Руководство в решении финансовых вопросов

Финансовый директор — это руководитель, который отвечает за финансы компании, частично управляет ими и помогает собственнику (генеральному директору или совету директоров) принимать правильные управленческие решения. В разных компаниях должностные обязанности финансового директора выглядят по-разному: где-то он занимается в том числе отчетностью, где-то — руководит другими отделами.

Разбираемся, какие вообще обязанности могут быть у финансового директора, чем он занимается в течение рабочего дня. Выясняем, на что он имеет право в компании и чем не должен заниматься.

Обязанности финансового директора

Главная задача финансового директора — сделать так, чтобы компания получала больше прибыли и оставалась «на плаву».

Условно, все его обязанности можно разделить на три большие группы:

1. Контроль;
2. Планирование;
3. Прогноз.

Контроль в обязанностях финансового директора

Финансовый директор контролирует работу всех отделов компании. Он должен знать, сколько денег они потратили, сколько выручки получили, какие статьи расходов были задействованы. Для этого он использует отчетность.

Чтобы цифры были простыми и понятными и чтобы не упустить ничего важного, финансовый директор выстраивает архитектуру управленческого учета:

• готовит шаблоны отчетов для каждого отдела: показывает, что нужно учитывать малейшие расходы вплоть до покупки печенья и воды в офис;
• делает регламенты для руководителей отделов: какие цифры они должны указывать, где их брать, кто ответственный за составление отчетов;
• контролирует сроки получения отчетности — говорит руководителям отделов, что они должны подготовить бумаги до условного первого числа каждого месяца за прошлый;
• обрабатывает документы и объединяет разные отчеты в один, чтобы показать их своему руководству.

Финансовый директор также может заняться автоматизацией отчетности: внедрить сквозную аналитику, чтобы упростить составление бумаг для отдела маркетинга, или подключать специализированное ПО.

Правильно выстроенная архитектура управленческого учета — это грамотное вложение в будущее. Директор разрабатывает ее один раз и потом не отвлекается на организационные процессы. А если из компании увольняется какой-то сотрудник, новый, благодаря регламентам и шаблонам, быстро разбирается, что ему делать.

Сформированная отчетность нужна собственникам бизнеса, чтобы принять правильное решение по дальнейшему развитию бизнеса. Финансовый директор делает цифры простыми и фокусирует внимание на том, что требует вмешательства. Видит снижение выручки или резкое увеличение количества сделок — прямо говорит руководителю, что надо что-то предпринять или, наоборот, развивать маркетинговую стратегию дальше, чтобы сделок стало еще больше. Чуть подробнее о том, что именно делает финансовый директор, рассказал Никита Сашко, руководитель отдела консалтинга в «ПланФакте»:

«В классическом понимании финансовый директор — это человек, который устанавливает правила финансового учета в компании и занимается стратегическим анализом и планированием финансов. На основе отчетов он дает собственнику бизнеса рекомендации по управленческим решениям, которые должны привести к повышению прибыли. Финансовый директор не должен заниматься сбором данных, перед ним стоят более глобальные задачи, а вопросы учета необходимо делегировать компетентным помощникам.

Чаще всего финансовый директор работает с тремя классическими отчетами: с балансовым отчетом, отчетом о движении денег и отчетом о прибылях и убытках. Еще есть операционные отчеты — их составляют в зависимости от задач компании. Кто-то собирает данные по продажам в различных разрезах, кто-то пытается соотносить показатели выручки и увеличения количества сотрудников. Операционные отчеты опциональны. Если финансовый директор понимает, что ему для принятия решений достаточно классической отчетности, он работает только с ней.

Из-за того что финансовый директор работает с отчетами, его иногда путают с бухгалтером. Это неправильно. Бухгалтер представляет интересы компании перед ФНС: он готовит документы для оплаты налогов и следит, чтобы в них не было ничего, нарушающего закон. Финансовый директор смотрит на ситуацию гораздо шире — он в курсе реального состояния финансов, у него ключевая роль в экономическом развитии компании и сохранении ее стабильности»

Также в обязанности финансового директора входит контроль за всеми операциями: бухгалтерскими, налоговыми, управленческими. Он следит за тем, сколько денег тратит компания и как оформляет документы по этим операциям. Делает это для того, чтобы в будущем у организации не было проблем, кассового разрыва, внеочередных проверок от ФНС и штрафов за неверно оформленные бумаги.

