Руководство проектами устав

Начало работы над новым проектом или инициативой может быть радостным событием, но что насчёт последнего шага перед этим — согласования проекта?

Для непосвящённых презентация проекта и процесс его согласования похожи на процесс расшифровки чёрного ящика. Вам необходимо проследить за тем, чтобы у вас были все необходимые для успеха материалы — от сбора нужной информации до её представления в наиболее удобном для заинтересованных лиц виде. Одним из способов добиться этого является устав проекта.

Что такое устав проекта?

Устав проекта — это краткая презентация его задач, объёма и специалистов, ответственных за его выполнение. Этот документ создаётся в целях получения одобрения главных заинтересованных лиц проекта. В уставе следует предложить краткое и исчерпывающее пояснение основных элементов проекта до начала работы над ним. Сформировав устав проекта до начала работы над другими, более подробными документами по его планированию, можно утвердить проект или внести в него необходимые коррективы.

Устав проекта — это один из многих материалов, которые можно создать в процессе его планирования. Далее приводится сравнение устава с другими элементами планирования проектов:

Планировать проекты с помощью Asana

Устав проекта и план проекта

В уставе проекта должны быть приведены всего три элемента: задачи проекта, его объём и специалисты, ответственные за его реализацию. Как только устав будет согласован, можно приступать к выработке план проекта, который будет основываться на уставе и содержать более подробные сведения об основных элементах проекта.

План проекта включает в себя семь основных элементов:

• Цели

• Показатели успешности

• Заинтересованные стороны и роли

• Объём и бюджет

• Вехи и ожидаемые результаты

• Хронология и график

• План обмена информацией

Читать о том, как создать план проекта, который будет вести вас правильным курсом

Устав проекта и проектное задание

Проектное задание — это краткий документ, к созданию которого следует приступить после официального согласования проекта. Задание представляет собой сжатую версию плана проекта. К этому документу будут часто обращаться ваши коллеги и заинтересованные лица проекта. В проектном задании, как и в уставе, вкратце рассказывается о достоинствах проекта, а также описывается работа, которую предстоит выполнить в его ходе.

Проектное задание состоит из четырёх частей:

• Общая информация

• Цели проекта и критерии его успешности

• Хронология проекта

• Целевая аудитория

Читать о пяти шагах к созданию отличного проектного задания

Устав проекта и экономическое обоснование

В основе устава проекта и экономического обоснования лежит один и тот же принцип: оба этих документа являются инструментами представления проекта заинтересованным лицам. Главное отличие между уставом проекта и его экономическим обоснованием заключается в объёме.

Экономическое обоснование — это формальный документ, который объясняет преимущества и риски существенных бизнес-вложений. Например, если вы предлагаете крупномасштабный инвестиционный проект с участием внешнего агентства, существенное расширение текущей деловой активности или новый продукт/услугу, вам будет необходимо представить экономическое обоснование. Если же ваш проект нуждается в согласовании, но невелик по объёму (например, схожая с прошлыми кампания или запуск продукта, соответствующий текущей стратегии выхода на рынок), подготовьте устав проекта, а не его экономическое обоснование.

Читать руководство для начинающих по написанию эффективного экономического обоснования проекта

Нужно ли создавать устав проекта?

Существует множество инструментов для планирования проектов, и устав проекта не всегда будет лучшим вариантом. Далее мы расскажем, когда есть смысл его создавать — и когда стоит отдать предпочтение какому-нибудь другому документу.

• Создайте устав проекта, чтобы представить проект и получить его одобрение. Устав даёт заинтересованным лицам чёткое представление о задачах проекта, объёме, а также о том, кто будет отвечать за его реализацию. Главные заинтересованные лица могут использовать устав проекта в целях согласования проекта или внесения изменений.

• Создайте экономическое обоснование, если проект подразумевает серьёзные инвестиции. Экономическое обоснование может содержать дополнительную информацию и документацию, включая оценку рентабельности инвестиций и все сопутствующие риски проекта.

• Создайте план проекта, если проект уже согласован. План проекта будет основан на уставе и предложит дополнительные сведения, такие как хронология проекта и его основные вехи.

• Создайте проектное задание, если вам нужен документ, в котором собрана вся ключевая информация общего характера из плана проекта.

