Руководство удаленной командой

Один из самых известных HR-аналитиков мира Джош Берсин и директор по управлению персоналом IBM Дайан Герсон пару дней назад на совместном вебинаре говорили: «Финансовые директора спасли свои компании в тяжелом 2008 году. Директора по персоналу спасут свои компании в 2020-м».

Управление удаленной командой имеет ряд базовых принципов, связанных с управлением любой командой, и при этом накладывает новые требования на способы взаимодействия, коммуникации, принятия решений, выполнения работы, организации рабочего пространства и рабочего времени.

В управлении малыми и крупными рабочими группами важны многие аспекты, среди которых я хотел бы отметить следующие:

1. Общение и обратная связь
2. Прозрачность и доверие
3. Поддержка и взаимопомощь
4. Ясные цели
5. Измеримые результаты
6. Технические средства
7. Баланс работы и личной жизни
8. Лидерство и ответственность на уровне каждой команды и каждого сотрудника

Я основал 12 компаний, включая ABBYY, где 1300 сотрудников работает в 13 странах мира, Yva.ai, сотрудники которой в четырех странах мира работают удаленно. При этом я сам последние восемь лет живу в Кремниевой долине и 100% времени работаю удаленно из дома.

На базе опыта крупнейших распределенных организаций Кремниевой долины, с основателями которых мне приходилось общаться, и личного опыта создания удаленных команд, я хотел бы предложить следующие советы всем тем, кто сегодня переводит свои команды на работу из дома.

Совет №1. Организуйте цифровое офисное пространство

Если вы еще не перешли на корпоративные мессенджеры Slack, MS Teams, то теперь вы обязаны это сделать. Электронная почта недостаточно оперативна, не имеет публичных каналов, функций «упоминания», «эмоджи-реакций» и, по многим другим причинам, не может стать заменой оперативному живому общению.

При этом WhatsApp также не может стать вашим корпоративным мессенджером. Это совершенно принципиально. Вы должны перейти не на WhatsApp, а в Slack или MS Teams. WhatsApp не является корпоративным мессенджером, так как ваши системные администраторы не могут контролировать состав участников общественных каналов. Если кто-то из сотрудников уволится, то нет системного способа удалить (или не забыть удалить) его из группы, что приводит к серьезным дырам в безопасности. Есть много и других причин.

Используйте сервисы видеоконференций, поддерживающие открытые видеокомнаты, например Zoom.

Создайте виртуальные zoom-переговорные комнаты для каждой команды, куда может зайти любой и пообщаться голосом, как в канале мессенджера. Создайте виртуальную zoom-кухню-кофейню, куда сотрудники могут подключиться в момент перерыва на кофе или перекус. Там можно пообщаться в течение рабочего дня с удаленными коллегами, которые тоже захотели перекусить или выпить кофе.

Совет №2. Встречайтесь через видеоконференции много раз в день

Во-первых, организуйте короткие регулярные ежедневные и еженедельные встречи по важным темам. Это создает необходимый ритм работы удаленной команды. Во-вторых, обеспечьте возможность оперативных встреч между коллегами рабочих групп, руководителями и сотрудниками в течение дня.

Важно, чтобы каждая рабочая команда запланировала короткий стендап на 15-20 минут каждый день в заранее определенное время. Предложите сотрудникам приходить на стендап за 2-3 минуты до начала и использовать это время для общения. Интересуйтесь друг другом. Семьей, детьми, кошками, собаками, погодой, чем угодно. Личное общение повышает уровень окситоцина и вазопрессина — важных гормонов счастья, которые усиливают привязанность, теплые чувства и командный дух.

Если вы руководитель рабочей группы, то в некоторые периоды вы можете вообще не выключать вашу виртуальную zoom-комнату. Сотрудники смогут заходить к вам в течение дня по коротким вопросам.

Совет №3. Устраивайте виртуальные посиделки

Встречайтесь через видеоконференции вечером после работы в виртуальных клубах по интересам и неформальных посиделках и ужинах. Это работает! Это прикольно, весело и очень необычно! Можете играть в «Крокодила», настольные игры, «Мафию», «Контакт и др. Это вызывает огромное количество положительных эмоций. В ABBYY, например, создали специальную группу в корпоративной социальной сети — #remoteworktogether. В ней сотрудники организуют разные активности: устраивают спортивные челленджи, совместный просмотр и обсуждение конференций Ted Talks, играют в настольные игры по Zoom, делятся советами, как не сойти с ума на удаленке.

Совет №4. Соблюдайте правила доброжелательного общения

Важно отметить, что для сотрудников, для которых удаленная работа не является привычной, текстовая коммуникация может привести (и часто приводит) к скрытым или открытым конфликтам. Это связано с тем, что мы иногда пытаемся домыслить написанное собеседником или думаем, что собеседник знает то, что знаем мы.

Несколько советов, которыми мы делимся со своими сотрудниками.

• Остановитесь в споре, не пытайтесь во что бы то ни стало выйти из спора победителем, особенно в публичных каналах коммуникации. Во-первых, ваш собеседник тоже умный человек. Во-вторых, если вы хотите, чтобы собеседник принял вашу точку зрения, то лучший способ это сделать — беседовать наедине и путем приведения конструктивных доводов в доброжелательной форме и только после осмысления встречных аргументов собеседника 
• Предположите, что у собеседника были положительные намерения.
• Знакомьтесь друг с другом (личные отношения позволяют доверять).
• Благодарите!!! (использование любой возможности поделиться похвалой создает климат, где обратная связь рассматривается как подарок, а не как атака).
• Будьте терпимы, ваш собеседник не может знать все (как и вы сами).

Совет №5. Минимизируйте количество цифровых сервисов, стандартизируйте их и используйте в полном объеме

Используйте какой-то один сервис в каждой категории, откажитесь от дублирования. Кому-то временно станет неудобно, зато выиграет вся организация.

Вам потребуются:

• корпоративные мессенджеры Slack или MS Teams,
• видеоконференции Zoom или аналоги,
• офисный комплект, сервис хранения документов и коллективной работы G Suite, Office 365, Яндекс.Диск, Box, Dropbox,
• сервисы цифровой подписи и управления документами,
• CRM (AmoCRM, SalesForce, …),
• сервис управления задачами (Jira, Asana, Bitrix, Trello),
• система обратной связи от сотрудников Yva.ai, Glint, Qualtrics,
• системы моментальной благодарности типа Karma Bot,
• корпоративная социальная сеть Facebook Workplace, Yammer,
• для сотрудников, которые не изучали в школе слепой десятипальцевый метод печати, обеспечьте возможность пройти соответствующий курс, например «Соло на клавиатуре» Шахиджаняна. Набор на клавиатуре медленнее 150–200 знаков в минуту крайне затрудняет цифровую коммуникацию в эпоху удаленной работы,
• другие системы.

Совет №6. Документируйте все

При переходе на удаленную работу больше не существует такого понятия, как «неписаные правила». Все должно быть задокументировано. Даже если это промежуточное решение. Каждая встреча должна иметь повестку и протокол решений. Это категорически важно для обеспечения передачи знаний. При удаленной работе, особенно в разных часовых зонах, люди работают асинхронно, и непрерывное документирование даже в объеме трех строк в канале Slack — это компенсация уменьшившегося объема живых коммуникаций.

Документирование и протоколирование встреч должно стать правилом, обязанностью и привычкой каждого сотрудника. На плечи бывших секретарей и помощников руководителей теперь возлагается особая миссия документировать виртуальные встречи и публиковать в корпоративных каналах протоколы встреч.

Все цели должны быть определены в письменном виде. Для каждой команды и каждого сотрудника. И результат достижения этих целей должен обсуждаться с сотрудниками не реже 2-4 раз в месяц, а иногда и несколько раз в неделю. Как никогда стали важны встречи в режиме 1-on-1 с записями и пометками о содержании этих встреч в одном и том же документе от встречи к встрече.

