Хранение кадровых документов может быть организовано по-разному, но обязанность по такому хранению одинакова для всех, поскольку прямо предусмотрена Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2017; далее — Федеральный закон № 125-ФЗ), в п. 1 ст. 17 которого указано, что организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.
Архивное хранение подразумевает:
• строгий порядок в хранимых документах;
• грамотный учет, значительно облегчающий использование документов.
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ПО АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ
Документы, которые следует использовать при формировании архива:
• Федеральный закон № 125-ФЗ;
• Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила);
• Методические рекомендации по упорядочению управленческих документов постоянного хранения и по личному составу (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протоколом от 13.04.2006 № 2);
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее — Правила 2015), которые содержат формы:
– номенклатуры дел (приложение № 26);
– описи дел по личному составу;
– акта об уничтожении документов и т. п.
Пункт 4.12 Правил 2015 устанавливает необходимость составления описей дел по личному составу;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее — Перечень 2010), который устанавливает сроки хранения документов по личному составу.
СОЗДАНИЕ АРХИВА ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Для наглядности мы привели в таблице 1 перечень основных мероприятий, которые нужно провести в конце текущего года и начале следующего календарного года работнику отдела кадров для создания архива документов по личному составу.
Рассмотрим каждый шаг более подробно.
ШАГ 1. СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ
Составление номенклатуры дел предусмотрено Основными правилами.
Кто составляет
При передаче документов в госархив номенклатуру дел обязаны составлять организации (п. 2 ст. 20 Федерального закона № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил):
• государственные и муниципальные;
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.
Примечание. У остальных юридических лиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но необходимо иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в государственный архив (п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.
Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ), то есть формировать собственные архивы. Создать такой архив, конечно, удобнее сразу по Основным правилам.
Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юридическому лицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.
Кто утверждает
Номенклатура дел — документ, который требует утверждения. На уровне структурного подразделения ее могут утвердить директор по персоналу, начальник отдела кадров или генеральный директор.
Первая номенклатура дел может быть введена в действие в любое время, а все последующие — с 1 января очередного года. Каждый год номенклатура уточняется и переутверждается вновь. Особенно важно учитывать правильные сроки хранения документов кадровой службы.
Как определить срок хранения документов
При определении сроков хранения дел следует применять как ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ, так и Перечень 2010 (таблица 2).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 1, 2019.
Три основных момента
Первое, что надо знать: это платная услуга. Окончательная цена зависит от территориального местоположения архива. Например, в московском Центральном государственном архиве трудовых отношений (ЦГАТО) прием одного дела по описи составляет 310 руб. (приказ от 25.12.2018 № 147).
Основными поводами для передачи документов коммерческой фирмы в госархив по-прежнему являются ликвидация и банкротство (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Второй принципиальный момент: предварительную архивную обработку, описание, переплет, доставку документов до архива обеспечивает передающая сторона, т. е. коммерческая организация. Сотрудники архива только принимают готовую к передаче документацию. Если она оформлена неверно — отдадут на доработку.
Третий момент: дело это не быстрое. Нормативно не установлены сроки, в течение которых госархив должен осуществить прием документов, и ускорить этот процесс невозможно.
Госархивы не особо заинтересованы в росте «клиентуры». Делис Архив превосходит большинство госархивов по ценам, безопасности, скорости и качеству обслуживанию.
Узнайте за три минуты, почему стоит делегировать хранение и обработку документов именно Делис Архив — посмотрите короткий ролик.
Восемь этапов подготовки документов к архивированию
Опишем процесс приема документов на хранение в государственный архив на примере московского ЦГАТО. Сразу ответим на часто задаваемый вопрос: весь процесс займет как минимум два месяца, максимум — полгода.
Этап 1: отобранные документы вносятся в опись, к описи составляется предисловие, а также историческая справка юридического лица.
Этап 2: в архив по месту регистрации юридического лица представляется:
- заявление (при ликвидации это форма № 1);
- оригинал доверенности на лицо, которое будет взаимодействовать с архивом непосредственно.
Доверенность такого рода заверяют печатью и подписью руководителя организации.
При представлении документов не забудьте выяснить дату регистрации и входящий номер.
Этап 3: не позднее 30-ти календарных дней будет назначен куратор, который будет непосредственно работать с вами (его контакты сообщают по телефону и е-мейлу, указанному в заявлении).
Этап 4: не позднее двух недель со дня назначения куратор должен подъехать на место хранения документации, оценить качество проведенной обработки, корректность описаний и при необходимости выдать указания по устранению недостатков. После устранения недостатков вас может посетить эксперт госархива для повторной экспертизы (а может и не посетить, куратор, возможно, справится сам).
Если хотите с первого раза правильно подготовить к хранению документы — доверьте архивную обработку Делис Архив. От экспресс-аудита ваших документов до сдачи их в госархив — все этапы работ мы возьмем на себя.
Этап 5: все вопросы сняты — куратор представляет ваши документы экспертной комиссии, которая заседает не чаще раза в месяц.
Этап 6: если большинством голосов принято положительное решение, то куратор вам об этом сообщит, направив:
- договор (он типовой, правке не подлежит);
- акт приема-передачи;
- счет на оплату.
Подписанный договор с копией платежки отвозим в архив, где на регистрацию и присвоение номера может уйти еще 10 рабочих дней.
Этап 7: в течение пяти рабочих дней вам сообщат дату, время и место, куда необходимо привести документы для передачи на госхранение.