Планировать проекты с помощью Asana

Как создать устав проекта

В уставе проекта вы делитесь сведениями о проекте с главными заинтересованными лицами, чтобы добиться согласования и запустить проект. Устав проекта включает в себя три основных элемента:

«Зачем»

В начале устава поделитесь задачами проекта и его предназначением. В этом разделе нужно указать, почему этот проект важен и чего вы хотите добиться по его итогам. Предназначение проекта должно объяснять важность работы над ним и то, как этот проект впишется в цели компании.

В дополнение к предназначению проекта следует также прояснить его задачи. Это то, чего вы планируете добиться по итогам проекта, например, ожидаемые результаты или активы. Для постановки качественных целей и задач проекта используйте метод SMART. Цели должны быть:

• Specific — конкретными

• Measurable — измеримыми

• Achievable — достижимыми

• Realistic — реалистичными

• Time-bound — ограниченными по времени

Читать статью «Как создать эффективную цель проекта (с примерами)»

«Что»

Второй важный элемент устава — это объём проекта. Под объёмом подразумевается то, что входит и не входит в состав проекта. При определении объёма вы устанавливаете границы и, что ещё важнее, указываете на то, чего не будет в хронологии проекта.

При создании устава проекта и определении объёма важнее всего будет обозначить идеальный бюджет проекта. Помните, что вы будете использовать устав проекта для его представления заинтересованным лицам, поэтому нужно чётко показать, каков бюджет проекта и на что пойдут эти деньги.

Читать краткое руководство по определению объёма проекта за 8 действий

«Кто»

В заключительном разделе устава проекта следует объяснить, кто будет работать над ним. Сюда входят все главные заинтересованные лица, высшее руководство, спонсоры проекта и общая группа проекта. Если вы ещё этого не сделали, подготовьте краткий план управления ресурсами, чтобы показать, как различные ресурсы будут использоваться во время работы над проектом.

Читать руководство по первым шагам в управлении ресурсами

Пример устава проекта

Шаблон устава проекта

Когда вы будете готовы приступить к работе, создайте устав своего очередного проекта с помощью этого простого шаблона.

Название проекта

Озаглавьте свой проект. Название должно быть достаточно информативным, чтобы большинству было понятно, над чем вы работаете.

Менеджер проекта

Кто является контактным лицом по этому проекту?

Дата последнего изменения

Устав проекта — живой документ. Добавление даты последнего изменения может быть полезным для участников группы, которые часто сверяются с уставом.

Назначение проекта

Зачем вы работаете над этим проектом?

Задачи проекта

Какие результаты и активы вы планируете получить по завершении проекта?

Объём проекта

Каковы рамки ожидаемых результатов проекта? Какие инициативы не входят в него?

Проектная группа и ресурсы

Кто работает над этим проектом? Какие ресурсы (люди, инструменты и бюджет) доступны для выполнения этой работы?

Заинтересованные согласующие лица

Кто является заинтересованными лицами проекта? С кем нужно согласовать его устав и ожидаемые результаты?

От устава к успеху проекта

После утверждения устава проекта можно будет продолжить процесс планирования. По мере создания дополнительной документации по планированию проекта и после начала управления им обязательно сохраняйте все важные сведения о проекте в централизованном инструменте, к которому у всех есть доступ.

Конечно, мы считаем, что лучшим инструментом для этого является Asana. С её помощью можно управлять проектами и задачами коллектива, чтобы работать согласованно и укладываться в сроки. Читайте дальше о преимуществах управления проектами.

Планировать проекты с помощью Asana

Устав проекта

Устав проекта (Project Charter) является официальной авторизацией проекта и разрабатывается Руководителем проекта с привлечением членов команды управления проектом со стороны Исполнителя. Устав проекта согласовывается с командой управления проектом со стороны Заказчика и утверждается Спонсорами проекта как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика.

Процесс разработки Устава проекта относится к группе процессов Инициация и осуществляется в фазе (на этапе) проекта внедрения ИС, которая имеет свое специфическое название в каждой методологии внедрения ИС, например, «Предварительное определение проекта«, «Определение проекта» — методология внедрения продуктов Microsoft, «Концепция» — методология внедрения ASUP.