Совет №7. Следите за бизнес-процессами в реальном времени

Когда люди более-менее адаптируются к новым условиям, руководителям компаний понадобится отслеживать и поддерживать эффективность бизнес-процессов. В этом могут помочь платформы Process Intelligence, такие как, например, ABBYY Timeline или аналогичные. Эти интеллектуальные решения в реальном времени помогают анализировать, что происходит внутри организации: на каком этапе находится выполнение задачи, нет ли срыва сроков и иных нарушений. Они опираются на цифровые следы, которые сотрудники оставляют в информационных системах, поэтому для подобных решений безразлично, где работают сотрудники, в офисе или дома.

Еще один совет: облегчить жизнь сотрудникам и по максимуму освободить их от рутины. Первое время работа из дома может напоминать «день сурка», особенно если в рабочих задачах много ручных операций, которые не требуют сильной интеллектуальной нагрузки. Помочь в этом могут решения для интеллектуальной обработки информации. Они автоматически распознают документы, извлекают из них ценные данные и вносят их в информационные системы компании. Это разгрузит сотрудников и даст им возможность уделять больше времени непосредственно работе с клиентами и в целом более сложным задачам, а также в дальнейшем упростит поиск и анализ информации.

Совет №8. Обеспечьте непрерывную обратную связь от сотрудников, измеряйте их счастье и стресс

Нельзя улучшить то, что нельзя измерить. Примерно так высказался лорд Кельвин 100 лет назад. Мы в компании Yva.ai повторяем эти слова как мантру.  Человеческий капитал — это главный актив и ценность организации, особенно во времена удаленной работы. В связи с этим вы должны постоянно думать об эмоциональном, личном и профессиональном благополучии ваших сотрудников.

Но как понять объективно, что беспокоит сотрудников? Как получить эту информацию в режиме реального времени?

Часто для этого используют опросные системы. Это программы, которые задают сотрудникам вопросы на тему вовлеченности. Однако проблема таких систем в том, что опросы распространяются раз в квартал или раз в месяц, что крайне неоперативно для современных организаций, особенно в период трансформационных процессов.

В период внезапного перехода на удаленную работу наша жизнь меняется еженедельно и ежедневно. Но если мы попытаемся опрашивать сотрудников ежедневно, то они просто перестанут отвечать на опросы. По статистике процент сотрудников, отвечающих на еженедельные или ежедневные опросы, падает до 5-10%, так как люди не видят ценности в трате времени на ответы.

Для решения этого парадокса мы в компании Yva.ai создаем так называемые «умные опросы» и «умную обратную связь». Суть этих технологий в том, что анонимизированную обратную связь от сотрудников можно получать, даже не задавая вопросов или почти не задавая вопросов. Цифровые взаимодействия сотрудников уже несут в себе огромное количество знаний, которые можно измерять и возвращать сотрудникам в форме персональных рекомендаций для улучшения их профессиональных навыков и создания более качественных условий работы.

Современные технологии Yva.ai и People Analytics позволяют автоматически измерять качество сотрудничества, вовлеченность, усталость, стресс, выгорание, успешные лидерские практики, конфликты и многие другие сигналы. Эти технологии анализируют так называемую пассивную обратную связь — анонимизированные сигналы взаимодействия сотрудников в корпоративных системах Slack, MS Teams, CRM, электронную почту, а также активную обратную связь — краткие 60-секундные индивидуальные опросы.

Технологии Yva.ai на базе пассивной и активной обратной связи позволяют выявлять проблемы в работе удаленной команды, повышать вовлеченность, обеспечивать конструктивную связь между сотрудниками, а также между сотрудниками и руководителями, повышать эффективность и доверие в команде.

Совет №9. Выявите неформальных лидеров и сделайте их своими союзниками

Знаете ли вы, что 3% сотрудников вашей организации управляет мнением 84% всех остальных сотрудников? Такова статистика. Эти 3% сотрудников называются неформальные лидеры.

Эти люди и так в сильной степени управляли вашей организацией, но в период удаленной работы управление вашей организацией полностью перейдет к неформальным лидерам, хотите вы этого или нет.

А знаете ли вы, кто они — эти неформальные лидеры? Разделяют ли они ваши ценности? На вашей ли они стороне?

Большинство неуспешных трансформационных процессов в организациях проваливались по причине того, что высшее руководство полагалось на формальных лидеров в попытке провести глобальные изменения. Но формальные лидеры и неформальные лидеры — это разные группы людей, и они пересекаются лишь частично.

Современные аналитические инструменты ONA (organizational network analysis), в частности Yva.ai, позволяют автоматически выявить таких неформальных лидеров, получать от них обратную связь в режиме реального времени и, как результат, наладить с ними эмоциональную и профессиональную связь.

Выявите своих неформальных лидеров. Организуйте с ними регулярные встречи один на один. Оказывайте им свое профессиональное уважение тем, что вы доносите им свои идеи лично, слушайте их и обязательно учитывайте их мнение, наделяйте их полномочиями, и качество управления и трансформационных процессов в вашей компании вырастет радикально.

Резюме

Современные вызовы и внезапный переход на удаленную работу требуют от каждого руководителя и каждого сотрудника целенаправленных и согласованных действий.

Необходимо внедрить и активно использовать цифровые средства совместной работы и общения — корпоративные мессенджеры и видеоконференции, коллективные видеокофейни и переговорные комнаты, ежедневные стендапы.

Необходимо документировать все решения для «выравнивания» коммуникации в разных временных зонах и передачи знаний.

Необходимо принимать к сведению и улучшаться, обеспечивая постоянную обратную связь, как активную (путем микроопросов), как и пассивную (путем корпоративной аналитики), обеспечить баланс работы и личной жизни.

Все эти изменения руководству не под силу реализовать по старинке — сверху вниз, особенно когда изменения должны произойти за несколько недель. Чтобы трансформация прошла быстро и успешно, вам необходимо выявить неформальных лидеров на всех уровнях своей организации, и с их помощью вовлечь и наделить необходимыми полномочиями каждого сотрудника.

Как говорят в Кремниевой долине, «лидерство — это не усиленный контроль, а расширение возможностей людей».

Время на прочтение
6 мин

Количество просмотров 32K

Если вы начнете нанимать на работу людей со всего мира, то это может до неузнаваемости изменить ваш стартап – если только вы будете хорошо относиться к своим сотрудникам.

Отличные сотрудники, работающие удаленно, нынче являются секретным оружием множества успешных стартапов. Вместо того чтобы полагаться на людей, живущих недалеко от офиса (и нередко на самом дорогом рынке), они нанимают самые лучшие таланты со всего мира для того, чтобы те помогали им продвигаться дальше со своей миссией.

Некоторые компании предпочитают, чтобы весь штаб сотрудников работал удаленно, что также имеет свои сложности. В других же наряду с членами команды, которые находятся в офисе, есть и сотрудники, работающие удаленно. Управление удаленной и «оседлой» командами может оказаться нелегкой задачей.

И поэтому я опросил 11 предпринимателей из нашего совета поделиться своими собственными идеями для управления удаленными сотрудниками – от основных стратегий коммуникации до конкретных рабочих процессов.

Общение онлайн

«Самой большой проблемой в управлении сотрудниками, работающими удаленно, является уменьшение каналов коммуникации. Причиной этому является тот факт, что они не работают в одном и том же офисе, и скорее всего, у них не совпадают рабочие часы. Чтобы как-то бороться с этим, наша команда ежедневно с утра устраивает 15-минутки в Slack, чтобы обсудить, над чем мы работали вчера, какие у нас планы на сегодня, а также все те вещи, которые могут усложнить наши задачи. Коммуникация – это самое важное, и такие встречи помогают нам всем держать один темп».

Джессика Оралкан (Jessica Oralkan), Collecteurs

Ежедневные созвоны

«В самом начале мы использовали все необычное программное обеспечение для коммуникации между сотрудниками и полагались на цифровые методы коммуникации с членами команды, работающими «в удаленке». Это не дало ожидаемых результатов по нескольким причинам. Во-первых, люди легко перестают чувствовать сплоченность, если они не общаются в реальной жизни. Поэтому может развиться отношение «мы VS они». Во-вторых, в цифровой коммуникации нет места нюансам, предположениям и неопределенности. В-третьих, созвонившись вы можете больше выяснить и сделать, чем если бы вы вели переписку.

