Руководство пользователя по цифрам - Большая энциклопедия инструкций и руководств

Одним из важных этапов на проекте внедрения 1С является обучение сотрудников новой программе. Этап становится довольно «болезненным», если заказчик не согласен на обучение. Тогда рассматривается альтернативный вариант – написать руководства пользователей.

В этой статье я поделюсь опытом написания инструкций на проекте внедрения 1С. Расскажу, как писать ПОНЯТНЫЕ руководства пользователей, и главное – как внедрить в компании регламент для сотрудников.

Руководство пользователя – это технический документ, который предназначен для оказания поддержки пользователям конкретной системы. В этом смысле используется и слово «мануал» (manual).

Рассмотрим основной алгоритм написания инструкций для пользователей программы 1С.

1. ОПРЕДЕЛЯЕМ ТЕМУ И ЦЕЛЕВУЮ АУДИТОРИЮ

Для чего мы пишем инструкцию? Самый важный вопрос, на который нужно ответить. Я выделила несколько основных вариантов:

Инструкция для конкретного блока учета в программе, например, «Инструкция по блоку Продажи»,
Инструкция для определенной должности сотрудника, например, «Инструкция для менеджера по оптовым продажам»,
Инструкция по конкретной функции или процессу, например, «Инструкция по маркировке товаров».

Для кого мы пишем инструкцию? Необходимо понять для какого уровня пользователя нужно описать функционал программы – это новичок или опытный пользователь?

Эти вопросы стоит обсудить с заказчиком, ведь от них зависит основной принцип разработки инструкций.

2. ПРОДУМЫВАЕМ СТРУКТУРУ СОДЕРЖАНИЯ

Для выстраивания взаимосвязи разделов важно знать и понимать набор процессов и последовательность их действий. Разобраться в этом помогут:

Концептуальный дизайн – основа для дальнейшей разработки проектных решений. Документ включает в себя модели бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, проектирование ролей и полномочий, интеграционную модель, альбомы печатных и отчетных форм.
Проектное решение – это документ, состоящий из методологического проектного решения, которое фиксирует функциональный объем проекта – определяет какие действия и сущности будут «покрыты» функционалом информационной системы, а также технического проектного решения, которое фиксирует объем, принципы и описание доработок конфигурации 1С и является основой для дальнейшей доработки – изменения типовых и создания новых объектов конфигурации 1С.
Встречи с заказчиком.

Инструкция по блоку. Заголовок раздела – объект программы.

Пример: блок учета – ценообразование, процессы – ведение информации о видах цен, сегментах партнеров, установка цен номенклатуры, использование обработок. Тогда структура содержания может выглядеть следующим образом:

Инструкция для должности. Заголовок раздела – название процесса.

Пример: пользователь – кладовщик ордерного склада, функции и их последовательность – приемка и отгрузка товаров, учет товарно-материальных ценностей в эксплуатации. Тогда структура содержания может выглядеть следующим образом:

Инструкция по процессу. Заголовок раздела – название процесса, объекта программы, должности.

Пример: процесс – реализация маркированных товаров. Менеджер по продажам создает реализацию товаров, выгружает данные на терминал сбора данных, затем кладовщик на складе считывает товары на терминал сбора данных и заносит их в 1С. Тогда структура содержания может выглядеть следующим образом:

3. ПИШЕМ ИНСТРУКЦИЮ

Перед аналитиком встала ответственная задача – написать инструкцию так, чтобы тебя поняли. Рассмотрим основные принципы написания мануалов.

Содержательность. Опишите функционал программы, расскажите в деталях обо всех этапах, нюансах и распространённых ошибках.

Подробная или не очень

Если инструкцией будет пользоваться новичок, то я рекомендую сделать следующее: поставьте себя на место пользователя, который первый раз в жизни видит программу. Такая инструкция будет очень подробная.

Если пользователь ранее работал в подобных программах, например, менеджер по продажам имеет опыт работы с программой 1С: Управление торговлей 11, тогда ему будет не сложно заполнить нормативно-справочную информацию и создать документы «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг». Такая инструкция будет содержать меньше конкретики.

Полнота изложения

Не сокращайте слова, не используйте аббревиатуры и специальные термины, понятные только узкому кругу читателей. Текст должен быть понятен любому. Например, вместо «РТиУ» не поленитесь и пропишите полностью «документ Реализация товаров и услуг». Если без этого никак — оформите раздел «Глоссарий».

Ветвления

Если процессы повторяются или нужно сослаться на другой раздел, то необходимо проставить гиперссылки. Например: «Базовые соглашения с клиентом не используются в документах продаж, для этого необходимо создать индивидуальное соглашение».

Если вы ссылаетесь на рисунок или таблицу, то воспользуйтесь механизмом «Перекрестная ссылка».

Структурированность.
Разбавьте текст заголовками, абзацами и списками для удобного восприятия читателем.

Заголовки – это обязательно.

Позволяют «просканировать» ваш текст и остановиться сразу на нужной части. Но главное – не нарушать их иерархию.

Абзацы – это не так просто.

Есть универсальное правило: одна мысль – один абзац. Он не должен быть огромным, чтобы не перегружать информацией. Но и делать абзац из одного предложения тоже не стоит. Оптимальная длина – 5 строк.

Списки – это удобно и понятно.

Маркированный список – это обычный список перечисления с маркерами, точками. В перечне элементы не упорядочены между собой. От их перестановки местами смысл не поменяется.

Нумерованный список уместно использовать, если вы перечисляете этапы чего-то. Если элементы поменять местами, нарушится смысл.

Пример: чтобы оформить приобретение товаров через подотчётное лицо, необходимо выполнить следующие действия:

1) Перейдите в раздел Закупки – Документы закупки (все).

2) Нажмите кнопку «Создать – Приобретение товаров и услуг – Закупка через подотчетное лицо».

3) Укажите на вкладке «Основное» следующие данные:

Организация,
Поставщик,
Контрагент,
Договор,
Склад.

4) Заполните вкладку «Товары».

5) Укажите на вкладке «Доставка» способ доставки.

6) Нажмите кнопку «Провести и закрыть».

Наглядность. Японское правило: «Одна картинка стоит тысячу слов».

Скриншоты

Текст разбавляем скриншотами. Их желательно делать в той программе или интерфейсе, который есть у всех сотрудников, как правило – это тестовая рабочая база. Возможно редактирование скриншотов стрелками, выделением цветом нужных элементов и порядка действий. Таким образом, пользователю будет проще понять, что необходимо сделать.

Подпишитесь на дайджест!

Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.

Пример: чтобы установить значение цены номенклатуры в документе «Установка цен номенклатуры», необходимо выбрать подразделение, все влияющие и зависимые виды цен, затем перейти к установке:

Делюсь удобными и бесплатными инструментами для создания скриншотов:

Lightshot. Скачать можно тут.
Яндекс.Скриншот, входит в состав утилиты Яндекс.Диск. Посмотреть можно тут.

Важные фрагменты текста

Если читателю обязательно нужно обратить внимание на важный фрагмент текста, то перед описанием можно указать слова «Важно», «Обратите внимание» и сделать акцент на размер, шрифт и цвет текста.

Пример: Обратите внимание!!! Обычный менеджер не сможет отредактировать график оплаты в соглашении c клиентом. Для этого предусмотрена отдельная роль. Если данный функционал не доступен, то необходимо обратиться в ИТ-отдел.

Экспертность. Автор обязан хорошо разбираться в теме.

Если так вышло, что описываемый блок программы – новая тема для аналитика, тогда за основу типового функционала рекомендую взять инструкции с официального сайта 1С: ИТС.

Можно указать в тексте интерактивные ссылки на инструкции с сайта, чтобы не перегружать документ. Но если у пользователей нет выхода к интернету, то этот вариант не подходит.

Актуальность.
Инструкцию придется периодически обновлять.

Если порядок действий, интерфейс программы, который вы описываете, меняется, то инструкцию нужно обновлять. Вопрос – кто должен это делать?

Если изменение произошло во время написания инструкции, например, обновилась версия программы или был доработан функционал, тогда сделать это нужно автору мануала в оперативном режиме.
Если инструкции приняты заказчиком или проект уже закончен, в этом случае за актуальность отвечает заказчик.

4. ПРОВЕРЯЕМ, ПРОВЕРЯЕМ И ЕЩЕ РАЗ ПРОВЕРЯЕМ

Чтобы написать грамотную пошаговую инструкцию, вы сами напрямую должны были с этим столкнуться и прийти к успешному результату. Поэтому, как только вы закончили – сядьте и проделайте последовательно все действия из документации. Лучше тестируйте под правами пользователя, так как это поможет выявить недочеты и устранить ошибки не только в тексте, но и в доработанном функционале.

Итак, мы написали руководство пользователя, проверили его и сдали заказчику. Следующий этап – внедрение инструкции для сотрудников на предприятии.

КАК ВНЕДРИТЬ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ

Ответственность за внедрение инструкций полностью лежит на стороне заказчика. Как добиться, чтобы сотрудники читали инструкции и выполняли предписания? Если в компании нет службы или сотрудника, который контролирует соблюдение регламентов, они не будут выполняться. Возможно, руководитель сумеете вдохновить сотрудников в самом начале, они будут действовать по инструкции, но после перестанут ими пользоваться.

Правило №1. Должностные папки

Что нужно сделать, чтобы инструкции работали? Для начала убедитесь, что они появились в должностных папках сотрудников. Эти папки могут быть как физическими, так и электронными.

Правило №2. Проверка знаний

Скорее всего сотрудники никогда не будут читать и разбираться в инструкциях, если вы не будете проверять знания. Единственный способ мотивировать их — предупредить, что служба ИТ-отдела проведет тестирование понимания мануала. Тогда необходимость прочесть регламент и разобраться в нем станет для сотрудников очевидной.

Правило №3. Контроль выполнения

Служба ИТ-отдела должна проверять, как на самом деле выполняются регламенты в компании. Понятно, что мы не можем тратить на это много времени и ресурсов. Здесь нужно здравомыслие: просто устраивайте проверки с определенной периодичностью.

ПОДЫТОЖИМ. Для того, чтобы написать качественную инструкцию нам нужно:

1. Определить тему и целевую аудиторию.

2. Продумать структуру содержания.

3. Написать инструкцию, соблюдая следующие критерии:

Содержательность,
Структурированность,
Наглядность,
Экспертность,
Актуальность.

4. Проверить инструкцию под правами пользователя.

Чтобы правильно внедрить регламент, необходимо соблюдать три правила:

1. Регламент попал к сотрудникам, и вы в этом убедились.

2. Сотрудник его прочитал, понял и прошел проверку знаний.

3. Соблюдение регламента контролируется.

Ниже представлен пример (образец) документа «Руководство пользователя«, разработанного на основании методических указаний РД 50-34.698-90.

Данный документ формируется IT-специалистом, или функциональным специалистом, или техническим писателем в ходе разработки рабочей документации на систему и её части на стадии «Рабочая документация».

Для формирования руководства пользователя в качестве примера был взят инструмент Oracle Discoverer информационно-аналитической системы «Корпоративное хранилище данных».

Ниже приведен состав руководства пользователя в соответствии с ГОСТ. Внутри каждого из разделов кратко приведены требования к содержанию и текст примера заполнения (выделен вертикальной чертой).

Разделы руководства пользователя:

Введение.
Назначение и условия применения.
Подготовка к работе.
Описание операций.
Аварийные ситуации.
Рекомендации по освоению.

1. Введение

В разделе «Введение» указывают:

область применения;
краткое описание возможностей;
уровень подготовки пользователя;
перечень эксплуатационной документации, с которой необходимо ознакомиться пользователю.

1.1. Область применения

Требования настоящего документа применяются при:

предварительных комплексных испытаниях;
опытной эксплуатации;
приемочных испытаниях;
промышленной эксплуатации.

1.2. Краткое описание возможностей

Информационно-аналитическая система Корпоративное Хранилище Данных (ИАС КХД) предназначена для оптимизации технологии принятия тактических и стратегических управленческих решений конечными бизнес-пользователями на основе информации о всех аспектах финансово-хозяйственной деятельности Компании.

ИАС КХД предоставляет возможность работы с регламентированной и нерегламентированной отчетностью.

При работе с отчетностью используется инструмент пользователя Oracle Discoverer Plus, который предоставляет следующие возможности:

формирование табличных и кросс-табличных отчетов;
построение различных диаграмм;
экспорт и импорт результатов анализа;
печать результатов анализа;
распространение результатов анализа.

1.3. Уровень подготовки пользователя

Пользователь ИАС КХД должен иметь опыт работы с ОС MS Windows (95/98/NT/2000/XP), навык работы с ПО Internet Explorer, Oracle Discoverer, а также обладать следующими знаниями:

знать соответствующую предметную область;
знать основы многомерного анализа;
понимать многомерную модель соответствующей предметной области;
знать и иметь навыки работы с аналитическими приложениями.

Квалификация пользователя должна позволять:

формировать отчеты в Oracle Discoverer Plus;
осуществлять анализ данных.

1.4. Перечень эксплуатационной документации, с которой необходимо ознакомиться пользователю

Информационно-аналитическая система «Корпоративное хранилище данных». ПАСПОРТ;
Информационно-аналитическая система «Корпоративное хранилище данных». ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ.

2. Назначение и условия применения Oracle Discoverer Plus

В разделе «Назначение и условия применения» указывают:

виды деятельности, функции, для автоматизации которых предназначено данное средство автоматизации;
условия, при соблюдении (выполнении, наступлении) которых обеспечивается применение средства автоматизации в соответствии с назначением (например, вид ЭВМ и конфигурация технических средств, операционная среда и общесистемные программные средства, входная информация, носители данных, база данных, требования к подготовке специалистов и т. п.).

Oracle Discoverer Plus в составе ИАС КХД предназначен для автоматизации подготовки, настройки отчетных форм по показателям деятельности, а также для углубленного исследования данных на основе корпоративной информации хранилища данных.

Работа с Oracle Discoverer Plus в составе ИАС КХД возможна всегда, когда есть необходимость в получении информации для анализа, контроля, мониторинга и принятия решений на ее основе.

Работа с Oracle Discoverer Plus в составе ИАС КХД доступна всем пользователям с установленными правами доступа.

3. Подготовка к работе

В разделе «Подготовка к работе» указывают:

состав и содержание дистрибутивного носителя данных;
порядок загрузки данных и программ;
порядок проверки работоспособности.

3.1. Состав и содержание дистрибутивного носителя данных

Для работы с ИАС КХД необходимо следующее программное обеспечение:

Internet Explorer (входит в состав операционной системы Windows);
Oracle JInitiator устанавливается автоматически при первом обращении пользователя к ИАС КХД.

3.2. Порядок загрузки данных и программ

Перед началом работы с ИАС КХД на рабочем месте пользователя необходимо выполнить следующие действия:

Необходимо зайти на сайт ИАС КХД ias-dwh.ru.
Во время загрузки в появившемся окне «Предупреждение о безопасности», которое будет содержать следующее: ‘Хотите установить и выполнить «Oracle JInitiator» …’ Нажимаем на кнопку «Да».
После чего запуститься установка Oracle JInitiator на Ваш компьютер. Выбираем кнопку Next и затем OK.

3.3. Порядок проверки работоспособности

Для проверки доступности ИАС КХД с рабочего места пользователя необходимо выполнить следующие действия:

Открыть Internet Explorer, для этого необходимо кликнуть по ярлыку «Internet Explorer» на рабочем столе или вызвать из меню «Пуск».
Ввести в адресную строку Internet Explorer адрес: ias-dwh.ru и нажать «Переход».
В форме аутентификации ввести пользовательский логин и пароль. Нажать кнопку «Далее».
Убедиться, что в окне открылось приложение Oracle Discoverer Plus.

В случае если приложение Oracle Discoverer Plus не запускается, то следует обратиться в службу поддержки.

4. Описание операций

В разделе «Описание операций» указывают:

описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур;
описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, комплексов задач (задач), процедур.

Для каждой операции обработки данных указывают:

наименование;
условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции;
подготовительные действия;
основные действия в требуемой последовательности;
заключительные действия;
ресурсы, расходуемые на операцию.

В описании действий допускаются ссылки на файлы подсказок, размещенные на магнитных носителях.

4.1. Выполняемые функции и задачи

Oracle Discoverer Plus в составе ИАС КХД выполняет функции и задачи, приведенные в таблице ниже:

Функции	Задачи	Описание
Обеспечивает многомерный анализа в табличной и графической формах	Визуализация отчетности	В ходе выполнения данной задачи пользователю системы предоставляется возможность работы с выбранным отчетом из состава преднастроенных.
Формирование табличных и графических форм отчетности	В ходе выполнения данной задачи пользователю системы предоставляется возможность формирования собственного отчета в табличном или графическом виде на базе преднастроенных компонентов.

4.2. Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения задач

Ниже приведено описание пользовательских операций для выполнения каждой из задач.

Задача: «Визуализация отчетности»

Операция 1: Регистрация на портале ИАС КХД

Условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции:

Компьютер пользователя подключен к корпоративной сети.
Портал ИАС КХД доступен.
ИАС КХД функционирует в штатном режиме.

Подготовительные действия:

На компьютере пользователя необходимо выполнить дополнительные настройки, приведенные в п. 3.2 настоящего документа.

Основные действия в требуемой последовательности:

На иконке «ИАС КХД» рабочего стола произвести двойной щелчок левой кнопкой мышки.
В открывшемся окне в поле «Логин» ввести имя пользователя, в поле «Пароль» ввести пароль пользователя. Нажать кнопку «Далее».

Заключительные действия:

Не требуются.

Ресурсы, расходуемые на операцию:

15-30 секунд.

Операция 2: Выбор отчета

Условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции:

Успешная регистрация на Портале ИАС КХД.

Подготовительные действия:

Не требуются.

Основные действия в требуемой последовательности:

1. В появившемся окне «Мастер создания рабочих книг» поставить точку напротив пункта «Открыть существующую рабочую книгу».

2. Выбрать нужную рабочую книгу и нажать кнопку «Откр.»:

Заключительные действия:

После завершения работы с отчетом необходимо выбрать пункт меню «Файл», далее выбрать пункт «Закрыть».

Ресурсы, расходуемые на операцию:

15 секунд.

Задача: «Формирование табличных и графических форм отчетности»

Заполняется по аналогии.

5. Аварийные ситуации

В разделе «Аварийные ситуации» указывают: 1. действия в случае несоблюдения условий выполнения технологического процесса, в том числе при длительных отказах технических средств; 2. действия по восстановлению программ и/или данных при отказе магнитных носителей или обнаружении ошибок в данных; 3. действия в случаях обнаружении несанкционированного вмешательства в данные; 4. действия в других аварийных ситуациях.

В случае возникновения ошибок при работе ИАС КХД, не описанных ниже в данном разделе, необходимо обращаться к сотруднику подразделения технической поддержки ДИТ (HelpDesk) либо к ответственному Администратору ИАС КХД.

Класс ошибки	Ошибка	Описание ошибки	Требуемые действия пользователя при возникновении ошибки
Портал ИАС КХД	Сервер не найден. Невозможно отобразить страницу	Возможны проблемы с сетью или с доступом к порталу ИАС КХД.	Для устранения проблем с сетью обратиться к сотруднику подразделения технической поддержки (HelpDesk). В других случаях к администратору ИАС КХД.
Ошибка: Требуется ввести действительное имя пользователя	При регистрации на портале ИАС КХД не введено имя пользователя.	Ввести имя пользователя.
Ошибка: Требуется ввести пароль для регистрации	При регистрации на портале ИАС КХД не введен пароль.	Ввести пароль.
Ошибка: Сбой аутентификации. Повторите попытку	Неверно введено имя пользователя или пароль, либо такая учетная запись не зарегистрирована.	Нужно повторить ввод имени пользователя и пароля, однако после третей неудачной попытки регистрации учетная запись блокируется. Если учетная запись заблокирована, нужно обратиться к администратору ИАС КХД.
Сбой в электропитании рабочей станции	Нет электропитания рабочей станции или произошел сбой в электропитании.	Рабочая станция выключилась или перезагрузилась.	Перезагрузить рабочую станцию. Проверить доступность сервера ИАС КХД по порту 80, выполнив следующие команды: — нажать кнопку «Пуск» — выбрать пункт «Выполнить» — в строке ввода набрать команду telnet ias_dwh.ru 80 — если открылось окно Telnet, значит соединение возможно. Повторить попытку подключения (входа) в ИАС КХД
Сбой локальной сети	Нет сетевого взаимодействия между рабочей станцией и сервером приложений ИАС КХД	Отсутствует возможность начала (продолжения) работы с ИАС КХД. Нет сетевого подключения к серверу ИАС КХД	Перезагрузить рабочую станцию. Проверить доступность сервера ИАС КХД по порту 80, выполнив следующие команды: — нажать кнопку «Пуск» — выбрать пункт «Выполнить» — в строке ввода набрать команду telnet ias_dwh.ru 80 — если открылось окно Telnet, значит соединение возможно. После восстановления работы локальной сети повторить попытку подключения (входа) в ИАС КХД.

6. Рекомендации по освоению

В разделе «Рекомендации по освоению» указывают рекомендации по освоению и эксплуатации, включая описание контрольного примера, правила его запуска и выполнения.

Рекомендуемая литература:

Oracle® Business Intelligence Discoverer Viewer User’s Guide
Oracle® Business Intelligence Discoverer Plus User’s Guide

Рекомендуемые курсы обучения:

Discoverer 10g: Создание запросов и отчетов

В качестве контрольного примера рекомендуется выполнить операции задачи «Визуализация отчетности», описанные в п. 4.2. настоящего документа.

Как написать руководство пользователя программы или сайта — инструкции, советы, помощь, программное обеспечение

Журавлев Денис

Что такое руководство пользователя и для чего его создавать

Ежедневно создаются новые продукты, программы, сервисы и часто пользователям приходится несладко при освоении какой-нибудь сложной программы, поэтому каждому новому продукту желательно собственное руководство. Для чего?

Большинство людей не хочет разбираться с чем-то незнакомым без персонального, всегда доступного и понятного помощника. А именно им и является хорошее руководство пользователя.

Общие советы по созданию пользовательской документации

Перед тем как приступить к созданию руководства, нужно определиться с некоторыми важными моментами. Например, определить, для кого вы его пишете? Кто его будет читать — рядовые пользователи, для которых важны базовые функции продукта, или люди, которым нужны особые, нечасто используемые функции программы/сервиса.

После этого важно подумать о том:

Где пользователь будет к нему обращаться: дома, на работе, в машине?
Как часто он будет его просматривать?
Насколько объективно сложен для понимания продукт?

Из этого можно сделать вывод, насколько интенсивно пользователь будет работать с документацией, а значит уже можно выбрать между сжатым «справочником» или объемным «путеводителем» Также важно, чтобы руководство писал профессионал, знающий продукт. Так что по возможности делегируйте написание техническому специалисту или аналитику, у которого есть полное представление о всех тонкостях продукта.

Определившись со всеми представленными пунктами, станет понятнее, какой нужно использовать стиль изложения, какого объема написать текст. Но помните, что излишне стилистически окрашенные слова мешают пользователю добраться до сути. Так что лучшим вариантом в большинстве случаев будет нейтрально-формальный стиль. Пишите так, чтобы пользователь вас понял. Постарайтесь по возможности избегать технических терминов, но проанализируйте — не сделает ли полное отсутствие терминов ваше руководство бесполезным?

Структура руководства пользователя

После того как вы ответили на предыдущие вопросы, создайте структуру руководства. У любого хорошего «путеводителя» хорошая и логичная структура. Начните с оглавления. Информативное содержание поможет читателю легко ориентироваться в документе.

В первом разделе желательно рассказать общую информацию о программе:

Для чего создан продукт.
Какие задачи он решает.
Какие основные выгоды от использования для клиента.

В следующем разделе можно указать основные элементы пользовательского интерфейса. Пользователю будет трудно разобраться в софте, если он не поймёт для чего служат различные элементы интерфейса, или он не разберётся в основных режимах работы ПО. Опишите понятным языком предназначение экранов и окон.

Создайте раздел, где расскажете о наиболее эффективных способах применения продукта для решения типовых задач. Какие цели стоят перед клиентом, и как ваша программа/сервис помогает достичь их. Укажите информацию о том, как быстро и продуктивно пользоваться программой.

Ни одно руководство не обойдется без таких разделов как: «Частые вопросы» и «Устранение типовых проблем» В них разбираются вопросы и проблемы, с которыми часто сталкиваются пользователи. Для заполнения данного раздела вам скорее всего понадобятся уже готовые отзывы клиентов. Если у вас абсолютно новый продукт, вы можете предугадать проблемы ваших клиентов либо на первое время не включать данный пункт в ваше руководство.

Иногда технические писатели забывают о важном моменте в руководстве пользователя — контактная информация. Этот раздел поможет пользователям связаться с вами, даже если у них нет никаких вопросов и руководство полностью закрывает все их потребности. Клиент может дать совет, поделиться опытом или предложить выгодное вам сотрудничество.

Инструменты для быстрого создания руководства пользователя

Но как создать руководство пользователя, если пишешь его впервые? Или что делать, если руководство пользователя нужно постоянно обновлять и дорабатывать? Или нужны особые функции, которых нет в традиционных текстовых редакторах, например, в MS Word.

Одним из популярных инструментов для создания качественного руководства является программа Dr. Explain (https://www.drexplain.ru), в которой уже есть готовые шаблоны руководств пользователя с готовой структурой разделов и в которой удобно обновлять документацию, как бы часто эти обновления не происходили.

Видео-обзор основных возможностей программы Dr.Explain

Удобной особенностью инструмента является возможность экспортировать один и тот же документ в форматы: HTML, CHM, PDF. Простой и понятный интерфейс сам подскажет, как быстро просмотреть документ в различных форматах и настроить его под вывод в эти форматы.

Любой проект в Dr.Explain вы можете создать с нуля или импортировать уже существующую документацию, например из формата MS Word, HTML или CHM-файла, и буквально за несколько минут создать из нее онлайн-помощь, файл справки в формате CHM, или документ в формате PDF.

При создании руководства важно опираться на заранее составленный план. Дерево проекта в Dr.Explain поможет структурировать документ по вашему усмотрению. Вы можете добавлять, удалять перемещать разделы и переименовывать их. Для каждого раздела вы можете определить, в какой формат он будет экспортироваться. Также в работе удобно использовать статусы готовности разделов.

У программы свой собственный редактор, оптимизированный под работу со сложной документацией. Основные функции редактора вынесены в компактный тулбар. Это — управление стилем текста, форматирование абзацев, вставка ссылок, изображений, видео, таблиц и списков, а также вставка специальных объектов. Dr. Explain экономит время и силы своих пользователей. Разработчики документации часто сталкиваются с проблемой многократного использования одного и того же фрагмента текста и прибегают к очевидным решениям — «Ctrl+c», Ctrl+v». Dr.Explain предлагает решение по повторному использованию контента — текстовые переменные. Это решение экономит время, когда нужно много раз использовать один и тот же текст, особенно, который может периодически изменяться — например, версия документируемой системы.

Многие российские компании сталкиваются с тем, что руководство пользователя нужно писать согласно ГОСТ 19 и ГОСТ 34. Dr.Explain активирует поддержку требований ГОСТ фактически одним кликом. Программа автоматически сформирует структуру обязательных разделов и установит требуемые параметры страницы, стили абзацев, списков и заголовков.

Часто техническим писателям при документировании пользовательского интерфейса приходится снабжать изображения пояснительными выносками. Для таких случаев программа поддерживает специальные графические объекты — аннотированные экраны. Чаще всего аннотируются скриншоты программ и страниц веб-сайтов. Уникальной особенностью Dr.Explain является автоматическая аннотация изображений, получаемых при захвате экранов с окнами программ или сайтов. Программа анализирует структуру окон и добавляет пояснительные выноски ко всем значимым элементам.

Кроме того, Dr.Explain позволяет нескольким авторам одновременно работать над проектом с использованием сервиса www.tiwri.com, учетную запись на котором можно создать бесплатно за пару минут. При внесении правок одним автором сервис блокирует редактируемые разделы проекта для изменения другими авторами. По окончании редактирования изменения отправляются на сервер, и блокировка снимается. Так несколько человек могут одновременно работать над различными разделами проекта без риска помешать друг другу.

Попробовать режим многопользовательской работы в Dr.Explain можно даже с бесплатной лицензией. Вы можете создать общий проект и полноценно работать с ним в многопользовательском режиме до семи дней.

Почему компании выбирают Dr.Explain для создания руководств пользователя

Павел Свиридов, профессиональный военный, полковник, создатель астрологической системы «Вега Матрица»

«Только программа Dr.Explain обладала всеми необходимыми возможностями. А главное — она давала простор для творчества. Можно было выбрать цветовую гамму, вид и форму служебных элементов, настраиваемые шаблоны. Это позволило мне сохранить стилевое единство документации и самой программы. Ну, и конечно, полуавтоматическая обработка материала существенно облегчает и ускоряет работу по созданию хелпа.

Обучение работе в Dr.Explain было наглядным и сделано возможностями самой программы, что безусловно повлияло на мой выбор в ее пользу».

Прочитать полный кейс компании «Вега Матрица вы можете перейдя по ссылке

Наталья Обухова, бизнес-аналитик компании CRM Expert

«По классике жанра был пилотный проект на двух фаворитах (Dr.Explain и HelpNDoc) и муки выбора.

Через неделю справка была полностью готова. Конечно, если мы набивали ее «с нуля», за это время мы бы не успели. Мы просто конвертировали все бумажные инструкции во внутренний формат программ, изменили каталогизацию и организовали систему гиперссылок.

Сначала фаворитом выбора была другая система, но решающим фактором в пользу Dr.Explain стал возглас человека, выполняющего основную часть работы по переносу текста: «Вжух! И вся структура документа перенеслась в файл справки». Функция импорта в Dr.Explain отработала на ура и сэкономила кучу времени.

Также очень подкупил дизайн веб-справки, который формируется Dr.Explain, и красивый способ организации подписей к окнам нашей системы. В Dr.Explain это называется «Аннотирование экрана».

Возможность установки статуса раздела тоже оказалась очень удобной, особенно, после импорта старой версии справки легко отслеживать, какие разделы требуют обновления, в каких еще ведутся изменения, а какие уже обновлены и актуальны».

Прочитать полный кейс компании CRM Expert

Николай Вальковец, разработчик компании 2V

«Мы значительно сократили время работы техподдержки с новыми клиентами на этапе подключения. Раньше требовалось проводить онлайн презентации и видео конференции для новых клиентов, объясняя особенности программы. Сейчас же, один раз постаравшись максимально подробно всё описать, мы избавили себя и нашу техподдержку от этой работы. Нам импонирует простота программы и скорость работы. Можно быстро редактировать, добавить новые пункты в документацию, сохранить в формате HTML и выложить на сайт».

Прочитать кейс компании V2

Подытожим

Создание и написание хорошей пользовательской документации — это труд, который требует много времени и усилий. Но если успешно справиться с задачей, можно навсегда получить лояльных и довольных клиентов. Не забывайте о том, что недовольство от некачественного руководства может быть спроецировано пользователем на сам продукт и повлиять на дальнейшие решения о его выборе. Пользовательская документация должна стать персональным и незаменимым помощником. Используя Dr. Explain, вы сможете быстро создать качественное руководство пользователя, которое будет помогать пользователям разбираться в продукте, а вам позволит сосредоточить свои силы на более важных задачах — разработке и продвижении программного продукта.

Скачать Dr.Explain с неограниченной по срокам возможностью бесплатной работы можно по адресу: https://www.drexplain.ru/download/

Успешных вам разработок!

Смотрите также

Dr.Explain — инструмент для создания мобильной версии пользовательской документации к программным продуктам
Шаблоны файлов помощи, руководства пользователя программного обеспечения или сайта, шаблон базы знаний — бесплатные шаблоны и примеры пользовательской документации

Пояснительная записка составляется профессионалами в области разработки программного обеспечения и для специалистов того же уровня квалификации. Следовательно, в ней уместно использовать специальную терминологию, ссылаться на специальную литературу и т. п.

Как уже указывалось выше, в настоящее время часто используют еще один эксплуатационный документ, в который отчасти входит руководство системного программиста, программиста и оператора. Этот документ называют Руководством пользователя. Появление такого документа явилось следствием широкого распространения персональных компьютеров, работая на которых пользователи совмещают в своем лице трех указанных специалистов.

Составление документации для пользователей имеет свои особенности, связанные с тем, что пользователь, как правило, не является профессионалом в области разработки программного обеспечения. В книге С. Дж. Гримм [17] даны рекомендации по написанию подобной программной документации:

•учитывайте интересы пользователей – руководство должно содержать все инструкции, необходимые пользователю;

•излагайте ясно, используйте короткие предложения;

•избегайте технического жаргона и узко специальной терминологии, если все же необходимо использовать некоторые термины, то их следует пояснить;

•будьте точны и рациональны – длинные и запутанные руководства обычно никто не читает, например, лучше привести рисунок формы, чем долго ее описывать.