Исходными документами для разработки Устава проекта внедрения ИС являются контракт и результаты предпроектного обследования, определяющие содержание работ по проекту. Результаты предпроектного обследования оформляются в виде отчета, включая описание бизнес-процессов верхнего уровня.

Устав проекта содержит следующую информацию:

1. Название проекта.

2. Бизнес-цели компании или причины возникновения проекта.

Формулировка причины фактически дает ответ на вопрос » Зачем выполняется данный проект?».

Бизнес-цели компании обязательно учитывают стратегию развития компании, включая стратегию развития информационных технологий, на которую ориентирован проект, — например, увеличение капитализации Холдинга и привлечение инвесторов.

3. Цели проекта.

Цели проекта определяют, что должно быть выполнено, и описывают конечный результат проекта. В Уставе проекта приводится цель проекта как результат, ожидаемый Заказчиком и полезный для него. Цель формулируется совместно Заказчиком и Исполнителем.

При формулировании цели руководитель проекта должен контролировать ее соответствие контракту, в рамках которого будут выполняться работы по проекту.

Формулировка целей должна соответствовать следующим критериям ( SMART- Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound ):

• Конкретные (Specific) — позволяющие сформировать расписание проекта;
• Измеримые (Measurable) — позволяющие качественно (или количественно) оценить, что результат получен;
• Достижимые (Achievable) — принципиально реализуемые Исполнителем в рамках проекта, с учетом декларируемой помощи со стороны Заказчика;
• Приносящие результат (Relevant) — соответствуют ожидаемой Заказчиком пользе;
• Ограниченные во времени (Time-bound) — реализуемые в ожидаемые Заказчиком временные рамки проекта.

Результаты проекта должны соотноситься со спецификацией контракта, в рамках которого будут выполняться работы по проекту.

Примеры формулировок целей:

• Проектирование единых унифицированных бизнес-процессов в Головной компании и дочерних компаниях холдинга.
• Разработка единого унифицированного ERP-решения, которое предназначено для внедрения в Холдинге, состоящем из Головной компании и 10 дочерних компаний.
• Разработка инструментальных средств развертывания/тиражирования полученного решения во всех дочерних компаниях Холдинга.

4. Границы проекта.

Границы проекта определяют в целом то, что включается в проект. Необходимо явно указывать, что не включается в проект (таблица 4.2), чтобы исключить ситуацию, когда участник проекта ошибочно считает некоторый продукт, услугу или результат входящими в проект.

• Организационные границы

Определяется, какие подразделения (включая юридических лиц) должны участвовать в проекте — кто будет использовать и поддерживать ИС, от кого зависит выработка основных решений по требованиям к ИС. Организационные границы определяют максимальные границы обследования и область рождения требований к ИС.

• Функциональные границы

Указываются бизнес-направления, бизнес-процессы, которые будут покрываться ИС. Данным пунктом определяются модули ERP-систем.

• Географические границы

Указываются территориально удаленные объекты, подлежащие автоматизации.

5. Содержание проекта (задачи проекта).

Содержание проекта отвечает на вопрос «Какую конкретную работу нужно выполнить для достижения поставленных целей?» или «Какие задачи необходимо решить для достижения поставленных целей?». Содержание может быть получено от Заказчика в качестве составляющей тендерной документации.

Пример описания содержания (задач) проекта

Автоматизация бизнес-процессов:

• Управление основными средствами.
• Учет затрат.
• Управление персоналом.

Требования к бизнес-процессам должны включать:

• Требования законодательства РФ в области бухгалтерского, налогового и статистического учета и отчетности.
• Требования международных стандартов финансового учета и отчетности.
• Требования управленческого учета Головной компании Холдинга.
• Требования внутренней отчетности (внутреннего аудита).
• Требования ТК РФ, отраслевой отчетности, отчетности Головной компании Холдинга.

Project completion is achieved successfully when the project team is in sync with project objectives. One of the biggest issues that often plague projects is the confusion among team members regarding their roles, responsibilities, and boundaries. An effective team charter can help provide the project team with much-needed clarity and keep it focused on the road ahead.

What is a Team Charter?

A team charter or group charter is an important document that keeps a team focused on the big picture. A team charter definition can vary when describing the document itself; , we can say that a team charter provides a clear explanation of the purpose of a team, its objectives, and the roles, responsibilities, authority, and boundaries associated with it.

