Руководство пользователя план закупок в еис

  Официальный сайт единой информационной системы в сфере закупок в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее – Официальный сайт ЕИС) предназначен для обеспечения свободного и безвозмездного доступа к полной и достоверной информации о контрактной системе в сфере закупок и закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц, а также для формирования, обработки и хранения такой информации.   Порядок размещения информации на Официальном сайте ЕИС и ее содержание регламентируется Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», а также соответствующими подзаконными актами.

В ЕИС заработал агрегатор предварительных предложений. Теперь при создании извещения для электронной закупки у ед. источника по п. 12 ст. 93 44-ФЗ заказчики видят все предложения поставщиков по таким товарам. Система находит актуальные предложения исходя из кода КТРУ продукции. Агрегатор выдает сведения:

• о цене поставки;
• возможном объеме закупки;
• регионе поставки;
• сроке действия предложения;
• другие нюансы.

Теперь заказчик может заключить контракт даже при одном единственном предложении. Поставщикам новая функциональность позволяет увеличить объем продаж. При подаче предложения на участие в одной электронной закупке фирма по умолчанию предлагает товар и другим госучреждениям.

Новая версия системы позволяет указывать в реестре независимых гарантий аналог ИНН импортной компании и код страны по ОКСМ. Для внесения данных о гаранте в реестр используют новое поле в форме сведений «Аналог ИНН в соответствии с законодательством иностранного государства».

При одностороннем расторжении контракта и подготовке претензии заказчик обязательно размещает соответствующие документы в ЕИС. Теперь поставщик видит уведомление об их направлении в личном кабинете сайта или получает их на электронную почту, если настроил отправку уведомлений.

Заказчики также видят уведомления об ответах поставщиков на их претензии. Сведения появляются в личном кабинете. При необходимости можно настроить их отправку на электронную почту.

Также новая функциональность позволяет поставщикам отсортировать контракты по дате получения претензии, отказа в заключении сделки, подписания соглашения и фильтровать документы в системе.

Новая версия системы соотносит дату подачи жалобы на извещение о закупке со сроком окончания подачи тендерных заявок. Напоминаем, что положения извещения по 44-ФЗ обжалуют в течение срока подачи предложений (пп. 1 ч. 2 ст. 105 44-ФЗ). Далее возможна только подача обращения.

Когда поставщик подает жалобу, то ссылается на контракт. Обновление ЕИС позволяет контролерам проверять исполненные поставщиком контракты. Проверяют тот контракт, что указан в жалобе поставщика.

Функциональность работает для обжалования и по 44-ФЗ, и по 223-ФЗ.

При актировании по централизованной закупке новая версия ЕИС дает добавить несколько получателей товара и указать объем заказа для каждого получателя отдельно.

Корректировка закрывающих документов

У поставщиков появилась возможность корректировать закрывающие документы при электронном актировании. Изменить документ о приемке теперь можно через функцию «Создать исправление». Корректировочный документ больше не создают. Система позволяет изменить цену товара, его количество, реквизиты заказчика и прочие данные.

Если в документ включен не тот товар из-за ошибки, его заменяют на верный, даже если заказчик подписал документ о приемке. Еще появилась возможность исправлять погрешности в закрывающих документах.

Рассказываем, как исправить погрешность из-за округления цены товара при актировании в последнем документе о приемке:

1. Выберите позицию с погрешностью.
2. Нажмите на кнопку: «Завершить актирование по данной позиции».
3. Поправьте цену товара. Итоговую стоимость поставки система рассчитает автоматически.

Товары с обязательной маркировкой

С января коды товаров, подлежащих обязательной маркировке, ЕИС проверяет в автоматически и передает документы о приемке в ГИС МТ «Честный знак».

Инструкция, как загрузить в ЕИС код товара с маркировкой:

Шаг 1. Сформируйте в ЕИС документ о приемке.

Шаг 2. Выберите способ загрузки кода: для группы товаров, отдельной позиции или с помощью ручного ввода.