Руководство пользователя, как правило, содержит следующие разделы:

•общие сведения о программном продукте;

•описание установки;

•описание запуска;

•инструкции по работе (или описание пользовательского интерфейса);

•сообщения пользователю.

Раздел Общие сведения о программе обычно содержит наименование программного продукта, краткое описание его функций, реализованных методов и возможных областей применения.

Раздел Установка обычно содержит подробное описание действий по установке программного продукта и сообщений, которые при этом могут быть получены.

В разделе Запуск, как правило, описаны действия по запуску программного продукта и сообщений, которые при этом могут быть получены.

Раздел Инструкции по работе обычно содержит описание режимов работы, форматов ввода-вывода информации и возможных настроек.

303

Раздел Сообщения пользователю должен содержать перечень возможных сообщений, описание их содержания и действий, которые необходимо предпринять по этим сообщениям.

11.4. Руководство системного программиста

По ГОСТ 19.503–79 руководство системного программиста должно содержать всю информацию, необходимую для установки программного обеспечения, его настройки и проверки работоспособности. Кроме того, как указывалось выше, в него часто включают и описание необходимого обслуживания, которое раньше приводилось в руководстве оператора (ГОСТ 19.505–79) и/или руководстве по техническому обслуживанию (ГОСТ 19.508–79). В настоящее время данную схему используют для составления руководства системному администратору.

Руководство системного программиста должно содержать следующие разделы:

•общие сведения о программном продукте,

•структура,

•настройка,

•проверка,

•дополнительные возможности,

•сообщения системному программисту.

Раздел Общие сведения о программе должен включать описание назначения и функций программы, а также сведения о технических и программных средствах, обеспечивающих выполнение данной программы (например, объем оперативной памяти, требования к составу

ипараметрам внешних устройств, требования к программному обеспечению и т. п.).

Вразделе Структура программы должны быть приведены сведения о структуре программы, ее составных частях, о связях между составными частями и о связях с другими программами.

Вразделе Настройка программы должно быть приведено описание действий по настройке программы на условия практического применения.

Вразделе Проверка программы должно быть приведено описание способов проверки работоспособности программы, например контрольные примеры.

Вразделе Дополнительные возможности должно быть приведено описание дополнительных возможностей программы и способов доступа к ним.

Вразделе Сообщения системному программисту должны быть указаны тексты сообщений, выдаваемых в ходе выполнения настройки и проверки программы, а также в ходе ее выполнения, описание их содержания и действий, которые необходимо предпринять по этим сообщениям.

304

11.5. Основные правила оформления программной документации

При оформлении текстовых и графических материалов, входящих в программную документацию следует придерживаться действующих стандартов. Некоторые положения этих стандартов приведены ниже.

Оформление текстового и графического материала. Текстовые документы оформляют на листах формата А4, причем графический материал допускается представлять на листах формата A3. Поля на листе определяют в соответствии с общими требованиями: левое – не менее 30, правое – не менее 10, верхнее – не менее 15, а нижнее – не менее 20 мм. В текстовых редакторах для оформления записки параметры страницы заказывают в зависимости от устройства печати. При ручном оформлении документов параметры страницы выбирают из соображений удобства.

Нумерация всех страниц – сквозная. Номер проставляется сверху справа арабской цифрой. Страницами считают, как листы с текстами и рисунками, так и листы приложений. Первой страницей считается титульный лист. Номер страницы на титульном листе не проставляют.

Наименование разделов пишут прописными буквами в середине строки. Расстояние между заголовками и текстом, а также между заголовками раздела и подразделов должно быть равно:

•при выполнении документа машинописным способом – двум интервалам;

•при выполнении рукописным способом – 10 мм;

•при использовании текстовых редакторов – определяется возможностями редактора. Наименования подразделов и пунктов следует размещать с абзацного отступа и

печатать вразрядку с прописной буквы, не подчеркивая и без точки в конце. Расстояние между последней строкой текста предыдущего раздела и последующим заголовком при расположении их на одной странице должно быть равно:

•при выполнении документа машинописным способом – трем интервалам;

•при выполнении рукописным способом – не менее 15 мм;

•при использовании текстовых редакторов – определяется возможностями редактора. Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами с точкой. Разделы должны

иметь порядковые номера 1, 2, и т. д. Номер подраздела включает номер раздела и порядковый номер подраздела, входящего в данный раздел, разделенные точкой. Например: 2.1, 3.5. Ссылки на пункты, разделы и подразделы указывают, используя порядковый номер раздела или пункта, например, «в разд. 4», «в п. 3.3.4».

305

Текст разделов печатают через 1,5-2 интервала. При использовании текстовых редакторов высота букв и цифр должна быть не менее 1,8 мм (шрифты № 11-12).

Перечисления следует нумеровать арабскими цифрами со скобкой, например: 2), 3) и т.д. – с абзацного отступа. Допускается выделять перечисление простановкой дефиса перед пунктом текста или символом, его заменяющим, в текстовых редакторах.

Оформление рисунков, схем алгоритмов, таблиц и формул. В соответствии с ГОСТ 2.105–79 «Общие требования к текстовым документам» иллюстрации (графики, схемы, диаграммы) могут быть приведены как в основном тексте, так и в приложении. Все иллюстрации именуют рисунками. Все рисунки, таблицы и формулы нумеруют арабскими цифрами последовательно (сквозная нумерация) или в пределах раздела (относительная нумерация). В приложении – в пределах приложения.

Каждый рисунок должен иметь подрисуночную подпись – название, помещаемую под рисунком, например:

Рис.12. Форма окна основного меню

На все рисунки, таблицы и формулы в записке должны быть ссылки в виде: «(рис. 12)» или «форма окна основного меню приведена на рис. 12».

Если позволяет место, рисунки и таблицы должны размещаться сразу после абзаца, в котором они упоминаются в первый раз, или как можно ближе к этому абзацу на следующих страницах.

Если рисунок занимает более одной страницы, на всех страницах, кроме первой, проставляется номер рисунка и слово «Продолжение». Например:

Рис. 12. Продолжение

Рисунки следует размещать так, чтобы их можно было рассматривать без поворота страницы. Если такое размещение невозможно, рисунки следует располагать так, чтобы для просмотра надо было повернуть страницу по часовой стрелке. В этом случае верхним краем является левый край страницы. Расположение и размеры полей сохраняются.

Схемы алгоритмов должны быть выполнены в соответствии со стандартом ЕСПД. Толщина сплошной линии при вычерчивании схем алгоритмов должна составлять от 0,6…1,5 мм. Надписи на схемах должны быть выполнены чертежным шрифтом, высота букв и цифр должна быть не менее 3,5 мм.

Номер таблицы размещают в правом верхнем углу или перед заголовком таблицы, если он есть. Заголовок, кроме первой буквы, выполняют строчными буквами.

Ссылки на таблицы в тексте пояснительной записки указывают в виде слова «табл.» и номера таблицы. Например:

306

Результаты тестов приведены в табл. 4.

Номер формулы ставится с правой стороны страницы в круглых скобках на уровне формулы. Например:

Ссылка на номер формулы дается в скобках. Например: «расчет значений проводится по формуле (12)».

Оформление приложений. Каждое приложение должно начинаться с новой страницы с указанием в правом углу слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами и иметь тематический заголовок. При наличии более одного приложения все они нумеруются арабскими цифрами: ПРИЛОЖЕНИЕ 1, ПРИЛОЖЕНИЕ 2 и т. д. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Титульный лист расчетно–пояснительной записки

Рисунки и таблицы, помещаемые в приложении, нумеруют арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением буквы «П». Например:

Рис. П. 12 – 12-й рисунок приложения; Рис. П1.2 – 2-й рисунок 1-го приложения.

Если в приложении приводится текст программы, то каждый файл оформляют как рисунок с наименованием файла и его назначением, например:

Рис. П2.4. Файл menuran.pas – программа движения курсора основного меню.

Оформление списка литературы. Список литературы должен включать все использованные источники. Сведения о книгах (монографиях, учебниках, пособиях, справочниках и т. д.) должны содержать: фамилию и инициалы автора, заглавие книги, место издания, издательство, год издания. При наличии трех и более авторов допускается указывать фамилию и инициалы только первого из них со словами «и др.». Издательство надо приводить полностью в именительном падеже: допускается сокращение названия только двух городов: Москва (М.) и Санкт–Петербург (СПб.).

Сведения о статье из периодического издания должны включать: фамилию и инициалы автора, наименование статьи, издания (журнала), серии (ес-

307

Соседние файлы в предмете Программирование

Руководство пользователя – это основной документ в составе эксплуатационной документации на автоматизированную систему (ГОСТ 34). Очевидно ли это?

Назначение руководства пользователя

Цель создания документа заключается в том, чтобы предоставить пользователю возможность самостоятельно решать свои прикладные задачи с помощью системы. Этой цели может служить и введение в предметную область, и ознакомление со всеми возможностями программы, и описание конкретных процедур решения задач, и приведение различных инструкций. Иногда Руководство пользователя больше похоже на справочник, к которому можно обращаться в процессе работы, а иногда – на учебник, который позволяет изучить принципы работы с программой и ее возможности, а затем применять их на практике.

Состав типового руководства пользователя

Конкретный подход к написанию определяется многими факторами:

– назначением программы и областью ее применения;

– сложностью программы;

– количеством разнообразных вариантов использования.

Принимая во внимание все различия и особенности, сложно привести структуру любого Руководства пользователя к одному виду. Тем не менее, РД 50-34.698 предлагает нам такой список разделов:

– Введение, где указывают область применения ПО, краткое описывают его возможности, требуемый уровень знаний пользователя и список документов, которые необходимо изучить помимо настоящего руководства;

– Назначение и условия применения, где описывают виды деятельности и функции, которые автоматизированы и условия, при соблюдении которых автоматизация используется;

– Подготовка к работе, где описывают комплектность дистрибутива, порядок установки и загрузки программы, а также способ проверки ее работоспособности;

– Описание операций, представляет собой основной раздел, где описывают функции программы, процессы работы с данными, выполнение конкретных задач пользователя;

– Аварийные ситуации, где описывают действия в нештатных ситуациях – сбоях в программе, ошибок в данных и т.д.;

– Рекомендации по освоению, где приводят методические рекомендации по изучению программы и примеры использования.

Данная структура может меняться и дополняться – например, основной раздел часто разбивают на несколько значимых разделов по группам функций или задач, также в современных системах нередко добавляют раздел Интерфейс пользователя, где описывают взаимодействие пользователя с программой с примерами и снимками экрана.

Стандарты для руководства пользователя

Наличие Руководства пользователя регламентируется ГОСТ 34.201, а структура и содержание – РД 50-34.698. Однако, в зависимости от сложности, назначения и области применения ПО, различные Руководства пользователя могут отличаться друг от друга по способу, методике и стилю изложения.

Стоимость разработки руководства пользователя

Наименование документа	Наименование стандарта	Стоимость разработки
РП на автоматизированную систему	РД 50-34.698	70 тыс. р.

Грамотно написанное Руководство пользователя может сэкономить значительное количество времени на обучение и адаптацию пользователя к программе, а также снизить количество ошибок в работе что, в свою очередь, повышает экономическую эффективность системы. Если вы не хотите вникать во все тонкости создания Руководства пользователя, но хотите иметь полный, качественный и полезный документ – обратитесь в компанию ТехРайтКонсалт, и мы применим весь наш опыт и знания для решения вашей задачи по доступной цене!

Возможно, вас также заинтересует:

– разработка руководства администратора;
– создание руководства программиста;
– разработка руководства оператора.

From Wikipedia, the free encyclopedia

For a full guide to an item owned by its operator, see Owner’s manual.

A user guide, also commonly known as a user manual, is intended to assist users in using a particular product, service or application. It’s usually written by a technician, product developer, or a company’s customer service staff.

Most user guides contain both a written guide and associated images. In the case of computer applications, it is usual to include screenshots of the human-machine interface(s), and hardware manuals often include clear, simplified diagrams. The language used is matched to the intended audience, with jargon kept to a minimum or explained thoroughly.

Contents of a user manual[edit]

The sections of a user manual often include:

A cover page
A title page and copyright page
A preface, containing details of related documents and information on how to navigate the user guide
A contents page
A Purpose section. This should be an overview rather than detail the objective of the document
An Audience section to explicitly state who is the intended audience who is required to read, including optionals
A Scope section is crucial as it also serves as a disclaimer, stating what is out-of-scope as well as what is covered
A guide on how to use at least the main function of the system
A troubleshooting section detailing possible errors or problems that may occur, along with how to fix them
A FAQ (Frequently Asked Questions)
Where to find further help, and contact details
A glossary and, for larger documents, an index

History[edit]

The user guide engraved into a model of the Antikythera Mechanism.

User guides have been found with ancient devices. One example is the Antikythera Mechanism,^[1] a 2,000 year old Greek analogue computer that was found off the coast of the Greek island Antikythera in the year 1900. On the cover of this device are passages of text which describe the features and operation of the mechanism.

As the software industry was developing, the question of how to best document software programs was undecided. This was a unique problem for software developers, since users often became frustrated with current help documents.^[2] Some considerations for writing a user guide that developed at this time include:

the use of plain language^[2]
length and reading difficulty^[2]
the role of printed user guides for digital programs^[3]
user-centered design^[3]

Computer software manuals and guides[edit]

User manuals and user guides for most non-trivial software applications are book-like documents with contents similar to the above list. They may be distributed either in print or electronically. Some documents have a more fluid structure with many internal links. The Google Earth User Guide^[4] is an example of this format. The term guide is often applied to a document that addresses a specific aspect of a software product. Some usages are Installation Guide, Getting Started Guide, and various How to guides. An example is the Picasa Getting Started Guide.^[5]

In some business software applications, where groups of users have access to only a sub-set of the application’s full functionality, a user guide may be prepared for each group. An example of this approach is the Autodesk Topobase 2010 Help^[6] document, which contains separate Administrator Guides, User Guides, and a Developer’s Guide.

References[edit]

^ «Boffins decipher manual for 2,000-year-old Ancient Greek computer». Retrieved 2018-11-29.
^ ^a ^b ^c Chafin, Roy (January 1982). «User Manuals: What Does the User Really Need?». SIGDOC ’82 Proceedings of the 1st Annual International Conference on Systems Documentation: 36–39. doi:10.1145/800065.801307. S2CID 6435788.
^ ^a ^b McKee, John (August 1986). «Computer User Manuals in Print: Do They Have a Future?». ACM SIGDOC Asterisk Journal of Computer Documentation. 12 (2): 11–16. doi:10.1145/15505.15507. S2CID 35615987.
^ «Google Earth User Guide». 4 June 2009. Retrieved 13 August 2009.
^ «Getting Started with Picasa: Getting Started Guide». 15 June 2009. Retrieved 13 August 2009.
^ «Autodesk Topobase 2010 Help». Autodesk. Retrieved 13 August 2009.

ГОСТ 19.504-79

Группа Т55

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Единая система программной документации

РУКОВОДСТВО ПРОГРАММИСТА

Требования к содержанию и оформлению

Unified system for program documentation. Programmer»s guide. Requirements for contents and form of presentation

МКС 35.080

Дата введения 1980-01-01

Постановлением Государственного комитета CCCР по стандартам от 12 января 1979 г. N 74 дата введения установлена 01.01.80

ИЗДАНИЕ (январь 2010 г.) с Изменением N 1, утвержденным в сентябре 1981 г. (ИУС 11-81).

Настоящий стандарт устанавливает требования к содержанию и оформлению программного документа «Руководство программиста», определенного ГОСТ 19.101-77 .

Стандарт полностью соответствует СТ СЭВ 2095-80*.
________________
* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей . — Примечание изготовителя базы данных.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Структура и оформление документа устанавливаются в соответствии с ГОСТ 19.105-78 .

Составление информационной части (аннотации и содержания) является обязательным.

1.2. Руководство программиста должно содержать следующие разделы:

назначение и условия применения программы;

характеристики программы;

обращение к программе;

входные и выходные данные;

сообщения.

В зависимости от особенностей документа допускается объединять отдельные разделы или вводить новые.

2.1. В разделе «Назначение и условия применения программы» должны быть указаны назначение и функции, выполняемые программой, условия, необходимые для выполнения программы (объем оперативной памяти, требования к составу и параметрам периферийных устройств, требования к программному обеспечению и т.п.).

2.2. В разделе «Характеристики программы» должно быть приведено описание основных характеристик и особенностей программы (временные характеристики, режим работы, средства контроля правильности выполнения и самовосстанавливаемости программы и т.п.).

2.3. В разделе «Обращение к программе» должно быть приведено описание процедур вызова программы (способы передачи управления и параметров данных и др.).

2.4. В разделе «Входные и выходные данные» должно быть приведено описание организации используемой входной и выходной информации и, при необходимости, ее кодирования.

2.5. В разделе «Сообщения» должны быть указаны тексты сообщений, выдаваемых программисту или оператору в ходе выполнения программы, описание их содержания и действия, которые необходимо предпринять по этим сообщениям.

2.6. В приложении к руководству программиста могут быть приведены дополнительные материалы (примеры, иллюстрации, таблицы, графики и т.п.).

Электронный текст документа
подготовлен АО «Кодекс» и сверен по:
официальное издание
Единая система программной документации:
Сборник национальных стандартов. —
М.: Стандартинформ, 2010

Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т С О Ю З А С С Р

Единая система программной документации	ГОСТ 19.504-79 (СТ СЭВ 2095-80)

РУКОВОДСТВО ПРОГРАММИСТА. ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ

United system for program documentation. Programmer»s guide. Requirements to contents and form of presentation

Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 12 января 1979 г. ¹ 74 срок введения установлен

с 01.01. 1980 г.

Настоящий стандарт устанавливает требования к содержанию и оформлению программного документа «Руководство программиста», определённого ГОСТ 19.101-77 .

Стандарт полностью соответствует СТ СЭВ 2095-80.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Структуру и оформление документа устанавливают в соответствии с ГОСТ 19.105-78 .

Составление информационной части (аннотации и содержания) является обязательным.

1.2. Руководство программиста должно содержать следующие разделы:

назначение и условия применения программ;
характеристика программы;
обращение к программе;
входные и выходные данные;
сообщения.

В зависимости от особенностей документы допускается объединять отдельные разделы или вводить новые.

2.1. В разделе «Назначение и условия применения программ» должны быть указаны назначение и функции, выполняемые программой, условия, необходимые для выполнения программы (объем оперативной памяти, требования к составу и параметрам периферийных устройств, требования к программного обеспечению и т.п.).

2.2. В разделе «Характеристика программы» должно быть приведено описание основных характеристик и особенностей программы (временные характеристики, режим работы, средства контроля правильности выполнения и самовосстанавливаемости программы и т.п.).

2.5. В разделе «Сообщения» должны быть указаны тексты сообщений, выдаваемых программисту или оператору в ходе выполнения программы, описание их содержания и действий, которые необходимо предпринять по этим сообщениям.

* Переиздание (Ноябрь 1987 г.) с Изменением № 1, утвержденным в сентябре 1981 г (ИУС 11-81)

Ниже представлен пример (образец) документа «Руководство пользователя
«, разработанного на основании методических указаний РД 50-34.698-90 .

Для формирования руководства пользователя в качестве примера был взят инструмент Oracle Discoverer
информационно-аналитической системы «Корпоративное хранилище данных».

Ниже приведен состав руководства пользователя в соответствии с ГОСТ. Внутри каждого из разделов кратко приведены требования к содержанию и текст примера заполнения
(выделен вертикальной чертой).

Разделы руководства пользователя:

1. Введение

В разделе «Введение» указывают:

область применения;
краткое описание возможностей;
уровень подготовки пользователя;
перечень эксплуатационной документации, с которой необходимо ознакомиться пользователю.

1.1. Область применения

Требования настоящего документа применяются при:

предварительных комплексных испытаниях;
опытной эксплуатации;
приемочных испытаниях;
промышленной эксплуатации.

1.2. Краткое описание возможностей

ИАС КХД предоставляет возможность работы с регламентированной и нерегламентированной отчетностью.

формирование табличных и кросс-табличных отчетов;
построение различных диаграмм;
экспорт и импорт результатов анализа;
печать результатов анализа;
распространение результатов анализа.

1.3. Уровень подготовки пользователя

знать соответствующую предметную область;
знать основы многомерного анализа;
понимать многомерную модель соответствующей предметной области;
знать и иметь навыки работы с аналитическими приложениями.

Квалификация пользователя должна позволять:

формировать отчеты в Oracle Discoverer Plus;
осуществлять анализ данных.

1.4. Перечень эксплуатационной документации, с которой необходимо ознакомиться пользователю

Информационно-аналитическая система «Корпоративное хранилище данных». ПАСПОРТ;
Информационно-аналитическая система «Корпоративное хранилище данных». ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ.

2. Назначение и условия применения Oracle Discoverer Plus

В разделе «Назначение и условия применения» указывают:

виды деятельности, функции, для автоматизации которых предназначено данное средство автоматизации;
условия, при соблюдении (выполнении, наступлении) которых обеспечивается применение средства автоматизации в соответствии с назначением (например, вид ЭВМ и конфигурация технических средств, операционная среда и общесистемные программные средства, входная информация, носители данных, база данных, требования к подготовке специалистов и т. п.).

Работа с Oracle Discoverer Plus в составе ИАС КХД доступна всем пользователям с установленными правами доступа.

3. Подготовка к работе

В разделе «Подготовка к работе» указывают:

состав и содержание дистрибутивного носителя данных;
порядок загрузки данных и программ;
порядок проверки работоспособности.

3.1. Состав и содержание дистрибутивного носителя данных

Для работы с ИАС КХД необходимо следующее программное обеспечение:

Internet Explorer (входит в состав операционной системы Windows);
Oracle JInitiator устанавливается автоматически при первом обращении пользователя к ИАС КХД.

3.2. Порядок загрузки данных и программ

Перед началом работы с ИАС КХД на рабочем месте пользователя необходимо выполнить следующие действия:

Необходимо зайти на сайт ИАС КХД ias-dwh.ru.
Во время загрузки в появившемся окне «Предупреждение о безопасности», которое будет содержать следующее: «Хотите установить и выполнить «Oracle JInitiator» …» Нажимаем на кнопку «Да».
После чего запуститься установка Oracle JInitiator на Ваш компьютер. Выбираем кнопку Next и затем OK.

3.3. Порядок проверки работоспособности

Для проверки доступности ИАС КХД с рабочего места пользователя необходимо выполнить следующие действия:

Открыть Internet Explorer, для этого необходимо кликнуть по ярлыку «Internet Explorer» на рабочем столе или вызвать из меню «Пуск».
Ввести в адресную строку Internet Explorer адрес: ias-dwh.ru и нажать «Переход».
В форме аутентификации ввести пользовательский логин и пароль. Нажать кнопку «Далее».
Убедиться, что в окне открылось приложение Oracle Discoverer Plus.

В случае если приложение Oracle Discoverer Plus не запускается, то следует обратиться в службу поддержки.

4. Описание операций

В разделе «Описание операций» указывают:

описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур;
описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, комплексов задач (задач), процедур.

Для каждой операции обработки данных указывают:

наименование;
условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции;
подготовительные действия;
основные действия в требуемой последовательности;
заключительные действия;
ресурсы, расходуемые на операцию.

4.1. Выполняемые функции и задачи

Oracle Discoverer Plus в составе ИАС КХД выполняет функции и задачи, приведенные в таблице ниже:

4.2. Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения задач

Ниже приведено описание пользовательских операций для выполнения каждой из задач.

Задача: «Визуализация отчетности»

Операция 1: Регистрация на портале ИАС КХД

Компьютер пользователя подключен к корпоративной сети.
Портал ИАС КХД доступен.
ИАС КХД функционирует в штатном режиме.

Подготовительные действия:

На иконке «ИАС КХД» рабочего стола произвести двойной щелчок левой кнопкой мышки.
В открывшемся окне в поле «Логин» ввести имя пользователя, в поле «Пароль» ввести пароль пользователя. Нажать кнопку «Далее».

Заключительные действия:

Не требуются.

15-30 секунд.

Операция 2: Выбор отчета

Условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции:

Успешная регистрация на Портале ИАС КХД.

Подготовительные действия:

Не требуются.

Основные действия в требуемой последовательности:

2. Выбрать нужную рабочую книгу и нажать кнопку «Откр.»:

Заключительные действия:

После завершения работы с отчетом необходимо выбрать пункт меню «Файл», далее выбрать пункт «Закрыть».

Ресурсы, расходуемые на операцию:

15 секунд.

Задача: «Формирование табличных и графических форм отчетности»

Заполняется по аналогии.

5. Аварийные ситуации

Класс ошибки	Ошибка	Описание ошибки	Требуемые действия пользователя при возникновении ошибки
Портал ИАС КХД	Сервер не найден. Невозможно отобразить страницу	Возможны проблемы с сетью или с доступом к порталу ИАС КХД.	Для устранения проблем с сетью обратиться к сотруднику подразделения технической поддержки (HelpDesk). В других случаях к администратору ИАС КХД.
Ошибка: Требуется ввести действительное имя пользователя	При регистрации на портале ИАС КХД не введено имя пользователя.	Ввести имя пользователя.
Ошибка: Требуется ввести пароль для регистрации	При регистрации на портале ИАС КХД не введен пароль.	Ввести пароль.
Ошибка: Сбой аутентификации. Повторите попытку	Неверно введено имя пользователя или пароль, либо такая учетная запись не зарегистрирована.	Нужно повторить ввод имени пользователя и пароля, однако после третей неудачной попытки регистрации учетная запись блокируется. Если учетная запись заблокирована, нужно обратиться к администратору ИАС КХД.
Сбой в электропитании рабочей станции	Нет электропитания рабочей станции или произошел сбой в электропитании.	Рабочая станция выключилась или перезагрузилась.	— нажать кнопку «Пуск» — выбрать пункт «Выполнить» Повторить попытку подключения (входа) в ИАС КХД
Сбой локальной сети	Нет сетевого взаимодействия между рабочей станцией и сервером приложений ИАС КХД	Отсутствует возможность начала (продолжения) работы с ИАС КХД. Нет сетевого подключения к серверу ИАС КХД	Перезагрузить рабочую станцию. Проверить доступность сервера ИАС КХД по порту 80, выполнив следующие команды: — нажать кнопку «Пуск» — выбрать пункт «Выполнить» — в строке ввода набрать команду telnet ias_dwh.ru 80 — если открылось окно Telnet, значит соединение возможно. После восстановления работы локальной сети повторить попытку подключения (входа) в ИАС КХД.

Ковтун М.В. Январь 2012.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Руководство программиста

1. Назначение и условия применения
2. Характеристика программы
3. Обращение к программе
4. Полный перечень модулей и компонентов
5. Сообщение пользователю

1
.
Назначение и условия применения

Данный программный продукт может быть использован непосредственно для осуществления деятельности в организации «Проф&Элит», которая занимается установкой пластиковых конструкций, в том числе окон. программный пластиковый оконо

Программный продукт «Проф&Элит» служит для сбора информации о клиентах, сотрудниках, данных замеров для изготовления и производства изделий. Обеспечивает централизованное хранение данных. Продукт обладает простым и понятным интерфейсом, поэтому у пользователя не будет проблем в его освоении.

Проектирование данного программного продукта поможет автоматизировать работу менеджера по работе с дилерами.

Требования к аппаратному обеспечению:

· процессор Intel Pentium
IV и выше;

· оперативная память 512 Мб и выше;

· видеокарта AGP/PCI Express 64 Мб и выше;

· свободное пространство на диске 12 Мб;

· видеомонитор с разрешением 1024×768;

· клавиатура;

· мышь;

· принтер для вывода на печать отчетов;

· операционная система Windows 98/2000/XP/Vista/7/8;

· Microsoft Access, Borland Delphi 7.

2
.
Характеристика программы

В тестовом режиме был произведен запрос к форме ввода/вывода и введены данные в главную таблицу, что позволило оценить наглядно загруженность центрального процессора (ЦП) и использование выделенной (виртуальной) памяти с помощью «Диспетчера задач», как изображено на рис.Б.1 и рис.Б.2.

Рис.Б.2- Выделенная память и время загрузки

3
.
Обращение к программе

Запуск приложения возможен по щелчку на иконке самой программы, находящейся в специальном каталоге. После запуска приложения на экране отображается главное окно, с помощью которого можно управлять всеми функциями приложения, описанными в разделе 4 данного руководства пользователя.

Запустить данную программу можно непосредственно через оболочку Delphi. Для этого требуется открыть файл проекта Project1.dbr, находящемся в каталоге с программой. Далее, нажав F9, скомпилировать и запустить приложение.

Возможен запуск программы через командную строку. Запустить командную строку «Пуск/Все программы/Стандартные/Командная строка» Далее в командной строке необходимо ввести полный путь к программе, далее написать название программы (Project1.exe) и нажать Enter. Программа запущена.

Еще один способ запуска программы: в меню «Пуск» выберите пункт «Выполнить». В результате на экране откроется окно «Выполнение программы». В поле «Открыть» окна «Выполнение программы» введите путь к файлу программы, которую требуется запустить.

Выход из приложения возможен при нажатии на кнопку «Закрыть» или с помощью пункта меню программы «Файл/Выход», а также можно воспользоваться сочетанием клавиш Alt+F4.

4
.
Полный перечень модулей и компонентов

Основная форма содержит перечень всех используемых в программе модулей и несколько исполняемых операторов, обеспечивающих создание нужных окон и связь программы с ОС Windows. Вся основная работа программы управляется кодом, содержащимся в модулях.

В состав данного программного продукта входят следующие модули:

Unit1.pas — главный модуль программы, где непосредственно происходит заполнение данных по заказам;

Unit2.pas — отправка заказа дилеру (дилерский терминал);

Unit3.pas — модуль программы, где происходит заполнение данных по замерам изделия (окна);

Unit4.pas — модуль программы, где происходит заполнение данных по установке изделия (окна);

Unit5.pas — поиск, фильтрация, сортировка по заказам;

Unit6.pas — модуль «О программе».

В главной форме имеются компоненты, изображенные на рис.Б.3. На рисунке также изображено «дерево» всех компонентов формы (рис. Б.4).

Рисунок Б.3 — Компоненты главной формы

Компоненты главной формы:

TADOConnection — используется для указания базы данных и работы транзакциями;

TADOTable — таблица доступная через ADO;

DataSource обеспечивает механизм для связи компонентов доступа к данным (Table) с визуальными компонентами, которые отображают данные (DBGrid, DBEdit, DBListBox и т. д.)

TADOQuery — выполняет запрос (выборку) к базе данных;

TMainMenu — создает главное меню программы;

TDBGrid — осуществляет отображение данных из базы данных в виде таблицы;

TEdit — поле для ввода текстовых сообщений;

TButton — кнопка;

TComboBox — выпадающий список;

TDBCtrlGrid — используется для отображения таблицы в виде «кирпичиков»;

TLabel — надписи;

TGroupBox — панель, как отельный элемент с другими компонентами;

TDBNavigator — компонент для управления навигацией и редактированием данных;

TDBEdit — поле редактирования записи базы данных;

TDateTimePicker — выбор даты;

TSpeedButton — быстрая кнопка;

TBitBtn — кнопка, передающая действие форме;

TBevel — предназначен в приложении для простого обведения чего-либо рамкой.

Компоненты главной формы необходимы для вывода таблиц из базы данных, для изменения, добавления, удаления, фильтрации, поиска, перехода к другим форм и для иных действий.

Рисунок Б.4 — Структура компонентов

5
.
Сообщение пользователю

Если пользователь ввёл неверные значения для фильтрации данных базы данных, то выводится сообщение, показанное на рис.Б.5.

Рис.Б.5 — Сообщение об ошибке

Если произошла ошибка при удалении данных, то выводиться сообщение об ошибке, показанное на рис.Б.6.

программный пластиковый окно

Рис.Б.6 — Сообщение об ошибке.

Пользователь забыл ввести номер накладной при сохранении заказа, то выводиться сообщение об ошибке, показанное на рис.Б.7.

Рис.Б.7 — Сообщение о ошибке

При попытке удаления выводится сообщение, показанное на рис.Б.8.

Рис.Б.8 — Диалог с пользователем

Если пользователь ввёл уже номер существующей накладной при сохранении заказа, выводится сообщение, показанное на рис.Б.9.

Рис.Б.9 — Диалог с пользователем

Размещено на Allbest.ru

…

Подобные документы

Создание классов, реализующих работу со списками и применение их к задаче построения графических моделей. Использование языка С++ для реализации списковой структуры. Назначение и условия применения программы. Руководство для программиста и оператора.

курсовая работа , добавлен 19.03.2010

Использование основных свойств объектно-ориентированного языка программирования C ++ при написании программы по реализации списка футболистов разных амплуа. Руководство пользователя и руководство программиста. Работа со списком, программный интерфейс.

