Руководство проектами является

From Wikipedia, the free encyclopedia

A project manager is a professional in the field of project management. Project managers have the responsibility of the planning, procurement and execution of a project, in any undertaking that has a defined scope, defined start and a defined finish; regardless of industry. Project managers are first point of contact for any issues or discrepancies arising from within the heads of various departments in an organization before the problem escalates to higher authorities, as project representative.

Project management is the responsibility of a project manager. This individual seldom participates directly in the activities that produce the result, but rather strives to maintain the progress, mutual interaction and tasks of various parties in such a way that reduces the risk of overall failure, maximizes benefits, and minimizes costs.

Overview[edit]

A project manager is the person responsible for accomplishing the project objectives. Key project management responsibilities include

• defining and communicating project objectives that are clear, useful and attainable
• procuring the project requirements like workforce, required information, various agreements and material or technology needed to accomplish project objectives
• managing the constraints of the project management triangle, which are cost, time, scope and quality

A project manager is a client representative and has to determine and implement the exact needs of the client, based on knowledge of the organization they are representing. An expertise is required in the domain the project managers are working to efficiently handle all the aspects of the project. The ability to adapt to the various internal procedures of the client and to form close links with the nominated representatives, is essential in ensuring that the key issues of cost, time, quality and above all, client satisfaction, can be realized.

Project management key topics[edit]

• to specify the reason why a project is important
• to specify the quality of the deliverables
• resource estimate
• timescale
• investment, corporate agreement and funding
• implementation of management plan on to the project
• team building and motivation
• risk assessments and change in the project
• maintain sustaining project
• monitoring
• stakeholder management
• provider management
• closing the project.^[1]

Project tools

The tools, knowledge and techniques for managing projects are often unique to project management. For example: work breakdown structures, critical path analysis and earned value management. Understanding and applying the tools and techniques which are generally recognized as good practices are not sufficient alone for effective project management. Effective project management requires that the project manager understands and uses the knowledge and skills from at least four areas of expertise. Examples are PMBOK, Application Area Knowledge: standards and regulations set forth by ISO for project management, General Management Skills and Project Environment Management^[2] There are also many options for project management software to assist in executing projects for the project manager and his/her team.

Project teams

When recruiting and building an effective team, the manager must consider not only the technical skills of each person, but also the critical roles and chemistry between workers. A project team has mainly three separate components: project manager, core team and contracted team.

Risk

Most of the project management issues that influence a project arise from risk, which in turn arises from uncertainty. The successful project manager focuses on this as his/her main concern and attempts to reduce risk significantly, often by adhering to a policy of open communication, ensuring that project participants can voice their opinions and concerns.

Responsibilities[edit]

The project manager is accountable for ensuring that everyone on the team knows and executes his or her role, feels empowered and supported in the role, knows the roles of the other team members and acts upon the belief that those roles will be performed.^[3] The specific responsibilities of the project manager may vary depending on the industry, the company size, the company maturity, and the company culture. However, there are some responsibilities that are common to all project managers, noting:^[4]

• Developing the project plans
• Managing the project stakeholders
• Managing communication
• Managing the project team
• Managing the project risks
• Managing the project schedule
• Managing the project budget
• Managing the project conflicts
• Managing the project delivery
• Contract administration

Types[edit]

Architectural project manager[edit]

Architectural project manager are project managers in the field of architecture. They have many of the same skills as their counterpart in the construction industry. And will often work closely with the construction project manager in the office of the general contractor (GC), and at the same time, coordinate the work of the design team and numerous consultants who contribute to a construction project, and manage communication with the client. The issues of budget, scheduling, and quality control are the responsibility of the project manager in an architect’s office.

Construction project manager[edit]

Until recently, the American construction industry lacked any level of standardization, with individual States determining the eligibility requirements within their jurisdiction. However, several trade associations based in the United States have made strides in creating a commonly accepted set of qualifications and tests to determine a project manager’s competency.

• The Construction Management Association of America (CMAA) maintains the Certified Construction Manager (CCM) designation. The purpose of the CCM is to standardize the education, experience and professional understanding needed to practice construction management at the highest level.
• The Project Management Institute has made some headway into being a standardizing body with its creation of the Project Management Professional (PMP) designation.
• The Constructor Certification Commission of the American Institute of Constructors holds semiannual nationwide tests. Eight American Construction Management programs require that students take these exams before they may receive their Bachelor of Science in construction management degree, and 15 other universities actively encourage their students to consider the exams.
• The Associated Colleges of Construction Education and the Associated Schools of Construction have made considerable progress in developing national standards for construction education programs.

The profession has recently grown to accommodate several dozen construction management Bachelor of Science programs.
Many universities have also begun offering a master’s degree in project management. These programs generally are tailored to working professionals who have project management experience or project related experience; they provide a more intense and in depth education surrounding the knowledge areas within the project management body of knowledge.

The United States Navy construction battalions, nicknamed the SeaBees, puts their command through strenuous training and certifications at every level. To become a chief petty officer in the SeaBees is equivalent to a BS in construction management with the added benefit of several years of experience to their credit. See ACE accreditation.

