1.1.
Начальник службы ДОУ отвечает:
1.1.1.
За работу службы, своевременное и
качественное выполнение ею задач по
предназначению.
1.1.2.
За исполнительскую и трудовую дисциплину
сотрудников службы.
1.1.3.
За сохранность документов (сведений),
содержащих государственную и служебную
тайну.
1.1.4.
За обеспечение безопасных условий
труда, поддержание порядка, выполнение
правил пожарной безопасности в помещениях
службы.
1.2.
Квалификационные требования: высшее
профессиональное (техническое или
инженерно-экономическое) образование
и стаж работы на руководящих должностях
в соответствующей профилю предприятия
отрасли не менее 5 лет.
1.3.
В практической деятельности должен
руководствоваться:
1.3.1.
Инструкцией по документационному
обеспечению управления предприятием
(инв. N …).
1.3.2.
Положением о службе ДОУ (инв. N …).
1.3.3.
Правилами внутреннего трудового
распорядка (инв. N …).
1.3.4.
Правилами охраны труда и техники
безопасности, обеспечения производственной
санитарии и противопожарной защиты
(инв. NN …, …, …).
1.3.5.
Настоящей должностной инструкцией.
1.4.
Должен знать:
1.4.1.
Нормативно-правовые акты,
организационно-методические документы
и материалы по вопросам деятельности
службы ДОУ.
1.4.2.
Организационную структуру предприятия.
1.4.3.
Схему организационного взаимодействия
между службой ДОУ, должностными лицами
и структурными подразделениями
предприятия.
1.4.4.
Основы научной организации труда в
службе ДОУ.
1.4.5.
Научно-технические достижения и передовой
опыт в области ДОУ.
1.4.6.
Менеджмент (в объеме, обеспечивающем
эффективное исполнение служебных
обязанностей).
1.4.7.
Технологию работ структурных подразделений
службы ДОУ.
1.4.8.
Основы трудового законодательства РФ
(в объеме, обеспечивающем эффективное
исполнение служебных обязанностей).
II. Должностные обязанности
2.1.
Начальник службы ДОУ обязан:
2.1.1.
Возглавлять работу службы и эффективно
руководить ею.
2.1.2.
Обеспечивать своевременное и качественное
выполнение службой возлагаемых на нее
повседневных задач в строгом соответствии
с утвержденным порядком работы.
2.1.3.
Руководить разработкой и ведением
служебной документации.
2.1.4.
Обеспечивать рациональное использование
материальных, технических и иных средств
службы в интересах выполнения задач по
предназначению.
2.1.5.
Обеспечивать надежную защиту документов
и информации, составляющих государственную
и служебную тайну.
2.1.6.
Руководить обучением подчиненных,
создавать им условия для повышения
квалификации.
2.1.7.
Осуществлять контроль за соблюдением
подчиненными правил внутреннего
трудового распорядка, требований техники
безопасности.
2.1.8.
Использовать по отношению к подчиненным
предоставленные права по их поощрению
(привлечению к ответственности).
2.2.
Начальник службы ДОУ должен своевременно
и в полном объеме отрабатывать и
представлять соответствующим должностным
лицам отчетную и иную служебную
документацию.
2.3.
Регламент рабочего времени начальника
службы ДОУ соответствует нормам
федерального законодательства о труде.
Время труда и отдыха в течение рабочего
дня регламентируется «Правилами
внутреннего трудового распорядка»
предприятия.
В
случае служебной необходимости начальник
службы ДОУ может привлекаться к выполнению
своих обязанностей сверхурочно, в
порядке, предусмотренном положениями
федерального законодательства о труде.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Новая страница 1
Форма организации
делопроизводства
Существует три формы
организации делопроизводства:
—
централизованная;
—
децентрализованная;
—
смешанная.
При централизованной форме
организации делопроизводства все технические операции по обработке документов
сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая
работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К
преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится
возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и
создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска
документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.
Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в
том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную
структуру.
Децентрализованная форма
организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы
делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно
использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях
территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
Смешанная форма
организации делопроизводства предполагает выполнение одних
делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение
документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их
систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях.
Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та
же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых
документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных
подразделениях, в зависимости от категории документов.
Выбор наименования службы ДОУ
В
настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы
методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе
наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе
самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом
следует учитывать несколько факторов:
—
характер
деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность
аппарата управления и общую численность работающих);
—
объем
документооборота организации;
—
наличие
подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений,
представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом
управления.
На практике используются различные названия
делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел,
отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба
документационного обеспечения управления, управление по работе с документами,
отдел документации и др.
Управление делами – это, как правило, подразделение,
имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы,
сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию
документов, контроль за исполнением документов, работу с документами
коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование
документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел
совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных
организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной
исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных
компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными
функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства
подведомственных организаций.
Остальные приведенные названия – канцелярия, общий
отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать
как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название
службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в
употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с
«канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными
сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем
понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь
все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел
делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя
из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение
следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства
употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел
документационного обеспечения» и т.п.
Организационная структура
службы ДОУ
На крупных предприятиях
в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником
закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить
секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро
жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное
бюро, архив.
На средних предприятиях
функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.
На небольших предприятиях
служба ДОУ состоит из 2-3 человек.
Во многих организациях служба ДОУ не является
самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной
службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы
с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не
имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба
ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей
организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой
штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно
руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему
вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что
служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения
документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по
заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.
Определение должностного
состава и штатной численности службы ДОУ
При определении должностного
состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором
профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и
Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других
служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
Для определения численности персонала службы ДОУ
используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование
труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности
осуществляются на основании следующих документов:
1. Межотраслевые укрупненные
нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.
2. Нормативы времени на работы
по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств,
ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.
3. Нормы времени на работы по
автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов
управления. М., 1993.
4. Нормы времени на работы по
документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов
исполнительной власти. М., 2002.
Как правило, определение численности подразделения не
входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и
заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие
расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные
документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих
документов на практике.
Разработка положения о службе
ДОУ и должностных инструкций работников
Важная задача в организации службы ДОУ – это
разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта
задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением
квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции
ее работников составляют комплект организационно-правовой документации,
разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.
Положение о подразделении –
документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в
структуре учреждения.
Государственная система
документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе
ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех
изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в
современном законодательстве.
Текст положения о службе ДОУ, в
соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:
1.
Общие положения.
2.
Цели и задачи
службы ДОУ.
3.
Функции службы
ДОУ.
4.
Права и
ответственность службы ДОУ.
5.
Взаимоотношения
службы ДОУ с другими структурными подразделениями.
Рекомендательный характер ГСДОУ
предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В
частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно
разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это
совершенно разные понятия.
Организационный этап создания
службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций.
Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций,
поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в
виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и
если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие
их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных
обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление
за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться
в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и
регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю
исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с
обращениями граждан и т.п.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2005.
Основы документационного обеспечения
ПЛАН
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Требования к организации документооборота.
Введение
-
Понятие о службе ДОУ и управлении делами.
-
Понятие о службе ДОУ
-
Инструкция по делопроизводству.
Заключение
Практическое задание: составить должностную инструкцию службы ДОУ
Список литературы.
ВВЕДЕНИЕ
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации — важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, — службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машинограммы и машиночитаемые документы).
Информация о документах, полученная при их регистрации и занесенная в определенную регистрационную форму, поступает в информационно-поисковую систему организации. Документы могут регистрироваться:
в журналах;
на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью печатающих устройств;
на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т. е. с использованием компьютерных технологий.
Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип — однократность. Это означает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз
1.Понятие о службе ДОУ и управлении делами
Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.
Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:
секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат кол-легии, протокольное бюро;
инспекция при руководителе;
канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюрпечати и размножения документов;
отдел писем (жалоб);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
центральный архив.
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и размножения документов, архив.
Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним добавляется еще протокольная группа.
Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.
Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:
положением о службе ДОУ;
инструкцией по делопроизводству;
должностными инструкциями работников ДОУ.
Положение о службе ДОУ — это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.
Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ, как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составлении положения о любой другой службе ДОУ — канцелярии, общем от-
деле и др.
Положение, как известно, имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:
-
Общие положения.
-
Цели и задачи.
-
Функции.
-
Права и обязанности.
-
Руководство.
-
Взаимоотношения.
-
Организация работы.
2.Состав службы ДОУ
В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других подразделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служащих (технических исполнителей).
Основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наименование должности формируется из слова «начальник» («заведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канцелярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала.
Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполнением оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства проектов документов, организации без документного обслуживания руководства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наименование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший» — старший инспектор например. Это означает, что данный специалист руководит группой из 3-4 человек в своем структурном подразделении. Рекомендуется вводить должность старшего и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для которого нецелесообразно в структуре службы ДОУ создание отдельного структурного подразделения.
Основные функции технических исполнителей связаны с выполнением операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором, доставкой, хранением документной информации, оформлением и размножением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПК, а также операторы копировально-множительных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране классификации к категории рабочих, но не служащих.
Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств — 12 -15 %, для промышленных предприятий — 0,5%. Можно рассчитать необходимую численность, используя методики расчета численности работников службы ДОУ с учетом данных, характеризующих конкретную организацию. Применяются различные методики, но основополагающими данными, используемыми в любой методике, выступают такие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняемых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение
делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межотраслевые нормативные документы по нормированию таких делопроизводственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклатуры дел на стенографические работы, работы по копированию и размножению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.
Согласно ГОСТ Р 51141—98 «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом».
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации и структурных подразделений, управленческих работников, и пунктами технической обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хранение и использование информации (подразделения службы ДОУ, делопроизводственные работники структурных подразделений и др.).
Учет объема документооборота относится к типовым функциям службы ДОУ.
Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полиграфии, учитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота обычно осуществляется по местам получения и отправки документов (входящие и исходящие — в экспедиции), а также их создания (внутренние документы — по месту регистрации). Периодически служба ДОУ составляет сводку данных об объеме документооборота (за неделю, месяц, год).
Сведения об объемах документооборота организации являются не только основанием для определения штатной численности самой службы ДОУ и ее структуры, но и выбора средств организационной и вычислительной техники, необходимой для обработки определенных объемов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроизводства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота. Анализ документооборота может показать степень
загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с документами.
В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:
входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию;
исходящие (отправляемые) документы, т. е. официальные документы, отправляемые из организации;
внутренние документы, т. е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.
Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых прежде всего входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наиболее типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих документов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т. е. документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или
выполнения общественных обязанностей (например, обращения граждан). Для каждой группы документов в организации должен быть разработан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, рекомендованной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:
прием поступающих документов, их первоначальная обработка;
доставка документов по назначению;
рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;
регистрация документов;
информационно-справочная работа;
контроль исполнения документов;
исполнение документов;
отправка документов.
Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию работы с документами входит также хранение и использование документов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в дальнейшем формирование архивной информации.
ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов в виде специальных технологических схем, разработкой которых занимается служба ДОУ. В схемах должны быть отражены:
этапы прохождения документов;
пункты обработки документной информации;
сроки обработки и исполнения документов.
Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству организации. При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда:
движение документов должно быть прямоточным, т. е. практически исключать возвратные маршруты;
документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним;
документ должен быть в структурном подразделении или у исполнителя однократно.
Операции над документом, если это возможно, должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которого принимают участие несколько исполнителей, и одновременная передача копий всем исполнителям и др.
Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны происходить с одновременным информированием службы ДОУ или через эту службу.
Перечисленные выше документы — положения, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции работникам — не только регламентируют порядок работы, но прежде всего закрепляют основные моменты в организации работы с документами в организации. Таким является выбор организационной формы делопроизводства.
3.Инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству — основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.
При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми или примерными, например «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» или инструкцией, разработанной для групп однородных организаций, выполняющих аналогичные функции. Из таких инструкций можно позаимствовать не только структуру текста, но некоторые разделы полностью такие, где речь идет об экспертизе ценности документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, всегда начинается с раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства. Например, Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 22 мая 1995 г. № 676р-1, со- стоит из следующих разделов:
-
Общие положения.
-
Прием, регистрация, доставка документов.
-
Служебные документы.
-
Корреспонденция депутатов.
-
Работа с обращениями граждан.
-
Организация работы с документами в структурных подразделениях.
-
Подготовка и оформление служебных документов.
-
Общие требования.
-
Распорядительные документы.
-
Документы заседаний и совещаний.
-
Служебные письма.
-
Служебные телеграммы.
-
Исходящие служебные документы.
-
Контроль исполнения документов и поручений.
-
Обеспечение документами депутатов и структурных подразделений аппарата.
-
Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы.
-
Обеспечение документами к заседанию Совета Государственной Думы.
-
Обеспечение типографскими изданиями.
-
Обеспечение нормативными материалами.
9. Использование бланков, печатей, штампов.
-
Машинописные работы.
-
Копировально-множительные работы.
-
Запись заседаний.
-
Формирование дел и хранение документов.
-
Составление номенклатуры дел.
-
Формирование дел.
-
Экспертиза ценности документов.
-
Оформление дел.
-
Составление и оформление описей дел.
-
Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы.
14. Справочная работа.
Приложения.
В приложениях к инструкции по делопроизводству обычно даются образцы форм (регистрационно-контролвной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни документов (например, документов, не подлежащих регистрации; документов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или нормативные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений.
Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она будет введена в действие, а также перечисляются необходимые подготовительные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно должен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационно-поисковой системы по документам организации, обеспечения контроля исполнения документов необходимо соблюдать также единую систему и единые правила регистрации по всей организации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистрационных формах. Это следующие реквизиты: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; номер документа, дата поступления; номер поступления, заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело. Правила заполнения указанных реквизитов должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации.
Регистрация документов — один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать
структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации. Основой для построения ИПС является классификация документов и документной информации и разработанные на этой базе различные классификационные справочники (классификаторы). Для того чтобы ввести регистрационные показатели в информационно-поисковую систему, чаще всего разрабатываются и применяются классификаторы, позволяющие быстро вводить значение этих показателей и обеспечивать их однозначное толкование.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1.Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. Учебник – 3-е изд. Испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2005.
2.Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 2001.
3.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. М.: ВНИИДАД, 2003.
4.Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. — М.: ВНИИДАД, 2006.
5.Справочник секретаря и офис-менеджера № 7,8,10 2006г.
Положение о службе ДОУ
В разделе «Общие положения» определяются место и роль службы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которыми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.
В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного
обеспечения в организации.
Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, перечисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:
-
документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.);
-
организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов — обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.);
-
организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.).
В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав, которые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:
право иметь доступ к информации (документам и базам данных);
право запрашивать сведения, необходимые для работы;
право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в организации, за выполнением правил оформления документов и др.
В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и не использование обязанностей. Иногда в данном разделе приводятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответственность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязанностей и не использование прав, представленных ей настоящим положением в соответствии с действующим законодательством».
Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности,
например: «за несвоевременную сдачу документов в архив организации или их утерю». Вне зависимости от того какой вариант был выбран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невозможно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соответствии с действующим законодательством» здесь более уместна.
Раздел «Руководство» в положении о службе ДОУ раскрывает должностные обязанности руководителя службы — управляющего делами, начальника канцелярии, начальника общего отдела, так как должностная инструкция руководителю подразделения (так же как и руководителю организации) не составляется. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и увольняется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обязанности и права, ответственность.
Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации».
