Своя логистика руководство

Простая логистика своими руками

Хочу поделиться с Вами опытом создания логистической системы на одном торговом предприятии.

Одним прекрасным днём, в не близком 2012 году, руководитель поставил задачу: подумать над проблемой оптимизации затрат на транспортную логистику организации.
Основная сфера деятельности предприятия оптовая продажа и доставка продукции, где транспортные расходы занимают весомую долю затрат.

Руководство посчитало, что пришло время, навести порядок в расходовании средств на топливо, а также были подозрения, что водители дополнительно занимаются ещё «левой» доставкой между рейсами. В предприятиях малого-среднего звена многое строится на доверии, так как держать отдельных людей для контроля накладно и не всегда целесообразно. Когда же затраты растут, а эффективность падает, то просто необходимо что-то делать.

Для начала пробовали решить проблему управленческими методами: постоянное измерение уровня топлива, показаний тахометра, измерение времени на доставку при личном сопровождении груза. Эффект был около ничего, кроме негатива, подозрений и лишних движений (измерять это тоже для кого-то работа). Если при одиночном маршруте ещё можно было определить примерные рамки, то при рейсе из 25-35 торговых объектов всё очень сильно менялось, разброс был очень большим, как по времени, так и по топливу.

Задача: отправлять загруженный автотранспорт по торговым предприятиям уменьшив пробег, а следовательно и издержки. По возможности не допускать отклонение от маршрута. Цель уменьшить издержки с минимальными вложениями по финансам и времени на внедрение, так сказать ещё вчера. В ходе обсуждений сошлись на нескольких альтернативах:

1. использовать один из сервисов для расчёта маршрутов и учёта ГСМ;
2. поставить на автопарк модули трекинга/отслеживания положения;
3. спроектировать что-то самим;

Решили попробовать все три решения и выбрать наилучшее:

1. Хорошее готовое решение на тот момент мы не нашли. Либо проектирование под ключ, но дорого, либо берите как есть и дальше по договорённости. Попробовали несколько онлайн сервисов. В целом не плохо, но в основном сложность сводилось к дублированию информации из учётной системы, количеству действий для получения результата (нажми здесь, перейди сюда, обнови справочник), всё онлайн (на тот момент это было критично). Но самый большой недостаток — это сложность в составление маршрутов с множеством точек и выбор лучшего маршрута. Обычно всё приходилось подбирать вручную, подгоняя значения, что долго и не всегда удачно в результате.

После пары месяцев работы отказались от такого решения.

2. В качестве эксперимента поставили на дюжину автомобилей модули отслеживания GSM.
Результат более удачный. Всегда знаешь, где был автомобиль. Но и по затратам более дорого, чем первый вариант. Однако после выявления пары случаев отклонения от маршрута (один водитель шабашил, второй навещал даму сердца, в рабочее время), сотрудники принялись усиленно избавляться от таких устройств. Хотя они и ранее не восторженно принимали данное нововведение. То случайно клемма питания слетела, то при ремонте двигателя устройство из строя вышло, то электроника на солнце «перегрелась». Так за три года мы потеряли 9 устройств. В целом решение оказалось положительным, но из минусов — приходилось долго просматривать пройденные маршруты на выявление подозрительной активности, что не очень удобно. Плюсом в системе отслеживания был пункт об экспорте трека, что позволило накопить определённую статистику по маршрутам.

Позже мы использовали другую систему от одного из крупных сотовых операторов для корпоративной связи и отслеживания активности торговых агентов, результат был похожим: симки ломались, телефоны терялись, забывались дома, батарея истощалась, люди всегда найдут выход.

3. Параллельно с первыми двумя подходами решили

изобрести велосипед

, реализовать в своей учётной системе возможность строить маршруты самостоятельно.

Для начала завели все места посещения и внесли их гео-координаты в БД. Получали координаты по данным GPS трекера при посещении, а также визуально по картам OSM, находя нужное место мышью и копируя координаты.

На втором этапе нужно было получить векторные карты региона в удобном формате.
Выбор пал на тот же OSM, так как карты имеют открытый формат. Парсить дамп планеты мы не осилили, поэтому изначально выгружали данные кусками в XML, через экспорт из самого OSM, а затем соединяли территории. Позднее натолкнулись на проект GIS-LAB. Эти достойные люди на протяжении многих лет выкладывали ежедневный дамп территорий, разбитый по регионам. Но кушать хочется всем, проект в последнее время заглох, а ребята переехали, и делают ту же работу за вполне вменяемую цену.

Получив карту в формате XML мы извлекли слой отвечающий за дороги согласно спецификации. Так как объём карт нескольких соседних регионов занимал десяток гигабайт, был написан SAX парсер на RUBY, он выбирал только нужные теги и объединял соседние регионы, в которых осуществлялась деятельность в единую структуру.

