Todoist руководство по

Добро пожаловать в Todoist!

Неважно, управляете ли вы проектом или выполняете рутину, – Todoist поможет в любом случае. Узнайте самое основное, чтобы преуспеть в работе и в жизни.

Начните с проекта

Проекты Todoist организуют ваши задачи так, чтобы вам проще было достичь целей – и больших, и малых.

Чтобы создать проект, нажмите на иконку + рядом с Проекты в меню навигации. Далее можно добавить название проекта, выбрать цвет и отображение: список или доску.

Создавайте проекты, чтобы:

  • Составить учебный план
  • Отслеживать маркетинговую кампанию
  • Записать список покупок

Добавьте первую задачу

Все проекты начинаются с первого шага, но этим дело не ограничивается! Добавьте каждую задачу, которая придёт на ум.

Просто нажмите Добавить задачу в новом проекте. Введите ее название, затем нажмите Добавить задачу.

Как правило, располагающие к выполнению задачи:

  • Максимально конкретные и четкие
  • Предполагают действие
  • Занимают меньше часа

Придерживайтесь графика

Дела идут более гладко, если знаете, что и когда должно произойти. Todoist автоматически определяет сроки, которые вы записываете самыми разными способами.

Когда набираете название задачи, введите и срок выполнения.

Например, Todoist распознает:

  • Купить виноград сегодня
  • Покрасить забор на выходных
  • Отредактировать маркетинговый отчет 15 сент в 14:00
  • Посещать занятия по профессиональному развитию каждый вторник в течение 6 месяцев

Разделяйте большие задачи на подзадачи

Меньшие задачи выполнять проще, чем крупные, поэтому разделите большие цели на выполнимые части.

Создайте подзадачу, выбрав любую задачу и нажав Добавить подзадачу. Введите название задачи и срок выполнения, как обычно.

В проекте можно использовать стрелку рядом с главной задачей, чтобы скрывать подзадачи.

Полезные советы:

  • Разделяйте сложные задачи на простые и выполнимые
  • Отслеживайте свой прогресс
  • Скрывайте подзадачи для простоты, раскрывайте для выполнения

Организуйте задачи по разделам

Приведите в порядок длинные списки с помощью разделов. Вы можете аккуратно организовать проект любым способом, который вам подходит.

Это просто! Переместите курсор под список задач и нажмите на появившуюся строчку Добавить раздел.

Советы и подсказки:

  • Выполняйте проекты по этапам
  • Используйте разделы вроде Сделать, В процессе, Готово
  • Составляйте расписание по дням, неделям, лунным циклам – как угодно!

Посмотреть идеи для разделов

Разгрузите свой ум

Не решили, в какой проект поместить задачу? Добавьте ее во Входящие – место для всех задач, у которых (пока) нет проекта.

Раздел Входящие находится вверху меню навигации. В него по умолчанию попадает любая задача, которая не относится к конкретному проекту.

Позднее можно легко перенести задачи из Входящих в любой другой проект. Выберите задачу и используйте иконку проекта для выбора нужного проекта.

Планируйте будущее

В списках Сегодня и Предстоящее вы найдете все задачи к выполнению сегодня, на этой (и любой другой) неделе.

Оба отображения находятся под разделом Входящие в меню навигации.

  • Список Сегодня показывает все задачи к выполнению сегодня во всех ваших проектах.
  • Список Предстоящее позволяет увидеть каждую задачу к выполнению в будущем.

Расставляйте приоритеты на день

Если дел очень много, в списке задач легко потеряться. Цветовые уровни приоритета помогут вам сохранить концентрацию.

Чтобы использовать уровни приоритета, откройте задачу. В окне задачи выберите соответствующий приоритет, нажав на флажок: красный (приоритет 1), оранжевый (приоритет 2), синий (приоритет 3), белый (приоритет 4).

Задачи с наивысшим приоритетом идут вверху каждого списка «Сегодня» и «Предстоящее». Так вы знаете, над чем работать прежде всего.

Профессиональные рекомендации:

  • Выбирайте лишь несколько обязательных задач на день
  • Сперва выполняйте самую сложную задачу
  • Переносите задачи, которые не успели завершить

Отмечайте свои достижения

Небольшие шаги ведут со временем к большим достижениям. Не забывайте иногда оглядываться на путь, который уже проделали.

Вычеркивайте пункты списка, нажимая на кружок рядом с задачей, которую нужно выполнить. Их также можно отметить невыполненными.

Все задачи, которые вы вычеркнули, можно увидеть, если вверху справа в разделе проекта нажать на три точки и выбрать в меню Показать выполненные задачи.

Todoist вам поможет:

  • Отслеживайте свои успехи
  • Замечайте сложности
  • Награждайте себя за хорошую работу!

Успешных свершений!

Теперь вы познакомились с основами Todoist, а значит готовы взять под контроль свои задачи в жизни и в работе.

Открыть Todoist

P.S. Здесь еще много полезной информации. 👇

  • Интеграции: подключите Todoist ко всем инструментам, которые уже используете.

  • Установка: Todoist всегда под рукой благодаря 10+ приложениями и плагинам.

  • Шаблон: проверенные в деле (и готовые к изменениям) проекты для работы и жизни.

Список дел для организации работы и жизни

Welcome to Todoist!

Whether you’re managing a project or planning an exercise routine, Todoist can help. Learn the basics to stay on top of work and life.

Start with a project

Todoist projects keep all your tasks organized so you can achieve your goals — large and small.

To create a project, select the + icon next to Projects in the navigation menu. You can add your project’s name, pick a color, and choose to see it as a list or board.

You can create projects to:

  • Make a teaching plan
  • Track a marketing campaign
  • Share a grocery list

Add your first task

All projects begin with a single step, but don’t stop there! Add every task that comes to mind.

Just select Add task while in your new project. Write your task’s name. Then choose Add task.

The most achievable tasks tend to be:

  • Super specific and clear
  • Actionable
  • Less than an hour long

Stay on schedule

Life’s smoother if you know when what needs to happen. Todoist can auto-detect due dates, nearly any way you write them!

When you’re typing your task’s name, write out your task’s due date, too.

Todoist understands things like:

  • Buy grapes today
  • Paint the deck this weekend
  • Edit marketing report Sept 15 at 2pm
  • Attend professional development class every 3rd Tues for 6 months starting in April

Split big tasks into sub-tasks

Small tasks are far easier to complete than big ones, so break large goals into manageable to-dos.

Create a sub-task by selecting any task and choosing Add sub-task. Type your sub-task’s name and due date, as usual.

Back in your project, you can use the arrow next to your main task to view or hide your sub-tasks.

Helpful hints:

  • Divide tough tasks into short, easy ones
  • Track all of your progress
  • Collapse for calm, expand to complete

Organize tasks into sections

Tidy up your long task lists with sections. You can neatly divide your project any way that works for you.

It’s easy! Hover below your list of tasks and select the Add section line that appears.

Tips and tricks:

  • Complete projects in stages
  • Try sections like To Do, Doing, Done
  • Set a schedule by day, week, lunar cycle, whatever!

Find section inspiration

Get things out of your head

Not sure which project a new task should go in? Add the task to your Inbox — the home for tasks without projects (yet).

Find your Inbox at the top of the navigation menu. Any task that isn’t added to a specific project is added there by default.

Easily move tasks from your Inbox to projects later by selecting the task you’d like to move. In task view, use the project icon to choose the right project.

Plan your future

Find every task due today, this week, or any week in your Today and Upcoming views.

You’ll find both views below your Inbox in the navigation menu.