курсовая работа , добавлен 20.07.2014

Описание входной и выходной информации. Требования к комплексу технических средств и к интерфейсу конечного пользователя. Разработка форм представления входных и выходных данных. Проектирование программных модулей. Руководство пользователя и программиста.

курсовая работа , добавлен 27.06.2015

Особенности алгоритмов, критерии качества. Создание и применение программного продукта на языке Delphi. Тип операционной системы. Внутренняя структура программного продукта. Руководство пользователя и программиста, расчет себестоимости и цены программы.

дипломная работа , добавлен 12.06.2009

Delphi как программный продукт с феноменальными характеристиками. Компилятор в машинный код. Объектно-ориентированная модель программных компонентов. Масштабируемые средства для построения баз данных. Программный код.

контрольная работа , добавлен 30.07.2007

Разработка структурной схемы и интерфейса программного комплекса управления сайтом. Выбор языка программирования. Принципы тестирования программы. Разработка руководства оператора и системного программиста. Расчет сметы затрат на программный продукт.

дипломная работа , добавлен 11.06.2012

Назначение и область применения промышленных роботов. Разработка программы «Кинематическое движение» в среде Delphi для определения основных параметров кинематического движения. Описание работы и листинг программы. Руководство программиста и оператора.

курсовая работа , добавлен 17.11.2014

Техническое задание. Планы работы: первоначальный, поэтапный. Технический проект. Таблицы базы данных программы. Схема обмена данными. Тестирование программного продукта. Эксплуатационная документация. Руководство программиста. Руководство пользователя.

курсовая работа , добавлен 07.12.2007

Создание программного продукта по теме «Назначение и основные свойства палитры компонентов «Standard»», тестирующего знания студентов, в среде языка программирования Delphi. Особенности методики осуществления контроля знаний и состав тестовых заданий.

курсовая работа , добавлен 17.04.2011

Разработка программы на языке Visual Basic. Спецификация на программный модуль. Ввод, изменение и удаление данных по определенным требованиям. Руководство системного программиста, программиста и оператора. Ведение базы данных в виде таблицы Excel.

Создан 02.02.2010 9:34:31

Назначение и условия применения программ

В разделе «Назначение и условия применения программ» должны быть указаны назначение и, условия, необходимые для выполнения программы (объем, к составу и параметрам, требования к и т.п.) [из п. 2.1 ГОСТ 19.504-79]

Характеристика программы

В разделе «Характеристика программы» должно быть приведено описание основных характеристик и особенностей программы (временные характеристики, режим работы, средства контроля выполнения и самовосстанавливаемости программы и т.п.) [из п. 2.2 ГОСТ 19.504-79]

Обращение к программе

В разделе «Обращение к программе» должно быть приведено описание процедур вызова программы (способы передачи управления и параметров данных и др.) [из п. 2.3 ГОСТ 19.504-79]

Входные и выходные данные

В разделе «Входные и выходные данные» должно быть приведено описание организации используемой входной и выходной информации и, при необходимости, ее [из п. 2.4 ГОСТ 19.504-79]

Сообщения

В разделе «Сообщения» должны быть указаны тексты сообщений, выдаваемых программисту или в ходе выполнения программы, описание их содержания и действий, которые необходимо предпринять по этим сообщениям [из п. 2.5 ГОСТ 19.504-79]

Приложения

В приложении к руководству программиста могут быть приведены дополнительные материалы (примеры, иллюстрации, таблицы, графики и т.п.) [из п. 2.6 ГОСТ 19.504-79]

Руководство программиста. Пример

Пример руководства программиста по одной из ранее сданных систем

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДЛЯ УЧАСТКА СБОРКИ И НАСТРОЙКИ ДВДТ

АННОТАЦИЯ

В данном руководстве содержится информация, описывающая прикладное программное обеспечение для участка сборки и настройки ДВДТ – участок ДВДТ (далее по тексту – участок). Документ содержит информацию о доступе к функциям системы управления MasterScada (далее по тексту – СУ), структуре программы, методики записи и просмотра произошедших событий.

СОДЕРЖАНИЕ

1 НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ 5

1.1 Назначение программы 5

1.2 Аппаратные средства 6

2 ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОГРАММЫ 7

2.1 Структура SQL базы данных 7

2.2 Программные секции 10

2.3 Структура программного обеспечения 14

3 ОБРАЩЕНИЕ К ПРОГРАММЕ 16

4 ВХОДНЫЕ И ВЫХОДНЫЕ ДАННЫЕ 16

5 СООБЩЕНИЯ 17

ПЕРЕЧЕНЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ 18

ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ 19

ПЕРЕЧЕНЬ РИСУНКОВ 20

ПЕРЕЧЕНЬ ТАБЛИЦ 21

ПЕРЕЧЕНЬ ССЫЛОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ 22

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ 23

1 НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

1.1 Назначение программы

Стенд предназначен для испытаний определённого вида оборудования на разных участках. ПО обеспечивает настройку на следующих участках:

— настройка температуры;

— настройки давления;

— настройки скорости ветра;

— настройки влажности;

— настройки ДВДТ;

— сдачи ПСИ.

ПО реализует следующие функции:

— получение и обработка сигналов ввода-вывода с корзины ввода-вывода;

— приём и фильтрация входных дискретных сигналов от вероятного «дребезга» контактов;

— приём и обработка входных аналоговых сигналов;

— контроль выхода сигнала за допустимые границы (недостоверность сигнала);

— масштабирование аналогового сигнала;

— генерация пороговых нарушений с функцией гистерезиса;

— выдача дискретных команд на оборудование (управляющие воздействия);

— реализация алгоритмов управления системой;

— реализация алгоритмов защит;

— обмен данными со смежными системами по протоколу Modbus TCP;

— диагностика модулей контроллера на наличие ошибок, и формирование сообщений для АРМ о состоянии оборудования контроллера;

— мониторинг аварийных ситуаций оборудования системы.

ПО реализует следующие функции:

— вывод на экран видеокадра текущего состояния участка;

— отображение состояний оборудования;

— управление механизмами установки;

— ведение архива собранных событий;

— отображение аварийных ситуаций;

— ведение хронологии аварийных событий.

1.2 Аппаратные средства

В состав технических средств системы входят следующие аппаратные и программные компоненты:

— Электронный модуль давления Метран-518 предназначен для точного измерения и непрерывного преобразования значений абсолютного и избыточного давления, разрежения, давления-разрежения при поверке и калибровке различных приборов давления;

— Камера ТБК-500;

— Контроллеры PACE5000 и РАСЕ1000;

— Мультиметр Метран-514МПП

Персональный компьютер ПЭВМ

— процессор не хуже Intel i7 2,7 ГГц

— слоты расширения на материнской плате, не менее: 5 слотов 1x PCI-E 2.0, 1 слот 16x PCI-E 3.0

— память не менее 16 Гб DDR4-2133/2400

— дисковая подсистема: корзина на 2 диска, 2,5” SSD не менее 240GB (для системы и программ), 3.5” HDD SATA не менее 1 Tb (для данных);

— оптический привод DVD±RW в комплекте;

— порты: 4 x USB 3.0; 6 x USB 2.0, VGA, DVI, 1x LAN (RJ-45, Ethernet 10/100/1000), 4x RS232, 4x CAN 2.0

— блок питания, не менее 600 Вт;

— рабочая температура от +5º до +40ºС (промышленное исполнение);

— поддержка работы с двумя мониторами одновременно.

Установлено лицензионное ПО: Microsoft Windows Server 2012,

В слоты расширения ПК установлены и подключены интерфейсные платы RS 232 CAN; соединители плат должны выведены на заднюю панель ПК

В состав ПК входит: системный блок, монитор 24-27” со входами DVI и VGA, клавиатура, манипулятор «мышь»

Дополнительно: коммутатор Ethernet.

2 ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОГРАММЫ

2.1 Структура SQL базы данных

Потребность в СУРБД Microsoft SQL Server у пользователей ПО MasterScada может возникнуть только в тех случаях, когда предполагается использовать оперативные журналы или SQL базу данных телеметрии.

SQL база данных состоит из таблиц. Поля БД — это столбцы таблицы, а записи БД — это строки таблицы. Каждая БД изначально содержит таблицы:

— CONFORMS

— CORETABLE

— EQUIPMENT

— HISTORY

— MAGS

— NEXTNUMS

— PERSONS

— REFS

— SQLTOKENS

— USERFORMS.

Таблица CORETABLE состоит из наиболее распространенных полей, которые характерны почти для любого оперативного журнала:

— RECID — уникальный идентификатор записи;

— FULLPATH — принадлежность записи конкретному журналу (путь в дереве журналов);

— DATACREATE — дата/время создания записи;

— DATE1, DATE2 — вспомогательные даты/времени общего назначения (например, обнаружения и устранения дефекта);

— OBJECT — оборудование, к которому относится запись;

— COMMENT — произвольный комментарий (например, описание дефекта);

— STATE — состояние записи (например, обнаружен/устранен).

Каждая запись имеет свой жизненный цикл, который ведется в таблице HISTORY. Там фиксируются факты создания записи (кто, когда создал, редактировал, подписывал или отзывал подпись).

На рисунке 1 представлена схема структуры базы данных, состоящей из минимального набора таблиц.

Рисунок 1 – Модель данных БД. Связи по внешнему ключу

На предприятии, как правило, ведется несколько оперативных журналов, каждый из которых может содержать подразделы (поджурналы), которые, в свою очередь, также могут содержать подразделы и т.д.

Таким образом, можно создать иерархию журналов любого уровня вложенности, что упрощает навигацию и поиск нужной информации.

Каждый журнал может обладать своей спецификой. Это означает что, кроме рассмотренных выше основных полей, в журнале могут присутствовать поля, характерные только для данного журнала.

В ПО MasterScada используется механизм таблиц расширения, т.е. таких таблиц, которые содержат дополнительные поля, характерные для определенного журнала. Такая таблица может быть создана только для журнала первого уровня главной ветви дерева журналов. Таблица расширения привязывается к журналу и ко всем его поджурналам. В таблицу расширения можно поместить поля произвольных типов и использовать ее так, как будто это одна запись данного журнала.

Часто при вводе/редактировании записей бывает удобно использовать справочники. Это такие таблицы, где размещают часто используемую однотипную информацию. Например, справочник персонала можно заполнить фамилиями сотрудников, можно создать справочники улиц, потребителей и т.д.

Любое поле журнала, относящееся к целому типу, может быть привязано к справочнику, т.е. таблице, в которой числу сопоставлена его текстовая расшифровка. В каждой записи БД присутствует поле STATE, к которому обязательно должен быть привязан справочник состояния записи.

Кроме обычных справочников, предусмотрен специальный вид справочника — справочник оборудования. Этот справочник представляет собой иерархическую структуру и отображается в виде дерева. Такой подход связан с тем, что одинаковое оборудование может располагаться на разных объектах. В данном справочнике предусмотрено хранение кодов оборудования согласно требованиям ОДУ. Справочник оборудования может быть привязан только к полю строкового типа.

Для каждого журнала могут быть созданы формы просмотра списком нескольких записей, просмотра/редактирования одной записи и печатных документов (отчет). Форма редактирования должна представлять собою максимально детализированное представление записи, именно с ее помощью (и только через нее) осуществляется редактирование записи. В случае если на данном уровне дерева какая-либо из форм не задана, берется форма из вышестоящего уровня. Все указанные формы обязательно должны быть созданы для всех журналов первого уровня! Формы и отчеты создаются в конфигураторе БД при помощи дизайнера форм и дизайнера отчетов.

2.2 Программные секции

Приложение содержит:

— конфигурацию аппаратных и программных средств;

— набор функциональных модулей, каждый из которых реализуется секциями, написанными на языке ST (структурированного текста);

— набор функциональных блоков, разработанных в рамках проекта KPC;

— базу данных переменных контроллера;

— анимационные таблицы.

В состав приложения входят следующие функциональные модули, каждый из которых содержит один или несколько программных модулей, отраженных в таблице 2.1.

Таблица 2.1 – Программные секции

Внутри секций используются следующие подпрограммы (функциональные блоки), которые приведены в таблице 2.2.

Таблица 2.2 – Функциональные блоки

Параметры сигналов блоков приведены в таблице 2.3.

Таблица 2.3 – Параметры сигналов блока

Разъём Контакт Наименование Параметры

X1 1 I вх. Токовый вход датчика температуры. I вх. не более 400 мкА.

2 Пустой вывод. Не использовать.

3 Пустой вывод. Не использовать.

4 +12В Выход напряжения питания датчика температуры 12±0,25 В относительно «Общ.12В» Ток нагрузки не более 400 мкА.

X3 1 +12В Выход напряжения питания +12±0,25 В относительно «Общ.12В» Ток нагрузки не более 400 мкА.

2 +7В Выход напряжения питания +7±0,25 В относительно «Общ.» Ток нагрузки не более 300 мА.

3 -7В Выход напряжения питания -7±0,25 В относительно «Общ.» Ток нагрузки не более 50 мА.

4 Общ. Нулевой потенциал блока.

5 Общ. Нулевой потенциал блока.

6 Общ. Нулевой потенциал блока.

7 CAN_L Линия цифровой сети передачи данных CAN-L. Параметры согласно ISO11898

8 CAN_H Линия цифровой сети передачи данных CAN-Н. Параметры согласно ISO11898

X2 1 GND Нулевой потенциал блока.

2 RESET Сигнал интерфейса JTAG.

3 TMS Сигнал интерфейса JTAG.

4 TCK Сигнал интерфейса JTAG.

5 TDI Сигнал интерфейса JTAG.

6 TRST Сигнал интерфейса JTAG.

8 3,3В Напряжение питания 3,3В. Ток нагрузки не более 10 мА.

2.3 Структура программного обеспечения

Структура ПО представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Структура ПО

Приложение содержит:

— таблицы настроечных параметров системных функций панели;

— набор скриптов, для реализации программных функций, написанными на языке JAVA;

— перечень видеокадров системы;

— перечень всплывающих окон в системе

— базу данных переменных тэгов панели.

В состав приложения входят следующие скрипты, каждый из которых содержит один или несколько программных модулей, отраженных в таблице 2.4.

Таблица 2.4 – Перечень скриптов

3 ОБРАЩЕНИЕ К ПРОГРАММЕ

Программа при работе на объекте сконфигурирована на автоматический запуск при включении стенда. Состояние программного обеспечения отображается на экране монитора и светодиодных индикаторах приборов стенда.

Настройка параметров прикладного программного обеспечения операторской панели настраивается с ПК.

При этом настраиваются:

— таймеры нарушений работы стенда;

— уставки времени дискретных выходных сигналов;

— шкала входного аналогового сигнала температуры;

— шкала входного аналогового сигнала давления;

— шкала входного аналогового сигнала влажности;

— шкала входного аналогового сигнала скорости ветра;

— время цикла приложения;

— IP и Modbus адреса приборов стенда.

4 ВХОДНЫЕ И ВЫХОДНЫЕ ДАННЫЕ

Входными данными системы является информация, поступающая от объекта управления в систему через устройства связи с объектом (распределённой периферии), а также команды, вводимые оператором.

Выходными данными системы является информация, передаваемая на объект управления (стенд) из ПК через устройство связи с объектом. Информация выводится в АРМ оператора в виде экранных форм.

5 СООБЩЕНИЯ

Сообщения, передаваемые по интерфейсу АРМ-стенд, приведены в таблице 5.1.

Таблица 5.1 – Перечень событий, выводимых в журнале событий

№ п/п Наименования события

1 Выбрана вкладка блока №1

2 Выбрана вкладка блока №2

3 Выбрана вкладка блока №3

4 Выбрана вкладка блока №4

5 Индикатор питание +7 В

6 Индикатор питание -7 В

7 Индикатор питание +12 В

8 ПК подключен к стенду

9 Нажата кнопка включения блока №1

10 Нажата кнопка включения блока №2

11 Нажата кнопка включения блока №3

12 Нажата кнопка включения блока №4

13 Индикатор включения блока №1

14 Индикатор включения блока №2

15 Индикатор включения блока №3

16 Индикатор включения блока №4

17 Нажата кнопка включения камеры

18 Индикатор включения камеры

19 Резерв

20 Повышенное напряжение между фазами

21 Индикатор отключения камеры

22 Команда на включение камеры

23 Команда на задание скорости ветра

24 Команда на отключение блока №1

25 Команда на отключение блока №2

26 Команда на отключение блока №3

27 Команда на отключение блока №4

ПЕРЕЧЕНЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ

Автоматизированная система (АС) – система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций.

База данных (БД) – представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ).

Система управления базами данных (СУБД) – совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием БД.

Программное обеспечение АС – совокупность программ на носителях данных и программных документов, предназначенная для отладки, функционирования и проверки работоспособности системы.

Прикладная программа – Программа, предназначенная для решения задачи или класса задач в определенной области применения системы обработки информации.

MasterScada – программный пакет для проектирования систем диспетчерского управления и сбора данных (Scada).

SQL – язык программирования, применяемый для создания, модификации и управления данными в реляционной базе данных, управляемой соответствующей системой управления базами данных,

ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ

SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition System) – система диспетчерского управления и сбора данных

АС – автоматизированная система;

БД – база данных;

ПК – персональный компьютер;

ПО – программное обеспечение;

СУ – система управления;

СУБД – система управления базами данных.

ПЕРЕЧЕНЬ РИСУНКОВ

Рисунок 1 – Модель данных БД. Связи по внешнему ключу 8

Рисунок 2 – Структура ПО 13

ПЕРЕЧЕНЬ ТАБЛИЦ

Таблица 2.1 – Программные секции 10

Таблица 2.2 – Функциональные блоки 12

Таблица 2.3 – Параметры сигналов блока 12

Таблица 2.4 – Перечень скриптов 15

Таблица 5.1 – Перечень событий, выводимых в журнале событий 17

ПЕРЕЧЕНЬ ССЫЛОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

№ п/п Нормативный документ

1 ГОСТ 19781-90 ЕСПД. Термины и определения.

2 ГОСТ 19.105-78. ЕСПД. Общие требования к программным документам.

3 ГОСТ 19.402-78. ЕСПД. Описание программы.

4 ГОСТ 19.504-79. ЕСПД. Руководство программиста. Требования к содержанию и оформлению.

5 ГОСТ 19.701-90. ЕСПД. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Обозначения условные и правила выполнения

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

#Руководствопрограммиста, #описание, #ПЛК, #ПТС, #интерфейс

Руководство
программиста должно содержать разделы:

Назначение и
условия применения программы.
Характеристики
программы.
Обращение к
программе.
Входные и выходные
данные.
Сообщения.

При описании
назначения
и условий применения программы необходимо
указать назначение и функции, выполняемые
программой; условия, необходимые для
выполнения программы: объем оперативной
памяти, требования к составу и параметрам
периферийных устройств; требования к
ПО и т.д.

В
разделе Характеристики
программы необходимо
привести описание
основных характеристик и особенностей
программы: временных
характеристик, режима работы, средств
контроля правильности
выполнения и самовосстанавливаемости
программы и т.д.

Раздел
Обращение
к программе представляет
собой описание процедур
вызова программы (способов передачи
управления и параметров данных и др.).

Раздел
Входные
и выходные данные должен
содержать описание
организации используемой входной и
выходной информации и при необходимости
ее кодирования.

При описании
сообщений
необходимо
привести тексты сообщений, выдаваемых
программисту или оператору в ходе
выполнения программы, описание их
содержания и действия, которые необходимо
предпринять по этим сообщениям.

Гост 19.505-79 еспд. Руководство оператора. Требования к содержанию и оформлению

Руководство
оператора должно включать:

Назначение
программы.
Условия выполнения
программы.
Выполнение
программы.
Сообщения оператору.

При
описании назначений
программы необходимо
указать сведения
о назначении программы и информацию,
достаточную для понимания функций
программы и ее эксплуатации.

Условия выполнения
программы должны
содержать условия, необходимые для
выполнения программы: минимальный и/или
максимальный состав аппаратурных и
программных средств.

В
разделе
Выполнение
программы необходимо
указать последовательность
действий оператора, обеспечивающих
загрузку, запуск, выполнение и завершение
программы; привести описание функций,
формата и возможных вариантов команд,
с помощью которых оператор осуществляет
загрузку и управляет выполнением
программы, а также ответы программы на
эти команды.

При описании
сообщений
оператору приводят
тексты сообщений, выдаваемых в ходе
выполнения программы, описание их
содержания и соответствующие действия
оператора: действия в случае сбоя,
возможности повторного запуска программы
и т.д.

Гост 19.506-79 еспд. Описание языка. Требования к содержанию и оформлению

При описании языка
необходимо указать:

Общие сведения.
Элементы языка.

Кроме того,
допускается вводить дополнительные
разделы.

Способы
структурирования программы.
Средства обмена
данными.
Встроенные
элементы.
Средства отладки
программы.

Общие сведения
должны
содержать назначение и описание общих
характеристик языка, его возможностей,
основных областей применения и др.

В разделе Элементы
языка приводят
описание синтаксиса и семантики базовых
и составных элементов языка.

Раздел
Способы
структурирования программы должен
описывать способы вызова процедур
передачи управления и другие элементы
структурирования программы.

Раздел
Средства
обмена данными должен
содержать описание языковых
средств обмена данными (например, средств
ввода-вывода,
средств внутреннего обмена данными и
т.д.).

В разделе Встроенные
элементы описываются
встроенные в
язык элементы: функции, классы и т.д. и
правила их использования.

При
описании средств
отладки необходимо
привести
описание имеющихся в языке средств
отладки программ, семантики этих средств,
дать рекомендации по их применению.

ГОСТ
Р ИСО/МЭК 9294-93. Информационная технология.
Руководство
по управлению документированием
программного обеспечения.
Стандарт
полностью соответствует международному
стандарту ИСО/МЭК 9294:1990 и устанавливает
рекомендации по эффективному управлению
документированием ПС для руководителей,
отвечающих за их создание. Целью стандарта
является оказание помощи в определении
стратегии документирования ПС; выборе
стандартов по документированию; выборе
процедур документирования; определении
необходимых ресурсов; составлении
планов документирования.

ГОСТ
Р ИСО/МЭК 9126-93. Информационная технология.
Оценка
программной продукции. Характеристики
качества и руководства
по их применению. Стандарт
полностью соответствует международному
стандарту ИСО/МЭК 9126:1991. В его контексте
под характеристикой качества понимается
«набор свойств (атрибутов) программной
продукции, по которым ее качество
описывается и оценивается». Стандарт
определяет шесть комплексных
характеристик, которые с минимальным
дублированием описывают
качество ПС (ПО, программной продукции):

функциональные
возможности;
надежность;
практичность;

эффективность;
сопровождаемость;
мобильность.

Эти характеристики
образуют основу для дальнейшего уточнения
и описания качества ПС.

ГОСТ
Р ИСО 9127-94. Системы обработки информации.
Документация
пользователя и информация на упаковке
для потребительских
программных пакетов. Стандарт
полностью соответствует
международному стандарту ИСО 9127:1989. В
контексте настоящего стандарта под
потребительским программным пакетом
(ПП) понимается «программная продукция,
спроектированная и продаваемая для
выполнения определенных функций;
программа и соответствующая ей
документация, упакованные для продажи
как единое целое». Под документацией
пользователя понимается документация,
которая обеспечивает конечного
пользователя информацией по установке
и эксплуатации ПП. Под информацией на
упаковке понимают информацию,
воспроизводимую на внешней
упаковке ПП. Ее целью является
предоставление потенциальным
покупателям первичных сведений о ПП.

ГОСТ
Р ИСО/МЭК 8631-94. Информационная технология.
Программные
конструктивы и условные обозначения
для их представления.
Описывает
представление процедурных алгоритмов.

Как
уже говорилось, пока нет лучшего, можно
извлекать пользу и
из тех стандартов ЕСПД, которые приняты
еще около 20 лет назад. Но всем ясно, что
ориентироваться надо на современные
стандарты.

Практики используют
еще один путь: сами переводят и используют
в своих проектах современные стандарты
на организацию ЖЦ ПС и их документирование.
Но этот путь страдает как минимум
тем недостатком, что разные переводы и
адаптации стандартов,
сделанные разными разработчиками и
заказчиками, будут отличаться массой
деталей. Эти отличия неизбежно касаются
не только наименований, но и их
содержательных определений, вводимых
и используемых в стандартах. Таким
образом, на этом пути неизбежно постоянное
возникновение путаницы, а это прямо
противоположно целям не только стандартов,
но и любых грамотных методических
документов [59].

ГОСТ
Р ИСО/МЭК 12119:1994. Информационная технология.
Пакеты
программных средств. Требования к
качеству
и испытания. В
этом стандарте установлены требования
к качеству пакетов программ и инструкции
по их испытаниям
на соответствие заданным требованиям.
Понятие «пакет программных средств»
фактически отождествляется
с более общим понятием «программный
продукт», рассматриваемым
как совокупность программ, процедур и
правил, поставляемых
нескольким пользователям для общего
применения или
функционирования. Каждый пакет программ
должен иметь описание
продукта и пользовательскую документацию.

Рассмотрим более
подробно содержание данного стандарта.

Стандарт определяет
требования к описанию
продукта, к
пользовательской
документации, программам и данным,
входящим
в пакет
программ, и испытаниям пакетов программ.

Предполагается,
что документ «Описание продукта» должен
помочь пользователю или потенциальному
покупателю в оценке того, подходит ли
для них данный продукт, а пользовательская
документация
должна содержать всю информацию,
необходимую для
применения продукта.

В контексте данного
стандарта требования к качеству продукта
рассматриваются с точки зрения описания
реальных свойств продукта
в «Описании продукта» и пользовательской
документации. Требования к программам
и данным в основном сводятся к утверждению
необходимости соответствия реальных
свойств продукта
свойствам, объявленным в документации.
В связи с этим документ
формально не может рассматриваться как
стандарт требований. Несмотря на эту
ограниченность, стандарт может оказаться
весьма полезным при определении исходных
требований к продукту:

требования,
согласно которому каждый пакет программ
должен содержать
описание продукта и документацию
пользователя;
требования
к описанию продукта. В частности,
требования, согласно
которому описание продукта должно
содержать конкретную информацию, а все
приводимые в нем формулировки должны
быть проверяемыми (контролируемыми) и
корректными;
требования к
документации пользователя;
требования к любым
программам и данным, входящим в состав
пакета программ.

Описание
продукта. Описание
продукта (product
description):
документ,
определяющий свойства пакета программ,
основным назначением которого является
оказание помощи потенциальным покупателям
в оценке пригодности для них данного
продукта до его приобретения.

Каждый
пакет
программ должен содержать описание
продукта.
Оно должно являться частью документации
пакета для данного
продукта и содержать информацию по
документации пользователя,
программам и соответствующим данным.

Основным назначением
описания продукта является помощь
пользователю и потенциальному покупателю
при оценке ими пригодности продукта
для их нужд. Для обеспечения этого
описание продукта также должно содержать
соответствующую торговую информацию.

Описывая любой
программный продукт, необходимо
придерживаться
установленных требований к содержанию.
В связи с этим можно
выстроить определенную иерархию
материала, подлежащего описанию:

Общие требования
к содержанию.
Обозначения и
указания.
Функциональные
возможности.
Надежность.
Практичность.
Эффективность.
Сопровождаемость
и мобильность.

Описание продукта
должно быть доступным для человека,
заинтересованного в данном продукте,
и удовлетворять общим
требованиям к содержанию:

быть достаточно
понятным, полным и простым при изучении,
чтобы обеспечить помощь потенциальным
покупателям при оценке ими пригодности
данного продукта для их нужд до его
покупки;
быть внутренне
непротиворечивым. Каждый термин должен
иметь один и тот же смысл по всему
документу;
формулировки
должны быть проверяемыми и корректными.

При описании
продукта необходимо приводить следующие
указания
и
обозначения:

При обозначении
одного или нескольких продуктов в
рамках одного пакета необходимо хотя
бы включать наименование продукта и
обозначение его версии или даты выпуска.

Должны быть
включены наименование и адрес поставщика.

Должны быть
определены целевые рабочие задачи,
которые могут быть выполнены данным
продуктом.
Из описания
продукта могут быть даны ссылки на
нормативные документы, которым
удовлетворяет данный продукт, в этом
случае должны быть указаны соответствующие
редакции данных документов.

5. Должна
быть определена система (технические
и программные
средства и их конфигурация), необходимая
для ввода продукта
в эксплуатацию, включая наименования
изготовителейи обозначения типов всех
ее частей, например:

процессоры, включая
сопроцессоры;
объем основной
(оперативной) памяти;
типы и объемы
(памяти) периферийных запоминающих
устройств;
расширяющие платы;
оборудование
ввода и вывода;
сетевое оборудование;
системные и прочие
программные средства.

Должны
быть определены соответствующие
интерфейсы или продукты,
если в описании продукта имеются ссылки
на интерфейсы с другими продуктами.
Должен быть
определен каждый физический компонент
поставляемого продукта, в частности,
все печатные документы и все носители
данных.
Должен
быть установлен вид поставляемых
программ, например
исходные программы, объектные (рабочие)
модули или загрузочные модули.
Должно быть
указано, будет ли инсталляция продукта
проводиться пользователем или нет.
Должно быть
указано, будет или не будет предлагаться
поддержка при эксплуатации продукта.
Должно быть
указано, будет или не будет предлагаться
сопровождение продукта. Если сопровождение
предусматривается, то должно быть
установлено, что оно подразумевает.

При описании
функциональных
возможностей необходимо
отразить:

1.
Обзор
функций.

В описании продукта
должен быть приведен обзор функций
продукта,
вызываемых пользователем, необходимых
для них данных
и предоставляемых средств. Для каждой
функции (особенно для ее опции или
варианта) должно быть четко установлено,
является ли она частью:

• продукта;

расширения
продукта, полностью приведенного в
описании продукта;
расширения
продукта, на которое дана ссылка в
описании продукта;
негарантируемого
(необязательного) приложения.

2. Граничные
значения.

Если использование
продукта ограничено конкретными
граничными значениями для продукта,
они должны быть указаны в описании
продукта. Например:

минимальные или
максимальные значения;
длины ключей;
максимальное
число записей в файле;
максимальное
число критериев поиска;
минимальный объем
выборки.

В случае, когда
невозможно определить фиксированные
граничные значения (например, когда они
зависят от типа приложения или от
исходных данных), на них должны быть
наложены соответствующие ограничения.
Могут быть приведены допустимые
комбинации значений и даны ссылки на
более конкретную информацию из
документации пользователя.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Подборка по базе: организация как управляемая система.docx, Бюджетная система РФ Контрольная работа.doc, ЛПР МДК 05. 01 Проектирование и дизайн информационных систем.doc, «Внедрение цифровой информационной системы ФГИС «Моя школа» как , Сигнальные системы Павлова..docx, Реферат_уровневая система образования в РФ.docx, Теория информационных процессов и систем копия.pdf, Практическая работа № 2 (Часть 1) Раздел программы_ 2.1.4. Объек, Оценка системы материальной и нематериальной мотивации туристиче, Россия в системе международных отношений.docx

8. РАБОЧАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
В состав рабочей, или иначе эксплуатационной, документации входят руководство пользователя, руководство оператора, руководство администратора, руководство системного администратора, руководство программиста, руководство системного программиста.
8.1. Руководство пользователя
Основной целью руководства пользователя является обеспечение пользователя необходимой информацией для самостоятельной работы с программой или автоматизированной системой. Поэтому руководство пользователя должно отвечать на вопросы:
 что это за программа (система)?
 что может программа (система)?
 что необходимо для обеспечения корректного функционирования программы (системы)?
 что делать в случае отказа системы?
При составлении наиболее подробного руководства пользователя можно придерживаться следующей структуры:
1. Введение
Данный раздел должен предоставлять пользователю общую информацию о программе (системе). В нем указывают:
 область применения;
 краткое описание возможностей;
 уровень подготовки пользователя.

