Руководство сэд росгвардии

43. Для определения сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, организации их хранения руководствуются Перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

Создание документального фонда войск национальной гвардии осуществляется подразделениями делопроизводства и режима путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на архивное хранение.

44. Разработка и ведение номенклатуры дел.

44.1. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.

44.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации; Положением о Федеральной службе войск национальной гвардии Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 сентября 2016 г. № 510 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 41, ст. 5802; 2022, № 11, ст. 1674) (далее – Положение о Росгвардии); Регламентом Росгвардии; положениями о структурных подразделениях центрального аппарата Росгвардии; положениями о территориальных органах Росгвардии; уставами управлений оперативно-территориальных объединений, организаций войск национальной гвардии; штатами и штатными расписаниями; плановой и отчетной документацией; номенклатурой дел за прошедшие годы; нормативными правовыми актами, содержащими сведения об образующихся в деятельности войск национальной гвардии документах; Перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

Номенклатура дел разрабатывается исходя из возложенных задач и составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения, на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

44.3. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с начальниками других подразделений по установленным формам (приложение № 20 к настоящей Инструкции).

Номенклатура дел вводится в действие с 1 января.

44.4. Номенклатура дел воинской части (организации) составляется в воинских частях (организациях), за исключением филиалов организаций вневедомственной охраны войск национальной гвардии.

Подразделения представляют в подразделение делопроизводства и режима предложения в проект номенклатуры дел воинской части (организации).

Номенклатура дел воинской части (организации) подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, рассматривается экспертной комиссией (далее – ЭК) и утверждается командиром (начальником).

Один раз в 5 лет номенклатура дел воинской части (организации), непосредственно подчиненной директору, согласовывается с федеральным государственным казенным учреждением «Центральный архив войск национальной гвардии Российской Федерации» (далее – ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии»), а иных воинских частей (организаций) – с архивом войск национальной гвардии, источником комплектования которого они являются.

Номенклатура дел центрального аппарата Росгвардии составляется УДиР Росгвардии на основании номенклатур дел структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии.

Номенклатура дел центрального аппарата Росгвардии подписывается начальником УДиР Росгвардии, визируется начальником ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии», согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) и утверждается директором.

Один раз в 5 лет номенклатура дел центрального аппарата Росгвардии согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии».

Номенклатура дел регистрируется в СЭД в разделе исходящих (отправляемых) документов.

44.5. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает изменения в номенклатуру дел и представляет их в подразделение делопроизводства и режима для согласования и утверждения в порядке, установленном подпунктом 44.4 настоящей Инструкции, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел.

44.6. Подразделение воинской части (организации), а также структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии с целью информирования направляют в подразделение делопроизводства и режима справку о включении в номенклатуру дел новых дел с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела.

44.7. Номенклатура дел воинской части (организации) составляется в двух экземплярах:

первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения делопроизводства и режима;

второй экземпляр передается в архив войск национальной гвардии, источником комплектования которого является воинская часть (организация), для использования в качестве учетного документа.

Номенклатура дел центрального аппарата составляется в трех экземплярах:

первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел УДиР Росгвардии;

второй экземпляр передается в ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии» в качестве учетного документа;

третий экземпляр передается в государственный архив, источником комплектования которого является Росгвардия.

44.8. В качестве рабочего экземпляра в подразделении делопроизводства и режима используется копия номенклатуры дел. Подразделением делопроизводства и режима номенклатура дел воинской части (организации) в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе рассылается в подразделения воинской части (организации), а номенклатура дел центрального аппарата – в структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел хранится в подразделении делопроизводства и режима до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив войск национальной гвардии.

44.9. Номенклатура дел составляется заново в случае изменения функций воинской части (организации), Росгвардии.

44.10. Наименованием раздела номенклатуры дел является наименование подразделения воинской части (организации), структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии в соответствии со штатом (штатным расписанием) или направление деятельности.

44.11. В течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел могут вноситься уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях – в сроки хранения документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные в номенклатуре дел (новые заголовки дел вносятся в резервные номера, предусмотренные в каждом разделе номенклатуры дел).

44.12. Сроки хранения документов, включенные в номенклатуру дел, устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, Перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии, и указываются в соответствующей графе номенклатуры дел со ссылкой на статью (часть, пункт) федерального закона, иного нормативного правового акта, Перечня документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

44.13. По завершении календарного года подразделением делопроизводства и режима оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов, отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих.

Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

Итоговая запись заверяется подписью начальника подразделения делопроизводства и режима.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи, передаются в архив войск национальной гвардии с отметкой должности и подписи лица, передавшего сведения.

44.14. Дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами указываются заголовки дел, не предусмотренные номенклатурой дел, подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима и вместе с итоговой записью приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

44.15. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

44.16. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность подразделений воинской части (организации), структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях – копии документов.

44.17. Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

44.18. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры, дела наблюдательного характера.

44.19. Порядок заполнения граф номенклатуры дел.

В графу 1 проставляется порядковый номер дела в номенклатуре дел.

В графе 2 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Классификаторе индексов цифрового обозначения (кода) подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах раздела номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами (например, 25-5, где 25 – код подразделения, 5 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел). Для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 3 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (например, переписка, журнал, дело) или разновидности документов (например, протоколы, приказы); наименование составителя номенклатуры дел, его подразделения или должностного лица (автор документа); наименование воинской части (организации), которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке указывается наименование видов документов, например:

Приказы командира части по личному составу.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу, например:

Документы к протоколам заседания коллегии Росгвардии.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с территориальными органами Росгвардии по жилищным вопросам.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации методических сборов по вопросам военно-патриотической работы.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с МВД России по вопросам подготовки кадров.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Расчеты сметы на 2020 г. по бюджетным ассигнованиям.

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «исходящая переписка», «входящие документы»), а также вводных слов, сложных оборотов, сокращенных слов (кроме официально установленных сокращений).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов (например, заголовки дел, содержащие постановления и приказы вышестоящих органов управления (должностных лиц), располагаются перед заголовками дел с приказами нижестоящих органов управления (должностных лиц) и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию, а затем заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 4 заполняется после завершения дела (тома).

В графе 5 указываются должностные лица, которым предоставлено право пользоваться делом (томом).

В графа 6 указывается номер фактически сформированных томов (частей).

В графах 7 и 8 проставляются даты заведения и окончания дела (тома, части). Для переходящих дел в графе 8 проставляется соответствующая отметка (например, переходящее на 2023 г.).

В графе 9 проставляется количество листов дела без учета внутренней описи листов дела.

В графе 10 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

В графах 11 и 12 указываются должностные лица, которым передано дело (том, часть), удостоверяющая подпись.

Графа 13 содержит подпись должностного лица, оформившего дело (том, часть).

В графе 14 проставляется инвентарный номер по журналу законченных производством дел.

В графе 15 проставляются отметки о заведении в электронном виде, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в государственный орган, организацию, воинскую часть (организацию) и другие. По делам, которые по каким-либо причинам в течение года не заводились, делается запись – «Дело не заводилось».

45. Формирование дел и их оперативное хранение.

45.1. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел, документов образовательных организаций, которые формируются за учебный год, документов выборных и совещательных органов, историй болезней;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине (включая обложку дела (по корешку) не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и при необходимости заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

45.2. Нормативные правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы-основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений, не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).

Нормативные правовые акты, утвержденные приказами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами (многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в отдельный том дела).

Приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу.

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению нормативного правового (правового) акта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на нормативный правовой (правовой) акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Личные карточки уволенных работников формируются в дела по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии). При небольшом количестве уволенных в течение одного календарного года допускается формирование одного дела с личными карточками за несколько лет.

Карточки лицевых счетов на денежное довольствие и заработную плату группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии).

Переписка группируется в дела по тематике и (или) корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от видов документов формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

45.3. Формирование и оперативное хранение дел до передачи их на архивное хранение осуществляется подразделением делопроизводства и режима, а также иным подразделением воинской части (организации) по Решению Командира (начальника).

Формирование электронных дел осуществляется в СЭД.

45.4. Контроль за правильным формированием и оперативным хранением дел осуществляется подразделением делопроизводства и режима под методическим руководством архивной службы УДиР Росгвардии.

45.5. Формирование дел осуществляется в соответствии с номенклатурой дел с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

45.6. При приеме исполненных документов подразделением делопроизводства и режима проверяется правильность их оформления (наличие необходимых реквизитов), правильность рассылки, направления документов в дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений. Срок передачи исполнителем законченного производством документа в дело не должен превышать 10 дней с даты исполнения документа.

Неисполненные, не снятые с контроля, не имеющие надписи «В дело № ____», подлежащие возврату или неправильно оформленные документы для включения в дело не принимаются.

45.7. Все законченные производством дела (тома) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в Журнале учета законченных производством дел (рекомендуемый образец приведен в приложении № 21 к настоящей Инструкции). Каждый том дела регистрируется за отдельным номером, который проставляется на его обложке.

45.8. Основанием для заведения второго и последующих томов дела является окончание и постановка предыдущего на инвентарный учет в Журнале учета законченных производством дел.

Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.

45.9. По законченному производством делу (тому) в номенклатуре дел производится запись с указанием даты окончания дела (тома), количества листов в нем и других необходимых данных.

45.10. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

45.11. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

45.12. Дела на бумажном носителе размещаются в шкафах, сейфах, а также на стеллажах (в подразделении делопроизводства и режима).

Дела для обеспечения визуального контроля их наличия и поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается рядом со стеллажом, на внутренней стороне шкафа, сейфа. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Должностные лица, ответственные за ведение и хранение дел, обеспечивают сохранность документов и дел.

45.13. Дела, находящиеся на оперативном хранении, подлежат учету.

45.14. Должностные лица подразделения делопроизводства и режима проводят проверки фактического наличия и состояния документов и дел, соответствия их количеству по номенклатуре дел:

перед передачей документов на архивное хранение;

при перемещении дел;

при смене начальника подразделения делопроизводства и режима;

при реорганизации и ликвидации воинской части (организации);

в иных случаях по Решению Командира (начальника).

45.15. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

Акт проверки наличия и состояния дел представляется командиру (начальнику).

45.16. Факт утраты дел (документов) фиксируется в акте утраты дел (документов), составляемом и подписываемом начальником подразделения делопроизводства и режима и командиром (начальником) в двух экземплярах (при утрате дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). Материалы разбирательства (служебной проверки) и акт утраты дел (документов) представляются на рассмотрение ЦЭК Росгвардии.

45.17. Два экземпляра акта утраты дел (документов) хранятся в подразделении делопроизводства и режима. При утрате дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения экземпляр акта утраты дел (документов) представляется в архив войск национальной гвардии при передаче дел на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного дела (документа) его копией.

45.18. Дела, находящиеся на оперативном хранении, выдаются во временное пользование должностным лицам воинской части (организации). При необходимости должностным лицам выдаются из этих дел документы, которые непосредственно относятся к их служебной деятельности. При этом в регистрационно-учетных формах проставляются регистрационный номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.

45.19. Дела выдаются должностным лицам, которым разрешено ознакомление с ними, под подпись в Карточке учета выдачи (рекомендуемый образец приведен в приложении № 22 к настоящей Инструкции) и подлежат возврату до конца текущего рабочего дня.

45.20. Список должностных лиц, которым разрешено ознакомление с делом (томом), указывается на обороте обложки дела (тома) или на отдельном листе, хранящемся в деле (томе дела). Список подписывается начальником того подразделения, документы которого подшиваются в дело, и заверяется подписью начальника подразделения делопроизводства и режима. Изменения в список вносятся с разрешения начальника подразделения делопроизводства и режима по представлению начальника подразделения, документы которого подшиваются в дело.

45.21. Карточка учета выдачи хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела. Если Карточка учета выдачи полностью заполнена, то заводится новая Карточка учета выдачи, и они хранятся вместе с делом. Заполненная Карточка учета выдачи не нумеруется и листом дела не считается.

По Карточкам учета выдачи осуществляется контроль за своевременным возвращением дел.

45.22. Выдача дел, хранящихся в воинской части (организации), в другие государственные органы, организации, воинские части (организации) производится на основании их письменных запросов с разрешения директора, командира (начальника). Выдача дел подтверждается актом выдачи дел во временное пользование, который помещается на место выданного дела.

45.23. Изъятие (выемка) дел и документов, образовавшихся в деятельности воинской части (организации), производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) уполномоченного государственного органа и разрешения командира (начальника) с извещением начальника подразделения, документы которого изымаются.

Факт изъятия (выемки) дел (документов) фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) дел (документов), который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями воинской части (организации) и государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

45.24. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись должностного лица, ответственного за формирование и (или) хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

46. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение.

46.1. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются на архивное хранение не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел на архивное хранение проводится на основании описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на архивное хранение не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения.

46.2. Подразделением делопроизводства и режима производится комплекс работ по подготовке документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение, предусматривающий:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

46.3. Ежегодно подразделением делопроизводства и режима совместно с ЦЭК, ЭК проводится экспертиза ценности документов.

46.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов и иных нормативных правовых актов, Перечня документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

46.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи на архивное хранение;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему оперативному хранению;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

46.6. При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

46.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, электронных документов, личных дел проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Описи дел на дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел составляются ежегодно под методическим руководством ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии». По этим описям документы сдаются на архивной хранение.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, на личные дела, электронные дела.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией дел. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел служат основой для подготовки сводных описей дел, которые готовит ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии» и по которым он сдает дела на постоянное хранение в государственный архив.

Описи дел составляются по установленным формам (приложение № 23 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах и представляются в архив войск национальной гвардии не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование воинской части (организации), в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.

Описательная статья описи дел структурного подразделения содержит следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома);

дата дела (тома);

срок хранения дела (тома);

количество листов в деле (томе) или объем в Мб в описи электронных дел, документов.

Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяется качество формирования и оформления дел.

В опись электронных дел, документов включается приложение к описи – реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело. Реестр электронных документов подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с принятой схемой систематизации дел в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

внутри описи дела располагаются по годам их заведения (личные дела и личные карточки уволенных работников) – по годам увольнения лиц и в алфавитном порядке их фамилий);

порядок нумерации дел в описи – валовый;

порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с архивом войск национальной гвардии;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов;

при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

Графа описи дел «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим государственным органам, организациям, воинским частям (организациям) со ссылкой на акт о выдаче дел во временное пользование, о наличии электронных копий дел и других.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, в описи электронных дел, документов – общий объем электронных дел в Мб.

Опись дел подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима после согласования ЭК, согласовывается с архивом войск национальной гвардии и утверждается командиром (начальником).

Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив войск национальной гвардии, а второй остается в качестве контрольного экземпляра. В архив войск национальной гвардии также передается экземпляр описи в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

46.8. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов подразделения делопроизводства и режима, а также иные подразделения, осуществляющие формирование и оперативное хранение дел, оформляют дела при методической помощи и под контролем ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии».

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается хранить листы документов в составе дела в папках-скоросшивателях, мягких обложках, без нумерации, а листы-заверители дела не составлять, реквизиты обложки дела заполнять по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

оформление обложки дела.

46.8.1. Документы на бумажном носителе, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола (на три прокола – для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Документы особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатные документы (например, карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки) в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел постоянного хранения применяется безкислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не допускается.

46.8.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (например, фотографиями, вырезками, выписками) нумеруется как один лист. В нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка (например, «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа»).

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка (например, «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов»).

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (например, вставки текста, переводы, вырезки, справки), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные документы (например, чертежи, рукописи, графика) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Во внутреннюю опись также вносятся исправления или внутренняя опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче на архивное хранение допускается по согласованию с архивом войск национальной гвардии употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

46.8.3. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела (заверительная надпись) по форме, установленной в приложении № 24 к настоящей Инструкции, и помещается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (например, чертежи, фотографии, рисунки, крупноформатные листы, конверты с вложениями и количество вложенных в них листов), особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) и физического состояния документов (например, помарки, неразборчивый текст, порванные листы).

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием воинской должности (должности), инициалов, фамилии и даты составления.

Запрещается выносить лист-заверитель на внешнюю сторону обложки дела или оборотную сторону последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен сверху на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

46.8.4. Для учета и быстрого поиска документов составляется внутренняя опись документов дела по форме, установленной в приложении № 25 к настоящей Инструкции.

Во внутреннюю опись документов дела помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему. Документы и приложения к ним вносятся во внутреннюю опись документов дела как одна позиция, отметки о наличии приложений во внутренней описи документов дела не делаются.

Листы внутренней описи документов дела подшиваются в начале дела и нумеруются римскими цифрами простым карандашом. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов дела, то составленная внутренняя опись документов дела подклеивается сверху на внутреннюю сторону обложки в начале дела.

Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковом и регистрационном номере, дате, заголовке документа и номерах листов дела, на которых расположен документ.