Этап 8: все дела, по три экземпляра описей, предисловий к описям и исторической справки — все на бумажном носителе! — плюс акт приема-передачи предоставляются строго в определенное время.
В итоге вы получаете свой экземпляр акта приема-передачи в подтверждение факта сдачи документов в госархив.
Выше описан примерный алгоритм, который зависит в том числе и от местных особенностей. Обращаясь в свой госархивом, обязательно уточните этапы взаимодействия, их результаты и сроки.
Есть ли разумные альтернативы?
Несмотря на то, что госархивы перешли на рыночные отношения, старые проблемы никуда не делись. А именно:
- недостаток свободных площадей, в связи с чем, госархивы принимают на хранение только кадровые и документы по заработной плате работников;
- нехватка квалифицированных кадров;
- строгие требования к подготовке документации;
- приоритет отдается обслуживанию по социально-правовым вопросам уполномоченных органов;
- долгие сроки (до 6 месяцев) получения акта приема-передачи дел на хранение.
К тому же — и это важно, — цены госархивов на предварительную архивную обработку и последующее хранение бывают весьма значительными, а качество сервиса оставляет желать лучшего. Поэтому прием на хранение в госархивы бухгалтерских и иных учетных документов организации по-прежнему является скорее исключением.
Альтернативой может быть обращение в негосударственную архивную организацию. При выборе поставщика данной услуги стоит обратить внимание не только на цены, но и на следующие моменты:
- в уставе организации прописан такой вид деятельности, как хранение и обслуживание кадровой и иной документации;
- наличие лицензии ФСТЭК, специального ПО для шифрования данных;
- статус оператора персональных данных.
Необходимо уточнить, возможно ли передавать на хранение документы в не упорядоченном виде, а также имеет ли архивная организация договор с ПФ на исполнение социально-правовых запросов граждан.
Делис Архив принимает на хранение документы в любом виде и составе, не предъявляя претензий по качеству подготовки. По факту приемки, очень оперативно выдадим акт установленного образца, который может быть предоставлен ликвидатором по запросу суда или иного государственного органа.
Предлагаем решения для отдельных отраслей, кадрового, бухгалтерского, юридического отдела и директора.
Object not found: 4478
Кадровые документы составляют самую многочисленную часть в документальном фонде компаний, и ежедневно их количество увеличивается, особенно если сотрудников в компании много. Установленные законодательством сроки хранения для этой документации обычно длительные — до 50 лет и более.
Почему важно правильное хранение кадровых документов
Документы по личному составу могут быть полезны после сдачи в архив в различных ситуациях, например:
- при досрочном выходе на пенсию;
- для подтверждения стажа работы и расчета пенсии;
- при разногласиях с работодателем;
- в судебных разбирательствах.
Чтобы у граждан была возможность получить нужные документы и защититься в спорных ситуациях, государство на законодательном уровне требует от компаний обеспечить сохранность документов, связанных с трудовой деятельностью. Несоблюдение норм и требований по архивному хранению может привести к штрафам и санкциям. Ведение кадровой документации в организациях регулярно проверяют контролирующие органы: пенсионный фонд, государственная инспекция труда, прокуратура, суды и т. д.
За соблюдение сроков и порядка хранения кадровых документов административную ответственность несут должностные, юридические и физические лица согласно КоАП РФ, с 2020 года сумма штрафов повышена. Законодательство не обязывает организацию иметь в штате архивариуса, но не освобождает от ответственности за невыполнение закона об архивном деле.
Некоторые организации служат источниками комплектования государственных архивов и потому обязаны сдавать туда свои документы. В их случае грамотное хранение оригиналов играет первостепенную роль. Другие организации обязаны хранить документы в своих фондах и сдавать их в государственный архив в случае ликвидации юридического лица.
Переходим на электронный кадровый документооборот
С ноября 2021 года компаниям разрешено переходить на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Работа в цифровом виде удобнее, быстрее и для кадровиков, и для работников, а для компании — выгоднее, поскольку сокращает затраты на пересылку документов, расходы на бумагу и помещения для хранения.
Для электронных документов (ЭД), как и для бумажных, организации обязаны обеспечить сохранность, целостность, неизменность и юридическую значимость на всем сроке их хранения — как в оперативном контуре, так и в долговременном.
Согласно законодательству, практически все кадровые документы можно перевести в электронный вид за исключением:
- акта о несчастном случае на производстве,
- документов, подтверждающих прохождение инструктажа по охране труда,
- приказа об увольнении,
- трудовых книжек.
Трудовую книжку можно переводить в «цифру» с согласия работника, а если сотрудник отказался от этого варианта, то закон обязывает дублировать на бумаге всю информацию.
«Особенность текущей ситуации работы с архивами в разнородности документов: часть из них были и будут на бумаге, часть стали или станут электронными. То есть теперь архивистам нужно обеспечить и контролировать соблюдение регламентов и законодательства в двух областях – в классическом архиве и в новом электронном. Это существенно осложняет работу службе. Но если максимально перевести все архивы в электронные, то это упростит работу и выведет архивы на новый уровень».
Иван АгаповProduct manager направления электронных архивов компании Directum
Часто компании, которые принимают решение переходить на КЭДО, сталкиваются и с другими проблемами: выясняется, что электронный документооборот уже ведется в разных информационных системах. А еще и бумажные кадровые документы находятся в разных местах. Возникает потребность создать единое хранилище, а также разгрузить свои оперативные информационные системы. Ниже мы рассмотрим, как правильно организовать электронный архив кадровых документов.