Раздел «Организация работы» должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссылки на действующие документы, в соответствии с которыми организуется работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.
Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, создает необходимую основу для создания другого организационного документа — инструкции по делопроизводству, где приведена необходимая информация о том, какими способами и методами будут выполняться возложенные на службу ДОУ задачи и функции.
Приложение 1 к п. 1.6
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю министерства.
В состав службы ДОУ, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра (заместителей руководителя ведомства), секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
1.2. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
1.3. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, распоряжениями вице-президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Совета Министров — Правительства Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
1.4. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим образованием или средним специальным образованием со стажем работы по делопроизводству не менее трех лет.
1.5. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:
2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.
2.1.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.
2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в министерстве и подведомственной системе.
2.1.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
3. Функции службы ДОУ
3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов министерства, внесение в них изменений.
3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.
3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
3.1.6. Разработка номенклатуры дел министерства, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями министерства) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями министерства дел, подлежащих сдаче в архив.
3.1.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4. Права и ответственность службы ДОУ
4.1. Служба ДОУ имеет право:
4.1.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организациях отрасли.
4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в министерстве.
4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.
4.1.4. Проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам.
4.1.10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в министерстве.
4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями
Служба ДОУ взаимодействует:
5.1. Со структурными подразделениями — по вопросам документационного обеспечения управления.
5.2. С юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.
5.4. Со службами хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ.
5.5. С вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Руководителя отдела по документационному обеспечению управления
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность руководителя отдела по документационному обеспечению управления [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].
1.5. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления отвечает за:
- эффективное исполнение поручаемой ему работы;
- соблюдение требований исполнительской, трудовой дисциплины;
- сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.
1.6. На должность руководителя отдела по документационному обеспечению управления может быть назначено лицо, имеющее высшее образование — специалитет, магистратура, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
1.7. Требования к опыту практической работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления: не менее трех лет в области документационного обеспечения управления.
1.8. Особые условия допуска руководителя отдела по документационному обеспечению управления к работе: нет.
1.9. В практической деятельности руководитель отдела по документационному обеспечению управления должен руководствоваться:
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.10. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления должен знать:
- структуру организации, ее подразделения и должности, задействованные в процессах документационного обеспечения управления;
- особенности регламентации труда работников подчиненного подразделения организации;
- законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
- методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела;
- правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих правовое положение структурных подразделений и работников организации;
- функциональное наполнение деятельности различных работников и подразделения документационного обеспечения управления организации, а также подчиненных ему структур;
- правила нормирования труда и расчета явочной численности делопроизводственного персонала организации;
- правила организации рабочих мест работников организации;
- требования охраны труда;
- формы делопроизводства, определяющие организацию работы подразделения документационного обеспечения управления организации;
- правила организационного проектирования для организации;
- методики управления персоналом организации;
- трудовое законодательство Российской Федерации;
- типовые и примерные положения и инструкции в сфере документационного обеспечения управления;
- требования к структуре и содержанию отдельных видов локальных нормативных актов;
- правила разработки и оформления документации, регламентирующей документационное обеспечение управления в организации;
- участки работы подразделения документационного обеспечения управления организации и их функциональное наполнение;
- порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации;
- состав специалистов, участвующих в разработке проектов локальных нормативных актов организации;
- действующие международные стандарты в области управления документацией;
- передовой отечественный опыт и научные разработки в области информационного и документационного обеспечения управления;
- рынок информационных услуг, средства сбора, передачи и обработки информации;
- порядок разработки, оформления, утверждения и внедрения локальных актов организации;
- структура и направления деятельности организации;
- функции и порядок взаимодействия подразделений организации;
- методы проектирования и планирования работ в организации;
- порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организации;
- методы анализа показателей деятельности по документационному обеспечению управления организации;
- правила организации документационного обеспечения управления в соответствии с локальными нормативными актами организации;
- правила и методы контроля соблюдения норм в области документационного обеспечения управления;
- методы анализа выполнения программ организации и совершенствования документационного обеспечения управления и определения их эффективности;
- организация учета, порядок и сроки составления отчетности по вопросам документационного обеспечения управления;
- методы нормоконтроля при составлении документов, определения уровня унификации управленческих документов организации;
- критерии ценности документов для их использования, хранения или выделения к уничтожению;
- методы проектирования и планирования работ по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;
- современные системы электронного документооборота, используемые в сфере документационного обеспечения управления организации, и их функциональные возможности;
- ведущие организации — разработчики систем электронного документооборота для сферы документационного обеспечения управления организации.
1.11. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления должен уметь:
- устанавливать круг компетенций и ответственность заместителей руководителя и работников подразделения документационного обеспечения управления организации;
- организовывать коллективную и индивидуальную работу работников подчиненного подразделения организации;
- обеспечивать взаимодействие подразделения документационного обеспечения управления со структурными подразделениями и должностными лицами организации;
- разрабатывать положение о подразделении и должностные инструкции работников организации;
- устанавливать для каждой функции работника отдела документационного обеспечения управления права и ответственность, обеспечивающие корректное выполнение этой функции в рамках деятельности организации;
- принимать меры по устранению недостатков в работе подчиненного структурного подразделения организации;
- проводить тестирование и оценку работы подчиненных работников в организации;
- организовывать обучение и повышение квалификации делопроизводственного персонала организации;
- определять приоритетные направления развития подразделения документационного обеспечения управления организации;
- разрабатывать меры по повышению эффективности деятельности работников подчиненного подразделения организации;
- внедрять новые технологии и методы работы в деятельность подчиненного подразделения организации;
- применять правовые нормы для составления и оформления локальных нормативных актов организации;
- разрабатывать единую политику организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
- организовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов локальных нормативных актов организации;
- интегрировать делопроизводственные процессы и процедуры в деловые (управленческие) процессы организации;
- отражать участие отдельных работников и структурных подразделений организации в ее делопроизводственных процессах;
- проводить процедуры рассмотрения, коллективного обсуждения, утверждения и согласования проектов локальных нормативных актов организации;
- применять меры, обеспечивающие выполнение всеми работниками организации требований, закрепленных в локальных нормативных актах по документационному обеспечению управления организации;
- анализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
- обосновывать положения стратегии развития и политики организации в области документационного обеспечения управления;
- проводить анализ информации о состоянии системы документационного обеспечения управления организации;
- вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
- обеспечивать взаимодействие подразделений организации по вопросам работы с документами;
- оценивать эффективность процессов документационного обеспечения управления организации;
- определять функции, выполняемые системой электронного документооборота организации, и отслеживать ее актуализацию;
- принимать решения в сложных и спорных ситуациях в рамках своей профессиональной деятельности;
- решать задачи нормативного и методического обеспечения документационного обеспечения управления организации;
- обеспечивать формирование и сохранность документального фонда организации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и локальных нормативных актов;
- вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
- представлять результаты контрольной деятельности по вопросам документационного обеспечения управления в отчетах организации;
- организовывать работу по сбору и систематизации сведений о положении дел в сфере документационного обеспечения управления организации, осуществлять руководство эффективным использованием данных сведений и его контроль;
- организовывать систематизированный учет, хранение локальных нормативных актов организации по вопросам информационного и документационного обеспечения управления и внесение в них принятых изменений;
- своевременно информировать об изменениях в локальных нормативных актах руководителей и работников подразделений организации;
- принимать решения с учетом конкретной ситуации по вопросам, возникающим в ходе контрольной и аналитической деятельности в сфере документационного обеспечения управления организации;
- анализировать информацию о состоянии системы документационного обеспечения управления организации;
- вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
- составлять техническое задание на проектирование и внедрение системы электронного документооборота в сфере документационного обеспечения управления организации;
- выбирать оптимальную систему электронного документооборота, отвечающую задачам документационного обеспечения управления организации;
- обосновывать необходимость внедрения системы электронного документооборота в сферу документационного обеспечения управления организации;
- организовывать обучение работников организации современным методам работы с документами в сфере документационного обеспечения управления;
- актуализировать локальные нормативные акты организации с учетом внедрения современных методов работы с документами.
