использованием меньшего из этих значений при отражении многострочных реквизитов);
- необходимость выравнивания текста по ширине листа (по границам его полей);
- использование при расположении заголовков разделов центрирования либо размещения с абзационным отступом;
- ограничение длины строк для реквизитов при угловом их расположении (не более 7,5 см) и продольном размещении (не более 12 см);
- возможность использования полужирного шрифта для выделения отдельных реквизитов и фрагментов текста;
- обязательность составления на русском языке;
- возможность деления текста на разделы, подразделы, пункты и подпункты, но не более чем на 4 уровня, обозначаемые арабскими цифрами;
- указание присутствующих в тексте документа фамилий с инициалами, располагающимися после фамилии.
В документе могут размещаться — посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются):
- эмблема организации;
- товарный знак;
- коммерческое обозначение юрлица.
Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами — полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации (если она есть). При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения.
Ниже названия составителя (тоже по центру) располагается название созданного им документа. Его обязательно сопровождают дата подписания (день, месяц, год) и регистрационный номер. Месяц в дате может быть указан либо цифрой (тогда дата представляет собой набор цифр, разделяемых точками), либо прописью (в этом случае после номера года ставится буква «г» с точкой). Регистрационный номер соответствует порядковому номеру документа и может включать дополнительные шифры, отвечающие классификатору, разработанному работодателем для номенклатуры дел.
Обязательным является отражение места составления документа. Оно может не указываться, если его название присутствует в наименовании составителя.
В прилагаемых к ГОСТ образцах распорядительных документов его дата размещается у границы левого поля, на том же уровне у границы правого поля располагается регистрационный номер, а информация о месте составления приводится строкой ниже и центрируется.
При наличии в документе информации для ограниченного круга пользователей в нем может появиться гриф ограничения («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), проставляемый в правом верхнем углу первого листа у границы верхнего поля и сопровождаемый (при необходимости) дополняющими сведениями (например, номером экземпляра документа).
Особенности оформления, значимые для распорядительных документов
В распорядительных документах под реквизитами у левой границы его поля (но допускается и его центрирование) размещается заголовок к тексту, кратко отражающий содержание этого текста. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с предлогов «О» или «Об». В коротких документах (4-5 строк) такой заголовок может отсутствовать.
Основной текст документа начинается с отсылки к причине его появления (при этом ссылки на нормы законодательства, положения ранее введенных в действие организационных и распорядительных документов даются с указанием реквизитов соответствующих документов) и отражающего суть распорядительного документа ключевого слова:
- «Приказываю» — при издании его единоличным исполнительным органом;
- «Приказываем», «Решили», «Постановили» (можно с указанием названия органа, принявшего решение — «Совет решил») — если решение принято коллегиально.
К распорядительному документу могут предусматриваться приложения. Упоминание их в тексте сопровождается сделанной в скобках пометкой «Приложение», рядом с которой при необходимости указывается его номер (в том числе со значком номера).
На самом приложении (в правом верхнем углу на первом его листе) появляется запись, отражающая его статус, номер и реквизиты документа, к которому относится приложение, с указанием в числе этих реквизитов названия составителя распорядительного документа («Приложение №… к…»). Если приложение относится к числу утверждаемых распорядительным документом, то сделанная на нем запись после слова «Приложение» (с его номером) будет содержать слово «Утверждено» («Утверждено приказом…»).
Отдающее распоряжение лицо (лица) должно собственноручно подписать распорядительный документ, при этом обязательно расшифровываются его должность (она на листе располагается у левой границы листа, но может и центрироваться) и приводится фамилия с инициалами (у правой границы листа). Инициалы здесь ставятся перед фамилией. Подпись располагается между записями о должности и Ф. И. О. или на одной строке с Ф. И. О., если название должности располагается по центру листа. Название должности может сопровождаться указанием наименования составителя документа, если документ оформлен не на разработанном им бланке. Если распорядительный документ составлен коллегиально, то на нем будут проставлены подписи соответствующего числа лиц, при этом располагаться они будут с учетом иерархии занимаемых должностей.
