КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ
Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.
Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.
Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу).
Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.
Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.
Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.
На практике встречаются письма с названием «директивное письмо». В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования. Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что…
Доводим до Вашего сведения, что…
Считаем необходимым поставить Вас в известность о…
Извещаем Вас о…
Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.
Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:
В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…
В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…
В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.
Для некоторых управленческих действий разработаны типовые формы сопроводительных писем (например, письмо Минфина России от 14.02.2003 № 28-01-21/295/АП «Об образцах сопроводительных писем к проекту состава экзаменационной комиссии для проведения квалификационных экзаменов на получение квалификационного аттестата аудитора и к списку претендентов для проведения экзаменов на получение квалификационного аттестата аудитора»).
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.
Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.
В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.
Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий. Например, приказ Росстроя от 29.06.2006 № 167 содержит образец гарантийного письма кредитной организации.
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Ключевой фразой письма-предложения может быть:
Предлагаем Вам…
В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить:
Просим Вас сообщить…
Просим Вас предоставить…
Просим Вас предоставить данные о…
Обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.
Просьба может формулироваться и без глагола просить, например:
Надеемся на положительное решение вопроса…
Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение… и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:
Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести …)…
Одновременно просим Вас…
Просьба может содержаться и в других письмах, например в сопроводительном, гарантийном и др.
Письмо-просьба требует письма-ответа.
Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.
Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов. Например, требования к заявке определены постановлением Правительства Москвы от 27.09.2005 № 741-ПП «Об утверждении Порядка (процедуры) представления и рассмотрения заявок на приобретение в государственную собственность города Москвы объектов недвижимости».
Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:
Просим Вас включить в состав группы для участия в…
Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…
Просим Вас зарегистрироваться в качестве участников … и т.п.
В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения:
· название мероприятия;
· дата его проведения;
· форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);
· фамилия, имя и отчество участника (участников);
· место работы, должность;
· почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;
· потребность в гостинице на время проведения мероприятия.
Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявке, помимо тех, что содержатся в бланке письма.
Заявка может содержать гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме – гарантийная заявка. Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийным письмом. Любое гарантийное письмо – это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации.
Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.
Ключевыми языковыми формулами этой разновидности писем являются:
Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…
Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…
Подтверждаем намерение…
С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
Ключевыми фразами письма-напоминания являются:
Напоминаем Вам…
Вторично напоминаем Вам…
Обращаем Ваше внимание на то, что…
Ставим Вас в известность, что…
Несмотря на неоднократные напоминания… и др.
Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.
Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
Требуем выполнить взятые на себя обязательства…
Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…
Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:
В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…
В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…
В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.
Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.
Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Фактически это разновидность коммерческого письма.
Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.
Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:
· полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;
· основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
· предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
· доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);
· конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).
Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.
При составлении текста претензии используются следующие фразы:
Направляем Вам претензию на…
Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…
Заявляем Вам претензию в отношении…
Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…
Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…
В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…
При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была установлена недостача… и т.п.
В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____; компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).
Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .
Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.
Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.
Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.
Не следует в текст письма-ответа включать ссылку на поступившее письмо (На Ваше письмо от __________ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в бланке есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.
Письмо-ответ может начинаться словами: Сообщаем Вам…; Извещаем Вас…
Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с…
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией.
Ответом на письмо-предложение может быть письмо, подтверждающее либо не подтверждающее принятие предложения. Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:
Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку на…
Принимаем ваше предложение на…
Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…
Благодарим Вас за предложение на…, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара.
Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.
При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату Уважаемый…! (Уважаемые…!), например:
Уважаемый господин Лужков!
Уважаемый Алексей Михайлович!
Уважаемые господа!
Уважаемые господа банкиры! и т.п.
Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:
Приглашаем Вас принять участие в…
Просим Вас принять участие в…
Имеем честь пригласить Вас…
Примите наше приглашение…
Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:
Благодарим за оказанную помощь в…
Выражаем Вам свою благодарность за…
Позвольте Вас поблагодарить за…
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за… и т.п.
Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.
В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:
Поздравляем Вас в связи с…
Искренне поздравляем Вас с…
Примите наши искренние поздравления в связи с…
Сердечно поздравляем Вас с… и т.п.
Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.
А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра
документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»
В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2007.
Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец
Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.
Разновидности деловых писем
Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:
- при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
- при ведении бизнеса;
- при направлении претензий потребителей.
Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:
- коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
- запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
- претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
- гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
- информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
- по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.
Структура и содержание документа
Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:
- правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
- вежливое обращение;
- грамотность, краткость и лаконичность информации;
- указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).
Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.
Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.
Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.
Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.
Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.
Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.
Как нельзя писать
При официально-деловой переписке не допускаются:
- ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
- невежливое обращение;
- искажение или пространное изложение информации.
Правила оформления
Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:
- используется как продольный, так и угловой бланк;
- требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
- отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
- используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
- применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.
В общем виде угловой бланк выглядит так:
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
Иванову И.И.
123456, Россия, Субъект РФ,
ул. Булочная, д. 5
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович
Исп. Федоров Ф.Ф.
8 (123) 456789
Как отправить письмо
Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:
- для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
- если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Самоловских Наталья
Юрист
В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
О чем речь? Различные виды деловых писем необходимы для достижения определенных задач: проинформировать клиентов и партнеров о чем-либо, объявить о своих намерениях, проявить вежливость и т. д.
Как написать? Деловая переписка весьма требовательна к соблюдению правил. Для создания эффективного письма необходимо не только правильно его оформить, но и четко структурировать, иначе есть риск остаться непонятым или вовсе ухудшить отношения с адресатом.
В статье рассказывается:
- Понятие делового письма
- Общая классификация деловых писем
- Наиболее популярные виды деловых писем
- Требования к деловым письмам
- Правила оформления электронного делового письма
- Шаблонные фразы для написания деловых писем
- Нюансы оформления делового письма на английском языке
- Ошибки при составлении деловых писем
- Примеры деловых писем некоторых видов
Понятие делового письма
Без деловых писем невозможно представить весь бизнес-мир. На протяжении многих лет человек использует их в качестве одного из инструментов, который помогает в производстве и торговле, являясь неотъемлемой частью экономических стратегий и тактик разных организаций, предприятий.
В наше время деловое письмо представляет собой рабочее послание в форме документа или различных подтверждений, рекомендаций, прошений, требований, напоминаний, заданий, жалоб, поздравлений, соболезнований и ответной реакции на них, то есть это – всё, что является основой бизнес-отношений.
С первого взгляда кажется, что создать такой месседж легко, но на самом деле нужно знать некоторые правила оформления. Если их не соблюдать, то это может плохо сказаться на репутации вашей компании или сорвать сделку.