1129. В период временного отсутствия руководителя отдела по документационному обеспечению управления (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Должностные обязанности
Руководитель отдела по документационному обеспечению управления выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководство деятельностью отдела по документационному обеспечению управления организации, в том числе:
- определение целей, задач и функций подразделения документационного обеспечения управления организации и его работников;
- распределение должностных обязанностей между работниками подразделения документационного обеспечения управления организации;
- разработка положения о подразделении документационного обеспечения управления организации и должностных инструкций ее работников;
- планирование деятельности подчиненного подразделения с учетом рационального распределения работ и объема производственных задач организации;
- руководство работниками подчиненного подразделения и контроль их деятельности в организации;
- проведение совместно с работниками кадрового подразделения мероприятий по подбору персонала на замещение вакантных должностей подчиненного подразделения;
- организация обучения и повышения квалификации работников подчиненного подразделения организации;
- контроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации;
- определение потребности подчиненного подразделения организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых ресурсах;
- подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников отдела по документационному обеспечению управления;
- определение эффективности деятельности подчиненного подразделения организации.
2.2. Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации, в том числе:
- определение направлений внутренней регламентации документационного обеспечения управления организации;
- руководство разработкой локальных нормативных актов организации в соответствии с ее политикой в сфере документационного обеспечения управления;
- организация согласования, утверждения локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению ее управления;
- организация ознакомления работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по документационному обеспечению ее управления;
- консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик работы с документами организации;
- организация работы по актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по документационному обеспечению ее управления.
2.3. Построение системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:
- разработка политики организации в области документационного обеспечения ее управления;
- содействие внедрению стандартов организации в сферу документационного обеспечения ее управления;
- координация деятельности по созданию и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
- обеспечение взаимодействия подразделений организации при решении задач в области документационного обеспечения ее управления;
- обеспечение функционирования системы документационного обеспечения управления организации;
- организация работы по поддержанию системы документационного обеспечения управления организации в актуальном состоянии;
- внедрение современных методов и средств обработки информации в рамках реализации единой технологии системы управления документами организации;
- управление проектами документационного обеспечения управления организации;
- руководство разработкой планов и графиков работ по решению задач организации в рамках системы документационного обеспечения ее управления;
- определение функций, выполняемых системой электронного документооборота организации, и ее актуализация;
- организация консультирования работников организации по вопросам работы с ее документами.
2.4. Осуществление контроля функционирования системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:
- осуществление контроля ведения делопроизводства в организации в соответствии с установленным в ней порядком, своевременное принятие мер по предупреждению нарушений;
- осуществление контроля исполнения локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации;
- организация работы по выявлению нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их устранению;
- осуществление контроля исполнительской дисциплины работников организации;
- осуществление контроля функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной актуализации;
- осуществление контроля формирования дел и организации оперативного хранения документов в организации;
- исполнение функций заместителя председателя экспертной комиссии организации;
- организация и проведение проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам документационного обеспечения управления;
- мониторинг результатов решения задач организации по вопросам документационного обеспечения управления, анализ данных мониторинга;
- контроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организации;
- определение эффективности мероприятий по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации.
2.5. Совершенствование системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:
- определение возможностей применения современных информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления организации на основе изучения тенденций их развития;
- обоснование необходимости совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
- определение направлений развития и совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
- определение мер по устранению выявленных изъянов системы документационного обеспечения управления, действующей в организации;
- определение мер по оптимизации управленческого документооборота организации;
- разработка методики совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
- подготовка пакета документов, сопровождающих процесс разработки, внедрения и использования системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
- организация процесса разработки и внедрения системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
- координация деятельности по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации.
В случае необходимости руководитель отдела по документационному обеспечению управления может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно по решению руководителя Компании в порядке, предусмотренном законодательством о труде.
3. Права
Руководитель отдела по документационному обеспечению управления имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. На бесплатную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.
3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам.
3.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.
3.5. Получать необходимую для выполнения функциональных обязанностей информацию о деятельности предприятия от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.
3.6. Взаимодействовать с другими подразделениями предприятия по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
3.7. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы отдела.
3.8. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.10. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью руководитель отдела по документационному обеспечению управления обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
5.3. В связи с производственной необходимостью руководителю отдела по документационному обеспечению управления для выполнения его трудовых функций может быть предоставлен служебный автотранспорт.
6. Право подписи
6.1. Руководителю отдела по документационному обеспечению управления для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
(подпись)
Основы документационного обеспечения
ПЛАН
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Требования к организации документооборота.
Введение
-
Понятие о службе ДОУ и управлении делами.
-
Понятие о службе ДОУ
-
Инструкция по делопроизводству.
Заключение
Практическое задание: составить должностную инструкцию службы ДОУ
Список литературы.
ВВЕДЕНИЕ
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации — важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, — службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машинограммы и машиночитаемые документы).
Информация о документах, полученная при их регистрации и занесенная в определенную регистрационную форму, поступает в информационно-поисковую систему организации. Документы могут регистрироваться:
в журналах;
на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью печатающих устройств;
на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т. е. с использованием компьютерных технологий.
Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип — однократность. Это означает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз
1.Понятие о службе ДОУ и управлении делами
Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.
Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:
секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат кол-легии, протокольное бюро;
инспекция при руководителе;
канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюрпечати и размножения документов;
отдел писем (жалоб);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
центральный архив.
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и размножения документов, архив.
Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним добавляется еще протокольная группа.
Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.
Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:
положением о службе ДОУ;
инструкцией по делопроизводству;
должностными инструкциями работников ДОУ.
Положение о службе ДОУ — это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.
Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ, как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составлении положения о любой другой службе ДОУ — канцелярии, общем от-
деле и др.
Положение, как известно, имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:
-
Общие положения.
-
Цели и задачи.
-
Функции.
-
Права и обязанности.
-
Руководство.
-
Взаимоотношения.
-
Организация работы.
2.Состав службы ДОУ
В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других подразделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служащих (технических исполнителей).
Основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наименование должности формируется из слова «начальник» («заведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канцелярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала.
Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполнением оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства проектов документов, организации без документного обслуживания руководства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наименование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший» — старший инспектор например. Это означает, что данный специалист руководит группой из 3-4 человек в своем структурном подразделении. Рекомендуется вводить должность старшего и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для которого нецелесообразно в структуре службы ДОУ создание отдельного структурного подразделения.
Основные функции технических исполнителей связаны с выполнением операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором, доставкой, хранением документной информации, оформлением и размножением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПК, а также операторы копировально-множительных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране классификации к категории рабочих, но не служащих.
Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств — 12 -15 %, для промышленных предприятий — 0,5%. Можно рассчитать необходимую численность, используя методики расчета численности работников службы ДОУ с учетом данных, характеризующих конкретную организацию. Применяются различные методики, но основополагающими данными, используемыми в любой методике, выступают такие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняемых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение
делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межотраслевые нормативные документы по нормированию таких делопроизводственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклатуры дел на стенографические работы, работы по копированию и размножению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.
Согласно ГОСТ Р 51141—98 «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом».
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации и структурных подразделений, управленческих работников, и пунктами технической обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хранение и использование информации (подразделения службы ДОУ, делопроизводственные работники структурных подразделений и др.).
Учет объема документооборота относится к типовым функциям службы ДОУ.
Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полиграфии, учитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота обычно осуществляется по местам получения и отправки документов (входящие и исходящие — в экспедиции), а также их создания (внутренние документы — по месту регистрации). Периодически служба ДОУ составляет сводку данных об объеме документооборота (за неделю, месяц, год).