  • Today view shows you all the tasks due today in all of your projects.
  • Upcoming view lets you see every task due in the future.

Prioritize your day

It’s easy to get lost in your task list when there’s a lot on your plate. Keep your focus with color-coded priority levels.

To use priority levels, select a task. From your task view, use the flag icon to choose red priority 1, orange priority 2, blue priority 3, or white priority 4.

Your highest priority tasks will appear near the top of your Today and Upcoming views. That way, you know what to work on first.

Pro tips:

  • Pick only a few must-do tasks each day
  • Do your hardest task first
  • Reschedule any tasks you don’t check off

Celebrate your accomplishments

Small steps add up to big achievements over time. So take a moment to look back on all the progress you’ve made.

Check things off your list by ticking the circle next to the task you have completed. Don’t worry, you can uncomplete tasks, too.

You can see every task you’ve checked off by using the three dots icon at the top of your project. Choose Show completed tasks in the menu.

Todoist helps you:

  • Track your successes
  • Note the challenges
  • Reward yourself for a job well done!

Happy doing!

Now you know the basics of Todoist. That means you’re ready to take control of work and life.

Open Todoist

P.S. There’s more to discover. 👇

  • Integrations: Connect Todoist with all the tools you already use.

  • Downloads: With 10+ apps and plugins, Todoist is everywhere you are.

  • Templates: Tried-and-true (and totally editable) projects for work and life.

A to-do list to organize your work & life

«Механик, который хочет усовершенствовать свою работу, должен сначала отточить свои инструменты». -Конфуций

Завершаете ли вы крупный командный проект, планируете мероприятие, объем работы которого превышает ожидаемый, или отслеживаете срок оплаты счетов, у вас есть цели.

Проблема в том, что целей недостаточно. Вам нужна система, чтобы действительно добиваться результатов.

Вот где подходит Todoist. Сначала все просто: вы добавляете задачи и выполняете их. Но со временем вы откроете для себя множество функций, которые скрываются за поверхностью Todoist – от планирования еженедельных задач до установки напоминаний и превращения важных писем в задачи.

Начните с просмотра этого полного руководства по Todoist и постепенно пробуйте новые функции в своем повседневном рабочем процессе. В конце концов, вы найдете комбинацию функций, которая гарантирует, что вы всегда будете работать над нужными делами в нужное время, не упуская ничего важного. Эта система формирует основу для более спокойной, организованной и продуктивной жизни …

В этом руководстве вы узнаете, как:

Выбросьте вещи из головы: добавляйте и выполняйте задачи каждый день
Соблюдайте график, устанавливая сроки выполнения и повторяющиеся сроки выполнения ваших задач
Следите за своими задачами с помощью режимов просмотра “Входящие”, “Сегодня” и “Предстоящие”.
Используйте проекты для постановки больших целей
Сосредоточьтесь на правильных вещах, установив уровни приоритета задач
Никогда не пропустите ничего, установив напоминания о задачах (Премиум)
Загружайте файлы и добавляйте информацию, добавляя комментарии к задачам (Премиум)
Работайте вместе, делясь своими задачами и проектами
Добавляйте веб-сайты как задачи с помощью расширений браузера
Добавляйте электронные письма как задачи с помощью плагинов или пересылки
Будьте в курсе напряженного графика, синхронизируя свои задачи с календарем
Помечайте и систематизируйте свои задачи с помощью ярлыков (Премиум)
Находите нужные задачи с помощью поиска и фильтров (Премиум)
Закрепите важные проекты, ярлыки и / или фильтры в избранном
Следите за своими успехами в режиме просмотра производительности
Сохраняйте мотивацию с Karma
Настройте свой Todoist красочными темами
Подключите Todoist ко всем приложениям, которые вы уже используете

Перед тем, как начать: узнайте, как работает Todoist

Вы должны ходить, прежде чем бегать – начните с краткого обзора основ:

Если вы еще этого не сделали, создайте учетную запись Todoist, войдите в систему и начните узнавать, как выполнять повседневные задачи, добавляя и выполняя задачи.

1 Выбросьте вещи из головы: добавляйте и выполняйте задачи каждый день.

Выбросьте все из головы и погрузитесь в Todoist.

Начните с того, что перенесите все задачи, о которых вы беспокоились, в Todoist, чтобы вы могли сосредоточиться только на том, что перед вами прямо сейчас. Чтобы добавить новую задачу, просто нажмите + на любой платформе, введите имя задачи и нажмите «Добавить задачу», чтобы сохранить ее.

Сделайте ежедневной привычкой добавлять задачи в Todoist всякий раз, когда вы думаете о них, на любом из ближайших устройств.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Выработайте привычку добавлять задачу в Todoist за секунды.

По прошествии дня просмотрите, что вам нужно делать, используя представление «Сегодня» в левом верхнем углу. Отметьте задачи как выполненные, щелкнув кружок слева от задачи или проведя по задаче слева направо на мобильном устройстве.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Закончите все, нажмите #TodoistZero и наслаждайтесь свободным временем.

Совет: если вы выполнили задачу по ошибке, вы всегда можете отменить ее, чтобы вернуть.

2 Соблюдайте график, устанавливая сроки выполнения и повторяющиеся сроки выполнения ваших задач.

Найдите идеальное время для своих задач.

Вместо того, чтобы пытаться сделать слишком много сегодня, установите будущие сроки выполнения ваших задач, чтобы у вас было время сделать свою работу наилучшим образом и уложиться в важные сроки.

Чтобы указать срок выполнения задачи, просто введите дату в поле задачи, используя естественный язык. Например, сегодня, завтра, 15 июня или в следующий понедельник. Вы также можете добавить конкретное время, например, 15 июня в 9 утра. Todoist автоматически определит срок выполнения и добавит его в задачу при сохранении.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Установите срок выполнения, например, в следующий понедельник, введя его прямо в поле задачи.

Чтобы упростить визуализацию своего расписания, вы также можете выбрать срок выполнения из календаря. Просто щелкните или коснитесь поля даты или значка календаря при добавлении или редактировании задачи на любой платформе. Оттуда вы сможете вручную выбрать дату из календаря или использовать любой из наших удобных ярлыков для дат, например, «Сегодня», «Завтра» или «Следующая неделя».

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Выбирая срок выполнения, взгляните на свой календарь с помощью планировщика задач.

Примечание. При выборе срока выполнения задачи в Интернете вы можете посмотреть, сколько задач вы уже запланировали на эту дату, наведя на нее курсор.

Установка повторяющихся сроков выполнения

Некоторые задачи не выполняются только один раз – вывоз мусора, написание еженедельного обновления статуса, составление квартальных отчетов и т.д. Следите за повторяющимися задачами с повторяющимися сроками выполнения.

Чтобы установить повторяющуюся дату выполнения, введите дату в поле задачи, используя естественный язык, так же, как и для обычных сроков выполнения. Например, каждый день, каждую пятницу, каждые 3 дня, начиная со следующего понедельника, и т. Д.

Когда вы выполняете повторяющуюся задачу, она автоматически переходит к следующему вхождению, поэтому вы никогда не пропустите ее.

Изменение сроков сдачи

Планы меняются (чаще, чем хотелось бы), а сроки выполнения необходимо обновлять.

Если вы спешите и хотите отложить задачу на день или перенести ее на следующую неделю, щелкните задачу правой кнопкой мыши (Интернет, Windows, macOS) или проведите пальцем справа налево (iOS, Android) и используйте кнопку Tomorrow или Ярлыки на следующей неделе вверху меню.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Отложите задачу на день, открыв планировщик задач и нажав Завтра.

