Руководство пользователя регистратура

Общие сведения

Назначение

Автоматизированное рабочее место регистратора поликлиники (здесь и далее — АРМ регистратора) предназначено для автоматизации ввода данных по направлениям и записи пациентов на прием.

Функции АРМ

Основные функции АРМ:

• работа с расписанием;
• запись к врачу;
• выписка направлений;
• запись в очередь;
• прикрепление пациентов к МО;
• работа с картохранилищем: поиск, просмотр сведений о посещении пациентом поликлиники, печать документов;
• работа с журналом направлений;
• просмотр и формирование отчетов;
• доступ к ЭМК.

Условия доступа к АРМ

Выбор АРМ

Название места работы пользователя указано в заголовке формы в виде гиперссылки. Для смены места работы нажмите на гиперссылку и выберите необходимое.

Главное меню Системы

Главное меню Системы содержит:

• наименование АРМ;
• имя пользователя учетной записи – при нажатии кнопки отображается информация о пользователе:
  • имя пользователя;
  • e-mail;
  • описание рабочего места;
  • МО пользователя;
  • флаг «Запись через кол-центр» – флаг должен быть установлен, если на текущий момент пользователь АРМ регистратора поликлиники является сотрудником кол-центра. Если пользователь работает в режиме регистратора, флаг должен быть выключен;
  • «Выход» – для выхода из учетной записи пользователя;

• «Горячие клавиши» – при нажатии отображается список клавиш быстрого доступа;
• «Уведомления» – при нажатии отображается список уведомлений пользователя;
• «Помощь» – при нажатии отображается справка по работе с Системой;
• контекстное меню Системы — при нажатии отображается меню доступа к основным разделам Системы.

Описание АРМ регистратора

Журнал рабочего места регистратора поликлиники содержит:

• верхнюю панель;
• панель вкладок – для переключения между открытыми формами;
• панель фильтров;
• панель управления списком;
• список пациентов;
• список направлений и записей пациента / список амбулаторных карт;
• боковую панель.

Расположения данных элементов приведено на рисунке ниже.

Верхняя панель

Верхняя панель содержит:

Для поиска пациента в списке введите его ФИО в соответствующее поле фильтра и нажмите кнопку «Найти».

«Считать с карты» – для получения данных с электронной карты пациента. Для использования функционала должен быть установлен плагин для считывания данных, заданы соответствующие настройки.

Действия с записями списка доступны только для направлений, выписанных в МО или записанных в очередь или на бирку в МО регистратора.

Для перехода к дополнительным функциям АРМ воспользуйтесь боковой панелью (подробнее см. раздел «Боковая панель»). Для этого наведите курсор мыши на панель и выберите нужный пункт меню. Боковая панель может содержать несколько уровней меню.

Для выхода из Системы нажмите имя пользователя на верхней панели и выберите пункт контекстного меню «Выход».

Панель фильтров

Для отбора данных в списке в АРМ регистратора поликлиники применяются следующие поля фильтров:

• «Фамилия»;
• «Имя»;
• «Отчество»;
• «ДР» – дата рождения пациента;
• «Улица»;
• «Дом»;
• «Номер амб. карты»;
• флаг «Учитывать историю карт» – при включенном флаге поиск проводится в том числе и по утратившим актуальность номерам амбулаторных карт пациента в рамках МО;
• «Серия полиса»;
• «Номер полиса»;
• «Ед. номер»;
• флаг «Учитывать умерших»

Список пациентов

• в столбце «Ам. карта» отображается номер амбулаторной карты, если МО регистратора совпадает с МО прикрепления пациента.
  • если пациент прикреплен к текущей МО, отображается и выводится на печать №АК из прикрепления;
  • если пациент не прикреплен к текущей МО и у него есть АК созданная на вкладке «Амбулаторные карты», то отображается и выводится на печать номер амбулаторной карты из списка амбулаторных карт. Если карт несколько, то печатается карта с новейшей датой движения в регистратуре.
  • если пациент не прикреплен к МО и у него нет амбулаторной карты, созданной в МО, то отображается и выводится на печать номер амбулаторной карты в скобках, например: (№12345), подразумевая, что у пациента нет амбулаторной карты, но есть номер амбулаторной карты прикрепления.
• в столбце «Дата смерти» отображается дата смерти пациента.
• в столбце «Полис» отображается номер полиса в виде ссылки. При нажатии отобразится форма «Данные полиса».

В нижней части формы доступна работа с направлениями и записями или с амбулаторными картами выбранного пациента. Для начала работы выберите соответствующую вкладку на панели вкладок раздела.

Боковая панель

Боковая панель главной формы АРМ содержит следующие кнопки:

• «Поиск»:
  • «ЛВН» – отобразится форма поиска ЛВН;
  • «Человек» – отобразится форма поиска пациента;
  • «Льготники» – доступ к регистру льготников;
  • «Участки и врачи по адресу» – отобразится форма поиска участков прикрепления.
• «РПН»:
  • «РПН: Поиск» – доступ к регистру прикрепленного населения;
  • «РПН: Прикрепление» – доступ к регистру прикрепленного населения;
  • «РПН: Журнал движения» – доступ к журналу движения по картотеке;
  • «РПН: Заявления о выборе МО» – отобразится список пациентов, написавших заявлений о прикреплении к МО.
• «Ведение расписания» – для просмотра, редактирования, планирования расписания врача;
• «Запись к врачу» – для выписки направлений к врачу;
• «Журнал вызовов на дом» – для просмотра журнала вызовов на дом;
• «Модерация записей с портала» – отобразится форма «Модерация интернет-записи»;
• «Модерация пользователей портала» – отобразится форма «Модерация людей»;

• «Редактирование квот приема» – отобразится редактор квот;
• «Журнал направлений и записей» – доступ к журналу направлений и записей;

• «Запросы на просмотр ЭМК» – отобразится форма «Запросы на просмотр ЭМК»;

