Руководство по внедрению документооборота

ЭДО необязателен, но необходим для эффективной и продуктивной работы: он автоматизирует процесс обмена информацией и ускоряет передачу сведений внутри компании и между контрагентами. Рассказываем, как провести внедрение системы электронного документооборота в организации.

Что такое ЭДО, и как это работает

Для сферы трудовых отношений, что такое электронный документооборот и как он должен быть организован, определяет Трудовой кодекс (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). ЭДО — это обмен информацией и документами в электронном формате. Его вводят, чтобы ускорить передачу данных и избавиться от бумажных дубликатов. С ЭДО больше не надо знакомить работников и контрагентов с документами под роспись, передавать им бумажные оригиналы.

По сути, электронный документооборот на предприятии заключается в формировании документов в электронном виде и подписании их электронной подписью. Подписанные ЭП файлы передаются получателю в онлайн-формате.

Как внешний, так и внутренний документооборот организации — проход в СЭД (системе электронного документооборота). СЭД — это техническая система, в которой создают и отправляют электродокументы. Система обеспечивает управление доступов и передачу документальных файлов в локальных или внешних компьютерных сетях. Кроме того, СЭД позволяет контролировать входящие и исходящие потоки документов, собирать и хранить их в онлайн-архиве.

Состав СЭД:

• комплекс программ, который обеспечивает работу и доступ к системе;
• компьютерная сеть для обмена информацией внутри организации и с внешними контрагентами.

Чтобы установить СЭД, необходимо подготовить аппаратные средства для бесперебойной работы системы — серверы и сетевое оборудование. Кроме того, надо определиться с оператором и платформой. Платформа — то, на чем работает СЭД, а оператор — тот, кто передает и доставляет информацию, контролирует форматы и правильность подписей, ведет онлайн-архив компании.

Как внедрить ЭДО

Единых правил для перехода и работы с электросистемами на законодательном уровне не установлено. Фактически у каждой компании собственная практика внедрения ЭДО.

Предлагаем общую пошаговую инструкцию перехода на электронный документооборот в организации.

Шаг 1. Принять решение об ЭДО. Руководство компании определяет, для каких целей и направлений работы необходим цифровой формат.

Шаг 2. Провести оценку бумажного документооборота. Выявить основные сложности и ошибки ДО, определить основные маршруты информационных потоков, проанализировать порядок регистрации и обработки бумажной корреспонденции, механизм формирования и передачи в архив документальных дел. Основные нюансы надо учесть при переходе на ЭДО — для оптимизации процессов.

Шаг 3. Разработать регламент ЭДО. Указать, что оформление электронного документа должно быть по общим правилам делопроизводства, несмотря на цифровой формат. Установить маршруты и очередность обмена. Определить ответственных лиц и зону их ответственности, доступы к системе ЭД. Выпустить приказ о внедрении ЭДО.

Шаг 4. Изучить рынок СЭД. Определиться с программным обеспечением, платформой и оператором с учетом отраслевой и организационной специфики компании. ЭДО выражается в разных технических решениях:

1. Применение веб-версии. В этом случае переход на ЭД не затрагивает локальные системы предприятия. Все процессы проходят онлайн. Такой вариант подходит для компаний с небольшим трафиком. Заказчик платит только за отправленные файлы.
2. Интеграция в информационную систему заказчика. Функционал СЭД подключают к внутренней системе, с которой работает организация. Оплата — за выбранный пакет функций.

С оператором СЭД необходимо заключить договор.

Шаг 5. Обработать массив информации заказчика. Этим занимается оператор ЭД. Кроме того, необходимо оформить ЭП для всех ответственных лиц, задействованных в ЭДО.

Шаг 6. Создать цифровой архив. Надо оцифровать все бумажные документы, которым следует храниться в архиве организации и перевести их в онлайн-архив.

Шаг 7. Подготовить все рабочие системы к интеграции с ЭДО. В электронный формат обычно переводят бухгалтерский, финансово-экономический, кадровый учет, производственное направление. Необходимо позаботиться и об охране коммерческой тайны и персональных данных.

Шаг 8. Разработать пользовательские руководства для работы. Обучить сотрудников. Определить правила перехода на ЭДО для каждого ответственного лица с учетом должностных особенностей и ввести систему контроля за соблюдением локального регламента.

Шаг 9. Проинформировать контрагентов. Один их вариантов — направить партнерам уведомление по электронной почте о внедрении системы внешнего ЭДО. Контрагентов тоже надо подключить к используемой СЭД.