Если вам нужно перенести задачу на определенную дату, откройте планировщик задач и щелкните / коснитесь новой даты выполнения в календаре ниже. Нажмите стрелку вправо, чтобы увидеть больше дат.

Конечно, вы также можете изменить дату, отредактировав задачу и просто введя новую дату в поле задачи.

Совет: Чтобы полностью удалить срок выполнения задачи, откройте планировщик и нажмите / коснитесь Без даты.

Выкопайте себя и перенесите все просроченные задачи за один раз

Когда задачи начинают накапливаться, вы можете начать «снежный ком», бесконечно откладывая задачи на день или неделю до тех пор, пока у вас не начнется лавина просроченных задач.

Перебалансируйте все свои задачи за один раз, нажав кнопку «Изменить расписание» в правом верхнем углу экрана «Сегодня» или «Предстоящие». Вы также можете выборочно перенести несколько задач одновременно. Просто выберите несколько задач, нажмите «Расписание» и выберите менее напряженную дату.

3 Следите за своими задачами с помощью режимов просмотра “Входящие”, “Сегодня” и “Предстоящие”.

По мере того, как вы добавляете и планируете все больше и больше задач, становится все труднее поддерживать порядок и знать, над чем работать в первую очередь.

Вот почему Todoist упорядочивает ваши задачи в трех полезных представлениях в левом верхнем углу: Входящие, Сегодня и Предстоящие.

Входящие: дом по умолчанию для новых задач.

Папка «Входящие» – это универсальное средство для любой новой задачи, которую вы добавляете в Todoist и не знаете, где ее организовать. Лучше быстро выбросить задачу из головы, добавив ее в папку «Входящие», а затем вернуться, чтобы либо завершить ее сразу, либо реорганизовать ее в новый проект на потом.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Откройте папку «Входящие» в верхнем левом углу, чтобы увидеть все задачи, которые вы не переместили в проект.

Сегодня: просмотрите все задачи, которые должны быть выполнены сегодня, во всех проектах.

Не знаете, над чем работать дальше? Просто откройте представление «Сегодня», чтобы увидеть все задачи, запланированные на день для всех ваших проектов. Продолжайте выполнять задачи одну за другой или откладывайте их, если необходимо, пока не достигнете Todoist Zero.

Совет: если вы не выполнили все свои задачи на день, вы можете перетащить их в конец списка «Сегодня», чтобы отложить их на завтра.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Не беспокойтесь о завтрашнем дне: сегодня вы увидите все, что есть на вашей тарелке.

Предстоящие: увидеть все задачи, которые должны быть выполнены

Получите общее представление обо всех задачах, которые должны быть выполнены в ближайшие несколько недель, месяцев или лет, с помощью представления «Предстоящие». Вы будете видеть разбивку по дням для каждой задачи, которая вам предстоит. Кроме того, вы можете перетаскивать задачи между днями.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Перетащите задачу с пятницы на субботу, чтобы освободить время для отдыха.

Совет: чтобы заглянуть в будущее, просто введите количество дней в панель быстрого поиска в верхней части Todoist. Например, введите «14 дней», чтобы увидеть все задачи, которые необходимо выполнить в ближайшие 14 дней.

4 Используйте проекты для постановки больших целей.

Каждый проект заслуживает отдельного места.

Одной задачи не всегда достаточно. Если вы работаете над командной презентацией на работе или планируете поездку с несколькими остановками, вам понадобится проект, чтобы отслеживать все детали.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Создайте проект, чтобы все отслеживать. Фитнес, работа, жизненные цели… решать вам.

Чтобы создать проект в Todoist, прокрутите список проектов вниз и нажмите «Добавить проект» (на Android / iOS перейдите в левое навигационное меню и нажмите « справа от «Проекты» ). Дайте вашему новому проекту имя (возможно, с иллюстративным смайликом) и нажмите «Добавить задачу», чтобы начать перечисление всех соответствующих шагов на этом пути.

Вы можете быстро назначить задачу проекту, набрав # в поле задачи, чтобы открыть список всех ваших существующих проектов. Продолжайте вводить название проекта, чтобы сузить список.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Введите #Work, и Todoist переместит его в этот проект, когда вы добавите или сохраните задачу.

Когда мне следует использовать проекты?

  • Координируйте свою работу с товарищами по команде
  • Следите за побочным проектом
  • Создайте конкретный план для достижения цели
  • Сохраните вещи, чтобы прочитать или посмотреть позже
  • Поделитесь списком дел с любимым

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Создайте проект и начните новое приключение.

Разделите большие задачи на подзадачи

Не бойтесь добавлять в проект более мелкие задачи. Например, вам понадобится много маленьких шагов, чтобы решить такую ​​задачу, как «Написать сценарий видео». Добавляйте подзадачи для каждого шага на пути к выполнению более крупной задачи.

Допустим, вы пишете сценарий как часть вашего проекта #Video: вы можете добавить подзадачи с именами 1-й, 2-й и финальный черновики. Разделение больших задач на более мелкие упрощает начало работы, а отметки по ходу дела создают импульс, чтобы добраться до конца.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Добавьте подзадачи, чтобы дать себе путь к завершению работы.

Создайте подзадачу, перетащив обычную задачу под родительскую задачу (Интернет, Рабочий стол, Windows). Для Android и iOS: нажмите и удерживайте задачу и перетащите ее вправо под родительской задачей.

Выполнение подзадач аналогично выполнению обычных задач: щелкните кружок слева (Интернет, Windows, macOS) или проведите пальцем слева направо (iOS, Android). Чтобы помочь вам визуализировать свой прогресс, выполненные подзадачи будут отображаться перечеркнутыми до тех пор, пока родительская задача не будет завершена.

Совет: если вы хотите скрыть завершенную подзадачу от просмотра, удерживайте нажатой клавишу Shift во время ее выполнения (в Интернете, macOS и Windows) или проведите пальцем влево по завершенной подзадаче (Android и iOS).

Организуйте свой проект по разделам

Поддерживайте порядок в своем проекте, организуя задачи по разделам и добавляя задачи под каждым из них.

Например, если вы планируете пробежать марафон, у вас может быть раздел для задач, связанных с вашим снаряжением (например, покупка новой обуви и спортивного костюма), вашей тренировкой (например, «Бег на 5 миль завтра») и вашим питанием (нравится узнавать о разных типах диет):

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Разделы полезны, если вам нравится работать над вещами группами, например, покупать все свое оборудование сразу.

Чтобы создать новый раздел, просто наведите указатель мыши на нижнюю часть списка задач, чтобы открыть действие «Добавить раздел». Затем у вас будет возможность добавить новые задачи под раздел или перетащить в него существующие задачи.

Вы можете быстро добавить задачу в любой раздел любого проекта, набрав «/» в «Быстрое добавление» или в редакторе задач. Например, при вводе «#Big Ideas / Work» ваша задача будет добавлена ​​в раздел Work вашего проекта Big Ideas. Эта же косая черта также работает при поиске разделов или даже при добавлении их в фильтр (подробнее об этом позже).

Наконец, вы также можете щелкнуть или коснуться серой стрелки слева от имени раздела, чтобы свернуть или развернуть раздел, что позволяет сосредоточиться только на одной части вашего проекта за раз.

Держите связанные проекты вместе, используя подпроекты

После того, как вы какое-то время пользуетесь Todoist, ваш список проектов имеет тенденцию к увеличению.