• «Картохранилище» – доступ к модулю «Картохранилище». Кнопка отображается, если на форме «Настройки», в разделе «Поликлиника», установлен флаг «Разрешить доступ к функционалу картохранилища»;
• «Печать ТАП» – отобразится форма «Печать ТАП» с возможностью поиска, просмотра и печати документов посещений пациентом поликлиники подразделения, к которому относится служба с типом «Регистратура поликлиники» текущего АРМ регистратора поликлиники;
• «Регистрация обращений»: 

  • «Регистрация обращения: Поиск» – отобразится форма «Регистрация обращений: Поиск»;

  • «Регистрация обращений: Отчетность» – отобразится форма «Регистрация обращений: Отчетность»;

• «Медицинские справки» – отобразится форма «Медицинские справки«. Кнопка «Медицинские справки» отображается пользователям АРМ регистратора поликлиники, в учётную запись которых добавлена группа прав «Медицинская справка»;
• «Справочники»:
  • «Справочник медикаментов»;
  • «Справочник МЭС»;
  • «Справочник услуг»;
  • «Справочник учета движения медикаментов».
• «Структура»:
  • «Структура МО»;
  • «Паспорт МО».
• «График замещений» – отобразится форма «График замещений»;
• «Справочник кабинетов»:
  • «Справочник кабинетов»;
  • «Расписание работы врачей».
• «Региональный РЭМД»:
  • «Подписание медицинской документации – отобразится форма «Подписание медицинской документации«.
• «Журнал уведомлений»;
• «Групповое прикрепление»;
• «Управление рассылками» – отобразится форма «Журнал рассылок»;
• «Отчеты»;
• «Шаблоны документов».

Панель управления

На панели управления доступны действия:

• «Записать» – отобразится форма для выписки направления выбранному пациенту из списка. Только для записи в свою МО. Производится фильтрация по МО пользователя;
• «Записать с направлением» – при выборе врача отображается расписание МО пользователя и расписание врачей из других МО с установленным флагом «Разрешать запись из других МО»;

• «Записать с внешним направлением» – для добавления направления с признаком «К себе» (в МО пользователя). Направление помещается в очередь. Номер направления вводится пользователем;
• «Экстренный прием»;
• «Прикрепление» – отобразится форма истории прикреплений пациента. В столбце отображается:
  • если у пациента нет прикреплений, то столбец не заполнен;
  • если у пациента имеется только основное прикрепление, то не зависимо от МО пользователя отображается основное прикрепление пациента;
  • если у пациента имеется только служебное прикрепление, то в АРМ регистратора поликлиники МО, к которой пациент имеет служебное прикрепление, отображается это прикрепление. Для пользователей других МО пациент отобразится без прикрепления;
  • если у пациента есть основное прикрепление и служебное, то в АРМ регистратора поликлиники МО, к которой пациент имеет служебное прикрепление, отобразится служебное прикрепление. Для пользователей остальных МО – основное;
  • если у пациента есть основное прикрепление и несколько служебных, то в АРМ регистратора поликлиники тех МО, к которым пациент имеет служебные прикрепления, отобразятся соответствующие служебные прикрепления. Для пользователей остальных МО – основное;
  • если у пациента нет основного прикрепления, но есть одно или несколько служебных, то в АРМ регистратора поликлиники тех МО, к которым пациент имеет служебные прикрепления, отобразятся соответствующие служебные прикрепления. Для пользователей остальных МО пациент отобразится без прикрепления;
  • если в одной МО создано несколько типов прикреплений, то отображается основное.
• «Вызов врача на дом» – при нажатии отобразится форма «Журнал вызовов на дом»;

• «Печать» – при нажатии отобразится подменю для выбора варианта печати:
  • «Печать записанных по всем врачам» – вывести на печать список записанных по всем врачам. При нажатии кнопки отобразится форма выбора подразделения текущей МО и дата, на которую необходимо сформировать отчет;
  • «Печать бланка ТАП» – вывести на печать бланк ТАП для выбранного пациента;
  • «Печать бланка ТАП (до 2015г) – вывести на печать бланк ТАП старого образца;
  • «Печать амбулаторной карты» – вывести на печать карты пациента (по прикреплению к МО):
    • если у пациента имеются открытая амбулаторная карта, и ее номер указан в данных о прикреплении к МО регистратора, то на печать выводится номер карты, указанной в прикреплении. При отсутствии прикрепления пациента к МО регистратора на печать выводится номер созданной в данной МО карты. Если карт несколько, то номер первой найденной. При отсутствии открытых амбулаторных карт в МО регистратора поле остается пустым;
    • если для пациента (в текущей МО) не создана амбулаторная карта, то отобразится сообщение: «У пациента нет амбулаторной карты в данной МО. Будет распечатан шаблон документа. Для печати карты предварительно создайте ее для пациента». При нажатии кнопки «Печать шаблона АК» в новой вкладке браузера отобразится пустая форма амбулаторной карты.
  • «Печать стом.карты» – вывести на печать стоматологическую карту пациента:
    • «Талон амбулаторного пациента»;
    • «Форма 043/у»;
    • «Вкладыш к форме 043/у».
  • «Печать истории развития ребёнка» – печать формы «112/у История развития ребенка». Доступно для пациентов младше 15 лет;
  • «Согласие на обработку перс.данных (А4)»;
  • «Отзыв согласия на обработку перс.данных»;
  • «Согласие на обработку ПД (А5)»;
  • «Согласие на вмешательство (А4)» – печать формы «Информационное добровольное согласие на виды медицинских вмешательств». Если у пациента есть отказ хотя бы от одного вида медицинского вмешательства, то при нажатии кнопки отображается форма «Отказ от видов медицинских вмешательств». Кнопка неактивна, если у пациента нет действующего согласия на медицинские вмешательства или согласия на обработку персональных данных в МО пользователя;
  • «Книга записи вызовов на дом»;
  • «Печать шаблона документа» – вывести на печать шаблон документа. При нажатии кнопки отобразится форма «Печать шаблона документа».

