Селекция особого персонала. «Безопасник»
Существует ряд должностей, к которым предъявляются особые, повышенные или специфические требования, например, руководитель службы безопасности, секретарь, водитель.
Начнем с руководителя службы безопасности (заместителя директора фирмы по безопасности или менеджера по безопасности — разные поименования «безопасников» больше и чаще зависящие от фантазии руководства компании (фирмы), чем от закладываемого в данные должности функционала).
Тезисно пробежимся по основам организации безопасности предприятия (организации) и входящим туда кадрам.
Когда требуется собственная серьезная, а значит вооруженная охрана, то речь может идти только о лицензированной службе безопасности. Чтобы получить лицензию и приобрести оружие, служба безопасности должна быть зарегистрирована, а начальник службы безопасности должен иметь высшее образование и лицензию на частную охранную и (или) детективную деятельность (а значит, свидетельство об окончании коммерческой школы частных охранников, либо справку о службе не менее трех лет в правоохранительных органах).
При выборе кандидатуры «безопасника» следует учитывать, что этому человеку придется использовать «непопулярные меры», а также решать достаточно деликатные вопросы. Доверяться ему придется почти во всем, как адвокату или лечащему врачу.
Исходя из этих соображений, случаются попытки на такую должность поставить «своего», доверенного и проверенного человека, подготовив его «соответствующим образом». Да, в некоторых коммерческих школах частных охранников готовят руководителей службы безопасности. Учитывая, что курсы обучения рассчитаны на 1-1,5 месяца (по 6-8 часов занятий в день), документ об их окончании свидетельствует лишь о том, что человек купил право возглавить охранную структуру и получить соответствующую лицензию.
Как правило, так задуманная и таким образом возглавляемая безопасность закономерно дает серьезные сбои. В непростой стезе «безопасника» необходимы плодотворные контакты с местными правоохранительными органами, которые придерживаются в своей сфере принципа «чужие здесь не ходят».
Идеально, если кандидат работал ранее в правоохранительных органах и имеет соответствующий опыт работы в коммерческих структурах. В зависимости от того, к какому из кланов — «милиционеров» или «комитетчиков» — принадлежит человек, для решения возникающих задач он будет прибегать к связям в своем бывшем ведомстве.
Если же кандидат несколько лет работал в коммерческих службах, то он имеет контакты и полезные связи во всех силовых ведомствах, а какие из них понадобятся, заранее определить трудно. Таких, да еще чтоб и молодых, и авторитетных, совсем мало, все толковые уже при деле.
Основные рекомендуемые принципы работы с «безопасниками»:
1) Определенность. Необходимо совместно с руководством компании определить, лучше всего документально, круг основных конкретных задач в сфере обеспечения безопасности. Наиболее эффективной, исключающей показуху, является работа «от задач», а не от произвольных «хотелок» руководителей или «чего изволите?» исполнителей.
2) Коллегиальность. Совместный с руководством, систематический анализ информации об угрозах безопасности, выработка решений по предупреждению таковых угроз или локализации связанных с ними рисков;
2) Приоритетность. При принятии руководством решений по вопросам, находящимся в компетенции специалиста по безопасности, его мнение должно быть приоритетным;
3) Законность. Не последняя задача службы безопасности — «не подставить» организацию, не создавать дополнительных проблем. Следует исключить людей, склонных играть в суперменов или бандитов;
4) Экономическая целесообразность. Это «палка о двух концах». С одной стороны, несомненно, затраты на безопасность не должны превышать стоимость того, на защиту чего они направлены. Подсчитано, что на вопросы безопасности целесообразно тратить около 10% прибыли компании. С другой стороны, недофинансирование, экономия на безопасности или превентивных мероприятиях может потом аукнуться значительными ущербами. А иногда, не дай Бог, летальным исходом.
Зачем это рассматривать, обсуждать, да еще под «флагом» какой-то селекции?
Да как-то ощущается тенденция: насмотревшись обильных телесериалов, почти все поголовно стали «компетентными специалистами» во многих областях, а в безопасности и противодействии преступникам и мошенникам — особенно. Профессионализм не везде и не всегда встречает не только «респект и уважуху», но и элементарную адекватность. Не встречая — уходит, а на его место лезет нахватавшийся умных терминов «креатив», часто оборачивающийся наглой некомпетентностью или профанацией.
Или не так? Заниматься селекцией или не стОит? Где и как найти, где и как вырастить наших защитничков? Или можно рассчитывать на кадры, по тем или иным причинам вываливающиеся из огромных организмов уважаемых правоохранительных органов и спецслужб?
О генетике, пока выпадающей из области наших возможностей, упоминать давайте не будем.
Что дает грамотная должностная инструкция
В большинстве компаний должностная инструкция – это формальный документ кадрового учета, не имеющий никакого отношения к тому, чем реально занимается сотрудник. На самом деле грамотно составленная должностная инструкция может стать действенным инструментом управления персоналом. С ее помощью можно существенно улучшить и облегчить работу руководителя, сделать существование сотрудника в компании более понятным.
«Правильная» должностная инструкция содержит детализированные ответы на следующие вопросы:
• Как называется должность, к какой категории она относится и каково ее место в структуре компании?
• Каковы задачи должности – общее функциональное предназначение должности в организации?
• Каковы требования к должности с точки зрения образования, профессионального опыта, навыков и знаний?
• Кому подчиняется сотрудник данной должности или кем он руководит?
• Каковы конкретные функциональные обязанности должности?
• Каковы права сотрудника на данной должности?
• Какова ответственность сотрудника?
• Каковы критерии оценки эффективности деятельности сотрудника?
Должностная инструкция директора магазина продуктов питания
Задачи должности
1. Совместно с директором по рознице принимает участие в определении, маркетинговой, ассортиментной, ценовой, торговой стратегий Компании и обеспечивает полную и точную их реализацию в части управления магазином.
2. Участвует в определении и планировании целевых показателей торговой деятельности магазина.
3. Осуществляет оперативное руководство магазином.
Общие положения
Директор магазина относится к категории руководителей.
На должность директора магазина назначается лицо, имеющее высшее (экономическое, торговое или управленческое) образование и стаж управления магазином не менее 2 лет.
Назначение на должность директора магазина и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению директора по рознице и по согласованию с владельцем Компании.
Директор магазина должен знать:
• Основные положения гражданского и административного права.
• Основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность компаний по розничной торговле продуктами питания.
• Сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере.
• Конъюнктуру рынков производства и продажи продуктов питания.
• Методы и технологии розничной торговли продуктов питания.
• Порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров.
• Основы бизнес-планирования.
• Порядок разработки и утверждения планов и бюджетов Компании.
• Порядок ведения учета и составления отчетов о торговой деятельности Компании.
• Базу данных, а также иные программные средства, используемые Компанией для обеспечения торгового процесса.
• Основы товарного учета.
• Организацию работы магазина, методы планирования и контроля работы магазина.
• Основы системы мерчандайзинга магазина продуктов питания и корпоративные стандарты мерчандайзинга Компании.
• Организацию работы складского хозяйства Компании, методы планирования и контроля складских запасов.
• Единые стандарты работы торгового персонала Компании.
• Опыт работы аналогичных отечественных и зарубежных фирм.
• Требования федеральных и местных органов по правилам организации торговли.
Директор магазина подчиняется непосредственно директору по рознице.
Директор магазина непосредственно руководит работой персонала магазина.
На время отсутствия директора магазина (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке генеральным директором по представлению директора по рознице. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Должностные обязанности
Директор магазина:
• Руководит работой персонала магазина.
• В соответствии с разработанной стратегией Компании, а также с установленными руководством целевыми показателями эффективности торговой деятельности для сети магазинов на ежемесячной, ежеквартальной и полугодовой основе формирует бюджет доходов и расходов магазина и добивается их исполнения.
• Участвует в ежемесячном планировании результатов по следующим показателям магазина:
• выручка по магазину;
• среднедневное число покупателей;
• количество наименований в чеке;
• общая оценка магазина.
• Организует и проводит мероприятия по оптимизации затрат и осуществляет контроль их выполнения.
• Обеспечивает своевременное составление всей установленной отчетности о выполнении планов, иных рабочих документов.
• При наличии замечаний к работе магазина по результатам проверки проводит обсуждение с администраторами. Добивается исправления выявленных недостатков.
