Тайм менеджмента для руководства

О ценности временного ресурса знает каждый управленец. «Время – деньги» – известная истина, всегда актуальная для большого бизнеса. Как извлечь максимальную пользу из 24 часов, выполнив все запланированные дела без ущерба для отдыха? Освойте принципы тайм-менеджмента для руководителя! Узнайте о тонкостях управления временем в этой статье!

Тайм-менеджмент – что это такое?

Тайм-менеджмент – это искусство управления временем. Современная дисциплина представляет собой совокупность инструментов и методов для оптимизации и эффективного планирования временного ресурса. Ключевое предназначение тайм-менеджмента – научение человека распоряжаться своим временем, быть хозяином жизни, достигать поставленных целей. Основателем дисциплины является американский бизнес-консультант Джеймс Т. Маккей. В 1959 г. он выпустил книгу The Management of Time, в которой он предложил целостную систему тайм-менеджмента. В основе классического искусства управления временем – взгляд о том, что работник может повышать свою продуктивность без контроля руководителя. В период 1960–1990 гг. эта дисциплина не учитывала важность человеческого фактора в виде лени, отсутствия настроения, прокрастинации. Методы менеджмента были ригидными. Управление человеком здесь рассматривалось как руководство предприятием.

Современный тайм-менеджмент рассматривает человека не как ячейку производственной системы, а как личность. Сегодня искусство управления временем учитывает потребности и желания субъекта. Это позволяет повышать его производительность и мотивацию к труду. Учитываются такие факторы, как быстрый темп жизни, меняющиеся условия, потребности личности, современные технологии. Современный тайм-менеджмент, начавший развитие с 1990 гг., получил большее распространение в сравнении с классической дисциплиной. Сегодня с учетом его методологии функционируют предприятия с мировым именем и развивающиеся компании. Существования без использования методов управления временным ресурсом не представляют топ-менеджеры, управленцы среднего и низшего звена, рядовые подчиненные.

Зачем руководителю тайм-менеджмент?

Не имея представления о практической пользе любой дисциплины, даже самому скрупулезному управленцу на захочется внедрять ее постулаты в свою жизнь. Тайм-менеджмент же обладает огромной ценностью! Он повышает личную продуктивность, обеспечивает процветание предприятия. Овладев искусством управления временем в совершенстве, управленец получит следующую пользу:

• управление своей жизнью. Плыть по течению недопустимо для руководителя, лидера! Тайм-менеджмент позволяет человеку почувствовать себя хозяином своей жизни. Освоив его инструменты, личность легко преодолевает внешние неблагоприятные обстоятельства;
• выработка самодисциплины. Для настоящего управленца не характерны импульсивные поступки, прокрастинация. Владея искусством управления временем, человек берет контроль над своими действиями, имеет высокую мотивацию к продуктивной профессиональной деятельности;
• максимальная личная продуктивность. С помощью тайм-менеджмента руководитель эффективно справляется с ворохом основных и второстепенных задач. Это происходит за счет планирования, отсутствия прокрастинации в течение рабочего дня. Исчезает необходимость посвящать рабочему процессу вечернее время суток. Оно высвобождается для хобби, семьи, отдыха, саморазвития;
• ощущение наличия времени. Руководитель регулярно сталкивается со страхом отсутствия временного ресурса для выполнения профессиональных обязанностей. Тайм-менеджмент избавляет от крадников времени, ненужных обязанностей. Дисциплина помогает осознать первостепенную важность ключевых задач. За счет грамотного планирования, делегирования второстепенных полномочий управленец посвятит больше времени разработке стратегии и миссии предприятия;
• помощь в достижении целей. Привыкли к тому, что планы и мечты не реализуются? С внедрением принципов тайм-менеджмента в жизнь управленец научится трансформировать абстрактные мечты в ясные цели и видеть путь для их достижения;
• максимальный результат при минимуме усилий. Наука управления временем предлагает высокоэффективные инструменты для повышения производительности труда, планирования рабочего процесса. При их внедрении руководитель будет более продуктивным при меньших затратах времени и энергии.

Структура тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – прикладная дисциплина. Она заимствует знания из философии, экономики, математики, социологии, психологии, кибернетики. Сегодня наука об управлении временем подразумевает не только грамотный распорядок дня, но и другие вопросы, повышающие личную эффективность. Они включены в структуру тайм-менеджмента:

• планирование обязанностей;
• планирование и учет времени;
• определение миссии, ценностей;
• организация рабочего процесса;
• повышение производительности труда;
• постановка и достижение целей;
• развитие самоконтроля;
• анализ проблем и поиск путей их решения;
• борьба с прокрастинацией, ленью;
• мотивация;
• расстановка приоритетов;
• делегирование полномочий.

Таким образом, тайм-менеджмент – это главный инструмент руководителя. В его структуру включены все процессы, необходимые для эффективного выполнения профессиональных обязанностей, руководства подчиненными, предприятием.

Наука об управлении временем представляет собой целостную систему. Она базируется на трех понятиях – принципы, приемы и техники, а также инструменты. Рассмотрим каждую группу понятий детальнее.

Принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – не точная наука! В ней отсутствуют аксиомы и жесткие правила. Распорядок дня и задачи каждого топ-менеджера различаются в зависимости от специфики производства. Нижеперечисленные принципы – фундамент дисциплины. Они легко внедряются в жизнь любого управленца.

Постановка целей

Действия топ-менеджера, не задумывающегося над желаемым конечным результатом, хаотичны, пусты и бесперспективны. Согласно тайм-менеджменту, постановка масштабных и краткосрочных целей – отправная точка успешной деятельности руководителя. Если вы внедряете науку управления временем в свою жизнь, обязательно ставьте цели на день, неделю, месяц, полгода, год и более долгосрочные. Если вы будете знать их, ваша профессиональная деятельность будет более упорядочена, продуктивна.

Планирование

Составление плана задач на отдельные периоды – ключевой инструмент в тайм-менеджменте. Его наличие позволяет действовать последовательно, не забывая о второстепенных задачах. Планируя свою деятельность, топ-менеджер контролирует свою жизнь. Такая работа демонстрирует ответственность управленца и его серьезный подход к делам. Прекрасно, если планирование из профессиональной деятельности распространяется и на личную жизнь. Управленца покинет иллюзия отсутствия времени. Его жизнь станет насыщеннее, отдых – качественнее.