Сведения об объемах документооборота организации являются не только основанием для определения штатной численности самой службы ДОУ и ее структуры, но и выбора средств организационной и вычислительной техники, необходимой для обработки определенных объемов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроизводства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота. Анализ документооборота может показать степень
загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с документами.
В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:
входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию;
исходящие (отправляемые) документы, т. е. официальные документы, отправляемые из организации;
внутренние документы, т. е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.
Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых прежде всего входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наиболее типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих документов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т. е. документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или
выполнения общественных обязанностей (например, обращения граждан). Для каждой группы документов в организации должен быть разработан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, рекомендованной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:
прием поступающих документов, их первоначальная обработка;
доставка документов по назначению;
рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;
регистрация документов;
информационно-справочная работа;
контроль исполнения документов;
исполнение документов;
отправка документов.
Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию работы с документами входит также хранение и использование документов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в дальнейшем формирование архивной информации.
ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов в виде специальных технологических схем, разработкой которых занимается служба ДОУ. В схемах должны быть отражены:
этапы прохождения документов;
пункты обработки документной информации;
сроки обработки и исполнения документов.
Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству организации. При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда:
движение документов должно быть прямоточным, т. е. практически исключать возвратные маршруты;
документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним;
документ должен быть в структурном подразделении или у исполнителя однократно.
Операции над документом, если это возможно, должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которого принимают участие несколько исполнителей, и одновременная передача копий всем исполнителям и др.
Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны происходить с одновременным информированием службы ДОУ или через эту службу.
Перечисленные выше документы — положения, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции работникам — не только регламентируют порядок работы, но прежде всего закрепляют основные моменты в организации работы с документами в организации. Таким является выбор организационной формы делопроизводства.
3.Инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству — основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.
При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми или примерными, например «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» или инструкцией, разработанной для групп однородных организаций, выполняющих аналогичные функции. Из таких инструкций можно позаимствовать не только структуру текста, но некоторые разделы полностью такие, где речь идет об экспертизе ценности документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, всегда начинается с раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства. Например, Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 22 мая 1995 г. № 676р-1, со- стоит из следующих разделов:
-
Общие положения.
-
Прием, регистрация, доставка документов.
-
Служебные документы.
-
Корреспонденция депутатов.
-
Работа с обращениями граждан.
-
Организация работы с документами в структурных подразделениях.
-
Подготовка и оформление служебных документов.
-
Общие требования.
-
Распорядительные документы.
-
Документы заседаний и совещаний.
-
Служебные письма.
-
Служебные телеграммы.
-
Исходящие служебные документы.
-
Контроль исполнения документов и поручений.
-
Обеспечение документами депутатов и структурных подразделений аппарата.
-
Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы.
-
Обеспечение документами к заседанию Совета Государственной Думы.
-
Обеспечение типографскими изданиями.
-
Обеспечение нормативными материалами.
9. Использование бланков, печатей, штампов.
-
Машинописные работы.
-
Копировально-множительные работы.
-
Запись заседаний.
-
Формирование дел и хранение документов.
-
Составление номенклатуры дел.
-
Формирование дел.
-
Экспертиза ценности документов.
-
Оформление дел.
-
Составление и оформление описей дел.
-
Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы.
14. Справочная работа.
Приложения.
В приложениях к инструкции по делопроизводству обычно даются образцы форм (регистрационно-контролвной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни документов (например, документов, не подлежащих регистрации; документов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или нормативные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений.
Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она будет введена в действие, а также перечисляются необходимые подготовительные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно должен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационно-поисковой системы по документам организации, обеспечения контроля исполнения документов необходимо соблюдать также единую систему и единые правила регистрации по всей организации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистрационных формах. Это следующие реквизиты: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; номер документа, дата поступления; номер поступления, заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело. Правила заполнения указанных реквизитов должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации.
Регистрация документов — один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать
структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации. Основой для построения ИПС является классификация документов и документной информации и разработанные на этой базе различные классификационные справочники (классификаторы). Для того чтобы ввести регистрационные показатели в информационно-поисковую систему, чаще всего разрабатываются и применяются классификаторы, позволяющие быстро вводить значение этих показателей и обеспечивать их однозначное толкование.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1.Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. Учебник – 3-е изд. Испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2005.
2.Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 2001.
3.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. М.: ВНИИДАД, 2003.
4.Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. — М.: ВНИИДАД, 2006.
5.Справочник секретаря и офис-менеджера № 7,8,10 2006г.
Положение о службе ДОУ
В разделе «Общие положения» определяются место и роль службы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которыми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.
В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного
обеспечения в организации.
Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, перечисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:
-
документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.);
-
организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов — обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.);
-
организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.).
В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав, которые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:
право иметь доступ к информации (документам и базам данных);
право запрашивать сведения, необходимые для работы;
право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в организации, за выполнением правил оформления документов и др.
В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и не использование обязанностей. Иногда в данном разделе приводятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответственность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязанностей и не использование прав, представленных ей настоящим положением в соответствии с действующим законодательством».
Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности,
например: «за несвоевременную сдачу документов в архив организации или их утерю». Вне зависимости от того какой вариант был выбран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невозможно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соответствии с действующим законодательством» здесь более уместна.
Раздел «Руководство» в положении о службе ДОУ раскрывает должностные обязанности руководителя службы — управляющего делами, начальника канцелярии, начальника общего отдела, так как должностная инструкция руководителю подразделения (так же как и руководителю организации) не составляется. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и увольняется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обязанности и права, ответственность.
Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации».
Раздел «Организация работы» должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссылки на действующие документы, в соответствии с которыми организуется работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.
Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, создает необходимую основу для создания другого организационного документа — инструкции по делопроизводству, где приведена необходимая информация о том, какими способами и методами будут выполняться возложенные на службу ДОУ задачи и функции.
Документационное
обеспечение управленческой деятельности
организации — важнейшая обслуживающая
функция управления, от рациональной
организации которой зависят скорость
и качество принятия управленческих
решений, эффективность работы организации
в целом.
Рациональная
организация документационного обеспечения
управления возлагается в организации
на самостоятельную, организационно-обособленную
службу, подчиненную руководителю
организации, — службу документационного
обеспечения управления (служба ДОУ,
служба делопроизводства). В небольших
организациях, где объем обрабатываемых
документов невелик и создание такой
службы нецелесообразно, всю работу по
документационному обеспечению управления
выполняет секретарь руководителя или
специально выделенный для проведения
этой работы сотрудник.
Служба
ДОУ в зависимости от принадлежности к
определенной группе организации может
называться по-разному: управление делами
(управление делопроизводства или
информационно-документационного
обеспечения), канцелярия, общий отдел.
Управление
делами, как правило, создается в
министерствах и ведомствах и имеет в
своем составе следующие структурные
подразделения:
секретариат,
в состав которого входят: приемная,
секретариат руководителя и секретариаты
заместителей руководителя, секретариат
коллегии, протокольное бюро;
инспекция
при руководителе;
канцелярия,
в состав которой могут входить: бюро
правительственной переписки, бюро учета
и регистрации, контроля, экспедиция,
бюро печати и размножения документов;
отдел
писем (жалоб);
отдел
совершенствования работы с документами
и внедрения технических средств;
центральный
архив.
Канцелярия
создается на государственных предприятиях,
в учебных заведениях, в научно-исследовательских,
проектных и конструкторских организациях.
В ее состав, как правило, могут входить:
подразделение по учету и регистрации,
контролю, совершенствованию работы с
документами и внедрению технических
средств, рассмотрению писем (жалоб)
граждан, секретариат, экспедиция, бюро
печати и размножения документов, архив.
Общий
отдел создается в органах власти и
общественных организациях. Обычно в
его состав входят те же подразделения,
но к ним добавляется еще протокольная
группа.
Состав
конкретной службы ДОУ, число подразделений,
в нее входящих, зависят прежде всего от
количества обрабатываемых документов
и информации, масштабов и характера
деятельности организации, от выбранной
организационной формы делопроизводства.
