Должностная инструкция специалиста бэк-офиса
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста бэк-офиса (далее — «Работник»).
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.
1.3. Работник подчиняется непосредственно _______________ Организации.
1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее экономическое или финансово-экономическое образование, стаж работы по специальности не менее одного года.
1.5. Работник должен знать:
— бухгалтерский учет и отчетность по расчетным операциям, операциям с ценными бумагами, операциям на межбанковском и валютном рынке;
— основы действующего законодательства, регулирующего банковскую деятельность, трудового (гражданского) и налогового законодательства;
— основы банковской деятельности;
— правила финансового документооборота;
— основ делопроизводства;
— работу на персональном компьютере;
— правила пользования информационно-правовыми системами, а также другими информационными ресурсами филиала и Банка.
1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на __________________.
1.7. Работник подчиняется непосредственно __________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Работник выполняет следующие трудовые функции:
2.1. Отражение в бухгалтерском балансе операций с ценными бумагами, на межбанковском рынке, с иностранной валютой, депозитами юридических лиц, депозитарных операций, в соответствии с нормативными документами отражение операций по ссудным счетам.
2.2. Отражение в бухгалтерском балансе проводимых филиалом операций с ГЦБ, с векселями Банка, векселями сторонних эмитентов, корпоративными ценными бумагами, по ссудным счетам.
2.3. Ежедневный контроль за своевременным и полным сводом сформированных и поступивших в группу документов по проведенным операциям (распоряжений, копий договоров и пр.).
2.4. Координация с центральным офисом порядка проведения финансовых операций филиала, связанных с движением ценных бумаг, ресурсов на МБК и ссудным счетам.
2.5. Ведение аналитического учета проводимых операций.
3. ПРАВА
3.1. Работник имеет право:
— на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
— на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;
— на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
— на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
— на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;
— на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;
— представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Работник несет ответственность за:
4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.
4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работников.
4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.5. Причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством РФ.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
___________________________ ________________ ______________
С инструкцией ознакомлен: ________________ ______________
(Личная подпись) (Расшифровка подписи)
«___»__________ _____ г.
Должностная инструкция специалиста бэк-офиса
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста бэк-офиса (далее — «Работник»).
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.
1.3. Работник подчиняется непосредственно _______________ Организации.
1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее экономическое или финансово-экономическое образование, стаж работы по специальности не менее одного года.
1.5. Работник должен знать:
— бухгалтерский учет и отчетность по расчетным операциям, операциям с ценными бумагами, операциям на межбанковском и валютном рынке;
— основы действующего законодательства, регулирующего банковскую деятельность, трудового (гражданского) и налогового законодательства;
— основы банковской деятельности;
— правила финансового документооборота;
— основ делопроизводства;
— работу на персональном компьютере;
— правила пользования информационно-правовыми системами, а также другими информационными ресурсами филиала и Банка.
1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на __________________.
1.7. Работник подчиняется непосредственно __________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Работник выполняет следующие трудовые функции:
2.1. Отражение в бухгалтерском балансе операций с ценными бумагами, на межбанковском рынке, с иностранной валютой, депозитами юридических лиц, депозитарных операций, в соответствии с нормативными документами отражение операций по ссудным счетам.
2.2. Отражение в бухгалтерском балансе проводимых филиалом операций с ГЦБ, с векселями Банка, векселями сторонних эмитентов, корпоративными ценными бумагами, по ссудным счетам.
2.3. Ежедневный контроль за своевременным и полным сводом сформированных и поступивших в группу документов по проведенным операциям (распоряжений, копий договоров и пр.).
2.4. Координация с центральным офисом порядка проведения финансовых операций филиала, связанных с движением ценных бумаг, ресурсов на МБК и ссудным счетам.
2.5. Ведение аналитического учета проводимых операций.
3. ПРАВА
3.1. Работник имеет право:
— на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
— на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;
— на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
— на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
— на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;
— на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;
— представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Работник несет ответственность за:
4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.
4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работников.
4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.5. Причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством РФ.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
___________________________ ________________ ______________
С инструкцией ознакомлен: ________________ ______________
(Личная подпись) (Расшифровка подписи)
«___»__________ _____ г.
Наименование УТВЕРЖДАЮ Организации __________________________ (Руководитель организации) ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ специалиста бэк-офиса ____________/_____________ Личная Расшифровка подпись подписи "___"__________ ____ N ____ "___"_____________ ____ г. г. ____________ М.П.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста бэк-офиса (далее — «Работник»).
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.
1.3. Работник подчиняется непосредственно _______________ Организации.
1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее экономическое или финансово-экономическое образование, стаж работы по специальности не менее одного года.
1.5. Работник должен знать:
— бухгалтерский учет и отчетность по расчетным операциям, операциям с ценными бумагами, операциям на межбанковском и валютном рынке;
— основы действующего законодательства, регулирующего банковскую деятельность, трудового (гражданского) и налогового законодательства;
— основы банковской деятельности;
— правила финансового документооборота;
— основ делопроизводства;
— работу на персональном компьютере;
— правила пользования информационно-правовыми системами, а также другими информационными ресурсами филиала и Банка.
