Руководство по закупкам на предприятии

Что такое управление закупками, какие цели и задачи решаются при формировании закупочной политики, как оптимизировать эти процессы, расскажем в статье. Также поделимся распространенными типами ошибок, которые допускают руководители.

Управление закупками: понятие и необходимость

Производственные потоки обязаны быть непрерывными. Перебои в поставках, производстве и продажах ведут к снижению прибыли, оборачиваемости капитала, увеличению издержек на производство товаров, работ и услуг компании. 

Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к формированию закупочной деятельности напрямую влияет на стоимость конечного продукта. Оно касается компаний, занимающихся розничной и оптовой торговлей – объемы закупок составляют в таких компаниях значительную часть хозяйственной деятельности. В крупных фирмах за закупки отвечает специализированный отдел, в компаниях с небольшим производством достаточно отдельного специалиста.

Основная цель – обеспечить поступление товаров, сырья, инвентаря для изготовления продукта. Помимо этого, отдел по управлению закупками контролирует наличие запасов, уровень цен на приобретаемые товары, регулирует выбор и взаимоотношения с поставщиками.

Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности является первостепенной, поскольку уже на начальном этапе производственного цикла способна обеспечить конкурентные преимущества продукта и компании на рынке за счет минимизации издержек.

Цели и задачи управления

Важно понимать, что управление закупками не преследует только цель найти поставщика, способного предложить сырье по минимальным ценам среди конкурентов. Закупки сырья низкого качества с высокой долей вероятности не приведут к производству качественного продукта, что вызовет падение спроса на товар. Вы произведете конечный продукт, который не захотят купить, а это приведет к  убыткам. 

Задачи управления закупочной деятельностью

Для каждого предприятия руководство ставит свои задачи при управлении закупками, исходя из особенностей производства и специфики деятельности. Мы же собрали наиболее распространенные:

Для торговых компаний, которые занимаются перепродажей товаров в розницу, важно помимо прочего, анализировать конечный спрос потребителя, и своевременно корректировать ассортимент закупаемого товара.

Процесс организации закупки 

Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.

Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.

Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.

Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.

Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.

Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.

Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.

Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.

Принципы управления закупками

Закупочная деятельность на любом предприятии должна строиться на 6 принципах. 

Принцип планомерности

Не нужно покупать товары хаотично – есть риск приобрести товар, который будет лежать мертвым грузом на складе. Закупайте товар по специально разработанному плану поставок – так не будет допущен его переизбыток или недостаток на складе, что в одинаковой мере влияет на рост издержек на хранение или простои производства.

Принцип оперативности

Товары закупаются с учетом изменения спроса на конечный продукт. Предполагается ориентация на спрос и потребность конечного потребителя.

Принцип экономичности

Выбор поставщика и организация поставок производятся с учетом расходов на транспортировку, минимизации сроков поставки.

Принцип технологичности и автоматизации

Применение современных методов организации и сопровождения закупок в значительной мере сокращает издержки компании.

Принцип периодичности

Закупки товаров проходят на периодической основе, так формируются оптимальные условия компании, цеха и складских помещений.

Принцип централизации

Закупочная деятельность должна реализовываться и контролироваться специальным отделом. Децентрализация означает неправильный выбор поставщика, отсутствие контроля за поставками и отсутствие ведения претензионной работы.

Оптимизация процесса: как повысить эффективность

Чтобы оптимизировать процесс управления закупками, придерживайтесь нескольких нехитрых правил:

Ошибки при управлении закупками

Ошибка 1. Отсутствие новых подходов к оптимизации управления

Отдел закупок – инструмент компании, который призван не только обеспечивать необходимым сырьем для производства товаров, но и повышать конкурентоспособность компании, качество конечного продукта, снижать его стоимость. Работа по регламенту, устаревшие подходы к планированию, организации процесса формирования и отслеживания закупки – все это тормозит деятельность отдела. Не бойтесь автоматизировать часть процессов – так вы сократите сроки организации поставок.