Какие документы переводят в цифровой формат

Компании оцифровывают практически все документы финансово-хозяйственной деятельности. Это и первичные документы, и бухгалтерские регистры, и кадровые бумаги, и делопроизводственные материалы. По закону нельзя оцифровать только вексель: он недействителен без бумажной формы (48-ФЗ от 11.03.1997).

Требования к ЭД

Каждая компания самостоятельно определяет, как работает электронный документооборот внутри организации, и устанавливает локальные требования, утверждает внутренние регламенты. На законодательном уровне установлены только требования к оформлению, передаче и хранению ЭД (149-ФЗ от 27.07.2006).

В ЭДО используют материальные (бумажные) документы, которые оцифровали, и документы, который изначально создали в электронном виде (77-ФЗ от 29.12.1994, 149-ФЗ от 27.07.2006). Для заверения материальных оцифрованных бумаг подойдет любая ЭП, а для электронных усиленная КЭП.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если ЭД подписали электронной подписью. Но если к регистрам применяют повышенные требования безопасности данных, то необходимо установить особые условия их хранения в электронном формате.

При подписании ЭД руководствуйтесь 63-ФЗ от 06.04.2011. А правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия с государственными органами и внебюджетными фондами установлены в постановлении правительства № 1264 от 24.07.2021. Обмен с налоговыми органами регулируется приказами ФНС:

• № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013 — общие правила ЭДО между налоговой службой и налогоплательщиками;
• № ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015 — для торговых операций;
• № ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018 — для счетов-фактур, документов об отгрузке, передаче имущественных прав.

Требования ко внутреннему ЭДО прописываются в локальных нормативах. А порядок внешнего обмена электронными документами компания определяет совместно с контрагентами.

Как исправлять ошибки в электронных документах

Порядок исправления ошибок и для бумажных, и для цифровых регистров практически одинаковый. К примеру, для бухгалтерских документов правила прописаны в 402-ФЗ от 06.12.2011 и ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (приказ Минфина № 62н от 16.04.2021).

Бумажную первичку (кроме кассовых и банковских документов) корректируют, только если обе стороны хозяйственной операции согласны с такими изменениями. Корректировку обязательно подписывают и ставят фактическую дату исправления (письмо Минфина № 07-02-06/9 от 25.01.2012).

А вот электронную первичку исправить легче. Для внесения коррективов аннулируют ошибочный документ и формируют новый. Есть и другие варианты: составить акт о выявленных расхождениях, сформировать дополнительные е-документы, корректирующие операцию и проч.

Как хранить электронные документы

Е-документы хранят в цифровом виде. Придерживайтесь сроков хранения, установленных приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 и отраслевыми ведомствами. Для некоторых е-документов действуют особые правила хранения.

Отдельные сроки хранения закреплены и для бухгалтерской первички, и для регистров налогового учета (ст. 29 402-ФЗ, ст. 23 НК РФ). Но в основном они совпадают с приказом № 236.

Необходимо обеспечить режим хранения и предусмотреть условия для его обеспечения. К примеру, в е-архиве создают два экземпляра по каждой единице — рабочий и основной. А ответственный специалист проводит технический контроль минимум раз в пять лет: он проверяет физическое состояние носителей и воспроизводимость электронных документов.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

• утеря документов;
• их излишнее дублирование;
• длительное время согласования;
• затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

• удобный механизм поиска;
• оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
• возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

• входной и выходной регистрационный контроль документов;
• перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
• обмен документами между структурными единицами компании;
• классификацию документов по группам;
• оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
• создание резервных и архивных копий;
• возможность управления правами доступа;
• решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

• создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
• контролировать исполнителей по срокам;
• протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

• закрепляются основные правила работы системы;
• определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
• утверждаются их шаблоны и форматы;
• описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
• детализируются правила доступа к документам;
• расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

• указывается дата начала работы системы;
• закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
• утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
• детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
• расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на ЭДО подготовили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Форму документа. Это бесплатно. 

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Образец положения об электронном документообороте составили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Образец.

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

• масштаб и структура организации;
• специфика ее деятельности;
• географическая разрозненность структурных подразделений;
• текучка кадров;
• иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

• закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите персональных данных…» от 01.11.2012 № 1119.

Для этого нужно обеспечить:

• безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
• сохранность носителей персональных данных;
• доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
• использование средств защиты информации;
• выполнение иных обязательных мероприятий.

2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными.

3. Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

1. Формируемые в электронном виде.
2. Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

Как перейти на электронный кадровый документооборот, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале.

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Электронные трудовые книжки уже действуют повсеместно.

Как с 2023 года заполнять форму ЕФС-1, мы писали здесь. 

