#статьи
-
0
Что такое управление проектами и как оно работает
Рассказываем главное об управлении проектами: для чего оно нужно, какие этапы включает, как выбрать методы и что должен уметь менеджер проектов.
Кадр: фильм «Тринадцать друзей Оушена» / Warner Bros. Pictures
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Руководитель проектов цифровой трансформации. Эксперт в области управления цифровыми и индустриальными инвестиционными проектами на территории СНГ и в Европе с 17-летним опытом. Слушатель программы MBA «Лидеры изменений». Email: aiparamonov@mail.ru
Фото: личный архив Александра Парамонова
Управление проектами — самостоятельное обширное направление в менеджменте. Проект — это и создание нового сайта, и разработка продукта, и строительство здания, и перевоз офиса. Проектами занимаются все или почти все компании.
Управление проектами включает в себя методики, принципы, концепции, лучшие практики. Проектный менеджмент помогает реализовывать проекты в срок с минимальными затратами.
Поэтому разбираться в том, как управлять проектами, должен любой менеджер и собственник бизнеса. В статье для Skillbox Media рассказываем:
- для чего нужно проектное управление и чем процесс отличается от проекта;
- какие этапы включает управление проектом;
- какие методы управления проектами есть и как между ними выбрать;
- какие системы и инструменты используют для управления проектами;
- как организовать управление проектами и кто такой менеджер проекта;
- можно ли управлять проектами без специального образования;
- как узнать больше о проектах и управлении.
Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта. Чтобы лучше понять, для чего компаниям необходимо проектное управление, разделим понятия «процесс» и «проект».
Процесс ориентирован на устойчивую непрерывную деятельность, упорядоченную рутину. Например, таков технологический или бизнес-процесс.
В основе процесса — поток ценностей и взаимодействий, которые дальше будут повторяться по циклу. Часто процессы регламентированы. В управлении это называется процессно-ориентированным подходом.
Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Поэтому план по его достижению создаётся каждый раз заново. Это называется проектно-ориентированным подходом.
Процесс можно сравнить с массовым выпуском продукции, а проект — с мелкосерийным производством на заказ. Например, производство серийных автомобилей — это процесс, а разработка новой модели — проект. В основе каждого процесса лежит проект — когда-то его тоже делали впервые.
В современном мире бизнес всё чаще превращается из регулярного управляемого процесса в множество уникальных проектов — возникают задачи по выживанию компании или по адаптации к быстро меняющейся среде. Поэтому высоко ценится умение превращать эти задачи в проекты, а затем управлять ими.
Вот примеры проектов, выполнение которых стало вопросом выживания для некоторых видов бизнеса в последнее время:
- организация гибридного формата работы сотрудников;
- перестройка и локализация цепочек поставки;
- цифровая трансформация.
Вот некоторые преимущества внедрения управления проектами в компании:
- Проектный менеджмент — это эффективное управление ресурсами для решения задач. Эффективное управление — это экономия ресурсов, а сэкономил ресурсы — значит заработал.
- Тенденция последнего времени — плоские организационные структуры, где менеджеров становится меньше, а нужные специалисты объединены в команды под задачи бизнеса. В этом случае проектный менеджмент подготавливает компанию к трансформации под запросы рынка.
- Инновации в компании, выход на новые рынки становятся проще после реализации успешных проектов.
В следующем разделе разберём, какие процессы включает в себя проектное управление.
Этапы управления проектом соответствуют этапам его жизненного цикла. Согласно PMBok, они включают в себя:
- инициацию;
- планирование;
- исполнение;
- управление и контроль;
- завершение.
Инициация. Это подтверждение, что идея проекта достойна воплощения. На этом этапе важно подготовить устав проекта и карту стейкхолдеров. В уставе проекта конкретизируют задачу — название и цель проекта, сроки требования, бюджет, риски, роли, бизнес-выгоды.
Планирование. На этом этапе разрабатывают структуру проекта и наполняют её артефактами — прорабатывают реализацию, разные сценарии и гипотезы до начала работ. Это повышает вероятность успеха проекта.
Подробнее о структуре проекта и о том, как её разработать за семь шагов, говорили в этой статье.
Исполнение. Этот этап предполагает выполнение проекта и коммуникацию с заказчиком и командой.
Управление и контроль. Мониторинг баланса проекта по факторам времени, бюджета и качества. Подробнее о таком балансе говорили в этой статье.
Завершение проекта. На этом этапе выявляют лучшие практики и уроки проекта. Это информация важна как для самой команды — чтобы не повторять ошибок, так и для последователей, которые будут делать аналогичный проект в будущем.
Здесь можно изучить структуру PMBok и взаимосвязь этапов проекта с необходимыми областями знаний и шаблонами документов.
Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры.
За время существования проектного управления разработано много разных методов. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
В этой статье поговорим о методах Agile и Waterfall. Современный менеджер проекта должен владеть и тем, и другим.
Waterfall («водопад», или каскадная модель). Согласно этой методике, все задачи проекта решают последовательно и строго по первоначальному плану. Как правило, команда такого проекта несёт полную финансовую ответственность за срыв сроков и бюджета.
Эту модель применяют в таких случаях:
- Требования к проекту тщательно продуманы и неизменны.
- Технологии выполнения проекта известны заранее.
- Приоритет проекта — высокое качество продукта.
- Заказчик не может участвовать в процессах проекта. Это характерно для проектов на аутсорсинге, где заказчик получает финальный готовый результат.
- Заказчику в самом начале важно знать точные сроки и бюджет проекта.
- Исполнитель реализовывал аналогичный проект ранее. Например, в строительстве типовых объектов или в разработке программ с использованием «коробочного» решения.
Agile (гибкая методология разработки). Это группа методологий гибкого управления проектами. К ним относятся Scrum, Kanban, XP и другие. В их основе лежит четыре принципа:
- Люди важнее процессов и инструментов.
- Качество продукта важнее подробной документации.
- Взаимодействие с заказчиком важнее согласования условий контракта.
- Готовность к изменениям важнее следования плану.
Методы Agile применяют в таких случаях:
- Перечень требований окончательно не определён — цель и задачи проекта нужно корректировать по ходу его выполнения.
- Важно создать рабочую версию продукта в короткие сроки. Например, разработать ПО.
- Заказчик принимает активное участие в проекте на всех этапах его жизненного цикла — для него важно иметь возможность внести изменения в любой момент.
Выбор метода зависит от специфики проекта. Например, в строительстве и сложных инженерных проектах agile-методологии почти не применяются. Для них больше подходит метод Waterfall. А вот в разработке программного обеспечения и цифровизации всё наоборот.
Лучше всего выбирать метод управления проектом в зависимости от условий окружающей среды. Для этого можно использовать модель Киневина. Согласно ей, есть пять основных контекстов принятия решений — пять условий среды, в которых может находиться проект:
- простая упорядоченная среда;
- сложная упорядоченная среда;
- запутанная среда;
- хаотичная среда;
- беспорядочная среда.
Разобравшись, в каком контексте находится проект, можно осознать его сложность и выбрать метод управления.
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
При выборе инструмента для работы нужно руководствоваться контекстом, выгодами для проекта, команды и заказчиков. У каждой системы своя область применения, поэтому подбирать инструмент нужно исходя из соображений рациональности и здравого смысла. Не стоит гнаться за трендами и модой — важно получить выгоду от использования и нужный результат проекта.
Об инструментах управления проектами можно почитать в этой статье Skillbox Media.
Организацией управления проектами занимаются менеджеры проектов. Поэтому успех проекта во многом зависит от квалификации и личностных качеств менеджера.
Квалификация менеджеров проекта. Главное требование — базовые знания по управлению проектами. Их можно получить из PMBoK — это самая распространённая модель, которая лежит в основе многих стандартов. Есть и другие стандарты — например, APMBoK или P2M.
Кроме знаний по управлению, менеджер должен ориентироваться в предметной области проекта — например, в строительстве или программном обеспечении — хотя бы на среднем уровне.
Часто профессиональные менеджеры склонны к процессно-ориентированному подходу. Они могут превратить порученный проект в «долгострой» и растянуть процесс его улучшений на годы. Избежать этого можно с помощью обучения проектному мышлению.
Личностные качества менеджеров проекта. Менеджер проекта — лидерская роль. Поэтому его личность и мотивация важны не менее, чем квалификация.
Менеджер проекта общается с заказчиком, собирает и мотивирует команду, взаимодействует с коллегами, которые напрямую ему не подчиняются. Поэтому для менеджера важно иметь навыки ведения переговоров, проявлять лидерские качества в трудные для проекта моменты.
Можно ли управлять проектами без специального образования? Можно. Но велика вероятность, что такой менеджер потратит время впустую. Скорее всего, он начнёт «изобретать велосипед» и в итоге придёт к схожему проектному подходу.
Моя рекомендация — для начала освоить методики стандартов. Затем решить, что из этого можно взять в работу, а что не потребуется или будет избыточным в проекте. Стандарты нужно знать, но слепо следовать им не стоит — разным проектам нужны разные наборы инструментов. Понимание принципов важнее точного соблюдения стандарта, а практика важнее, чем теория.
Итак, хороший менеджер проекта должен отвечать следующим требованиям:
- быть личностью с развитыми софт-скиллами и лидерскими данными;
- быть мотивированным на результат и уметь вовлечь команду;
- иметь квалификацию в управлении проектами и в предметной области, в которой реализуется проект.
Что ещё нужно знать об управлении проектами? Управлять проектами — это управлять собой. Только через управление собой можно управлять командой и окружением.
В проектах важна психология — результат не всегда предсказуем на 100%. Поэтому нужно уметь правильно реагировать на кризисы и вызовы. Об экологичных способах управления собой и командой можно почитать в этих книгах:
- «Психологическое айкидо» Михаила Литвака;
- «Игры, в которые играют люди» Эрика Берна.
- Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта.
- Управление проектом состоит из пяти основных этапов: инициация, планирование, исполнение, управление и контроль, завершение.
- Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры. Среди самых популярных методов — Agile, Waterfall. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
- Управлением проектами занимаются менеджеры проектов. У хорошего менеджера должны быть развиты лидерские качества и навыки ведения переговоров. Также менеджер обязательно должен иметь базовые знания в области управления проектами.
- Если вы только начали знакомиться с управлением проектами и разбираетесь в его сущностях, прочитайте нашу статью — «Что такое проект: изучаем главное понятие проектного управления».
- В этой статье Skillbox Media можно узнать о структуре проекта и о том, как проработать её за семь этапов.
- Также в Skillbox Media есть статьи о методиках управления проектами: Scrum, Agile, Kanban, методе критического пути.
- Управлять проектами, работать с бюджетом, сотрудничать с заказчиками, управлять командой и презентовать проекты можно научиться на курсе Skillbox «Профессия Менеджер проектов».
Как зарабатывать больше с помощью нейросетей?
Бесплатный вебинар: 15 экспертов, 7 топ-нейросетей. Научитесь использовать ИИ в своей работе и увеличьте доход.
Узнать больше
О чем речь? Система управления проектами – это программное обеспечение, представляющее различные инструменты для анализа и влияния на ход работы, без которых задачи будет невозможно реализовать. Так как рынок в этой области довольно насыщен, то подобрать подходящий вариант сможет любая компания.
Как выбрать? Однако может возникнуть проблема, когда обилие предложений только мешает. В этом случае важно определить необходимый функционал. Кому-то будет достаточно только планировщика, но при сложных бизнес-процессах не обойтись без комплексной системы управления.
В статье рассказывается:
- Суть проекта и проектного управления
- Цели и задачи использования систем управления проектами
- Плюсы и минусы систем управления проектами
- Кому необходима система управления проектами
- Пример работы системы управления проектами
- Необходимые функции системы управления проектами
- Критерии выбора системы управления проектами
- 10 популярных систем управления проектами
- Сложности с внедрением системы управления проектами
-
Пройди тест и узнай, какая сфера тебе подходит:
айти, дизайн или маркетинг.Бесплатно от Geekbrains
Суть проекта и проектного управления
Под проектом подразумевается совокупность действий, которые необходимо выполнить в течение определённого времени, имеющие цель изготовить новый товар или услугу, достичь каких-либо результатов.
Система управления проектами нужна для того, чтобы организовать деятельность и сделать работу, учитывая все требования. К примеру, надо решить поставленные задачи, выполнить всё вовремя и ограничиться выделенным бюджетом. Для достижения успехов управляющий должен знать все тонкости проекта, обладать навыком организации работы, решения спорных моментов, сплочения коллектива для достижения общей цели.
Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023
Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда
Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка
Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием
ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains
Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽
Уже скачали 22645 
Проектный менеджмент предназначен для того, чтобы приходить к желаемому результату. С помощью этого инструмента можно определить задачи, которые нужно решить для успешного развития компании, распределить и задать правильное направление силам, необходимым для их достижения.
При управлении проектами происходит разделение работы на этапы, контроль средств, дедлайна и всего процесса. В конце можно будет взглянуть на выполнение проекта целиком или разобрать каждый конкретный этап.
Цели и задачи использования систем управления проектами
Система управления, как правило, включает в себя совокупность технологических и организационных способов и инструментов, которые способствуют поддержанию управления проектами в компаниях и влияют на их действенность и результативность. Довольно часто это определение имеет более узкое объяснение, в котором подразумеваются информационные или автоматизированные системы управления проектами.
В каждой системе контроля проектами есть поставленные задачи и цели.
К целям относятся:
- Повышение продуктивности работников компании во время работы над проектами.
- Улучшение качества навыка проект-менеджмента управляющих проектами.
- Увеличение результативности управления компании в целом (в течение какого-то времени количество законченных проектов возрастает, а расход на них уменьшается).
Главными задачами системы управления проектами являются:
- Снабжение работающих над проектом сотрудников понятными и результативными инструментами для работы и нахождения любой необходимой информации.
- Выдача руководителям проекта приспособлений, которые помогут в планировании и слежении за исполнением.
- Обеспечение руководителей отделов инструментами для контролирования объёма проделанной работы по заданию или без него.
- Наделение руководителей информацией, которая поможет им грамотно распределить работу между подчинёнными, и давать им новые проекты.
- Предоставление управляющим проектами доступа к общей мониторинговой панели всех проектов, которая даёт возможность анализировать отхождения от плана и решать, какие действия предпринять.
- Обеспечение начальства простыми инструментами, созданными для автоматизации некоторых процессов и контроля состояния общих портфелей проектов, а также качества работы руководителей.
- Снабжение акционеров возможностью наблюдать за тем, как продвигается проектирование, чтобы у них была уверенность в добросовестном подходе компании.
Уникальность каждого проекта и процессов управления им оказывает влияние на требования к функциональной мощности системы управления проектами.
Плюсы и минусы систем управления проектами
Внедрение системы управления проектами должно происходить только после того, как будут разобраны все её плюсы и минусы.
Системы управления есть во многих успешных компаниях, потому что они имеют следующие положительные аспекты:
- Помощь в фильтрации проектов: те, что не подходят под стратегии фирмы, не берутся в работу и тем самым не тормозят весь процесс.
- Выстраивание грамотного использования ресурсов, впоследствии чего возрастает результативность их применения.
- Уменьшение вероятности перерасхода достигается путём контроля всех средств. Если есть план, то траты сокращаются.
- Меньше низкокачественных проектов. Для этого происходит контроль дедлайнов и всех этапов работы. Руководитель может следить за тем, насколько качественно подчинённые выполняют свои обязанности.
- Руководителю необязательно заниматься самостоятельно сбором информации и составлением отчётов.
Скачать
файл
- Прямой контакт сотрудников, работающих над проектом, что позволяет при возникновении спорных моментов обратиться за советом к коллегам.
- Упрощается процесс ведения документооборота. Система управления подразумевает наличие такой функции, которая быстро меняет и обновляет нужную информацию.
- Проще прорабатывать риски и строить прогнозы. Благодаря системе можно заранее изучить возможные риски и рассчитать исход проекта.
- Системы управления понятные и простые в использовании. Это сделано для того, чтобы любой работник мог в ней разобраться без получения каких-либо знаний.
Однако, существуют минусы в системах управления, которые тоже надо принимать во внимание:
- Высокий ценник на программы, особенно для компаний с небольшой эффективностью. Целью систем управления является повышение дохода организации, но иногда он не может покрыть вложения. К тому же оплачивать придётся, помимо программы, обновления на неё и доработки.
- Возможное усложнение простых проектов. Когда в работе находится несложный проект, системы управления не просто нежелательны, а даже, скорее, вредны, потому что они могут усложнить простые задачи.
- Много времени уходит на планирование. Руководитель и подчинённый должны распределять обязанности, менять приоритетность заданий, пополнять данные. Нередко за такими делами теряется много драгоценного времени.
Перечисленные выше минусы относительные, потому что всё зависит от правильного выбора и использования системы управления.
