Что случилось?
На сегодняшний день процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего главного бухгалтера не отражена в действующем законодательстве. Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера к новому главному бухгалтеру. Процедура проведения передачи дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру происходит в несколько этапов. При передаче дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру следует следовать следующему алгоритму:
-
Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией
-
Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел
-
Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
-
Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
-
Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру
-
Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
-
Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел
Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией
Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать свою работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.
Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.
Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел
Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.
В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).
В приказе о передаче дел следует указать:
-
причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
-
сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установись срок, равным 2 недели;
-
лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);
-
состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.
Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии;
Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.
«Семь новых ФСБУ: Аренда, НМА, ОС, Капвложения, Документооборот, Запасы, Инвентаризация» самый экспертный курс Клерка, помогающий разобраться со сложными официальными требованиями. Мы уже добавили новый стандарт, «Инвентаризация», увеличили часы, дополнили программу, но оставили прежнюю стоимость.
Обучение очень удобное: понятные видео лекции, тесты, примеры в 1С, онлайн-встречи с преподавателями, ответы на все ваши вопросы в закрытом чате.
Можно посмотреть урок из курса бесплатно и записаться
Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
Новый главный бухгалтер должен провести проверку состояния учета и отчетности.
Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.
Такими документами являются:
-
учредительные и регистрационные документы;
-
учетная политика;
-
первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
-
регистры бухгалтерского и налогового учета;
-
бухгалтерские справки;
-
бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
-
отчетность во внебюджетные фонды;
-
акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
-
инвентаризационные описи;
-
кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
-
кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
-
должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
-
список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
-
другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.
Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.
После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период — период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).
Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).
Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.
Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.
Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.
Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.
В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.
Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.
Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.
Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру
Главный бухгалтер должен получить следующие документы:
Учредительные и регистрационные документы
-
Устав, учредительный договор;
-
Выписка их ЕГРЮЛ;
-
Свидетельство о регистрации;
-
Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
-
Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;
Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета
-
Учетная политика по бухгалтерскому учету;
-
Политика по налоговому учету;
-
План счетов бухгалтерского учета;
-
Должностные инструкции работников бухгалтерии;
Регистры бухгалтерского и налогового учета
-
Оборотно — сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
-
Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;
Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность
-
Бухгалтерская отчетность;
-
Декларации и расчеты по всем налогам;
-
Книги покупок и продаж;
-
Журнал учета полученных и выставленных счетов — фактур;
Документы по инвентаризации
-
Приказ о проведении инвентаризации;
-
Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;
Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами
-
Акты налоговых проверок;
-
Акты сверок с налоговыми органами;
Документы по учету основных средств
-
Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
-
Акты приемки – передачи основных средств по форме № ОС-1;
-
Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;
-
Акты на списание основных средств
Документы по учету товарно-материальных ценностей
-
Карточки учета материалов;
-
Приходные ордера по форме № М-4;
-
Требования — накладные по форме № М-11;
Документы по учету денежных средств
-
Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
-
Платежные поручения;
-
Выписки банков по расчетным счетам;
-
Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;
Документы по учету труда и заработной платы
-
Трудовые договоры;
-
Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
-
Штатное расписание;
-
Табели учета рабочего времени;
-
Расчетно-платежные ведомости;
Документы по расчетам с подотчетными лицами
-
Авансовые отчеты;
Документы по учету расчетов контрагентами
-
Договоры с поставщиками и покупателями;
-
акты сверок с дебиторами и кредиторами;
-
товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг
Прочие документы
-
Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
-
Бухгалтерские справки;
-
Путевые листы;
-
Бланки строгой отчетности;
-
Доверенности;
-
другие документы;
Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями компании, а также с контрагентами, аудиторской компанией и налоговыми органами.
Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел
Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.
Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.
В акте приема-передачи дел следует отразить:
-
Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
-
дату передачи дел;
-
период, за который осуществлена передача дел;
-
дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
-
наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
-
серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
-
список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
-
все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
-
число переданных печатей, штампов и тому подобное.
-
последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
-
характеристику бухгалтерского и налогового учета.
Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы:
1) организация бухгалтерского учета.
В этом разделе проводится анализ Учетной политики.
Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.
Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.
2) учет денежных средств.
В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира — операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.
Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;
3) учет основных средств и нематериальных активов.
В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;
4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).
В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.
Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).
Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;
6) состояние учета на других участках.
В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;
7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.
В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)
Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.
По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.
бухгалтерская (финансовая) отчетность;
В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;
9) хранение документов.
В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;
10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.
В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.
Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.
Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.
Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.
Каждый из бухгалтеров может сменить место работы – и перед ним тут же встанет вопрос: «Как принять дела?». Используйте подготовленную нами инструкцию, которая позволит вам качественно принять дела у предшественника и влиться в работу.