Во-первых, постарайтесь свести количество ваших проектов к минимуму. У вас так много времени и энергии, и чем больше вы сможете сосредоточиться, тем счастливее и продуктивнее вы будете.

Но если вам нужны проекты, держите их в порядке, используя подпроекты.

Допустим, вы начинаете новый семестр в школе и хотите, чтобы все ваши курсовые работы были в одном удобном для поиска месте. Создайте проект «Школьные задания» и проекты для каждого курса: математика, английский язык, химия и т.д. Затем перетащите курсы под проектом «Школьные задания », чтобы превратить их в подпроекты:

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Ваши подпроекты сгруппированы в меню навигации, чтобы вы могли легко их найти.

Вы можете свернуть свои подпроекты под родительским проектом, чтобы скрыть их, когда вам не нужно их видеть, щелкнув стрелку слева от имени родительского проекта.

Люди часто используют подпроекты, чтобы систематизировать свой список по основным сферам своей жизни. Например, у вас может быть всего два родительских проекта – «Рабочий» и «Личный», поэтому вы можете сосредоточиться только на одной области за раз. На работе ваши личные проекты скрыты, а дома вы можете скрыть рабочие проекты. Поиграйте со своей проектной организацией, чтобы узнать, что для вас наиболее целесообразно.

Сохраняйте наиболее часто используемые проекты в виде шаблонов (Премиум)

Когда вы обнаруживаете, что воссоздаете один и тот же проект снова и снова – например, упаковочные листы для отпуска, контрольные списки новых клиентов, адаптацию сотрудников и т.д. – сохраните проект как шаблон для повторного использования позже.

Шаблон сохранит каждую задачу в проекте. Позже вы можете импортировать шаблон в новый проект и внести необходимые изменения.

Некоторые шаблоны могут быть полезны вашим друзьям, товарищам по команде или коллегам. Вы можете поделиться ими, отправив им файл или ссылку.

Вы также можете просмотреть десятки шаблонов Todoist на todoist.com/templates, чтобы начать свой следующий проект.

Совет. Изучите передовой опыт работы над проектом от начала до конца с помощью нашего простого и быстрого руководства по завершению любого проекта в Todoist.

5 Сосредоточьтесь на правильных вещах, установив приоритеты задач.

Хорошо, теперь вы знаете, какие задачи вам нужно делать и когда их выполнять. Теперь нужно разобраться, какие задачи делать в первую очередь.

«Если ваша работа – съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра. А если ваша работа – съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ». – Марк Твен

Съесть лягушку означает смотреть на сложные, важные дела, которые вам нужно сделать сегодня, и делать их в первую очередь. Вы начнете свой день с некоторого импульса и уберете любую возможность откладывать дела на потом.

В Todoist, отметьте наиболее важные задачи с красным цветом, установив его приоритет задачи для p1. Представления «Сегодня» и «Предстоящие» будут автоматически отсортированы по приоритету, поэтому задачи p1 всегда будут отображаться вверху. Так вы всегда будете знать, какую лягушку съесть в начале дня.

Todoist предлагает четыре уровня приоритета: 1 – самый важный (отмечен красным) и 4 – все остальное (без цвета). Чтобы установить приоритет, введите «p» в поле задачи, а затем укажите желаемый уровень приоритета, например «Съешь лягушку p1».

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Расстановка приоритетов помогает понять, что важно… а что нет.

6 Никогда не пропустите ничего, установив напоминания о задачах (Todoist Премиум).

Не забывай о важных вещах.

Какой смысл использовать диспетчер задач, если вы забываете закончить важные дела? К счастью, Todoist может отправлять вам напоминания по электронной почте или push-уведомления, когда приближается задача.

Автоматические напоминания

Когда вы устанавливаете дату и время выполнения задачи, Todoist автоматически отправляет вам напоминание за 30 минут до срока выполнения задачи (вы можете изменить время напоминания по умолчанию в Настройках > Напоминания ).

Напоминания вручную

Если вы абсолютно не можете позволить себе пропустить задачу, установите напоминания вручную, которые будут срабатывать в любое время (или в любом месте) по вашему желанию.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Установите напоминание о просмотре курсовой работы, нажав на значок часов.

Чтобы установить напоминание, щелкните задачу, затем щелкните значок часов в правом нижнем углу и установите триггер для напоминания одним из трех способов:

  1. Укажите дату и время для напоминания, например «завтра в 10 утра ».
  2. Если у вашей задачи есть срок и время выполнения, у вас будет возможность установить относительное время для напоминания, например, за 1 час до срока выполнения задачи.
  3. Если у вас есть приложение Todoist на вашем мобильном устройстве, у вас будет возможность установить напоминание на основе местоположения и выбрать конкретное место для запуска напоминания.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Установите напоминание о местоположении, которое будет активировать ваше устройство iOS или Android, когда вы приедете в Нью-Йорк.

Совет: вы можете найти напоминания, ярлыки, фильтры и многое другое, чтобы повысить свою продуктивность с помощью Todoist Premium всего за 4 доллара в месяц – годовая подписка не требуется.

Когда вы заняты, вы не хотите тратить время на поиск файлов и информации, связанной с вашими задачами. Возьмите за привычку прикреплять связанные заметки и файлы к каждой задаче в комментариях к ней. Например:

  • Если вы путешествуете, добавьте комментарий к своей поездке с адресом и ссылкой на карту.
  • Если вы отправляете отчет, прикрепите рабочий документ к задаче.
  • Если вы работаете над дизайном, добавьте комментарий к последним макетам.
  • Если вы работаете с командой над презентацией, прикрепите набор слайдов, чтобы каждый мог обсудить ее в комментариях.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Продолжайте в том же духе, команда.

Чтобы добавить комментарий или загрузить файл, наведите указатель мыши на задачу в Интернете (или коснитесь задачи на мобильном устройстве Todoist) и щелкните значок пузыря речи, чтобы открыть представление комментариев. Затем перетащите файл в поле ввода и / или введите свой комментарий.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Продолжайте в том же духе, команда.

Совет: используйте комментарии к проекту, чтобы сохранить информацию для всего проекта, а не для одной задачи.

8 Работайте вместе, делясь своими задачами и проектами.

Делегируйте задачи товарищам по команде, чтобы каждый мог сосредоточиться на своей области знаний.

Выполнение задач становится проще, когда вам не нужно делать всю работу самостоятельно. Делегируете ли вы семейные поручения или координируете проект со своей командой, общие проекты Todoist хранят задачи, сроки выполнения, комментарии и файлы в одном месте, к которому у всех есть доступ.

Чтобы поделиться проектом в Интернете, macOS или Windows, щелкните правой кнопкой мыши проект, над которым вы хотите сотрудничать, и выберите «Поделиться проектом». Чтобы поделиться на Android или iOS, откройте проект, которым хотите поделиться, коснитесь значка с тремя точками и коснитесь «Поделиться проектом». Затем пригласите всех, используя их адреса электронной почты.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Нажмите «Поделиться проектом» в меню и значок человека в правом верхнем углу, чтобы поделиться проектом с кем-либо.

Делегируйте работу, назначая задачи другим

Вы поделились своим проектом со всеми, что теперь? Выясните, кто чем занимается, и поручайте людям задачи.

Чтобы назначить задачу кому-либо в общем проекте, щелкните значок серого человека справа от задачи (Интернет, macOS, Windows) или под задачей (iOS, Android) и выберите имя из списка всех в проект.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Назначьте задачу, используя значок человека справа от любой задачи (Интернет, macOS, Windows).