• «Это двойник» – отобразится форма для отправки двойников на объединение;
• «Добавить человека» – добавление человека в Систему. Отобразится форма «Человек: Добавление»;
• «Редактировать данные» – отобразится форма редактирования данных пациента;
• «История лечения» – отобразится форма истории лечения пациента;
• «Согласия» – при нажатии отображается раскрывающийся список:
  • «Согласие на обработку персональных данных» – для добавления согласия на обработку персональных данных. Если у пациента уже есть действующее согласие, отобразится всплывающее сообщение: «У пациента есть действующее согласие на обработку персональных данных. Отозвать предыдущее и создать новое?»;
  • «Отзыв согласия на обработку персональных данных» – для отзыва согласия на обработку персональных данных. Кнопка доступна, есть у пациента уже есть действующее согласие.

Раздел «Список направлений и записей пациента»

Вкладка «Направления и записи»

Действия, кроме просмотра, доступны только для направлений и записей, сделанных в МО регистратора (т.е. МО регистратора указано в поле «Кем направлен» или «Куда направлен». Просматривать можно любые записи.

Пользователю доступны следующие действия:

• «Открыть» – просмотр направления. Отобразится форма направления в режиме просмотра. Действие доступно только для электронных (неавтоматических) направлений;
• «Отменить» – отменить выбранную запись/направление пациента. Действие доступно при наличии у пользователя прав доступа для отмены записи. Кнопка недоступна при просмотре записей за прошедшую дату. Для направлений в статусе «Очередь», «Записано на бирку» соблюдаются следующие условия:
  • «Кем направлен» – МО регистратора для АРМ регистратора; 
  • «МО направления» – МО регистратора для АРМ регистратора; 
  • направление создано оператором call-центра для АРМ call-центра;
  • оператору АРМ регистратора поликлиники доступна отмена записей и направлений из другой МО.

• «Записать из очереди» – записать из очереди можно на текущий или будущий день, если направление имеет статус «Поставлено в очередь»;
• «В очередь» – действие доступно только для направлений в статусе «Записано»;
• «Перезаписать» – изменить дату/время записи. Перезаписать можно на текущий или будущий день, если направление имеет статус «Записано». При выборе новой бирки занятая бирка освободится, человек будет записан на новую бирку со стандартными проверками при записи без создания нового направления. При перезаписи пациента запись в другую МО и постановка в очередь на запись недоступны. 

Список направлений и записей:

• В списке не отображаются направления со статусами «Обслужено», «Отменено», «Отклонено».
• В столбце «Номер» отображается номер выписанного электронного направления. Если добавлена обычная запись к врачу (без направления), сделанная самим врачом, регистратором или через сайт самозаписи, то номер отображается без гиперссылки. Если было создано электронное направление, номер отображается в виде гиперссылки. При переходе по ссылке отобразится форма просмотра данных направления.
• В столбце «Дата направления» указывается дата выписки направления. Если направление в поликлинику находится в очереди и срок ожидания превысил значение, указанное в параметрах Системы, то рядом с датой направления отображается восклицательный знак.

Вкладка «Амбулаторные карты»

Вкладка предназначена для учета движения амбулаторных карт. На вкладке отображается информация о выданных оригиналах амбулаторных карт в МО пользователя.

Вкладка содержит столбцы:

• «№ карты» – номер амбулаторной карты пациента;
• «Последнее движение» – дата и время, когда было последнее изменение движения карты;
• «Текущее положение» – местонахождение карты;
• «Подразделение» – подразделение, где находится карта.

Для работы со списком амбулаторных карт доступны следующие действия (кнопки доступны на панели управления списком):

• «Открыть» – при нажатии отображается форма «Амбулаторная карта»;

• «Добавить карту» – при нажатии отображается форма «Амбулаторная карта» в режиме добавления»;
• «Удалить» – при нажатии отображается диалоговое окно с просьбой подтвердить или отменить удаление выбранной амбулаторной карты;
• «Печать»:
  • «Печать списка» – для печати списка амбулаторных карт пациента;
  • «Печать амбулаторной карты» – для печати амбулаторной карты пациента формы № 025/у;
  • «Печать штрихкода амбулаторной карты» – для печати штрихкода амбулаторной карты пациента;

• • «Печать стомат.карты (форма 043/у)» – для печати формы «Медицинская карта стоматологического больного».

Подробнее о работе с амбулаторными картами в АРМ регистратора поликлиники см. раздел «Контроль движения амбулаторных карт».

Работа в АРМ

Создание расписания

Для создания расписания:

• нажмите кнопку «Ведение расписания» на боковой панели АРМ. Отобразится форма «Мастер редактирования расписания»;

• выберите в дереве МО врача, услугу или службу для, которой необходимо создать расписание. В правой части отобразится расписание;
• в поле работы с расписанием или на панели инструментов выберите нужный день;
• нажмите ссылку «Заполнить расписание» или кнопку «Создать расписание». Отобразится форма создания расписания;
• выберите вариант создания расписания из выпадающего списка поля «Вариант создания». Содержимое формы отобразится в соответствии с выбранным вариантом создания расписания:
  • «Задать новое расписание»;
  • «Скопировать существующее расписание» – чтобы скопировать расписание за выбранный период, предварительно должно быть создано расписание за этот период.
    При работе с расписанием отделения стационара, расписание создается на койки отделения, с указанием количества мужских, женских, общих коек;
• укажите параметры приема: дату приема, начало и окончание приема, длительность приема, тип бирки. При копировании расписания укажите количество повторов копирования заданного периода в поле «Скопировать раз». Например, если задан период понедельник – вторник, количество – 2, то расписание будет скопировано на среду – четверг, пятницу – субботу. Для копирования примечаний установите флаг «Копировать примечания на день»;
• нажмите кнопку «Создать расписание». Отобразится форма с созданным расписанием работы. Если расписание уже создано, повторно создать расписание на указанную дату невозможно;
• при необходимости добавьте дополнительные бирки. Для этого:
  • нажмите кнопку «Добавить доп. Бирку»;
  • укажите время начала приема по дополнительной бирке «Добавить». Интервал времени между добавляемой и существующими бирками должен быть не менее двух минут;
• при необходимости добавьте или отредактируйте имеющееся примечание:
  • для создания или редактирования примечания на бирку:
    • выберите бирку, примечания для которой требуется создать или отредактировать;
    • выберите пункт контекстного меню «Добавить примечание» или нажмите кнопку «Добавить» на верхней панели раздела «Примечания»;

