Поговорим о том, как выстроить в компании внутреннюю систему информирования. Вы узнаете, о чем нужно рассказывать сотрудникам, чтобы:
• руководителям было проще управлять компанией;
• подразделения работали слаженно, и правая рука знала, что делает левая;
• коллектив работал без конфликтов.
ВНУТРЕННЯЯ СИСТЕМА ИНФОРМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ
Секретари и другие сотрудники приемных – это связующие звенья между руководством и коллективом: через них руководитель выражает свою волю, издавая приказы и распоряжения, они знакомят сотрудников с распорядительными документами, собирают участников на совещания. Именно секретари совместно с отделом кадров обязаны вовремя информировать сотрудников. Для этого необходимо выстроить в компании внутреннюю систему информирования.
Внутренняя система информирования сотрудников – это комплекс мероприятий по информированию сотрудников, призванный решать поставленные руководством задачи.
Задачи системы внутреннего информирования:
1. Создать единую систему ценностей, стандартов, форм передачи информации, чтобы повысить управляемость организацией.
2. Обеспечивать руководителей и подчиненных информацией, необходимой для производственных процессов.
3. Создавать и укреплять у сотрудников чувство причастности к делам предприятия.
4. Стимулировать сотрудников влиять на настроения в коллективе (правильно выстроенная система мотивации увеличивает производительность труда).
5. Улучшать и облегчать взаимодействие между подразделениями для выполнения общих производственных задач.
6. Внедрять изменения. Формировать лояльность сотрудников к анонсируемым изменениям.
7. Укреплять трудовую дисциплину.
8. Создавать благоприятный психологический климат в коллективе.
Чтобы выстроить систему внутреннего информирования, надо ежедневно определять содержание, объем и целевую аудиторию передачи информации.
Виды и свойства информации
♦ Виды информации
Существует несколько классификаций информации, но для секретарей и сотрудников приемной актуальны в работе следующие виды:
1. По форме представления:
• текстовая – оформлена в буквенной форме: объявление, статья, журнал, книга, сайт и т.д.;
• числовая – представлена в числовом выражении: таблица, шкала прибора, циферблат часов, различные цифровые табло;
• графическая – информация в виде изображений: картина, схема, таблица, фотография;
• звуковая – информация доносится с помощью звуков: музыка, человеческий голос, различные звуковые сигналы.
2. По назначению:
• массовая (общественная) – информация нацелена на широкую аудиторию. Применительно к сфере деятельности секретаря это могут быть публичные объявления или массовые рассылки, касающиеся всего коллектива;
• специальная – информация имеет значение и понятна для определенной группы людей, объединенных общими профессиональными или иными интересами, оперирует узкоспециальными терминами и понятиями, например техническая информация (чертежи, спецификации, технологические карты и процессы и т.д.);
• личная – информация касается отдельного индивидуума и представляет собой набор сведений о его личности, социальных контактах, семейном положении, характере, привычках и т.п. Подобную информацию обычно аккумулируют служба безопасности и отдел управления персоналом.
♦ Свойства информации
Полезность. Определяется тем, насколько использование информации позволяет решать поставленные перед субъектом информирования задачи. Например, в плане повышения объемов продаж информационное письмо о новых видах производимой продукции и предоставляемых услуг будет значительно полезнее, чем рассылка о предстоящем конкурсе детского рисунка.
Достоверность. Информация должна отражать истинное положение дел. Ложная информация может иметь как быстрые, так и отдаленные негативные последствия. Если сотрудники получат недостоверную информацию, то они будут иметь искаженное представление о ситуации и, вследствие этого, принимать неверные решения.
Полнота. Даже достоверная, но неполная информация теряет свою полезность. Поэтому информации должно быть достаточно, чтобы сотрудники принимали верные решения.
Актуальность. Любая информация имеет срок давности, по истечении которого она теряет свою значимость. Актуализировать ее нужно с определенной периодичностью.
Конфиденциальность. Не вся информация подлежит доведению до всего коллектива. Особую осторожность следует проявлять в работе с конфиденциальной информацией, которая имеет гриф «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования» и т.п. Работа с конфиденциальной информацией и уровни допуска к ней должны быть обязательно закреплены и утверждены в таких локальных нормативных актах, как:
• инструкция по делопроизводству;
• инструкция по соблюдению режима безопасности внутри организации;
• инструкция по работе с документами, имеющими гриф «для служебного пользования» и «конфиденциально»;
• перечень сотрудников, которые имеют доступ к информации о коммерческой тайне организации, и т.п.
В зависимости от вида и свойства информации в организации выстраивается система информирования. Чтобы система была эффективной, необходимо для каждого конкретного случая передачи информации:
• определить содержание и объем передаваемой и получаемой информации;
• определить круг лиц, до которых необходимо донести информацию;
• установить периодичность и сроки передачи информации;
• определить ответственных, кто будет информировать конкретных лиц или группы;
• выбрать формы предоставления информации и каналы, исключающие ее искажение;
• наладить обратную связь, т.е. системы, где перемещение информации осуществляется не только сверху вниз, но и снизу вверх.
У вас не будет единого шаблона действий на все случаи информирования. Если вы будете выступать посредником для передачи информации, то ответы на все пункты нужно будет получить у инициатора, а в особо ответственных случаях еще и согласовать с руководителем.
Жаклин Кеннеди говорила: «Я хочу минимум информации с максимальной вежливостью». Но не забывайте, что помимо вежливости и краткости важно содержание. Только своевременная и точная информация от первоисточников гарантирует успешную работу.
О ЧЕМ НАДО ИНФОРМИРОВАТЬ СОТРУДНИКОВ
Цели, стратегия, перспективы организации
Цели организации (долгосрочные и ближайшие), стратегия, перспективы – это важнейшая часть информационного потока, которую необходимо доводить до сотрудников. Именно на основании этих данных коллектив делает выводы о состоянии дел в компании и, соответственно, о дальнейших перспективах работы в ней.
Как правило, о целях, стратегиях и перспективах организации сотрудникам в начале года докладывает руководитель организации. Тезисы его доклада размещают на сайте компании. Иногда возможно экстренное информирование, которое проводится в случае реорганизации, закрытия, перепрофилирования компании.
Имидж и корпоративная культура
Имидж – это репутация, которая создается с помощью средств массовой информации и преподносится обществу. То есть взгляд на организацию со стороны.
Информация об имидже организации тесно связана с целями и перспективами и является их логическим следствием. Как правило, имиджем организации занимаются либо организации-имиджмейкеры, либо внутреннее подразделение организации – отдел маркетинга и рекламы, отдел по связям с общественностью.
Корпоративная культура – модель поведения внутри организации, система ценностей, принципов, сформированная в процессе функционирования компании и разделяемая всеми членами коллектива. Как правило, это вводная информация для будущих сотрудников предприятия, о которой им рассказывают работники кадровой службы.
Информация о корпоративной культуре представляет собой сведения:
• о корпоративном стиле: дизайн помещений, символика компании, корпоративные цвета, дресс-код, принятый в компании (информирует отдел управления персоналом);
• формуле вежливости – модель общения, принятая в организации. Например, в одной компании было принято при появлении руководителя вставать и громко хором приветствовать его речевкой (информирует непосредственный руководитель сотрудника);
• взаимоотношениях между сотрудниками и подразделениями: формы документов, утвержденные для этого в организации, правила и особенности (информирует непосредственный руководитель сотрудника);
• обращении с полученной и со сгенерированной информацией. В некоторых компаниях нужно подписывать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (информируют служба безопасности и отдел управления персоналом);
• критериях оценки работы сотрудников (информирует отдел мотивации труда и заработной платы);
• правилах внутреннего трудового распорядка и контроле трудовой дисциплины (информирует отдел управления персоналом);
• способах разрешения конфликтных ситуаций.
Большая часть этих положений представлена в виде утвержденных приказом инструкций и положений. Но важна и недокументированная информация, донести которую до подчиненного обязан его непосредственный руководитель.
Достижения
Достижения организации выражаются в росте объемов производства и продаж, открытии новых филиалов, появлении новых продуктов и услуг. Информирование об этом должно производиться с определенной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год и т.д.) в зависимости от характера деятельности, объемов производства, продаж и иных характеристик, значимых для данной организации.
Поскольку каждый из сотрудников вносит свой вклад в улучшение экономических показателей работы организации, то он имеет право рассчитывать на своевременную и точную информацию о состоянии дел в организации.
Как правило, информирует о достижениях организации ее руководитель на общем собрании коллектива, а данные для этого отчета готовят отдел экономики, бухгалтерия и отдел по социальной работе (профком).
Возможны и другие способы информирования сотрудников. Например, в организации может быть принята система еженедельных отчетов руководителей подразделений о проделанной работе за период между двумя отчетами (как правило, этот период равняется месяцу). Отчеты выполняют в виде презентаций PowerPoint и представляют вниманию слушателей на утреннем совещании у директора организации по понедельникам. После совещания презентацию размещают на сайте организации.
Мероприятия внутри организации
Коллектив нужно регулярно оповещать о конкурсах профессионального мастерства, производственных соревнованиях (например, о соревновании между секторами отдела продаж по объемам проданной продукции за месяц, квартал, год), о проводимых на предприятии конкурсах, а также о результатах этих конкурсов.
Победителей награждают и морально стимулируют: вручают грамоты или переходящие вымпелы, размещают фото триумфаторов на доске почета и т.д. Это сплачивает коллектив и поднимает корпоративный дух. Организует мероприятия отдел управления персоналом. Секретарь в данном случае покупает или создает соответствующие бланки грамот, оформляет поздравительные адреса, приобретает рамки, ламинирует наградные листы и т.п.