Стив Джобс считал, что ответственность за выполнение работы должен нести только один человек, и назвал свой подход «Прямым ответственным лицом». Соответственно, в Todoist вы можете назначить задачу только одному человеку. Если у вас есть задача, которую необходимо выполнить нескольким людям – например, попросить вашу команду представить отчеты о расходах – продублируйте задачу для каждого соответствующего члена команды.

Совет: если вы используете Todoist вместе со своей командой на работе, консолидируйте свои счета и упростите управление участниками с помощью Todoist Business.

Обсуждайте и делитесь информацией в комментариях

В общих проектах комментарии становятся важным пространством для совместной работы, где можно обсудить детали задач, поделиться файлами и упорядочить соответствующую информацию. Вы можете указать, кого уведомлять о комментарии, и они получат его в своих уведомлениях.

Подсказка: может быть ошеломляющим внезапно получить кучу задач без объяснения причин. Предоставьте людям, которым вы назначаете задачи, заголовок и предоставьте дополнительный контекст в комментариях к задаче .

9 Добавляйте веб-сайты в качестве задач с помощью расширений браузера.

Когда вы просматриваете веб-страницы, у вас не всегда есть время, чтобы что-то сразу прочитать. Сохраняйте вещи, чтобы читать (или покупать) позже, сохраняя веб-страницы как задачи в Todoist с расширениями браузера для Chrome, Firefox и Safari.

Вот как это работает:

  • Загрузите расширение (после его установки вы увидите значок Todoist в правом верхнем углу окна браузера).
  • Просматривая веб-страницу, которую вы хотите добавить в Todoist, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Добавить в Todoist».
  • Будет создана новая задача с обратной ссылкой на веб-страницу. Позже просто щелкните имя задачи, чтобы вернуться на страницу.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Обновляйте свой список чтения в Интернете с помощью расширений браузера Todoist.

Совет: вы можете добавить веб-страницу как задачу еще быстрее, выделив любой текст на странице, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Добавить в Todoist». Выделенный текст станет названием задачи.

Сохраняйте веб-сайты как задачи с мобильного

На iOS и Android вы также можете использовать опцию общего доступа в браузере, чтобы сохранять страницы как задачи Todoist. Просто найдите опцию «Поделиться» в своем браузере и выберите действие «Добавить как задачу» в Todoist.

10 Добавляйте электронные письма как задачи с помощью плагинов и пересылки.

Вы не можете сразу отвечать на каждое электронное письмо. Вот почему ваш почтовый ящик постоянно накапливается. Но в какой-то момент вы забываете следить за важными электронными письмами. Позвольте Todoist помочь вам вспомнить, на что нужно ответить, сохраняя важные электронные письма как задачи, не покидая своего почтового клиента.

Установив плагины электронной почты Gmail и Outlook, вы можете добавить электронное письмо в Todoist несколькими щелчками мыши:

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Не забудьте это важное письмо, добавив его в качестве задачи с помощью кнопки Todoist в своем почтовом клиенте.

Находясь в почтовом клиенте, щелкните значок Todoist вверху. Будет создана новая задача со ссылкой прямо на письмо, просто нажмите «Добавить задачу», чтобы сохранить ее.

Совет: вы также можете видеть все свои задачи и проекты Todoist, не оставляя электронной почты. Просто коснитесь значка Todoist в правом верхнем углу почтового ящика. Todoist откроется в небольшом окне в правом нижнем углу.

Пересылайте письма в Todoist (Премиум)

Не пользуетесь Outlook или Gmail? Не волнуйтесь. Пересылайте свои письма в Todoist, чтобы добавить их в качестве задач.

Вот как это настроить:

  1. Откройте Todoist в Интернете, macOS или Windows.
  2. Откройте проект, которому вы хотите отправить свои задачи по электронной почте.
  3. Щелкните значок с тремя точками.
  4. Выберите Отправить задачи в этот проект по электронной почте.
  5. Щелкните Копировать в буфер обмена, чтобы скопировать указанный адрес электронной почты.
  6. Вернитесь к своему почтовому клиенту и пересылайте любое электронное письмо на этот адрес.
  7. Задача появится в Todoist с темой электронного письма в качестве имени задачи и текстом письма в комментариях к задаче. Вложения электронной почты тоже будут в комментариях.

Если вы хотите прикрепить электронное письмо к существующей задаче, вы также можете пересылать электронные письма прямо в комментарии к задаче. Чтобы получить адрес электронной почты для пересылки комментариев, откройте представление задач, щелкните значок с тремя точками и выберите «Добавить комментарии по электронной почте».

Совет: если вам надоело иметь дело с переполненным почтовым ящиком, попробуйте двухэтапный процесс перехода к нулевому почтовому ящику с помощью Todoist.

11 Будьте в курсе напряженного графика, синхронизируя свои задачи с календарем.

Календарь – отличный способ получить полное представление о вашей повседневной, ежечасной работе. Синхронизируйте свой календарь с задачами с помощью каналов календаря и интеграции Todoist, и вы никогда ничего не пропустите.

Вы можете выбрать, хотите ли вы видеть все свои задачи Todoist в своем календаре или только задачи из определенного проекта.

Добавляйте, выполняйте и редактируйте задачи Todoist из Календаря Google

Если вы используете Календарь Google, вы можете добавлять, выполнять и редактировать задачи прямо из календаря, а эти изменения отражаются в Todoist с помощью двусторонней синхронизации. Подробнее об интеграции Календаря Google

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Добавьте новое событие в свой календарь Todoist в Календаре Google, и оно появится в Todoist.

12 Помечайте и систематизируйте свои задачи с помощью ярлыков (Премиум).

Иногда вам нужно увидеть определенные типы задач, даже если они разбросаны по разным проектам. Вы можете сделать это, присвоив ярлык всем связанным задачам.

Например, вы можете захотеть видеть каждую задачу, связанную с электронной почтой, в одном списке. Просто пометьте каждую задачу меткой, например @email, и вы сможете вытащить их все, когда вам нужно:

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Поднимите ярлык @email, чтобы увидеть все задачи, связанные с электронной почтой, независимо от того, в каком проекте они находятся.

Вот несколько способов использования ярлыков:

  • Чтобы отслеживать, сколько времени займет выполнение ваших задач, используйте такие ярлыки, как @ 5_minutes, @ 15_minutes и @ 30_minutes. Таким образом, когда у вас будет всего 5 минут, вы можете вытащить ярлык @ 5_minutes, чтобы не терять время зря.
  • Если вы ждете, что кто-то завершит задачу, используйте метку @waiting, чтобы знать, что никаких действий не требуется, пока человек не вернется к вам. Если вы не получите ответа, вы можете открыть свой список @waiting и быстро связаться с людьми, которых вы ждете.

Чтобы добавить метку, просто введите @ при добавлении или редактировании задачи. Вы увидите список доступных ярлыков, и вы можете выбрать один или ввести новое имя ярлыка.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Добавьте метку к задаче, чтобы сгруппировать ее с другими связанными задачами.

Чтобы просмотреть задачи ярлыка, откройте раскрывающийся список Ярлыки на панели навигации и найдите нужный ярлык. Или просто введите метку, например @shopping, в строку поиска.

Совет: ярлыки, фильтры и многое другое доступны в Todoist Premium всего за 4 доллара в месяц – годовая подписка не требуется.

13 Находите нужные задачи с помощью поиска и фильтров (Премиум)

Полностью настраиваемые фильтры позволяют видеть только те задачи, которые вам нужны.

По мере того, как ваш Todoist наполняется задачами, вы захотите видеть задачи, соответствующие определенным критериям, например, каждую задачу со словом «Презентация» или каждую задачу, подлежащую выполнению в ближайшие 30 дней.