Фиксация задач

Наличие ежедневника обязательно для управленца! Используйте его в печатном или электронном формате для фиксации текущих задач, неразрешенных вопросов. За счет такой детализации вы будете держать под контролем текущие процессы в компании. Это упростит контроль, не даст упустить важные моменты. Держать всё в голове и надеяться на отличную память бессмысленно. Какие-то задачи будут забываться. На регулярной основе такой подход спровоцирует халатное отношение работников к выполнению обязанностей.

Расстановка приоритетов

Планируя деятельность, обязательно выявляйте самые важные и срочные дела, выполняя их в первую очередь. Направляя на них свои внимание и энергию, управленец достигает намеченных целей за короткий срок.

Иерархия планов

В составлении краткосрочных и долгосрочных планов важна их последовательность. Идеально, если суточные, недельные задачи ведут к выполнению целей, поставленных на полгода и год. Таким образом, план на день или неделю представляет собой шаг к выполнению годовой задачи.

Декомпозиция

Одолевает страх перед выполнением масштабных задач? Разбивайте их на мелкие подзадачи, последовательно выполняя их отдельные этапы. Неизбежна скорая вовлеченность в процесс и удовлетворенность от результата выполненного крупного проекта!

Исключение хронофагов

Регулярная нехватка времени является иллюзией! Хронофаги – поглотители времени. Поддаваясь им, человек не замечает того, как утекают драгоценные минуты, часы. Известными хронофагами являются прокрастинация, бесполезные телефонные разговоры, изучение новостной ленты в социальных сетях, непродуктивная переписка в мессенджерах. Хронофагами могут быть и клиенты, которые не собираются у вас ничего покупать, но тратят ваше время и энергию на бесконечные уточняющие вопросы. Желая достичь максимальной личной продуктивности и карьерного успеха, не дайте хронофагам разрушить ваши планы.

Делегирование полномочий

Руководитель, самостоятельно выполняющий ключевые и второстепенные задачи, обречен на скорое профессиональное выгорание! Оцените степень важности ваших рутинных задач. С какими делами с легкостью справятся подчиненные без ущерба для их качества? При наличии таких в расписании немедленно делегируйте их своим заместителям и рядовым специалистам.

Нет многозадачности!

Заниматься несколькими делами одновременно – неблагодарное дело! Качество проделанной работы будет посредственным. Вовлеченности во время такой деятельности не будет, зато возрастет уровень стресса. Грамотно планируйте свое рабочее время. Для каждого его промежутка намечайте только одну задачу. Выполнение рутинных, второстепенных обязанностей поручите заместителям.

Не отвлекайтесь!

Бесконечные звонки, просьбы о личном приеме и другие внешние факторы отвлекают от решения важной задачи? При выполнении профессиональных обязанностей, требующих высокой вовлеченности, отгораживайтесь от внешнего мира. Отключайте звук на телефоне, давайте указание личному помощнику о невозможности приема подчиненных в этот период.

Повышайте продуктивность на максимум

Объективно оцените свой уровень нагрузки в течение дня. Соответствует ли он трудовому распорядку топ-менеджера? Слишком много времени посвящаете контролю и переписке с клиентами? Делегируйте такие задачи подчиненным, высвободив себя для продуктивной проектной работы, стратегического планирования. Прокрастинируете в свободные минуты? Это не продуктивно! Лучше посвятите их чтению, обучению, занятиям спортом, медитации, хобби. Такой отдых будет более полезен для интеллектуального психологического и физического состояния.

Учитывайте непредвиденные обстоятельства!

Увы, ежедневная деятельность руководителя непредсказуема! Составляя план на рабочий день, учитывайте, что в течение него обязательно появятся дела, которые потребуют вашего непосредственного вмешательства. Предусматривая это, оставляйте несколько часов свободными. Как вариант, планируйте на этот период выполнение тех дел, которые можно перенести на следующий день без ущерба для производственного процесса.

Регулярный анализ проделанной работы

Снисходительность в оценке личных профессиональных результатов недопустима для топ-менеджера! Это влечет его стагнацию, застой в развитии как эксперта. Критически оценивайте показатели своей деятельности. Действительно ли она выполняется без ошибок и с максимальной производительностью? Прекрасно, если управленец видит те процессы, которые требуют улучшений. Это – лучший ориентир для безупречных результатов работы.

Создание личной системы тайм-менеджмента

Универсальных решений не бывает! Строго придерживаться одной выбранной технике либо приему тайм-менеджмента не обязательно. Управленец может адаптировать любой из методов под себя, если это повысит личную продуктивность и комфорт. Действуйте без рамок, экспериментируйте с предложенными техниками.

Работа над саморазвитием

Классический тайм-менеджмент, в котором человек рассматривался только как винтик в производственной системе, не получил развития. Его современный вариант, в основе которого – личность с его интересами и стремлениями, используется по всему миру. Работая над личной эффективностью, не забывайте включать в план задачи для саморазвития, отдых, хобби и общение с близкими людьми!

Инструменты тайм-менеджмента

Упростят процесс управления временем специальные приспособления! С их помощью тайм-менеджмент станет более комфортным, ведь держать планы и задачи только в памяти – непродуктивно.

• бумажный ежедневник, планер. Фиксация важных задач на бумажном носителе – не блажь, а необходимость для управленца. Сегодня в продаже имеются варианты с различной разлиновкой страниц. Это позволяет легко подобрать наиболее подходящий продукт печати, отвечающий требованиям руководителя. Да, в отличие от электронных вариантов, они не интерактивны. Зато важные записи точно не исчезнут из-за нечаянного нажатия на Delete. Такой вариант подходит для управленцев, которые настороженно относятся к новшествам;
• электронные носители. В их числе – ежедневники, менеджеры задач, таск-менеджеры. Сегодня такие инструменты на пике популярности! Умные приложения, созданные с учетом рекомендаций тайм-менеджмента, самостоятельно распределяют задачи по приоритетам, целеполаганию. Они существенно упрощают процесс планирования, подходя любителям инновационных технологий;
• таймер. Устройством, которое ведет счет временным интервалам, сегодня оснащен каждый смартфон. Такой инструмент необходим для бюджетирования времени на отдельные задачи, распределения такого ресурса на работу и отдых;
• чек-листы. Контрольные листы с перечнем задач – удобный инструмент для самоконтроля профессиональной и личной продуктивности. Они упрощают и процесс контроля производительности подчиненных;
• канбан-доски. Инструментарий, на котором визуализированы текущие обязанности, ежедневные, годовые задачи. Они упрощают проектную работу. Для записей на таких досках используются маркеры либо стикеры. На них визуализируются все ключевые процессы на предприятии;
• ментальные карты. Инструмент для управления мыслями, задачами, производственными процессами. Они создаются на бумажных и электронных носителях. В центре ментальной карты – цель. Напротив нее стрелками указываются презентация идеи, детализация, методы достижения. В целом на ментальной карте фиксируется всё, что поможет достичь желаемого результата.

