Руководство пользователя по документообороту в 1с

По мере роста бизнеса увеличивается количество необходимых к заполнению документов, требующих согласования на различных уровнях управления. Растёт количество персонала, повышается количество поставленных задач. Чтобы не зарыться в бумагах, лучше перевести документы в цифровой формат. Для этого подойдёт решение «1С:Документооборот» («1С:ДО»). Данное ПО предназначено для оптимизации работы с документами, отслеживания работы сотрудников и автоматизации других бизнес-процессов.   

Использование ПО «1С:Документооборот» позволяет полностью автоматизировать работу с документацией, а также решить две основные задачи:

1. Формирование общей базы, в которой представлены договоры, первичные и внутренние документы, а также входящая и исходящая корреспонденция.  

2. Автоматизация действий персонала. К примеру, для утверждения документа или подписания соглашения не требуется пересылки документов по e-mail или хождения между разными отделами. Ответственные сотрудники могут просматривать в системе все выполняемые с ним действия: кто согласовал, на каком этапе находиться и т.д.  

ПО может взаимодействовать с другими решениями 1С. К примеру, документ, сгенерированный через «1С:Бухгалтерия» в автоматическом режиме переноситься в программу «1С:ДО». А уже в ней пользователь согласовывает и отслеживает процедуру согласования до самой отправки документа контрагенту.  

Для чего требуется ПО «1С: Документооборот»

Ниже мы на примере конкретного клиента — digital-агентства разберём результаты внедрения ПО «1С:Документооборот».

Из-за пополнения штата и увеличения числа заказов растёт объём документов, требующих оформления и согласования. Сотруднику приходится создавать на рабочем столе десятки папок с файлами, которые он сортирует и именует по своему усмотрению. Всё это приводит к тому, что когда работник отсутствует на рабочем месте (по болезни или другим непредвиденным причинам) другие не могут отыскать нужный документ или файл. Работа замедляется, сроки сдачи переносятся.      

«1С:ДО» позволяет:

• Классифицировать документацию в общую систему, что позволяет осуществлять быстрый поиск по реквизитам или содержанию.  

• Запускать процедуру согласования и подписания документов в автоматическом режиме по преднастроенному алгоритму.  

• Руководителю просматривать, на какой стадии находится работа с документом и с какой скоростью она продвигается.   

• Генерировать документы по заданному макету.

• Производить оценку эффективности работы отделов.

«1С:Документооборот»: функционал

ПО предназначается как для офисной работы, так и для дистанта. В «1С:Документооборот» предусмотрены шаблоны, скрипты и формы, настроенные под обеспечение потребностей определённых отделов или должностей. Это позволяет оптимизировать бизнес-процессы любой сложности, предусматривающие большое количество условий и этапов выполнения. Ниже мы рассмотрели, какой функционал для этого предусмотрен в «1С:Документооборот»:  

Функционал	Описание
Управление входящей документации	Предусмотрена возможность регистрации, а также проведения учёта и обработки входящей корреспонденции. Формирование задач на подготовку документации, определение сроков, а также отслеживание их соблюдения
Управление исходящей документацией	Настройка макетов, подготовка документации, предназначенной для пересылки. Отслеживание статусов пересланных документов, получение оповещений о доставке
Управление внутренней документацией	Оформление и подписание внутренних документов: приказов, планов, инструкций и т.д.
Автоматизация работы с договорами	Запуск и контроль выполнения процессов по согласованию, выполнению и подписанию соглашений

В «1С:Документооборот» представлена возможность управления и контроля бизнес-процессов на любом уровне: выставление задачи, согласование, а также передача от одного работника к другому.

Описание «1С:Документооборот»: рабочий стол и панель навигации

«1С:Документооборот» проста и интуитивно понятна в управлении. Работать с ней сможет даже неподготовленный пользователь, не имеющий специальных навыков или дополнительного обучения.

ПО имеет два рабочих стола: для руководителя и основной. К тому же пользователь может настраивать вид основной страницы под себя.

Основной рабочий стол

Обычно в работе применяется первый виджет — «Задачи мне». Если кликнуть на ссылку, запускается страница с полным перечнем, включая просроченные и не принятые к выполнению задачи. Можно нажать на нужную карточку и просмотреть добавленные документы и детализированную информацию об истории.

