Справка по запросу руководства это

Справка с места работы — это документ от работодателя, который подтверждает трудоустройство сотрудника. Ее заполняют по требованию других организаций, инстанций, контролирующих органов.

Кому и зачем оформляется

Справочные документы оформляет работодатель по запросу сотрудников. Работники предоставляют бумагу, подписанную руководителем, по запросу:

• отдела соцзащиты населения;
• ПФР;
• визового центра, посольства, консульства;
• судебных органов;
• иных инстанций.

Цель формирования регистра — подтвердить, что конкретный сотрудник трудится в организации, обозначить его должность и период трудоустройства.

Содержание справочного письма зависит от организации, которая его запросила. В базовой форме указывается Ф.И.О, должность и период, отработанный сотрудником. А вот в справочной бумаге для суда или визового центра необходимо заверить ежемесячный оклад. Визовые центры, посольства и консульства просят дополнительно указать стаж работы и подтвердить факт отпуска работника.

Как оформить

Унифицированного бланка не предусмотрено. Письмо составляют на фирменном бланке организации. Содержание зависит от характера запроса инстанции, в которую предъявляется справочная бумага.

Инструкция, как составить документ по запросу сотрудника:

1. Указать регистрационные сведения о работодателе: название, адрес, ОГРН или ОГРНИП, телефон.
2. Озаглавить документ, присвоить ему порядковый номер и проставить дату.
3. Написать основную часть. Указать Ф.И.О. и должность сотрудника, подтвердить факт его трудоустройства в компании, обозначить период работы.
4. Прописать размер ежемесячного оклада — по запросу ведомства, в которое предоставляется документ.
5. Указать орган, в который предоставляется документ.

Готовую справочную бумагу подписывает руководитель компании. Штамп ставится только в том случае, если организация пользуется печатью.

Образец

Это образец справки о трудоустройстве от работодателя — используйте шаблон в работе:

Так выглядит справочный документ для работника:

А это пример подтверждения для суда:

Общие сведения о справках

Справку выдают по запросу вышестоящего лица или организации. Справки личного характера выдают на руки заинтересованным лицам, чтобы подтвердить какие-либо сведения, касающиеся их.

Справки по производственным вопросам могут составляться на основании запросов руководства, запросов сторонней организации или согласно внутрифирменным правилам оформления конкретных сторон деятельности организации. Эти справки могут быть внешними и внутренними.

Внешние справки предоставляют в другие организации, обычно вышестоящие, их оформляют на общем бланке организации.

Внутренние справки предоставляют руководству организации или коллегиальному органу, оформляются они на стандартных листах бумаги по аналогии с докладными записками и с такими же реквизитами.

Виды справок

Справки могут быть личными и служебными.

Форма справки бывает разной в зависимости от содержания и назначения.

Одним из видов служебной справки являются сводки, которые могут быть оформлены в виде таблицы или графика.

«Правила составления и оформления официальных и биографических справок» 👇

Справки, которые отражают основную деятельность в организации, могут быть внешними и внутренними. Заголовок к тексту любой справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание периода времени, к которому относят излагаемую в справке информацию.

Текст справки обычно состоит из двух частей: в первой изложены факты, являющиеся основанием или поводом для составления рассматриваемой справки, а во второй – конкретная информация, отражающая суть вопроса. Текст справки может состоять только из второй части. Если в справке содержится однородная систематизированная информация, то ее лучше оформить в виде таблицы.

Если справка включает информацию по нескольким вопросам, то ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывает руководитель организации или его заместитель. Справка, которая содержит финансовую информацию, должна быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером, а также заверена печатью. Внутренние справки подписывает руководитель структурного подразделения или специалист-составитель.

Реквизиты справок и особенности их оформления

К обязательным реквизитам справки относят:

• наименование организации или подразделения, если речь идет о внутренней справке;
• наименование типа документа;
• дату;
• регистрационный номер;
• место составления, если речь идет о внешней справке;
• адресата;
• заголовок текста;
• подпись;
• оттиск печати.

Состав реквизитов, которые используются при составлении внутренней справки, идентичен реквизитам внешней справки, кроме реквизитов бланка.

Составителя внутренней справки указывают в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации обычно включено в наименование должности руководителя организации, когда формируется реквизит «адресат». В связи с составлением внутренней справки не на бланке, наименование структурного подразделения – автора документа, допустимо указывать не в заголовке справки, а в реквизите «подпись».

Служебные справки, как внешние, так и внутренние, должны содержать заголовок, формулируемый с помощью предлога «О», а также отглагольного существительного.