Кому необходима система управления проектами
Конечно же, наиболее полезными системы управления будут для руководителей компании, потому что благодаря им они смогут узнать всё о работе своей фирмы и даже контролировать продуктивность каждого сотрудника. Однако, СУП нужны не только начальникам.
Для руководителей штатов и подразделений это такой же нужный и полезный инструмент, помогающий с решением многих задач. С помощью системы управления выбирается исполнитель, который точно справится с поставленными перед ним заданиями, или улучшается мотивация работников за счёт того, что им демонстрируют эффективность их труда. К тому же очень легко следить за качеством работы сотрудников.
Обычным рабочим системы управления тоже приносят пользу. Им дают в руки инструмент, благодаря которому они освобождаются от таких рутинных действий, как оформление документации и отчётов. Большая часть СУП сделали данные функции автоматизированными. Помимо всего прочего, через системы управления легче взаимодействовать с контрагентами и клиентами, потому что вся необходимая информация есть в базе данных.
Пример работы системы управления проектами
На первый взгляд система управления кажется сложной и мудрёной, однако, это не так, и вы сейчас сами в этом убедитесь.
Если вам приходилось работать над крупным проектом в компании, то вы должны знать о таком сервисе, как Trello. Это облачная система календарного планирования контроля. Для работы в Trello первым делом необходимо создать доску, которая будет показывать проект целиком: этапы, конкретные задания, дедлайн каждой задачи, работников, поставленных на её выполнение.
К примеру, этапы проекта распределяют по колонкам, а определённые задачи располагают в карточках, которые по ходу работы перемещают из одной колонки в другую.
Дарим скидку от 60%
на курсы от GeekBrains до 24 сентября
Уже через 9 месяцев сможете устроиться на работу с доходом от 150 000 рублей
Забронировать скидку
Если проект групповой, то доступ к Trello должен быть у каждого участника, чтобы все могли следить за прогрессом. Добавленных пользователей можно назначать на карточки. Чтобы проще было ориентироваться в таком большом количестве данных, в сервисе есть метки для карточек. К примеру, чтобы разработчики быстро нашли карточки с предназначенными для них заданиями, им можно задать другой цвет. Также делается и для других участников.
Если одно задание выполняет несколько сотрудников, то в карточке необходимо создавать нужные метки и добавить чек-лист. После завершения своей части работы человек сможет поставить отметку на соответствующий чекбокс.
Для контроля сроков выполнения поставленных задач в каждой карточке есть свой дедлайн, который будет видно на календаре.
Очень многое зависит от человека, и никто не застрахован от ошибок. Может случиться так, что сотрудник забудет о каком-то задании и из-за этого проект будет не сдан вовремя. Чтобы этого не произошло, в настройках карточки создайте напоминание для прикрепленного к ней работника и укажите дату, когда оно должно прийти у нему на почту. Так человек вспомнит о том, что нужно выполнить задание и успеет к дедлайну.
Практически также действуют профессиональные системы управления проектами, но, зачастую, они являются не облачными серверами, а программами, которые могут работать с другими корпоративными платформами. А если такая возможность отсутствует, то это запросто можно изменить.
Читайте также
С помощью профессиональных систем менеджмента можно составлять прогнозы и вычислять возможные риски, определять срок выполнения проекта с учётом непредвиденных обстоятельств. К примеру, посчитать вероятность реализации проекта, если бюджет будет урезан на 30 %, поменяется состав рабочей группы или сократятся задачи.
Для каждого участника программа выдаёт индивидуальный интерфейс, в котором будет видно только то, что ему нужно для работы. Таким образом, сотрудник будет заниматься своим делом, не заостряя внимание на посторонних вещах. Данный формат позволяет повысить эффективность работы всего коллектива.
Сервер Trello и другие программы для управления подходят для проектов различной степени сложности, но всегда надо помнить о человеческом факторе. В каждой компании найдутся люди, у которых проблемы с самодисциплиной и организацией своей работы. Они могут не заметить письмо-напоминание про сроки сдачи задания или о новых задачах, которые перед ними были поставлены, и даже не зайдут проверить почту.
Чтобы уменьшить влияние человеческого фактора, нужен проект-менеджер, который не просто добавляет задания в программу и следит за качеством их выполнения, но и находится в постоянном взаимодействии с работниками. Это единственный способ пресечь любые отмазки по типу «не видел», «не знал», «не слышал» и значительно повысить продуктивность работы команды.
Необходимые функции системы управления проектами
В каждой системе управления проектами должны присутствовать такие функции, как:
- Электронный документооборот.
- Многомерный анализ и отчетность.
- B2B сервисы для взаимодействия с субподрядчиками.
- Расширенный контроль проектов с помощью различных методов.
- Регистрация и работа с заявками.
- Описание этапов и нюансов заданий проекта.
- Предоставление информации о ресурсах и расходах.
- Создание и добавление индивидуальных чек-листов.
- Создание автоматических повторяющихся заявок по шаблону.
- Наличие диаграммы Ганта и занятости сотрудников.
Мы перечислили главные функции СУП. Но надо понимать, что в каждой программе могут быть свои особенности.
Именно по этой причине необходимо изучить разные системы и инструменты, чтобы подобрать то, что подойдёт именно для вашей компании.
Критерии выбора системы управления проектами
Чтобы выбрать подходящую систему управления, надо обращать внимание на такие аспекты:
Понятный пользовательский интерфейс
Главные критерии:
- Доступность осваивания программы, чтобы как можно быстрее применять её в работе.
- Обучение, созданное для ускоренного знакомства с интерфейсом.
- Наличие шаблонов и опций, которые возьмут на себя выполнение рутинных задач.
- Возможность быстро получить помощь в пользовании программой.
Только до 28.09
Скачай подборку материалов, чтобы гарантированно найти работу в IT за 14 дней
Список документов:
ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains
20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей
Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»
Чтобы получить файл, укажите e-mail:
Введите e-mail, чтобы получить доступ к документам
Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:
Введите телефон, чтобы получить доступ к документам
Уже скачали 52300
Большое разнообразие функций
Чем больше будет проектов, тем сложнее станут задачи и выше требования к системам управления. По этой причине надо выбирать программы с широким функционалом и гибкими инструментами.
Выстроенный контакт
Если между сотрудниками будет налаженное общение, то риск забыть что-то, сделать работы больше положенного или утратить какие-то данные становится значительно ниже. Что должно быть в системе управления:
- возможность просмотра информации удалённых пользователей;
- наличие функций, позволяющих добавлять комментарии и правки, которые будут видеть все участники;
- сохранность всех данных, в том числе об изменениях, сделанных в течение работы;
- напоминания о сроках, выделенных на выполнение поставленной задачи;
- быстрый и надёжный обмен данными в режиме реального времени.
Стоимость программы
Выбирать программу надо с учётом ваших требований к ней. Если вы выполняете небольшие проекты, не набираете для этого большие группы людей и вам надо просто удобный планировщик с возможностью контроля процесса, то вполне можно обойтись бесплатными программами, к примеру, Asana.
Тем, у кого в работе часто сложные задачи, однозначно понадобится профессиональная система управления бизнес-проектами с широким и гибким функционалом. Стоимость таких программ, конечно же, немаленькая. К примеру, в вашем бизнесе не обойтись без интеграции с различными системами и по этой причине стандартные настройки систем вам не подходят: их нужно будет менять под себя.
К тому же, если над одним проектом трудится большой штат сотрудников, то расходы будут невероятными, потому что многие таск-менеджеры устанавливают стоимость пользования в зависимости от количества участников.
10 популярных систем управления проектами
YouGile
Каждая задача представляет из себя отдельный чат. Это очень сильно влияет на способ внедрения программы и пользования ею.
С помощью «зеркальных столбиков» один отдел может контролировать работу другого.
Задания можно разместить и на Agile-доске, и в индивидуальном планировщике «Мои задачи». Не будет такого, что вам негде оставить задание.
Функция «Сводки» поможет отфильтровать задачи, которые есть в других досках и проектах. Можно связать любые отделы и следить за всем.
Есть возможность создать структуру компании: отделы и подотделы, обозначать сотрудников и их должности, а также определять их права в программе. Данная система прекрасно подойдёт для группы, где больше 20 участников.
Asana
В одной программе собраны все возможные способы для визуализации заданий: списки, календарь, таймлайн, доски, личный планировщик. Сотрудники смогут самостоятельно выбрать подходящий вариант.
Есть три ступени взаимодействия: в задаче, в проекте, внутри группы.
С помощью инструмента Progress появляется возможность контролировать прогресс каждого этапа.
Можно интегрировать в программу почту и прямо из системы управления просматривать письма. Сообщения с почты автоматически преобразовываются в задания.
Если выбрать дорогой тариф, то будет доступна бизнес-отчетность, которая помогает более подробно окунуться в проект.
Pyrus
Хорошо разработаны инструменты для действий с заданиями: «Повторяющиеся», «На контроле», «Отложенные», «Напоминания».
Возможность узнать за какой срок каждый сотрудник выполнил поставленную перед ним задачу.
Документооборот автоматизирован. Есть функции для согласования договоров и оплаты, составления заявок, работы с заказами.
Может работать с любой базой данных и объединяться с CRM.
Присутствуют чат-боты, на которых можно переложить рутинные операции и интеграции с внутренними системами организации. К примеру, чат-бот отправляет сообщение о том, что платёж согласовали, после чего в программе 1С автоматически появляется платёжное поручение.
GanttPro
За основу данной системы управления проектами была взята диаграмма Ганта. Есть возможность менять задачи местами, поднимать или понижать приоритетность, контролировать процесс, совершать с заданиями любые действия, двигать их по временной шкале.
Можно экспортировать в PDF, PNG, XLSX, XML.
В программе рассчитывается не только время и потраченные ресурсы, но и стоимость каждой отдельной задачи и всего проекта в целом.
Существует 17 критериев, по которым можно распределить задачи: дата создания, ответственный, приоритетность, статус, потраченное время, прогресс, цена и многое другое.
Wrike
В ней есть готовые шаблоны бизнес-процессов и проектов, как, к примеру, «Запуск нового продукта». Довольно просто создавать сложные проекты с несколькими уровнями и высокой степенью декомпозиции.
С помощью вех можно помечать какие-то важные моменты, события, которые влияют на ход проекта.
Управление версиями документов. Система может открывать и работать с файлами Word и Excel, при этом их не придётся устанавливать на компьютер, а потом заново скачивать.
Есть автоматические вопросы, например, о том, как идёт работа по проекту, которые можно отправлять коллегам.
Trello
Много красочных фонов и обложек, которые применяются к разным карточкам, отлично разнообразят рабочие будни.
Несмотря на то, что программа имеет широкий функционал, у неё очень доступный интерфейс. Можно пользоваться форумом, ежедневником, таск-менеджером, органайзером.
Есть возможность пересылать ссылку на любую карточку и ее email-адрес. Это позволяет оставлять комментарии в самой почте, не используя для этого систему.
В ней больше 30 расширений, дополнительных инструментов и интеграций: с почтой Gmail, Dropbox, Google Диск, чатами Slack, картами, календарём, MailChimp, Evernote, Twitter.
Битрикс-24
Содержит в себе внутренний конструктор лендингов, собственную CMS, создатель email-рассылок.
Возможность совершать аудио- и видеозвонки, есть коллтрекинг и sms-рассылки.
CRM-система и способность совместной работы с 1С.
В программе встроенное облачное хранилище, в котором можно менять документы, не выходя из системы.
Помимо чатов и карточек создаются отдельные группы, куда приглашаются коллеги, общаются там и отправляют различные файлы.
Есть сквозная аналитика, которая позволяет узнать, насколько эффективна реклама во ВКонтакте, Директе, Google Ads и так далее, и сколько на неё тратится средств.
Jira
Система создана для разработчиков и тестировщиков и является самой стандартизированной.
Компания может выбрать нужный модуль: Scrum, Kanban, Basic software development – для разработчиков. Process management, Project management, Task management – для бизнеса.
Существует больше 3000 приложений Jira Software, дающие возможность менять сервис под личные предпочтения каждой группы.
Доступный интерфейс, в котором хаотичный поток карточек можно преобразовать в упорядоченный бэклог.
Есть возможность подсчитать скорость и объем работы группы за спринт (Velocity) и проследить, какое количество задач должно было быть сделано, а сколько получилось по факту.
Мегаплан
Система разрабатывалась под CRM, поэтому главная её задача заключена в управлении клиентской базой и продажами.
Присутствует возможность совместной работы с 1C, почтой и телефонами, есть запись звонков.
Можно легко создавать чеки и воронки продаж, проводить документы, заниматься обработкой заказов.
Присутствует иерархия и вложенность заданий. В программе можно добавлять подзадачи, вехи, дела и подпроекты.
Есть возможность взять задачу или подзадачу за основу письма, которое будет создано автоматически, и система отправить его на почту.
Яндекс.Трекер
Основная задача программы – помощь в работе с клиентскими заявками. В систему можно добавлять заказы из почты или форм обратной связи.
Задания для разных подразделений объединяются по очередям, в которых есть возможность настроить задачи под каждую группу индивидуально. К примеру, можно изменить спринты для разработчиков или список навыков соискателя для hr штата.
С помощью дашбордов руководитель может собрать все необходимые данные о прогрессе работы над проектом.
Есть возможность рассчитать количество времени, которое было потрачено на выполнение определённой задачи.
Программа оснащена шаблонами со списком типовых заданий нужных документов, благодаря которым значительно проще создать техническое задание для подчинённых и подрядчиков.
Сложности с внедрением системы управления проектами
Работники недостаточно замотивированы
Создание системы управления проектами и её внедрение в организацию может быть осложнено тем, что сотрудники не до конца понимают, для чего она нужна, поэтому не готовы её принять и работать с ней.
Низкая мотивация у работников может быть по одной из двух причин:
- Они сомневаются в том, что программа действительно им нужна и сможет благоприятно повлиять на компанию.
- Люди считают, что вы выбрали не самый подходящий вариант системы управления.
Существует 7 типажей, которые могут повстречаться вам во время внедрения чего-то нового. Если вы сможете выстроить хорошие отношения с каждым из них, то значительно увеличите их мотивацию.
К примеру, скептики априори не любят нововведения, им нужно постоянство. Для того чтобы расположить человека к новой системе, назначьте его вашим помощником в выборе лучшей программы.
Нет поддержки и необходимых знаний
Какой бы хорошей и понятной ни была система управления проектами, от неё не будет толку, если сотрудники её не смогут освоить. Участникам группы понадобится время и помощь в обучении пользованию программой.
Есть системы, в которых отсутствует поддержка в освоении инструмента. В таких случаях руководитель сам должен организовать обучение для своих подчинённых. Без хороших и качественных знаний программы её внедрение в рабочий процесс бессмысленно.
Обучать могут в вашей организации или специалист от поставщика. Как бы там ни было, нужно вложиться в качественное обучение своего персонала.
Большое количество дополнительных инструментов
Безусловно, каждому понравится иметь возможность выбрать удобную для себя программу, однако, когда их слишком много, это не просто не облегчает жизнь, а скорее даже усложняет её. Мало того, что приходится использовать одновременно несколько программ и «прыгать» с одной в другую, так и необходимые данные разбросаны по разным системам и это создаёт много лишних хлопот, особенно если ПО не могут интегрировать друг с другом.
Самые качественные системы имеют возможность совместной работы со многими посторонними программа. Это очень важный аспект, ведь когда система управления становится ещё одним дополнительным инструментом в работе, который является отдельной программой, требующей изучения, то сотрудники точно будут не в восторге от её внедрения.
Нет программы, которая подойдёт всем
Особенность бесплатных систем в том, что они разработаны либо для каких-то определённых типов проектов, либо работают только по одному методу. Сотрудникам может быть недостаточно базовых настроек, которые в большинстве случаев играют решающую роль.
Каждый работник хочет подстроить систему под свою деятельность и личные предпочтения. Для спонсоров и заказчиков необходимо создавать разные отчётные документы. Когда программа не может удовлетворить данные требования, то вряд ли она принесёт успех компании.
Широкий и гибкий функционал – это залог успешного, быстрого и эффективного внедрения системы.
Читайте также
Не менее важна возможность менять интерфейс под каждого отдельного сотрудника с его индивидуальным подходом к работе. К примеру, когда программа позволяет делать отчёты и презентации так, как хочется пользователю, это значительно облегчает работу с ней. Каждый сможет выбрать то, что удобно ему: кто-то любит таблицы, кто-то визуальное представление.
Нет необходимой поддержки
Учёные выяснили, что людям намного легче принять нововведения, когда они знают их предназначение и цель. Если в вашем коллективе отказываются внедрять систему, значит вы недостаточно понятно объяснили, зачем она нужна именно вашей компании.
Для того чтобы людям было проще осознать смысл применения системы управления и её освоения, надо чётко обозначить, чем она сможет помочь. Простым объявлением о внедрении новой программы вы вряд ли добьётесь понимания со стороны своих сотрудников.