Ошибка 2. Отсутствие мотивации

Обычно отдел логистики работает по плану закупок – это рутинный процесс, не привязанный к конечным показателям эффективности деятельности. Установите для них определенные цели в привязке к KPI – так вы замотивируете их на улучшение работы.

Ошибка 3. Нет разделения ответственности между отделами

Отсутствие регламента работы, разграничения ответственности между сотрудниками усложняет работу – работники опираются на собственные навыки и привычки, допускают ошибки при работе с поставщиками.

Ошибка 4. Закупки осуществляются хаотично, без четкого плана либо работниками других отделов

Когда служба закупок не принимает участия в выборе поставщика либо в организации и контроле закупок, велика вероятность роста затрат. 

Ошибка 5. Низкая квалификация персонала отдела закупок

Отсутствие знания тонкостей закупаемого сырья рынка, услуг, умения и способностей к анализу поставщиков может быть критичным при организации закупочной политики и построении логистической цепочки.

Ошибка 6. Отсутствие закупочной стратегии

В этом случае основные силы положены на развитие направления реализации, поскольку руководство компании, в первую очередь, интересует получение прибыли и ее распределение на дальнейшее развитие. Цели, направленные на развитие закупочной деятельности, не являются основополагающими при формировании стратегии развития компании. И это большая ошибка, поскольку результаты работы отдела закупок непосредственно влияют на формирование финансовых показателей.

Ошибка 7. Длительное согласование контрактов либо же наоборот, отсутствие контроля со стороны руководства

При выборе поставщика согласование с руководителем является обязательным, поскольку положения контракта влияют на формирование себестоимости продукта, его качественные характеристики. В крупных компаниях согласование может занимать несколько месяцев, что существенно тормозит проведение закупок и обеспечение производства сырьем.

Перечень возможных ошибок не является исчерпывающим. Важно все время совершенствовать закупочную политику, работать над ее оптимизацией. Процесс формирования закупок и работы с поставщиками постоянные, требует ежедневной работы и контроля.

Процесс закупки начинается с момента появления потребности организации в материале, товаре или услуге извне. Как только потребность определена и сформулирована, осуществляется ее формализация. В результате определяются конкретные параметры необходимого. При этом очень важен баланс цена/качество, ведь если характеристики объекта закупки будут завышены, организация понесет убытки, если занижены – рабочий процесс не будет налажен.

Грамотно организованная закупочная деятельность позволяет постоянно отслеживать потребности организации, благодаря чему склады не переполняются и в то же время не создается дефицита товаров, а услуги не оплачиваются впустую.

Что такое процесс закупок

Закупочная деятельность – это целостный процесс, состоящий из нескольких этапов. Правила, согласно которым она осуществляются, регламентированы действующим законодательством. Государственное регулирование гарантирует наличие условий, при которых возможна открытая конкуренция и защита прав сторон.

Современный процесс закупок обычно начинается с того, что покупатель признает необходимость в продукте и готовит спецификацию.

И рыночный процесс поиска с помощью отбора или тендеров помогает определить правильный продукт и поставщика. Процесс закупок довольно сложный и многоуровневый.

Как правило, за организацию и проведение закупок на предприятии отвечает отдельный сотрудник. Реже – отдел. Цель его работы – синхронизировать закупочный процесс с меняющимися потребностями предприятия и обеспечить его непрерывность.

К текущим задачам, которые должен решать процесс закупок, относятся:

• создание запасов;
• поиск и налаживание контактов с надежными поставщиками;
• контроль обоснованности расходов.

Лучшие практики процесса закупок

Существует три основных практики осуществления закупок, позволяющих успешно контролировать наличие товаров и оказание услуг:

• регулярное приобретение необходимого небольшими партиями/на небольшой срок;
• закупка одной большой партией/на длительны срок;
• приобретение товаров и заказ услуг точечно, по мере необходимости.