Писать деловые письма – это сродни написанию картины. Оно должно быть идеальным и безупречно составленным, ведь даже самое маленькое отклонение от канонов может полностью обесценить послание. Если деловое письмо написано правильно с юридической точки зрения, понятным языком, на специальном листе и без «воды», то ваша организация сможет рассчитывать на успех.
Читайте также!
«Продающий прайс-лист: 5 маркетинговых фишек + 10 подсказок для оформления»
Подробнее
Общая классификация деловых писем
В каждой компании пишут деловые письма, чтобы через них доложить информацию или решить какой-либо вопрос. Составляется послание чаще всего на листе формата А4. Обязательно необходимо указать дату подписания документа. У текста стандартная схема: введение, основная часть, заключение.
Стоит помнить, что под письмом подразумеваются документы на различные темы, поднимающиеся в процессе работы компании.
Существуют виды деловых писем, которые отличаются по многим атрибутам. Если говорить о территориальном признаке, то есть письма международные, а есть те, что передаются в пределах одной страны. Помимо этого, корреспонденция между юридическими и физическими лицами тоже отличается. Есть ещё такие разделения:
-
По способу доставки:
-
с помощью почты;
-
факсом;
-
через интернет.
-
-
По числу адресатов:
-
конкретному человеку;
-
группе лиц.
-
-
По сфере использования:
-
от начальства;
-
коммерческая;
-
судебная;
-
личная.
-
-
По форме написания:
-
регламентированные (с учётом канонов);
-
неотрегулированные.
-
-
По тематике:
-
финансовые;
-
юридические;
-
насчёт материально-технической базы.
-
-
По задаче:
-
чтобы разобраться с рабочими вопросами;
-
этикетного характера.
-
Наиболее популярные виды деловых писем
Разберём, какие есть виды деловых писем по назначению в руководящей сфере:
Письма для информирования
Документ, который составляется для того, чтобы донести до человека какие-то сведения. Существует несколько разновидностей писем, в зависимости от условий и цели оповещения:
-
Информационное письмо. Задача: донести до человека важный, значимый материал. Подобные документы могут содержать объяснения положений законодательных и других нормативно-правовых актов, а также советы по их использованию. Данный вид посланий может отправляться довольно большому кругу лиц.
-
Письмо-сообщение. Цель: рассказать получателю о каких-то событиях или фактах, которые связывают его с адресантом. Такое послание может составляться по собственному желанию или в качестве ответа на письмо с прошением или требованием.
-
Сопроводительное отправление. Является дополнением к документам, у которых нет адресной части.
-
Письмо-извещение. Его цель – информирование о предстоящем событии (конференции, семинаре, выставке, совещании). Чаще всего такие послания адресованы кругу организаций, чтобы пригласить их внести вклад в мероприятие или посетить его. В данных известиях указывается не только факт проведения события, но и время, место, предложение стать участником и условия этого, а также другая дополнительная информация.
-
Письмо-напоминание. Задача: актуализировать для адресата данное им обещание, побудить к его выполнению.
-
Письмо-уведомление. Задача состоит в том, чтобы известить либо о каком-то мероприятии, либо о действиях, относящихся к тому, для кого предназначается письмо. Уведомления могут быть размещены в печатных изданиях, чтобы донести информацию до большого количества людей.
-
Письмо-реклама. Цель: продать товар или услугу. Такое послание должно замотивировать потенциального покупателя совершить целевое действие. Рекламные тексты делятся ещё на те, которые продают вещь или услугу, и те, что знакомят людей с компанией.
Письма с просьбой или предложением
Главная задача таких посланий – убедить получателя сделать то, что необходимо отправителю. Этот вид официальных деловых писем делится на:
-
Письмо-просьбу. Цель: получить нужную информацию или ответную реакцию, которую ожидает составитель отправления. На такие послания обязательно отправляется ответ.
-
Письмо-запрос. Его составляют, чтобы приобрести необходимые данные или документы. Отправитель должен непременно получить ответное послание.
-
Письмо-заявку. В данном послании одна компания пишет другой с желанием стать участником какого-либо события или получить услугу. Если сравнивать с запросом/просьбой, то в этом случае необязательно отправлять ответное письмо. В качестве обратной реакции выступают действия: запись компании в список участников, отправка изданий или материалов и прочее.
-
Письмо-заказ. В нём отправитель предлагает адресату заключить договор о сотрудничестве и указывает его условия. Такое послание можно отправлять в качестве ответа на коммерческое предложение.
-
Письмо-приглашение. Его задача в том, чтобы предложить адресату принять участие в мероприятии. Если событие торжественное, используют особые бланки.
-
Письмо-предложение. Такие тексты составляют для потенциальных партнёров: в них можно предложить сделку, товар или услугу. В области продаж их ещё называют офертой. Текст может писаться в качестве ответа на запрос или по собственной инициативе автора.
Читайте также!
«Пример предложения о сотрудничестве: просто следуйте инструкциям!»
Подробнее
Послания с требованиями или претензиями
Их создают тогда, когда один из партнёров не исполняет свои обязанности или делает это некачественно:
-
Письмо-требование. В нём составитель требует от получателя выполнить то, за что он отвечает, если нарушены условия сделки.
-
Письмо-претензия. Цель: указать на уклонение от выполнения положений договора и потребовать возмещение ущерба.
Письма-ответы
Их отправляют в качестве реакции на запрос, предложение, приглашение, просьбу:
-
Письмо-согласие. В данном послании уведомляют о том, что выполнят просьбу, запрос или предложение. Например:
«Спешим сообщить Вам о том, что мы готовы встретить представителей вашей компании и проинформировать их о работе САП «Нефтеперерабатывающий комплекс». Сможем принять делегацию в период с 15 по 30 апреля текущего года. Просим прислать список участников с указанием фамилий, чтобы мы успели забронировать для них места в гостинице».
-
Письмо-отказ. В нём уведомляют о том, что просьба или запрос не будет выполнен.
Письма, в которых указываются обязательства, подтверждение или гарантии
В их числе:
-
Гарантийное письмо. Задача послания – оповестить об обязательствах или о подтверждении оплаты труда, товара, услуги, аренды, качества, дедлайнов, возврата кредита и многого другого. К примеру:
«Просим Вас выделить для нашей продукции 300–400 кв. метров выставочной площадки, чтобы в период с 12 ноября по 31 декабря провести мероприятие, посвящённое Всероссийской рождественской ярмарке обуви. Оплата будет произведена в обязательном порядке. Предоставляем банковские реквизиты нашей компании: счёт № 4070581060000000003 в КБ «МЕНАТЕП», БИК 048222242, корр/сч КБ «МЕНАТЕП» в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве – № 30100820600000000341».