Перечень задач

В правой стороне рабочего стола располагается панель управления. В подразделе «ресурсы» можно просматривать вид рабочих документов, переходя к ним сразу из списка.   

В подразделе «Справочники» можно обратиться к списку контрагентов, физлиц, адресной книге, базе товаров, журналу документов и остальным каталогам.

В разделе «Настройки» можно менять тип рабочего стола и убирать элементы.

Настройка правил обработки договора в ПО «1С:Документооборот»

Для всех типов документов необходимо произвести настройку маршрута движения и отметить должностных лиц, желающих ознакомиться с их содержанием. Для начала откройте вкладку «НСИ» в левом боковом меню.

«НСИ»

Выставьте тип документа либо создайте новый. В карточке войдите во вкладку «Настройки обработки». Кликните на «Подобрать действия» и выберите необходимую команду из перечня справа. К примеру, «Согласование» и «Подписание».

Выбор действий во разделе «Настройки обработки»

Кликните на ссылку «Правила обработки» и произведите настройку для каждого действия. После чего добавьте участников.

Настройка действий в «Правилах обработки»

Пользователь может выставлять условия, при которых участники будут добавлены в работу. К примеру, если сумма соглашения будет больше 100000 рублей. Также можно определять время выполнения задач для конкретного участника.  

Процесс имеет линейную схему, но пользователь может корректировать её в редакторе, расширяя условия.  

По окончанию настройки кликните на «Записать и закрыть».

«1С:Документооборот»: создание договора

В первую очередь необходимо создать карточку документа и добавить файл с текстом. Его можно добавить с ПК либо сгенерировать в системе, используя макет.

Открыть форму договора можно одним из следующих способов:

• Со стартовой страницы.

• С панели навигации.

• Через основное меню.

Открытие «Документов» из основного меню

Пользователю необходимо отметить тип документа (к примеру, договор поставки) и внести данные в карточку. При подборе контрагента из базы его реквизиты загружаются в автоматическом режиме.  

Карточка нового документа

Откройте раздел «Файлы» и кликните на вкладку «Добавить». Добавьте документ с рабочего стола либо сгенерируйте его в программе по созданному макету.

Загрузка или создание документа по заданному шаблону

Во вкладку «Обработка» необходимо добавить правила, по которым будет создаваться договор. Если у Вас уже имеется предварительно настроенный шаблон, вы можете выбрать его для документа. Если его нет, то можно внести правила обработки при оформлении договора. Для этого кликните на зелёный значок плюса, который расположен в левом углу экрана, после чего отметьте все действия, которые необходимо выполнить с документом.  

Правила обработки документа

Для каждого из этапов необходимо добавить несколько исполнителей, которые по очереди согласовывают или знакомятся с документом. Если требуется подписание документа, то откройте вкладку «ЭП» и откройте один из сертификатов, которые представлены в перечне.

После того как документ будет подписан КЭЦП, пользователь больше не сможет вносить в него правки.  

Во время создания договора в разделе «Обработка» кликните на кнопку «Начать обработку». Исполнители, отмеченные в настройках, смогут получить соответствующие задачи и приступить к их исполнению.

Согласование договора

После того как все ответственные лица заверили документ, в карточке рядом с сотрудниками отобразятся зелёные галочки. Это означает, что договор прошёл нужные этапы и его можно пересылать контрагенту.

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования

Первое, что бросается в глаза при знакомстве с версией 3.0, – то, что теперь нет деления документопотоков на входящие/исходящие/внутренние по отдельным справочникам. В системе все они содержатся в одном справочнике Документы. В нем же находится полный список абсолютно всех документов. С его помощью легко и быстро найти нужный договор или приказ, так как теперь нет необходимости переходить между тремя справочниками.

В повседневной работе сотрудникам, как правило, не нужен полный список всех видов документов. Поэтому в редакции 3.0 реализована возможность группировать их в отдельные реестры и настраивать видимость. Важно! Если сотрудник занимается только договорами, он получает доступ к реестру, в который входят документы только данного вида. При этом остальные реестры, которые не нужны ему в работе, могут быть скрыты из блоков навигации на его рабочем столе.

Такие группировка документов в реестры и настройка видимости реестров позволяют вести раздельный учет входящих и исходящих документов. Сотрудники, которые отвечают за настройку системы, выводят их на рабочий стол тех специалистов, кому эти документы необходимы для исполнения должностных обязанностей (рис. 1).