Обязательно проверьте, действительно ли команда поняла, для чего нужна система, и как она повлияет на каждого из них: сократит время работы, возьмёт на себя выполнение рутинных задач. Главное, обозначить все возможные плюсы от использования нового ПО.
Чтобы успешно и эффективно внедрить новые инструменты, необходимо правильно замотивировать своих работников. Постарайтесь привлечь их к выбору системы, изучению, и не забывайте о личных особенностях характера каждого сотрудника и о важности постоянного контакта с ними.
Руководство и управление исполнением проекта – это процесс исполнения работ, определенных в плане управления проектом, для достижения целей проекта. Данные действия включают в себя, среди прочего:
- осуществление действий для выполнения требований проекта;
- создание результатов проекта;
- подбор, подготовка и управление членами команды, назначенными на проект;
- получение, управление и использование ресурсов, включая материалы, инструменты, оборудование и сооружения;
- применение запланированных методов и стандартов;
- налаживание и управление каналами коммуникаций проекта, как внешними, так и внутренними по отношению к команде проекта;
- выработку данных проекта, таких как стоимость, расписание, техническое или качественное исполнение и статус, для облегчения прогнозирования;
- выпуск запросов на изменение и адаптация одобренных изменений к содержанию, планам и среде проекта;
- управление рисками и выполнение действий по реагированию на риски;
- управление продавцами и поставщиками;
- сбор и документирование накопленных знаний, а также выполнение одобренных действий по усовершенствованию процессов.
Менеджер проекта вместе с командой управления проектом руководит выполнением запланированных операций проекта и управляет разнообразными техническими и организационными связями, которые существуют в рамках проекта. На процесс руководства и управления исполнением проекта напрямую влияет прикладная область проекта. Результаты производятся в качестве выходов процессов, осуществляемых для выполнения работ проекта, запланированных и внесенных в расписание плана управления проектом. Информация о выполнении работ, о степени завершенности результатов и о том, что уже сделано, собирается как часть исполнения проекта и используется в процессе подготовки отчетов об исполнении. Информация о выполненных работах также используется в качестве входа в группе процессов мониторинга и управления.
Руководство и управление исполнением проекта также требует реализации одобренных изменений, включая:
- Корректирующее воздействие. Документированное указание для исполнения работ по проекту с целью приведения в соответствие ожидаемого будущего исполнения работ по проекту с планом управления проектом.
- Предупреждающее действие. Документированное указание осуществить действие, которое может снизить вероятность негативных последствий, связанных с рисками проекта.
- Исправление дефекта. Формально документированное выявление дефекта в элементе проекта, содержащее рекомендации либо об исправлении дефекта, либо о полной замене элемента.
Руководство и управление исполнением проекта: входы
План управления проектом
Описан ранее.
Одобренные запросы на изменение
Являясь частью процесса осуществления общего управления изменениями, обновление статуса контроля изменений показывает, что некоторые изменения одобрены, а другие нет. Для одобренных запросов на изменение команда проекта составляет расписание реализации. Одобренные запросы на изменение – это документированные, санкционированные изменения, расширяющие или сокращающие содержание проекта. Одобренные запросы на изменение также могут изменять правила, план управления проектом, процедуры, затраты или бюджеты либо изменять расписания. Одобренные запросы на изменение могут потребовать выполнения предупреждающих или корректирующих действий.
Факторы среды предприятия
Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс руководства и управления исполнением проекта, включают в себя, среди прочего:
- культуру и структуру организации, компании или заказчика;
- инфраструктуру (например, существующие сооружения и капитальное оборудование);
- управление персоналом (например, директивы по найму и увольнению, оценки эффективности работы сотрудников и документы об обучении);
- готовность заинтересованных сторон проекта принимать риски;
- информационные системы управления проектами (например, автоматизированные системы, такие как программное обеспечение для управления расписанием, система управления конфигурацией, система сбора и распространения информации или веб-интерфейсы к другим автоматизированным системам, работающим в режиме онлайн).
Активы процессов организации
Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс руководства и управления исполнением проекта, включают в себя, среди прочего:
- типовые руководящие указания и рабочие инструкции;
- требования по обмену информацией, определяющие допустимые среды передачи данных, требования по сохранению записей и безопасности;
- процедуры управления проблемами и дефектами, определяющие средства контроля проблем и дефектов, выявление и разрешение проблем и дефектов, а также отслеживание вопросов, требующих решения;
- базу данных измерений процессов, используемую для сбора и обеспечения доступа к данным измерений по процессам и продуктам;
- архивы по предыдущим проектам (например, базовые планы по содержанию, стоимости, расписанию и измерению исполнения, календари проектов, сетевые диаграммы проекта, реестры рисков, запланированные ответные действия и определенные последствия рисков);
- базу данных по управлению проблемами и дефектами, содержащую исторические сведения о статусе проблем и дефектов, информацию об управлении, данные о разрешении проблем и устранении дефектов, а также результаты разрешения проблем.
Руководство и управление исполнением проекта: инструменты и методы
Экспертные оценки
Экспертные оценки используются для оценивания входов, необходимых для руководства и управления исполнением плана управления проектом. Подобные оценки и экспертизы применяются в отношении всех технических и управленческих деталей в ходе данного процесса. Такая экспертиза проводится менеджером проекта и командой управления проектом с опорой на специальные знания или подготовку. Дополнительная экспертиза может быть получена из различных источников, включая следующие:
- другие подразделения в рамках организации;
- консультанты;
- заинтересованные стороны проекта, в том числе заказчики или спонсоры;
- профессиональные и технические ассоциации.
Информационная система управления проектами
Информационная система управления проектами, будучи одним из факторов среды предприятия, предоставляет доступ к автоматизированным средствам, таким как программное обеспечение для управления расписанием, система управления конфигурацией, система сбора и распространения информации или веб-интерфейсы прочих автоматизированных систем, работающих в режиме онлайн, используемых во время работ по руководству и управлению исполнением проекта.
Руководство и управление исполнением проекта: выходы
Результаты
Одобренный результат – это любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или способность осуществить услугу, который (ая) должен (на) быть произведен (на) для завершения процесса, фазы или проекта.
Информация о выполненных работах
По мере продвижения проекта регулярно собирается информация о его операциях. Такая информация может относиться к различным результатам исполнения, включая, среди прочего:
- статус результата;
- ход выполнения расписания;
- понесенные затраты.
Запросы на изменение
Если при выполнении работ по проекту возникают проблемы, выпускаются запросы на изменение, которые могут менять правила или процедуры проекта, его содержание, стоимость или бюджет, расписание проекта или его качество. Прочие запросы на изменение включают предупреждающие или корректирующие действия, позволяющие предотвратить негативное влияние на проект в будущем. Запросы на изменение могут быть прямыми или косвенными, инициированными извне или изнутри, необязательными или обязательными по закону или контракту, а также могут включать в себя:
- Корректирующее воздействие. Документированное указание для исполнения работ с целью приведения в соответствие ожидаемого будущего исполнения работ по проекту с планом управления проектом.
- Предупреждающее действие. Документированное указание осуществить действие, которое может снизить вероятность негативных последствий, связанных с рисками проекта.
- Исправление дефекта. Формально документированное выявление дефекта в элементе проекта, содержащее рекомендации либо об исправлении дефекта, либо о полной замене элемента.
- Обновления. Изменения в формально контролируемой документации, планах и т. д., отражающие модифицированные либо дополнительные идеи или содержание.
Обновления плана управления проектом
Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:
- план управления требованиями;
- план управления расписанием;
- план управления стоимостью;
- план управления качеством;
- план управления человеческими ресурсами;
- план управления коммуникациями;
- план управления рисками;
- план управления закупками;
- базовые планы проекта.
Обновления документов проекта
Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:
- документацию по требованиям;
- журналы проекта (проблем, предположений и т. д.);
- реестр рисков;
- реестр заинтересованных сторон проекта.
#статьи
- 5 окт 2022
-
0
Что такое управление проектами и как оно работает
Рассказываем главное об управлении проектами: для чего оно нужно, какие этапы включает, как выбрать методы и что должен уметь менеджер проектов.
Кадр: фильм «Тринадцать друзей Оушена» / Warner Bros. Pictures
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Руководитель проектов цифровой трансформации. Эксперт в области управления цифровыми и индустриальными инвестиционными проектами на территории СНГ и в Европе с 17-летним опытом. Слушатель программы MBA «Лидеры изменений». Email: aiparamonov@mail.ru
Фото: личный архив Александра Парамонова
Управление проектами — самостоятельное обширное направление в менеджменте. Проект — это и создание нового сайта, и разработка продукта, и строительство здания, и перевоз офиса. Проектами занимаются все или почти все компании.
Управление проектами включает в себя методики, принципы, концепции, лучшие практики. Проектный менеджмент помогает реализовывать проекты в срок с минимальными затратами.
Поэтому разбираться в том, как управлять проектами, должен любой менеджер и собственник бизнеса. В статье для Skillbox Media рассказываем:
- для чего нужно проектное управление и чем процесс отличается от проекта;
- какие этапы включает управление проектом;
- какие методы управления проектами есть и как между ними выбрать;
- какие системы и инструменты используют для управления проектами;
- как организовать управление проектами и кто такой менеджер проекта;
- можно ли управлять проектами без специального образования;
- как узнать больше о проектах и управлении.
Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта. Чтобы лучше понять, для чего компаниям необходимо проектное управление, разделим понятия «процесс» и «проект».
Процесс ориентирован на устойчивую непрерывную деятельность, упорядоченную рутину. Например, таков технологический или бизнес-процесс.
В основе процесса — поток ценностей и взаимодействий, которые дальше будут повторяться по циклу. Часто процессы регламентированы. В управлении это называется процессно-ориентированным подходом.
Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Поэтому план по его достижению создаётся каждый раз заново. Это называется проектно-ориентированным подходом.
Процесс можно сравнить с массовым выпуском продукции, а проект — с мелкосерийным производством на заказ. Например, производство серийных автомобилей — это процесс, а разработка новой модели — проект. В основе каждого процесса лежит проект — когда-то его тоже делали впервые.
В современном мире бизнес всё чаще превращается из регулярного управляемого процесса в множество уникальных проектов — возникают задачи по выживанию компании или по адаптации к быстро меняющейся среде. Поэтому высоко ценится умение превращать эти задачи в проекты, а затем управлять ими.
Вот примеры проектов, выполнение которых стало вопросом выживания для некоторых видов бизнеса в последнее время:
- организация гибридного формата работы сотрудников;
- перестройка и локализация цепочек поставки;
- цифровая трансформация.
Вот некоторые преимущества внедрения управления проектами в компании:
- Проектный менеджмент — это эффективное управление ресурсами для решения задач. Эффективное управление — это экономия ресурсов, а сэкономил ресурсы — значит заработал.
- Тенденция последнего времени — плоские организационные структуры, где менеджеров становится меньше, а нужные специалисты объединены в команды под задачи бизнеса. В этом случае проектный менеджмент подготавливает компанию к трансформации под запросы рынка.
- Инновации в компании, выход на новые рынки становятся проще после реализации успешных проектов.
В следующем разделе разберём, какие процессы включает в себя проектное управление.
Этапы управления проектом соответствуют этапам его жизненного цикла. Согласно PMBok, они включают в себя:
- инициацию;
- планирование;
- исполнение;
- управление и контроль;
- завершение.
Инициация. Это подтверждение, что идея проекта достойна воплощения. На этом этапе важно подготовить устав проекта и карту стейкхолдеров. В уставе проекта конкретизируют задачу — название и цель проекта, сроки требования, бюджет, риски, роли, бизнес-выгоды.
Планирование. На этом этапе разрабатывают структуру проекта и наполняют её артефактами — прорабатывают реализацию, разные сценарии и гипотезы до начала работ. Это повышает вероятность успеха проекта.
Подробнее о структуре проекта и о том, как её разработать за семь шагов, говорили в этой статье.
Исполнение. Этот этап предполагает выполнение проекта и коммуникацию с заказчиком и командой.
Управление и контроль. Мониторинг баланса проекта по факторам времени, бюджета и качества. Подробнее о таком балансе говорили в этой статье.
Завершение проекта. На этом этапе выявляют лучшие практики и уроки проекта. Это информация важна как для самой команды — чтобы не повторять ошибок, так и для последователей, которые будут делать аналогичный проект в будущем.
Здесь можно изучить структуру PMBok и взаимосвязь этапов проекта с необходимыми областями знаний и шаблонами документов.
Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры.
За время существования проектного управления разработано много разных методов. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
В этой статье поговорим о методах Agile и Waterfall. Современный менеджер проекта должен владеть и тем, и другим.
Waterfall («водопад», или каскадная модель). Согласно этой методике, все задачи проекта решают последовательно и строго по первоначальному плану. Как правило, команда такого проекта несёт полную финансовую ответственность за срыв сроков и бюджета.
Эту модель применяют в таких случаях:
- Требования к проекту тщательно продуманы и неизменны.
- Технологии выполнения проекта известны заранее.
- Приоритет проекта — высокое качество продукта.
- Заказчик не может участвовать в процессах проекта. Это характерно для проектов на аутсорсинге, где заказчик получает финальный готовый результат.
- Заказчику в самом начале важно знать точные сроки и бюджет проекта.
- Исполнитель реализовывал аналогичный проект ранее. Например, в строительстве типовых объектов или в разработке программ с использованием «коробочного» решения.
Agile (гибкая методология разработки). Это группа методологий гибкого управления проектами. К ним относятся Scrum, Kanban, XP и другие. В их основе лежит четыре принципа:
- Люди важнее процессов и инструментов.
- Качество продукта важнее подробной документации.
- Взаимодействие с заказчиком важнее согласования условий контракта.
- Готовность к изменениям важнее следования плану.
Методы Agile применяют в таких случаях:
- Перечень требований окончательно не определён — цель и задачи проекта нужно корректировать по ходу его выполнения.
- Важно создать рабочую версию продукта в короткие сроки. Например, разработать ПО.
- Заказчик принимает активное участие в проекте на всех этапах его жизненного цикла — для него важно иметь возможность внести изменения в любой момент.
Выбор метода зависит от специфики проекта. Например, в строительстве и сложных инженерных проектах agile-методологии почти не применяются. Для них больше подходит метод Waterfall. А вот в разработке программного обеспечения и цифровизации всё наоборот.
Лучше всего выбирать метод управления проектом в зависимости от условий окружающей среды. Для этого можно использовать модель Киневина. Согласно ей, есть пять основных контекстов принятия решений — пять условий среды, в которых может находиться проект:
- простая упорядоченная среда;
- сложная упорядоченная среда;
- запутанная среда;
- хаотичная среда;
- беспорядочная среда.
Разобравшись, в каком контексте находится проект, можно осознать его сложность и выбрать метод управления.
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
При выборе инструмента для работы нужно руководствоваться контекстом, выгодами для проекта, команды и заказчиков. У каждой системы своя область применения, поэтому подбирать инструмент нужно исходя из соображений рациональности и здравого смысла. Не стоит гнаться за трендами и модой — важно получить выгоду от использования и нужный результат проекта.
Об инструментах управления проектами можно почитать в этой статье Skillbox Media.
Организацией управления проектами занимаются менеджеры проектов. Поэтому успех проекта во многом зависит от квалификации и личностных качеств менеджера.
Квалификация менеджеров проекта. Главное требование — базовые знания по управлению проектами. Их можно получить из PMBoK — это самая распространённая модель, которая лежит в основе многих стандартов. Есть и другие стандарты — например, APMBoK или P2M.
Кроме знаний по управлению, менеджер должен ориентироваться в предметной области проекта — например, в строительстве или программном обеспечении — хотя бы на среднем уровне.
Часто профессиональные менеджеры склонны к процессно-ориентированному подходу. Они могут превратить порученный проект в «долгострой» и растянуть процесс его улучшений на годы. Избежать этого можно с помощью обучения проектному мышлению.
Личностные качества менеджеров проекта. Менеджер проекта — лидерская роль. Поэтому его личность и мотивация важны не менее, чем квалификация.
Менеджер проекта общается с заказчиком, собирает и мотивирует команду, взаимодействует с коллегами, которые напрямую ему не подчиняются. Поэтому для менеджера важно иметь навыки ведения переговоров, проявлять лидерские качества в трудные для проекта моменты.
Можно ли управлять проектами без специального образования? Можно. Но велика вероятность, что такой менеджер потратит время впустую. Скорее всего, он начнёт «изобретать велосипед» и в итоге придёт к схожему проектному подходу.
Моя рекомендация — для начала освоить методики стандартов. Затем решить, что из этого можно взять в работу, а что не потребуется или будет избыточным в проекте. Стандарты нужно знать, но слепо следовать им не стоит — разным проектам нужны разные наборы инструментов. Понимание принципов важнее точного соблюдения стандарта, а практика важнее, чем теория.
Итак, хороший менеджер проекта должен отвечать следующим требованиям:
- быть личностью с развитыми софт-скиллами и лидерскими данными;
- быть мотивированным на результат и уметь вовлечь команду;
- иметь квалификацию в управлении проектами и в предметной области, в которой реализуется проект.