Перед сдачей дела на архивное хранение к внутренней описи документов дела (внутренней описи каждого раздела) составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи документов дела. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с указанием воинской должности (должности), инициалов, фамилии и даты составления.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями) эти изменения отражаются во внутренней описи документов дела в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Исправления во внутренних описях документов дела оговариваются и заверяются подписями двух должностных лиц подразделения делопроизводства и режима.

46.8.5. Обложка дела (титульный лист) оформляется по установленной форме (приложение № 26 к настоящей Инструкции).

Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку дела наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным печатным способом, то надписи на нем также могут быть напечатаны. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела (титульном листе) указываются:

наименование воинской части (организации);

наименование подразделения воинской части (организации);

индекс дела по номенклатуре дел;

номер тома;

заголовок дела (тома);

дата дела (тома);

количество листов в деле (томе);

срок хранения дела и номер статьи перечня.

Отметки, проставляемые на обложке дела (титульном листе), оформляются в соответствии со следующими правилами:

наименование воинской части (организации) указывается действительное (в скобках условное или сокращенное) в именительном падеже. В случаях, когда в течение года, за который оформляются дела, воинская часть (организация) была переименована (преобразована), то под старым ее наименованием пишется и новое наименование;

наименование подразделения записывается в соответствии со штатом (штатным расписанием). Если в течение года наименование подразделения менялось или дело было передано в другое подразделение, старое наименование заключается в скобки, новое наименование пишется под старым;

индекс дела проставляется по номенклатуре дел;

если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается номер и количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе – номер и слово «последний». Если дело сформировано из документов нескольких дел, выделенных в результате экспертизы их ценности, вместо индекса дела вносится обозначение «б/н» (без номера);

заголовок дела переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (например: номера приказов, протоколов). Если заголовок дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов (например, «Разная переписка», «Переписка по общим вопросам»), составляется новый заголовок дела, отражающий содержание подшитых в деле документов. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела, а при необходимости – заголовок каждого тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается количество копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается;

в дате дела (тома) указываются год(ы) заведения и окончания дела (тома) в делопроизводстве. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела (тома), то под датами дела (тома), с новой строки делается об этом запись: «В деле (томе) имеются документы за ___ год(ы)». Даты дела (тома) могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Для дел, сформированных из документов по их видам (например, приказы, распоряжения, акты), датой начала дела является дата регистрации (подписания, утверждения) самого раннего документа, а датой окончания – дата регистрации (подписания, утверждения) самого позднего документа. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегий, военных советов, совещаний являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протокола, включенных в дело. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего (отправляемого) документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего (поступившего) или исходящего (отправляемого) документа независимо от места нахождения их в деле. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего смерть лица, или запись об этом должностного лица кадрового органа (органа комплектования) воинской части (организации). Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки;

количество листов в деле (томе) проставляется на основании листа-заверителя дела, не считая внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела;

срок хранения дела и номер статьи Перечня документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии, переносятся на обложку дела из номенклатуры дел после его сверки с указанным перечнем (при изменении сроков хранения документов старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

На обложках дел предусматривается место для архивного шифра дела (состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи) на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения проставляется в архиве войск национальной гвардии карандашом.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

Наименования воинской части (организации) и его подразделения, год и номер дела (тома) могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью должностного лица подразделения делопроизводства и режима.

46.9. Особенности оформления личных дел военнослужащих, лиц, проходящих службу в войсках национальной гвардии и имеющих специальные звания полиции (далее – сотрудники), федеральных государственных гражданских служащих и работников войск национальной гвардии.

Оформление личных дел военнослужащих, сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников войск национальной гвардии и подготовка их к передаче на архивное хранение осуществляется должностным лицом кадрового органа (органа комплектования).

На каждый раздел личного дела военнослужащего, сотрудника составляется внутренняя опись документов дела. При этом сами листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от листов документов личного дела.

К личному делу лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, прилагается внутренняя опись.

Бланк листа-заверителя личного дела заполняется после увольнения военнослужащего, сотрудника, федерального государственного гражданского служащего или работника.

Подлинные невостребованные личные документы (трудовые книжки и вкладыши к ним, дипломы, аттестаты, свидетельства) вкладываются в конверт и помещаются в конце личного дела.

Имеющиеся в личных делах фотокарточки должны быть уложены в специальные карманы, а при отсутствии их – в конверты, которые приклеиваются на внутренней стороне обложки дела сверху. Фотокарточки на оборотной стороне должны иметь заверительную надпись, например: Иванов Иван Иванович, личный номер А-000777, должность, подпись удостоверяющего лица, дата.

46.10. Подготовка электронных дел к передаче на архивное хранение осуществляется подразделением делопроизводства и режима и подразделением, обеспечивающим функционирование информационной системы.

При подготовке электронных документов, отобранных к передаче на архивное хранение, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1 или иной формат по согласованию с архивом войск национальной гвардии, если электронный документ был создан или включен в информационную систему в ином формате;

формирование в информационной системе описей электронных дел, документов;

формирование в информационной системе контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1 или ином формате по согласованию с архивом войск национальной гвардии;

формирование в информационной системе электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив войск национальной гвардии не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дел по личному составу, электронных документов.

47. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Подразделение делопроизводства и режима на основе поступивших предложений составляет Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее – Акт о выделении к уничтожению документов) по установленным формам (приложение № 27 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в Акт о выделении к уничтожению документов, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором он составлен.

Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в Акт о выделении к уничтожению документов, при этом отметка «ЭПК» не указывается.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется на все дела (дела каждого подразделения составляют самостоятельную группу заголовков), заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в Акт о выделении к уничтожению документов под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Отбор дел (документов) к уничтожению и составление Акта о выделении к уничтожению документов производится после составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, за тот же период.

Акт о выделении к уничтожению документов рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Акт о выделении к уничтожению документов воинской части (организации) подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, согласовывается ЭК и утверждается командиром (начальником) только после утверждения архивом войск национальной гвардии описей дел документов постоянного хранения и согласования описей дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Акт о выделении к уничтожению документов центрального аппарата Росгвардии подписывается начальником УДиР Росгвардии, согласовывается ЦЭК и утверждается директором только после утверждения ЭПК ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии» описей дел документов постоянного хранения и согласования описей дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

После чего дела, указанные в Акте о выделении к уничтожению документов, могут быть переданы на уничтожение.

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный Акт о выделении к уничтожению документов.

В случае если из отобранных к уничтожению дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в Акте о выделении к уничтожению документов указываются регистрационные номера и наименование вида документа, индекс дела, из которого они изъяты, и номера листов, а также индекс дела (номер тома), в которое они помещены. В регистрационно-учетных формах проставляются отметки о новом местонахождении указанных документов. В Акте о выделении к уничтожению документов таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов.

Акты о выделении к уничтожению документов хранятся постоянно в деле фонда.

Об уничтожении дел (документов) составляется акт. Акт об уничтожении дел (документов) подписывают начальник подразделения делопроизводства и режима и не менее двух должностных лиц подразделения, дела (документы) которого уничтожаются.

При уничтожении дел (документов) должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполного уничтожения документов, позволяющего восстановить их содержание.

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с отметкой в Акте о выделении к уничтожению документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

В номенклатуре дел, Журнале учета законченных производством дел, информационной системе проставляются отметки об уничтожении дел (документов) с указанием даты и номера акта об уничтожении, заверяемые подписью начальника подразделения делопроизводства и режима.

48. Передача дел на архивное хранение.

Передача дел (документов) на архивное хранение осуществляется в соответствии с планом:

утвержденным заместителем директора, ответственным за координацию деятельности ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии», для воинских частей (организаций), непосредственно подчиненных директору;

утвержденным командующим округом войск национальной гвардии для иных подчиненных воинских частей (организаций).

Передача дел производится по описям дел.

Дела и описи дел доставляются в архив войск национальной гвардии должностными лицами подразделения делопроизводства и режима и других подразделений воинской части (организации) с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей дел, передаваемых на архивное хранение.

Прием дел (документов) производится должностным лицом архива войск национальной гвардии в присутствии представителей воинской части (организации) с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи дел указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи должностного лица архива войск национальной гвардии и должностного лица, передавшего дела.

После приема-передачи дел (документов) в графе «Примечание» номенклатуры дел проставляется отметка:

Передано в архив, опись от____ №_____

Передача электронных дел (документов) на архивное хранение производится на основании описей электронных дел, документов по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

При передаче электронных дел (документов) на архивное хранение выполняются следующие основные процедуры:

формирование в информационной системе электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

формирование описи электронных дел;

проверка архивом войск национальной гвардии электронных дел (документов) на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных дел (документов);

проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов на архивное хранение на физически обособленных материальных носителях);

проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных дел (документов) на архивное хранение оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями должностного лица архива войск национальной гвардии и должностного лица, передавшего электронные дела (документы). При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью командира (начальника) воинской части (организации) или уполномоченного им должностного лица.

В случае ликвидации или реорганизации воинской части (организации) подразделением делопроизводства и режима в период проведения ликвидационных мероприятий формируются все имеющиеся документы в дела, оформляются и передаются:

в ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии» – дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения (по описям дел);

правопреемнику – дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения (по номенклатуре дел).

При отсутствии у воинской части (организации) правопреемника весь документальный фонд, в том числе дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, передаются в архив войск национальной гвардии, источником комплектования которого являлась ликвидированная или реорганизованная воинская часть (организация).

IV. Организация документооборота

29. Принципы организации документооборота.

При организации документооборота обеспечиваются следующие принципы:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных служебной необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Документооборот осуществляется с использованием введенной в эксплуатацию СЭД.

Информационные системы, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на архивное хранение и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Должностные лица подразделений делопроизводства и режима или делопроизводители и исполнители в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов и результатах исполнения, заполнение полей ЭРК.

В процессе документооборота обеспечивается:

прием и первичная обработка входящих (поступивших) документов;

предварительное рассмотрение входящих (поступивших) документов;

регистрация входящих (поступивших), исходящих (отправляемых) и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих (отправляемых) документов.

В соответствии с особенностями технологической обработки документов выделяются документопотоки: входящая (поступившая) документация; исходящая (отправляемая) документация; внутренняя документация.

Организация движения документов и доступа к документам в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с распределением документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов), и особенностями обработки документов с применением СЭД. Маршруты документопотоков должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных служебной необходимостью.

Документу при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер.

Регистрация документов ведется в пределах календарного года. Неисполненные документы предыдущего года, зарегистрированные за входящим или исходящим номером, если они не подлежат постановке на инвентарный учет, обязательно должны быть до конца I квартала текущего года перерегистрированы по учетам текущего года.

Журналы, используемые для учета документов, подлежат регистрации, в них запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица, ведущего журнал учета, с проставлением даты. Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала учета делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных листов, которая заверяется подписью должностного лица, ответственного за регистрацию и хранение журнала учета после его закрытия.

Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской, специальной, факсимильной, телеграфной, телефонной связи, посредством электронной почты, СЭД, системы МЭДО, через официальный сайт, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

Организация доставки и отправки документов возлагается на подразделения связи.

В исключительных случаях, по указанию директора, заместителей директора или командира (начальника) воинской части (организации), доставка и отправка документов осуществляется курьером.

Доставка и отправка электронных документов средствами МЭДО осуществляются в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2019, N 12, ст. 1314), и Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, N 31, ст. 5927).

30. Прием и первичная обработка входящих (поступивших) документов.

Документы, поступившие в Росгвардию, воинскую часть (организацию) в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день в подразделении делопроизводства и режима (у делопроизводителя).

30.1. Первичная обработка входящей (поступившей) корреспонденции включает:

проверку правильности адресования входящих (поступивших) документов и правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов и пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов и пакетов с отметкой «Лично»);

проверку целостности входящих (поступивших) документов, включая приложения (при наличии) и соответствия вложения;

сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации;

выделение документов, адресованных в воинские части (организации) или их подразделения для передачи документов непосредственно адресату, минуя директора, заместителей директора или командира (начальника).

30.1.1. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых упаковках (пакетах, конвертах) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет) с приложением копии упаковки отправителя, содержащей все надлежащие отметки.

О получении подозрительного отправления докладывается начальнику подразделения делопроизводства и режима.

30.1.2. Перед вскрытием входящей (поступившей) корреспонденции проверяется целостность упаковки (пакета, конверта) и наличие на ней грифа ограничения доступа к документу, а также специальных отметок: «Конверт не вскрывать до… (…час…мин.)», «Лично», «Весьма срочно», «Срочно», «Оперативно» и других.

Срочные отправления вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, направляются на регистрацию незамедлительно и в течение часа после регистрации передаются для доклада адресату или уполномоченному им должностному лицу.

30.1.3. Входящая (поступившая) корреспонденция с отметкой «Лично» без вскрытия регистрируется (штамп с указанием входящего регистрационного номера и даты проставляется на пакете) и передается под подпись непосредственно адресату или уполномоченному им должностному лицу.

30.1.4. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».

При вскрытии входящей (поступившей) корреспонденции по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений.

При обнаружении повреждения входящего (поступившего) документа или его приложений, при отсутствии в конверте документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем (поступившем) документе составляется акт о несоответствии (повреждении) вложения (рекомендуемый образец приведен в приложении N 10 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр которого высылается отправителю, второй — приобщается к входящему (поступившему) документу, а поврежденный входящий (поступивший) документ передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.

В акте о несоответствии (повреждении) вложения обязательно указываются воинские должности (должности), фамилии и инициалы лиц, его составивших, дата и время составления, известные реквизиты (исходящий регистрационный номер, дата) отсутствующего или неисправимо поврежденного документа.

30.1.5. Перечень документов, не подлежащих регистрации в подразделении делопроизводства и режима, приведен в приложении N 11 к настоящей Инструкции.

30.1.6. При поступлении документов из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в воинской части (организации) или их подразделения, но требующие рассмотрения директором, заместителями директора, командиром (начальником), передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в подразделение делопроизводства и режима.

30.2. На всех входящих (поступивших) документах, за исключением электронных документов, проставляется входящий регистрационный номер документа и дата его регистрации.

30.3. Электронные документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, посредством СЭД, МЭДО, через официальный сайт в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», принимаются подразделением делопроизводства и режима.

30.4. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

30.5. Электронные документы, поступившие по СЭД, МЭДО, могут быть распечатаны с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

30.6. Поступившая корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается уполномоченным должностным лицом воинской части (организации) с выполнением следующих операций:

сверки количества конвертов простой почты с количеством, указанным подразделением почтовой связи в реестре (разносной книге, расписке);

проверки наличия регистрируемых почтовых отправлений по записям почтовых реестров;

оформление факта приема корреспонденции в реестре (разносной книге, расписке) записью о приеме, которая заверяется подписью уполномоченного должностного лица воинской части (организации) и оттиском печати (штампа) с наименованием воинской части (организации). В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых реестров фактическому наличию корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.

30.7. Входящая (поступившая) корреспонденция, доставленная фельдъегерем ГФС России или федерального государственного унитарного предприятия «Главный центр специальной связи», принимается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима по описи корреспонденции, подготовленной фельдъегерем, под подпись в ней, при доставке единичных пакетов — под подпись в отрывном талоне к пакету с проставлением оттиска печати (штампа) с наименованием воинской части (организации).

30.8. Корреспонденция, поступившая в центральный аппарат Росгвардии, воинскую часть (организацию) в утреннее время (до начала рабочего дня) и в вечернее время (после окончания рабочего дня), а также в выходные и нерабочие праздничные дни, принимается оперативным дежурным (дежурным), который регистрирует поступившие пакеты в Журнале учета пакетов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 12 к настоящей Инструкции) и, не вскрывая, передает их под подпись в названном журнале в подразделение делопроизводства и режима с началом следующего рабочего дня.

О получении срочной корреспонденции оперативный дежурный (дежурный) незамедлительно докладывает адресату или уполномоченному должностному лицу, которые вскрывают пакет и после рассмотрения с резолюцией (указаниями по исполнению) возвращают оперативному дежурному (дежурному).

В случае необходимости незамедлительного доведения содержания поступившего документа до заинтересованных должностных лиц, которое может быть поручено оперативному дежурному (дежурному), его содержание доводится под подпись об ознакомлении.

В начале следующего рабочего дня оперативный дежурный (дежурный) передает документ вместе с пакетом под подпись в Журнале учета пакетов в подразделение делопроизводства и режима, а также информирует о ходе доведения документа.

30.9. Конверты входящих (поступивших) документов уничтожаются по истечении трехдневного срока, за исключением судебных и иных документов без указания даты либо в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов, а также когда только по ним можно установить адрес отправителя. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.

31. Предварительное рассмотрение документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на потоки:

требующие обязательного рассмотрения директором, заместителями директора или командиром (начальником);

направляемые непосредственно в структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии, подразделения воинской части (организации), ответственным исполнителям.