Приемы и техники тайм-менеджмента

Современный тайм-менеджмент подразумевает не только эффективное распределение времени для выполнения производственных обязанностей. Среди тысяч техник и приемов такой дисциплины найдутся инструменты для повышения личной продуктивности в различных сферах жизни. Ниже приведена информация о них.

Расписание

Наиболее простой способ планирования текущих дел. Расписание – список дел, напротив которых указываются временные отрезки для их выполнения. Таким образом удобно планировать рабочий день, неделю.

Список дел

Самая распространенная и простая техника в тайм-менеджменте. При ее использовании на бумажном либо электронном носителе фиксируются планируемые задачи. Они зачеркиваются по их выполнении. Несмотря на простоту, такая техника эффективна и в составлении планируемых задач на год и на более отдаленные временные промежутки.

SMART

Техника визуализации в тайм-менеджменте упрощает процесс постановки цели и конкретизирует задачи. Анализируя какую-либо задуманную идею с ее помощью, с высокой вероятностью вы сможете воплотить ее в реальность за короткий промежуток времени. Она подразумевает конкретизацию цели по следующим параметрам:

• Specific – конкретность. При формулировке цели указывается ее желаемый результат;
• Measurable – измеряемость. Показатели, по которым измеряется цель, – точная цифра желаемой прибыли, количество открытых филиалов, достигаемый план продаж;
• Attainable – достижимость. Имеющиеся ресурсы для достижения цели – персонал, финансы, силы, время;
• Relevant – актуальность. Ответ на вопрос, действительно ли достигаемая цель стоит затрачиваемых усилий;
• Time-bound – период времени. Желаемый срок достижения цели.

Pomodoro

Такая техника оптимальна для отвлекающихся и неусидчивых натур, которым трудно доводить дела до завершения. Для ее внедрения в жизнь потребуется только таймер. Она подразумевает выделение определенных временных отрезков для выполнения задач. После наступает отведенный срок для передышки. Например:

• актуализация задачи. Выделенное время для ее выполнения – 60 минут. Оно фиксируется на таймере. После сигнала наступает отдых;
• перерыв. Устанавливается таймер на десять минут.

Количество циклов – четыре. После этого устанавливается таймер на 30 минут, отведенные на продолжительный отдых.

Съешь лягушку!

Доказано, что прокрастинация актуализируется при необходимости выполнения сложных либо неприятных задач. Такая техника предлагает их выполнять в первую очередь и без отговорок! В тайм-менеджменте «лягушки» – это именно такие задачи. Составьте план на день, выделите наиболее неприятные и сложные дела и приступите к их выполнению. Уверяем, работа над другими задачами пройдет гораздо быстрее и эффективнее. Кроме того, останется свободное время для саморазвития, хобби либо разработки проекта, до которого у управленца раньше не доходили руки!

Матрица Эйзенхауэра

Популярный метод в тайм-менеджменте помогает вычленить ключевые и второстепенные задачи, урегулировать рабочую нагрузку. Внедряя его в свою рабочую деятельность, все дела группируются по следующим критериям:

1. Важные и срочные.
2. Важные и не срочные.
3. Не важные, но срочные.
4. Не важные и не срочные.

Очевидно, что в приоритете стоят задачи первой группы. Задачи второй и третьей групп также требуют внимания, при этом многие из них можно делегировать заместителям. Выполнением обязанностей четвертой группы целесообразно заняться при наличии свободного временного окна.

Метод слона

Техника повышения личной продуктивности, которая упрощает процесс выполнения очень сложных, неподъемных задач. При ее выполнении создается таблица с двумя столбиками со следующими названиям:

• «Слоны». Масштабные задачи, выполнение которых требует значительного временного и энергетического ресурса;
• «Бифштексы». Подзадачи, вытекающие из крупных дел.

Таким образом крупные цели разбиваются на мелкие шаги и выполняются ежедневно. Постепенно вовлекаясь в покорение «слона», решение сложной задачи уже не кажется таким сложным.

Каждая из предложенных техник тайм-менеджмента подходит не только управленцам высшего звена. При желании они помогут повысить личную продуктивность даже домохозяйкам и школьникам.

Ключевые ошибки в тайм-менеджменте

В погоне за максимальной личной продуктивностью с использованием тайм-менеджмента, его начинающие адепты часто совершают следующие ошибки:

• пренебрежение планированием. Самая главная ошибка в тайм-менеджменте – отказ от использования его ключевого инструмента. Даже составляя банальные список дел или расписание, управленец не упустит важных задач. Хаотичный распорядок дня недопустим для топ-менеджера;
• приоритизация срочных задач перед важными. Если тратить все силы на выполнение неотложных дел, у руководителя вряд ли останутся силы и энергия на проекты, стратегию. При наличии такой ошибки в личном тайм-менеджменте рекомендуется планировать задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра;
• отказ от делегирования от полномочий. Вами владеет сверхконтроль, поэтому вы не можете передать часть обязанностей подчиненным? Такой подход приведет к скорому профессиональному выгоранию. Откажитесь от части рутинной работы, освободив время для решения масштабных задач;
• стремление к совершенству. Качественное выполнение работы – залог профессионального успеха. Однако в стремлении достигнуть идеального результата в выполнении второстепенных дел, управленец лишь напрасно тратит драгоценный временной ресурс;
• неправильный расчет времени. Такая ошибка приведет к тому, что руководитель не будет успевать выполнять все намеченные задачи. Или в течение дня у него будут возникать большие свободные временные промежутки. Последние можно было бы использовать более продуктивно. Знакомая ситуация? Замеряйте в течение недели с помощью таймера сроки выполнения каждой отдельной задачи. Вскоре вы сможете составлять личное расписание с точностью до минут;
• отсутствие перерывов. В погоне за личной эффективностью решили отказаться от отдыха? Это приведет к избытку ошибок в работе, утомляемости, высокому уровню стресса. В течение рабочего дня обязателен один перерыв в 60 минут и несколько пятиминуток отдыха.