Engineering project manager[edit]

In engineering, project management involves seeing a product or device through the developing and manufacturing stages, working with various professionals in different fields of engineering and manufacturing to go from concept to finished product. Optionally, this can include different versions and standards as required by different countries, requiring knowledge of laws, requirements and infrastructure.

Insurance claim project manager[edit]

In the insurance industry project managers often oversee and manage the restoration of a client’s home/office after a fire, flood, or other disaster, covering the fields from electronics through to the demolition and construction contractors.

IT project manager[edit]

IT project management generally falls into two categories, namely software (development) project manager and infrastructure project manager.

Software project manager[edit]

A software project manager has many of the same skills as their counterparts in other industries. Beyond the skills normally associated with traditional project management in industries such as construction and manufacturing, a software project manager will typically have an extensive background in software development. Many software project managers hold a degree in computer science, information technology, management of information systems or another related field.

In traditional project management a heavyweight, predictive methodology such as the waterfall model is often employed, but software project managers must also be skilled in more lightweight, adaptive methodologies such as DSDM, Scrum and XP. These project management methodologies are based on the uncertainty of developing a new software system and advocate smaller, incremental development cycles. These incremental or iterative cycles are time boxed (constrained to a known period of time, typically from one to four weeks) and produce a working subset of the entire system deliverable at the end of each iteration. The increasing adoption of lightweight approaches is due largely to the fact that software requirements are very susceptible to change, and it is extremely difficult to illuminate all the potential requirements in a single project phase before the software development commences.

The software project manager is also expected to be familiar with the software development life cycle (SDLC). This may require in-depth knowledge of requirements solicitation, application development, logical and physical database design and networking. This knowledge is typically the result of the aforementioned education and experience. There is not a widely accepted certification for software project managers, but many will hold the Project Management Professional (PMP) designation offered by the Project Management Institute, PRINCE2 or an advanced degree in project management, such as a MSPM or other graduate degree in technology management.

IT infrastructure project management[edit]

An infrastructure IT PM is concerned with the nuts and bolts of the IT department, including computers, servers, storage, networking, and such aspects of them as backup, business continuity, upgrades, replacement, and growth. Often, a secondary data center will be constructed in a remote location to help protect the business from outages caused by natural disasters or weather. Recently, cyber security has become a significant growth area within IT infrastructure management.

The infrastructure PM usually has an undergraduate degree in engineering or computer science, while a master’s degree in project management is required for senior-level positions. Along with the formal education, most senior-level PMs are certified, by the Project Management Institute, as Project Management professionals. PMI also has several additional certification options, but PMP is by far the most popular.

Infrastructure PMs are responsible for managing projects that have budgets from a few thousand dollars up to many millions of dollars. They must understand the business and the business goals of the sponsor and the capabilities of the technology in order to reach the desired goals of the project. The most difficult part of the infrastructure PM’s job maybe this translation of business needs / wants into technical specifications. Oftentimes, business analysts are engaged to help with this requirement. The team size of a large infrastructure project may run into several hundred engineers and technicians, many of whom have strong personalities and require strong leadership if the project goals are to be met.

Due to the high operations expense of maintaining a large staff of highly skilled IT engineering talent, many organizations outsource their infrastructure implementations and upgrades to third-party companies. Many of these companies have strong project management organizations with the ability to not only manage their clients projects, but to also generate high quality revenue at the same time.

See also[edit]

• Event planning and production
• Master of Science in Project Management
• Project engineer
• Project management
• Project planning
• Product management

References[edit]

Further reading[edit]

• Project Management Institute (PMI), USA
• US DoD (2003). Interpretive Guidance for Project Manager Positions. August 2003.
• Open source handbook for project managers Open source handbook for project managers. July 2006.
• Collection of scholarly articles Project Management Training: Research. Nov 2012.

Кадр: фильм «Тринадцать друзей Оушена» / Warner Bros. Pictures

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Руководитель проектов цифровой трансформации. Эксперт в области управления цифровыми и индустриальными инвестиционными проектами на территории СНГ и в Европе с 17-летним опытом. Слушатель программы MBA «Лидеры изменений». Email: aiparamonov@mail.ru

---

Фото: личный архив Александра Парамонова

Управление проектами — самостоятельное обширное направление в менеджменте. Проект — это и создание нового сайта, и разработка продукта, и строительство здания, и перевоз офиса. Проектами занимаются все или почти все компании.

Управление проектами включает в себя методики, принципы, концепции, лучшие практики. Проектный менеджмент помогает реализовывать проекты в срок с минимальными затратами.

Поэтому разбираться в том, как управлять проектами, должен любой менеджер и собственник бизнеса. В статье для Skillbox Media рассказываем:

• для чего нужно проектное управление и чем процесс отличается от проекта;
• какие этапы включает управление проектом;
• какие методы управления проектами есть и как между ними выбрать;
• какие системы и инструменты используют для управления проектами;
• как организовать управление проектами и кто такой менеджер проекта;
• можно ли управлять проектами без специального образования;
• как узнать больше о проектах и управлении.

