Одна из самых обширных и местами очень сложных тем для тех, кто только погружается в бухгалтерский учет.
Немного теории
Сегодня мы рассматриваем тему, в которой постоянно встречаются термины «затраты и расходы», «группировка по затратам и расходам», «классификация». Как понять, где что? Я, когда заглядывал в книги по бухучету, каждый раз ловил себя на мысли, что задаю себе вопрос: «В примерах — это затраты или расходы? Какой термин правильно применить?». Вроде автор употребляет затраты и в следующем предложении уже использует термина расходы. Путаница, да и только.
Давайте мы сейчас еще раз повторим смысл этих терминов, чтобы потом однозначно воспринимать, что мы имеем ввиду, когда говорим их. Хорошо?
Затраты — это обмен денежных ресурсов на что-то другое, что предприятие может хранить и использовать. Например, предприятие купило товары, материалы. Потратило деньги, но не потеряла их, поскольку «деньги превратились в другие ресурсы».
Передача материалов в производство или на хоз.нужды происходит так:
- высчитывается стоимость этих материалов, к примеру, средняя стоимость.
- за счет проводки материалы уменьшаются на 10 счете в высчитанной сумме и количестве
- и эта сумма приходит на счета затрат (20, 23, 25, 26, 44)
- до конца месяца такие накопленные суммы можно смело сказать, что они затраты
Но когда идет процесс закрытия месяца, и эти затраты начинают участвовать в подсчете финансового результата — вот тогда они превращаются в понятия расходы.
Т.е. это затраты, принятые к учету финансового результата для подсчета прибыли, с которой затем берется «Налог на прибыль»
Не все желаемые затраты предприятия можно отнести к расходам. Т.е. не все затраты могут попадать в формулу финансового результата для подсчета прибыли. Разрешение на те или иные виды затрат оговорены в налоговом кодексе (НК РФ).
Давайте рассмотрим затратные счета бухгалтерского учета в следующих видах деятельности:
Оказание услуг
Здесь используются в основном два счета затрат — это 26 и 91.2.
Причем 26 счет в течении месяца накапливает затраты, которые затем уйдут на 90 счет, но уже как расходы. Когда 26 счет закрывается(переносится) на 90 счет — называется методом директ-костинг.
А 91.2. счет — это сразу уже расходы, поскольку он сам уже является формулой финансового результата. Из предыдущих статей мы уже знаем, что на 91.2 счет попадают такие основные расходы предприятия, как услуги банка за обслуживание расчетного счета, проценты по кредиту.
На 26 счет при услугах попадают все остальные затраты: зарплата сотрудников, аренда помещений, канцелярия, услуги Интернет, связь, налоги с заработной платы, амортизация основных средств. Т.е. в основном все, что относится к текущей деятельности. Давайте посмотрим на 26 счет, посмотрим на его характеристики.
Торговля
Бухгалтерский счет 91.2 счета, иногда и 26, также присутствуют в торговле. Все же, основным бухгалтерским счетом затрат в торговле является 44 счет «Расходы на продажу». Посмотрите на его характеристики.
План счетов из программы 1С Бухгалтерия 7.7
План счетов из программы 1С Бухгалтерия 8
Мы видим, что счет аналитический: имеются субсчета и субконто. Счет полностью активный, поэтому накопление затрат пойдет по дебету, а списание по кредиту счета.
Как работает 44 счет
Для начала запомним, что на 44 относятся те затраты, что приходятся на процесс торговли. Если же фирма занимается только торговлей, то в учете у нее будет 44 и 91.2 счета затрат. Самые распространенные статьи расходов торговых фирм — это заработная плата продавцов и налоги с нее, аренда, коммунальные платежи и все другое, что связано с местом торговли. Починили электропроводку в магазине (оказали нам услугу) — тоже пойдет на 44 счет. Если есть выделенный бухгалтер, ответственный за работу торговой точки, то вся его заработная плата и налоги с нее пойдут на 44 счет.