Документы без указания в реквизите «адресат» фамилии должностного лица или наименования структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии, подразделения воинской части (организации) предварительно рассматриваются в подразделении делопроизводства и режима в целях выделения документов, требующих обязательного рассмотрения директором, заместителями директора или командиром (начальником).

Документы, адресованные непосредственно должностным лицам структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии, подразделений воинской части (организации), передаются адресатам с отметкой в соответствующих регистрационно-учетных формах.

32. Регистрация входящих (поступивших) документов.

Входящие документы, поступившие в центральный аппарат Росгвардии, воинскую часть (организацию), после их предварительного рассмотрения регистрируются подразделением делопроизводства и режима в СЭД, а в случае ее неработоспособности — в Журнале учета входящих (поступивших) документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 13 к настоящей Инструкции).

На входящих (поступивших) документах проставляется входящий регистрационный номер, дата и время (при необходимости) регистрации.

Регистрация входящего (поступившего) документа на бумажном носителе включает в себя создание электронной копии документа, полученной в результате оцифровки (например, сканирования), ее прикрепление в СЭД и внесение необходимых сведений (данных) о документе в ЭРК документа.

На бумажном носителе, на свободном от текста месте, в правом нижнем углу (при отсутствии места — на обороте) первого листа документа ставится регистрационный штамп с указанием наименования воинской части (организации), входящего регистрационного номера документа, даты его регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему (при наличии). При необходимости, на первых листах приложений ставится штамп «Приложение к N ____» с указанием года регистрации документа и количества листов. На сброшюрованных приложениях (книгах, отчетах и других) входящие регистрационные номера проставляются на титульном листе. На входящем документе, поступившем во временное пользование, регистрационный штамп проставляется на обороте его последнего листа.

Входящий регистрационный номер состоит из порядкового номера, полученного при регистрации входящего (поступившего) документа в СЭД или в Журнале учета входящих (поступивших) документов, который в соответствии с назначением документа дополняется буквенным индексом.

При наличии в поступившем конверте (пакете) нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным входящим регистрационным номером.

В ЭРК документа в СЭД вносятся сведения о документе и присваивается входящий регистрационный номер поступившему документу.

Документы, поступившие в СЭД по каналам МЭДО, регистрируются должностными лицами подразделения делопроизводства и режима непосредственно из МЭДО.

При регистрации поступившего документа в СЭД допускается дополнительно проставлять на нем штрих-код, позволяющий идентифицировать документ в данной системе.

Поступающие без сопроводительных писем издания, сброшюрованные материалы регистрируются в Журнале учета изданий (рекомендуемый образец приведен в приложении N 14 к настоящей Инструкции).

В случае если приложение к документу не подлежит подшивке в дело (например, брошюры, информационные книги, документы большого формата), оно берется на инвентарный учет, о чем производятся отметки на сопроводительном письме и в регистрационно-учетной форме, а сопроводительное письмо подшивается в дело.

При регистрации конверта (пакета) с отметкой «Лично» в регистрационно-учетной форме делается запись: «Пакет с отметкой «Лично».

Регистрация входящих (поступивших) документов производится в следующие сроки:

документов с отметками «Весьма срочно», «Срочно», «Оперативно», «Вручить немедленно» — незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления);

документов, поступивших в рабочее время, — в день поступления, поступивших в нерабочее время, — на следующий рабочий день, если законодательством Российской Федерации не установлено иное.

33. Порядок рассмотрения документов и доведения документов до исполнителей.

Входящие (поступившие) документы в день регистрации (с отметками «Весьма срочно», «Срочно», «Оперативно», «Вручить немедленно» — незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления) направляются в СЭД или передаются на бумажном носителе (при невозможности направления в СЭД) на рассмотрение адресату или уполномоченным должностным лицам под подпись в Журнале (карточке) учета документов, передаваемых на доклад (рекомендуемый образец приведен в приложении N 15 к настоящей Инструкции).

При необходимости незамедлительного исполнения входящего (поступившего) документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа адресатом или уполномоченным должностным лицом.

По результатам рассмотрения документов резолюции (указания по исполнению) по документу вносятся в ЭРК СЭД, после чего должностные лица, назначенные в качестве исполнителей по документу, получают доступ к электронному документу (электронной копии документа) и его ЭРК в СЭД и организуют работу с ним.

После внесения резолюции (указания по исполнению) по документу, поступившему по МЭДО, для информирования организации-отправителя в СЭД автоматически формируется уведомление о принятии документа к исполнению, содержащее следующие данные:

дата и время формирования уведомления;

краткая информация о поступившем документе, к которому относится уведомление;

информация о пункте документа, принятого к исполнению (опционально);

информация об авторе резолюции (участника МЭДО);

информация о руководителе подразделения-исполнителя;

информация об ответственном исполнителе (исполнителе).

Если в ходе исполнения полученного по МЭДО документа меняется ответственный исполнитель (исполнитель), для информирования организации-отправителя в СЭД автоматически формируется уведомление об изменении хода исполнения, содержащее следующие данные:

дата и время формирования уведомления;

краткая информация о поступившем документе, к которому относится уведомление;

информация о пункте документа, по которому меняется ход исполнения (ответственный исполнитель);

информация об изменении хода исполнения (информация об изменении ответственного исполнителя (исполнителя);

информация о документе-основании изменения хода исполнения документа (ответственном исполнителе (исполнителе).

Документы, которые исполняются воинскими частями (организациями) или их подразделениями, передаются им поочередно (если невозможно направление копий документов или электронных копий документов в СЭД) или одновременно — в электронных копиях документов в СЭД. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции (указании по исполнении) первым либо отмеченному символом «*» или обозначенному словами «созыв», «ответственный» («отв.»).

Документы на бумажном носителе должностные лица, ответственные за исполнение документа, получают в подразделении делопроизводства и режима под подпись в регистрационно-учетной форме с проставлением даты получения (при передаче срочных документов исполнитель проставляет также время получения).

При возвращении входящего (поступившего) документа из подразделения-исполнителя в подразделение делопроизводства и режима (после исполнения или ознакомления) его повторная регистрация не производится, а делается отметка в ЭРК СЭД (регистрационно-учетных формах) о прохождении документа.

34. Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами.

Подразделение-ответственный исполнитель составляет и оформляет исходящий (отправляемый) документ в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также согласовывает его содержание с заинтересованными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями (внешнее согласование) и должностными лицами войск национальной гвардии (внутреннее согласование).

До представления проекта документа на подпись исполнитель по документу проверяет правильность оформления и адресации документа, а также наличие необходимых виз (согласований проекта документа), приложений (при наличии), при необходимости готовит справки, записки (докладные, служебные, пояснительные), разъясняющие содержание проекта документа, финансово-экономическое обоснование (в случае если документ влечет за собой расходы средств федерального бюджета), указатель рассылки.

Согласование проектов исходящих (отправляемых) документов, подготовленных в форме электронных документов, осуществляется в СЭД, а подготовленных на бумажном носителе — путем проставления виз на экземпляре документа, направляемом в дело.

При подготовке проектов служебных писем на бумажном носителе один экземпляр оформляется на бланке служебного письма и отправляется в адрес, второй экземпляр, предназначенный для визирования, — на простых листах бумаги (подшивается в дело вместе с исполненным документом). Проекты служебных писем на бумажном носителе, подлежащие тиражированию, отправляемые факсимильной связью, электронной почтой или с использованием СЭД (МЭДО), готовятся в единственном экземпляре.

Документы, адресуемые Президенту Российской Федерации, Председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, руководителям федеральных органов исполнительной власти, Председателю Конституционного Суда Российской Федерации, Председателю Верховного Суда Российской Федерации, Генеральному прокурору Российской Федерации, Председателю Следственного комитета Российской Федерации, подписывает директор (лицо, исполняющее его обязанности).

Документы, адресуемые в Администрацию Президента Российской Федерации, совещательные и консультативные органы при Президенте Российской Федерации, комитеты и Аппарат Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, комитеты и Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, заместителям Председателя Конституционного Суда Российской Федерации, заместителям Председателя Верховного Суда Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Председателя Следственного комитета Российской Федерации, Председателю (заместителям Председателя) Счетной палаты Российской Федерации, Председателю (заместителям Председателя) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, подписывают заместители директора (в соответствии с распределением обязанностей).

Документы, адресуемые в структурные подразделения федеральных органов исполнительной власти, воинские части (организации), подписывают начальники (руководители) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии (по вопросам, находящимся в их компетенции) и их заместители.

Документы, адресуемые в аппараты полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, подписывают начальники (руководители) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии (по вопросам, находящимся в их компетенции) и их заместители, командующие округами войск национальной гвардии и их заместители, начальники территориальных органов Росгвардии.

Документы, адресуемые в органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, организации, общества и гражданам, подписывают начальники (руководители) структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии (по вопросам, находящимся в их компетенции) и их заместители, командующие округами войск национальной гвардии и их заместители, начальники территориальных органов Росгвардии и их заместители, командиры (начальники) соединений, воинских частей, организаций войск национальной гвардии и их заместители.

Инициативные документы, адресуемые в вышестоящие органы управления, в порядке непосредственной подчиненности подписывают командующие округами войск национальной гвардии, начальники территориальных органов Росгвардии, командиры (начальники) соединений, воинских частей, организаций войск национальной гвардии (их филиалов), а также их заместители по направлениям деятельности.

35. Регистрация исходящих (отправляемых) документов.

Документы, подготовленные, согласованные со всеми заинтересованными лицами и подписанные уполномоченными должностными лицами, передаются для регистрации в подразделение делопроизводства и режима либо делопроизводителю и включаются в СЭД.

Перед включением исходящих (отправляемых) документов в СЭД подразделение делопроизводства и режима либо делопроизводитель проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность оформления реквизита «адресат», сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, наличие отметки об исполнителе), а также наличие приложений и экземпляров документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

При регистрации исходящего (отправляемого) документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД должны формироваться сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утвержденными приказом Минцифры России и ФСО России от 4 декабря 2020 г. N 667/233 (зарегистрирован Минюстом России 5 марта 2021 г., регистрационный N 62668) (далее — Требования к организационно-техническому взаимодействию):

регистрационный номер и дата регистрации документа;

элементы визуализации регистрационных данных документа (даты документа и регистрационного номера документа) и электронной подписи должностного лица, подписавшего документ (отметка об электронной подписи);

данные о местоположении элементов визуализации регистрационных данных и отметки об электронной подписи (координаты).

Регистрация исходящих (отправляемых) документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. Срочные документы, документы в вышестоящие и (или) контролирующие органы регистрируются (включаются) в СЭД и направляются адресату незамедлительно.

При включении исходящего (отправляемого) документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа.

Если ЭРК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего (отправляемого) документа в нее добавляются сведения об исходящем регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем (отправляемом) документе.

Регистрация исходящих (отправляемых) документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

Исходящий регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на копии, остающейся в деле.

Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Электронные документы, электронные копии документов, подготовленных на бумажном носителе, помещаются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

При необходимости хранения копии исходящего (отправляемого) документа на бумажном носителе копия с визами и приложениями подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел (входящий (поступивший) документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом, копия исходящего (отправляемого) документа заверяется отметкой «Верно» и подписывается исполнителем документа либо работником, ответственным за отправку исходящей (отправляемой) корреспонденции).

Исходящий регистрационный номер состоит: из индекса отправителя в соответствии с Классификатором индексов в войсках национальной гвардии Российской Федерации, утверждаемым директором (далее — Классификатор индексов), а затем через дробь (при наличии в индексе дроби — через тире) — порядковый номер регистрации исходящего (отправляемого) документа в СЭД (при ее неработоспособности — в Журнале учета подготовленных документов) (например, «1/312»).

36. Отправка документов.

Решение о способе доставки документа адресатам принимается подразделением-исполнителем по согласованию с подразделением делопроизводства и режима.

Досылка разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ.

Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован Минюстом России 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442), с учетом изменений, внесенных приказом Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. N 61 (зарегистрирован Минюстом России 28 марта 2018 г., регистрационный N 50545), приказом Минкомсвязи России от 13 ноября 2018 г. N 619 (зарегистрирован Минюстом России 19 марта 2019 г., регистрационный N 54090); от 27 марта 2019 г. N 106 (зарегистрирован Минюстом России 7 июня 2019 г., регистрационный N 54893), приказом Минцифры России от 19 ноября 2020 г. N 602 (зарегистрирован Минюстом России 30 ноября 2020 г. N 61158) (далее — Правила оказания услуг почтовой связи), при отправке иными видами связи — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам связи.

Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий нормативных правовых актов и распорядительных документов, направляемых в воинские части (организации).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Исходящие (отправляемые) документы обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день (срочная корреспонденция отправляется в первую очередь).

Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование и передачу на отправку.

При направлении документа более чем в 4 адреса исполнитель документа на отдельном листе составляет указатель рассылки, который согласовывается с начальником подразделения делопроизводства и режима, утверждается начальником подразделения, подготовившего документ.

Указатель рассылки подшивается в дело и хранится вместе с подлинником документа.

Документы, отправляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

Почтовые отправления (с уведомлением о вручении адресату и без него) передаются в почтовое отделение, отправляемые фельдъегерской или специальной связью документы передаются фельдъегерю или иному лицу, обеспечивающему отправку корреспонденции, по Реестру на направляемую корреспонденцию (рекомендуемый образец приведен в приложении N 16 к настоящей Инструкции), в котором отражаются сведения об адресате, номер отправления (исходящий регистрационный номер), дата отправки.

Исходящие регистрационные номера документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.

Реестр на направляемую корреспонденцию оформляется не менее чем в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в подразделение делопроизводства и режима с отметкой о принятии отправления и хранится в соответствующем деле.

Отправка документов по МЭДО должна осуществляться в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию.

Для отправки документа по МЭДО должны быть сформированы:

графические элементы визуализации регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметки об электронной подписи должностного лица, подписавшего документ, а также данные об их местоположении (в случае если они не были сформированы при регистрации документа);

транспортный контейнер для передачи электронного документа.

Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД.

37. Регистрация и прохождение внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих (отправляемых) документов, а на этапе исполнения — входящих (поступивших) документов.

Регистрация внутренних документов осуществляется с использованием СЭД. Регистрационные номера присваиваются отдельно по различным видам документов.

Распоряжения Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации, командиров (начальников) регистрируются отдельно от приказов.

Оригинал докладной (служебной) записки после рассмотрения возвращается ее исполнителю для организации дальнейшей работы.

Электронные копии в соответствии с резолюцией направляются должностным лицам, ответственным за выполнение.

Протоколы регистрируются секретарем коллегиального органа (должностным лицом, назначенным командиром (начальником) в Журнале учета протоколов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 17 к настоящей Инструкции) за порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Подписанные распорядительные документы регистрируются в подразделении делопроизводства и режима в день подписания или на следующий рабочий день в Журнале учета распорядительных документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 18 к настоящей Инструкции) за порядковым номером и (или) включаются в СЭД в виде электронных копий.

Регистрация приказов по личному составу, по строевой части осуществляется в отдельных разделах Журнала учета распорядительных документов за порядковым номером, к которому без пробела присоединяются буквы «л/с» или «с/ч» соответственно. Подшивка указанных приказов производится в отдельные номенклатурные дела в зависимости от сроков их хранения.

Подлинники нормативных правовых актов и распорядительных документов, издаваемых в Росгвардии, воинской части (организации), формируются в самостоятельные дела по видам документов.

Подлинники нормативных правовых актов и распорядительных документов, издаваемых в Росгвардии, воинской части (организации), рассылать запрещается.

Поступившие и тиражированные экземпляры (копии) нормативных правовых (правовых) актов регистрируются в Журнале учета распорядительных документов за порядковым номером и (или) включаются в СЭД в виде электронных копий.

Журнал учета распорядительных документов может иметь следующие разделы:

приказы Росгвардии;

приказы командующего округом войск национальной гвардии;

приказы начальника территориального органа Росгвардии;

приказы командира соединения;

приказы по личному составу;

указы, постановления, приказы, распоряжения, указания других государственных органов.

Регистрация должна ежегодно начинаться с первого номера.

На каждом экземпляре поступившего нормативного правового (правового) акта и не сброшюрованного с ним приложения проставляется штамп, в котором указываются порядковый номер документа по Журналу учета распорядительных документов и дата поступления.

Не сброшюрованное с основным документом приложение регистрируется в Журнале учета распорядительных документов отдельной строкой за тем же порядковым номером, что и основной документ.

Журнал учета распорядительных документов может быть закончен только после проставления отметок о рассылке (со ссылкой на номер и дату сопроводительного письма), уничтожении (со ссылкой на номер и дату акта об уничтожении) или перерегистрации (со ссылкой на регистрационный номер в сводном Журнале учета распорядительных документов) по всем зарегистрированным полученным (тиражированным) нормативным правовым (правовым) актам.