Работа
службы ДОУ регламентируется следующими
документами:
положением
о службе ДОУ;
инструкцией
по делопроизводству;
должностными
инструкциями работников ДОУ.
Положение
о службе ДОУ — это правовой акт, определяющий
порядок образования, права, обязанности
и организацию работы данной службы.
Положение
о конкретной службе ДОУ разрабатывается
на основе примерных положений, приведенных
в ГСДОУ и в Типовой инструкции по
делопроизводству в министерствах и
ведомствах РФ. Данные примерные положения
разработаны применительно к организациям,
в которых есть такая служба ДОУ как
управление делами, и содержат максимум
формулировок, которые можно использовать
при составлении положения о любой другой
службе ДОУ — канцелярии, общем отделе и
др.
Положение,
как известно, имеет унифицированную
структуру текста и включает в себя
следующие разделы:
1. Общие
положения.
2. Цели
и задачи.
3.
Функции.
4. Права
и обязанности.
5.
Руководство.
6.
Взаимоотношения.
7.
Организация работы.
В
разделе «Общие положения» определяются
место и роль службы ДОУ, ее структура,
подчиненность, перечень документов,
которыми регламентируется ее деятельность,
а также имеются указания на то, кто имеет
право возглавить службу ДОУ и какую
печать имеет эта служба.
В
разделе «Цели и задачи» приводится
перечень основных целей и задач. Как
правило, основными целями службы ДОУ
являются организация, руководство,
координация и реализация работ по
документационному обеспечению управления
на современном уровне. Эта служба решает
задачи организации единой системы
делопроизводства, единого порядка
документирования, разработки и внедрения
нормативных и методических документов
по совершенствованию документационного
обеспечения в организации.
Из
поставленных целей и задач формулируется
набор функций, перечисление которых
приводится в следующем разделе «Функции».
Функции службы ДОУ можно разделить на
три группы:
документирование
управленческой деятельности (разработка
и ведение табеля форм документов и
альбома унифицированных форм документов;
разработка и тиражирование бланков
документов, их выдача и учет, оформление
документов, их подготовка по указанию
руководства, документирование заседаний,
совещаний и др.);
организация
и выполнение работ по обработке документов
(прием и первоначальная обработка
поступающих документов, регистрация,
рассмотрение, доставка документов,
контроль за прохождением, исполнением
и оформлением документов в организации,
информационно-справочное обслуживание,
отправка документов, оперативное
хранение документов, подготовка дел к
сдаче в архив, архивные работы, организация
работы с отдельными категориями
документов — обращениями граждан,
документами с грифом ограничения доступа
и др.);
организационные
виды работ (организация совещаний,
приема посетителей, телефонных
переговоров, методическое руководство
постановкой делопроизводства в
структурных подразделениях и в
подведомственных организациях, разработка
новейших технологий организации
делопроизводства, повышения квалификации
работников службы ДОУ и др.).
В
разделе «Права и обязанности» приводится
перечень прав, которые имеет служба
ДОУ, необходимых для успешного выполнения
ею своих задач и функций. К ним относятся:
право
иметь доступ к информации (документам
и базам данных);
право
запрашивать сведения, необходимые для
работы;
право
осуществлять контроль за ведением
делопроизводства в организации, за
выполнением правил оформления документов
и Др.
В этом
же разделе указывается и ответственность
за невыполнение прав и неиспользование
обязанностей. Иногда в данном разделе
приводятся обобщенные формулировки
типа «служба ДОУ несет ответственность
за невыполнение или некачественное
выполнение своих обязанностей и
неиспользование прав, представленных
ей настоящим положением в соответствии
с действующим законодательств ом».
Иногда
в данном разделе конкретно указывается,
на основании чего работники службы ДОУ
могут быть привлечены к ответственности,
например: «за несвоевременную сдачу
документов в ведомственный архив или
их утерю». Вне зависимости от того, какой
вариант был выбран, вид ответственности,
а также сроки или формы наказания
невозможно перечислить в данном разделе,
поэтому формулировка «в соответствии
с действующим законодательством» здесь
более уместна.
Раздел
«Руководство» в положении о службе ДОУ
раскрывает должностные обязанности
руководителя службы — управляющего
делами, начальника канцелярии, начальника
общего отдела, так как должностная
инструкция руководителю подразделения
(так же как и руководителю организации)
не составляется. Фактически этот раздел
отражает то, что положено включать в
должностную инструкцию: как назначается
и увольняется, кому подчиняется,
требования к уровню квалификации, его
обязанности и права, ответственность.
Раздел
«Взаимоотношения» содержит информацию
о том, с какими подразделениями и по
каким вопросам служба ДОУ взаимодействует,
например «служба ДОУ взаимодействует
с юридической службой по правовым
вопросам, связанным с подготовкой
документов в организации».
Раздел
«Организация работы» должен содержать
информацию об особенностях в работе
службы, если они есть, о графике работы,
ссылки на действующие документы, в
соответствии с которыми организуется
работа организации в целом. Для
государственных организаций это правила
внутреннего распорядка. В этом же разделе
должна быть информация о том, как будет
происходить реорганизация службы, если
в этом возникнет необходимость.
Таким
образом, положение о службе ДОУ, которое
четко описывает порядок работы и функции,
распределение прав и обязанностей,
создает необходимую основу для создания
другого организационного документа —
инструкции по делопроизводству, где
приведена необходимая информация о
том, какими способами и методами будут
выполняться возложенные на службу ДОУ
задачи и функции.
Инструкция
по делопроизводству — основной документ,
устанавливающий единый порядок
документирования и выбранную технологию
работы с документами в организации.
Инструкция разрабатывается на основе
общегосударственных нормативных
документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих
типовых и примерных инструкций, если
они имеются, и др.). В то же время инструкция
по делопроизводству должна отражать
все особенности организации делопроизводства
в конкретной организации.
При
построении структуры текста инструкции
по делопроизводству руководствуются
действующими типовыми или примерными,
например «Типовой инструкцией по
делопроизводству в министерствах и
ведомствах РФ» или инструкцией,
разработанной для групп однородных
организаций, выполняющих аналогичные
функции. Из таких инструкций можно
позаимствовать не только структуру
текста, но некоторые разделы полностью
— такие, где речь идет об экспертизе
ценности документов, подготовке дел к
архивному хранению. Инструкция, как и
другие виды организационных документов,
всегда начинается с раздела «Общие
положения», а затем идут разделы,
освещающие все особенности постановки
делопроизводства в конкретной организации,
степень механизации и автоматизации
делопроизводства. Например, Инструкция
по работе с документами в Государственной
Думе Федерального Собрания Российской
Федерации, утвержденная распоряжением
Председателя Государственной Думы от
22 мая 1995 г. № 676р-1, состоит из следующих
разделов:
1. Общие
положения.
2.
Прием, регистрация, доставка документов:
2.1.
Служебные документы;
2.2.
Корреспонденция депутатов.
3.
Работа с обращениями граждан.
4.
Организация работы с документами в
структурных подразделениях.
5.
Подготовка и оформление служебных
документов:
5.1.
Общие требования; _
5.2.
Распорядительные документы;
5.3.
Документы заседаний и совещаний;
5.4.
Служебные письма;
5.5.
Служебные телеграммы.
6.
Исходящие служебные документы.
7.
Контроль исполнения документов и
поручений.
8.
Обеспечение документами депутатов и
структурных подразделений Аппарата:
8.1.
Обеспечение документами к заседанию
Государственной Думы;
8.2.
Обеспечение документами к заседанию
Совета Государственной Думы;
8.3.
Обеспечение типографскими изданиями;
8.4.
Обеспечение нормативными материалами.
9.
Использование бланков, печатей, штампов.
10.
Машинописные работы.
11.
Копировально-множительные работы.
12.
Запись заседаний.
13.