Если фактическое подписание уже подготовленного для этого документа осуществляет иное лицо, то сведения о его должности и Ф. И. О. в распорядительный документ нужно внести от руки, зачеркнув данные, относящиеся к лицу, за которого выполняется подписание. В документе, подписанном электронной подписью, отметке о таком способе подписания должна располагаться на месте обычной подписи, хорошо читаться, не заходить на текст документа и не перекрывать отметки о других электронных подписях. Подлинность подписи может заверяться печатью, которая проставляется так, чтобы не перекрывать подпись.
Распорядительный документ может иметь отметку о фактическом исполнителе, содержащую его Ф. И. О. и номер телефона. Возможно дополнение этих данных названием занимаемой им должности, наименованием подразделения и адресом электронной почты. Варианты размещения этой отметки:
- на последнем листе документа у его левой границы;
- на обороте последней страницы внизу слева;
- в качестве нижнего колонтитула с применением более мелкого шрифта.
При изготовлении заверенной копии распорядительного документа или выписки из него отметка (она может делаться с помощью штампа), подтверждающая соответствие содержания, проставляется под местом подписания документа и формируется из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки этой подписи и даты заверения. При передаче такой копии стороннему лицу запись о заверении дополняется печатью.
Подводим итоги
- Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации, необходимой каждому из работодателей, и регулируют вопросы текущей его деятельности. Основная их задача заключается в конкретизации объектов применения норм действующего законодательства или своих внутренних документов, устанавливающих общие для трудового коллектива правила. Как правило, распорядительный документ издается единоличным исполнительным органом (приказ, распоряжение, указание), но может являться и результатом коллективного решения (постановление, решение).
- Распорядительный документ, требующий осуществления конкретных действий, имеет характер первичного документа и часто становится основанием возникновения хозяйственных операций, требующих отражения в бухучете. Поэтому к нему применимы требования, касающиеся наличия в нем обязательных для первичного документа реквизитов.
- Определенные бланки для распорядительных документов могут иметь место в организациях бюджетной сферы. Для иных работодателей законодательство таких бланков не предусматривает. Работодатель может воспользоваться типовыми формами, утвержденными Госкомстатом для некоторых ситуаций. Однако обычно бланк распорядительного документа разрабатывается каждым из работодателей самостоятельно.
- При оформлении распорядительного документа необходимо учитывать наличие применимых к нему правил, установленных ГОСТ для организационно-распорядительной документации. Эти правила требуют соблюдения определенных общих принципов размещения информации, включаемой в документ, на листах (листе), из которых он состоит, а также правил отражения этой информации. Особый набор содержащихся в ГОСТ правил относится к распорядительным документам.
Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.
Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:
— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
— как инициативные.
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст.
7. Подпись.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.
5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…
В порядке исключения…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с принятием решения о…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
По взаимной договоренности между…
Согласно Вашей заявке…
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…
Ставим Вас в известность о том, что…
Организация извещает о…
Сообщаю Вам…
Довожу до Вашего сведения, что…
Докладываю о…
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию…
Обязать руководителя…
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…
Назначить расследование по факту…
Изыскать дополнительные возможности для…
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес…
В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…
Убедительно прошу Вас решить вопрос о…
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…
Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Безопасность гарантируется…
Документация выслана в ваш адрес курьером…
Предпринимаются энергичные меры по…
Конфиденциальность информации обеспечена…
Содержание проекта оперативно корректируется…
Выявленные недостатки уже устраняются…
Выделены дополнительные средства на…
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…
В кратчайшие сроки организуется…
Обеспечен повседневный жесткий контроль за…
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный… наиболее важный…
наилучший эффект… наихудший результат…
оказать помощь… произвести проверку…
руководство считает возможным… организация не возражает…
срочно сообщите… немедленно устраните…
обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…
доложите предложения по… оптимальное решение…
вероятные сроки… подтвердите получение…
сообщите данные… направьте в мой адрес…
подготовьте к отправке… решите самостоятельно…
8. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
10. Стилистические запреты:
Следует использовать:
Вместо Пишите
В отношении, относительно… О…
Благодаря тому факту, что… Потому что…
Приобретать… Покупать…
Принять во внимание… Учесть…
При сем прилагается… Приложение…
Оказывать влияние… Влиять…
За исключением… Кроме…
В целях… Для…
В том случае, если… Если…
В настоящее время… Сейчас…
Перечисление… Платеж…
Наращивать темпы… Ускорять…
Прилагать усилия… Пытаться…
Элементы стиля
Личный стиль
Формальный стиль
Использование местоимений «я»,
«мы», «вы», «нам», «наш»
Мы предлагаем вам…
Отказ от местоимений, замена их
существительными «организация»,
«подразделение», «сотрудник» и т.п.