51
2. Перечень эксплуатационной документации
В данном разделе перечисляется документация, которая позволит пользователю избежать определенного рода ошибок.
3. Назначение и условия применения
Раздел подразделяет основную задачу программы (системы) на подзадачи и описывает каждую из них. В нем указывают:
 виды деятельности, функции, для автоматизации которых предназначено данное средство автоматизации;
 условия, при соблюдении (выполнении, наступлении) которых обеспечивается применение средства автоматизации в соответствии с назначением (например, вид ЭВМ и конфигурация технических средств, операционная среда и общесистемные программные средства, входная информация, носители данных, база данных, требования к подготовке специалистов и т. п.).
4. Подготовка к работе
Данный раздел должен содержать пошаговую инструкцию для запуска программы (системы). К этапу подготовки системы к работе можно отнести установку дополнительных приложений, идентификацию, аутентификацию. В данном разделе указывают:
 состав и содержание дистрибутивного носителя данных;
 порядок загрузки данных и программ.
5. Проверка работоспособности
В разделе описываются показатели, по которым можно определить, что программное обеспечение работает нестабильно.
6. Описание операций
Это основной раздел, который содержит пошаговую инструкцию для выполнения того или иного действия пользователем. Если работа

52 автоматизированной системы затрагивает целый бизнес-процесс, то в руководстве пользователя перед описанием операций целесообразно предоставить информацию о данном процессе, его назначении и участниках. Подобное решение позволяет человеку четко представить свою роль в данном процессе и те функции, которые реализованы для него в системе. Далее в руководстве пользователя следует представить описание функций, разбитых на отдельные операции.
Необходимо выделить подразделы, описывающие функции данного процесса, и действия, которые необходимо совершить для их выполнения:
 описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур;
 описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, задач, процедур.
7. Аварийные ситуации
В разделе описываются действия в случае длительных отказов технических средств, обнаружении несанкционированного вмешательства в данные, действия по восстановлению программ или данных.
8.2. Руководство оператора
Нормативной базой для составления данного документа может являться ГОСТ 19.505-79 «ЕСПД. Руководство оператора. Требования к содержанию и оформлению», в котором выделяются следующие разделы:
 назначение программы (сведения о назначении программы и информация, достаточная для понимания функций программы и ее эксплуатации);

53
 условия выполнения программы (минимальный и/или максимальный состав аппаратурных и программных средств и т. д.);
 выполнение программы
(последовательность действий оператора, обеспечивающих загрузку, запуск, выполнение и завершение программы, описание функций, формата и возможных вариантов команд, с помощью которых оператор осуществляет загрузку и управляет выполнением программы, а также ответы программы на эти команды);
 сообщения оператору (тексты сообщений, выдаваемых в ходе выполнения программы, описание их содержания и соответствующие действия оператора в случае сбоя, возможности повторного запуска программы и т. п.).
В зависимости от особенностей документа допускается объединять отдельные разделы или вводить новые. Допускается содержание разделов иллюстрировать поясняющими примерами, таблицами, схемами, графиками.
В общем случае руководство оператора отличается от руководства пользователя. В руководстве оператора все процессы, выполняемые программным обеспечением, рассматриваются с технической точки зрения. Исходя из этого, можно представить альтернативную структуру данного руководства:
1. Установка на сервер
В разделе описывается процесс установки программного обеспечения на сервер. Пошаговая инструкция дает точные указания, каким образом необходимо выполнить установку, в зависимости от технического состояния сервера.

54
2. Установка локальная
В разделе описывается процесс настройки компьютеров, использующих программное приложение, также даются рекомендации по оптимизации настройки рабочих станций, чтобы улучшить процесс взаимодействия сервера и компьютеров пользователей.
3. Администрирование пользователей
В разделе подробно описывается процесс администрирования учетных записей пользователей программного обеспечения.
Подробная инструкция описывает все ситуации, которые могут возникнуть при управлении пользователями. Например, можно централизованно завершать все активные соединения с информационной базой и устанавливать блокировку новых соединений на определенный период времени. Такая возможность полезна при выполнении различных административных действий с информационной базой.
4. Информационная база
В разделе рассматриваются вопросы администрирования, сохранения, переноса базы данных. Описаны рекомендации по настройке базы данных. Например, рассматривается ситуация резервного копирования. Резервное копирование может выполняться как в автоматическом режиме, так и в ручном. Для автоматического режима предварительно необходимо выполнить настройки. В любой момент можно восстановить данные информационной базы из созданной ранее резервной копии.
5. Технические неполадки
Этот раздел содержит информацию о возможных технических проблемах, которые могут возникнуть в процессе эксплуатации программного обеспечения.
Рассматриваются проблемы, возникающие в результате некорректной работы оборудования, а

55 также ситуации, возникающие в результате некорректного использования функций программного обеспечения.
6. Программный код
В разделе подробно описывается структура программного кода.
Если в процессе использования программного обеспечения возникают ошибки или потребуется доработка, то для этого необходимо знать программный код. Указываются особенности программного кода, создающие затруднения в процессе доработки. Раздел является очень важным, так как может потребоваться добавить, удалить или изменить определенные функции программного обеспечения.
8.3. Руководство администратора
Обычно администратор считается пользователем системы, при этом он наделен как особыми обязанностями, так и необходимыми для их выполнения привилегиями. По методике и стилю изложения руководство администратора похоже на руководство пользователя.
При этом, как правило, описание в нем строится от задач, а не от функций.
Работа администратора многопользовательской системы, как правило, заключается в управлении учетными записями других пользователей, предоставлении им полномочий на доступ к данным и выполнение операций, а также в исправлении сделанных ими ошибок.
Например, бывают автоматизированные системы, в которых вводить и редактировать данные может любой пользователь, а удалять – только администратор. Кроме того, администратор может заниматься ведением нормативно-справочной информации, загрузкой и выгрузкой данных, открытием и закрытием расчетных периодов и т. п. С этой точки зрения руководство администратора является системным документом и приобретает смысл только в условиях конкретной системы с живыми пользователями.

56
Системы часто создаются на основе тиражируемых программных продуктов или аппаратно-программных комплексов. В составе таких решений нередко поставляется программный компонент под названием «Администратор», предназначенный для управления системой после ее развертывания.
Структура руководства администратора существенным образом зависит от того, как устроена система, и какого обслуживания она требует.
Типичная структура руководства администратора системы следующая:
1. Назначение системы
2. Принципы функционирования системы
3. Обязанности и задачи администратора
4. Обслуживание системы
 настройка параметров работы системы;
 ведение нормативно-справочной информации;
 учетные записи пользователей и управление ими;
 назначение пользователям прав доступа;
 загрузка и выгрузка данных.
5. Проблемы в работе системы и способы их решения
Руководство по административному модулю программного или программно-аппаратного комплекса содержит примерно те же сведения, но в более общем виде. Например, в нем должно быть объяснено, как создать учетную запись пользователя, но не может быть указано, когда это следует делать. Такая конкретика возникает только при внедрении продукта в некотором конкретном месте и отражается в технологических инструкциях или регламентах.

57
Структура руководства по административному модулю программного или аппаратно-программного комплекса может иметь следующий вид:
1. Общие сведения о комплексе
2. Функционирование комплекса в рамках системы
(рассматриваются несколько наиболее типичных случаев применения комплекса и перечисляются основные обязанности администратора в каждом из них)
3. Интерфейс пользователя административного модуля
4. Задачи по обслуживанию
 настройка параметров работы системы;
 ведение нормативно-справочной информации;
 учетные записи пользователей и управление ими;
 назначение пользователям прав доступа;
 загрузка и выгрузка данных.
5. Типичные проблемы в работе и способы их решения
Руководство администратора не следует путать с руководством системного администратора. Первый документ говорит о том, как организовать и поддерживать целевое применение системы, второй – как обеспечить ее техническую работоспособность.
8.4. Руководство системного администратора
Руководство системного администратора – вспомогательный документ для прикладных программных продуктов и основной для серверных и системных, не имеющих непосредственных пользователей.
В случае небольших «монолитных» программ руководство системного администратора может оказаться документом небольшим

58 по объему и простым по структуре. Руководство системного администратора на программный или аппаратно-программный комплекс, как правило, ощутимо сложнее, поскольку в нем приходится описывать каждый компонент по отдельности и способы их интеграции как друг с другом, так и со сторонним программным обеспечением: серверами баз данных, почтовыми серверами, антивирусами, средствами шифрования и пр.
В руководстве системного администратора должны быть изложены:
 назначение и область применения программы (или комплекса);
 состав программы, основные принципы ее функционирования;
 комплект поставки (если он не указан в отдельном документе);
 системные требования для программы или ее компонентов;
 предпочтительная очередность установки компонентов;
 процедура установки программы или каждого ее компонента;
 порядок обязательной первоначальной настройки программы;
 способы интеграции установленных копий компонентов между собой;
 интеграция программы со сторонним ПО, например, с сервером базы данных;
 способы и периодичность контроля правильности работы программы;
 порядок текущего обслуживания работающих копий программы;

59
 порядок решения всевозможных вспомогательных задач;
 аварийные ситуации и способы их устранения.
Кроме того, в руководстве системного администратора могут быть описаны:
 пользовательский интерфейс административной консоли;
 утилиты командной строки и синтаксис их запуска;
 конфигурационные файлы и правила их написания;
 язык для составления управляющих скриптов.
Все зависит от того, какие средства для установки и настройки программы реализовали ее разработчики, какие именно инструменты есть у системного администратора.
Методика изложения материала в руководстве системного администратора сильно зависит от того, каким образом программой можно управлять. Если большинство задач решается через административную консоль с графическим интерфейсом, то документ будет больше похож на руководство пользователя или руководство администратора. Если системному администратору придется составлять конфигурационные файлы и писать скрипты, документ будет ближе к руководству программиста.
Приблизительная структура руководства системного администратора следующая:
1. Общие сведения о программе (комплексе)
2. Архитектура и принципы функционирования
3. Системные требования
4. Установка программы (комплекса)
5. Административная консоль и работа с ней

60
6. Файл конфигурации. Составление и правка
7. Обязательная
начальная
настройка
программы
(комплекса)
8. Проверка правильности функционирования программы
(комплекса)
9. Мероприятия по текущему обслуживанию программы
(комплекса)
10. Оптимизация работы программы (комплекса)
11. Аварийные ситуации и способы их устранения
Объем и особенности изложения информации в руководстве системного администратора зависят от используемых технических средств (ПК, серверных комплексов, планшетов, периферийных устройств и т. д.), применяемого программного обеспечения и решаемых с его помощью конкретных задач.
8.5. Руководство программиста
Программист – это специалист, который занимается разработкой алгоритмов и компьютерных программ на основе специальных математических моделей. Прикладные программисты занимаются в основном разработкой программного обеспечения прикладного характера, а также в их обязанности входит адаптация уже существующих программ под нужды отдельно взятой организации или пользователя.
Нормативной базой для составления данного документа может являться ГОСТ 19.504-79 «ЕСПД. Руководство программиста.
Требования к содержанию и оформлению», в котором выделяются следующие разделы:

61
 назначение и условия применения программы (назначение и функции, выполняемые программой, объем оперативной памяти, требования к составу и параметрам периферийных устройств, требования к программному обеспечению и т. п.);
 характеристики программы (временные характеристики, режим работы, средства контроля правильности выполнения и самовосстанавливаемости программы и т. п.);
 обращение к программе (описание процедур вызова программы, способы передачи управления и параметров данных и др.);
 входные и выходные данные (описание организации используемой входной и выходной информации и, при необходимости, ее кодирования);
 сообщения (тексты сообщений, выдаваемых программисту или оператору в ходе выполнения программы, описание их содержания и действия, которые необходимо предпринять по этим сообщениям).
В зависимости от особенностей документа допускается объединять отдельные разделы или вводить новые. В приложении к руководству программиста могут быть приведены дополнительные материалы (примеры, иллюстрации, таблицы, графики и т. п.).
8.6. Руководство системного программиста
Системный программист – это разработчик операционных систем, программных комплексов, обеспечивающих слаженную работу компонентов компьютера, который практически не занимается прикладными программами. Системный программист выстраивает многоуровневую структуру, которая объединяет отдельные компоненты
(работу процессора, сетевого оборудования,

62 оперативную память, выполнение прикладных программ и пр.) в модули, а модули – в компьютерную сеть.
Нормативной базой для составления данного документа может являться ГОСТ 19.503-79 «ЕСПД. Руководство системного программиста. Требования к содержанию и оформлению», в котором выделяются следующие разделы:
 общие сведения о программе (назначение и функции программы и сведения о технических и программных средствах, обеспечивающих выполнение данной программы);
 структура программы (сведения о структуре программы, ее составных частях, о связях между составными частями и о связях с другими программами);
 настройка программы (описание действий по настройке программы на состав технических средств, выбор функций и др.);
 проверка программы
(описание способов проверки, позволяющих дать общее заключение о работоспособности программы: контрольные примеры, методы прогона, результаты);
 дополнительные возможности (описание дополнительных разделов функциональных возможностей программы и способов их выбора);
 сообщения системному программисту (тексты сообщений, выдаваемых в ходе выполнения настройки, проверки программы, а также в ходе выполнения программы, описание их содержания и действий, которые необходимо предпринять по этим сообщениям).

63
В зависимости от особенностей документа допускается объединять отдельные разделы или вводить новые. В приложении к руководству системного программиста могут быть приведены дополнительные материалы (примеры, иллюстрации, таблицы, графики и т. п.).
Вопросы для самоконтроля:
1. Для чего необходимо руководство пользователя?
2. Чем руководство оператора отличается от руководства пользователя?
3. Что включает в себя руководство программиста?

Аннотация. В данной статье рассмотрены особенности разработки руководства пользователя для программного обеспечения «Зарплата и кадры». Автором изучены назначение и структура руководства пользователя.

В современном мире программное обеспечение отличается высоким уровнем функциональности и гибкости. Таким образом, чтобы успешно эксплуатировать программное обеспечение, пользователь должен иметь исчерпывающее описание возможностей используемого программного продукта. Функцию необходимого источника знаний, о программном обеспечении, выполняет документ «Руководство пользователя».

После разработки программы разработчик обязан написать документ «Руководство пользователя», который относится к пакету эксплуатационной документации. Часто у разработчиков возникают проблемы с его разработкой. В статье предлагается структура «Руководства пользователя» и описывается детально содержание данного документа.

Основная цель документа «Руководство пользователя» заключается в обеспечении пользователя необходимой информацией для самостоятельной работы с программой или автоматизированной системой. Документ должен отвечать на следующие вопросы: назначение программы, её возможности; что необходимо для обеспечения ее корректного функционирования и, что делать в случае отказа системы [1].

В статье приводится пример структуры «Руководства пользователя» для программного обеспечения «Зарплата и кадры», используемого в Инновационном Евразийском университете (ИнЕУ).

«Руководство пользователя» должно состоять из двух частей:

руководство пользователя;
руководство оператора.

Структура руководства пользователя содержит:

Введение. Данный раздел должен предоставлять пользователю общую информацию о приложении. Введение должно состоять из следующих подразделов:

Область применения. В подразделе описывается список задач, для которых предназначается программное обеспечение. Программное обеспечение «Зарплата и кадры» предназначено для учета кадров и расчета заработной платы сотрудникам ИнЕУ.
Описание возможностей. В подразделе описываются основные возможности, которые предоставляет программное обеспечение. Программное обеспечение «Зарплата и кадры» включает в себя такие функции как прием сотрудника, оформление отпуска сотрудника, начисление заработной платы, удержание налогов и многие другие.
Уровень подготовки пользователя. Подраздел содержит в себе информацию о знаниях и навыках, которыми должен обладать пользователь, чтобы работать с приложением, используя весь его потенциал. Например, сотрудники, работающие с программным обеспечением «Зарплата и кадры», обязаны обладать знаниями необходимыми для бухгалтерского расчета заработной платы, а также иметь навыки работы на компьютере.

Перечень эксплуатационной документации. В подразделе перечислена документация, которая позволит пользователю избежать определенного рода ошибок. Пользователям программного обеспечения «Зарплата и кадры» предоставлен список литературы, которая позволит им повысить свои навыки работы на компьютере.

Назначение и условия применения. Раздел подразделяет основную задачу приложения на подзадачи и описывает каждую из них.

Виды деятельности и функции. В этом подразделе описываются функции, для автоматизации которых предназначена программа.
Условия применения. В подразделе описываются условия, при которых обеспечивается полноценное применение программного обеспечения. В качестве таких условий могут выступать требования к аппаратному обеспечению, на котором будет использоваться программное обеспечение, и квалификация сотрудников, которые будут работать с описываемым программным продуктом. Например, для корректной работы программного обеспечения «Зарплата и кадры» рекомендовано не выполнять на компьютере параллельно других ресурсоемких задач [2].

Подготовка к работе. Данный раздел должен содержать пошаговую инструкцию для запуска приложения. К этапу подготовки системы к работе можно отнести установку дополнительных приложений, идентификацию, аутентификацию. Программное обеспечение «Зарплата и кадры» является многопользовательским, следовательно, каждый пользователь несет ответственность за обрабатываемые и хранимые данные.

Состав и содержание дистрибутивного носителя данных. В подразделе описываются все файлы, входящие в дистрибутив программного обеспечения.
Порядок загрузки данных и программ. Подраздел описывает корректный порядок запуска программного обеспечения, чтобы предотвратить нестабильность в работе приложения, и, как следствие, избежать потери данных.

Проверка работоспособности. В подразделе описываются показатели, по которым можно определить, что программное обеспечение работает нестабильно. Процесс проверки программного обеспечения «Зарплата и кадры» требует определенного промежутка времени, так как необходимо протестировать большое количество различных функций при различных условиях.
Описание операций. Это основной раздел, который содержит пошаговую инструкцию для выполнения того или иного действия пользователем. Если работа автоматизированной системы затрагивает целый бизнес-процесс, то в руководстве пользователя перед описанием операций целесообразно предоставить информацию о данном процессе, его назначении и участниках. Подобное решение позволяет человеку четко представить свою роль в данном процессе и те функции, которые реализованы для него в системе. Далее в руководстве пользователя следует представить описание функций, разбитых на отдельные операции. Необходимо выделить подразделы, описывающие функции данного процесса, и действия, которые необходимо совершить для их выполнения.

Описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур. В подразделе производится подробное описание каждого процесса, выполняемого программным обеспечением.
Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, задач, процедур. В подразделе описываются технологические процессы, которые состоят из нескольких процедур.

Аварийные ситуации. В разделе описываются действия в случае длительных отказов технических средств, обнаружении несанкционированного вмешательства в данные, действия по восстановлению программ или данных.

Руководство оператора отличается от руководства пользователя. В этом руководстве все процессы, выполняемые программным обеспечением, рассматриваются с технической точки зрения.

Структура руководства оператора содержит:

Установка а сервер. Программное обеспечение «Зарплата и кадры» является многопользовательским, следовательно, оно имеет централизованную базу данных. В разделе описывается процесс установки программного обеспечения на сервер. Пошаговая инструкция дает точные указания, каким образом необходимо выполнить установку, в зависимости от технического состояния сервера. Настройка сервера для обеспечения работоспособности программного приложения «Зарплата и кадры» является основным моментом администрирования, так как сервер хранит большие объемы различной информации.
Установка локальная. В разделе описывается процесс настройки компьютеров, использующих программное приложение, также даются рекомендации по оптимизации настройки рабочих станций, чтобы улучшить процесс взаимодействия сервера и компьютеров пользователей.
Администрирование пользователей. В разделе подробно описывается процесс администрирования учетных записей пользователей программного обеспечения «Зарплата и кадры». Подробная инструкция описывает все ситуации, которые могут возникнуть при управлении пользователями. Например, с помощью данной подсистемы можно централизованно завершать все активные соединения с информационной базой и устанавливать блокировку новых соединений на определенный период времени. Такая возможность полезна при выполнении различных административных действий с информационной базой.
Информационная база. В разделе рассматриваются вопросы администрирования, сохранения, переноса базы данных. Описаны рекомендации по настройке базы данных. Например, рассматривается ситуация резервного копирования. Программное обеспечение «Зарплата и кадры» позволяет создавать резервные копии информационной базы. Резервное копирование может выполняться как в автоматическом режиме, так и в ручном. Для автоматического режима предварительно необходимо выполнить настройки. В любой момент можно восстановить данные информационной базы из созданной ранее резервной копии.
Технические неполадки. Этот раздел содержит информацию о возможных технических проблемах, которые могут возникнуть в процессе эксплуатации программного обеспечения. Рассматриваются проблемы, возникающие в результате некорректной работы оборудования, а также ситуации, возникающие в результате некорректного использования функций программного обеспечения «Зарплата и кадры».

Программный код. В разделе подробно описывается структура программного кода. Если в процессе использования программного обеспечения возникают ошибки или потребуется доработка, то для этого необходимо знать программный код. Указываются особенности программного кода, создающие затруднения в процессе доработки. Раздел является очень важным, так как может потребоваться добавить, удалить или изменить определенные функции программного обеспечения «Зарплата и кадры».

Документ «Руководство пользователя» является неотъемлемой частью программного обеспечения, следовательно и чем лучше, он будет составлен, тем меньше проблем будет возникать в процессе эксплуатации разработанной программы.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Радченко М.Г. 1С: Предприятие 0. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы . – 1С – Паблишинг, 2004. – 656 с.
Тимофеев Г., Шумейко Д. Конфигурирование и администрирование 1С: Предприятия. – Ростов н/Д: Феникс, 2003. – 320 с.

Туториал для туториалов. Как написать пользовательскую документацию

Время на прочтение
12 мин

Количество просмотров 14K

Есть устоявшеёся мнение, что для хороших продуктов руководство пользователя не нужно. Очередной холивар на эту тему разгорелся в нашем рабочем чате. Я не до конца согласен с этим утверждением.

Хороший интерфейс действительно должен помогать пользователю быстро понять продукт и научиться им пользоваться. Как всегда есть пара НО.

Пользователи бывают разные. То есть они могут отличаться как по возрасту, отрасли и опыту, так и по количеству мотивации. Мотивация особенно касается b2b сервисов. Многие пользователи попадают в продукты, потому что «Начальник сказал».
Продукты бывают сложные. Быстро разобраться и понять все их фишки без документации сложно или невозможно.

Документация помогает пользователю решить проблему или помочь разобраться с особенностями и фишками продукта. В любой документации люблю раздел Tips&Tricks.

Что входит в пользовательскую документацию

Пользовательская документация — это не юридические документы. У них другие цели.

Пользовательская документация — это материалы, которые помогают пользователю использовать продукт на максималках.

Что еще можно отнести к пользовательской документации

Документация для разработчиков и администрированию: доки по API, инструкции по установке и администрированию. Но сейчас их касаться не буду.

В пользовательскую документацию я включаю:

Ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ).
Руководство пользователя. Это самый жирный кусок из всей пользовательской документации. Здесь описывается весь интерфейс, только текстом.
Краткое руководство пользователя. Короткая презентация или документ для быстрого начала. Описывает базовые функции, возможности и советы для начала. Главное отличие от полного руководства — быстрее читаются, дают базовое представление о продукте и особенно помогают при внедрении b2b продуктов.
Описание отдельных фишек (Tips&Tricks). Чаще всего их делают в формате видеоуроков, но можно наткнуться и на текстовые.
Релизноуты. Считаю их важной частью пользовательской документации. И, говоря релизноуты, я имею ввиду не разовые, которые выкладываются в магазины приложений или к себе на сайт. А написанные раз в какой-то период. Можно раз в месяц. При работе над прошлым продуктом мы писали всё, что исправили или добавили за месяц. Хорошим тоном, на мой взгляд, будет писать самое важное.
Видеоуроки. Считаю их частью пользовательской документации, но это скорее вкусовщина, чем правило.

Почему это важно?

Хорошо написанная пользовательская документация помогает разгрузить поддержку. Особенно если первый контакт у вас происходит через бота. Боты берут ответы на типовые вопросы из документации. А если большая часть ваших запросов типовые, несложно подсчитать насколько это разгружает поддержку.

Если в вашей поддержке сидят операторы, то документация поможет им найти ответ на вопрос, если они не знают и быстро скопировать нужный текст для отправки. Или вообще отправить ссылку на кусок документации, который решает проблему пользователя.

Документация помогает пользователям разобраться в продукте или узнать какие-то неявные фишки. Я, например, часто ползаю в гайды разных продуктов, чтобы посмотреть как какую-то штуку сделать и можно ли её вообще сделать.

Документация помогает вам работать с корпоративными заказчиками, но об этом дальше.

Красоты B2B рынка

Прошлый продукт, над которым мы с командой работали, умел и в облако, и в on-premise.
С облаком все понятно. Динамическая документация на сайте или в другом сервисе. Документация для корпоративных заказчиков имеет определенные особенности.

Особенность #1: Корпорации любят печатную документацию. Очень сильно.
Мой знакомый сейлз любит рассказывать истории про это.

Резюме его историй:

Если вдруг что, отчитываться о покупке, установке и эксплуатации корпорации будут большими стопками документации.

Поэтому чем толще кипа бумаги — тем лучше.

Особенность #2: Нужно отдавать дополнительные пакеты документов.
В дополнительные пакеты документов входит: документация по установке вашего ПО и документацию по его администрированию, а может ещё что-то, если попросят.

Особенность #3: Документацию, которую вы отдаете корпоративному заказчику, нужно будет поддерживать отдельно.
Реальность работы с большими корпоративными заказчиками в том, что ваш продукт требует доработки для решения их задач. Всегда есть какие-то нюансы и дополнения. Поэтому отдавать им облачную документацию, чаще всего, не получится.

Особенность #4: Встречается реже, но тоже требует внимания. Если ваш продукт визуально кастомизируется (меняются цвета, меняется расположение кнопок), то для каждого заказчика с нестандартным интерфейсом нужно будет делать свою документацию. Это не правило, а скорее хороший тон и забота.

Где делать?

Много думал, долго смотрел. Переделывал наш гайд раз пять.

Когда искал, ставил для себя следующие задачи:

Документацию можно сделать динамической. То есть возможность грузить видео, гифки, делать кросс-ссылки.
Поддерживается базовое форматирование: заголовки, жирный, курсив, code, code block.
Возможность экспортировать в .pdf.

Небольшой совет

Касается не только пользовательской документации, а вообще любой документации. Если это документ не на согласование, а уже передается, отдавайте всегда в .pdf. Вы избежите много проблем, а самое главное, он будет выглядеть так, как вы задумали и ничего не поедет.

Есть возможность выложить документацию на свой домен.
Есть возможность кастомизации для заказчиков. Поменять цвета, добавить логотипы и прочее.

Какие вариант рассматривал:

Самописные.
Стоимость: может быть любой и измеряться в человеко-часах.
Плюсы: можно накрутить и наворотить, что по кайфу.
Минусы: долго, дорого, больно, потому что полноценный отдельный продукт, но для компаний больше 100 человек, может быть хорошим решением.
Google Docs.
Стоимость: Free
Плюсы: очень удобно работать с вёрсткой документа; привычный, при этом более простой интерфейс, относительно MS Docs; есть синхронизация с облаком; есть экспорт в .pdf.
Минусы: очень тяжело работать с визуальной частью — скринами; отношу в категорию не динамичных, так как выложить ссылочку на сайт на Google Doc конечно можно, особенно учитывая их последние апдейты, но это выглядит как-то не серьезно.
Notion.
Стоимость: можно Free, если работает один человек, а так от 8-10$ за человека.
Плюсы: очень удобно делать динамическую документацию, которую не стыдно выложить на сайт, по моим ощущениям; удобно работать в паре, есть все необходимое; можно вставить любое медиа, хоть ссылку, хоть видео, хоть схему из miro.
Минусы: не самый широкий спектр инструментов для работы с версткой; если неправильно сверстать, скопировать кусочек текста в другое место бывает накладно; не для всех пользователей привычная навигация по страницам.
Другие инструменты для wiki. Я смотрел на несколько вариантов wiki.js, Stonly 2, Dropbox Paper, Outline.

Смотрел давно, поэтому ничего вразумительно сказать не смогу. Помню, только что из всего выше, зацепил Dropbox и Wiki.js. В процессе написания этой статьи наткнулся ещё на один интересный сервис — GitBook. Он удовлетворяет всем моим запросам к подобным инструментам, но прошел мимо меня когда выбирал.
Figma.
Не пробовал, но хочу попробовать для ускорения работы именно с корпоративной документацией, есть у меня одна идея, как будет время попробую и расскажу.

С чего начать?

Не скажу ничего нового.
Начинать нужно с ответа на вопрос «Зачем мы это будем делать?». Мы начинали писать первую версию как раз для корпоративного заказчика. Но эта итерация была небольшой. Писали краткий гайд.

Потом я понял, что мне уже тяжко писать в поддержке одно и то же. Полный гайд сел писать, когда хотел немного разгрузить именно поддержку.

После того, как поняли зачем, накидайте план, а точнеё оглавление. План подразумевает последовательность, а оглавление позволяет вам писать не последовательно. Я писал непоследовательно. Сначала писал то, что помнил на память, потом все остальное.

Написали итерацию, дайте ей отлежаться немного. Вторым заходом я всегда добавлял медиа и проверял текст на логику, ошибки и соответствие реальности. Медиа делал второй итерацией, чтобы не отвлекаться от текста, так проще структурировать работу.

Я постарался написать о самых важных вещах, с которым я столкнулся, начав работу над этой задачей. Теперь хочу удариться в детали и рассказать о важных нюансах.

Основные правила

Понятный и простой язык

Я не буду писать о важности соблюдения правил русского языка: орфографии, пунктуации. И не буду рассказывать «Как писать хорошо?». Я сам далеко не эксперт в этом вопросе, поэтому когда мне нужно написать хороший текст я всегда обращаюсь к заветам Ильяхова и сервисам Главред, Яндекс.Спеллер и LanguageTools.

Любой текст должен быть простым и понятным.

Самое главное всегда это помнить.

Из рекомендаций, которые могу дать я лично — отказываться от привычных определений и писать ещё проще.
Например, вместо «Кликнуть» писать «Нажмите», вместо «Свайпнуть» — «Провести». Так нужно делать, потому что среди пользователей могут быть люди, которые не знают даже базовых терминов.

Понятное и аккуратное форматирование

Я люблю типографику и когда все аккуратно. Поэтому случаются приступы гнева, когда документы плохо сверстаны. Считаю это важным, так как эти правила придумали не просто так, а чтобы было удобно для читателя.

Правил много. Расскажу про самые бесячие и самые важные, на мой взгляд:

Кавычки.
Все то ли ленятся, то ли не знают где на клавиатуре находятся наши кавычки. У меня есть предположение, что эта привычка пошла со школ, потому что руками мы пишем другие кавычки.

Основные кавычки оформляются елочкой «», внутренние кавычки оформляются лапками „“. Например, «Нажмите на вкладку „Контакты“ в левом верхнем углу», забугорные кавычки выглядят так «_».

Рекомендации по оформлению текста от Риановости
P.S. Иностранные названия в русском тексте кавычками не выделяются.
Тире и дефис.
Все знают про тире и дефис. Оказалось, что многие не знают про среднее тире.

Дефис (-) используется для присоединения частиц (что-то), для присоединения префиксов (по-братски), в словосочетаниях и сложносоставных словах (бизнес-ланч).
Среднее тире (–) применяется в числовом обозначении диапазонов и интервалов: 2011–2022, 11–12 ноября.
Длинное тире (—) используется для выделения прямой речи, указания маршрутов (Москва — Санкт-Петербург), между подлежащим и сказуемым.

Рекомендации по оформлению текста от Риановости

Оформление списков.
Существуют два вида списков: нумерованный и маркированный.

Маркированные списки выделятся буллитами, длинным тире или выключкой (реже всего встречается, сдвиг вправо, без символа), нумерованные списки выделяются числами.

Традиционный символ маркированного списка в русской типографике — тире, а не буллит. Говорят, что буллиты пришли к нам в месте с софтом от Microsoft. Мне нравятся буллиты и я чаще пользуюсь ими. Но они яркие и привлекают внимание. С одной стороны, это хорошо, с другой — с ними стоит быть осторожней. Если буллитов много, они могут перетянуть на себя внимание читателя.

Нумерованный список используется когда есть четкая последовательность пунктов. Когда последовательности нет — всегда маркированный.

Ещё один важный момент.
- Если пункт списка начинается с большой буквы, на конце всегда точка.
- Если пункт списка один или два слова и начинается с маленькой буквы, на конце запятая, в конце списка точка.
- Если пункт списка длинный и внутри пункта есть запятые, на конце ставим точку с запятой.

Оформление дат и чисел.
Если в тексте присутствуют даты, то лучше писать 15 мая 2021, а не 15.05.2021. Помогите пользователю думать только о важном.

Если есть числа, то их нужно тоже оформить правильно. Не 2221, а 2 221. Отделяйте тысячные, это очень сильно упрощает восприятие.
Вы или вы.
Мое стойкое мнение — если это не коммуникация с кем-то из государственной организации в переписке, всегда писать вы и ваш с маленькой буквы. Иначе выглядит, что вы кричите на пользователя, а на пользователя нельзя кричать.

В случае с гос. организациями все очень просто, я считаю, что если они узнают, что можно писать с маленькой, их мир рухнет.
Буква Ё.
С этой буквой у меня особые отношения. Исторически моя фамилия пишется через Ё, но из-за передергивания правил русского языка в советском союзе моя фамилия теперь пишется через Е. Поэтому я долгое время принципиально везде писал Е. Годы идут. Мозгов прибавилось. Теперь стараюсь писать Ё везде, где ей место. Так действительно проще воспринимать текст.
Эмодзи в тексте 🦄
По этому поводу много споров как у нас в команде, так и в кругах пишущих. Я придерживаюсь мнения, что эмодзи в тексте допустимы, но очень дозировано.

Я использовал эмодзи для визуального подчеркивания каких-то кнопок в интерфейсе.
Например: Нажмите на символ ⚙️ в правом верхнем углу.