Если фирма, помимо торговли, еще оказывает услуги, или имеется производство, тогда заработная плата главного бухгалтера, руководителя, шофера руководителя, аренда и электроэнергия в главном офисе и т.д. — все это пойдет на 26 счет. Уловили смысл?
Особые виды затрат. В торгующих организациях есть особые виды затрат: транспортные и коммерческие расходы на продажу. Что же в них интересного? Давайте разберемся.
Транспортные расходы
Покупая товар, каждая фирма была бы рада, если бы поставщик по той же самой цене, что продал нам товар, еще и доставил бы нам в склад. Но этого не происходит. Всегда есть дополнительные затраты у нашей фирмы на доставку товара до своего склада. И чем дальше поставщик, тем накладные расходы (транспортные) все больше.
В итоге, мы имеем привезенный товар по цене покупки и некоторую стоимость за доставку (стоимость транспортных расходов). Теперь у нас стоит дилемма: как оформить эти транспортные расходы? Нам разрешается два способа:
Первый способ. Взять сумму транспортных, высчитать пропорцию и раскидать сумму доставки на каждый купленный товар. Все это оформить проводкой на 41 счет. В этом случае, цена купленного товара на складе фирмы и в отчетах будет максимально точная.
И когда этот товар будет продаваться, то в формулу финансового результата уйдет максимально точная покупная стоимость. Та часть товара, что останется не проданной, будет хранить в себе и часть транспортных, согласны? Иными словами, лишние транспортные затраты не попадут в формулу финансового результата.
Второй способ. Купленный товар на 41 счет, а транспортные расходы на 44 счет. Тогда в момент «закрытия месяца» 44 закроется весь на 90 счет. Получится, что транспортные попали в формулу, а товар не продался весь или вообще не продавался. Иными словами мы необоснованно увеличили расходы, а это нельзя.
В таком случае, транспортные расходы на 44 счете будут на 90 уходить только в той части, в которой были проданы товары, т.е. пропорционально проданным товарам. В итоге, имеющиеся у нашего предприятия транспортные расходы, при закрытии 44 счета уйдут не все на 90,согласны? Останутся суммы транспортных расходов, т.е. 44 счет закроется не весь — будет с остатком.
Коммерческие расходы
К ним относятся затраты, способствующие продвижению и продаже товаров. Самые распространенные — это упаковка, реклама, маркетинговые действия.
Производство
Как вы заметили, мы идем по нарастающей. Производство объединяет в себе и 26 счет, и 44 счет и 91.2 счет. К тому же имеет и свои основные счета учета — 20, 23, 25, 26, 28.
91.2 и 44 счета работают одинаково, как и у предыдущих видов деятельности. А вот 20-ые счета работают особым образом. Давайте сейчас расскажу очень кратко.
Основные бухгалтерские счета в производстве: 20, 25, 26
Про 26 счет мы можем сказать, что он собирает расходы всего предприятия типа управление, администрация. Т.е. все расходы, которые нельзя отнести ни к торговле (44 счет), ни к производству (20, 23, 25, 28). Иными словами, 26 счет — это учет административных расходов на весь бизнес.
20 счет — это счет учета самого производства продукции, но… 23 и 25 это ведь тоже счета, участвующие в производстве продукции. В чем разница? А в том, что 20 счет сначала собирает на себя только те затраты, что можно напрямую отнести к конкретному виду продукции.
25 счет собирает те затраты, которые нельзя точно отнести к конкретной производимой продукции, можно только к цеху. Без примера здесь не обойтись.
Возьмем один цех, один станок, один вид продукции, неважно сколько сотрудников. Пусть работают по очереди, посменно, как хотят. Что такое производство продукции (упростим) — это себестоимость сырья, зарплата сотрудников, налоги с заработной платы, электроэнергия для станка, амортизация станка, амортизация или аренда цеха. При нашем условии все понесенные затраты сразу попадают на этот один конкретный вид продукции.
Усложним производство, приближая его к реальному. Цех все еще один, станок один, продукции два вида, сотрудников 4. Два человека производят продукцию, один сторож, один — поддерживает чистоту в помещении.