Искусство расставить нужных людей в нужных местах – начало науки управления.
Кадровые решения
Необходимо своевременно информировать сотрудников о кадровых перемещениях, изменениях трудовых функций и обязанностей.
Как правило, до коллектива нужно доносить следующую информацию:
• изменения в расстановке и личном составе руководителей среднего звена и в высшем руководящем составе;
• изменения выполняемых функций подразделений и сотрудников;
• иные назначения и увольнения сотрудников.
Информирует о кадровых решениях секретарь или сотрудник кадровой службы.
Подобную информацию нельзя распространять со слов кого-либо, даже лица, занимающего в компании достаточно высокое положение. Если имеет место нажим или угрозы, то попросите изложить указание письменно, скрепить подписью и датой, после чего доложите руководителю организации. Если это требование самого первого лица, то постарайтесь получить хотя бы его письменное указание. Данное информирование может проводить как секретарь, так и сотрудник кадровой службы.
Обучение
Следует обязательно доводить до сотрудников сведения о возможности повышения профессионального уровня. Это могут быть тренинги, курсы повышения квалификации, семинары и конференции, особенно если они связаны с перспективами карьерного роста сотрудников. Кроме того, следует информировать коллектив о предстоящих аттестациях, а после их проведения – об их итогах. Информируют об этом, как правило, сотрудники кадровой службы.
Документационное обеспечение управления
Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) доводятся до сведения сотрудников. Ознакомить коллектив с приказами по организации (кроме кадровых) обязан секретарь. С распоряжениями по подразделению подчиненных знакомит либо начальник подразделения, либо его секретарь.
Локальные нормативные акты и организационно-правовые документы также доводятся до сведения сотрудников. О вводимых положениях, инструкциях и регламентах сотрудников информирует их руководитель.
Профессиональная информация
В обязанности руководителя подразделения входит регулярно информировать подчиненных о профессиональных новшествах, изменениях в законодательной базе, ситуации в профессиональной сфере: расстановке сил на рынке, деятельности конкурентов, изменениях в клиентской базе и т.д.
Непрофессиональная информация
К ней относятся частные объявления, поздравительные рассылки и т.д. За распространение непрофессиональной информации могут быть ответственны различные сотрудники, в том числе и секретари.
КАК ИНФОРМИРОВАТЬ НОВОГО СОТРУДНИКА
Информирование новых сотрудников – один из важнейших моментов работы с персоналом и является задачей не только отдела кадров, но и руководителя, в чьем подразделении будет работать новичок, и сотрудника службы делопроизводства (секретаря). Обычно входит в программу адаптации сотрудников.
Справочник для нового сотрудника
Одним из важнейших инструментов для информирования новичка может стать справочник нового сотрудника (далее – справочник).
Такой справочник лучше сделать в электронном виде и хранить его в локальной сети (на корпоративном сайте) вместе с другой необходимой справочной информацией. Это удобно, т.к. материалы периодически нужно обновлять и проще делать это в одном месте.
Справочник должен быть кратким (до трех страниц), емким, актуальным.
В справочнике полностью дают только краткие тексты (до 2000 знаков), на громоздкие многостраничные документы (аналитики, ЛНА и т.д.) дают гиперссылки, где эти документы находятся (далее – ссылки).
Справочник может состоять из двух частей: универсальной и специализированной.
Универсальная часть содержит информацию, общую для всех подразделений компании:
• краткая история предприятия;
• внутренний корпоративный портал/FTP-сервер/иное электронное хранилище информации (ссылка);
• описание продукции и услуг, которые производит и предоставляет предприятие (ссылка);
• внутренний телефонный справочник (ссылка);
• список всех сотрудников организации с фотографиями, должностями, телефонами, адресами корпоративной электронной почты и днями рождений.
Обычно располагается на внутреннем электронном портале и может быть приложением, например, к электронной проходной, но может существовать и автономно;
• схема замещения руководителей (и иных ответственных специалистов) предприятия, утвержденная директором (ссылка);
• правила внутреннего трудового распорядка (ссылка);
• приказ с последней актуальной редакцией структуры организации (ссылка);
• приказы с важными элементами корпоративной культуры (например, положение о дресс-коде) (ссылка);
• место размещения распоряжений и приказов по предприятию (ссылка);
• правила внутреннего документооборота: правила написания служебных, докладных и пояснительных записок, заявлений, правила согласования договоров, инструкций по делопроизводству и т.д. (ссылка);
• схема расположения кабинетов руководителей, отделов, служб, бытовых помещений (санузлов, раздевалок, обеденных комнат, медицинского кабинета и аптечки) (ссылка);
• контактные телефоны и порядок вызова служб, которые ремонтируют оргтехнику, бытовую технику, мебель, освещение и сигнализацию;
• описание, правила пользования, графики работы и пр. информация об объектах социально-культурного быта предприятия: тренажерном зале, столовой, базе отдыха;
• информация о регулярных курсах повышения квалификации (например, курсах изучения иностранных языков);
• ссылка на внешний информационный ресурс (сайт организации в интернете) и указание на место расположения электронной версии данного справочника.
Универсальную часть справочника, в частности, ту, которая содержит редко меняющуюся информацию, можно напечатать в виде карманной книги. В справочнике можно также предусмотреть лист-пустографку для личной информации пользователя: фотография, Ф.И.О., год рождения, занимаемая должность, внутренний телефон, электронный адрес, пол, рост, вес, группа крови.
Специализированная часть содержит информацию, необходимую для сотрудника какого-либо определенного подразделения. Например, специализированная часть справочника для менеджера по продажам может содержать:
• актуальные прейскуранты и образцы коммерческих предложений продукции, которую ему предстоит продавать (ссылка);
• шаблоны писем и договоров (ссылка);
• инструкцию, как построить эффективное общение с клиентом: схему (скрипт) телефонного разговора, схему переговоров, схему работы с возражениями (ссылка);
• формы отчетов о работе и информацию о периодичности их предоставления;
• информацию о командировках: правила оформления документов для командировки, пребывания в командировке (перечень гостиниц для проживания, транспортных и пассажирских компаний, услугами которых допускается пользоваться, и т.д.); приказ с утвержденными размерами суточных; правила составления и предоставления авансового ответа по возвращении из командировки (ссылки);
• схему начисления бонусов и штрафов за выполнение/невыполнение плана продаж;
• принципы распределения зон ответственности в отделе продаж. Документ описывает, по какому принципу построено распределение: по территориальному или по типу продукции (территориальный принцип: каждый конкретный сотрудник или сектор отвечает за продажи на определенной территории; принцип по типу продукции: сотрудник или сектор отвечает за продажу определенного вида продукции на всей территории страны или мира и т.д.); правила взаимодействия с коллегами при возникновении конфликтов, вызванных нарушениями «конвенции»;
• поименный список сотрудников смежных подразделений с детальным описанием их функций, обязанностей и схемой замещения каждого конкретного сотрудника на время его отсутствия;
• перечень логистических компаний и их прейскуранты;
• правила и стоимость перевозок транспортом предприятия;
• структуру блока производства с должностями, Ф.И.О. и телефонами сотрудников.
Специализированная часть справочника для менеджера по снабжению может содержать:
• актуальные прейскуранты продукции и предоставляемых услуг организации (ссылка);
• перечень основных поставщиков и их прейскуранты;
• шаблоны писем и договоров на закупку (ссылка);
• перечень логистических компаний и их прейскуранты;
• условия перевозок транспортом предприятия;
• правила приобретения различных видов товаров, необходимых для предприятия;
• правила пользования и стоимость перевозок транспортом предприятия в служебных целях;
• правила оформления документов для командировок и пр. (см. пункт для менеджера по продажам);
• схема распределения зон ответственности в отделе снабжения;
• схема распределения зон ответственности в отделе продаж (см. пункт для менеджера по продажам).
Когда составляете справочник, советуйтесь с руководителями подразделений, формируйте и включайте в него полный перечень необходимых документов и ссылок. Исходите из реалий вашего предприятия: при создании справочника могут «всплыть» документы, которых нет, но с ними обязан ознакомиться новый сотрудник. Составьте недостающий документ и внесите его в справочник. Это сэкономит время, ведь теперь не придется повторять содержание этого документа каждому новому сотруднику.
Если в организации сложности с общими электронными ресурсами, то можно создать в каждом подразделении папку «Информация для нового сотрудника» и наполнить ее соответствующими документами и хранить в шкафу в свободном доступе для всех сотрудников.
Единожды создав подобный справочник, следует помнить о его регулярном обновлении.
Хорошо, если новичок сразу почувствует себя в гуще событий и ощутит внимание к себе. Например, после регистрации корпоративного электронного адреса пришлите новичку приветственное электронное письмо с прикрепленным справочником для нового сотрудника, а также ссылку на внутренний ресурс, где он находится (Пример 1).
Курс вводных лекций
Немалую роль в информировании и адаптации новых сотрудников играет курс обучения нового сотрудника. Этим занимается отдел управления персоналом.
Обычно курс лекций или вводных занятий проводится по утвержденной программе, специализированной для каждой категории сотрудников и конкретного подразделения. Вариант расписания таких лекций приведен в Примере 2.
Курс лекций читается для группы вновь поступивших сотрудников в соответствии с их специализацией. Кому из новичков какие лекции необходимы, определяет отдел управления персоналом. Подготовленные программы рассылают сотрудникам на электронную почту и (или) вручают в распечатанном виде. За рассылку и ознакомление отвечает секретарь. Контроль посещаемости остается за отделом управления персоналом.