Формирование дел и хранение документов:
13.1.
Составление номенклатуры дел;
13.2.
Формирование дел;
13.3.
Экспертиза ценности документов;
13.4.
Оформление дел;
13.5.
Составление и оформление описей дел;
13.6.
Передача дел на хранение в Архив
Государственной Думы.
14.
Справочная работа.
Приложения.
В
приложениях к инструкции по делопроизводству
обычно даются образцы форм
(регистрационно-контрольной карточки,
номенклатуры дел, обложки дела и др.),
образцы оформления документов (как
правило, наиболее распространенных в
конкретной организации), перечни
документов (например документов, не
подлежащих регистрации; документов, на
которые проставляется гербовая печать),
типовые или нормативные документы
(положение о ЦЭК организации). Так, в
Инструкцию по делопроизводству
Государственной Думы РФ включено 48
приложений.
Инструкция
по делопроизводству утверждается
приказом руководителя организации, в
котором указывается, с какого числа она
будет введена в действие, а также
перечисляются необходимые подготовительные
мероприятия, которые должна провести
служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству
является документом, с которым обязательно
должен быть ознакомлен не только
сотрудник службы ДОУ, но и каждый
сотрудник организации под расписку при
приеме на работу. Инструкция должна
быть в каждом структурном подразделении
организации.
Должностная
инструкция является документом,
регламентирующим организационно-правовое
положение работника в службе ДОУ.
Должностная
инструкция на руководителей подразделений
службы ДОУ не составляется, так как в
положениях о подразделениях всегда
есть раздел «Руководство». Виды
должностных инструкций, структура их
текста, порядок их оформления, подписания
и утверждения описаны в гл. 4. В заголовке
должностной инструкции приводится
наименование должности, для которой
она разработана, в соответствии с
наименованиями должностей, приведенными
в Общероссийском классификаторе
профессий рабочих, должностей
руководителей, специалистов и служащих.
Любая должностная инструкция работников
служб ДОУ составляется на основе
квалификационной характеристики,
приведенной в «Квалификационном
справочнике должностей руководителей,
специалистов и других служащих», который
утвержден Постановлением Министерства
труда и социального развития РФ 21 августа
1998 г.
В
службе ДОУ должностной состав работников,
как и в других подразделениях, состоит
из руководителей, специалистов и иных
служащих (технических исполнителей).
Основные
функции руководителя структурного
подразделения любого уровня — планирование
и распределение работы, подбор и
расстановка кадров, координация
деятельности, контроль и оценка работы.
Наименование должности формируется из
слова «начальник» («заведующий») с
добавлением наименования структурного
подразделения. К руководителям относятся:
управляющий делами, начальник канцелярии,
начальник инспекции, начальник отдела
(контроля, учета, регистрации), заведующий
экспедицией, заведующий архивом и др.
Как правило, численный состав руководителей
в службе ДОУ не должен превышать 20%
общего числа делопроизводственного
персонала.
Основные
функции специалистов службы ДОУ связаны
с выполнением оперативных, технических
и творческих операций по анализу и
обобщению информации, разработке
нормативно-методических документов по
делопроизводству, подготовке по заданию
руководства проектов документов,
организации бездокументного обслуживания
руководства и др. К специалистам в службе
ДОУ относятся: архивист, археограф,
инспектор, помощник руководителя,
документовед, референт, программист,
секретарь коллегии, корректор и др. В
последнее время появилось даже
наименование должности «специалист»
и в штатные расписания включаются такие
должности, как ведущий специалист,
специалист первой (второй) категории.
Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются
наименования должностей с приставкой
«старший» — старший инспектор например.
Это означает, что данный специалист
руководит группой из 3 …4 человек в своем
структурном подразделении. Рекомендуется
вводить должность старшего и тогда,
когда специалист самостоятельно
обеспечивает определенный участок
работы, для которого нецелесообразно
в структуре службы ДОУ создание отдельного
структурного подразделения.
Основные
функции технических исполнителей
связаны с выполнением операций, связанных
с приемом, передачей, учетом, сбором,
доставкой, хранением документной
информации, оформлением и размножением
документов и др. К техническим исполнителям
в службе ДОУ относятся: экспедитор,
машинистка, делопроизводитель, секретари,
курьеры, операторы ПЭВМ, а также операторы
копировально-множительных бюро, которые
отнесены согласно принятой в нашей
стране классификации к категории
рабочих, но не служащих.
Для
обеспечения четкого функционирования
службы ДОУ важно правильно определить
общую численность ее работников. Согласно
рекомендациям НИИ труда, оптимальная
численность делопроизводственных
работников по отношению к общему числу
работающих в данной организации должна
составлять: для министерств и ведомств
— 12… 15 %, для промышленных предприятий
— 0,5%. Можно рассчитать необходимую
численность, используя методики расчета
численности работников службы ДОУ с
учетом данных, характеризующих конкретную
организацию. Применяются различные
методики, но основополагающими данными,
используемыми в любой методике, выступают
такие показатели, как объем документооборота
и трудоемкость выполняемых
делопроизводственных работ. Трудоемкость,
в свою очередь, рассчитывается с учетом
установленных норм времени на выполнение
делопроизводственных работ. В настоящее
время разработаны межотраслевые
нормативные документы по нормированию
таких делопроизводственных работ, как
регистрация, контроль, составление
номенклатуры дел на стенографические
работы, работы по копированию и размножению
документов, на машинописные работы, на
архивные работы и др.
Согласно
ГОСТ Р 51141-98 «движение документов в
организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или
отправления называется документооборотом».
Документооборот
в организации осуществляется в виде
потоков документов, циркулирующих между
пунктами обработки содержания информации,
к которым можно отнести руководителей
организации и структурных подразделений,
управленческих работников, и пунктами
технической обработки собственно
документов, обеспечивающих прием, учет,
контроль, формирование информационно-справочных
массивов, хранение и использование
информации (подразделения службы ДОУ,
делопроизводственные работники
структурных подразделений и др.).
Учет
объема документооборота относится к
типовым функциям службы ДОУ.
Объем
документооборота подсчитывается
ежедневно путем суммирования количества
входящих, исходящих и внутренних
документов. Копии документов, изготовленные
средствами оперативной полиграфии,
учитываются отдельно.
Подсчет
объема документооборота обычно
осуществляется по местам получения и
отправки документов (входящие и исходящие
-в экспедиции), а также их создания
(внутренние документы — по месту
регистрации). Периодически служба ДОУ
составляет сводку данных об объеме
документооборота (за неделю, месяц,
год).
Сведения
об объемах документооборота организации
являются не только основанием для
определения штатной численности самой
службы ДОУ и ее структуры, но и выбора
средств организационной и вычислительной
техники, необходимой для обработки
определенных объемов документов, выбора
наиболее эффективной системы
делопроизводства, степени централизации
и технологии отдельных этапов
документооборота. Анализ документооборота
может показать степень загруженности
отдельных подразделений службы ДОУ и
отдельных ее работников, наметить
основные пути рационализации работы с
документами.
В
составе документооборота принято
различать следующие основные
документопотоки:
входящие
(поступающие) документы, т.е. документы,
поступившие в организацию;
исходящие
(отправляемые) документы, т.е. официальные
документы, отправляемые из организации;
внутренние
документы, т.е. официальные документы,
не выходящие за пределы подготовившей
их организации.
Каждый
из перечисленных выше документопотоков
характеризуется собственными показателями,
в состав которых, прежде всего, входят
виды документов, их количество, маршруты
(пути) прохождения наиболее типовых
групп (видов) документов. Так, в поток
входящих документов входят не только
официальные документы, поступающие из
других организаций, но и документы
личного происхождения, т.е. документы,
созданные лицом вне сферы его служебной
деятельности или выполнения общественных
обязанностей (например, обращения
граждан). Для каждой группы документов
в организации должен быть разработан
свой маршрут прохождения. Разработка
таких маршрутов базируется на типовой
технологии организации документооборота,
рекомендованной Государственной
системой документационного обеспечения
управления (ГСДОУ) и предусматривающей
следующие основные этапы:
прием
поступающих документов, их первоначальная
обработка;
доставка
документов по назначению;
рассмотрение
документов руководством организации
и руководителями структурных подразделений;
регистрация
документов;
информационно-справочная
работа;
контроль
исполнения документов;
исполнение
документов;
отправка
документов.