Регистрация в сводном Журнале учета распорядительных документов производится валовым порядком без деления по ведомственной принадлежности в хронологическом порядке.

Тиражированные нормативные правовые (правовые) акты либо их копии рассылаются без сопроводительных писем за порядковым номером в Журнале учета распорядительных документов, который проставляется на пакете.

Нормативные правовые (правовые) акты тиражируются и рассылаются с учетом служебной необходимости. Копии нормативных правовых актов направляются в подразделение, осуществляющее их систематизированный учет, а также в структурное подразделение центрального аппарата Росгвардии, осуществляющее правовое обеспечение деятельности Росгвардии (далее — правовое подразделение Росгвардии). В аналогичном порядке тиражируются и рассылаются межведомственные соглашения (соглашения с другими государственными органами и организациями) и протоколы.

Нормативные правовые (правовые) акты рассылаются в соответствии с указателем рассылки.

При обнаружении редакционных и технических ошибок замена разосланных экземпляров нормативного правового (правового) акта производится с разрешения должностного лица, его издавшего.

Указания по исполнению нормативных правовых (правовых) актов, подлежащих возврату, пишутся на отдельных листах с резолюцией, которые хранятся в подразделении делопроизводства и режима.

Ознакомление с нормативными правовыми (правовыми) актами производится под подпись на листе с резолюцией или на отдельном Листе доведения нормативных правовых (правовых) актов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 19 к настоящей Инструкции).

В случае ознакомления с нормативным правовым (правовым) актом на служебном совещании отметка об этом проставляется должностным лицом, ознакомившим личный состав с его содержанием.

Листы доведения нормативных правовых (правовых) актов хранятся в подразделении делопроизводства и режима в течение двух лет.

Должностные лица, отсутствовавшие по каким-либо причинам на служебном совещании, самостоятельно ознакамливаются с нормативными правовыми (правовыми) актами в подразделении делопроизводства и режима с проставлением подписи в Листе доведения нормативных правовых (правовых) актов.

На нормативных правовых (правовых) актах, в которые внесены изменения, отмененных (признанных утратившими силу) (за исключением нормативных правовых (правовых) актов, поставленных на систематизированный учет), а также в их регистрационно-учетных формах делаются отметки о внесенных изменениях, отмене (признании утратившими силу). После чего отмененные (признанные утратившими силу) нормативные правовые (правовые) акты хранятся отдельно от действующих нормативных правовых (правовых) актов до уничтожения.

Поступившие тиражированные нормативные правовые (правовые) акты после регистрации в регистрационно-учетных формах хранятся по годам их издания с составлением внутренней описи в папках, папках-файлах или скоросшивателях, которые в номенклатуру дел не включаются.

Нормативные правовые (правовые) акты выдаются должностным лицам под подпись в карточке учета выдачи. Папки с нормативными правовыми (правовыми) актами выдавать запрещается.

38. Учет и анализ объемов документооборота.

Учет и анализ объемов документооборота, состава и структуры документопотоков ведется в целях:

совершенствования организации работы с документами;

принятия решений о приобретении средств компьютерной техники и оргтехники;

расчета оптимальной численности должностных лиц, занятых в делопроизводстве;

нормирования труда (служебного времени);

повышения исполнительской дисциплины.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются подразделением делопроизводства и режима и не реже одного раза в полугодие представляются заместителю директора, ответственному за координацию деятельности УДиР Росгвардии, командиру (начальнику).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным СЭД и иным регистрационно-учетным формам. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих (отправляемых) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда и определения численности должностных лиц.

39. Управление документами в СЭД.

Доступ к работе в СЭД имеют только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации.

Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в разделах СЭД (по видам документов).

В ходе рассмотрения документа или в ходе согласования проекта документа заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется маршрут согласования.

Страницы отсканированного документа должны располагаться в соответствии с нумерацией или в порядке изложения текста, а также иметь удобную для чтения ориентацию страниц. Не допускается сканирование чистых страниц документа.

Документы, содержащие конфиденциальную информацию и персональные данные, приложения нестандартных размеров, а также сброшюрованные документы регистрируются в СЭД без сканирования.

После включения электронных документов в СЭД формируются регистрационные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа необходимо создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

Регистрация и учет электронных документов осуществляются в информационных системах.

При включении в СЭД входящих (поступивших) документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

наименование организации-корреспондента;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

дата поступления документа;

входящий регистрационный номер;

способ доставки документа;

заголовок к тексту;

количество листов основного документа;

отметка о приложении;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, тип связи);

резолюция;

срок исполнения документа;

индекс дела по номенклатуре дел;

сведения о переадресации документа;

отметка о контроле;

гриф ограничения доступа к документу;

сведения об электронной подписи;

результат проверки электронной подписи;

электронный адрес корреспондента;

ссылки на файл входящего (поступившего) документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

При включении в СЭД исходящих (отправляемых) документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

наименование организации — адресата;

фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, тип связи);

количество листов основного документа;

индекс отправителя, присвоенный в соответствии с Классификатором индексов;

отметка о приложении;

гриф ограничения доступа к документу;

подразделение-ответственный исполнитель документа;

сведения об электронной подписи;

ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

электронный адрес корреспондента;

способ доставки документа адресату.

При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

наименование подразделения, подготовившего проект документа;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

гриф ограничения доступа к документу;

фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту;

подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

количество листов основного документа;

отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

индекс отправителя, присвоенный в соответствии с Классификатором индексов;

резолюция;

отметка о контроле;

ссылки на файл входящего (поступившего) документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Рассылка документов подключенным к СЭД адресатам осуществляется с использованием СЭД в виде электронных документов или электронных копий документов, полученных в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Документы на бумажном носителе досылаются в адреса только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и приказами (распоряжениями) Росгвардии, командиров (начальников), с отметкой об этом в графе «Комментарий» электронного документа в СЭД.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

40. Копирование (размножение, тиражирование) документов.

Копировально-множительные работы осуществляются централизованно на множительных участках или в типографиях.

Наряды на снятие копий и множительные работы подписывает начальник подразделения делопроизводства и режима или его заместитель, которые проверяют правильность оформления документов, указателя рассылки, наличие разрешения на размножение.

Копирование (тиражирование) небольших по объему документов (не имеющих грифа ограничения доступа) производится непосредственно в подразделениях воинской части (организации), имеющих копировально-множительную технику.

На множительные участки сдаются первые экземпляры (подлинники) документов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Материалы должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на стандартных листах бумаги форматов A3, A4 или A5.

Тираж изготовленных копий должен соответствовать наряду. Размноженные экземпляры выдаются исполнителю под подпись вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы на первом экземпляре (подлиннике) документа и бланке наряда делается соответствующая отметка. Учет выполнения работ ведется на основании нарядов.

Если при копировании документа уменьшается его формат, с размещением нескольких листов оригинала на одном листе копии без последующего их разрезания, то в регистрационных формах учитываются: для оригинала — число листов оригинала, для копии — число листов копии. Листом считается бумажный носитель информации, изготовленный (разрезанный) по размеру, установленному стандарту.

Дополнительно размноженные экземпляры документа регистрируются за тем же номером, за которым этот документ отпечатан, о произведенном размножении на последнем листе оригинала проставляется штамп: «Регистрационный N ____. Дополнительно размножено __ экз. __ на листах. Наряд N ____ от __ ______ ____ г. Подпись исполнителя заказа _______». В журналах учета копировально-множительных работ указываются дата и количество дополнительно размноженных экземпляров документов, место их нахождения.

Нумерация дополнительно размноженных в центральном аппарате Росгвардии, воинской части (организации) экземпляров входящего (поступившего) документа производится с указанием номера экземпляра входящего (поступившего) документа, с добавлением через дробь номера размноженного экземпляра.

Нумерация размноженных экземпляров исходящего (отправляемого) документа продолжается от последнего номера ранее учтенного (размноженного) экземпляра исходящего (отправляемого) документа.

41. Контроль за исполнением документов (поручений).

Распорядительные документы, перечни поручений, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы (поручения), требующие исполнения.

Контроль за исполнением документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

Контроль за исполнением документов (поручений) ведется:

исполнения документов (поручений) по существу — должностными лицами войск национальной гвардии, на которых возложено исполнение документа (поручения);

сроков исполнения документов (поручений) — подразделениями делопроизводства и режима (делопроизводителями) или иными должностными лицами по поручению директора, заместителей директора, командиров (начальников) (далее — субъект контроля).

Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает следующие этапы:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

информирование должностных лиц о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

На документах, подлежащих контролю сроков их исполнения, проставляется штамп «Контроль» или «Особый контроль».

Срок исполнения документа (поручения) указывается непосредственно в документе или в резолюции к документу.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то они подлежат исполнению в предшествующий рабочий день.

Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие отметку:

«весьма срочно» — в течение одного дня;

«срочно» — в 3-дневный срок;

«оперативно» — в 10-дневный срок;

остальные — в срок не более 30 дней.

Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, по истечении двух третьих срока исполнения документа осуществляется предварительный контроль и напоминание исполнителям.

Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) осуществляется в автоматическом режиме посредством СЭД и (или) иного программного обеспечения, а также с использованием электронной почты или телефонной связи.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля за исполнением документов (поручений).

По документам (поручениям), имеющим длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей, по указанию директора, заместителей директора, командиров (начальников) подготавливается план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках исполнения документа (поручения). План контроля разрабатывается субъектом контроля и после согласования с исполнителями утверждается должностным лицом, давшим поручение о его разработке. Копии плана контроля или выписки из него направляются исполнителям.

Приостановить или отменить исполнение контрольного документа (поручения) может директор, заместители директора или командир (начальник), подписавшие документ (поручение) или давшие поручение (резолюцию).

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель обязан представить докладную (служебную) записку о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено должностному лицу, установившему такой срок, в течение двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения документа (поручения) превышает два месяца — в течение одного месяца срока исполнения документа (поручения).

Сроки исполнения срочных документов не продлеваются и не корректируются.

Об изменении срока исполнения документа (поручения), состава исполнителей документа (поручения), принятия решения об исполнении документа (поручения) без направления ответа ответственный исполнитель информирует субъект контроля.

Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.

Решение об исполнении документа (поручения) без направления ответа принимает должностное лицо, поставившее документ (поручение) на контроль.

Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля за исполнением.

В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

Субъект контроля анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет директору, заместителям директора, командиру (начальнику) отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, неисполненных, находящихся на исполнении.

Документы, поставленные на контроль, принимаются подразделением делопроизводства и режима для формирования дел только после снятия их с контроля и проставления соответствующей отметки.

42. Работа исполнителя с документами.

Исполнитель в процессе исполнения документа осуществляет:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением требований настоящей Инструкции;

согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

повторное согласование проекта документа (в случае его серьезной корректировки по результатам первого согласования);

в необходимых случаях — подготовку указателя рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение);

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки о направлении документа в дело.

Исполнитель обеспечивает полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, и соблюдение установленных сроков исполнения документа.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другое), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, представляют головному исполнителю предложения. Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Скачать документ целиком в формате PDF

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 26 сентября 2019 г. N 330

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ

В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВОЙСКАХ НАЦИОНАЛЬНОЙ

ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, УТВЕРЖДЕННУЮ ПРИКАЗОМ

ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ ОТ 6 ИЮНЯ 2017 Г. N 160

В соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 <1>, и в целях организации делопроизводства в войсках национальной гвардии Российской Федерации <2> приказываю:

1. Внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в войсках национальной гвардии Российской Федерации, утвержденную приказом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 6 июня 2017 г. N 160 <3>, согласно прилагаемому Перечню.

———————————

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2016, N 18, ст. 2641.

<2> Далее — «войска национальной гвардии».

<3> Далее — «Инструкция».

2. Начальнику Главного штаба войск национальной гвардии Российской Федерации — первому заместителю директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации определять перечень наименований шрифтов, подлежащих применению при оформлении документов в войсках национальной гвардии <4>, в соответствии с Инструкцией, за исключением случаев, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Росгвардии.

———————————

<4> Далее — «перечень наименований шрифтов».

3. Первым заместителям (заместителям) директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации, командующим округами войск национальной гвардии, начальникам территориальных органов Росгвардии, командирам (начальникам) подразделений (органов) и организаций войск национальной гвардии привести в соответствие с перечнем наименований шрифтов распорядительные документы, устанавливающие требования в отношении конкретных наименований шрифтов, подлежащих применению при оформлении документов в войсках национальной гвардии.

Директор Федеральной службы

войск национальной гвардии

Российской Федерации —

главнокомандующий войсками

национальной гвардии

Российской Федерации

генерал армии

В.ЗОЛОТОВ

Приложение

к приказу Федеральной службы

войск национальной гвардии

Российской Федерации

от 26.09.2019 N 330

ПЕРЕЧЕНЬ

ИЗМЕНЕНИЙ, ВНОСИМЫХ В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ВОЙСКАХ НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ,

УТВЕРЖДЕННУЮ ПРИКАЗОМ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ

ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОТ 6 ИЮНЯ 2017 Г. N 160

1. В сноске «2» к пункту 5 слова «центральный аппарат Росгвардии» заменить словами «структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии».

2. В сноске «1» к подпункту 11.11 аббревиатуру «ЦЭПК» заменить аббревиатурой «ЦЭК».

3. В подпункте 23.6:

3.1. Слова «текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr)» заменить словами: «шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля, включенный в перечень наименований шрифтов, определенный начальником Главного штаба войск национальной гвардии Российской Федерации — первым заместителем директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации <2>,».

3.2. Дополнить сноской «2» следующего содержания:

«<2> Далее — «перечень наименований шрифтов».».

3.3. Дополнить абзацем вторым следующего содержания:

«Если документ готовится для тиражирования с уменьшением масштаба, текст печатается через два междустрочных интервала.».

Абзацы второй и третий считать соответственно абзацами третьим и четвертым.

3.4. В абзаце третьем первое предложение изложить в следующей редакции:

«В табличных документах может быть использован шрифт без засечек, рубленый (sans-serif), начертания новый гротеск, пропорциональный, делового стиля, включенный в перечень наименований шрифтов.».

4. В сноске «2» к подпункту 23.11 слова «2014, N 11, ст. 1088» заменить словами «2017, N 52, ст. 7916».

5. В абзацах втором подпункта 23.13, четвертом подпункта 23.13, третьем подпункта 23.14, втором подпункта 23.15 слова «Times New Roman (Times New Roman Cyr)» заменить словами «с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов,».

6. Абзац пятый подпункта 23.17 после слов «подписывающим или утверждающим документ» дополнить словами «, или подразделением делопроизводства и режима при регистрации документа.».

7. Абзац пятый подпункта 23.18 изложить в следующей редакции:

«На документе, составленном совместно двумя и более подразделениями (организациями), проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из подразделений (организаций). Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.».

8. Подпункт 23.18 дополнить абзацем шестым следующего содержания:

«Если служебный документ оформлен не на бланке, то регистрационный номер оформляется от левой границы текстового поля под датой подписанного служебного документа через 1 междустрочный интервал, а при отсутствии места — на оборотной стороне листа внизу слева.».

9. Сноску «1» к абзацу двадцатому подпункта 23.22 после слов «регистрационный N 35442)» дополнить словами «, с изменениями, внесенными приказом Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. N 61 (зарегистрирован в Минюсте России 28 марта 2018 года, регистрационный N 50545), приказом Минкомсвязи России от 13 ноября 2018 г. N 619 (зарегистрирован в Минюсте России 19 марта 2019 года, регистрационный N 54090).».

10. Подпункт 23.28 после абзаца пятнадцатого дополнить абзацами шестнадцатым, семнадцатым, восемнадцатым, девятнадцатым, двадцатым, двадцать первым и двадцать вторым следующего содержания:

«Если у отправителя не остается экземпляров пересылаемых приложений, то отметка о приложении указывается следующим образом:

Приложение:

по тексту, на 3 л. в 1 экз. только в адрес.

Если приложением является электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

CD-R в 1 экз., только в адрес.

Если приложением является электронный носитель, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, то указывается его учетный номер, ограничительная пометка, наименование и объем файлов на носителе.

Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, то в отметке о наличии приложения указывается наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер (при наличии), номера и количество прилагаемых экземпляров, количество листов в каждом экземпляре и ограничительная пометка, например:

Приложение:

письмо Минобороны России вх. N 1233дсп, экз. N 1, всего 1 экз., на 3 л., для служебного пользования.

В этом случае сопроводительное письмо должно иметь пометку «Для служебного пользования».».

Абзацы шестнадцатый и семнадцатый считать соответственно абзацами двадцать третьим и двадцать четвертым.

11. Подпункт 23.35 изложить в следующей редакции:

«23.35. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа включает в себя фамилию, имя и отчество (последнее — при наличии) исполнителя, сокращенное наименование структурного подразделения, рабочий телефон исполнителя. Отметка об исполнителе может дополняться электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля, а при отсутствии места — на оборотной стороне листа внизу слева, например:

Фамилия Имя Отчество (структурное подразделение)

8 (000) 000 00 00

или:

Фамилия Имя Отчество (структурное подразделение)

8 (000) 000 00 00

Family@rosgvard.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печатается шрифтом размера N 10.