Шаг 3. Нажмите на кнопку «Загрузить сведения о маркировке». Сведения об одном товаре вносят в форму. Данные о группе товаров загружают в систему в виде файла. В таком случае список в файле создают без скобок и пробелов, чтобы система смогла его распознать.

При ручном вводе код сканируют 3D-сканером.

Шаг 4. Сохраните данные и дождитесь автоматической проверки кода.

Шаг 5. Привяжите код к позиции товара:

• выберите товар и нажмите кнопку «Редактировать»;
• выберите нужный товар на вкладке «Товары, работы, услуги» и сохраните данные;
• проверьте правильность сведений на вкладке «Сведения о маркировке» — система должна их загрузить автоматически.

Шаг 6. Отправьте документы заказчику. Дождитесь результата их рассмотрения и итоговой проверки кода. Статус документа можно отследить по цвету галочки: желтая — направлен, зеленая — обработан, красная — ошибка.

Шаг 7. Направьте документ повторно, если система при проверке выдала ошибку или обратитесь в техподдержку.

Шаг 8. Создайте документ «Исправление существенных условий, влекущих изменение стоимостных реквизитов» при частичной приемке и выведите не принятый заказчиком товар из оборота:

• нажмите на кнопку «Загрузить сведения о маркировке непринятых товаров»;
• загрузите файл с данными о товарах;
• подтвердите удаление кодов.

При закрытии контракта в ЕИС заказчикам придется вносить больше сведений в реестр контрактов — в системе появились новые вкладки. Правила ведения реестра, утвержденные Постановлением Правительства № 60 от 27.01.2022 обязали дополнительно отражать в реестре:

• реквизиты для оплаты товара;
• сумму налога;
• размер неустойки, если ее удерживают из оплаты.

После успешного согласования плана закупок следует его отправить в ЕИС для дальнейшего размещения. Для отправки документа в ЕИС используется кнопка [Отправить документ в ЕИС] (Рисунок 1).

В случае успешной загрузки документа в личный кабинет ЕИС, заказчик отправляет его на размещение, подписав при этом план закупок своей ЭП.

Если применительно к документу будет размещено уведомление о соответствии контролируемой информации, то документ «План закупок» отобразится в открытой части и получит дату публикации. Сведения о размещении документа из ЕИС поступят в Систему на следующей день после дня публикации. В этом случае документ перейдет в фильтр «Опубликовано».

Если применительно к документу будет размещен протокол о несоответствии контролируемой информации, то документ «План закупок» размещен не будет и в Системе необходимо будет внести исправления, путем формирования изменения к имеющемуся документу «План закупок».

Если документ получил признак «Ошибка при отправке документа в ЕИС», то причину возникновения ошибки можно посмотреть по кнопке [Журнал отправки документа в ЕИС].

Ниже приведены схема работы с планом закупок в целях выполнения постановления Правительства РФ от 12 декабря 2015 г. N 1367 «О порядке осуществления контроля, предусмотренного частью 5 статьи 99 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Начиная с 01.01.2017г. все планы закупок должны пройти контроль на соответствие ч.5 ст.99 44-ФЗ. До момента вступления в силу постановления Правительства РФ от 20 марта 2017 г. N 315 «О внесении изменений в Правила осуществления контроля, предусмотренного частью 5 статьи 99 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и после 01.01.2019 в отношении заказчиков, осуществляющих закупки для обеспечения государственных нужд субъектов Российской Федерации (муниципальных нужд) была и будет применяться следующая последовательность действий.

После отправки на размещение плана закупок в ЕИС документ сразу же не будет доступен в открытой части. Первоначально в Систему будет загружено из ЕИС уведомление о начале контроля. Выгрузка данных сведений производится со стороны ЕИС раз в час. После того, как в Систему в автоматическом режиме поступит сведения о начале контроля, специалисты финансового органа приступают к контролю документов, применительно к которым пришло уведомление о начале контроля. Вместе с этим документ «План закупок» из фильтра «Принят в ЕИС» перейдет в фильтр «Поступил на финконтроль». По результатам прохождения контроля, документ перейдет в следующий фильтр «Завершил финконтроль».