- Хорошо, если прошлый бухгалтер еще работает – а если нет?
- Порядок действий для бухгалтера, когда он принимает дела на новом рабочем месте
- Как оценить качество ведения учета прошлого бухгалтера
- Несколько советов бухгалтеру на новом рабочем месте
Две типовые ситуации
Итак, вы прошли собеседование и вышли на работу в новый коллектив. Рассмотрим два варианта дальнейшего хода событий.
Ситуация первая, она же наиболее удобная: ваш предшественник еще работает, и у вас есть несколько дней, чтобы он ввел вас в курс дела. Это говорит о том, что прошлый бухгалтер был ответственным и не бросил фирму в сложный момент, остался до выхода нового сотрудника, а значит, готов помочь с введением в курс дела.
Вам нужно за эти несколько дней получить обширную и наиболее точную информацию о состоянии компании, бухгалтерский документах, уплаченных налогах, сданной отчетности и планируемых проверках.
Второй случай – когда вы находитесь в более сложном положении, так как ваш предшественник уже не работает и не делится с вами информацией. Хуже всего, если как раз идет отчетный период и срочно нужно сдавать отчетность.
В этом случае перечень задач ниже не меняется, но вам придется самостоятельно находить информацию и разбираться в текущей ситуации. Если отчетный период идет, а отчетность не сдана, то в первую очередь постарайтесь сдать текущую отчетность и уделите ей максимум внимания. Далее обратите внимание на налоги.
Порядок действий при приеме дел
Во-первых, проверьте состояние текущих расчетов с контролирующими органами. Вам необходимо узнать, нет ли задолженности по налогам, которые должна платить компания в зависимости от системы налогообложения и вида деятельности.
Рекомендуем данную проверку провести с нескольких сторон:
- запросить информацию у предыдущего бухгалтера,
- запросить информацию у налоговой, направив соответствующие запросы по всем видам налогов и сборов, а также
- проверить состояние расчетов по налогам в используемой программе, в которой ведется бухгалтерский учет в организации.
Во-вторых, узнайте, не грозит ли вам в скором времени налоговая проверка. Это необходимо сделать, чтобы не попасть в ситуацию, когда прошлый бухгалтер уже не работает, а к вам в дверь стучится проверка, о которой вы не слышали и, конечно, к ней не готовы.
Если вы используете программу «1С:Бухгалтерия предприятия 8», ред. 3.0, то у вас есть отличный инструмент «Календарь проверок». Его можно найти в меню «Руководителю». С помощью этого календаря вы сможет получить информацию о том, какая проверка, в какие сроки и по какому вопросу придет в вашу организацию. У вас будет время подготовиться и, возможно, запросить у предыдущего сотрудника необходимый минимум информации для успешного прохождения проверки.
Если в календаре проверок не отмечено, то на ближайшее время они, вероятно, не запланированы. Также можно проверить план проверок юрлиц на соответствующий год – здесь публикуется информация по плановым проверкам.
В-третьих, обратите внимание на то, сдана ли вся необходимая отчетность для компании. После того, как проделаете все первичные действия, не забудьте проверить правильность сданной отчетности и при необходимости подайте корректировки.
Данную задачу не стоит откладывать: лучше исправить неточности в отчетности самостоятельно по собственной инициативе, а не после того, как налоговая пришлет запросы, а то и обнаружит расхождения во время проверки.
В-четвертых, обязательно посмотрите в каком состоянии программа «1С», в которой работает компания. Вам в дальнейшем работать с данной программой, поэтому постарайтесь узнать у бухгалтера, не производились ли в ней какие-то доработки. Если доработки были, то узнайте, где посмотреть информацию: что было изменено, есть ли инструкции по новому функционалу.
Проверьте актуальность релиза используемой программы. Узнайте о том, какая компания обслуживает вашу организацию, получите ее контакты. Сразу уточните срок действия текущего договора сопровождения, наличие документов на саму программу «1С»: регистрационных анкет, ключей (если используется аппаратная защита). Все это понадобится вам, если вы столкнетесь с трудностями при работе в программе: вы будете знать, как обратить в техподдержку или на Линию консультаций.
Если у вас старая версия программы, уточните, почему она не была обновлена, и запланируйте обновление – это поможет вам сдать отчетность в новом отчетном периоде.
Оценка качества ведения учета
В программе «1С» есть встроенные инструменты, которые вместо вас проведут проверку учета. Используйте их, чтобы быстро найти ошибки вашего предшественника:
- Экспресс-проверка – позволит проверить ключевые показатели состояния учета в программе «1С». Это и быстрая проверка бухгалтерского учета, и быстрая проверка учетной политики, операций по кассе и НДС.