Вы – управленец, который задумался о повышении личной продуктивности? Внедрите вышеперечисленные принципы тайм-менеджмента для руководителя в вашу профессиональную жизнь. Это – залог личного успеха, процветания бизнеса!

Тайм-менеджмент для менеджеров/тимлидов/управленцев(шаблоны и рекомендации)

О чём речь?

Всем привет!

Сегодня хочу поделиться с вами личной историей преодоления и теми инструментами, рекомендациями и выводами по планированию, которые я нашла на своём непростом пути управления временем и командой, личными ресурсами и эффективностью.

Я приведу импровизированный кодекс, который поможет вам выбраться из ямы микроменеджмента и захлёстывающего с головой потока задач, или, если вам повезло, то понять как в него не попасть. Так что если вы управленец/менеджер/тимлид, то вам должно пригодиться. Но сразу скажу, некоторые рекомендации могут быть специфичными, чисто агентскими.

Хочу поделиться этой инфой потому, что знаю, что где-то на свете сейчас сидит, обняв коленки, менеджер/тимлид, который просто очень хочет на ручки и чтоб его обняли, а не вот это всё 😢

Коллега — я с тобой ✊ Держись, ты разберёшься и станешь сильнее и опытнее, чем был.

Мой контекст

Я Ксюша. Сейчас я работаю продактом. Но до этого я долгое время развивалась в менеджменте рекламных проектов в агентствах на разных позициях: от обычных аккаунтских до руководства отделом и несколькими направлениями. Под моим тимлидством творили прекрасное большие распределённые команды (до 50 человек). Так что какие-то уроки судьбы набитые по пути шишки мне удалось забрать из этого замечательного, опыта)

Главный вывод и стартовая ситуация

Главное, что я вынесла для себя — планирование, управление личными ресурсами и командой нужны и должны быть организованы системно, регулярно и комплексно.

И это признать было сложнее всего, ну и ещё то, что в действительности не знаешь, что делать. Мне кажется, что я прошла через все стадии ада от отрицания до принятия.

Было всякое: перегруз, стресс, критика, переработки, факапы дедлайнов, неудачные попытки внедрять системность, планирование, менять формат взаимодействия с коллегами. Неудачные они были потому, что я не знала, как делать это правильно.

Классно, пока можешь вывозить всё только на одном энтузиазме, но он не бесконечен. У каждого есть свои пределы и если вы их ещё не нащупали, погодите, их нащупает кто-то другой, без вашего разрешения)) Так я поняла, что если хочу как-то контролировать ситуацию и тем более развиваться, то нужно что-то менять в подходе.

Просто когда ты задумываешься о такой необходимости, особенно в первые разы, то скорее всего уже находишься в ситуации, которая вызвана как раз отсутствием “правил игры” и полной твоей дизориентацией “что делать-то” и на каком этапе началась эта “попа”. Картина маслом — ты в вакууме и кругом хаос. А из такой ямы выбраться в принципе уже труднее, чем в спокойное время потихоньку, планово, как и должно быть, итерациями внедрять систему.

Но нет дыма без огня, поэтому чтоб что-то понять, зачастую нужно обжечься.

Так вот, когда ты в “попе”, советы внедрить планирование и нормальную систему управления кажутся смешными и нереалистичными. Мозг как может, пытается откреститься от “лишней задачи”, которая никому не нужна и вообще непонятно, какой выхлоп даст.

Ты в стрессе и не можешь думать о стратегических мероприятиях, а только о том, как выбраться с этого дна. Все силы организма направлены на “выживание”, уровень адреналина высок, мы ищем быстрые простые решения. Так уж устроен мозг, что в стрессе дезактивируется префронтальная кора, которая отвечает за стратегическое мышление и у руля миндалина, которая командует выживанием и нашими животными инстинктами. Они отбирают управление друг у друга.

Меня очень крыло в этот период самообманом, от “всё ок” и “я и так всё знаю/умею” до “я пробовала и не получилось” и “это всё не работает”. Поэтому первые попытки внедрить системность и планирование накрылись медным тазом моим выгоранием.

Что делать-то?

Надо разобраться, как всё работает, взять ситуацию в свои руки и определить свои правила в этой игре. Но сначала выйти из эпицентра ситуации и из состояния стресса, по-другому мозг варить не начнёт.

И уже после этого, когда вы действительно честно признаетесь себе в необходимости внедрения системы планирования и управления, а главное, поверите в то, что это работает — только в этом случае вы начнёте искать и находить подходящие и оптимальные именно для вас решения.

Понадобится разобраться в каких зонах работы могут скрываться подводные камни, понять, как работает наш мозг, какие модели управления существуют, от чего они зависят, как помогают мозгу эффективно использовать его ресурсы и как мы ещё дополнительно можем помочь себе.

Это канва. Это то, откуда формируется образ мышления роста, такая философия своего рода. Никакими отдельно взятыми инструментами к такому не придёшь. Потому что правила нас только ограничивают, а вот сформированный образ мышления открывает новые возможности. Я искренне уверена, что без понимания себя, инструменты, типа матрицы Эйзенхауэра или метода помидора, будут просто бесполезны.

За одну эту статью обо всё разом не расскажешь точно, поэтому пока я просто приведу список “скорой помощи” ёмкими пунктами. И запланирую продолжение в следующих частях.

Рекомендации по управлению временем

Планирование

1. Планируйте обязательно своё время. Определитесь с форматом личного ресурсного планирования и планируйте свой день, неделю, спринт. При необходимости сделайте план общедоступным, с понятным форматом приоритезации беклога(используйте модели скоринга). Проводите check и act(PDCA — цикл Дёминга) — корректируйте по потребности.

2. Выделяйте время на работу с инбоксом — проверка почты, мессенджеры и т п. Определите периодичность, иначе работа с этим пунктом превратится в хаос и сделает вас своим заложником. Необязательно проверять входящие 10 раз в день и моментально отвечать на них.