Для того чтобы все исправить, мы начали практиковать ежедневные созвоны, но этого было мало. Теперь мы ежедневно созваниваемся, а по всем звонкам составляются отчеты и рассылаются команде. Это помогает нам избежать потерь времени и денег из-за недопонимания, также благодаря такому общению поддерживается дух товарищества, которое укрепляет работу в команде и общую цель. Это метод старой школы, но он прекрасно работает».

Эндрю Томас (Andrew Thomas), SkyBell Video Doorbell

Ежедневные собрания

«Я управляю штабом сотрудников, которые в основном находятся в соседних штатах, некоторые работают из более отдаленных мест. Да и сам я работаю в удаленке. Для управления командами наших офисных сотрудников и людей, работающих удаленно, мы используем один из методов Рокфеллера: мы проводим ежедневные собрания правления, а затем команд. Как правило, это проходит в режиме видеоконференции. В начале все наши сотрудники ненавидели это и жаловались. Однако я полагаю, именно такой подход обеспечил нам трехкратный рост. Теперь же, когда все мы привыкли к таким собраниям, команда с нетерпением ждет их, чтобы получить фидбек и ответы на вопросы по поводу проектов. Я настоятельно рекомендую проводить такие ежедневные собрания».

Ким Уолш-Филлипс (Kim Walsh-Phillips), Elite Digital Group

Не перестарайтесь с управлением

«Помните, что ваши сотрудники, работающие удаленно, иногда могут предоставить вашей фирме уникальные наборы знаний и умений, которых нет у внутренних работников. Вместо того чтобы быть чрезвычайно строгими и ежедневно пытаться контролировать их время и эффективность, просто дайте им ту свободу, которая необходима сотрудникам в удаленке. Оценивайте результаты их работы, и пока они выходят на связь и работают так же эффективно, как и другие, считайте их своим секретным оружием. Постоянные проверки и наблюдение за каждым их шагом только станут источником никому не нужного стресса и уменьшат их продуктивность».

Блэр Томас (Blair Thomas), EMerchantBroker

Один чат для всех

«Сейчас на рынке существует множество мессенджеров. Просто сделайте так, чтобы вся ваша команда в обязательном порядке постоянно пользовалась одним чатом, и используйте единое управляющее программное обеспечение. Таким образом все осведомлены о том, кто чем занимается, и работающие удаленно могут так же эффективно решать вопросы, как будто бы они находятся в офисе».

Мэтт Дойл (Matt Doyle), Excel Builders

О часовых поясах должен знать каждый

«У нас есть два офиса в разных концах света и множество сотрудников, работающих удаленно. Когда мы берем на работу новых людей, мы очень щепетильно относимся к тому, чтобы команда была осведомлена о том, где они находятся и в каком часовом поясе будут работать. Также эти данные можно увидеть в профайле каждого сотрудника, так что каждый может их проверить. Когда команда знает, откуда каждый работает, то это помогает лучше упорядочить задачи и составить расписание».

Мика Джонсон (Micah Johnson), GoFanbase

Пусть сотрудники в удаленке веселятся вместе со всеми

«Один из ключевых членов нашей команды работает удаленно, и мы провели много времени, составляя стратегию общения с ней касательно рабочих вопросов. Однако в конце концов мы обратили внимание на то, что она упускает те моменты, которые призваны сплотить команду – простое общение и забавы в офисе. Тогда мы решили во время неформального общения команды звонить ей в Skype, а также стали более внимательными к тому, чтобы она таким образом могла участвовать в неожиданных празднованиях, которыми знаменуется что-либо хорошее. И это в значительной мере повлияло на ее связь с командой и сделало нашу совместную работу еще более приятной».

Мартина Велк (Martina Welke), Zealyst

Используйте одну платформу

«Мы недавно начали использовать непрерывную обратную связь и платформу совместного пользования информацией под названием WeVue. Это позволяет членам команды эффективно работать друг с другом и с компанией, чтобы решать деловые проблемы. Это помогает нам минимизировать необходимость проводить собрания и дает людям возможность право голоса относительно затрагивающих их решений компании».

Крис Кэнчалоси (Chris Cancialosi), GothamCulture

Создайте внутренний блог

«Используйте такой инструмент ведения блога как BlogIn, чтобы создать блог для внутреннего пользования, и затем постарайтесь привлечь к нему внимание ваших работников, чтобы те активно использовали его: делали посты с обновлениями и заметки о встречах. На каждом собрании у нас был один человек, который делал заметки, а затем публиковал их вместе со слайдами и другим материалом. Таким образом люди, которые не были на собрании (в том числе и команды других офисов) могут принять участие в обсуждении. Данное решение оказалось выигрышным в плане коммуникации. Когда в блоге доступно слишком много контента, чтобы ссылаться на что-то конкретное, то можно создать запись в вики или обновляемый документ со ссылками на самые важные посты. Нам нравится Blogin, потому что он интегрирован со Slack, а также предоставляет возможность управления группами и создания wiki-страниц».

Мэттэн Гриффел (Mattan Griffel), One Month

Держите сотрудников в курсе событий

«Мы стараемся сделать так, чтобы наши работающие в удаленке сотрудники чувствовали сплоченность с командой и были осведомлены о жизни Allocadia. Мы используем Slack для информирования сотрудников о новостях, мероприятиях и событиях, а также для того, чтобы держать их в курсе всех тех вещей, которые происходят в повседневной жизни нашей компании. Мы также записываем видео корпоративных встреч и презентаций, чтобы работники вне офиса ничего не упускали».

Кэтрин Берри (Katherine Berry), Allocadia

Инвестируйте в путешествия

«Наша компания два раза в год устраивает выезды на природу. Несмотря на то, что это обходится дорого, такие капиталовложения стали одними из лучших инвестиций в нашу корпоративную культуру, которые мы делали. Как правило, такие встречи длятся два дня, также бывает, что сотрудники, которые обычно работают в удаленке, на пару дней приходят в офис до и после поездки, и мы обсуждаем стратегию компании, финансы и важные этапы. Но работа занимает не более 25% времени, остальное время отдается развлечениям и играм как в небольших командах, так и для всех работников компании, прогулками и хорошей еде. Единственное проблема здесь – это иногда возникающее чувство несоответствия с нашей скудной культурой. Но в результате мы получаем неосязаемую связь, которая невероятно ценна, и которую нелегко создать посредством цифрового общения».

Фэн Бай (Fan Bi), Blank Label.

Об авторе: Скотт Гербер (Scott Gerber) является основателем Совета молодых предпринимателей (Young Entrepreneur Council).

События последних нескольких лет перевернули привычный уклад во многих сферах жизни, включая рабочие отношения. Все больше компаний сознательно переходит на удаленный формат, оценив возможности, которые он открывает для сотрудников и работодателей. Экономия на аренде офиса и обустройстве рабочих мест, рост продуктивности исполнителей, возможность привлекать талантливых специалистов из других стран и городов — только часть из них. Рассказываем, как организовать и контролировать работу сотрудников на удаленке, как поддерживать у них позитивный рабочий настрой, как эффективно выполнять задачи, в том числе и в разных часовых поясах, какие инструменты можно использовать.

С какими проблемами сталкиваются сотрудники и работодатели на удаленке

Специалисты из разных сфер, которые трудятся в формате хоум-офис, сталкиваются с одними и теми же проблемами удаленной работы: слабой самодисциплиной, прокрастинацией, чувством ненужности в команде. Многим трудно разобраться в инструкции или задаче, если нет возможности задавать вопросы более компетентным коллегам или руководителю.

Если оставить эти проблемы без внимания — не выстроить систему коммуникаций, забыть про онбординг, не мотивировать сотрудников и не поддерживать командный дух, — создать сильную удаленную команду и успешно управлять ее работой не получится.

Удаленка — вызов не только сотрудникам, но и работодателям, поскольку в офисе легче оценивать продуктивность работников. Руководитель видит, кто из подчиненных опаздывает или тратит рабочее время на решение личных вопросов.

Сложности с коммуникациями, контролем рабочего времени и управлением задачами сотрудников — только часть проблем, с которыми часто сталкиваются работодатели на удаленке. Однако все эти трудности решаемы, главное — запастись терпением и выбрать правильные инструменты для управления работой удаленной команды.