При печатании документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа в левом нижнем углу исполнителем проставляется количество отпечатанных экземпляров, адресование экземпляров, фамилия, имя и отчество (последнее — при наличии) исполнителя, сокращенное наименование структурного подразделения, рабочий телефон исполнителя и дата печатания документа.

Отметка об исполнителе в документах, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, оформляется в соответствии с требованиями пункта 247 Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1.

Отметка об исполнителе нормативного правового акта располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.».

12. Подпункт 23.38 дополнить абзацем третьим следующего содержания:

«Листы штатов (штатных расписаний), утверждаемых правовыми актами о создании (реорганизации) органов управления, соединений, воинских частей, подразделений (органов) и организаций войск национальной гвардии, нумеруются самостоятельно. На первом листе номер не ставится.».

13. В подпункте 24.1:

13.1. Слова «ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <3>» заменить словами «ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» <3>».

13.2. В сноске «2» слова «2006, N 52, ст. 5587» заменить словами «2018, N 13, ст. 1808».

13.3. Сноску «3» изложить в следующей редакции:

«<3> Стандартинформ, 2017.».

14. Сноску «1» к подпункту 25.5 после слов «2016, N 41, ст. 5802» дополнить словами «; 2018, N 44, ст. 6713».

15. В сноске «2» к подпункту 25.7 слова «2017, N 2, ст. 326» заменить словами «2019, N 8, ст. 761».

16. В подпункте 25.11:

16.1. В абзаце третьем слова «структурные подразделения Росгвардии» заменить словами «структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии».

16.2. Дополнить абзацем пятым следующего содержания:

«Проект распоряжения и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию листов, начиная со второго листа.».

Абзацы пятый и шестой считать соответственно абзацами шестым и седьмым.

17. В абзаце первом подпункта 26.4.3 слова «в текстовом редакторе Microsoft Word версии 2003 и выше шрифтами Times New Roman (Times New Roman Cyr)» заменить словами «шрифтами с засечками (serif), пропорциональными, традиционного начертания, делового стиля, включенными в перечень наименований шрифтов».

18. В подпункте 26.7.5.4 слова «печатается в текстовом редакторе Microsoft Word версии 2003 и выше с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr)» заменить словами «рекомендуется применять шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля, включенный в перечень наименований шрифтов».

19. В абзаце четвертом подпункта 27.8 слова «входящих и подготовленных» заменить словами «входящих документов и подготовленных несекретных».

20. Второе предложение подпункта 30.5 после слов «в журнале учета подготовленных» и «в карточке учета подготовленных» дополнить словом «несекретных».

21. Подпункт 30.6 изложить в следующей редакции:

«30.6. Проекты служебных писем готовятся в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке письма, второй экземпляр, предназначенный для визирования, — на простых листах бумаги.

Второй экземпляр исходящего документа (копия) подшивается в дело при наличии всех необходимых реквизитов, в том числе регистрационного номера, даты документа, фамилии должностного лица, подписавшего этот документ, отметки о заверении копии подписью исполнителя документа.

Второй экземпляр служебного письма списывается начальником соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под подпись в журнале (карточке) учета подготовленных несекретных документов (приложения N N 33, 34 к настоящей Инструкции).

Документы, которые перед рассылкой подлежат тиражированию с применением копировально-множительной техники, передаваемые факсимильной связью или с использованием СЭД, а также с грифом ограничения доступа могут готовиться в единственном экземпляре.».

22. Абзац второй подпункта 30.17 после слов «Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются» дополнить словами «не менее чем».

23. Подпункт 32.2 дополнить абзацем третьим следующего содержания:

«Документы, поступившие в электронном виде по СЭД, включаются в общий документооборот наравне с бумажными документами.».

24. Пункт 32 дополнить подпунктом 32.11 следующего содержания:

«32.11. Рассылка адресатам войск национальной гвардии, подключенным к СЭД, несекретных нормативных правовых актов, распоряжений, входящих и исходящих документов, обращений граждан и организаций осуществляется с использованием СЭД в виде электронных документов или электронных копий документов. Документы в бумажном виде досылаются в адреса только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и приказами (распоряжениями) Росгвардии, с отметкой об этом в графе «Комментарий» электронного документа в СЭД.».

Подпункты 32.11 — 32.13 считать подпунктами 32.12 — 32.14 соответственно.

25. В подпунктах 33.1, 33.3 слова «журнале учета несекретных правовых актов» заменить словами «журнале учета распорядительных документов».

26. В подпунктах 33.3, 33.5 слова «журнал учета несекретных правовых актов» заменить словами «журнал учета распорядительных документов».

27. Пункт 50 дополнить абзацем пятым следующего содержания:

«незамедлительно, если в тексте поручения имеются пометки «весьма срочно»;».

Абзацы пятый, шестой, седьмой считать соответственно абзацами шестым, седьмым, восьмым.

28. В подпункте 64.6 слово «сводная» исключить.

29. Подпункт 64.7 изложить в следующей редакции:

«64.7. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) на следующий календарный год разрабатывается в конце текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с начальниками других структурных подразделений, подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, один раз в 5 лет согласовывается с архивом вышестоящего органа управления.

Номенклатура дел утверждается командиром (начальником) воинской части (организации) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае изменения функций и структуры воинской части (организации) новая номенклатура дел подлежит переработке, согласованию с архивом вышестоящего органа управления и утверждению соответствующим командиром (начальником).».

30. Подпункт 64.8 после слов «по журналу (карточке) учета подготовленных» дополнить словом «несекретных».

31. Абзац первый подпункта 64.9 изложить в следующей редакции:

«При передаче дел в архив вышестоящего органа управления представляются заверенные копии утвержденных номенклатур дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) за соответствующий период для контроля за полнотой сдачи дел на хранение.».

32. Подпункт 65.12.1 изложить в следующей редакции:

«65.12.1. Даты начала и окончания дела, проставляемые в номенклатуре дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) и на обложке законченного производством дела, должны соответствовать датам регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, подшитых в указанное дело (том дела), независимо от места нахождения этих документов в деле (томе дела).

При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца указывается прописью. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках указанных дел.».

33. Абзац третий подпункта 65.17 исключить.

34. В сноске «1» к подпункту 66.1 слова «2016, N 22, ст. 3097» заменить словами «2018, N 1, ст. 19».

35. В подпункте 67.1 аббревиатуру «ЦЭПК» заменить аббревиатурой «ЦЭК».

36. В подпункте 67.7 после слов «дел постоянного» дополнить словами «и временного (свыше 10 лет)».

37. В подпункте 72.6 слова «структурное подразделение Росгвардии» заменить словами «структурное подразделение центрального аппарата Росгвардии, воинскую часть (организацию)».

38. Подпункт 73.8.1 изложить в следующей редакции:

«73.8.1. При направлении документа в один адрес он готовится в двух экземплярах: первый на бланке установленного образца для отправки, второй — на простых листах. Второй экземпляр с необходимыми визами хранится в УДиР Росгвардии. Электронная копия документа направляется по СЭД в структурное подразделение Росгвардии, подготовившее указанный документ, для дальнейшего хранения.

Документы, имеющие гриф ограничения доступа, готовятся в трех экземплярах. Также в трех экземплярах готовятся документы подразделений, которым невозможно направить электронные копии.

В этом случае третий экземпляр документа готовится на простых листах и направляется в структурное подразделение Росгвардии, подготовившее указанный документ, для дальнейшего хранения.

Если документы, имеющие гриф ограничения доступа, готовятся на бланке и не подлежат сканированию, на втором и третьем экземплярах этих документов с оборотной стороны под отметкой об исполнителе указывается номер бланка.».

39. Абзац второй подпункта 73.8.2 изложить в следующей редакции:

«Бумажный экземпляр документа, предназначенный для направления в ДПД Росгвардии, может не готовиться, если возможно направление электронной копии документа и прилагаемых материалов.».

40. В подпунктах 73.8.3 и 73.8.4:

40.1. Абзац второй изложить в следующей редакции:

«Бумажный экземпляр документа, предназначенный для направления в структурное подразделение Росгвардии, может не готовиться, если возможно направление его электронной копии.».

40.2. Абзац третий исключить.

41. Подпункт 73.10 дополнить абзацем вторым следующего содержания:

«Экземпляр документа, поступивший в структурное подразделение Росгвардии, учитывается как входящий документ и передается установленным порядком исполнителю.».

42. Подпункт 73.12 изложить в следующей редакции:

«73.12. Докладные записки (рапорты) на имя руководства Росгвардии, подготовленные в структурных подразделениях Росгвардии, подлежат обязательной регистрации до внесения на рассмотрение директору (заместителям директора). По результатам рассмотрения материалы возвращаются в соответствующее структурное подразделение Росгвардии для доведения полученных поручений до всех заинтересованных должностных лиц.».

43. Дополнить Инструкцию пунктами 75, 76, 77 следующего содержания:

«75. В целях упорядочивания классификации документов, полной и качественной информации о формировании документального фонда, а также для организации информационно-справочной работы в центральном аппарате Росгвардии составляются номенклатуры дел структурных подразделений Росгвардии и номенклатура дел Росгвардии.

76. Номенклатура дел структурного подразделения Росгвардии подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, согласовывается с УДиР Росгвардии, утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения Росгвардии, копия утвержденной номенклатуры дел направляется в УДиР Росгвардии.

77. Номенклатура дел Росгвардии составляется УДиР Росгвардии на основе номенклатур дел структурных подразделений Росгвардии.

Номенклатура дел Росгвардии подписывается начальником УДиР Росгвардии, согласовывается с ЦЭК Росгвардии и утверждается директором. Один раз в 5 лет номенклатура дел Росгвардии согласовывается с федеральным государственным архивом, в который документы передаются на государственное хранение.

В итоговую запись номенклатуры дел Росгвардии сведения вносятся на основании данных, поступивших из структурных подразделений Росгвардии.».

44. Приложение N 9 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 9

к пп. 24.5, 25.11

Инструкции по делопроизводству

в войсках национальной гвардии

Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ

БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА ФЕДЕРАЛЬНОЙ

СЛУЖБЫ ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Рисунок (не приводится)

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Главное управление Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации по г. Москве

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«__» _________ 20__ г.

N ______

Москва

«.

45. Приложение N 16 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 16

к пп. 24.5, 25.11

Инструкции по делопроизводству

в войсках национальной гвардии

Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ

БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОПЕРАТИВНО-ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО

ОБЪЕДИНЕНИЯ, УПРАВЛЕНИЯ СОЕДИНЕНИЯ, ВОИНСКОЙ ЧАСТИ,

ОРГАНИЗАЦИИ ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Рисунок (не приводится)

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Управление Центрального Оршанско-Хинганского

Краснознаменного округа войск национальной гвардии

Российской Федерации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«__» _________ 20__ г.

N ______

Москва

«.

46. Приложение N 26 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 26

к п. 28.4

Инструкции по делопроизводству

в войсках национальной гвардии

Российской Федерации

ЖУРНАЛ

учета пакетов

Номер и дата реестра (расписки, разносной книги), количество пакетов

Номера пакетов по порядку и их гриф секретности

Номера документов, указанные на пакете

Расписка фельдъегеря (курьера), доставившего корреспонденцию, с указанием даты и времени

Расписка должностного лица режимно-секретного подразделения с указанием даты и времени получения пакетов

1

2

3

4

5

Примечание:

При приеме дежурства новый дежурный расписывается в графе 5 за наличие поступивших пакетов.».

47. Приложение N 29 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 29

к пп. 29.1, 29.9, 34.3, 64.8

Инструкции по делопроизводству

в войсках национальной гвардии

Российской Федерации

ЖУРНАЛ

учета входящих документов

Порядковый (входящий) номер и гриф секретности

Номер и дата поступившего документа

Откуда поступил

Вид и краткое содержание

Количество листов и номера экземпляров

Исполнитель, расписка и дата

Расписка работника режимно-секретного подразделения в получении документа от исполнителя и дата

Номер дела и тома, в который подшит документ, и номера листов. Номер и дата акта об уничтожении

Отметка о проверке наличия документов

Примечание

основного документа

приложения

основного документа

приложения

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Примечания:

1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого рабочего дня.

2. Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 10.

3. При отправке документа за его же входящим номером в графе «Примечание» проставляется номер реестра и дата отправки.

4. В графах 9 — 10 указываются также номера экземпляров уничтоженных документов.

5. Графа 11 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

6. В графе 12 может проставляться отметка об исполнении документа, включающая в себя регистрационный номер подготовленного документа.».

48. Приложение N 30 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 30

к пп. 29.1, 29.9, 34.3, 64.8

Инструкции по делопроизводству

в войсках национальной гвардии

Российской Федерации

КАРТОЧКА N ___

учета входящих документов

Дата регистрации

Номер и дата поступившего документа

Гриф секретности

Номер корреспондента

Количество листов и номера экземпляров

Номер дела и номера листов, куда подшит документ, номер и дата акта об уничтожении

Отметка о проверке наличия документов

основного документа

приложения

основного документа

приложения

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Откуда поступил:

Движение документа и расписка с указанием даты:

1.

Вид и краткое содержание (секретные сведения не включать) ____________

________________________________

________________________________

________________________________

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Примечание:

Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 8.».

49. Приложение N 31 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 31

к п. 29.3

Инструкции по делопроизводству

в войсках национальной гвардии

Российской Федерации

ПАКЕТНО-КОНТРОЛЬНЫЙ ЖУРНАЛ

Наименование и номер сдаточного документа

Количество пакетов

Расписка фельдъегеря (курьера)

Порядковый номер пакета

Номера документов, указанные на пакете

Откуда поступил документ

Количество листов в документе

Входящий номер документа

Инвентарный номер документа

Расписка работника режимно-секретного подразделения в получении документа

Отметка о возврате ошибочно направленных документов

Отметка о проверке наличия документов

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Примечания:

1. Дата регистрации пакетов проставляется в начале каждого дня.

2. В графе 4 нумеруются по порядку полученные пакеты, а не документы. Число их ежедневно должно соответствовать итогу в графе 2.

3. В графе 11 делается отметка о возврате документа за его регистрационным номером отправителя.

4. Отметка о переданных в другие подразделения пакетах, а также пакетах с пометкой «Лично» проставляется в графе 11.».

50. Приложение N 33 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 33

к пп. 30.5, 30.6

Инструкции по делопроизводству

в войсках национальной гвардии

Российской Федерации

ЖУРНАЛ

учета подготовленных несекретных документов

Порядковый номер, пометка ограничения в доступе

Вид и краткое содержание документа

Подразделение и фамилия исполнителя

Кем подписан документ

Номер и дата исполненного входящего документа

Количество листов

Подпись о получении документа для отправки, дата

Отправлено документов

Номер реестра (расписки) или порядковый номер по разносной книге

Номер дела и тома, куда подшит документ, номера листов

Подпись о проверке наличия документов, дата

Номер и дата акта об уничтожении документа

Примечание

основного документа

приложения

куда и кому

номера экземпляров

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Примечания:

1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого дня.

2. Графа 13 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.».

51. Приложение N 34 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 34

к пп. 30.5, 30.6

Инструкции по делопроизводству

в войсках национальной гвардии

Российской Федерации

КАРТОЧКА

учета подготовленных несекретных документов

Регистрационный номер, пометка ограничения в доступе

Дата регистрации

Вид и краткое содержание документа

1

2

3

Подразделение и фамилия исполнителя

Кем подписан

Номер и дата исполненного входящего документа

Количество листов

основного документа

приложения

4

5

6

7

8

————————— Оборотная сторона карточки —————————

Подпись в получении документа для отправки и дата

Отправлено документов

Номер реестра (расписки) или порядковый номер по разносной книге

куда и кому

номера экземпляров

9

10

11

12

Документ подшит

Расписка о проверке наличия документа и дата

Номер и дата акта об уничтожении документа

Примечания

дело и том

номера листов

13

14

15

16

17

Примечание:

Графа 15 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.».

52. Приложение N 35 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 35

к пп. 30.16, 30.17

Инструкции по делопроизводству

в войсках национальной гвардии

Российской Федерации

Реестр N _______

на корреспонденцию, направляемую через фельдъегерскую службу

«

«

20__ г.

Отправитель (телефон)

(наименование учреждения)

Договор N _____________

N п/п

Куда (город, область)

Кому (подробное наименование адресата)

Номер отправителя

Важность

Заполняет приемщик

Примечание

Вес отправления

Сумма сбора за доставку

руб.

коп.

ИТОГО:

отправлений

(прописью)

М.П.

(подпись отправителя)

(расшифровка подписи)

Принято

отправлений

«__» ______________ 20__ г. ___ час. __ мин.

Сотрудник ГФС России

(подпись)

«.