• Ежедневно анализирует данные о размерах выручки и выполнении плана. Анализирует эффективность работы магазина с точки зрения выполнения плановых показателей.
• Выявляет причины, повлекшие снижение показателей эффективности, и способствует исправлению ситуации. Обсуждает с директором по рознице «проблемные» с точки зрения выполнения плановых показателей магазины.
• При возникновении нестандартных или критических ситуаций в выходные дни немедленно выезжает в магазин для оперативного решения возникших проблем на месте.
• Контролирует текущее состояние магазина с технической точки зрения: состояние ремонта и отделки, состояние торгового оборудования, инвентаря и техники. Выявляет необходимость ремонта или замены, составляет заявку на финансирование в соответствии с установленным в Компании порядком.
• Совместно с отделом рекламы и отделом мерчандайзинга участвует в разработке и утверждении концепции оформления магазина, дизайна и оформления витрин. Участвует в разработке и внедрении в магазине стандартов мерчандайзинга Компании. Обеспечивает полное соблюдение установленных стандартов мерчандайзинга в магазине.
• Участвует в согласовании графика посещений мерчандайзерами магазина, проверяет своевременность и полноту рассылаемых планограмм выкладки и материалов по оформлению витрин. При необходимости вызывает мерчандайзеров через руководителя отдела мерчандайзинга в магазины сети вне основного графика посещений.
• Совместно с директором по рознице, начальником склада и отделом товародвижения участвует в согласовании графика поставок товара в магазины. Обеспечивает готовность магазина к приему товара.
• Регулярно запрашивает в Отделе анализа и учета товародвижения отчеты и анализирует реализацию и оборачиваемость товара в разрезе товарных групп, ценовых сегментов, поставок. Подготавливает экономически обоснованные решения о ротации товара, возврате товара на склад или его уценке. Обсуждает и согласовывает проекты решений с директором по рознице. Обеспечивает и организует реализацию утвержденных решений.
• Участвует в планировании реализации неликвидных товарных остатков, находящихся на складе и в магазине. Участвует в определении степени ликвидности, сезона (сроков) реализации в магазине, необходимости и размера уценки с точки зрения реализации. Участвует в согласовании плана реализации неликвидного товара с директором по рознице.
• Контролирует и обеспечивает соблюдение персоналом магазина Единых стандартов работы торгового персонала. Участвует в проведении аттестации персонала на знание единых стандартов.
• Совместно с руководством Компании участвует в формировании план-графика выполнения работ при открытии магазина, участвует в планировании показателей эффективности нового магазина.
• Участвует в организации и проведении распродаж сезонных товаров в магазине.
• Совместно с начальником отдела рекламы участвует в организации, контроле и оценке эффективности рекламных и промомероприятий по стимулированию продаж.
• Обеспечивает строгое соблюдение требований внутренней нормативной и методической документации, регламентирующей деятельность магазина.
• Разрабатывает и выносит на рассмотрение руководства предложения по оптимизации ассортимента, активизации продаж в магазине, повышению эффективности работы торгового персонала, привлечению новых покупателей и улучшению работы магазина.
• Проводит в отношении подчиненных политику требовательности и жесткого контроля эффективности и качества их работы.
• Проводит регулярные еженедельные собрания персонала.
• Делает все необходимое для профессионального обучения персонала магазина, распространения между ним лучшего опыта. Участвует в осуществлении программы обучения персонала магазинов.
• Составляет заявку по темам и срокам необходимых тренингов при формировании службой персонала годового плана обучения персонала.
• При необходимости организует и лично проводит групповое обучение своих сотрудников.
• При необходимости лично проводит индивидуальное обучение сотрудников всем аспектам технологии работы.
• Совместно с директором по персоналу участвует в организации и проведении вводного курса обучения новых сотрудников магазина в соответствии с утвержденной программой.
• Ежегодно участвует в работе аттестационной комиссии, совместно с директором по рознице, директором по персоналу и руководителями отделов проводит аттестации сотрудников магазина в соответствии с положением об аттестации.
• Осуществляет расчет премиальной части вознаграждения подчиненных сотрудников в соответствии с установленным в Компании порядком. Контролирует расчет их заработной платы и начисление премий.
• Руководствуется в своей работе целями и миссией Компании, изложенными и закрепленными в положении о Компании.
• Выступает для персонала Компании в роли проводника корпоративной политики руководства, осуществляя решения руководства и контролируя их выполнение другими сотрудниками.
• Способствует укреплению корпоративного духа сотрудников Компании и поддержке позитивной эмоциональной атмосферы и сплоченности в коллективе.
• Участвует в организации и проведении мероприятий, направленных на укрепление корпоративной культуры Компании.
• Обеспечивает своевременное исполнение всеми без исключения сотрудниками магазина издаваемых в Компании распоряжений, приказов, инструкций и т. д.
• Организует текущее взаимодействие магазина с другими подразделениями Компании.
• Разрабатывает предложения по совершенствованию организационной и кадровой структуры магазина.
• Не допускает хищений сотрудниками магазина, проводит воспитательную работу с персоналом.
• Обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны сотрудниками магазина, проводит воспитательную работу с персоналом.
• Соблюдает полную конфиденциальность сведений, которые стали ему известны в процессе работы и к которым относятся:
• информация о планах и результатах товарооборота магазинов, количестве покупателей, размере среднего чека, проценте продаж;
• информация об оформлении и содержании внутренней финансовой документации Компании;
• личные адреса и телефоны руководителей и сотрудников;
• размер личной заработной платы;
• другие сведения, составляющие коммерческую тайну Компании.
• Бережно относится к имуществу Компании, правильно и по назначению использует оборудование, приборы и материалы, предоставленные для работы.
• Содержит свое рабочее место в чистоте и порядке.
• При выполнении должностных обязанностей руководствуется в первую очередь интересами Компании и здравым смыслом.
• Выполняет поручения руководства, связанные с основной деятельностью директора магазина, но не указанные в настоящей инструкции.
Права
Директор магазина имеет право:
• Действовать от имени Компании, представлять интересы Компании во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам работы магазинов сети.
• Самостоятельно вести переписку с внешними организациями по вопросам, входящим в компетенцию службы и не требующим решения директора по рознице.
• Распоряжаться финансовыми ресурсами строго в рамках, утвержденных бюджетом магазина.
• Участвовать в подготовке проектов приказов, распоряжений, других документов, связанных с финансово-хозяйственной и торговой деятельностью магазина.
• Запрашивать и получать от руководителей всех структурных подразделений Компании и специалистов необходимую информацию.
• В пределах своей компетенции подписывать и визировать документы, издавать распоряжения по магазину за своей подписью.
• Проверять деятельность подчиненных сотрудников.
• Вносить на рассмотрение директора по рознице представления о назначении, перемещении и увольнении работников магазина; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.
Ответственность
Директор магазина несет ответственность за:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. Причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. Ошибки, допущенные в процессе организации и управления сетью магазинов, приведшие к недостижению установленных руководством целевых показателей Компании – в пределах переменной части заработной платы.
Критерии оценки деятельности директора магазина
Критериями оценки деятельности директора магазина являются:
• Достижение Компанией целевых показателей по выручке, валовому доходу.
• Ежеквартальный рост объема выручки магазина.
• Соблюдение бюджета магазина, экономия расходов.
• Отсутствие обоснованных претензий со стороны директора по рознице, руководителей других подразделений Компании.
• Отсутствие негативных оценок со стороны руководства Компании.
• Правильность и своевременность оформления и предоставления документации.
Заключительные положения
Настоящая должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится в Компании, другой – у работника.
Задачи, обязанности, права и ответственность директора магазина могут быть уточнены в соответствии с изменением структуры, задач и функций сети магазинов.
Изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора Компании по представлению директора по рознице.
Должностная инструкция администратора магазина продуктов питания
Задачи должности:
1. Организация и контроль работы продавцов, упаковщиков, фасовщиц, грузчиков, уборщиц.
2. Разрешение конфликтных ситуаций между продавцами и покупателями.
3. Контроль чистоты и порядка торгового зала, территории вокруг магазина.
4. Контроль внешнего вида и соблюдения правил внутреннего распорядка персоналом магазина.
Общие положения
Администратор относится к категории руководителей.
На должность администратора назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы на руководящих должностях не менее двух лет, желательно в розничной торговле.
Назначение на должность администратора и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению заведующего магазином.