При этом может использоваться одна из популярных схем организации всего процесса:

1. Традиционная. Создается запас товара/договор на оказание услуг оформляется на срок, превышающий необходимый. Гарантирует обеспечение предприятия необходимым, но ведет к перерасходу ресурсов и перегрузке складов.
2. От английского «just in time» — точно в срок. Услуги и товары поступают по потребности, в ограниченном количестве и в определенное время. Запасы сводятся к минимуму или к нулю.
3. От английского «material requirement planning» — планирование потребности в материалах. Объем закупок корректируется в зависимости от спроса на товары и услуги, увеличивается и уменьшается пропорционально ему.
4. От английского «lean production» — бережливое производство. Подразумевает сокращение затрат на всех этапах, начиная с производства товаров и заканчивая закупкой материалов.

Этапы процесса закупки

Любой закупочный процесс состоит из трех крупных блоков: обработка потребности организации от момента заказа до оплаты, обновление информационных каталогов, обязательные регулярные работы. Кроме того, следует всегда анализировать допущенные ошибки.

Шаг 1. Определение потребностей

Потребность организации в товаре или услуге оформляется через официальную внутреннюю заявку, которой присваивается уникальный номер. Этот документ становится юридическим основанием для всех последующих действий.

Шаг 2: Выбор поставщика

Все процедуры выбора поставщика делятся на две большие группы: конкурентоспособные и неконкурентоспособные.

К конкурентоспособным относятся следующие:

Запрос котировок.

Поставщики подают свои предложения анонимно. Выбирается то из них, которое отвечает всем требованиям и имеет минимальную цену. Опасность данного метода в том, что он не учитывает опыт работы поставщика, качество оборудования для монтажа, квалификацию специалистов и прочие важные факторы.

Аукцион.

Подразумевает торги в несколько этапов. Заявка уходит тому, кто предлагает минимальную цену. Иные факторы не учитываются.

Конкурс.

Учитывает качество услуг, репутацию поставщика и цену. Поставщик выбирается в результате анализа конкурсной документации в три этапа, на каждом из которых производится отбор и отсев участников по данным критериям.

Запрос предложений.

Выбираются победители аукциона или конкурса по цене и качеству услуг, после чего оцениваются условия сотрудничества.

Неконкурентоспособная процедура поиска поставщика возможно только в одном случае – только одно предприятие на рынке предлагает необходимый товар или услугу.

Шаг 3: Переговоры и контракт

Переговоры с поставщиком делятся на следующие этапы: подготовка, вступление в контакт, обмен информацией, достижение договоренностей, заключение сделки и анализ.

Чтобы процесс прошел успешно, необходимо четко знать свою цель и держаться ее, изучить рынок, держать эмоциональный баланс, фиксировать результаты переговоров документально, подписывая договор купли-продажи.

В договоре с поставщиком указываются: точное название товара/услуги, его количество и параметры.

Особый вид обмена товарами и услугами – это процесс закупок по контракту. В этом случае заказчиком всегда выступает государство (бюджетная организация или орган государственной власти). Оплата товара или услуг осуществляется из бюджета государства.

Шаг 4: Получите товары

При получении товара ответственное лицо подписывает приемочный документ (накладную для товаров или акт выполненных работа для услуг). Печать в документах ставится уполномоченным сотрудником, несущим материальную ответственность. Контроль за качеством и количеством товара/услуги осуществляется в соответствии с договором поставки или на оказание услуг.

Законодательно порядок приема товаров на складе никак не регламентирован. Чтобы не возникло сложностей, соблюдайте следующие правила:

• выделите достаточное количество персонала для разгрузки товара и транспортировки его на склад;
• всегда работайте четко по договору;
• заверяйте все бумаги печатями или подписями ответственных лиц.

Накладная и счет-фактура – два документа, с которыми придется иметь дело во время приемки товара.

Накладная оформляется в двух экземплярах, для заказчика и поставщика. Существует два вида документов: накладная ТОРГ-12 (содержит данные о товаре, его количестве и цене) и товарно-транспортная накладка (включает информацию о маршруте, если имела место доставка на машине).