1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на __________________.
1.7. Работник подчиняется непосредственно __________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Работник выполняет следующие трудовые функции:
2.1. Отражение в бухгалтерском балансе операций с ценными бумагами, на межбанковском рынке, с иностранной валютой, депозитами юридических лиц, депозитарных операций, в соответствии с нормативными документами отражение операций по ссудным счетам.
2.2. Отражение в бухгалтерском балансе проводимых филиалом операций с ГЦБ, с векселями Банка, векселями сторонних эмитентов, корпоративными ценными бумагами, по ссудным счетам.
2.3. Ежедневный контроль за своевременным и полным сводом сформированных и поступивших в группу документов по проведенным операциям (распоряжений, копий договоров и пр.).
2.4. Координация с центральным офисом порядка проведения финансовых операций филиала, связанных с движением ценных бумаг, ресурсов на МБК и ссудным счетам.
2.5. Ведение аналитического учета проводимых операций.
3. ПРАВА
3.1. Работник имеет право:
— на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
— на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;
— на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
— на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
— на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;
— на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;
— представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Работник несет ответственность за:
4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.
4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работников.
4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.5. Причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством РФ.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
___________________________ ________________ ______________ (Наименование должности (Личная подпись) (Расшифровка руководителя структурного подписи) подразделения) "___"__________ _____ г. СОГЛАСОВАНО (указать всех заинтересованных лиц и их подписи) ___________________________ ________________ ______________ (Личная подпись) (Расшифровка подписи) "___"__________ _____ г. С инструкцией ознакомлен: ________________ ______________ (Личная подпись) (Расшифровка подписи) "___"__________ _____ г.
Специалист проверки и обработки документации в банке
Специалист проверки и обработки документации в банке является сотрудником бэк-офиса. Он отвечает за обработку всей поступающей документации и корреспонденции. Он проверяет и регистрирует поступившие договоры в информационной системе банка, проверив правильность оформления, наличие всех нужных печатей и подписей. В случае необходимости их доработки, он отправляет документы ответственным лицам (контрагентам, партнерам и др.).
Для качественного исполнения обязанностей, сотрудник бэк-офиса должен обладать внимательностью, ответственностью, высокой работоспособностью, аккуратностью, грамотной письменной и устной речью, пунктуальностью, быстрой обучаемостью, желанием работать и развиваться в банке, стрессоустойчивостью. Он должен знать принципы работы с клиентами банка и партнерами. Будет приветствоваться знание иностранных языков.
В процессе работы можно будет познакомиться с разными людьми и работать в команде сильнейших профессионалов над интересными задачами. Это позволит проявить свои личные качества и профессиональные способности.
Заработная плата.
Средний уровень оплаты труда может достигать 25 000 – 35 000 рублей в зависимости от региона и объема выполняемых обязанностей. Он состоит из:
- Оклада, который является фиксированной величиной. Он составляет основную часть дохода, поскольку сотрудник не имеет личных планов.
- Премии, которая может выплачиваться по распоряжению руководства.
Требования :
- Высшее экономическое или юридическое образование.
- Опыт работы с документами. Сотрудник должен иметь представление о том, как нужно обрабатывать документы, как заносить в реестры, как отправлять на последующее хранение.
- Высокая скорость печати. Сотрудник должен быстро и безошибочно печатать тексты, поскольку придется подготавливать нужные приказы и акты, отвечать на электронную почту.
- Уверенный пользователь ПК и офисного оборудования. Специалист должен хорошо разбираться в офисных программах, чтобы выполнять задания быстро. Кроме этого, ему придется постоянно сканировать документы, делать копии, работать с факсом, поэтому навыки работы с офисной техникой будут необходимы.
- Знание принципов работы банковской организации. Сотрудник должен представлять, как работает банковский механизм. Это позволит ориентироваться в документах и задействовать нужные отделы при необходимости.
- Умение работать с базами данных. Сотруднику придется поднимать документы в системе или искать данные о клиентах или партнерах в базах данных. Он должен понимать, как лучше искать информацию и как задавать параметры поиска для быстрой выдачи результатов.
- Ведение документооборота. Сотрудник отвечает за все поступившие и отправленные документы. Он должен организовать эффективный документооборот как внутри банка, так и между организациями, чтобы документы не терялись и не задерживались.
Обязанности Специалиста :
- Обработка входящей корреспонденции и документации. Сотрудник принимает и регистрирует всю входящую документацию и корреспонденцию. Затем документы передаются в соответствующие отделы или конкретным лицам, кому они адресованы. Если это договора, которых нужно обработать, то они проверяются на правильность заполнения и подписания, а затем перенаправляются ответственным лицам или на хранение.
- Проверка документов. Специалист проводит прием документов, сверяет их комплектность на основании приложенного акта-описи, проверяет полноту донесения всех материалов, грамотность и правильность их заполнения. В случае выявления ошибок, документы отправляются на доработку или исправление.
- Регистраций договоров в системе банка. Все договоры подлежат обязательной регистрации в системе банка, чтобы их можно было в любой момент найти и проверить.