Плюсы работы из дома

Большая степень свободы, меньший стресс и экономия времени, которое не приходится тратить на перемещения между домом и офисом, — основные выгоды удаленки для сотрудников. Работать можно из любого места, где есть доступ к интернету, поэтому появляется возможность чаще путешествовать.

Для работодателей в удаленной работе тоже много плюсов. Главные из них — можно набирать в команду талантливых специалистов из любой точки мира, быстрее расширять бизнес. Удаленный формат работы позволяет экономить на обустройстве рабочих мест, аренде офиса, оплате коммунальных услуг, клининга и эксплуатации инженерных систем.

Что нужно сотруднику для работы из дома

Компьютер, веб-камера и гарнитура для видеозвонков, стабильный и быстрый интернет — необходимый минимум, который важно обеспечить сотруднику на удаленке. Если у кого-то нет ноутбука, принтера или другой техники, то ее предоставление — первая задача работодателя. Если специалисту для работы нужен платный специализированный софт (например, программа для видеомонтажа), то его подключение, оплату и обслуживание также берет на себя компания.

Чтобы ставить офисным и удаленным сотрудникам задачи и контролировать их выполнение, обмениваться документами и управлять бизнес-процессами, подключите и настройте CRM-систему. Важно, чтобы в ней были все инструменты, необходимые для дистанционной работы, — от таск-менеджера и командных чатов до ЭДО и встроенного сервиса аналитики.

Чтобы совместно работать над задачами, управлять бизнес-процессами и продуктивно общаться, используйте возможности современных CRM-систем. В них предусмотрены таск-менеджер, учет рабочего времени, чаты для командного общения, видео- и аудиозвонки, отчеты, моментальный документированный обмен информацией, возможность загрузки файлов в облако и другие полезные функции. Все инструменты находятся в одном рабочем пространстве — удаленным сотрудникам не потребуется непрерывно переключаться между разными сервисами.

Инструменты коммуникации с сотрудниками

Другой ключевой момент — возможность выстроить удобную систему коммуникаций и управления удаленными сотрудниками. Ведь при таком формате обсуждать рабочие моменты, делиться корпоративными новостями и ставить задачи вы будете, находясь по разные стороны монитора.

Первое, с чем нужно определиться, — система взаимодействия между участниками команды и руководителем. Разработайте инструкцию, как именно вы будете общаться, в каких форматах и насколько часто. Например, у agile-команд можно позаимствовать практику начинать рабочий день с короткой планерки, в ходе которой руководитель делится планами, ставит задачи, проводит мозговые штурмы, а сотрудники задают вопросы. Обсуждать совместную работу можно в проектных чатах. В конце каждого месяца полезно подвести итоги, обсудить проблемы и достижения всей команды и отдельных участников, озвучить планы на следующий период.

Важное правило, которое повысит продуктивность удаленной работы — использовать только согласованные каналы связи. Объясните сотрудникам, что общаться в Telegram, созваниваться в WhatsApp, а отправлять документы на электронную почту — плохая идея. Храните всю информацию по работе команды в одной системе в упорядоченном виде. Дополнительный плюс такого подхода в том, что в любой момент в пару кликов можно найти нужный файл или документ.

Чтобы избежать путаницы, выберите один основной канал связи и один запасной. Основной используется для решения и обсуждения всех рабочих вопросов. Запасной — для экстренной связи, если по какой-то причине пропадает доступ к главному каналу.

В качестве запасного канала связи используйте телефонные номера. Введите за правило, что им можно пользоваться только в том случае, если основной канал связи (например, проектный чат в CRM-системе) стал временно недоступен.

Важно, чтобы у платформы для совместной работы распределенных команд была мобильная версия — это позволит всегда оставаться на связи и быстро отвечать на сообщения. Это особенно важно, если сотрудники работают в разных часовых поясах. В случае форс-мажора специалист сможет быстро подключиться к задаче, даже если он находится вдали от компьютера. У Битрикс24 есть мобильное приложение, адаптированное под iOS и Android, в котором доступны те же функции, что на сайте и в десктоп-версии. Чтобы войти в систему, достаточно ввести логин и пароль от Битрикс-аккаунта.

Профессиональная CRM в вашем кармане

Принимайте заказы, общайтесь с клиентами и закрывайте сделки — в бесплатном мобильном приложении Битрикс24.

Узнать больше

Как настроить коммуникацию в распределенной команде

Составьте инструкцию, как правильно общаться онлайн, и донесите ее до всех сотрудников:

• Расскажите, какие сервисы и приложения нужно установить обязательно, в какое время будут проходить регулярные обсуждения. Оставьте контакты руководителей и ответственных за проекты для экстренных случаев.
• Четко обозначьте, какой рабочий чат является основным для всех сотрудников компании без исключения. Публикуйте в нем новости, сообщайте о форс-мажорных ситуациях, предупреждайте о срочных созвонах. Главное правило — ничего не обсуждать. Пусть общий чат работает по принципу доски для объявлений.
• Перечислите, какими чатами могут пользоваться разные отделы для работы над внутренними проектами. Отдельно создайте чат для неформального общения. У IT-специалистов, бухгалтеров, маркетологов, аккаунт-менеджеров должны быть отдельные чаты — это ускорит взаимодействие и позволит не отвлекать остальных коллег от работы. Аналогично обстоит ситуация с неформальным общением: пусть у команды будет отдельный чат для обмена шутками, фотографиями и обсуждения новостей.
  В Битрикс24 можно создавать открытые и закрытые чаты. К открытым имеют доступ все сотрудники — в них сообщают информацию, которая актуальна для всей команды. Закрытые чаты создают для разных отделов и проектных команд. Во всех чатах доступны разные стили оформления текста, набор эмодзи, прикрепление файлов, отправка войсов, цитирование, упоминание участников.



• Отправить сообщение в чат и поставить задачу — не одно и то же. Если на созвоне или в переписке достигнуты договоренности, отмечайте их в совместном виртуальном планере. Действует универсальное правило — если задачу поставили в чате, но не внесли в таск-менеджер, задачи нет.

Систематизируйте документы и файлы, с которыми работает команда. Храните всю информацию в облаке, чтобы исполнители могли открыть, просмотреть и отредактировать файлы в любое время и с разных устройств. Разграничьте доступ к папкам и документам, чтобы он был только у тех, кто с ними работает.

Полезный инструмент для удаленной работы — база знаний. В ней вы сможете сохранять всю полезную информацию для команды — от регламентов планерок и онбординга до пошаговых инструкций по работе с разными сервисами.

Какой режим установить для удаленного сотрудника

Удаленная работа — не фриланс, поэтому важно сразу обозначить правила работы вне офиса. Если вы переводите сотрудников из офлайна, то оставьте тот же режим работы, который действовал в офисе.

Если создаете удаленную команду с нуля, сразу обозначьте, во сколько рабочий день начинается и во сколько он заканчивается. Если сотрудники работают в разных часовых зонах, введите правило, что встречи можно ставить в определенное время — например, с 11:00 до 14:00 по Москве. В календаре оставьте эти часы свободными для бронирования встреч, а остальные заблокируйте.

Подходы к учету рабочего времени в разных организациях могут отличаться. Если в компании действует строгая политика конфиденциальности и введена повышенная ответственность за выполнение задач, сотрудников контролируют вплоть до отслеживания истории поиска в браузере. Это не всегда прихоть руководства — в некоторых сферах бизнеса за ошибки и утечки информации приходится платить высокую цену.

Если же вам в первую очередь важен результат, предоставьте сотрудникам возможность самостоятельно планировать рабочее время, не устанавливайте жестких рамок. Отслеживать продуктивность можно при помощи таск-трекера.

Для подсчета количества отработанных часов используйте сервисы учета рабочего времени. Можете скачать понравившийся тайм-трекер или использовать счетчик, встроенный в CRM. Принцип работы всех сервисов во многом схож: утром сотрудник садится за компьютер запускает учет времени, в конце — завершает рабочий день. Если он отлучается на кухню сварить кофе, общается по телефону по личным вопросам или уходит на обед, он нажимает на «Стоп» или «Перерыв», а при возвращении к работе — на «Продолжить».