Должность финансового директора относится к руководящим, поэтому он контролирует деятельность отделов, работающих с финансами. Например, отдела сбыта или отдела маркетинга. Почти наравне с собственниками компании специалист может требовать предоставления текущих документов, просмотра ежедневной статистики в отделе или выполнения конкретных нормативов: получения не менее 10 лидов ежедневно.

Если деньги расходуются неэффективно, директор должен заметить это и что-то предпринять: рекомендовать отделу выбрать другой инструмент, перераспределить бюджет или вообще отказаться от направления. Серьезные решения он не принимает сам, но фокусирует внимание собственников или руководителей бизнеса на важных показателях и может подсказать им, как лучше всего выйти из сложившейся ситуации.

Планирование в обязанностях финансового директора

На основании полученных отчетов и указаний руководства, финансовый директор планирует бюджет: распределяет, сколько денег может потратить отдел или конкретный проект в следующем месяце. Если он видит, что блог не окупается и не приносит трафика и лидов, может урезать суммы в 2-3 раза. А если статьи в нем участвуют в воронке продаж и приводят клиентов больше, чем контекстная реклама, наоборот — повысить допустимые расходы.

Директор может составлять бюджет детально, прописывая суммы по каждой статье расходов для каждого отдела, или в общем, распределяя суммы по отделам. В этом случае руководители подразделений сами решают, на что потратить деньги: выплатить побольше премий штатным специалистам в качестве мотивации сотрудников либо дополнительно привлечь фрилансеров и тем самым увеличить объем работы. Финансовый директор просто контролирует освоение бюджета и может вмешаться, если видит, что кто-то выходит за допустимые рамки.

В долгосрочной перспективе специалист занимается построением финансового плана развития компании. Это означает, что он:

• изучает предыдущую отчетность, смотрит, какие показатели были за разные отчетные периоды: месяц, квартал, год;
• ставит достижимые цели, исходя из текущей ситуации: например, повысить чистую прибыль компании на 5% в течение полугода;
• подбирает инструменты достижения целей, фактически — объясняет, как их достичь, и составляет план действий;
• контролирует выполнение финансовой стратегии, помогает руководителям отделов исполнять ее, если у них возникают проблемы.

Финансовая стратегия — очень подвижный инструмент, и специалист постоянно обновляет ее: ставит новые цели после достижения предыдущих. Также он может разрабатывать стратегию не для всей компании в общем, а для отдельного ее проекта или направления деятельности — заняться только приложением на смартфоны и понять, какие результаты оно должно принести через год, либо составить план действий по развитию продаж услуг по ремонту.

Еще одна обязанность финансового директора — сделать все, чтобы компания успешно работала. Он поддерживает финансовую стабильность организации и делает так, чтобы всегда были деньги на текущие расходы: зарплату сотрудникам, ремонт оборудования, закупку новой партии товара. Специалист на основе данных, полученных в ходе планирования бюджета, может заранее видеть кассовые разрывы и другие подобные проблемы.

Если они есть, финансовый директор ищет пути решения:

• использует факторинг, чтобы быстрее получить дебиторские задолженности и покрыть этими деньгами предстоящие крупные расходы;
• привлекает заемные средства: берет кредит на развитие бизнеса, использует лизинг или другие модели кредитования;
• ищет инвесторов, составляет предложение для них, договаривается о привлечении капитала.

Естественно, специалист не принимает все решения сам. Он просто предупреждает руководство о том, что в будущем возможны проблемы, и предлагает пути их решения. И только если получает одобрение, начинает действовать: подает заявки в банк на целевой кредит или обращается к факторинговой компании. О порядке принятия решений рассказал Никита Сашко, руководитель отдела консалтинга в «ПланФакте»:

«Может ли финансовый директор принимать самостоятельные решения, зависит от компании. Если его роль существенна, он может оценить потенциальную прибыльность нового проекта, построить финансовую модель и прийти к собственнику с конкретными цифрами. Ему за это могут даже сказать «спасибо» и поручить контролировать этот проект.

Зачастую в микро- и малых бизнесах функции финансового директора и собственника сочетает в себе один человек. Он сам оценивает финансы компании и потом принимает решение, как ее развивать, в том числе руководит новыми проектами. В крупных компаниях у финансового директора есть четкий круг обязанностей. Он может внести предложение об открытии нового проекта, но не будет контролировать его реализацию, потому что это отнимает много сил и времени. Его работа — оценивать происходящее и понимать экономическую целесообразность процессов. Операционная деятельность и реализация предложений лежат на других сотрудниках»

Прогноз в обязанностях финансового директора

Финансовый директор не только планирует, как будут идти дела в дальнейшем, но и прогнозирует, что может произойти. Он анализирует возможные риски и предотвращает их. Точнее, минимизирует — заранее прорабатывает план действий на случай, если что-то пойдет не так.