-
Письмо-подтверждение. Адресат в ответном послании подтверждает, что он получил нужную информацию, документы, или что готов участвовать в мероприятии, выполнять свои обязанности и обещания.
-
Рекомендательное письмо. Составитель характеризует другого человека, чтобы того взяли на работу, обучение и прочее.
Этикетные письма
Перед ними стоит задача выказать внимание или участие. Этикетные письма делятся на такие подвиды:
-
Письмо-поздравление. Оно пишется для торжественных событий.
-
Письмо-благодарность. Его составляют для тех, кому хотят выразить признательность за какое-то действие или услугу.
-
Письмо-соболезнование. Задача этого послания в том, чтобы выказать сострадания в случае смерти, несчастного случая, последствий стихийного бедствия и так далее.
-
Письмо-извинение. Составитель просит прощения у адресата за нанесённый ущерб.
Кейс: VT-metall
Узнай как мы снизили стоимость привлечения заявки в 13 раз для металлообрабатывающей компании в Москве
Узнать как
Требования к деловым письмам
Применение деловых писем в рамках бизнеса даёт возможность не только налаживать контакт с партнёрами, но и повышать репутацию компании, а это играет очень большую роль в современном деловом мире. Помимо этого, официальные послания могут выступать каналом связи внутри одной организации. Поэтому нужно уметь составлять такие письма.
Структура делового письма
Какого бы рода деловое письмо ни было, в нём обязательно должна быть структура, чтобы и написание не занимало много времени, и прочтение. К тому же так значительно быстрее и проще адресат узнаете суть послания и сможет на него ответить.
Деловое письмо должно строиться по такому принципу:
-
Реквизиты адресанта. Это данные составителя, которые, зачастую, есть на бланках компании.
-
Реквизиты адресата. Данные человека или организации, которая получит письмо (Ф. И. О., должность, название и прочее).
-
Дата составления. Если послание пишется на готовом бланке, то этот пункт там скорее всего уже есть.
-
Заголовок. Коротко, но информативно указать, о чём письмо. С его помощью адресат сразу поймёт тематику сообщения и оценит степень его важности. Если написать заголовок грамотно, используя строгий и ёмкий стиль речи, то это может стать гарантией того, что послание прочитают быстро, а не отложат в ящик.
-
Обращение. Его пишут посередине письма. В нём указывается должность, фамилия, имя и отчество адресата. Можно использовать традиционное обращение «Уважаемый».
-
Преамбула. В этом абзаце необходимо объяснить, с какой целью написано это письмо и почему именно данному человеку. Преамбула нередко содержит в себе ссылки на какую-то информацию (дату, событие и прочее), известную адресату, но о которой он мог забыть.
-
Основная часть. Здесь нужно развёрнуто изложить главную мысль письма. К примеру, описать предложение, просьбу, обращение и так далее.
-
Заключение. Грамотное окончание послания.
-
Подпись. Деловые письма необходимо заканчивать подписью адресанта и классической вежливой фразой, наподобие «Искренне Ваш», «С уважением» и всё в таком духе.
В качестве дополнения к посланию может быть постскриптум или приложения.
Стиль и форма деловых писем
По правилам деловое письмо должно быть:
-
в нейтральной и надличностной форме написания;
-
все используемые определения и речевые средства единообразные и стандартизированные;
-
в определённых частях послания должны присутствовать привычные для них шаблоны высказываний.
При написании делового письма нужно писать конкретно и по делу, без использования просторечий, уменьшительно-ласкательных форм и прочего. Круг речевых средств не должен быть слишком широким.
Требования к оформлению делового письма
В написании деловых писем есть строгие правила, благодаря которым они отличатся от остальных видов посланий:
-
Лаконичность. Главная цель официальных посланий в том, чтобы с помощью небольшого объёма слов полностью раскрыть смысл письма.
-
Чёткая структура. Деловые письма в обязательном порядке пишутся по шаблону, чтобы соблюсти структуру.
-
Безэмоциональность. Желательно не использовать чувственно окрашенные слова. Задача делового письма – либо чётко изложить информацию, либо её запросить и при этом не высказывать субъективное отношение.
-
Простота изложения. Хотя в деловом письме и должно быть много информации и мало эмоций, но это не говорит о том, что в тексте нужно употреблять одни термины, наоборот, всё необходимо изложить доступным и лёгким языком.
Правила оформления электронного делового письма
Каждый день любая организация отправляет и получает большое количество документов. Есть разные виды деловых писем и сообщений, но в наше время самым простым способом обмена официальными посланиями является электронная почта.
У электронных деловых писем также есть структура:
-
тема;
-
приветствие:
-
суть (текст небольшой по объёму, если основная часть будет находиться в приложении);
-
подпись с контактной информацией.
Перед тем как отправить письмо, нужно заполнить каждое поле: адрес отправителя, получателя, тему, приложение. Для грамотного оформления следует придерживаться таких правил:
-
В настройках электронного ящика нужно указать свои данные или информацию о фирме, за которой числится почта, чтобы человек сразу видел, от кого письмо, и оно не «улетело» в папку со спам-рассылкой.
-
Строку «Тема» непременно необходимо заполнять небольшим заголовком (не более 5 слов), который покажет суть послания.
-
В электронных письмах приветствие оформляется так же, как и в обычных.
-
Цель послания тоже дается в стандартной форме. Однако в случае с электронными письмами довольно непросто их красиво оформить, чего не скажешь о традиционном варианте. Из-за этого в данном поле можно написать короткую информацию, а основной текст прислать в виде вложения. Но следите за тем, чтобы текст в теле послания отличался от того, что будет в приложении. Он должен рассказать о том, чего нет в письме или объяснить какой-то сложный момент. Если текст длинный, то лучше разбить его на абзацы, делая пропуск строки. Так он будет намного легче восприниматься.
-
В подписи указывается должность адресанта, его фамилия, имя, отчество. Ниже нужно дать контактную информацию, сайт организации и логотип, если захотите.
Подпись можно составить один раз для всех писем в настройках ящика, так что над ней нужно хорошо поработать. Электронное деловое письмо можно завершить такой подписью:
С уважением, коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Михальчук И. А.
Тел. 8(348)22-67-48,
8-909-789-20-80.
Е-mail adot@gmail.com.
В данном примере имя и отчество написаны в виде инициалов, но так лучше не делать, потому что во время первого личного общения будут спрашивать, как к вам обращаться, и чтобы не тратить время на такие мелочи, лучше сразу в подписи указать их в полной форме.
Отвечать на электронные письма нужно не написанием нового послания, а выбрать «Ответить» на полученное. Таким образом человеку не придётся искать своё сообщение, и он быстро вспомнит суть дела, к тому же риск попадания такой корреспонденции в спам намного меньше.