Другой вопрос — количество и продолжительность перерывов. По закону стандартный рабочий день длится 8 часов и предполагает один перерыв длительностью 45 или 60 минут. Если сотрудник работает в день только 4 часа, то делать перерыв на обед или нет — решает руководитель. Если потребности в строгом контроле нет, предоставьте сотруднику возможность использовать 1–2 часа рабочего времени для решения личных вопросов. Такая гибкость выгодна всем — вам не потребуется оформлять официальный отгул, а подчиненный не будет мучиться зубной болью до выходных.

Удобно, когда рабочий день начинается совместным обсуждением планов и заканчивается подведением итогов — это дает возможность контролировать режим. Однако помните, что иногда большое количество созвонов вредит рабочему процессу, поскольку они отвлекают участников команды от прямых задач. Альтернатива — отчеты о проделанной работе за день, неделю и месяц. Это отличный инструмент мониторинга продуктивности сотрудников, который позволяет отслеживать сроки выполнения текущих работ и планировать будущие.

Планирование рабочих задач

Залог успешной удаленной работы — грамотное планирование. Оно открывает возможности для эффективного контроля дедлайнов и управления задачами сотрудников.

Чтобы исполнители точно знали, что и когда они должны сделать, используйте виртуальные планировщики:

• Таск-трекер. Полезный инструмент, в котором руководитель может распределять индивидуальные и групповые задачи и устанавливать сроки начала и окончания работы. Задачи ставят внутри проектов, которые могут быть внутренними (например, размещение статей в блоге компании) и клиентскими. Для оценки скорости работы и продуктивности исполнителей в некоторых программах есть функция учета времени.
  Задаче можно присвоить ответственного и нескольких соисполнителей, а также наблюдателей, которые контролируют процесс выполнения. Все действия в задачах остаются в истории изменений. Исполнители могут общаться между собой в комментариях.
• Канбан. Виртуальная доска с простым интерфейсом — то, что нужно для распределения поручений и сбора идей в одном месте на удаленке. Можно создавать индивидуальные и общие пространства (для совместной работы над проектом).
• Календарь. Еще один инструмент для управления задачами и событиями. Возможностей для визуализации в нем намного меньше, чем в CRM-системах в целом. Им есть смысл пользоваться в том случае, если вся система коммуникаций в команде целиком построена на инструментах Google.

Выберите планер, который будет одинаково доступен, понятен и удобен для всех удаленных сотрудников. Чтобы ничего не упустить, отмечайте в нем все задачи по управлению распределенной командой, включая мелкие единичные поручения.

Система контроля

На удаленке важно контролировать не столько присутствие сотрудника на рабочем месте, сколько качество и сроки выполнения им задач. Главное — установить достижимые дедлайны и отслеживать их соблюдение. Крупные задачи можно разделять на промежуточные и для каждого мелкого поручения устанавливать свой срок.

Введите правило, что каждый сотрудник должен своевременно отчитываться о выполненной работе — например ежедневно вносить изменения в виртуальный планер. Также можно оценивать эффективность работы — насколько часто сотрудник вносит изменения в задачи, закрывает их, соблюдает дедлайны. Для повышения уровня самодисциплины и объективной оценки продуктивности полезно ввести практику еженедельных и ежемесячных отчетов. По понедельникам сотрудник может отправлять руководителю план работы на неделю.

Одна из удобных систем контроля удаленной работы — таск-трекер. С его помощью можно не только сохранять текущие и будущие поручения, назначать исполнителей и вести списки дел, но и контролировать своевременность их выполнения.

Система автоматически собирает информацию и в наглядной форме показывает, сколько времени у сотрудника уходит на выполнение задач, какие из них закрыты, просрочены или находятся в работе. Можно сделать выборку за нужный временной период. Это отличная возможность увидеть, кто из удаленных исполнителей работает продуктивно, а кто — вовсю прокрастинирует и в течение дня систематически отвлекается на личные дела.

Роль HR в организации удаленной работы

HR-менеджер играет важную роль при переводе сотрудников на удаленный формат работы. С первых дней перехода команды на удаленку HR-менеджер отслеживает, достаточно ли исполнителям инструментов для комфортной работы вне офиса, не снизилась ли мотивация. Вторая важная задача эйчара — онбординг сотрудников. При онбординге на удаленке HR-специалист знакомит новых сотрудников с рабочим регламентом, дает инструкции по работе с сервисами и взаимодействию внутри команды. Доброжелательность и быстрая реакция на вопросы ускоряют адаптацию новичков, сокращают текучесть кадров, повышают лояльность специалистов.

Также эйчар отслеживает, кто из сотрудников находится в отпуске, на больничном или взял отгул по личным обстоятельствам, и своевременно оповещает об этом руководителя. Тот, в свою очередь, находит замену отсутствующему участнику и перераспределяет обязанности внутри команды. Это позволяет соблюдать сроки выполнения задач и свести на нет ситуации авралов.

Поддержание командного духа

Поддерживать рабочий настрой труднее, когда нет возможности собраться за одним столом на мозговой штурм, устроить корпоратив и поделиться мыслями с коллегами в обеденный перерыв.

Однако сложно — не значит невозможно. Есть способы сплотить сотрудников на удаленке. Вот несколько рекомендаций, которые помогут поддерживать командный дух:

• Чат хороших новостей. Создайте групповой чат, в котором сотрудники смогут делиться всем, что их радует и вдохновляет. Это может быть что-то простое и не связанное с работой — обмен забавными мемами на злобу дня, фотоотчетами из отпуска, смешными историями. Конечно, это не самый важный инструмент для работы, но он отлично объединяет сотрудников, снижает стресс, помогает разрядить обстановку.
• Мозговые штурмы. Такие мероприятия, пусть даже и в онлайн-формате, поддерживают командный дух не хуже, чем обсуждения идей в офисе.
  Используйте для их проведения видеоконференции и видеочаты. В процессе созвона можно включить демонстрацию экрана и провести яркую презентацию.
• Честная обратная связь. Хвалите сотрудников, которые быстро и качественно выполняют поставленные задачи, оставляйте комментарии к выполненным поручениям, публикуйте дайджесты о событиях, которые происходят в компании, — все это отлично мотивирует и укрепляет командный дух.
• Неформальное общение онлайн. В период адаптации к удаленке сотрудникам особенно остро не хватает личного взаимодействия с коллегами и живого общения. Помочь команде лучше узнать друг друга и преодолеть психологические сложности помогут онлайн-активности — например, совместные занятия йогой, викторины и челленджи.

Частые ошибки

Создание и поддержка работы удаленной команды — сложная задача. Прибавьте к медленной коммуникации, меньшим возможностям для контроля и перебоям с интернет-соединением географический разброс сотрудников и разные часовые пояса — получите огромный плацдарм для ошибок. Свести их к нулю не выйдет, однако самые распространенные ловушки можно обойти, если знать врага в лицо. Вот основные из них:

• Использование разных каналов коммуникаций. При активном командном взаимодействии и без того легко упустить важную информацию. Если же у команды много разных каналов общения — рабочие чаты в одном месте, звонки в другом, переписки по отдельным задачам в третьем, то уследить за всем и сразу не получится.
  Удобнее, когда все собрано в одном месте — например, как в Битрикс 24. Все каналы взаимодействия объединены в одном пространстве, что позволяет быть в курсе всех новостей, вовремя отвечать на сообщения, организовывать онлайн-встречи.
• Отсутствие регламентов для созвонов. Если заранее не определить время подключения к видеоконференции и не составить список тем для обсуждения, то она вместо запланированного часа запросто продлится два.
  Решение — пишите краткую повестку для каждого созвона, разработайте регламент продолжительности выступлений участников встречи и выделите время для обсуждения вопросов и планов.
• Отсутствие сроков выполнения задач. Грамотный тайм-менеджмент — основа успешной работы из дома. Чтобы сотрудники могли планировать рабочий день/неделю, четко озвучивайте сроки выполнения каждой задачи. Исполнители должны понимать, когда и что вы хотите от них получить.
• Использование групповых чатов для постановки задач. Все поручения вносите в таск-менеджер, назначайте ответственных, устанавливайте сроки.
• Чрезмерный контроль. Ничего хорошего не выйдет, если требовать от сотрудников на удаленке, чтобы они моментально отвечали на сообщения, каждый час уточнять, точно ли они на рабочих местах. Это выглядит как недоверие и неуважение и порождает конфликты.
  Используйте систему управления задачами сотрудников. С ней вам не придется раздавать бесконечные поручения в чатах, по телефону или по e-mail и абы как контролировать их выполнение. Ставьте задачи, отвечайте на вопросы, отслеживайте сроки, ведите учет рабочего времени в одном пространстве. Текст задачи можно скорректировать в любой момент, изменить условия, добавить файл или изображение.
  Чтобы не пропустить момент, когда нужно вмешаться или напомнить о горящем сроке, обращайте внимание на уведомления, что срок выполнения задачи подходит к концу.