    • отобразится форма «Примечания» содержащая поля:

      • «Примечание» – переключатель «На день»/»На бирки»;
      • «Начало» – поля для выбора даты и времени;
      • «Окончание» – поля для выбора даты и времени;
      • «Видимость» – переключатель Все МО/Только своя МО;
      • «Выберите примечание» – выпадающий список;
      • «Текст примечания» – поле для ввода текста. При выборе значения в списке примечаний автоматически отображается текст примечания для указанного типа;
      • «Новое примечание» – поле для ввода текста;

• • • заполните поля формы. Нажмите кнопку «Создать». Примечание для бирки будет отображаться в сплывающей подсказке;
  • для создания примечания на день:
    • выберите день, для которого требуется добавить примечание;
    • нажмите кнопку «Добавить» на верхней панели раздела «Примечания»;
    • отобразится форма «Примечания»;
    • заполните поля формы. Нажмите кнопку «Создать». Примечание на день будет отображаться в сплывающей подсказке.

Изменение расписания выполняется путем удаления существующего и созданием нового или добавлением к существующему расписанию новых бирок:

• для удаления расписания на выбранный день нажмите на ссылку «Очистить день»;
• для изменения типа бирки в контекстном меню бирки нажмите «Изменить тип» и выберите нужный тип;
• для освобождения записи с бирки в контекстном меню бирки выберите пункт «Освободить бирку»;

• для удаления бирки в контекстном меню бирки нажмите кнопку «Удалить бирку».

  П р и м е ч а н и я

  1. Удаление занятых бирок недопустимо.
  2. Для бирок с типом «Групповой прием» кнопка «Удалить бирку» остается неактивной, если есть хотя бы один записанный на бирку пациент.
• для просмотра истории записей на бирку в контекстном меню бирки нажмите кнопку «Просмотр истории». Отобразится окно просмотра полной истории по выбранной бирке;
• для просмотра информации о пользователе портала, который записался на выбранную бирку, в контекстном меню бирки нажмите кнопку «Просмотр истории», нажмите на ссылку в столбце «Оператор», отобразится форма просмотра данных о пользователе;
• для переноса выделенной области расписания нажмите «Переместить» и укажите целевой диапазон расписания.  Если целевой диапазон уже содержит расписание, то это расписание подменяется расписанием из скопированного диапазона, при этом занятые бирки не изменяются и бирки с аналогичным периодом не вставляются.

Особенности работы регистратора поликлиники с расписанием сотрудников и службы центра удалённых консультаций описаны в справке «Настройка расписания для службы ЦУК и сотрудника АРМ ЦУК».

Запись к врачу

Для записи пациента к врачу:

• введите поисковый критерий в поля фильтра;
• нажмите кнопку «Найти»;
• выберите пациента в списке найденных записей;
• нажмите кнопку «Записать» на панели управления списком пациентов. Отобразится форма «Мастер выписки направлений»;

• выберите подразделение, а затем отделение в списке формы;
• выберите в списке врача или услугу. Отобразится расписание работы врача;
• выберите свободную бирку или койку (обозначена зеленым цветом). Отобразится форма с перечнем записанных пациентов;
• если свободных бирок нет, поставьте пациента в очередь. Для этого нажмите кнопку «Поставить в очередь»;
  Для включения пациента в список записанных без предварительной записи на форме «Мастер выписки направлений» нажмите кнопку «Дополнительный прием». Пациент будет добавлен в список записанных пациентов в соответствии с текущим временем. В расписании врача отобразится запись пациента с пометкой «Б/З».
• по окончании работы с формой нажмите кнопку «Закрыть».

Для записи пациентов к определенному врачу:

• нажмите кнопку «Запись к врачу» на боковой панели главной формы АРМ. Отобразится форма «Мастер выписки направлений»;

• выберите подразделение, а затем отделение в списке формы;
• выберите в списке врача или услугу. Отобразится расписание работы врача;
• выберите свободную бирку или койку (обозначена зеленым цветом). Отобразится форма «Человек: Поиск»;
• введите поисковый критерий в поля фильтра. Нажмите кнопку «Найти»;
• выберите пациента в списке найденных записей. Нажмите кнопку «Выбрать»;
• пациент будет добавлен в список записанных пациентов.

Для записи пациента ранее добавленного в очередь:

• нажмите на боковой панели АРМ кнопку «Журнал направлений и записей»;

• введите поисковый критерий в поля фильтра, в поле «Статус» выберите значение «Поставлено в очередь»;
• нажмите кнопку «Найти»;
• выберите пациента в списке найденных записей;
• нажмите кнопку «Записать»;
• выберите в нижнем списке нужный элемент и двойным щелчком мыши откройте расписание;
• выберите свободную бирку;
• после окончания работы с формой нажмите кнопку «Закрыть».

Если запись выполнена на региональном портале через лист ожидания, то при отмене записи, в истории листа ожидания отобразится статус «Отменен» с указанием причины отмены.

Выписка направления

Для выписки направления пациенту:

• введите поисковый критерий в поля фильтра;
• нажмите кнопку «Найти»;
• выберите пациента в списке найденных записей;
• нажмите кнопку «Записать» на панели управления списком. Выберите вариант записи. Отобразится форма «Мастер выписки направлений»;
• выберите тип направления в списке. Дважды щелкните левой клавишей мыши по нужному типу;
• выберите подразделение;
• выберите врача/отделение/службу;
• выберите свободную бирку или койку;
• при необходимости введите данные по направлению. Например, при выписке направления на плановую госпитализацию отобразится форма «Направление: Добавление», заполните поле «Диагноз».

Особенности выписки пациенту направления на удалённую консультацию описаны в справке «Создание направления на удаленную консультацию формата врач – пациент».