Например, есть риск увеличения цен на стройматериалы в 2-3 раза. Специалист работает в компании, которая занимается ремонтом, и понимает, что стоимость услуг для клиентов тоже вырастет, а выручка может снизиться. Тогда он заранее прорабатывает алгоритм: в случае роста цен нужно договориться с поставщиками о льготных условиях, большей отсрочке платежа, и плавно увеличивать цены на услуги.

Также специалист оценивает инвестиционную привлекательность идей. Составляет расчеты, сколько денег придется потратить на реализацию проекта, на каких этапах понадобятся дополнительные серьезные вложения, когда проект начнет приносить чистую прибыль и сколько времени ему понадобится на окупаемость. Финансовый директор может составлять подобные модели для чего угодно: если руководство решит запустить отдельный проект, открыть новый филиал или изменить направление деятельности компании.

О том, чем финансовый директор занимается в конкретной компании, блогу «ПланФакт» рассказала Ирина Яшунина, операционный директор Вендорной лизинговой компании:

«Мы — иностранная вендорная лизинговая компания. У нас финансовый директор подчиняется генеральному директору, а у него в подчинении Группа российского БУ, группа МСФО.

Есть ежедневные обязанности: обеспечение финансирования, взаимодействие с казначейством, контроль cashflow, контроль РСБУ, контроль МСФО, участие в процессах оптимизации, участие в составлении регламентов и процедур, общение с налоговыми органами, аудиторами.

Есть то, чем он занимается ежемесячно. Это отчеты в головной офис, подготовка сводных данных по основным финансовым показателям компании, финансовому результату, показателям объемов нового бизнеса, маржинальности, прибыльности.

Раз в полгода или год финансовый директор занимается оптимизацией портфеля, оптимизацией способов финансирования. Права директора — согласование различных отклонений по финансовым условиям сделок, согласование сложно-структурированных сделок, проработка новых финансовых продуктов и услуг. При этом он не должен вникать в мелкие детали, погружаться в рутину, участвовать во всем и всегда. Это эксперт по сложным вопросам»

Права финансового директора

У финансового директора есть не только обязанности, в связи с ними он получает множество прав. Например, он может:

1. Запрашивать у подчиненных документы

Руководители отделов фактически подчиняются финансовому директору, поэтому он может просить у них разные документы, необходимые для работы. Это не только отчеты, но и сведения о текущих бизнес-процессах, договоры с подрядчиками, сметы.

2. Требовать выполнения задач

Финансовый директор вправе устанавливать подчиненным обязанности и следить за их исполнением. Но только если эти обязанности касаются финансов. Он может указывать, как именно вести финансовые документы, но не может решать, сколько человек отправить на реализацию конкретного проекта — за это отвечают руководители отделов.

3. Вносить руководству предложения о премированиях и наказаниях

Если специалист видит, что деятельность конкретного сотрудника привела к хорошим финансовым результатам, он может предложить выписать ему премию или мотивировать как-то иначе. А если кто-то постоянно нарушает трудовую дисциплину, и это сказывается на материальном положении отдела, он может предложить привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности или уволить его. Но окончательное решение всегда за руководством компании или конкретного отдела.

4. Представлять интересы компании

Финансовый директор представляет интересы компании, когда работает с кредитными учреждениями, инвесторами, страховыми компаниями. Также может взаимодействовать с ФНС и компаниями, оказывающими услуги факторинга.

5. Подписывать документы, касающиеся финансов

Если есть соответствующий приказ о праве подписи, финансовый директор может подписывать договоры с другими компаниями. Например, подписать кредитный договор или застраховать активы организации от несчастных случаев.

6. Визировать документы

То есть подтверждать их. Опять же, это касается только финансовых документов. Специалист может заверять различные отчеты, планы, прогнозные балансы.

7. Вносить предложения по изменениям в компании

Финансовый директор лучше всех понимает материальное положение компании, поэтому может инициировать какие-то изменения в ней. Предложить расформировать неэффективный отдел, «съедающий» бюджет, или наоборот — создать перспективный проект, который быстро окупится и начнет приносить чистую прибыль.