---

Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта. Чтобы лучше понять, для чего компаниям необходимо проектное управление, разделим понятия «процесс» и «проект».

Процесс ориентирован на устойчивую непрерывную деятельность, упорядоченную рутину. Например, таков технологический или бизнес-процесс.

В основе процесса — поток ценностей и взаимодействий, которые дальше будут повторяться по циклу. Часто процессы регламентированы. В управлении это называется процессно-ориентированным подходом.

Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Поэтому план по его достижению создаётся каждый раз заново. Это называется проектно-ориентированным подходом.

Процесс можно сравнить с массовым выпуском продукции, а проект — с мелкосерийным производством на заказ. Например, производство серийных автомобилей — это процесс, а разработка новой модели — проект. В основе каждого процесса лежит проект — когда-то его тоже делали впервые.

В современном мире бизнес всё чаще превращается из регулярного управляемого процесса в множество уникальных проектов — возникают задачи по выживанию компании или по адаптации к быстро меняющейся среде. Поэтому высоко ценится умение превращать эти задачи в проекты, а затем управлять ими.

Вот примеры проектов, выполнение которых стало вопросом выживания для некоторых видов бизнеса в последнее время:

• организация гибридного формата работы сотрудников;
• перестройка и локализация цепочек поставки;
• цифровая трансформация.

Вот некоторые преимущества внедрения управления проектами в компании:

• Проектный менеджмент — это эффективное управление ресурсами для решения задач. Эффективное управление — это экономия ресурсов, а сэкономил ресурсы — значит заработал.
• Тенденция последнего времени — плоские организационные структуры, где менеджеров становится меньше, а нужные специалисты объединены в команды под задачи бизнеса. В этом случае проектный менеджмент подготавливает компанию к трансформации под запросы рынка.
• Инновации в компании, выход на новые рынки становятся проще после реализации успешных проектов.

В следующем разделе разберём, какие процессы включает в себя проектное управление.

Этапы управления проектом соответствуют этапам его жизненного цикла. Согласно PMBok, они включают в себя:

• инициацию;
• планирование;
• исполнение;
• управление и контроль;
• завершение.

Инициация. Это подтверждение, что идея проекта достойна воплощения. На этом этапе важно подготовить устав проекта и карту стейкхолдеров. В уставе проекта конкретизируют задачу — название и цель проекта, сроки требования, бюджет, риски, роли, бизнес-выгоды.

Планирование. На этом этапе разрабатывают структуру проекта и наполняют её артефактами — прорабатывают реализацию, разные сценарии и гипотезы до начала работ. Это повышает вероятность успеха проекта.

Подробнее о структуре проекта и о том, как её разработать за семь шагов, говорили в этой статье.

Исполнение. Этот этап предполагает выполнение проекта и коммуникацию с заказчиком и командой.

Управление и контроль. Мониторинг баланса проекта по факторам времени, бюджета и качества. Подробнее о таком балансе говорили в этой статье.

Завершение проекта. На этом этапе выявляют лучшие практики и уроки проекта. Это информация важна как для самой команды — чтобы не повторять ошибок, так и для последователей, которые будут делать аналогичный проект в будущем.

Здесь можно изучить структуру PMBok и взаимосвязь этапов проекта с необходимыми областями знаний и шаблонами документов.

Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры.

За время существования проектного управления разработано много разных методов. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.

В этой статье поговорим о методах Agile и Waterfall. Современный менеджер проекта должен владеть и тем, и другим.

Waterfall («водопад», или каскадная модель). Согласно этой методике, все задачи проекта решают последовательно и строго по первоначальному плану. Как правило, команда такого проекта несёт полную финансовую ответственность за срыв сроков и бюджета.

Эту модель применяют в таких случаях:

• Требования к проекту тщательно продуманы и неизменны.
• Технологии выполнения проекта известны заранее.
• Приоритет проекта — высокое качество продукта.
• Заказчик не может участвовать в процессах проекта. Это характерно для проектов на аутсорсинге, где заказчик получает финальный готовый результат.
• Заказчику в самом начале важно знать точные сроки и бюджет проекта.
• Исполнитель реализовывал аналогичный проект ранее. Например, в строительстве типовых объектов или в разработке программ с использованием «коробочного» решения.

Agile (гибкая методология разработки). Это группа методологий гибкого управления проектами. К ним относятся Scrum, Kanban, XP и другие. В их основе лежит четыре принципа:

• Люди важнее процессов и инструментов.
• Качество продукта важнее подробной документации.
• Взаимодействие с заказчиком важнее согласования условий контракта.
• Готовность к изменениям важнее следования плану.

Методы Agile применяют в таких случаях:

• Перечень требований окончательно не определён — цель и задачи проекта нужно корректировать по ходу его выполнения.
• Важно создать рабочую версию продукта в короткие сроки. Например, разработать ПО.
• Заказчик принимает активное участие в проекте на всех этапах его жизненного цикла — для него важно иметь возможность внести изменения в любой момент.

Выбор метода зависит от специфики проекта. Например, в строительстве и сложных инженерных проектах agile-методологии почти не применяются. Для них больше подходит метод Waterfall. А вот в разработке программного обеспечения и цифровизации всё наоборот.