Получите консультацию по кадровому архиву
Нормативные акты, регулирующие хранение кадровых документов
Сегодня законодательство РФ достаточно широко регулирует работу с электронными документами, в том числе кадровыми. С некоторыми нормативными актами кадровики и архивисты давно знакомы, но стоит обратить внимание на законодательные новшества, связанные с цифровизацией, и разобраться в регулировании отдельных информационных технологий. Это пригодится при организации долговременного хранения цифровых документов.
Новое старое трудовое законодательство
Трудовой кодекс РФ и принятые поправки к нему — 377-ФЗ и 407-ФЗ . Новые статьи ТК РФ разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить трудовые документы в электронном виде. Поправки, закрепленные в 377-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» от 22.11.2021 и 407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части урегулирования дистанционной (удаленной) работы…» от 08.12.2020 , разрешают работать с кадровыми документами в «цифре» без дублирования документов на бумажном носителе.
125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» указывает, что организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течении сроков их хранения, в том числе электронных.
Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов» устанавливает требования хранения в том числе и для цифровой формы. Например, наличие в архиве организации не менее двух экземпляров электронных документов, проверку информационной безопасности и воспроизводимости ЭД.
Законодательство по ИТ, которое важно для архивистов и кадровиков
63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно этому закону документы, подписанные электронной подписью (ЭП), считаются юридически значимыми. В нем устанавливаются условия признания таких документов равнозначными документам на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью, а также требования проверки действительности (валидности) ЭП.
Приказ Министерства труда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе». Вступил в силу с 1 марта этого года и закрепил единые требования к составу и формату электронных кадровых документов (ЭКД).
Приказ Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». Разъясняет понятия СЭД и СХЭД и фактически является отраслевым стандартом построения систем документооборота и хранения.
Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858 «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях» регулирует работу с машиночитаемая доверенностями, вступил в силу с 1 января 2022 г. и действует до 1 января 2028 г.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения кадровых документов определены в законодательстве. В таблице приведены сроки хранения для наиболее часто встречающихся в работе организаций документов по персоналу. Полную информацию можно посмотреть в перечне, утвержденном приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 .
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное) |
| Графики отпусков | 3 года |
| Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года |
| Отчеты о командировках | 5 лет ЭПК* |
| Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев | 45 лет |
| Должностные инструкции (регламенты) | Типовые – 3 года после замены новыми; Инструкции работников – 50/75 лет |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет 50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда |
| Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения | 50/75 лет |
| Личные дела, личные карточки руководителей и работников | 50/75 лет |
| Трудовые договоры, служебные контракты, доп.соглашения к ним | 50/75 лет |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже | 50/75 лет |
| Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним | 50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты; 5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках; |
| Штатное расписание | Постоянно |
| Документы об обработке персональных данных | Постоянно |
| Коллективные договоры | Постоянно |
* Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно» по решению экспертно-проверочной комиссии.
Сдача и приемка кадровых документов в архив
Сроки хранения документов различаются, и необходимо обеспечить сохранность как в оперативном, так и долговременном контурах хранения. На всех этапах необходимо соблюдать целостность, неизменность, воспроизводимость и юридическую значимость документов. При сдаче и приемке на архивное хранение необходимо также придерживаться стандартов и правил.
С учетом законодательства требования к электронным и бумажным документам аналогичны, а в некоторых случаях для цифровых — более жесткие. Способы реализации требований будут отличаться.
Например, для бумажных документов необходимо поддерживать определенный уровень влажности в архиве, а для электронных — использовать такой формат, чтобы через 20–30 и более лет можно было файлы открыть и прочитать.
С учетом этого разработаны стандарты хранения цифровых документов, закрепленные законодательством. Приказ Минтруда 578н, который вступил в силу с 1 марта 2023 года, определяет следующий состав и форматы хранения:
- основная часть электронного документа — файл в формате PDF/ A-1A ;
- файлы приложений к основной части (при наличии);
- описание электронного документа в формате XML;
- файлы электронных подписей основной части и приложения;
- машиночитаемая доверенность (при наличии).
Формат контейнера архивного хранения
Организация хранения бумажных и электронных кадровых документов
Как хранить долго и правильно
Общие правила работы с архивными фондами касаются этапов приема документов на хранение, их учета, обеспечения сохранности, использования и уничтожения. В отношении бумажных документов кадровикам и архивистам давно известно, как действовать, а для хранения электронных — необходимо учитывать содержание Приказа Минкультуры № 526. Требуется обеспечить:
- не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов;
- технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи, контроля физического и технического состояния ЭД;
- режим хранения ЭД, исключающий утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации;
- проверки состояния и воспроизводимости ЭД не реже одного раза в 5 лет.
Если ЭКД длительно хранятся в обычных оперативных системах управления документами, то при переходе на новые системы могут возникнуть сложности миграции данных, могут отсутствовать достаточные доказательства целостности и т. д. Все это может привести к дополнительным тратам, проигрышам в судебных делах и т. д. Кроме того, огромные объемы старой информации в оперативных системах могут влиять на их производительность, или удорожать хранение, или привести к проблемам с ограниченностью места для хранения информации.
Работа с электронными документами длительных и постоянных сроков хранения требует специальной архивной информационной системы. Такая система будет учитывать все особенности хранения и гарантировать целостность и воспроизводимость на период до 50 лет и выше.