КАНАЛЫ И ИНСТРУМЕНТЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ
Информация имеет разный уровень доступа, круг и частоту распространения, соответственно, может иметь различные способы и инструменты, с помощью которых она распространяется. Сотрудник, в обязанности которого входит информирование коллектива, должен владеть всем набором имеющихся в его распоряжении инструментов, активно ими пользоваться, а также интересоваться возможными расширениями этого инструментария. Рассмотрим основные инструменты и каналы информирования.
Интранет
Информационный корпоративный портал (интранет) – это автоматизированная система, объединяющая в себе различные информационные корпоративные сервисы, адаптированные под служебные и профессиональные потребности сотрудников. Другими словами, это массив разнообразной информации, необходимой сотрудникам организации для выполнения их служебных обязанностей, и предназначенный для повышения эффективности труда и взаимодействия между подразделениями.
Значимость корпоративного портала многократно возрастает в случае, если организация имеет разветвленную структуру с филиалами, территориально удаленными друг от друга, а также при активном разъездном характере работы значительной части сотрудников, т.к. предоставляет им удаленный оперативный доступ к информации.
Информация, которая может быть размещена на портале:
• алфавитный справочник сотрудников с должностями, телефонами, фотографиями, адресами корпоративной электронной почты;
• телефонный справочник подразделений;
• схема согласования документов перед их утверждением и вводом в действие;
• подписанные приказы и распоряжения;
• утвержденные приказом положения, инструкции, регламенты;
• альбом форм, в т.ч. шаблоны основных документов: служебная записка, договор, заявление, командировочное удостоверение, формы отчетов, заявок и т.д.;
• доступ к ERP, CRM и иным системам управления компанией: бухгалтерией, складскими запасами, логистикой и т.д.;
• результаты работы предприятия за определенный период;
• электронная библиотека технической, экономической, юридической и иной информации;
• ссылка на корпоративный интернет-портал организации;
• объявления служебного характера;
• поздравления с днем рождения, победой в каких-либо конкурсах и соревнованиях, юбиляров, передовиков труда и т.д.;
• корпоративные форум, чат, конференции.
Грамотный дизайн корпоративного портала упрощает его использование.
Информационный корпоративный портал.
Корпоративная электронная почта
Корпоративная электронная почта – наиболее распространенный инструмент для оповещения сотрудников внутри компании. Электронные сообщения отправляются по мере необходимости отдельным сотрудникам, группам, по спискам рассылки, подразделениям и т.д.
Как правило, организации ставят своим сотрудникам жесткое условие вести рабочую переписку только через корпоративный электронный ящик и приравнивают отправленное электронное письмо к уведомлению по какому-либо вопросу: ознакомление с приказом, распоряжением; уведомление о назначенных совещаниях, встречах и т.д.
Для эффективной работы с корпоративной почтой секретарь должен предварительно организовать свой почтовый клиент: в адресной книге должны содержаться все корпоративные электронные адреса сотрудников организации, кроме того, адреса могут быть разбиты на группы или списки, в зависимости от цели рассылки.
Например, кроме полной алфавитной адресной книги можно создать списки рассылки:
• по подразделениям – на случай, если потребуется оповестить сотрудников отдельно взятой службы, отдела, сектора;
• для руководства – оперативно информировать руководителей о назначенных совещаниях и иных значимых мероприятиях;
• только для мужчин – для поздравления с 23 февраля;
• только для женщин – для поздравления с 8 марта.
При работе с общими электронными ящиками для каждого отдела или рабочих групп, сотрудники каждого отдела будут иметь доступ наравне со своей личной корпоративной почтой к общей почте отдела, в котором они работают.
Плюсы общих электронных ящиков для каждого отдела или рабочих групп:
• повышается эффективность работы отдела;
• упрощается взаимозаменяемость сотрудников;
• поиск документов, если возникнет вопрос, кем, кому и когда они были отосланы, становится проще.
Приведем из реальной практики пример работы с общим электронным ящиком отдела.
В канцелярии принято строгое правило: отсылать рабочие материалы только с общего электронного ящика и никогда ничего не удалять из него. Для решения каких-либо споров и вопросов просматривается вся история переписки. Например, может выясниться, что файл не был отослан или адресат его не находит. В таком случае пересылают первое исходное сообщение с рекомендациями, как нужно настроить свою электронную почту, чтобы важные сообщения не терялись.
Сотрудники организации могут обратиться к вам с просьбой разослать объявление частного характера, поэтому следует сразу определить границы дозволенного (или полностью отказаться от подобной рассылки) и порядок работы с такими просьбами. Также будут поступать поручения от сотрудников и руководителей различного уровня сделать то или иное объявление, касающееся служебных обязанностей.
В таких случаях следует:
• требовать у данного лица, чтобы оно само сформулировало текст сообщения и указало список рассылки, кому отправить данное сообщение. Текст и пожелания по рассылке требуйте прислать на электронную почту. Сохраните это письмо;
• испрашивать разрешения на такие рассылки у непосредственного руководителя;
• не удалять историю переписки и рассылки.
Рассылки должны отвечать требованиям:
• формулировка текста не должна допускать возможности иной трактовки сообщения;
• в сообщении, независимо от содержания, должны быть четко отражены:
– тема;
– дата;
– время;
– место;
– персона;
– подпись.
Рассмотрим рассылки в Примерах 3 и 4.
Корпоративное медиа
Корпоративное медиа – это корпоративное периодическое печатное издание (журнал или газета) и (или) видеоканал.
В печатном издании чаще всего содержится:
• информация о перспективах развития;
• интервью;
• позитивные фотоматериалы на тему «Как хорошо работать в нашей организации»;
• поздравления победителей конкурсов, юбиляров, передовиков труда.
Корпоративное медиа ПАО «КАМАЗ».
Доска объявлений
Некоторые организации недооценивают этот вид коммуникации. Позиция руководства может быть такая: «Есть информационный портал! Зачем еще и «совковый» стенд на входе?! Каменный век!»
Однако не нужно забывать о том, что:
• у половины работников предприятия (рабочие производственных цехов, водители, механики и т.п.) в силу специфики их деятельности на рабочих местах нет компьютеров, поэтому они оказываются за информационным бортом;
• нельзя игнорировать потенциальных сотрудников, т.е. людей, пришедших трудоустраиваться, и иных гостей предприятия. Хорошо, если они смогут ознакомиться с некоторыми аспектами жизни предприятия и составить о нем благоприятное впечатление.
Доска объявлений (информационный стенд) и вариант размещения на ней материалов.
Информационные стенды могут содержать как тематическую информацию («Уголок качества», «Профсоюзная жизнь» и т.д.), так и информацию общего характера. Это могут быть:
• объявления, важные события;
• новости, приказы, результаты проверок, вакансии;
• поздравления с днем рождения;
• расписание работы, приемные часы руководителей;
• публикации в СМИ об организации.
Если вы работаете в госучреждении и к вам идет поток посетителей, то к формированию стендов нужно подходить еще более тщательно, т.к. их наполнение регламентируется внутренними локальными актами. В этом случае на стенде обязательно следует разместить:
• виды бланков и образцы их заполнения;
• Ф.И.О. ответственных лиц, ведущих прием граждан, и номера кабинетов;
• графики приема граждан;
• платежные реквизиты и суммы платежей за различные виды услуг и т.п.;
• название и контактный телефон вышестоящей организации.
Чтобы информационный стенд был интересен и полезен, регулярно обновляйте информацию. Печатные материалы должны быть хорошо читаемы: используйте крупный шрифт, заголовки, текст разбивайте на смысловые блоки.
Громкая связь
Иногда в организации устанавливают громкую связь – систему речевого оповещения и трансляции. Основным назначением данной системы является оповещение и информирование в экстренных ситуациях.
Но иногда таким системам находят применение и в повседневной жизни, например: для поздравления коллектива с каким-либо праздником, для сбора на совещание, митинг, каких-либо объявлений и т.д. Кроме того, система громкой связи необходима в организациях, имеющих большие производственные и офисные площади, работающих с населением, транспортом, например в больших торгово-развлекательных и логистических центрах, складах и т.д.
Как правило, микрофон громкой связи устанавливают на стойку ресепшен или у секретаря, в недоступном для посторонних лиц месте. Звуковые колонки устанавливают в тех помещениях, на которые планируется транслировать сообщения.
КАК НАЛАДИТЬ ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ В ОРГАНИЗАЦИИ
Обратная связь – следствие информирования, и направлена она снизу вверх, в отличие от информирования. Руководство любой организации всегда интересуют результаты работы подразделений и отдельных сотрудников, реакция коллектива на те или иные события, предложения по совершенствованию работы, информация о возможных правонарушениях, злоупотреблениях и иные сведения из недр трудового коллектива. Рассмотрим, какие методы используются для обратной связи.
Докладные и пояснительные записки
Создают сотрудники в рабочем порядке по производственным вопросам и подают руководителю на рассмотрение, который принимает соответствующее решение (Пример 5).
Отчеты сотрудников о проделанной работе
Эту форму обратной связи применяют наиболее часто. Отчеты, как правило, выполняют в утвержденной форме с заданной периодичностью (Пример 6). Данный вид информирования касается только рабочих вопросов.
Общее собрание трудового коллектива подразделения и организации
Это самая открытая и демократичная форма общения руководства с подчиненными. Но далеко не каждый сотрудник, которому есть что сказать по теме вопроса, осмелится выступить, да еще и высказать все в лицо руководителю. К тому же общие собрания бывают нечасто и посвящены более значимым событиям, чем выслушивание претензий работников.
При проведении общего собрания трудового коллектива обязательно оформляется протокол (Пример 7).
Альтернативные способы обратной связи
Поскольку общее собрание коллектива – мероприятие публичное, сказать правду в глаза руководителю и всем коллегам решаются далеко не все. Поэтому руководство часто выбирает альтернативные способы обратной связи.