8. Готовить документы

Документы, предназначенные для решения разных финансовых вопросов. Директор делает их сам либо принимает участие в подготовке должностных инструкций, приказов и особых указаний. Например, может внести свою лепту в создание инструкции для менеджера по продажам и предложить обязательное внесение данных о сделках в CRM-систему, из которой потом формируют отчет. Но не может вмешиваться в разработку скриптов разговоров по телефону, потому что это не относится к финансам.

9. Проводить финансовые проверки

Проверки внутри компании: запрашивать документы, сверять их с отчетностью. Если в результате проверки выявлены нарушения или несоответствия, специалист сообщает о них руководству и вносит предложение, что с этим делать.

10. Участвовать в подборе персонала

Если сотрудник в будущем должен будет подчиняться финансовому директору и взаимодействовать с ним. Специалист может подготовить требования к кандидатам и передать их HR-менеджерам, либо лично проводить собеседование.

Чем не должен заниматься финансовый директор

Финансовый директор по сути — один из главных руководителей в компании. Но есть то, чем он не должен заниматься. Например, он не должен вмешиваться в рабочие процессы, если они напрямую не влияют на финансовое положение компании. Специалист имеет право рекомендовать увеличить скорость производства и даже предложить конкретные способы, как это сделать. Но обычно не решает, какое именно новое оборудование приобрести, этим должны заниматься ответственные лица.

Дело не в том, что финансовый директор не имеет права вмешательства: все отделы находятся в административном подчинении у него. Дело в том, что ему и так есть чем заняться — если специалист будет отвлекаться на решение мелких проблем, он не будет справляться с прямыми должностными обязанностями. Так считает Никита Сашко, руководитель отдела консалтинга в «ПланФакте»:

«Считаю, что финансовый директор не должен заниматься сбором и обработкой данных, иначе все ценное время будет уходить на рутину. На анализ данных и принятие решений не останется времени. Лучше всего все вопросы связанные с текучкой делегировать другому специалисту.

В этом смысле финансовый директор — это управленец. Если управленец начнет делать работу за подчиненных, он не будет успевать выполнять стратегическую более важную работу.

Также финансовый директор не должен вмешиваться в рабочие процессы, потому что он не может быть компетентен во всем. Его задача — понимать, что происходит с финансами компании, а не лезть в обязанности других рабочих»

Есть и другие мнения. Дмитрий Бурмистров, основатель инвестиционно-залоговой платформы «Красный Джин», считает, что сегодня обязанности финансового директора чуть шире:

«Ни для кого не секрет, что роль финансового директора заключается в работе с бухгалтерским ПО, анализе финансовых данных, управлении продажами. Но я хочу порассуждать о другой стороне профессии, которая отчасти продиктована пандемией.

Сегодня финансовый директор не просто «человек-цифра» или «присяжный хранитель денежных ресурсов». Он как никогда стал ближе к людям и процессам, чтобы не дать сбиться команде с намеченного пути, когда все поменялось в один миг. У него появилась новая должность — директор по трансформации. Он играет ведущую роль в цифровых изменениях: выслушивает потребности, мониторит ситуацию, ищет подрядчиков, внедряет. Он отвечает за оценку результативности инициатив, контроль над их финансовой эффективностью и управление рисками. Это не означает, что новые обязанности заменили базовые функции финансового директора. Они просто их дополнили! Все, что финансовый директор должен был делать вчера, он обязан выполнить сегодня, только с меньшими затратами времени и ограниченными ресурсами.

Сегодня перед нами встала насущная задача расширения возможностей команд с помощью интеграции офисных, надомных сотрудников, фрилансеров, проектных специалистов и представления им технологичных инструментов для взаимодействия. Для этого мы не только должны выслушивать проблемы, с которыми сталкиваются команды или просто отвечать на запросы новых цифровых инструментов. Только в тесном сотрудничестве с отделами можно выявить точки трений, которые ограничивают их эффективность.

Необходимость получать больше информации в режиме реального времени расширяет коммуникационный пул финансового директора. Чтобы лучше согласовывать стратегические цели, быть гибкими и готовым к принятию решений, надо знать все боли компании. Проще ответить, с кем не приходится взаимодействовать финансовому директору.