53. Приложение N 37 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 37

к пп. 33.1, 33.3, 33.4, 33.5, 68.5

Инструкции по делопроизводству

в войсках национальной гвардии

Российской Федерации

ЖУРНАЛ

учета распорядительных документов

Порядковый номер

Номер и дата документа, гриф секретности

Краткое содержание

Кем издан, номер и дата сопроводительного письма

Количество полученных или размноженных экземпляров (выписок)

Номера экземпляров

Количество листов в экземпляре

Данные о рассылке

Отметка о возвращении, номер и дата сопроводительного письма

Номер дела, куда подшит подлинник (список рассылки и номера листов)

Расписка о проверке наличия документа и дата

Номер и дата акта об уничтожении документа

Примечание

куда отправлен

номер и дата сопроводительного письма

количество экземпляров

номера экземпляров

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Примечание:

Гриф секретности указывается при его наличии.».

43. Для определения сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, организации их хранения руководствуются Перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

Создание документального фонда войск национальной гвардии осуществляется подразделениями делопроизводства и режима путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на архивное хранение.

44. Разработка и ведение номенклатуры дел.

44.1. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.

44.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации; Положением о Федеральной службе войск национальной гвардии Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 сентября 2016 г. № 510 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 41, ст. 5802; 2022, № 11, ст. 1674) (далее – Положение о Росгвардии); Регламентом Росгвардии; положениями о структурных подразделениях центрального аппарата Росгвардии; положениями о территориальных органах Росгвардии; уставами управлений оперативно-территориальных объединений, организаций войск национальной гвардии; штатами и штатными расписаниями; плановой и отчетной документацией; номенклатурой дел за прошедшие годы; нормативными правовыми актами, содержащими сведения об образующихся в деятельности войск национальной гвардии документах; Перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

Номенклатура дел разрабатывается исходя из возложенных задач и составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения, на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

44.3. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с начальниками других подразделений по установленным формам (приложение № 20 к настоящей Инструкции).

Номенклатура дел вводится в действие с 1 января.

44.4. Номенклатура дел воинской части (организации) составляется в воинских частях (организациях), за исключением филиалов организаций вневедомственной охраны войск национальной гвардии.

Подразделения представляют в подразделение делопроизводства и режима предложения в проект номенклатуры дел воинской части (организации).

Номенклатура дел воинской части (организации) подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, рассматривается экспертной комиссией (далее – ЭК) и утверждается командиром (начальником).

Один раз в 5 лет номенклатура дел воинской части (организации), непосредственно подчиненной директору, согласовывается с федеральным государственным казенным учреждением «Центральный архив войск национальной гвардии Российской Федерации» (далее – ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии»), а иных воинских частей (организаций) – с архивом войск национальной гвардии, источником комплектования которого они являются.

Номенклатура дел центрального аппарата Росгвардии составляется УДиР Росгвардии на основании номенклатур дел структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии.

Номенклатура дел центрального аппарата Росгвардии подписывается начальником УДиР Росгвардии, визируется начальником ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии», согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) и утверждается директором.

Один раз в 5 лет номенклатура дел центрального аппарата Росгвардии согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии».

Номенклатура дел регистрируется в СЭД в разделе исходящих (отправляемых) документов.

44.5. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает изменения в номенклатуру дел и представляет их в подразделение делопроизводства и режима для согласования и утверждения в порядке, установленном подпунктом 44.4 настоящей Инструкции, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел.

44.6. Подразделение воинской части (организации), а также структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии с целью информирования направляют в подразделение делопроизводства и режима справку о включении в номенклатуру дел новых дел с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела.

44.7. Номенклатура дел воинской части (организации) составляется в двух экземплярах:

первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения делопроизводства и режима;

второй экземпляр передается в архив войск национальной гвардии, источником комплектования которого является воинская часть (организация), для использования в качестве учетного документа.

Номенклатура дел центрального аппарата составляется в трех экземплярах:

первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел УДиР Росгвардии;

второй экземпляр передается в ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии» в качестве учетного документа;

третий экземпляр передается в государственный архив, источником комплектования которого является Росгвардия.

44.8. В качестве рабочего экземпляра в подразделении делопроизводства и режима используется копия номенклатуры дел. Подразделением делопроизводства и режима номенклатура дел воинской части (организации) в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе рассылается в подразделения воинской части (организации), а номенклатура дел центрального аппарата – в структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел хранится в подразделении делопроизводства и режима до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив войск национальной гвардии.

44.9. Номенклатура дел составляется заново в случае изменения функций воинской части (организации), Росгвардии.

44.10. Наименованием раздела номенклатуры дел является наименование подразделения воинской части (организации), структурного подразделения центрального аппарата Росгвардии в соответствии со штатом (штатным расписанием) или направление деятельности.

44.11. В течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел могут вноситься уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях – в сроки хранения документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные в номенклатуре дел (новые заголовки дел вносятся в резервные номера, предусмотренные в каждом разделе номенклатуры дел).

44.12. Сроки хранения документов, включенные в номенклатуру дел, устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, Перечнем документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии, и указываются в соответствующей графе номенклатуры дел со ссылкой на статью (часть, пункт) федерального закона, иного нормативного правового акта, Перечня документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

44.13. По завершении календарного года подразделением делопроизводства и режима оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов, отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих.

Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

Итоговая запись заверяется подписью начальника подразделения делопроизводства и режима.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи, передаются в архив войск национальной гвардии с отметкой должности и подписи лица, передавшего сведения.

44.14. Дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами указываются заголовки дел, не предусмотренные номенклатурой дел, подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима и вместе с итоговой записью приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

44.15. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

44.16. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность подразделений воинской части (организации), структурных подразделений центрального аппарата Росгвардии, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях – копии документов.

44.17. Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

44.18. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры, дела наблюдательного характера.

44.19. Порядок заполнения граф номенклатуры дел.

В графу 1 проставляется порядковый номер дела в номенклатуре дел.

В графе 2 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Классификаторе индексов цифрового обозначения (кода) подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах раздела номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами (например, 25-5, где 25 – код подразделения, 5 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел). Для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 3 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (например, переписка, журнал, дело) или разновидности документов (например, протоколы, приказы); наименование составителя номенклатуры дел, его подразделения или должностного лица (автор документа); наименование воинской части (организации), которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке указывается наименование видов документов, например:

Приказы командира части по личному составу.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу, например:

Документы к протоколам заседания коллегии Росгвардии.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с территориальными органами Росгвардии по жилищным вопросам.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации методических сборов по вопросам военно-патриотической работы.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с МВД России по вопросам подготовки кадров.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Расчеты сметы на 2020 г. по бюджетным ассигнованиям.

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «исходящая переписка», «входящие документы»), а также вводных слов, сложных оборотов, сокращенных слов (кроме официально установленных сокращений).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов (например, заголовки дел, содержащие постановления и приказы вышестоящих органов управления (должностных лиц), располагаются перед заголовками дел с приказами нижестоящих органов управления (должностных лиц) и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию, а затем заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 4 заполняется после завершения дела (тома).

В графе 5 указываются должностные лица, которым предоставлено право пользоваться делом (томом).

В графа 6 указывается номер фактически сформированных томов (частей).

В графах 7 и 8 проставляются даты заведения и окончания дела (тома, части). Для переходящих дел в графе 8 проставляется соответствующая отметка (например, переходящее на 2023 г.).

В графе 9 проставляется количество листов дела без учета внутренней описи листов дела.

В графе 10 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

В графах 11 и 12 указываются должностные лица, которым передано дело (том, часть), удостоверяющая подпись.

Графа 13 содержит подпись должностного лица, оформившего дело (том, часть).

В графе 14 проставляется инвентарный номер по журналу законченных производством дел.

В графе 15 проставляются отметки о заведении в электронном виде, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в государственный орган, организацию, воинскую часть (организацию) и другие. По делам, которые по каким-либо причинам в течение года не заводились, делается запись – «Дело не заводилось».

45. Формирование дел и их оперативное хранение.

45.1. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел, документов образовательных организаций, которые формируются за учебный год, документов выборных и совещательных органов, историй болезней;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине (включая обложку дела (по корешку) не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и при необходимости заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

45.2. Нормативные правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы-основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений, не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).

Нормативные правовые акты, утвержденные приказами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами (многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в отдельный том дела).

Приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу.

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению нормативного правового (правового) акта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на нормативный правовой (правовой) акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Личные карточки уволенных работников формируются в дела по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии). При небольшом количестве уволенных в течение одного календарного года допускается формирование одного дела с личными карточками за несколько лет.

Карточки лицевых счетов на денежное довольствие и заработную плату группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии).

Переписка группируется в дела по тематике и (или) корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от видов документов формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

45.3. Формирование и оперативное хранение дел до передачи их на архивное хранение осуществляется подразделением делопроизводства и режима, а также иным подразделением воинской части (организации) по Решению Командира (начальника).

Формирование электронных дел осуществляется в СЭД.

45.4. Контроль за правильным формированием и оперативным хранением дел осуществляется подразделением делопроизводства и режима под методическим руководством архивной службы УДиР Росгвардии.

45.5. Формирование дел осуществляется в соответствии с номенклатурой дел с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

45.6. При приеме исполненных документов подразделением делопроизводства и режима проверяется правильность их оформления (наличие необходимых реквизитов), правильность рассылки, направления документов в дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений. Срок передачи исполнителем законченного производством документа в дело не должен превышать 10 дней с даты исполнения документа.

Неисполненные, не снятые с контроля, не имеющие надписи «В дело № ____», подлежащие возврату или неправильно оформленные документы для включения в дело не принимаются.

45.7. Все законченные производством дела (тома) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в Журнале учета законченных производством дел (рекомендуемый образец приведен в приложении № 21 к настоящей Инструкции). Каждый том дела регистрируется за отдельным номером, который проставляется на его обложке.

45.8. Основанием для заведения второго и последующих томов дела является окончание и постановка предыдущего на инвентарный учет в Журнале учета законченных производством дел.

Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.

45.9. По законченному производством делу (тому) в номенклатуре дел производится запись с указанием даты окончания дела (тома), количества листов в нем и других необходимых данных.

45.10. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

45.11. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

45.12. Дела на бумажном носителе размещаются в шкафах, сейфах, а также на стеллажах (в подразделении делопроизводства и режима).

Дела для обеспечения визуального контроля их наличия и поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается рядом со стеллажом, на внутренней стороне шкафа, сейфа. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Должностные лица, ответственные за ведение и хранение дел, обеспечивают сохранность документов и дел.

45.13. Дела, находящиеся на оперативном хранении, подлежат учету.

45.14. Должностные лица подразделения делопроизводства и режима проводят проверки фактического наличия и состояния документов и дел, соответствия их количеству по номенклатуре дел:

перед передачей документов на архивное хранение;

при перемещении дел;

при смене начальника подразделения делопроизводства и режима;

при реорганизации и ликвидации воинской части (организации);

в иных случаях по Решению Командира (начальника).

45.15. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

Акт проверки наличия и состояния дел представляется командиру (начальнику).

45.16. Факт утраты дел (документов) фиксируется в акте утраты дел (документов), составляемом и подписываемом начальником подразделения делопроизводства и режима и командиром (начальником) в двух экземплярах (при утрате дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). Материалы разбирательства (служебной проверки) и акт утраты дел (документов) представляются на рассмотрение ЦЭК Росгвардии.

45.17. Два экземпляра акта утраты дел (документов) хранятся в подразделении делопроизводства и режима. При утрате дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения экземпляр акта утраты дел (документов) представляется в архив войск национальной гвардии при передаче дел на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного дела (документа) его копией.

45.18. Дела, находящиеся на оперативном хранении, выдаются во временное пользование должностным лицам воинской части (организации). При необходимости должностным лицам выдаются из этих дел документы, которые непосредственно относятся к их служебной деятельности. При этом в регистрационно-учетных формах проставляются регистрационный номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.

45.19. Дела выдаются должностным лицам, которым разрешено ознакомление с ними, под подпись в Карточке учета выдачи (рекомендуемый образец приведен в приложении № 22 к настоящей Инструкции) и подлежат возврату до конца текущего рабочего дня.

45.20. Список должностных лиц, которым разрешено ознакомление с делом (томом), указывается на обороте обложки дела (тома) или на отдельном листе, хранящемся в деле (томе дела). Список подписывается начальником того подразделения, документы которого подшиваются в дело, и заверяется подписью начальника подразделения делопроизводства и режима. Изменения в список вносятся с разрешения начальника подразделения делопроизводства и режима по представлению начальника подразделения, документы которого подшиваются в дело.

45.21. Карточка учета выдачи хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела. Если Карточка учета выдачи полностью заполнена, то заводится новая Карточка учета выдачи, и они хранятся вместе с делом. Заполненная Карточка учета выдачи не нумеруется и листом дела не считается.

По Карточкам учета выдачи осуществляется контроль за своевременным возвращением дел.

45.22. Выдача дел, хранящихся в воинской части (организации), в другие государственные органы, организации, воинские части (организации) производится на основании их письменных запросов с разрешения директора, командира (начальника). Выдача дел подтверждается актом выдачи дел во временное пользование, который помещается на место выданного дела.

45.23. Изъятие (выемка) дел и документов, образовавшихся в деятельности воинской части (организации), производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) уполномоченного государственного органа и разрешения командира (начальника) с извещением начальника подразделения, документы которого изымаются.

Факт изъятия (выемки) дел (документов) фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) дел (документов), который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями воинской части (организации) и государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

45.24. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись должностного лица, ответственного за формирование и (или) хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

46. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение.

46.1. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются на архивное хранение не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел на архивное хранение проводится на основании описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на архивное хранение не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения.

46.2. Подразделением делопроизводства и режима производится комплекс работ по подготовке документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение, предусматривающий:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

46.3. Ежегодно подразделением делопроизводства и режима совместно с ЦЭК, ЭК проводится экспертиза ценности документов.

46.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов и иных нормативных правовых актов, Перечня документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии.

46.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи на архивное хранение;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему оперативному хранению;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

46.6. При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

46.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, электронных документов, личных дел проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Описи дел на дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел составляются ежегодно под методическим руководством ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии». По этим описям документы сдаются на архивной хранение.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, на личные дела, электронные дела.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией дел. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел служат основой для подготовки сводных описей дел, которые готовит ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии» и по которым он сдает дела на постоянное хранение в государственный архив.

Описи дел составляются по установленным формам (приложение № 23 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах и представляются в архив войск национальной гвардии не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование воинской части (организации), в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.

Описательная статья описи дел структурного подразделения содержит следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома);

дата дела (тома);

срок хранения дела (тома);

количество листов в деле (томе) или объем в Мб в описи электронных дел, документов.

Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяется качество формирования и оформления дел.

В опись электронных дел, документов включается приложение к описи – реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело. Реестр электронных документов подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с принятой схемой систематизации дел в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

внутри описи дела располагаются по годам их заведения (личные дела и личные карточки уволенных работников) – по годам увольнения лиц и в алфавитном порядке их фамилий);

порядок нумерации дел в описи – валовый;

порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с архивом войск национальной гвардии;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов;

при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

Графа описи дел «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим государственным органам, организациям, воинским частям (организациям) со ссылкой на акт о выдаче дел во временное пользование, о наличии электронных копий дел и других.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, в описи электронных дел, документов – общий объем электронных дел в Мб.

Опись дел подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима после согласования ЭК, согласовывается с архивом войск национальной гвардии и утверждается командиром (начальником).

Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив войск национальной гвардии, а второй остается в качестве контрольного экземпляра. В архив войск национальной гвардии также передается экземпляр описи в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

46.8. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов подразделения делопроизводства и режима, а также иные подразделения, осуществляющие формирование и оперативное хранение дел, оформляют дела при методической помощи и под контролем ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии».

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается хранить листы документов в составе дела в папках-скоросшивателях, мягких обложках, без нумерации, а листы-заверители дела не составлять, реквизиты обложки дела заполнять по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

оформление обложки дела.

46.8.1. Документы на бумажном носителе, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола (на три прокола – для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Документы особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатные документы (например, карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки) в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел постоянного хранения применяется безкислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не допускается.

46.8.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (например, фотографиями, вырезками, выписками) нумеруется как один лист. В нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка (например, «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа»).

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка (например, «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов»).

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (например, вставки текста, переводы, вырезки, справки), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные документы (например, чертежи, рукописи, графика) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Во внутреннюю опись также вносятся исправления или внутренняя опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче на архивное хранение допускается по согласованию с архивом войск национальной гвардии употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

46.8.3. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела (заверительная надпись) по форме, установленной в приложении № 24 к настоящей Инструкции, и помещается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (например, чертежи, фотографии, рисунки, крупноформатные листы, конверты с вложениями и количество вложенных в них листов), особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) и физического состояния документов (например, помарки, неразборчивый текст, порванные листы).