Между сотрудниками и руководством не должно быть недосказанностей.
♦ Телефон доверия
Это телефонная линия, обычно многоканальная, предназначенная для приема анонимных звонков и записи на автоответчик сообщений сотрудников, которые пожелали остаться инкогнито.
Как правило, подобные телефонные линии не нуждаются в операторе. Текст вступительного сообщения записывается на автоответчик.
Самый весомый недостаток подобного канала связи – уважения к руководству со стороны сотрудников становится меньше, ведь телефон доверия означает, что руководитель поощряет анонимное доносительство.
♦ Ящик для жалоб и предложений
Назначение его точно такое же, как и у телефона доверия. Ящик для жалоб и предложений должен быть антивандальным, висеть в укромном месте. Обычно на этот ящик направляют одну из внутренних скрытых камер, так что анонимность чаще всего не соблюдается.
♦ Личный прием сотрудников руководителями
В рабочей «сетке» руководителя предприятия выделяются приемные часы, в течение которых он принимает сотрудников по личным вопросам. Как правило, от секретаря требуется вести предварительную запись в журнале (Пример 8).
Иногда в журнал добавляют графу «Результат приема», но этим нарушается конфиденциальность обращения.
Секретарь в день приема незадолго до его начала напоминает записавшимся о предстоящей встрече.
Мы рассмотрели все основные и самые популярные виды информирования. Технический прогресс движется вперед семимильными шагами: изобретают новые и все более современные средства коммуникации и, следовательно, информирования.
Но, как бы там ни было, ни один гаджет и ни одно программное обеспечение пока не может обойтись без квалифицированного и ответственного сотрудника – то есть без секретаря! Относитесь ответственно к вопросу информирования коллектива предприятия, не ленитесь перечитывать и критически осмысливать составленные тексты, предназначенные для обнародования, – и вы всегда будете на высоте.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2018.
Информирование об искажениях и их исправление
Информирование об искажениях и их исправление (см. пункты 8 — 9)
A7. Своевременное информирование руководства соответствующего уровня об искажениях имеет большое значение, так как это позволяет руководству организации оценить, являются ли рассматриваемые статьи искажениями, проинформировать аудитора в случае несогласия с его мнением и принять необходимые меры. Обычно надлежащий уровень руководства — это уровень, обладающий ответственностью и полномочиями для оценки искажений и принятия необходимых мер.
A8. Закон или нормативный акт может ограничивать информационное взаимодействие аудитора с руководством или иными лицами внутри организации по вопросу некоторых искажений. Например, требования законов или нормативных актов могут напрямую запрещать сообщение сведений или совершение иных действий, которые могли бы повредить ходу расследования, ведущегося компетентными органами по поводу фактически совершенных или предполагаемых противоправных действий. В некоторых обстоятельствах возможные коллизии между обязанностями аудитора по обеспечению конфиденциальности и его обязанностями по сообщению необходимых сведений могут оказаться достаточно сложными. В таких случаях аудитор может счесть целесообразным прибегнуть к услугам юриста.
A9. Исправление руководством организации всех искажений, включая те, о которых сообщил аудитор, позволяет руководству поддерживать порядок в бухгалтерских регистрах и записях и снижает риски существенного искажения будущей финансовой отчетности вследствие накопительного эффекта несущественных неисправленных искажений, относящихся к предшествующим периодам.
A10. МСА 700 требует от аудитора оценить, подготовлена ли и представлена ли финансовая отчетность во всех существенных аспектах в соответствии с требованиями применимой концепции подготовки финансовой отчетности. Эта оценка включает анализ качественных аспектов учетной практики организации, в том числе признаков возможной предвзятости в суждениях руководства <1>, и может зависеть от понимания аудитором причин отказа руководства от внесения исправлений.
———————————
<1> МСА 700, пункт 12.
Любая компания ищет инструменты повышения производительности труда. Практика показывает, что если дать сотрудникам возможность влияния на деятельность компании и предоставить прозрачную информацию по стратегической политике, то в ответ можно получить интересные инновационные решения. Поэтому один из самых действенных инструментов мотивации — это грамотное информирование, которое снижает уровень неопределённости и позволяет принимать взвешенные решения. Задача руководства — максимально четко выстроить каналы коммуникаций (как вертикальные, так и горизонтальные).
Доступ к документальной внутрифирменной информации и система корпоративных коммуникаций
В компаниях с небольшим штатом, как правило, информационным обеспечением занимается непосредственно руководство, делегируя распределительную функцию секретарю. Однако при высокой интенсивности документопотока и большой численности персонала такая система приведет к недостаточному контролю движения документов, невозможности одновременного доступа к ним разным специалистам, отсутствию общего формата хранения и единого координатора информации. Это приводит к низкой ответственности работника за конечный результат (потерю, непонимание или искажение нужной информации).
Движение информации «сверху вниз» от руководителя подчиненным может носить как директивный характер, так и сообщать обеспечивающие функционал сведения. При этом больше половины распоряжений исходит в устной форме без регистрации и документирования, а указания не имеют официального статуса, что приводит к более длительной обработке информации.
Отсутствие системы информационного сопровождения негативно проявляется во всех аспектах деятельности компании. К примеру, увеличению расходов. Компания проводит рекрутинг специалистов с помощью кадровых агентств без информации по внутренним источникам о вакансии, без открытия внутреннего конкурса и не учитывая квалификацию и опыт действующих работников на других «малодефицитных» позициях.
Для обеспечения управления в рамках административных служб создаются секретариаты, отделы управления делами, вводятся должности специалистов по работе с документами.
Стоит отметить, что многие российские предприниматели убеждены в том, что сотрудникам не нужно знать обо всех аспектах работы компании. Хотя внедрение системы единого коммуникационного поля обеспечивает не только информирующую поддержку, но и ценностную, направленную на соблюдение и развитие корпоративных стандартов.
Эффективно действующая система взаимодействия нацелена на точное определение содержания, количества, времени обработки, периодичности, способов предоставления информации, доводимой до сотрудников, а также на сбор и анализ обратной связи.
На что должна быть направлена «политика гласности»
- Стратегические программы развития, ценности и корпоративные приоритеты. Работа в устойчивой стабильной компании — один из главных стимулирующих факторов.
- Важные события, корпоративные новости и достижения в компании. Вовлеченность в общий результат хорошо способствует сплочению команды.
- Кадровая информация (назначения, увольнения, открытые вакансии, обучение и аттестация).
- Директивные распоряжения и регламенты.
Что может снизить ценность внутрикорпоративной информации
Основными сложностями, по которым персонал может игнорировать сообщения руководства, можно обозначить:
- получение противоречивой информации из нескольких равноправных источников или несовпадение официальной информации с той, которой владеет сотрудник;
- увеличение объема информации и недостаток времени на ее изучение;
- утаивание или замалчивание, которое ведет к появлению слухов и дезорганизует работу;
- несоответствие способа подачи информации ее восприятию.
Как разработать эффективную систему информирования
Разработка должна начаться с определения рабочих целей, деления персонала на профессиональные группы. Переход к тактическим действиям предполагает построение результативных каналов передачи информации, разработку правил работы и контроль за соблюдением, а также организацию мероприятий по распространению информации.
В целом, все многообразие инструментов внутренних коммуникаций можно разделить на три группы:
- информационные (корпоративные СМИ, стенды, электронные сообщения);
- коммуникативные (корпоративные мероприятия, праздники, обучение);
- организационные (личные беседы, собрания, совещания).
Корпоративные периодические печатные и электронные журналы или газеты
Многие организации публикуют издания, ориентированные на различные профессиональные сегменты. Главное преимущество — донесение нужной информации до каждой конкретно определенной группы сотрудников. Корпоративные СМИ становятся «визиткой» компании, укрепляют впечатлении о стабильности и носят имиждевый характер.
Доски объявлений и стенды
Преимущество в доступности всему коллективу и оперативном распространении информации.
Электронные почтовые сообщения
Среди преимуществ: индивидуализированный подход и скорость, возможность автоматизации при рассылке поздравлений с памятными датами и праздниками.
Общие и функциональные собрания и совещания или личные встречи имеют значимое влияние для всех групп персонала.
Корпоративный портал
Этот ресурс дает возможность совместной работы с документами и приложениями всем сотрудникам, позволяет постоянно хранить информацию в одном месте, производить полное документирование распоряжений от инициации до отчетности и автоматизировать бизнес-процессы.
Задачи по реализации информирования персонала в общей системе делятся на несколько подразделений:
- отдел внутреннего PR отвечает за подготовку материалов для корпоративных изданий, (газеты, бюллетени, листки), подготовку и рассылку информационных сообщений;
- административный отдел организует оповещение о новых регламентирующих и нормативных документах, контролирует исполнение поручений, берет на себя поддержание в актуальном состоянии информационных стендов.
Грамотно выстроенная система коммуникаций позволяет обеспечить максимальную прозрачность взаимодействия между топ-менеджментом и рядовыми специалистами. Это повышает управляемость процессами, позволяет оперативно реагировать на изменения, регулировать вовлеченность и создавать общую картину ценностей и стандарты работы, что особенно важно для крупных компаний, имеющих широкую филиальную структуру.
Поговорим о том, как выстроить в компании внутреннюю систему информирования. Вы узнаете, о чем нужно рассказывать сотрудникам, чтобы:
• руководителям было проще управлять компанией;
• подразделения работали слаженно, и правая рука знала, что делает левая;
• коллектив работал без конфликтов.