В случае прохождения документом контроля на соответствие ч.5 ст.99 44-ФЗ в Системе будет сформирован документ «Уведомление о соответствии контролируемой информации». В случае не прохождения контроля будет сформирован документ «Протокол несоответствия контролируемой информации». Формированием данных документов занимаются специалисты финансового органа и они же его отправляют их в ЕИС. После успешной загрузки в ЕИС специалисты финансового органа размещают результаты контроля используя свою ЭП.

Если применительно к документу будет размещено уведомление о соответствии контролируемой информации, то документ «План закупок» отобразится в открытой части и получит дату публикации. Сведения о размещении документа из ЕИС поступят в Систему на следующей день после дня публикации. В этом случае план закупок перейдет в фильтр «Опубликовано».

Если применительно к документу будет размещен протокол о несоответствии контролируемой информации, то документ «План закупок» размещен не будет и в Системе необходимо будет внести исправления, путем формирования изменения к имеющемуся документу «План закупок». Исправленный план закупок необходимо будет повторно отправить в ЕИС и отправить на финансовый контроль.

Текущая же схема работы с планом закупок до достижения 01.01.2019 г. следующая:

• документ план закупок формируется в Системе, проходит согласование и из фильтра «Согласовано» передается в ЕИС по кнопке [Отправить документ в ЕИС];
• отправленный в ЕИС план закупок после нажатия кнопки размещения и отправки на контроль и подписания ЭП в личном кабинете ЕИС получает статус «Опубликовано». В этот же момент документ становится доступным в открытой части ЕИС и попадает на финансовый контроль;
• сведения о начале контроля в течении одного часа поступают в Систему и финансовый орган на основе поступивших сведений проводит финансовый контроль;
• по результатам контроля документ получит дополнительный аналитический признак «Контроль по ст. 99 пройден» или «Контроль по ст. 99 не пройден».
• в случае получения отрицательного контроля по документу, необходимо сформировать новую редакцию плана закупок с целью исправления выявленных неточностей и пройти повторно вышеописанную процедуру;

Документы же, успешно прошедшие финансовый контроль, будут доступны в фильтре «Опубликовано» на следующий день после публикации данных сведений в ЕИС.

Настройки Интеграции планов закупки на ЭТП с ЕИС

Для настройки интеграции планов закупки на ЭТП с ЕИС зайдите в меню «Настройки», выберите пункт «Сведения об организации» и в нем подпункт «Логин\Пароль в ЕИС». В открывшейся форме заполните необходимые данные для взаимодействия с ЕИС (Рис. 62):

 «Тип организации»

Укажите значение «Организация, попадающая под действие 223-ФЗ»

 «Логин пользователя в ЛК на ООС»,

 «Пароль пользователя в ЛК на ООС»

Укажите учетные данные для интеграции, их можно посмотреть в личном кабинете ЕИС в разделе «Настройки интеграции» (предварительно в ЕИС должны быть произведены настройки интеграции с ЭТП, см. Руководство пользователя 223-ФЗ)

 «Идентификационный код заказчика»,

 «ИНН в ЛК на ООС»,

 «ОГРН в ЛК на ООС»,

 «КПП в ЛК на ООС»

Укажите регистрационные данные организации в ЕИС, их можно посмотреть в личном кабинете ЕИС в разделе «Управление организацией», пункт «Регистрационные данные организации».

 «Является филиалом другой организации, имеющей отдельный ЛК на ООС»

Установите флажок в данном поле, в случае, если Ваша организация является филиалом другой зарегистрированной в ЕИС организации.

 «Временная зона»

Укажите вашу временную зону, должна совпадать с временной зоной, указанной при регистрации на ЭТП (для того чтобы узнать свою временную зону в меню «Настройки» выберите пункт «Личные сведения», и в нем подпункт «Редактировать профиль», в открывшейся форме нажмите кнопку «Редактировать», временная зона указана в одноименном поле).

Рис. 62. Форма «Авторизационные данные на ЕИС».

После того как все необходимые данные формы будут заполнены, нажмите кнопку «Сохранить» (Рис. 62).

Реестр собственных планов закупок

Для открытия списка собственных планов закупок необходимо в разделе меню «Процедуры», выбрать подраздел «Планы закупок» и в нем пункт «Создать» (Рис. 63).

Рис. 63. Команды меня для доступа к собственным планам закупок.

Откроется форма (Рис. 64), содержащая список планов закупок Вашей организации.

Рис. 64. Список собственных планов закупок.

В списке представлена следующая информация по планам закупок:

 «Версия»

Версия плана закупок.

 «Реестровый номер»

Реестровый номер плана закупок.

 «Вид плана закупок»

Вид плана закупок: основной план закупок или проект изменений плана закупок.

 «Наименование»

Наименование плана закупок

 «Заказчик»

Заказчик закупок, входящих в план.

 «Период действия»

Период действия плана.

 «Статус»

Отражается статус плана закупок. Строки списка панов выделены разными цветами в зависимости от статуса.

Предусмотрены следующие статусы планов:

o «Черновик»

План сохранен, но еще не опубликован.

o «Актуален на ООС»

Успешно выполнена синхронизация данных с ЕИС, план закупок опубликован в ЕИС.

o «Отказано в публикации на ООС»

При синхронизации данных с ЕИС возникла ошибка, план закупок не был опубликован в ЕИС

 «Дата утверждения»

Дата утверждения плана на ЭТП.

 «Дата публикации»

Дата публикации плана.

 «Операции»

В колонке отображаются иконки, позволяющие выполнить различные операции с планами закупок:

o  «Просмотр»

o  «Редактировать»

o  «Редактировать товарные позиции»

o  «Взаимодействие с ООС»

При нажатии на иконку  в строке, соответствующей выбранному плану закупок, откроется форма «Взаимодействие с ООС по плану закупок Проект», на которой отражаются события отправки/приёма данных указанного плана с ЕИС (Рис. 65).

Рис. 65. Форма взаимодействия с ЕИС.

Для событий обмена данными в столбце «Операции» (Рис. 65) могут быть доступны следующие операции:

  «Перейти к публикации на ООС» — переход в браузере к странице для публикации плана закупки в ЛК ЕИС;

  «Запросить сведения о публикации» — осуществляется передача сведений о публикации из ЕИС на ЭТП;

  «Подробности ошибки, переданные с ООС» — осуществляется просмотр информации об ошибках, полученных в ЕИС и являющихся причиной отказа в передаче данных.

o  «Обновить план закупок»;

Для обновления сведений плана закупок с данными из ЕИС, нажмите на иконку  «Обновить план закупок» в строке, соответствующей выбранному плану закупок.

o  «Удалить».

ЕИС: как провести закупку в новых условиях

Что нового?

С 1 января официально начала функционировать Единая информационная система в сфере закупок (ЕИС). По сути это тот же самый Официальный сайт РФ для размещения информации о государственных закупках (ООС) www.zakupki.gov.ru. Однако в функционал системы внесено несколько значительных изменений, основным из которых является введение четкого алгоритма публикации сведений о закупке. Если раньше заказчики при формировании извещения могли вручную вводить сведения о закупке, то теперь это можно сделать только путем выбора позиций плана закупки. Заказчик при проведении закупки не может изменить ряд сведений, указанных в плане, в том числе: наименование лота, сведения об НМЦ, привлечении субподрядчиков.

Основная сложность планирования закупок в ЕИС остается прежней: вводить данные в структурированный план закупки возможно только вручную, опубликовать план в формате excel или word невозможно. Это очень усложняет работу специалистов по закупкам и занимает много времени.

С 1 января 2016 года процесс публикации плана усложнился еще и тем, что заказчики по 223-ФЗ должны при осуществлении закупок использовать новые коды ОКПД 2 и ОКВЭД 2 вместо привычных ОКДП и ОКВЭД. При этом не предусмотрено никакой системы конвертации кодов. Кроме того, появилась необходимость указывать в плане закупки, которые проводятся среди СМП и исключения в соответствии с п.7.1 ПП РФ 1352.