Администратор должен знать:
• Методы и технологию организации розничных продаж, основы законодательства в области розничных продаж, закон защиты прав потребителей, права и обязанности розничного продавца.
• Информацию о торговых марках, производителях, странах производства, особенностях технологии производства и исходного сырья, преимуществах товаров, вкусовых характеристиках продукции, особенностях упаковки, внешнем виде, видах фасовки, сроках годности, использовании консервантов и других потребительских качествах.
• Условия хранения и отпуска товара (продуктов питания и промтоваров), санитарно-гигиенические требования к хранению и отпуску товара, требования к температурному и влажностному режимам хранения различных групп товара, способы нарезки и упаковки весового товара, методы определения годности/испорченности товара по внешним и органолептическим характеристикам, санитарно-гигиенические требования к размещению товара на прилавке/витрине.
• Методические материалы по мерчандайзингу.
Администратор подчиняется директору, заведующий отделом также имеет полномочия выдавать задания и контролировать работу администратора.
На время отсутствия администратора (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Должностные обязанности
Администратор обязан:
• Обходить прилежащие к магазину территории: осмотр фасада, торцов здания, поддержание чистоты.
• Следить за порядком в торговом зале.
• Следить за чистотой торгового зала, витрин, туалетов, привлекать уборщиц.
• В случае возникновения конфликтных ситуаций предпринимать все меры для их разрешения, сглаживания конфликта.
• Сообщать заведующему магазином (директору) о замечаниях к работе продавцов-консультантов и кассиров (грубость в общении с покупателями, ошибки в работе кассиров, неисполнение обязанностей, обман покупателей, пассивность в работе).
• Проводить вводные беседы с новым персоналом.
• Проводить инструктаж по требованиям к поведению продавца в торговом зале.
• Информировать заведующего магазином и тренинг-менеджера о вакантных местах или желании сотрудников сменить место работы для своевременной замены.
• Каждое утро информировать заведующего магазином о случившемся за предыдущий день, отмечая: неисправности оборудования, недостатки в обслуживании, ошибки в работе кассиров, недовольства и пожелания покупателей.
• Принимать меры по устранению неисправностей оборудования: сообщать заместителю директора по АХЧ, вызывать службы гарантийного обслуживания, службы ремонта, дежурных, ответственных за работу оборудования.
• Снимать остатки денег в кассах, собирать у кассиров отчеты о сторнировании. Выяснять причины сторнирования.
• Участвовать в возврате денег или товара покупателям, производить возврат только в соответствии с законодательством в области розничных продаж. В случае если товар не подлежит обмену, донести это до покупателя тактично, но убедительно.
• Следить за правильностью оформления уголка потребителя.
• В конце рабочего дня обходить подсобные и подвальные помещения вместе с охраной и менеджером производства, сдавать их на сигнализацию.
• Проверять качество и безопасность поступающих в продажу товаров.
• Контролировать и обеспечивать условия хранения и продажи товара, при необходимости информировать заведующего отделом или магазином о нарушениях.
• Контролировать наличие ценников на все товары и расположение ценников в непосредственной близости от самого товара. Следить за тем, чтобы ценники не закрывали друг друга, чтобы все надписи были видны и легко читались, а также – самое главное – чтобы покупатель легко находил ценник.
• Следить за обеспечением чистоты и порядка на прилавке/витрине, за соблюдением санитарно-гигиенических требований к хранению и отпуску товара. Не допускать присутствия грязных принадлежностей для уборки (тряпок, салфеток) на виду у покупателей. Не допускать присутствия ведер, швабры в торговом зале в отсутствие уборщицы.
• Постоянно контролировать выкладку товаров на полках и витринах на предмет соответствия стандартам, установленным в Компании, и утвержденным планограммам. Следить за тем, чтобы на прилавке не находился товар другой группы/марки. Контролировать целостность упаковки и сохранность внешнего вида. При обнаружении брака проводить установленные мероприятия: передачу товара для реставрации упаковки либо на списание. Контролировать выкладку товара только лицевой стороной упаковки на витрине и стеллаже.
• Следить, чтобы на фирменных стойках размещались товары соответствующей марки.
• Обеспечивать одноместное размещение товаров одного наименования разных видов.
• Следить за тем, чтобы более крупные упаковки товара располагались на полках ниже, чем более мелкие, товары одного наименования разной фасовки – рядом. В случае нахождения ошибок в расположении сделать замечание продавцу-консультанту.
• Следить за работой арендаторов на предмет соблюдения правил внутреннего распорядка.
• Следить за работой мерчандайзеров, торговых представителей и промоутеров, предоставленных компаниями-поставщиками. При обнаружении фактов кражи, порчи материальных ценностей или нарушения правил поведения немедленно сообщать об этом вышестоящему руководству.
• Организовывать в экстремальных ситуациях эвакуацию покупателей из предприятия. Обеспечивать в необходимых случаях вызов милиции, скорой помощи.
• Следить за сохранностью имущества, материальных ценностей и оборудования (администратор является материально ответственным лицом).
• Постоянно повышать свой профессиональный уровень.
• Принимать участие в проводимых в Компании мероприятиях по обучению и в аттестациях по результатам обучения.
• Обеспечивать режим сохранения коммерческой тайны.
• Поддерживать хорошие рабочие взаимоотношения внутри трудового коллектива.
• Выполнять служебные поручения своего непосредственного руководителя и прямых начальников.
Права
Администратор имеет право:
• Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися своей деятельности.
• Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по совершенствованию своей работы.
• Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений Компании.
• Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей отделов Компании и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
• Сообщать непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в деятельности Компании и вносить предложения по их устранению.
Ответственность
Администратор несет ответственность за:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. Причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. Соблюдение стандартов мерчандайзинга в магазине.
4. Своевременность размещения товара в магазине, правильность и наличие ценников, за контроль сроков годности.
5. Полное и своевременное выполнение плана продаж – в пределах переменной части заработной платы. Критериями оценки деятельности Администратора являются:
• Отсутствие негативных оценок со стороны руководства Компании.
• Отсутствие обоснованных претензий покупателей и конфликтных ситуаций с покупателями.
• Своевременное устранение неисправностей оборудования.
• Отсутствие фактов кражи или порчи материальных ценностей.
Заключительные положения
Настоящая должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится в Компании, другой – у работника.
Задачи, обязанности, права и ответственность администратора могут быть уточнены в соответствии с изменением структуры, задач и функций отдела.
Изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора Компании.
Должностная инструкция категорийного менеджера
Задачи должности:
1. Организация бесперебойного процесса поставок и реализации товаров в закрепленных категориях.
2. Достижение плановых показателей по продажам закрепленных категорий (оборот, прибыль).
Общие положения
Категорийный менеджер относится к категории служащих.
Категорийный менеджер принимается на работу и увольняется приказом генерального директора по согласованию с коммерческим директором.
Категорийный менеджер подчиняется коммерческому директору.
Категорийному менеджеру подчиняются экспедиторы торгового отдела.
Категорийный менеджер должен знать:
• Ценовую и ассортиментную политику Предприятия.
• Законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность Предприятия в области организации процесса торговли.
• Основы маркетинга розничного предприятия.
• Принципы формирования ценовой и ассортиментной политики розничного торгового предприятия.
• Правила мерчандайзинга розничного предприятия.
• Товароведение, стандарты и технические условия для товаров, основные свойства товаров, качественные характеристики; методы определения качества товаров.
• Условия хранения и транспортировки товаров Предприятия.
• Общую организацию погрузочно-разгрузочных работ.
• Производителей, поставщиков, ассортимент и номенклатуру выпускаемой или поставляемой ими продукции.
• Стандарты и правила работы Предприятия, правила внутреннего трудового распорядка Предприятия. В своей деятельности категорийный менеджер руководствуется:
• Нормативными материалами по вопросам организации торговли на Предприятии.
• Стандартом работы с поставщиками Предприятия.
• Стандартом мерчандайзинга Предприятия.
• Стандартами и техническими условиями на хранение и перевозку товарно-материальных ценностей.
• Положением об отчетности для категорийного менеджера Предприятия.
• Методами анализа покупательского спроса и деятельности конкурентов.
• Правилами трудового распорядка.
• Приказами, распоряжениями генерального директора и коммерческого директора.
• Настоящей должностной инструкцией.
В период временного отсутствия категорийного менеджера его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора или коммерческого директора.