Сам проект написан как внешняя DLL к учётной системе написанная на Pascal. Парк устройств, на которых должна была работать система, был мягко говоря устаревшим, поэтому было ограничение в 1 ГБ ОЗУ (Да, есть ещё компании, которые используют такую технику, 10 лет работает, проработает ещё столько же). Изначально было желание разбить карту на куски и грузить в ОЗУ по мере необходимости (как на навигаторах), но это было крайне медленно. В итоге удалось скомпоновать до разумной полусотни МБ.

В OSM карты дорог представлены в виде векторных участков дорожного полотна с дополнительными атрибутами. В своём решении мы использовали списки смежности. Где вершина — это точка на карте, а рёбра — это пути к соседней точке. Для оптимизации мы считаем, что из одной вершины может быть максимум четыре пути (перекрёсток). Если путей больше 4, то нужно разбить ребро на два дополнительных, так у нас всегда для каждой точки карты будет фиксированное количество рёбер = 4. Такой подход позволяет производить выравнивание данных в памяти, хотя несколько избыточен.

Стоит отметить, что Земля представляет собой, не шар (неожиданно), а геоид, но для целей картографии упрощают до сфероида или эллипсоида.

Для наших целей я нашёл формулу для расчёта расстояний между двумя точками на поверхности эллипсоида, осознать весь глубинный смысл которой я не смог, но это не мешает нам её использовать.

function distance(StartLong:Single; StartLat:Single; EndLong:Single; EndLat:Single) : Single;
const
D2R: Double = 0.017453;         // Degrees to Radians Conversion
E2: Double = 0.006739496742337; // Square of eccentricity of ellipsoid
var
fPhimean: Double;                 // Mean latitude
fdLambda: Double;                 // Longitude difference
fAlpha: Double;                   // Bearing
fRho: Double;                     // Meridional radius of curvature
fNu: Double;                      // Transverse radius of curvature
fR: Double;                       // Radius of spherical earth
fz: Double;                       // Angular distance at centre of spheroid
begin
fdLambda := (StartLong - EndLong) * D2R;
fPhimean := ((StartLat + EndLat) / 2.0) * D2R;
fRho := (6378137.0 * (1 - E2)) / Power(1 - E2 * (Power(Sin(fPhimean),2)), 1.5);
fNu := 6378137.0 / (Sqrt(1 - E2 * (Sin(fPhimean) * Sin(fPhimean))));
fz := Sqrt(Power(Sin((StartLat - EndLat) * D2R/2.0),2) + Cos(EndLat*D2R) * Cos(StartLat*D2R) * Power(Sin(fdLambda/2.0),2));
fz := 2 * ArcSin(fz);
fAlpha := ArcSin(Cos(EndLat * D2R) * Sin(fdLambda) * 1 / Sin(fz));
fR := (fRho * fNu) / ((fRho * Power(Sin(fAlpha),2)) + (fNu * Power(Cos(fAlpha),2)));
distance := fz * fR;            // 1 единица 1 метр
end;

После создания базы дорог был необходим визуальный слой для отображения окружающего пространства. Тут помог проект maperitive, он позволил распарсить OSM карту регионов на тайловые участки по слоям приближения, точно так же как это делает 10^100 или Яндекс. Была попытка работать с картами гигантов онлайн, отрисовывая векторную карту поверх слоя браузера, но из-за лицензионных ограничений решили отказаться. В итоге создали виртуальный диск и залили туда дамп тайлов на пару десятков гигабайт, зато всё под рукой и не тормозит. Правда, примерно раз в полгода приходиться освежать, обычно это совпадает с перегрузкой карт.

Для совмещения тайловой картинки и векторной карты нужно знать, что тайлы, Google, OpenStreetMap, Bing, Yahoo представлены в проекции Меркатора (точнее WEB MERCATOR, которая является проекцией на сферу), где каждый более глубокий слой в два раза детальнее предыдущего.

Яндекс.Карты используют проекцию Меркатора эллипсоида.

Это не принципиально, если можешь пересчитать гео-координаты на плоскость проекции и обратно.

Мы выбрали 17 уровень детализации как максимальный. Ближе нет смысла из-за увеличения хранения количества тайлов (каждый уровень в 4 раза больше предыдущего), а также их низкой информационной наполненности.

2^17 * 256 =33554432 (256 — размер ребра тайла в пикселях).