Легитимность электронных кадровых документов
Юридическая сила кадровых документов — важная тема для каждого сотрудника и компании в целом. После перехода на КЭДО необходимо позаботиться о хранении электронных кадровых документов с гарантией подтверждения значимости для судебных органов.
Бумажный документ юридически значим, если он оформлен согласно установленному порядку, на нем есть обязательные реквизиты, он подписан собственноручной подписью уполномоченного лица. В отношении кадровых электронных документов собственноручная подпись заменяется электронной подписью.
Согласно 377-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ» от 22.11.2021 обязанность по хранению документов лежит на работодателе. Он должен обеспечить их подлинность, целостность, неизменность, воспроизводимость, а также иметь возможность:
- подтвердить время подписания документа как со стороны работодателя, так и со стороны работника;
- определить, был ли действителен сертификат электронной подписи на момент подписания документа;
- отследить цепочку доверия сертификатов, если неаккредитованный УЦ закроется (а в РФ сегодня идет планомерное сокращение числа УЦ).
Но проблема в том, что в отличие от подписи на бумажном носителе, у ключа электронной подписи и сертификата проверки есть сроки использования. Согласно 63-ФЗ , срок действия ключа электронной подписи составляет 12 месяцев, а сроки хранения многих электронных кадровых документов — больше.
Чтобы документы успешно проходили проверку ЭП на всем сроке хранения, наилучшим способом будет использование усовершенствованной электронной подписи с меткой доверенного времени. Эта метка нужна для повышения доверия к ЭП и законодательно введена с 2021 года, она пресекает фальсификацию документов.
Присоединение к ЭП информации о том, что сертификат подписи действует на момент заверения и называется «усовершенствованием подписи». Когда документ подписывается ЭП проходит проверка валидности сертификата и создание метки доверенного времени.
Системы долговременного архивного хранения позволяют поддерживать юридическую значимость документов и готовность сертификатов ЭП к проверкам на длительную перспективу. В фоновом режиме система проводит «перештамповку», то есть к усовершенствованной ЭП добавляется новая метка доверенного времени, продлевая легитимность на следующий период.
Зачем оцифровывать документы
За годы своей работы компании и организации накапливают большой бумажный архив. На КЭДО компании переходят постепенно. Часть документов согласно законодательства остаются бумажными. Весь этот груз нужно будет хранить десятки лет. Как быть с этим?
Чтобы максимально упростить работу с бумажным архивом, полезно оцифровать оригиналы. При оцифровке создается единая база отсканированной информации. Это помогает быстро и удобно находить нужные данные, снижает нагрузку на сотрудников архива и ускоряет подготовку ответов на запросы.
Оцифровка бумажных документов
Электронный архив позволяет передать бумажные документы на внеофисное хранение с аутсорсингом и освободить офисные площади. При уменьшении обращений к бумажным оригиналам снижаются затраты на поддержание их сохранности.
Важно, чтобы документы были не просто отсканированы, но вся информация, содержащаяся в оригинале, была переведена в текстовый цифровой вид — то есть распознана. Только в таком виде вся информация из документа будет максимально доступна для поиска. Но распознавание не простой процесс, нужно основательно подойти к этому этапу и выбору OCR-системы , учесть трудоемкость и ожидаемые результаты.
Решения Directum для хранения кадровых документов
Долговременный архив в Directum RX
Порядок в архиве
Решение «Долговременный архив» Directum RX помогает создать централизованный документальный фонд компании для электронных оригиналов и скан-копий бумажных документов. Все документы хранятся согласно правилам архивного делопроизводства.
Сдача документов в архив становится простой регулярной процедурой. Из оперативного архива Directum HR Pro кадровик или делопроизводитель формирует сдаточные описи одной кнопкой. Документы автоматически преобразовываютcя в zip-контейнеры и передаются на хранение.
Формирование сдаточной описи
Не будут проблемой и другие рутинные процедуры: распределение дел по фондам, создание сводных описей с годовыми разделами, формирование актов о передаче дел, реестров дел, находящихся на хранении и т.д. Подбирать документы и готовить ответы на запросы будет быстрее и проще. Информация в отчетах и ответах будет полной, актуальной и точной.
Хранение с юридической значимостью, целостностью, читаемостью
Решение «Долговременный архив» обеспечивает целостность и легитимность документов на протяжении всего срока хранения, как это требует законодательство. При этом архивист максимально освобожден от рутинных процедур. Система выполняет в автоматическом режиме или по запросу процедуры контроля и обеспечения сохранности архива. Читаемость обеспечивает принятый формат хранения.
При приемке на архивное хранение из оперативной системы производится контроль контейнеров документов: проверка данных в ZIP-контейнере, проверка валидности ЭП, усовершенствование до архивного формата CAdES-A, формирование хэш-суммы контейнера.
Контроль ЭД при сдаче и приемке на архивное хранение
Для контроля сохранности на всем сроке хранения система по расписанию и запросу выполняет проверку неизменности архивных документов. Уведомление о результатах направляется ответственному сотруднику.
Для поддержки юридической значимости на длительном периоде автоматически раз в 5 лет система усовершенствует электронную подпись, выполняя процедуру «перештамповки», то есть присоединяет новую метку текущего времени к электронной подписи для продления ее легитимности. Администратор может проконтролировать выполнение фоновых процессов.
Настройка проверки сохранности
Быстрый поиск и предоставление по запросу
Для формирования ответов на запросы в архив используются специальная функциональность. В зависимости от типовых запросов, может быть заложена разная логика исполнения. Внутренним сотрудникам по запросу может быть предоставлен доступ к архивному документу на определенный срок. История предоставления доступа сохраняется.