Ну и как теперь можно точно определить Затраты электроэнергии, амортизации станка, амортизации (аренды) здания, зарплаты сторожа и технического персонала, налоги с заработной платы НА конкретный вид производимой продукции? А если этот сторож сторожит два цеха? А технический персонал убирает только этот цех и производственную территорию?
Получается, что часть затрат уже не так-то просто сразу отнести на 20 счет на конкретный вид продукции, согласны? Вот для этого служит 25 счет.
Бухучет затрат на производство
Учетом затрат конкретного предприятия на выпуск товара, предоставление услуг или производство работ считают отражение издержек, компоновку их по элементам.
Затраты компонуются по экономическому содержанию по следующим элементам:
- материальные затраты;
- расходы на зарплату;
- начисления во внебюджетные фонды;
- амортизация;
- прочие расходы.
К прочим расходам относятся в том числе:
- расходы на зарплату управленцев;
- эксплуатация машин и площадей;
- командировочные расходы работников;
- расходы на связь, аудиторские, информуслуги, услуги на охрану;
- представительские расходы;
- расходы на продажу;
- налоги.
Расходы, понесенные предприятием в связи с выпуском товара, предоставлением услуги или производством работы, отражаются в учете и включаются в себестоимость товара, услуг или работ того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени их оплаты.
Выделяют следующие виды затрат:
1. По отношению к себестоимости:
- Прямые — издержки, непосредственно связанные с изготовлением конкретного товара.
- Косвенные — издержки по зарплате администрации, общепроизводственные и общехозяйственные. Издержки данного вида связаны с производством нескольких видов товаров и должны быть распределены между позициями товаров пропорционально определенному показателю.
2. По отношению к технологическому процессу:
- основные;
- накладные.
3. По отношению к производственному объему:
- условные постоянные;
- условные переменные.
4. Согласно экономическому элементу:
- элементные расходы;
- комплексные.
Какие затраты формируют полную себестоимость готовой продукции? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Изучите материал и расчетный пример, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Методы учета затрат:
- позаказный — используется на мелкосерийных производствах, в качестве объекта учета выбирается конкретный заказ;
- попередельный — используется на крупносерийных производствах, учет расходов производят поэтапно по производственным стадиям;
- котловой — используется на предприятиях, выпускающих один вид продукции, учет производится из расходов, совершенных предприятием в целом за отчетный период;
- нормативный — используется на предприятиях с большой номенклатурой выпускаемых товаров, учет ведется с использованием нормативов с обязательным выявлением и учетом причин отклонений от них для дальнейшего анализа и предупреждения этих причин при работе.
Детально ознакомиться с информацией касательно каждого метода учета затрат вы сможете в статье «Понятие себестоимости в бухгалтерском учете (нюансы)».
Счета затрат в бухгалтерском учете
Для сбора издержек на выпуск товара, предоставление услуг или производство работ используют раздел III «Затраты на производство» плана счетов.
Группировка затрат внутри этого раздела производится чаще всего с использованием следующих калькуляционных и собирательно-распределительных счетов: 20, 23, 25, 26, 28.
Счет 20 «Основное производство» служит для подытоживания сведений о расходах на производство товаров, услуг или работ, которые, в свою очередь, были целью учреждения фирмы.
На этом счете регистрируют и прямые расходы, определенные технологическим процессом производства и включаемые в себестоимость, и косвенные расходы, связанные с управлением и обслуживанием производства.
Аналитический учет на данном счете ведут по конкретным видам товаров, работ, услуг.
Косвенные затраты, касающиеся нескольких видов товаров, распределяются пропорционально утвержденному показателю. Расходы списываются на себестоимость по нормативной (плановой) либо по производственной фактической себестоимости.
Рассмотреть пример учета на указанном счете вы можете в статье «Счет 20 в бухгалтерском учете (нюансы)».