A Team Charter Template serves as a road map for a project that shows everyone the big picture. Such a charter should be drawn a few weeks (such as 6 weeks) before the project. Once the team has been assembled.

A team charter keeps the team focused, accountable, and productive towards a mutual objective. Since a team charter is a reference document, it can help team members acquire clarity regarding their purpose and role. This is because the document contains everything from the goals, team members, functions of the team, and tasks. It gives the team a direction and a better understanding of how to be a part of the complete picture as the project proceeds.

What to Include in a Team Charter canvas?

A team charter canvas contains all the basic details necessary for the team to acquire clarity regarding their function in the project. Starting from the basic information regarding the project to details about workflow and operations.

Context

Once a team has been assembled, this is the first step toward creating your charter. The context clarifies details regarding the key stakeholders, team leader, and the expected contribution and expectations from the team. The context can be refined after discussion with the team when creating the charter to ensure everyone is on board and understands the context.

Goal, Purpose, and Mission

A team charter contains the goal, purpose, and mission of the team to ensure that everyone is on the same page. A mission statement helps the team better understand the purpose and mission. It is an action-based, yet brief description of the objectives associated with a team. It defines what success looks like and clarifies the team’s purpose.

Resources

The charter states the available resources at the team’s disposal to help achieve its goals. This includes the workforce, staffing, budget, time, equipment, training, and support the team shall receive.

Roles and Responsibilities

The charter clearly explains the roles and responsibilities of team members. This is one of the key aspects of a group charter and helps prevent confusion and keeps the team focused on their respective tasks.

Authority and Boundaries

Like roles and responsibilities, a group charter must also explain the authority and boundaries associated with team members. This can help ensure that no one oversteps their boundaries and can help prevent conflict during the course of the project.

Workflow and Operations

A team charter also provides details about the timeline, workflow, and the way operational aspects of the team are to be handled. This section can be as long or short as needed and might have very detailed information or just a few bullet points.

Team Charter vs. Project Charter

While a Project Charter provides a high-level description of the project and its requirements, the Team Charter document establishes the relationship between agreements, operating guidelines, and team values. According to PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge, 2017), these elements are essential depending on the kind of project and the project’s scope, which helps to clearly define the individual and team Roles, Responsibilities, Rules, and Results (generally known as the 5Rs).

The 5Rs model is a valuable framework that will guide the team through the different stages of project team development.

How to Make a Team Charter?

Creating an effective charter for your team requires being clear enough about key aspects of the document to ensure there are no conflicts or confusion regarding the road ahead.

Have Everyone Onboard

A project manager should engage the team and other stakeholders to create the document by starting with the project’s scope. It is essential to have everyone on board when making a team charter to ensure the project’s success. The participation of stakeholders is also necessary to mitigate potential conflicts beforehand.

Define the Scope

When writing a charter, you should start with clarity regarding the context for creating the charter and what the team has set out to do. This includes the context, the purpose of the team, and its goal. Defining the project’s scope is the first step in creating your group charter.

Identify Roles and Responsibilities

The next step should be to identify all team members and define their roles and responsibilities for the project. The team charter in this context is also a kind of roles and responsibilities charter.

Plan for Effective Resource Utilization

It’s important for the charter to have information regarding resource utilization for the team. This can help the team understand the financial limitations to keep in mind when working on the project, as well as the available equipment, training, and other resources at their disposal.

Have Realistic Workflow Expectations

Your charter should have realistic workflow expectations. Getting over-ambitious with timelines and resources can result in a document that is unable to aid in the smooth functioning of project tasks.

Make the Charter Dynamic with Room for Flexibility

Your document should be dynamic with room for flexibility. When creating your charter, ensure that it isn’t too rigid and that there is ample scope for tweaking it in case there is a need for course correction.

How to Present a Team Charter?

Suppose you are a project manager that needs to create and present a team charter while collaborating with team members for its refinement and finalization. In that case, you can follow a few simple steps mentioned below.

Note: Before you start presenting a team charter, it is best to have a rough draft to work with. This can either include a team charter template or a draft with sections filled out for further refinement after consultation with stakeholders.

Explain the Purpose and Context Behind the Charter

It’s obvious to start with the charter’s context while taking all stakeholders onboards, including the team. Beginning with the basic information is necessary to set the tone for the sessions ahead.

Briefly Discuss the Roles, Responsibilities, and Limitations of the Team

A group charter is a dynamic document that requires collaboration from all stakeholders. You should try to briefly discuss and describe the roles, responsibilities, and limitations of team members in your next session. This session should be interactive, and you can continue to refine the document or gather feedback to ensure that any necessary changes to the draft you have created can be refined.

Create a Chart to Show Workflow

In the next session, you can create a chart to show workflow. You might create this chart on the spot or take a draft with you for further discussion. You can use a whiteboard, flip chart, or edit the PowerPoint, Word, or Excel template during this session.

Focus on Conflict Resolution

As a project manager, you might also need to resolve conflicts and arguments regarding the workflow, budget, resource utilization, etc. It is best to resolve possible conflicts beforehand to avoid any issues later.

Finalize the Team Charter

At the end of the presentation, show the big picture to the team in the form of the complete charter and give the stakeholders time to analyze and provide feedback. It is also quite possible that making and finalizing the charter in a single session might not be possible. In this case, you can opt for multiple sessions over a couple of days before you finalize the charter. This can also give stakeholders the time needed to analyze the draft before providing their detailed input.

Team Charter PowerPoint Template

If you would like to see what a team charter looks like, you can see the following Team Charter PowerPoint Template. This PowerPoint template is a team charter sample for presenters, with editable slide layouts that can help you create and present your document with some visual aids.

Free Team Charter Template

Download our Free Team Charter Template and use it as a Roadmap to carry out your project. The Free Team Charter Template is available in different formats and allows you to establish the fundamental aspects of a project work.

Final Words

A team charter is a powerful document that can help project managers and teams remain on track over the course of a project. Nevertheless, assuming too many things, unrealistic expectations, unresolved conflicts, and stakeholder resentment can be many stumbling blocks that can affect the smooth functioning. These need to be resolved beforehand to avoid any complications later. However, flexibility in your charter can help improve course corrections even later in the project. If a group charter does not exist for a project, there is no harm in making one midway to ensure the smooth flow of operations for the rest of the project. This might be, for example, in the case of small projects, where such a document might have been initially deemed irrelevant, resulting in issues later in the project.

A team charter, like any project management tool, can only work as well as how it is used. To make your charter effective, you must ensure that you collaborate with your team and have their cooperation in finalizing the document to ensure project success.

Устав проекта, пожалуй, является самым важным документом проекта. Как правило, проект считается открытым именно после утверждения устава проекта. Поэтому процесс «Разработка устава проекта» крайне важен для успешной реализации проекта. К подготовке устава проекта необходимо привлекать команду управления проектом во главе с менеджером проекта. Большинство методологий, включая PMI PMBoK, сходятся на том, что работы, связанные с подготовкой устава проекта, не должны включаться в проект и выполняются за рамками проекта.

Устав проекта устанавливает партнерство между исполняющей организацией и организацией-заказчиком. Для внешних проектов предпочтительным способом заключения соглашения является формальный договор. В данном случае команда проекта является продавцом, реагирующим на условия предложения о покупке у внешней организации. Устав проекта в этом случае используется для заключения внутренних соглашений в рамках организации для обеспечения надлежащего поставляемого результата согласно договору. Одобренный устав проекта формально инициирует проект.

Менеджер проекта определяется или назначается сразу, как только это становится возможным, предпочтительно во время разработки устава проекта и обязательно до начала планирования. Устав проекта должен быть составлен спонсирующей стороной. Устав проекта наделяет руководителя проекта полномочиями в отношении планирования и исполнения проекта.

Рекомендуется, чтобы руководитель проекта участвовал в разработка устава проекта, чтобы полностью понимать требования проекта. Подобное понимание способствует эффективному распределению ресурсов для выполнения операций проекта

Разработка устава проекта

Давайте рассмотрим процесс «Разработка устава проекта» подробнее. На диаграмме ниже изображены входы, инструменты и методы и выходы этого процесса.