Const     
size  =33554432; // размер карты на уровне детализации 17 в пикселях;
center=16777216; // задаёт x и y координаты центра карты в пикселях;
EXCT=0.081819790992; // коэффициент отклонение земли от сферы к эллипсу
map_type=true; // тип проекции: истина – сфероид иначе эллипсоид 
//=============================================================
// Пересчёт долготы на плоскость
function TO_X(X:Single):Integer;  
begin
TO_X := floor(center+size*(x/360)); // Координата X точки находящейся на долготе Lon;
end;
//=============================================================
// Пересчёт широты на плоскость
function TO_Y(Y:Single):Integer;  
var ls:single;
begin
ls:=sin(Y*Pi/180);               // Cинус широты;
if map_type then	 
 TO_Y := floor(center-atanh(ls)*(size/(2*Pi))) // Координата Y точки находящейся на долготе Lat для сферы
else
 TO_Y := floor(center-(atanh(ls) - EXCT * atanh(EXCT * ls))*(size/(2*Pi))); // Координата Y точки находящейся на долготе Lat для эллипсоида;
end;
//=============================================================
// Обратный пересчёт координаты пикселя в долготу
function TO_LON(X:Single):Single;
begin
TO_LON := (X - center) * 360 / size;
end;
//=============================================================
// Обратный пересчёт координаты пикселя в широту
function TO_LAT(Y:Single):Single;
var g:Double;
begin
if map_type then
 // Для сферы
 TO_LAT:= (180 / Pi)* (2 * ArcTan(exp((center - y) * 2 * Pi / size)) - Pi / 2) 
else
begin
 // Для эллипсоида
 g := (PI/2) - 2 * ArcTan(1 / Exp((20037508.342789 - (y*64) / 53.5865938) / 6378137)); 
 TO_LAT:=  180 / Pi * (g + 0.00335655146887969 * Sin(2 * g) + 0.00000657187271079536 * Sin(4 * g) + 0.00000001764564338702 * Sin(6 * g) + 0.00000000005328478445 * Sin(8 * g));
end;
end;
//=============================================================

Теперь, когда у нас есть базовые инструменты, мы можем приступить непосредственно к задаче создания оптимального маршрута. Соединяем торговые объекты с ближайшим ребром в графе дорог, а затем запускаем поиск кратчайшего пути. Для этого используем разновидность алгоритма Дейкстры для разряженной его вариации последовательно для каждого пункта посещения. На выходе получаем матрицу смежности, размера (N+1)*(N+1) с бесконечностью на главной диагонали (запрет кольца), где N-количество точек посещения без учёта точки выезда.

Полученная матрица хранит минимальные расстояния по дорогам между всеми торговыми объектами, что является классической задачей коммивояжера. Так как алгоритмическая сложность такой задачи зашкаливает, мы использовали для решения метод ветвей и границ. При n <15 полный перебор, иначе подключали грубую оценку в глубину. Вариант конечно не идеальный, но вполне рабочий.

В итоге получили маршрут, близкий к оптимальному по расстоянию с оценкой в км. При необходимости, оператор может вручную изменить маршрут в пользу приоритета отдельных точек.

Решение работает в организации порядка 7 лет, вполне успешно, хотя и не без недостатков, как в точности, так и в удобстве. Результаты вполне соотносятся с данными GPS-трекинга автомобилей. По моей оценке, внедрение логистики позволило сэкономить 10-12% выделяемых средств на топливо. Программа была спроектирована, запущена и сопровождалась всего одним человеком – Вашим покорным слугой.

Моё консервативное руководство не горит желанием «светиться», поэтому для внимания предлагаю вымышленный пример маршрута.

Без визуализации расчет идёт в разы быстрее, а внутри одного населённого пункта, практически мгновенно.

Спустя столько лет, иногда руки чешутся залезть в код и переписать его с новым опытом на новую, более современную платформу, но пока в этом нет экономической целесообразности.

Вот и всё, что я хотел вам поведать, надеюсь было интересно.
Приношу извинения, если был где-то не точен.

ООО «Своя Логистика» — руководитель: Жариков Алексей Валерьевич (ИНН 470316181550). ИНН 7816329265, ОГРН 1167847232090. ОКПО 02651998, зарегистрировано 24.05.2016 по юридическому адресу 192102, город Санкт-Петербург, ул. Фучика, д. 8 литер а, помещ. 10н. Размер уставного капитала — 10 000 рублей. Статус: действующая с 24.05.2016. Подробнее >

Логистикой называют весь процесс передачи товаров и услуг конечному потребителю: от закупки сырья у поставщиков до доставки заказа. То есть это все, что связано с поставками, доставками, перемещением продукции между филиалами и цехами, хранением, отгрузкой.

Разбираемся, как правильно организовать логистику начинающему предпринимателю. Спойлер: придется хорошо потрудиться, но это более чем окупится в дальнейшем.

Что такое логистика

Часто думают, что логистика — это просто организация доставок: заказали ГАЗель, выдали товар, проконтролировали, чтобы груз вовремя доехал к получателю. На самом деле нет.

Логистика — это контроль и оптимизация передачи продукции и услуг от поставщика конечному потребителю на всех этапах производства. Главная цель логистики — минимизировать затраты на производственные процессы, а значит, снизить расходы и повысить прибыль. Доставка заказов, выбор маршрута, контроль груза — тоже логистика, но лишь небольшая ее часть.

Работа над логистикой предполагает контроль поставок сырья, обеспечение предприятия запасами, обработку продукции на складе, организацию быстрого обмена информацией внутри компании. Специалисты оптимизируют бизнес-процессы, алгоритмизируют и автоматизируют все, что можно. Обычно всем этим занимается целый отдел, но если предприятие небольшое, это может взять на себя руководитель или поручить одному специалисту.