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

• учитывается рабочее время;
• работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
• информируют о начале отпуска;
• оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

1. Координировать процесс согласования договоров

Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

Система юридического электронного документооборота должна позволять:

• формировать список лиц для согласования;
• контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
• решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

2. Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

• все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
• шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
• была реализована возможность внесения корректировок;
• все этапы работы с документом можно было проследить;
• отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

3. Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

• когда запрос получен исполнителем;
• сколько есть времени на его исполнение;
• дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.

ВАЖНО! С 01.01.2022 года вступил в силу новый стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Данный стандарт прописывает в том числе и порядок работы с электронными документами.

Итоги

Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект. Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте (положении, инструкции).

Само по себе внедрение системы документооборота в электронном формате в коммерческой компании или в государственном учреждении не может являться самоцелью. Даже отказ от использования бумаги и сокращение затрат, как денежных, так и по времени, на печать, отправку, получение и хранение документов – здесь не столь важны. На этот процесс следует смотреть шире, при этом разделяя области внедрения.

Внедрение СЭД – системы электронного документооборота внутри организации, позволит организовать полностью контролируемое пространство для взаимодействия между департаментами, территориально отдаленными представительствами и отдельно взятыми сотрудниками.

Внедрение ЭДО – внешнего юридически значимого электронного документооборота, широко используемая за счет регулирования государством система обмена электронными документами, осуществляемого через операторов ЭДО, которая позволяет передавать документы по телекоммуникационным каналам связи (с использованием средств криптографической защиты информации и специальных программ операторов) и получать обратную связь о статусе переданного документа.

Системы обмена электронными документами – это не только создание, отправка и получение документов, это сокращение затрат и выход на новый уровень бизнес-процессов и коммуникаций с контрагентами, а также четкий контроль всей совокупности процессов при работе с документами.

В этой статье мы рассмотрим ключевые шаги в постановке как внутреннего, так и внешнего документооборота организации, а также технологию безроумингового ЭДО. И начнем с СЭД, ведь именно работа этой системы сопровождает каждый бизнес-процесс на предприятии.

Зачем нужна система электронного документооборота на предприятии?

Целью внедрения электронного документооборота в учреждении является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления, коммуникации и работы. Именно поэтому для построения эффективной СЭД необходимо:

• провести аудит сложившегося документооборота;
• исследовать функции имеющихся инструментов обмена (почта, системы, записи о курьерах и почте у секретарей);
• провести интервьюирование участников обмена.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Анализ действующей системы работы с документами в компании

Внедрение СЭД требует участия аналитика и ИТ-специалиста, а его результаты должны быть представлены в виде схемы движения всех документов во всех подразделениях компании с указанием «узких мест», среди которых могут быть:

• утеря документов;
• дублирование документов и процедур;
• длительное время согласования;
• денежные траты на бумажный документооборот и т.д.

Анализ также позволяет понять, какой участок бизнес взаимодействий является наиболее критичным и требует наиболее быстрого внедрения электронного взаимодействия. Если процессы локализованы в рамках подразделения или узкоспециализированы (например, перевод на электронный документооборот участка кассовых документов в случае географически отдаленно расположенных точек продаж). В этом случае можно рассмотреть локальное внедрение обмена ЭД, которое в свою очередь может послужить пилотным проектом внедрения СЭД, требует меньше временных и финансовых затрат.

На основе анализа разрабатывается целевая схема, которая будет реализована технически. Она должна, как минимум, обеспечивать:

• удобный поиск;
• оперативный контроль всех этапов работы с документом;
• редактирование и согласование в соответствии с установленными ролями;
• а также требования, обусловленные спецификой бизнеса.

Нужно ли составлять положение об электронном документообороте?

После аудита сложившейся на предприятии «традиции» документооборота и формирования целевой модели, важно составить документ, в котором будет отображена полная схема работы новой системы, то есть, по сути, исчерпывающее техническое задание с указанием этапов и сроков внедрения.

Исходя из возможностей и функционала технических инструментов, на базе которых будет построена целевая СЭД, в положение прописывают регламенты обработки документов, инструкции для исполнителей, их ответственность и порядок организации взаимодействия, а также права, доступ и возможность одновременной работы. Также положение должно четко описывать точки управления и контроля в процессе, маршруты движения документов, очередность согласования и утверждения, а также порядок их исполнения.

Оформление приказа о введении СЭД

На базе ТЗ принимается план внедрения СЭД и утверждается методология, что должно быть зафиксировано в соответствующем приказе. Этот, на первый взгляд, формальный этап, во-первых может затянуться, если в компании разветвленная система согласования, а во-вторых, очерчивает границы проекта и прописывает роли, что в будущем избавит участников процесса от взаимных претензий, даже если к внедрению не привлекались специалисты сторонней организации.