Что ещё нужно знать об управлении проектами? Управлять проектами — это управлять собой. Только через управление собой можно управлять командой и окружением.
В проектах важна психология — результат не всегда предсказуем на 100%. Поэтому нужно уметь правильно реагировать на кризисы и вызовы. Об экологичных способах управления собой и командой можно почитать в этих книгах:
- «Психологическое айкидо» Михаила Литвака;
- «Игры, в которые играют люди» Эрика Берна.
- Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта.
- Управление проектом состоит из пяти основных этапов: инициация, планирование, исполнение, управление и контроль, завершение.
- Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры. Среди самых популярных методов — Agile, Waterfall. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
- Управлением проектами занимаются менеджеры проектов. У хорошего менеджера должны быть развиты лидерские качества и навыки ведения переговоров. Также менеджер обязательно должен иметь базовые знания в области управления проектами.
- Если вы только начали знакомиться с управлением проектами и разбираетесь в его сущностях, прочитайте нашу статью — «Что такое проект: изучаем главное понятие проектного управления».
- В этой статье Skillbox Media можно узнать о структуре проекта и о том, как проработать её за семь этапов.
- Также в Skillbox Media есть статьи о методиках управления проектами: Scrum, Agile, Kanban, методе критического пути.
- Управлять проектами, работать с бюджетом, сотрудничать с заказчиками, управлять командой и презентовать проекты можно научиться на курсе Skillbox «Профессия Менеджер проектов».
Другие материалы Skillbox Media для менеджеров
Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше
О чем речь? Система управления проектами – это программное обеспечение, представляющее различные инструменты для анализа и влияния на ход работы, без которых задачи будет невозможно реализовать. Так как рынок в этой области довольно насыщен, то подобрать подходящий вариант сможет любая компания.
Как выбрать? Однако может возникнуть проблема, когда обилие предложений только мешает. В этом случае важно определить необходимый функционал. Кому-то будет достаточно только планировщика, но при сложных бизнес-процессах не обойтись без комплексной системы управления.
В статье рассказывается:
- Суть проекта и проектного управления
- Цели и задачи использования систем управления проектами
- Плюсы и минусы систем управления проектами
- Кому необходима система управления проектами
- Пример работы системы управления проектами
- Необходимые функции системы управления проектами
- Критерии выбора системы управления проектами
- 10 популярных систем управления проектами
- Сложности с внедрением системы управления проектами
-
Пройди тест и узнай, какая сфера тебе подходит:
айти, дизайн или маркетинг.Бесплатно от Geekbrains
Суть проекта и проектного управления
Под проектом подразумевается совокупность действий, которые необходимо выполнить в течение определённого времени, имеющие цель изготовить новый товар или услугу, достичь каких-либо результатов.
Система управления проектами нужна для того, чтобы организовать деятельность и сделать работу, учитывая все требования. К примеру, надо решить поставленные задачи, выполнить всё вовремя и ограничиться выделенным бюджетом. Для достижения успехов управляющий должен знать все тонкости проекта, обладать навыком организации работы, решения спорных моментов, сплочения коллектива для достижения общей цели.
Скачать файл
Проектный менеджмент предназначен для того, чтобы приходить к желаемому результату. С помощью этого инструмента можно определить задачи, которые нужно решить для успешного развития компании, распределить и задать правильное направление силам, необходимым для их достижения.
При управлении проектами происходит разделение работы на этапы, контроль средств, дедлайна и всего процесса. В конце можно будет взглянуть на выполнение проекта целиком или разобрать каждый конкретный этап.
Цели и задачи использования систем управления проектами
Система управления, как правило, включает в себя совокупность технологических и организационных способов и инструментов, которые способствуют поддержанию управления проектами в компаниях и влияют на их действенность и результативность. Довольно часто это определение имеет более узкое объяснение, в котором подразумеваются информационные или автоматизированные системы управления проектами.
В каждой системе контроля проектами есть поставленные задачи и цели.
К целям относятся:
- Повышение продуктивности работников компании во время работы над проектами.
- Улучшение качества навыка проект-менеджмента управляющих проектами.
- Увеличение результативности управления компании в целом (в течение какого-то времени количество законченных проектов возрастает, а расход на них уменьшается).
Главными задачами системы управления проектами являются:
- Снабжение работающих над проектом сотрудников понятными и результативными инструментами для работы и нахождения любой необходимой информации.
- Выдача руководителям проекта приспособлений, которые помогут в планировании и слежении за исполнением.
- Обеспечение руководителей отделов инструментами для контролирования объёма проделанной работы по заданию или без него.
- Наделение руководителей информацией, которая поможет им грамотно распределить работу между подчинёнными, и давать им новые проекты.
- Предоставление управляющим проектами доступа к общей мониторинговой панели всех проектов, которая даёт возможность анализировать отхождения от плана и решать, какие действия предпринять.
- Обеспечение начальства простыми инструментами, созданными для автоматизации некоторых процессов и контроля состояния общих портфелей проектов, а также качества работы руководителей.
- Снабжение акционеров возможностью наблюдать за тем, как продвигается проектирование, чтобы у них была уверенность в добросовестном подходе компании.
Уникальность каждого проекта и процессов управления им оказывает влияние на требования к функциональной мощности системы управления проектами.
Плюсы и минусы систем управления проектами
Внедрение системы управления проектами должно происходить только после того, как будут разобраны все её плюсы и минусы.
Системы управления есть во многих успешных компаниях, потому что они имеют следующие положительные аспекты:
- Помощь в фильтрации проектов: те, что не подходят под стратегии фирмы, не берутся в работу и тем самым не тормозят весь процесс.
- Выстраивание грамотного использования ресурсов, впоследствии чего возрастает результативность их применения.
- Уменьшение вероятности перерасхода достигается путём контроля всех средств. Если есть план, то траты сокращаются.
- Меньше низкокачественных проектов. Для этого происходит контроль дедлайнов и всех этапов работы. Руководитель может следить за тем, насколько качественно подчинённые выполняют свои обязанности.
- Руководителю необязательно заниматься самостоятельно сбором информации и составлением отчётов.
Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023
Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда
Подборка 50+ ресурсов об IT-сфере
Только лучшие телеграм-каналы, каналы Youtube, подкасты, форумы и многое другое для того, чтобы узнавать новое про IT
ТОП 50+ сервисов и приложений от Geekbrains
Безопасные и надежные программы для работы в наши дни
Уже скачали 20524
- Прямой контакт сотрудников, работающих над проектом, что позволяет при возникновении спорных моментов обратиться за советом к коллегам.
- Упрощается процесс ведения документооборота. Система управления подразумевает наличие такой функции, которая быстро меняет и обновляет нужную информацию.
- Проще прорабатывать риски и строить прогнозы. Благодаря системе можно заранее изучить возможные риски и рассчитать исход проекта.
- Системы управления понятные и простые в использовании. Это сделано для того, чтобы любой работник мог в ней разобраться без получения каких-либо знаний.
Однако, существуют минусы в системах управления, которые тоже надо принимать во внимание:
- Высокий ценник на программы, особенно для компаний с небольшой эффективностью. Целью систем управления является повышение дохода организации, но иногда он не может покрыть вложения. К тому же оплачивать придётся, помимо программы, обновления на неё и доработки.
- Возможное усложнение простых проектов. Когда в работе находится несложный проект, системы управления не просто нежелательны, а даже, скорее, вредны, потому что они могут усложнить простые задачи.
- Много времени уходит на планирование. Руководитель и подчинённый должны распределять обязанности, менять приоритетность заданий, пополнять данные. Нередко за такими делами теряется много драгоценного времени.
Перечисленные выше минусы относительные, потому что всё зависит от правильного выбора и использования системы управления.
Кому необходима система управления проектами
Конечно же, наиболее полезными системы управления будут для руководителей компании, потому что благодаря им они смогут узнать всё о работе своей фирмы и даже контролировать продуктивность каждого сотрудника. Однако, СУП нужны не только начальникам.
Для руководителей штатов и подразделений это такой же нужный и полезный инструмент, помогающий с решением многих задач. С помощью системы управления выбирается исполнитель, который точно справится с поставленными перед ним заданиями, или улучшается мотивация работников за счёт того, что им демонстрируют эффективность их труда. К тому же очень легко следить за качеством работы сотрудников.
Обычным рабочим системы управления тоже приносят пользу. Им дают в руки инструмент, благодаря которому они освобождаются от таких рутинных действий, как оформление документации и отчётов. Большая часть СУП сделали данные функции автоматизированными. Помимо всего прочего, через системы управления легче взаимодействовать с контрагентами и клиентами, потому что вся необходимая информация есть в базе данных.
Пример работы системы управления проектами
На первый взгляд система управления кажется сложной и мудрёной, однако, это не так, и вы сейчас сами в этом убедитесь.
Если вам приходилось работать над крупным проектом в компании, то вы должны знать о таком сервисе, как Trello. Это облачная система календарного планирования контроля. Для работы в Trello первым делом необходимо создать доску, которая будет показывать проект целиком: этапы, конкретные задания, дедлайн каждой задачи, работников, поставленных на её выполнение.
К примеру, этапы проекта распределяют по колонкам, а определённые задачи располагают в карточках, которые по ходу работы перемещают из одной колонки в другую.
Если проект групповой, то доступ к Trello должен быть у каждого участника, чтобы все могли следить за прогрессом. Добавленных пользователей можно назначать на карточки. Чтобы проще было ориентироваться в таком большом количестве данных, в сервисе есть метки для карточек. К примеру, чтобы разработчики быстро нашли карточки с предназначенными для них заданиями, им можно задать другой цвет. Также делается и для других участников.
Если одно задание выполняет несколько сотрудников, то в карточке необходимо создавать нужные метки и добавить чек-лист. После завершения своей части работы человек сможет поставить отметку на соответствующий чекбокс.
Для контроля сроков выполнения поставленных задач в каждой карточке есть свой дедлайн, который будет видно на календаре.
Очень многое зависит от человека, и никто не застрахован от ошибок. Может случиться так, что сотрудник забудет о каком-то задании и из-за этого проект будет не сдан вовремя. Чтобы этого не произошло, в настройках карточки создайте напоминание для прикрепленного к ней работника и укажите дату, когда оно должно прийти у нему на почту. Так человек вспомнит о том, что нужно выполнить задание и успеет к дедлайну.
Практически также действуют профессиональные системы управления проектами, но, зачастую, они являются не облачными серверами, а программами, которые могут работать с другими корпоративными платформами. А если такая возможность отсутствует, то это запросто можно изменить.
Читайте также
С помощью профессиональных систем менеджмента можно составлять прогнозы и вычислять возможные риски, определять срок выполнения проекта с учётом непредвиденных обстоятельств. К примеру, посчитать вероятность реализации проекта, если бюджет будет урезан на 30 %, поменяется состав рабочей группы или сократятся задачи.
Для каждого участника программа выдаёт индивидуальный интерфейс, в котором будет видно только то, что ему нужно для работы. Таким образом, сотрудник будет заниматься своим делом, не заостряя внимание на посторонних вещах. Данный формат позволяет повысить эффективность работы всего коллектива.
Сервер Trello и другие программы для управления подходят для проектов различной степени сложности, но всегда надо помнить о человеческом факторе. В каждой компании найдутся люди, у которых проблемы с самодисциплиной и организацией своей работы. Они могут не заметить письмо-напоминание про сроки сдачи задания или о новых задачах, которые перед ними были поставлены, и даже не зайдут проверить почту.
Чтобы уменьшить влияние человеческого фактора, нужен проект-менеджер, который не просто добавляет задания в программу и следит за качеством их выполнения, но и находится в постоянном взаимодействии с работниками. Это единственный способ пресечь любые отмазки по типу «не видел», «не знал», «не слышал» и значительно повысить продуктивность работы команды.
Необходимые функции системы управления проектами
В каждой системе управления проектами должны присутствовать такие функции, как:
- Электронный документооборот.
- Многомерный анализ и отчетность.
- B2B сервисы для взаимодействия с субподрядчиками.
- Расширенный контроль проектов с помощью различных методов.
- Регистрация и работа с заявками.
- Описание этапов и нюансов заданий проекта.
- Предоставление информации о ресурсах и расходах.
- Создание и добавление индивидуальных чек-листов.
- Создание автоматических повторяющихся заявок по шаблону.
- Наличие диаграммы Ганта и занятости сотрудников.
Мы перечислили главные функции СУП. Но надо понимать, что в каждой программе могут быть свои особенности.
Именно по этой причине необходимо изучить разные системы и инструменты, чтобы подобрать то, что подойдёт именно для вашей компании.
Критерии выбора системы управления проектами
Чтобы выбрать подходящую систему управления, надо обращать внимание на такие аспекты:
Понятный пользовательский интерфейс
Главные критерии:
- Доступность осваивания программы, чтобы как можно быстрее применять её в работе.
- Обучение, созданное для ускоренного знакомства с интерфейсом.
- Наличие шаблонов и опций, которые возьмут на себя выполнение рутинных задач.
- Возможность быстро получить помощь в пользовании программой.
Только до 27.04
Скачай подборку тестов, чтобы определить свои самые конкурентные скиллы
Список документов:
Тест на определение компетенций
Чек-лист «Как избежать обмана при трудоустройстве»
Инструкция по выходу из выгорания
Чтобы получить файл, укажите e-mail:
Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:
Уже скачали 7503
Большое разнообразие функций
Чем больше будет проектов, тем сложнее станут задачи и выше требования к системам управления. По этой причине надо выбирать программы с широким функционалом и гибкими инструментами.
Выстроенный контакт
Если между сотрудниками будет налаженное общение, то риск забыть что-то, сделать работы больше положенного или утратить какие-то данные становится значительно ниже. Что должно быть в системе управления:
- возможность просмотра информации удалённых пользователей;
- наличие функций, позволяющих добавлять комментарии и правки, которые будут видеть все участники;
- сохранность всех данных, в том числе об изменениях, сделанных в течение работы;
- напоминания о сроках, выделенных на выполнение поставленной задачи;
- быстрый и надёжный обмен данными в режиме реального времени.
Стоимость программы
Выбирать программу надо с учётом ваших требований к ней. Если вы выполняете небольшие проекты, не набираете для этого большие группы людей и вам надо просто удобный планировщик с возможностью контроля процесса, то вполне можно обойтись бесплатными программами, к примеру, Asana.
Тем, у кого в работе часто сложные задачи, однозначно понадобится профессиональная система управления бизнес-проектами с широким и гибким функционалом. Стоимость таких программ, конечно же, немаленькая. К примеру, в вашем бизнесе не обойтись без интеграции с различными системами и по этой причине стандартные настройки систем вам не подходят: их нужно будет менять под себя.
К тому же, если над одним проектом трудится большой штат сотрудников, то расходы будут невероятными, потому что многие таск-менеджеры устанавливают стоимость пользования в зависимости от количества участников.
10 популярных систем управления проектами
YouGile
Каждая задача представляет из себя отдельный чат. Это очень сильно влияет на способ внедрения программы и пользования ею.
С помощью «зеркальных столбиков» один отдел может контролировать работу другого.
Задания можно разместить и на Agile-доске, и в индивидуальном планировщике «Мои задачи». Не будет такого, что вам негде оставить задание.
Функция «Сводки» поможет отфильтровать задачи, которые есть в других досках и проектах. Можно связать любые отделы и следить за всем.
Есть возможность создать структуру компании: отделы и подотделы, обозначать сотрудников и их должности, а также определять их права в программе. Данная система прекрасно подойдёт для группы, где больше 20 участников.
Asana
В одной программе собраны все возможные способы для визуализации заданий: списки, календарь, таймлайн, доски, личный планировщик. Сотрудники смогут самостоятельно выбрать подходящий вариант.
Есть три ступени взаимодействия: в задаче, в проекте, внутри группы.
С помощью инструмента Progress появляется возможность контролировать прогресс каждого этапа.
Можно интегрировать в программу почту и прямо из системы управления просматривать письма. Сообщения с почты автоматически преобразовываются в задания.
Если выбрать дорогой тариф, то будет доступна бизнес-отчетность, которая помогает более подробно окунуться в проект.
Pyrus
Хорошо разработаны инструменты для действий с заданиями: «Повторяющиеся», «На контроле», «Отложенные», «Напоминания».
Возможность узнать за какой срок каждый сотрудник выполнил поставленную перед ним задачу.
Документооборот автоматизирован. Есть функции для согласования договоров и оплаты, составления заявок, работы с заказами.
Может работать с любой базой данных и объединяться с CRM.
Присутствуют чат-боты, на которых можно переложить рутинные операции и интеграции с внутренними системами организации. К примеру, чат-бот отправляет сообщение о том, что платёж согласовали, после чего в программе 1С автоматически появляется платёжное поручение.