ВНУТРЕННЯЯ СИСТЕМА ИНФОРМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ
Секретари и другие сотрудники приемных – это связующие звенья между руководством и коллективом: через них руководитель выражает свою волю, издавая приказы и распоряжения, они знакомят сотрудников с распорядительными документами, собирают участников на совещания. Именно секретари совместно с отделом кадров обязаны вовремя информировать сотрудников. Для этого необходимо выстроить в компании внутреннюю систему информирования.
Внутренняя система информирования сотрудников – это комплекс мероприятий по информированию сотрудников, призванный решать поставленные руководством задачи.
Задачи системы внутреннего информирования:
1. Создать единую систему ценностей, стандартов, форм передачи информации, чтобы повысить управляемость организацией.
2. Обеспечивать руководителей и подчиненных информацией, необходимой для производственных процессов.
3. Создавать и укреплять у сотрудников чувство причастности к делам предприятия.
4. Стимулировать сотрудников влиять на настроения в коллективе (правильно выстроенная система мотивации увеличивает производительность труда).
5. Улучшать и облегчать взаимодействие между подразделениями для выполнения общих производственных задач.
6. Внедрять изменения. Формировать лояльность сотрудников к анонсируемым изменениям.
7. Укреплять трудовую дисциплину.
8. Создавать благоприятный психологический климат в коллективе.
Чтобы выстроить систему внутреннего информирования, надо ежедневно определять содержание, объем и целевую аудиторию передачи информации.
Виды и свойства информации
♦ Виды информации
Существует несколько классификаций информации, но для секретарей и сотрудников приемной актуальны в работе следующие виды:
1. По форме представления:
• текстовая – оформлена в буквенной форме: объявление, статья, журнал, книга, сайт и т.д.;
• числовая – представлена в числовом выражении: таблица, шкала прибора, циферблат часов, различные цифровые табло;
• графическая – информация в виде изображений: картина, схема, таблица, фотография;
• звуковая – информация доносится с помощью звуков: музыка, человеческий голос, различные звуковые сигналы.
2. По назначению:
• массовая (общественная) – информация нацелена на широкую аудиторию. Применительно к сфере деятельности секретаря это могут быть публичные объявления или массовые рассылки, касающиеся всего коллектива;
• специальная – информация имеет значение и понятна для определенной группы людей, объединенных общими профессиональными или иными интересами, оперирует узкоспециальными терминами и понятиями, например техническая информация (чертежи, спецификации, технологические карты и процессы и т.д.);
• личная – информация касается отдельного индивидуума и представляет собой набор сведений о его личности, социальных контактах, семейном положении, характере, привычках и т.п. Подобную информацию обычно аккумулируют служба безопасности и отдел управления персоналом.
♦ Свойства информации
Полезность. Определяется тем, насколько использование информации позволяет решать поставленные перед субъектом информирования задачи. Например, в плане повышения объемов продаж информационное письмо о новых видах производимой продукции и предоставляемых услуг будет значительно полезнее, чем рассылка о предстоящем конкурсе детского рисунка.
Достоверность. Информация должна отражать истинное положение дел. Ложная информация может иметь как быстрые, так и отдаленные негативные последствия. Если сотрудники получат недостоверную информацию, то они будут иметь искаженное представление о ситуации и, вследствие этого, принимать неверные решения.
Полнота. Даже достоверная, но неполная информация теряет свою полезность. Поэтому информации должно быть достаточно, чтобы сотрудники принимали верные решения.
Актуальность. Любая информация имеет срок давности, по истечении которого она теряет свою значимость. Актуализировать ее нужно с определенной периодичностью.
Конфиденциальность. Не вся информация подлежит доведению до всего коллектива. Особую осторожность следует проявлять в работе с конфиденциальной информацией, которая имеет гриф «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования» и т.п. Работа с конфиденциальной информацией и уровни допуска к ней должны быть обязательно закреплены и утверждены в таких локальных нормативных актах, как:
• инструкция по делопроизводству;
• инструкция по соблюдению режима безопасности внутри организации;
• инструкция по работе с документами, имеющими гриф «для служебного пользования» и «конфиденциально»;
• перечень сотрудников, которые имеют доступ к информации о коммерческой тайне организации, и т.п.
В зависимости от вида и свойства информации в организации выстраивается система информирования. Чтобы система была эффективной, необходимо для каждого конкретного случая передачи информации:
• определить содержание и объем передаваемой и получаемой информации;
• определить круг лиц, до которых необходимо донести информацию;
• установить периодичность и сроки передачи информации;
• определить ответственных, кто будет информировать конкретных лиц или группы;
• выбрать формы предоставления информации и каналы, исключающие ее искажение;
• наладить обратную связь, т.е. системы, где перемещение информации осуществляется не только сверху вниз, но и снизу вверх.
У вас не будет единого шаблона действий на все случаи информирования. Если вы будете выступать посредником для передачи информации, то ответы на все пункты нужно будет получить у инициатора, а в особо ответственных случаях еще и согласовать с руководителем.
Жаклин Кеннеди говорила: «Я хочу минимум информации с максимальной вежливостью». Но не забывайте, что помимо вежливости и краткости важно содержание. Только своевременная и точная информация от первоисточников гарантирует успешную работу.
О ЧЕМ НАДО ИНФОРМИРОВАТЬ СОТРУДНИКОВ
Цели, стратегия, перспективы организации
Цели организации (долгосрочные и ближайшие), стратегия, перспективы – это важнейшая часть информационного потока, которую необходимо доводить до сотрудников. Именно на основании этих данных коллектив делает выводы о состоянии дел в компании и, соответственно, о дальнейших перспективах работы в ней.
Как правило, о целях, стратегиях и перспективах организации сотрудникам в начале года докладывает руководитель организации. Тезисы его доклада размещают на сайте компании. Иногда возможно экстренное информирование, которое проводится в случае реорганизации, закрытия, перепрофилирования компании.
Имидж и корпоративная культура
Имидж – это репутация, которая создается с помощью средств массовой информации и преподносится обществу. То есть взгляд на организацию со стороны.
Информация об имидже организации тесно связана с целями и перспективами и является их логическим следствием. Как правило, имиджем организации занимаются либо организации-имиджмейкеры, либо внутреннее подразделение организации – отдел маркетинга и рекламы, отдел по связям с общественностью.
Корпоративная культура – модель поведения внутри организации, система ценностей, принципов, сформированная в процессе функционирования компании и разделяемая всеми членами коллектива. Как правило, это вводная информация для будущих сотрудников предприятия, о которой им рассказывают работники кадровой службы.
Информация о корпоративной культуре представляет собой сведения:
• о корпоративном стиле: дизайн помещений, символика компании, корпоративные цвета, дресс-код, принятый в компании (информирует отдел управления персоналом);
• формуле вежливости – модель общения, принятая в организации. Например, в одной компании было принято при появлении руководителя вставать и громко хором приветствовать его речевкой (информирует непосредственный руководитель сотрудника);
• взаимоотношениях между сотрудниками и подразделениями: формы документов, утвержденные для этого в организации, правила и особенности (информирует непосредственный руководитель сотрудника);
• обращении с полученной и со сгенерированной информацией. В некоторых компаниях нужно подписывать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (информируют служба безопасности и отдел управления персоналом);
• критериях оценки работы сотрудников (информирует отдел мотивации труда и заработной платы);
• правилах внутреннего трудового распорядка и контроле трудовой дисциплины (информирует отдел управления персоналом);
• способах разрешения конфликтных ситуаций.
Большая часть этих положений представлена в виде утвержденных приказом инструкций и положений. Но важна и недокументированная информация, донести которую до подчиненного обязан его непосредственный руководитель.
Достижения
Достижения организации выражаются в росте объемов производства и продаж, открытии новых филиалов, появлении новых продуктов и услуг. Информирование об этом должно производиться с определенной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год и т.д.) в зависимости от характера деятельности, объемов производства, продаж и иных характеристик, значимых для данной организации.
Поскольку каждый из сотрудников вносит свой вклад в улучшение экономических показателей работы организации, то он имеет право рассчитывать на своевременную и точную информацию о состоянии дел в организации.
Как правило, информирует о достижениях организации ее руководитель на общем собрании коллектива, а данные для этого отчета готовят отдел экономики, бухгалтерия и отдел по социальной работе (профком).
Возможны и другие способы информирования сотрудников. Например, в организации может быть принята система еженедельных отчетов руководителей подразделений о проделанной работе за период между двумя отчетами (как правило, этот период равняется месяцу). Отчеты выполняют в виде презентаций PowerPoint и представляют вниманию слушателей на утреннем совещании у директора организации по понедельникам. После совещания презентацию размещают на сайте организации.
Мероприятия внутри организации
Коллектив нужно регулярно оповещать о конкурсах профессионального мастерства, производственных соревнованиях (например, о соревновании между секторами отдела продаж по объемам проданной продукции за месяц, квартал, год), о проводимых на предприятии конкурсах, а также о результатах этих конкурсов.
Победителей награждают и морально стимулируют: вручают грамоты или переходящие вымпелы, размещают фото триумфаторов на доске почета и т.д. Это сплачивает коллектив и поднимает корпоративный дух. Организует мероприятия отдел управления персоналом. Секретарь в данном случае покупает или создает соответствующие бланки грамот, оформляет поздравительные адреса, приобретает рамки, ламинирует наградные листы и т.п.
Искусство расставить нужных людей в нужных местах – начало науки управления.
Кадровые решения
Необходимо своевременно информировать сотрудников о кадровых перемещениях, изменениях трудовых функций и обязанностей.
Как правило, до коллектива нужно доносить следующую информацию:
• изменения в расстановке и личном составе руководителей среднего звена и в высшем руководящем составе;
• изменения выполняемых функций подразделений и сотрудников;
• иные назначения и увольнения сотрудников.
Информирует о кадровых решениях секретарь или сотрудник кадровой службы.