Кроме
перечисленных этапов документооборота
в организацию работы с документами
входит также хранение и использование
документов в текущей деятельности
организации и прежде всего работа с уже
исполненными документами до их передачи
в архив организации. Это важный этап в
организации делопроизводства,
обеспечивающий в дальнейшем формирование
архивной информации.
ГСДОУ
рекомендует закреплять порядок
прохождения документов в виде специальных
технологических схем, разработкой
которых занимается служба ДОУ. В схемах
должны быть отражены:
этапы
прохождения документов;
пункты
обработки документной информации;
сроки
обработки и исполнения документов.
Такие
схемы включаются в инструкцию по
делопроизводству организации. При
организации документооборота и его
рационализации принято руководствоваться
принципами (основными положениями),
выработанными практикой делопроизводства
и научной организацией управленческого
труда:
движение
документов должно быть прямоточным,
т.е. практически исключать возвратные
маршруты;
документ
должен пребывать только в тех инстанциях,
где это обусловлено необходимостью
работы с ним;
документ
должен быть в структурном подразделении
или у исполнителя однократно.
Операции
над документом, если это возможно, должны
выполняться параллельно для сокращения
времени движения документов внутри
организации: например, копирование
документа, в исполнении которого
принимают участие несколько исполнителей,
и одновременная передача копий всем
исполнителям и др.
Любые
сведения о ходе движения документа
внутри организации должны происходить
с одновременным информированием службы
ДОУ или через эту службу.
Перечисленные
выше документы — положения, инструкция
по делопроизводству, должностные
инструкции работникам — не только
регламентируют порядок работы, но прежде
всего закрепляют основные моменты в
организации работы с документами в
организации. Таким является выбор
организационной формы делопроизводства.
Организационная
форма делопроизводства может быть
централизованной, децентрализованной
и смешанной. Выбор определенной формы
зависит от объемов документооборота,
масштабов организации, территориального
размещения ее структурных подразделений.
Централизованная
форма делопроизводства предполагает,
что все работы с документами от момента
получения (создания) до передачи их на
архивное хранение проводятся в одном
месте, т.е. централизуются.
Эта
форма наиболее рациональна при
незначительных объемах обрабатываемых
документов, так как позволяет максимально
механизировать и автоматизировать
выполнение сосредоточенных в одном
месте делопроизводственных работ,
держать под контролем всю организацию
документационного обслуживания.
Децентрализованная
форма делопроизводства применяется
тогда, когда структурные подразделения
организации территориально разобщены.
Внедрение этой формы предполагает, что
в каждом структурном подразделении
есть своя служба ДОУ (хоть и небольшая)
или работник, которые самостоятельно
ведут все виды работ с документами.
В
крупных организациях с большими объемами
обрабатываемых документов чаще всего
применяется смешанная форма
делопроизводства, при которой
централизуется часть выполняемых работ
по документационному обслуживанию. Как
правило, это работы, связанные с приемом
и первоначальной обработкой документов,
контролем за исполнением, копированием
и размножением. Такие работы, как
регистрация, текущее хранение документов,
подготовка и сдача их в архив, осуществляются
в структурных подразделениях.
Внедрение
компьютерных технологий в делопроизводство
позволяет децентрализовать регистрацию
документов, создавая в то же время
централизованную информационно-поисковую
систему (базу данных) о документах
организации.
Использование
таких технологий становится необходимой
характеристикой работы службы ДОУ. Но
это не означает отказа от существующих
правил документирования управленческой
деятельности в традиционных бумажных
документах, что в первую очередь входит
в понятие «делопроизводство». Компьютерные
технологии на современном этапе все
больше внедряются в организацию работы
с документами, что позволяет не только
автоматизировать выполнение традиционных
этапов документооборота, но и реализовать
принципиально новые возможности в деле
управления документооборотом в целом
по организации, выполнения
справочно-информационной и аналитической
работы, а также использования элементов
электронного документооборота. Это
позволит поднять работу служб ДОУ на
новый качественный уровень.
Новая страница 1
Форма организации
делопроизводства
Существует три формы
организации делопроизводства:
—
централизованная;
—
децентрализованная;
—
смешанная.
При централизованной форме
организации делопроизводства все технические операции по обработке документов
сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая
работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К
преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится
возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и
создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска
документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.
Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в
том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную
структуру.
Децентрализованная форма
организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы
делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно
использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях
территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
Смешанная форма
организации делопроизводства предполагает выполнение одних
делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение
документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их
систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях.
Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та
же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых
документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных
подразделениях, в зависимости от категории документов.
Выбор наименования службы ДОУ
В
настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы
методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе
наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе
самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом
следует учитывать несколько факторов:
—
характер
деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность
аппарата управления и общую численность работающих);
—
объем
документооборота организации;
—
наличие
подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений,
представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом
управления.
На практике используются различные названия
делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел,
отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба
документационного обеспечения управления, управление по работе с документами,
отдел документации и др.
Управление делами – это, как правило, подразделение,
имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы,
сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию
документов, контроль за исполнением документов, работу с документами
коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование
документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел
совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных
организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной
исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных
компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными
функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства
подведомственных организаций.
Остальные приведенные названия – канцелярия, общий
отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать
как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название
службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в
употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с
«канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными
сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем
понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь
все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел
делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя
из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение
следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства
употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел
документационного обеспечения» и т.п.
Организационная структура
службы ДОУ
На крупных предприятиях
в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником
закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить
секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро
жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное
бюро, архив.
На средних предприятиях
функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.
На небольших предприятиях
служба ДОУ состоит из 2-3 человек.
Во многих организациях служба ДОУ не является
самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной
службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы
с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не
имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба
ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей
организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой
штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно
руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему
вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что
служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения
документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по
заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.
Определение должностного
состава и штатной численности службы ДОУ
При определении должностного
состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором
профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и
Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других
служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
Для определения численности персонала службы ДОУ
используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование
труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности
осуществляются на основании следующих документов:
1. Межотраслевые укрупненные
нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.
2. Нормативы времени на работы
по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств,
ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.
3. Нормы времени на работы по
автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов
управления. М., 1993.
4. Нормы времени на работы по
документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов
исполнительной власти. М., 2002.
Как правило, определение численности подразделения не
входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и
заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие
расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные
документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих
документов на практике.
Разработка положения о службе
ДОУ и должностных инструкций работников
Важная задача в организации службы ДОУ – это
разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта
задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением
квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции
ее работников составляют комплект организационно-правовой документации,
разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.
Положение о подразделении –
документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в
структуре учреждения.
Государственная система
документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе
ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех
изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в
современном законодательстве.
Текст положения о службе ДОУ, в
соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:
1.
Общие положения.
2.
Цели и задачи
службы ДОУ.
3.
Функции службы
ДОУ.
4.
Права и
ответственность службы ДОУ.
5.
Взаимоотношения
службы ДОУ с другими структурными подразделениями.
Рекомендательный характер ГСДОУ
предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В
частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно
разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это
совершенно разные понятия.
Организационный этап создания
службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций.
Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций,
поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в
виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и
если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие
их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных
обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление
за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться
в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и
регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю
исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с
обращениями граждан и т.п.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2005.