Счет-фактура оформляется в одном экземпляре для заказчика. Он подтверждает, что товар доставлен и оплачен. Не требуется оформлять счет-фактуру организациям, работающим по упрощенной системе налогообложения. Тем, кто платит НДС, следует хранить их, чтобы приложить к декларации и снизить объем налогов.

Шаг 5: Закупочный платеж

После успешной приемки товара бухгалтерия организации признает наличие перед поставщиком кредиторской задолженности, которая погашается в установленные договором сроки.

Ответственный сотрудник проверяет параметры входящего счета и отправляет его на согласование руководителю. Руководитель предприятия осуществляет утверждение счета, подписывая соответствующий документ.  После этого формируется платежное поручение.

• Закупки – это приобретение для организации товаров и услуг от поставщика
• Отдел закупок по требованию компании или организации приобретает сырье, запчасти, услуги и т.д. 

  По данным исследования 1% сэкономленный в процессе закупок может повысить доход всей Компании на 2-3%!!!  

  Отдел логистики и планирования закупок гарантирует, что все товары, расходные материалы и инвентарь, необходимые для деятельности компании, заказаны и находятся в наличии. Он также отвечает за контроль над стоимостью заказанных товаров, контролирует уровень запасов  и создает прочные отношения с поставщиками.  

  Содержание

  Цели и задачи отдела закупок

  Так же стоит отметить что цели и задачи отдела закупок для каждого предприятия свои, но мы постарались собрать наиболее распространенные.

  Принципы Управления Закупками (7 R)

  Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово

  Закупочный процесс

  Закупочный процесс включает в себя 8 основных этапов:

  Процесс Управления Закупками 

  Процесс Управления Закупками обычно состоит из 4 этапов:

  Планирование закупок 

  Планирование Закупок может включать в себя следующие этапы:

  Отчет по закупкам  

  Отчет по закупкам включает в себя:

  Значение управления закупками.

  Крупное исследование, проведенное Carr and Pearson (2002), основанное на опросе 175 компаний, с долей ответивших от общего числа опрошенных 22%, показывает, что стратегические закупки и управление закупками предприятия оказывают положительное влияние на финансовые показатели как крупных, так и небольших компаний.  

  Carr and Pearson (2002) также указала, что управление закупками и вовлечение поставщика в процесс действительно влияет на успех выхода на рынок нового товара.  Это исследование также показывает, что существует взаимосвязь между внедрением стратегического управления закупками и  достижением целей компании. В отчете Carr and Pearson (2002) также указано, что считается,  что большинство компаний осознают важность стратегических закупок т.к. большая часть от их продаж тратится на инвестиции в закупки. Carr and Pearson (2002) также завершает свое исследование словами «Основываясь на данном исследовании, руководство компаний должно лучше осознавать важность управления закупками, вовлечения поставщика в процесс, стратегических закупок и их взаимосвязь с финансовыми показателями компании». 

  (Перевод статьи «Purchasing management» из англоязычной википедии)

  • Закупки – это приобретение для организации товаров и услуг от поставщика
  • Отдел закупок по требованию компании или организации приобретает сырье, запчасти, услуги и т.д. 
  • Управление закупками – одна из самых важных сфер деятельности Предприятия. Именно поэтому необходимо тщательное управление закупками как в рознице так и на оптовых предприятиях.
  • Закупки – это основная сфера деятельности в области управления материально-техническим обеспечением  
  • Управление закупками на предприятии осуществляется отделом, отвечающим за закупочную деятельность  
  • Закупки являются самой важной деятельностью в любой организации  
  • Закупки – это первое, что влияет на стоимость продукта  
  • От управления закупками зависит прибыль компании 
  • Управление закупками охватывает также такие области как аутсорсинг и инсорсинг
  • Управление закупками – это управление закупочным процессом  и всех связанных с ним аспектов. В производственных предприятиях закупки составляют около 70% от оборота, а в сервисных компаниях – 40% от оборота. 