Логистика включает в себя:

• Управление транспортом. Логисты решают, какой вид транспорта оптимально использовать для конкретных перевозок, подбирают автомобили, следят за исполнением заказов. Также могут контролировать обслуживание ТС.
• Коммуникации. Одна из главных задач логистики — сделать так, чтобы заказы нормально обрабатывались, водители вовремя получали информацию о доставках, отделы внутри компании владели информацией, необходимой для работы.
• Обеспечение запасов. Это заказ новых партий сырья, обеспечение бесперебойных поставок товаров, управление запасами на складах.
• Оформление документов. В крупных компаниях именно логисты принимают участие в заключении контрактов с поставщиками, оформлении сопроводительных документов на грузы, таможенном оформлении товаров.
• Управление складами. В компетенции логистов управление всем, что происходит на складах: сортировкой, упаковкой, приемкой, отгрузкой товаров.

Без грамотной организации логистики начнется бардак: простои производства, потерянные заказы, долгая доставка продукции и, вследствие этого, — недовольство клиентов. В результате расходы на производство будут расти, а чистая прибыль — снижаться.

Логистика нужна всем компаниям, которые так или иначе доставляют товары покупателям или заказывают что-то у поставщиков.

Приведем пример: в небольшом городе работает магазин стройматериалов. Владелец купил ГАЗель, чтобы закупать товары в ближайшем крупном городе с оптовыми складами и привозить доски, металлопрофиль и металлопрокат клиентам. Даже при небольшом обороте он уже работает с логистикой:

• следит за наличием товаров в магазине и, когда что-то кончается, сам едет закупать новую партию или заказывает продукцию у поставщиков, договаривается с ними о времени доставки и следит, чтобы все привезли вовремя;
• когда покупатель приезжает или звонит, чтобы заказать доставку, передает данные о заказе грузчикам и водителю, чтобы те выполнили его.

То же самое можно сказать о ресторанах, суши-барах, маркетплейсах, зоомагазинах: все они получают поставки, а некоторые — доставляют заказы клиентам.

О том, в каких случаях еще компаниям нужна логистика, нам рассказал Александр Храпунов — руководитель отдела продаж транспортно-экспедиционной компании «ТЭК Оператор»:

«На самостоятельную организацию внутренней логистики компании переходят по нескольким причинам:
— Организация новая, начинающая. На этапе становления самостоятельно выбирает оптимальные варианты доставки заказа от поставщика и/или конечному покупателю.
— Компания давно на рынке, но развивает новые услуги, связанные с необходимостью доставки партий грузов.
— Компания давно существует, но раньше закупала товар с доставкой силами своего поставщика, а теперь, в целях оптимизации, сама вывозит его со склада своего отправителя. А значит, перевозка грузов ложится на плечи ее сотрудников.
— Компания расширяет географию присутствия. Для новых регионов ей требуется организация новых логистических процессов.
— Компания расширяет варианты сбыта продукции, увеличивает объемы закупок. Ей требуются новые мощности и более выгодные варианты транспортировки»

Какие виды логистики бывают и какие нужны вашей компании

Бизнес-процессы и типы используемой логистики на предприятии будут зависеть от его сферы деятельности. Есть разные виды логистики:

1. Транспортная

Это обеспечение транспортной инфраструктуры и доставка заказов или получение сырья точно в срок, без задержек и материального ущерба. Конкретные работы зависят от того, есть ли у компании свой транспорт.

Если есть, логисты могут:

• подбирать транспортное средство под конкретный тип груза — рефрижератор для скоропортящихся товаров или КАМАЗ для сыпучих грузов;
• строить оптимальный маршрут доставки с учетом загруженности и состояния дорог, установленных знаков, необходимого времени доставки;
• контролировать состояние водителей и самих транспортных средств с помощью тахографа;
• составлять планы поставок или доставок в зависимости от информации, полученной от других отделов на предприятии.

Если собственного транспорта нет, логисты могут заказывать доставку у подрядчиков — транспортных компаний. В этом случае они просто будут получать информацию от других отделов, совершать заказы и контролировать ход их выполнения.

Единственные, кому не нужна транспортная логистика в широком понимании — это те, кто продает товары со склада самовывозом и получает сырье от поставщиков их транспортом. Тогда будут использоваться другие виды логистики.

2. Закупочная

Ее еще называют логистикой снабжения. Это обеспечение работы производства или продаж, если компания занимается перепродажей. К ней относится все, что связано с закупками расходных материалов, сырья, товаров.

В логистику снабжения входят:

• поиск поставщиков, которые могут предложить необходимые товары или сырье;
• сравнение условий у разных поставщиков, выбор самого выгодного предложения;
• составление, изучение и подписание договоров на поставки;
• контроль над исполнением обязательств со стороны поставщиков и принятие мер в случае, если они срывают сроки или привозят брак.

Основная цель такой логистики — обеспечить бесперебойную работу компании и по возможности оптимизировать затраты без потери качества.