Функциональные обязанности
Ассортимент Категорийный менеджер:
• Формирует и утверждает с коммерческим директором ассортимент в подотчетных категориях товаров (ассортиментную матрицу).
• Формирует и утверждает с коммерческим директором предложения об изменениях в ассортиментной матрице в подотчетных категориях товаров.
• Формирует и утверждает с коммерческим директором предложения о вводе и выводе товаров для подотчетных категорий товаров.
• Производит поиск поставщиков товаров в подотчетных категориях товаров согласно утвержденным требованиям к поставщикам Предприятия.
• Организует работу с поставщиками подотчетных категорий согласно утвержденным правилам и стандартам работы с поставщиками Предприятия.
• Организует своевременное заключение договоров с поставщиками подотчетных категорий товаров и контролирует договорные обязательства поставщиков.
• Формирует и утверждает с коммерческим директором предложения о смене поставщика и прекращении работы с поставщиком.
• Формирует заказы товаров подотчетных категорий на основе отчетов продаж.
• Распределяет, размещает заказы у поставщиков.
• Контролирует своевременное поступление заказанных товаров в магазины.
• Контролирует выполнение утвержденных условий поставок товаров подотчетных категорий.
• Контролирует наличие полного ассортимента товаров подотчетных категорий в торговых залах.
• Определяет минимальные и максимальные остатки товаров подотчетных категорий в магазинах.
• Контролирует товарные остатки в подотчетных категориях в магазинах.
• Контролирует правильную выкладку товаров подотчетных категорий в местах продаж согласно стандартам мерчандайзинга, принятым на Предприятии.
• Ознакомляется с результатами ревизий, проведенных в подотчетных категориях, и участвует в разработке мероприятий по устранению негативных результатов инвентаризаций (недостача, излишки, пересортица).
• Контролирует соответствие товаров действующим ГОСТам и ТУ.
• Информирует при необходимости работников склада и экспедицию о правилах хранения и транспортировки товаров подотчетных категорий.
Ценообразование Категорийный менеджер:
• Формирует и утверждает с коммерческим директором предложения о величине наценки на подотчетные категории и отдельные виды товаров.
• Формирует и утверждает с коммерческим директором предложения об изменении розничных цен (переоценке) товаров подотчетных категорий.
Взаимодействие с подчиненными Категорийный менеджер:
• Контролирует выполнение функциональных обязанностей должности экспедитора в соответствии с требованиями должностной инструкции экспедитора.
• Организует и контролирует текущую работу экспедиторов в соответствии с требованиями организации товародвижения и особенностями текущей обстановки в отделе и магазинах.
Аналитика, планирование и отчетность Категорийный менеджер:
• Принимает участие совместно с коммерческим директором в планировании показателей по продажам подотчетных категорий (оборот и прибыль).
• Анализирует покупательский спрос и запросы потенциальных и реальных покупателей в соответствии с методами анализа, принятыми на Предприятии.
• Анализирует деятельность конкурентов в соответствии с методами анализа, принятыми на Предприятии.
• Анализирует продажи товаров подотчетных категорий в соответствии с методами анализа, принятыми на Предприятии.
• Анализирует работу имеющихся и потенциальных поставщиков в соответствии с требованиями к поставщикам, принятыми на Предприятии.
• Предоставляет отчеты по результатам анализа продажи товаров подотчетных категорий в установленные сроки по установленным формам.
• На основании результатов планирует дальнейшую работу с подотчетными категориями.
Общее
Категорийный менеджер:
• Исполняет или следит за исполнением распоряжений и приказов коммерческого директора, касающихся работы торгового отдела, должности категорийного менеджера или подчиненных сотрудников (экспедиторов).
• Докладывает коммерческому директору о нарушениях в процессе товародвижения и невыполнении подчиненными сотрудниками своих должностных обязанностей.
• Информирует руководство Предприятия об имеющихся недостатках в работе Предприятия.
• Обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны Предприятия.
Права
Категорийный менеджер имеет право:
• Принимать решения в пределах своих функциональных обязанностей.
• Знакомиться с проектами решений руководства Предприятия, касающихся вопросов, входящих в его компетенцию.
• Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению торгового процесса и деятельности Предприятия.
• Сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках в работе Предприятия, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
• Запрашивать лично или по поручению руководства Предприятия от специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
• Требовать выполнения установленных правил работы с документами строгой отчетности, а также с иными документами.
• Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать от них информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
• Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
Ответственность
Категорийный менеджер несет ответственность за:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. Ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей сотрудников подчиненных отделов, предусмотренных соответствующими должностными инструкциями, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
3. Причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. Ошибки, допущенные в процессе исполнения своих непосредственных должностных обязанностей, – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
5. Разглашение информации, предоставляющей коммерческую тайну, – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Критерии оценки деятельности
Критериями оценки деятельности категорийного менеджера являются:
• Достижение плановых показателей по подотчетным категориям (оборот и прибыль).
• Наличие в торговых залах полного ассортимента согласно матрице.
• Наличие товаров в установленном количестве по установленным ценам.
• Соответствие выкладки правилам мерчандайзинга, принятым на Предприятии.
• Организация работы с поставщиками в соответствии с утвержденными требованиями Предприятия.
• Отсутствие перебоев в поставках.
• Своевременное предоставление утвержденных отчетов по установленным формам.
• Положительные результаты (увеличение продаж, повышение лояльности покупателей и т. п.) проведения маркетинговых мероприятий.
• Отсутствие замечаний по работе подчиненных сотрудников со стороны руководства Предприятия.
• Отсутствие негативных оценок своей работы со стороны руководства Предприятия.
• Отсутствие обоснованных претензий со стороны других структурных подразделений Предприятия.
Заключительные положения
Настоящая должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится на Предприятии, другой – у сотрудника.
Задачи, обязанности, права и ответственность категорийного менеджера могут быть уточнены в соответствии с изменением структуры, задач и функций отдела.
Изменения и дополнения к настоящей должностной инструкции вносятся приказом генерального директора Предприятия.
Должностная инструкция мерчандайзера
Задачи должности
1. Разработка (или участие в разработке) стандартов мерчандайзинга на предприятии и текущий контроль за соблюдением стандартов.
2. Обеспечение, в соответствии со стандартами, выкладки и оформления мест продажи товаров для наиболее выгодного представления товаров перед покупателями.
Общие положения
Мерчандайзер относится к категории специалистов.
На должность мерчандайзера назначается лицо, имеющее (высшее; среднее) профессиональное образование, дополнительную подготовку по мерчандайзингу и опыт работы не менее __________ лет.
Мерчандайзер принимается на работу и увольняется приказом генерального директора по согласованию с __________________________
Мерчандайзер подчиняется _____________________________
Мерчандайзер должен знать:
• Законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия в области организации процесса торговли.
• Основы маркетинга розничного предприятия.
• Основы товароведения применительно к товарной специфике предприятия.
• Качественные и потребительские характеристики товаров предприятия.
• Основы психологии восприятия.
• Основы дизайна и оформления интерьера.
• Общие правила и принципы мерчандайзинга.
• Основные правила и принципы мерчандайзинга применительно к оформлению магазина, планировке торгового зала и выкладке товаров по специфике работы предприятия.
• Стандарты мерчандайзинга, действующие на предприятии или принятые для магазина.
• Виды и методы внешней рекламы магазина и инструменты стимулирования продаж в торговом зале.
• Основы поведения потребителей, виды покупателей магазина, специфику их потребностей и ожиданий от работы магазина.
• Конкурентную среду по специфике своей работы.
• Методы оценки эффективности мерчандайзинговых мероприятий.
• Стандарты и правила работы предприятия, правила внутреннего трудового распорядка предприятия. В своей деятельности мерчандайзер руководствуется:
• Нормативными материалами по вопросам организации торговли на предприятии.
• Стандартом мерчандайзинга предприятия.
• Стандартом работы с поставщиками предприятия.
• Положением об отчетности для мерчандайзера предприятия.
• Методами анализа эффективности мерчандайзинговых мероприятий, принятыми на Предприятии.
• Правилами трудового распорядка.
• Приказами, распоряжениями генерального директора и ___________________.
• Настоящей должностной инструкцией.
В период временного отсутствия мерчандайзера его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора или __________.