1. Цели и задачи отдела закупок
2. Принципы Управления Закупками (7 R)
3. Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово
4. Закупочный процесс
5. Процесс Управления Закупками
6. Планирование закупок
7. Отчет по закупкам

• Приобретать необходимый материал по минимально возможной цене в соответствие с политикой компании
• Снижать расходы отдела закупок
• Заниматься поиском новых и достойных поставщиков
• Развивать прочные отношения с текущими поставщиками
• Заниматься обучением и развитием работников отдела
• Вести четкий и актуальный учет всех сделок 
• Участвовать в разработке новых продуктов и материалов
• Участвовать в усовершенствованиях продукта 
• Принимать целесообразные решения «ПОКУПАТЬ ИЛИ ПРОИЗВОДИТЬ»
• Избегать дефицита товара
• Разрабатывать нормы и методики

1. Приобретать товар надлежащего КАЧЕСТВА
2. В необходимом КОЛИЧЕСТВЕ 
3. От надлежащего ИСТОЧНИКА
4. По надлежащей ЦЕНЕ
5. Доставленный в нужное МЕСТО
6. В надлежащее ВРЕМЯ
7. Cоответствующим ТРАНСПОРТОМ

• Получить требования к товару от отдела по работе с Клиентами
• Отправить запрос продавцам (поставщикам)
• Получить предложения от продавцов
• Сравнить предложения
• Обсудить условия, установить цену, сроки и условия.
• Направить заказ верному (выбранному) Продавцу
• Контролировать действия Продавца
• Получение и осмотр товара
• Помещение на склад и внесение в базу данных
• Получение счета и оплата
• Исследование рынка
• Определение требований
•  Одобрение
• Сравнение вариантов
• Принятие решения о закупке
• Размещение заказов
• Получение товаров и услуг
• Учет товаров и услуг
•  Получение счетов и их оплата
• Дебет-нота в случае дефекта товара

1. Планирование закупок
2. Отслеживание закупок
3. Составление отчетов по закупкам
4. Переговоры (Обсуждение)

• Составление проекта закупок и разработка обязанностей
• Предоставление соответствующей информации (файлы, ссылки, заметки и т.д.)
• Назначение обязанностей по закупкам конкретным людям
• Расставление приоритетов, даты начала/конца и т.д.
• Назначение супервайзеров
• Создание напоминаний
• Контроль и оценка
• Сопоставление текущих и ожидаемых цен 
• Расчет задач для закупки и статистики проекта
• Сортировка, группировка или отбор задач по критериям
• Создание графиков для визуализации основной статистики и ключевых показателей эффективности (KPI)

Бизнес-процессы отдела закупок

Для каждого сотрудника отдела должны быть абсолютно понятны все основные процессы предприятия:

В этом случае специалисты отдела закупок будут четко знать «своё место», объём своих прав и обязанностей в этих процессах.
БП обязательно должны быть прописаны. Это могут быть подробные регламенты, инструкции и правила, встроенные в общее дерево процессов предприятия. А могут быть простые схемы или тезисные инструкции, предназначенные для внутреннего использования в отделе закупок.
В первом случае деревом БП занимается бизнес-технолог предприятия. Во втором – краткое описание нормативов и ключевых процессов в состоянии сделать руководитель отдела закупок. В обоих случаях все вышеперечисленные документы должны быть утверждены коммерческим директором или высшим руководством.

В качестве конкретных примеров приведу некоторые разделы работы, которые должны быть регламентированы:

• Алгоритм формирования заявки Поставщику
• Правила согласования заявки с Поставщиком
• Точки контроля сроков и параметров фактической поставки товара
• График заявок поставщикам
• Принципы выбора поставщиков
• Алгоритм предотвращения дефицита товара
• Алгоритм работы с товарными излишками

и многое другое.