3. Закладывайте время в дне на планирование и оценку задач, прежде чем браться за них — планируйте планирование.

4. Закладывайте буфер на внеплановые задачи (от клиента, переписки и т п) — его вам нужно оценить самостоятельно опытным путём, у меня бывали времена, когда половину-треть раб дня нужно было выделять.

5. Не пропускайте обед, выделяйте на него время. В течение дня делайте себе дополнительные перерывы.

6. Выделите время в конце дня на завершение задач, чтоб закончить вовремя рабочий день (не ставьте на это время встречи).

7. Прошейте календарь регулярными слотами.
   Внесите все постоянные встречи, слоты под задачи, обеды, слоты под встречи. Используйте цвета для визуализации. Например личные — только жёлтые. Задачи тоже можно закидывать в календарь.

8. Планируйте личный ресурс:
   Сколько всего рабочих часов в этом периоде? Сколько из них вы тратите на регулярные пункты? А на остальные? Главное, чтоб кол-во часов необходимое на проекты не превышало кол-во часов, которое у вас лично есть внутри этого периода.
   *Кстати, этот же шаблон можно использовать для планирования ресурсов команд.
   Ссылка на первоисточник.

9. Если проектов несколько — приоритизируйте.
   Например, можно по объёму бюджетов: Считаем, сколько денег приходит всего по каждому проекту, делим между собой в процентном соотношении, перекладываем соотношение на рабочие часы. В итоге получаем столько, сколько тебе “нужно” тратить на каждый проект, а если какой-то требует больше, можно попытаться сэкономить и перенести с других, если это реально, если нет — нужно обсуждать с руководством варианты решения.

10. Управляйте своими зонами внимания:
    Делать это нужно регулярно, особенно, когда накрывает большим объёмом новой работы или когда очень сильно меняются сферы внимания. Чувствуете, что идёт расфокус, этот инструмент хорошо поможет себя подсобрать.

11. Если вы не знакомились ближе с моделью Кеневина и гибкими методологиями(скрам, канбан и т п) и — настоятельно рекомендую. Особенно этим грешат маркетинговые команды. Считается, что гибкие методологии — только для разработки. Это не так. Изучите методики, заберите себе работу лучшие практики. И помните — форма не должна превалировать над функцией.

Работа с задачами

1. Прежде, чем делать задачу, сначала подумайте хорошо, а моя ли это задача, по адресу ли она прилетела вообще, и если нет — перенаправляйте на другого/предлагайте решение без вашего участия.

2. Старайтесь не загонять себя в рамки только имеющихся у вас ресурсов(личных, командных). Ты ограничен только тем, что имеешь, только пока сам веришь в это. Если видите, что их не хватает — привлекайте дополнительные. Не пытайтесь собой затыкать все дыры.

3. Если задача быстрая, на пару минут — делайте сразу.

4. По возможности не пытайтесь решать за день больше одной сложной задачи.

5. Прежде чем делать задачу, даже если она суперсрочная, дайте себе время, чтоб прикинуть несколько вариантов решения, иначе, если сразу кидаться в бой, можно уже только в итоге понять, чтоб на начальном этапе можно было выбрать другой путь.

6. Если поступила новая задача, не говорите сразу, когда её сделаете, говорите, когда сможете с ней ознакомиться и дать оценку. Дайте себе больше времени на планирование.

7. Если работаете со смежниками, по возможности старайтесь использовать общее рабочее пространство, хотя бы для ведения статусов движения задач из бэклога по этапам работ. Так все будут видеть ваш текущий приоритет.

8. Когда работаете с конкретной задачей — фокусируйтесь только на ней. Для решения сложных задач лучше всего вообще отключить уведомления везде.

9. И вообще — не оставляйте постоянно включенными уведомления во всевозможных рабочих чатах, мессенджерах, почте и задачниках. Бесконечные уведомления — это перманентный стресс для организма, который незаметно приводит к расфокусу в работе. Просто выделите себе время отдельное в дне на проверку источников и предупредите коллег, что по срочным вопросам вам лучше звонить или тегать.

10. Результат работы может быть неидеальным. Просто примите это.

11. Подумайте о том, как можно сделать эту задачу проще и быстрее? Какого минимального результата от неё ждут? Какие самые важные условия нужно учесть для того, чтоб её приняли?

12. Созвоны:
    1) на каждую встречу у вас должна быть адженда и примерное представление вашей роли в решении этих вопросов,
    2) старайтесь сокращать их по времени максимально, чтоб обойтись без лишней болтовни, если не успеваете обсудить всё необходимое — лучше потом договоритесь на дополнительную или соберёте ответы/предложения в задаче, т к зачастую участникам может потребоваться время переварить инфу, прежде, чем выдать комменты,
    3) анализируйте свои встречи, убирайте ненужные, на каких-то вероятно могут обойтись с решением и без вашего участия,
    4) не забывайте, что зачастую ко встречам нужно время на подготовку и после на постмит/резюме и пр., поэтому дополнительно нужно закладывать время и на это в дне. На практике идеально не больше 2х подряд ставить.

Управление отношениями

1. Не додумывайте(!) ничего ни за кого, ни за коллег, ни тем более за клиента: а удобно им или нет, а есть ли у них время и возможности, а будут ли они тратить на это деньги или нет, понравится им или не понравится. Вы — не они, не гадалка и не сверхразум. Вы не можете знать наверняка чужое мнение. Спасибо за такую инициативу никто не скажет, скорее всего её даже не заметят, в худшем случае вам ещё и прилетит. Не фантазируйте, спросите прямо, обсудите решения совместно.

2. Ищите эффективные связки в команде и процессах, чтоб минимизировать своё участие, наладить автономность от вас и доступность к общей информации. Делегируйте.

3. Не переделывайте за команду задачи, не давайте им слишком много правок. Больше доверяйте коллегам, ваша задача помогать им делать их работу качественно, находить, чего им для этого не хватает и давать необходимое(информации, постановку задачи, формат работы менять, и т п), а не работать вместо них и тушить пожары, люди должны получать собственный опыт.

   Идеально, если факапы ребят проходят под вашим контролем, т к риск от итогов не должен превышать пользу от обучения.

   Но если человек не учится на своих ошибках, не адаптируется, не проявляет инициативу — это повод задуматься о замене и эскалировании. И решать такие вопросы нужно как можно оперативнее, не затягивайте.