GanttPro
За основу данной системы управления проектами была взята диаграмма Ганта. Есть возможность менять задачи местами, поднимать или понижать приоритетность, контролировать процесс, совершать с заданиями любые действия, двигать их по временной шкале.
Можно экспортировать в PDF, PNG, XLSX, XML.
В программе рассчитывается не только время и потраченные ресурсы, но и стоимость каждой отдельной задачи и всего проекта в целом.
Существует 17 критериев, по которым можно распределить задачи: дата создания, ответственный, приоритетность, статус, потраченное время, прогресс, цена и многое другое.
Wrike
В ней есть готовые шаблоны бизнес-процессов и проектов, как, к примеру, «Запуск нового продукта». Довольно просто создавать сложные проекты с несколькими уровнями и высокой степенью декомпозиции.
С помощью вех можно помечать какие-то важные моменты, события, которые влияют на ход проекта.
Управление версиями документов. Система может открывать и работать с файлами Word и Excel, при этом их не придётся устанавливать на компьютер, а потом заново скачивать.
Есть автоматические вопросы, например, о том, как идёт работа по проекту, которые можно отправлять коллегам.
Trello
Много красочных фонов и обложек, которые применяются к разным карточкам, отлично разнообразят рабочие будни.
Несмотря на то, что программа имеет широкий функционал, у неё очень доступный интерфейс. Можно пользоваться форумом, ежедневником, таск-менеджером, органайзером.
Есть возможность пересылать ссылку на любую карточку и ее email-адрес. Это позволяет оставлять комментарии в самой почте, не используя для этого систему.
В ней больше 30 расширений, дополнительных инструментов и интеграций: с почтой Gmail, Dropbox, Google Диск, чатами Slack, картами, календарём, MailChimp, Evernote, Twitter.
Битрикс-24
Содержит в себе внутренний конструктор лендингов, собственную CMS, создатель email-рассылок.
Возможность совершать аудио- и видеозвонки, есть коллтрекинг и sms-рассылки.
CRM-система и способность совместной работы с 1С.
В программе встроенное облачное хранилище, в котором можно менять документы, не выходя из системы.
Помимо чатов и карточек создаются отдельные группы, куда приглашаются коллеги, общаются там и отправляют различные файлы.
Есть сквозная аналитика, которая позволяет узнать, насколько эффективна реклама во ВКонтакте, Директе, Google Ads и так далее, и сколько на неё тратится средств.
Jira
Система создана для разработчиков и тестировщиков и является самой стандартизированной.
Компания может выбрать нужный модуль: Scrum, Kanban, Basic software development – для разработчиков. Process management, Project management, Task management – для бизнеса.
Существует больше 3000 приложений Jira Software, дающие возможность менять сервис под личные предпочтения каждой группы.
Доступный интерфейс, в котором хаотичный поток карточек можно преобразовать в упорядоченный бэклог.
Есть возможность подсчитать скорость и объем работы группы за спринт (Velocity) и проследить, какое количество задач должно было быть сделано, а сколько получилось по факту.
Мегаплан
Система разрабатывалась под CRM, поэтому главная её задача заключена в управлении клиентской базой и продажами.
Присутствует возможность совместной работы с 1C, почтой и телефонами, есть запись звонков.
Можно легко создавать чеки и воронки продаж, проводить документы, заниматься обработкой заказов.
Присутствует иерархия и вложенность заданий. В программе можно добавлять подзадачи, вехи, дела и подпроекты.
Есть возможность взять задачу или подзадачу за основу письма, которое будет создано автоматически, и система отправить его на почту.
Яндекс.Трекер
Основная задача программы – помощь в работе с клиентскими заявками. В систему можно добавлять заказы из почты или форм обратной связи.
Задания для разных подразделений объединяются по очередям, в которых есть возможность настроить задачи под каждую группу индивидуально. К примеру, можно изменить спринты для разработчиков или список навыков соискателя для hr штата.
С помощью дашбордов руководитель может собрать все необходимые данные о прогрессе работы над проектом.
Есть возможность рассчитать количество времени, которое было потрачено на выполнение определённой задачи.
Программа оснащена шаблонами со списком типовых заданий нужных документов, благодаря которым значительно проще создать техническое задание для подчинённых и подрядчиков.
Сложности с внедрением системы управления проектами
Работники недостаточно замотивированы
Создание системы управления проектами и её внедрение в организацию может быть осложнено тем, что сотрудники не до конца понимают, для чего она нужна, поэтому не готовы её принять и работать с ней.
Низкая мотивация у работников может быть по одной из двух причин:
- Они сомневаются в том, что программа действительно им нужна и сможет благоприятно повлиять на компанию.
- Люди считают, что вы выбрали не самый подходящий вариант системы управления.
Существует 7 типажей, которые могут повстречаться вам во время внедрения чего-то нового. Если вы сможете выстроить хорошие отношения с каждым из них, то значительно увеличите их мотивацию.
К примеру, скептики априори не любят нововведения, им нужно постоянство. Для того чтобы расположить человека к новой системе, назначьте его вашим помощником в выборе лучшей программы.
Нет поддержки и необходимых знаний
Какой бы хорошей и понятной ни была система управления проектами, от неё не будет толку, если сотрудники её не смогут освоить. Участникам группы понадобится время и помощь в обучении пользованию программой.
Есть системы, в которых отсутствует поддержка в освоении инструмента. В таких случаях руководитель сам должен организовать обучение для своих подчинённых. Без хороших и качественных знаний программы её внедрение в рабочий процесс бессмысленно.
Обучать могут в вашей организации или специалист от поставщика. Как бы там ни было, нужно вложиться в качественное обучение своего персонала.
Большое количество дополнительных инструментов
Безусловно, каждому понравится иметь возможность выбрать удобную для себя программу, однако, когда их слишком много, это не просто не облегчает жизнь, а скорее даже усложняет её. Мало того, что приходится использовать одновременно несколько программ и «прыгать» с одной в другую, так и необходимые данные разбросаны по разным системам и это создаёт много лишних хлопот, особенно если ПО не могут интегрировать друг с другом.
Самые качественные системы имеют возможность совместной работы со многими посторонними программа. Это очень важный аспект, ведь когда система управления становится ещё одним дополнительным инструментом в работе, который является отдельной программой, требующей изучения, то сотрудники точно будут не в восторге от её внедрения.
Нет программы, которая подойдёт всем
Особенность бесплатных систем в том, что они разработаны либо для каких-то определённых типов проектов, либо работают только по одному методу. Сотрудникам может быть недостаточно базовых настроек, которые в большинстве случаев играют решающую роль.
Каждый работник хочет подстроить систему под свою деятельность и личные предпочтения. Для спонсоров и заказчиков необходимо создавать разные отчётные документы. Когда программа не может удовлетворить данные требования, то вряд ли она принесёт успех компании.
Широкий и гибкий функционал – это залог успешного, быстрого и эффективного внедрения системы.
Читайте также
Не менее важна возможность менять интерфейс под каждого отдельного сотрудника с его индивидуальным подходом к работе. К примеру, когда программа позволяет делать отчёты и презентации так, как хочется пользователю, это значительно облегчает работу с ней. Каждый сможет выбрать то, что удобно ему: кто-то любит таблицы, кто-то визуальное представление.
Нет необходимой поддержки
Учёные выяснили, что людям намного легче принять нововведения, когда они знают их предназначение и цель. Если в вашем коллективе отказываются внедрять систему, значит вы недостаточно понятно объяснили, зачем она нужна именно вашей компании.
Для того чтобы людям было проще осознать смысл применения системы управления и её освоения, надо чётко обозначить, чем она сможет помочь. Простым объявлением о внедрении новой программы вы вряд ли добьётесь понимания со стороны своих сотрудников.
Обязательно проверьте, действительно ли команда поняла, для чего нужна система, и как она повлияет на каждого из них: сократит время работы, возьмёт на себя выполнение рутинных задач. Главное, обозначить все возможные плюсы от использования нового ПО.
Чтобы успешно и эффективно внедрить новые инструменты, необходимо правильно замотивировать своих работников. Постарайтесь привлечь их к выбору системы, изучению, и не забывайте о личных особенностях характера каждого сотрудника и о важности постоянного контакта с ними.
Когда компания планирует реализовать проект, можно положиться на интуицию и на то, что все члены команды приложат усилия, чтобы результат был успешным. Но, скорее всего, при таком подходе получится либо не то, что хотелось, либо дедлайны и бюджеты будут совсем не те, на которые рассчитывали.
Чтобы этого избежать, необходимо соблюдать принципы project-менеджмента. Особенно важны они для начинающих руководителей проектов. Ими не пренебрегают и опытные project-менеджеры, но часто адаптируют базовые принципы под себя. Поэтому мы расскажем о фундаментальных принципах управления проектами, которые вы сразу сможете использовать в работе, а со временем добавить в них что-то свое.
Что такое управление проектами?
Проект — это уникальная совокупность исходных данных (целей, проблем), процессов и ресурсов, направленных на то, чтобы в установленный промежуток времени достичь ожидаемых результатов, например, разработать новое приложение.На основе исходных данных прописывается ряд задач разной степени сложности, связанных между собой. Когда все задачи выполнены, проект, как правило, завершен.
Если говорить простыми словами, то управление проектами – это организация эффективного использования ресурсов компании. Главная цель управления проектом – достижение заложенной в начале цели в определенный срок и без превышения запланированных объемов ресурсов.
То есть управление проектом можно считать качественным, если команда уложилась в плановый промежуток времени, не пришлось экстренно привлекать много дополнительных специалистов и средств. Полученный продукт при этом полностью отвечает требованиям к нему, поставленным в начале работы.
Структура проекта
Чтобы проект удался, он обязательно должен иметь руководителя, который создаст структуру — систему, объединяющую элементы, необходимые для управления проектом.
Главная цель создания структуры проекта – упростить для команды ежедневное общение и совместную работу над задачами. Кроме того, структура делает работу команды более прозрачной и позволяет исключить дублирование деятельности и ресурсов.
Независимо от типа проекта, концепция project-менеджмента предполагает, что в структуру будут заложены следующие части:
- Процессы. Один из инструментов управления проектом. Когда говорят, что процессы выстроены, значит, есть понимание того, кто и за что отвечает, на каком этапе находится та или иная деятельность. Об основных процессах расскажем ниже.
- Жизненный цикл. Его обязательно нужно понимать для каждого продукта, чтобы обеспечить правильное планирование ресурсов и своевременное завершение проекта.
- Системы управления проектами. Согласно концепции управления проектами, необходимо отслеживать следующие компоненты каждого проекта: люди, культура, организация, методология, информация, планирование, контроль. Именно системы управления предназначены для того, чтобы собрать воедино все компоненты и эффективно ими управлять.
Роли и обязанности руководителя проекта
Руководитель — ключевое лицо, отвечающее за успех проекта в целом.
Для успешной работы этот человек должен знать базовые принципы project-менеджмента и успешно применять их на практике.Достаточно часто такие специалисты имеют Project Management Professional Certification, сокращенно PMP. Этот документ издает Институт управления проектами – PMI. Именно эта организация разработала, издала и регулярно обновляет «Книгу знаний по управлению проектами» – PMBOK® Guide. В данном руководстве изложены основные концепции и принципы project-менеджмента, которые во всем мире являются ориентиром в управлении проектами.
Важно, чтобы руководитель понимал: в PMBOK изложены стандарты, которые можно применить в любом проекте, но ему придется принимать самостоятельные решения и выводить новые принципы для разных проектов, отличающихся друг от друга.
Среди основных обязанностей руководителя:
- получение входных данных от заказчиков, а также обратной связи от них по мере продвижения работы над проектом;
- аналитика и планирование ресурсов, в частности – формирование команд;
- коммуникация с командой и заинтересованными сторонами;
- при необходимости – делегирование работы;
- ведение документации;
- разработка и внедрение системы мотивации;
- реакция на форс-мажоры, блокеры, конфликты и разрешение других проблем, которые могут поставить под угрозу своевременную реализацию проекта.
Можно сказать, что основная роль руководителя – дирижер. Он задает ритм работы над проектом, своевременно подсказывает, как и кому заняться решением задачи, быстро замечает ошибки и дает действенные советы и инструкции по устранению недостатков.
Процессы project-менеджмента
Ниже — главные процессы, происходящие в каждом проекте, которые обычно следуют один за другим. Бывают и случаи, когда нужно вернуться в одну из предыдущих фаз, чтобы внести важную информацию, например, по выполнению планирования.
Исследование, инициирование и планирование
Почти любой проект создается в ответ на потребность. Чтобы узнать эту потребность как можно лучше и проводят исследования. Собранная в них информация используется на стадиях инициации и планирования.
Инициация – процесс определения целей проекта, необходимых для него ресурсов и ожиданий заинтересованных сторон. Завершается инициация составлением устава и проектного предложения.
При планировании определяют основные шаги, которые следует предпринять для достижения целей, их порядок и исполнителей. Также анализируют потенциальные риски и пути их преодоления.
Исполнение
Этот процесс заключается в непосредственной реализации того, что было запланировано. Обязательным элементом выполнения является отслеживание эффективности работы.
Тестирование, измерение результатов и повторение
В зависимости от типа проекта и методологии управления им тестирование может идти как после выполнения, так и параллельно с ним.
После того, как путем тестирования команда убедилась, что продукт готов, то есть выполняет свои функции так, как запланировано, можно подводить итоги. А именно: делать отчеты, фиксировать, что следует использовать в следующих проектах, разрабатывать документацию для будущих владельцев и пользователей продукта.
15 базовых принципов управления проектами для начинающих
Описанные ниже принципы разработаны на основе седьмого издания PMBOK. Оно вышло в 2021 году и существенно отличается от предыдущих версий.
Ранее стандарты, изложенные в книге, основывались на процессах. Но работающие над изданием специалисты пришли к выводу, что правильнее говорить о том, что основа эффективного управления проектами — именно принципы. Поэтому в седьмом издании речь больше речи идет о необходимых руководителям и исполнителям навыках. А еще о том, как обеспечить высокий уровень удовлетворенности заинтересованных сторон.
На самом деле, в книге описано 12 принципов, но нужно знать, что на практике их гораздо больше. Главное – понять, что эти принципы – основа дороги к успешному управлению проектами.
Установите четкие цели
Этот принцип важен для каждого проекта. Цели должны быть:
- конкретными;
- такими, которые можно измерить;
- имеющими значение;
- достижимыми;
- ограниченными во времени;
- согласованными со всеми заинтересованными сторонами.
Цели, отвечающие этим критериям, проще оценить на предмет того, достигнуты ли они.
Пропишите дополнительную ценность
Не всегда команда понимает, в чем состоит дополнительная ценность продукта. Это во многом зависит от проекта. Для кого-то дополнительную ценность может повысить управление качеством, а кто-то готов платить за постоянную обратную связь. Важно понимать, что именно дополнительной ценностью измеряется конечное впечатление от продукта или услуги.
Определите результаты, которые получит заказчик
Объясните клиенту, что он получит. К примеру, программное обеспечение для того, чтобы контролировать количество рабочих часов сотрудника. При этом следует максимально детально описать:
- какие у него будут функции (авторизация, возможность поставить время на паузу, таблица с данными по дням, выгрузка отчета и т.п.);
- на каких устройствах будет работать система;
- какие будут ограничения.
Конечно, все эти пункты должны быть зафиксированы в письменном виде, а заказчик должен подтвердить, что именно такой результат его устроит.
Сделайте четкую структуру проекта
Опишите все шаги, которые команда предпримет на пути к реализации проекта. Здесь следует идти от стратегии к тактике, то есть от глобальных задач к второстепенным. Для наглядности структуру можно представить в виде схемы или дорожной карты.
Опишите роли и обязанности членов команды
Каждый человек в проекте должен знать, за что отвечает, кто является его руководителем, к кому можно обратиться с тем или иным вопросом.
Такой подход сделает работу более продуктивной и прозрачной. Все будут знать, кто чем занимается, а риск дублирования деятельности сводится к минимуму.
Напишите устав
Не следует описывать каждый шаг всех членов команды. Достаточно указать:
цели проекта, бюджет, основные ресурсы, заинтересованных лиц, ограничение.
Повышайте уровень ответственности в команде
Перед началом непосредственной работы над проектом объясните команде, как их задачи связаны между собой, к чему ведет задержка на том или ином этапе, расскажите, кто может подстраховать и так далее.
Продумайте дистанционный формат работы
Действительность такова, что в любой момент вся команда или ее часть может быть вынуждена перейти из офиса на удаленную работу. Поэтому следует заранее прописать инструкции, например, о том, как и где размещать данные, чтобы сохранить доступ к ним с любого устройства.
Оцените ресурсы
Руководитель должен четко понимать, сколько возможно потратить времени, денег на реализацию проекта. Иногда плановые показатели не совсем совпадают с фактическими. Важно еще до начала работы договориться с заказчиком о том, насколько максимально можно повысить расход ресурсов.