Лучше всего выбирать метод управления проектом в зависимости от условий окружающей среды. Для этого можно использовать модель Киневина. Согласно ей, есть пять основных контекстов принятия решений — пять условий среды, в которых может находиться проект:

• простая упорядоченная среда;
• сложная упорядоченная среда;
• запутанная среда;
• хаотичная среда;
• беспорядочная среда.

Разобравшись, в каком контексте находится проект, можно осознать его сложность и выбрать метод управления.

При выборе инструмента для работы нужно руководствоваться контекстом, выгодами для проекта, команды и заказчиков. У каждой системы своя область применения, поэтому подбирать инструмент нужно исходя из соображений рациональности и здравого смысла. Не стоит гнаться за трендами и модой — важно получить выгоду от использования и нужный результат проекта.

Об инструментах управления проектами можно почитать в этой статье Skillbox Media.

Организацией управления проектами занимаются менеджеры проектов. Поэтому успех проекта во многом зависит от квалификации и личностных качеств менеджера.

Квалификация менеджеров проекта. Главное требование — базовые знания по управлению проектами. Их можно получить из PMBoK — это самая распространённая модель, которая лежит в основе многих стандартов. Есть и другие стандарты — например, APMBoK или P2M.

Кроме знаний по управлению, менеджер должен ориентироваться в предметной области проекта — например, в строительстве или программном обеспечении — хотя бы на среднем уровне.

Часто профессиональные менеджеры склонны к процессно-ориентированному подходу. Они могут превратить порученный проект в «долгострой» и растянуть процесс его улучшений на годы. Избежать этого можно с помощью обучения проектному мышлению.

Личностные качества менеджеров проекта. Менеджер проекта — лидерская роль. Поэтому его личность и мотивация важны не менее, чем квалификация.

Менеджер проекта общается с заказчиком, собирает и мотивирует команду, взаимодействует с коллегами, которые напрямую ему не подчиняются. Поэтому для менеджера важно иметь навыки ведения переговоров, проявлять лидерские качества в трудные для проекта моменты.

Можно ли управлять проектами без специального образования? Можно. Но велика вероятность, что такой менеджер потратит время впустую. Скорее всего, он начнёт «изобретать велосипед» и в итоге придёт к схожему проектному подходу.

Моя рекомендация — для начала освоить методики стандартов. Затем решить, что из этого можно взять в работу, а что не потребуется или будет избыточным в проекте. Стандарты нужно знать, но слепо следовать им не стоит — разным проектам нужны разные наборы инструментов. Понимание принципов важнее точного соблюдения стандарта, а практика важнее, чем теория.

Итак, хороший менеджер проекта должен отвечать следующим требованиям:

• быть личностью с развитыми софт-скиллами и лидерскими данными;
• быть мотивированным на результат и уметь вовлечь команду;
• иметь квалификацию в управлении проектами и в предметной области, в которой реализуется проект.

Что ещё нужно знать об управлении проектами? Управлять проектами — это управлять собой. Только через управление собой можно управлять командой и окружением.

В проектах важна психология — результат не всегда предсказуем на 100%. Поэтому нужно уметь правильно реагировать на кризисы и вызовы. Об экологичных способах управления собой и командой можно почитать в этих книгах:

• «Психологическое айкидо» Михаила Литвака;
• «Игры, в которые играют люди» Эрика Берна.

• Проект — уникальная цель с ограничениями по времени, бюджету и качеству. Управление проектами — работы, направленные на решение задач и достижение целей проекта.
• Управление проектом состоит из пяти основных этапов: инициация, планирование, исполнение, управление и контроль, завершение.
• Методы управления проектами — системы принципов, инструментов и процедур, которые используют менеджеры. Среди самых популярных методов — Agile, Waterfall. Они различаются по областям применения, структурной организации и детализированности.
• Управлением проектами занимаются менеджеры проектов. У хорошего менеджера должны быть развиты лидерские качества и навыки ведения переговоров. Также менеджер обязательно должен иметь базовые знания в области управления проектами.

• Если вы только начали знакомиться с управлением проектами и разбираетесь в его сущностях, прочитайте нашу статью — «Что такое проект: изучаем главное понятие проектного управления».
• В этой статье Skillbox Media можно узнать о структуре проекта и о том, как проработать её за семь этапов.
• Также в Skillbox Media есть статьи о методиках управления проектами: Scrum, Agile, Kanban, методе критического пути.
• Управлять проектами, работать с бюджетом, сотрудничать с заказчиками, управлять командой и презентовать проекты можно научиться на курсе Skillbox «Профессия Менеджер проектов».

Как зарабатывать больше с помощью нейросетей?
Бесплатный вебинар: 15 экспертов, 7 топ-нейросетей. Научитесь использовать ИИ в своей работе и увеличьте доход.
Узнать больше

Содержание

Конкуренция на рынке постоянно растет: чтобы компания могла привлекать и удерживать клиентов, нужно подстраиваться под растущие требования аудитории, оперативно выполнять задачи и решать проблемы. Один из способов эффективно организовать работу внутри компании – проектный менеджмент. В статье расскажем, что такое управление проектами и как система помогает улучшить показатели бизнеса.