Прикрепление пациента к МО

Для прикрепления человека к МО:

• нажмите на боковой панели АРМ кнопку «РПН», отобразится подменю;

• выберите пункт «РПН: Прикрепление». Отобразится форма «РПН: Прикрепление»;

• введите поисковый критерий в поля фильтра;
• Нажмите кнопку «Найти»;
• выберите пациента в списке найденных записей. В нижнем списке формы отобразится история прикрепления пациента;
• выберите вкладку, соответствующую типу прикрепления;
• нажмите кнопку «Добавить» на панели управления списком прикреплений. Отобразится форма «РПН: Добавление». Действие доступно, если пациент не был прикреплен ранее к данной МО по выбранному типу прикрепления;
• заполните поле «Участок»;
• при необходимости укажите отказ от некоторых видов медицинских вмешательств. Для этого:
  • отметьте флаг «Отказ от медицинских вмешательств»;
  • проставьте флаги в графе «Отказ» напротив нежелательных медицинских вмешательств;
• по завершении заполнения полей формы нажмите кнопку «Сохранить». Отобразится запрос печати заявления пациента;
• для вывода на печать формы заявления о выборе МО для заполнения:
  • лично пациентом – нажмите «Лично»;
  • представителем пациента – нажмите «Представитель»;
• на отдельной вкладке отобразится печатная форма заявления. Используйте настройки браузера для вывода на печать.

Контроль движения амбулаторных карт

В Системе доступна возможность контроля местонахождения оригиналов амбулаторных карт. Ответственными за ввод данных о перемещении амбулаторных карт являются работники регистратуры МО.

При передаче амбулаторной карты работник регистратуры обязан ввести информацию о движении карты в систему. Все перемещения карт должны производится через регистратуру.

Доступна возможность хранения амбулаторных карт разного вида (основное, гинекологическое, стоматологическое).

Пациент может иметь по одной открытой карте разного типа, связанной с прикреплением. Пациент может иметь несколько амбулаторных карт.

Для контроля движения амбулаторных карт предназначена вкладка «Амбулаторные карты» журнала рабочего места регистратора поликлиники. На вкладке отображается список оригиналов амбулаторных карт. В списке отображается следующая информация: номер оригинала амбулаторной карты, дата последнего движения, текущее местонахождение карты.

Доступные действия:

• добавить информацию о перемещении карты;
• изменить введенную информацию;
• просмотреть данные;
• удалить запись из списка. Карту можно удалить, если она не имеет связи ни с одним прикреплением;
• обновить список;
• печать:
  • «Печать амбулаторной карты» – печать выбранной амбулаторной карты;
  • «Печать стоматологической карты (форма 043/у)».

Кнопки «Добавить» и «Удалить» доступны записей о пациентах, у которых нет даты смерти.

При возврате карты в регистратуру, передачи другому сотруднику МО и т.д. необходимо добавить новую запись о передвижении карты.

Для добавления данных о движении амбулаторной карты:

• выберите пациента из списка;

• откройте вкладку «Амбулаторные карты»;

• нажмите кнопку «Добавить». Отобразится форма добавления информации об оригинале амбулаторной карты;

• Нажмите кнопку «Добавить». Отобразится форма ввода данных о перемещении карты;

• укажите дату и время (по умолчанию подставляется текущая дата и время);
• выберите соответствующее значение в поле «Местонахождение»;
• заполните обязательные поля в зависимости от значения, выбранного в поле выше;
• нажмите кнопку «Сохранить».

Информация о местонахождении карты будет добавлена в Систему.

Описание формы «Амбулаторная карта»

В верхней части формы расположен блок с информацией о данных карты, в нижней — информация о перемещении карты:

• «№ амб. карты» – поле для указания номера амбулаторной карты;
• «Медицинская организация» – при добавлении заполнено по умолчанию данными текущей МО (МО пользователя). Недоступно для редактирования;
• «Пациент» – поле недоступно для редактирования;
• «Дата закрытия» – указывается дата закрытия АК;
• «Причина закрытия» – если указана дата закрытия, то поле обязательно для заполнения.

Описание формы «Движение амбулаторной карты»:

Форма содержит поля:

• «Дата» – дата добавления информации о перемещении карты;
• «Время» – время перемещения карты;
• «Местонахождение» – значение выбирается из справочника. При выборе значения «Другое» отобразится поле для ввода дополнительной информации;
• «Сотрудник МО» – значение выбирается из выпадающего списка мест работы сотрудников текущей МО. Поле обязательно для заполнения, если в поле «Местонахождение» указано значение «Сотрудник МО»;
• «Должность» – поле недоступно для редактирования. По умолчанию не заполнено. Если в поле «Сотрудник МО» выбрано место работы сотрудника, то в поле устанавливается должность выбранного места работы;
• «Пояснение» – обязательно для заполнения, если в поле «Местонахождение» указано значение «Другое» или «Другая МО».

Печать штрихкода амбулаторной карты

Для печати штрихкода амбулаторной карты:

• выберите пациента в списке главной формы АРМ;
• перейдите на вкладку «Амбулаторные карты»;
• выберите нужную запись из списка;
• нажмите кнопку «Печать». Отобразится подменю;
• выберите пункт «Печать штрихкода амбулаторной карты».

В новой вкладке браузера отобразится сформированный штрихкод. Распечатайте штрихкод согласно настройкам печати.

Контроль интернет-записи

Подробнее см. раздел «Модерация интернет-записи».

Контроль самозаписи через портал

Подробнее см. раздел «Модерация людей».

Поиск льготников

Описание работы по поиску льготников в регистре приведено см. раздел «Регистр льготников. Поиск».

Работа со структурой МО

Для пользователей, учетной записи которых добавлена группа прав «Администратор регистратуры ЛПУ», на форме «Структура МО» для редактирования доступна вкладка «Участки».

Описание работы со структурой см. раздел «Структура МО».

Работа с паспортом МО

Описание работы с паспортом МО см. раздел «Паспорт МО».

Система уведомлений

Подробнее см. раздел «Обмен сообщениями (журнал уведомлений)».

Всплывающие уведомления

Уведомления о неподписанных документах

Подробнее см. «Журнал уведомлений».