Изучите потенциальные риски, будьте проактивными
Оцените заранее, что может помешать вам сдать проект вовремя. В этом помогут исследования, опрос экспертов в вашей сфере, опыт.
Когда список потенциальных угроз будет готов, можно перейти к разработке плана по преодолению каждой из них. Таким образом, вы существенно уменьшите влияние рисков на работу над проектом.
Принимайте и фиксируйте изменения
Когда что-то пошло не по плану и пришлось вносить в рабочие процессы изменения, воспринимайте это как можно более спокойно. Если вы провели анализ рисков и приняли меры по их преодолению, то неожиданностей будет не так уж много.
Важно задокументировать, что и на что вы изменили, к какому результату это привело, дало ли это последствия в долгосрочной перспективе и какие. Также фиксация важна для внешней отчетности перед заказчиками, они вправе понимать, что происходит в проекте.
Организуйте эффективное общение
Обязательно разработайте схему коммуникаций между участниками проекта. Члены команды должны регулярно общаться между собой и с руководителем. Также в этой цепочке должны быть и заказчики. Конечно, им, скорее всего, не нужны мелкие детали, но о важных моментах важно оповещать.
Полезным шагом будет предоставление заинтересованным сторонам, например, списка мессенджеров, в которых лучше общаться и описать, к кому с какими вопросами обращаться.
Контролируйте прогресс
У руководителя должны быть инструменты для отслеживания прогресса команды. В любой момент времени он должен понимать, как обстоят дела. Когда руководитель в курсе прогресса и регулярно уведомляет о нем команду, можно рассчитывать на то, что производительность и мотивация коллектива будут высокими.
В этом процессе важно в самом начале работы задать критерии, по которым прогресс будет контролироваться. К примеру, скорость работы, бюджетные рамки, соотношение общего количества задач к закрытым и так далее.
Поощряйте прозрачность в работе
Честность и открытость очень ценны. Людям важно понимать, что от них ничего не скрывают, а за свой труд они получают справедливое вознаграждение. Поэтому используйте инструменты, позволяющие обеспечить прозрачность, но не чрезмерную.
Например, можно внедрить таск-менеджер, в котором члены команды видят, что кто-нибудь из коллег регулярно выполняет больше задач, чем для него запланировано. Соответственно, он получает бонусы. При этом точные суммы окладов и бонусов – конфиденциальная информация, доступ к которой имеют только определенные сотрудники.
Организуйте благоприятную для работы атмосферу
Интересуйтесь тем, что важно для команды, и старайтесь дать это максимально. Для кого-то большое значение имеют поздравления с днем рождения и корпоративы, а кто-то хочет работать только по гибкой методологии и может даже отказаться от проекта, где будет использоваться каскадная модель.
Оцените полученный результат и работу, выполненную для этого,
сделайте выводы
Всегда следует оценивать финальный результат и соотносить его с приложенными усилиями, затраченными ресурсами. Иногда может оказаться, что успешный снаружи проект действительно имел много сложностей, а затраты на него сильно превысили план.
Поэтому очень важно не полагаться на то, что все ошибки и варианты их решения останутся в памяти руководителя навсегда. Делайте выводы и фиксируйте их. Это пригодится со следующими проектами.
Использование систем для управления проектами
Принципы, безусловно, важны, но чтобы они работали, следует выбрать инструменты, которые позволяют превратить теорию в практику. Чаще для этого используют таск-менеджеры. Эти приложения позволяют получить все необходимые функции в рамках одного продукта и не тратить время и усилия на переключение между несколькими сервисами.
Преимущества систем для управления проектами
Выше мы уже писали о том, чем помогают управлять системы управления проектами.
Софт для управления проектами – оптимальный инструмент, обеспечивающий руководителю возможность иметь Helicopter view, то есть смотреть на работу команды комплексно, а при необходимости – приблизиться и рассмотреть детали.
К примеру, если говорить о Worksection, то здесь есть Дашборд, на котором руководитель видит на одном экране все главные характеристики проекта в режиме реального времени.
Окинув глазом картинку, руководитель может заметить, что проект продвигается медленно, дата финиша существенно сместилась, а активности по проекту почти нет. Это позволит менеджеру отследить, какие задачи или работники тормозят проект, выявить причины этого и решить проблемы.
К преимуществам софта для управления проектами относят:
- возможности для автоматизации планирования;
- улучшение командной работы и более эффективное использование рабочего времени;
- напоминания, минимизирующие риск забыть о задачах;
- понимание загруженности команды в целом и отдельных сотрудников;
- упрощение коммуникаций и обмена файлами;
- оптимизация работы с отчетностью и деньгами.
Как внедрить таск-менеджер
Как и любое нововведение, таск-менеджеры нуждаются в проведении подготовки к их интеграции в работу команды. Прежде всего, нужно учесть всеобщую готовность коллектива к работе с этими программами. Она точно будет выше, если руководитель подробно расскажет о преимуществах, которые дают таск-трекеры.
Еще один важный момент – понятность конкретного инструмента. Не всем может быть легко начать использовать новую программу, поэтому заранее подготовьте инструкции и ответы на часто задаваемые вопросы. Кстати, такие материалы некоторые разработчики таск-трекеров готовят самостоятельно, вам остается только указать сотрудникам, где найти ответы.
Если же стандартных инструкций человеку мало, может потребоваться консультация техподдержки. И это тоже очень важный пункт, потому что не у всех таск-трекеров менеджеры техподдержки работают оперативно. Узнайте об этом заранее, а лучше — протестируйте, за какое время на вопросы пользователей отвечают в понравившемся вам сервисе.
Также стоит оценить стоимость таск-трекера по сравнению с прибылью компании. Использование системы должно окупиться хотя бы в среднесрочной перспективе.
Знание основных принципов управления проектами принесет пользу вашему бизнесу и выведет качество услуг на новый уровень. Но не забудьте об инструментах, которые помогут вам превратить теорию project-менеджмента в практику.
Содержание:
- Об использовании систем управления проектами
- 10 важнейших функции систем управления проектами
- Какие есть сервисы управления проектами?
- Где используются системы управления проектами?
- Популярные типы управления проектами
- Классическое проектное управление
- Agile
- Scrum
- Lean
- Kanban
- Six Sigma
- Prince 2
- Лучшие системы управления проектами
- SmartService
- Trello
- Asana
- Jira
- Мегаплан
- Битрикс24
- Basecamp
- Яндекс.Трекер
- GanttPro
- Worksection
- MeisterTask
- Wrike
- Как выбрать сервис?
Об использовании систем управления проектами
Управление проектами подразумевает руководство всем и организацию всего, что понадобится для достижения цели. Однако зачастую большими планами трудно управлять, из-за большого объема. Поэтому были разработаны системы и методы управления проектами, которые облегчают организацию и реализацию плана.
Но многие проекты заметно отличаются друг от друга, а значит, использовать один универсальный метод для всего не получится. По этой причине были разработаны разные системы управления проектами. К тому же большинство крупных организаций переходят к проектной бизнес-модели.
Если вы желаете добиться эффективной работы команды, вам понадобится инструмент, позволяющий сотрудничать, планировать и делиться результатами работы. На рынке сейчас большой количество подобных эффективных инструментов. В этой статье рассмотрим самые основные и популярные системы, методы и инструменты управления проектами, которые гарантированно облегчат работу.
10 важнейших функции систем управления проектами
Система управления проектами обязательно должна обладать следующими функциями:
Электронный документооборот
Многомерный анализ и отчетность
B2B сервисы для сотрудничества с субподрядчиками
Расширеный контроль проектов на основе различных методологий
Регистрация и работа с заявками
Описание этапов и параметров задач проекта
Предоставление информации о ресурсах и затратах
Создание и внедрение собственных чек-листов
Создание автоматических, повторяющихся заявок по шаблону
Наличие ганта и занятости сотрудников
В списке перечислены основные функции, которыми должна обладать любая система подобного рода. Однако различные инструменты управления проектами могут обладать дополнительными функциями, которые могут быть даже уникальными.
Важно! Поэтому важно изучить как можно больше предложенных инструментов и систем, чтобы выбрать наиболее оптимальный для своей задачи.
Какие есть сервисы управления проектами?
В основном выделяют две категории инструментов: бесплатные и платные. В первом случае человек не будет платить за предоставленные услуги и методы, но в большинство таких инструментов сильно ограничен функционал. За платные программы придется заплатить некоторую сумму, но доступных функций будет заметно больше.
Конечно же, на рынке гораздо больше платных инструментов, нежели чем бесплатных. При этом доминирует именно арендный способ оплаты. То есть клиент платит определенную сумму раз в месяц или в год (в зависимости от условий обслуживания) и пользуется предоставленным функционалом программы.
Где используются системы управления проектами?
Системы управления проектами могут быть использованы на любом предприятии в случае если они отвечают специализированным требованиям для работы менеджеров проекта. Например, наша система СмартСервис может быть использована на предприятиях следующего типа
Строительство
Недвижимость
Логистика
Производство
Банки
IT-компания
Маркетинг
Другие типы компаний
Популярные типы управления проектами
Типы управления проектами – это разработанные методики, основы которых закладываются в инструменты. Всего можно выделить 7 популярных типов:
- классическое проектное управление;
- Agile;
- Scrum;
- Lean;
- Kanban;
- Six Sigma;
- Prince 2.
Для каждого отдельного проекта рекомендуется подбирать подходящий тип управления. Каждый из вышеперечисленных вариантов обладает своими особенностями и характеристиками. Поэтому рассмотрим каждый тип управления проектами более подробно.
Классическое проектное управление
Этот тип появился одним из самых первых, поэтому его используют наиболее часто. Иногда даже не подозревая об этом. Так, смысл классического проектного управления состоит в разбивке задач на подзадачи и выполнение в строгом порядке.
Важно! При этом такой тип наиболее подходит для проекта, где следующие этапы вытекают из предыдущих.
То есть в этом случае нельзя перейти к следующей задаче, не завершив текущую. Для этого в большинстве случаев выделяют 5 задач: инициация, планирование, разработка, реализация и тестирование, мониторинг – после чего идет завершение проекта. При этом каждый из 5 этапов делится на еще несколько подэтапов, чтобы легче было контролировать.
Agile
Если классическое управление не подходит для проекта, то стоит рассмотреть Agile. В этом случае необязательно ждать завершения одной задачи, чтобы начать делать другую. В этом случае используется более гибкий метод. Во время планирования проект делится на несколько подпроектов, каждый из которых реализуется параллельно друг другу. А после завершения собирается финальный продукт, после чего весь проект считается завершенным.
Scrum
Скрам относится к семейству Agile, но считается более структурированным и при этом достаточно гибким. То есть проект разбивается на несколько подпроектов, после чего определяется приоритетность. Наиболее важные задачи выполняются в первую очередь. После завершения первого блока подпроектов предприниматель уже может использовать продукт, пусть и частично работающей. Затем выполняются остальные задачи, которые дополняют продукт и дают ему возможность полноценно функционировать.
Lean
Этот тип управления проектами очень сильно похож на предыдущий, но является более усовершенствованным вариантом. В этом случае задачи не только выполняются в зависимости от приоритета, но и проходят определенные стадии. Например, можно взять из классического типа: инициация, планирование, разработка, реализация, мониторинг. Благодаря тому, что все подпроекты проходят контролирующие этапы, предприниматель может быть уверенным, что все будет реализовано качественно.
Kanban
Канбан является наименее строгим типом проектного управления, из-за чего он получил большую популярность у многих предпринимателей. Так, Kanban позволяет оставить задачу неоконченной на каком-либо этапе, если появилась более приоритетная задача (например, можно не отредактировать статью, если срочно необходимо пофиксить код сайта).
Важно! Такого не позволяет ни один другой метод управления проектами.
Six Sigma
Смысл этого проектного управления заключается в том, что постоянно повышается качество продукта, благодаря непрерывному процессу анализа и улучшения всех аспектов. Для этого выделяют несколько сигм: определение, измерение, исследование, разработка, контроль. И только после этого поставка продукта покупателю. Особенно важен предпоследний этап – контроль, так как он позволяет оценить слабые стороны и исправить их в следующих проектах.
Prince 2
Принц2 предлагает 7 процессов, в каждом из которых у всех членов команды есть своя значимая роль: начало проекта, инициация, руководство планом, контроль стадий, управление созданием продукта, управление границами стадии, завершение проекта. Главной особенностью этого типа проектного управления является то, что его можно использовать абсолютно для любого масштаба проекта: начиная от небольших и заканчивая государственными масштабными проектами.
Лучшие системы управления проектами
За все время было разработано огромное количество системных инструментов для управления проектами. Однако выделить можно только 12 лучших вариантов:
- SmartService;
- Trello;
- Asana;
- Jira;
- Мегаплан;
- Битрикс24;
- Basecamp;
- Яндекс.Трекер;
- GanttPro;
- Worksection;
- MeisterTask;
- Wrike
Каждый инструмент обладает своими особенностями и уникальными дополнительными функциями. Поэтому перед тем, как выбрать вариант, рекомендуется внимательно изучить все доступные инструменты. Вкратце рассмотрим все вышеперечисленные системы управления проектами в статье ниже.
SmartService
Адрес сервиса: mysmartservice.com
СмартСервис является одним из самых популярных инструментов для управления проектами. Технология этой компании основана на SeviceDesk и HelpDesk, но с определенными дополнениями. Так, этот инструмент помогает регистрировать входящие запросы от клиентов, передавать их в следующий отдел, контролировать выполнение поставленных задач, оптимизирует бизнес-процесс и так далее.
Важно! В результате затраты на проект снижаются вплоть до 50%.
Преимущества:
- большое количество функций;
- заметно снижает затраты на проекте;
- удобное мобильное приложение;
- есть русский язык;
- подходит для любых проектов;
- оперативная служба поддержки.
Недостатки:
- нет бесплатной подписки (есть пробный период)
Trello
Адрес сервиса: trello.com
Трелло – это удобный инструмент, который позволяет управлять любым проектом, который может быть абсолютно любой сложности. Эта программа представляет из себя доску с основными этапами, например, анализ, планирование, разработка и мониторинг. Под каждым этапом прописываются задачи, на каждую из которых ставится ответственный человек.
К дополнительным функциям можно отнести цветные метки, возможность установки сроков выполнения задачи. К тому же пользователи могут обмениваться файлами, комментариями или даже отправлять смайлики. Администраторы проекта могут добавлять описание к проекту, этапам, задачам, составлять команды и так далее.
Преимущества:
- есть бесплатный тариф;
- удобный и простой интерфейс;
- можно пользоваться с любого устройства;
- есть возможность ставить плагины, что расширяет функционал;
- можно составлять команды для реализации проекта.
Недостатки:
- плохо интегрируется с другими сервисами;
- нет русского языка (можно исправить установкой плагина);
- нет автоматического удаления выполненных задач – приходится тратить время и делать это вручную.
Asana
Адрес сервиса: asana.com
Асана направлена на командную работу над проектом, однако этот инструмент можно использовать и для персонального распределения задач. Предприниматель может детализировать необходимые вопросы, то есть отнести к одной из категорий: задачи, проекты, разделы, вложения, дедлайны и так далее. Каждый из этих вопросов можно настроить, согласно уже запланированному проекту.
Глава проекта может пригласить сотрудников в это приложение. Для этого достаточно указать электронную почту приглашаемого человека. Преимуществом является то, что можно настраивать уровень доступа, что позволит скрыть от ненужных глаз конфиденциальную информацию. Отдельно стоит отметить визуализацию задач в календаре, где они расписываются по дням, согласно назначенным дедлайнам. Это позволяет визуально оценить приоритетность задач.
Нельзя не отметить удобное приложение для андроид и айОС, которое занимает минимальное количество памяти. Через смартфон можно пользоваться теми же функциями Asana, что и на десктопной версии. Хотя стоит отметить: использовать функционал инструмента через сайт все же гораздо удобнее. Последнее, о чем хотелось бы рассказать, это функция обсуждения задач. То есть участники могут общаться в специальном рабочем чате, который в любой момент можно отключить.
Преимущества:
- удобный интерфейс;
- бесплатная версия с большим количеством функций;
- есть календарь задач;
- есть мобильные приложения на iOS и Android;
- легко интегрируется с другими платформами;
- можно подключить диаграммы Ганта;
- гибкость – подойдет для любого проекта.
Недостатки:
- нет русского языка;
- расширенная версия дорого стоит;
- нет офлайн версии.
Jira
Адрес сервиса: atlassian.com
Это рабочая доска, которую предприниматель может настраивать под свои нужды, используя самые разные инструменты. Этот инструмент поддерживает kanban и scrum. А если необходимо управлять проектом по собственным принципам и правилам, то программа позволит интегрировать собственную систему проектного руководства.
Стоит отметить, что бесплатной версии этого инструмента нет. Однако пользователю доступен бесплатный пробный период, после чего необходимо выбирать одну из предложенных подписок. Доступными функциями является предоставление отчетности о ходе реализации плана и задач, назначение дедлайнов и ответственных.