Подобную информацию нельзя распространять со слов кого-либо, даже лица, занимающего в компании достаточно высокое положение. Если имеет место нажим или угрозы, то попросите изложить указание письменно, скрепить подписью и датой, после чего доложите руководителю организации. Если это требование самого первого лица, то постарайтесь получить хотя бы его письменное указание. Данное информирование может проводить как секретарь, так и сотрудник кадровой службы.
Обучение
Следует обязательно доводить до сотрудников сведения о возможности повышения профессионального уровня. Это могут быть тренинги, курсы повышения квалификации, семинары и конференции, особенно если они связаны с перспективами карьерного роста сотрудников. Кроме того, следует информировать коллектив о предстоящих аттестациях, а после их проведения – об их итогах. Информируют об этом, как правило, сотрудники кадровой службы.
Документационное обеспечение управления
Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) доводятся до сведения сотрудников. Ознакомить коллектив с приказами по организации (кроме кадровых) обязан секретарь. С распоряжениями по подразделению подчиненных знакомит либо начальник подразделения, либо его секретарь.
Локальные нормативные акты и организационно-правовые документы также доводятся до сведения сотрудников. О вводимых положениях, инструкциях и регламентах сотрудников информирует их руководитель.
Профессиональная информация
В обязанности руководителя подразделения входит регулярно информировать подчиненных о профессиональных новшествах, изменениях в законодательной базе, ситуации в профессиональной сфере: расстановке сил на рынке, деятельности конкурентов, изменениях в клиентской базе и т.д.
Непрофессиональная информация
К ней относятся частные объявления, поздравительные рассылки и т.д. За распространение непрофессиональной информации могут быть ответственны различные сотрудники, в том числе и секретари.
КАК ИНФОРМИРОВАТЬ НОВОГО СОТРУДНИКА
Информирование новых сотрудников – один из важнейших моментов работы с персоналом и является задачей не только отдела кадров, но и руководителя, в чьем подразделении будет работать новичок, и сотрудника службы делопроизводства (секретаря). Обычно входит в программу адаптации сотрудников.
Справочник для нового сотрудника
Одним из важнейших инструментов для информирования новичка может стать справочник нового сотрудника (далее – справочник).
Такой справочник лучше сделать в электронном виде и хранить его в локальной сети (на корпоративном сайте) вместе с другой необходимой справочной информацией. Это удобно, т.к. материалы периодически нужно обновлять и проще делать это в одном месте.
Справочник должен быть кратким (до трех страниц), емким, актуальным.
В справочнике полностью дают только краткие тексты (до 2000 знаков), на громоздкие многостраничные документы (аналитики, ЛНА и т.д.) дают гиперссылки, где эти документы находятся (далее – ссылки).
Справочник может состоять из двух частей: универсальной и специализированной.
Универсальная часть содержит информацию, общую для всех подразделений компании:
• краткая история предприятия;
• внутренний корпоративный портал/FTP-сервер/иное электронное хранилище информации (ссылка);
• описание продукции и услуг, которые производит и предоставляет предприятие (ссылка);
• внутренний телефонный справочник (ссылка);
• список всех сотрудников организации с фотографиями, должностями, телефонами, адресами корпоративной электронной почты и днями рождений.
Обычно располагается на внутреннем электронном портале и может быть приложением, например, к электронной проходной, но может существовать и автономно;
• схема замещения руководителей (и иных ответственных специалистов) предприятия, утвержденная директором (ссылка);
• правила внутреннего трудового распорядка (ссылка);
• приказ с последней актуальной редакцией структуры организации (ссылка);
• приказы с важными элементами корпоративной культуры (например, положение о дресс-коде) (ссылка);
• место размещения распоряжений и приказов по предприятию (ссылка);
• правила внутреннего документооборота: правила написания служебных, докладных и пояснительных записок, заявлений, правила согласования договоров, инструкций по делопроизводству и т.д. (ссылка);
• схема расположения кабинетов руководителей, отделов, служб, бытовых помещений (санузлов, раздевалок, обеденных комнат, медицинского кабинета и аптечки) (ссылка);
• контактные телефоны и порядок вызова служб, которые ремонтируют оргтехнику, бытовую технику, мебель, освещение и сигнализацию;
• описание, правила пользования, графики работы и пр. информация об объектах социально-культурного быта предприятия: тренажерном зале, столовой, базе отдыха;
• информация о регулярных курсах повышения квалификации (например, курсах изучения иностранных языков);
• ссылка на внешний информационный ресурс (сайт организации в интернете) и указание на место расположения электронной версии данного справочника.
Универсальную часть справочника, в частности, ту, которая содержит редко меняющуюся информацию, можно напечатать в виде карманной книги. В справочнике можно также предусмотреть лист-пустографку для личной информации пользователя: фотография, Ф.И.О., год рождения, занимаемая должность, внутренний телефон, электронный адрес, пол, рост, вес, группа крови.
Специализированная часть содержит информацию, необходимую для сотрудника какого-либо определенного подразделения. Например, специализированная часть справочника для менеджера по продажам может содержать:
• актуальные прейскуранты и образцы коммерческих предложений продукции, которую ему предстоит продавать (ссылка);
• шаблоны писем и договоров (ссылка);
• инструкцию, как построить эффективное общение с клиентом: схему (скрипт) телефонного разговора, схему переговоров, схему работы с возражениями (ссылка);
• формы отчетов о работе и информацию о периодичности их предоставления;
• информацию о командировках: правила оформления документов для командировки, пребывания в командировке (перечень гостиниц для проживания, транспортных и пассажирских компаний, услугами которых допускается пользоваться, и т.д.); приказ с утвержденными размерами суточных; правила составления и предоставления авансового ответа по возвращении из командировки (ссылки);
• схему начисления бонусов и штрафов за выполнение/невыполнение плана продаж;
• принципы распределения зон ответственности в отделе продаж. Документ описывает, по какому принципу построено распределение: по территориальному или по типу продукции (территориальный принцип: каждый конкретный сотрудник или сектор отвечает за продажи на определенной территории; принцип по типу продукции: сотрудник или сектор отвечает за продажу определенного вида продукции на всей территории страны или мира и т.д.); правила взаимодействия с коллегами при возникновении конфликтов, вызванных нарушениями «конвенции»;
• поименный список сотрудников смежных подразделений с детальным описанием их функций, обязанностей и схемой замещения каждого конкретного сотрудника на время его отсутствия;
• перечень логистических компаний и их прейскуранты;
• правила и стоимость перевозок транспортом предприятия;
• структуру блока производства с должностями, Ф.И.О. и телефонами сотрудников.
Специализированная часть справочника для менеджера по снабжению может содержать:
• актуальные прейскуранты продукции и предоставляемых услуг организации (ссылка);
• перечень основных поставщиков и их прейскуранты;
• шаблоны писем и договоров на закупку (ссылка);
• перечень логистических компаний и их прейскуранты;
• условия перевозок транспортом предприятия;
• правила приобретения различных видов товаров, необходимых для предприятия;
• правила пользования и стоимость перевозок транспортом предприятия в служебных целях;
• правила оформления документов для командировок и пр. (см. пункт для менеджера по продажам);
• схема распределения зон ответственности в отделе снабжения;
• схема распределения зон ответственности в отделе продаж (см. пункт для менеджера по продажам).
Когда составляете справочник, советуйтесь с руководителями подразделений, формируйте и включайте в него полный перечень необходимых документов и ссылок. Исходите из реалий вашего предприятия: при создании справочника могут «всплыть» документы, которых нет, но с ними обязан ознакомиться новый сотрудник. Составьте недостающий документ и внесите его в справочник. Это сэкономит время, ведь теперь не придется повторять содержание этого документа каждому новому сотруднику.
Если в организации сложности с общими электронными ресурсами, то можно создать в каждом подразделении папку «Информация для нового сотрудника» и наполнить ее соответствующими документами и хранить в шкафу в свободном доступе для всех сотрудников.
Единожды создав подобный справочник, следует помнить о его регулярном обновлении.
Хорошо, если новичок сразу почувствует себя в гуще событий и ощутит внимание к себе. Например, после регистрации корпоративного электронного адреса пришлите новичку приветственное электронное письмо с прикрепленным справочником для нового сотрудника, а также ссылку на внутренний ресурс, где он находится (Пример 1).
Курс вводных лекций
Немалую роль в информировании и адаптации новых сотрудников играет курс обучения нового сотрудника. Этим занимается отдел управления персоналом.
Обычно курс лекций или вводных занятий проводится по утвержденной программе, специализированной для каждой категории сотрудников и конкретного подразделения. Вариант расписания таких лекций приведен в Примере 2.
Курс лекций читается для группы вновь поступивших сотрудников в соответствии с их специализацией. Кому из новичков какие лекции необходимы, определяет отдел управления персоналом. Подготовленные программы рассылают сотрудникам на электронную почту и (или) вручают в распечатанном виде. За рассылку и ознакомление отвечает секретарь. Контроль посещаемости остается за отделом управления персоналом.
КАНАЛЫ И ИНСТРУМЕНТЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ
Информация имеет разный уровень доступа, круг и частоту распространения, соответственно, может иметь различные способы и инструменты, с помощью которых она распространяется. Сотрудник, в обязанности которого входит информирование коллектива, должен владеть всем набором имеющихся в его распоряжении инструментов, активно ими пользоваться, а также интересоваться возможными расширениями этого инструментария. Рассмотрим основные инструменты и каналы информирования.
Интранет
Информационный корпоративный портал (интранет) – это автоматизированная система, объединяющая в себе различные информационные корпоративные сервисы, адаптированные под служебные и профессиональные потребности сотрудников. Другими словами, это массив разнообразной информации, необходимой сотрудникам организации для выполнения их служебных обязанностей, и предназначенный для повышения эффективности труда и взаимодействия между подразделениями.