Изучение рабочих бизнес-процессов сотрудники отдела закупок должны проходить в период испытательного срока с обязательной аттестацией при переходе на постоянный режим работы.
При запуске новых бизнес-процессов для сотрудников закупок должно проводиться обучение (цель бизнес-процесса, структура бизнес-процесса, ответственность сотрудников). Затем контроль внедрения каждого бизнес-процесса и определение точек текущего контроля за его выполнением.
Я рекомендую систематически (1-2 раза в год) проводить внутреннюю аттестацию сотрудников отдела закупок на знание бизнес-процессов. Иначе сотрудники постепенно возвращаются к удобным для них формам работы, игнорируя правильные.

Система взаимодействия с другими подразделениями предприятия

Сотрудники отдела закупок должны эффективно взаимодействовать как с внешними контрагентами (поставщики, логистические организации, таможенные структуры и т.д.), так и с внутренними контрагентами. К внутренним контрагентам можно отнести:

• • Сотрудников склада
  • Логистов
  • Бухгалтерию
  • Финансово-экономический
  • отдел
  • Юридическую службу
  • Информационно-технический отдел
  • Отдел продаж или магазины предприятия
  • Маркетологов
  • Службу безопасности
  • Руководство предприятия

Именно благодаря конструктивному взаимодействию всех подразделений достигаются общие цели предприятия.
Конструктивное взаимодействие — это грамотные деловые коммуникации и совместное принятие решений по пересекающимся вопросам.
Например, планирование сумм оплаты поставщикам на ближайший месяц совместно специалистом финансово-экономического отдела и руководителем закупки будет более объективным и усилит понимание между этими подразделениями.
Также более эффективным будет график поставок товаров на склады, составленный совместно специалистом отдела закупок и логистом предприятия. И таких примеров можно привести очень много.
В процессе совместного принятия решений последнее слово остаётся всегда за тем, за кем закреплена ответственность за конкретный процесс.
Но участие второй стороны добавляет объективности и позитивного восприятия друг друга.
Руководитель отдела закупок должен поддерживать в своих подчиненных стремление к объективности.
К сожалению, иногда сталкиваешься с тем, что отдел закупок на предприятии полностью обособлен, работает по каким-то своим правилам и «обижается» на другие подразделения при появлении любого критического замечания (то «денег много тратим», то «товара мало привозим»). Так быть не должно!
Руководитель отдела закупок должен управлять закупочной деятельностью в рамках предприятия, а не только в рамках отдела.

Культура постоянного совершенствования в отделе закупок

Данное выражение может показаться высокопарным и исключительно теоретическим. Но на практике это является отличным индикатором здоровья отдела закупок.
Если в отделе витают фразы «так было всегда!», «да зачем мне это надо?!», «кому это нужно?!», то развития нет.
Руководитель отдела закупок должен настроить деятельность своих сотрудников так, чтобы они в системе формировали объективные замечания, умели работать с негативной обратной связью, выдвигали предложения по усовершенствованию внутренних и внешних бизнес-процессов отдела. А также умели определять свои слабые места (я предпочитаю в таких случаях выражение «зоны роста») и предлагать решения.
Руководителю отдела закупок необходимо самому постоянно заниматься саморазвитием: обучаться, следить за тенденциями в сфере управления закупками и доводить в понятной форме эту информацию до сотрудников. Способы доведения информации могут быть:

• Банальные еженедельные планерки в отделе (от 15 минут до 1 часа)
• Мини-лекции с домашним заданием
• Подготовка интересных тестовых заданий

Еще руководитель отдела закупок должен в системе информировать своих сотрудников об изменениях на предприятии, о плановых и фактических показателях деятельности предприятия, обо всех решениях, касающихся отдела закупок, об имеющихся претензиях к отделу закупок и т.п.
Разумеется, речь идет об информации, предназначенной для сотрудников.
Эта информация может также предоставляться в виде почтовой рассылки.
Исходя из моего практического опыта, систематическое очное общение с сотрудниками своего отдела всегда эффективнее чем дистанционное. Поэтому я рекомендую прибегать к почтовым рассылкам исключительно в качестве завершающего аккорда. Т.е. на планерке рассказал, после планерки – по почте выслал протокол планерки.