На счете 23 «Вспомогательные производства» компонуются издержки производств, являющихся подсобными по отношению к основному (сервис ОС, обеспечение теплом, электроэнергией и пр.).
Аналитический учет на данном счете ведут по видам производств. Списываются расходы на счет 20 либо на себестоимость конкретного товара как прямые расходы либо распределяются между отдельными видами товара соразмерно выбранному показателю.
Об особенностях подсобных производств вы можете узнать в материале «Проводки Дт 20 и Кт 23, 10 (нюансы)»
На счете 25 «Общепроизводственные расходы» группируются издержки по обслуживанию основных и вспомогательных производств предприятия. Среди издержек, которые учитываются на данном счете, могут быть такие, как платежи за страхование производственных машин, затраты на сервисный ремонт этих машин, расходы на эксплуатационное обслуживание, затраты на аренду производственных площадей и оборудования и прочие аналогичные.
Аналитический учет на счете ведут по отдельным подразделениям предприятия и статьям расходов. На тех предприятиях, где осуществляется выпуск однородных товаров, расходы, не распределяя, списывают в дебет счета 20. На предприятиях, выпускающих разные товары, расходы подлежат распределению между видами выпущенных товаров и оставшихся в незавершенном производстве, а также включаются в себестоимость брака и расходы по исправлению брака. Списываются расходы в дебет счетов 20, 23, 29. Сальдо счет 25 на конец отчетного периода не имеет.
На счете 26 «Общехозяйственные расходы» группируются издержки, которые не связаны непосредственно с производственными процессами и относятся к нуждам управления. Например, зарплата управленцев, бухгалтерии, амортизация по имуществу, которое использует в своей деятельности администрация, арендные платежи по помещениям для администрации и пр.
Аналитический учет ведется по статьям смет, месту возникновения затрат. Списание собранных за месяц расходов производится в зависимости от выбранного способа формирования себестоимости продукции. При выборе бухгалтером способа учета по полной производственной себестоимости расходы списываются бухгалтерскими записями Дт 20 Кт 26, Дт 23 Кт 26, Дт 20 Кт 26. Если выбран способ учета продукции по сокращенной себестоимости, содержимое со счета 26 списывается непосредственно на счет 90-2.
Полезно будет ознакомиться с основными составляющими общехозяйственных расходов, рассмотреть пример их учета и списания в статье «Счет 26 в бухгалтерском учете (нюансы)».
Что входит в состав постоянных затрат и как они относятся на себестоимость готовой продукции, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Методические рекомендации по бухгалтерскому учету затрат
Поскольку бухучет затрат в разных отраслях производства характеризуется своими особенностями из-за условий и специфики той или иной отрасли, отраслевыми министерствами разработаны отраслевые методические рекомендации по бухгалтерскому учету затрат. Эти рекомендации детализируют и уточняют положения федеральных и отраслевых нормативных актов по бухучету применительно к производству продукции той или иной отрасли.
В рекомендациях по учету затрат в определенной производственной отрасли хозяйствующий субъект найдет классификацию способов и приемов учета затрат, формы первичных документов по их учету, схемы распределения затрат, номенклатуру статей затрат и принципы калькулирования себестоимости различных видов продукции.
Методические рекомендации по учету затрат разработаны, например, для сельскохозяйственных организаций, организаций растениеводства, предприятий, занимающихся разведением и выращиванием рыбы, молочным и мясным скотоводством.
Бухгалтерский учет затрат на предприятии
Выбранные предприятием методы компоновки затрат на производство должны быть обоснованы, обязательно определяться нормативными документами, отраслевыми инструкциями и методическими рекомендациями и быть закреплены бухгалтером в учетной политике предприятия.
Обязательному отражению в учетной политике также подлежат способы распределения издержек между конкретными позициями товаров, оказанных услуг или произведенных работ.
Бухучет издержек бухгалтером предприятия должен производиться в строгом соответствии с нормативными документами, быть своевременным, полным и достоверным.