Не существует установленных временны́х рамок для отправки ответа, однако есть негласное правило, что сделать это надо в течение пары часов или одного рабочего дня. Когда для реакции нужно больше времени, необходимо отправить формальное послание. Мы приведём пример составления делового письма и ответа на него:
«Здравствуйте! Благодарим Вас за проявленный интерес к нашей организации. В скором времени наши специалисты выйдут с Вами на связь».
«Здравствуйте! Мы получили ваше письмо и взяли его в работу. В течение трёх рабочих дней мы отправим ответ. Благодарим за понимание».
Ваше сообщение должно быть без эмоций, даже если вы отвечаете на очень грубое письмо-претензию. Официальный ответ сможете дать позже. Главное в данной ситуации – показать, что вы не игнорируете негативные послания и стараетесь решить любую проблему.
Шаблонные фразы для написания деловых писем
Для письма с докладом о чём-либо:
-
Сообщаем, что, к сожалению, не можем…
-
Сообщаем, что задержка по отгрузке продукции произошла ввиду…
-
Извещаем, что мы…
-
Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято на рассмотрение.
-
Доводим до Вашего сведения, что…
-
Ставим Вас в известность, что руководство компании приняло решение…
Фразы, которые поясняют мотивы (самые распространённые обороты речи, применяемые в начале официального послания):
-
В соответствии с письмом заказчика…
-
В ответ на Вашу просьбу…
-
В соответствии с протоколом…
-
В подтверждение нашей договоренности…
-
В целях усиления охраны имущества…
-
В связи с тяжёлым положением…
-
В подтверждение нашего телефонного разговора…
-
В связи с проведением совместной деятельности…
-
В порядке оказания технической помощи…
Если в качестве отправителя выступает юридическое лицо, то действия следует передавать:
-
От третьего лица единственного числа. Например: «Предприятие «Грант» согласно с вашим предложением», «Фирма «Быт» гарантирует» и так далее.
-
От третьего лица, но во множественном числе: «Администрация и руководящий состав организации «Меч» убедительно просят».
-
От первого лица множественного числа: «Извещаем», «Подтверждаем», «Просим».
Когда отправитель является физическим лицом, действия стоит передавать следующим образом:
-
От первого лица единственного числа: «Ставлю Вас в известность…», «Прошу Вас…», «Довожу до Вашего сведения…».
-
От первого лица множественного числа: «Поддерживаем…», «Поздравляем…», «Одобряем…», «Мы получили Ваше письмо…».
Прошения:
-
Прошу прислать информацию о производителе товара…
-
Прошу Вас принять меры…
-
Просим Вас контролировать ход выполнения работ на предприятии…
Отправка ценных бумаг или материальных вещей:
-
Направляем запрошенные Вами документы заказным письмом…
-
Высылаем подписанное нами соглашение…
-
Направляем схемы для сборки оборудования…
Шаблоны для письма-подтверждения:
-
Компания «Луч» подтверждает условия поставки осветительных приборов…
-
С благодарностью удостоверяем получение Вашей заявки и начинаем работу над ней…
-
Подтверждаем направление спецификаций на продукцию…
Письма-предложения:
-
Предлагаем Вам ознакомиться…
-
Мы рекомендуем Вам…
-
Мы можем предложить Вам…
С чего начать письмо-приглашение:
-
Приглашаем Вас нанести визит…
-
Просим Вас принять активное участие в мероприятии на тему…
-
Приглашаем Вас содействовать рассмотрению нового проекта…
Когда нужно дать отказ или отклонение предложения (проекта):
-
Ваше предложение (проект) было отклонено нами по следующим причинам…
-
Направленный Вами проект договора не может быть согласован нами на основании…
Письмо-напоминание:
-
Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по договору оказания услуг составляет…
-
Подсказываем, что согласно графику платежей Вы должны…
-
Напоминаем Вам, что срок выполнения работы по договору подходит к концу…
-
Подсказываем, что в соответствии с должностной инструкцией Вы обязаны…
Послание с гарантиями:
-
Качество выполненных работ гарантируем.
-
Соблюдение сроков оказания услуг обеспечено.
-
Оплату гарантируем.
Объяснение своей позиции:
-
Наша компания не может поставить Вам оборудование в указанный ранее срок… ввиду следующей сложившейся ситуации…
-
Возражений против проведения дополнительных работ не имеем.
-
Наши обращения по вышеизложенной проблеме не привели к положительному результату.
Разъяснение действий адресата:
-
Обещания, которые Вы нам дали, не выполняются.
-
Совершенно непонятно, по каким причинам Ваша компания уклоняется от…
-
Задержка конечного срока выполнения работ может привести…
Заключение:
-
Убедительно просим Вас не задерживаться с ответом на деловое письмо генерального подрядчика.
-
Надеемся, что наши просьбы будут услышаны и выполнены.
-
Просим извинить нас за неточности в исходной документации.
-
С пожеланием успехов в вашей производственной деятельности.
-
Приносим свои извинения за задержку с ответом на деловое письмо генерального подрядчика.
-
Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Нюансы оформления делового письма на английском языке
Составлять деловое послание на английском языке довольно сложно, особенно если вы его не учили в качестве иностранного. Мы расскажем, как писать официальные письма на английском, и приведём простые примеры.
Во время составления послания на английском языке необходимо придерживаться правильного стиля изложения. Обязательно надо до конца быть вежливым и осторожным. Бывают ситуации, когда лучше выставить себя в глазах получателя консерватором, чем необразованным человеком. Помимо этого, стоит помнить, что предложения должны быть краткими и лаконичными.
Что желательно не использовать в своём письме:
-
Сокращения.
-
Сленг, жаргон, идиомы.
-
Фразы с эмоциональной окраской.
Виды и структура деловых писем на английском языке ничем не отличаются от русской версии. Единственное, что может различаться – это формат адреса и обороты речи.