Что такое проект и его управление

Проект – комплекс мероприятий, ограниченных по времени, с общей целью: создание нового продукта или услуги, достижение определенных результатов.

Управление проектами – это способ организовать работу таким образом, чтобы выполнить все требования к проекту. Например, закрыть задачи, выдержать сроки и уложиться в бюджет. Чтобы достичь успехов, менеджеру понадобятся технические знания по проекту, качества управленца, умение решать проблемы и организовать работу в коллективе.

Чем отличается проектное управление от традиционного менеджмента

Рассмотрим отличия разных систем управления наглядно.

Зачем нужно управление проектами

Проектный менеджмент – это инструмент для достижения стратегических целей. Этот способ управления помогает выявить задачи, важные для развития компании, распределить и направить силы на их достижение.

Управление проектами делит рабочий процесс на части и контролирует бюджет, дедлайны и прогресс на каждом этапе. После завершения работ можно оценить результаты по каждому процессу отдельно и в ракурсе конкретного проекта.

Управление некоторыми рутинными процессами отнимает много времени и приносит неочевидные результаты, поэтому проще их автоматизировать. Например, чтобы понять, что интересует клиентов и улучшать скрипты продаж, приходилось вручную собирать и систематизировать информацию о звонках. Это долго, дорого и, в силу человеческого фактора, неточно.

Теперь эти задачи можно решить с помощью сервиса Предикт от Calltouch. Система позволяет проанализировать разговор без участия менеджера, промаркировать и упорядочить обращения, чтобы найти сильные и слабые стороны скрипта и определить эффективность рекламных кампаний.

Стандарты управления проектами

Это рекомендации и советы, на которые нужно ориентироваться при организации работы. Какие стандарты бывают:

• Общественные. Разрабатывают и применяют в обществах специалистов.
• Корпоративные. Разрабатывают и используют в рамках одной компании.
• Частные. Создают специально для определенных проектов.

Есть международные стандарты управления проектами – правила организации работы в разных странах. Один из самых известных стандартов – PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge). Это руководство по управлению проектами, где есть вся терминология и базовые принципы. Его применяют в более 160 странах мира.

Роли в проекте

Роль в проекте – это набор функций и полномочий для разделения обязанностей между членами команды. Стандарт PMBOK выделяет следующие роли:

• Заказчик. Утверждает требования и проверяет результаты, может изменить приоритеты.
• Спонсор. Согласовывает цели, бюджет и сроки работы, выделяет нужные ресурсы.
• Руководитель проекта. Распределяет обязанности в команде, контролирует соблюдение требований.

Важный вопрос – организация работы внутри коллектива исполнителей. Чтобы создать эффективную команду, руководитель учитывает навыки, опыт, личные качества сотрудников и распределяет роли внутри команды. Какие виды ролей бывают:

• Председатель – задает команде направление, следит за рациональным использованием ресурсов.
• Исполнитель – дисциплинированный сотрудник, выполняющий регулярные и рутинные задачи.
• Генератор идей – придумывает новое и умеет решать нестандартные проблемы.
• Оценщик – проводит анализ разработанной концепции, идей и предложений так, чтобы команда могла принимать сбалансированные решения.
• Формирователь – подталкивает команду к действиям, помогает направлять внимание и задавать рамки группового обсуждения в соответствии с результатами совместной деятельности.
• Коллективист поддерживает силу духа участников проекта, оказывая помощь в сложных ситуациях, хороший наставник для новичков.

Состав идеальной команды зависит от специфики и целей проекта: можно привлекать дополнительных специалистов или наоборот, исключать лишних.

Кто такой руководитель проекта

Руководитель проекта или проект-менеджер – это человек, который несет ответственность за достижение поставленных целей. Он полностью отвечает за построение рабочего процесса: составляет план, формирует команду и распределяет обязанности, контролирует ресурсы и бюджет, а также корректирует ход работы и следит за соблюдением сроков.

Требования к проект-менеджеру

Какие компетенции понадобятся руководителю проектов в работе:

• Знания в области управления проектами, включая стратегическое мышление, умение прогнозировать и планировать.
• Опыт. Чем больше у проект-менеджера кейсов, тем лучше он понимает как распоряжаться бюджетом, решать разные проблемы, взаимодействовать с командой.
• Техническая подготовленность. Эффективный проект-менеджер – это не просто управленец, а компетентный специалист. Он может грамотно настроить все процессы, потому что разбирается в специфике проекта: IT-сфере, строительстве, архитектуре или других областях.
• Умение работать с людьми. Способность сформировать и отладить работу внутри команды – половина успеха проекта.
• Личностные качества: ответственность, коммуникабельность, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, многозадачность и оптимизм.

Преимущества проектного метода управления и его недостатки

Плюсы проектного управления:

• возможность выставить приоритеты и определить цели;
• контроль всех стадий работы;
• разработка критериев для оценки эффективности;
• быстрое обнаружение рисков и их предотвращение;
• оптимизация ресурсов и бюджета;
• прозрачная система мотивации персонала;
• быстрое принятие решений без лишней бюрократии.