Для быстрого поиска и подбора информации архивист может использовать поиск по реквизитам документов или по содержимому. Благодаря оцифровке архива и умному распознаванию, пользователи могут найти документ по части текста, даже если он встречается в скан-
копиях. ИИ-сервисы Ario извлекают текстовый слой, могут выделить смысловую часть и факты. В итоге легко найти документы, например, с упоминанием сотрудника за 20 лет.
Формирование подборки документов
Формирование подборки документов
Формирование подборки документов
Уничтожение документов с истекшим сроком
Система автоматически производит отбор дел, подлежащих уничтожению, и формирует акт о выделении дел к уничтожению. Сотруднику архива остается только проверить, скорректировать, согласовать сформированный документ, далее отправить на экспертную комиссию и на утверждение руководителем организации. Заложенный в систему регламент согласования акта помогает соблюдать требуемый порядок.
Далее система проводит гарантированное уничтожение электронных документов согласно акту о выделении дел. После завершения всех процедур в карточке документа появляется ссылка на акт об уничтожении.
Форма карточки акта о выделении дел
Внедрение электронных архивов кадровых документов
Переход на единый электронный архив позволяет вывести работу архивной службы на новый уровень, выстроить единые регламенты работы при смешанном документообороте — бумажном и электронном, гарантировать соблюдение закона при хранении всего документального фонда компании, снизить затраты и вероятность финансовых потерь из-за штрафов и судебных разбирательств.
«Общая тенденция цифровизации и перехода на электронные документы активно проникает в работу кадровой и архивной службы. Чтобы соответствовать требованиям времени и законодательства, необходимо как можно раньше начать подготовку построения цифровой архивной системы. Внедрение Directum RX позволяет комплексно решить задачи КЭДО, оперативного и архивного хранения кадровых документов».
Иван АгаповProduct manager направления электронных архивов компании Directum
3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.
3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).
Содержание
- Зачем требуется процедура
- Какие документы сдаются на хранение
- Как подготовить документы к сдаче
- Граничные сроки
- Общий порядок передачи бумаг на хранение
- Уничтожение дел
- Оформление обложки при смене названия
- Определение законченности сводной описи
- Включение электронных баз данных
- Организация архивного помещения на предприятии с нуля
- Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде
- Кому нужен архив документов организации
- Основные правила архивов организаций
- Хранение документов в архиве организации
- Правила учета дел
- Пошаговый алгоритм организации архива
- Как создать электронный архив документов
Создание репозитория с нуля — мучительный проект. В процессе деятельности каждая компания накапливает множество документов, которые сложно идентифицировать без систематизации. К архивированию документов привлекаются сотрудники компаний, специализирующихся на архивировании, или обращаются к специализированным компаниям, предоставляющим такие услуги.
Хранилище может быть самостоятельным подразделением компании или частью отдела управления делами.
Для целей архивирования должен быть создан журнал регистрации. В него записываются все лица, имеющие доступ к архивной информации. Всегда записывается дата выдачи и дата возврата.
Файлы хранятся в соответствии с номенклатурой, в которой они были первоначально представлены. Например, если коносамент создан в электронном виде с цифровой подписью, его не нужно распечатывать и заново заверять для хранения. В следующем разделе описано, как правильно подшивать документы в бумажной или компьютерной организации.
Зачем требуется процедура
Архивирование — это способ решить проблему хранения публикаций, упорядочить их для удобства работы и быстро найти нужный бланк. Это не только юридическое обязательство, но и практическая необходимость. В процессе деятельности компании накапливается огромное количество различных публикаций, которые со временем становится трудно просматривать.
Системы управления документами похожи, хотя существует несколько типов функциональности хранения. Ведение файлов в классе — это интенсивность работы. Чтобы соответствовать требованиям законодательства и линиям управления файлами, необходимо знать все оттенки процесса.
Правильно применяемая система налаживает производительный труд во всех подразделениях компании и позволяет выстроить эффективную экономическую деятельность.
Какие документы сдаются на хранение
Перечень изданий, подлежащих архивному хранению, утвержден приказом Федеральной архивной службы № 236 от 20 декабря 2019 г. Этот приказ определяет допустимый срок хранения, в течение которого эти экземпляры должны быть уничтожены. Весь перечень можно условно разделить на три основные группы
- Временные — документы, связанные с приказами и распоряжениями, нормативными актами, реорганизацией компании, общением с партнерами и контрагентами. Они хранятся до 10 лет.
- Долгосрочные — кадровые, аккредитационные, документы о начале и прекращении профессиональной деятельности, архивы документов, защита и резервное копирование данных, технические и финансовые бюллетени. хранятся более 10 лет.
- Постоянные — законодательство, учредительные документы, реестр, каталоги продукции, прайс-листы, акты об уничтожении, номенклатура, инвентаризация, отчеты и другие публикации. Они поддерживаются в актуальном состоянии на предприятии.
«Устаревшие» издания используются до тех пор, пока не будут заморожены. Срок их службы не превышает одного года.
Как подготовить документы к сдаче
По закону, перед передачей в архив содержание должно быть подготовлено. Под подготовкой понимается обработка в соответствии с правилами. Неправильная подготовка может привести к санкциям со стороны проверяющих органов. Подготовке подлежат электронные и печатные копии. Особенности процесса зависят от типа дела.