Работа со справочником медикаментов

Подробнее см. раздел «Справочник медикаментов».

Работа со справочником медико-экономических стандартов

Описание работы со справочником медико-экономических стандартов приведено см. раздел «МЭС. Просмотр».

Картохранилище

Подробнее см. раздел «Форма Картохранилище».

Доступ к ЭМК

На кнопке «Запросы на просмотр ЭМК» в АРМ Регистратора поликлиники отображается количество запросов в данную МО со статусом «Новый» на текущие дату и время.

Подробнее см. раздел «Запросы на просмотр ЭМК».

Работа с обращениями

Подробнее см. раздел «Регистрация обращений».

Печать книги записи вызовов на дом

Для печати необходимо:

• выбрать «Печать» → «Печать книги записи вызовов на дом». Отобразится форма «Параметры формирования»;

  

• указать:
  • «Период» –  период печати;
  • «Участок» – выбрать участок для печати.
• нажать «Печать».

Формируется документ печатная форма N 031/У «Книга записи вызовов врачей на дом». Форма отображается в новом окне браузера. 

Электронная очередь в АРМ регистратора поликлиники

Подробнее см. раздел «Электронная очередь в АРМ регистратора поликлиники».

Отчеты

Подробнее см. раздел «Формирование отчетов. Общая информация».

Управление рассылками

Подробнее см. раздел «Журнал рассылок».

Информирование пациентов с помощью SMS-уведомлений

В Системе сохраняется информация о связи пациента с аккаунтом на портале «К-врачу», которая используется при SMS-информировании в следующих ситуациях:

• Отказ в вызове на дом – регистратор/Оператор call-цента может установить карте вызова статус «Отказ». При этом пользователю может направляться SMS-уведомление на номер телефона, указанный в учетной записи портала самозаписи (при отправке уведомлений используется существующая настройка для записи на прием);
• Отмена вызова на дом – вызов отменяется по личному обращению пациента. Вызов можно отменить только во время доступности сервиса. При отмене вызова карта приобретает статус «Отменен». Для интернет- записей отправляется SMS-уведомление об отмене вызова, при наличии необходимых настроек (Уведомлений);
• Подтверждение вызова на дом – подтвержденный вызов на дом сопровождается установкой статуса «Одобрен». Для интернет-записей отправляется SMS-уведомление об одобрении вызова, при наличии необходимых настроек (Уведомлений);
• Прикрепление – при переприкреплении пациентов возможно SMS-информирование. Настройка о необходимости проведения данной операции производится для региона в целом в «Параметры системы» — «Общие настройки» — «Уведомления»;
• При отмене записи регистратором/оператором/врачом из Системы производится SMS-оповещение.

Чтобы в вашей клинике не было так, как на картинке выше, и написана эта статья.

Модуль «Регистратура» медицинской информационной системы ArchiMed+предназначен для первичной обработки пациентов внутри клиники и автоматизации работы медрегистратора и администратора. Он устанавливается на компьютере этого сотрудника.

Работать с программой быстро и удобно, сокращается время работы сотрудника и количество ошибок человеческого фактора:

• не нужно искать вручную бумажные карты;

• нет необходимости заполнять новые карты от руки (и допускать ошибки);

• одним щелчком мыши можно получить всю информацию о пациенте;

• создать расписание врачей, которое всегда будет под рукой;

• быстро посмотреть расписание и записать пациента на прием;

• выписать талон и распечатать его

• и множество других полезных функций.

Внимание: многие функции можно настроить индивидуально под вашу клинику – поговорим об этом далее.

Чтобы запустить модуль, нужно войти в МИС ArchiMed+ под своей учетной записью и нажать кнопку «Регистратура». Появится несколько вкладок: «Архив карт», «Расписание работы врачей», «Талоны на прием». Рассмотрим, как работать с каждой вкладкой.

Архив карт       

Здесь хранятся все амбулаторные карты пациентов, когда-либо посетивших вашу клинику – то есть вся база. Регистратор может быстро найти карту по поиску (искать можно по номеру карты, ФИО или телефону) в верхней части окна. Есть расширенный фильтр, который позволяет искать карту по адресу и контактам, статистике, страховым данным и другим параметрам.

Чтобы завести для нового клиента индивидуальную карту, необходимо нажать на кнопку «Создать новую» на панели управления. Откроется окно «Амбулаторная карта».

Сюда заносится информация о пациенте: основные сведения (ФИО, дата рождения, место работы, адрес, телефон, данные документов и т.д.). Внимание: вы можете сами настроить поля, обязательные для заполнения, чтобы администратор просто не смог забыть указать данные в них. Если забудет – программа не даст ни сохранить, ни распечатать карту.

В дополнительных вкладках указываются данные лабораторных исследований, данные страхового полиса, если ваша клиника работает со страховыми организациями, больничные листы, оформленные для пациента в клинике, сигнальные отметки (аллергия, ограничения слуха и т. д.), специальные отметки (должник, хам, в черном списке, принимается по гарантийному письму и так далее), прикрепляется фотография. Словом, все, что нужно знать о пациенте. 

В архиве карт имеется возможность распечатывать документы на основе специальных форм. В стандартной сборке доступны амбулаторные карты в разных форматах. Вы можете пользоваться нашей формой или предложить свою.

Расписание врачей   

Вкладку «Расписание работы врачей» заполняет обычно медицинский регистратор клиники. Расписание можно создавать на разный период, поэтому изначально вам желательно знать время работы конкретного врача. Его можно заполнять заранее, если штатные врачи работают по привычному графику. Если врачи приходящие, расписание создается обычно на день-два вперед.Если в расписании произошли изменения, его можно без проблем отредактировать. 

Как видно из картинки, в левой части расположен календарь, фильтр с выбором кабинета, корпуса (если таковой имеется). В основной части окна отображается непосредственно расписание врачей за выбранный период, которое строится по кабинетам.  