Как быть?

Все сложнее становится провести закупку по 223-ФЗ так, чтобы удовлетворить свои потребности, угодить сайту закупок, не попасть под статью и не поседеть. Чтобы все эти новости не стали для заказчиков тяжким испытанием, мы постоянно совершенствуем функционал площадки, чтобы максимально автоматизировать процесс закупок в полном соответствии с законодательством – от формирования плана закупки до исполнения договора. Интеграция с ЕИС позволяет проводить все значимые действия на площадке, сводя к минимуму риски, связанные со сбоями в работе сайта zakupki.gov.ru.

Составление структурированного плана закупки

Более года на ОТС.RU функционирует модуль планирования, который позволяет автоматически преобразовать план закупок из таблицы excel в структурированный вид, включая сведения о закупках у СМП в соответствии с Постановлением Правительства РФ №1352. Сейчас модулем планирования пользуются более 1500 заказчиков, которые уже опубликовали в ЕИС с его помощью более 200 000 позиций. Для создания плана нужно лишь:

• загрузить план в виде таблицы excel в личный кабинет на площадке
• отправить его в ЕИС одним кликом
• подписать план в ЕИС электронной подписью

Площадка сама выполнит конвертацию из табличного формата в структурированный вид и избавит вас от бессмысленной рутинной работы.

Подробная инструкция по планированию закупок на OTC.RU

Для того чтобы избавить заказчиков от лишней работы, связанной с изменением классификаторов, на площадке функционирует конвертер, который автоматически переводит старые коды в новые ОКПД 2 и ОКВЭД 2. Также разработан функционал, позволяющий рассчитать годовой объём закупок у СМП, подготовить и опубликовать все сведения в ЕИС в полном соответствии с 223-ФЗ. Клиенты ОТС.RU могут просто направить перечень закупок у СМП в старых кодах своему персональному менеджеру, и мы сами преобразуем коды в соответствии с новыми классификаторами. Уточнить менеджера Вашей организации можно в технической поддержке OTC.RU.

Публикация извещения из позиций плана закупки

Функционал OTC.RU позволяет публиковать извещения о закупках из позиций плана на площадке и автоматически отправлять их в ЕИС, соблюдая все требования 223-ФЗ и Системы.

Алгоритм создания извещения о закупке и его интеграция в ЕИС

1. Зайдите в раздел меню личного кабинета «Закупки, снабжение» -> «Нормативные документы» -> «План закупок»:

2. В списке планов закупки найдите нужный и кликните номер, номер на ООС или на наименование плана закупки:

3. На странице просмотра плана закупок выберите одну или несколько позиций, на основании которых необходимо создать извещение, и нажмите кнопку «Создать процедуру из выбранных позиций»:

4. Система автоматически создаст извещение и заполнит поля в соответствии с указанными в позициях сведениями. Внесите недостающие сведения и опубликуйте извещение.

5. Если на странице расширенной настройки интеграции вы разрешили при публикации процедуры на площадке автоматически публиковать извещение на ООС, то извещение сразу после публикации на площадке будет ожидать вас в реестре закупок для размещения. Если вы отказались от данной функции или не настроена расширенная настройка интеграции, то после публикации извещения на ОТС.RU нажмите на кнопку «Действия» и выберите в выпадающем списке «Опубликовать на ООС»:

6. Выберите способ закупки в ЕИС и нажмите кнопку «Опубликовать»:

7. Извещение будет отправлено в ЕИС в реестр закупок, вам нужно только зайти и разместить его.

Заключение договора и ведение реестра договоров

Функционал OTC.RU позволяет также автоматизировать заполнение договора с победителем в части формирования существенных условий договора и внесения сведений о поставщике.

Больших трудозатрат заказчикам зачастую стоит ведение реестра договоров в ЕИС, так как они должны самостоятельно вводить все данные о победителе закупки. На OTC.RU все эти данные вносятся автоматически и отправляются в ЕИС.