Текст служебной справки в начале содержит факты и события, ставшие причиной ее написания. Помимо этого, может быть дана ссылка на соответствующий документ, на основании которого и составляется справка.

В справках, которые составлены по итогу той или иной проверки, дают общую информацию о проверяемом объекте, причинах и целях обследования. Далее в справке указывают установленные факты, описывают сущность событий, нарушений, несоответствий законам и прочим нормативным актам, либо характеризуют положительные стороны работы. Могут быть указаны фамилии должностных лиц и структурные подразделения-исполнители, а также точные даты или хронологические рамки.

Помимо обозначенных выше типов справок, все коммерческие и государственные организации, а также государственные и ведомственные архивы должны выдавать на основании запроса организации, бывших сотрудников и обращения граждан, справки, копии и выписки из документов, хранящихся в архиве, касающихся самого факта и стажа работы, заработной платы, должностей и пр.

Архивная справка представляет собой официально заверенный документ, который обладает юридической силой и содержит сообщение, касательно имеющихся архивных документов, относящееся к предмету запроса, и обязательно с указанием поисковых данных.

Архивные справки составляют на офисном бланке, обозначая название «Архивная справка». В справки приводят названия документов, с датами и регистрационными индексами. Информацию излагают в хронологической последовательности событий, а не документов, которые были использованы для ее составления.

Получателю архивной справки необходимо расписаться на копии справки с указанием своих паспортных данных. Если у заявителя нет возможности лично явиться для получения документа или прислать за ним доверенное лицо – допустима отправка архивной справки на адрес заявителя простым письмом, а подлинного документа – ценным.

Справочная документация

Справка –
это документ, содержащий подтверждение
событий, фактов. В делопроизводстве
предприятия чаше всего составляются
справки, подтверждающие работу и оплату
труда работников. Руководство предприятия
обязано выдавать по просьбе сотрудника
справку о работе в данной организации.

Для удобства
оформления можно подготовить справки
формализованного вида на бланке формата
А5, имеющие адресные данные предприятия
и трафаретный текст. Справки начинаются
с указания в именительном падеже фамилии,
имени и отчества (полностью) лица, о
котором даются сведения, его должности.
В правом верхнем углу указывается место
представления справки. На справке должна
обязательно стоять дата ее подписания.
В тех случаях, когда ведется учет выдачи
справок, ставят порядковый номер справки
рядом с датой. Одним из вариантов справки
является справка, составленная по
запросу руководства и содержащая
информацию по производственной тематике,
например, справка о динамике роста
себестоимости продукции за квартал.
Справки, составленные по запросу внешних
организаций, должны быть подписаны
руководителем предприятия. Справки по
производственной тематике составляют
в двух экземплярах, один из которых
направляется адресату, второй –
подшивается в дело. В делопроизводстве
различаются служебные справки, отражающие
вопросы основной деятельности организации
(о штатной численности, о выполнении
планов, заданий, о задолженности по
заработной плате и т.п.), и справки,
выдаваемые частным лицам для представления
в другие учреждения, так называемые
личные справки (о заработной плате, о
трудовом стаже, о месте жительства, о
месте работы (учебы) и т.п.).

Реквизиты справки
следующие:

• место представления
  справки (допустимо указывать в тексте
  справки),

• название и
  координаты организации, выдавшей
  справку,

• штамп организации,
  выдавшей справку,

• наименование вида
  документа,

• дата,

• печать организации.

• текст справки,

Различные виды записок

Пояснительная
записка – одна из составляющих
бухгалтерской отчетности В пояснительной
записке должна быть приведена информация
о данных, требование о раскрытии которых
определено в п27 ПБУ 4/99, а также других
Положениях по бухгалтерскому учету (об
изменениях учетной политики организации,
о материально – производственных
запасах, основных средствах, о доходах
и расходах организации, о событиях после
отчетной даты и условных фактах
хозяйственной жизни, об информации по
аффинированным лицам, об информации по
операционным и географическим сегментам
и пр.) и не нашедших отражения в формах
бухгалтерской отчетности

Пояснительная
записка – такая же самостоятельная
часть бухгалтерской отчетности, как и
остальные ее формы. Содержание
пояснительной записки составляют в
первую очередь обаятельные сведения,
раскрытие которых предусмотрено
Положением по ведению бухгалтерского
учета, Положениями по бухгалтерскому
учету (ПБУ). Кроме того, в нее может быть
включена № формация, уточняющая,
дополняющая сведения, представлений в
других формах бухгалтерской отчетности.
Так, в пояснительной записке должны
быть приведены:

• показатели, которые
  не нашли отражения в формах годовой и
  бухгалтерской отчетности (например,
  сведения об объемах продажи продукции,
  работ, услуг по видам деятельности и
  географически рынкам сбыта);

• расшифровки прочих
  активов и пассивов, кредиторов идем
  торов, иных обязательств, отдельных
  видов прибылей и убытков в случае их
  существенности в общей сумме итогов
  форм № и №2 (напомним, что существенной
  является сумма, отношение которой к
  общему итогу соответствующих данных
  составляете менее 5%);

• основные показатели
  деятельности организации и факторы,
  повлиявшие в отчетном году на хозяйственные
  и финансовые результаты работы
  организации, а также решения по итогам
  рассмотрев годовой бухгалтерской
  отчетности и распределения прибыли,
  оставшейся в распоряжении организации;

• данные о доходах,
  расходах и обязательствах, выявленных
  после даты составления годовой отчетности
  до ее представления и существенно
  влияющих на оценку имущественного и
  финансового положения организации;

• показатели
  состояния основных средств (доля их
  активной части, коэффициенты износа,
  обновления, выбытия и т.п.), финансовых
  вложений, дебиторской и кредиторской
  задолженности, нематериальных активов;

• порядок расчета
  аналитических финансовых показателей:
  рентабельности продукции, ликвидности,
  платежеспособности организации и т.п.;

• оценка деловой
  активности организации;

• элементы учетной
  политики, отличные от предыдущего года.

В целях обеспечения
сопоставимости данных бухгалтерского
учета изменения учетной политики должны
вводиться с начала финансового года.

• В пояснительной
  записке организация объявляет вменения
  в своей учетной политике на следующий
  отчетный год, раскрывает те из них,
  которые существенно влияют на оценку
  принятие решений пользователей
  бухгалтерской отчетности в отчетном
  году;

• данные о причитающихся
  налоговых платежах в бюджет, исчисленных
  по двум методам (для организаций,
  применяющих при налогообложении метод
  определения выручки от продажи продукции
  по мере ее оплаты): на основе представленных
  налоговых расчетов и на основе сведений
  о продаже и финансовых результатах,
  отраженных (бухгалтерском учете исходя
  из допущения временной определенности
  фактов хозяйственной деятельности.
  Данные о налоговых платежах должны
  быть приведены в разрезе существенных
  видов налогов залог на прибыль, НДС,
  налог на пользователей автомобильных
  дорог и др.) с отражением сумм отклонений.
  При этом информация приводится только
  по тем налогам, облагаемый оборот по
  которым меняется с использованием
  показателя выручки от продажи продукции
  (работ, услуг);

• сведения о наличии,
  местонахождении, наименовании дочерних
  зависимых) обществ и видах их деятельности;

• основные проводимые
  организацией мероприятия в области
  охраны окружающей среды, влияние этих
  мероприятий на уровень капиталовложений
  организации и прибыли в отчетном году,
  а также их финансовые последствия для
  будущих периодов.

В пояснительной
записке отражаются те условные факты,
которые являются существенными и имеют
место на дату подписания годового
отчета.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Деловое письмо

Как составить справку?

Справка – это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности.

В правом верхнем углу указывается место представления справки.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой.

Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал.

Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.

Реквизиты справки следующие:

• место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),
• название и координаты организации, выдавшей справку,
• штамп организации, выдавшей справку,
• наименование вида документа,
• дата,
• текст справки,
• подпись должностного лица,
• печать организации.
   

Пример
 

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 3

Оформление и составление справок по запросам граждан

В последние годы резко возросло количество запросов в архивные учреждения и организации, связанные с выдачей архивных справок, копий, выписок из архивных документов о деятельности организаций и должностных лиц. Информация по запросам организаций и граждан выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера, и в отличие от докладных записок не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей издания различают:

— аналитические справки;

— отчетные справки;

— информационные справки.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3 страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Эльбрус». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Текст информационной, отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы.

Внешние справки оформляются на бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат следующие реквизиты:

— название организации;

— название вида документа (Справка);

— дата документа;

— регистрационный номер;

— адресат;

— текст;

— подпись;

— печать;

— отметка об исполнителе.