- Работа с ошибочно заполненной документацией. Сотрудник бэк-офиса обрабатывает документы с ошибками и передает их ответственным лицам. Он выясняет, каких документов не хватает и делает соответствующие запросы на их донесение. После сформирования полного комплекта, он передается в нужное подразделение.
- Налаживание взаимодействия со всеми отделами, сотрудниками и партнерами банка. Чтобы быстро выполнять свои обязанности, специалист проверки и обработки документации должен наладить хорошую взаимосвязь со всеми отделами и ответственными сотрудниками. Кроме них, он должен знать основных партнеров, с кем придется работать, установить с ними контакт для дальнейшего общения в бизнес-процессе. Это необходимо, чтобы создать четкий часовой механизм обработки материалов.
Эксперт по финансам. Более 5 лет работал в крупных банках РФ. Отлично разбираюсь в кредитах, микрозаймам и во всем, что с этим связано. Консультирую по поводу кредитного мошенничества в Интернет. По всем вопросам пишите в телеграм канал @nuzhen_kredit или на почту support@hcpeople.ru
Сайт hcpeople.ru не осуществляет финансовую деятельность, не является сайтом банка или какой-либо финансовой организации, не оказывает услуг по выдаче займов и кредитов. Сайт информирует о существующих кредитных продуктах МФО и банков РФ для сравнения и подбора наилучшего варианта кредитования. Информацию о владельце сайта можно получить через раздел Контакты
Руководитель «______________________»
__________________ (________________)
(подпись) (Ф.И.О.)
«___»____________ ______ г.
Должностная инструкция
специалиста бэк-офиса
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность, условия работы, взаимоотношения (связи по должности) специалиста бэк-офиса (далее — Работник), критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности и непосредственно на рабочем месте в «______________» (далее — Работодатель).
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации порядке приказом руководителя Работодателя.
1.3. Работник подчиняется непосредственно _______________ (должность).
1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее экономическое или финансово-экономическое образование, стаж работы по специальности не менее одного года.
1.5. Работник должен знать:
— бухгалтерский учет и отчетность по расчетным операциям, операциям с ценными бумагами, операциям на межбанковском и валютном рынке;
— основы действующего законодательства, регулирующего банковскую деятельность, трудового (гражданского) и налогового законодательства Российской Федерации;
— основы банковской деятельности;
— правила финансового документооборота;
— основы делопроизводства;
— работу на персональном компьютере;
— правила пользования информационно-правовыми системами, а также другими информационными ресурсами Работодателя.
1.6. В период временного отсутствия Работника его должностные обязанности возлагаются на __________________.
2. Должностные обязанности Работника
Работник обязан добросовестно исполнять следующие должностные обязанности:
2.1. Отражение в бухгалтерском балансе операций с ценными бумагами, на межбанковском рынке, с иностранной валютой, депозитами юридических лиц, депозитарных операций, в соответствии с нормативными документами отражение операций по ссудным счетам.
2.2. Отражение в бухгалтерском балансе проводимых Работодателем операций с ГЦБ, с векселями Работодателя, векселями сторонних эмитентов, корпоративными ценными бумагами, по ссудным счетам.
2.3. Ежедневный контроль за своевременным и полным сводом сформированных и поступивших в группу документов по проведенным операциям (распоряжений, копий договоров и пр.).
2.4. Координация с центральным офисом порядка проведения финансовых операций филиала, связанных с движением ценных бумаг, ресурсов на МБК и ссудным счетам.
2.5. Ведение аналитического учета проводимых операций.
3. Права Работника
Работник имеет право:
3.1. На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором.
3.2. Рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором.
3.3. Своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.
3.4. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков.
3.5. Полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.
3.6. Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
3.7. Объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.
3.8. Участие в управлении организацией в предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами и коллективным договором формах.
3.9. Ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений.
3.10. Защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами.
3.11. Разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
3.12. Возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
3.13. Обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.
3.14. Получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности.
3.15. Взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.
4. Ответственность Работника
Работник несет ответственность:
4.1. За невыполнение своих должностных обязанностей.
4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Работодателя.
4.4. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда, непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.
4.5. Несоблюдение трудовой дисциплины.
5. Условия работы
5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными у Работодателя.
5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
5.3. Характеристики условий труда на рабочем месте: _______________________.
6. Оценка деловых качеств Работника
и результатов его работы
6.1. В соответствии с _______________ Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Работника. Критериями оценки деловых качеств Работника являются:
— квалификация;
— стаж работы по специальности;
— профессиональная компетентность, выразившаяся в лучшем качестве выполняемых работ;
— уровень трудовой дисциплины;
— способность адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы к решению возникающих проблем;
— интенсивность труда (способность в короткие сроки справляться с большим объемом работы);
— умение работать с документами;
— способность в установленные сроки осваивать технические средства, повышающие производительность труда и качество работы;
— производственная этика, стиль общения;
— способность к творчеству, предприимчивость;
— способность к адекватной самооценке;
— проявление инициативы в работе, выполнение работы более высокой квалификации;
— повышение индивидуальной выработки;
— рационализаторские предложения;
— практическая помощь вновь принятым работникам без закрепления наставничества соответствующим приказом;
— высокая культура труда на конкретном рабочем месте.