Инвестирование в трансформацию остается главным приоритетом финансовых директоров для роста выручки и повышения операционной эффективности. Мы на своей платформе делаем ставку на аналитику данных, автоматизацию, облачные хранилища и трансформацию клиентов. Цифровизация процессов в бизнесе — одна из самых значительных статей расхода. Но она способствует гибкости и прозрачности «дистанции», которая преодолевается за квартал, а не за 12 месяцев. Кроме этого, качественное обслуживание клиентов, рациональная работа, эффективное использование технологий повышают устойчивость бизнеса в непредвиденных ситуациях»

Также финансовый директор не должен принимать серьезные решения самостоятельно без участия собственников или совета директоров. Он может предложить открыть новый филиал или запустить еще одну производственную линию, но не имеет права отдать соответствующий приказ без подписи генерального директора. Зато специалисту можно принимать самостоятельно решения, касающиеся контроля, планирования и прогнозов — начать автоматизацию составления отчетности или построение управленческого контроля.

У финансового директора много обязанностей и не меньше прав. Он должен уметь работать с разными отчетами, рассчитывать финансовые модели, принимать взвешенные решения, от которых зависит дальнейшее развитие компании. Это второе лицо компании после генерального директора, поэтому нужно тщательно подбирать специалиста на такую важную для бизнеса должность.

Итог

Финансовые директора нужны крупным предприятиям, у которых много сотрудников, разные направления развития, новые перспективные проекты. В малом бизнесе функции специалиста берет на себя собственник. Все зависит от ниши и размера компании — нужен ли директор вообще, какие у него обязанности и на что он имеет право.

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

Без качественного финансового менеджмента компания не может нормально и поступательно развиваться. Если учёт, планирование и анализ финансов делаются «на коленке» — это чревато для компании потерями, а в некоторых случаях и крахом бизнеса. О том, как с помощью финансового менеджмента сделать бизнес предсказуемым и максимально эффективно управлять денежными потоками, порталу Biz360.ru рассказал управляющий партнёр digital-агентства Notamedia Сергей Оселедько.

Зачем нужен финансовый менеджмент

Каждому руководителю необходимо отслеживать, как в его компании обстоят дела с экономическими показателями. Будет ли, чем платить зарплату сотрудникам в августе? На какую прибыль к концу квартала можно рассчитывать? Дела у бизнеса идут в гору или пора бить тревогу? 

Когда финансовых показателей становится больше, чем два-три, сложно отслеживать их с помощью Excel или Google Sheets — банально не хватает функционала. Чтобы делать это в сложных программах финансового учёта, нужны специфические знания, которых нет у большинства сотрудников.

1. Учёт тех денег, которые у нас есть.
2. Планирование — что с этими деньгами будет происходить в будущем.

Перейдём к матчасти.

Если мы представим линию времени, на ней есть точка «здесь и сейчас». Финансовый учёт — это совокупность данных о всех финансовых операциях, которые были до этого момента в прошлом. Он строится на многомерном анализе всех счетов и транзакций по ним.

Представьте, что вы хотите управлять личными финансами. Для начала вы должны составить список счетов, кошельков, заначек, кредитных карт разных банков. Аналогично нужно сделать, если вы являетесь компанией. Поэтому первым делом создайте список счетов с указанием типа валюты, короткого и длинного названий. И получите картинку общего баланса.

Вот форма добавления новой транзакции:

Вот так выглядит список транзакций:

Структура доходов и расходов

На втором этапе мы создаём два набора отчетов:

• структуру доходов; 

• структуру расходов.

Структура доходов основывается на трёх показателях, к которым привязаны транзакции:

1. К маркетинговым активностям или сделке. Из сделки мы можем узнать, что это за компания и как она к нам пришла: в результате маркетинговой активности, участия в мероприятии или по знакомству. Это ключевая боль любой компании, когда нет понимания, что делать, чтобы клиентов было больше. Сразу устанавливайте связь между поступающими деньгами и маркетинговыми усилиями.

2. К перечню товаров или услуг. Так мы лучше понимаем, какие виды услуг приносят нам больший доход.

3. К сотрудникам. Чтобы отслеживать эффективность сотрудников, мы привязываем компанию или проект к ответственному лицу.

Все эти показатели выводятся в таблицу. Можно отфильтровать их по сумме сделок и оценить, из какого канала приходят проекты на более крупные суммы. Можно сделать визуализацию динамики и трендов. Можно придумать ещё 101 способ, как сегментировать каждый входящий рубль.

Пример структуры доходов:

Далее формируем структуру расходов. В Notamedia мы делим расходы на три группы: 

1. Мы торгуем временем наших сотрудников, поэтому ФОТ — ключевая статья расходов.

2. CRM. Здесь у нас не только клиенты, которые приносят деньги нам, но и компании, которым платим мы. Например, субподрядчики по разным проектам — мы всегда можем назвать конкретную компанию, куда ушли средства.