В каждом реестре можно осуществлять поиск как по конкретным реквизитам документа, так и по ключевым, которые выведены в поля отбора (организация, контрагент, содержание, период создания и пр.) (рис. 2).

Особенности настройки реестров
Возможность объединять документы в отдельные реестры – фишка новой версии программы. В старой редакции системы документы формировались в динамические списки только по принадлежности к группе документа (входящие, исходящие или внутренние документы), все виды документов одной группы выводились в одной форме списка.
Реестры позволяют объединять разные объекты кон- фигурации – не только документы, а мероприятия. Например, договоры, ежедневные отчеты, кадровые документы, локальные нормативные акты, организационно-распорядительные документы, служебные записки, файлы, бронирование помещений, внешние мероприятия, совещание и пр.

Карточка документа и работа с ним

Карточка документа – форма, в которой отражается вся информация по документу. Она открывается на закладке Реквизиты, как только пользователь добавляет новый файл в систему.

По умолчанию в карточке предусмотрены основные реквизиты, часть из которых заполняется автоматически. Если среди них есть обязательные, система выделяет их и выводит предупреждения, когда пользователь забыл заполнить какое-то поле. В карточке также находятся все необходимые команды для работы с документом: Зарегистрировать (1), Отправить на исполнение (2), Создать на основании (3), Печать (4) (рис. 3).

Интерфейс карточки документа

Состав реквизитов регистрационных карточек гибко регулируется настройками вида документа. Достаточно установить соответствующий флажок в карточке вида документа – Является входящей корреспонденцией или Является исходящей корреспонденцией. В зависимости от выбранной позиции включатся все необходимые реквизиты (рис. 4).

К слову, в регистрационной карточке документа можно также проверять орфографию, открывать на просмотр любые значения ее полей. Например, одним кликом переходить в карточку контрагента (получателя) и уточнять контактных лиц с его стороны, их должности, электронную почту, телефоны.

Если у вида документа включена настройка Является входящей корреспонденцией, регистрационная карточка будет содержать поля: Организация: (1), Адресат: (2), Получен: (3), В ответ на: (4), Отправитель: (5), Подписал: – от отправителя (6), Исходящий от: – номер и дата отправителя (7), Подразделение: (8), Подготовил: (9) (рис. 5).

Регистрационная карточка исходящего документа также по умолчанию содержит все необходимые поля, в том числе Отправлен: – отметка об отправке (6), № получателя:… от – входящий номер адресата и дата (5) (рис. 6).

Вопрос-ответ

Есть ли в системе возможность копировать учетные карточки входящих документов? Да, но при этом файлы из документа-источника не копируются.

Можно ли в списке входящих документов настроить отбор по регистрационному номеру и дате регистрации? Можно, но только для зарегистрированных документов.

Сколько видов входящих документов можно сохранять в системе? Их количество неограниченно.

Кто настраивает в системе виды входящих документов? Ответственный за нормативно-справочную информацию.                                                                                                                                                                                                                                                     

Какие связи поддерживаются программой? Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двусторонние связи.

Как установить связь, если при ее настройке пользователь не указал конкретный вид документа? Связь может быть установлена из любого документа указанного типа.

Какие действия можно совершать в отношении связей? Связи можно добавлять, изменять и удалять.

Что происходит, когда разрывается двусторонняя связь? Автоматически выполняется поиск и удаление обратной связи.

При необходимости можно настроить дополнительные реквизиты и даже расположить их рядом с основным в любом месте карточки документа – система предоставляет такую возможность (рис. 7).

Связи карточек документов

Карточки документов могут быть взаимосвязаны между собой. По умолчанию в системе уже настроены предопределенные типы связей. Она создает их при выполнении определенных действий. Например, связь установится, если в карточке исходящего документа в поле В ответ на: указать входящий документ, на который дается ответ (рис. 8).

Связанные документы можно просмотреть по гиперссылке из карточки любого документа (рис. 9).

Регистрация документов

Регистрационный номер в системе присваивается документу с учетом настроек нумерации. Для каждого вида заводят отдельный нумератор, в котором будут заданы периодичность и разрез нумерации (независимая нумерация) по организации, подразделению, а также формат регистрационного номера. Последний показатель можно гибко настроить в соответствии с правилами делопроизводства, принятыми в компании. Например, включить в регистрационный номер индексы вида документа, организации или структурного подразделения (рис. 10).