При работе с ценными бумагами, которые постоянно хранятся в течение длительного периода времени, необходимо соблюдать осторожность. Необходимо принять меры для того, чтобы копии сохранили свою целостность и безупречный внешний вид, а также избежать случайных повреждений или кражи. Это должно быть определено с самого начала, когда документы принимаются в организации.
- В офисах компании, в
- В электронных хранилищах, и
- во внешние компании.
При офисном хранении карманы должны храниться в месте, соответствующем параметрам влажности и температуры. Они хранятся на полках в специальных коробках.В случае обслуживания Ou t-O f-Office подготовка практически не требуется. Большую часть работы по архивированию выполняет компания, предоставляющая эту услугу.
Подготовка файлов к цифровому архивированию заключается в оцифровке бланков в соответствии со структурой, основанной на определенных функциях, и размещении их в системе. Это позволяет быстро найти то, что вы ищете.
Граничные сроки
В соответствии с правилами архивирования документов в организации, до сдачи в архив они хранятся в запертых шкафах или отдельных офисных помещениях. Сотрудники несут ответственность за сохранность файлов. Передача дел осуществляется по АКТу; в 2020 году были внесены изменения в сроки хранения. В зависимости от типа документа сроки следующие
- 1 год — заявления сотрудников о предоставлении копий или информации; и
- 3 — консенсус по обработке персональных данных, предупреждения, уведомления работников, дисциплинарные взыскания
- 5 — о мерах по улучшению условий труда в соответствии с ключевыми документами, учетной политикой, счетами, передачей и поступлением имущества, реестром, справками, отчетами, отсрочками, реестром персонала, отчетами с участием реестра, архивными инструкциями.
- 10-Дефекты, кредитные и заемные договоры, мобильная недвижимость, аренда, ковенанты
- 15- Договоры о собственности, паспорта сделок, реестр
- 45- реестр и документация по авариям и событиям; и
- 50-75-годовые и квартальные взносы на страхование, взносы, справки 2-НДФЛ, если у работника нет лицевого счета, трудовое и гражданское право, спецоценка, трудовые соглашения, соглашения о расторжении и переводе.
Согласно правилам хранения архивных документов, срок хранения исчисляется с момента утраты силы или завершения публикации до замены расследования и решения по делу новым. Как правило, срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором закончилось использование. Если для одного и того же экземпляра установлено много разных сроков, следует выбрать максимальное значение.
Из этого правила есть исключения. Некоторые формы бухгалтерского учета, например, амортизации, охраняются с даты выбытия объекта; помните, что издания от 1 января 2003 года хранятся 75 лет. Формы с более ранними датами хранятся в течение 50 лет.
В организации существуют категории, для которых установлены особые сроки хранения документов. Такие папки помечаются соответствующим образом. ‘Постоянно’, ‘Клиринг компании’, ‘EPC’ и т.д.
Общий порядок передачи бумаг на хранение
Очень важно, чтобы перед сдачей в архив папки проверялись на правильность и соответствие номенклатуре. Недостатки устраняются сотрудником, ответственным за эти документы. Если обнаруживается, что данные отсутствуют, принимаются меры по их выявлению и восстановлению в соответствии с законодательными требованиями к архивному хранению документов.
Сдача архивариусу проводится в присутствии лица, ответственного за формирование и сохранность дел подразделения или лица, сдающего на охрану. По окончании описи на каждом экземпляре записывается номер и количество переданных копий, а также недостающие данные из номенклатуры. Процесс архивирования также является обязательным, если компания подлежит ликвидации.
За сдачу отвечает председатель ликвидационной комиссии.
Уничтожение дел
Уничтожение просроченных изданий осуществляется по специальной процедуре. Каждое подразделение составляет список объектов, подлежащих уничтожению, на основе оценки стоимости. Акт об изъятии и уничтожении включает соответствующие документы, срок действия которых истекает до 1 января текущего года.
Например, периоды преследования до января 2021 года не могут быть зарегистрированы в актах, созданных в 2021 году. Ответ на вопрос, как сдать документы в архив организации, должен быть отмечен в справке, если основные бухгалтерские и учетные документы действительно изъяты. Необходимо приложить контрольные проверки проверяющего органа по соблюдению налогового законодательства.
Публикации не могут быть изъяты только на основании номенклатуры или фондовых дел. Чтобы убедиться, что все сроки уничтожены, проверяется содержание файлов до страниц. Иногда в таких папках по неосторожности оказываются долговременные или постоянные документы.
Следует помнить, что мы несем административную ответственность за их преждевременное уничтожение. Листья уничтожаются с помощью уничтожителей, имеющих не менее трех категорий безопасности. Измельченный материал отправляется в соответствующую компанию по переработке.
Оформление обложки при смене названия
Формы в папках классифицируются в соответствии с номенклатурой. Порядок классификации документов для архивной работы соответствует определенной системе: хронологический, алфавитный, тематический, предметный или другой порядок, утвержденный компанией. После упорядочивания папок можно приступать к оформлению.
Обложка должна содержать следующую информацию
- Название компании и структурная посылка
- индекс папки, номер части или тома, если их много, и
- Срок хранения: «может храниться бессрочно» и особые отметки — исключительные случаи.
- Количество листов и срок годности тома.
Если предприятие изменило название, в скобках указывается старая версия, а ниже отмечается измененная версия. Могут быть введены внутренние приложения после последней даты. В таких случаях ниже этой строки приводится форма: «Папка содержит документы давней давности…». .