3. Подразделение обслуживания. Это непроизводственные расходы на аренду офиса, печеньки, обучение сотрудников и на зарплаты людям вроде секретаря и бухгалтера. 

Все расходы должны быть жёстко забюджетированы на весь год. Если вдруг у вас возникают новые затраты на отдел обслуживания, это сводит на нет усилия по финансовому менеджменту.

Вот пример структуры расходов на год:

Планирование денежного потока

Плановые расходы на подразделение Nota.Intranet:

В таком виде финансовый менеджмент понимаем мы в Notamedia — когда руководитель может посмотреть, в какой точке сходится или расходится весь объём сделок и всех планируемых транзакций, и что с этим нужно делать. 

Рекомендации тем, кто хочет управлять финансами своей компании

1. Перейдите от учёта «на коленке» к использованию современной IT-системы. Даже несовершенное IT-решение лучше, чем вообще его отсутствие.

2. Создайте список счетов с указанием типа валюты. Так вы получите картину общего баланса.

3. После оформления счетов, нужно сделать модель транзакций. Каждое изменение в плюс или минус должно происходить с помощью этого механизма.

4. Создайте два набора отчётов – структура доходов и структура расходов. Все счета и транзакции под контролем, видно, куда уходят деньги и на чём вы зарабатываете.

5. Переходим к будущему – финансовому планированию. Планирование будет работать тогда, когда менеджеры будут чётко фиксировать плановые доходы, расходы. А ещё эти данные надо проверять. 

6. На основании плановых транзакций вы сможете построить модель денежного потока или cashflow. Модель, которая поможет увидеть компанию в динамике и предотвратить катастрофу, в случае чего. 

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш

Telegram-канал

,

страницу в Facebook

 и 
канал на «Яндекс.Дзен».

Содержание:

• Зачем управлять личными финансами?
• Посчитать доходы
• Сложить расходы
• Оптимизировать бюджет
• Тратить меньше, чем зарабатываете
• Создать чрезвычайный фонд
• Работать с оставшимися деньгами
• Как ставить финансовые цели
• Приложения для управления личными финансами

Зачем управлять личными финансами?

Финансовая грамотность делает жизнь более комфортной и предсказуемой. С помощью планирования доходов и расходов человек понимает, что может позволить себе сейчас и в будущем. А на случай кризиса хорошо иметь резервный фонд, а может, и пассивный доход. 

Кроме того, из-за хаоса в финансах могут возникать неприятные последствия:

• Стресс. Согласно результатам исследования аналитического центра НАФИ и Страхового Дома ВСК, 29% россиян боятся роста цен и инфляции, 27% — снижения уровня доходов. Одна из возможных причин подобных страхов — непонимание того, как вести личный бюджет. 
• Долговые обязательства. Риск потерять источник дохода есть всегда, а при отсутствии накоплений это верный путь в долговую яму. Так, по данным на 1 декабря 2022 года, объем долгов россиян перед кредитными организациями превысил 27 триллионов рублей. 
• Нерациональные траты. Такси, готовая еда, брендовые вещи, подписки которыми вы не пользуетесь, вредные сладости и фастфуд — все это способно похитить мечту, например, об отдыхе у моря.

Чтобы избежать этих проблем, стоит разобраться, как правильно вести личный бюджет, особенно учитывая нестабильную экономическую обстановку в стране. 

Посчитать доходы

О правилах, которые мы описываем и многих других, можно прочитать в книгах по финансовой грамотности. Например, «Куда уходят деньги?» Юлии Сахаровской или «Кошелек или жизнь» Вики Робин. 

Как начать вести бюджет? Записать все источники дохода и суммы поступлений. Это может быть:

• зарплата;
• выручка, которую приносит бизнес;
• налоговые вычеты;
• проценты по вкладу;
• социальные пособия;
• плата за сдачу недвижимости в аренду.

Нерегулярные доходы, такие как разовые подработки и подарки на праздники, лучше учитывать отдельно. Точно спрогнозировать их вряд ли получится, поэтому используйте усредненные значения.

Сложить расходы

Распределяйте траты по трем категориям: текущие, предвиденные (запланированные) и крупные покупки.

• Текущие расходы

Рассчитываем каждый месяц. К ним относятся коммунальные платежи, расходы на мобильную связь и интернет, плата за образование, покупка продуктов, взносы по кредитам и другие. Важно учесть, что они могут меняться. Например, в отопительный сезон больше трат на ЖКУ, в праздники — на продукты. А в отпуске нет необходимости платить за транспорт и обеды на работе. 