Предприятие предлагает клиентам…
Прямое обращение, просьба
Пожалуйста, подавайте отчет
в срок…
Констатация
Отчет необходимо подавать в срок…
Использование эмоционально
окрашенных выражений
Стремительный рост
Использование нейтральной лексики
Увеличение
Использование оценочных
выражений
Мы победили
Объективная констатация фактов
Был получен положительный результат
Использование активных оборотов
Выполняем, предлагаю
Использование пассивных оборотов
Выполняется, хотелось бы предложить
Использование простых слов
Переработка, сейчас
Использование «книжных» оборотов
Утилизация, в настоящее время
Использование глагольных
сказуемых
Менеджер руководил
Замена глаголов абстрактными
конструкциями
Менеджер осуществлял руководство
Упоминание чувств
Я с огорчением узнал о…
Мы были рады услышать…
Использование канцелярских клише
Вследствие того обстоятельства, что…
Мероприятие имеет своей целью…
Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.
Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.
Вопрос с кроссворда: «распоряжение, указание вышестоящего начальства», по вертикали 9 букв, что за слово?
Подсказка:
Первая буква «д».
Вторая буква «и».
Третья буква «р».
Четвертая буква «е».
Пятая буква «к».
Шестая буква «т».
Седьмая буква «и».
Восьмая буква «в».
Девятая буква «а».
Правильным ответом является слово: директива
директива
Что значит слово «директива» в словаре?
распоряжение, указание вышестоящего органа или должностного лица обязательное к руководству или выполнению.
(Бизнес словарь)
Все значения слова «директива»
Другие вопросы в кроссвордах и сканвордах для слова «директива»
- Приказ вышестоящих органов
- Бумага сверху
- Указание из центра
- Распоряжение «сверху»
- Руководящее указание вышестоящего органа
- ЦУ от шефа
- Приказ
- Вид документа
- Приказ свыше
- Спущенное распоряжение
- Распоряжение, приказ
- Руководящее указание
- Руководящее указание; распоряжение, приказ
- Руководящие указания высшего органа органам подчиненным
- Французское «указание»
Смотрите также
- Каким бывает «директива»?
- Морфемный разбор словосочетания «директива»
- Фонетический разбор словосочетания «директива»
- Синониму к словосочетанию «директива»
- Ассоциации к словосочетанию «директива»
- Сочетаемость словосочетания «директива»
- Предложения со словосочетанием «директива»
- Что такое приказ и распоряжение
- Документы и ситуации
- Когда нужен приказ
- Когда нужно распоряжение
- Виды приказов и распоряжений
- Где искать информацию
- ГОСТы, законы и другие полезные документы
Что такое приказ и распоряжение
Алина обратилась к поисковикам, но свежего определения, что такое приказ и чем он отличается от распоряжения, так и не нашла.
Информации было много, но авторы либо предлагали свои трактовки, либо ссылались на Единую государственную систему делопроизводства — документ 1973 года. ЕГСД, в свою очередь, отсылала к ГОСТ 6.38-72, а он, как быстро выяснила Алина, утратил силу в 1991 году.
С тех пор определения не пересматривались. В итоге Алина доверилась статьям специалистов. Вот что ей удалось выяснить.
Приказ — правовой акт, который издает руководитель организации в рамках своих полномочий для управления ключевыми производственными процессами.
Приказы действуют, пока не будут отменены или переизданы. Если приказ нужен на определенный срок, его необходимо указать (например, отправляя сотрудника в отпуск).
Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель, его подчиненный или представитель для решения оперативных вопросов. Срок действия распоряжения обычно ограничен выполнением задачи, которому оно посвящено.
Теперь Алине стало понятнее, что такое распоряжение и чем отличается от приказа. Но она все еще не знала, как именно их оформлять и в каких случаях. Коллеги только руками разводили: мол, мы в этом ничего не понимаем, ты секретарь, тебе и разбираться.