Значимость корпоративного портала многократно возрастает в случае, если организация имеет разветвленную структуру с филиалами, территориально удаленными друг от друга, а также при активном разъездном характере работы значительной части сотрудников, т.к. предоставляет им удаленный оперативный доступ к информации.
Информация, которая может быть размещена на портале:
• алфавитный справочник сотрудников с должностями, телефонами, фотографиями, адресами корпоративной электронной почты;
• телефонный справочник подразделений;
• схема согласования документов перед их утверждением и вводом в действие;
• подписанные приказы и распоряжения;
• утвержденные приказом положения, инструкции, регламенты;
• альбом форм, в т.ч. шаблоны основных документов: служебная записка, договор, заявление, командировочное удостоверение, формы отчетов, заявок и т.д.;
• доступ к ERP, CRM и иным системам управления компанией: бухгалтерией, складскими запасами, логистикой и т.д.;
• результаты работы предприятия за определенный период;
• электронная библиотека технической, экономической, юридической и иной информации;
• ссылка на корпоративный интернет-портал организации;
• объявления служебного характера;
• поздравления с днем рождения, победой в каких-либо конкурсах и соревнованиях, юбиляров, передовиков труда и т.д.;
• корпоративные форум, чат, конференции.
Грамотный дизайн корпоративного портала упрощает его использование.
Информационный корпоративный портал.
Корпоративная электронная почта
Корпоративная электронная почта – наиболее распространенный инструмент для оповещения сотрудников внутри компании. Электронные сообщения отправляются по мере необходимости отдельным сотрудникам, группам, по спискам рассылки, подразделениям и т.д.
Как правило, организации ставят своим сотрудникам жесткое условие вести рабочую переписку только через корпоративный электронный ящик и приравнивают отправленное электронное письмо к уведомлению по какому-либо вопросу: ознакомление с приказом, распоряжением; уведомление о назначенных совещаниях, встречах и т.д.
Для эффективной работы с корпоративной почтой секретарь должен предварительно организовать свой почтовый клиент: в адресной книге должны содержаться все корпоративные электронные адреса сотрудников организации, кроме того, адреса могут быть разбиты на группы или списки, в зависимости от цели рассылки.
Например, кроме полной алфавитной адресной книги можно создать списки рассылки:
• по подразделениям – на случай, если потребуется оповестить сотрудников отдельно взятой службы, отдела, сектора;
• для руководства – оперативно информировать руководителей о назначенных совещаниях и иных значимых мероприятиях;
• только для мужчин – для поздравления с 23 февраля;
• только для женщин – для поздравления с 8 марта.
При работе с общими электронными ящиками для каждого отдела или рабочих групп, сотрудники каждого отдела будут иметь доступ наравне со своей личной корпоративной почтой к общей почте отдела, в котором они работают.
Плюсы общих электронных ящиков для каждого отдела или рабочих групп:
• повышается эффективность работы отдела;
• упрощается взаимозаменяемость сотрудников;
• поиск документов, если возникнет вопрос, кем, кому и когда они были отосланы, становится проще.
Приведем из реальной практики пример работы с общим электронным ящиком отдела.
В канцелярии принято строгое правило: отсылать рабочие материалы только с общего электронного ящика и никогда ничего не удалять из него. Для решения каких-либо споров и вопросов просматривается вся история переписки. Например, может выясниться, что файл не был отослан или адресат его не находит. В таком случае пересылают первое исходное сообщение с рекомендациями, как нужно настроить свою электронную почту, чтобы важные сообщения не терялись.
Сотрудники организации могут обратиться к вам с просьбой разослать объявление частного характера, поэтому следует сразу определить границы дозволенного (или полностью отказаться от подобной рассылки) и порядок работы с такими просьбами. Также будут поступать поручения от сотрудников и руководителей различного уровня сделать то или иное объявление, касающееся служебных обязанностей.
В таких случаях следует:
• требовать у данного лица, чтобы оно само сформулировало текст сообщения и указало список рассылки, кому отправить данное сообщение. Текст и пожелания по рассылке требуйте прислать на электронную почту. Сохраните это письмо;
• испрашивать разрешения на такие рассылки у непосредственного руководителя;
• не удалять историю переписки и рассылки.
Рассылки должны отвечать требованиям:
• формулировка текста не должна допускать возможности иной трактовки сообщения;
• в сообщении, независимо от содержания, должны быть четко отражены:
– тема;
– дата;
– время;
– место;
– персона;
– подпись.
Рассмотрим рассылки в Примерах 3 и 4.
Корпоративное медиа
Корпоративное медиа – это корпоративное периодическое печатное издание (журнал или газета) и (или) видеоканал.
В печатном издании чаще всего содержится:
• информация о перспективах развития;
• интервью;
• позитивные фотоматериалы на тему «Как хорошо работать в нашей организации»;
• поздравления победителей конкурсов, юбиляров, передовиков труда.
Корпоративное медиа ПАО «КАМАЗ».
Доска объявлений
Некоторые организации недооценивают этот вид коммуникации. Позиция руководства может быть такая: «Есть информационный портал! Зачем еще и «совковый» стенд на входе?! Каменный век!»
Однако не нужно забывать о том, что:
• у половины работников предприятия (рабочие производственных цехов, водители, механики и т.п.) в силу специфики их деятельности на рабочих местах нет компьютеров, поэтому они оказываются за информационным бортом;
• нельзя игнорировать потенциальных сотрудников, т.е. людей, пришедших трудоустраиваться, и иных гостей предприятия. Хорошо, если они смогут ознакомиться с некоторыми аспектами жизни предприятия и составить о нем благоприятное впечатление.
Доска объявлений (информационный стенд) и вариант размещения на ней материалов.
Информационные стенды могут содержать как тематическую информацию («Уголок качества», «Профсоюзная жизнь» и т.д.), так и информацию общего характера. Это могут быть:
• объявления, важные события;
• новости, приказы, результаты проверок, вакансии;
• поздравления с днем рождения;
• расписание работы, приемные часы руководителей;
• публикации в СМИ об организации.
Если вы работаете в госучреждении и к вам идет поток посетителей, то к формированию стендов нужно подходить еще более тщательно, т.к. их наполнение регламентируется внутренними локальными актами. В этом случае на стенде обязательно следует разместить:
• виды бланков и образцы их заполнения;
• Ф.И.О. ответственных лиц, ведущих прием граждан, и номера кабинетов;
• графики приема граждан;
• платежные реквизиты и суммы платежей за различные виды услуг и т.п.;
• название и контактный телефон вышестоящей организации.
Чтобы информационный стенд был интересен и полезен, регулярно обновляйте информацию. Печатные материалы должны быть хорошо читаемы: используйте крупный шрифт, заголовки, текст разбивайте на смысловые блоки.
Громкая связь
Иногда в организации устанавливают громкую связь – систему речевого оповещения и трансляции. Основным назначением данной системы является оповещение и информирование в экстренных ситуациях.
Но иногда таким системам находят применение и в повседневной жизни, например: для поздравления коллектива с каким-либо праздником, для сбора на совещание, митинг, каких-либо объявлений и т.д. Кроме того, система громкой связи необходима в организациях, имеющих большие производственные и офисные площади, работающих с населением, транспортом, например в больших торгово-развлекательных и логистических центрах, складах и т.д.
Как правило, микрофон громкой связи устанавливают на стойку ресепшен или у секретаря, в недоступном для посторонних лиц месте. Звуковые колонки устанавливают в тех помещениях, на которые планируется транслировать сообщения.
КАК НАЛАДИТЬ ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ В ОРГАНИЗАЦИИ
Обратная связь – следствие информирования, и направлена она снизу вверх, в отличие от информирования. Руководство любой организации всегда интересуют результаты работы подразделений и отдельных сотрудников, реакция коллектива на те или иные события, предложения по совершенствованию работы, информация о возможных правонарушениях, злоупотреблениях и иные сведения из недр трудового коллектива. Рассмотрим, какие методы используются для обратной связи.
Докладные и пояснительные записки
Создают сотрудники в рабочем порядке по производственным вопросам и подают руководителю на рассмотрение, который принимает соответствующее решение (Пример 5).
Отчеты сотрудников о проделанной работе
Эту форму обратной связи применяют наиболее часто. Отчеты, как правило, выполняют в утвержденной форме с заданной периодичностью (Пример 6). Данный вид информирования касается только рабочих вопросов.
Общее собрание трудового коллектива подразделения и организации
Это самая открытая и демократичная форма общения руководства с подчиненными. Но далеко не каждый сотрудник, которому есть что сказать по теме вопроса, осмелится выступить, да еще и высказать все в лицо руководителю. К тому же общие собрания бывают нечасто и посвящены более значимым событиям, чем выслушивание претензий работников.
При проведении общего собрания трудового коллектива обязательно оформляется протокол (Пример 7).
Альтернативные способы обратной связи
Поскольку общее собрание коллектива – мероприятие публичное, сказать правду в глаза руководителю и всем коллегам решаются далеко не все. Поэтому руководство часто выбирает альтернативные способы обратной связи.
Между сотрудниками и руководством не должно быть недосказанностей.
♦ Телефон доверия
Это телефонная линия, обычно многоканальная, предназначенная для приема анонимных звонков и записи на автоответчик сообщений сотрудников, которые пожелали остаться инкогнито.
Как правило, подобные телефонные линии не нуждаются в операторе. Текст вступительного сообщения записывается на автоответчик.