-
Контактная информация:
|
Имя Фамилия Ваш номер телефона Ваш адрес электронной почты Дата |
Anna Robins +0000000 email@exampl.com January 11, 2005 |
-
Вежливое приветствие:
| Если вы не знаете имя собеседника |
Dear Sir, когда обращаетесь к мужчине Dear Madam – к женщине |
| Если знаете, как назвать адресата |
Dear Mr John – для мужчины Dear Ms Jane – для женщины |
| Если у адресата есть учёное звание, используйте его |
Dear Dr. Snow Dear Prof. Black |
-
Завершение:
| Если вы не знаете имени адресата | Yours faithfully |
| Если знаете, как его назвать | Yours sincerely |
От того, какой тип делового послания вам нужно составить, зависит то, какие фразы вам понадобятся. Предлагаем ознакомиться с некоторыми примерами:
-
Письмо-претензия:
| Я пишу, чтобы пожаловаться на… | I am writing to complain about… |
| Я недавно купил … в вашей компании | I recently purchased … from your company |
| Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к… | I am writing to draw your attention to… |
| Я хотел бы получить полный возврат средств | I suggest that I get a full refund |
| Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне денежные средства | I would be grateful if you could give me a refund |
| Я с нетерпением жду ответа | I look forward to receiving a prompt reply |
-
Письмо-запрос:
| Я пишу, чтобы узнать о… | I am writing to inquire about… |
| Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о… | Would you be kind enough to provide me with some information about… |
| Буду признателен, если вы поможете мне узнать… | I would appreciate if you could help me find out… |
| Не могли бы вы сказать мне, если… | Could you tell me whether… |
| Мне также было бы интересно… | I would also be interested in… |
-
Сопроводительное письмо:
| Я пишу, чтобы подать заявку на должность… | I am writing to apply for the position of… |
| Я пишу в ответ на вашу вакансию … | I am writing in response to your advertisement… |
| Я особенно заинтересован в этой работе, потому что… | I am particularly interested in this job because… |
| >Как вы можете видеть из моего резюме… | As you can see from my resume, … |
| В настоящее время я работаю в… | I am currently employed by… |
| Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что… | I am keen to pursue a career in…, because… |
| Мои сильные стороны… | My main strengths are… |
| Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне | Should you require any further information, please do not hesitate to contact me |
-
Письмо-извинение:
| Пожалуйста, примите наши извинения за… | Please accept our apologies for… |
| Мы искренне извиняемся за… | We sincerely apologize for… |
| Ошибка, видимо, была связана с… | The mistake was apparently due to… |
| В настоящее время мы работаем над… | We are currently working on… |
| Чтобы этого не случилось снова … | To prevent this from happening again, … |
| Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению … | We understand how upset you must have been when…, but unfortunately… |
Ошибки при составлении деловых писем
-
Указан неверный адрес получателя
Достаточно часто деловые известия пересылаются не на тот адрес, и происходит это по невнимательности ответственного сотрудника. Если вы отправили письмо человеку, которому оно не предназначалось, следом нужно написать сообщение с извинением за совершённую ошибку. Огромной проблемой будет, если в послании содержалась ценная или конфиденциальная информация, и она попала к тому, кто знать о ней не должен.
Для предотвращения подобных ситуаций и сохранения тайн компании надо каждый раз перед отправкой письма проверять адрес, фамилию и инициалы адресата. Нелишним будет проговорить это вслух, чтобы точно не допустить оплошность.
-
Отсутствие конкретики
Мало кто умеет действительно чётко и лаконично писать, поэтому часто вместо информационного текста встречается набор слов, которые никак не передают смысл. Подобные послания вызывают у адресатов только негативные эмоции, ведь чтобы понять, о чём в них речь, нужно потратить немало драгоценного времени. Чтобы не стать тем, чьи тексты не хотят читать, перед написанием сообщения надо задать себе вопрос: «Что я хочу донести этим письмом?». Ваш ответ должен быть кратким, ведь лаконичные и при этом информативные послания ценятся выше всего.
Советуем в начале текста указать главную мысль: «Я пишу, чтобы обсудить детали нашей совместной работы, которая продлится до конца месяца». Так адресат сразу увидит ваше сообщение и ему не нужно будет тратить время на выискивание цели письма.
-
Добавление в текст жаргонов и неуместных сокращений
В коллективе довольно часто все общаются с использованием жаргонных слов и различных сокращений, которые понимает узкий круг лиц. Их применение допускается только при личном общении, но никак не в официальном письме. Когда текст написан на профессиональном или другом жаргоне, то получатель может расценить это как пренебрежительное отношение, ведь ему придётся в буквальном смысле расшифровывать ваше послание.
Для примера мы представим два сообщения. Первый вариант приемлем лишь как личный диалог:
«Предлагаю встретиться в ЦО, в 207-й, в 19:00. Захватите задание и приготовьтесь сидеть до закрытия».
Сотрудники, с которыми вы близко общаетесь, наверняка поймут, о чём идёт речь, но непосвящённый человек точно не разберёт его смысл. Поэтому, чтобы письмо стало доступным для понимания всеми работниками, его надо написать таким образом:
«Коллеги, предлагаю встретиться в центральном офисе, в 19:00, в комнате № 207. Возьмите с собой все материалы по текущему проекту. Возможно, наша встреча продлится до 9–10 часов вечера».
-
Забывчивость
Обмен письмами через электронную почту – это как диалог. Никому не понравится, если после заданного вопроса собеседник молчит и ничего не отвечает. Так и в переписке: желательно давать ответ на письма быстро, чтобы не портить репутацию и не подводить других людей, если их положение зависит от вашей реакции.
-
Абзацы большого объёма
При написании делового текста старайтесь придерживаться принципа «Один абзац – одна мысль». В наше время он особенно актуален, ведь все стараются перекинуться краткими сообщениями, которые не отнимают много времени. Мало кто любит читать длинные письма: его могут открыть, но не вникать в суть. Чтобы читателю было легко уловить смысл, делите послание на короткие и лаконичные абзацы.
-
Допущение грамматических и орфографических ошибок
В мире технологий есть программы, которые выступают в качестве грамотного помощника при написании текстов. Но они не могут учесть все ошибки, тем более если используются специальные термины. Для повышения своей грамотности выделяйте время на изучение словарей и справочников, а также подтяните свои знания с помощью сайтов, где собраны правила русского языка. Если кто-то заметил у вас ошибку и указал на неё, не надо сильно расстраиваться. Пусть это станет для вас опытом, который поможет в дальнейшем избежать подобной ситуации.
Скачайте полезный документ по теме:
Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами
Примеры деловых писем некоторых видов
Ниже мы привели в пример некоторые виды деловых писем и их образцы.
-
Коммерческое предложение
Генеральному директору
ООО «Линия»
Новикову Сергею Геннадьевичу
Уважаемый Сергей Геннадьевич!
В ответ на Ваше обращение высылаем Вам наше предложение по поставке канцелярских принадлежностей.
Наша компания является крупнейшим в регионе поставщиком продукции для офисов и магазинов канцтоваров. Наш широкий ассортимент даёт возможность выбрать то, что больше подойдёт для Вашей компании. Вы можете заказать товар оптом или же штучно. Нашими клиентами уже стали такие крупные компании, как ООО «Арион», ОАО «Самсон-Агро», фирма «Авангард-ТЕХНО», торговый холдинг «Пульс» и сеть супермаркетов «Гигант».
Мы предлагаем вам осуществить закупку всех канцелярских принадлежностей в нашей фирме. В приложении к письму вы найдёте детальный прайс, а также список продукции, на которую сегодня действуют скидки.