4. Не ищите виноватых, ищите решение.

5. Если проект крупный, для команды может быть важно быть на одной волне с клиентом и иметь общий информационный фон — ориентироваться в продукте, ценностях и мнении клиента. Для этого нужны регулярные живые встречи команда-клиент. Тогда вам не придётся какие-то тонкие детали комментировать отдельно команде + они будут видеть больше возможностей для роста проекта, чувствовать свою ценность и прямой вклад в прогресс. Никакие пересказывания, доп комменты в задачах, этого не заменят, т к не отразят весь контекст.

   Плюсом вы будете иметь лояльные, доверительные отношения с клиентом, он будет представлять масштабы работ, ценить объёмы и компетенцию. Иногда, из-за удалённого формата взаимодействия, на стороне клиента может теряться ощущение, что он работает с конкретными людьми, специалистами, у которых есть образ мышления, логика, опыт в тематике, своё видение развития проекта.

   Даже если вы всё знаете о проекте, не нужно зацикливать на себе всю информацию. Ваша ценность, как менеджера не в ней, а в умении управлять командой.

   При этом я не имею в виду, что нужно всю команду собирать на созвоны с клиентом. Добавляйте во встречи тех, у кого есть повестка для обсуждения и только по одному представителю от направления, он будет мини-носителем гена продукта в группе, а не только вы одни на весь монастырь.

6. Чтоб клиент не закидывал кучей вопросов по обстановке в проекте и внеплановыми срочными задачами — берите инициативу в свои руки:
   определите формат управления(скрам, канбан или др.), задайте приоритезацию беклога(скоринг), условия, при которых в план работ вносятся изменения, сделайте отдельный регулярный созвон, где всё показывайте-рассказывайте сами по результатам, стратегии, предложениям, плану работ и наполнению бэклога.
   Периодичность, планирование, правила — главные помощники в управлении временем.

7. Учитесь управлять эмоциями. Они часто мешают трезво оценить ситуацию и приступить корректно к выполнению задачи. Если чувствуете, что накрывает, задайте себе вопросы:
   Есть ли сейчас проблема? Какая? Что сейчас происходит конкретно?
   За что я на самом деле переживаю?
   Что произойдёт, если я не справлюсь?
   Реален ли мой страх?
   Как я пытаюсь решить проблему? Чем я на самом деле сейчас занимаюсь?
   Подходящее ли это решение? Какие вообще есть варианты? Какое решение лучшее?

   Для своей конкретной ситуации у вас могут быть другие вопросы, просто научитесь проговаривать для себя вслух саму ситуацию, свои эмоции, задавать себе вопросы во фрейме осознания и решения, а не во фрейме эмоций и проблем.

Послесловие для перегруженных

Может показаться, что я слишком много всего предлагаю спланировать и всё это не запихнуть в план, потому что тогда времени на работу вообще не останется.

Первое — на самом деле планирование кажется трудным только первый месяц(если делать это правильно), а дальше это уже настолько автоматически происходит, что занимает считанные минуты.

Но кому так всё равно кажется — вам не кажется)) Вот именно вам))

В этом случае нужно пересмотреть, проанализировать подробнее вашу нагрузку.

Если вы чувствуете, что у вас перегруз, распишите всё по тем шаблонам и подходам, которые я привела выше. Оцените ситуацию и сначала подумайте о том, что ещё вы можете изменить, какие процессы поправить, чему научиться — на что вы тратите больше всего времени? Можно ли это изменить? Как? Попробуйте это сделать. Посмотрите на результат.

Если этого оказалось недостаточно — у вас уже есть почва для разговора с руководителем. Продумайте план встречи с аргументами и по возможности предложите решения.

Если вы чувствуете, что вас не слышат или просто не чувствуете, что ситуация поменяется, не верите в предлагаемые решения, помните главное — лучше вас, ваши пределы и возможности не знает никто и решение в итоге только за вами.

Ваш руководитель не бог и не мама. Он не решает вашу судьбу и не будет о вас заботиться во что бы то ни стало. У него свои цели и задачи и ваша нагрузка может быть для него далеко не приоритетной задачей. Он может быть сам сейчас перегружен и ему бы кто помог)

Поэтому ваша нагрузка — это в первую очередь ваша ответственность.

В общем, управляйте своим временем сами, а иначе оно будет управлять вами))

Коллеги, делитесь в комментариях своими приёмами, историями и рекомендациями. Буду рада дополнениям!

Источники и рекомендации

Канал Ксении Ярославцевой: отсюда все шаблоны гугл таблиц и ещё там очень много классных рекомендаций.

Видео: Почему и как надо работать меньше, чтобы жить лучше.

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это профессиональный навык управления своим временем, который помогает человеку или компании экономить ресурсы и быстрее достигать результатов. Четкое распоряжение временем помогает фокусироваться на целях, несмотря на трудности.

Принципы тайм-менеджмента

Почти любая техника планирования времени состоит из трех блоков:

• Приоритезация. Перед тем, как выполнять задачи, нужно их расставить по срочности, сложности и важности. И только потом приступить к выполнению наиболее приоритетной задачи.
• Планирование. Чтобы выполнить все задачи в срок, нужно знать, сколько времени уйдет на каждую, и когда дедлайн.
• Структурирование. Чтобы выполнить все задачи качественно, нужно отслеживать их выполнение и результат.

Техники тайм-менеджмента

Мы отобрали 5 техник управления временем: от простых к сложным, которые помогут вам успеть все и не устать.

Техника 1. Поедание «лягушки»

Суть в том, чтобы каждое утро делать первой самую сложную и неприятную задачу. Утром наш мозг меньше всего нагружен, поэтому справится с трудным делом будет намного проще. А после такой задачи все остальные покажутся легкими.

Техника 2. «Девяти дел»

За день нужно выполнить одну большую задачу, три средних и пять маленьких. Относите к задачам все: отдых с семьей, бытовые дела, работу. Особенность техники в том, что соотношение дел поможет провести день продуктивно и при этом не сильно устать.

Техника 3. «Метод Помидора»

Суть техники в том, чтобы разбить большие или монотонные задачи на мелкие части с перерывами. Поставьте таймер на 25 минут и начните выполнять работу. После сделайте перерыв в 5 минут — и продолжайте работу. Каждые 4 цикла делайте перерывы по 30 минут.