При использовании автоматической нумерации система сама контролирует уникальность регистрационных номеров, исключаются ошибки при их вводе вручную.

Обработка документов

Система «1С:Документооборот КОРП 3.0» позволяет не только вести учет карточек документов, но и организовывать рабочие процессы, связанные с ними (рассмотрение, исполнение, ознакомление сотрудников). Разберем на примере входящего письма.

Все поручения, выданные на основании документов, фиксируются в системе в виде отдельных задач исполнителям (рис. 12).

В системе есть возможность при указании поручений по документам назначать проверяющих сотрудников, ставить задачи и документы на контроль. Для этого предназначена форма На контроле. С ее помощью удобно отслеживать сроки исполнения поручений по документам (рис. 13).

К слову, для каждого вида документа можно указать нормативный срок исполнения в рабочих днях. Он будет автоматически вычисляться по производственному календарю при создании и регистрации документа.

Настройка прав доступа

В системе «1С:Документооборот КОРП 3.0» для всех документов работает принцип автоматического назначения прав по касанию. В чем он заключается? Простыми словами этот принцип можно описать так: права на документ получают все сотрудники, которые являются участниками:

• обработки документа (т.е. получили задачу по нему);
• мероприятия с документом-предметом;
• проекта, который указан в документе.

Таким образом можно организовать работу с документами, которые требуют ограниченного доступа (рис. 14).

Работа с документами на бумажном носителе

Несколько слов о том, как следует работать в системе «1С:Документооборот КОРП 3.0», если в компании активно используются документы на бумажных носителях.

Отражение документов на бумажном носителе

При смешанном (бумажном и электронном) документообороте подлинники входящих документов – в случае назначения нескольких исполнителей – могут передаваться ответственному лицу. Чтобы зафиксировать этот момент, следует использовать журнал передачи, который имеется в системе. Информация о том, кому передан документ, отражается в его регистрационной карточке (рис. 15, 16).

Автоматизация создания почтовых отправлений

Оригиналы бумажных документов довольно часто необходимо отправлять почтой. Система «1С:Документооборот КОРП 3.0» свободно интегрируется с внешними сервисами. Например, личным кабинетом отправителя «Почты России». Готовый пример такой интеграции реализован в нашем Академическом ГиперРасширении для программы «1С:Документооборот».

Эта доработка дает возможность автоматически создавать почтовые отправления на основании исходящих документов и выгружать их в личный кабинет отправителя «Почты России». Функция также позволяет отслеживать статусы по номерам штрихкодов отправлений.

В карточке исходящего документа на закладке Обзор отображается гиперссылка на почтовое отправление. Если оно еще не было создано, система сообщит об этом подсказкой Почтовое отправление не создано. Чтобы оформить почтовое отправление, необходимо кликнуть по указанной ссылке (рис. 17).

Система откроет карточку нового почтового отправления. Большая часть полей заполняется автоматически, при этом (при необходимости) значения можно скорректировать вручную (рис. 18).

Почтовые отправления в виде списка накапливаются в справочнике Почтовые отправления. После они формируются в пакет и потом выгружаются в личный кабинет. Статусы почтовых отправлений автоматически актуализируются регламентным заданием (рис. 19).

Резюме

Программа «1С:Документооборот КОРП 3.0» позволяет организовать продуктивную работу с любыми документами – например, входящими и исходящими. В данной версии вся информация, касающаяся действий над объектами, собрана в одном месте, а именно – в регистрационной карточке. Плюс в этой редакции введен новый механизм, который дает возможность управлять жизненным циклом любого документа, – обработка документа. Он визуализирует все действия, которые выполнялись с документом в системе. Таким образом, пользователь может просматривать задачи по документам списком или группировать по видам либо отправителям, быстро находить, ставить задачи по ним и контролировать исполнение и пр. Внедряйте систему и задействуйте ее функционал, ведь это удобно и современно. 

Академия Документооборота – это полный спектр услуг по «1С:Документообороту»: внедрение, сопровождение, обучение, видеокурсы, аудит, ЭДО и расширения. www.doc-lvv.ru/knowledge

---