С уважением,
Директор ООО «Ластик»
Долгов Г. Д.
Как правило, задача бизнес-общения состоит в том, чтобы убедить одну из сторон приобрести товар или просто ознакомиться с ним. Из первых предложений становится понятно, что до этого письма был направлен запрос о предоставлении прайса.
Помимо этого, отправитель указал для примера наименования крупных компаний-клиентов, с которыми они сотрудничают. С письмом идёт приложение, где есть прайс и список акционных товаров, поэтому послание не только коммерческое, но и сопровождающее.
-
Письмо-ответ на послание с коммерческим предложением
Директору OOO «Ластик»
Долгову Г. Д.
Уважаемый Геннадий Дмитриевич!
По результатам полученного от Вас коммерческого предложения и прайса (письмо от 10.03.2020 г.) готовы сообщить Вам, что хотим совершить заказ. В приложении к письму прилагаем перечень позиций и количество, которое нам необходимо. Просим поставить нам товар до 20.03.2020. Оплату гарантируем в срок до 25.03.2020.
С наилучшими пожеланиями,
директор ООО «Линия»
Новиков С. Г.
В данном письме стоит подпись директора организации, но визировать его мог и другой представитель компании, например, руководитель отдела снабжения. К тому же это не просто ответ, а письмо-гарантия, в котором отправитель утверждает, что оплатит товар в указанный им срок.
При отрицательном ответе письмо можно построить следующим образом:
Директору OOO «Ластик»
Долгову Г. Д.
Уважаемый Геннадий Дмитриевич!
В ответ на полученные от Вас коммерческое предложение и прайс (письмо от 10.03.2020 г.) вынуждены сообщить Вам о своём отказе. Цены, заявленные в приложенном к письму прайсе, нашей компании не подходят.
С уважением,
директор ООО «Линия»
Новиков С. Г.
-
Образец письма-приглашения
Директору ОАО «Пимес»
Данилову Степану Игнатьевичу
Уважаемый Степан Игнатьевич!
Приглашаем Вас на выставку «Мебель 2020», где будет представлен широкий ассортимент нашей продукции. Также здесь вы сможете увидеть новинки этого года и товары, которые уже завоевали популярность у наших клиентов. Вы сможете подобрать для себя и своей компании офисную, мягкую, корпусную мебель на любой вкус, а также продумать оригинальный дизайн, который мы воплотим для Вас в жизнь.
Выставка пройдёт в г. Краснодаре 20 марта 2020 года. Начало в 10:00. Место проведения — выставочный зал г. Краснодара «Умидс».
Будем рады видеть Вас!
Генеральный директор ООО «Мебель-Люкс»
Савельев Д. Е.
Глядя на послание, мы видим, что в нём указаны место, время и дата проведения события. При необходимости в письме могут подробнее рассказать о том, как добраться к площадке, или перечислить какие-то правила, к примеру, дресс-кода. Всё это мотивирует получателя послания стать участником мероприятия. Данное послание в любом случае требует ответа, особенно если на место проведения отправится несколько представителей, тогда в нём надо указать их список. Обязательно проверяйте статус отправки.
Деловое письмо является очень важным и существенным инструментом привлечения успеха к вашей компании и расширения целевой аудитории. Если послания официального характера всегда составляются грамотно и красиво, то ваша организация получит хорошую репутацию. Старайтесь как можно чаще применять данный инструмент в своём бизнесе и тогда вас точно ждёт успех.
Облако тегов
Понравилась статья? Поделитесь:
- Что такое деловая переписка
- Зачем нужна деловая переписка
- Виды деловых писем
- Главные правила деловой переписки
- Структура делового письма
- Оформление делового письма
- Ошибки деловой переписки
- ТОП-5 книг о деловом общении
- Выводы
Что такое деловая переписка
В 2018 году Алина устроилась на работу в крупный IT-холдинг. Все сотрудники компании общались в корпоративном мессенджере. Однажды ей тоже пришлось им воспользоваться, но что-то пошло не так.
Девушке предстояло показать себя во всей красе основателю компании, чтобы получить бесплатное обучение по копирайтингу. Однако она не знала, что существует «особый» порядок действий во время переписки с ним.
На вопрос начальника «На какой должности вы работаете» Алина не раздумывая ответила «Копирайтер». Тут же он довольно грубо отреагировал, что на его вопросы ответ должен состоять из 500 символов.
Конечно, после такого ей отказали в бесплатном обучении да еще и обвинили в отсутствии креатива. Разберемся вместе с Алиной, какие правила деловой переписки существуют, чтобы не оказаться в подобной ситуации.
Что это? Обмен коммерческой информацией между различными организациями или внутри одной компании между подразделениями. Письма оформляются как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Для кого? В таком формате общаются не только нефтяные магнаты и бизнесмены, но и коллеги, партнеры организаций и их клиенты.
Зачем нужна деловая переписка
Основная цель — добиться от получателя выполнения конкретной задачи. Умение вести деловую переписку поможет поднять репутацию сотрудника в коллективе.
На российских предприятиях деловое общение составляет 70-75% от всей документации.
Деловые коммуникации чаще выполняют следующие функции: информационную, коммуникативную и правовую.
- Информационная
Работники компании получают необходимые для них сведения.
- Коммуникативная
Эта функция помогает поддерживать связь между руководителем и подчиненными, а также между коллегами.
- Правовая
На любую компанию могут подать в суд. В таком случае деловая переписка будет выступать в качестве доказательства.
Важно: документы необходимо оформить на фирменном бланке, подписать и заверить печатью компании. Так они будут иметь юридическую силу. Письма, которые были отправлены внутри организации, подобных правил к оформлению не требуют.
Виды деловых писем
Письма делятся на несколько видов по цели и теме послания. С некоторыми из них вы наверняка знакомы, так как сталкивались с их написанием на работе или в обычной жизни.
|
Вид письма |
Характеристика |
|
Сопроводительное |
Люди, которые хотя бы раз откликались на вакансию, вспомнят о сопроводительном письме. В таких случаях оно описывает, что находится во вложении. Например, портфолио |
|
Оферта |
Предложение заключить сделку с другим физическим или юридическим лицом. В таком письме обязательно прописываются сроки, условия договора и платежа |
|
Рекламация |
Многие и не догадываются, что пишут деловое письмо, когда отправляют сообщение с претензией к качеству доставленного товара. Однако даже такой вид коммуникации — один из видов бизнес-общения |
|
Гарантийное |
Название говорит само за себя. В письмах такого вида исполнитель дает гарантии выполнить обещание в установленные сроки |
|
Приглашение |
Призыв пойти на семинар, собеседование, конференцию. Письмо позволяет получателю посетить долгожданное (или не очень) мероприятие |
|
Поздравление |
У кого-то из сотрудников компании день рождения? Скорее всего, утром на почте он увидит письмо с поздравлениями от коллег |
|
Благодарность |
Благодарственное письмо — лучший способ для бизнеса сказать «спасибо» |
|
Сообщение |
Передача получателю важной информации, извещения или уведомления о каком-либо событии. Например, о проведении совместной встречи |
|
Напоминание |
Способ напомнить сотруднику о чем-либо, чтобы получить его ответ или добиться решения конкретной задачи |
Главные правила деловой переписки
Письма должны быть четкими, грамотными и лаконичными. Это главные правила бизнес-коммуникации. Избегайте жаргонизмов, двусмысленных формулировок и слов.