Быстро находите любую задачу, комментарий, проект или ярлык с помощью поиска

Самый быстрый способ найти конкретную задачу, комментарий, проект или метку – это поиск. Просто нажмите на панель быстрого поиска в верхней части Todoist или коснитесь лупы на iOS или Android и введите ключевое слово, которое вы ищете. Вы увидите список всех задач, комментариев, проектов и меток, содержащих это ключевое слово.

Отфильтруйте свои задачи, чтобы увидеть, что именно вы хотите

Представления задач по умолчанию, которые предоставляет Todoist – Входящие, Сегодня, Предстоящие, проекты – не всегда может быть достаточно. Например, вы можете захотеть увидеть каждую задачу, подлежащую выполнению в ближайшие 30 дней, или задачи, у которых нет срока выполнения, или каждую задачу, назначенную вам.

Вот здесь и пригодятся фильтры.

Фильтры – это настраиваемые представления ваших задач и проектов на основе любых критериев, которые вам нравятся. Например, у вас может быть фильтр, который показывает только:

  • Задачи в ближайшие 14 дней.
  • Задачи вашего проекта #Work, которые должны быть выполнены сегодня.
  • Задачи с приоритетом 1 на этой неделе.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Просматривайте каждую задачу без срока выполнения с помощью фильтра «Без даты».

Как только вы узнаете, какие задачи вы хотите видеть, создайте фильтр, чтобы вы могли легко вернуться к тому же представлению позже. Начните с нажатия символа + рядом с фильтрами в меню. Введите имя фильтра, добавьте запрос фильтра, который указывает, что вам нужно. Вот несколько примеров:

  • 30 дней покажут вам задачи, которые должны быть выполнены в следующие 30 дней.
  • назначено: Дженнифер покажет вам задачи, назначенные Дженнифер.
  • Никакая дата не покажет вам задачи без срока выполнения.

Вы также можете комбинировать два или более критерия в своем фильтре. Например:

  • Сегодня & # Работа покажет задачи, которые должны быть выполнены на сегодня, которые также находятся в вашем проекте # Работа.
  • 7 дней & p1 покажет вам задачи на этой неделе, которые также имеют приоритет 1.
  • Назначено: Джеку и 30 дней & #Work покажет вам задачи, которые назначены Джеку, имеют срок выполнения в следующие 30 дней и находятся в проекте #Work.

После того, как вы ввели свой запрос, коснитесь или щелкните Добавить, чтобы сохранить его. Чтобы просмотреть его задачи, щелкните или коснитесь раскрывающегося списка «Фильтры» на панели навигации, а затем щелкните или коснитесь нужного фильтра. По мере добавления задач, соответствующих запросу фильтра, фильтр автоматически обновляется.

Вы можете найти больше примеров запросов и все, что вам нужно знать о фильтрах, в нашем Справочном центре.

14 Закрепите важные проекты, ярлыки или фильтры в избранном.

Если у вас есть проект, ярлык или фильтр, которые особенно важны для вашего рабочего процесса, всегда держите их под рукой, сохраняя в избранном. Избранные элементы всегда будут отображаться на панели навигации слева, прямо под «Предстоящие».

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Держите под рукой часто используемый проект, ярлык или фильтр, добавив их в избранное.

Ваши избранные будут следовать за вами везде, где вы используете Todoist: на телефоне, планшете, компьютере, часах и где угодно, поэтому у вас всегда будет быстрый доступ к тому, что вам нужно.

15 Следите за своими успехами в представлении «Производительность».

Насколько вы на самом деле продуктивны? Используйте представление производительности, чтобы узнать.

Вы увидите, сколько задач вы выполнили на этой неделе, насколько вы продвинулись в достижении своих ежедневных и еженедельных целей и сколько очков кармы вы заработали (подробнее о карме см. В следующем разделе).

Чтобы открыть «Продуктивность», щелкните цель ежедневного подсчета (Интернет, macOS, Windows), коснитесь значка производительности (iOS) или коснитесь значка «Еще» (Android).

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Используйте представление «Продуктивность», чтобы устанавливать ежедневные и еженедельные цели и сохранять мотивацию.

Начните с постановки ежедневных или еженедельных задач и посмотрите, насколько хорошо вы справляетесь в течение недели или месяца. Постарайтесь достичь своей цели несколько дней и недель подряд и нарастите серию, а затем продолжайте ее как можно дольше (и при этом будьте все более и более продуктивными).

Совет: не всегда нужно быть продуктивным. Возьмите несколько выходных или включите режим отпуска, чтобы защитить свои серии, пока вас нет.

16 Сохраняйте мотивацию, используя очки кармы.

Очки кармы начисляются вам по мере выполнения заданий в Todoist. Это инь и янь продуктивности: небольшое признание за выполнение ваших задач и толчок, чтобы продолжать работу и не прерывать свою серию. По мере того, как вы набираете очки, вы повышаете уровень кармы и, возможно, однажды пополните ряды Просветленных Todoist.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Проверьте свой уровень кармы и то, как далеко до следующего, на вкладке ” Карма” в представлении ” Производительность”.

Совет: если вам не нравится карма в Todoist, вы можете отключить ее.

17 Настройте свой Todoist красочными темами.

Возьмите страницу от гуру организации Мари Кондо и сделайте свой Todoist вдохновляющим пространством, задрапировав его в цвете. Выберите тему от подсолнечника до аметиста в Todoist в меню «Настройки» > «Тема». Ваша тема будет синхронизироваться на всех устройствах, которые вы используете.

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Todoist на любой сезон.

Если вы сова или любите приглушать свет, попробуйте темную тему :

Как эффективно использовать Todoist - Полное руководство

Попробуйте новый оттенок Todoist с темной темой.

Совет: вы также можете добавить цвет к каждому из своих проектов – это отличный способ распределить проекты по категориям в длинный список. Вы также можете добавлять цвета к этикеткам и фильтрам.

18 Используйте Todoist со всеми своими приложениями с интеграцией.

Иногда может казаться, что ваша жизнь разбросана по кучке приложений, и сложно следить за всем, что происходит.

Пусть Todoist станет вашим центральным узлом, получая информацию из ваших различных приложений, чтобы вы могли сразу проверять все. Существует более 100 интеграций Todoist, которые позволяют вам делать такие вещи, как:

  • Диктуйте задачи в свой телефон (или Google Home) с помощью интеграции с Google Assistant.
  • Импортируйте файлы Dropbox или Google Диска в задачи и комментарии к задачам.
  • Извлекайте информацию из сотен приложений в Todoist с помощью ваших любимых апплетов Zapier Zap или IFTTT.
    • *

Теперь у вас есть полный список способов фиксировать и организовывать свои задачи с помощью Todoist, но истинный ключ к производительности – это создание простой и устойчивой системы, которой можно доверять. Продолжайте придерживаться этого, и, возможно, некоторые из этих функций станут ступеньками, которые приведут вас к вашей оптимальной системе личной продуктивности, будь то всеобъемлющий рабочий процесс или всего несколько простых правил, позволяющих оставаться организованными.

PS Если вас интересуют такие функции Todoist Premium, такие как ярлыки, фильтры и комментарии, просмотрите этот краткий обзор того, как они работают:

Источник записи: blog.doist.com

Не смотря на то, что у сервиса Todoist качественный help, но во-первых — кто такие глупости читает, а во-вторых есть какие-то простые приёмы, которые не сразу очевидны. Я вижу как люди используют Todoist, мне становится жутко, поэтому решил написать статью.