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием воинской должности (должности), инициалов, фамилии и даты составления.

Запрещается выносить лист-заверитель на внешнюю сторону обложки дела или оборотную сторону последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен сверху на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

46.8.4. Для учета и быстрого поиска документов составляется внутренняя опись документов дела по форме, установленной в приложении № 25 к настоящей Инструкции.

Во внутреннюю опись документов дела помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему. Документы и приложения к ним вносятся во внутреннюю опись документов дела как одна позиция, отметки о наличии приложений во внутренней описи документов дела не делаются.

Листы внутренней описи документов дела подшиваются в начале дела и нумеруются римскими цифрами простым карандашом. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов дела, то составленная внутренняя опись документов дела подклеивается сверху на внутреннюю сторону обложки в начале дела.

Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковом и регистрационном номере, дате, заголовке документа и номерах листов дела, на которых расположен документ.

Перед сдачей дела на архивное хранение к внутренней описи документов дела (внутренней описи каждого раздела) составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи документов дела. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с указанием воинской должности (должности), инициалов, фамилии и даты составления.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями) эти изменения отражаются во внутренней описи документов дела в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Исправления во внутренних описях документов дела оговариваются и заверяются подписями двух должностных лиц подразделения делопроизводства и режима.

46.8.5. Обложка дела (титульный лист) оформляется по установленной форме (приложение № 26 к настоящей Инструкции).

Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку дела наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным печатным способом, то надписи на нем также могут быть напечатаны. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела (титульном листе) указываются:

наименование воинской части (организации);

наименование подразделения воинской части (организации);

индекс дела по номенклатуре дел;

номер тома;

заголовок дела (тома);

дата дела (тома);

количество листов в деле (томе);

срок хранения дела и номер статьи перечня.

Отметки, проставляемые на обложке дела (титульном листе), оформляются в соответствии со следующими правилами:

наименование воинской части (организации) указывается действительное (в скобках условное или сокращенное) в именительном падеже. В случаях, когда в течение года, за который оформляются дела, воинская часть (организация) была переименована (преобразована), то под старым ее наименованием пишется и новое наименование;

наименование подразделения записывается в соответствии со штатом (штатным расписанием). Если в течение года наименование подразделения менялось или дело было передано в другое подразделение, старое наименование заключается в скобки, новое наименование пишется под старым;

индекс дела проставляется по номенклатуре дел;

если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается номер и количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе – номер и слово «последний». Если дело сформировано из документов нескольких дел, выделенных в результате экспертизы их ценности, вместо индекса дела вносится обозначение «б/н» (без номера);

заголовок дела переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (например: номера приказов, протоколов). Если заголовок дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов (например, «Разная переписка», «Переписка по общим вопросам»), составляется новый заголовок дела, отражающий содержание подшитых в деле документов. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела, а при необходимости – заголовок каждого тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается количество копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается;

в дате дела (тома) указываются год(ы) заведения и окончания дела (тома) в делопроизводстве. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела (тома), то под датами дела (тома), с новой строки делается об этом запись: «В деле (томе) имеются документы за ___ год(ы)». Даты дела (тома) могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Для дел, сформированных из документов по их видам (например, приказы, распоряжения, акты), датой начала дела является дата регистрации (подписания, утверждения) самого раннего документа, а датой окончания – дата регистрации (подписания, утверждения) самого позднего документа. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегий, военных советов, совещаний являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протокола, включенных в дело. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего (отправляемого) документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего (поступившего) или исходящего (отправляемого) документа независимо от места нахождения их в деле. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего смерть лица, или запись об этом должностного лица кадрового органа (органа комплектования) воинской части (организации). Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки;

количество листов в деле (томе) проставляется на основании листа-заверителя дела, не считая внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела;

срок хранения дела и номер статьи Перечня документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии, переносятся на обложку дела из номенклатуры дел после его сверки с указанным перечнем (при изменении сроков хранения документов старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

На обложках дел предусматривается место для архивного шифра дела (состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи) на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения проставляется в архиве войск национальной гвардии карандашом.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

Наименования воинской части (организации) и его подразделения, год и номер дела (тома) могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью должностного лица подразделения делопроизводства и режима.

46.9. Особенности оформления личных дел военнослужащих, лиц, проходящих службу в войсках национальной гвардии и имеющих специальные звания полиции (далее – сотрудники), федеральных государственных гражданских служащих и работников войск национальной гвардии.

Оформление личных дел военнослужащих, сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников войск национальной гвардии и подготовка их к передаче на архивное хранение осуществляется должностным лицом кадрового органа (органа комплектования).

На каждый раздел личного дела военнослужащего, сотрудника составляется внутренняя опись документов дела. При этом сами листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от листов документов личного дела.

К личному делу лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, прилагается внутренняя опись.

Бланк листа-заверителя личного дела заполняется после увольнения военнослужащего, сотрудника, федерального государственного гражданского служащего или работника.

Подлинные невостребованные личные документы (трудовые книжки и вкладыши к ним, дипломы, аттестаты, свидетельства) вкладываются в конверт и помещаются в конце личного дела.

Имеющиеся в личных делах фотокарточки должны быть уложены в специальные карманы, а при отсутствии их – в конверты, которые приклеиваются на внутренней стороне обложки дела сверху. Фотокарточки на оборотной стороне должны иметь заверительную надпись, например: Иванов Иван Иванович, личный номер А-000777, должность, подпись удостоверяющего лица, дата.

46.10. Подготовка электронных дел к передаче на архивное хранение осуществляется подразделением делопроизводства и режима и подразделением, обеспечивающим функционирование информационной системы.

При подготовке электронных документов, отобранных к передаче на архивное хранение, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1 или иной формат по согласованию с архивом войск национальной гвардии, если электронный документ был создан или включен в информационную систему в ином формате;

формирование в информационной системе описей электронных дел, документов;

формирование в информационной системе контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1 или ином формате по согласованию с архивом войск национальной гвардии;

формирование в информационной системе электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив войск национальной гвардии не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дел по личному составу, электронных документов.

47. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Подразделение делопроизводства и режима на основе поступивших предложений составляет Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее – Акт о выделении к уничтожению документов) по установленным формам (приложение № 27 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в Акт о выделении к уничтожению документов, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором он составлен.

Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в Акт о выделении к уничтожению документов, при этом отметка «ЭПК» не указывается.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется на все дела (дела каждого подразделения составляют самостоятельную группу заголовков), заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в Акт о выделении к уничтожению документов под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Отбор дел (документов) к уничтожению и составление Акта о выделении к уничтожению документов производится после составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, за тот же период.

Акт о выделении к уничтожению документов рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Акт о выделении к уничтожению документов воинской части (организации) подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, согласовывается ЭК и утверждается командиром (начальником) только после утверждения архивом войск национальной гвардии описей дел документов постоянного хранения и согласования описей дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Акт о выделении к уничтожению документов центрального аппарата Росгвардии подписывается начальником УДиР Росгвардии, согласовывается ЦЭК и утверждается директором только после утверждения ЭПК ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии» описей дел документов постоянного хранения и согласования описей дел документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

После чего дела, указанные в Акте о выделении к уничтожению документов, могут быть переданы на уничтожение.

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный Акт о выделении к уничтожению документов.

В случае если из отобранных к уничтожению дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в Акте о выделении к уничтожению документов указываются регистрационные номера и наименование вида документа, индекс дела, из которого они изъяты, и номера листов, а также индекс дела (номер тома), в которое они помещены. В регистрационно-учетных формах проставляются отметки о новом местонахождении указанных документов. В Акте о выделении к уничтожению документов таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов.

Акты о выделении к уничтожению документов хранятся постоянно в деле фонда.

Об уничтожении дел (документов) составляется акт. Акт об уничтожении дел (документов) подписывают начальник подразделения делопроизводства и режима и не менее двух должностных лиц подразделения, дела (документы) которого уничтожаются.

При уничтожении дел (документов) должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполного уничтожения документов, позволяющего восстановить их содержание.

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с отметкой в Акте о выделении к уничтожению документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

В номенклатуре дел, Журнале учета законченных производством дел, информационной системе проставляются отметки об уничтожении дел (документов) с указанием даты и номера акта об уничтожении, заверяемые подписью начальника подразделения делопроизводства и режима.

48. Передача дел на архивное хранение.

Передача дел (документов) на архивное хранение осуществляется в соответствии с планом:

утвержденным заместителем директора, ответственным за координацию деятельности ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии», для воинских частей (организаций), непосредственно подчиненных директору;

утвержденным командующим округом войск национальной гвардии для иных подчиненных воинских частей (организаций).

Передача дел производится по описям дел.

Дела и описи дел доставляются в архив войск национальной гвардии должностными лицами подразделения делопроизводства и режима и других подразделений воинской части (организации) с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей дел, передаваемых на архивное хранение.

Прием дел (документов) производится должностным лицом архива войск национальной гвардии в присутствии представителей воинской части (организации) с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи дел указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи должностного лица архива войск национальной гвардии и должностного лица, передавшего дела.

После приема-передачи дел (документов) в графе «Примечание» номенклатуры дел проставляется отметка:

Передано в архив, опись от____ №_____

Передача электронных дел (документов) на архивное хранение производится на основании описей электронных дел, документов по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

При передаче электронных дел (документов) на архивное хранение выполняются следующие основные процедуры:

формирование в информационной системе электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

формирование описи электронных дел;

проверка архивом войск национальной гвардии электронных дел (документов) на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных дел (документов);

проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов на архивное хранение на физически обособленных материальных носителях);

проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных дел (документов) на архивное хранение оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями должностного лица архива войск национальной гвардии и должностного лица, передавшего электронные дела (документы). При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью командира (начальника) воинской части (организации) или уполномоченного им должностного лица.

В случае ликвидации или реорганизации воинской части (организации) подразделением делопроизводства и режима в период проведения ликвидационных мероприятий формируются все имеющиеся документы в дела, оформляются и передаются:

в ФГКУ «Центральный архив войск национальной гвардии» – дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения (по описям дел);

правопреемнику – дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения (по номенклатуре дел).

При отсутствии у воинской части (организации) правопреемника весь документальный фонд, в том числе дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, передаются в архив войск национальной гвардии, источником комплектования которого являлась ликвидированная или реорганизованная воинская часть (организация).

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 26 сентября 2019 г. N 330

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ
В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВОЙСКАХ НАЦИОНАЛЬНОЙ
ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, УТВЕРЖДЕННУЮ ПРИКАЗОМ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ ОТ 6 ИЮНЯ 2017 Г. N 160

В соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 <1>, и в целях организации делопроизводства в войсках национальной гвардии Российской Федерации <2> приказываю:

1. Внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в войсках национальной гвардии Российской Федерации, утвержденную приказом Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации от 6 июня 2017 г. N 160 <3>, согласно прилагаемому Перечню.

———————————

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2016, N 18, ст. 2641.

<2> Далее — «войска национальной гвардии».

<3> Далее — «Инструкция».

2. Начальнику Главного штаба войск национальной гвардии Российской Федерации — первому заместителю директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации определять перечень наименований шрифтов, подлежащих применению при оформлении документов в войсках национальной гвардии <4>, в соответствии с Инструкцией, за исключением случаев, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Росгвардии.

———————————

<4> Далее — «перечень наименований шрифтов».

3. Первым заместителям (заместителям) директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации, командующим округами войск национальной гвардии, начальникам территориальных органов Росгвардии, командирам (начальникам) подразделений (органов) и организаций войск национальной гвардии привести в соответствие с перечнем наименований шрифтов распорядительные документы, устанавливающие требования в отношении конкретных наименований шрифтов, подлежащих применению при оформлении документов в войсках национальной гвардии.

Директор Федеральной службы
войск национальной гвардии
Российской Федерации —
главнокомандующий войсками
национальной гвардии
Российской Федерации
генерал армии
В.ЗОЛОТОВ

1. В сноске «2» к пункту 5 слова «центральный аппарат Росгвардии» заменить словами «структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии».

2. В сноске «1» к подпункту 11.11 аббревиатуру «ЦЭПК» заменить аббревиатурой «ЦЭК».

3. В подпункте 23.6:

3.1. Слова «текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr)» заменить словами: «шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля, включенный в перечень наименований шрифтов, определенный начальником Главного штаба войск национальной гвардии Российской Федерации — первым заместителем директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации <2>,».

3.2. Дополнить сноской «2» следующего содержания:

«<2> Далее — «перечень наименований шрифтов».».

3.3. Дополнить абзацем вторым следующего содержания:

«Если документ готовится для тиражирования с уменьшением масштаба, текст печатается через два междустрочных интервала.».

Абзацы второй и третий считать соответственно абзацами третьим и четвертым.

3.4. В абзаце третьем первое предложение изложить в следующей редакции:

«В табличных документах может быть использован шрифт без засечек, рубленый (sans-serif), начертания новый гротеск, пропорциональный, делового стиля, включенный в перечень наименований шрифтов.».

4. В сноске «2» к подпункту 23.11 слова «2014, N 11, ст. 1088» заменить словами «2017, N 52, ст. 7916».

5. В абзацах втором подпункта 23.13, четвертом подпункта 23.13, третьем подпункта 23.14, втором подпункта 23.15 слова «Times New Roman (Times New Roman Cyr)» заменить словами «с засечками (serif), пропорциональным, традиционного начертания, делового стиля, включенным в перечень наименований шрифтов,».

6. Абзац пятый подпункта 23.17 после слов «подписывающим или утверждающим документ» дополнить словами «, или подразделением делопроизводства и режима при регистрации документа.».

7. Абзац пятый подпункта 23.18 изложить в следующей редакции:

«На документе, составленном совместно двумя и более подразделениями (организациями), проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из подразделений (организаций). Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.».

8. Подпункт 23.18 дополнить абзацем шестым следующего содержания:

«Если служебный документ оформлен не на бланке, то регистрационный номер оформляется от левой границы текстового поля под датой подписанного служебного документа через 1 междустрочный интервал, а при отсутствии места — на оборотной стороне листа внизу слева.».

9. Сноску «1» к абзацу двадцатому подпункта 23.22 после слов «регистрационный N 35442)» дополнить словами «, с изменениями, внесенными приказом Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. N 61 (зарегистрирован в Минюсте России 28 марта 2018 года, регистрационный N 50545), приказом Минкомсвязи России от 13 ноября 2018 г. N 619 (зарегистрирован в Минюсте России 19 марта 2019 года, регистрационный N 54090).».

10. Подпункт 23.28 после абзаца пятнадцатого дополнить абзацами шестнадцатым, семнадцатым, восемнадцатым, девятнадцатым, двадцатым, двадцать первым и двадцать вторым следующего содержания:

«Если у отправителя не остается экземпляров пересылаемых приложений, то отметка о приложении указывается следующим образом:

Приложение:

по тексту, на 3 л. в 1 экз. только в адрес.

Если приложением является электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

CD-R в 1 экз., только в адрес.

Если приложением является электронный носитель, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, то указывается его учетный номер, ограничительная пометка, наименование и объем файлов на носителе.

Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, то в отметке о наличии приложения указывается наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер (при наличии), номера и количество прилагаемых экземпляров, количество листов в каждом экземпляре и ограничительная пометка, например:

Приложение:

письмо Минобороны России вх. N 1233дсп, экз. N 1, всего 1 экз., на 3 л., для служебного пользования.

В этом случае сопроводительное письмо должно иметь пометку «Для служебного пользования».».

Абзацы шестнадцатый и семнадцатый считать соответственно абзацами двадцать третьим и двадцать четвертым.

11. Подпункт 23.35 изложить в следующей редакции:

«23.35. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа включает в себя фамилию, имя и отчество (последнее — при наличии) исполнителя, сокращенное наименование структурного подразделения, рабочий телефон исполнителя. Отметка об исполнителе может дополняться электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля, а при отсутствии места — на оборотной стороне листа внизу слева, например:

Фамилия Имя Отчество (структурное подразделение) 8 (000) 000 00 00

или:

Фамилия Имя Отчество (структурное подразделение) 8 (000) 000 00 00 Family@rosgvard.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печатается шрифтом размера N 10.

При печатании документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа в левом нижнем углу исполнителем проставляется количество отпечатанных экземпляров, адресование экземпляров, фамилия, имя и отчество (последнее — при наличии) исполнителя, сокращенное наименование структурного подразделения, рабочий телефон исполнителя и дата печатания документа.

Отметка об исполнителе в документах, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, оформляется в соответствии с требованиями пункта 247 Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1.

Отметка об исполнителе нормативного правового акта располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.».

12. Подпункт 23.38 дополнить абзацем третьим следующего содержания:

«Листы штатов (штатных расписаний), утверждаемых правовыми актами о создании (реорганизации) органов управления, соединений, воинских частей, подразделений (органов) и организаций войск национальной гвардии, нумеруются самостоятельно. На первом листе номер не ставится.».