6 главных правил делового общения
- Формальный стиль и обращение на «вы». Не надо «тыкать». Такой тип обращения нельзя использовать даже во время деловой беседы с другом. Личная жизнь и работа несовместимы.
- Отсутствие ошибок при использовании терминов, ведь они говорят о некомпетентности сотрудника. Замените сложное понятие доступными словами, если не знаете, как правильно его употреблять.
- Простой язык. Чтобы избежать недопонимания, откажитесь от сложных формулировок, понятий, конструкций, длинных предложений. Понятно, что многим хочется показать свою начитанность, но в деловой переписке важна простота.
- Точность и четкость излагаемых мыслей. Адресат должен понять, какую информацию вы пытаетесь донести.
- Один информационный повод — одно письмо. Например, вы ставите сотрудникам несколько задач. Каждую из них необходимо прописать в отдельном письме. В противном случае текст будет перенасыщенным.
- Перепроверка текста. Перед отправкой письма его надо проверить и убедиться, что нет ошибок, опечаток и других погрешностей
- Использование корпоративной почты. Личный электронный ящик оставьте для получения промоакций от любимых магазинов.
На почту пришло письмо от образовательного портала? Сообщают о скором повышении цен? Самое время купить курс о навыках делового общения. С выгодным кредитом от Совкомбанка вы сможете себе это позволить.
Если вам нужно взять кредит на развитие бизнеса, покупку квартиры, авто или просто на личные цели, то вы всегда найдете выгодное решение в Совкомбанке. Мы выдаем кредиты до 5 млн рублей на срок до 5 лет, а комфортный ежемесячный платеж вы можете рассчитать на нашем кредитном калькуляторе.
Структура делового письма
Все должно иметь свою структуру и порядок. Официальные письма — не исключение.
Что входит в структуру делового письма.
- Данные адресата и дата создания.
- E-mail получателя (конкретный сотрудник или отдел).
- Вступление, которое содержит обращение.
- Основной текст, который состоит из двух частей. В первой излагаются причины или цель письма, во второй — выводы, предложения, требования.
- Отсылка на вложение (например, прайс-лист).
- Заключение, написанное в уважительной форме.
- Подпись адресанта с указанием телефонного номера.
Оформление делового письма
Важно: для оформления деловых писем был разработан ГОСТ Р 7.0.97-2016. В стандарте отражены основные требования к содержанию документов.
Несколько правил из ГОСТа:
- Используйте шрифты Arial №12 или 13, Times New Roman №13 или 14.
- Выравнивание заголовков — по центру или левому краю. Текста — по ширине.
- В заголовке указывается название и содержание письма.
- Инициалы получателя пишутся после фамилии, в подписи — перед ней.
- Название фирмы прописывается в именительном падеже, человека — в дательном.
Оформление делового письма на бумаге
Несмотря на повсеместное использование электронной почты, деловые письма еще отправляют на бумаге. Важно, чтобы переписка велась в соответствии с особыми правилами.
Печать официального документа производится на фирменном бланке. Лучше использовать бумагу высокого качества. Необходимо разборчиво указать данные отправителя. Для иностранных партнеров данные адресанта прописываются на английском языке.
Перед отправкой по почте письмо складывают один раз текстом внутрь и помещают в конверт. Важные документы отправляют в картонных пакетах формата А4.
Реквизиты отправителя указываются и в письме, и на конверте. Адрес получателя пишут только на конверте, а отправителя — еще и в документе.
Образец делового письма на бумажном носителе (файл)
Оформление электронного делового письма
Бизнес-письмо составляется так, чтобы посыл отправителя был понятен. У получателя не должны округляться глаза при виде непонятных формулировок, невнятных фраз и обилия ненужной информации.
В графе получателя прописывается либо один адрес электронной почты, либо несколько, если письмо отправляется нескольким людям. В поле «Копия» можно добавить еще одного участника переписки. В таком случае вы уведомите его о происходящем. Ответа или участия в обсуждении от него не требуется.
Тема письма должна быть уникальной и понятной. Например, «Отчет от главного бухгалтера» и «Отчет. Декабрь 2022. Итоговый вариант». Во втором случае получатель поймет, о чем идет речь.
В теле письма содержатся три основных элемента.
- Приветствие (например, Уважаемый Анатолий Анатольевич).
- Изложение вопроса: описание проблемы, пути решения, презентация кого или чего-либо, напоминание.
- Адресант прописывает призыв к действию или просьбу.
Подпись в электронной почте — важный момент. В ней содержатся данные об отправителе: ФИО, должность, наименование компании, номер телефона. Можно указать дополнительные данные, например, Telegram.
В соответствии с правилами этикета в деловом письме должна прописываться информация о вложении и подводка к нему. Сами вложения стоит называть лаконично и понятно, они не должны превышать 3-5 Мб.
Сроки ответа можно указать в самом конце. Это делают в тех случаях, когда задача требует длительного решения. В остальных случаях на письмо надо ответить в течение 2-3 часов с момента получения.
Образец электронного делового письма (файл)
Ошибки деловой переписки
Чтобы собеседник не вышел из себя, пишите правильно.
- Нет приветствия
Деловое письмо — это, по сути, официальный документ. В переписке с друзьями можно забыть про приветствие, но в бизнес-коммуникации это грубая ошибка.
- Сокращения
«Пжл», «спс» и «ок» оставляем для знакомых. В деловых письмах такие сокращения — табу.
- Юмор
Никаких шуток и выдержек из анекдотов. Байки лучше рассказывать во время посиделок с приятелями после работы.
- Множество восклицательных знаков
Эксцентричные особы в конце предложений ставят по три, а то и по пять восклицательных знаков. В деловом письме избегаем таких ошибок.
- Канцелярит
Слишком формальные высказывания доставляют неудобства при чтении письма. Будьте проще и предложения делайте такими же.