Входы процесса «Разработка устава проекта»

Описание работ проекта — это словесное описание продуктов, услуг или результатов, которые должен произвести проект. Для внутренних проектов инициатор или спонсор проекта предоставляет описание работ на основании бизнес-потребностей, требований к продукту или услуге. Для внешних проектов описание работ может быть получено от заказчика как часть документации по предложениям или как часть договора. Описание работ проекта отражает:

• Бизнес-потребность. Бизнес-потребность организации может быть основана на рыночном спросе, технологическом прогрессе, правовых требованиях, постановлениях правительства или соображениях, касающихся защиты окружающей среды. Обычно бизнес-потребность и сравнительный анализ затрат и выгод включены в бизнес-кейс для обоснования проекта.
• Описание содержания продукта. Описание содержания продукта включает характеристики продукта, услуги или результатов, для создания которых предпринимается проект. Описание должно также отражать взаимосвязь между создаваемыми продуктами, услугами или результатами и бизнес-потребностью, которую должен удовлетворить проект.
• Стратегический план. Стратегический план включает стратегическое видение, цели и задачи организации, а также высокоуровневое описание миссии. Все проекты должны соответствовать стратегическому плану организации. Соответствие стратегическому плану позволяет каждому проекту способствовать общим целям организации.

Бизнес-кейс или подобный документ предоставляет необходимую с точки зрения бизнеса информацию, позволяющую определить, стоит ли проект требуемых инвестиций. Он обычно используется вышестоящими по отношению к проекту руководителями для принятия решений.

Как правило, в бизнес-кейсе содержится бизнес-потребность и сравнительный анализ затрат и выгод для обоснования проекта и определения его границ, и обычно подобный анализ выполняет бизнес-аналитик, используя различную информацию, полученную от заинтересованных сторон. Спонсор должен согласовать содержание и ограничения бизнес-кейса. Бизнес-кейс создается как результат действия одного или нескольких из следующих факторов:

• требование рынка (например, автомобилестроительная компания авторизует проект по изготовлению более экономичных автомобилей в ответ на дефицит бензина);
• потребность организации (например, в связи с высокими накладными расходами компания может объединить функции персонала и оптимизировать процессы для сокращения затрат);
• требование заказчика (например, электрическая компания авторизует проект по строительству новой подстанции для электроснабжения нового промышленного района);
• технологический прогресс (например, авиакомпания авторизует новый проект по разработке электронных билетов для замещения билетов, отпечатанных на бумаге, основываясь на технологических достижениях);
• юридическое требование (например, производитель красок авторизует проект для разработки руководящих указаний по обращению с токсичными материалами);
• экологические воздействия (например, компания авторизует проект для уменьшения своего воздействия на окружающую среду);
• социальная потребность (например, неправительственная организация в развивающейся стране авторизует проект по предоставлению систем питьевого водоснабжения, туалетов и санитарного просвещения сообществам, страдающим от высокого уровня случаев заболеваний холерой).

Соглашения используются для определения первоначальных намерений в отношении проекта. Соглашения могут принимать форму договора, меморандума о взаимопонимании, соглашения об уровне услуг, письма-соглашения, письма о намерениях, устных договоренностей, электронного сообщения или других письменных соглашений. Обычно договор используется, если проект выполняется для внешнего заказчика.

Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс разработки устава проекта, включают в себя, среди прочего:

• организационную культуру, структуру и руководство;
• географическое распределение оборудования и ресурсов;
• государственные и промышленные стандарты (например, предписания контролирующих органов, кодексы поведения, стандарты на продукцию, стандарты качества, стандарты изготовления);
• инфраструктуру (например, существующие сооружения и основное оборудование);
• имеющиеся человеческие ресурсы (например, навыки, знания, специализации, такие как проектирование, разработка, юридические вопросы, заключение договоров и закупки);
• управление персоналом (например, руководящие указания по приему на работу и увольнению, анализ эффективности и результативности работы и записи об обучении персонала, политика вознаграждений и сверхурочной работы, а также учет рабочего времени);
• корпоративная система авторизации работ;
• ситуация на рынке;
• толерантность к риску заинтересованных сторон;
• политический климат;
• каналы коммуникаций, принятые в организации;
• коммерческие базы данных (например, стандартизированные сметные данные, данные изучения промышленных рисков и базы данных рисков);
• информационная система управления проектами (например, автоматизированные системы, такие как программное обеспечение для управления расписанием, система управления конфигурацией, система сбора и распределения информации или веб-интерфейсы к другим автоматизированным системам, работающим в режиме онлайн);
• государственные и промышленные стандарты или предписания (например, кодексы поведения, стандарты качества или стандарты по защите трудящихся);
• организационную культуру и структуру;
• ситуацию на рынке.

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс разработки устава проекта, включают в себя, среди прочего:

• стандартные процессы организации, политики и описания процессов;
• шаблоны (например, шаблон устава проекта);
• историческую информацию и базу накопленных знаний (например, проекты, записи и документы, всю информацию и документацию по закрытию проекта, информацию о результатах решений по отбору предыдущих проектов наряду с информацией об исполнении предыдущих проектов, а также информацию об операциях по управлению рисками).

Инструменты и методы процесса «Разработка устава проекта»

Экспертная оценка часто используется для оценивания входов, применяемых для разработки устава проекта. Экспертная оценка применяется в отношении всех технических и управленческих деталей в течение этого процесса. Такая экспертиза предоставляется любым лицом или группой лиц, обладающими специальными знаниями или подготовкой, и доступна из множества источников, включая следующие:

• другие подразделения в рамках организации;
• консультанты;
• заинтересованные стороны, в том числе заказчики или спонсоры;
• профессиональные и технические ассоциации;
• отраслевые объединения;
• эксперты по предметной области;
• проектный офис.

Методы организации групповой работы имеют широкое применение в рамках процессов управления проектом и способствуют созданию устава проекта. Примеры основных методов включают мозговой штурм, разрешение конфликтов, решение проблем и управление совещаниями. Модераторы используют эти методы, чтобы помочь командам и отдельным лицам выполнять операции проекта.

Выходы процесса «Разработка устава проекта»

Устав проекта — это документ, выпускаемый инициатором или спонсором проекта, который формально авторизует существование проекта и предоставляет руководителю проекта полномочия использовать ресурсы организации в операциях проекта. Он документирует бизнес-потребности, допущения, ограничения, понимание потребностей заказчика, высокоуровневые требования, а также новый продукт, услугу или результат, который планируется создать, например:

• назначение или обоснование проекта;
• измеримые цели проекта и соответствующие критерии успеха;
• высокоуровневые требования;
• допущения и ограничения;
• высокоуровневые описание и границы проекта;
• высокоуровневые риски;
• укрупненное расписание контрольных событий;
• укрупненный бюджет;
• список заинтересованных сторон;
• требования к одобрению проекта (т. е. что именно составляет успех проекта, кто решает, что проект оказался успешным, и кто подписывает проект);
• назначенный руководитель проекта, сфера ответственности и уровень полномочий;
• ФИО и полномочия спонсора или другого лица (лиц), авторизующего (авторизующих) устав проекта.

Дмитрий Халдин

Просмотры: 64 490

Одним из самых первых шагов на этапах жизненного цикла управления проектом является разработка устава проекта. Это помогает информировать каждого члена команды о том, за что он отвечает и что необходимо сделать.

Давайте дадим определение устава проекта и обсудим, как его создать. Мы добавили несколько полезных шаблонов устава проекта, которые помогут вам начать работу над проектом. Настройте их по своему вкусу и экспортируйте в виде изображений или SVG для добавления в презентации или документы.

Что такое устав проекта?

Устав проекта – это документ, в котором излагается видение проекта, его масштаб, цели, команда проекта и их обязанности, основные заинтересованные стороны, а также то, как он будет осуществляться, или план реализации. Он также известен как заявление о проекте и отчет об определении проекта.

Он помогает определить уровень полномочий руководителя проекта и направление проекта.

Устав проекта

• Описывает цель и результаты проекта
• Юридически санкционирует начало проекта
• Помогает следить за сроками выполнения проекта
• Помогает выявить ограничения и риски и определить превентивные меры
• Описывает общий обзор бюджета
• Помогает согласовать цели проекта с интересами заинтересованных сторон

Устав проекта в сравнении с планом проекта

Устав проекта – это инициативный документ высокого уровня, состоящий всего из нескольких страниц. В нем перечисляются цели проекта, объем, видение, команда, их обязанности и заинтересованные стороны.