Непредвиденные расходы стоит выписывать отдельно. Например, может потребоваться купить ботинки, воспользоваться услугами химчистки или просто сходить в кафе с друзьями. Ограничьте эти траты конкретной суммой, чтобы не увлечься.

• Предвиденные расходы

Это расходы, которые не являются ежемесячными, но вы знаете о них заранее. Например, необходимо ежегодно продлевать страховку автомобиля. Покупать подарки к важным датам. Оплачивать развлечения и экскурсии во время отпуска. 

Для предвиденных расходов удобно пользоваться целевыми счетами в банке. Это срочные вклады, которые можно пополнять, но снять сумму до достижения цели не получится. Лучше переводить на них деньги каждый месяц, чтобы не пришлось резко урезать бюджет перед дедлайном.

• Большие покупки

Крупные покупки не всегда получается предвидеть, поэтому вынесем их отдельно. Допустим, вы хотите купить автомобиль. Или профессиональный фотоаппарат. Есть два пути достижения этих целей. Первый — открыть целевой вклад и накопить нужную сумму за определенный срок. Второй — взять кредит. Но сначала подумайте: можете ли вы себе это позволить? Необходимость урезать ежемесячные расходы ради крупных покупок — плохой знак, особенно если без желаемой вещи вполне можно обойтись. 

Оптимизировать бюджет

После составления списка нужно проанализировать расходы из предыдущего пункта. Далее — убедиться, что деньги идут на то, что необходимо и приносит радость. Когда приоритеты расставлены, стоит решить, какие расходы исключить, какие урезать, а какие наоборот — увеличить. Например, можно отказаться от фастфуда, чтобы купить абонемент в фитнес-зал, на который раньше не хватало денег. Или приобрести кофемашину — это выгоднее и экологичнее, чем ежедневно покупать кофе на вынос.

С сиюминутными желаниями стоит быть осторожными, если они способны проделать дыру в бюджете. Прежде чем купить горящий тур или забронировать столик в дорогом ресторане, нужно подумать: хватит ли денег на необходимые покупки, оплату коммунальных платежей и другие нужды? Здравый смысл подсказывает сначала закрыть базовые потребности.

Тратить меньше, чем зарабатываете

Способность ограничивать краткосрочные удовольствия и откладывать деньги — ключевой навык, необходимый для управления личными финансами и семейным бюджетом. Чтобы развить его, можно соблюдать правила:

1. Избегать спонтанных покупок. Заниматься шоппингом не ради сиюминутного удовольствия, а рационально: ходить в магазин со списком. Так можно сэкономить время и не купить лишнего.
2. Не влезать в долги. Если у вас есть кредитная карта — используйте ее только в крайнем случае. Например, если задержали зарплату, а базовые нужды не закрыты. При поступлении денег нужно обязательно пополнить кредитку, а затем скорректировать бюджет, чтобы денег хватило до конца месяца.
3. Учитывать скрытые траты. Так, приобретение автомобиля означает затраты на обучение вождению, топливо, техобслуживание, запчасти, страховку. А светлое пальто придется регулярно носить в химчистку.
4. Учиться экономить. Использовать кэшбэк и дисконтные программы. Перед покупками стоит потратить время на изучение рынка, чтобы выбрать самое выгодное предложение. Можно торговаться — например, со своим сотовым оператором для перехода на более выгодный тариф. 

Мария Гусева, методист курса по финансовой грамотности образовательной онлайн-платформы «Учи.ру», рассказывает о способе «четырех конвертов», который помогает начать управлять личными финансами и скопить первые деньги. 

Его суть в том, чтобы из месячного дохода убрать сумму на обязательные расходы и 10% на инвестиции. Все остальное нужно поделить на четыре части. Каждая из них — это деньги на неделю: на продукты, транспорт, какие-то внезапные желания вроде пойти в кафе. Остаток суммы в конце недели можно перенести на следующую или сразу убрать в «копилку». Система помогает не остаться к концу месяца без денег.

Создать чрезвычайный фонд

Заместитель директора института финансовой грамотности Финуниверситета Валерия Минчичова в своих интервью рекомендует россиянам создать подушку безопасности, которой хватит на безбедную жизнь в течение 6-12 месяцев. Размер этой суммы индивидуален. Например, если вам предстоит вылечить зубы, сделать ремонт или оплатить обучение ребенка, стоит включить деньги на эти траты в резервный фонд.