- Caps Lock
«АНАТОЛИЙ, СРОЧНО ОТПРАВЬ МНЕ ОТЧЕТ!». Не очень приятно, согласитесь? В Сети написанные заглавными буквами предложения воспринимаются как крик. Вы же не хотите орать на своего босса (или подчиненного)? Даже если и хотите, лучше сделайте это про себя.
- «Заранее спасибо»
Преждевременной благодарностью вы ставите сотрудника в неловкое положение и обязываете выполнить какую-либо просьбу. Чтобы подстегнуть собеседника, лучше написать ему о перспективах.
- Непонятная тема письма
Формулировка «Зина, мандарины» может ввести получателя в заблуждение. Он будет злиться, когда поймет, что под этими словами скрывался документ о закупке Зиной мандаринов на новогодний корпоратив.
ТОП-5 книг о деловом общении
Дома или в офисе — везде необходимо общаться с начальством, коллегами и партнерами. Не всегда можно найти человека, который научит грамотно выстраивать разговор.
Мы составили подборку книг по искусству ведения деловой переписки, чтобы вы могли овладеть этим навыком.
В этом мире можно получить все что угодно. Главное — иметь желание. Карта рассрочки «Халва» поможет воплотить мечту в реальность.
Универсальная карта «Халва» — не просто удобное платежное средство. Она, словно швейцарский нож, содержит десятки полезных финансовых инструментов в одном пластике и мобильном приложении. Кешбэк до 10%, рассрочка в 250 000+ магазинов и доход на остаток до 15% с бесплатным обслуживанием. Сделайте свою жизнь слаще и удобнее!
«Новые правила деловой переписки», Максим Ильяхов, Людмила Сарычева
Авторы хита «Пиши, сокращай» представили миру свое новое детище. В книге есть советы, как научиться уважать собеседника без дешевой вежливости и манипуляций. Читатель узнает, как сделать переписку с коллегами продуктивной, понятной и простой. В пособии представлены наглядные примеры, как стоит делать, а как — нет.
«Переписка 2.0. Как решать вопросы в чатах, соцсетях и письмах», Саша Карепина
Удаленка, которая стала привычным форматом работы во время пандемии, показала, что без электронной почты не обойтись. Умение плодотворно общаться с начальством стало важным условием для бизнеса. Эксперт в деловой переписке Саша Карепина рассказывает в своей книге, как беседовать в формате «онлайн», чтобы вас поняли и услышали.
«Правила делового общения. 33 «нельзя» и 33 «можно», Нина Зверева
Небольшая по объему, но очень полезная книга от обладательницы двух ТЭФИ, бизнес-тренера Нины Зверевой. В книге она с юмором делится секретами успешной коммуникации.
«Без обид! Как эмоциональный интеллект помогает общаться с коллегами и руководством», Молли Вест Даффи, Лиз Фосслиен
Существует мнение, что на работе нельзя показывать свои эмоции. В то же время психологи не советуют долгое время подавлять их, так как это вредно для здоровья и негативно сказывается на продуктивности. Авторы книги «Без обид!» помогают найти баланс. В сборнике есть советы, как слышать себя и коллег, направлять чувства в нужное русло.
«Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет», Ольга Шевелева
Некорректное обращение, отсутствие приветствия, обилие ошибок при деловой переписке, — эти детали могут негативно сказаться на заключении сделки и даже стать причиной увольнения. Ольга Шевелева собрала в своей книге правила делового этикета в России и за границей.
Факт дня
Традиция обозначать денежные единицы перечеркнутыми буквами появилась в Древнем Риме, чтобы не путать их обозначение с обычными буквами и цифрами.
Выводы
Итак, перед написанием делового письма определите его главную цель. Внимательно изучите структуру. Она позволяет повысить эффективность переписки, сократить время на понимание темы послания, повысить репутацию в компании, четко передать ключевые моменты.
Ознакомьтесь с правилами оформления письма. Когда оно составлено корректно, получатель сразу поймет, что от него хотят.
Изучите главные ошибки делового общения, чтобы не допускать их.
Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.
Виды и отличия деловых писем
Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.
Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:
- гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до …»;
- коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
- просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
- приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
- извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
- обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
- напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
- сопроводительная, например, опись вложений;
- поздравление;
- требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.
В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).
Правила написания и распространенные ошибки
Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:
- составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
- использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
- основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
- в обращении использовать имя и отчество руководителя;
- указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
- отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.
Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:
Распространенные ошибки:
- отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
- использование безличных обращений;
- использование сленга;
- личные вопросы;
- ошибки в именах, названиях, реквизитах;
- требовательный тон;
- настойчивые рекламные лозунги;
- грамматические ошибки.
Правила оформления по ГОСТу и без него
Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.
В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию допускается использовать в делопроизводстве.
Основные реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016:
- заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
- обращение к адресату — по центру;
- преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
- основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
- заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
- подпись.
К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.
Основные рекомендации по составлению:
- использовать достоверную информацию;
- излагать информацию кратко и доступно;
- использовать деловой стиль;
- не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
- не использовать исправления.
На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.
Образцы
Образец, как составить письмо-обращение:
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111
Директору
ООО «Статус»
Китовой Н.Н.
Приглашение на выставку продукции
Уважаемая Нина Николаевна!
Приглашаю Вас принять участие в выставке продукции сельскохозяйственных производителей Ленинградской области, которая состоится 24.10.2020 г. по адресу нашей организации в 10-00. На ней будут представлены образцы продукции с целью оценки, выбора и заключения договоров поставки.
Сообщаем Вам, что на выставке будут соблюдены все санитарно-эпидемиологические меры. На выходе будут выдаваться средства индивидуальной защиты — респираторы и перчатки, регулярно будет проводиться проветривание и обработка кварцевыми лампами.
Генеральный директор ООО «Clubtk.ru» Воронов А.В. Воронов
Исполнитель
Иванов И.И.
тел/факс (812)7121212,
e-mail: info@clubtk.ru, http://www.clubtk.ru
Образец, как писать официальное письмо:
Директору
ООО «Clubtk.ru»
А.В. Воронову
123456, Санкт-Петербург,
ул. Правды, д. 1
от Индивидуального предпринимателя
Иванова Ивана Ивановича
г. Санкт-Петербург, ул. Истины, д. 3
Уважаемый Андрей Викторович!
Сообщаю, что заинтересован в заключении договора аренды помещения 20–30 квадратных метров по адресу: Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1, под размещение цветочного магазина. Прошу выслать образец договора аренды для ознакомления.
Иванов И.И.
т. (819) 555-333, e-mail: ivanov.er@mail.ru
Как написать электронное деловое письмо
В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).
Структура:
- тема;
- приветствие;
- краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
- подпись.
При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.
Правила составления:
- чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
- поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
- приветствие пишется в обычной форме;
- в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
- в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.
Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность.