Тревел руководство компании

Организацией командировок в компаниях могут заниматься самые разные люди – от самих сотрудников до секретарей, бронирующих билеты. Понятно, что это не основные их обязанности.

Однако все чаще организации нанимают на работу специалистов, основная работа которых – подготовка деловых поездок сотрудников. Этих людей называют тревел-менеджерами, и сегодня мы поговорим о том, зачем нужны такие работники.

Главная задача тревел-менеджера – разработать и обеспечить реализацию тревел-политики всей компании. О составлении такой политики мы писали ранее, сейчас же вкратце отметим, что этот документ включает в себя правила организации поездок: ограничения по стоимости билетов и гостиниц для разных категорий сотрудников, список отчетных документов и т.п.

Тревел-менеджер контролирует все, что связано с поездками – от составления списков сотрудников, до проверки отчетности по командировкам. Естественно, именно такой специалист планирует бюджет на поездки в компании, стремясь к его постоянной оптимизации. 

Тревел-менеджер: обязанности

Среди главных ежедневных служебных обязанностей тревел-менеджера:

• подготовка командировки – менеджер должен понять, кто и куда отправляется, каким транспортом, в какие даты и т.п.
• обеспечить прибытие сотрудников на место – заказ билетов и бронирование отелей, трансферов и так далее;
• проверка отчетности – тревел-менеджер должен проверить, все ли нужные документы предоставил сотрудник после возвращения из командировки;
• бюджетирование – именно тревел-менеджер лучше всех понимает объем командировочных затрат и планирует бюджет на поездки.

То есть тревел-менеджер ведет как работу, связанную с финансами, так и решает организационные вопросы. Чем больше компания, тем серьезнее загрузка такого специалиста.

Как оптимизировать работу тревел-менеджера?

При большом количестве сотрудников и поездок, возникает необходимость оптимизации труда тревел-менеджеров. Делать все вручную – явно не оптимальный подход, который влечет за собой ошибки и переплаты, ведь проанализировать вообще все доступные варианты размещения и перелетов человеку не под силу.

Поэтому в последние годы компании все чаще внедряют корпоративные системы бронирования. OneTwoTrip For Business – как раз такой сервис. С его помощью тревел-менеджер может обеспечить выполнение тревел-политики компании (задать лимиты стоимости билетов и отелей), получить доступ к тысячам вариантов бронирований в режиме реального времени, и автоматизировать создание отчетных документов.

Читайте в нашем блоге:

• Что такое деловые билеты?
• Как купить деловые билеты на самолёт?

Компания с широкой географией разброса филиалов или предприятие, сотрудники которого часто вынуждены покидать офис для длительных командировок в другие регионы и даже страны, нуждаются не только в продуманной до мелочей тревел-политике, но и в специальных мерах по оптимизации этого процесса: от планирования и утверждения командировок до составления авансовых отчетов.

КОМАНДИРОВКИ ОНЛАЙН

Все деловые поездки управляются с помощью тревел-программы. Курировать ее может тревел-менеджер – специалист, который управляет бизнес-поездками, контролирует расходы и анализирует полученные результаты или любой другой ответственный за бизнес-процесс сотрудник. Вне зависимости от того, в чьем именно ведении находится процесс, тревел-менеджмент для многих современных предприятий – это важная мера по оптимизации и контролю расходов, помогающая более эффективно планировать, распределять время и нагрузку сотрудников.

Тревел-менеджмент или разумное управление командировками

Сегодня компании разрабатывают настоящую культуру командировок, которая позволяет руководителям постоянно держать руку на пульсе расходов, а сотрудникам – эффективно принимать решения и выполнять поставленные задачи. Для поддержки этой культуры существуют специальные программы и многочисленные сервисы.

Процесс согласования командировки существенно упрощается благодаря программным инструментам. Стандартно процедура представляет собой цепочку, в которой задействованы как минимум 3-4 лица – от рядового сотрудника до руководителя подразделения или организации. Использование мобильного приложения существенно повышает скорость обработки решения: от нескольких дней до нескольких часов. Отлично дополнит это приложение внедрение модулей по автоматизации авансовых отчетов и счетов агентства, а также электронная цифровая подпись. Оптимизированные бизнес-процессы высвобождают время каждого задействованного в решении задачи лица, грамотно перераспределяют задачи и помогают избежать ошибок, характерных для человеческого фактора.

Преимущества тревел-менеджмента с точки зрения руководства компании

В крупных компаниях за организацию бизнес-поездок отвечают сотрудники, в ведении которых находится выбор поставщиков услуг, проведение тендеров и подбор максимально привлекательных корпоративных тарифов для путешествий. Однако если такого сотрудника в штате нет, вся организация командировки ложится на плечи сотрудника, который отправляется в поездку. Использование специальных мобильных приложений для бронирования билетов и составления счетов позволяет сделать это, не покидая собственного рабочего места за считанные минуты. Однако как в этом случае руководителю получить возможность контролировать расходы и действия сотрудников?

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Функции тревел-менеджера практически полностью смогут заменить программные инструменты. Для этого достаточно выбрать доверенное тревел-агентство, чьи корпоративные предложения окажутся максимально привлекательными, и ввести в программу требования политики компании, касающиеся путешествий. Далее остается лишь получать аналитическую информацию, которая доступна в удобном виде в любое время дня и ночи. В результате внедрения такого приложения в работу компании руководитель может постоянно быть в курсе положения дел, передоверять заказ билетов агентству, подтверждать выставленные им счета… Словом, полностью управлять командировками сотрудников, не покидая собственного кабинета.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Причем программа дает возможность полной организации поездки – от заказа билетов до (при соответствующей интеграции) составления отчета. Единая система по управлению поездками позволяет полностью спланировать командировку, а не останавливаться на каком-то одном этапе – например, заказе билетов. Это удобно и для сотрудника, который получает возможность решать поставленные задачи компании с максимальным комфортом, и для руководителя, который отслеживает обоснованные траты и анализирует их. В организации бизнес-поездок возможен различный подход:

• полное самообслуживание, когда всеми вопросами заказа и бронирования занимаются сотрудники организации;
• тревел-агентство;
• комбинация двух вариантов.

Мобильные приложения позволяют перенести все эти подходы в единый электронный формат. Расширение функционала (возможность оплаты виртуальными картами, подтверждение счетов агентства и т.д.) только увеличивает гибкость и удобство решения.

Мобильные приложения или современный инструмент тревел-менеджмента с доказанной эффективностью

• Доступ из любой точки мира. Использовать специальные программы можно с персонального компьютера, планшета или смартфона в офисе, дома или даже в дороге.
• Доверительное бронирование. Заказать билеты для командировки можно самостоятельно или делегировать эту задачу авторизованному тревел-агентству или тревел-менеджеру компании.
• Простота использования. Все функции приложения понятны, оно гибко настраивается и управляется без специальной подготовки.
• Высокий уровень защиты. Безопасность обеспечивается за счет подтверждения деловых поездок несколькими ответственными лицами в рамках заложенной политики компании.
• Развернутая отчетность и аналитика. Прозрачность всех операций позволяет быстро анализировать данные, составлять статистику и выкладки для дальнейшего планирования и оптимизации расходов.
• Согласованность с политикой компании. Тревел-политика компании определяет все алгоритмы работы приложения, поэтому действия подтверждаются у ответственных лиц.
• Гибкие возможности для интеграции. Мобильные приложения способны обрабатывать счета туристических агентств и создавать заказы на бронирование без использования сторонних программ и инструментов.

Фигура тревел-менеджера относительно новая в туристическом секторе. До его появления функции, которые сейчас выполняют эти профессионалы, брал на себя помощник директора или даже административный отдел. Но этим сотрудникам часто не хватало знаний и навыков, необходимых для выполнения функций тревел-менеджера. Хотите знать, в чем заключается его работа? Ниже мы расскажем вам об этом.

Каковы функции тревел-менеджера?

Тревел-менеджер – это профессионал в области организации корпоративных поездок, который должен одновременно контролировать различные аспекты, такие, как бюджет или список участников поездки. Если детально проанализировать его работу, выделяется ряд функций, которые выполняет тревел-менеджер при организации поездок и корпоративных мероприятий:

• Контроль бюджета корпоративных поездок, основная цель которого – снижение затрат. Более строгий контроль над расходами и бюджетом, а также улучшение качества поездок повысят продуктивность сотрудников.
• Укрепление доверия и обеспечение качества антикризисного управления и контроля ситуаций, которые могут повлиять на сотрудников в поездках.
• Коммуникация между руководством компании и сотрудниками в поездке.

Какими навыками должен обладать тревел-менеджер? 

Не каждый сотрудник может быть тревел-менеджером. Любой рекрутер должен обратить внимание на следующие навыки, безусловно, помимо многих других, при выборе тревел-менеджера:

• Навыки ведения переговоров: тревел-менеджер должен уметь находить лучшие альтернативы мобильности для компании и ее сотрудников.
• Лидерство: организация корпоративных поездок и их контроль подразумевают умение прислушиваться к потребностям и требованиям всех участников, так что сочувствие и хорошие коммуникативные навыки являются необходимостью.
• Оптимизация времени: хорошее управление поездками основано на скорости, расстановке приоритетов и предварении событий. Для этого необходимо четко понимать задачи, которые необходимо выполнить, и важность каждой из них. Время работает против вас.
• Безопасность: тревел-менеджер отвечает за обеспечение безопасности в поездках компании и на их протяжении.

Изучив основные навыки и функции тревел-менеджера, можно сказать, что работа этих профессионалов сосредоточена в основном на административной и деловой части. В большинстве случаев тревел-менеджер – это профессионал, прошедший обучение в сфере туризма и специализирующийся на деловом туризме. Кроме того, это люди, которые очень хорошо осведомлены о событиях в туристическом секторе, и всегда внимательно относятся к потребностям, изменениям и требованиям, которые возникают как в секторе, так и в среде компаний, для которых они организуют поездки.

Коста-дель-Соль – идеальное направление для деловых поездок

В дополнение к большому разнообразию и качеству дворцов выставок и конгрессов, существует множество преимуществ для проведения любого типа мероприятий на Коста-дель-Соль. Можно выделить, например, привилегированный климат с более чем 320 солнечными днями в году и средней годовой температурой около 20 градусов; великолепные пляжи, разнообразное культурное, гастрономическое и спортивное предложение, которое станет идеальным  завершением рабочего дня, позволив участникам мероприятия отдохнуть и  расслабиться. Кроме того, в провинции Малага великолепно развиты коммуникации, как сухопутные, так и воздушные и морские, что позволяет обеспечить максимальный комфорт и гибкость во времени для всех участников любого мероприятия или конгресса.