Итоги
Одной из наиболее значимых задач бухгалтерского учета является учет затрат на производство, т. к. информация об издержках производства нужна непосредственно директору предприятия для формирования финансовой политики предприятия, направленной на увеличение прибыльности и снижение издержек. Поэтому так важно бухгалтеру определить подходящие для своего предприятия методы компоновки затрат на производство и способы их распределения между продуктами.
Добавить в «Нужное»
Учет затрат на производство
О том, что такое затраты на производство, а также о составе таких затрат мы рассказывали в нашей отдельной консультации. В этом материале остановимся на учете затрат на производство.
Учет затрат основного производства
Одним из основных синтетических счетов, предназначенных для учета затрат на производство, является счет 20 «Основное производство» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). На этом счете обобщается информация о затратах на производство продукции (работ, услуг), которые являлись целью создания данной организации.
По дебету счета 20 отражаются прямые расходы, непосредственно связанные с выпуском продукции (выполнением работ, оказанием услуг), расходы вспомогательных производств, косвенные расходы по управлению и обслуживанию основного производства, а также потери от брака:
| Операция | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
| Списаны материалы на основное производство | 20 | 10 «Материалы» |
| Начислена заработная плата работникам основного производство | 20 | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» |
| Начислены страховые взносы на заработную плату работников основного производства | 20 | 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
| Списаны расходы вспомогательных производств | 20 | 23 «Вспомогательные производства» |
| Списаны общепроизводственные и общехозяйственные расходы на затраты основного производства | 20 | 25 «Общепроизводственные расходы» 26 «Общехозяйственные расходы» |
| Списаны потери от брака | 20 | 28 «Брак в производстве» |
Путем аккумулирования на счете 20 расходов всех структурных подразделений, участвующих в формировании себестоимости продукции, обеспечивается сводный учет затрат на производство.
С кредита счета 20 списываются суммы фактической себестоимости завершенной производством продукции, выполненных работ и услуг в дебет следующих счетов:
- 43 «Готовая продукция»;
- 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)»;
- 90 «Продажи» и др.
Остаток по счету 20 на конец месяца отражает стоимость незавершенного производства.
Аналитический учет по счету 20 ведется по видам затрат и видам выпускаемой продукции.
Учет затрат обслуживающих производств и хозяйств
Для обобщения информации о затратах, связанных с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг обслуживающими производствами и хозяйствами организации, применяется счет 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».
На этом счете отражаются затраты состоящих на балансе организации обслуживающих производств и хозяйств, деятельность которых не связана с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг:
- жилищно-коммунального хозяйства (эксплуатация жилых домов, общежитий, прачечных, бань и т.п.);
- пошивочных и других мастерских бытового обслуживания;
- столовых и буфетов;
- детских дошкольных учреждений (садов, яслей);
- домов отдыха, санаториев и других учреждений оздоровительного и культурно-просветительного назначения.
Аналитический учет на счете 29 ведется по каждому обслуживающему производству и хозяйству и по отдельным статьям затрат этих производств и хозяйств.
Затраты вспомогательных производств собираются по дебету счета 29 в зависимости от их характера (материалы, зарплата, страховые взносы и т.д.) и списываются с кредита счета 29 в размере фактической себестоимости завершенной производством продукции, выполненных работ и оказанных услуг в дебет следующих счетов:
- учета материальных ценностей и готовых изделий, выпущенных обслуживающими производствами и хозяйствами (счета 10, 43 «Готовая продукция» и др.);
- учета затрат подразделений — потребителей работ и услуг, выполненных обслуживающими производствами и хозяйствами (счета 25, 26 и др.);
- 90 «Продажи» (при продаже сторонним организациям и лицам работ и услуг, выполненных обслуживающими производствами и хозяйствами) и др.
Остаток по счету 29 на конец месяца показывает стоимость незавершенного производства.
Калькулирование себестоимости продукции
Порядок бухгалтерского учета затрат на производство и калькулирования себестоимости каждой организацией определяется самостоятельно исходя из особенностей ее технологического процесса, структуры производства, местонахождения организации и прочих факторов с учетом действующих отраслевых инструкций и Учетной политики организации.