Дополнительным преимуществом является возможность интегрировать Jira в Битрикс24. По совокупности доступного функционала и преимуществ, этот инструмент рекомендуется использовать разработчикам программного обеспечения. Так как он позволит выпускать качественные программы и приложения в максимально сжатые сроки.
Преимущества:
- мощное программное обеспечение инструмента;
- большое количество фильтров;
- можно настраивать доступ лиц к определенным данным;
- отзывчивая служба поддержки Jira;
- удобный и многофункциональный контроль за проектом.
Недостатки:
- нет бесплатной версии;
- трудно разобраться во всем многообразии функционала;
- цена кажется завышенной, так как большинство доступных функций использовать во многих проектах не придется.
«Мегаплан»
Адрес сервиса: megaplan.ru
Сразу стоит отметить: этот инструмент имеет одно существенное ограничение – над проектом должно работать менее 500 человек. Так как больше указанного количества зарегистрировать в работе над задачами не получится. При этом слишком маленьким командам с небольшими проектами не рекомендуется пользоваться «Мегапланам». Так как тариф недешевый, а большинство доступных функций рассчитано на средние и крупные проекты.
Одним из главных преимуществ является наличие обучающей системы на русском языке. То есть пользователя сначала «возьмут за руку» и поводят по всей системе, рассказывая вкратце обо всех доступных функциях (а их тут немаленькое количество).
Важно! После такой обучалки, каждый пользователь «Мегаплана» поймет широту доступных функций и научится их применять в тех или иных ситуациях.
В приложении сразу же можно создавать отчеты и оплачивать счета (например, переводить заработную плату за задачу сотруднику). Последней особенностью является отличная структура рабочего пространства. Несмотря на обилие функций, пользователь быстро разберется, где что находится, благодаря удобному и качественному интерфейсу. Однако не стоит забывать про сравнительно высокую стоимость тарифа.
Преимущества:
- наличие русского языка;
- обучающая система и постоянные подсказки, которые не раздражают;
- большое количество доступных функций;
- удобный интерфейс;
- есть возможность оплачивать счета и ввести переписку с клиентами через этот инструмент;
- большое количество отчетов – есть из чего выбрать и провести аналаз;
- большое количество тарифов (правильно выбранный тариф позволит не переплачивать за неиспользуемый функционал.
Недостатки:
- высокая стоимость тарифов;
- ограничение по количеству человек;
- нет бесплатной версии (только бесплатный пробный период);
- не подойдет для маленьких организаций.
Битрикс24
Адрес сервиса: bitrix24.ru
Битрикс24 является одним из самых популярных инструментов в этой области. В первую очередь это произошло благодаря большому функционалу: это и корпоративная социальная сеть, и планировщик, и кабинет для видеоконференций, и управляющий персоналом, и телефония, и менеджер по продажам, и CRM.
Так, пользователи Битрикс24 могут принимать заявки с любых каналов, распределять задачи между сотрудниками, настраивать воронки продаж, работать с клиентами. В общем, функционал у этого инструмента один из самых больших. Дополнительным преимуществом является возможность настроить интерфейс под себя, чтобы не запутаться во всем этом многообразии.
Преимущества:
- огромный функционал;
- есть пошаговые инструкции по работе с доступными функциями и обучающие ролики;
- настраиваемый интерфейс;
- интегрируется практически с любыми платформами;
- есть внутренняя социальная сеть для сотрудников (сильно повышает командный дух и сплоченность);
- подходит для любого бизнеса;
- отличная визуализация, в том числе в виде графиков, диаграмм и так далее;
- есть бесплатный тариф.
Недостатки:
- иногда кажется, что слишком много всего, особенно когда приходится во всем этом разбираться;
- интеграция с некоторыми платформами доступна только на платных тарифах;
- телефония только платная.
Basecamp
Адрес сервиса: basecamp.com
Это еще один инструмент для управления проектом, который позволяет составлять расписания, раздавать задачи, ставить приоритеты, вести отчетность, настраивать доступ лиц к той или иной информации, добавлять файлы к задачам. Сотрудники в свою очередь могут комментировать и задавать вопросы по проекту (эту функцию можно легко отключить нажатием одной кнопки).
Однако эта система может интегрироваться лишь с ограниченным количеством ресурсов. Есть бесплатная версия, пробный период и подписка на платные функции. При этом стоимость сравнительно небольшая за достаточное количество дополнительных инструментов. В любом случае Basecamp не обладает рядом функций: оценка затрат, шаблоны для быстрого составления задач, личная переписка, учет времени на задачу и так далее.
Преимущества:
- простая, но эффективная, система проектного управления;
- есть мобильное приложение;
- достаточное количество функций для стандартных задач;
- выгодные цены на платные тарифы.
Недостатки:
- иногда может медленно работать;
- нет русского языка;
- иногда временно пропадает доступ к облаку, где хранятся необходимые файлы.
Яндекс.Трекер
Адрес сервиса: cloud.yandex.ru
Яндекс.Трекер – это многофункциональный инструмент, который полностью доступен на русском языке. Так, кроме стандартных задач, пользователи могут подготовить материалы для маркетинговых ходов, подготавливать и согласовывать документы, регулировать инфраструктуру организации и многое другое. Одной из главных особенностей является формирование пространства для всех, то есть все члены команды общаются в одном канале.
Преимущества:
- есть гибкие настройки прав доступа;
- русификация;
- легко перенести данные с другого инструмента управления проектами на Яндекс.Трекер;
- есть удобное мобильное приложение;
- большое количество шаблонов для быстрого создания задач;
- данные хранятся в облаке сразу на нескольких серверах.
Недостатки:
- нет бесплатной версии;
- «сырое» мобильное приложение;
- небольшим компаниям цена может показаться завышенной.
GanttPro
Адрес сервиса: ganttpro.com
Этот инструмент представляет собой диаграмму Ганта, которая уже давно стала популярной в методах управления проектами. Пользователь создает ряд задач и назначает дедлайны. В результате система автоматически создает понятный график, который легко читается. Дополнительными функциями является управление ресурсами, командной работой, контроля потраченного времени и так далее.
Преимущества:
- простой и красивый дизайн;
- не требует долгого изучения интерфейса, все становится понятно сразу;
- есть русский язык;
- есть портфель проектов;
- хорошее соотношение цены и качества.
Недостатки:
- нет бесплатной версии (есть пробный период);
- если задачи повторяются, то их придется каждый раз делать заново.
Worksection
Адрес сервиса: worksection.com
Этот инструмент предлагает бесплатный тариф, пробный период и платную подписку. Хотя даже в бесплатной версии есть огромное количество функций: полноценная воронка продаж, тайм-менеджмент, отчеты, интеграция с почтой, большое количество шаблонов, диаграмма Ганта и так далее. В общем, есть все доступные возможности, которые могут понадобится в управлении проекта или для настройки воронки продаж (только телефонии нет).
Преимущества:
- большое количество функций;
- бесплатная подписка;
- простой и понятный интерфейс;
- отзывчивая и оперативная служба поддержки.
Недостатки:
- есть ряд недоработок в функционале;
- медленная скорость;
- разница между платной и бесплатной подпиской небольшая, а вот цена высокая.
MeisterTask
Адрес сервиса: meistertask.com
На первый взгляд может показаться, что этот инструмент имеет слишком маленький набор функций: отчеты, приоритеты, управление временем, оценка состояния задач и добавление вложений. Однако MeisterTask отлично проявляет себя в интеграции с другими платформами, например, Dropbox, GitHub, Zendesk и Google Drive. В общем, простой и удобный инструмент для маленьких и средних проектов.
Преимущества:
- простая и быстрая интеграция с другими платформами;
- есть все основные функции;
- есть бесплатный тариф;
- доступно мобильное приложение;
- можно комментировать задачи, в том числе подчиненным;
- на телефон приходят уведомления в случае каких-либо изменений.
Недостатки:
- нет русского языка;
- нет ряда важных функций;
- нет резервного копирования данных.
Wrike
Адрес сервиса: wrike.com
На сайте этого инструмента сказано, что он подходит для команд любых размеров. Но проанализировав доступные возможности, становится понятно, что Врайк ориентирован на большие команды. Есть диаграмма Ганта, возможность распределять и перераспределять задачи, обновлять статусы подпроектов и другие возможности для эффективного проектного управления. Отличительной чертой являются доступные теги для изображений и видео.
Преимущества:
- есть мобильные приложение;
- качественная русификация;
- интерактивные отчеты;
- теги для видео и изображений;
- большое количество синхронизаций.
Недостатки:
- сравнительно высокая стоимость;
- нет бесплатного тарифа (есть пробный период);
- необходимо долго знакомиться с доступным функционалом;
- не совсем удобный интерфейс.
Как выбрать сервис?
Как видно из статьи, существует огромное количество инструментов, систем и методов управления проектами. Из-за этого возникает вопрос: как выбрать сервис. Выбирать программу или сайт для управления своим проектом следует исходя из своих задач, количества человек в команде, бюджета и целей, которые необходимо достигнуть.
Ведь нет единого правильного инструмента или системы для управления проектами. Для каждой отдельной компании и отдельных задач метод или инструмент может быть свой. Поэтому следует выбирать программу под конкретный проект, учитывая все нюансы. К тому же важен не только инструмент, но и организация самих процессов в работе с системой проектного управления.
Что такое управление проектами
Содержание
Конкуренция на рынке постоянно растет: чтобы компания могла привлекать и удерживать клиентов, нужно подстраиваться под растущие требования аудитории, оперативно выполнять задачи и решать проблемы. Один из способов эффективно организовать работу внутри компании – проектный менеджмент. В статье расскажем, что такое управление проектами и как система помогает улучшить показатели бизнеса.
Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch
Узнать подробнее
Что такое проект и его управление
Проект – комплекс мероприятий, ограниченных по времени, с общей целью: создание нового продукта или услуги, достижение определенных результатов.
Управление проектами – это способ организовать работу таким образом, чтобы выполнить все требования к проекту. Например, закрыть задачи, выдержать сроки и уложиться в бюджет. Чтобы достичь успехов, менеджеру понадобятся технические знания по проекту, качества управленца, умение решать проблемы и организовать работу в коллективе.
Чем отличается проектное управление от традиционного менеджмента
Рассмотрим отличия разных систем управления наглядно.
| Традиционный менеджмент: | Управление проектами: |
| ориентирован на ход событий | ориентировано на достижение цели |
| важен процесс работы | важен результат |
| нет дедлайнов | работа связана с соблюдением сроков |
| распределяются позиции | распределяются ресурсы |
| монотонная регулярная работа | разнообразные задачи |
| постоянный персонал, занимающий определенные позиции | проектные команды разных специалистов |
Зачем нужно управление проектами
Проектный менеджмент – это инструмент для достижения стратегических целей. Этот способ управления помогает выявить задачи, важные для развития компании, распределить и направить силы на их достижение.
Управление проектами делит рабочий процесс на части и контролирует бюджет, дедлайны и прогресс на каждом этапе. После завершения работ можно оценить результаты по каждому процессу отдельно и в ракурсе конкретного проекта.
Управление некоторыми рутинными процессами отнимает много времени и приносит неочевидные результаты, поэтому проще их автоматизировать. Например, чтобы понять, что интересует клиентов и улучшать скрипты продаж, приходилось вручную собирать и систематизировать информацию о звонках. Это долго, дорого и, в силу человеческого фактора, неточно.
Теперь эти задачи можно решить с помощью сервиса Предикт от Calltouch. Система позволяет проанализировать разговор без участия менеджера, промаркировать и упорядочить обращения, чтобы найти сильные и слабые стороны скрипта и определить эффективность рекламных кампаний.
Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict
- Автотегирование звонков
- Текстовая расшифровка записей разговоров
Узнать подробнее
Стандарты управления проектами
Это рекомендации и советы, на которые нужно ориентироваться при организации работы. Какие стандарты бывают:
- Общественные. Разрабатывают и применяют в обществах специалистов.
- Корпоративные. Разрабатывают и используют в рамках одной компании.
- Частные. Создают специально для определенных проектов.
Есть международные стандарты управления проектами – правила организации работы в разных странах. Один из самых известных стандартов – PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge). Это руководство по управлению проектами, где есть вся терминология и базовые принципы. Его применяют в более 160 странах мира.
Роли в проекте
Роль в проекте – это набор функций и полномочий для разделения обязанностей между членами команды. Стандарт PMBOK выделяет следующие роли:
- Заказчик. Утверждает требования и проверяет результаты, может изменить приоритеты.
- Спонсор. Согласовывает цели, бюджет и сроки работы, выделяет нужные ресурсы.
- Руководитель проекта. Распределяет обязанности в команде, контролирует соблюдение требований.
Важный вопрос – организация работы внутри коллектива исполнителей. Чтобы создать эффективную команду, руководитель учитывает навыки, опыт, личные качества сотрудников и распределяет роли внутри команды. Какие виды ролей бывают:
- Председатель – задает команде направление, следит за рациональным использованием ресурсов.
- Исполнитель – дисциплинированный сотрудник, выполняющий регулярные и рутинные задачи.
- Генератор идей – придумывает новое и умеет решать нестандартные проблемы.
- Оценщик – проводит анализ разработанной концепции, идей и предложений так, чтобы команда могла принимать сбалансированные решения.
- Формирователь – подталкивает команду к действиям, помогает направлять внимание и задавать рамки группового обсуждения в соответствии с результатами совместной деятельности.
- Коллективист поддерживает силу духа участников проекта, оказывая помощь в сложных ситуациях, хороший наставник для новичков.
Состав идеальной команды зависит от специфики и целей проекта: можно привлекать дополнительных специалистов или наоборот, исключать лишних.
Кто такой руководитель проекта
Руководитель проекта или проект-менеджер – это человек, который несет ответственность за достижение поставленных целей. Он полностью отвечает за построение рабочего процесса: составляет план, формирует команду и распределяет обязанности, контролирует ресурсы и бюджет, а также корректирует ход работы и следит за соблюдением сроков.
Требования к проект-менеджеру
Какие компетенции понадобятся руководителю проектов в работе:
- Знания в области управления проектами, включая стратегическое мышление, умение прогнозировать и планировать.
- Опыт. Чем больше у проект-менеджера кейсов, тем лучше он понимает как распоряжаться бюджетом, решать разные проблемы, взаимодействовать с командой.
- Техническая подготовленность. Эффективный проект-менеджер – это не просто управленец, а компетентный специалист. Он может грамотно настроить все процессы, потому что разбирается в специфике проекта: IT-сфере, строительстве, архитектуре или других областях.
- Умение работать с людьми. Способность сформировать и отладить работу внутри команды – половина успеха проекта.
- Личностные качества: ответственность, коммуникабельность, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, многозадачность и оптимизм.
Преимущества проектного метода управления и его недостатки
Плюсы проектного управления:
- возможность выставить приоритеты и определить цели;
- контроль всех стадий работы;
- разработка критериев для оценки эффективности;
- быстрое обнаружение рисков и их предотвращение;
- оптимизация ресурсов и бюджета;
- прозрачная система мотивации персонала;
- быстрое принятие решений без лишней бюрократии.
Минусы формата:
- Недостаток ресурсов. Часто у маленьких компаний не хватает средств на перераспределение бюджетов и других ресурсов между несколькими проектами.
- Высокие требования к квалификации руководителя. На рынке недостаточно проект-менеджеров с нужными навыками и опытом.
- Сложности перехода. Изменить традиционную систему управления на проектную сложно и занимает много времени.
Основные этапы управления проектом
Управление проектом – это комплекс действий. Количество и сложность задач, их последовательность зависят от вида проекта: например, строительство дома сильно отличается от работы над разработкой мобильного приложения. Но все проекты, вне зависимости от специфики, проходят примерно одинаковые этапы развития. Их называют жизненным циклом. Рассмотрим основные этапы управления проектом.
Инициирование проекта
На этой стадии определяют суть и цели проекта, выбирают руководителя, рассчитывают предварительный бюджет и ресурсы. Инициация – первичное содержание проекта, которое уточняют и дополняют в процессе. Чем крупнее проект, тем тщательнее прорабатывается этот этап.
Планирование проекта
Теперь нужно определить, как именно будет выполняться проект:
- утвердить окончательное содержание проекта, его цели и задачи;
- определить перечень работ;
- расставить приоритеты;
- продумать критерии оценки работы;
- распределить бюджеты;
- установить сроки;
- сформировать команду и раздать обязанности;
- продумать систему контроля.
Планирование – это не только создание плана на старте, но и способность подготовиться к будущим проблемам, правкам и изменениям требований.
Исполнение проекта
Следующий шаг – запуск операций по плану. Здесь важно качественно выстроить работу внутри коллектива: всех познакомить, четко объяснить функции и задачи, продумать мотивацию для сотрудников.