Откажитесь от сопротивления

Это не только к Todoist относится. Широко известные стадии принятия неизбежного:

  • Отрицание
  • Гнев
  • Торг
  • Депрессия
  • Принятие

Зачем в них купаться? Если Facebook выкатил новый дизайн, не пытайтесь сторонними приблудами его поправить, Facebook не переиграть, если пришёл огромный счёт за коммунальные услуги — заплатите сразу, платить всё равно придётся, если приняли решение пользоваться сервисом — отбросьте сомнения, мучения, попытки как-то сбоку пристроиться. Не рубите хвост по частям, примите неизбежное и получайте от него удовольствие.

В идеале прохождение этих стадий должно занимать ровно минуту и не отвлекать от другого. Я знаю о чём говорю, было время когда я в этом купался месяцами. Хорошая новость — это можно изменить.

Поэтому: если Вы решили пользоваться Todoist, то поставьте его на телефон, компьютер, настройте оповещения, добавьте в закладки, избранное и т.д. Не сопротивляйтесь.

Поймите зачем

Нет мотивации — не будет результата. Вы должны понимать зачем вам вообще нужен этот сервис и для чего это. Если это «начальник сказал поставить», «хочу быть упорядоченным» — будет сложно. Это не очень чёткие задачи.

Todoist нужен чтобы записывать туда все свои дела и не помнить о них.

Вот именно для этого. Чтобы выкинуть все дела из головы и если вдруг захочется их поделать, то открыть сервис и поделать их. И ключевое слово «все»: там должны быть дела «написать статью», «покормить кошку», «привинтить порожек», «найти бухгалтера», «сменить фильтр у пылесоса». «Все» это буквально все. Например у меня там есть утренний душ и бритьё.

Важный момент — сервисы нужны для упрощения процесса, а не усложнения, если вы тратите на сервис больше времени, чем без него, то он не нужен. Todoist освобождает массу времени и места в голове. Больше ничего не надо помнить. Средний человек может держать в памяти одновременно 5-10 объектов, у меня в Тodoist десятки, а то и сотни дел. И запоминать их не нужно.

У каждого дела должен быть срок и важность

Ключевое правило организации, без него нельзя. Просто запомните — дел без срока не существует и у каждого дела должен быть статус важности.

Сразу исключение: если это не дело, а заметка, то у неё нет срока. Например я записываю в Todoist идеи, им срок не нужен. Или параметры испарителей для электронной сигареты, или размеры постельного белья, или жёсткость воды в квартире, или давление в шинах велосипеда. Информационным записям не нужны сроки. А вот всем остальным — обязательны.

Просто возьмите свой список дел и проставьте сроки всем делам. Всем-всем. А потом когда добавляете дело возьмите за привычку всегда писать ему срок выполнения.

Важность. В Todoist есть четыре приоритета:

Сразу вспоминается вот такая картинка:

Матрица Эйзенхауэра

Удобно вам так расставлять приоритеты — замечательно, пользуйтесь. Если путаетесь во всём этом «срочно, но важно», «не важно и не срочно» и т.д., то простейшая классификация:

  • Белый — информация или дело которое можно отложить на месяц.
  • Синий — нормальное неспешное дело, можно отложить на неделю.
  • Оранжевый — хорошо бы сделать, максимум отложить на 2-3 дня.
  • Красный — сделать немедленно, откладывать нельзя.

Большинство дел будут синими, информация белой, оранжевые изредка, а красный это или действительно что-то срочное, или требующее немедленного выполнения, например: «оплатить интернет» (а то его отключат).

Проекты

С некоторых пор я увлёкся трендами минимализма в организации рабочего пространства и мне очень помогает попроектная организация.

В чём смысл: всякое дело должно быть отнесено к какому-то проекту. Это очень удобно, т.к. потом можно эти проекты двигать, перемещать, вкладывать один в другой и т.д.

Todoist позволяет создать огромную помойку из одного проекта и разметить её тегами, но лично я не рекомендую так делать: нет наглядности, нет заранее определённой сегментации, лишние телодвижения по сортировке и выборкам. И, самое важное, дела прекрасно укладываются в древовидную попроектную структуру, проверено многими годами практики. Теги это чудесно когда постоянно нужны произвольные выборки по множеству объектов, но тут не та история, т.к. если дел слишком много, то это значит только что вы их не почистили от мусора. Время жизни и количество рабочих часов ограничены, нельзя запихнуть туда бесконечное количество дел. Выкидывайте лишнее.

Поэтому всё запихиваем в проекты и подпроекты: делаем сайт — создаём проект «Сайт», подпроекты «Дизайн», «Тексты», «SEO», ну вы поняли принцип.

Существуют дела которые не особо хотят в какие-то проекты и кажется, что они к ним не относятся. Поделюсь своим опытом организации таких проектов:

  • Текущее — сюда оправляются в основном бытовые дела, которые надо не забыть. Например: «Съездить за посылкой», «Уплотнить крючки на двери», «Заказать кофе с кофеином», «Разобрать счета квартиры», «Купить VPN».
  • Идеи — сюда я любовно записываю идеи по сайтам, сервисам, бизнесам. Время от времени заглядываю, сортирую, выкидываю, раскладываю по подпапкам. Всё что я делаю по работе берётся отсюда.
  • Информация — то, что нужно запомнить: размеры подушек, марка кроссовок, тип зубных щёток и т.д.
  • Регулярное — повторяющиеся задачи. У проекта есть подпроект «Регулярное долгое». В регулярное попадает то, что нужно делать не реже раза в месяц: душ, бритьё, оплата интернет. В регулярное долгое — то, что делается реже: страховка на авто, трата с симки, годовой отчёт.
  • Купить — вообще, было время когда я удалил этот проект, зачем он нужен? Надо купить — купи. Но жизнь вносит свои коррективы, ещё и коронавирус… пришлось его возвернуть. Тут всё просто — это список предстоящих покупок.
  • Авто — заметки по автомобилю: давление шин, марка масла, размер щёток, следующее обслуживание. Это всё без дат, разумеется. Ну и если что сломалось.
  • Административное — т.к. Todoist прекрасно подходит для совместной работы, а не всем хочется делиться, то появился такой раздел. Просто чтобы не задумываться, что я поделился с кем-то чем-то не тем.
  • Мерзкие дела — на редкость нужное оказалось местечко, сюда я переношу то, что никак не идёт. В основном бытовые дела связанные с бюрократией. И оно стало двигаться.
  • Блог — идеи для статей. Заметил, что этот раздел со временем протухает, если за 2-3 месяца не написал статью, то потом тема кажется скучной, писать на неё не интересно, приоритеты изменились. Стоит писать почти сразу и не тянуть скучные темы годами — вычищать.
  • Будущее — планы на будущее.
  • Всякое — сюда я записываю… всякое. Не знаю как объяснить, но мне очень понятно, что там должно быть, а чего нет. Например: я поспорил, но событие произойдёт через полгода — пишем сюда, у меня есть вопросы по предмету, а с собеседником я поговорю неизвестно когда — сюда, кто-то написал шокирующий коммент «Биткоин Дойдёт до 344 000. И потом в течении года упадёт на 100 000» и назвал сроки, записываем.

У вас может быть своя система проектов, разумеется. Я просто привёл примеры.

Регулярные дела

Мощнейший инструмент для повторяющихся дел. Обязательно прочитайте справку и используйте. Очень удобно.