В варианте, состоящем из многих конвертов, на обложке под общим заголовком перечисляются все тома. Если вы комплектуете папки организации, а затем передаете содержимое на хранение за пределы предприятия, на обложке необходимо предусмотреть место для создания соответствующей записи. Если обложку необходимо заменить, новую обложку следует пришить к старой.
Определение законченности сводной описи
Для поддержания файла после оценки создается опись. Это отчет обо всех предметах, переданных в архивную коллекцию за 10 лет. На каждый вид дела составляется отдельная опись с последовательной нумерацией для упорядочения организации документов в деле. Она составляется ежегодно подразделением, в котором хранятся документы, по утвержденной форме.
После последней описательной записи указывается количество заголовков, их крайние номера и сведения о нумерации. К оглавлению может также прилагаться перечень сокращений и индексов. Если объем бланка небольшой, опись считается полной, если она содержит годовые модули за пять лет.
Каждый заполненный экземпляр нумеруется и имеет заключительную запись и заверение. В крупных хранилищах опись считается полной, если номер годового раздела превышает четыре цифры.
Включение электронных баз данных
Повышает эффективность работы компании. Автоматизация и ведение в цифровом виде облегчает навигацию, помогает быстро найти то, что ищешь, и снижает нагрузку на документооборот. Такие базы данных являются вспомогательными и содержат лишь часть информации, изначально сформированной в цифровом формате.
Ранее мы уже обсуждали, как можно архивировать документы в печатном формате. Хранение оцифрованной версии происходит по той же процедуре.
Электронный файл должен быть преобразован в требуемый формат и сохранен в защищенном zip-файле со всеми необходимыми метаданными; названия документов сроком до 10 лет могут храниться в информационной системе компании. Данные с более длительным или постоянным сроком хранения должны быть переданы в частное хранилище. Если данные удалены с компьютера, они составляются.
Если срок хранения формы не истек, копия не может быть уничтожена.
Организация архивного помещения на предприятии с нуля
Федеральный закон не требует, чтобы перед созданием хранилища с нуля. 22. 10.
2004, 125-ФЗ, определить, подходит ли оцифровка или бумага. Для печатных документов должны быть созданы подходящие условия влажности и температуры, чтобы защитить их от пыли и других негативных факторов, которые могут привести к износу. Процесс создания включает в себя следующие этапы
- Создание соответствующих корпоративных команд, и
- обучение номенклатуре, и
- определение условий, в которых будут храниться документы, и
- создание папок для каждого раздела в соответствии с архивным каталогом
- информирование сотрудников о правилах архивирования, и
- архивирование, и
- проведение инструктажа по инвентаризации и номенклатуре, и
- восстановление выявленных недостатков, и
- обучение правилам использования дискового пространства, лицензиям и ограничениям доступа; и
- упорядочивают файлы и переплеты файлов, присваивают важные категории.
Сотрудники хранилища ведут учет вновь заказанных файлов и не принимают самостоятельных решений об изъятии экземпляров в срок хранения для отбраковки. Решение об утилизации принимает комиссия, назначенная директором, и составляется акт об уничтожении. Передача файлов на внешнее хранение не входит в компетенцию.
Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде
- Сортировка документов по возрасту.
- Проведите инвентаризацию всех имеющихся предметов.
- Распределите бланки по папкам и установите обложки.
- Уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не должны сохраняться.
- Заносить версии в папки.
- Упорядочить файлы в соответствии с выбранными органами власти. Алфавитный порядок.
- Издает приказ, определяющий, какие сотрудники имеют доступ к хранилищу.
- Ведет досье на вновь заказанные объекты.
Кому нужен архив документов организации
Государственные органы, в том числе органы местного самоуправления, городские квартиры и губернии, обязаны создавать делопроизводство (статья 13 Закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года). В то же время для всех организаций и предпринимателей, ведущих бизнес без регистрации юридического лица, создание досье является правом, а не обязанностью. Другими словами, для этих компаний и граждан нет необходимости иметь хранилище документов.
Однако все предприятия и частные предприниматели обязаны хранить важные документы в течение определенного периода (статья 17 Закона № 125 ФЗ). Поэтому организация архива организации напрямую связана с сохранением документов и является обязательной для всех бухгалтеров и сотрудников.
Следует отметить, что небрежное обращение с архивными документами является административным правонарушением для индивидуальных предпринимателей, работников и компаний (ст. 27 Закона № 125 ФЗ). Штраф составляет от 1 000 рублей для граждан, от 3 000 рублей для работников и от 5 000 рублей для организаций (раздел 13. 20 КОАП РФ).
Основные правила архивов организаций
Архивные документы — это любые средства, содержащие информацию, представляющую ценность для человека, общества или государства. Другими словами, это специализированные документы, которые важны для сохранения в будущем. Они должны иметь конкретную информацию, которая их идентифицирует (статья 3 закона 125 фз).
Перед тем как организовать файл документов, важно ознакомиться с действующей нормативной базой.
- Основным документом является Федеральный закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.
- Виды документов и сроки их хранения утверждены приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года («Перечень»).
- Указания по применению Перечня содержатся в распоряжении Росархива от 20 декабря 2019 г.237 (далее — распоряжение № 237).
- Правила создания Архивного фонда утверждены приказом Министерства культуры от 31 марта 2015 г. № 526 (далее — Правила № 526).
- Образец правил учета указан в приказе Росалхива № 42 от 11. 04. 2018 года.