Техника 4. «Матрица Эйзенхауэра»

Текущие и будущие дела делятся по 4 категориям матрицы. Расположение зависит от срочности и важности.

• Важно и срочно — сделать. Например, доделать дорожную карту проекта до 10 февраля 2023 года. Если карту не доделать к сроку, то ждут неприятные последствия, например, перенос проекта.
• Важные и несрочные — запланировать. Например, встретиться с ментором по личностному роста. Дело не срочное, но важное, поэтому стоит спланировать заранее, чтоб не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Например, оплатить CRM-систему, отправить свое фото для экспертной статьи. Эти задачи можно делегировать ассистенту, чтобы освободить время для более срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Например, листать ленту новостей. Это дело забирает много времени, поэтому нужно либо отказаться от него, либо ограничить по времени.

Техника 5. Хронометраж

Эта техника поможет фиксировать количество времени, которые вы тратите на задачи, и выявить те, что можно и нужно ускорить. Проходит в три этапа.

• Этап первый: фиксируйте. Утром и вечером фиксируйте все свои задачи, которые успели сделать. Подписывайте, сколько времени ушло на их выполнение.
• Этап второй: расставьте приоритеты. Через несколько недель фиксации своей работы, отметьте, когда работу можно было сделать быстрее, когда время пропало впустую, а когда наоборот — продуктивно.
• Этап третий: планируйте. Постройте свое расписание на основе того, сколько времени вы потратите на каждую задачу. В этом вам помогут результаты первого этапа.

7 правил тайм-менеджмента для руководителей в бизнесе

Напоследок, делимся с вами общими правилами, которым стоит следовать, несмотря на то, какую технику тайм-менеджмента вы выберете.

Правило №1. Держите внимание на целях

Только не на тех целях, о которых чаще всего пишут, например, поднять объем продаж или открыть новый цех, а на тех, что лично вас наполняют эмоциями и мотивируют двигаться вперед.

Пример: руководитель IT-компании планирует выйти на оборот бизнеса в несколько миллионов — это очень логичная цель, которая не заряжает эмоционально.

А вот свозить семью к морю в отпуске — это личная цель, ради которой подсознательно появится желание работать. Ведь, чтобы отвезти семью к морю, нужно сначала поднять оборот бизнеса и получить больше прибыли.

Правило №2. Реалистично оценивайте свое время

Не пытайтесь встроить в свой тайм-менеджмент задач на 80 часов работы, когда свободного времени — меньше 40 часов в неделю. Иначе инструменты тайм-менеджмента сработают не на пользу, а во вред. Поэтому, планируйте свое время реалистично.

Правило №3. Планируйте абсолютно все: встречи с друзьями, время с семьей

Если вы не запланировали отдых и время с близкими в жизни, то работа съест все ваше время. Поэтому, заранее выделяйте в календаре дни личного времени. Делайте это частью своего тайм-менеджмента.

Правило №4. Не держите все в голове, записывайте

Сиюминутные проблемы, сложности всегда будут отвлекать от более важных дел. Поэтому, тайм-менеджмент — это только про текстовый формат не важно в бумажном или электронном виде, для того, чтобы не потерять внимание с приоритетов.

Правило №5. Записывайте задачи — в моменте

Как только вам пришла идея или мысль, сразу же занесите ее в свой календарь.

Правило №6. Постоянно анализируйте ошибки

Многие предприниматели, когда начинают внедрять тайм-менеджмент, не понимают, почему все равно времени ни на что не хватает, а планы все также сдвигаются по времени.

Это — нормально. Невозможно с первого раза идеально освоить такой профессиональный навык, как тайм-менеджмент. Поэтому, желательно ежедневно анализировать свои ошибки. Посмотрите, сколько времени вы выделили на задачу, и сколько в реальности потратили. Подумайте, что пошло не так, и скорректируйте свой план с учетом этих ошибок.

Правило №7. Выделяйте время на планирование

Внедрите планирование в свой день, как постоянную рутину. Например, каждое утро заполняйте задачи на день. Работу над планом нужно сделать частью своей жизни — как спорт, йога, что угодно.

Постройте эффективный тайм-менеджмент с поддержкой наших менторов. Записывайтесь на нашу еженедельную встречу-знакомство и получите экспертные советы по планированию времени и не только: https://mentorclub.ru/events/ezhenedelnaya-vstrecha-znakomstvo/

14 декабря, 2022

Тема управления временем оказалась для меня очень личной. Она со мной на протяжении всей жизни, потому что на первом тренинге по управлению временем я побывала в 12 лет. Так получилось, что у меня отец очень болел этой темой и посчитал, что мне будет полезно ей научиться. Несмотря на ранний возраст, тот тренинг я очень хорошо запомнила, знания оттуда стали надолго основополагающими принципами. Управление временем для меня — это не какая-то новомодная штука, а это ежедневный, регулярный, постоянный процесс, часть жизни.

Невозможно управлять временем и получать от этого какой-то эффект, когда человек за это берется раз в месяц или раз в несколько месяцев.

Например, каждый свой рабочий день я начинаю и заканчиваю тем, что просматриваю и корректирую свои планы. И эти рутинные действия для меня еще означают отсечку — начало и завершение рабочего дня. Ведь управлять временем нужно именно тогда, когда у нас возникает потребность приводить в баланс работу и личную жизнь. Это особенно важно для руководителей. Руководитель, который хорошо не отдыхает, не может эффективно работать. Для каждого эффективный отдых будет свой. Я не вижу смысла давать конкретные советы, как, кому, когда и сколько отдыхать. Кому-то проще неделю работать супер интенсивно и потом полноценно отдыхать в выходные, кому-то нужно отдыхать равномерно, и в будни тоже.

Чтобы вам как руководителю эффективно управлять своим временем, надо помнить про особенности работы:

Эти 3 пункта больше всего влияют на то, как планировать время и задачи.

Какие инструменты использовать?

1. Не планировать больше 60% рабочего времени. 40% дня нужно оставлять на непредвиденные ситуации. Если попробуете делать так месяц, то поймете, что не зря. В эти 40% упадут все вопросы, которые вы не можете прогнозировать, и вы не загоните себя в состояние цейтнота. При 100% плановой загрузки рабочего дня любые внештатные ситуации приводят к тому, что следующие дни будут загружены уже не на 100, а на 110, 120%. Вот она вечерняя работа, работа в выходные.