Для поиска символов пользуюсь Glyphy.

Ещё есть классный сервис Типограф, он поможет поставить нормальные кавычки, убрать лишние пробелы, в нужных местах заменить дефисы на тире и поправить другую экранную типографику.

Если ваш продукт международный

Правила выше применяются к русскому языку. Если ваш продукт международный, то нужно оформлять по международным правила. В некоторых местах правила могут сильно отличаться от наших стандартов.

Удобная навигация

Нет единого мнения — как правильно. Если самопис, я рекомендую делать вертикальную навигацию слева. Такая часто встречается в технических документациях.

По структуре, на мой взгляд, можно выделить такие блоки:

Блок общего и важного.
- Описание вашего решения. Вдруг пользователь попал сначала на ваш гайд, а не на сайт.
- FAQ.
- Какие есть приложения, со ссылками на скачивания или как пользоваться, если это например веб-версия.
- Наши обновления.
Блок «Как начать». Сюда писать общие вещи, которые касаются всего сервиса. Особенно важный блок, если у вас мультиплатформенное решение.
Блок с руководством пользователя. Если у вас мультиплатформенное решение, то на каждую платформу лучше писать свое руководство. Можно объединять мобильные приложения и ПК версию. Так можно делать если нет глобальной разницы.

У нас, например, исторически разницы не было. Поэтому iOS и Android лежат на странице «Мобильные приложения». Но сейчас мы начали разделять, поэтому в будущем будет разделение на ОС.

Связность

Продукт — это всегда комплекс фич. И они часто между собой связаны. Если в одном месте упоминается другая фича, давайте ссылку на страницу или пункт.

Если хочется сделать по красоте, то можно внимательно изучить методологию Zettelkasten, например.

Удобный поиск

Тут много писать не буду. Если пользователь попал в документацию с конкретным запросом, у него должна быть возможность быстро найти то, что ему надо. Пользователь — не Индиана Джонс и охотиться за минотавром в вашей навигации не планирует.

Вот как мы это в Notion решили.

Логичность

Всё, что вы пишите должно быть логичным.

Порядок элементов в тексте и интерфейсе должен быть одинаковым. Пользователь ломается, когда написано: «Нажмите на вторую вкладку „Контакты“», а вторая вкладка — «Чаты».
Или когда в интерфейсе элемент называется «Назначить админом», а написано «Назначить администратором».

Понятная визуалка

Этот пункт я бы хотел разбить на два блока: работа с медиа и работа с Step-by-Step.

Работа с медиа

Я сторонник динамичных гайдов. Когда есть .gif или видео презентация. Это помогает увидеть наглядно. Если есть возможность, наполняйте вашу документацию .gif.
С видео все сложнее. Оно требует дополнительного действия от пользователя — включить, плюс весит больше чем .gif. Поэтому видео использую редко. Чаще для каких-то больших блоков или полноценных видеоуроков.

Иногда нет возможности сделать документацию динамической, особенно если вы работаете с корпоративными клиентами. Тогда делайте скриншоты реального интерфейса. Для этого лучше завести демо-стенд с близким к реальности наполнением. И там делать скриншоты.
Можно нарисовать демо-стенд в Figma и из этого собирать медиа для гайда. У меня такой подход не прижился, сложнеё управляться.

На скриншотах обязательно нужно выделять шаги, которые описаны в ваших Step-by-Step. Все выделения делать одним и тем же цветом, за исключением ситуаций когда явно нужно разделение.

Очень не люблю стрелочки. Считаю, что лучше выделить место геометрической фигурой и поставить номер шага. Но иногда стрелочки приемлемы, тут вкусовщина.

Из хороших приемов — блюрить лишнюю часть интерфейса или делать выделение лупой важной части.

Для работы со скриншотами я использую стандартный маковский редактор картинок, иногда Figma.

Step-by-step

Step-by-Step — это пошаговое описание всех действий, которые нужно выполнить пользователю, чтобы получить результат.

Искал хоть какую-то информацию про то, как пишутся такие штуки и ничего хорошего не нашел. Поэтому основываясь на здравом смысле, вывел для себя ряд правил:

Делать нумерованные списки. Если есть подпункты, то нумеровать их соответственно и делать сдвиг вправо 1.1, 1.2, 1.2.1 и тд.
Писать сначала «Что нажать», потом «Где нажать». Исхожу из простой логики — сначала нужно понять «Что искать» и только потом «Где искать».

Например: «Нажмите на кнопку „Включить“ в правом верхнем углу», а не «В правом верхнем углу нажмите на кнопку „Включить“».
Вставлять визуальные элементы для кнопок, особенно если они без подписи. Для этой истории приходится немного костылить, если делать это в том же Notion, но в Google Docs это делать проще. Использую стандартные эмодзи и сервис Glyphy.

Например: Нажмите на символ ⚙️ в правом верхнем углу.

Не люблю слово иконка, поэтому пишу символ, чтобы была однозначность. Тоже вкусовщина.
Если одно действие можно сделать из разных мест, описывать все места и каждое по пунктам.
Если два действия отличаются между собой одним пунктом и кажется бредом писать их два раза, перекреститься и написать два раза. Например, удаление и редактирование часто похожи.
Все названия кнопок, сущностей, элементов — должны иметь такое же название как в интерфейсе.
Все названия кнопок, вкладок и элементов интерфейса всегда выделяю кавычками. Для того, чтобы выделить и, потому что в какой-то степени это имя собственное.

Поддержка и послесловие

Поддерживать эту историю важно и нужно. В какой-то момент пользователи привыкнут ей пользоваться. Не сами. Вам тоже нужно приложить усилие для того, чтобы люди читали вашу документацию.

Пользователи будут рассчитывать, что найдут там ответ на свой вопрос. Поэтому там всегда должна быть актуальная информация.

Описывать фичу нужно до релиза и вместе с релизом добавлять в гайд. Почему нужно описывать до релиза, думаю, объяснять не нужно.

Раз в 3-6 месяцев заходить и перечитывать, лучше если это каждый раз будет делать новый человек. Это нужно делать по трем причинам:

1. Когда пишешь большие текстовые документы, глаз замыливается. Можно написать бред и после его не заметить.

2. Всегда найдутся ошибки. Даже в книгах, которые вычитывают и проверяют специально обученные люди, есть ошибки. Старайтесь на всех страницах оставлять кнопочку обратной связи, чтобы пользователи могли помочь с поиском ошибок.

3. Всегда есть что улучшить. Текст это такой же продукт.

Хочется верить, что эта статья сэкономит кому-то время, а кому-то поможет стать немного лучше.
Я не претендую на истину в последней инстанции. Описал свой опыт и мнение.

p.s. Пользовательская документация с которой все началось. Скажу сразу, там очень много чего можно и нужно улучшить. Бэклог по апдейту документации уже перевалил за 30 задач. Постепенно обновляем.

p.s.s. буду благодарен за конструктивный фидбек в комментариях и ещё больше, если поделитесь вашим опытом.

Документация на программное обеспечение — это документы, сопровождающие некоторое программное обеспечение (ПО) — программу или программный продукт. Эти документы описывают то, как работает программа и/или то, как её использовать.

Документирование — это важная часть в разработке программного обеспечения, но часто ей уделяется недостаточно внимания.

Типы документации

Существует четыре основных типа документации на ПО:

архитектурная/проектная — обзор программного обеспечения, включающий описание рабочей среды и принципов, которые должны быть использованы при создании ПО
техническая — документация на код, алгоритмы, интерфейсы, API
пользовательская — руководства для конечных пользователей, администраторов системы и другого персонала
маркетинговая

Архитектурная/проектная документация

Проектная документация обычно описывает продукт в общих чертах. Не описывая того, как что-либо будет использоваться, она скорее отвечает на вопрос «почему именно так?» Например, в проектном документе программист может описать обоснование того, почему структуры данных организованы именно таким образом. Описываются причины, почему какой-либо класс сконструирован определённым образом, выделяются паттерны, в некоторых случаях даже даются идеи, как можно будет выполнить улучшения в дальнейшем. Ничего из этого не входит в техническую или пользовательскую документацию, но всё это действительно важно для проекта.

Техническая документация

Это именно то, что подразумевают под термином документация большинство программистов. При создании программы, одного лишь кода, как правило, недостаточно. Должен быть предоставлен некоторый текст, описывающий различные аспекты того, что именно делает код. Такая документация часто включается непосредственно в исходный код или предоставляется вместе с ним.

Подобная документация имеет сильно выраженный технических характер и в основном используется для определения и описания API, структур данных и алгоритмов.

Часто при составлении технической документации используются автоматизированные средства — генераторы документации, такие как Doxygen, javadoc, NDoc и другие. Они получают информацию из специальным образом оформленных комментариев в исходном коде, и создают справочные руководства в каком-либо формате, например, в виде текста или HTML. Использование генераторов документации и документирующих комментариев многими программистами признаётся удобным средством, по различным причинам. В частности, при таком подходе документация является частью исходного кода, и одни и те же инструменты могут использоваться для сборки программы и одновременной сборки документации к ней. Это также упрощает поддержку документации в актуальном состоянии.

Пользовательская документация

В отличие от технической документации, сфокусированной на коде и том, как он работает, пользовательская документация описывает лишь то, как использовать программу.

В случае если продуктом является программная библиотека, пользовательская документация и документация на код становятся очень близкими, почти эквивалентными понятиями. Но в общем случае, это не так.

Обычно, пользовательская документация представляет собой руководство пользователя, которое описывает каждую функцию программы, а также шаги, которые нужно выполнить для использования этой функции. Хорошая пользовательская документация идёт ещё дальше и предоставляет инструкции о том, что делать в случае возникновения проблем. Очень важно, чтобы документация не вводила в заблуждение и была актуальной. Руководство должно иметь чёткую структуру; очень полезно, если имеется сквозной предметный указатель. Логическая связность и простота также имеют большое значение.

Существует три подхода к организации пользовательской документации. Вводное руководство (англ. tutorial), наиболее полезное для новых пользователей, последовательно проводит по ряду шагов, служащих для выполнения каких-либо типичных задач. Тематический подход, при котором каждая глава руководства посвящена какой-то отдельной теме, больше подходит для совершенствующихся пользователей. В последнем, третьем подходе, команды или задачи организованы в виде алфавитного справочника — часто это хорошо воспринимается продвинутыми пользователями, хорошо знающими, что они ищут. Жалобы пользователей обычно относятся к тому, что документация охватывает только один из этих подходов, и поэтому хорошо подходит лишь для одного класса пользователей.

Во многих случаях разработчики программного продукта ограничивают набор пользовательской документации лишь встроенной системой помощи (англ. online help), содержащей справочную информацию о командах или пунктах меню. Работа по обучению новых пользователей и поддержке совершенствующихся пользователей перекладывается на частных издателей, часто оказывающих значительную помощь разработчикам.

Маркетинговая документация

Для многих приложений необходимо располагать рядом рекламных материалов, с тем чтобы заинтересовать людей, обратив их внимание на продукт. Такая форма документации имеет целью:

подогреть интерес к продукту у потенциальных пользователей
информировать их о том, что именно делает продукт, с тем чтобы их ожидания совпадали с тем что они получат
объяснить положение продукта по сравнению с конкурирующими решениями

Одна из хороших маркетинговых практик — предоставление слогана — простой запоминающейся фразы, иллюстрирующей то что мы хотим донести до пользователя, а также характеризующей ощущение, которое создаёт продукт.

Часто бывает так, что коробка продукта и другие маркетинговые материалы дают более ясную картину о возможностях и способах использования программы, чем всё остальное.

Документирование программного обеспечения

Когда программист-разработчик получает в той или иной форме задание на программирование, перед ним, перед руководителем проекта и перед всей проектной группой встают вопросы: что должно быть сделано, кроме собственно программы? что и как должно быть оформлено в виде документации? что передавать пользователям, а что — службе сопровождения? как управлять всем этим процессом? Кроме упомянутых вопросов есть и другие, например, что должно входить в само задание на программирование? Прошло много лет, программирование происходит в среде совершенно новых технологий, многие программисты, работая в стиле drag-and-drop, могут годами не видеть текст своих программ. Это не значит, что исчезла необходимость в их документировании. Более того, вопросы о наличии хоть какой-то системы, регламентирующей эту сторону создания программных средств, продолжают задавать постоянно. Спрашивают и о том, есть ли обязательные для применения стандарты (особенно остро стоит этот вопрос, когда разработка выполняется по заказу государственной организации или предприятия). Интересуются и тем, где можно купить имеющиеся стандарты.

Качество программного обеспечения, наряду с другими факторами, определяется полнотой и качеством пакета документов, сопровождающих ПО. К программным документам относятся документы, содержащие сведения, необходимые для разработки, изготовления, сопровождения программ и эксплуатации.

Техническое задание

Техническое задание. Требование к содержанию и оформлению. Напомним, что техническое задание (ТЗ) содержит совокупность требований к ПС и может использоваться как критерий проверки и приемки разработанной программы.

Поэтому достаточно полно составленное (с учетом возможности внесения дополнительных разделов) и принятое заказчиком и разработчиком, ТЗ является одним из основополагающих документов проекта программного средства.

Техническое задание на разработку ПО должно включать следующие разделы: введение; основания для разработки;
назначение разработки;
требования к программе;
требования к программной документации;
технико-экономические показатели;
стадии и этапы разработки;
порядок контроля и приемки;
приложения.

В зависимости от особенностей разрабатываемого ПО стандарт допускает уточнение содержания разделов, введение новых разделов или их объединение.

Руководство пользователя

Под документацией пользователя понимается документация, которая обеспечивает конечного пользователя информацией по установке и эксплуатации программного пакета. Под информацией на упаковке понимают информацию, воспроизводимую на внешней упаковке программного пакета. Ее целью является предоставление потенциальным покупателям первичных сведений о программном пакете.

Пользовательская документация программного средства объясняет пользователям, как они должны действовать, чтобы применить данную программу. Она необходима, если программа предполагает какое-либо взаимодействие с пользователями. К такой документации относятся документы, которыми руководствуется пользователь при установке программы с соответствующей настройкой на среду применения, при применении программы для решения своих задач и при управлении программой (например, когда данное программное средство взаимодействует с другими системами). Эти документы частично затрагивают вопросы сопровождения программного средства, но не касаются вопросов, связанных с модификацией программ.

В связи с этим следует различать две категории пользователей: ординарных пользователей программы и администраторов. Ординарный пользователь программы (end-user) использует программу для решения своих задач (в своей предметной области). Это может быть инженер, проектирующий техническое устройство, или кассир, продающий железнодорожные билеты с помощью данной программы. Он может и не знать многих деталей работы компьютера или принципов программирования. Администратор программы (system administrator) управляет использованием программы ординарными пользователями и осуществляет сопровождение программного средства, не связанное с модификацией программ. Например, он может регулировать права доступа к программе между ординарными пользователями, поддерживать связь с поставщиками программы или выполнять определенные действия, чтобы поддерживать программу в рабочем состоянии, если оно включено как часть в другую систему.

Состав пользовательской документации зависит от аудиторий пользователей, на которые оно ориентировано, и от режима использования документов. Под аудиторией здесь понимается контингент пользователей, у которого есть необходимость в определенной пользовательской документации. Удачный пользовательский документ существенно зависит от точного определения аудитории, для которой он предназначен. Пользовательская документация должна содержать информацию, необходимую для каждой аудитории. Под режимом использования документа понимается способ, определяющий, каким образом используется этот документ. Обычно пользователю достаточно больших программных систем требуются либо документы для изучения программного средства (использование в виде инструкции), либо для уточнения некоторой информации (использование в виде справочника).

Можно считать типичным следующий состав пользовательской документации для достаточно больших программных средств:

Общее функциональное описание программного средства. Дает краткую характеристику функциональных возможностей программного средства.
Предназначено для пользователей, которые должны решить, насколько необходимо им данное программного средства.

Руководство по инсталляции программного средства

Предназначено для системных администраторов. Он должен детально предписывать, как устанавливать системы в конкретной среде. Он должен содержать описание машинно-считываемого носителя, на котором поставляется программное средство, файлы, представляющие программное средство, и требования к минимальной конфигурации аппаратуры.

Инструкция по применению программного средства

Предназначена для ординарных пользователей. Содержит необходимую информацию по применению программного средства, организованную в форме удобной для ее изучения.

Справочник по применению программного средства

Предназначен для ординарных пользователей. Содержит необходимую информацию по применению программного средства, организованную в форме удобной для избирательного поиска отдельных деталей.

Руководство по управлению программным средством

Предназначено для системных администраторов. Оно должно описывать сообщения, генерируемые, когда программные средства взаимодействует с другими системами, и как реагировать на эти сообщения. Кроме того, если программное средство использует системную аппаратуру, этот документ может объяснять, как сопровождать эту аппаратуру.

Разработка пользовательской документации начинается сразу после создания внешнего описания. Качество этой документации может существенно определять успех программы. Она должна быть достаточно проста и удобна для пользователя (в противном случае это программное средство, вообще, не стоило создавать). Поэтому, хотя черновые варианты (наброски) пользовательских документов создаются основными разработчиками программного средства, к созданию их окончательных вариантов часто привлекаются профессиональные технические писатели. Кроме того, для обеспечения качества пользовательской документации разработан ряд стандартов, в которых предписывается порядок разработки этой документации, формулируются требования к каждому виду пользовательских документов и определяются их структура и содержание.

Руководство программиста

Документация по сопровождению программного средства (system documentation) описывает программное средство с точки зрения ее разработки.

Эта документация необходима, если программное средство предполагает изучение того, как оно устроена (сконструирована), и модернизацию его программ. Как уже отмечалось, сопровождение — это продолжающаяся разработка. Поэтому в случае необходимости модернизации программного средства к этой работе привлекается специальная команда разработчиков- сопроводителей. Этой команде придется иметь дело с такой же документацией, которая определяла деятельность команды первоначальных (основных) разработчиков программного средства, — с той лишь разницей, что эта документация для команды разработчиков-сопроводителей будет, как правило, чужой (она создавалась другой командой). Команда разработчиков- сопроводителей должна будет изучать эту документацию, чтобы понять строение и процесс разработки модернизируемого программного средства, и внести в эту документацию необходимые изменения, повторяя в значительной степени технологические процессы, с помощью которых создавалось первоначальное программное средство.

Документация по сопровождению программного средства можно разбить на две группы:

1. документация, определяющая строение программ и структур данных ПС и технологию их разработки;

2. документацию, помогающую вносить изменения в программное средство.

Документация первой группы содержит итоговые документы каждого технологического этапа разработки программного средства. Она включает следующие документы:

Внешнее описание программного средства (Requirements document).
Описание архитектуры программного средства (description of the system architecture), включая внешнюю спецификацию каждой ее программы.
Для каждой программы программного средства — описание ее модульной структуры, включая внешнюю спецификацию каждого включенного в нее модуля.
Для каждого модуля — его спецификация и описание его строения (design description).
Тексты модулей на выбранном языке программирования (program source code listings).
Документы установления достоверности программного средства (validation documents), описывающие, как устанавливалась достоверность каждой программы программного средства и как информация об установлении достоверности связывалась с требованиями к программному средству.

Документы установления достоверности включают, прежде всего, документацию по тестированию (схема тестирования и описание комплекта тестов), но могут включать и результаты других видов проверки программного средства, например, доказательства свойств программ.

Документация второй группы содержит

Руководство по сопровождению программного средства (system maintenance guide), которое описывает известные проблемы вместе с программным средством, описывает, какие части системы являются аппаратно- и программно- зависимыми, и как развитие программного средства принято в расчет в его строении (конструкции).
Общая проблема сопровождения программного средства — обеспечить, чтобы все его представления шли в ногу (оставались согласованными), когда программное средство изменяется. Чтобы этому помочь, связи и зависимости между документами и их частями должны быть зафиксированы в базе данных управления конфигурацией.

Процесс управления конфигурацией

Процесс управления конфигурацией является процессом применения административных и технических процедур на всем протяжении ЖЦ ПС для определения состояния (базовой линии) программных объектов в системе, управления их изменениями и выпуском.

Данный процесс состоит из шести работ. Общее число задач по данным работам равно 6.

Подготовка процесса управления конфигурацией — разработка плана управления конфигурацией. Тип выходного результата задачи — план.
Определение конфигурации — Определение схемы обозначения программных объектов и их версий (объектов программной конфигурации) и документации, в которой фиксируется состояние их конфигурации. Тип выходного результата задачи — описание.
Контроль конфигурации — Регистрация заявок на внесение изменений; анализ и оценка изменений; принятие или непринятие заявки; реализация, верификация и выпуск измененного программного объекта; обеспечение аудиторских проверок изменений.
Учет состояний конфигурации — Подготовка протоколов управления конфигурацией и отчетов о состоянии контролируемых программных объектов. Тип выходного результата задачи — протокол, отчет.
Оценка конфигурации — Определение и обеспечение функциональной законченности и физической завершенности программных объектов. Тип выходного результата задачи — протокол, отчет.
Управление выпуском и поставка — Контроль выпуска и поставки программных продуктов и документации.

Источник:

Как написать руководство пользователя программы или сайта — инструкции, советы, помощь, программное обеспечение

Журавлев Денис

Что такое руководство пользователя и для чего его создавать

Общие советы по созданию пользовательской документации

После этого важно подумать о том:

Где пользователь будет к нему обращаться: дома, на работе, в машине?
Как часто он будет его просматривать?
Насколько объективно сложен для понимания продукт?

Структура руководства пользователя

В первом разделе желательно рассказать общую информацию о программе:

Для чего создан продукт.
Какие задачи он решает.
Какие основные выгоды от использования для клиента.

Инструменты для быстрого создания руководства пользователя

Видео-обзор основных возможностей программы Dr.Explain

Почему компании выбирают Dr.Explain для создания руководств пользователя

Павел Свиридов, профессиональный военный, полковник, создатель астрологической системы «Вега Матрица»

Прочитать полный кейс компании «Вега Матрица вы можете перейдя по ссылке

Наталья Обухова, бизнес-аналитик компании CRM Expert

«По классике жанра был пилотный проект на двух фаворитах (Dr.Explain и HelpNDoc) и муки выбора.

Николай Вальковец, разработчик компании 2V

Прочитать кейс компании V2

Подытожим

Скачать Dr.Explain с неограниченной по срокам возможностью бесплатной работы можно по адресу: https://www.drexplain.ru/download/

Успешных вам разработок!

Смотрите также

Dr.Explain — инструмент для создания мобильной версии пользовательской документации к программным продуктам
Шаблоны файлов помощи, руководства пользователя программного обеспечения или сайта, шаблон базы знаний — бесплатные шаблоны и примеры пользовательской документации

Писать руководство пользователя по шаблону. Удобно? Удобно

Время на прочтение
4 мин

Количество просмотров 4.7K

Команда, разрабатывающая софт для создания пользовательской документации, делится лайфхаками на тему написания идеальной пользовательской документации для тех, кто далёк от написания руководств к программе.

Для чего мы сами конструируем некоммерческие образцы документации и инструкций для пользователей

Наш проект существует и развивается уже долгое время, практически шестнадцать лет, если быть точнее. За этот срок была сформирована определенная база, где собраны самые актуальные и насущные вопросы, которые возникают перед людьми, создающими справочные элементы к своему проекту.

Ведя диалог с нашими клиентами, мы смогли выделить их потребности и понять основную «боль». Если обобщить, основная проблема заключалась в том, что ни одна программа для создания файл-справок и инструкций не могла выполнить самую нудную, энергозатратную часть проекта — само разрабатывание и оформление этой пользовательской документации

Даже имея осознание того, что файл-справка — неотъемлемый и действительно полезный элемент для пользователя, очень редко возникает мотивация оформить его грамотно и качественно. Еще реже желание возникает, когда в написании пользовательской документации нет опыта или специалистов, которые бы этот опыт имели. Обычно, эта обязанность с легкой руки падает на плечи самих создателей программы, людей, занимающихся тестированием, аналитикой, специалистам поддержки или даже руководителей компании, которые тоже не совсем понимают, как грамотно создать что-то подобное.

Отсюда вытекает еще одна загвоздка. Люди, у которых нет опыта и в принципе понимания, как начать и что туда вносить, просто не знают, как создать качественное руководство для пользователей. В таких случаях большинство следует привычному пути: загуглить определение и найти готовый шаблон.

И с какой-то стороны, это разумно. Мы достаточно часто сталкиваемся с такими запросами, пользователи просят у нас пошаговое руководство или хотя бы костяк готовой инструкции.

Так вышло, что потребности наших клиентов практически на сто процентов входят в нашу экспертную сферу. И мы приняли решение по возможности помочь всем, кто хочет (или вынужден) заниматься созданием файл-справок и инструкций к своему продукту и предоставить возможность получить образцы, которые могут послужить базой и легко быть адаптированными под конкретный запрос.

В связи с этим, мы сами создали готовые образцы и костяки шаблонных проектов в программе. Что входит в нашу базу:

Руководство пользователя программного обеспечения.
Руководство пользователя web-сервиса.
Корпоративная база знаний компании.

В чем удобство создания руководства пользователя по образцу

Вы бережете своё время.

Адаптируя уже созданный образец под свой продукт, вы не тратите время на создание основы с нуля, вам не нужно тратить время, чтобы найти мастер-класс о том, как правильно это сделать. Используя готовый шаблон документации, вы значительно экономите время на создание структуры проекта с нуля и на поиск и изучение информации о том, как это делается.

Вы сосредотачиваете внимание на вашей программе, а не на создании файл-справки

В шаблоне уже есть текстовые и графические вставки, вы можете сами добавлять нужный контент в предложенные места и не продумывать вариант оформления.

Наглядность.

Все образцы и костяки инструкций для пользователя изначально настроенные с динамическими стилями оформления, которые помогут вам быстрее освоиться и разобраться, как можно использовать это для быстрого выполнения своей цели.

Адаптация шаблонов и образцов под ваш проект.

Всё, что находится в шаблонах, можно назвать нашим советом, который был создан на основе многолетнего опыта в данной сфере и выработанной экспертностью. Абсолютно всё в этих шаблонах может быть подвержено адаптации, так как для пользовательской документации нет жестких стандартов, она должна быть выстроена персонально под ваш продукт.

О шаблонах

За 15 лет мы смогли подвергнуть аналитике более сотни разных файл-справок, инструкций и технических документаций, что дало нам возможность сделать вывод и определить шаблонные разделы, которые могут быть применены к огромному количеству программ, после чего мы интегрировали их в наши образцы. Давайте немного подробнее поговорим о структуре.

Обзор возможностей программ. Здесь идет краткое содержание сути вашего продукта. Где вы рассказываете о том, для чего нужна ваша программа. Какие боли и потребности она удовлетворяет, на что способна.

Пользовательский интерфейс. Здесь вы можете наглядно показать вашему клиенту интерфейс, ознакомить его со всеми режимами, дополнительными кнопками и.т.д. Если пользователь может персонализировать интерфейс под себя, об этом тоже лучше указать именно в этом разделе.

Типовые задачи. Здесь нужно максимально подробно познакомить пользователя со всеми основными возможностями программы и детально описать ряд задач и вопросов, которые клиент сможет решить с её помощью. В нашем образце этот блок сформирован из двух подразделов. В подразделе «Примеры использования» лучше всего рассказать пользователю, как ваш продукт будет решать его вопросы и задачи. Если обобщить, то в этом подразделе вы рассказываете про клишированные проблемы, с которыми сталкивается большинство пользователей. В подразделе «Лучшие практики» лучше разместить максимально полезную информацию о том, как упростить свою работу в программе и как пользоваться ей максимально эффективно.

Особые случаи. Здесь нужно рассказать пользователю про то, какие трудности могут возникнуть и как их решить, выделить часто задаваемые вопросы и дать на них самый доступный ответ. Подразделы: «FAQ» и «Устранение типовых проблем»

Вспомогательная и юридическая информация. Здесь вы размещаете информацию о компании, размещаете контактные данные тех.поддержки, информацию о сотрудничестве, сайт, а также лицензионные соглашения.

Названия проекта публиковать не будем, Хабр ругается.

P.S. Мы будем рады, если наши образцы помогут вам закрыть вопрос и успешно реализовать документацию в своем проекте.

Документ «Руководство пользователя»

РД 50-34.698-90. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов: <…>.

УКАЗАНИЯ ГОСТ:
Настоящие методические указания распространяются на автоматизированные системы (АС), используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т. п.), включая их сочетание, и устанавливают требования к содержанию документов, разрабатываемых при создании АС.

Руководство пользователя

Структура документа:
1. Введение
1.1 Область применения
1.2 Краткое описание возможностей
1.3 Уровень подготовки пользователя
1.4 Перечень эксплуатационной документации
2 НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ
2.1 Виды деятельности, функции
2.2 Программные и аппаратные требования к системе
3 ПОДГОТОВКА К РАБОТЕ
3.1 Состав дистрибутива
3.2 Запуск системы
3.3 Проверка работоспособности системы
4 ОПИСАНИЕ ОПЕРАЦИЙ
4.1 Наименование операции
4.2 Условия выполнения операции
4.3 Подготовительные действия
4.4 Основные действия
4.5 Заключительные действия
4.6 Ресурсы, расходуемые на операцию
5 АВАРИЙНЫЕ СИТУАЦИИ. ВОССТАНОВЛЕНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
6 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОСВОЕНИЮ

УКАЗАНИЯ ГОСТ:
Документ содержит разделы:
1) введение;
2) назначение и условия применения;
3) подготовка к работе;
4) описание операций;
5) аварийные ситуации;
6) рекомендации по освоению.

1. Введение

1.1 Область применения

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
Наполнение данного раздела можно взять из документа «Техническое задание, п.п.2.1».

1.2 Краткое описание возможностей

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
Наполнение данного раздела можно взять из документа «Описание автоматизируемых функций, п.п.2.».

1.3 Уровень подготовки пользователя

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
Наполнение данного раздела можно взять из документа «Техническое задание, п.п.4.1.2 Требования к численности и квалификации персонала системы»

1.4 Перечень эксплуатационной документации

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
Перечень эксплуатационных документов, с которым необходимо ознакомиться:
— АС Кадры. «Руководство администратора»;
— АС Кадры. «Руководство пользователя»;
— т.д.
— пр.;

2 НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ

УКАЗАНИЯ ГОСТ:
В разделе «Назначение и условия применения» указывают:
1) виды деятельности, функции, для автоматизации которых предназначено данное средство автоматизации;
2) условия, при соблюдении (выполнении, наступлении) которых обеспечивается применение средства автоматизации в соответствии с назначением (например, вид ЭВМ и конфигурация технических средств, операционная среда и общесистемные программные средства, входная информация, носители данных, база данных, требования к подготовке специалистов и т. п.).

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:

2.1 Виды деятельности, функции

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
АС Кадры предназначена для автоматизации следующих видов деятельности:
Наполнение раздела можно взять в документе «Описание автоматизируемых функций, раздел ЦЕЛИ АС И АВТОМАТИЗИРУЕМЫЕ ФУНКЦИИ».

2.2 Программные и аппаратные требования к системе

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
Пример требований к программному обеспечению приведен в документе «Пояснительная записка, п.п.3.10».
Пример требований к аппаратному обеспечению приведен в документе «Техническое задание, п.п.4.3.5».

3 ПОДГОТОВКА К РАБОТЕ

УКАЗАНИЯ ГОСТ:
В разделе «Подготовка к работе» указывают:
1) состав и содержание дистрибутивного носителя данных;
2) порядок загрузки данных и программ;
3) порядок проверки работоспособности.

3.1 Состав дистрибутива

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
В состав дистрибутива АС Кадры входит:
— СУБД Oracle 10.2g;
— Приложение установки базы данных;
— Серверная часть Windows приложения АС Кадры;
— Клиентская часть Windows приложения;
— т.д.;
— пр.

3.2 Запуск системы

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
Предварительно необходимо выполнить установку системы. Информацию об установке системы можно получить в документе РД И3(А) АС Кадры, который входит в состав проектной документации.
1. Для того, чтобы запустить АС Кадры, откройте папку, в которую была установлена программа, и запустите файл kadry.exe.
2. В открывшемся окне заполните следующие поля в области окна Общие параметры:
— Логин — логин (логическое имя) пользователя;
— Пароль — пароль для входа в систему;
3. т.д.
пр.

3.3 Проверка работоспособности системы

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
Программное обеспечение работоспособно, если в результате действий пользователя, изложенных в п.п.3.2, на экране монитора отобразилось главное окно клиентского приложения без выдачи пользователю сообщений о сбое в работе.

4 ОПИСАНИЕ ОПЕРАЦИЙ

УКАЗАНИЯ ГОСТ:
В разделе «Описание операций» указывают:
1) описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур;
2) описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, комплексов задач (задач), процедур.
Для каждой операции обработки данных указывают:
1) наименование;
2) условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции;
3) подготовительные действия;
4) основные действия в требуемой последовательности;
5) заключительные действия;
6) ресурсы, расходуемые на операцию.