Что в итоге

Организация удаленной работы требует терпения и понимания. Если вы переводите команду в онлайн из офлайна, людям потребуется время, чтобы адаптироваться к новому формату.

Требуйте соблюдать дисциплину, рабочий режим, вовремя и качественно выполнять задачи, но оставайтесь лояльными к сотрудникам, особенно в период адаптации. Эти простые правила помогут вам построить сильную и дружную команду.

Для контроля сроков и оценки продуктивности работы каждого сотрудника используйте CRM-системы — например, Битрикс24, в которой есть все функции для управления удаленной командой.

Создаём эффективную модель коммуникаций для менеджмента на расстоянии.

Привет! Мы в True Education очень заморочены на коммуникациях. Сейчас мы собираем собственную модель human2human коммуникации и рады поделиться десятком практик. Все они прижились у нас, в довольно творческой и разнородной команде. Участники живут в разных странах и часовых поясах, а ещё то и дело переезжают, особенно в 2022 году. Для нас умение общаться, доверять и договариваться первично. Без прозрачной коммуникации в команде любой тайм-менеджмент остаётся на бумаге, а эффективность идёт лесом.

Итак, наша модель коммуникации, естественно, называется TRUE и содержит 4 кластера: Trust (доверять), Reset (обновлять), Unite (объединять) и Enjoy (наслаждаться). Вашему вниманию — сама модель и практики из каждого кластера. Запасайтесь ручкой-бумагой и делайте пометки по ходу прочтения.

Trust #Доверять

Практика №1. Доверять нельзя контролировать

Продолжим тему доверия. Вам как руководителю пригодится эта практика, если есть сложности с чрезмерным контролем команды. А всем сотрудникам эта практика поможет сделать выводы, почему на самом деле важны все эти трекеры, статусы по задачам. И почему инструменты контроля создают больше доверия, хотя кажется, что это как раз про паранойю босса.
Рисуем матрицу доверия:

1. Нарисуйте в онлайн-сервисе такую матрицу (мы обычно используем Miro). Пусть каждый сотрудник отметит точку, где, по его мнению, находятся его отношения с руководителем.

2. Все участники по очереди отвечают на три вопроса:

Собирайте ответы и планируйте действия. Допустим, человек хочет больше прозрачности от руководителя. Нет проблем: организуйте для него регулярную обратную связь, где отмечайте его успехи, давайте фидбэк по ошибкам и рассказывайте о его вкладе.

Reset #Обновлять

Практика №2: Синхронизация по времени

Мы работаем в Москве, Петербурге, Красноярске, Новосибирске, Челябинске, Алмате, Хайфе и даже в Баре. Да нет, не в баре, в Баре. Довольно сложно сохранять единый рабочий ритм, когда вы живёте в разных часовых поясах, разном климате и культурах. Одни уже отдыхают, а другие ещё смотрят утренний YouTube. А некоторые никогда не отдыхают, потому что после их рабочего дня трудовой день команды продолжается — ну как не ответить? К счастью, в удалённой команде можно договориться о гибком графике и границах личного-рабочего. Или их отсутствии, если участникам так удобно. Но за подобные преференции нужно платить: например, с уважением относиться к «отключке» участников от коммуникации, если они обычно на связи 24 часа в сутки.

Синхронизация: три правила.

Договоритесь о графике, когда у вас есть перекрытие рабочего времени со всеми участниками команды не менее 4 часов в день.

Определите график совещаний, удобный всем. Причём не просто «в это время мне норм». А чтобы он был действительно комфортный, а не когда ваше «мне норм» заключается в том, что вы параллельно собираете трёхлетнего ребенка в садик или бежите по улице, меняя локацию между встречами. Такое «норм» приводит только к выгоранию.

Выберите предпочтительные методы коммуникации и время ответа на сообщения и письма. Договоритесь, когда нужно писать в личку, когда в рабочий чат, когда на почту, а когда надо звонить на мобильный*.

*Совет: никогда не звоните, если вас об этом не попросили специально.

Предложите участникам команды добавить в статусы их временные границы для коммуникации: отвечаю в течение часа, на связи с 7 до 19 и тому подобное. Эх, где же обещанный камбэк ICQ с цветочком «Отошёл»…

Практика №3: Обновление клятв

Синхронизация по целям и ролям так же важна, как и синхронизация по времени. Цели, роли и потребности в команде меняются. Важно заново передоговариваться кто что делает и чего вы ждёте друг от друга.

1. Каждый участник заранее делает стикер. На стикере вы пишете главную свою цель как человека в команде: «как редактор я слежу за чистотой и ясностью любого нашего текста». Можно оформить как клятву: «Обещаю следить за ясностью и чистотой любого нашего текста».

Далее на стикере нужно написать 3 главные задачи, которые участник выполняет о своей роли. «Редактировать, давать комментарии, сокращать лишнее».

А ещё — нужно написать, что человек обещает делать как звено в команде — для коллег и клиентов: «делать вовремя», «делать хорошо», «быть внимательным».

2. Все созваниваются, изучают стикеры друг друга и дописывают к стикеру каждого участника свои ожидания от него. Так получается многомерная картинка.

3. В конце обсуждаем стикеры без ожиданий других — ни у кого нет личных ожиданий или всем не ясна роль участника? И наоборот: почему к этому участнику у всех столько ожиданий (наверно это проджект или собственник)? Он берёт всё на себя? Ему нужно делегировать? Никто не знает, к кому ещё пойти?

Практика №4: Чек-ин и чек-аут

Синхронизация по состоянию — коучинговая история. Когда вы сидите на разных концах континента, ещё сложнее понять, кто в каком состоянии сейчас. Быстрый неформальный чек-ин помогает понять настрой до встречи, а чек-аут — увидеть, кто с чем уходит.

Чек-ин (сонастройка перед онлайн-встречей)

Ожидания по результатам: «В течение одной минуты расскажи, что ты ожидаешь получить по итогу встречи»

Состояние: «Поделись своим состоянием одним словом (чудесно, тяжело, собран, устала)»

Настрой: «С какими двумя мыслями вы пришли сегодня на встречу?»

Неформальный чек-ин: «Какая ты сейчас погода?», «Если бы ты был героем фильма, то что это был бы за герой?»

Чек-аут (сонастройка по итогам встречи)

Ожидания по результатам: «С чем я ухожу с созвона? С какими задачами и в каком состоянии?»

Состояние: «Поделись своим состоянием одним словом (чудесно, тяжело, собран, устала)»

Неформальный чек-ин: «А какая теперь ты погода?», «Каким киногероем ты сейчас ощущаешь себя?»

Unite #объединять

5 причин провести синхронизацию (собраться на онлайн-встречу)

Практика №5: День тишины

Парадокс, но удалёнка часто не даёт отдохнуть, выйти из рабочей атмосферы. Люди втягиваются, мониторят чаты. По статистике Slack, за рабочий день люди проводят в мессенджере до 9 часов, размазанные практически на весь период бодрствования. И переодеться в пижаму не помогает. Это не дело.