3. Логистика запасов

Это создание запасов для определенной точки инфраструктуры, чтобы она работала бесперебойно. То есть компания должна постоянно иметь минимальное количество ресурсов, которое позволит не останавливать производство даже в случае каких-либо неблагоприятных внешних факторов.

Для логистики запасов характерно постоянное отслеживание наличия запасов, их обработка при необходимости: утилизация продуктов с истекшим сроком годности. Также специалисты будут заниматься заключением длительных контрактов на поставки и контролем над их исполнением.

Такое обычно не нужно начинающим предпринимателям, потому что они закупают сырье или товары по мере необходимости. Когда бизнес только начал развиваться, велик шанс сделать что-то не так, из-за чего производство остановится, а запасы станут не нужны.

Логистика запасов входит в закупочную логистику, но используют ее не всегда.

4. Таможенная

Это все то, что связано с импортом и экспортом. Цели таможенной логистики — минимизировать издержки, доставлять и получать товары в срок и без проблем. Кстати, сократить издержки можно не только за счет логистики — в блоге «ПланФакта» уже рассказывалось о 13 способах снизить расходы компании.

В этом случае логисты могут заниматься:

• поиском поставщиков за рубежом, оформлением договоров с поставщиками или клиентами;
• подготовкой документов для таможенных служб: сертификатов, лицензий на товар, других сопроводительных бумаг;
• оценкой соответствия продукции таможенным требованиям, определением стоимости и состояния товаров;
• оформлением документов непосредственно на таможенном посту и сопровождением груза уже после пересечения границы вплоть до загрузки или отгрузки товара.

Если возникают какие-то проблемы — например, таможенные органы требуют дополнительные документы — специалисты решают их.

Таможенная логистика нужна только тем, кто работает с импортом и экспортом. Если покупаете сырье в России и продаете готовую продукцию местным компаниям, она не нужна.

5. Информационная

Так называют внутренний и внешний обмен информацией. Внутренний — между разными отделами компании. Внешний — взаимодействие с покупателями, поставщиками и подрядчиками.

Цель информационной логистики — сделать так, чтобы все отделы вовремя получали информацию, необходимую для работы. Например, чтобы снабженец узнавал о том, что на производстве кончается краска, в этот же день, или чтобы заказ от клиента моментально поступал в обработку на склад и к курьеру.

Чаще всего проблемы информационной логистики решают с помощью CRM-систем. В них сотрудники видят информацию о закупках и сделках с покупателями и могут оперативно реагировать на все изменения. В блоге «ПланФакта» уже сравнивали 6 CRM-систем для бизнеса: посмотрите, какая подойдет вам.

Информационная логистика нужна всем без исключения. Просто если в условной компании работает пара менеджеров по продажам и один водитель-доставщик, для коммуникации необязательно использовать сложные решения: достаточно чата в Telegram или личного общения между сотрудниками.

6. Складская

Это все, что связано со складским хранением запасов, сырья, готовой продукции. Цели складской логистики — оптимизировать затраты на обработку материальных ценностей, соблюсти правила хранения продукции, не перегружать склад и вовремя отгружать с него товары.

В складскую логистику входят:

• обработка продукции на складе — маркировка, упаковка, перемещение внутри склада;
• оптимизация: специалисты с учетом планов и требований к конкретным продуктам решают, как и где хранить партии товаров;
• прием и отгрузка продукции — получение информации от других отделов, подготовка товара к транспортировке или подготовка мест хранения новой партии сырья.

У компании может даже не быть выделенного склада, но складская логистика будет ей нужна. Ее используют для управления сырьем, которое может находиться в производственном цеху, и готовой продукцией, которую отвозят на склад подрядчика.

Складская логистика нужна почти всем, потому что в подавляющем большинстве случаев компании что-то хранят: запасы продуктов в подсобных помещениях в магазине, игрушки на складе, песок для производства бетона.

Выделяют и другие виды логистики — производственную, сервисную и финансовую. Производственная по сути включает в себя логистику закупок: ее цель в том, чтобы все отделы вовремя обеспечивались предметами и средствами труда. Сервисная больше относится к маркетингу, так как ее задача — добавить нематериальные блага продукции за счет оптимального ассортимента, соблюдений условий хранения, своевременной отгрузки. Финансовая логистика больше относится к обязанностям финансового директора, а в небольших компаниях за все денежные потоки отвечает собственник или руководитель. Эти три вида логистики — не то, с чем нужно работать с первых дней: начинающему предпринимателю стоит сначала организовать основные бизнес-процессы.

Чтобы сделать это, важно понять, какие виды логистики понадобятся вашему предприятию. Отталкивайтесь от ниши и бизнес-процессов внутри компании. Например, занимаетесь производством тротуарной плитки: у вас есть цех с оборудованием, склад для хранения готовой продукции и отдельные помещения на территории для хранения сырья. Его привозят поставщики, а продаете плитку оптовым покупателям, которые приезжают сами. Значит, вам нужны:

• складская логистика, чтобы понимать, есть ли место на складе, и вовремя упаковывать плитку перед приездом клиента;
• закупочная, чтобы заказывать новую партию сырья, когда старая уже почти израсходована;
• информационная, чтобы вы могли видеть данные о состоянии продукции на складе и принимать решения о дальнейшей нагрузке на производство, а отдел продаж быстро информировал работников склада о поступившем заказе.