Начинающие компании часто экономят на персонале. Их логика понятна, хоть и ошибочна: зачем нанимать опытного делопроизводителя, когда есть студенты. Пусть неопытный сотрудник как-нибудь сам найдет информацию и разберется, насколько она верна и актуальна.
Но в бизнесе нельзя экономить на важном. Лучше взять выгодный кредит в «Совкомбанке» и стартовать правильно.
Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.
Документы и ситуации
Приказ и распоряжение часто заменяют друг друга. Это связано с тем, что документооборот постепенно упрощается.
Например, мы привыкли, что прием на работу обязательно оформляется приказом. Но с 2017 года по ТК РФ сотрудника можно принять в штат и распоряжением. Отношения между компанией и сотрудником подтверждает в первую очередь трудовой договор, поэтому не принципиально, какой документ их зафиксирует.
Кроме того, к коммерческим компаниям предъявляют не такие строгие требования по документообороту, как к государственным. В госсекторе документы оформляют строго по шаблонам, утвержденным Госкомстатом. Они есть в бесплатной версии «Консультанта».
Коммерческие компании могут вести документацию по собственным стандартам. Их нужно разработать и утвердить отдельным приказом. На практике большинство организаций ориентируются на гособразцы: так удобнее, секретарям и делопроизводителям не нужно переучиваться.
Итак, ни в одном законе нет перечня ситуаций, когда издают приказы и распоряжения. Также невозможно сказать, что главнее — оба документа равноправны.
С другой стороны, есть традиции, которых стоит придерживаться, чтобы избежать конфликтов. Алина объяснила это так: «Нельзя принять сотрудника на работу простым распоряжением — несолидно». Но этот вопрос каждая компания решает по своему усмотрению.
Когда нужен приказ
Как правило, приказами оформляют решения по важным вопросам. Например:
- прием и увольнение сотрудников, перевод на другую работу;
- утверждение графика отпусков на год;
- утверждение штатного расписания;
- открытие отдела, филиала.
Чтобы проверить себя, подумайте, кто подписывает документ. Если генеральный директор — скорее всего, это приказ. Если руководитель отдела, службы, другого подразделения — распоряжение.
Когда нужно распоряжение
Чтобы не ошибиться, можно ли оформить решение распоряжением, задайте себе вопрос: какой срок действия у этого решения? Если оно ограничено по времени — выбирайте распоряжение.
Примеры ситуаций, когда нужно распоряжение:
- временное изменение режима работы (например, в праздники);
- создание временных комиссий и рабочих групп;
- направление сотрудников на аттестацию, обучение, повышение квалификации;
- проведение разовой внутренней проверки или инспекции.
Когда Алина скопировала эти пункты в отдельный файл, она поняла, как нужно выполнить задание. Напомним, ей нужно было подготовить документ, который упорядочил бы внутреннюю переписку. Алина рассуждала так:
- Инициатива исходила от руководителя. Значит, нужен приказ.
- Оптимизация внутренней переписки — задача, не имеющая срока действия: содержание документа будет актуально, пока правила не изменят. Еще один аргумент в пользу приказа.
- Работа будет разбита на несколько этапов: написать инструкцию, подготовить шаблоны для писем, подобрать почтовый клиент, проверить эффективность. Это небольшие, конкретные задачи с четким сроком действия.
Теоретически можно было оформить каждый этап отдельным распоряжением. Алина поступила проще: внесла все работы в приказ, указала ответственных и ознакомила их под подпись. Руководитель остался доволен. Когда Алина смогла посоветоваться с опытными коллегами, ей подтвердили: она все сделала правильно.
Виды приказов и распоряжений
Есть разные виды распорядительных документов. Они различаются по области применения и форме.
- По основной деятельности. Решают общие вопросы, влияющие на всю компанию: открыть отдел, установить пропускной режим или график проверок.
- По административно-хозяйственным вопросам. Регулируют обслуживание офиса или производства: от закупки оборудования до предписания гасить свет, уходя домой.
- По личному составу. С этой группой документов работает кадровик или HR-менеджер, реже — секретарь или сам руководитель. Она касается трудовых отношений: приема на работу, увольнения, перевода, отпусков.
Существуют и другие распорядительные документы: постановления, решения, предписания, указания. Их применяют реже, они актуальны в основном для госорганов.