Минусы формата:

• Недостаток ресурсов. Часто у маленьких компаний не хватает средств на перераспределение бюджетов и других ресурсов между несколькими проектами.
• Высокие требования к квалификации руководителя. На рынке недостаточно проект-менеджеров с нужными навыками и опытом.
• Сложности перехода. Изменить традиционную систему управления на проектную сложно и занимает много времени.

Основные этапы управления проектом

Управление проектом – это комплекс действий. Количество и сложность задач, их последовательность зависят от вида проекта: например, строительство дома сильно отличается от работы над разработкой мобильного приложения. Но все проекты, вне зависимости от специфики, проходят примерно одинаковые этапы развития. Их называют жизненным циклом. Рассмотрим основные этапы управления проектом.

Инициирование проекта

На этой стадии определяют суть и цели проекта, выбирают руководителя, рассчитывают предварительный бюджет и ресурсы. Инициация – первичное содержание проекта, которое уточняют и дополняют в процессе. Чем крупнее проект, тем тщательнее прорабатывается этот этап.

Планирование проекта

Теперь нужно определить, как именно будет выполняться проект:

• утвердить окончательное содержание проекта, его цели и задачи;
• определить перечень работ;
• расставить приоритеты;
• продумать критерии оценки работы;
• распределить бюджеты;
• установить сроки;
• сформировать команду и раздать обязанности;
• продумать систему контроля.

Планирование – это не только создание плана на старте, но и способность подготовиться к будущим проблемам, правкам и изменениям требований.

Исполнение проекта

Следующий шаг – запуск операций по плану. Здесь важно качественно выстроить работу внутри коллектива: всех познакомить, четко объяснить функции и задачи, продумать мотивацию для сотрудников.

Мониторинг и контроль проекта

Нужно контролировать каждый этап работы, а не только итоговые результаты. Аналитика позволяет выявить ошибки и проблемные места, быстро их исправлять и повышать эффективность.

Контролировать работу легче с помощью автоматизированных систем: CRM и других сервисов. Например, сквозная аналитика от Calltouch поможет проанализировать эффективность интернет-рекламы. Система объединяет данные со всех площадок в одном окне. С помощью наглядных отчетов можно сделать выводы об эффективности, оптимизировать затраты и выстроить полноценную воронку продаж.

Закрытие проекта

На этом этапе оформляют документы и передают результаты заказчику, либо инициируют фазу нового проекта. Важно получить обратную связь от заказчика: это поможет глобально оценить итоги работы и сделать выводы, чтобы не допускать ошибок в будущем.

Подходы к управлению жизненным циклом проекта

Жизненным циклом можно управлять: от этого зависит результативность проекта. По подходам к управлению жизненные циклы делят на:

1. Предиктивные. Для него характерны четкое планирование задач, бюджетов и сроков на самом раннем этапе. В такой алгоритм трудно внести изменения, потому что тогда придется менять всю взаимосвязанную систему планирования. Подходит для проектов с четким пониманием продукта.
2. Итеративно-инкрементные. Итеративность заключаются в том, что команда повторяет операции проекта столько раз, сколько требуется для достижения результата. А инкрементность заключается в постепенном наращивании функционала операций, пока не будут удовлетворены требования заказчика.
3. Гибкий. Этот подход применяется в областях, где нужно быстро реагировать на изменения требований. Он включает элементы итеративности и инкрементности.

Какую выбрать методологию

Для реализации задач проектного менеджмента используют различные методы. Методология, в отличие от стандартов – это не просто набор терминов и рекомендаций, а конкретный план действий, задающий направление. К числу основных методов можно отнести следующие варианты.

Waterfall

Эту модель еще называют каскадной или водопадной. Главный принцип метода – последовательное и четкое соблюдение всех этапов по заранее продуманному плану. Например, этапы разработки IT-продукта по методологии Waterfall:

• аналитика;
• проектирование;
• разработка;
• тестирование;
• эксплуатация и поддержка.

В рамках подхода влияние непредвиденных факторов сводится к минимуму: каждый шаг предварительно продумывают и фиксируют. Подходит для проектов, где все требования заранее известны, без необходимости вносить изменения и риска ошибиться.

Agile

В отличие от Waterfall, Agile – целый набор гибких методик. Его главная ценность – это качество продукта, поэтому agile-команды постоянно поддерживают контакт с заказчиком и готовы к любым изменениям и доработкам. Обычно методология используется в IT-сфере при работе небольших групп сотрудников, занятых творческой работой.

Scrum

Scrum – это часть методологии Agile. Здесь тоже в приоритете результат и удовлетворение запросов заказчика, поэтому его максимально вовлекают в процесс. Работа состоит из коротких периодов – спринтов. В рамках спринта создается часть продукта, которую тестируют демонстрируют клиенту. По обратной связи от клиента команда улучшает эффективность.

Kanban

«Kanban» переводится как «доска объявлений». Это тоже часть Agile-философии, включающая ее базовые принципы. Методологию используют для равномерного распределения обязанностей между сотрудниками, чтобы не перегрузить команду.