6.2. Результаты работы и своевременность ее выполнения оцениваются по следующим критериям:
— результаты, достигнутые Работником при исполнении обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией и трудовым договором;
— качество законченной работы;
— своевременность выполнения должностных обязанностей;
— выполнение нормированных заданий, уровень производительности труда.
6.3. Порядок оценки работы:
— регулярная — осуществляется непосредственным руководителем в процессе исполнения Работником трудовых функций;
— _________________ _______________________ (указать порядок для иных видов оценки работы).
7. Заключительные положения
7.1. Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, а также в соответствии с _________________ ________________ (указать локальный нормативный акт Работодателя).
7.2. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления Работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается _________________ ________________________ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей должностной инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у Работодателя; иным способом).
Руководитель структурного подразделения:
(подпись) (Ф.И.О.)
«___»____________ ____ г.
Согласовано:
Юридическая служба
(подпись) (Ф.И.О.)
«___»____________ ____ г.
С инструкцией ознакомлен:
(или: инструкцию получил) (подпись) (Ф.И.О.)
«___»____________ ____ г.
Добавлено в закладки: 0
Что такое бэк офис? Описание и определение понятия
Бэк офис – это подразделение организации, занимающемся ведением бизнес-процессов, увеличением производительности при помощи оптимизации потоков рабочих операций, устранение ручных неэффективных операций в течение полного жизненного цикла бизнес-процессов.
Задачи бэк офиса
В задачи бэк офиса входит также подтверждение сделок, проведение расчетов по них, генерирование новых способов учета, подготовка документации, контроль рентабельности, управление отношениями с клиентами, поддержка корпоративных действий, внедрение информационных комплексных систем, просчет фактических и ожидаемых доходов и так далее.
Бэк офис — это учётно-операционное подразделение, которое обеспечивает работу подразделений, которые участвуют в управлении пассивами и активами организации, которая осуществляет деятельность на денежных рынках. Основной задачей бэк-офиса является электронное и документарное сопровождение и оформление рыночных сделок, которые заключают дилеры (трейдеры) фронт-офиса, а также внутренних (аналитических) сделок между подразделениями организации в границах системы эффективного перераспределения финансовых ресурсов.
Рассмотрим, более детально, что значит бэк офис.
Взаимодействие с клиентами — это лишь часть задач, которые приходится решать при организации бизнеса.
Ни одно предприятие не будет успешным без правильно налаженной работы бэк-офиса.
Суть работы бэк офиса
Бэк-офис (Back Office) – это отделение, которое есть во всех инвестиционных компаниях, банках и других организациях, и которое совершает сделки на рынке ценных бумаг.
Обычно в состав бэк офиса входит от четырёх до семнадцати человек (это зависит от объёма, а также и от оборота бэк-офиса). Работа бэк-офиса ведётся строго в соответствии с нормативными документами Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам (ФКЦБ). Соответственно, каждый специалист этого отдела обязательно должен знать и четко соблюдать все эти требования.
Деятельность специалиста бэк-офиса представляет собой оформление необходимых документов и сопровождение сделки, которую заключают специалисты по биржевой торговле (их называют трейдеры ) компаний-контрагентов (фронт-офис). В российских компаниях специалисты бэк-офиса занимаются также скупкой ценных бумаг и у физических лиц.
Обязанности специалиста бэк офиса
Специалист бэк офиса должен уметь правильно вести журнал регистрации сделок. Грамотно проводить оформление договоров купли-продажи ценных бумаг определённого 
эмитента. По уже имеющемуся договору специалист должен проводить перерегистрацию ценных бумаг, то есть передачу прав собственности от продавца к покупателю. Должен уметь оформлять передаточное распоряжение при заключении договора или непосредственно в реестре ценных бумаг. После того, как была проведена перерегистрация и получен документ, который подтверждает права нового владельца на приобретенный пакет акций (то есть выписка), специалист бэк-офиса контролирует сам процесс расчёта компании- покупателя с компанией-продавцом.
Операционный департамент часто называется бэк-офисом, управление торговых операций – фронт-офисом, функции департамента корпоративных финансов и инвестиционного управления могут быть распределены между ними достаточно произвольно.
Бэк-офис – операционное подразделение (settlements, operations), выполняющее расчеты по финансам и ценным бумагам в строгом соответствии с заключенными фронт-офисом сделками; бэк офис также готовит отчетность по выполненным операциям; контролирует соблюдение финансовых пределов и предоставляет информацию для бухгалтерии; ведет внутренний учет в соответствии с требованиями Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам для операций с ценными бумагами. Бэк-офис лично не обслуживает клиентов банка, в отличие от миддл-офиса, однако постоянно взаимодействует с контрагентами.
Бэк-офис должен разрабатывать и внедрять стандарты внутреннего учета, на которые должны опираться все остальные подразделения компании.
Успешность бизнеса напрямую зависит от сбалансированного и органичного взаимодействия двух неотделимых составляющих — бэк офиса и фронт офиса.