Пример оформления справки с места работы

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Общество с ограниченной │

│ответственностью «Луна» │

│ │

│Донская ул., д. 6., Москва, 117418 │

│Тел.: 331 31 22 │

│Факс: 331 31 22 │

│ │

│ Справка │

│ 21.12.2007 N 02/116 │

│ │

│ Иванов Александр Владимирович старшим менеджером отдела сбыта │

│ —————————— работает ——————————- │

│ (фамилия, имя, отчество) (наименование должности, │

│ профессии) │

│в Обществе с ограниченной ответственностью «Луна» │

│————————————————- │

│ (наименование предприятия) │

│Выдана для представления в _____________________ │

│ (место представления) │

│ ОВИР │

│ │

│Генеральный директор Личная подпись Л.С. Лобачев │

│ │

│М.П. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Если в организации количество выдаваемых справок достаточно велико, то могут разрабатываться специальные трафаретные бланки для выдачи тех или иных видов справок.

Справки о работе, о заработной плате, трудовом стаже учитываются в отделе кадров посредством специального журнала или книги регистрации. Срок хранения такого журнала (книги) 3 года. В журнале может быть 6 граф. Первая графа — порядковый номер в книге соответствует номеру справки; далее идет графа — дата выдачи справки; следующая графа — Ф.И.О. работника; четвертая графа — структурное подразделение, в котором работает работник. Краткое содержание справки (пятая графа) включает в себя лишь заголовок к тексту справки — «о заработной плате», «с места работы», «о стаже». В графе 6 «куда (кому) предназначена» проставляется краткое наименование органа, должностного лица, которыми затребованы необходимые сведения о работнике.

В случае неопределенного числа адресатов, делается запись «по месту требования». На титульном листе (обложке) журнала (книги) указывается: наименование организации; наименование структурного подразделения (отдел кадров); Журнал учета _________, также указывается дата начала и дата окончания журнала.

В последние годы резко возросло количество запросов, поступающих в архивные учреждения и организации, связанных с выдачей архивных справок, копий, выписок из архивных документов о подтверждении тех или иных сведений о деятельности организаций и должностных лиц. По запросам архив организации или государственный архив проводят выявление запрашиваемой информации, подготовку и предоставление соответствующих информационных документов.

Информация по запросам организаций и граждан выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» архивная справка — это официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов.

Словарь управления персоналом. Архив (лат. archivum, от греч. archeion — присутственное место): 1) учреждение, где хранятся документальные материалы; 2) подразделение предприятия, организации, где хранятся документы; 3) совокупность документов, снимков, рукописей, относящихся к деятельности какого-либо учреждения или лица.

Документ — материальный носитель информации, содержащий в зафиксированном виде по установленным формам и правилам информацию, необходимую для реализации процесса управления и передачи ее во времени и пространстве. Документы могут быть изготовлены на традиционной бумажной основе и на технических носителях (магнитных, лазерных дисках, в виде видеограмм и т.п.). В наиболее общем случае документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Как говорилось выше, архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса, фамилию, имя, дату и личную подпись.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информацию может быть восполнена.

Архивные справки составляются на основе подлинников или заверенных копий документов. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации официальных служебных печатных материалов, например, ведомственного телефонного справочника.

Текст справки должен быть кратким и ясным, исключать двойное толкование какого-либо предложения. Нельзя писать: «Из материалов видно, что…», а необходимо давать четкие формулировки: «В приказе N… от… значится Лебедев Игорь Кузьмич» и т.п. Сведения в тексте справки излагаются в хронологической последовательности событий, а не документов, которыми пользовались при ее составлении. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке: «так в тексте». Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, должны оговариваться словами «так в документе». Например, если в документе стоят только инициалы, нельзя писать полностью имя и отчество, хотя заявитель и предъявлял паспорт с той же фамилией и совпадающими инициалами. Нужно точно соблюдать правило: документ надо цитировать точно, собственные добавления недопустимы. Если при фамилии не стоит даже инициалов, следует в скобках добавить: «инициалы не указаны». Также недопустимо поправлять записанное в документе имя или отчество на другое, которое в обиходе считается одним и тем же, например Егор и Георгий. Встречаются имена, которые употребляются в разных написаниях, например: Алеся и Олеся, Алена и Елена, Ксения и Оксана, Елизавета и Елисавета и др. И здесь нужно соблюдать тот же принцип: писать только то, что значится в документе. Расхождение даже одной буквы в фамилиях или именах может оказаться неслучайным, так как они принадлежат разным людям.

Использование в качестве источника информации незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте справки словами «незаверенная копия». Вторичные информационные документы, такие как листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, не могут служить основанием для выдачи архивной справки. К справке по запросу граждан или организаций могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения. Архивные справки о взысканиях, о привлечении к уголовной ответственности, о нетрудовой деятельности и т.п. на руки гражданам, как правило, не выдаются, а высылаются заинтересованным организациям.

Нередко в личных делах встречаются невостребованные личные документы граждан.