Архив получает, регистрирует и хранит документы компании вместе с соответствующей информацией. Помимо этих обязанностей, сотрудники архива должны выдавать документы по письменному запросу сотрудника или инспектора. Однако во многих случаях архивисты предоставляют унифицированные выписки и справки.
Хранение документов в архиве организации
Одним из основных этапов подготовки к созданию архива является определение описи документов компании и сроков их хранения; в каталоге Росархива содержатся все типовые формы документов с указанными сроками хранения.
Обратите внимание: документы, хранящиеся более 10 лет (пункт 2. 3 Правил № 526), должны быть представлены. Если срок по номенклатуре небольшой, то они хранятся у специалистов структурного подразделения до истечения срока хранения. После этого они уничтожаются актом экспертной комиссии.
Директива № 237 строго определяет сроки хранения различных документов. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение о преждевременном уничтожении документации или сокращении срока хранения. В противном случае инспекторы могут наложить административное взыскание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 ЗоЗПП).
Решения о продлении срока хранения документов допускаются, но только специальным комитетом экспертов и руководителей. Некоторые документы в каталоге имеют знак ЭПК. Если они имеют важное значение для организации, эксперт может установить новый срок хранения.
Законы, нормативные акты, коллективные договоры, списки сотрудников, годовые отчеты, протоколы собраний сотрудников, документы, связанные с реорганизацией и ликвидацией, и приказы о проведении работ хранятся постоянно. В документах ключевых сотрудников должны быть сделаны отдельные ссылки. Уволенные работники должны проработать 75 лет или 50 лет.
В первом случае речь идет о документах, оформленных до 1 января 2003 года, во втором — после этой даты (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).
Период хранения начинается ежегодно после года, в котором закрыты записи, или года, в котором завершены книги/регистры. По истечении определенного срока архивариус передает оригиналы документов на хранение в Национальный архив. Срок временного хранения таких документов в организации обычно определяется по договоренности с муниципальным (региональным) архивом.
Правила учета дел
Документы хранятся в архиве организации в строгом соответствии с правилами Министерства культуры. Документы делятся на три вида: документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и документы по личному составу уволенных работников. Они регистрируются и хранятся отдельно друг от друга.
В приложении к Постановлению № 526 содержится образец всех обязательных документов, используемых в деле. Это книги поступления и выбытия дел, учетные листы, опись и ее реестр, листы номенклатуры и разделов.
Каждой папке присвоен учетный номер для облегчения поиска и систематизации томов. При каждом перемещении документа архивариус делает запись в журнале учета. Раз в год данные необходимо обобщать и составлять отчет об управлении архивом. Ответственное лицо должно определить, были ли утеряны какие-либо файлы и каков их статус.
Пошаговый алгоритм организации архива
- Составьте регламент, регулирующий правила архивирования в организации (в соответствии с приказом Росалкогольрегулирования № 42 от 11 апреля 2018 года). Убедитесь, что ответственные за архив и те, кто непосредственно участвует в его работе (например, сотрудники, отвечающие за подшивку документов), ознакомлены с местными нормативными актами.
- Назначьте хранителя дел, который будет их упорядочивать. В небольших организациях эту функцию может выполнять секретарь или представитель отдела кадров. Скачать образец приказа можно здесь.
- В крупных компаниях с большим штатом сотрудников целесообразно создавать отдельные организационные подразделения и должности архимандритов. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Скачать образец архимандритового трудового договора можно здесь.
- Подготовьте должностную инструкцию для новой должности с подробным описанием ваших прав и обязанностей. Скачать образец должностной инструкции можно по этой ссылке.
- Издайте приказ о создании экспертной комиссии для оценки документа. Затем ежегодно собирайте ОВОС. Скачать образец приказа можно здесь.
- Комиссия проводит инвентаризацию и определяет ценность документа и срок его хранения, основываясь на информации из справочника Росархива.
- Для создания файла документа создается организационная номенклатура на основании акта проверки.
- Утвердите график передачи файлов в дела.
О правиле смены сотрудников при внесении новых представлений читайте в статье.
Важно: в перечне указаны общие формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и идентифицировать его по номенклатуре. Срок хранения упоминается в качестве введения к перечню справочника.
Как создать электронный архив документов
Электронный документооборот уже давно используется для внутренних и внешних деловых коммуникаций. Однако оцифровка архивных фондов еще не получила широкого распространения.
Организационные электронные файлы формируются по тем же правилам, что и печатные файлы. Однако существуют некоторые оттенки, связанные с особенностями цифровых носителей.
- Как и бланки, электронные файлы передаются по переписи. Однако вместо количества листов указывается размер файла в МБ.
- Вся информация записывается на двух копиях: одна на основном диске, другая на рабочем. Рекомендуется хранить отдельные копии на разных типах носителей.
- Архивисты ведут отдельную книгу для контроля поступления и обработки электронных файлов. В этой книге, помимо основных записей, заполняется колонка «Формы / типовые формы».
- Организациям необходимо приобрести отдельную технологию для просмотра и копирования документов и выбрать соответствующую программу. Одним из таких продуктов является, в частности, продукт фирмы «1С» — «1С:Архив».
Внимание. Министерство цифровой экономики планирует выпустить единую платформу электронного хранения файлов (ЕЭХД) в конце 2022 года. Это позволит усовершенствовать процесс учета и передачи файлов и их хранения из сервиса в Госархив.Практика использования единой платформы ЭДО доказала свою эффективность на примере сервиса ЭДО «Дело».