Должностные обязанности
Мерчандайзер:
• Разрабатывает (совместно с ____________), утверждает с _______________ и внедряет стандарты мерчандайзинга для предприятия или магазина с использованием следующих приемов мерчандайзинга:
• выкладка товара способами, облегчающими поиск и выбор товара и поощряющими импульсивные покупки;
• размещение рекламных элементов (POS-материалов: плакатов, буклетов, воблеров, моделей товаров (подвесных, стоячих и др.), гирлянд, флагов, рекламного торгового оборудования (стоек, стеллажей, светильников и др.)) в местах продажи товара.
• Участвует совместно с _____________ в обсуждении оформления новых магазинов предприятия.
• Участвует совместно с _____________ в разработке планов торговых залов новых магазинов и перепланировок торговых залов имеющихся магазинов предприятия.
• Участвует совместно с ____________ в расчетах необходимого и достаточного количества товаров в торговом зале.
• Разъясняет стандарты мерчандайзинга персоналу магазинов и проводит необходимое профильное обучение по мерчандайзингу, используя формы и методы обучения, принятые на Предприятии.
• Следит за соблюдением стандартов мерчандайзинга, а именно:
• стандарт выкладки товаров;
• целевое использование и состояние рекламного торгового оборудования (дисплеев, стеллажей, полок, пр.) и POS-материалов.
• Инициирует меры по реконструкции, ремонту, замене неисправных или пришедших в негодность рекламных носителей.
• Участвует совместно с ______________ в организации и проведении рекламных акций (дегустаций, семплингов и пр.).
• Изучает и анализирует принципы работы мерчандайзеров конкурирующих организаций.
• Утверждает совместно с __________________ мерчандайзинговые мероприятия поставщиков.
• Контролирует мерчандайзинговую активность поставщиков, а именно:
• правила выкладки товаров поставщика;
• размещение POS-материалов;
• результаты мерчандайзинговой активности.
• Анализирует деятельность конкурентов в области мерчандайзинга в соответствии с методами анализа, принятыми на Предприятии.
• Анализирует продажи товаров в магазине по результатам мерчандайзинговых мероприятий в соответствии с методами анализа, принятыми на Предприятии.
• Предоставляет отчеты об эффективности мерчандайзинговых мероприятий в установленные сроки по установленным на Предприятии формам.
• На основании отчетов планирует дальнейшую работу и согласует планы с _______________.
• Информирует руководство Предприятия об имеющихся недостатках в работе Предприятия.
• Обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны Предприятия.
Права
Мерчандайзер имеет право:
• Принимать решения в пределах своих функциональных обязанностей.
• Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся вопросов, входящих в его компетенцию.
• Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению торгового процесса и деятельности предприятия.
• Сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках в работе предприятия, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
• Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия у специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
• Требовать выполнения установленных правил работы с документами строгой отчетности, а также с иными документами.
• Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать от них информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
• Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
Ответственность
Мерчандайзер несет ответственность за:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. Ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей сотрудников подчиненных отделов, предусмотренных соответствующими должностными инструкциями, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
3. Причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. Ошибки, допущенные в процессе исполнения своих непосредственных должностных обязанностей, – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
5. Разглашение информации, предоставляющей коммерческую тайну, – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Критерии оценки деятельности
Критериями оценки деятельности мерчандайзера являются:
• Соответствие выкладки и использования POS-материалов правилам мерчандайзинга, принятым на Предприятии.
• Положительная динамика продаж по результатам мерчандайзинговых мероприятий.
• Своевременное предоставление утвержденных отчетов по установленным формам.
• Отсутствие замечаний по работе подчиненных сотрудников со стороны руководства Предприятия.
• Отсутствие негативных оценок своей работы со стороны руководства Предприятия.
• Отсутствие обоснованных претензий со стороны других структурных подразделений Предприятия.
Заключительные положения
Настоящая должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится на Предприятии, другой – у сотрудника.
Задачи, обязанности, права и ответственность мерчандайзера могут быть уточнены в соответствии с изменением структуры, задач и функций отдела.
Изменения и дополнения к настоящей должностной инструкции вносятся приказом генерального директора Предприятия.
Должностная инструкция продавца-консультанта магазина одежды
Задачи должности
1. Обеспечение подготовки товара к продаже и доставки его в торговый зал.
2. Обеспечение выкладки и развески товаров по стандартам, установленным в Компании.
3. Активное обслуживание покупателей, консультирование их по товару, презентация товара.
4. Участие в проведении инвентаризации.
Общие положения
Продавец-консультант относится к категории специалистов.
На должность продавца-консультанта назначается лицо, соответствующее требованиям к должности и имеющее образование не ниже среднего. Требования к опыту работы отсутствуют.
Назначение на должность продавца-консультанта и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению менеджера смены и с согласия директора магазина.
Продавец-консультант должен знать:
• Методы и технологии организации розничных продаж, основы законодательства в области розничных продаж, закон о защите прав потребителей, права и обязанности розничного продавца.
• Ассортимент, классификацию, характеристику, назначение товаров, способы использования и ухода за ними.
• Требования к хранению и отпуску товара.
• Правила расшифровки артикула и маркировки.
• Методические материалы по мерчандайзингу.
• Розничные цены.
• Основные требования стандартов и технических условий, предъявляемые к качеству товаров, таре и маркировке.
• Виды брака и правила обмена товаров.
• Устройство и правила эксплуатации обслуживаемого торгово-технического оборудования.
• Приемы и методы активного обслуживания различных контингентов покупателей с учетом их пола, возраста, уровня знаний о товаре и других особенностей.
• Состояние моды текущего сезона.
• Основные виды сырья и материалов, идущих на изготовление товаров, и способы их распознавания.
• Методы сбора данных о спросе покупателей.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Порядок проведения инвентаризации.
• Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
• Корпоративные требования к поведению продавца-консультанта в торговом зале и требования к продавцу-консультанту.
Продавец-консультант подчиняется менеджеру смены. Директор магазина также имеет полномочия выдавать задания и контролировать работу продавца-консультанта.
На время отсутствия продавца-консультанта (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором магазина по представлению менеджера смены, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Должностные обязанности
Продавец-консультант обязан:
• Выполнять свои обязанности и поручения менеджера смены в соответствии с закрепленной за продавцом-консультантом в течение рабочего дня зоной торгового зала. Распределение по зонам осуществляет менеджер смены согласно производственной необходимости и опыту сотрудника: зона примерочных, зона около касс, зона взаимодействия склада с торговым залом, зоны собственно торгового зала (по направлениям и коллекциям).
• Участвовать в подготовке торгового зала к открытию магазина, выполняя поручения менеджера смены по доставке товара со склада в торговый зал, развеске и раскладке товара, контролю размерных рядов и количества товара, по вопросам координации доставки товара со склада в торговый зал магазина.
• Совместно с мерчандайзером просматривать отчеты по кассе с указанием артикула и цвета.
• Набирать товар на складе по заданию менеджера смены и в сопровождении администратора согласно отчету о количестве проданных единиц товара.
• Осуществлять подготовку товаров к продаже: освободить от упаковки, проверить товар на наличие брака, разместить на товаре ценник. При обнаружении брака проводить установленные мероприятия.
• Передавать по накладной набранный товар продавцам-консультантам, пришедшим на склад за товаром по заданию менеджера смены.
• Пересчитать в подсобном помещении взятый на складе товар, проверить соответствие количества товара указанному в накладной. Установить на изделиях мягкие и жесткие биперы (алармы) в соответствии с правилами установки биперов.
• Перевесить изделия с упаковочной вешалки на фирменную в соответствии с правилами, установленными для развески различных видов изделий на вешалках.
• Не допускать до продажи товар с явными признаками брака или с признаками нарушения товарного вида (пятна, потертости, отсутствие пуговиц, торчащие нитки и пр.).
• Размещать и развешивать товар в торговом зале в соответствии с правилами мерчандайзинга и рекомендациями сотрудников отдела мерчандайзинга.
• В часы наибольшего потока покупателей постоянно поправлять выкладку товара в торговом зале. Контролировать сохранность внешнего вида товара.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Особенности корпоративных проектов по организационному развитию
Цель корпоративных проектов по организационному развитию — упорядочение всех бизнес-процессов для повышения эффективности деятельности организации в целом.