Система построена на визуализации задач: можно отмечать задачи на обычной доске или использовать онлайн-сервисы, например, Trello. Весь процесс делится на этапы. На доске это выглядит как столбцы: «сделано», «в работе» и «готово», куда добавляют задачи. Любой член команды может следить за ходом дел, найти ответственного за конкретную задачу, и скорректировать ход работы.

Инструменты для управления проектами

Чтобы руководителю было проще выстраивать и контролировать процессы, разработчики создают специальные сервисы и ПО, которые автоматизируют часть работы. Самые популярные:

• Битрикс24 – российский сервис для управления бизнесом: поддерживает работу с Kanban, диаграммой Ганта, обеспечивает продвинутую фильтрацию в задачах.
• Jira – это система отслеживания ошибок в программном коде. При этом множество компаний использует ее инструментарий для управления проектами. Подходит для работы по Scrum и Kanban.
• Asana – это приложение для управления командными проектами. Есть система удобных тегов, можно анализировать эффективность и управлять несколькими проектами в рамках одной команды.

Заключение

Проектный менеджмент – это один из самых прогрессивных методов управления в компании. Его применяют для решения задач в любой сфере: бизнесе, общественной деятельности или госуправлении. Проектный подход позволяет заранее обозначить важные цели и максимально эффективно использовать бюджет и другие ресурсы. Однако сама по себе система не решит проблем. Чтобы выстроить управление в соответствии со спецификой и задачами конкретного бизнеса нужен грамотный менеджер.

Получайте новую статью каждую неделю

В последние годы в перечне вакансий все чаще можно увидеть загадочное словосочетание «менеджер проекта» или «руководитель проекта» (международный термин: project manager — РМ). Что же стоит за этими словами? Почти каждый руководитель или специалист может с уверенностью сказать, что по долгу службы управляет теми или иными проектами, исполняя при этом роль менеджера проекта. На современном рынке труда есть также специалисты, для которых управление проектами — профессия. Такой менеджер может быть как штатным сотрудником компании, так и внешним управляющим, берущимся за реализацию перспективных начинаний, гарантией успеха которых служит его репутация в профессиональном сообществе. В чем же специфика работы РМ?

Проект по определению нацелен на достижение уникальной цели при заданных ограничениях, среди которых выделяют как минимум сроки, бюджет и требуемый уровень качества. А менеджер проекта — человек, лично ответственный за его результаты. Здесь и проявляются основные различия между проектными и функциональными менеджерами.

Из этих различий и вытекают плюсы и минусы профессионального руководства проектами.

Каждый проект — это вызов, поэтому такого рода деятельность больше подходит людям амбициозным, творческим, склонным к переменам. Если же вы предпочитаете спокойную жизнь, то вряд ли получите удовольствие, работая в постоянно изменяющихся условиях.

Что же это такое, УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ?

Управление проектами – универсальная технология, позволяющая оптимизировать проекты (прежде всего по срокам и затратам) на базе различных сетевых моделей в самых разных сферах деятельности. 

Элементы проекта.

1.            Цель проекта. Измеряемый конечный результат (выход, продукция), определяемый в терминах затрат, качества и времени реализации (чего? Сколько? И когда?).

2.            Сложность. Для достижения целей проекта необходимо решить множество задач. Отношения между задачами могут быть довольно сложными, особенно, если в проекте задач действительно много.

3.            Уникальность. Проект – это разовое начинание, которое не будет повторяться. Даже «повторяющиеся» проекты, например, по строительству одного предприятия по той же проектной документации, значительно отличаются друг от друга использующимися ресурсами и средой реализации.

4.            Ограниченность во времени. Проект имеет начало и конец. Для его реализации необходима временная концентрация ресурсов. Со временем ресурсы могут быть перепрофилированы на другие цели.

5.            Жизненный цикл. По мере реализации проекта изменяется потребность в тех или иных ресурсах. Это изменение идет в определенной предсказуемой последовательности.

С точки зрения планирования и контроля проект целесообразно разбивать на этапы:

Этап 1. Среда проекта, влияющие на проект внутренние и внешние факторы.

Этап 2. Формулирование проекта – постановка целей, задач и выработка стратегии реализации проекта.

Этап 3. Планирование проекта – система мероприятий по реализации проекта.

Этап 4. Техническое исполнение – непосредственное техническое выполнение пунктов плана проекта (набора мероприятий).

Этап 5. Управление проектом – контроль за выполнением проекта в соответствии с планом.

Формулирование проекта.

В основе лежат 3 элемента:

•             Цели проекта – чего достигнет проект в своей конечной точке,

•             Задачи проекта – спектр работ и операций (мероприятий) пот проекту,

•             Стратегия – каким путем руководители проекта приведут его к цели (способ достижения цели).

Иерархия целей.

Цель каждой части проекта должна быть подчинена общей цели проекта. Каждый проект может быть разделен на ряд подпроектов, цели которых составляют иерархию целей и задач.