А ещё бывает, что созвоны и переписки занимают всё время и сжирают когнитивный ресурс. И когда ты садишься за свои задачи, голова уже не варит. Из опыта работы в издательстве МИФ я вынесла практику «дней тишины». Если сотруднику нужно заняться чем-то, требующим включённости, он сообщает о дне тишины, где у него не будет созвонов и он не будет заходить в чаты. Так можно сдвинуть с места задачу-камень и даже съесть того самого слона по кусочкам.

Практика №6: Борьба с коммуникативной перегрузкой

Даже хорошей коммуникации бывает много. Выплыть из лавины сообщений и ожиданий помогает разграничение каналов и обозначение правил: что куда мы пишем и когда ждём ответа. Если соблюдать эти простые договорённости, можно значительно снизить коммуникативную нагрузку в команде.

Практика №7. Правила каналов общения

Правила нельзя просто взять и озвучить сверху. Для удалённой команды с недирективным управлением очень важно всем вместе утвердить комфортные для всех договорённости — их проще придерживаться.

Проведите по каждому каналу один круг обсуждения. Пусть высказываются все по очереди. В конце каждого круга обобщите и зафиксируйте правила для канала.

Правила нужно пересматривать, если появились новые обстоятельства, новый участник или просто кто-то хочет внести предложения.

Практика №8: Пересмотр процессов

Пересматривать нужно и святая святых — рабочие процессы. «Работает — не трогай!» — хороший принцип для простых процессов. В творческом коллективе нужно обновляться и делать процессы лучше, а не запихивать всех в прокрустово ложе однажды принятых регламентов.

Например, мы недавно выросли в два с лишним раза по составу участников, и заметили, что наши пятничные демо стали больше «выступлением на стульчике», чем искренним обменом успехами и неудачами недели. Изменили формат в сторону не отчётов о задачах, а такого себе мини-ретро. И вернули такой ценный для нас вайб маленькой команды.

Шаг 1. Запишите регулярные рабочие процессы и события в команде.

— Обновление статуса задач.

— Совещания по проектам.

— Внесение правок в предыдущую итерацию.

— Планирование будущей недели.

— Ретроспектива прошедшей недели.

— Неформальное общение в чате.

— Получение обратной связи от других отделов.

— Формальные разговоры в чате (обсуждаем в течение дня рабочие мелочи).

— Обучение и обмен знаниями.

— Презентация завершённой части проекта.

Шаг 2. Посмотрите на каждый процесс и ответьте на несколько вопросов:

— Оптимально делать это синхронно или асинхронно?

— Оптимально делать это офлайн или онлайн?

— Каким кругом людей оптимально это делать?

— Что в этом процессе служит синхронизации по времени, целям-ролям, состоянию и информации? Что можно добавить, чтобы это больше служило синхронизации?

Enjoy #наслаждаться

Практика №9. Формула экологичной обратной связи

Обратная связь, как написано на одном из наших командных стикеров, тоже подарок. Без ОС нет взаимодействия, нет доверия, нет мотивации. Мы стараемся использовать две вещи: искреннее желание помочь человеку и особые фразы для безопасной комфортной ОС. Вот 3 такие формулы.

1. Когда ты сделал(а) или сказал(а) это… — описываем конкретный факт, действие, поступок.

2. На меня (или на ситуацию) это оказало такое влияние… — описываем, что я почувствовал (а) и как изменилась ситуация в реальности.

3. И я бы предпочел(ла) — описываем, какие действия другого человека были бы подходящими с моей точки зрения.

Практика №10. Взаимная обратная связь

Лучше ОС только 2ОС (как дубль ГИС). Это когда вы не только даёте фидбэк сотруднику, но и просите его поделиться ОС с вами.

Алгоритм двойной ОС:

Наша модель коммуникации ещё далека от совершенства, поэтому будем рады, если вы поделитесь опытом и практиками в комментариях. С другой стороны скажу без ложной скромности: внедрите пару этих практик сегодня, и команда скажет вам спасибо уже завтра. Хотите больше огня от меня и True Education? Велкам в мой телеграм-канал. Хорошей вам коммуникации, зайцы!

Устранение сложностей в работе удаленных сотрудников

Эффективное управление командой имеет решающее значение для организации бесперебойной работы и взаимодействия удаленных и офисных сотрудников, которыми вы  руководите дистанционно. Разумеется, на словах виртуальными рабочими группами управлять проще, чем в жизни. Регистрация входа в систему и учет времени занятости в разных часовых поясах и разных режимах работы — непростая задача. К этому добавляется проблема формирования доверия в удаленной рабочей группе, участники которой не имеют возможности личного общения. Иными словами, сделать так, чтобы сотрудники чувствовали, что их ценят, может показаться почти невыполнимой задачей. Развитие корпоративной культуры в виртуальной среде не менее важно, чем внедрение эффективных рабочих процессов.

Невозможность личного присутствия, безусловно, влияет как на сотрудников, так и на рабочие процессы. У удаленных сотрудников, которые не присутствуют в офисе, может возникать ощущение, что они не являются полноценными членами команды. Жители других стран, работающие полностью в удаленном режиме, могут также ощущать значительный культурный барьер между собой и коллегами. Чтобы устранить эти сложности, рекомендуем руководителям удаленных рабочих групп следующее:

• Содействие в создании виртуальной команды
• Регулярно организуйте персональные встречи в Zoom с каждым сотрудником.
• Рассказывайте о причинах просьб и вопросов.
• Устанавливайте правила общения.
• Предоставляйте сотрудникам возможность как полностью автономной, так и коллективной работы.
• Выходите на контакт с четкими целями.
• Делитесь информацией об успехах, чтобы каждый понимал, что работает для достижения общей цели.

К сожалению, при заочном взаимодействии существенно возрастает риск того, что ключевые ценности компании отойдут на второй план. Ваша задача заключается в том, чтобы предотвратить такую ситуацию. Но для вас есть хорошая новость: в вашем распоряжении — целый набор отличных инструментов, которые могут помочь справиться с этой задачей.

Связь с удаленными сотрудниками с помощью информационных технологий

Без сомнения, информационные технологии совершенно необходимы для этой цели, но правильно ли вы их используете? Электронная почта — это отличное средство коммуникации, но когда ваша главная роль заключается в обеспечении коллективного взаимодействия, у вас может просто не быть лишнего времени. Не тратьте его впустую на сообщения электронной почты, когда другие электронные инструменты предоставляют столько полезных и удобных возможностей для удаленного сотрудничества.

Системы мгновенного обмена сообщениями

Каждый сотрудник должен иметь возможность использовать систему мгновенного обмена сообщениями. Такие сервисы, как Zoom или Slack, обеспечат вашим сотрудникам возможность быть на связи в режиме 24/7, что особенно удобно при работе в разных часовых поясах. Системы мгновенного обмена сообщениями могут стать идеальным постоянным атрибутом любого рабочего места: дома, в офисе или в кафе. Постоянная связь в режиме реального времени исключительно важна для управления как удаленными рабочими группами, так и коллективом в целом.

В мгновенном обмене сообщениями одно из важных правил нарушителей правил — пытаться отойти от того, что называется правилами. Хотя в какой-то момент беззаботные чаты на нерабочие темы становятся практически неизбежны, такое дружеское общение является важной составляющей виртуального тимбилдинга. Поэтому в разумных пределах нет смысла пытаться ограничивать использование данных каналов взаимодействия. Непринужденное общение сотрудников на личном уровне необходимо поддерживать виртуально любыми возможными способами: это может влиять на мотивацию команды. По возможности проверяйте подключение к общему чату всех сотрудников, чтобы каждый ощущал себя частью команды, и обеспечьте, чтобы новые сотрудники всегда были представлены удаленным коллегам. Для этого отлично подходит видеосвязь, которая позволяет каждому увидеть, как выглядит тот или иной пользователь. Вышесказанное приводит нас к следующему:

Видеоконференции

Если вы не закоренелый интроверт, отсутствие личных встреч может повлечь негативные последствия. Разумеется, мессенджеры — это прекрасно, но коллективная работа ориентирована на формирование полноценных отношений, которых невозможно достичь через текстовые сообщения. Не стоит забывать, что значительную часть общения составляют невербальные средства коммуникации. Поэтому использование видеоконференцсвязи с участниками рабочей группы должно стать привычкой с самого первого дня.