- Анализ учета по налогу на прибыль – данный отчет позволит вам сверить данные по налогу на прибыль, увидеть, есть ли расхождения в бухгалтерском и налоговом учете, и при необходимости позволит быстро найти и устранить имеющиеся ошибки.
- Анализ учета по НДС – поможет увидеть состояние учета по НДС и наличие/отсутствие критичных ошибок в учете.
- Анализ учета по УСН – если в организации используется упрощенная система налогообложения, то данный отчет поможет увидеть состояние доходов и расходов, проанализировать принятые расходы и посмотреть их состав.
- Отчет по наличию счетов-фактур – позволит быстро узнать, у каких входящих документов отсутствует «Счет-фактура полученный». С помощью этого отчета вы сможете запланировать действия по возврату документов у ваших поставщиков и принять НДС к вычету.
- Оценка риска налоговой проверки – отчет построен на основании методологии ФНС и производит анализ по 12 критериям на основании данных, содержащихся в информационной базе организации. Вы узнаете, насколько показатели компании близки к пороговым значениям, а значит, попадает ли организация в поле зрение налоговой, которая может прийти с проверкой при планировании мероприятий на следующий год. Обязательно запланируйте подробный анализ данных показателей.
Все данные отчеты находятся в меню «Отчеты».
Если вам потребуется помощь, вы сможете обратиться в компанию, занимающуюся обслуживанием «1С» для детальной проверки учета с помощью программы «1С».
Дополнительные рекомендации
Не забудьте, что вам важно познакомиться с коллективом. Если в бухгалтерии есть еще сотрудники, обязательно ознакомьтесь с их обязанностями и задачами, чтобы не взять на себя двойную работу.
Поработайте с персоналом, узнайте и по возможности проверьте квалификацию имеющихся сотрудников бухгалтерии, чтобы вы могли опираться на уровень их профессионализма, а также понимать, кому из сотрудников нужно уделять больше внимание и контролировать их работу, а кого стоит обучить для более качественного выполнения обязанностей.
Проверьте состояние первичных документов, где они хранятся, как и кем контролируется их наличие и возврат. Если такие работы не ведутся, то сформируйте план действий по устранению этого узкого места. Для этого есть целый спектр возможностей: подключение электронного документооборота, установка программы «Скан-архив» для контроля за возвратом документов и другие способы.
Возможно, вам потребуется помощь квалифицированных специалистов: проще всего обратиться в компанию, которая сопровождает «1С»: здесь помогут решить «горящие» вопросы по отчетности, и вы успеете разобраться с переданным вам учетом.
Не забудьте, что для успешной работы помимо всего прочего вам потребуется:
- наладить взаимодействия в коллективе;
- найти общий язык с директором;
- повысить свой уровень профессионализма (в сфере деятельности компании, в бухгалтерском и налоговом учете, в «1С» – или в любой другой области, которая может вам потребоваться).
Это поможет вам достичь основной цели – взять под контроль учет в новой организации и быть высококлассным специалистом.
Добавить в «Нужное»
Возложение обязанностей с и на главного бухгалтера
В силу разных причин на главного бухгалтера могут возлагать обязанности других сотрудников. Возможна и обратная ситуация, когда обязанности главного бухгалтера поручают исполнять другим работникам. Подробно об этом расскажем в нашей консультации.
Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора
Наиболее типична ситуация, когда обязанности главного бухгалтера возлагают на генерального директора на постоянной основе. Но надо иметь в виду, что принять на себя ведение бухгалтерского учета могут не все руководители.
Генеральный директор может издать приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на себя в следующих типах организаций (п. 4 ст. 6, п. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- субъекты малого и среднего предпринимательства;
- некоммерческие организации;
- организации – «Сколковцы».
Однако если указанные типы организаций подлежат обязательному аудиту, являются жилищным кооперативом, адвокатским бюро, а также в иных случаях, перечисленных в п. 5 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, вести бухгалтерский учет лично руководитель не сможет.
Возложение обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера и иных сотрудников
Законодательство не запрещает возложить ведение бухгалтерского учета на любое иное должностное лицо организации помимо генерального директора. Это может произойти, например, если должность учетного работника в штатном расписании организации вовсе не предусмотрена, а возложить обязанности главбуха на себя руководитель организации не может или не хочет.
Приказ о возложении обязанности главного бухгалтера на бухгалтера: образец.
|
Приказ № 6т от 22.07.2019 Приказываю: В связи с отсутствием в штатном расписании ООО «Мир путешествий» должности главного бухгалтера и в соответствии с п. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ возложить ведение бухгалтерского учета на администратора Козыреву В.Н. с 22.07.2019. Основание: трудовой договор от 22.07.2019 № 72 с Козыревой В.Н. Генеральный директор ___________________ Петровский Г.А. Не возражаю _______________________ администратор Козырева В.Н. |
|---|
Наличие в штатном расписании организации должности главного бухгалтера, которая по разным причинам пока вакантна, также не лишает руководителя права вместо приема на работу нового сотрудника поручить обязанности главного бухгалтера уже работающему сотруднику.