Ответственность руководителя за управление деятельностью закупок

В заключении хочу сказать, что руководитель отдела закупок несет полную ответственность за управление закупочной деятельностью:

• за ее организацию
• за ее контроль
• за ее совершенствование
• а также, за внутренний рейтинг отдела закупок на предприятии.

Об этом я рассказываю на тренинге «Точные закупки» и «Переговоры в закупках».

Основы управления логистическими процессами в закупках подразумевают под собой поставленные на поток поступления материалов, товаров или сырья. При этом все они должны характеризоваться точным соблюдением временных графиков поставок (в рамках циклов), надлежащим качеством и приемлемыми ценами. Рассмотрим, какие механизмы закупочной логистики позволяют добиться лучшего результата, как можно оптимизировать уже существующие процессы в рамках отдельно взятой компании. 

Принципы организации закупочной деятельности

Логистика продаж и закупок выстраивается на следующих базовых принципах:

1. Централизация — с помощью новых технологий все выполняемые операции контролируются уполномоченными сотрудниками. 

2. Экономичность — постепенное сокращение финансовых и временных издержек для достижения целей организации.

3. Оперативность — корректировка планов в зависимости от изменений динамики спроса.

4. Ритмичность — выстраивание складских, производственных и торговых процессов в определённые временные промежутки.

5. Планомерность — товары поступают получателям в заранее определённые сроки. 

Этапы закупочной логистики

Закупочный процесс условно делится на 6 этапов, которые и отражают его сущность:

1. Выявление потребности. Все основные и сопутствующие процессы предприятия должны снабжаться ресурсами для выполнения различных задач и функций. Поэтому отдел снабжения уточняет у остальных подразделений компании, чего именно им сейчас не хватает для бесперебойной деятельности и получения качественного результата работы. 

2. Исследование рынка. Бизнес-процесс закупки материалов начинается с анализа перечня доступных поставщиков и существующих предложений.

3. Выбор контрагентов. Отдел снабжения оценивает репутацию и коммерческие предложения поставщиков, выясняет опыт сотрудничества с компанией у других клиентов, если это возможно. 

4. Закупка. Стороны согласовывают условия сделки, оформляют договор и реализуют цикл поставки сырья, материалов или товаров. 

5. Учет претензий и брака. Оценивается, насколько контрагент соблюдает сроки поставок, насколько качественный товар получила компания. Отдел снабжения проверяет, есть ли материалы, которые нужно заменить или вернуть, и каков процент брака. 

6. Распределение ресурсов. Часть сырья, материалов или товаров направляется на складское хранение, а другая часть передаётся сотрудникам по мере производственной необходимости. 

Управление закупочной логистикой

Чтобы добиться эффективности закупочной логистики, важно правильно определить, кто и как может её проводить. Подходы определяются в зависимости от масштабов бизнеса: 

Децентрализованный подход

Централизованный подход

Применяется в малом и среднем бизнесе. Её суть:   каждому подразделению компании выделяется определённый бюджет, который они могут потратить на закупку тех или иных товаров; подразделениям не нужно согласовывать закупки, они действуют свободно в рамках выделенных бюджетов.   Для малого и среднего бизнеса особенно важно экономить время на бюрократических моментах, чтобы как можно быстрее закрыть потребности тех или иных подразделений в материалах, сырье.

Применяется в крупном бизнесе, где функционирует отдел снабжения или уполномоченный менеджер, ответственный за поставки ресурсов предприятию. Необходим, когда:   увеличиваются объёмы поставок, которые нужно контролировать; приходится оформлять большое количество заявок поставщикам, и нет времени на исправление некорректных документов.

 

Вне зависимости от того, какой подход управления закупками применяется компанией, предприятия обязаны тщательно отбирать контрагентов для сотрудничества. Наибольшие риски возникают, если прибыль поставщика в последнее время начала снижаться без объективных причин, он часто выступает в роли ответчика в судах, у него есть риск оказаться банкротом. 