Мониторинг и контроль проекта
Нужно контролировать каждый этап работы, а не только итоговые результаты. Аналитика позволяет выявить ошибки и проблемные места, быстро их исправлять и повышать эффективность.
Контролировать работу легче с помощью автоматизированных систем: CRM и других сервисов. Например, сквозная аналитика от Calltouch поможет проанализировать эффективность интернет-рекламы. Система объединяет данные со всех площадок в одном окне. С помощью наглядных отчетов можно сделать выводы об эффективности, оптимизировать затраты и выстроить полноценную воронку продаж.
Сквозная аналитика Calltouch
- Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
- Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции
Узнать подробнее
Закрытие проекта
На этом этапе оформляют документы и передают результаты заказчику, либо инициируют фазу нового проекта. Важно получить обратную связь от заказчика: это поможет глобально оценить итоги работы и сделать выводы, чтобы не допускать ошибок в будущем.
Подходы к управлению жизненным циклом проекта
Жизненным циклом можно управлять: от этого зависит результативность проекта. По подходам к управлению жизненные циклы делят на:
- Предиктивные. Для него характерны четкое планирование задач, бюджетов и сроков на самом раннем этапе. В такой алгоритм трудно внести изменения, потому что тогда придется менять всю взаимосвязанную систему планирования. Подходит для проектов с четким пониманием продукта.
- Итеративно-инкрементные. Итеративность заключаются в том, что команда повторяет операции проекта столько раз, сколько требуется для достижения результата. А инкрементность заключается в постепенном наращивании функционала операций, пока не будут удовлетворены требования заказчика.
- Гибкий. Этот подход применяется в областях, где нужно быстро реагировать на изменения требований. Он включает элементы итеративности и инкрементности.
Какую выбрать методологию
Для реализации задач проектного менеджмента используют различные методы. Методология, в отличие от стандартов – это не просто набор терминов и рекомендаций, а конкретный план действий, задающий направление. К числу основных методов можно отнести следующие варианты.
Waterfall
Эту модель еще называют каскадной или водопадной. Главный принцип метода – последовательное и четкое соблюдение всех этапов по заранее продуманному плану. Например, этапы разработки IT-продукта по методологии Waterfall:
- аналитика;
- проектирование;
- разработка;
- тестирование;
- эксплуатация и поддержка.
В рамках подхода влияние непредвиденных факторов сводится к минимуму: каждый шаг предварительно продумывают и фиксируют. Подходит для проектов, где все требования заранее известны, без необходимости вносить изменения и риска ошибиться.
Agile
В отличие от Waterfall, Agile – целый набор гибких методик. Его главная ценность – это качество продукта, поэтому agile-команды постоянно поддерживают контакт с заказчиком и готовы к любым изменениям и доработкам. Обычно методология используется в IT-сфере при работе небольших групп сотрудников, занятых творческой работой.
Scrum
Scrum – это часть методологии Agile. Здесь тоже в приоритете результат и удовлетворение запросов заказчика, поэтому его максимально вовлекают в процесс. Работа состоит из коротких периодов – спринтов. В рамках спринта создается часть продукта, которую тестируют демонстрируют клиенту. По обратной связи от клиента команда улучшает эффективность.
Kanban
«Kanban» переводится как «доска объявлений». Это тоже часть Agile-философии, включающая ее базовые принципы. Методологию используют для равномерного распределения обязанностей между сотрудниками, чтобы не перегрузить команду.
Система построена на визуализации задач: можно отмечать задачи на обычной доске или использовать онлайн-сервисы, например, Trello. Весь процесс делится на этапы. На доске это выглядит как столбцы: «сделано», «в работе» и «готово», куда добавляют задачи. Любой член команды может следить за ходом дел, найти ответственного за конкретную задачу, и скорректировать ход работы.
Инструменты для управления проектами
Чтобы руководителю было проще выстраивать и контролировать процессы, разработчики создают специальные сервисы и ПО, которые автоматизируют часть работы. Самые популярные:
- Битрикс24 – российский сервис для управления бизнесом: поддерживает работу с Kanban, диаграммой Ганта, обеспечивает продвинутую фильтрацию в задачах.
- Jira – это система отслеживания ошибок в программном коде. При этом множество компаний использует ее инструментарий для управления проектами. Подходит для работы по Scrum и Kanban.
- Asana – это приложение для управления командными проектами. Есть система удобных тегов, можно анализировать эффективность и управлять несколькими проектами в рамках одной команды.
Заключение
Проектный менеджмент – это один из самых прогрессивных методов управления в компании. Его применяют для решения задач в любой сфере: бизнесе, общественной деятельности или госуправлении. Проектный подход позволяет заранее обозначить важные цели и максимально эффективно использовать бюджет и другие ресурсы. Однако сама по себе система не решит проблем. Чтобы выстроить управление в соответствии со спецификой и задачами конкретного бизнеса нужен грамотный менеджер.
Предложения от наших партнеров
В одной из прошлых публикаций мы рассказали, как создать корпоративную систему управления проектами, выяснили зачем бизнесу проекты и как обеспечить их выполнение. В этой статье рассмотрим, из каких компонентов состоит система проектного управления, разберем зачем нужны контрольные точки, какие ценности и выгоды приносит применение этого метода компании.
Чтобы корпоративная системы управления проектами заработала без сбоев, нужно создать в компании 5 элементов.
Протестируйте возможности комплексной системы управления проектами
Основные элементы КСУП. В первую очередь — это люди. Сотрудники должны быть подобраны исходя из ролевой модели в системе проектного менеджмента. Очень важно, чтобы персонал был обучен и обладал нужным уровнем компетенций. Основные правила и процессы должны быть описаны и задокументированы. Мотивацию участников проектов рекомендуем завязать на результат и следование правилам. И последний элемент КСУП — информационная система управления проектами (ИСУП) как инструмент поддержки методологии и процессов.
ИСУП, в свою очередь, включает в себя:
- Стандарты реализации проектов
- Органы мониторинга и контроля
- Систему поддержания компетенций сотрудников
Поговорим подробнее о каждом из них.
Как это работает: определяем, что такое проект, какие у него уровни сложности, шаблонизируем все процессы, прописываем основные моменты и правила приемки. Отдельно описываем процессы управления проблемами и как вносятся изменения. На этапе завершения важно задокументировать, как состоится передача результатов, какое влияние проект оказал на бизнес-результаты компании. На основе накопленного опыта улучшаем все стадии: запуск, реализацию, завершение.
Второй элемент отвечает за то, как должно контролироваться выполнение нашего проекта. В реальности без контроля сотрудники зачастую не соблюдают правила. Здесь описываем процессы регулярного менеджмента, мониторинга, достижения целей и мотивации. Задаем функции Проектного офиса или отдельного сотрудника, который выполняет задачи по поддержанию системы управления проектами в работоспособном состоянии.
Вместе с внедрением ИСУП мы даем компании стандарты управления. Не менее важно провести обучение сотрудников для погружения в единое информационное поле. Это должна быть не разовая активность, а постоянная история с проверкой знаний.
Еще одна важная составляющая системы проектного управления — объекты управления. Объектами считаются как портфели проектов, так и задачи. Все это может входить в контур системы управления проектами, который выстраивается в компании.
Какие различия между объектами управления? Проекты нужны для конкретного результата. Программа — совокупность проектов, которая дает бизнес-выгоду компании. Портфель же состоит из программ и проектов, управляет бизнесом и служит для достижения стратегических целей компании.
С точки зрения подходов к управлению проектами, стоит обратить внимание на разницу между ними. В проекте есть определенный жизненный цикл: сбор идей, разработка, реализация, завершение. Основные участники — это руководители проектов и команды.
На верхнем уровне при формировании портфеля проектов у топ-менеджеров и заказчиков другие задачи: они решают, что входит в портфель и отслеживают, что в нем происходит. Особое внимание на этом уровне рекомендуем уделять мониторингу и вопросу корректировки портфеля. Иногда эффективнее закрыть проект, нежели продолжать его выполнение и нести убытки.
Хотите создать платформу для управления портфелями, программами или отдельными проектами? Оставьте заявку на презентацию системы
Как договариваться о результатах?
В нашей методологии мы используем систему контрольных точек, потому что это простой и понятный инструмент, с помощью которого можно эффективно выстроить систему мониторинга проектов.
Контрольные точки (КТ) — значимые моменты проекта и зафиксированные сроки их достижения. На уровне высшего менеджмента они нужны, чтобы мониторить результаты. С точки зрения участников, у контрольной точки есть три стороны.
При внедрении ИСУП мы с клиентами прописываем людей, которые будут отвечать за разные стадии контроля. Это необязательно конкретный человек, достаточно указать должность.
Контрольная точка формулируется в терминах результатов: срок, требование к приемке, кто принимает. Плюсы этого метода в том, что исполнитель понимает, чего от него хотят и может действовать автономно. По КТ можно выстроить мотивацию сотрудников. Для контроля можно мониторить статусы не по сотне задач, а по 3-5 КТ, заранее предупреждая риски.
КТ могут быть разделены на разные уровни:
- основные — для топ-менеджеров
- второго уровня — более детальные, описывают промежуточные итоги для кураторов
- третьего уровня и далее вниз с расширением фокуса и увеличением зоны контроля. Отчетность и эскалация проблем тоже работают в зависимости от уровня к уровню.
Как построить эффективную систему управления проектами, применяя метод КТ?
На практике есть несколько этапов запуска системы управления проектами.
При запуске проектов Проектный офис с командной проверяет корректность ключевых результатов, формирует четкие требования, согласовывает план и фиксирует все договоренности.
При выполнении работ команда проекта формулирует и декомпозирует задачи, мониторит их состояние. Их задача — достичь контрольной точки. Проектный офис регулярно собирает статусы. Если выявляются проблемы, то их стараются локализовать.
Проектный комитет (совещательный орган из топ-менеджеров и руководителей проектов) принимает решения на основе объективной картины. Проектный офис корректирует планы на основании решений Проектного комитета. Часто Проектный комитет не решает проблемы, а просто мониторит статусы проектов. Но благодаря системе к совещаниям статусы уже готовы и можно продуктивно принимать решения.
Взаимодействие по КТ приносит выгоды всем участникам проектной деятельности.
При внедрении системы КТ у высшего руководства появляется полная картина по всему портфелю проектов в целом и отдельным проектам, в частности. Команда проекта четко понимает свои промежуточные результаты, может предвидеть потенциальные проблемы, своевременно принимать решения — самостоятельно или с привлечением административного ресурса. Проектный офис делает так, чтобы информация о проекте выглядела одинаково для всех участников.
Важная часть — завершение проекта: все материалы и результаты важно переместить в хранилище, чтобы были подведены итоги, было понимание, свободны ли участники для других проектов и самое главное — сделать выводы и скорректировать правила.
Таким образом, метод КТ – основа технологии управления проектами, которая помогает договариваться и фиксировать план, составляет основу мониторинга, формирует мотивацию и гарантирует результат в нужные сроки.
В одной из прошлых публикаций мы рассказали, как создать корпоративную систему управления проектами, выяснили зачем бизнесу проекты и как обеспечить их выполнение. В этой статье рассмотрим, из каких компонентов состоит система проектного управления, разберем зачем нужны контрольные точки, какие ценности и выгоды приносит применение этого метода компании.
Чтобы корпоративная системы управления проектами заработала без сбоев, нужно создать в компании 5 элементов.
Протестируйте возможности комплексной системы управления проектами
Основные элементы КСУП. В первую очередь — это люди. Сотрудники должны быть подобраны исходя из ролевой модели в системе проектного менеджмента. Очень важно, чтобы персонал был обучен и обладал нужным уровнем компетенций. Основные правила и процессы должны быть описаны и задокументированы. Мотивацию участников проектов рекомендуем завязать на результат и следование правилам. И последний элемент КСУП — информационная система управления проектами (ИСУП) как инструмент поддержки методологии и процессов.
ИСУП, в свою очередь, включает в себя:
- Стандарты реализации проектов
- Органы мониторинга и контроля
- Систему поддержания компетенций сотрудников
Поговорим подробнее о каждом из них.
Как это работает: определяем, что такое проект, какие у него уровни сложности, шаблонизируем все процессы, прописываем основные моменты и правила приемки. Отдельно описываем процессы управления проблемами и как вносятся изменения. На этапе завершения важно задокументировать, как состоится передача результатов, какое влияние проект оказал на бизнес-результаты компании. На основе накопленного опыта улучшаем все стадии: запуск, реализацию, завершение.
Второй элемент отвечает за то, как должно контролироваться выполнение нашего проекта. В реальности без контроля сотрудники зачастую не соблюдают правила. Здесь описываем процессы регулярного менеджмента, мониторинга, достижения целей и мотивации. Задаем функции Проектного офиса или отдельного сотрудника, который выполняет задачи по поддержанию системы управления проектами в работоспособном состоянии.
Вместе с внедрением ИСУП мы даем компании стандарты управления. Не менее важно провести обучение сотрудников для погружения в единое информационное поле. Это должна быть не разовая активность, а постоянная история с проверкой знаний.
Еще одна важная составляющая системы проектного управления — объекты управления. Объектами считаются как портфели проектов, так и задачи. Все это может входить в контур системы управления проектами, который выстраивается в компании.
Какие различия между объектами управления? Проекты нужны для конкретного результата. Программа — совокупность проектов, которая дает бизнес-выгоду компании. Портфель же состоит из программ и проектов, управляет бизнесом и служит для достижения стратегических целей компании.
С точки зрения подходов к управлению проектами, стоит обратить внимание на разницу между ними. В проекте есть определенный жизненный цикл: сбор идей, разработка, реализация, завершение. Основные участники — это руководители проектов и команды.
На верхнем уровне при формировании портфеля проектов у топ-менеджеров и заказчиков другие задачи: они решают, что входит в портфель и отслеживают, что в нем происходит. Особое внимание на этом уровне рекомендуем уделять мониторингу и вопросу корректировки портфеля. Иногда эффективнее закрыть проект, нежели продолжать его выполнение и нести убытки.
Хотите создать платформу для управления портфелями, программами или отдельными проектами? Оставьте заявку на презентацию системы
Как договариваться о результатах?
В нашей методологии мы используем систему контрольных точек, потому что это простой и понятный инструмент, с помощью которого можно эффективно выстроить систему мониторинга проектов.
Контрольные точки (КТ) — значимые моменты проекта и зафиксированные сроки их достижения. На уровне высшего менеджмента они нужны, чтобы мониторить результаты. С точки зрения участников, у контрольной точки есть три стороны.
При внедрении ИСУП мы с клиентами прописываем людей, которые будут отвечать за разные стадии контроля. Это необязательно конкретный человек, достаточно указать должность.
Контрольная точка формулируется в терминах результатов: срок, требование к приемке, кто принимает. Плюсы этого метода в том, что исполнитель понимает, чего от него хотят и может действовать автономно. По КТ можно выстроить мотивацию сотрудников. Для контроля можно мониторить статусы не по сотне задач, а по 3-5 КТ, заранее предупреждая риски.
КТ могут быть разделены на разные уровни:
- основные — для топ-менеджеров
- второго уровня — более детальные, описывают промежуточные итоги для кураторов
- третьего уровня и далее вниз с расширением фокуса и увеличением зоны контроля. Отчетность и эскалация проблем тоже работают в зависимости от уровня к уровню.
Как построить эффективную систему управления проектами, применяя метод КТ?
На практике есть несколько этапов запуска системы управления проектами.
При запуске проектов Проектный офис с командной проверяет корректность ключевых результатов, формирует четкие требования, согласовывает план и фиксирует все договоренности.
При выполнении работ команда проекта формулирует и декомпозирует задачи, мониторит их состояние. Их задача — достичь контрольной точки. Проектный офис регулярно собирает статусы. Если выявляются проблемы, то их стараются локализовать.
Проектный комитет (совещательный орган из топ-менеджеров и руководителей проектов) принимает решения на основе объективной картины. Проектный офис корректирует планы на основании решений Проектного комитета. Часто Проектный комитет не решает проблемы, а просто мониторит статусы проектов. Но благодаря системе к совещаниям статусы уже готовы и можно продуктивно принимать решения.
Взаимодействие по КТ приносит выгоды всем участникам проектной деятельности.
При внедрении системы КТ у высшего руководства появляется полная картина по всему портфелю проектов в целом и отдельным проектам, в частности. Команда проекта четко понимает свои промежуточные результаты, может предвидеть потенциальные проблемы, своевременно принимать решения — самостоятельно или с привлечением административного ресурса. Проектный офис делает так, чтобы информация о проекте выглядела одинаково для всех участников.
Важная часть — завершение проекта: все материалы и результаты важно переместить в хранилище, чтобы были подведены итоги, было понимание, свободны ли участники для других проектов и самое главное — сделать выводы и скорректировать правила.
Таким образом, метод КТ – основа технологии управления проектами, которая помогает договариваться и фиксировать план, составляет основу мониторинга, формирует мотивацию и гарантирует результат в нужные сроки.