Для создания нового расписания врача необходимо нажать на кнопку «Новая запись» – появится форма, которую видно в правой части окна. Чтобы иметь возможность настраивать расписание по дням недели, необходимо установить галочку напротив поля «Создать расписание на период». Имеется возможность установить рабочие часы по четным или нечетным дням, будням и выходным.

Далее вводим следующие данные: ФИО врача и ассистента из списка сотрудников, кабинет, в котором будет принимать врач, время начала и окончания приема, тип дня – операция или приемный день. Если, к примеру, тип дня отмечен операционным, то пациенты уже не записываются. Важный момент: типы дня, как и все выпадающие списки в программе, можно настроить конкретно для вашей клиники, просто добавив нужные пункты. Например, к операционному и приемному добавить выездной день. . 

Затем указываем начало и окончание приема,Также можно добавить или удалить перерыв и по необходимости добавить примечание. Далее нажимаем на кнопку «Ок» – новое расписание готово.

В разделе имеется возможность распечатывать созданное расписание. Сделать это можно с помощью кнопки «Печать отчетов» во вкладке «Шахматка». Выберите нужный период и нажмите кнопку «Печать».

Талоны на прием

После того как расписание готово, можно записывать пациентов. В этом поможет программа записи на прием к врачу. Для этого используется вкладка «Талоны на прием» – основное рабочее поле для администратора.

В этом окне ведется запись пациента на прием. Представим, как это происходит в рабочем режиме. К примеру, в клинику звонит пациент и хочет записаться на 29 февраля к терапевту Иванову Ивану Ивановичу.

Если администратору поступает звонок с IP-телефонии, в модуле сразу же открывается окно амбулаторной карты пациента, и сотрудник понимает, кто именно сейчас звонит в клинику. При условии, конечно, что пациент уже обращался в клинику и его данные есть в базе. 

На календаре он выбирает интересующую пациента дату — после этого в окне автоматически отображаются все врачи, которые принимают в эту дату. Администратор выбирает терапевта Иванова из списка – открывается окно для записи. 

Далее нужно посмотреть свободные часы врача, кликнуть на них и создать талон записи.  

ФИО врача, дата и время приема заполняются автоматически. Если сотрудник работает с IP-телефонией, данные пациента из карты также подтягиваются автоматически – не нужно ничего вводить вручную, просто сохранить созданный талон.

Если нет, нужно ввести данные пациента. В поле «Пациент» вводим фамилию пациента. Программа сразу же выдает возможные варианты из карт, имеющихся в архиве. Если программа нашла карту пациента, то нужно двойным щелчком нажать по ней и вся информация переместится в талон. Если в базе карты не оказалось, то ФИО и телефон нужно ввести вручную.

В принципе на этом все – можно сохранять талон, пациент уже записан на прием. Для получения более полной информации можно заполнить все данные: дату рождения, источник информации (откуда человек узнал о клинике), электронную почту, тип записи (по телефону, направлен другим специалистом, через сайт с помощью кнопки “Запись на прием” — мы тоже осуществляем эту функцию, и т.д.), вид приема (консультация, процедура, выдача документов и т.д.), статус (прибыл, убыл, оплачено-не оплачено, срочный и т.д.), фамилию агента (если есть) – в этом случае ему будет начисляться оплата.

Рассмотрим другую ситуацию: когда пациенту непринципиальна фамилия врача, он хочет просто записаться к любому терапевту. В этом случае нужно кликнуть по вкладке «Терапевт» и увидеть расписание всех врачей, которые работают в интересующую пациента дату.

Регистратор может увидеть, кто из врачей менее загружен, и записать пациента к нему. Впоследствии можно перезаписать пациента к другому врачу одним движением мышкой.

Если врачи вашей клиники очень загружены и запись идет плотно, в модуле «Регистратура» МИС ArchiMed+ есть функция «Поиск свободного времени». Нужно выбрать врача и интервал, в который нужно искать свободное время. Программа показывает только те часы, которые свободны для записи.

Еще одна ситуация: администратор записал пациента, но он не сможет подойти и просит перезаписать его на другое время. Нужно выбрать в календаре новую дату – появится новое окно. И перетащить мышкой запись пациента из левого окна в правое.

Если пациент хочет попасть сразу к нескольким врачам, нужно выбрать их в списке, создать запись на прием и просто копировать ее в нужные строки к нужным врачам. Это тоже делается быстро.

Если пациент отказывается от приема, его запись переносится в корзину одним кликом. Также программа напомнит администратору спросить причину отказа от услуги. При этом данные пациента не удаляются: они хранятся в системе, в списке удаленных талонов. По сути это база потенциальных клиентов, с которыми в дальнейшем можно работать и превращать в действующих.

Обратите внимание: на картинках время приема врача установлено с интервалом в полчаса. На самом деле мы можем менять это время в зависимости от специфики вашей клиники. Сколько нужно на прием – хоть 10 минут, хоть час – так и будет написано в сетке. Если длительность приема разная, можно зафиксировать в системе время каждой услуги. 

Если пациент спрашивает о стоимости услуги, администратор может за пару секунд найти ее в прайс-листе – по коду или наименованию. Справочник кодов, утвержденных Минздравом, уже заложен в программе, плюс каждая клиника может использовать свои коды.

Рекомендуем также установить модуль CRM, который помогает налаживать обратную связь с пациентом и выстраивать продажи в клинике. Этот модуль особенно эффективен в комплексе с IP-телефонией. Здесь есть функция «Связаться» – напоминания о звонках клиентам, возможность отслеживать новые входящие заявки и работать с ними,  сегментировать базу клиентов в зависимости от целевых действий.

Также регистратору пригодится модуль «Касса» – с его помощью проводится начисление услуг на счета пациентов. Как правило, клиники покупают «Кассу» вместе с «Регистратурой» и устанавливают оба модуля на рабочее место администратора. Мы подробно поговорим о модуле «Касса» в следующей статье. 

Как видите, работать с модулем «Регистратура» просто и удобно – справится любой сотрудник. Больше никаких накладок: недостаточной информации в карте пациента, одновременной записи к одному и тому же врачу, записи в нерабочее время сотрудника, забытой информации о том, что пациент не придет. Модуль разработан так, что эти риски сводятся к минимуму: сотрудники ничего не перепутают, программа все сделает за них на каждом этапе работы. А уж сколько времени она экономит – трудно сосчитать!