Чтобы избежать сотрудничества с неблагонадёжными компаниями, рекомендуем использовать сервис проверки контрагентов от СберКорус. Для отдела сбыта и снабжения сервис соберёт информацию о деловых связях поставщика, реальном опыте в сфере поставок конкретных материалов и поможет определить самых надёжных контрагентов. Сервис собирает информацию из разных источников, начиная с порталов госзакупок и заканчивая судами, ФНС.

Основные методы закупок

На практике компании, занимающиеся закупочной логистикой в России, применяют следующие методы в своей деятельности. 

Поставка одной партией

Компания заказывает крупную партию товара, которой будет достаточно, чтобы закрывать её производственные потребности долгое время. 

Достоинства метода:

• скидка на продукцию от поставщика, которого устраивает крупная оптовая закупка;

• простота оформления документов — как правило, достаточно заключения одного договора и акта приёма-передачи товаров; изредка требуются дополнительные бухгалтерские документы.

Недостатки метода:

• оборачиваемость закупленных ресурсов со временем может снизиться;

• заказчику нужно продумать, где и как он будет хранить приобретённые материалы.

Периодические закупки 

Самая часто применяемая система закупочной логистики в бизнесе. Компания рассчитывает сроки реализации товаров или длительность производственных процессов. Как только некий ресурс заканчивается, начинаются закупки. 

Плюсы метода: 

• не нужны большие расходы на содержание складских помещений, поскольку ресурсы закупаются по необходимости;

• эффективное распределение денежных средств заказчика.

Минусы метода:

• наличие риска некорректного планирования — заказали меньше, чем надо, что тормозит производственный процесс, или, напротив, заказали больше, чем надо, и нужно думать, где хранить остатки;

• перебои с наличием ассортимента конкретных товарных позиций.

Снабжение по котировочным ведомостям 

Этот метод закупочной логистики применяется предприятиями, которые покупают востребованные и недорогие товары. Котировки отражают следующую информацию:

• сколько складских запасов осталось у компании;

• какова потребность в том или ином ресурсе у организации;

• с какой номенклатурой товаров фирма работает в данный момент.

Котировки обновляются ежемесячно или еженедельно.

Закупка с немедленной сдачей

В каждой организации может возникнуть потребность в каком-то редком ресурсе, который, вдобавок, нельзя получить от поставщика по первому требованию. Закупка с немедленной сдачей всегда сопровождается ростом издержек бизнеса и ухудшением оборачиваемости.

Пополнение запасов по мере необходимости 

Предполагает отсутствие у предприятия плана поставок, не определены объёмы товаров и сроки их предоставления. Заказчик оплачивает поступления по факту, после принятия партии материалов. Метод является универсальным и так или иначе встречается у большинства фирм.

Способы организации закупки

Процессы закупочной логистики можно выстроить следующими способами:

Традиционный способ

Системный способ

Создаются запасы всех необходимых предприятию ресурсов. Высокие расходы на содержание персонала и складов.

Обеспечивается регулярная коммуникация между заказчиком и поставщиком. Предприятие оценивает собственные минимальные остатки ресурсов, чтобы определить, какие именно материалы нужно закупать.   Самые популярные форматы системных закупок:   LP (lean production) — предполагает оперативную реакцию на рыночные изменения, выстраивание гибких процессов в производстве и максимально возможное снижение издержек. MRP (material requirement planning) — закупаются те товары, на который в данный момент времени есть высокий спрос со стороны покупателей. JIT (just in time) — предполагает отсутствие у компании запасов ресурсов (или их минимальное наличие), но при этом оперативное проведение закупок для непрерывного производственного процесса в организации.

 

Выводы

Закупочная логистика отличается в зависимости от масштабов ведения бизнеса конкретной компанией. Перед бизнесом почти всегда стоит выбор между надёжностью, бесперебойностью и, как следствие, высокими расходами на закупки, и динамичностью, снижением издержек, но возможным временным простоем при отсутствии запасов ресурсов. Однако в обоих случаях уменьшить затраты и риски можно, проверяя благонадёжность поставщиков заранее.