С другой стороны, план проекта – это подробный документ, в котором описывается, как достичь целей проекта. В нем указываются результаты проекта, план действий, необходимые ресурсы и этапы.

Как разработать устав проекта

Здесь мы рассмотрим, как создать устав проекта и определим его ключевые элементы.

1. Определите видение проекта

Видение проекта выражается через его конечную цель и назначение. Его можно разделить на,

Область применения: Объясните границы проекта с точки зрения целей проекта, результатов, затрат, сроков и выполняемой работы. Определение объема проекта на ранней стадии жизненного цикла проекта очень важно, так как это повлияет на стоимость проекта и график его выполнения.

Задачи: При постановке целей убедитесь, что они соответствуют критериям SMART, или, другими словами, являются конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и своевременными. Принимая во внимание общие цели организации, поставьте около 5 целей, которые должны быть достигнуты к концу проекта.

Результаты: Перечислите результаты, которые будут получены в конце каждого успешного достижения цели.

2. Определите заинтересованные стороны и клиентов

Заинтересованные стороны – это лица, которые имеют ключевую долю или интерес в успешном завершении проекта. Они могут быть как внутри компании, так и за ее пределами, и включать тех, кто финансирует ваш проект, а также членов команды и клиентов.

Вы можете использовать карту заинтересованных сторон, подобную приведенной ниже, чтобы распределить их по категориям и сделать имеющуюся у вас под рукой информацию более презентабельной и легкой для восприятия.

3. Создайте организационную схему

Теперь, когда вы определили команду проекта, уточните их обязанности.

Используйте оргсхему, чтобы перечислить их имена, роли и обязанности. В то же время, вы можете подчеркнуть отчетные отношения между членами с помощью соединительных линий.

4. Определите этапы проекта

Вехи представляют собой важные события в жизненном цикле проекта и включают даты начала и окончания проекта, успешное завершение ключевых результатов и т.д.

5. Создание плана ресурсов

Перечислите все ресурсы, которые вам понадобятся для проекта: оборудование, машины, люди, материалы и т.д. Это может помочь вам при распределении бюджета.

6. Установите бюджет проекта

Перечислите расходы, которые ваша организация должна будет понести для реализации плана. Поскольку эти расходы могут меняться в ходе проекта, вы можете сделать приблизительные расчеты. Кроме того, запишите лицо, которое будет отвечать за утверждение расходов.

7. Перечислите зависимости, ограничения и риски

Зависимости: Определите и перечислите зависимости проекта, или виды деятельности, которые окажут влияние на начало или завершение другой задачи.

Ограничения: Выясните факторы, которые будут препятствовать достижению результатов проекта. Например, нехватка ресурсов или времени.

Риски: Риски могут возникнуть на любом этапе жизненного цикла проекта. Важно, чтобы вы заранее определили их и приняли меры предосторожности. Вот несколько отличных приемов управления рисками, которые могут пригодиться здесь.

8. Наметьте план реализации

Здесь вы составите план действий, выделив основные даты или этапы.

Визуальный устав проекта

Обычно устав проекта занимает 5-6 страниц. Это одна из основных причин, почему их упускают из виду в процессе управления проектами. Более простой способ написать устав проекта, который все смогут быстро прочитать и понять, приложив минимум усилий, – это визуализация.

Визуальные уставы проектов, подобные приведенным ниже, помогут вам собрать все элементы устава проекта на одной странице. Они легко читаются и визуально приятны.

Ниже приведены несколько примеров визуальных уставов проектов. Вы можете редактировать их в режиме онлайн, добавляя или удаляя элементы и настраивая их в соответствии с потребностями вашего проекта. Загружайте их как SVGs или как изображения для добавления в презентации, веб-сайты, вики компании, документы и т.д.

Шаблон 1

Шаблон 2

Шаблон 3

Каковы ваши мысли по поводу руководства?

На протяжении всего жизненного цикла проекта устав проекта играет важнейшую роль в поддержании заданного курса. В этом руководстве мы рассмотрели, что такое устав проекта, как его создать, а также некоторые редактируемые шаблоны устава проекта.

Есть ли лучшие практики, которым вы следуете при создании устава проекта? Поделитесь ими с нашими читателями в разделе комментариев ниже.