Проекты по организационному развитию предполагают согласованность усилий для решения практических проблем и задач деятельности компаний по двум направлениям:
- оптимизация всех процессов предприятия (производственных, логистических, сбытовых, управленческих)
- развитие и повышение эффективности человеческих ресурсов организации
Основное отличие корпоративных проектов по организационному развитию от других видов и форм работы с персоналом заключается в рассмотрении организации как целостной системы: системный подход последовательно применяется к функциональным, структурным, техническим и личным взаимосвязям в организации.
Программы организационного развития основываются на систематическом анализе проблем компании и потребности ее руководства в изменении своей компании.
Принципиальная идея заключается в том, что добиться устойчивого позитивного роста предприятия нельзя только за счет отдельных разрозненных действий. Развитие организации должно строиться и реализовываться на основе сочетания внешних усилий (использование передового опыта — бенчмаркинг, последних достижений менеджмента, приглашение опытных специалистов) и внутренних ресурсов предприятия.
На что же конкретно направлены усилия при реализации проектов по организационному развитию? Прежде всего, на достижение баланса между и краткосрочными (текущим объемом продаж, производительностью, прибыльностью) и долгосрочными результатами (удержание и дальнейшее увеличение объемов продаж, сплочение команды, удовлетворение сотрудников от работы, подготовленность к изменениям на рынке и развитие бизнеса).
Результатами реализации проектов организационного развития являются:
- оптимизация функциональной и управленческой структур компании
- повышение готовности организации к изменению и развитию
- увеличение результативности персонала через развитие профессиональных компетенций и повышение удовлетворенности от работы
- изменение поведения сотрудников людей в сторону более позитивного отношения друг к другу и к компании
- сплочение командных усилий лидеров организации
Основные стадии программ организационного развития
Проекты по организационному развитию — это процесс совершенствования организации, состоящий из нескольких стадий. Эти стадии могут сильно варьироваться в различных организациях, однако в основном остаются неизменными.
Стадия 1. Осознание потребности в изменении
Перед тем как программа изменений будет реализовываться, в организации должна быть осознана и более или менее четко выражена потребность в изменении. Такая потребность, обычно вызывается возникшими затруднениями в жизни организации. Кроме того, важно, чтобы у ее руководителей и сотрудников было желание изменить положение дел в лучшую сторону. Иногда общее ощущение дискомфорта работникам организации сложно выразить в каких-то более или определенных выводах и намерениях. В этом им может помочь специалист по организационному развитию.
Стадия 2. Вхождение в организацию агента изменения
Агент изменения (эксперт по организационному развитию) включается в работу по совершенствованию организации, если он осознает (признает) необходимость изменения и развития организации. Агентом изменения может быть менеджер или сотрудник организации, тогда он будет выступать как внутренний агент изменения, а в случае, когда он является приглашенным экспертом или консультантом, он выступает как внешний агент изменения. Совместно с руководством компании определяется, каким образом агент изменений будет включаться в систему организации-клиента и какова будет его роль.
На этой стадии для руководства и сотрудников организации важно правильно определить отношение к специалисту по орг. развитию и к его работе.
Стадия 3. Установление рабочих взаимоотношений с сотрудниками организации и сбор информации
Важным фактором возможного успеха программы организационного развития является установление открытых, доверительных отношений с сотрудниками организации, формирование у ключевого персонала компании атмосферы доверия и сопричастности происходящим изменениям.
Сбор информации осуществляется специальными методами, применяемыми экспертом, в интересах наилучшего понимания существующего положения дел.
Стадия 5. Диагностическая фаза
После знакомства с информацией, относящейся к проблемной ситуации организации, агент изменения и клиент совместно анализируют материал и делают выводы о ситуации. Диагностическая фаза далее используется для постановки задач, которые требуют решения и для определения факторов, влияющих на ситуацию. Согласование задач должно осуществляться при тесном взаимодействии руководства
предприятия-заказчика и экспертов по организационному развитию.
Стадия 6. Выработка планов действий, стратегий и техник их реализации
На основании результатов диагностики и поставленных задач разрабатывается и затем последовательно осуществляется программа действий, нацеленных на разрешение задач и увеличение организационной эффективности. В этих программах применяются специальные техники орг. развития, такие как формализация и оптимизация бизнес-процессов, оптимизация системы управления, межгрупповое развитие, разрешение конфликтов и многое другое в зависимости от конкретной ситуации. Использование этих форм работы требует определенного времени, но, как показывает практика, выигрывают, в конечном счете, те фирмы, которые не делают их полностью факультативными, а отводят для их реализации, по крайней мере, часть рабочего времени.
Стадия 7. Мониторинг, корректировка и стабилизация программ действий
Когда программа изменений запущена, важно вести наблюдение за ее результатами и закреплять желаемые изменения. Каждая стадия программы орг. развития нуждается в мониторинге для того, чтобы в случае необходимости можно было вовремя скорректировать ход реализации программы для получения нужного результата.
Когда же все изменения произведены, мониторинг необходим для определения мер по закреплению новых способов деятельности, сформированных в организации. Если этого не сделать, система обнаруживает тенденцию к регрессу и возвращение к прежним способам работы.
Проблема стабилизации изменений и закрепления нового поведения работников, которые вполне могут вернуться к прежней модели поведения — это реальная и очень важная задача реализации
программ ОР во многих компаниях.
Организация, в конечном счете, должна приобрести способность сохранять инновации без постоянной внешней поддержки.
Стадия 8. Завершение программы по организационному развитию
Конечной стадией является корректное завершение программы. Если организация-клиент двигается в направлении независимости, приобретения собственной способности к самообновлению (а это, прежде всего, в интересах самой организации), то постепенное завершение деятельности эксперта выглядит естественным и легко выполняется. Необходимо заранее решить, когда и в какой форме проект по организационному развитию будет завершен.
На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать грубую лексику.
На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать разговорную лексику.
Перевод «совместно с руководством» на английский
together with the leadership
together with the management
in conjunction with management
jointly with the
В связи с этим министерством совместно с руководством вузов прорабатываются вопросы объединения учебных заведений либо перепрофилирования их в колледжи.
In this regard, the ministry, together with the leadership of universities, is studying the issues of combining educational institutions or re-profiling them into colleges.
организация и планирование совместно с руководством кафедр приема и подготовки магистрантов по имеющимся направлениям и специальностям
organization and planning together with the leadership of the departments for the reception and training of masters in the available fields and specialties
Полиграфер заранее совместно с руководством компании готовит вопросы.
Недавно совместно с руководством предприятия мы обсуждали его планы на 2019 год и пришли к решению, что завод значительно увеличит объемы производства.
Recently we together with the management of the enterprise have discussed the plans for 2019, and we concluded that the plant would increase the output considerably.
Такой портфель оценивается генеральным партнером на ежеквартальной основе совместно с руководством и специалистами по оценке.
Such holdings are valued by the general partner on a quarterly basis, in conjunction with management and valuation specialists.
Правление периодически проводит совместно с руководством семинары, чтобы, помимо прочего, содействовать обсуждению общих стратегических задач ICANN.
The Board will periodically hold workshops in conjunction with management to, among other things, facilitate discussion about ICANN’s overall strategic focus.
Для достижения данной цели управлениям Федерального космического агентства совместно с руководством научно-исследовательских организаций и предприятий ракетно-космической промышленности необходимо обеспечить реализацию ряда задач, касающихся
To achieve this goal of the Federal Space Agency, together with the management of research organizations and enterprises of space industry to ensure the implementation of tasks relating to
Менеджеры группы «РОЭЛ» совместно с руководством предприятия уменьшили площадь, на которой размещалось основное производство, в 10 раз, что позволило более чем в полтора раза сократить издержки на аренду и отопление.
Managers of «ROEL» Group together with the management of the enterprise reduced area on which the primary production was located, 10-fold, which allowed for reductions in the cost of rent and heating by more than one and a half times.
Для этого руководство детского центра совместно с руководством полиции области провели ряд мероприятий в формате бесед и общений с ребятами.
For this purpose the management of the children’s center together with the management of the Police Department of the area conducted a number of events in the form of conversations and fellowship with the guys.
Раз в два года Правление должно совместно с руководством обеспечить, чтобы стратегические задачи были приведены в соответствие с заявленной целью ICANN, обсудить и согласовать основные факторы эффективности ICANN, а также оценить непрерывное взаимодействие со всеми заинтересованными сторонами.
Once every two years the Board should, in conjunction with management, ensure that the strategic focus aligns with ICANN’s stated purpose, discuss and agree on ICANN’s main value drivers, and assess continued engagement with all stakeholders.