Функции и различия бэк офис и фронт офис
Фронт офис (англ. front office) – это, можно сказать, «лицо» компании, его структурное подразделение, в обязанности которого входит, прежде всего, работа с клиентом и для клиентов.
Название этого подразделения компании связано с тем, что персонал фронт офиса всегда находится впереди, на виду клиентов, в то время как обслуживающий персонал, как 
правило, «невидим» для потребителей, и они могут даже не догадываться о его существовании.
В разных компаниях к фронт офису могут относиться разные виды деятельности (это зависит от профиля компании). В финансовых корпорациях, например, фронт офис чаще всего несет ответственность за такие направления, как продажи (sales), трейдинг (trading), слияния и поглощения (M&A).
Менеджеры фронт офиса – это те, кто собственно делают деньги, то есть напрямую обеспечивает прибыль компании. Хотя некоторые и ставят под сомнение их функцию анализа активов (equity research), так как такие аналитики напрямую не выполняют той работы, которая приносит деньги, как, например сотрудники отдела продаж. Однако это не так, поскольку тем, кто занимается анализом активов, приходится видеться, что называется, лицом к лицу с клиентами намного чаще, чем всем остальным работникам.
Между тем трейдеры почти никогда не видят вживую своих клиентов, но тем не менее они также работают в фронт офисе.
Обычно должности в фронт офисе считаются более престижными и высокооплачиваемыми, чем в бэк офисе. Например, в инвестиционных банках и других финансовых институтах попасть на работу в фронт офис тяжелее всего. Там, как правило. предъявляются очень высокие требования как к образованию и профессионализму, так и к личным качествам и даже внешним данным.
Бэк офис (англ. back office) – это отделы, департаменты корпорации, которые выполняют второстепенные бизнес функции, такие как сервисная поддержка, управление рисками, принятие рекламаций, осуществление прочих рядовых операционных процессов. То есть, говоря проще. бэк офис осуществляет рутинные, административные, обслуживающие функции управления бизнесом как таковым. К функциям бэк офиса также относятся IT-работа (администрирование баз данных, служба поддержки клиентов), бухгалтерия, отдел кадров. Сюда же включается статистический и аналитический учет продаж, закупок, складских остатков, ведение архива – все это также может быть в компетенции бэк офиса. В банковских учреждениях к задачам бэк офиса относятся клиринговые операции, текущее расчетно-кассовое обслуживание и многое другое.
Интересно заметить, что обычно план застройки помещений компаний предусматривался такой, чтобы на переднем плане был виден фронт офис (чтобы клиенты могли легко и быстро зайти в компанию и найти нужного сотрудника, с которым они имели дело — отсюда и название — фронт офис, то есть «лицо» компании), в то время как на «заднем дворе» располагалось само производство, разные административные помещения, отделы по разработке и тестированию продуктов, склады и так далее. И конечно же руководство компаний всегда стремилось сделать фронт офис презентабельным, чтобы он производил наилучшее впечатление на клиентов. Для этого там делали дорогущий ремонт, не скупясь вкладывали деньги и в дизайн интерьера.
Территория бэк офиса чаще всего бывает самой простецкой, немного мрачноватой и не очень ухоженной, так как в нее не особо вкладывают средства . За ее презентабельностью не особо следят, так как там все равно не появлялись клиенты. Тем не менее, важно отметить, что именно персонал бэк офиса в большинстве случаев делают наибольший вклад в развитие компании. Сегодня бэк офис совсем не обязательно территориально располагается рядом со штаб-квартирой компании. Скорее наоборот, его стараются перенести туда, где более низкие издержки (например, в страны Юго-Восточной Азии). Также сегодня нередко функции, которые выполняет бэк офис, отдают на аутсорсинг (то есть другим компаниям).
Роль бэк офиса
Очень часто недооценивается значение бэк офиса. И все же его роль и значимость имеет существенную ценность для успешного бизнеса по крайней мере по таким причинам:
1. Поддержка хорошей репутации компании. В современных условиях жесткой конкуренции хорошая репутация компании очень важна, чтобы удержаться «на плаву». Также, выполняя свою работу, сотрудники бэк офиса, поддерживают имя своей фирмы и ее престижность. Например, специалисты call-центра, сервисной поддержки, весь обслуживающий персонал, когда общается с клиентами, стараются оставлять благоприятное впечатление, стремятся полностью удовлетворить пожелания клиента, в конце концов улыбаются, и в целом относятся к нему очень доброжелательно.
2. Умелое управление рисками. Обычно топ-менеджеры пренебрежительно просматривают уже готовые финансовые или другие отчеты, при этом особо не задумываясь, каких трудов и усилий это стоило обычным рядовым труженикам. Ну а поскольку все управленческие решения принимаются только на основе данных, фактов, расчетов, цифр, то их точность и правильность крайне важна. Стало быть те, кто старательно вносят исходные данные и делают расчеты, выполняют непрестижную, но очень ответственную работу и тем самым понижают риск принятия неэффективного решения и для высшего звена компании.