Также в работе будете использовать производственную логистику: со временем начнете оптимизировать затраты и перенесете бункер для песка ближе к цеху, чтобы тратить меньше времени и средств на его транспортировку по территории.

Как грамотно организовать логистику на предприятии

Начинающему бизнесу не обязательно создавать целый отдел логистики. Главное — выстроить бизнес-процессы так, чтобы в конечном итоге не терять деньги. Например, можно частично разделить функции отдела логистики между сотрудниками: пускай менеджеры по продажам передают информацию о заказах на склад грузчикам и водителю, а мастера на производстве сами информируют руководителя о том, что скоро нужно будет докупать сырье.

В целом организацию логистики можно разделить на четыре этапа.

1. Алгоритмизация бизнес-процессов

Чтобы сотрудники не запутались, кому сообщать данные и куда бежать, если клиент недоволен опозданием курьера, нужно разработать алгоритмы действий на каждый бизнес-процесс. Для этого распишите для каждого вида логистики, как сотрудники должны действовать. Например, для закупочной логистики:

• Как должны узнать, что сырье на складе скоро кончится — кто должен им это сообщить?
• Когда и в течение какого срока после сообщения о том, что сырье кончается, они должны оформить заявку на поставку или найти нового поставщика?
• Какие документы должны подготовить, чтобы обеспечить поставку, и кому их передать?
• Как должны проконтролировать поставку и узнать о том, что все доставили вовремя?
• Что должны сделать, если поставщик привез брак, или если задерживает доставку на 1-2 дня?

В результате ответов на вопросы должен получится четкий алгоритм действий: бизнес-процесс, позволяющий обеспечить сырье необходимыми для производства материалами.

Например:

• На складе остается всего 5 банок краски →
• Продавец сообщает об этом руководителю →
• Руководитель заказывает новую партию краски, сообщает продавцу о скором поступлении товара и бухгалтеру о необходимости подготовить документы →
• Бухгалтер готовит акты и оплачивает поставку →
• Продавец освобождает место на складе →
• Продавец отчитывается о том, была доставка или нет →
• Если что-то пошло не так, руководитель связывается с поставщиком →
• Если проблему можно решить, ждет, если нет — ищет другого поставщика

Расписать бизнес-процессы можно на бумаге или в Word: главное, чтобы была точно понятна последовательность действий

2. Формирование списка обязанностей

Исходя из того, какие виды логистики вам нужны, сформируйте список обязанностей, позволяющий обеспечить грамотную логистику каждого вида. В нашем примере обязанности будут выглядеть так:

• отслеживание наличия всех товаров из ассортимента на складе;
• своевременное информирование о доступном остатке и необходимости заказа новой партии товара;
• поиск поставщиков и заключение контрактов с ними;
• подготовка документов для получения новой партии товара;
• оплата поставки;
• подготовка складского помещения к приему товара;
• информирование о исполнении или неисполнении договора поставки;
• решение проблем с поставщиком, если они есть.

В список обязанностей должно входить все, что нужно для обеспечения закупочной логистики. Так же следует проработать логистику других типов, необходимую предприятию.

3. Поиск инструментов для оптимизации бизнес-процессов

Это важно, если у вас работают 10-15 сотрудников. Если вся компания состоит из 2-3 человек, можно заранее продумать пути оптимизации при росте, но пока ничего не внедрять.

Оптимизация — значит упрощение и ускорение работы сотрудников. Подумайте, как можно автоматизировать бизнес-процессы и какие инструменты использовать, чтобы все делалось вовремя. В нашем примере это могут быть:

• электронный документооборот, что позволит бухгалтерии тратить меньше времени на подготовку документов, а вам — на подписание договоров;
• система автоматизации склада, в которой будет виден остаток по каждой группе товаров из ассортимента, и можно будет настроить автоматическое уведомление о снижении запасов;
• переписка в мессенджере, посредством которой продавец будет отчитываться о том, поступила ли поставка или нет.