13. В подпункте 24.1:

13.1. Слова «ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <3>» заменить словами «ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» <3>».

13.2. В сноске «2» слова «2006, N 52, ст. 5587» заменить словами «2018, N 13, ст. 1808».

13.3. Сноску «3» изложить в следующей редакции:

«<3> Стандартинформ, 2017.».

14. Сноску «1» к подпункту 25.5 после слов «2016, N 41, ст. 5802» дополнить словами «; 2018, N 44, ст. 6713».

15. В сноске «2» к подпункту 25.7 слова «2017, N 2, ст. 326» заменить словами «2019, N 8, ст. 761».

16. В подпункте 25.11:

16.1. В абзаце третьем слова «структурные подразделения Росгвардии» заменить словами «структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии».

16.2. Дополнить абзацем пятым следующего содержания:

«Проект распоряжения и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию листов, начиная со второго листа.».

Абзацы пятый и шестой считать соответственно абзацами шестым и седьмым.

17. В абзаце первом подпункта 26.4.3 слова «в текстовом редакторе Microsoft Word версии 2003 и выше шрифтами Times New Roman (Times New Roman Cyr)» заменить словами «шрифтами с засечками (serif), пропорциональными, традиционного начертания, делового стиля, включенными в перечень наименований шрифтов».

18. В подпункте 26.7.5.4 слова «печатается в текстовом редакторе Microsoft Word версии 2003 и выше с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr)» заменить словами «рекомендуется применять шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля, включенный в перечень наименований шрифтов».

19. В абзаце четвертом подпункта 27.8 слова «входящих и подготовленных» заменить словами «входящих документов и подготовленных несекретных».

20. Второе предложение подпункта 30.5 после слов «в журнале учета подготовленных» и «в карточке учета подготовленных» дополнить словом «несекретных».

21. Подпункт 30.6 изложить в следующей редакции:

«30.6. Проекты служебных писем готовятся в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке письма, второй экземпляр, предназначенный для визирования, — на простых листах бумаги.

Второй экземпляр исходящего документа (копия) подшивается в дело при наличии всех необходимых реквизитов, в том числе регистрационного номера, даты документа, фамилии должностного лица, подписавшего этот документ, отметки о заверении копии подписью исполнителя документа.

Второй экземпляр служебного письма списывается начальником соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под подпись в журнале (карточке) учета подготовленных несекретных документов (приложения N N 33, 34 к настоящей Инструкции).

Документы, которые перед рассылкой подлежат тиражированию с применением копировально-множительной техники, передаваемые факсимильной связью или с использованием СЭД, а также с грифом ограничения доступа могут готовиться в единственном экземпляре.».

22. Абзац второй подпункта 30.17 после слов «Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются» дополнить словами «не менее чем».

23. Подпункт 32.2 дополнить абзацем третьим следующего содержания:

«Документы, поступившие в электронном виде по СЭД, включаются в общий документооборот наравне с бумажными документами.».

24. Пункт 32 дополнить подпунктом 32.11 следующего содержания:

«32.11. Рассылка адресатам войск национальной гвардии, подключенным к СЭД, несекретных нормативных правовых актов, распоряжений, входящих и исходящих документов, обращений граждан и организаций осуществляется с использованием СЭД в виде электронных документов или электронных копий документов. Документы в бумажном виде досылаются в адреса только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и приказами (распоряжениями) Росгвардии, с отметкой об этом в графе «Комментарий» электронного документа в СЭД.».

Подпункты 32.11 — 32.13 считать подпунктами 32.12 — 32.14 соответственно.

25. В подпунктах 33.1, 33.3 слова «журнале учета несекретных правовых актов» заменить словами «журнале учета распорядительных документов».

26. В подпунктах 33.3, 33.5 слова «журнал учета несекретных правовых актов» заменить словами «журнал учета распорядительных документов».

27. Пункт 50 дополнить абзацем пятым следующего содержания:

«незамедлительно, если в тексте поручения имеются пометки «весьма срочно»;».

Абзацы пятый, шестой, седьмой считать соответственно абзацами шестым, седьмым, восьмым.

28. В подпункте 64.6 слово «сводная» исключить.

29. Подпункт 64.7 изложить в следующей редакции:

«64.7. Номенклатура дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) на следующий календарный год разрабатывается в конце текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с начальниками других структурных подразделений, подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, один раз в 5 лет согласовывается с архивом вышестоящего органа управления.

Номенклатура дел утверждается командиром (начальником) воинской части (организации) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае изменения функций и структуры воинской части (организации) новая номенклатура дел подлежит переработке, согласованию с архивом вышестоящего органа управления и утверждению соответствующим командиром (начальником).».

30. Подпункт 64.8 после слов «по журналу (карточке) учета подготовленных» дополнить словом «несекретных».

31. Абзац первый подпункта 64.9 изложить в следующей редакции:

«При передаче дел в архив вышестоящего органа управления представляются заверенные копии утвержденных номенклатур дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) за соответствующий период для контроля за полнотой сдачи дел на хранение.».

32. Подпункт 65.12.1 изложить в следующей редакции:

«65.12.1. Даты начала и окончания дела, проставляемые в номенклатуре дел (приложение N 46 к настоящей Инструкции) и на обложке законченного производством дела, должны соответствовать датам регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, подшитых в указанное дело (том дела), независимо от места нахождения этих документов в деле (томе дела).

При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца указывается прописью. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках указанных дел.».

33. Абзац третий подпункта 65.17 исключить.

34. В сноске «1» к подпункту 66.1 слова «2016, N 22, ст. 3097» заменить словами «2018, N 1, ст. 19».

35. В подпункте 67.1 аббревиатуру «ЦЭПК» заменить аббревиатурой «ЦЭК».

36. В подпункте 67.7 после слов «дел постоянного» дополнить словами «и временного (свыше 10 лет)».

37. В подпункте 72.6 слова «структурное подразделение Росгвардии» заменить словами «структурное подразделение центрального аппарата Росгвардии, воинскую часть (организацию)».

38. Подпункт 73.8.1 изложить в следующей редакции:

«73.8.1. При направлении документа в один адрес он готовится в двух экземплярах: первый на бланке установленного образца для отправки, второй — на простых листах. Второй экземпляр с необходимыми визами хранится в УДиР Росгвардии. Электронная копия документа направляется по СЭД в структурное подразделение Росгвардии, подготовившее указанный документ, для дальнейшего хранения.

Документы, имеющие гриф ограничения доступа, готовятся в трех экземплярах. Также в трех экземплярах готовятся документы подразделений, которым невозможно направить электронные копии.

В этом случае третий экземпляр документа готовится на простых листах и направляется в структурное подразделение Росгвардии, подготовившее указанный документ, для дальнейшего хранения.

Если документы, имеющие гриф ограничения доступа, готовятся на бланке и не подлежат сканированию, на втором и третьем экземплярах этих документов с оборотной стороны под отметкой об исполнителе указывается номер бланка.».

39. Абзац второй подпункта 73.8.2 изложить в следующей редакции:

«Бумажный экземпляр документа, предназначенный для направления в ДПД Росгвардии, может не готовиться, если возможно направление электронной копии документа и прилагаемых материалов.».

40. В подпунктах 73.8.3 и 73.8.4:

40.1. Абзац второй изложить в следующей редакции:

«Бумажный экземпляр документа, предназначенный для направления в структурное подразделение Росгвардии, может не готовиться, если возможно направление его электронной копии.».

40.2. Абзац третий исключить.

41. Подпункт 73.10 дополнить абзацем вторым следующего содержания:

«Экземпляр документа, поступивший в структурное подразделение Росгвардии, учитывается как входящий документ и передается установленным порядком исполнителю.».

42. Подпункт 73.12 изложить в следующей редакции:

«73.12. Докладные записки (рапорты) на имя руководства Росгвардии, подготовленные в структурных подразделениях Росгвардии, подлежат обязательной регистрации до внесения на рассмотрение директору (заместителям директора). По результатам рассмотрения материалы возвращаются в соответствующее структурное подразделение Росгвардии для доведения полученных поручений до всех заинтересованных должностных лиц.».

43. Дополнить Инструкцию пунктами 75, 76, 77 следующего содержания:

«75. В целях упорядочивания классификации документов, полной и качественной информации о формировании документального фонда, а также для организации информационно-справочной работы в центральном аппарате Росгвардии составляются номенклатуры дел структурных подразделений Росгвардии и номенклатура дел Росгвардии.

76. Номенклатура дел структурного подразделения Росгвардии подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, согласовывается с УДиР Росгвардии, утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения Росгвардии, копия утвержденной номенклатуры дел направляется в УДиР Росгвардии.

77. Номенклатура дел Росгвардии составляется УДиР Росгвардии на основе номенклатур дел структурных подразделений Росгвардии.

Номенклатура дел Росгвардии подписывается начальником УДиР Росгвардии, согласовывается с ЦЭК Росгвардии и утверждается директором. Один раз в 5 лет номенклатура дел Росгвардии согласовывается с федеральным государственным архивом, в который документы передаются на государственное хранение.

В итоговую запись номенклатуры дел Росгвардии сведения вносятся на основании данных, поступивших из структурных подразделений Росгвардии.».

44. Приложение N 9 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 9
к пп. 24.5, 25.11
Инструкции по делопроизводству
в войсках национальной гвардии
Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ
БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА ФЕДЕРАЛЬНОЙ
СЛУЖБЫ ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Рисунок (не приводится)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Главное управление Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации по г. Москве
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«__» _________ 20__ г.	N ______
Москва

«.

45. Приложение N 16 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 16
к пп. 24.5, 25.11
Инструкции по делопроизводству
в войсках национальной гвардии
Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ
БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОПЕРАТИВНО-ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО
ОБЪЕДИНЕНИЯ, УПРАВЛЕНИЯ СОЕДИНЕНИЯ, ВОИНСКОЙ ЧАСТИ,
ОРГАНИЗАЦИИ ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Рисунок (не приводится)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Управление Центрального Оршанско-Хинганского Краснознаменного округа войск национальной гвардии Российской Федерации
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«__» _________ 20__ г.	N ______
Москва

«.

46. Приложение N 26 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 26
к п. 28.4
Инструкции по делопроизводству
в войсках национальной гвардии
Российской Федерации

ЖУРНАЛ
учета пакетов

Номер и дата реестра (расписки, разносной книги), количество пакетов	Номера пакетов по порядку и их гриф секретности	Номера документов, указанные на пакете	Расписка фельдъегеря (курьера), доставившего корреспонденцию, с указанием даты и времени	Расписка должностного лица режимно-секретного подразделения с указанием даты и времени получения пакетов
1	2	3	4	5

Примечание:

При приеме дежурства новый дежурный расписывается в графе 5 за наличие поступивших пакетов.».

47. Приложение N 29 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 29
к пп. 29.1, 29.9, 34.3, 64.8
Инструкции по делопроизводству
в войсках национальной гвардии
Российской Федерации

ЖУРНАЛ
учета входящих документов

Порядковый (входящий) номер и гриф секретности	Номер и дата поступившего документа	Откуда поступил	Вид и краткое содержание	Количество листов и номера экземпляров	Исполнитель, расписка и дата	Расписка работника режимно-секретного подразделения в получении документа от исполнителя и дата	Номер дела и тома, в который подшит документ, и номера листов. Номер и дата акта об уничтожении	Отметка о проверке наличия документов	Примечание
основного документа	приложения	основного документа	приложения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Примечания:

1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого рабочего дня.

2. Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 10.

3. При отправке документа за его же входящим номером в графе «Примечание» проставляется номер реестра и дата отправки.

4. В графах 9 — 10 указываются также номера экземпляров уничтоженных документов.

5. Графа 11 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

6. В графе 12 может проставляться отметка об исполнении документа, включающая в себя регистрационный номер подготовленного документа.».

48. Приложение N 30 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 30
к пп. 29.1, 29.9, 34.3, 64.8
Инструкции по делопроизводству
в войсках национальной гвардии
Российской Федерации

КАРТОЧКА N ___
учета входящих документов

Дата регистрации	Номер и дата поступившего документа	Гриф секретности	Номер корреспондента	Количество листов и номера экземпляров	Номер дела и номера листов, куда подшит документ, номер и дата акта об уничтожении	Отметка о проверке наличия документов
основного документа	приложения	основного документа	приложения
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Откуда поступил:		Движение документа и расписка с указанием даты:
		1.
Вид и краткое содержание (секретные сведения не включать) ____________ ________________________________ ________________________________ ________________________________		2.
	3.
	4.
	5.
	6.
	7.

Примечание:

Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 8.».

49. Приложение N 31 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 31
к п. 29.3
Инструкции по делопроизводству
в войсках национальной гвардии
Российской Федерации

ПАКЕТНО-КОНТРОЛЬНЫЙ ЖУРНАЛ

Наименование и номер сдаточного документа	Количество пакетов	Расписка фельдъегеря (курьера)	Порядковый номер пакета	Номера документов, указанные на пакете	Откуда поступил документ	Количество листов в документе	Входящий номер документа	Инвентарный номер документа	Расписка работника режимно-секретного подразделения в получении документа	Отметка о возврате ошибочно направленных документов	Отметка о проверке наличия документов
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Примечания:

1. Дата регистрации пакетов проставляется в начале каждого дня.

2. В графе 4 нумеруются по порядку полученные пакеты, а не документы. Число их ежедневно должно соответствовать итогу в графе 2.

3. В графе 11 делается отметка о возврате документа за его регистрационным номером отправителя.

4. Отметка о переданных в другие подразделения пакетах, а также пакетах с пометкой «Лично» проставляется в графе 11.».

50. Приложение N 33 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 33
к пп. 30.5, 30.6
Инструкции по делопроизводству
в войсках национальной гвардии
Российской Федерации

ЖУРНАЛ
учета подготовленных несекретных документов

Порядковый номер, пометка ограничения в доступе	Вид и краткое содержание документа	Подразделение и фамилия исполнителя	Кем подписан документ	Номер и дата исполненного входящего документа	Количество листов	Подпись о получении документа для отправки, дата	Отправлено документов	Номер реестра (расписки) или порядковый номер по разносной книге	Номер дела и тома, куда подшит документ, номера листов	Подпись о проверке наличия документов, дата	Номер и дата акта об уничтожении документа	Примечание
основного документа	приложения	куда и кому	номера экземпляров
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

Примечания:

1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого дня.

2. Графа 13 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.».

51. Приложение N 34 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 34
к пп. 30.5, 30.6
Инструкции по делопроизводству
в войсках национальной гвардии
Российской Федерации

Регистрационный номер, пометка ограничения в доступе	Дата регистрации	Вид и краткое содержание документа
1	2	3

Подразделение и фамилия исполнителя	Кем подписан	Номер и дата исполненного входящего документа	Количество листов
основного документа	приложения
4	5	6	7	8

Подпись в получении документа для отправки и дата	Отправлено документов	Номер реестра (расписки) или порядковый номер по разносной книге
куда и кому	номера экземпляров
9	10	11	12

Документ подшит	Расписка о проверке наличия документа и дата	Номер и дата акта об уничтожении документа	Примечания
дело и том	номера листов
13	14	15	16	17

Примечание:

Графа 15 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.».

52. Приложение N 35 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 35
к пп. 30.16, 30.17
Инструкции по делопроизводству
в войсках национальной гвардии
Российской Федерации

Реестр N _______ на корреспонденцию, направляемую через фельдъегерскую службу
	«		«	20__ г.
Отправитель (телефон)
	(наименование учреждения)
	Договор N _____________

N п/п	Куда (город, область)	Кому (подробное наименование адресата)	Номер отправителя	Важность	Заполняет приемщик	Примечание
Вес отправления	Сумма сбора за доставку
руб.	коп.

ИТОГО:		отправлений
	(прописью)

М.П.
	(подпись отправителя)		(расшифровка подписи)
	Принято		отправлений
	«__» ______________ 20__ г. ___ час. __ мин.
	Сотрудник ГФС России
		(подпись)

«.

53. Приложение N 37 изложить в следующей редакции:

«Приложение N 37
к пп. 33.1, 33.3, 33.4, 33.5, 68.5
Инструкции по делопроизводству
в войсках национальной гвардии
Российской Федерации

ЖУРНАЛ
учета распорядительных документов

Порядковый номер	Номер и дата документа, гриф секретности	Краткое содержание	Кем издан, номер и дата сопроводительного письма	Количество полученных или размноженных экземпляров (выписок)	Номера экземпляров	Количество листов в экземпляре	Данные о рассылке	Отметка о возвращении, номер и дата сопроводительного письма	Номер дела, куда подшит подлинник (список рассылки и номера листов)	Расписка о проверке наличия документа и дата	Номер и дата акта об уничтожении документа	Примечание
куда отправлен	номер и дата сопроводительного письма	количество экземпляров	номера экземпляров
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Примечание:

Гриф секретности указывается при его наличии.».