Установленной формы приказа нет, но, ориентируясь на то, что документ должен содержать исчерпывающие указания, в него должны быть включены следующие важные моменты:

• когда и при каких условиях система будет запущена в промышленную эксплуатацию;
• методологическая документация – ТЗ, регламенты, инструкции, правила;
• назначение ответственных лиц по участкам – за внедрение технических средств, первоначальную обработку массива документов, обучение сотрудников
• какие поправки и дополнения должны быть внесены в корпоративные нормативные акты и должностные инструкции.

Официальный запуск системы в эксплуатацию

Запуск системы в промышленную эксплуатацию, как правило, предваряется тестовым периодом, который позволяет отработать все недочеты и доработать недостающий функционал.

Ввести СЭД в эксплуатацию имеет смысл только после «повсеместного» внедрения. Это основной принцип работы системы – либо доступ к ней открыт со всех автоматизированных рабочих точек, так или иначе связанных с движением документов, либо «образец», разработанный на предпроектном этапе, не сработает. При условии, что введение обмена ЭД, касается как внутренних, так и внешних коммуникаций, в среднем, исходя из опыта специалистов нашей компании, проект запуска системы может потребовать до полугода.

Теперь мы перейдем к процессу внедрения системы внешнего электронного документооборота.

Зачем нужна система ЭДО с контрагентами?

Если внедрение СЭД на предприятии чаще всего оптимизирует внутренние процессы и снижает издержки взаимодействия между участками и, как правило, является логичным следствием продуманного руководства, и, самое главное, регламентируется самим предприятием, то внедрение системы электронного взаимодействия с контрагентами вот уже более 20 лет проходят тяжелый путь.

И только регулирование со стороны государства, создание порядка аккредитации операторов электронного документооборота, большая просветительская работа в данном направлении постепенно дает свои плоды.

Устанавливая форматы и регламенты обмена документами между хозяйствующими субъектами, определяя порядок равнозначности электронного документа и бумажного оригинала и судебную защиту на основании такого документа государство подталкивает бизнес к электронному взаимодействию при совершении сделок. А сотрудничество с аккредитованным оператором, который берет на себя передачу и доставку документов, а также подтверждение всех сопутствующих действий, дает компании эффективный инструмент мгновенных бизнес-коммуникаций без потери юридической значимости взаимодействия.

Отправить оригинал первичного или корректировочного документа, а также возможность подписать или отклонить его, моментально информируя об этом своего контрагента, находясь при этом в любой точке мира с доступом в Интернет, – важнейшее преимущество ЭДО и квалифицированных сертификатов.

Централизованная структура документооборота, систематизированное хранение документов в электронном архиве оператора, возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, – все сделает саму структуру документооборота полностью контролируемой и прозрачной, а в совокупности с СЭД ускорит процессы регистрации и согласования.

Что важно, переходить на электронные документы выгодно при любом количестве документов. Статистика говорит о сокращении расходов на бумагу и услуги доставки в среднем в 10 раз, без учета экономии на архивном хранении, а интеграция с системами бухучета, которые применяют компании любого масштаба, принесет ряд дополнительных преимуществ.

Среди них – автоматизация большой части ручных операций, контроль наличия оригинала и исключение риска его потери, структурированное хранение документов (по закону первичные документы хранят не менее 4 лет), простота их поиска, особенно при при форс-мажорах, например, при запросе контролирующих органов на аудит – все это вряд ли заставит пожалеть об отказе от бумажного документооборота.

Внедрение электронного документооборота в организации по этапам

Конечно, как и организация любого нового процесса, электронный документооборот в компании, внедренный «с нуля», потребует на начальном этапе некоторых издержек. И траты на техническое сопровождение – электронную подпись, на оплату услуг операторов, возможно, на специализированное ПО, – будут самыми предсказуемыми из них.

Но поскольку «в цифре» может быть представлен любой документ, если закон прямо не говорит об обратном, а контролирующие органы, как уже упоминалось, все чаще «предпочитают» общение именно в электронной форме, следует смириться с недостатками периода внедрения, найдя возможность их нивелировать, и сосредоточиться на выгоде, которую принесет электронный документооборот в организации.

Основной задачей будет провести анализ партнеров на использование ЭДО и «договориться» с ними на обмен – обменяться приглашениями, а тем, кто еще не использует ЭДО, предложить вариант подключения.