3. Вознаграждение. Конечно, работники бэк офиса не делают напрямую деньги для компании, как это делают в фронт офисе, тем не менее своей неэффективной деятельностью или неправильными решениями они могут свести на нет усилия своих коллег. Кроме того, рационализаторские предложения и новые методы экономии, предложенные бэк офисом, могут существенно увеличить прибыль компании (прямо или косвенно).
Сегодня термины бэк офис и фронт офис чаще всего употребляются там, где это разделение наиболее четко выражено, а именно в инвестиционных банках.
Мы коротко рассмотрели бэк офис.
Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.
Специалист проверки и обработки документации в банке
Специалист проверки и обработки документации в банке является сотрудником бэк-офиса. Он отвечает за обработку всей поступающей документации и корреспонденции. Он проверяет и регистрирует поступившие договоры в информационной системе банка, проверив правильность оформления, наличие всех нужных печатей и подписей. В случае необходимости их доработки, он отправляет документы ответственным лицам (контрагентам, партнерам и др.).
Для качественного исполнения обязанностей, сотрудник бэк-офиса должен обладать внимательностью, ответственностью, высокой работоспособностью, аккуратностью, грамотной письменной и устной речью, пунктуальностью, быстрой обучаемостью, желанием работать и развиваться в банке, стрессоустойчивостью. Он должен знать принципы работы с клиентами банка и партнерами. Будет приветствоваться знание иностранных языков.
В процессе работы можно будет познакомиться с разными людьми и работать в команде сильнейших профессионалов над интересными задачами. Это позволит проявить свои личные качества и профессиональные способности.
Заработная плата.
Средний уровень оплаты труда может достигать 25 000 – 35 000 рублей в зависимости от региона и объема выполняемых обязанностей. Он состоит из:
- Оклада, который является фиксированной величиной. Он составляет основную часть дохода, поскольку сотрудник не имеет личных планов.
- Премии, которая может выплачиваться по распоряжению руководства.
Требования :
- Высшее экономическое или юридическое образование.
- Опыт работы с документами. Сотрудник должен иметь представление о том, как нужно обрабатывать документы, как заносить в реестры, как отправлять на последующее хранение.
- Высокая скорость печати. Сотрудник должен быстро и безошибочно печатать тексты, поскольку придется подготавливать нужные приказы и акты, отвечать на электронную почту.
- Уверенный пользователь ПК и офисного оборудования. Специалист должен хорошо разбираться в офисных программах, чтобы выполнять задания быстро. Кроме этого, ему придется постоянно сканировать документы, делать копии, работать с факсом, поэтому навыки работы с офисной техникой будут необходимы.
- Знание принципов работы банковской организации. Сотрудник должен представлять, как работает банковский механизм. Это позволит ориентироваться в документах и задействовать нужные отделы при необходимости.
- Умение работать с базами данных. Сотруднику придется поднимать документы в системе или искать данные о клиентах или партнерах в базах данных. Он должен понимать, как лучше искать информацию и как задавать параметры поиска для быстрой выдачи результатов.
- Ведение документооборота. Сотрудник отвечает за все поступившие и отправленные документы. Он должен организовать эффективный документооборот как внутри банка, так и между организациями, чтобы документы не терялись и не задерживались.
Обязанности Специалиста :
- Обработка входящей корреспонденции и документации. Сотрудник принимает и регистрирует всю входящую документацию и корреспонденцию. Затем документы передаются в соответствующие отделы или конкретным лицам, кому они адресованы. Если это договора, которых нужно обработать, то они проверяются на правильность заполнения и подписания, а затем перенаправляются ответственным лицам или на хранение.
- Проверка документов. Специалист проводит прием документов, сверяет их комплектность на основании приложенного акта-описи, проверяет полноту донесения всех материалов, грамотность и правильность их заполнения. В случае выявления ошибок, документы отправляются на доработку или исправление.
- Регистраций договоров в системе банка. Все договоры подлежат обязательной регистрации в системе банка, чтобы их можно было в любой момент найти и проверить.
- Работа с ошибочно заполненной документацией. Сотрудник бэк-офиса обрабатывает документы с ошибками и передает их ответственным лицам. Он выясняет, каких документов не хватает и делает соответствующие запросы на их донесение. После сформирования полного комплекта, он передается в нужное подразделение.
- Налаживание взаимодействия со всеми отделами, сотрудниками и партнерами банка. Чтобы быстро выполнять свои обязанности, специалист проверки и обработки документации должен наладить хорошую взаимосвязь со всеми отделами и ответственными сотрудниками. Кроме них, он должен знать основных партнеров, с кем придется работать, установить с ними контакт для дальнейшего общения в бизнес-процессе. Это необходимо, чтобы создать четкий часовой механизм обработки материалов.