Самый весомый недостаток подобного канала связи – уважения к руководству со стороны сотрудников становится меньше, ведь телефон доверия означает, что руководитель поощряет анонимное доносительство.
♦ Ящик для жалоб и предложений
Назначение его точно такое же, как и у телефона доверия. Ящик для жалоб и предложений должен быть антивандальным, висеть в укромном месте. Обычно на этот ящик направляют одну из внутренних скрытых камер, так что анонимность чаще всего не соблюдается.
♦ Личный прием сотрудников руководителями
В рабочей «сетке» руководителя предприятия выделяются приемные часы, в течение которых он принимает сотрудников по личным вопросам. Как правило, от секретаря требуется вести предварительную запись в журнале (Пример 8).
Иногда в журнал добавляют графу «Результат приема», но этим нарушается конфиденциальность обращения.
Секретарь в день приема незадолго до его начала напоминает записавшимся о предстоящей встрече.
Мы рассмотрели все основные и самые популярные виды информирования. Технический прогресс движется вперед семимильными шагами: изобретают новые и все более современные средства коммуникации и, следовательно, информирования.
Но, как бы там ни было, ни один гаджет и ни одно программное обеспечение пока не может обойтись без квалифицированного и ответственного сотрудника – то есть без секретаря! Относитесь ответственно к вопросу информирования коллектива предприятия, не ленитесь перечитывать и критически осмысливать составленные тексты, предназначенные для обнародования, – и вы всегда будете на высоте.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2018.
Внутренний контроль и аудит
По итогам ежегодной национальной премии «Эффективный внутренний контроль и аудит года» Национального объединения внутренних аудиторов и контролеров
Центру «Желдораудит» присуждена номинация «Лучшее подразделение внутреннего аудита» 2020 года.
В ОАО «РЖД» под системой внутреннего контроля (внутренним контролем) понимается последующий внутренний контроль и внутренний контроль как часть интегрированной системы управления рисками и внутреннего контроля (подробнее в разделе «Управление рисками»).
Система внутреннего контроля ОАО «РЖД» направлена на обеспечение разумной уверенности в достижении поставленных перед компанией целей. Функция внутреннего контроля в ОАО «РЖД» основана на современной организационно-методологической базе, разработанной в соответствии с лучшей мировой и отечественной профессиональной практикой, отвечает этическим нормам в области внутреннего аудита и контроля, принятым в современном российском и мировом деловых сообществах.
Основные задачи системы внутреннего контроля:
- обеспечение эффективности и результативности финансово-хозяйственной деятельности;
- обеспечение сохранности активов и экономичного использования ресурсов;
- выявление рисков и управление ими;
- обеспечение достоверности и полноты бухгалтерской (финансовой) и иных видов отчетности;
- соблюдение законодательства и нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных документов ОАО «РЖД».
Система внутреннего контроля в ОАО «РЖД» определяется совокупностью объектов и субъектов. Объектами системы внутреннего контроля (СВК) являются финансово-хозяйственная деятельность подразделений ОАО «РЖД» и его бизнес-процессы. Состав субъектов СВК может быть разделен на ряд групп, исходя из решаемых ими задач и соответствующих этому функций:
- органы управления, такие как совет директоров, комитет по аудиту и рискам совета директоров, генеральный директор — председатель правления ОАО «РЖД», курирующие заместители генерального директора, директор по внутреннему контролю и аудиту, — отвечают за организацию СВК на корпоративном уровне;
- руководители филиалов, департаментов, управлений, подразделений — осуществляют организацию и обеспечивают функционирование СВК на операционном уровне;
- работники — обеспечивают своевременное и качественное выполнение установленных процедур внутреннего контроля;
- ряд департаментов, управлений, кроме организации и обеспечения функционирования СВК в своем подразделении, — осуществляют функциональный внутренний контроль по кругу ведения в рамках сквозных процессов;
- специализированные субъекты системы внутреннего контроля реализуют отдельные функции. Центр «Желдорконтроль» организует и проводит последующий внутренний контроль в целях выявления нарушений, реализовавшихся рисков. Центр «Желдораудит» осуществляет оценку организации и функционирования СВК.
Совет директоров ОАО «РЖД» и Комитет по аудиту и рискам совета директоров ОАО «РЖД» определяют общие направления организации системы внутреннего контроля, рассматривают результаты оценки ее эффективности и анализируют ее фактическое состояние с учетом характера, масштабов и условий деятельности ОАО «РЖД».
Заместитель генерального директора — директор по внутреннему контролю и аудиту ОАО «РЖД» курирует вопросы в области внутреннего контроля и внутреннего аудита в ОАО «РЖД». В его непосредственном ведении находятся Центр внутреннего контроля «Желдорконтроль» и Центр по координации управления рисками и построению системы внутреннего контроля.
Центр внутреннего контроля «Желдорконтроль» ОАО «РЖД» является структурным подразделением Холдинга. Его основные задачи:
- организация и проведение последующего внутреннего контроля, направленного на достижение экономической стабильности и финансовой прозрачности, включающего контрольные мероприятия по проведению проверок финансово-хозяйственной деятельности подразделений ОАО «РЖД» и в установленном порядке ДЗО ОАО «РЖД», а также иных организаций, в том числе некоммерческих организаций ОАО «РЖД», осуществляемые после завершения хозяйственных операций проверяемого подразделения;
- своевременное информирование руководства ОАО «РЖД» о состоянии финансово-хозяйственной деятельности, выявленных нарушениях, недостатках, налоговых, финансовых и других рисках в подразделениях ОАО «РЖД» и в установленном порядке в ДЗО и иных организациях ОАО «РЖД» для принятия управленческих решений;
- контроль за своевременным устранением выявленных нарушений и недостатков в финансово-хозяйственной деятельности подразделений ОАО «РЖД» и иных организаций ОАО «РЖД» по результатам проведенных Центром контрольных мероприятий.
Основными направлениями деятельности Центра при проведении последующего внутреннего контроля в подразделениях ОАО «РЖД» и в установленном порядке ДЗО и иных организациях ОАО «РЖД» являются:
- контроль финансово-хозяйственной деятельности;
- контроль выполнения инвестиционных проектов и планов капитального ремонта;
- контроль осуществления закупочной деятельности;
- контроль за осуществлением перевозочной деятельности и полнотой поступления доходов;
- контроль за управлением имуществом.
Центр имеет в своем составе 15 региональных управлений, расположенных на полигонах железных дорог.
Внутренний аудит
Непрерывное развитие и совершенствование функции внутреннего аудита направлено на содействие в достижении стратегических целей ОАО «РЖД», повышение эффективности деятельности и результативности бизнес-процессов, надежности и эффективности функционирования системы управления рисками и внутреннего контроля компании, а также практики корпоративного управления.
Цель внутреннего аудита — содействие совету директоров и исполнительным органам управления в повышении эффективности управления Холдингом, совершенствовании его финансово-хозяйственной деятельности путем системного и последовательного подхода к анализу и оценке системы управления рисками и внутреннего контроля, а также практики корпоративного управления как инструментов обеспечения разумной уверенности в достижении поставленных перед Компанией целей.
Основные задачи внутреннего аудита:
- организация и проведение внутренних аудиторских проверок, направленных на повышение эффективности и результативности бизнес-процессов ОАО «РЖД», достоверности отчетности, сохранности активов, соблюдение требований законодательства Российской Федерации и нормативных документов ОАО «РЖД»;
- системная и последовательная оценка организации, надежности и эффективности системы управления рисками и внутреннего контроля, а также оценка практики корпоративного управления;
- своевременное обеспечение органов управления и руководства ОАО «РЖД» достоверной информацией о состоянии финансово-хозяйственной деятельности, эффективности бизнес-процессов, надежности и эффективности процессов управления рисками и внутреннего контроля, а также корпоративного управления в ОАО «РЖД» и его подразделениях;
- разработка предложений и рекомендаций по совершенствованию деятельности, повышению надежности и эффективности системы управления рисками и внутреннего контроля, и практики корпоративного управления объекта аудита и (или) ОАО «РЖД» в целом.
Проведение внутреннего аудита в ОАО «РЖД» возложено на Центр внутреннего аудита «Желдораудит» — структурное подразделение ОАО «РЖД» (далее — Центр «Желдораудит»). Деятельность Центра «Желдораудит» регламентирована Положением о внутреннем аудитеУтверждено советом директоров ОАО «РЖД», протокол от 22 июля 2020 года № 19 и принято к руководству ОАО «РЖД» от 21 августа 2020 года № 1795/р., разработанным в соответствии с методическими указаниями и рекомендациями в области внутреннего аудита Росимущества, одобренными поручениями Правительства Российской Федерации, Правилами листинга Московской биржиУтверждены наблюдательным советом ПАО «Московская Биржа» от 21 января 2020 года., профессиональным стандартом «Внутренний аудитор»Утвержден Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации от 24 июня 2015 года., с учетом Международных основ профессиональной практики внутреннего аудита, в части, не противоречащей российскому законодательству, а также Положением о Центре внутреннего аудита «Желдораудит».
В Положении о внутреннем аудите ОАО «РЖД» учтены требования в части разграничения административной и функциональной подотчетности Центра «Желдораудит» (функционально подотчетен совету директоров ОАО «РЖД», административно — генеральному директору — председателю правления ОАО «РЖД»), сбалансированы компетенции совета директоров ОАО «РЖД», Комитета по аудиту и рискам совета директоров ОАО «РЖД» и генерального директора — председателя правления ОАО «РЖД» в области внутреннего аудита, а также обеспечено соблюдение принципа независимости и объективности внутреннего аудита, что способствует реализации основных задач и функций, возложенных на внутренний аудит.
Штатная численность Центра «Желдораудит» — 58 штатных единиц.