Лайфхак: как понять, сколько времени выделить на ту или иную задачу? Лучший инструмент — это проведение в течение месяца фотохронометража собственной деятельности. Записываем все с промежутками в 5-10 минут. Ведем такой дневник, удобнее всего писать сразу, по ходу работы. Может получиться, что мы только 20% задач можем запланировать, если характер деятельности такой или в данном конкретном периоде есть сезонные особенности. Когда мы готовимся к конференции нашей компании, есть 2 месяца, апрель и май, в течение которых я никаких плановых задач не завожу. В этот период ко мне приходят коллеги с вопросами по спикерам, по темам, по спонсорам, по площадке, по срокам. У меня каждый день накапливается большое количество оперативных задач. Плюс, в это время я завишу от деятельности других людей: если мне нужно написать описания секций, то я не могу это спланировать заранее, все зависит от тех спикеров, которые в этой секции будут участвовать. Такие периоды, как правило, прогнозируемы. Это может быть высокий сезон перед новым годом или перед какими-то праздниками, в период отпусков.

2. Планировать с учетом потенциального сбоя. Например, есть 2 недели, которые упакованы по полной программе, при этом задачи еще связаны логически и по срокам между собой. Это опасная ситуация: если один день вы поработаете не так эффективно, как планировали, то обрушится вся конструкция. Придется разгребать хвосты и делать это за счет личного времени и не очень правильных компромиссов.

Мы все живые люди. Очень часто при планировании времени мы забываем, что планирование и дисциплина это хорошо, но мы можем плохо себя чувствовать, можем устать, у нас есть домашние и семейные заботы. Один тяжелый разговор может выбить нас на какое-то время из рабочего процесса. Даже переход из ранней осени в позднюю, когда рано темнеет, поздно светает, плохая погода, бьет по продуктивности практически у всех. Мы не сверхлюди. И руководитель не сверхчеловек. Учитывать разные свои состояния не слабость. Поэтому важно, чтобы в нашем графике были люфты. Мы должны понимать, что если какую-то задачу мы не сделаем сегодня, то сделаем завтра и ничего страшного не произойдет. Приведу свой пример. Я веду телеграм-канал. Пишу один пост каждый будний день. Когда я только начала, то именно так и делала — писала каждый день. Если я по какой-то причине в течение дня в плановом режиме пост не писала, возникала “задолженность”. Я стала искать способ, как публиковать посты постоянно и регулярно. И уже больше полутора лет я живу в такой логике: в понедельник пишу все тексты на неделю, причем не на текущую неделю, а на следующую. Теперь в любой ситуации у меня есть запас времени, и больше не возникает ощущения, что я не успеваю что-то написать. Не нужно стыдиться люфтов и пустого места в графике. Это место гарантированно займется чем-то полезным.

3. Говорить “нет”. Нет — это не значит отказывать. Это значит уметь уважать свой график. Если на какое-то время запланирована глубокая работа над документом, а вам на это время предлагают назначить встречу, лучше отказаться. У руководителя бывает обильный поток встреч и коммуникаций. Соглашаясь на все, мы сами себе стреляем в ногу: и на встрече мы будем нервничать, потому что планировали другое и не успеваем, и потом ту работу, которую планировали, тоже не сделаем эффективно.

4. Управлять своим напряжением. Управление временем очень сильно связано с нашим внутренним состоянием. Как только мы доводим себя до состояния серьезного напряжения, мы перестаем нормально реагировать на вопросы, перестаем качественно решать задачи, пытаемся сделать как можно быстрее, теряя в качестве. Если мы перегружены, то у нас нет времени подумать. Своим ресурсом нужно управлять. Нужно понимать, сколько вы на самом деле можете. Нужно отслеживать момент, когда у вас начинает снижаться ресурс, и сразу всеми возможными способами снижать нагрузку. Иногда лучше взять отгул, потому что работать на сжиженном ресурсе всегда неэффективно, как бы вы ни планировали.

Лайфхак: как управлять ресурсом? Наблюдать за собой в ретроспективе. Когда вы более продуктивны, а когда менее? Например, я жаворонок и в несколько раз продуктивнее утром. Все задачи, которые требуют ресурса, в моем графике стоят утром. Конечно, бывают ситуации, когда приходится работать вечерами, и я понимаю, что в такие моменты «жгу» резервы, работая в непродуктивное время. Что я научилась делать? В кратчайшем возможном интервале от периода перегрузки должен стоять плановый отдых. Понимая, что через несколько дней вы нормально отдохнете, вам будет намного проще работать. Отдых — не всегда выходной или отпуск. Во многих случаях отдых — это запланировать на пару дней меньше работы и выбрать такие дела, которые вам нравятся, которые даются легче всего. Я люблю писать тексты и мне нравится помогать своим коллегам в их вопросах. Для меня эти дела — и наполнение энергией, и разгрузка.

5. Выстраивать взаимоотношения с сотрудниками. Эта тема чаще всего рассматривается в контексте управленческих навыков, я же предлагаю посмотреть на нее именно с позиции управления временем. Что это значит? Нужно научить людей работать с вами. Сам факт дискомфорта во взаимоотношениях — удар по ресурсу.

6. Создавать управляемую среду. Нельзя управлять своим временем в неуправляемой среде. Управление временем — это далеко не только планирование, расписывание и приоритизация задач. Это все работает, только если мы, во-первых находимся в ресурсном состоянии и, во-вторых, работаем в управляемой среде. Неконтролируемая среда приводит к тому, что мы только реагируем на происходящее и не можем дальше развиваться.

Как формировать управляемую среду?

Очень часто тайм-менеджмент воспринимается только в связке со временем. Мне больше нравится — “управление ресурсами”. Управление временем — это не только про время и сроки. Это про управление структурой работы со всех сторон, на 360°.

Управлением временем надо заниматься. Нельзя сходить два раза в спортзал и говорить, что мы занимаемся спортом. Нужна регулярность. И с управлением временем так же. Это тоже работа, ей тоже нужно заниматься, и делать это регулярно. Иногда это непросто дается, и чтобы внедрить новые механизмы в свою жизнь, нужно ставить себе в календарь напоминания не о событиях, а о самом факте, что мы должны обратить внимание на планирование своего времени.