Ясность цели. Хорошая цель – это ясная цель, измеримая, предпочтительно количественно. Для уяснения цели проект полезно разбить на 3 составляющие:

1)            цель – преодолеть кризис, предотвратить спад производства, обеспечить запланированный объемы выпуска продукции;

2)            конечный результат – представить отчет о причинах снижения производственных показателей и рекомендуемых мерах по исправлению положения дел;

3)            критерий успеха – отчет должен быть готов к 30 июня, рекомендации должны предусматривать объем выпуска на уровне не ниже 70 тонн в год, а стоимость плана мероприятий (рекомендаций) не должна превышать 100 тыс. долл.

Цели управления проектом.

Стоимость (затраты). Хотя деньги – это «гибкий» ресурс проекта, общая его стоимость должна быть установлена с самого начала. Ключевая задача руководителя проекта состоит в таком управлении ресурсами, чтобы затраты не превысили запланированной суммы.

Время – абсолютно жесткий ресурс. Если день прошел, то его уже не вернешь. Хотя определенные виды деятельности можно сделать короче, срок завершения проекта можно изменить только путем перераспределения его целей.

Качество – результат должен соответствовать цели, работать так, как задумано.

Спецификация проекта.

Задачи проекта оформляются в спецификацию проекта, в которой в письменном и графическом виде приводится информация, используемая для определения результатов и сопутствующих условий.

После начала работ может возникнуть необходимость в тех или иных изменениях в проекте. Изменения бывают двух видов: внутренние и внешние.

Внутренние изменения касаются применения спецификаций. Например, при строительстве химического завода было решено использовать другое хранилище, которое еще не существовало на момент составления спецификации.

Внешние изменения возникают в результате решения покупателя изменить спецификацию. Например, при изменении международного стандарта, покупатель самолета решает заменить все навигационное оборудование.

Стратегия проекта.

Стратегия проекта – это способ достижения целей и показателей проекта.

Пример: 2 вида стратегии Олимпиады в Сочи: 1) все объекты строить в самом Сочи, 2) сделать Сочи только титульной столицей.

Стратегия разбивает проект на этапы.  Этапы разбивают проект на ограниченные временные промежутки. Этапы могут быть очень простыми: начальный, средний и конечный.

Этапы могут быть следующими:

•             Этап спецификации – учет требований потребителей, составление спецификаций системы.

•             Этап разработки – определение структуры системы и составление спецификаций подсистем.

•             Этап реализации – разработка модулей.

•             Этап тестирования модулей – каждый модуль тестируется отдельно.

•             Этап поставки – передача системы покупателю.

Контрольные точки – это точки, в которых измеряются показатели времени (сроки), стоимости (расходы) и качества. Контрольные точки могут служить границами между этапами. Например, для проекта телевизионной рекламы контрольными точками могут быть:

1.            Согласование общей концепции с клиентом;

2.            Подготовка и согласование сценария;

3.            Съемка рекламного ролика;

4.            Демонстрация клиенту первого варианта;

5.            Окончательная съемка ролика, согласованного с клиентом.

Выявление отношений и зависимостей.

Связь работ проекта между собой определяются логикой проекта. Некоторые действия должны выполняться в определенном порядке. Например, при строительстве здания сначала закладывается фундамент, затем возводятся стены, а уж потом кроется крыша. Эти работы имеют зависимое или серийное взаимоотношение.

Выявление ограничений.

После того как сделаны оценки времени и трудозатрат, установлены взаимоотношения и зависимости, можно переходить к сравнению потребностей проекта с имеющимися ресурсами. Существуют два фундаментальных подхода.

Ограничение по ресурсам – при планировании учитываются только имеющиеся в распоряжении ресурсы. В результате, завершение проекта может сдвинуться по времени. Планирование с ограничением по ресурсам используется, когда проектная организация применяет собственные высокоспециализированные сборочные и испытательные сооружения.

Ограничение по времени – главный приоритет – завершение проекта точно в срок. После использования накопленных ресурсов привлекаются дополнительные «пороговые» ресурсы.

КВАДРАТ  ДЕКАРТА

БУДЕТ
Что будет, если это не произойдет?	Что будет, если это произойдет?
НЕ ПРОИЗОЙДЕТ	ПРОИЗОЙДЕТ
Чего не  будет, если это не произойдет?	Чего не  будет, если это произойдет?
НЕ БУДЕТ

До недавнего времени в России не существовало общепринятых правил или рекомендаций, содержащих хотя бы минимальные требования к реализации проекта. Поэтому российские специалисты пользовались в своей работе зарубежными методическими документами. Тем не менее, универсальных требований к последовательности и процессам управления проектами, учитывающих российские реалии, в нашей стране создано не было. В 2008 году началась разработка национальных стандартов в области проектного менеджмента, которая ставила задачу восполнить этот пробел.

         1 сентября 2012 года в сфере российского проектного менеджмента произошло знаковое событие. Начиная с этой даты, в России вступают в силу национальные стандарты по управлению проектом, программой и портфелем проектов. В данных документах перечислены основные требования к управлению проектом и программой от инициации до завершения, а также портфелем проектов на этапах формирования и контроля реализации.

Управление проектами.docx

Андрей Сооляттэ. Управление проектами в компании. Методология, технологии, практика..docx