Одним из событий поездки станет деловой форум, который откроем совместно с руководством правительства Норвегии , — написал В.Гройсман в Facebook.
One of the events of the trip will be a business forum, which we will open together with the leadership of the Norwegian government, Groysman said on Facebook.
На предприятиях Совет общественного согласия АНК создается на общем собрании трудового коллектива совместно с руководством предприятия по согласованию с Советом АНК региона.
At enterprises, the Council of Public Consent of APK is created at the general meeting of staff together with the management of the enterprise in coordination with the Council of APK of the region.
Наша задача сейчас — совместно с руководством этих компаний работать с Банком развития Казахстана, выстроить некую Дорожную карту, чтобы эти проекты тоже были запущены.
Our task now is, together with the management of these companies, to work with the Development Bank of Kazakhstan, to build a Roadmap for these projects to be launched.
«Министерство природных ресурсов и экологии России совместно с руководством Камчатского края определило местоположение будущего питомника в Мильковском районе полуострова.
«The Ministry of Natural Resources and Ecology of Russia, together with the leadership of Kamchatka Krai, determined location of the future breeding nursery in Milkovsky district of the peninsula.
Совет молодых ученых совместно с руководством Национальной академии наук Беларуси организуют круглый стол «Молодые ученые в академической среде».
The Council of Young Scientists together with the leadership of the National Academy of Sciences of Belarus arrange a Round table «Young Scientists in Academic Environment.»
Ведь мы должны работать совместно с руководством городов и муниципалитетов».
Затем совместно с руководством организации следует решить, как лучше всего предупредить возможные опасности и неудобства.
Этого добились вы совместно с руководством и властью.
Этот визит состоялся совместно с руководством Польского подразделения нашей компании.
Именно поэтому мы работаем совместно с руководством штата и местными властями с первого дня трагедии».
And that’s why we’ve been working closely with state and local authorities since the day of the explosion.
Результатов: 119. Точных совпадений: 119. Затраченное время: 106 мс
Коммуникации внутри компании: как добиться их эффективности
Много сказано в специальной прессе и на HR-собраниях по поводу организационных коммуникаций, хотя зачастую то, что понимается под этим, вовсе не является таковым. В данной же статье имеются в виду те коммуникации, которые затрагивают конкретную компанию и включают в себя отношения, возникающие между сотрудниками.
Автор дает основные характеристики внутриорганизационных коммуникаций, подчеркивая ясность, точность адресованных персоналу сообщений, их прозрачность и достоверность. Говорит о субъективных и объективных причинах, затрудняющих коммуникации.
Часть статьи посвящена тому, как наладить коммуникации внутри компании. Для этого, по мнению автора, следует использовать несколько способов, таких как беседы с сотрудниками, рассылка циркуляров и меморандумов, распространение информации по электронной почте, использование видео и кабельного телевидения.
Для создания положительного имиджа компании, распространения важнейших сообщений можно выпускать листки новостей, бюллетени для менеджеров, ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров), использовать доски объявлений, страницу компании в Интернете, общие собрания служащих. Своевременная и регулярная коммуникация способствует росту доверия к компании.
Как налажены внутрифирменные коммуникации в российских компаниях?
Об опыте одной из них, компании «Томскнефть», автор говорит довольно подробно: там хорошо функционирует система электронного документооборота, внедряется система управления и оценки по ключевым показателям эффективности, проведена большая работа по делегированию полномочий.
Службой персонала совместно с руководством компании разработан специальный проект, цель которого – своевременное и регулярное информирование всех сотрудников о направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и обществе.
Для налаживания коммуникаций внутри компании используются самые разные методы и способы (почтовые ящики обратной связи, встречи на разных уровнях, дискуссии, обсуждения проблем на страницах местной печати и др.)
Хотя автор статьи и замечает, что в компании еще сделано далеко не все в этой сфере, но опыт «Томскнефти», ее центра внутренних коммуникаций может быть интересен службам персонала других компаний.
Характеристики и барьеры внутриорганизационных коммуникаций
Внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик:
- быть ясными и точными;
- прозрачными, а сообщаемые сведения – основанными на достоверных фактах;
- должны взывать к лучшим интересам людей и помогать бороться с атмосферой недоверия в коллективе.
Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель.
Однако нередко внутриорганизационными коммуникациями пренебрегают. Это происходит по нескольким причинам, среди которых – нехватка времени у руководителей (важные проекты, давящие сроки, встречи и т. д.), общая перегруженность деловой информацией, а также многолетняя, если не многовековая, традиция однонаправленных связей сверху вниз.
Факторы, снижающие эффективность коммуникации, называются коммуникационными барьерами. Различают коммуникационные барьеры макро- и микроуровня.
Помимо объективных причин затрудняют коммуникации и субъективные факторы. Например, предвзятые представления людей, отвергающих новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной, или в силу стереотипов. В результате искажается восприятие сообщения и как следствие снижается его результативность, замедляется процесс обратной связи.
Эффективность коммуникаций может быть различной. По данным зарубежных исследований результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных – 20–25% (такое количество исходящей от руководителей информации доходит до работников и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.
Недостаточную эффективность вертикальных (как восходящих, так и нисходящих) коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а начальник цеха – около 40%. Коммуникации снизу вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о том, что не используются все возможности в организации коммуникаций.
Важно помнить и то, что успех коммуникационных процессов органически связан с соблюдением этических норм как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации. Эффективность коммуникаций зависит и от того, как построено сообщение. При создании его необходимо соблюдать такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от уточнения деталей к возражениям и вопросам, далее – к заключению и призыву к действию.
Ценности организации и потребности сотрудников
Аналитики российского рынка труда отмечают: современные работники не склонны слепо повиноваться приказам руководства. Профессионалы сегодня обладают большой независимостью: не задумываясь, они уходят из компании, если их что-то не устраивает. Для них весьма значимы личные потребности. В конечном счете только от них зависит, сколько усилий прилагают сотрудники при выполнении той или иной работы. Они хотят быть уверены в том, что работодатели заботятся о них. К сожалению, этого не принимают во внимание некоторые руководители. Попытки руководства справиться с корпоративными проблемами малыми средствами, внедрение оплаты по результатам, разработка более эффективной цели, периодические командные тренинги не всегда дают должный эффект. Людям часто недостает простого, человеческого отношения.
Но одно дело признавать, что люди нуждаются в таком к ним отношении, и совсем другое – воплотить идею в жизнь. Для этого нужно иметь не только сформулированную цель, но и ясно выраженные принципы, корпоративные ценности. Называя их, руководство компании демонстрирует своим работникам, как именно оно намеревается завоевать доверие персонала.
Разработка ценностей должна осуществляться самими работниками, а не группой руководителей или привлеченным агентством. Если компания не готова осуществить все вышесказанное и связать свои действия с заявленными ценностями, не стоит тратить на это силы, средства и время. В этом случае лучше вернуться к управлению по-старому и не вдохновлять работников ожидаемыми переменами.
Эффективные и неэффективные коммуникации
Разработку программы внутренних коммуникаций следует начинать с общей оценки управленческой среды. Затем изучить организационную структуру и тип уже существующих коммуникаций. Чтобы оценить нынешнее состояние коллектива и степень удовлетворенности работников, необходимо провести небольшое внутреннее исследование и установить, какие формы коммуникаций работники считают наиболее целесообразными и эффективными. Результаты проверки покажут, можно ли уже сейчас вводить в компании новые виды коммуникаций, или выявят некоторые сложности, напряженность в коллективе.
Ящик предложений и общие собрания – два самых распространенных способа осуществления коммуникаций между работниками и руководством. Но они становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников, не находят ответа. Нередко это происходит в силу того, что сообщений бывает довольно много и ответить на все не представляется возможным. Иногда руководство предприятия относится формально к самой идее ящиков и не утруждает себя ответами. Чтобы названные методы были эффективны, следует инициировать групповые (командные) предложения, что значительно упрощает процедуру ответов. Важно также не превращать общие собрания в фарс: диалог оппонентов не должен перерастать в монолог одного лица. Не стоит вынуждать работников посещать такие собрания и отсиживать их. Записки, передаваемые на трибуну, нельзя подвергать цензуре.