Важно учесть то, к какому оператору ЭДО подключен или планирует подключиться ваш контрагент. Механизм установления автоматического роуминга между различными операторами не всегда реализован. Например, прямой роуминг налажен между операторами ЭДО, входящими в Хаб 1С: Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр. В случае обмена документами с контрагентами, использующими Контур.Диадок, придется налаживать роуминг вручную. Эта процедура может занимать в среднем 5-6 дней. Статус настройки роуминга надо отслеживать самостоятельно.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

С организационно-технической точки зрения внедрение ЭДО на небольшом предприятии состоит из формальных задач, которые сводятся к обеспечению юридической силы электронных документов:

• Получить действующий сертификат ЭП на уполномоченное лицо организации;
• Выбрать и заключить договор с аккредитованным в ФНС оператором;
• Отправить приглашения контрагентам, которые уже используют ЭДО;
• Наладить процесс подключения к ЭДО контрагентов, по которым нет информации о подключении к ЭДО (самостоятельно или силами оператора).

Для крупных предприятий, имеющих разветвленную структуру документооборота с большим количеством контрагентов для достижения максимального эффекта от перехода на ЭДО рекомендуется внедрение специализированных программных продуктов или кастомизированных интеграционных решений с привлечением сторонних организаций.

Этап №1. Выбор вида электронной подписи

Все электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Неформализованные документы свободны от жесткого регулирования со стороны государства (счета на оплату, письма, договоры, доверенности, техническая документация паспорта сделки и др.). Их принятие и распознавание возможно только с участием человека.

Для формализованных в отдельных законодательных актах четко описан и утвержден единый формат и регламент передачи. Это позволяет использовать программные средства всех участников обмена для распознавания и обработки в информационных системах, в том числе в программах для бухгалтерии и системе ФНС. Рекомендованный формат используют все операторы ЭДО при обмене.

Для юридически значимого взаимодействия через оператора необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, особенно это жестко закреплено для подписания электронных счетов-фактур, поэтому для обмена с контрагентами посредством операторов используют только самый защищенный вид подписи.

В иных случаях, по соглашению сторон законодательно допускается использование простой и неквалифицированной подписи:

• простая только подтверждает факт подписания документа;
• неквалифицированная позволяет определить подписанта и обнаружить исправления, сделанные после подписания документа.

Этап №2. Выбор удостоверяющего центра (УЦ) и оператора

Оператор – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для реализации форматов и регламентов обмена электронными документами, утвержденными законодательно. Защищенные сервера и каналы связи оператора обеспечивают безопасность при обмене открытой и конфиденциальной информацией в рамках электронного документооборота. Оператор своевременно вносит изменения в механизмы обмена и форматы документов в соответствии с корректировками требований регуляторов рынка (ФНС, ФСБ, Правительство).

Оператор уведомляет ФНС, что юрлицо присоединилось к обмену (важно при обмене счетами-фактурами), проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов, гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом, а также реализует функциональность обмена приглашениями между контрагентами.

Организовать систему обмена юридически значимыми документами, например, обмен теми же счетами-фактурами без участия оператора, невозможно, так как не будет соблюдаться регламент передачи документов, установленный законодательно. Помимо этого участие оператора поможет избежать многих рисков, связанных с переходом на ЭДО, и упростить ряд технических моментов. Все аккредитованные операторы перечислены на сайте ФНС.

При выборе операторов стоит исходить из собственных потребностей и ориентироваться на стоимость и перечень услуг, пакетные предложения, наличие техподдержки и колл-центра, популярность и линейку сервисов.

Удостоверяющий центр – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющий функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции сопровождения сертификатов.

При выборе УЦ важно обратить внимание на его правовой статус. Его аккредитация зависит от возможностей нести финансовую ответственность в случае убытков третьих лиц, доверившимся информации, указанной в сертификате ключа проверки ЭП, выданном этим УЦ, или данным реестра ключей, который ведет этот УЦ.

Этап №3. Подготовка документов и заключение договора с УЦ и оператором

Для покупки электронной подписи, как правило, необходимо заключить договор с УЦ, оплатить услугу, предоставить оригиналы заявительных документов и пройти процедуру идентификации владельца сертификата, предоставив документы удостоверяющие личность и подтверждающие полномочия, при личной встрече с представителями удостоверяющего центра. Поскольку усиленная квалифицированная подпись требуется представителям руководящего звена, посещение ими УЦ необходимо запланировать заранее.

Регистрируясь в системе ЭДО выбранного оператора, компания присоединяется к регламенту работы сервиса, что позволяет не заключать специальные соглашения с каждым контрагентом в дальнейшем и облегчает процесс внедрения ЭДО. Также организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена. Операторы могут дорабатывать свои системы по запросам пользователей, что также важно отразить в документах.