По результатам опроса, проведенного страховой компанией «Росгосстрах Жизнь», исследовательским центром A2 и банком «Открытие», финансовая подушка есть у 79% россиян. Правда, большинству из них (62%) хватит этих накоплений не более чем на три месяца.

Работать с оставшимися деньгами

Создание пассивного дохода (подробнее о способах его получения мы писали ранее) — один из лучших способов распорядиться свободными финансами. Можно положить подушку безопасности на депозит и каждый месяц получать проценты. А оставшуюся сумму инвестировать, например:

• Купить акции и облигации на фондовой бирже.
• Приобрести гараж, машиноместо или другую недвижимость и сдавать в аренду.
• Перевести сбережения в валюту. Помимо привычных долларов и евро можно присмотреться к китайским юаням или криптовалютам, хотя последние активы особенно волатильны, и инвестирование может быть сопряжено с высокими рисками. 

Еще один способ — использование партнерских программ магазинов и маркетплейсов. Многие сервисы за приглашение друзей дают баллы или рубли, которыми можно частично оплатить дальнейшие покупки. Например, «Яндекс.Маркет» дарит 300 баллов за каждого друга (1 балл = 1 рубль), а «Тинькофф» — до 1000 рублей на счет (в зависимости от того, какой продукт посоветуете).

Как ставить финансовые цели

Финансовые цели — это желания, планы и мечты, для реализации которых нужно накопить определенную сумму денег. Они не всегда связаны с материальными приобретениями. Финансовой целью может быть избавление от статуса должника, получение пассивного дохода, формирование пенсионных накоплений.

Чтобы правильно ставить цели, можно использовать методику SMART, разработанную американским бизнес-консультантом Джорджем Т. Дораном. Согласно ей, цель должна быть:

• Specific — конкретной. Например, закрыть ипотечный кредит.
• Measurable — измеримой. Осталось перечислить банку 660 тысяч рублей. 
• Achievable — достижимой. Есть сбережения (300 тыс. рублей) и подработка (15 тыс. в месяц). Это позволит ежемесячно перечислять банку 32 тыс. рублей вместо 17 тыс. и закрыть кредит в срок. 
• Relevant — значимой. Достижение цели позволит меньше работать и больше путешествовать, и не нужно будет беспокоиться об очередном платеже.
• Time bound — ограниченной по времени. Не более 12 месяцев.

Удобно открыть накопительные счета для каждой цели и настроить автоматическое пополнение. При достижении одной из целей можно заменить ее на другую.

Приложения для управления личными финансами

Конечно, можно по старинке вести бюджет в Excel или Google-таблицах. Но есть и более современные инструменты управления личными финансами — специальные приложения.

Wallet

Позволяет фиксировать доходы и траты в разных валютах, вести учет задолженностей. С Wallet удобно сохранять транзакции и синхронизировать их между несколькими устройствами. Операции автоматически распределяются по категориям — от трат на ЖКХ до покупки одежды.

Скриншот из приложения Wallet

Приложение составляет инфографики доходов и расходов. Они помогают быстро оценить, откуда приходят деньги и куда уходят. А еще с помощью Wallet можно создавать шаблоны платежей и списки покупок. 

Monefy

Приложением удобно пользоваться: достаточно кликнуть на иконку нужной категории и указать сумму. Также можно добавить комментарий. В платной версии доступен выбор валюты (по умолчанию валюта — рубль) и установка четырехзначного пароля. А еще — синхронизация между несколькими устройствами.

Скриншот из приложения Monefy

Есть возможность установить максимальную сумму расходов за месяц: приложение проследит за тем, чтобы вы не вышли за ее пределы. Если у вас общий бюджет, можно создать учетные записи для всех членов семьи, чтобы каждый фиксировал свои доходы и расходы.

«Дзен-мани»: учет расходов

Самостоятельно фиксирует расходы, поэтому вам не придется тратить много времени на управление личными и семейными финансами. Для этого необходимо разрешить приложению импортировать операции из приложения банка или электронного кошелька. Доступен импорт из «Сбербанка», «Альфа‑банка», «Тинькофф», «Яндекс.Денег», Webmoney или QIWI. А еще «Дзен-мани» умеет брать нужную информацию из SMS.

Приложение формирует отчеты по категориям расходов и напоминает, сколько денег нужно зарезервировать на оплату счетов. Еще одна полезная опция — сервис подбора самого выгодного банковского вклада.

Текст: Вера Жихарева