Оповещения

Каждое утро мне на телефон приходит список дел на сегодня. И я вижу чем мне надо заняться, что-то могу перенести, настраиваюсь. Существует удобный виджет, можно выделить для него экран в телефоне.

Временная лента

Фактически она мне заменяет календарь, которым я не пользуюсь. Два великолепных раздела «Сегодня» и «Предстоящее» позволяют понять, что нужно делать сегодня, а что в ближайшем будущем.

Работать это будет только если у каждого дела есть дата, поэтому она и необходима.

Если дела нет в разделе «Сегодня», то его и не надо сегодня делать (а если дела нет в Todoist, то его вообще делать не надо. Возьмите это за правило.

Замечание: сюда не попадают дела назначенные другим и ограничены возможности редактирования, поэтому не создавайте дел в этих разделах, они для просмотра, а не для добавления.

Замечание про календари: хотя Todoist с ними отлично интегрируется, но мне кажется, что это масло масляное — если есть временная лента в Todoist, то зачем календарь? А если есть календарь с делами, то зачем Todoist? Но дело вкуса, конечно, кому-то, возможно, нужны оба представления.

Заметки на тему

  • Названия дел — ох, сколько раз я писал что-то и потом не мог понять что это. Например: «живые самодельные комиксы» — про что это вообще? Не имею ни малейшего понятия. Записывайте дела понятно, развёрнуто, добавляйте ссылки.
  • Мельчение (декомпозиция) — тут советов не даю, каждый подбирает под себя, но я способен выполнять достаточно общие и крупные задачи без тотального дробления. У меня оно только отнимает время и приводит к излишнему записыванию.
  • Доска — некоторое время назад Todoist добавил канбан доски, но пока они сильно уступают по функционалу, удобству и интерфейсу тому же Trello. Поэтому можно попробовать, но для меня пока не очень подходящий инструмент.
  • Теги — вроде бы прикольная штука, но если всё рассортировано по проектам, то оказываются не особо нужны.
  • Комментарии — тут они не очень удобные, к сожалению. Использую для каких-то заметок, но в ограниченном объёме. Например: дело «Доменное имя», а в комментариях список имён. Реально переписываться в них не удобно. Ну мне, во всяком случае.
  • Карма — наверное на многих действует, но на меня что-то не очень. Поставил себе цель одно дело в день и закрываю его утренним душем. Так я всегда великолепный красавчик сразу после того как помылся!
  • Входящие — задумано, что я сюда буду добавлять несортированные дела, а потом их сортировать по проектам. На практике я сразу при добавлении сортирую, ставлю дату и приоритет и не знаю зачем мне этот раздел.
  • Групповые операции — удобная функция, выделяем десяток и дел и меняем им срок выполнения, переносим в другой проект, ставим приоритет.

Друзья, это всё, конечно, не тянет на полноценное руководство, просто хотел поделиться с вами своим подходом к ведению списка дел. Кроме этого текст написан для людей которые со мной работают, чтобы им было легче освоить этот замечательный инструмент.

Всем любви и счастья, не забывайте подписываться на мой блог и нажимать колокольчик.

Время на прочтение
3 мин

Количество просмотров 9.6K

Совсем недавно я ввел для себя практику планировать задачи на предстоящую неделю. Недавно, потому что мой список задач, которые нужно сделать, выглядит как куча мусора, в котором тяжело ориентироваться. Разбирать эту груду для меня скорее было занятием неприятным, чем увлекательным.

Но недавно все изменилось. Сразу оговорюсь, что все задачи я веду в приложении Todoist.

Первая часть

Так вот, планировать на неделю мне нужно те задачи, у которых не выставлен срок выполнения. При этом, они могут находиться как в конкретных проектах, так и в разделе «Входящие».

В Тудуисте есть функционал под названием «Фильтры», который входит в платную подписку. Фильтры позволяют автоматически выдергивать задачи по определенным правилам. Эти правила расписаны на сайте, в разделе «Помощь».

Но для решения моих задач, пришлось немного усложнить конструкцию правил. Я назвал свой фильтр «Без срока» и в нем прописал следующее:

(!назначено | назначено для: Расул Гитинов) & без срока & !(##Проект1 | #Проект2)

Разберем по частям конструкцию:

  • знак «&» — логическое «и»

  • знак «|» — логическое «или»

  • знак «!» — логическое «отрицание»

  • знак «#» — игнорировать конкретный проект

  • «##» — игнорировать конкретный проект и все проекты внутри него

  • скобки нужны для группировки похожих по логике правил

Перевод конструкции на человеческий язык:

Показывай мне только те задачи, у которых не назначен исполнитель и те, у которых исполнителем назначен конкретно я.

При этом, это должны быть задачи, у которых нет срока выполнения.

Но исключи из всего этого задачи из проекта «Проект1» и его подпроектов, и задачи из проекта «Проект2».

В результате получаем список из всех задач, у которых нет срока выполнения:

Более глубокий разбор конструкции

Тем, кому интересно, почему эта конструкция выглядит именно так, расскажу о ней подробнее.

Первый блок: (!назначено | назначено для: Расул Гитинов)

!назначено покажет все задачи, у которых не назначен исполнитель. Но это означает, что те задачи, в которых я назначен исполнителем тоже будут игнорироваться. Поэтому к нему добавляем правило: | назначено для: Расул Гитинов, что означает: «или те, у которых исполнителем назначен конкретно я» и все это объединяем при помощи скобок.

Второй блок: & без срока

На этом этапе фильтр уже взял задачи, исходя из правил первого блока и оставляет из них только те, у которых нет срока выполнения.

Третий блок: & !(##Проект1 | #Проект2)

Но тех двух блоков мне оказалось недостаточно, ведь среди собранных задач могут оказаться задачи, которые я не хочу видеть или планировать. Поэтому я указываю, задачи из каких именно проектов нужно игнорировать.

Сначала указываем названия проектов: ##Проект1 | #Проект2. Эта конструкция читается, как: «Все задачи из проекта «Проект2» и проектов внутри него и все задачи из проекта «Проект2″». Но, чтобы дать этим правилам отрицательный характер, мы объединяем их в скобки и перед ними ставим «!». Тогда это будет читаться, как: «Игнорируй все, что внутри этих скобок».

Вторая часть

Но просто собрать все задачи в одном списке оказалось мало. Ведь все равно это куча мусора, просто собранного в одном месте. В нем тяжело ориентироваться. И в Тудуисте есть инструмент, который закрыл эту боль сполна.

Делаем следующее:

  1. В правом верхнем углу, под шапкой есть кнопка «Сортировать»

  2. Если на нее нажать, то появится список, в конце которого есть пункт «Пользовательская сортировка».

  3. В открывшемся после нажатия окне есть секция «Группировать по», в котором надо выбрать пункт «Проект»

В таком случае весь этот разрозненный список задач сгруппируется по проектам:

В таком виде мне легче ориентироваться среди задач и легче выбирать, на задачи из какого проекта я бы хотел сейчас обратить внимание.

Вывод

Благодаря этому фильтру разгребать задачи вдруг стало приятным занятием. Возможность сделать один только этот фильтр подтолкнула меня к покупке подписки на Тудуист и это еще без учета других возможностей, которые каждый день помогают держать порядок в делах и в голове.


Чаще пишу на похожие темы в Инстаграме и Телеграме.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Дростоп уколы инструкция по применению цена отзывы аналоги цена аналоги
  • Заказ на производство в 1с упп инструкция
  • Weichai wd10g220e23 руководство по ремонту
  • Должностная инструкция сборщика мебели в магазине
  • Руководство по счастливой любви якоб гитта