Эксперт по финансам. Более 5 лет работал в крупных банках РФ. Отлично разбираюсь в кредитах, микрозаймам и во всем, что с этим связано. Консультирую по поводу кредитного мошенничества в Интернет. По всем вопросам пишите в телеграм канал @nuzhen_kredit или на почту support@hcpeople.ru
Сайт hcpeople.ru не осуществляет финансовую деятельность, не является сайтом банка или какой-либо финансовой организации, не оказывает услуг по выдаче займов и кредитов. Сайт информирует о существующих кредитных продуктах МФО и банков РФ для сравнения и подбора наилучшего варианта кредитования. Информацию о владельце сайта можно получить через раздел Контакты
Добавлено в закладки: 0
Что такое бэк офис? Описание и определение понятия
Бэк офис – это подразделение организации, занимающемся ведением бизнес-процессов, увеличением производительности при помощи оптимизации потоков рабочих операций, устранение ручных неэффективных операций в течение полного жизненного цикла бизнес-процессов.
Задачи бэк офиса
В задачи бэк офиса входит также подтверждение сделок, проведение расчетов по них, генерирование новых способов учета, подготовка документации, контроль рентабельности, управление отношениями с клиентами, поддержка корпоративных действий, внедрение информационных комплексных систем, просчет фактических и ожидаемых доходов и так далее.
Бэк офис — это учётно-операционное подразделение, которое обеспечивает работу подразделений, которые участвуют в управлении пассивами и активами организации, которая осуществляет деятельность на денежных рынках. Основной задачей бэк-офиса является электронное и документарное сопровождение и оформление рыночных сделок, которые заключают дилеры (трейдеры) фронт-офиса, а также внутренних (аналитических) сделок между подразделениями организации в границах системы эффективного перераспределения финансовых ресурсов.
Рассмотрим, более детально, что значит бэк офис.
Взаимодействие с клиентами — это лишь часть задач, которые приходится решать при организации бизнеса.
Ни одно предприятие не будет успешным без правильно налаженной работы бэк-офиса.
Суть работы бэк офиса
Бэк-офис (Back Office) – это отделение, которое есть во всех инвестиционных компаниях, банках и других организациях, и которое совершает сделки на рынке ценных бумаг.
Обычно в состав бэк офиса входит от четырёх до семнадцати человек (это зависит от объёма, а также и от оборота бэк-офиса). Работа бэк-офиса ведётся строго в соответствии с нормативными документами Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам (ФКЦБ). Соответственно, каждый специалист этого отдела обязательно должен знать и четко соблюдать все эти требования.
Деятельность специалиста бэк-офиса представляет собой оформление необходимых документов и сопровождение сделки, которую заключают специалисты по биржевой торговле (их называют трейдеры ) компаний-контрагентов (фронт-офис). В российских компаниях специалисты бэк-офиса занимаются также скупкой ценных бумаг и у физических лиц.
Обязанности специалиста бэк офиса
Специалист бэк офиса должен уметь правильно вести журнал регистрации сделок. Грамотно проводить оформление договоров купли-продажи ценных бумаг определённого эмитента. По уже имеющемуся договору специалист должен проводить перерегистрацию ценных бумаг, то есть передачу прав собственности от продавца к покупателю. Должен уметь оформлять передаточное распоряжение при заключении договора или непосредственно в реестре ценных бумаг. После того, как была проведена перерегистрация и получен документ, который подтверждает права нового владельца на приобретенный пакет акций (то есть выписка), специалист бэк-офиса контролирует сам процесс расчёта компании- покупателя с компанией-продавцом.
Операционный департамент часто называется бэк-офисом, управление торговых операций – фронт-офисом, функции департамента корпоративных финансов и инвестиционного управления могут быть распределены между ними достаточно произвольно.
Бэк-офис – операционное подразделение (settlements, operations), выполняющее расчеты по финансам и ценным бумагам в строгом соответствии с заключенными фронт-офисом сделками; бэк офис также готовит отчетность по выполненным операциям; контролирует соблюдение финансовых пределов и предоставляет информацию для бухгалтерии; ведет внутренний учет в соответствии с требованиями Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам для операций с ценными бумагами. Бэк-офис лично не обслуживает клиентов банка, в отличие от миддл-офиса, однако постоянно взаимодействует с контрагентами.
Бэк-офис должен разрабатывать и внедрять стандарты внутреннего учета, на которые должны опираться все остальные подразделения компании.
Успешность бизнеса напрямую зависит от сбалансированного и органичного взаимодействия двух неотделимых составляющих — бэк офиса и фронт офиса.
Функции и различия бэк офис и фронт офис
Фронт офис (англ. front office) – это, можно сказать, «лицо» компании, его структурное подразделение, в обязанности которого входит, прежде всего, работа с клиентом и для клиентов.
Название этого подразделения компании связано с тем, что персонал фронт офиса всегда находится впереди, на виду клиентов, в то время как обслуживающий персонал, как правило, «невидим» для потребителей, и они могут даже не догадываться о его существовании.
В разных компаниях к фронт офису могут относиться разные виды деятельности (это зависит от профиля компании). В финансовых корпорациях, например, фронт офис чаще всего несет ответственность за такие направления, как продажи (sales), трейдинг (trading), слияния и поглощения (M&A).
Менеджеры фронт офиса – это те, кто собственно делают деньги, то есть напрямую обеспечивает прибыль компании. Хотя некоторые и ставят под сомнение их функцию анализа активов (equity research), так как такие аналитики напрямую не выполняют той работы, которая приносит деньги, как, например сотрудники отдела продаж. Однако это не так, поскольку тем, кто занимается анализом активов, приходится видеться, что называется, лицом к лицу с клиентами намного чаще, чем всем остальным работникам.