Также оптимизировать бизнес-процессы поможет CRM-система и другие инструменты: шаблонная подготовка документов, автоматически обновляемая база поставщиков, в которой можно сравнить условия поставок. Их внедрение всегда связано с доработками — об этом и о конкретных инструментах рассказал Петр Филашов, заместитель директора департамента внутренней логистики TFN:

«В нашей компании все отделы стремятся улучшать все процессы, внедряя все новые и новые методики, алгоритмы работы, Департамент логистики — не исключение. Значительное количество доработок возникает при внедрении любой программы, будь то программы учета товаров или программы маршрутизации транспортных средств. Одна и та же программа в разных компаниях внедряется по-разному, исходя из специфики товара и самой организации. В нашей компании работает целый проектный отдел, отдел SAP, которые обрабатывают входящие ТЗ (технические задания) и воплощают их в «жизнь». В нашей компании используется программа SAP с модулями EWM, ERP, WMS и программа для отслеживания транспортных средств «Телематика»

4. Распределение обязанностей между сотрудниками

Когда продумали бизнес-процессы и возможности их оптимизации, а также сформировали списки обязанностей, необходимых для обеспечения логистики, можете распределить их между сотрудниками. В примере от «ПланФакта» это выглядит так:

• руководитель ищет поставщиков, договаривается об условиях, заключает договор, сообщает продавцу о сроках поставки;
• бухгалтер готовит документы и оплачивает заказ;
• продавец вовремя сообщает об остатке на складе, готовит место для приема, принимает поставку и сообщает об этом руководителю.

Если видите, что обязанностей слишком много, возможно, придется нанимать на работу одного-двух сотрудников и передавать логистику или хотя бы часть бизнес-процессов им. О возможном распределении обязанностей «ПланФакту» рассказал Михаил Решетков, директор логистической компании «РТЛ»:

«Мы работаем с негабаритным оборудованием, и проекты занимают много времени. От подписания договора до исполнения может пройти 6-12 месяцев. Для реализации проекта формируется проектная команда, в которую входят специалисты оперативного отдела, таможенного и инженерно-строительного департамента. Работу специалистов координирует проектный менеджер, который ставит задачи по проекту, согласовывает с клиентом возникающие вопросы, контролирует общий ход выполнения проекта. В зависимости от масштаба и длительности проекта в проектной команде бывают задействованы от 5 до 15 специалистов.

Специалисты оперативного отдела занимаются оформлением необходимой документации, контролируют погрузку оборудования в соответствии с упаковочными листами/карго планом, контролируют подачу транспорта под погрузку или выгрузку.

Специалисты таможенного департамента берут на себя вопросы, связанные с таможенными процедурами. Еще до активной фазы реализации проекта мы знаем, какая задача стоит перед таможенным департаментом, т.к. эти вопросы прорабатываются на этапе подписания контракта.

Инженерно-строительный департамент берет на себя очень ответственный этап, связанный с обследованием и подготовкой маршрута перевозки. Негабаритная перевозка требует тщательной проверки качества дорожного полотна, мостовых сооружений, препятствий в виде ЛЭП, железнодорожных переездов, подъездных путей к площадке получателя. Достаточно часто приходится укреплять мостовые сооружения или строить объездной участок на маршруте из-за наличия препятствий. Получение разрешительной документации на перевозку негабаритного оборудования, согласование «окон» для прохождения ж/д переезда автоколонной или разрешение на демонтаж ЛЭП также является ответственностью инженерно-строительного департамента»

В идеале по мере развития бизнеса желательно сформировать отдел, который обеспечивал бы реализацию логистики на предприятии. Обычно отдел логистики включает в себя три уровня:

• Общее управление и планирование. Чаще им занимаются директора. Они изучают отчеты, координируют действия разных отделов, строят прогнозы, планируют дальнейшую нагрузку на производство в зависимости от результатов работы логистического отдела и отдела продаж.
• Программное управление. Менеджер по логистике контролирует работу конкретных подсистем и отвечает за определенный тип логистики. Он получает данные от сотрудников, формирует отчет и передает его руководству.
• Оперативное управление. Это все то, что непосредственно относится к бизнес-процессам: заключение контрактов с поставщиками, контроль отгрузки, складское управление. Специалисты не принимают самостоятельных решений, а работают по заданным вами алгоритмам.

Есть компании, в которых создан целый департамент логистики. Внутри него работа распределена по отделам. Об этом блогу «ПланФакта» рассказал Петр Филашов, заместитель директора департамента внутренней логистики TFN:

«Департамент внутренней логистики и производства состоит из нескольких отделов:
отдел доставки товаров по Москве и московской области;
— отдел региональной доставки товаров;
— транспортный отдел;
— склады с готовой продукцией;
— производственный отдел;
— отдел рекламаций.
В каждом отделе сотрудники распределены по функционалам, у каждого отдела есть свой руководитель»

На первых этапах развития предприятия за планирование, общее и программное управление отвечает собственник. Именно он формирует отчеты на основании данных, полученных от сотрудников, и принимает решение, что делать дальше. Например, если склад загружен на 90% — арендовать еще один или устроить распродажу.

Частые ошибки в логистике, которые могут привести к лишним расходам

Отсутствие автоматизации. Если все делается вручную, а данные о поставщиках или клиентах лежат в разных файлах и пересылаются друг другу по 10-20 раз в день, это значительно повышает риск ошибок из-за человеческого фактора. Не учли дозаказ при формировании партии товара — получили негативный отзыв от клиента и неустойку за опоздание с последующей доставкой.