Запись на прием к врачу

В меню «Регистратура» выбрать пункт «Поиск карты»

Найти пациента по ФИО; ФИО + год рождения; номеру АК; по номеру полиса (формат записи: +1658582800034068); дате рождения (формат ДД.ММ.ГГГГ); по адресу.

Нажать «Ок» для открытия амбулаторной карты пациента.

Перейти к вкладке «Обращения пациента». Нажать кнопку «Создать случай обращения» и выбрать пункт «Новый случай (Insert)» или кликнуть на разлинованном поле в разделе «Случаи обращения» и нажать INSERT на клавиатуре.

Указать, кем направлен пациент, цель обращения, дата обращения. Нажать «ОК».

Далее выбрать специалиста, к которому пациента необходимо записать на прием, выбрать дату и время (время выбирается двойным нажатием левой кнопки мыши).

После этого выйдет окно с запросом о печати стат. талона.

---

Примечание: В случае, если данный пациент записывается сразу к нескольким специалистам, то на вкладке «ОБРАЩЕНИЯ ПАЦИЕНТА» необходимо нажать кнопку «Записать (Ins)»

---

Новая запись на прием отобразиться в разделе «Записи на прием».

Запись на прием к участковому врачу

На вкладке «Записи на прием» можно быстро записать к участковому врачу по кнопке «Записать к участковому (F8)» или нажать F8 на клавиатуре.

Дополнительные действия с записью пациента

В случае, если необходимо произвести дополнительные манипуляции над ранее сделанной записью, то можно:

Открыть записи пациента на прием через меню «Регистратура» — «Поиск карты». В форме амбулаторной карты открыть вкладку «Обращения пациента» и в разделе «Записи на прием» два раза кликнуть по нужной записи.

Открыть записи пациента на прием через меню «Регистратура» — «Просмотр расписания».

На форме просмотра расписания специалистов выделить запись и кликнуть по ней правой кнопкой мыши. В контекстном меню выбрать пункт «Открыть карту пациента».

На форме амбулаторной карты пациента перейти на вкладку «Обращения пациента». В разделе «Записи на прием» кликнуть два раза на запись.

Запись на повторный прием

В случае, если необходимо записать пациента на повторный прием к этому же специалисту, на открывшейся форме нажать кнопку «Записать на повторный прием».

На открывшейся форме расписания выбрать день и время повторного приема.

Повторные талоны, обозначены бледно серым цветом.

Повторный талон на выбранное время отобразится бледно серым цветом на вкладке «Записи на прием».

Запись на внутриполиклиническую консультацию

В случае, если необходимо записать пациента к другому специалисту в рамках данного обращения, то на открывшейся форме нажать кнопку «Записать на внутрипол. консультацию».

Далее выбрать специалиста, к которому пациента необходимо записать, выбрать дату и время (время выбирается двойным нажатием левой кнопки мыши).

Талон на внутриполиклинический прием на выбранное время отобразится на вкладке «Записи на прием».

Запись на исследование

В случае, если необходимо записать пациента на исследование в рамках данного обращения, то на открывшейся форме нажать кнопку «Запись на исследование».

На открывшейся форме «Направление на диагностику (новый)» выбрать «Исследование» из справочника.

После выбора исследования на вкладке «Параметры» необходимо выбрать параметры исследования при их наличии.

Нажать на кнопку «Ок» в правом нижнем углу формы направления на исследование.

Откроется форма расписания, на которой необходимо выбрать специалиста/кабинет, выбрать дату и время (время выбирается двойным нажатием левой кнопки мыши).

Талон записи на исследование на выбранное время отобразится на вкладке «Записи на прием».

Перенос записи на прием

На форме амбулаторной карты пациента перейти на вкладку «Обращения пациента». В разделе «Записи на прием» кликнуть два раза на запись, которую необходимо перенести.

На форме нажать на кнопку «Перезаписать на другое время».

На форме настройки расписания выбрать нужную дату и время приема. Для сохранения нового времени приема кликнуть по нему два раза.

Если выбрана другая дата, то дата приема на форме изменится. Нажать на «Ок» для сохранения.

Новая дата и время приема отобразится в амбулаторной карте в разделе «Записи на прием» вкладки «Обращения пациента».

Печать стат. талонов

Для печати стат. талона необходимо на вкладке «Записи на прием» два раза кликнуть по записи и в открывшейся форме нажать на кнопку «Печать».

Отмена записи

Для регистратора:

Если необходимо отменить запись, прием по которой еще не произошел, то сначала нужно открыть форму амбулаторной карты одним из предложенных способов:

Меню «Регистратура» — «Поиск карты».

Меню «Регистратура» — «Просмотр расписания».

На форме просмотра расписания специалистов выделить запись и кликнуть по ней правой кнопкой мыши. В контекстном меню выбрать пункт «Открыть карту пациента».

После открытия формы амбулаторной карты пациента, необходимо перейти на вкладку «Обращения пациента». В разделе «Записи на прием» выделить запись и нажать DELETE.

В окне «Удаление записи» указать причину отмены из выпадающего списка.

Если выбрана причина «Прочее», то в поле ниже необходимо обязательно (!) указать текст причины отмены в свободной форме.

Закрыть форму нажав на «Ок». В форме амбулаторной карты в разделе «Записи на прием» на вкладке «Обращения пациента» запись будет удалена.

Для врача:

У врача-специалиста есть возможность отменить запись на прием, например, по причине неявки пациента. Для этого нужно зайти в папку “Амбулаторный прием” — “Записи на прием”.

Когда запись горит красным, это означает, что время записи уже прошло, соответственно, талон просрочен. Для его удаления необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать пункт “Удалить”.

После запуска команды удаления на экране появится окно для ввода причины удаления, после выбора которой запись удалится из списка.

Внимание: после удаления записи пациента в связи с неявкой, у пациента появится возможность записаться к данному специалисту еще раз!