В принципе, допускается в пределах разумного описывать операции без перечисления всех приведенных выше пунктов.

4.1 Наименование операции

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
Просмотр справочной информации.

4.2 Условия выполнения операции

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
Приложение запущено, успешно функционирует, не выполняет никакх операций, блокирущих доступ к пунктам меню.

4.3 Подготовительные действия

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
Отсутствуют.

4.4 Основные действия

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
Открыть пункт меню «Помощь», выбрать раздел «Справка». Появится всплывающее окно, содержащее разделы со справкой.

4.5 Заключительные действия

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
После завершения работы со справочной информацией, закрыть вплывающее окно со справкой.

4.6 Ресурсы, расходуемые на операцию

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
Отсутствуют.

5 АВАРИЙНЫЕ СИТУАЦИИ. ВОССТАНОВЛЕНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

УКАЗАНИЯ ГОСТ:
В разделе «Аварийные ситуации» указывают:
1) действия в случае несоблюдения условий выполнения технологического процесса, в том числе при длительных отказах технических средств;
2) действия по восстановлению программ и/или данных при отказе магнитных носителей или обнаружении ошибок в данных;
3) действия в случаях обнаружении несанкционированного вмешательства в данные;
4) действия в других аварийных ситуациях

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
При сбое в работе аппаратуры восстановление нормальной работы системы должно производиться после:
— перезагрузки операционной системы;
— запуска исполняемого файла системы;

При ошибках в работе аппаратных средств (кроме носителей данных и программ) восстановление функции системы возлагается на ОС.
При ошибках, связанных с программным обеспечением (ОС и драйверы устройств), восстановление работоспособности возлагается на ОС.
При неверных действиях пользователей, неверных форматах или недопустимых значениях входных данных, система выдает пользователю соответствующие сообщения, после чего возвращается в рабочее состояние, предшествовавшее неверной (недопустимой) команде или некорректному вводу данных.

6 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОСВОЕНИЮ

УКАЗАНИЯ ГОСТ:
В разделе «Рекомендации по освоению» указывают рекомендации по освоению и эксплуатации, включая описание контрольного примера, правила его запуска и выполнения.

ПРИМЕР СОДЕРЖАНИЯ:
Для успешного освоения приложения АС Кадры необходимо иметь навыки работы с ПК и изучить следующее:
— Нормативно-правовую базу по вопросам управления государсвенными кадрами;
— Раздел «Описание процесса деятельности» документа «Пояснительная записка (Технический проект)»;
— Раздел «Описание автоматизируемых функций» документа «Пояснительная записка (Технический проект)»;
— Настоящее «Руководство пользователя».

Контрольный пример работы с системой
Ниже рассмотрен пример работы с системой, начиная с ее запуска и заканчивая оформлением документов:
1. Запустите систему.
2. т.д.
3. пр.

РД
50-34.698-90 Руководство пользователя (пример
оформления)

Ниже
представлен пример (образец) документа
«Руководство
пользователя«,
разработанного на основании методических
указаний РД
50-34.698-90.

Данный
документ формируется IT-специалистом,
или функциональным специалистом, или
техническим писателем в ходе разработки
рабочей документации на систему и её
части на стадии «Рабочая документация».

Для
формирования руководства пользователя
в качестве примера был взят инструмент
Oracle
Discoverer
информационно-аналитической системы
«Корпоративное хранилище данных».

Ниже
приведен состав руководства пользователя
в соответствии с ГОСТ. Внутри каждого
из разделов кратко приведены
требования к содержанию и текст примера
заполнения
(выделен вертикальной чертой).

Разделы
руководства пользователя:

Введение.
Назначение
и условия применения.
Подготовка
к работе.
Описание
операций.
Аварийные
ситуации.
Рекомендации
по освоению.

В
разделе «Введение» указывают:

область
применения;
краткое
описание возможностей;
уровень
подготовки пользователя;
перечень
эксплуатационной документации, с
которой необходимо ознакомиться
пользователю.

1.1. Область применения

Требования
настоящего документа применяются при:

предварительных
комплексных испытаниях;
опытной
эксплуатации;
приемочных
испытаниях;
промышленной
эксплуатации.

1.2. Краткое описание возможностей

Информационно-аналитическая
система Корпоративное Хранилище Данных
(ИАС КХД) предназначена для оптимизации
технологии принятия тактических и
стратегических управленческих решений
конечными бизнес-пользователями на
основе информации о всех аспектах
финансово-хозяйственной деятельности
Компании.

ИАС
КХД предоставляет возможность работы
с регламентированной и нерегламентированной
отчетностью.

При
работе с отчетностью используется
инструмент пользователя Oracle Discoverer Plus,
который предоставляет следующие
возможности:

формирование
табличных и кросс-табличных отчетов;
построение
различных диаграмм;
экспорт
и импорт результатов анализа;
печать
результатов анализа;
распространение
результатов анализа.

1.3. Уровень подготовки пользователя

Пользователь
ИАС КХД должен иметь опыт работы с ОС
MS Windows (95/98/NT/2000/XP), навык работы с ПО
Internet Explorer, Oracle Discoverer, а также обладать
следующими знаниями:

знать
соответствующую предметную область;
знать
основы многомерного анализа;
понимать
многомерную модель соответствующей
предметной области;
знать
и иметь навыки работы с аналитическими
приложениями.

Квалификация
пользователя должна позволять:

формировать
отчеты в Oracle Discoverer Plus;
осуществлять
анализ данных.

1.4. Перечень эксплуатационной документации, с которой необходимо ознакомиться пользователю

Информационно-аналитическая
система «Корпоративное хранилище
данных». ПАСПОРТ;
Информационно-аналитическая
система «Корпоративное хранилище
данных». ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ.

2. Назначение и условия применения Oracle Discoverer Plus

В
разделе «Назначение и условия
применения» указывают:

виды
деятельности, функции, для автоматизации
которых предназначено данное средство
автоматизации;
условия,
при соблюдении (выполнении, наступлении)
которых обеспечивается применение
средства автоматизации в соответствии
с назначением (например, вид ЭВМ и
конфигурация технических средств,
операционная среда и общесистемные
программные средства, входная информация,
носители данных, база данных, требования
к подготовке специалистов и т. п.).

Oracle
Discoverer Plus в составе ИАС КХД предназначен
для автоматизации подготовки, настройки
отчетных форм по показателям деятельности,
а также для углубленного исследования
данных на основе корпоративной информации
хранилища данных.

Работа
с Oracle Discoverer Plus в составе ИАС КХД возможна
всегда, когда есть необходимость в
получении информации для анализа,
контроля, мониторинга и принятия решений
на ее основе.

Работа
с Oracle Discoverer Plus в составе ИАС КХД доступна
всем пользователям с установленными
правами доступа.

Соседние файлы в папке TZ

Всем доброго времени суток, кто решил прочитать статью, посвященную документации. Здесь вы найдёте как общие, так и довольно специфические советы по созданию руководства пользователя. Надеюсь, они будут вам полезны.

Приятного чтения.

Если перед вами стоит вопрос – нужно ли вашему продукту пользовательское руководство, то отвечу сразу – да, нужно. Почему? На это есть две причины:

1. Качественная документация повышает лояльность клиента и ценность продукта в целом.

Как это не странно, но люди до сих пор читают пользовательскую документацию. Конечно, не просто так, а когда сталкиваются с проблемой. И если с руководством все хорошо, то пользователь быстро найдет ответ на свой вопрос – это будет ещё один балл в копилку вашего проекта!

2. Руководство пользователя экономит время и силы техподдержки.

Данный факт напрямую зависит от первого. Если документация качественная, то пользователи будут редко обращаться в техподдержку, и ваша команда будет работать с действительно нестандартными ситуациями. Ну а если руководство «так себе», то поддержка будет завалена однотипными вопросами. Из-за этого пользователям придется дольше ждать ответа, поддержке больше работать, а это в свою очередь будет злить как пользователя, так и команду.

А теперь к советам!

Общие советы по созданию руководства пользователя

Прежде чем начинать писать руководство пользователя нужно ответить на несколько вопросов. — Для кого вы пишите? Кто будет пользоваться файлом справки? (ваша целевая аудитория)

— Где скорее всего пользователи будут прибегать к документации? (дома, на работе, в машине)

— Насколько объективно сложен для понимания продукт и как часто пользователь будет обращаться к документации?

И так, вы ответили на эти вопросы и теперь можете сделать вывод какого размера документация вам нужна, какой стиль изложения в ней использовать, и как часто пользователь будет читать документ.

(Для изложения лучше всего выбрать нейтрально-формальный стиль)

Структура руководства пользователя

У любого качественной документации продуманная и логичная структура. Представьте, что вы сами работаете в программе и сталкиваетесь с проблемой. Открываете файл справки – а там просто сплошной текст. Такая документация вам не поможет.

Создайте оглавление, которое будет началом вашего руководства. Оно поможет вам в дальнейшем написании документации, а также поможет пользователю ориентироваться в тексте.

В первом разделе расскажите общую информацию о продукте. Для чего создан проект и какие задачи он решает.

Во второй «главе» укажите основные элементы интерфейса. Клиент вряд ли сможет достичь своей цели в программе, если не будет знать для чего служат различные детали интерфейса. Объясните предназначение всех окон, кнопок и так далее.

Дальше расскажите, как эффективно пользоваться программой. Какие задачи стоят перед пользователем и как продукт быстро их решает.

В любом руководстве желательны разделы «Частые вопросы» и «Устранение типовых проблем». Расскажите о проблемах, с которыми часто сталкиваются клиенты и о путях их решения.

Информацию для этого раздела лучше брать у техподдержки. Проанализируйте, какие вопросы задаются чаще всего и ответьте на них один раз максимально информативно.

И последний «обязательный» раздел, которой точно должен быть в любой документации – «контактная информация». Данный раздел даст пользователю возможность связаться с разработчиком. Если руководство вдруг не закрывает потребность читателя, то он может обратиться в поддержку. Кроме того, клиент может дать совет, поделиться опытом или предложить выгодное вам сотрудничество.

Профессиональный совет: если вы хотите максимально облегчить ношу клиента при чтении документации создайте контекстно-зависимую справку. Что это такое?

Представьте, что вы работаете в программе для создания пользовательской документации. Открываете меню основных настроек и видите раздел «аннотирование экрана» Заходите в него, там показаны разные стили аннотации, тени, фон и так далее. Но что такое аннотация? Допустим вы не знаете — нажимаете кнопку F1 и перед вами открывается руководство именно на той странице, где рассказано об «аннотировании экрана»

Как ее сделать? Смотрите ниже.

Контент

И так, мы создали «каркас» нашей документации, но чтобы руководство стало полезным нужно наполнить её компетентной информацией.

Конкретного совета дать невозможно, так как все продукты разные. Поэтому расскажу про общие положения, которые делают документацию лучше.

1. Понятность.

Помните, что руководство будут читать люди, которые не сильно знакомы с вашим продуктом. Пишите простым языком, избегайте профессиональных терминов. Руководство пользователя должно быть написано на языке этого самого пользователя, а не на языке писателя.

2. Наглядность.

Добавляйте в руководство побольше графики и скриншотов с аннотациями. Читателю будет проще и приятнее решать проблему, если будет наглядно показано как это делать.

3. Видео.

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Продемонстрируйте пользователю последовательность действий для достижения конкретной цели. Документация, содержащая видео вставки будет пользоваться большей популярностью, чем обычный текстовый документ.

Но как добавить в документацию видео? Смотрите ниже.

Больше советов!

Когда документация будет готова, чтобы она стала «полноценной» её нужно опубликовать. Иначе какой от неё толк, если клиент не может её прочитать. У «юзера» всегда должен быть доступ к документации, и не важно где он. Такую потребность легко закрывают три формата: HTML, PDF и CHM.

Создайте файл справки и загрузите его прямо в вашу программу в формате CHM. Таким образом, у пользователя будет возможность открыть документ, не выходя из программы. Не забудьте добавить элемент вызывающий руководство в меню программы.

Выложите руководство на сайт в формате HTML, чтобы клиент мог обратиться к документации, даже не работая с программой. Кроме того, документация, выложенная на сайт, повышает SEO факторы сайта.

И напоследок, переведите пользовательскую документацию в формат PDF, чтобы клиенты могли скачать и распечатать руководство.

Но помните, что после публикации документации, придется иногда её обновлять.

Инструменты

Для того, чтобы написать, а затем опубликовать документацию одного Wordа не хватит, но и пользоваться большим количеством программ тоже не хочется.

Ну и пользуясь случаем, я хочу рассказать про проект, в котором я работаю уже много лет и который закрывает все потребности писателей пользовательской документации.

Dr.Explain – программа для создания руководств пользователя для ПО, web-сервисов и баз знаний.

Благодаря «доктору» вы сможете опубликовать и обновлять документацию в востребованных форматах (CHM; HTML; PDF; DOC), не выходя из программы.

В программе есть шаблоны документации, ведь по образцу работать проще.

Импортируйте в программу заранее написанные фрагменты документации.

Вы сможете создать контекстно-зависимую документацию, настроить визуальный стиль руководства, добавить в него видео и многое другое!

Какой можно сделать вывод

Если вы хотите создать по-настоящему хорошую документацию – придется потрудиться, потому что это займет много времени и усилий всей команды. Но игра стоит свеч, так как после этого вы получите лояльных и довольных клиентов.

Руководство пользователя должно стать персональным гидом по продукту для клиента. Если пользователь останется недовольным после работы с документацией, то это может повлиять на решение отказаться от продукта.

Работая с Dr.Explain, можно быстро написать пользовательскую документацию, которая будет помогать клиентам разбираться в продукте, а вам позволит сосредоточить свои силы на более важных задачах — разработке и продвижении программного продукта.

Спасибо за внимание!

Со всеми возможностями Dr.Explain можно ознакомиться здесь:

Назначение руководства пользователя

Состав типового руководства пользователя

Конкретный подход к написанию определяется многими факторами:

– назначением программы и областью ее применения;

– сложностью программы;

– количеством разнообразных вариантов использования.

Стандарты для руководства пользователя

Стоимость разработки руководства пользователя

Наименование документа	Наименование стандарта	Стоимость разработки
РП на автоматизированную систему	РД 50-34.698	70 тыс. р.

Возможно, вас также заинтересует:

Писать руководство пользователя по шаблону. Удобно? Удобно

Время на прочтение
4 мин

Количество просмотров 4.7K

Для чего мы сами конструируем некоммерческие образцы документации и инструкций для пользователей

Руководство пользователя программного обеспечения.
Руководство пользователя web-сервиса.
Корпоративная база знаний компании.

В чем удобство создания руководства пользователя по образцу

Вы бережете своё время.

Вы сосредотачиваете внимание на вашей программе, а не на создании файл-справки

Наглядность.

Адаптация шаблонов и образцов под ваш проект.

О шаблонах

Названия проекта публиковать не будем, Хабр ругается.

Разделы руководства пользователя:

Введение.
Назначение и условия применения.
Подготовка к работе.
Описание операций.
Аварийные ситуации.
Рекомендации по освоению.

1. Введение

В разделе «Введение» указывают:

область применения;
краткое описание возможностей;
уровень подготовки пользователя;
перечень эксплуатационной документации, с которой необходимо ознакомиться пользователю.

1.1. Область применения

Требования настоящего документа применяются при:

предварительных комплексных испытаниях;
опытной эксплуатации;
приемочных испытаниях;
промышленной эксплуатации.

1.2. Краткое описание возможностей

ИАС КХД предоставляет возможность работы с регламентированной и нерегламентированной отчетностью.

формирование табличных и кросс-табличных отчетов;
построение различных диаграмм;
экспорт и импорт результатов анализа;
печать результатов анализа;
распространение результатов анализа.

1.3. Уровень подготовки пользователя

знать соответствующую предметную область;
знать основы многомерного анализа;
понимать многомерную модель соответствующей предметной области;
знать и иметь навыки работы с аналитическими приложениями.

Квалификация пользователя должна позволять:

формировать отчеты в Oracle Discoverer Plus;
осуществлять анализ данных.

1.4. Перечень эксплуатационной документации, с которой необходимо ознакомиться пользователю

Информационно-аналитическая система «Корпоративное хранилище данных». ПАСПОРТ;
Информационно-аналитическая система «Корпоративное хранилище данных». ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ.

2. Назначение и условия применения Oracle Discoverer Plus

В разделе «Назначение и условия применения» указывают:

виды деятельности, функции, для автоматизации которых предназначено данное средство автоматизации;
условия, при соблюдении (выполнении, наступлении) которых обеспечивается применение средства автоматизации в соответствии с назначением (например, вид ЭВМ и конфигурация технических средств, операционная среда и общесистемные программные средства, входная информация, носители данных, база данных, требования к подготовке специалистов и т. п.).

Работа с Oracle Discoverer Plus в составе ИАС КХД доступна всем пользователям с установленными правами доступа.

3. Подготовка к работе

В разделе «Подготовка к работе» указывают:

состав и содержание дистрибутивного носителя данных;
порядок загрузки данных и программ;
порядок проверки работоспособности.

3.1. Состав и содержание дистрибутивного носителя данных

Для работы с ИАС КХД необходимо следующее программное обеспечение:

Internet Explorer (входит в состав операционной системы Windows);
Oracle JInitiator устанавливается автоматически при первом обращении пользователя к ИАС КХД.

3.2. Порядок загрузки данных и программ

Перед началом работы с ИАС КХД на рабочем месте пользователя необходимо выполнить следующие действия:

Необходимо зайти на сайт ИАС КХД ias-dwh.ru.
Во время загрузки в появившемся окне «Предупреждение о безопасности», которое будет содержать следующее: ‘Хотите установить и выполнить «Oracle JInitiator» …’ Нажимаем на кнопку «Да».
После чего запуститься установка Oracle JInitiator на Ваш компьютер. Выбираем кнопку Next и затем OK.

3.3. Порядок проверки работоспособности

Для проверки доступности ИАС КХД с рабочего места пользователя необходимо выполнить следующие действия:

Открыть Internet Explorer, для этого необходимо кликнуть по ярлыку «Internet Explorer» на рабочем столе или вызвать из меню «Пуск».
Ввести в адресную строку Internet Explorer адрес: ias-dwh.ru и нажать «Переход».
В форме аутентификации ввести пользовательский логин и пароль. Нажать кнопку «Далее».
Убедиться, что в окне открылось приложение Oracle Discoverer Plus.

В случае если приложение Oracle Discoverer Plus не запускается, то следует обратиться в службу поддержки.

4. Описание операций

В разделе «Описание операций» указывают:

описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур;
описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, комплексов задач (задач), процедур.

Для каждой операции обработки данных указывают:

наименование;
условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции;
подготовительные действия;
основные действия в требуемой последовательности;
заключительные действия;
ресурсы, расходуемые на операцию.

В описании действий допускаются ссылки на файлы подсказок, размещенные на магнитных носителях.

4.1. Выполняемые функции и задачи

Oracle Discoverer Plus в составе ИАС КХД выполняет функции и задачи, приведенные в таблице ниже:

Функции	Задачи	Описание
Обеспечивает многомерный анализа в табличной и графической формах	Визуализация отчетности	В ходе выполнения данной задачи пользователю системы предоставляется возможность работы с выбранным отчетом из состава преднастроенных.
Формирование табличных и графических форм отчетности	В ходе выполнения данной задачи пользователю системы предоставляется возможность формирования собственного отчета в табличном или графическом виде на базе преднастроенных компонентов.

4.2. Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения задач

Ниже приведено описание пользовательских операций для выполнения каждой из задач.

Задача: «Визуализация отчетности»

Операция 1: Регистрация на портале ИАС КХД

Условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции:

Компьютер пользователя подключен к корпоративной сети.
Портал ИАС КХД доступен.
ИАС КХД функционирует в штатном режиме.

Подготовительные действия:

Основные действия в требуемой последовательности:

На иконке «ИАС КХД» рабочего стола произвести двойной щелчок левой кнопкой мышки.
В открывшемся окне в поле «Логин» ввести имя пользователя, в поле «Пароль» ввести пароль пользователя. Нажать кнопку «Далее».

Заключительные действия:

Не требуются.

Ресурсы, расходуемые на операцию:

15-30 секунд.

Операция 2: Выбор отчета

Условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции:

Успешная регистрация на Портале ИАС КХД.

Подготовительные действия:

Не требуются.

Основные действия в требуемой последовательности:

2. Выбрать нужную рабочую книгу и нажать кнопку «Откр.»:

Заключительные действия:

После завершения работы с отчетом необходимо выбрать пункт меню «Файл», далее выбрать пункт «Закрыть».

Ресурсы, расходуемые на операцию:

15 секунд.

Задача: «Формирование табличных и графических форм отчетности»

Заполняется по аналогии.

5. Аварийные ситуации

Класс ошибки	Ошибка	Описание ошибки	Требуемые действия пользователя при возникновении ошибки
Портал ИАС КХД	Сервер не найден. Невозможно отобразить страницу	Возможны проблемы с сетью или с доступом к порталу ИАС КХД.	Для устранения проблем с сетью обратиться к сотруднику подразделения технической поддержки (HelpDesk). В других случаях к администратору ИАС КХД.
Ошибка: Требуется ввести действительное имя пользователя	При регистрации на портале ИАС КХД не введено имя пользователя.	Ввести имя пользователя.
Ошибка: Требуется ввести пароль для регистрации	При регистрации на портале ИАС КХД не введен пароль.	Ввести пароль.
Ошибка: Сбой аутентификации. Повторите попытку	Неверно введено имя пользователя или пароль, либо такая учетная запись не зарегистрирована.	Нужно повторить ввод имени пользователя и пароля, однако после третей неудачной попытки регистрации учетная запись блокируется. Если учетная запись заблокирована, нужно обратиться к администратору ИАС КХД.
Сбой в электропитании рабочей станции	Нет электропитания рабочей станции или произошел сбой в электропитании.	Рабочая станция выключилась или перезагрузилась.	Перезагрузить рабочую станцию. Проверить доступность сервера ИАС КХД по порту 80, выполнив следующие команды: — нажать кнопку «Пуск» — выбрать пункт «Выполнить» — в строке ввода набрать команду telnet ias_dwh.ru 80 — если открылось окно Telnet, значит соединение возможно. Повторить попытку подключения (входа) в ИАС КХД
Сбой локальной сети	Нет сетевого взаимодействия между рабочей станцией и сервером приложений ИАС КХД	Отсутствует возможность начала (продолжения) работы с ИАС КХД. Нет сетевого подключения к серверу ИАС КХД	Перезагрузить рабочую станцию. Проверить доступность сервера ИАС КХД по порту 80, выполнив следующие команды: — нажать кнопку «Пуск» — выбрать пункт «Выполнить» — в строке ввода набрать команду telnet ias_dwh.ru 80 — если открылось окно Telnet, значит соединение возможно. После восстановления работы локальной сети повторить попытку подключения (входа) в ИАС КХД.

6. Рекомендации по освоению

Рекомендуемая литература:

Oracle® Business Intelligence Discoverer Viewer User’s Guide
Oracle® Business Intelligence Discoverer Plus User’s Guide

Рекомендуемые курсы обучения:

Discoverer 10g: Создание запросов и отчетов

Писать руководство пользователя по шаблону. Удобно? Удобно

Время на прочтение
4 мин

Количество просмотров 4.7K

Для чего мы сами конструируем некоммерческие образцы документации и инструкций для пользователей

Руководство пользователя программного обеспечения.
Руководство пользователя web-сервиса.
Корпоративная база знаний компании.

В чем удобство создания руководства пользователя по образцу

Вы бережете своё время.

Вы сосредотачиваете внимание на вашей программе, а не на создании файл-справки

Наглядность.

Адаптация шаблонов и образцов под ваш проект.

О шаблонах

Названия проекта публиковать не будем, Хабр ругается.

Обобщенная структура руководства пользователя программы на основе ГОСТов 19-й системы, IEEE Std 1063-2001 и с учетом рекомендаций «манифеста Кагарлицкого», установлена степень опциональности разделов руководства в зависимости от того, кому поставляется программа, частично заполнены разделы и подразделы руководства. Редакция от 23.01.2022.

Создан 23.02.2005 11:49:29

Пуркуа бы да не па?

Та самая смесь

Почему бы нет? Взять лучшее из ГОСТов 19-й системы, — обобщенную структуру руководства пользователя, добавить к ней немногочисленные толковые рекомендации из IEEE Std 1063-2001 и разбавить неисчерпаемой стилистической культурой и ресурсами языка из манифеста Кагарлицкого? Придать смеси стройный строгий вид, сформировать очередной учебно-тренировочный документ с подробными комментариями? А что делать, если ни один из перечисленных выше источников и составных частей в отдельности не способны дать ответы на все поставленные вопросы?

На этой жизнеутверждающей ноте оборвалась предыдущая статья, не дав ответа на второй вопрос и породив целый ряд дополнительных.

Цели и задачи

Некоторые маститые технические писатели возмущены приверженностью автора к ГОСТ 7.32, структура разделов которого предусматривает как цели, так и задачи. Все просто. Автор ставит цели и решает задачи, в отличие от иных «мастеров технического слова», вся ценность публикаций которых сводится к глубокомысленным «… я вернулся в… я думаю… я полагаю… мне видится… я не могу согласиться… я не понимаю… я не владею, но мне кажется… я не профессионал, но настоятельно рекомендую… я вынужден констатировать невысокий уровень… я считаю, что это гнусные инсинуации… смотреть мою фотографию…» и так далее. Цели прежние. Задачи:

показать независимость структуры разделов от «степени новизны» программного изделия и уровня развития техники;
установить «степень опциональности» отдельных разделов руководства;
избавиться от «старообразности» заголовков отдельных разделов руководства;
предостеречь техписа от излишнего увлечения стилистической структурой языка;
вывести, наконец, для обсуждения, компромиссный вариант структуры руководства пользователя;
и показать варианты заполнения руководства содержимым.

Разъяснения к задачам

Необходимы разъяснения к поставленным задачам, поскольку реакция на первую часть статьи оказалась несколько неожиданной:

было заявлено, что статья не раскрыла процессы разработки технической документации;
вопросы «а почему необходима именно такая структура руководства пользователя, а не иная?» так и не последовали.

Руководство пользователя: из любви к процессам

— Поручик, Вы любите детей?

— Никак нет-с. Но сам процесс…

Как ни прискорбно, но задача освещения процессов (процедур) разработки технической документации в первой части статьи не ставилась. Ибо о процессах имеется отдельная статья — «Автоматизация разработки технической документации. Часть I».

Процесс разработки техдокументации (как и иные процессы интимного характера) — вещь яркая, волнующая воображение многих технических писателей (техписов). Но пользователю, якобы в интересах которого «составляются» руководства, на процесс начхать с высокой колокольни. Пользователю важен результат — грамотное, полное, доступное и непротиворечивое руководство, ему не интересна «мышиная возня» (взаимодействие технического писателя с программерами, менеджерами проектов и пр.). Следует отметить, что ФЗ «О защите прав потребителей» полностью солидарен с пользователем.

Именно из этих соображений освещать в статье процессы внутренней кухни не имеет смысла.

Руководство пользователя: структура разделов

В чем же причина отсутствия интереса к структуре руководства пользователя? Вероятно, многие г-да технические писатели считают, что:

либо все вопросы по структуре разделов руководства пользователя давным-давно решены и общеизвестны;
либо структура разделов не имеет принципиального значения.

Так ли это? Для уточнения приоритетов следует вернуться к манифесту, а затем рассмотреть реальные образцы структур руководств пользователей.

Руководство пользователя: рекомендации манифеста

Сведения располагаются в порядке, определяемом логикой изложения. На основе сведений более общего характера излагаются сведения более частные, более конкретные, причем переход от более общего к более частному подчеркивается многоуровневой рубрикацией.

Совершенно верно. В документах описательного характера (да и в любых других документах) всегда следует двигаться от общего к частному. Дедукция, однако…

Общая логика изложения навязывает многоуровневую рубрикацию: более общим уровням описания продукта соответствуют более крупные главы и разделы, более частным и конкретным — более мелкие, подчиненные.

Глупо спорить. Невзирая на то, что структура разделов руководства пользователя попросту навязывается логикой изложения.

Соображения удобства не отменяют логики изложения, а дополняют ее. Собственно говоря, логичное, хорошо структурированное изложение хорошо усваивается и позволяет безошибочно ориентироваться в нем. Изложение должно быть по возможности строгим, единообразным, логически последовательным, состоящим по большей части из готовых формул… Легко видеть, что из соображений удобства автор документации излагает сведения о продукте как бы в несколько обходов: сначала минимальные сведения об установке, настройке и запуске, затем описание наиболее типичных задач, затем подробный обзор всех элементов(? — прим. автора) и функций, затем специальные вопросы.

Вот она, забота о пользователе! Структура разделов руководства пользователя является определяющей при разработке пользовательских руководств.

Автор манифеста решил задачу по-своему, не ссылаясь на ГОСТы 19.ххх и IEEE Std 1063-2001 — альтернативным способом. Важно совпадение результатов. А не как у Незнайки — сколько вариантов решения, столько и вариантов ответов.

Руководство пользователя: обосновано ли отсутствие интереса технических писателей к структуре разделов?

Соответствуют ли перечисленным выше соображениям реальные образцы пользовательских руководств? Начнем с того, что получше. Исследуем (поверхностно) образцы творений «бригады» технических писателей, плодотворно работающих в известной российской софтверной компании.

Автор умышленно не указывает ни названия компании, ни имен (никнеймов) контактных лиц, предоставивших образцы документов. Мотивировка проста: нет желания бросить тень на светлый образ организации, с отдельными представителями которой автор знаком аж с момента ее основания. Поэтому — минимум информации (максимум конфиденциальности).

Структуры руководств пользователей — пример получше

На рисунке — структуры заголовков 1-го уровня руководств пользователя двух равноуровневых «подсистем» единого программного комплекса.

Попросите ребенка, умеющего читать, найти десять различий в структурах руководств пользователя — пусть позабавится.

Структура руководства пользователя — пример похуже

А теперь о том, что похуже. Вот образец структуры руководства пользователя от техписа-одиночки.

Простые формальные замечания:

Предисловие расположено после Оглавления;
Предисловие (по сути — Введение) — заголовок 1-го уровня, Заключение — заголовок 2-го уровня;
Гиперссылки не имеют никакого отношения к Навигации и существуют сами по себе;
разделы Отличия от предыдущей версии и Что нового (в нынешней версии по сравнению с предыдущей), призванные нести единую смысловую нагрузку, не объединены и живут каждый своей жизнью;
Учет запчастей и ремонтов явно не входит в Задачи автотранспортной компании (интересно, кто же должен заниматься учетом запчастей и ремонтов?);
по непонятным причинам часть заголовков разделов оцифрована, большая часть — нет.

Выводы

Выводы невеселые. Казалось бы, корпоративными стандартами серьезной компании, жестко регламентирующими как процессы, так и результаты жизнедеятельности технических писателей (техписов), предусмотрено, как минимум:

единообразие структуры разделов хотя бы первого уровня (логическая последовательность, идентичность наименований заголовков и пр.);
некоторое соответствие требованиям стандартов на программную документацию.

Но ничего подобного не наблюдается. Второй образец структуры руководства пользователя, вышедший из под пера «технического писателя всех времен и народов», в принципе не подчиняется никакой логике.

С одной стороны, по мнению автора образца,

«…технический текст должен усыплять бдительность потенциального покупателя, создавая иллюзию, что работе с программой легко научиться. Важнейший шаг создания этой иллюзии — успокоительная узнаваемость и монотонность подачи материала».

Автор образца не знаком с п. 1 ст. 10. Закона «О защите прав потребителей» — «Изготовитель (исполнитель, продавец) обязан своевременно предоставлять потребителю необходимую и достоверную информацию о товарах (работах, услугах), обеспечивающую возможность их правильного выбора».

С другой стороны, результаты жизнедеятельности автора второго образца поражают рекламной пестротой, невладением терминологией и жутким косноязычием. Одним словом — единство и борьба противоположностей.

Формальные замечания:

«Если навести…» — ух, каков стиль! Без старого наводчика Циреса, которого «завалил» Беня Крик, пользователю никак не обойтись;
служил участок гиперссылкой (служил Гаврила хлебопеком);
указатели чудесным образом превращаются в «персты» («пятерни», «лапы»). А брюки — в элегантные шорты;
гиперссылки, как выясняется, бывают «выполненными» и позволяют бродить по чьим-то участкам;
при отсутствии участка гиперссылка не работает (разумеется).

Неудобно называть автора шедевра просто «техническим писателем всех времен и народов» и т.д. Но бросать тень на автора, наносить ущерб имиджу компании, в коей он работает — уж больно неэтично.

А что скажут медики? «… указанные симптомы в течение длительного времени наблюдались лечащим врачом у больного К., 56 лет». Медицинская этика всегда была и остается на высоте. Дабы не выходить из этических рамок, идентифицировать технических писателей всех времен и народов будем на медицинский манер — одной заглавной буквой.