Отсутствие связи между отделами. На складе получают информацию о заказе не сразу, а за 2-3 часа до отгрузки товара. Рабочие вынуждены торопиться, поэтому не могут качественно упаковать продукцию или вообще не успевают в срок. Возникает кавардак, который тоже способен принести убытки из-за простоев, неустоек, потерь клиентов.

Непродуманные бизнес-процессы. Сотрудники не знают, какие у них обязанности, куда сообщать о том, что скоро кончится кофе, а менеджеры по продажам не понимают, кому именно говорить о грядущей отгрузке по новой сделке. Заявки от покупателей обрабатываются дольше или производство вынуждено простаивать, потому что сырья нет.

Недостаточный контроль подрядчиков. И поставщиков, которые привозят расходные материалы. Это может привести к порче товара, срыву сроков доставки, несоблюдению надлежащих сроков хранения. Или просто к тому, что поставщик привезет брак, и вы потеряете время и деньги.

О других возможных ошибках, приводящих к потерям, блогу «ПланФакта» рассказал Александр Храпунов — руководитель отдела продаж транспортно-экспедиционной компании «ТЭК Оператор»:

«Неспособность учесть все нюансы. Неопытные компании часто согласовывают контракты с подрядчиками, не учитывая деталей. Например, отправляют товар в контейнере железной дорогой, а на месте, когда контейнер доставляют конечному получателю на склад, оказывается, что у получателя есть возможность выгрузить его только верхом (краном). А конструкция контейнера не позволяет сделать такую выгрузку.

Заказчику не пришло в голову уточнить этот момент, а экспедитор не подумал за клиента и сделал так, как тот просил. В таких случаях экспедитор не виноват: он выполнил все условия по договору и заявке. Поэтому дополнительные расходы ложатся на плечи заказчика: возврат контейнера на станцию назначения, перегруз товара в более подходящий вид транспорта (чаще всего автомобильный), повторная доставка груза конечному получателю.

Страх пробовать новые варианты. Мы часто сталкиваемся с тем, что неопытные в грузоперевозках компании боятся менять привычный вид транспорта. Например, один из наших клиентов до сотрудничества с нами отправлял свою продукцию по всей России и в страны СНГ исключительно автомобильным транспортом. Если конечный покупатель находится на Дальнем Востоке, стоимость доставки могла достигать полумиллиона рублей и выше. Мы предложили им контейнерную перевозку по железной дороге. Затраты снизились втрое! Хотя ранее компания даже не рассматривала этот вариант.

Выход — анализируйте предлагаемые вам логистические решения, даже если есть неудачный опыт с этим транспортом или опыта вовсе нет. Правильный экспедитор поможет снизить затраты на логистику.

Работа с одной транспортной компанией. У нас есть пример: клиент возит медицинскую технику из Китая. После того как мы отправили ему наше коммерческое предложение, выяснилось, что экспедитор зарабатывает на нем сверхприбыль. В этом случае совет: обязательно сравнивайте коммерческие предложения от разных транспортных компаний. Вы удивитесь, насколько могут отличаться цены. Появляется насмотренность, понимание, как складывается стоимость, и общее представление о рынке. Не бойтесь задавать вопрос: почему у вас настолько дороже/дешевле. И обязательно надо соотносить стоимость перевозки и транзитное время. Часто очень дешевые предложения означают очень долгую доставку. Предприниматель должен понимать, что для него приоритетнее: стоимость или сроки.

Работа с гигантами рынка. Часто начинающие предприниматели обращаются за логистическими услугами к крупным транспортным компаниям. Но для таких компаний мелкий бизнес не приоритетен. Они работают с ним, но на своих условиях. И не всегда эти условия выгодные для заказчика: например, гиганты могут просить предоплату. У тех, кто только начинает перевозить грузы, обычно немного свободных денег. С мелкими или средними транспортными компаниями вероятнее договориться о партнерских условиях, в том числе по оплате. Сравнивайте предложения: отправляйте заявки как гигантам рынка, так и мелким ТК.

Распределение обязанностей между сотрудниками. У маленьких компаний нет отдела логистики. Вопросами транспортировки там занимается сотрудник, который, как правило, имеет еще и много разных других обязанностей. Это нормально на старте. Но по мере развития компании выделяйте штатную единицу, а впоследствии — и отдел для решения логистических задач. Даже самый хороший экспедитор не сможет полностью взять на себя решение всех ваших задач. Грамотный логист окупится.

Отсутствие планирования. Одна из ошибок неопытных предпринимателей — обращаться к транспортной компании с задачей доставить груз как можно скорее. А это означает, что цена на срочную транспортировку будет высокой. Сократить расходы на логистику можно с помощью правильного планирования с учетом времени на производство продукции, на предварительную организацию, транзит»

Организация грамотной логистики — сложный процесс для начинающего предпринимателя. Но важно сделать это как можно раньше, потому что логистика нужна всем. Грамотно выстроенные бизнес-процессы позволят работать без простоев, доставлять заказы клиентам точно в срок и производить качественный товар. Все это снизит затраты и повысит чистую прибыль.