Где искать информацию
Не только начинающие секретари, но и руководители часто не знают, как правильно оформить нововведение. Что главнее, приказ или распоряжение, и что именно писать в документе? Где искать инструкции и образцы?
Попробуем разобраться — снова на примере Алины.
Первым делом Алина стала искать ответ в Интернете. Источники попадались разные: статьи в юридических и бухгалтерских блогах, обсуждения на форумах, законы на сайте «Консультанта».
Ответы Алина нашла за несколько минут, но больше двух часов сверяла информацию. На форумах все объясняли подробно и понятно, но ответы могли устареть. Законы точно были актуальны, но их сложный язык ставил Алину в тупик.
Самым понятным и при этом достоверным источником оказались журналы: Кадровое дело, Справочник секретаря, Секретарь референт и др. Доступ к ним частично платный, но начинающему делопроизводителю он не понадобится: все самое главное есть в открытом доступе. Опытному специалисту, которому важно следить за изменениями в законодательстве, конечно, лучше купить подписку.
Хотите оформить кредитование по льготной ставке для своего бизнеса? Совкомбанк предоставляет большой выбор льготных программ: от самых востребованных до узконаправленных. Посмотрите, что больше подходит вашему бизнесу, и оставьте заявку для получения займа.
ГОСТы, законы и другие полезные документы
Когда нужно срочно оформить документ, нет времени на сложные инструкции. Но потом стоит хотя бы просмотреть базовые нормативные документы, чтобы в следующий раз знать, на что опираться. Держите под рукой эти ссылки:
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 содержит несколько десятков шаблонов документов: от табеля учета рабочего времени до акта приема работ.
- Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях описывает общие требования, как готовить документы.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 — самый полный перечень требований к оформлению, вплоть до ширины полей и расстоянию между реквизитами. Во внутренней документации не нужно строго следовать ГОСТу. Но в деловой переписке он полезен.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержит термины, которые нужно знать начинающему секретарю.
- ГОСТ Р9- ИСО 15481-2019 освещает принципы управления документами и этапы, которые документ проходит с момента создания.
- Трудовой кодекс РФ подробно описывает документы, связанные с трудовыми отношениями: приказы, договоры, соглашения. Кадровый документооборот — отдельная большая тема, поэтому если в компании больше 10 человек, заниматься им должен менеджер по персоналу.
- ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» описывает особо важные ситуации, которые должны быть зафиксированы документально, а также указывает, что организация может иметь свой бланк, логотип и печать.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 устанавливает сроки хранения документов. Там можно узнать, что распоряжения об отпусках хранятся 5 лет, а, например, Книга почета — вечно. Такие инструкции не только выручают, но и подают идеи, правда?
Нормативные и распорядительные документы сопровождают все важные решения в организации. Чтобы бюрократия не отнимала силы на яркие проекты, не экономьте на делопроизводителях и программных решениях для них. И храните в «Избранном» полезные посты со ссылками — например, этот.
Ad
Ответы на сканворды и кроссворды
Директива
Распоряжение, указание вышестоящего начальства 9 букв
Похожие вопросы в сканвордах
- Распоряжение, указание вышестоящего начальства 9 букв
- Указание, распоряжение вышестоящего органа или должностного лица, обязательное для выполнения 9 букв
- Руководящее указание вышестоящего органа 9 букв
Похожие ответы в сканвордах
- Директива — Руководящее указание; распоряжение, приказ 9 букв
- Директива — Вид документа 9 букв
- Директива — Указание, распоряжение вышестоящего органа или должностного лица, обязательное для выполнения 9 букв
- Директива — Распоряжение, указание вышестоящего начальства 9 букв
- Директива — Руководящее указание вышестоящего органа 9 букв
- Директива — Тип законодательного акта Европейского союза 9 букв
- Директива — Руководящее указание, приказ 9 букв
- Директива — ЦУ от шефа. 9 букв
- Директива — Руководящее указание 9 букв
- Директива — Обязательное для исполнения руководящее указание 9 букв
- Директива — Общее руководящее указание, даваемое высшим органом подчинённому 9 букв
- Директива — Распоряжение, приказ 9 букв
- Директива — Очередная придумка креативного начальства 9 букв