Чтобы выбранный канал коммуникации был эффективным, следует учесть ряд моментов:
- руководителям высокого ранга полезно являться на собрания заранее, общаться с сотрудниками, смешиваться с коллективом – это воодушевляет и сплачивает людей;
- организаторам данных мероприятий надо уметь вовлекать аудиторию в диалог;
- участникам собраний следует готовить вопросы заранее, подавать их в напечатанном виде.
Важно также установить четкие критерии для определения информации, которая подлежит распространению среди персонала. Такие сведения могут повысить степень удовлетворенности компанией и стимулировать производительность труда. Осведомленность о делах компании и осознание своей роли в ней приводит к тому, что работники поддерживают цели компании, у них вырабатывается уверенность, доверие к руководству. Напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе.
Как наладить коммуникации внутри компании
Итак, что может предпринять служба персонала для создания и внедрения системы внутрифирменных коммуникаций? Прежде всего проанализировать ситуацию, сложившуюся в компании. Для этого необходимо определить:
- на какие профессиональные и социальные группы можно разбить работников;
- какова средняя продолжительность работы сотрудника в компании;
- как наладить организационные коммуникации с отдаленными подразделениями компании;
- каким образом они получают информацию и др.
На основе полученных заключений можно начать разработку стратегии коммуникаций. Здесь важно понять, какие деловые цели вы поддерживаете, как выбранная стратегия соответствует этим целям, какие группы работников нуждаются в получении информации и какой она должна быть, в какое время и каким образом к ним поступать. И наконец, какими средствами вы собираетесь этого добиться.
Протестировать эффективность коммуникаций можно при помощи опроса случайной выборки работников. Другой способ узнать об идеях, предположениях людей – фокус-группы. Трудность такой оценки состоит в самих задачах наблюдения – необходимо зафиксировать и измерить изменения в поведении сотрудников. Например, определить, больше или меньше усилий люди стали прилагать для выполнения работы и что изменилось в их восприятии компании за выбранный промежуток времени.
Предлагается также уделять больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваться схемой «миссия – стратегия – цели – тактика – оценка эффективности». Люди следуют миссии, выполняя приказ руководства, но можно ожидать совсем иного результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.
В больших коллективах высшее руководство в силу его удаленности от подчиненных и номенклатурной разницы зачастую не уважаемо, не авторитетно в низовых звеньях. В связи с этим наиболее предпочитаемый служащими способ получения информации об организационных целях бизнеса – личная встреча с глазу на глаз. Неудивительно, что возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи: высшее руководство – менеджеры среднего звена – работники. Их задача – способствовать тому, чтобы сотрудники поняли, как воплощать в жизнь разработанную «наверху» стратегию.
Осуществлять коммуникации следует, по крайней мере, несколькими способами, такими как:
- личная беседа с сотрудниками;
- рассылка циркуляров и меморандумов;
- распространение информации по электронной почте;
- использование видео и кабельного телевидения.
Для формирования в сознании персонала положительного имиджа компании и доведения до сотрудников ключевых сообщений применяются следующие формы внутриорганизационных коммуникаций:
- листок новостей;
- бюллетень для менеджеров;
- ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров);
- доски объявлений;
- страница компании в Интернете;
- общие собрания работников.
При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию.
Росту доверия к компании способствуют:
- своевременная и регулярная коммуникация;
- демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);
- привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.
Делегирование полномочий обусловлено необходимостью быстро реагировать на все изменения, происходящие в компании. Сокращение средних уровней управления в организациях увеличивает ответственность сотрудников за принятые ими решения.
Многие компании стремятся расширить автономность различных уровней структуры корпорации. Например, менеджерам предписывают увеличивать объемы продаж «во что бы то ни стало» и платят за это премии и комиссионные.
Центр внутрифирменных коммуникаций
Как налажены внутрифирменные коммуникации в российских компаниях? Какие виды используются? Например, в компании «Томскнефть» накоплен богатый опыт в этой сфере: отработана и хорошо функционирует система электронного документооборота, внедряется система управления и оценки по ключевым показателям эффективности, проведена большая работа по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности.
В силу активного участия ее в делах Томского региона информация о деятельности компании распространяется во всех местных СМИ. В систему корпоративных коммуникаций вовлечен весь персонал предприятия: управляющая компания готовит и рассылает блок информационных сообщений о компании, положении дел в отрасли, достижениях и проблемах, назревших в регионах присутствия компании; издает корпоративную газету «Нефтяная параллель», создает и показывает корпоративную телепередачу «Вахта», которая транслируется в эфире местных телекомпаний.
Но оказывается, и этих мер недостаточно для информирования персонала. Проведенные исследования, как ни парадоксально, указали на нехватку информации на местах. Проблема во многом обусловлена особенностью географического расположения компании. Большинство месторождений «Томскнефти» находятся на значительном удалении от города (до 600 км), и люди, работающие вахтовым методом, зачастую не имеют возможности регулярно получать газеты, смотреть телевизор или следить за событиями при помощи Интернета.
Большую часть Томской области занимают Васюганские болота – одни из самых больших в мире, поэтому до некоторых месторождений добраться можно только вертолетом или по зимникам. Поэтому руководство компании активно использует все возможности для организации встреч с коллективами на местах. Более того, в компании уверены, что для информирования сотрудников необходимо использовать все информационные каналы и инструменты коммуникации. Для решения этой задачи служба персонала совместно с руководством компании разработала специальный проект, цель которого – своевременное и регулярное информирование всех сотрудников о направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и обществе, а также обеспечение обратной связи.
Для налаживания коммуникаций внутри компании используются информационные стенды, буклеты, плакаты, доклады, ящики обратной связи, выступления руководителей в СМИ, тематические страницы в местных газетах (с вопросами и ответами), специализированная телепрограмма, «круглые столы», «прямые линии» и «горячие линии», планерки и совещания, встречи с коллективами, интранет (внутренний объединенный сайт компании).
Информационные стенды размещены в административных зданиях, находящихся как на месторождениях компании, так и в городе – в столовых, общежитиях, культурных центрах, в спортивно-культурном комплексе, на автостанции, с которой сотрудники уезжают на работу, в учебном центре. Рядом с ними расположены места для раздаточного материала (буклетов, газет, копий коллективных договоров и др.) и ящики обратной связи. Ящики опечатаны, вскрывать их и передавать почту в дирекцию по кадровой политике компании могут только специально назначенные работники компании)подрядчика «Томскнефти», не заинтересованные в утаивании или подтасовке информации.
В сектор внутренних коммуникаций дирекции по кадровой политике в установленное время стекаются сведения из аппарата управления, производственного блока и сервисных компаний, дирекции по кадровой политике и отдела по связям с общественностью и информации. Затем сектор формирует информационные блоки, которые размещаются на стендах, рассылаются через внутреннюю сеть. Основные новости направляются в местные газеты и на ТВ. Еще один канал передачи информации – печатные непериодические издания. В компании выпущены буклеты с информацией об ипотечном и образовательном кредитах, буклет о деятельности компании.
Особое внимание в своей работе центр внутренних коммуникаций отводит получению обратной связи, используя для этого почтовые ящики обратной связи, встречи на разных уровнях, дискуссии, обсуждения проблем на страницах местной печати. С целью изучения сложившейся обстановки, выявления существующих проблем, мониторинга отношения сотрудников к компании проводятся социологические исследования (используются разные методы – от анкетирования до личных интервью). Организуются «прямые линии» с первыми руководителями компании и сотрудниками (перед ежегодным собранием акционеров в них участвуют руководители всех главных служб и дирекций). Кассеты с записью «прямых линий» и выпусками специализированной телепрограммы передаются на удаленные месторождения, чтобы люди, не успевшие их посмотреть, могли сделать это в удобное для них время. Кроме того, материалы этих «линий» публикуются на страницах местных газет и размещаются на информационных стендах так же, как материалы встреч руководителей с рабочими коллективами.
Безусловно, в компании сделано еще не все для того, чтобы в полной мере решить проблему информированности сотрудников. Новые идеи и предложения рассматриваются и активно обсуждаются, наиболее перспективные из них будут реализованы в компании.
А.Р. Бахарев
Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут помочь вам:
- Эффективное деловое взаимодействие
- Эффективная коммуникация в команде
Статьи по теме:
- Как построить взаимодействие между сотрудниками компании?
- Что такое корпоративная культура и как она формируется?
- Что такое корпоративный кодекс компании и как его написать?
- Объединяй и властвуй
- Организационная культура в контексте управления знаниями
- Организационный оптимизм