Между тем трейдеры почти никогда не видят вживую своих клиентов, но тем не менее они также работают в фронт офисе.
Обычно должности в фронт офисе считаются более престижными и высокооплачиваемыми, чем в бэк офисе. Например, в инвестиционных банках и других финансовых институтах попасть на работу в фронт офис тяжелее всего. Там, как правило. предъявляются очень высокие требования как к образованию и профессионализму, так и к личным качествам и даже внешним данным.
Бэк офис (англ. back office) – это отделы, департаменты корпорации, которые выполняют второстепенные бизнес функции, такие как сервисная поддержка, управление рисками, принятие рекламаций, осуществление прочих рядовых операционных процессов. То есть, говоря проще. бэк офис осуществляет рутинные, административные, обслуживающие функции управления бизнесом как таковым. К функциям бэк офиса также относятся IT-работа (администрирование баз данных, служба поддержки клиентов), бухгалтерия, отдел кадров. Сюда же включается статистический и аналитический учет продаж, закупок, складских остатков, ведение архива – все это также может быть в компетенции бэк офиса. В банковских учреждениях к задачам бэк офиса относятся клиринговые операции, текущее расчетно-кассовое обслуживание и многое другое.
Интересно заметить, что обычно план застройки помещений компаний предусматривался такой, чтобы на переднем плане был виден фронт офис (чтобы клиенты могли легко и быстро зайти в компанию и найти нужного сотрудника, с которым они имели дело — отсюда и название — фронт офис, то есть «лицо» компании), в то время как на «заднем дворе» располагалось само производство, разные административные помещения, отделы по разработке и тестированию продуктов, склады и так далее. И конечно же руководство компаний всегда стремилось сделать фронт офис презентабельным, чтобы он производил наилучшее впечатление на клиентов. Для этого там делали дорогущий ремонт, не скупясь вкладывали деньги и в дизайн интерьера.
Территория бэк офиса чаще всего бывает самой простецкой, немного мрачноватой и не очень ухоженной, так как в нее не особо вкладывают средства . За ее презентабельностью не особо следят, так как там все равно не появлялись клиенты. Тем не менее, важно отметить, что именно персонал бэк офиса в большинстве случаев делают наибольший вклад в развитие компании. Сегодня бэк офис совсем не обязательно территориально располагается рядом со штаб-квартирой компании. Скорее наоборот, его стараются перенести туда, где более низкие издержки (например, в страны Юго-Восточной Азии). Также сегодня нередко функции, которые выполняет бэк офис, отдают на аутсорсинг (то есть другим компаниям).
Роль бэк офиса
Очень часто недооценивается значение бэк офиса. И все же его роль и значимость имеет существенную ценность для успешного бизнеса по крайней мере по таким причинам:
1. Поддержка хорошей репутации компании. В современных условиях жесткой конкуренции хорошая репутация компании очень важна, чтобы удержаться «на плаву». Также, выполняя свою работу, сотрудники бэк офиса, поддерживают имя своей фирмы и ее престижность. Например, специалисты call-центра, сервисной поддержки, весь обслуживающий персонал, когда общается с клиентами, стараются оставлять благоприятное впечатление, стремятся полностью удовлетворить пожелания клиента, в конце концов улыбаются, и в целом относятся к нему очень доброжелательно.
2. Умелое управление рисками. Обычно топ-менеджеры пренебрежительно просматривают уже готовые финансовые или другие отчеты, при этом особо не задумываясь, каких трудов и усилий это стоило обычным рядовым труженикам. Ну а поскольку все управленческие решения принимаются только на основе данных, фактов, расчетов, цифр, то их точность и правильность крайне важна. Стало быть те, кто старательно вносят исходные данные и делают расчеты, выполняют непрестижную, но очень ответственную работу и тем самым понижают риск принятия неэффективного решения и для высшего звена компании.
3. Вознаграждение. Конечно, работники бэк офиса не делают напрямую деньги для компании, как это делают в фронт офисе, тем не менее своей неэффективной деятельностью или неправильными решениями они могут свести на нет усилия своих коллег. Кроме того, рационализаторские предложения и новые методы экономии, предложенные бэк офисом, могут существенно увеличить прибыль компании (прямо или косвенно).
Сегодня термины бэк офис и фронт офис чаще всего употребляются там, где это разделение наиболее четко выражено, а именно в инвестиционных банках.
Мы коротко рассмотрели бэк офис.
Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.
Должностная инструкция специалиста бэк-офиса (рекомендуемый образец заполнения)
- Источник– Касенов Е.Б., 2022
- Разработчик– Касенов Е.Б., 2022
- Количество страниц2 страницы
Скачать31 КБ
Должностная инструкция доступна для бесплатного скачивания после просмотра небольшой рекламы.
Ссылка откроется в новом окне.
Должностная инструкция представлена в форматах DOC и RTF, поэтому откроется в любых версиях Microsoft Word или Open Office.