Табель на классное руководство

Добавить в «Нужное»

Табель учета рабочего времени: правила заполнения, бланки и образцы

В обязанности работодателя входит ведение учета времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ). Для этой цели используется табель учета рабочего времени. В нашей консультации мы расскажем об общих правилах ведения табеля рабочего времени. Кроме того, у вас будет возможность скачать бланк табеля учета рабочего времени, а также ознакомиться с образцом его заполнения.

Для чего нужен табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это документ, предназначенный для:

• учета времени, фактически отработанного и/или не отработанного каждым конкретным работником организации;
• контроля за соблюдением сотрудниками установленного в компании режима рабочего времени;
• получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда;
• для составления статистической отчетности по труду.

Унифицированные формы

Вы можете разработать собственную форму табеля учета рабочего времени, но проще воспользоваться одной из унифицированных форм – Т-12 или Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

Сразу хотим отметить, что форма № Т-13 меньше по размеру и проще в заполнении.

Табель учета рабочего времени: скачать

Скачать бланк Т-12 в формате Excel можно здесь.

Скачать бланк Т-13 в формате Excel можно здесь.

Единые требования для формы Т-12 и формы Т-13

Оформляется табель учета рабочего времени в одном экземпляре уполномоченным на это лицом.

По общему правилу табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы. После подписания табель передается в бухгалтерию.

Некоторые отметки в табеле ставятся при наличии подтверждающих документов. Например, отметка о причинах неявки на работу может быть поставлена при наличии листка нетрудоспособности, отметка о работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени – при наличии письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и т.д.

Время в табеле рабочего времени отражается в часах, минутах.

Затраты рабочего времени фиксируются в табеле или методом сплошной регистрации явок/неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (к примеру, опозданий, сверхурочных часов и т.д.).

При отражении в табеле неявок на работу, учитываемых в днях (отпуск, дни болезни, командировки и т.д.), в верхней строке в соответствующих графах проставляются только коды, а нижние строки этих граф заполнять не нужно.

Форма Т-12

Этот документ называется «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда».

Состоит форма Т-12 из двух разделов:

• раздел 1 «Учет рабочего времени»;
• раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

Если работодатель ведет раздельный учет рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда, то для учета рабочего времени он может использовать только раздел 1 формы Т-12, а раздел 2 не заполнять.

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в Т-12 отведено по две строки в графах 4 и 6: верхняя строка применяется для проставления кодов (их мы приведем ниже), а нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При заполнении граф 5 и 7 формы № Т-12 в верхних строках укажите количество отработанных работником дней, в нижних строках – количество часов, отработанных каждым из работников за учетный период.

В разделе 2 формы № Т-12 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 – 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 – 34.

Форма Т-13

Эта форма называется «Табель учета рабочего времени» и, соответственно, применяется, в отличие от формы Т-12, исключительно для учета рабочего времени.

Форма № Т-13 применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в Т-13 отведена графа 4: четыре строки – по две на каждую половину месяца. В верхней строке проставляются коды (см. раздел «Цифровые и буквенные коды в табеле учета рабочего времени»), а в нижней строке записывается продолжительность отработанного/неотработанного времени по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 – 9 и графа 9, а графы 7 и 8 не заполняются. Если же записываются учетные данные для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов, нужно заполнить графы 7 – 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предназначен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Цифровые и буквенные коды в табеле учета рабочего времени

Информация об отработанном и не отработанном работником времени отражается в табеле учета рабочего времени либо в виде буквенного кода, либо в виде цифрового кода. Эти коды приведены на титульном листе формы Т-12. Но если вы ведете табель по форме Т-13, то вам нужно использовать эти же коды.

Кстати, вы можете дополнить перечень условных обозначений собственными кодами. К примеру, утвержденный Госкомстатом перечень не содержит кодов для обозначения ставших популярными в последнее время нерабочих оплачиваемых дней, объявляемых Президентом РФ Путиным В.В. Вы вправе сами придумать кодовое обозначение для таких дней, например, код «ОН» или код «37». Главное – не забудьте утвердить их приказом руководителя.

Табель учета рабочего времени: образец заполнения

Приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-12. 

А  здесь вы можете ознакомиться с образцом табеля по форме Т-13.

Как внести исправления в табель учета рабочего времени

Иногда требуется внесение исправлений в табель учета рабочего времени. Допустим, работник не явился на работу и не предупредил об этом, в связи с чем в табеле был поставлен код «НН» или код «30» (неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)). А затем выяснилось, что работник заболел и оформил больничный. Соответственно, в табеле код «НН» нужно исправить на код «Б» или код «19» (временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству).

Так вот, законодательство не содержит порядка внесения исправлений в табель учета рабочего времени. На практике, как правило, используется один из ниже приведенных вариантов.

Вариант 1. Вносятся исправления в первоначальный табель

Работник, ответственный за ведение табеля, аккуратно зачеркивает неверные данные, указывает правильные данные, пишет «исправлено», ставит свои ФИО и подпись, а также указывает дату внесения исправлений.

Вариант 2. Оформляется корректирующий табель учета рабочего времени

В форме табеля, в котором будут указаны верные данные, ставится отметка о том, что этот табель корректирующий (например, в графе «номер документа» через дробь поставьте «корр»).

Табель учета рабочего времени: срок хранения

По общему правилу табели рабочего времени нужно хранить 5 лет (п. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236). Правда, при вредных/опасных условиях труда сроки хранения табеля следующие:

• 50 лет, если табели закончены делопроизводством после 01.01.2003;
• 75 лет, если табели закончены делопроизводством до 01.01.2003.

Табель учета рабочего времени: ответственность

За неведение табеля учета рабочего времени работодателю грозит штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для организации – от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для должностных лиц организации/для ИП-работодателя – от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

При повторном нарушении наказание будет строже (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).