Как оформляется возложение обязанностей главного бухгалтера на других сотрудников в период его отпуска, мы рассматривали в нашей отдельной консультации.
Возложение обязанностей на главного бухгалтера
Нередко возникает и обратная ситуация, когда на главного бухгалтера возлагают обязанности других сотрудников. Как правило, главбуху приходится работать за кассира и кадровика. Одно дело, если это замещение на время отпуска или замена на время больничного.
Иная ситуация, если «чужую» работу главбуху нужно будет делать постоянно.
Здесь возможна ситуация, когда обязанности кассового или кадрового работника прописаны в должностных инструкциях или трудовом договоре главбуха. Тогда ничего дополнительно оформлять и оплачивать главбуху не нужно. Если же нет, то в эти документы вносятся изменения либо новые отношения работника и работодателя оформляются как внутреннее совместительство (ст. 60.1 ТК РФ) или совмещение (ст. 60.2 ТК РФ).
Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия. Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера. В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел.
Предварительные мероприятия
При увольнении главбуха мы рекомендуем до передачи дел провести предварительную работу.
Шаг 1. Отмена доверенностей
На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.
Скачать бланк отзыва доверенности
Скачать уведомление об отзыве доверенности
Шаг 2. Банк-клиент
Если бухгалтер был наделен правом подписи платежных поручений – необходимо переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. До сих пор в некоторых компаниях подпись генерального директора не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).
Если подписи в банковской карточке не равнозначны, то, скорее всего, утверждение нового порядка (новой подписи) займет время, так как необходимо будет переоформить электронные сертификаты для Банк-Клиента. При возникновении срочных платежей можно будет оформить платежные поручения в бумажном виде, если такой вариант предусмотрен вашим договором банковского обслуживания.
Шаг 3. Инвентаризация
Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства. Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым. Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.
Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:
- бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
- учетной политики и локальных нормативных актов;
- переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
- бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).
Если отчетность главбух отправлял по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), то, как правило, можно запросить отчет о состоянии отчетности в самой инспекции. Из него можно будет понять, вся ли необходимая отчетность сдана. Также проверьте требования, поступившие из налоговой, – на все ли из них даны ответы и насколько своевременно.
Шаг 5. Составление приказа
Если после ухода главбуха не запланирована передача ведения учета на аутсорсинг, то лицо или комиссию, принимающих дела у прежнего главбуха, необходимо назначить приказом руководителя компании.
При ведении учета самой компанией в идеале принимающим лицом должны быть:
- новый главбух;
- действующий заместитель увольняемого работника.
К обязательным атрибутам рассматриваемого приказа можно отнести:
- срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
- период, за который сформированы документы из описи.
Если увольнение происходит по собственному желанию, то устанавливать срок более двух недель противозаконно. При инициировании увольнения руководством компании или если причина увольнения – пенсионный возраст работника, допустимо установить сроки, комфортные для обеих сторон.
О порядке увольнения главного бухгалтера
Шаг 6. Акт приема-передачи дел
Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:
- все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
- локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
- ключи от сейфов;
- е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
- бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).
Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.
Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:
- непосредственно в самом акте;
- в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.
Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:
«Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».
В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.
Как принимать дела у главного бухгалтера
Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:
- халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
- допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
- утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
- несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.
Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.
В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки. Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно. В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.
О видах ответственности уволенного главного бухгалтера, вплоть до уголовной
Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.
Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.
И нам так же, как и главным бухгалтерам, требуются пояснения процессов в компании и введения в курс дела. Подобный адаптивный период позволяет вовремя выявить «тонкие» места в учете и в последующем избежать серьезных проблем в процессе обслуживания.
Далее, в процессе обслуживания каждый наш сотрудник занимается участком, в котором он специалист, а его работа подвержена многоуровневому контролю:
- работу бухгалтера контролирует главный бухгалтер;
- работу главного бухгалтера контролирует куратор;
- работу куратора контролируют аудиторы и методологи.
Кроме того, проходит ежедневный аудит качества учета программой «Электронный аудитор».
«Электронный аудитор» – уникальная разработка IT-специалистов нашей компании. Это программа, которая ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций – сразу же поступает сигнал специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную и при обнаружении ошибки оперативно вносят исправления.
Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?
Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.
Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:
- провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
- войти в курс дела;
- точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.
Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.