Итак, приведенные в статье образцы в целом не соответствуют рекомендациям ни отечественных, ни буржуйских стандартов, ни даже рекомендациям манифеста. В таких руководствах пользователей масса важнейших сведений, необходимых пользователю для плодотворной работы с программой, попросту отсутствует.

Таким образом, процессы разработки пусть пока останутся на втором плане, а со структурой следует определяться, и как можно скорее. Вернемся к задачам.

Независимость структуры разделов руководства пользователя от «новизны» программного продукта

«Фермером родился — простофилей умрешь»

Энди Таккер, Бендер Заокеанский

Из манифеста:

В то же время не следует думать, что стандартная структура — это готовый бланк, в который только вписываются сведения о конкретном продукте. Каждый новый продукт — это своего рода вызов стандарту; он требует втиснуть новые реалии в типовые ячейки, что зачастую вызывает проблемы.

Автор манифеста утверждает, что каждое (вновь разрабатываемое) программное изделие обладает уникальнейшими, свойственными исключительно ему, программному изделию, параметрами, характеристиками, функциональными возможностями, которые принципиально невозможно разбросать по типовой структуре разделов. Какие новые реалии автор манифеста не в силах втиснуть в «ячейки» типовой структуры? Сформировавшийся за последние пятнадцать лет графический пользовательский интерфейс? Да запросто. См. «Как писать руководство оператора по ГОСТ 19.505-79?»

Заглянем в будущее. Наша оборонка придумала (а буржуи украли) бесконтактный пользовательский интерфейс. По типу терменвокса.

Для тех, кто не в курсе. Терменвокс — первый в мире электромузыкальный инструмент, изобретенный в России в начале прошлого века Львом Сергеевичем Терменом. Звукоизвлечение было основано на изменении емкости связки «антенна терменвокса — человеческое тело». Иными словами, человек определенным образом «гнул пальцы» перед антенной, емкость изменялась, изменялась частота задающего генератора терменвокса (высота воспроизводимого звука). Возможности инструмента демонстрировались в Кремле В. И. Ленину. Старые большевики вспоминают, что Владимир Ильич моментально освоил технику игры и самостоятельно довел мелодию, начатую Терменом, до конца.

Так вот, возможно ли втиснуть описание бесконтактного пользовательского «терменфейса» в типовые ячейки структуры? Без особых проблем. Фрагмент руководства из будущего: «…для печати документа следует сложить пальцы фигой» (изображения «лап» и «перстов» из «руководств» окажутся весьма кстати).

Программа родилась программой — программой и умрет (завершит свой жизненный цикл). Какими бы голографическими пользовательскими интерфейсами программу ни оснащали.

Руководство пользователя: степень опциональности отдельных разделов

Степень опциональности отдельных разделов руководства пользователя объяснима с позиции назначения программного изделия (и руководства к нему). Для кого разрабатывается (тиражируется) программное изделие:

для конкретного заказчика (З);
для «дома и офиса» — для пользователя (П).

Опциональность отдельных разделов руководства пользователя будет классифицироваться тремя степенями:

Н — раздел настоятельно рекомендуется;
Р — раздел рекомендуется;
О — раздел опционален.

Почему такое зверство? А есть п. 3 ст. 10 ФЗ «О защите прав потребителей» — «…исчерпывающая информация о товаре доводится изготовителем до сведения потребителя в технической документации, прилагаемой к товарам…». А программа — это ведь народно-хозяйственная продукция (для пользователя-потребителя) и продукция производственно-технического назначения (для заказчика).

Руководство пользователя: избавление от «старообразности» заголовков разделов

Указанная задача также требует разъяснений, поскольку один и тот же заголовок раздела руководства пользователя, структура которого (в целом) сформирована в первой части статьи, может трактоваться неоднозначно или попросту вызывать недоумение. К примеру, раздел «Входные точки в программу».

Примечание от 11.06.2014 г. — А знаете ли вы, что такое рычажный указатель? Скорее всего нет, поскольку это «Рычаг, который имеет не менее двух степеней свободы, используемый в качестве устройства ввода позиции [из п. 57 табл. 1 ГОСТ 27459-87]». А в переводе на современный язык «просвещенной русской интеллигенции» — просто джойстик.

Руководство пользователя: компромиссный вариант структуры

Компромиссный вариант структуры руководства пользователя должен устраивать «и наших, и ваших»:

«наших» — удовлетворять требованиям стандартов 19-й системы (и здравого смысла);
«ваших», включая:
- рекомендации IEEE Std 1063-2001 (для любителей всего «заграничненького»);
- рекомендации манифеста Кагарлицкого (для любителей изящного, изысканного построения фраз);
- фантазии «технических писателей всех времен и народов», коим техническая документация, разработанная согласно требований «увесистого тома ГОСТ 19.ххх», не дает покоя и кажется «составленной непонятно и дурно».

Компромиссный вариант, по мере его формирования (в табличке), и предлагается к обсуждению.

Компромиссный вариант структуры разделов руководства пользователя

Цифры 1, 2 и т.д. соответствуют уровню вложенности заголовка.

Наименование раздела (подраздела)	П	З
(1) Введение	Н	Н
(2) Назначение документа	Р	Н
(2) Краткое изложение основной части документа	Р	Н
(1) Общие сведения о программе	Р	Н
(2) Обозначение и наименование программы	О	Н
(2) Языки программирования, на которых написана программа	О	О
(2) Назначение программы	Р	Н
(2) Возможности программы	Р	Н
(3) Классы решаемых задач	О	О
(3-4) Описание задач	Р	Н
(3-4) Методы решения задач	О	Р
(3) Функции, выполняемые программой	Н	Н
(2) Описание основных характеристик и особенностей программы	Н	Н
(3) Временные характеристики	Р	Н
(3) Режим работы	О	Н
(3) Средства контроля правильности выполнения и самовосстанавливаемости программы	Н	Н
(2) Ограничения области применения программы	Н	Н
(3) Сведения о функциональных ограничениях на применение	Н	Н
(1) Условия применения программы	Н	Н
(2) Условия, необходимые для выполнения программы	Н	Н
(3) Сведения о технических и программных средствах, обеспечивающих выполнение программы	Н	Н
(3) Требования к техническим средствам	Н	Н
(4) Виды ЭВМ, устройств, используемых программой	Н	Н
(4) Минимальный состав технических средств	Н	Н
(4) Требования к составу и параметрам периферийных устройств	Н	Н
(3) Программное обеспечение, необходимое для функционирования программы	Н	Н
(4) Требования к программному обеспечению	Н	Н
(4) Требования к другим программам	Н	Н
(3) Требования и условия организационного, технического и технологического характера	Н	Н

Введение

По ГОСТ 19.ххх раздел старообразно называется Аннотацией. Пусть будет Введением. Противоречий с IEEE Std 1063-2001 нет, поскольку имеет место Introduction.

Назначение документа

Настоящее руководство предназначено для ознакомления пользователя с техническими характеристиками и функциональными возможностями программы FineDeveloper™ и так далее.

Что писать — ясно.

Тем, кому не нравится Назначение документа, может обозвать раздел как Назначение руководства. Дело вкуса. Только чтобы раз и навсегда во всех документах компании раздел так и назывался.

Краткое изложение основной части документа

В основной части документа приведены сведения о назначении программы, об условиях применения программы, о логической структуре программы, о входных и выходных данных, используемых программой, а также сведения о настройке, проверке, выполнении программой своих функций, сведения о дополнительных возможностях программы и сведения о сообщениях, формируемых программой.

В пользовательском документе можно было бы «объединить» текущий подраздел с предыдущим (при публикации), спрятав заголовок подраздела.

Общие сведения о программе

В IEEE Std 1063-2001 соотвествует разделу Scope. Можно назвать Обзором.

Обозначение и наименование программы

Наименование программы — «Автоматизированный программный комплекс разработки технической документации». Обозначение программы — FineDeveloper™.

Языки программирования, на которых написана программа

Раздел на усмотрение заказчика. Если заказчик решит, что будет сопровождать программу своими силами, то обязательно затребует данные о языках программирования.

Назначение программы

Программа FineDeveloper™ предназначена для автоматизации разработки техдокументации в строгом соответствии требованиям отечественных и зарубежных стандартов.

Подобный заголовок может показаться любителям изящной словесности канцелярски-формальным и тяжелым для восприятия. Конечно, пожалуйста! Пусть будет так:

Без всякого сомнения, альтернативный вариант заголовка менее формален, более точно и доходчиво отражает суть содержимого раздела.

Возможности программы

Информация, достаточная для понимания функций программы и ее эксплуатации.

Программа обеспечивает возможность автоматической разработки и публикации техдокументации согласно требованиям любых отечественных и зарубежных стандартов на всех языках народов мира.

Любые отечественные и зарубежные стандарты 34-й системой стандартов трактовались бы как нормативно-справочная информация.

Классы решаемых задач

Классифицировать решаемые задачи способен только заказчик (как более умный), поскольку в 19-й системе стандартов нет определения класса решаемых задач и разработчик не знает, что это такое… А если неспособен, тогда уровни вложенных подразделов стоит обозначить не 4, а 3.

Описание задач

Следует исходить из возможностей, если техническое задание по ГОСТ 19.201-78 отсутствует. А задача программы FineDeveloper™ такова:

имеется техническая информация;
имеется нормативно-техническая документация (ГОСТы, IEEE и пр.);
техническая информация и нормативно-техническая документация тем или иным способом «скармливаются» программе;
а программа должна дать на выходе комплект технической документации на заданных языках с учетом требований НТД.

Методы решения задач

Задача решается методом последовательных приближений с использованием сверхмощного синтаксического (лингвистического и т.д.) анализатора нового поколения на основе использования нейросетевых технологий извлечения и понимания контекста, являющегося патентно чистой разработкой отечественной оборонки.

Пользователю вряд ли интересно расписывать методы решения задач — сам знает, как их решать. А вот заказчик может заинтересоваться.

Функции, выполняемые программой

Это святое. Какой толк от руководства, если пользователь не может узнать, какие функции выполняет программа…

Поскольку раздел самого общего плана (Общие сведения о программе), достаточно просто привести в нем перечень функций без детального их описания.

Описание основных характеристик и особенностей программы

Очень полезный раздел. Особенность программы FineDeveloper заключается в том, что программа за очень короткое время способна «прожевать» оргомное количество исходного материала любого формата и выдать техдокументацию мирового уровня качества.

Разъясним сказанное словами. Разгоняем проектный отдел, разгоняем все четыре бригады технических писателей. Сажаем девочку с улицы на двухсотдолларовую зарплату. Девочка тупо скармливает программе материалы, предоставленные кодировщиками, а на выходе — документация. Вот как издержки снижать надо! Инновациями, а не тупым «эффективным менеджментом»…

ВременнЫе характеристики

В самый раз показать временнЫе характеристики. Если проектировщики и техписы выпускают техдокументацию за месяц (да еще и кривую), программа справляется за полдня (и с «неземным» качеством).

Режим работы

Круглосуточный непрерывный. Штатный, аварийный, сервисный — исходя из техзадания или проектной документации.

Нет технического задания — придумаем свои режимы:

режим получения и обработки поступающей информации;
режим формирования техдокументации;
режим локализации технической документации;
режим публикации техдокументации.

Средства контроля правильности выполнения и самовосстанавливаемости программы

Если таковые имеются, следует рассказать о них всем. Если нет, лучше не скрыть заголовок подраздела при публикации документа.

Примечание от 23.01.2022 — Очень много интересного по этому поводу есть в цикле статей «Качество технической документации».

Ограничения области применения программы

Показать надо обязательно. Ибо ФЗ «О защите прав потребителей» худо-бедно работает. Программа не может и не должна делать то, для чего не предназначена.

Сведения о функциональных ограничениях на применение

Если программа не в состоянии выполнять функции стихосложения на основе исходных художественных материалов, стоит об этом заявить прямо. Во избежание претензий.

Условия применения программы

Обязательно — это же, во многом, условия эксплуатации! Не будет программа выполняться на ноутбуке при пятидесятиградусном морозе.

Условия, необходимые для выполнения программы

А вот при температуре от плюс 5 до плюс 35 °C будет (при разумной влажности воздуха). Следует указать.

Сведения о технических и программных средствах, обеспечивающих выполнение программы

Как минимум, потребуются:

компьютер;
принтер;
сканер;
дигитайзер;
операционная система;
прикладные и сервисные программные средства;
и все такое.

Для начала достаточно простого перечня. Дальше — ширше.

Требования к техническим средствам

Имеет смысл оставить без текста, просто заголовком, разделяющим средства технические и средства программные. Так нагляднее, упрощается поиск по Содержанию.

Раздел очень важный. Приобрел пользователь программу, а она у него на i386 не запускается. Сразу обоснованные претензии, если раздел отсутствует.

Виды ЭВМ, устройств, используемых программой

IBM PC или Mac, с такой-то внутренней начинкой:

процессором не хуже…;
с объемом оперативной памяти не менее…;
с жестким диском объемом не менее…;
звуковой картой не хуже;
сетевой картой такой-то;
и так далее.

Пусть подраздел освещает рекомендуемый состав технических средств. Можно так его и обозвать.

Минимальный состав технических средств

А здесь может быть тот же перечень, только по предельно допустимому минимуму требований.

Требования к составу и параметрам периферийных устройств

Перечень и краткое описание.

Перечень:

принтер такой-то;
сканер такой-то;
и т.д.

Краткое описание.

Принтер такой-то необходим из-за того, что другие принтеры не обладают такими-то характеристиками. Сканер такой-то необходим из-за того, что у других сканеров маловато разрешение или заужена область сканирования. И так далее.

Программное обеспечение, необходимое для функционирования программы

Здесь перечень общего и специального программного обеспечения… ГОСТы 34.ххх круче 19-х, как ни крути

Требования к программному обеспечению

Сначала требования к общему программному обеспечению — должна быть такая-то операционная система.

Затем требования к «технологическому» программному обеспечению — должны быть драйверы принтера, сканера и т. д.

Требования к другим программам

Требования к другим программам — должен быть почтовый клиент, без которого программа не сможет отправлять/получать почтовые сообщения. Это могут быть и прикладные программы.

Требования и условия организационного, технического и технологического характера

Чтобы программа полноценно выполняла свои функции, потребуется прокладка локальной сети, организация доступа в Интернет и так далее.

«Предварительное Заключение»

К сожалению, закончить статью в сжатые сроки не удается, а сбрасывать информацию в третью часть статьи нелогично. Пусть статья считается версией первой II части и полежит на сайте до вызревания. Может, вопросов по-существу прибавится.

Примечание от 14.07.2014 г. — Так и вызревает с 18.02.2005

Кое-кто может возмутиться — мыслимо ли выкладывать на всеобщее обозрения «полусырую» версию статьи? А почему нет? Ведь выкладывают же некоторые технические писатели окончательные варианты «руководств», — полнейшее сырье, подлежащее переработке с нуля? И ничего, все сходит им с рук.

В учебно-тренировочных документах рассмотрено наполнение разделов руководства оператора. Непонятно по конкретному разделу — задавайте вопросы в форуме.

Внимание! Форум закрыт по причине потери базы данных при попытке обновления движка сайта. Задать вопрос можно с использованием формы Контакты.

Написание технической документации очень ответственный этап проектирования. В процессе разработки создается очень много документов. Для их классификации существуют специальные требования по ГОСТ к оформлению технической документации по ГОСТу. Сегодня мы попробуем разобраться в том как именно классифицируются документы и какие существуют требования

Нас иногда спрашивают, как правильно присвоить документу код, шифр, номер и т. п. ? Скажем сразу, что это не великая наука. Но, во-первых, не код и не шифр, а обозначение, во всяком случае, если мы намерены соблюдать требования ГОСТ 19 или ГОСТ 34. Во-вторых, давайте сначала разберемся, в чем смысл обозначений документов.

В советскую эпоху, в еще машинописно-бумажные времена обозначения документов служили для ведения архива. Представьте себе крупную организацию, которая заказывает или собственными силами разрабатывает много программ или автоматизированных систем. Технической документации у нее тоже накапливается много. Чтобы ориентироваться в ней, помимо всего прочего необходимо снабдить каждый документ уникальным идентификатором. В качестве такового отечественные стандарты предлагают использовать обозначение, формируемое по определенным регулярным правилам. О них и пойдет речь в данной статье ниже.

Обозначения документов нужны не прокурору, не Ростехрегулированию, не разработчику программы или системы, а, в первую очередь, Заказчику. Если ваш заказчик требует во что бы то ни стало снабдить созданные для него документы «кодом по госту», можно в ответ поинтересоваться, ведет ли он архив технической документации. К сожалению, в большинстве случаев ответ будет отрицательным. Если же заказчик располагает таким архивом, то, скорее всего, электронным, а не бумажным. В электронных архивах уникальные идентификаторы обычно присваиваются документам автоматически.

Таким образом, присвоение документам гостированных обозначений сегодня в значительной мере лишено смысла и представляет собой «магический ритуал». Как быть, если заказчик все-таки настаивает на его исполнении? Разумеется, исполнять.

Обозначения документов по автоматизированным системам

Структура обозначения системного документа в соответствии с ГОСТ 34.201-89 показана ниже. Расшифровка частей обозначения приведена в таблице.

Часть обозначения	Значение
A	код организации-разработчика системы. В ГОСТ 34.201-89 сказано: «Код организации-разработчика присваивают в соответствии с общесоюзным классификатором предприятий, учреждений и организаций (ОКПО) или по правилам, установленным отраслевыми НТД». По известным причинам общесоюзного классификатора сегодня с нами нет, зато существует Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО). Код ОКПО входит в состав официальных реквизитов организации, и его должны знать у вас в бухгалтерии. Если вам очень не хочется звонить в бухгалтерию, попробуйте найти свою компанию в онлайновом справочнике, но имейте в виду, что надпись на табличке у дверей офиса не всегда совпадает с названием юридического лица.
B	код классификационной характеристики типа системы или ее части. Согласно ГОСТ 34.201-89, этот код следует выбирать из общесоюзного классификатора продукции, на смену которому сегодня пришел Общероссийский классификатор продукции (ОКП). Он многократно опубликован в Интернете, вы без труда найдете его по приведенной здесь ссылке или с помощью поисковика. В этом классификаторе собрана вся возможная продукция от шагающих экскаваторов до булавок. Раздел классификатора, посвященный автоматизированным системам, начинается строкой 425000 Программно-технические комплексы для автоматизированных систем. Возможно, в классификаторе имеются другие строки, которые вам больше подходят по специфике системы. Попробуйте найти их обычной функцией поиска по тексту страницы. В качестве альтенативы ОКП стандарт предлагает использовать общесоюзный классификатор подсистем и комплексов задач АСУ (ОКПКЗ). Насколько нам известно, он был отменен, но ничем другим не заменен, таким образом, эта ссылка делается достоянием истории
CCC	регистрационный номер автоматизированной системы или ее части. Предполагается, что разработчик организовал у себя учет выпускаемых автоматизированных систем и присваивает им регистрационные номера. Если у вас в компании это не принято, значит, вы не можете полноценно соблюдать требования КСАС. Начните новую жизнь, заведите журнал регистрации выпущенных систем. Нумерация систем ведется по каждому типу (т. е. коду классификационной характеристики, см. выше) систем отдельно. Как быть организации, которая ухитрилась выпустить 1000 однотипных автоматизированных систем, стандарт не говорит
DD	код документа (точнее, типа документа) по ГОСТ 34.201-89. Например, код руководства пользователя — И3 (и-три), а код программы и методики испытаний —ПМ.
EE	номер документа одного наименования. Допустим, у вас в комплекте документации три технологические инструкции для трех разных функциональных ролей. В этом случае у них будут номера 01, 02 и 03. Правила назначения этих номеров (по дате выпуска документа, по названиям в алфавитном порядке или как-нибудь иначе) не уточняются. Главное, чтобы номера шли последовательно с единицы. Если в комплект входит только один документ некоторого типа, например, одна пояснительная записка к техническому проекту, номер не присваивают, а соответствующая позиция в обозначении пропускается
F	номер редакции документа. Речь идет о тех редакциях, которые вы официально передаете заказчику, а он их официально принимает и утверждает. Если в процессе рецензирования и согласования документа заказчик многократно присылал вам замечания, а вы ему в ответ исправленный файл, о новых редакциях документа речь не идет, это рабочие материалы и только. Новая редакция возникает в том случае, если заказчик утверждает новый вариант документа, сохраняя при этом предыдущий, и в принципе в каких-нибудь ситуациях может пользоваться ими обоими. В противном случае устаревший вариант можно аннулировать и забыть о нем навсегда. Номера присваивают редакциям, начиная со второй. В первой редакции соответствующая позиция в обозначении пропускается
G	номер части документа. Документ можно физически разделить на несколько частей. Обычно так поступают, чтобы документ было удобнее читать или переплетать. Если документ не разделен на части, номер не присваивают, а соответствующая позиция в обозначении пропускается
M	в 1989 году электронные документы еще были явлением новым и непривычным. Типичный документ представлял собой лист или стопку листов бумаги с согласующими и утверждающими подписями. Тот факт, что дискета или магнитная лента с записанным на ней текстом тоже может быть документом, требовал отдельного осмысления. Поэтому к обозначению таких документов добавляли буквуM. Как ни странно, эта практика и теперь не лишена оснований, поскольку у нас в стране в официальном документообороте фигурируют именно бумажные документы с оригинальными подписями компетентных лиц и «мокрыми» печатями организаций. Поэтому, например, технологическая инструкция, за несоблюдение которой сотрудника можно официально наказать, должна быть выполнена именно в таком виде. Но если заказчик требует от нас, допустим, текст программы (документ, предусмотренный ЕСПД), мы все-таки можем предоставить ему не грузовик листингов, а компакт-диск. Обозначение такого документа должно завершаться буквойM, которую отделяют от предыдущей части точкой (а не дефисом!)

В качестве примера присвоим обозначение технологической инструкции для пользователя этого сайта. Сайт будем рассматривать в качестве автоматизированной системы, которую мы разработали сами для себя, причем это был наш первый опыт разработки систем такого типа. Пользователем будем считать сотрудника «Мегасайт», который публикует на сайте статьи. Условимся также, что ответственный за публикацию — не единственная функциональная роль. Еще у нас есть ответственный за размещение рекламных баннеров, для которого написана своя технологическая инструкция. Действует первая редакция технологической инструкции, документ не разделен на части, существует в виде бумажного оригинала с подписями и печатями. С учетом перечисленных обстоятельств обозначение получается таким:

63755082.425750.001.И2.01, где

63755082 — код ООО «Мегасайт» согласно ОКПО.

425750 — код строки Программно-технические комплексы для автоматизации обработки информации в торговле, материально-техническом обеспечении согласно ОКП. Автор статьи полистал ОКП, подумал и решил, что данная характеристика подходит нашему сайту лучше всех остальных там предлагаемых. Возможно, он заблуждается.

001 — регистрационный номер автоматизированной системы этого типа в нашем внутреннем учете (давайте считать, что мы его ведем).

И2 — код технологической инструкции по ГОСТ 34.201-89.

01 — номер технологической инструкции в комплекте технической документации на сайт. Напомним, что есть еще одна, для менеджера по рекламным баннерам, у нее номер 02.

Обозначение технического задания на автоматизированную систему

В п. 3.2 ГОСТ 34.602-89 есть фраза, в которой упоминается некий код ТЗ: «Номера листов (страниц) проставляют, начиная с первого листа, следующего за титульным листом, в верхней части листа (над текстом, посередине) после обозначения кода ТЗ на АС».Вместе с тем, в ГОСТ 34.201-89 приведены коды документов, разрабатываемых на стадиях, начиная с эскизного проекта, но кода для ТЗ там нет, что несколько сбивает с толку.

При формировании кода ТЗ на АС можно принять во внимание п. 3.5. ГОСТ 34.602-89, в котором сказано: «При необходимости на титульном листе ТЗ на АС допускается помещать установленные в отрасли коды, например: гриф секретности, код работы, регистрационный номер ТЗ и др.», и присвоить код произвольно, сославшись на то, что так принято в отрасли или определено НТД конкретного предприятия. Кроме того, можно вспомнить, что по ГОСТ 24.101-80 у технического задания был код 2А, и присвоить документу обозначение по схеме, описанной выше. Но в общем это все уже напоминает схоластический подсчет количества чертей на кончике иглы.

Обозначения документов по программам

Структура обозначения программного документа в соответствии с ГОСТ 19.103-77 показана ниже. Расшифровка частей обозначения приведена в таблице. Номер редакции, номер документа и номер части документа образуются так же, как для системных документов (в исторической перспективе наоборот, но мы просим читателя простить нам этот анахронизм).

Часть обозначения	Значение
A	код страны. В наше время разумно указывать двухбуквенный код в соответствии со стандартом ISO 3166-1: RU для России, KZ для Казахстана и т. д.
B	код организации-разработчика. По аналогии с системными документами можно указывать код ОКПО
CCCCC	регистрационный номер программы. Согласно ГОСТ 19.103-77, он должен присваиваться «в соответствии с Общесоюзным классификатором программ, утверждаемым Госстандартом в установленном порядке». Как соблюдать это требование сегодня, нам неизвестно. Обратите внимание на год утверждения стандарта: 1977. Многое изменилось с тех пор в нашей жизни
DD	номер редакции документа
EE	код вида документа в соответствии с ГОСТ 19.101-77
FF	номер документа данного вида
G	номер части документа

Начальная часть обозначения, A.B.CCCCC-DD, служит обозначением самой программы и одновременно главного связанного с ней документа, спецификации.

Обозначения конструкторских документов

Любую программу или автоматизированную систему можно рассматривать как изделие и документировать на общих основаниях, руководствуясь ЕСКД (ГОСТ 2). Этой же серией стандартов следует пользоваться при документировании технических средств, например серверов, рабочих станций, всевозможных специализированных устройств и т. п. Правила присвоения обозначений конструкторским документам устанавливает ГОСТ 2.201-80. Здесь мы воздержимся от пересказа этого документа, но не сомневаемся, что теперь читатель без труда найдет и освоит его.

Обозначения листов утверждения

Если документ снабжен листом утверждения, у последнего должно быть свое обозначение. Оно формируется по элементарному правилу: к обозначению документа следует добавить шифр ЛУ, отделив его дефисом, например: 63755082.425750.001.И2.01-ЛУ.

О пользе обозначений со сдержанным оптимизмом

Внимательный читатель заметил, что если бы все организации аккуратно придерживались таких правил, обозначения документов оказались бы уникальными в пределах страны. Тогда можно было бы, предположим, учредить национальный каталог технической документации, через который любой инженер мог бы запросить нужный ему документ. Наверно это облегчило бы интеграцию автоматизированных систем разных ведомств, а ведь мы сегодня испытываем много всяких бюрократических неудобств именно из-за их изолированности. Например, пенсионеры вынуждены брать в ЗАГСе справку, что они еще живы, и лично доставлять ее в Собес, только тогда им выписывают всякие надбавки и льготы. Спрашивается, почему бы автоматизированным системам ЗАГСа и Собеса не работать с единым массивом данных. С другой стороны, умудренный опытом читатель заметит, что эти рассуждения грешат утопизмом, и будет прав.

Не исключено, что обозначения документов способны и сегодня приносить пользу при разработке и согласовании крупных комплектов технической документации. В переписке между собой и в различных рабочих материалах участникам проекта часто приходится делать ссылки на документы, перечислять или упоминать их в разных контекстах. Когда количество документов в проекте возрастает, ссылаться на них по названиям становится неудобно. В течение проекта названия могут подвергаться правке, кроме того, люди часто указывают их по памяти, сокращая и делая ошибки, что закономерно приводит к путанице. Например, заказчик сообщает об ошибке в одном документе, а разработчик его не понимает и вносит ненужные исправления в другой с похожим названием. Есть надежда, что использование обозначений поможет избавиться от подобных неурядиц.

Загрузить PDF

Руководство пользователя — это справочник на бумажном или цифровом носителе (в формате PDF или XPS), в котором приводятся инструкции по эксплуатации чего-либо или описывается правильный порядок действий для совершения какого-нибудь процесса. Хотя когда человек слышит словосочетание «руководство пользователя», он обычно представляет руководство по использованию определенной программы, инструкции по эксплуатации есть у компьютерной и бытовой техники (телевизоры, стерео-системы, телефоны, мп3-плейеры, садовая техника и и т.д.). Хорошее руководство пользователя рассказывает об основных функциях прибора или программы и объясняет, как правильно ими пользоваться, при этом информация обычно хорошо структурирована. Эта статья расскажет, о чем важно помнить при создании и оформлении руководства пользователя.