Например, в делах выпускников вузов и других учебных заведений остаются подлинники аттестатов об окончании средней школы. В личных делах могут оказаться и подлинные свидетельства о браке, принесенные для подтверждения факта смены фамилии и оформления этого приказом по организации, свидетельства о рождении, не полученные при увольнении трудовые книжки и др. Все эти документы хранятся согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (М., Росархив, 2003), до востребования, но не менее 50 лет. И если владельцы этих документов затребуют их, им выдают подлинники, а в деле оставляется справка с указанием даты выдачи документа заявителю или высылки его ценным письмом.

Однако разрешено выдавать не всякие личные документы заявителю. Так, запрещено выдавать из архива паспорта, воинские, депутатские и профсоюзные билеты, орденские книжки, а также делать из них выписки или снимать копии. Сведения об этих документах могут быть сообщены заинтересованным организациям по их запросам.

Форма архивной справки приведена в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Архивная справка оформляется на специальном бланке, где указывается вид документа «Архивная справка». После текста архивной справки указываются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (фонд N ___, опись N ___, дело N ___, лл. N ___). Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации и заверяется печатью организации. При составлении справки на нескольких листах должен заверяться каждый ее лист.

Пример оформления архивной справки

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Открытое акционерное общество «Металлострой» Павловой Л.А. │

│ Жулебинский б-р, д. 12,│

│ кв. 6, Москва, 109145 │

│ │

│ Архивная справка │

│ │

│ 31.09.2007 N 12-02/125 │

│ На N 12 от 26.09.2007 │

│ │

│В документах архивного фонда Открытого акционерного общества│

│»Металлострой» в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим│

│за май — июнь 1972 г., значится Павлова Лидия Александровна в должности│

│шеф-повара. │

│Основание: ф. 15, оп. 3, д. 4, лл. 110 — 111. │

│Справка выдана для предоставления по месту работы. │

│ │

│Генеральный директор личная подпись В.В. Воронин │

│ │

│Заведующий архивом личная подпись С.А. Лямина │

│ │

│М.П. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В случае если запрос не соответствует профилю организации, а также при отсутствии в ее архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо на бланке организации (в 5-дневный срок со дня обращения) с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска. Текст такого письма может содержать следующую формулировку: «Документы в архив компании ООО «Эльбрус» не поступали. Рекомендуем обратиться в муниципальный архив г. Москвы». Формулировка «Сведения не обнаружены» подразумевает, что документы есть, а сведения в них не обнаружены (т.е. возможно заявитель дал неправильные сведения о своей работе). Если запрашиваемые сведения можно узнать из документов, которые не сохранились, то необходимо написать: «Приказы по личному составу и другие материалы указанной организации за 1978 — 1998 гг. в фонде не сохранились». Подписывает письмо руководитель организации и ответственный за архив, письмо заверяется печатью организации.

Архивные выписки и копии. В тех случаях, когда связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документа не должны нарушаться работниками, ответственными за хранение документов, оформляются архивные выписки. Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа. Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в многоаспектном документе и только его часть относится к содержанию запроса. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, выражений или предложений должны ставиться многоточия.

Архивная копия — дословное воспроизведение машинописным, фотографическим или электрографическим способом всего текста документа, официально заверенное в том же порядке, как и архивные справки.

На архивных копиях, изготовленных электрографическим методом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, подпись и печать на обороте последнего листа документа.

Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его личных документов: трудовые, наградные книжки, дипломы и т.д., за исключением: паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а на последнем листе копии (выписки) проставляется заверенная печатью подпись руководителя организации. Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Порядок выдачи архивных справок и других документов. Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки должен расписаться на копии справки или на обороте второго экземпляра архивной справки, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов — ценными.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, допустим, привлечение к уголовной ответственности, судимость, лишение прав гражданства или восстановление в правах, нетрудовые имущественные права и нетрудовая деятельность, то их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены.

При дополнительном заверении в Федеральном архивном агентстве полученных архивных справок, копий и выписок специальным штампом — «апостилем» в соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 г. выданные в России архивные справки и копии имеют юридическую силу и за рубежом.

По российскому законодательству правильно и полностью оформленные архивные справки и их содержание, копии хранящихся в ведомственных и государственных архивах документов и выписки из них можно оспорить только в судебном порядке.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по документам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждается руководителем организации (Основные правила работы архивов организаций, 2002).

Учет выданных архивных справок, копий и выписок из документов ведется в специальном журнале регистрации архивных справок, копий и выписок из документов.

Л.Доронина

К. э. н.,

доцент

кафедры документоведения

и документационного обеспечения ГУУ

Подписано в печать

25.02.2008