Процесс адаптации всех удаленных сотрудников должен быть основан на использовании видеосвязи или регулярных телефонных звонков, а не на безликом и беззвучном потоке сообщений электронной почты. Регулярно общайтесь с вашими удаленными сотрудниками по видеосвязи индивидуально или во время встреч рабочей группы. Для этой задачи идеально подходит, например, Zoom. Помимо реального живого общения по видеосвязи эта платформа обеспечивает возможность показа информации на экране и совместной работы с документами непосредственно через Dropbox. Именно такие дополнения к вашим стандартным инструментам помогут вам сэкономить больше времени в долгосрочной перспективе и постоянно оставаться в курсе происходящего. Сделайте так, чтобы ваши сотрудники относились к видеоконференциям, как к любым другим форматам встреч, и имели все необходимое для того, чтобы их организовывать и принимать в них участие. Кстати, никто не утверждает, что все встречи должны проводиться исключительно с серьезной целью. Подумайте о проведении коллективных встреч через Zoom по пятницам по аналогии с совместным ланчем или посиделками в баре в конце рабочей недели. Если вы или ваши коллеги уже устали от Zoom, используйте Dropbox Capture для записи видеосообщений и экрана, чтобы делиться новостями и оставаться на связи без проведения дополнительных встреч.

Учет времени

В отсутствие офисной системы контроля удаленные сотрудники легко могут забыть о времени или ответственности. Даже когда участники рабочей группы работают где-то неподалеку, сам факт отсутствия в офисе может вызывать ощущение, что вы находитесь не совсем в центре событий. Обучите участников рабочей группы ведению учета рабочего времени, чтобы каждый знал, что он несет ответственность за учет своего рабочего времени и выполняемую работу. Это позволит вам правильно организовать рабочее время и участников рабочей группы согласно их квалификации по разным часовым поясам.

Обязательно назначьте руководителей групп удаленных сотрудников, чтобы обеспечить четкость структуры. Устанавливайте понятные требования и контролируйте выполнение каждым участником поставленных перед ним задач. Благодаря фиксированному рабочему времени у вас всегда будет возможность организовать кого-то для связи с удаленными сотрудниками. Для этой роли подойдет один из вышестоящих удаленных сотрудников, чей рабочий день начинается по окончании вашего.

Беглый обзор

После организации учета рабочего времени необходимо обеспечить эффективную работу команды. И здесь вам очень пригодятся средства управления задачами. Dropbox — это незаменимый инструмент управления проектами, который позволяет создавать понятные и быстро обновляемые списки заданий. Вы можете устанавливать сроки сдачи с автоматическими напоминаниями, которые никому не позволят отстать от графика. А благодаря четкой централизованной постановке всех задач вы будете знать, что все сотрудники в курсе происходящего и понимают свою ответственность. Управление удаленными командами требует предоставления актуальной информации всем сотрудникам, поэтому централизация важных задач способствует правильной организации рабочих процессов.

Инструменты для удаленной работы

Никто не любит добираться на работу в переполненном поезде или через раздражающие пробки в час пик, но при этом поездка на работу не утрачивает своей важной роли. Хотя зачастую это связано с неприятными эмоциями, ежедневные поездки на работу психологически готовят вас к рабочему процессу и, что самое важное, физически разграничивают личную жизнь и профессиональную деятельность. Для тех, кто работает из дома, границы между работой и домом могут стираться, когда обеденный стол превращается в офис. Но соблюдение рабочего дня также и в формате дистанционной работы помогает сбалансировать работу и личную жизнь.

Dropbox — это идеальное решение для удаленной работы, позволяющее сотрудникам выполнять все свои задачи в единой рабочей среде. Когда сотрудники готовы приступить к работе, они просто регистрируются в системе. В конце для они так же просто выходят из системы, тем самым сообщая, что рабочий день окончен. Это не только удобно, но и создает благоприятную обстановку для удаленной работы. Поэтому, хотя вы пользуетесь одним и тем же ноутбуком для работы и досуга, соблазны типа социальных сетей можно блокировать в рабочее время.

Упрощение рабочего процесса

Естественно, разрозненность участников удаленных команд может привести к разрозненности рабочих процессов. При отсутствии общего офиса удаленные команды могут столкнуться с отсутствием унификации рабочих процессов. Не допускайте этого: работа в унисон жизненно важна для коллектива любого размера и типа. Dropbox Paper  позволяет сотрудникам редактировать документы и совместно работать в режиме реального времени, благодаря чему у вас не будет бесконечного обмена автономными копиями файлов, которые легко могут потеряться. Шаблон для проведения мозгового штурма помогает удаленным рабочим группам совместно разрабатывать идеи. А удобные  шаблоны для протоколов совещаний  упрощают их проведение вне зависимости от часовых поясов. А те удаленные сотрудники, которые подключаются к совещанию после его начала, могут войти в курс дела за считаные секунды. Интеграция с Dropbox структурирует и упрощает работу со множеством таких замечательных рабочих приложений, как   Xero и  Zapier. Больше не нужно тратить время на переключение между программами или устройствами: с инструментами для совместной работы все стало гораздо проще.

Советы по управлению удаленными рабочими группами

Информационные технологии — это замечательная вещь, но их возможности не безграничны. Основой эффективного управления удаленными рабочими группами является отношение и настоящий командный дух. Вы создаете пространство для виртуального тимбилдинга, развивающее у сотрудников ощущение единства, независимо от часового пояса или места, где они работают?

Вот несколько важных моментов, связанных с правильной организацией удаленной работы в компании.

Будьте настоящей командой

Этот совет может показаться слишком очевидным, но, чтобы быть командой, нужно по-настоящему к этому стремиться. Удаленные сотрудники должны быть в курсе всей переписки, всех обновлений и всех событий, затрагивающих тех, кто работает в офисе. Это жизненно важно для формирования чувства коллектива при удаленной работе: никто не должен быть изолирован, даже если он работает в одиночку из дома.

Эффективность коммуникации достигается при осознании одинаковой заинтересованности обеих сторон. Узнайте, как общаться с удаленными рабочими группами и дайте вашим виртуальным командам понять, что они имеют право голоса и присутствия в вашем офисе. Это может быть реализовано любыми способами, начиная поздравлениями с днем рождения от всех сотрудников и заканчивая участием в еженедельных коллективных встречах. Управление виртуальными командами не должно создавать препятствий для реализации целей. Если в офисе есть возможность пообщаться наедине со стажером или соучредителем, такая же возможность должна быть обеспечена и для участников виртуальной команды. Видеоконференции и рабочие совещания не должны планироваться за несколько дней или носить чрезмерно формальный характер. Их основная цель заключается в том, чтобы каждый сотрудник знал о том, что его команда на связи и к ней можно обратиться за помощью.

Не допускайте превращения удаленных сотрудников в товар

Очень легко может возникнуть ощущение, что удаленных сотрудников можно использовать когда и как угодно, но такое отношение должно пресекаться на корню. Постоянно укрепляйте сплоченность команды. Стройте полноценные отношения между всеми членами коллектива, чтобы обеспечить такие же тесные контакты между удаленными сотрудниками, как между теми, кто физически работает в одном пространстве. К работе с удаленными сотрудниками ни в коем случае нельзя относиться как к задаче, требующей дополнительных усилий.

Не допускайте, чтобы с удаленными сотрудниками взаимодействовал только кто-то один: они должны быть интегрированы в рабочий коллектив наравне со всеми остальными. В конечном итоге управление удаленными сотрудниками не должно влиять на реальные ценности и усилия, которые вы предпринимаете, чтобы взаимодействовать как единая команда. Они должны только усиливать такое единство и сделают это, если вы предоставите им все необходимое.

Команда, вперед!

Поэтому, если ваша компания собирается работать удаленно, убедитесь, что вы действительно готовы к этому. Развитие корпоративной культуры жизненно необходимо в любом офисе, и роль такого развития возрастает вдвойне, когда офис начинает охватывать виртуальное пространство. В первую очередь убедитесь, что удаленная команда действительно является командой и каждому ее участнику постоянно доступны инструменты для коллективной работы, которые расширяют его возможности.