1
Определите, кто ваш читатель. Чтобы создать хорошее руководство пользователя, нужно понимать, какой человек купит то устройство, к которому вы создаете инструкцию. Можно записать свои мысли, а можно просто представить себе этого человека. Это полезно делать, если вы работаете в команде по созданию документации и если вы участвуете в разработке продукта от самого начала до конца. Подумайте о следующем:
- Где человек будет пользоваться инструкцией по эксплуатации: дома, на работе, в машине, в интернете? Это определит не только содержание, но и стиль документации.
- Как человек будет пользоваться инструкцией? Если человеку потребуется лишь изредка заглядывать в руководство пользователя, значит, инструкция должна быть оформлена в сжатой форме. Если руководством будут пользоваться часто, особенно в самом начале, вам следует включить целый раздел о том, как начать пользоваться устройством или программным продуктом, и подробно описать все самые важные функции.
- Как много опыта должно быть у человека? Если ваш товар относительно новый или существенно отличается от похожих товаров, вам нужно будет включить информацию о том, чем этот товар отличается от аналогов, и предоставить пользователю подробные инструкции. Если товар связан с частыми проблемами (например, с большим количеством программ), опишите, что следует делать, когда проблема возникнет.
2
Пишите так, чтобы читатель вас понял. Если только ваш товар не предполагает наличие узких знаний у пользователя, лучше избегать технических терминов и описывать все простым, понятным языком. Структура текста должна соответствовать последовательности вопросов, которые могут возникать у пользователя. Правильнее группировать функции прибора в зависимости от задач, которые он выполняет, и отказаться от идеи объединения в одну группу самых популярных функций.
- Иногда полностью исключить технические термины невозможно (например, если вы составляете инструкцию к программе для создания графиков и диаграмм, где помимо стандартных средств также используются графические инструменты Фибоначчи). В этом случае полезно дать определение термину и краткое описание (то есть что такое графики Фибоначчи и как они используются в анализе финансовых показателей).
3
Опишите проблему, с которой может столкнуться пользователь, а затем предложите решение. Когда вы рекламируете какой-то продукт, фразы о том, как он сможет решить определенную проблему, несомненно привлекут много внимания. Но когда пользователь купит этот продукт, ему нужно объяснить, что с ним делать. Опишите, с какими проблемами может столкнуться пользователь в процессе эксплуатации, и включите в руководство инструкции по разрешению этих проблем.
- Если проблема сложная, разбейте ее на несколько частей. Составьте список и сопроводите каждый пункт инструкциями. Это называется разбивкой на блоки.
Реклама

1
Продумайте обложку и оформление первых страниц разделов. Вам потребуется создать обложку, если инструкция занимает несколько страниц. Необходимо будет также оформить страницы с названием разделов для инструкций, где общее количество информации занимает более 4 страниц.
- Если руководство пользователя защищено авторским правом, соответствующее указание должно находиться на обложке и на страницах разделов.
- Если руководство пользователя предусматривает определенные условия использования продукта и инструкции к нему, разместите эту информацию с внутренней стороны обложки.
2

Ссылки на дополнительную документацию разместите в введении. Если руководство состоит из нескольких брошюр, укажите все номера брошюр в начале. Кроме того, здесь также следует разместить раздел «Как использовать эту инструкцию по эксплуатации», если вы решили, что такой раздел необходим.
3

Если количество страниц превышает 10 штук, вам понадобится оглавление.
4
Основу руководства по эксплуатации должны составлять инструкции и информация о составных частях товара. Как правило, инструкции разбивают на блоки, и в каждом блоке можно указать, в каких разделах пользователю стоит искать ту или иную информацию. Так пользователю будет проще и быстрее находить нужные ему сведения.
- Процессы должны быть описаны четко и последовательно. Начните с общего описания задачи, затем объясните, что пользователю нужно будет сделать и какой результат он должен будет получить. Все шаги должны быть пронумерованы, а начинаться предложения должны с глаголов.
- Справочные материалы должны включать список функций, способы диагностирования неисправностей и часто задаваемые вопросы. В конце руководства пользователя можно разместить краткий словарь терминов и алфавитный указатель, хотя основные термины часто выносятся в начало. Алфавитный указатель рекомендован для инструкций, чей объем превышает 20 страниц.
5
Используйте изображения и схемы. Рисунки и скриншоты могут описать определенные процессы лучше, чем текст, особенно если речь идет от сложных процессах, где необходимо иметь визуальное подтверждение тому, что человек все делает верно. Графические изображения можно создать в специальных программах: в системах двух- и трехмерного черчения, в графических редакторах, в приложениях для обработки фотографий и т.д. Если необходимо сделать скриншоты, их можно получить с помощью штатных средств комьпютера и графической программы с возможностью сохранения скриншотов.
- После того, как получите графическое изображение, сохраните его в сжатом формате. Вам также может потребоваться уменьшить размер рисунка, чтобы он помещался на страницу, но размер не должен быть слишком маленьким, так как иначе пользователь не сможет рассмотреть, как и что следует делать. Если потребуется, можно разбить изображение на несколько частей и описать каждую из них.
- Если вы используете несколько изображений, они должны иметь одинаковый размер, пропорции и разрешение. Такие изображения будут более понятны и приятны читателю. При создании скриншотов убедитесь, что вы используете стандартную цветовую схему (для случаев, когда руководство печатается в цвете).
- Хотя графические редакторы (например, Photoshop и Paint Shop Pro) удобны для создания скриншотов, лучше пользовать специальными программами (например, SnagIt), поскольку они позволяют сразу же быстро и легко отредактировать, сохранить и подписать все изображения.
Реклама

1
Выберите читаемый шрифт. Хотя компьютеры поддерживают разные шрифты, руководство пользователя должно быть хорошо читаемым, поэтому отдавайте предпочтение самым простым. Лучше всего подобрать несколько шрифтов, которые хорошо смотрятся вместе. Есть два типа шрифтов: с засечками и без засечек.
- У шрифтов с засечками есть небольшие черточки по краям линий. К таким шрифтам относятся Times New Roman, Baskerville и Book Antiqua. Такие шрифты подойдут большим объемам текста, напечатанного 10 или 12 размером и составляющего основу руководства пользователя.
- Шрифты без засечек имеют простые линии без украшений. Это такие шрифты, как Arial, Calibri и Century Gothic. Шрифты без засечек лучше смотрятся в текстах, напечатанных 8 или 10 шрифтом в руководствах в формате PDF или web-документа. Чем крупнее шрифт, тем сложнее его читать без засечек. Однако эти шрифты можно использовать и для крупного текста — например, для набора заголовков. Шрифты без засечек подходят для набора цифр в таблицах и колонках.
- Следует выбирать простые шрифты наподобие Arial или Times New Roman, хотя для цитат подойдет какой-нибудь более сложный шрифт. Если вы пишете руководство пользователя для фэнтезийной игры, можно выделить витиеватым шрифтом названия глав. Допускается также выделение цитат курсивом.
- После того, как выберите шрифты, создайте тестовую страницу, чтобы убедиться, что эти шрифты сочетаются между собой на бумаге. Покажите эту страницу человеку, который одобряет макеты, прежде чем отдать руководство пользователя в печать.
2
Продумайте схему расположения информационных блоков. На этом этапе вам нужно решить, в каком порядке размещать информацию.
- Как правило, название руководства пользователя и названия глав размещаются сверху или снизу страницы вместе с нумерацией страниц. Цифры могут располагаться с внешней стороны (для верха и низа страницы) или по середине (для низа). Первая страница каждого раздела может отличаться от остальных, поэтому вы можете разместить номер ее страницы по середине снизу, а номера всех остальных страниц — с внешней стороны.
- Отдельные фрагменты текста можно выделить цветом, поместив их в специальные блоки. Важно выбрать такой оттенок, который не забивал бы текст.
- Оставьте достаточно большие отступы со всех сторон. Со стороны переплета отступ должен быть шире.
3
Подумайте над типом переплета. Если в вашем руководстве пользователя больше 4-х страниц, вам потребуется переплет. Документы для внутреннего пользования обычно скрепляют степлером в углу, но если вы будете вкладывать свое руководство в коробку с товаром, вам нужно будет подойти к этому вопросу более ответственно. Есть три типа переплета:
- Скрепление скобой. Этот тип подходит для брошюр размерами 21x 27.5 см, 21×35 см или 11 x 27.5×42.5 см. Большинство недорогих инструкций по эксплуатации, которые состоят из 48 страниц и менее, переплетаются таким образом.
- Переплет внакидку. Так переплетают большинство обычных инструкций по эксплуатации, не считая инструкций к автомобилям, хотя некоторые длинные руководства также переплетаются таким образом. (Paint Shop Pro изначально поставлялся именно с таким руководством пользователя.)
- Переплет с проволочной спиралью. Таким способом переплетают руководства, которые используются в более суровых условиях, например, на улице, где скобы могут с легкостью сломаться или разойтись. В некоторых инструкциях по применению с таким переплетом также встречаются ламинированные страницы, которые не промокают и не пачкаются в грязи.
4
Сверстайте документ. В большинстве текстовых редакторов и программ для публикации текста в интернете предусмотрена возможность верстки. По мере того, как вы будете набирать текст, он будет автоматически отображаться в выбранном шрифте. (Эта статья была изначально написана с помощью шаблона в Microsoft Word.) В этих программах также есть уже готовые шаблоны, которые вы можете изменить с учетом своих потребностей, вместо того, чтобы создавать шаблон с нуля.
- В текстовых редакторах и программах для публикации текста в интернете также есть функция создания «стилей», сохранения шрифтов и задания размеров для оглавлений, колонтитулов и основного текста. Можно выбрать из уже существующих стилей («Заголовок1», «Обычный», «Цитата») или создать свой собственный стиль и дать ему свое название. Рекомендуется называть стили по такой же системе, как это предусмотрено в программе. (Например, Microsoft Word создает такие названия, как «Заголовок1», «Заголовок2»; кроме того, есть еще подзаголовки.) Настраивайте программу заранее, чтобы вам не пришлось возвращаться к этому, когда вы будете заниматься написанием текста.
Реклама

Советы

По возможности пользуйтесь кодами полей или текстовыми переменными. Можно изменять их значения (например, название продукта, название главы руководства пользователя) и помещать их в документ в места, где вы обычно стали бы набирать слова вручную. Когда вы сделаете предпросмотр документа или подготовите его к печати, нужный текст подставится в переменные. Если изменится название товара либо если вы решите изменить название главы, вам будет проще поменять текст, заменив значение переменной.

Что вам понадобится

Текстовый редактор или программа для публикации текста в интернете
Графический редактор или программа для создания скриншотов

Об этой статье

Эту страницу просматривали 48 520 раз.

Была ли эта статья полезной?

Приятного чтения.

1. Качественная документация повышает лояльность клиента и ценность продукта в целом.

2. Руководство пользователя экономит время и силы техподдержки.

А теперь к советам!

Общие советы по созданию руководства пользователя

— Где скорее всего пользователи будут прибегать к документации? (дома, на работе, в машине)

(Для изложения лучше всего выбрать нейтрально-формальный стиль)

Структура руководства пользователя

В первом разделе расскажите общую информацию о продукте. Для чего создан проект и какие задачи он решает.

Как ее сделать? Смотрите ниже.

Контент

1. Понятность.

2. Наглядность.

3. Видео.

Но как добавить в документацию видео? Смотрите ниже.

Больше советов!

Но помните, что после публикации документации, придется иногда её обновлять.

Инструменты

Dr.Explain – программа для создания руководств пользователя для ПО, web-сервисов и баз знаний.

В программе есть шаблоны документации, ведь по образцу работать проще.

Импортируйте в программу заранее написанные фрагменты документации.

Какой можно сделать вывод

Спасибо за внимание!

Со всеми возможностями Dr.Explain можно ознакомиться здесь:

Документ, в котором прописаны пошаговые действия пользователя по сборке и использованию того или иного устройства, может иметь разные названия: паспорт по эксплуатации, руководство по эксплуатации, руководство по монтажу, инструкция по применению и так далее. Но формально правильнее называть документ руководство по эксплуатации или паспорт по эксплуатации. Часто также применяется аббревиатура РЭ.

Руководство по эксплуатации входит в состав технико-эксплуатационной документации изделия. Туда также входят такие документы, как технический паспорт, каталог деталей, формуляры и многое другое.

Основная цель паспорта или руководства по эксплуатации – ознакомить пользователя с принципами работы технического устройства или оборудования, его монтажом, обслуживанием и ремонтом.

Содержание руководства по эксплуатации

Руководство или паспорт по эксплуатации разрабатывается, принимая за основу ГОСТ 2.601-2019, в котором описаны принципы разработки разной эксплуатационной документации технического оборудования.

Обычно руководство по эксплуатации состоит из следующих основных разделов:

Описание технического устройства и функции;
Назначение и эксплуатация;
Обслуживание устройства;
Ремонт устройства;
Правила хранения, перевозки и утилизации.

Это далеко не полный перечень разделов содержания руководства по эксплуатации. Паспорт может быть дополнен любыми необходимыми разделами, так как стиль оформления документа вполне свободный.

В руководстве по эксплуатации, согласно ГОСТу, следует применять глаголы в повелительном наклонении, например, «нажать», «включить», «взять», «повернуть» и т.п. Также нельзя забывать о логике действий пользователя. То есть, каждое действие, выполнить которое призывает документ, должно исходить из логики предыдущего.

При оформлении руководства по эксплуатации на особо сложное или опасное оборудование, следует особое внимание обратить на правила безопасности. В нужных точках всегда нужно приписывать такие предостерегающие слова, как «Осторожно!», «Внимание» и т.п. А для оборудования повышенной опасности на титульном листе руководства по эксплуатации нужно обязательно прописывать предостерегающую надпись.

Также важно приводить разного рода схемы, чертежи и рисунки, которые помогут пользователю лучше воспринимать текст документа.

Что касается технического оформления руководства по эксплуатации, информация об этом также прописана в ГОСТе 2.601-2019. В нём можно найти такие детали, как носитель документа, формат и качество бумаги, шрифт и размер, и многое другое.

Для быстрого и качественного выполнения разработки руководства или паспорта эксплуатации рекомендуем обратиться в наш центр. За плечами наших сотрудников десятки лет разработки технической документации – технических условий, обоснований безопасности, паспортов безопасности и много другого.

Требования к структуре руководства пользователя по ГОСТ 34 устанавливаются РД 50-34.698-90. В общем случае документ должен состоять из следующих разделов:

1 Введение
1.1 Область применения
1.2 Краткое описание возможностей
1.3 Уровень подготовки пользователя
1.4 Перечень эксплуатационной документации, с которыми необходимо ознакомиться пользователю
2 Назначение и условия применения
2.1 Виды деятельности, функции, для автоматизации которых предназначено данное средство автоматизации
2.2 Условия, при соблюдении (выполнении, наступлении) которых обеспечивается применение средства автоматизации в соответствии с назначением (например, вид ЭВМ и конфигурация технических средств, операционная среда и общесистемные программные средства, входная информация, носители данных, база данных, требования к подготовке специалистов и т. п.)
3 Подготовка к работе
3.1 Состав и содержание дистрибутивного носителя данных
3.2 Порядок загрузки данных и программ
3.3 Порядок проверки работоспособности
4 Описание операций
4.1 Описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур
4.2 Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, комплексов задач (задач), процедур
4.2.1 Наименование операции
4.2.2 Условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции
4.2.3 Подготовительные действия
4.2.4 Основные действия в требуемой последовательности
4.2.5 Заключительные действия
4.2.6 Ресурсы, расходуемые на операцию
5 Аварийные ситуации
5.1 Действия в случае несоблюдения условий выполнения технологического процесса, в том числе при длительных отказах технических средств
5.2 Действия по восстановлению программ и/или данных при отказе магнитных носителей или обнаружении ошибок в данных
5.3 Действия в случаях обнаружении несанкционированного вмешательства в данные
5.4 Действия в других аварийных ситуациях
6 Рекомендации к освоению

Содержание документов является общим для всех видов АС и, при необходимости, может дополняться разработчиком документов в зависимости от особенностей создаваемой АС. Допускается включать в документы дополнительные разделы и сведения, объединять и исключать разделы.

Содержание документов, разрабатываемых на предпроектных стадиях по ГОСТ 34.601, и организационно-распорядительных определяют разработчики в зависимости от объема информации, необходимой и достаточной для дальнейшего использования документов.

Примечание

Эти и другие требования к структуре и содержанию руководства пользователя по ГОСТ 34 подробнее см. РД 50-34.698-90

Документ выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

Для размещения утверждающих и согласующих подписей к документу рекомендуется составлять титульный лист и (или) лист утверждения.

Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы. Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.

Примечание

Эти и другие требования по оформлению руководства пользователя по ГОСТ 34 подробнее см. ГОСТ 2.105-95

Источник

Загрузить PDF

1
Определите, кто ваш читатель. Чтобы создать хорошее руководство пользователя, нужно понимать, какой человек купит то устройство, к которому вы создаете инструкцию. Можно записать свои мысли, а можно просто представить себе этого человека. Это полезно делать, если вы работаете в команде по созданию документации и если вы участвуете в разработке продукта от самого начала до конца. Подумайте о следующем:
- Где человек будет пользоваться инструкцией по эксплуатации: дома, на работе, в машине, в интернете? Это определит не только содержание, но и стиль документации.
- Как человек будет пользоваться инструкцией? Если человеку потребуется лишь изредка заглядывать в руководство пользователя, значит, инструкция должна быть оформлена в сжатой форме. Если руководством будут пользоваться часто, особенно в самом начале, вам следует включить целый раздел о том, как начать пользоваться устройством или программным продуктом, и подробно описать все самые важные функции.
- Как много опыта должно быть у человека? Если ваш товар относительно новый или существенно отличается от похожих товаров, вам нужно будет включить информацию о том, чем этот товар отличается от аналогов, и предоставить пользователю подробные инструкции. Если товар связан с частыми проблемами (например, с большим количеством программ), опишите, что следует делать, когда проблема возникнет.
2
Пишите так, чтобы читатель вас понял. Если только ваш товар не предполагает наличие узких знаний у пользователя, лучше избегать технических терминов и описывать все простым, понятным языком. Структура текста должна соответствовать последовательности вопросов, которые могут возникать у пользователя. Правильнее группировать функции прибора в зависимости от задач, которые он выполняет, и отказаться от идеи объединения в одну группу самых популярных функций.
- Иногда полностью исключить технические термины невозможно (например, если вы составляете инструкцию к программе для создания графиков и диаграмм, где помимо стандартных средств также используются графические инструменты Фибоначчи). В этом случае полезно дать определение термину и краткое описание (то есть что такое графики Фибоначчи и как они используются в анализе финансовых показателей).
3
Опишите проблему, с которой может столкнуться пользователь, а затем предложите решение. Когда вы рекламируете какой-то продукт, фразы о том, как он сможет решить определенную проблему, несомненно привлекут много внимания. Но когда пользователь купит этот продукт, ему нужно объяснить, что с ним делать. Опишите, с какими проблемами может столкнуться пользователь в процессе эксплуатации, и включите в руководство инструкции по разрешению этих проблем.
- Если проблема сложная, разбейте ее на несколько частей. Составьте список и сопроводите каждый пункт инструкциями. Это называется разбивкой на блоки.
Реклама

1
Продумайте обложку и оформление первых страниц разделов. Вам потребуется создать обложку, если инструкция занимает несколько страниц. Необходимо будет также оформить страницы с названием разделов для инструкций, где общее количество информации занимает более 4 страниц.
- Если руководство пользователя защищено авторским правом, соответствующее указание должно находиться на обложке и на страницах разделов.
- Если руководство пользователя предусматривает определенные условия использования продукта и инструкции к нему, разместите эту информацию с внутренней стороны обложки.
2

Ссылки на дополнительную документацию разместите в введении. Если руководство состоит из нескольких брошюр, укажите все номера брошюр в начале. Кроме того, здесь также следует разместить раздел «Как использовать эту инструкцию по эксплуатации», если вы решили, что такой раздел необходим.
3

Если количество страниц превышает 10 штук, вам понадобится оглавление.
4
Основу руководства по эксплуатации должны составлять инструкции и информация о составных частях товара. Как правило, инструкции разбивают на блоки, и в каждом блоке можно указать, в каких разделах пользователю стоит искать ту или иную информацию. Так пользователю будет проще и быстрее находить нужные ему сведения.
- Процессы должны быть описаны четко и последовательно. Начните с общего описания задачи, затем объясните, что пользователю нужно будет сделать и какой результат он должен будет получить. Все шаги должны быть пронумерованы, а начинаться предложения должны с глаголов.
- Справочные материалы должны включать список функций, способы диагностирования неисправностей и часто задаваемые вопросы. В конце руководства пользователя можно разместить краткий словарь терминов и алфавитный указатель, хотя основные термины часто выносятся в начало. Алфавитный указатель рекомендован для инструкций, чей объем превышает 20 страниц.
5
Используйте изображения и схемы. Рисунки и скриншоты могут описать определенные процессы лучше, чем текст, особенно если речь идет от сложных процессах, где необходимо иметь визуальное подтверждение тому, что человек все делает верно. Графические изображения можно создать в специальных программах: в системах двух- и трехмерного черчения, в графических редакторах, в приложениях для обработки фотографий и т.д. Если необходимо сделать скриншоты, их можно получить с помощью штатных средств комьпютера и графической программы с возможностью сохранения скриншотов.
- После того, как получите графическое изображение, сохраните его в сжатом формате. Вам также может потребоваться уменьшить размер рисунка, чтобы он помещался на страницу, но размер не должен быть слишком маленьким, так как иначе пользователь не сможет рассмотреть, как и что следует делать. Если потребуется, можно разбить изображение на несколько частей и описать каждую из них.
- Если вы используете несколько изображений, они должны иметь одинаковый размер, пропорции и разрешение. Такие изображения будут более понятны и приятны читателю. При создании скриншотов убедитесь, что вы используете стандартную цветовую схему (для случаев, когда руководство печатается в цвете).
- Хотя графические редакторы (например, Photoshop и Paint Shop Pro) удобны для создания скриншотов, лучше пользовать специальными программами (например, SnagIt), поскольку они позволяют сразу же быстро и легко отредактировать, сохранить и подписать все изображения.
Реклама

1
Выберите читаемый шрифт. Хотя компьютеры поддерживают разные шрифты, руководство пользователя должно быть хорошо читаемым, поэтому отдавайте предпочтение самым простым. Лучше всего подобрать несколько шрифтов, которые хорошо смотрятся вместе. Есть два типа шрифтов: с засечками и без засечек.
- У шрифтов с засечками есть небольшие черточки по краям линий. К таким шрифтам относятся Times New Roman, Baskerville и Book Antiqua. Такие шрифты подойдут большим объемам текста, напечатанного 10 или 12 размером и составляющего основу руководства пользователя.
- Шрифты без засечек имеют простые линии без украшений. Это такие шрифты, как Arial, Calibri и Century Gothic. Шрифты без засечек лучше смотрятся в текстах, напечатанных 8 или 10 шрифтом в руководствах в формате PDF или web-документа. Чем крупнее шрифт, тем сложнее его читать без засечек. Однако эти шрифты можно использовать и для крупного текста — например, для набора заголовков. Шрифты без засечек подходят для набора цифр в таблицах и колонках.
- Следует выбирать простые шрифты наподобие Arial или Times New Roman, хотя для цитат подойдет какой-нибудь более сложный шрифт. Если вы пишете руководство пользователя для фэнтезийной игры, можно выделить витиеватым шрифтом названия глав. Допускается также выделение цитат курсивом.
- После того, как выберите шрифты, создайте тестовую страницу, чтобы убедиться, что эти шрифты сочетаются между собой на бумаге. Покажите эту страницу человеку, который одобряет макеты, прежде чем отдать руководство пользователя в печать.
2
Продумайте схему расположения информационных блоков. На этом этапе вам нужно решить, в каком порядке размещать информацию.
- Как правило, название руководства пользователя и названия глав размещаются сверху или снизу страницы вместе с нумерацией страниц. Цифры могут располагаться с внешней стороны (для верха и низа страницы) или по середине (для низа). Первая страница каждого раздела может отличаться от остальных, поэтому вы можете разместить номер ее страницы по середине снизу, а номера всех остальных страниц — с внешней стороны.
- Отдельные фрагменты текста можно выделить цветом, поместив их в специальные блоки. Важно выбрать такой оттенок, который не забивал бы текст.
- Оставьте достаточно большие отступы со всех сторон. Со стороны переплета отступ должен быть шире.
3
Подумайте над типом переплета. Если в вашем руководстве пользователя больше 4-х страниц, вам потребуется переплет. Документы для внутреннего пользования обычно скрепляют степлером в углу, но если вы будете вкладывать свое руководство в коробку с товаром, вам нужно будет подойти к этому вопросу более ответственно. Есть три типа переплета:
- Скрепление скобой. Этот тип подходит для брошюр размерами 21x 27.5 см, 21×35 см или 11 x 27.5×42.5 см. Большинство недорогих инструкций по эксплуатации, которые состоят из 48 страниц и менее, переплетаются таким образом.
- Переплет внакидку. Так переплетают большинство обычных инструкций по эксплуатации, не считая инструкций к автомобилям, хотя некоторые длинные руководства также переплетаются таким образом. (Paint Shop Pro изначально поставлялся именно с таким руководством пользователя.)
- Переплет с проволочной спиралью. Таким способом переплетают руководства, которые используются в более суровых условиях, например, на улице, где скобы могут с легкостью сломаться или разойтись. В некоторых инструкциях по применению с таким переплетом также встречаются ламинированные страницы, которые не промокают и не пачкаются в грязи.
4
Сверстайте документ. В большинстве текстовых редакторов и программ для публикации текста в интернете предусмотрена возможность верстки. По мере того, как вы будете набирать текст, он будет автоматически отображаться в выбранном шрифте. (Эта статья была изначально написана с помощью шаблона в Microsoft Word.) В этих программах также есть уже готовые шаблоны, которые вы можете изменить с учетом своих потребностей, вместо того, чтобы создавать шаблон с нуля.
- В текстовых редакторах и программах для публикации текста в интернете также есть функция создания «стилей», сохранения шрифтов и задания размеров для оглавлений, колонтитулов и основного текста. Можно выбрать из уже существующих стилей («Заголовок1», «Обычный», «Цитата») или создать свой собственный стиль и дать ему свое название. Рекомендуется называть стили по такой же системе, как это предусмотрено в программе. (Например, Microsoft Word создает такие названия, как «Заголовок1», «Заголовок2»; кроме того, есть еще подзаголовки.) Настраивайте программу заранее, чтобы вам не пришлось возвращаться к этому, когда вы будете заниматься написанием текста.
Реклама

Советы

По возможности пользуйтесь кодами полей или текстовыми переменными. Можно изменять их значения (например, название продукта, название главы руководства пользователя) и помещать их в документ в места, где вы обычно стали бы набирать слова вручную. Когда вы сделаете предпросмотр документа или подготовите его к печати, нужный текст подставится в переменные. Если изменится название товара либо если вы решите изменить название главы, вам будет проще поменять текст, заменив значение переменной.

Что вам понадобится

Текстовый редактор или программа для публикации текста в интернете
Графический редактор или программа для создания скриншотов

Об этой статье

Эту страницу просматривали 50 021 раз.

Была ли эта статья полезной?

Источник

•излагайте ясно, используйте короткие предложения;

Руководство пользователя, как правило, содержит следующие разделы:

•общие сведения о программном продукте;

•описание установки;

•описание запуска;

•инструкции по работе (или описание пользовательского интерфейса);

•сообщения пользователю.

303

11.4. Руководство системного программиста

Руководство системного программиста должно содержать следующие разделы:

•общие сведения о программном продукте,

•структура,

•настройка,

•проверка,

•дополнительные возможности,

•сообщения системному программисту.

ипараметрам внешних устройств, требования к программному обеспечению и т. п.).

304

11.5. Основные правила оформления программной документации

•при выполнении документа машинописным способом – двум интервалам;

•при выполнении рукописным способом – 10 мм;

•при выполнении документа машинописным способом – трем интервалам;

•при выполнении рукописным способом – не менее 15 мм;

305

Каждый рисунок должен иметь подрисуночную подпись – название, помещаемую под рисунком, например:

Рис.12. Форма окна основного меню

Рис. 12. Продолжение

Ссылки на таблицы в тексте пояснительной записки указывают в виде слова «табл.» и номера таблицы. Например:

306

Результаты тестов приведены в табл. 4.

Номер формулы ставится с правой стороны страницы в круглых скобках на уровне формулы. Например:

Ссылка на номер формулы дается в скобках. Например: «расчет значений проводится по формуле (12)».

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Титульный лист расчетно–пояснительной записки

Рис. П. 12 – 12-й рисунок приложения; Рис. П1.2 – 2-й рисунок 1-го приложения.

Рис. П2.4. Файл menuran.pas – программа движения курсора основного меню.

307

Соседние файлы в предмете Программирование

Источник

0 ₽ 0 товаров

Каталог инструкций по эксплуатации на русском языке

В нашем каталоге более 90.000 инструкций по эксплуатации и руководств пользователя на русском языке к бытовой технике и электронике. Чтобы скачать инструкцию по эксплуатации выберите интересую вас категорию или воспользуйтесь поиском в верхнем правом углу сайта.

Источник

Согласно стандартам ЕСКД, ЕСПД и КСАС каждой программе, системе, документу должно быть присвоено обозначение, которое состоит из группы цифр и букв, разделённых точками, пробелами, дефисами. Обозначение присваивается по правилам для унификации и упрощения идентификации изделий и документации на них, ведения учёта и архива.
Присвоить номер, код или шифр документу, со сторону кажется целой наукой, тайным знанием. Однако, это проще чем кажется! Можно ли не присваивать этот мистический номер созданному техническому документу по ГОСТу? Нет, он необходим, чтобы в документации был порядок. Иначе поиск, хранение и учёт документов будут проблематичны.
Для начала следует запомнить, что документ не имеет номера, кода или шифра, а имеет обозначение, если мы говорим про документы из серии ГОСТов 19 или 34.
Обозначения документов по 19 и 34 ГОСТам отличаются друг от друга.

По ГОСТу 34

В 34 ГОСТе обозначение документа присваивается по ГОСТу 34.201-89, но смотря туда, не каждый сразу способен разобраться откуда берётся какая цифра.

Номер согласно ГОСТу 34 выглядит следующим образом:

A.Б.ВВВ.ГГ.ДД.ЕЕ-Ж.М

Расшифровка обозначений:
А — код организации-разработчика системы, который присваивается по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Его можно узнать в бухгалтерии.
Б — код классификационной характеристики типа системы или её части, который присваивается по ОКП (Общероссийский классификатор продукции). Раздел классификатора по автоматизированным системам, идёт со строчки — 425000 Программно-технические комплексы для автоматизированных систем.
ВВВ — регистрационный номер автоматизированной системы или её части. Данный номер ведётся в журнале учёта на предприятии. Если журнал учёта не ведётся, то можно указать номер 001.
ГГ — код документа. Коды документов определены ГОСТом 34.201-89. Для каждого наименования документа свой номер. Например, Описание автоматизируемых функций – П3, Руководство пользователя – И3, Ведомость эскизного проекта – ЭП.
ДД — порядковый номер документа с одинаковым названием. Допустим, у вас 5 Пояснительных записок для разных компонентов программы, чтобы не запутаться в них им присваиваются номера 01, 02, 03, 04 и 05. Если документ один с таким названием, то значение пропускается.
ЕЕ — порядковый номер редакции документа. Документ может переписываться несколько раз, согласно пожеланиям заказчика. При официальной корректировке документа, по замечаниям заказчика, проставляется номер редакции. При первой передаче документа данное значение не проставляется, при второй передаче документа уже ставится значение 02.
Ж — порядковый номер части документа. Большие документы, для удобства сшивания, делятся на несколько частей. Если документ не разделён на части, то данное значение пропускается.
М — обозначение М, проставляется, если документ представлен не в печатном виде, а на диске или флешке. Если документ в печатном виде, то в данном значение пропускается.
ЛУ — обозначение ЛУ проставляется, только Листу утверждения.

Таким образом, можно получить следующее обозначение:
11119632.4251005.004.ПА.10.02-3 (Описание программного обеспечения для 10 комплекса Системы во 2-й редакции, часть 3);
11119632.4251005.005.ПА.10.02-М (Описание программного обеспечения для 10 комплекса Системы во 2-й редакции, на диске);
11119632.4251005.002.ПА (Описание программного обеспечения).
11119632.4251005.008.И2 (Технологическая инструкция).
11119632.4251005.195.ПС (Паспорт).

ПО ГОСТу 19

В 19 ГОСТе обозначение документа присваивается по ГОСТу 19.103-77.

Номер согласно ГОСТу 19 выглядит следующим образом:

A.Б.ВВВВВ-ГГ ДД ЕЕ-Ж

Расшифровка обозначений:
A — код страны, где разработан документ. Например, RU для России. Остальные обозначения указаны в стандарте ISO 3166-1.
Б — код организации-разработчика, который присваивается по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Его можно узнать в бухгалтерии.
ВВВВВ — регистрационный номер программы, который присваивается по ОКП (Общероссийский классификатор продукции). Допускается присваивать регистрационный номер в порядке возрастания, начиная с 00001 до 99999, для каждой организации (предприятия)-разработчика.
ГГ — порядковый номер редакции документа. Например, 01, 02,03.
ДД — код вида документа, который присваивается в соответствии с ГОСТ 19.101-77. Например, 34 – Руководство оператора, 12 – Текст программы, 33 – Руководство программиста.
ЕЕ — порядковый номер документа данного вида.
Ж — порядковый номер части документа.

Таким образом, можно получить следующее обозначение:
RU.11119632.20006–10 32 (Руководство системного программиста, 10 редакции);
RU.11119632.30706–10 32 02–03 (Руководство системного программиста, 10 редакции, 2-й документ данного вида, 3-я часть данного документа);
RU.11119632.10908–10 32 (Руководство системного программиста, 10 редакции);
RU.11119632.28051–01 32 (Руководство системного программиста, 1 редакции).
RU.11119632.44009–06 33 (Руководство программиста, 6 редакции).
RU.11119632.30101–02 81 (Пояснительная записка, 2 редакции).

Источник

1. Введение

1.1. Область применения

1.2. Краткое описание возможностей

1.3. Уровень подготовки пользователя

1.4. Перечень эксплуатационной документации, с которой необходимо ознакомиться пользователю

2. Назначение и условия применения Oracle Discoverer Plus

3. Подготовка к работе

3.1. Состав и содержание дистрибутивного носителя данных

3.2. Порядок загрузки данных и программ

3.3. Порядок проверки работоспособности

4. Описание операций

4.1. Выполняемые функции и задачи

4.2. Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения задач

5. Аварийные ситуации

6. Рекомендации по освоению

Как написать руководство пользователя программы или сайта — инструкции, советы, помощь, программное обеспечение

Что такое руководство пользователя и для чего его создавать

Общие советы по созданию пользовательской документации

Структура руководства пользователя

Инструменты для быстрого создания руководства пользователя

Почему компании выбирают Dr.Explain для создания руководств пользователя

Подытожим

Смотрите также

11.4. Руководство системного программиста

11.5. Основные правила оформления программной документации

Назначение руководства пользователя

Состав типового руководства пользователя

Стандарты для руководства пользователя

Стоимость разработки руководства пользователя

Возможно, вас также заинтересует:

Contents of a user manual[edit]

History[edit]

Computer software manuals and guides[edit]

See also[edit]

References[edit]

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т С О Ю З А С С Р

ГОСТ 19.504-79

(СТ СЭВ 2095-80)

РУКОВОДСТВО ПРОГРАММИСТА. ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Введение

1.1. Область применения

1.2. Краткое описание возможностей

1.3. Уровень подготовки пользователя

1.4. Перечень эксплуатационной документации, с которой необходимо ознакомиться пользователю

2. Назначение и условия применения Oracle Discoverer Plus

3. Подготовка к работе

3.1. Состав и содержание дистрибутивного носителя данных

3.2. Порядок загрузки данных и программ

3.3. Порядок проверки работоспособности

4. Описание операций

4.1. Выполняемые функции и задачи

4.2. Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения задач

5. Аварийные ситуации

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

1 . Назначение и условия применения

2 . Характеристика программы

3 . Обращение к программе

4 . Полный перечень модулей и компонентов

Подобные документы

Назначение и условия применения программ

Характеристика программы

Обращение к программе

Входные и выходные данные

Сообщения

Приложения

Руководство программиста. Пример

Пример руководства программиста по одной из ранее сданных систем

Гост 19.505-79 еспд. Руководство оператора. Требования к содержанию и оформлению

Гост 19.506-79 еспд. Описание языка. Требования к содержанию и оформлению

Туториал для туториалов. Как написать пользовательскую документацию

Что входит в пользовательскую документацию

Почему это важно?

Красоты B2B рынка

Где делать?

С чего начать?

Основные правила

Понятный и простой язык

Понятное и аккуратное форматирование

РУКОВОДСТВО ПРОГРАММИСТА.
ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ

1
.
Назначение и условия применения

2
.
Характеристика программы

3
.
Обращение к программе

4
.
Полный перечень модулей и компонентов