Так, к примеру, утверждены следующие отраслевые указания по учету затрат и калькулированию продукции:
- Методические рекомендации по учету затрат на производство и калькулированию себестоимости масложировой продукции (Приказ Минсельхоза от 14.12.2004 № 537);
- Методические положения по планированию, учету затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) и калькулированию себестоимости продукции (работ и услуг) на предприятиях химического комплекса (Приказ Минпромнауки от 04.01.2003 № 2);
- Методические рекомендации по бухгалтерскому учету затрат на производство и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) в сельскохозяйственных организациях (Приказ Минсельхоза от 06.06.2003 № 792);
- Инструкция по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции на предприятиях, объединениях рыбной отрасли (Письмо Минрыбхоза СССР от 07.09.1988 № 11-05/501).
Основной задачей учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции является формирование информационно-аналитической базы управления производственной деятельностью организации. Это значит, что обеспечиваются и учет, и контроль затрат на производство, а это, в свою очередь, способствует оптимизации величины и структуры издержек и повышению рентабельности производства.
Дополнительные расходы, которые должны быть отнесены на себестоимость ТМЦ на складе в 1С:ERP, следует отражать документом Приобретение услуг и прочих активов.
Меню: Финансовый результат и контроллинг — Приобретение услуг и прочих активов.
Этот документ имеет механизмы автоматического распределения суммы дополнительных расходов на документы Приобретение товаров и услуг.
Настройки 1C:ERP мы осуществляем в рамках услуги Аренда 1С:ERP или осуществляем отдельно поддержку 1С:ERP с привлечением квалифицированных консультантов 1С:ERP.
Он отражает дополнительные расходы, распределенные на документы поступления ТМЦ, в регистре Партии прочих расходов. И, соответственно, в отчетах по себестоимости и валовой прибыли эти расходы попадают в колонку Дополнительные расходы.
Для отражения дополнительных расходов создаем новый документ и в табличной части указываем полученную от поставщика услугу:
Рисунок 1 — Приобретение услуг и прочих активов
Далее в строке нужно указать статью расходов:
Рисунок 2 — Распределение на документ поступления
Статью расходов для допрасходов на приобретение ТМЦ настраиваем следующим образом:
Рисунок 3 — Настройка статьи расходов на приобретение ТМЦ
- Тип расходов указываем «На приобретение товаров».
- Распределяем на себестоимость товаров. Можно распределять и по-разному в разных учетах.
- Указываем базу распределения, в нашем случае — по количеству номенклатуры.
- И в качестве аналитики для учета расходов выбираем «Приобретение товаров и услуг».
- Все, закладку «Основное» мы заполнили.
На закладке «Регламентированный учет» нужно указать счет бухгалтерского учета. Для товаров это будет 41ДР.
Рисунок 4 — Настройка счета бухгалтерского учета
Сохраняем статью и выбираем ее в документ.
Теперь нам нужно распределить расходы на документы Приобретение товаров и услуг. Если этот расход относится только к одному документу приобретения ТМЦ, то этот документ можно выбрать непосредственно в колонке Аналитика.
Если необходимо распределить на несколько документов, тогда нажимаем на командной панели кнопку «Распределить на документы поступления».
Открывается окно подбора документов Приобретение товаров и услуг.
Рисунок 5 — Распределение расходов на себестоимость товаров и работ
По кнопке «Добавить» добавляем в табличную часть нужные документы. По умолчанию 1С указывает базу распределения, как в статье расходов. Но здесь можно это изменить вручную. Если в конкретном случае база должна быть другой.
Нажимаем кнопку распределить, и система заполняет колонку «Распределено»:
Рисунок 6 — Заполнение распределения
Эти цифры также можно изменить вручную. Когда все распределили нажимаем кнопку «Перенести в документ».
Система автоматически разобьет строку документа на столько строк, сколько аналитик- документов приобретения у нас выбрано и заполнит суммы и аналитику в строках.
Рисунок 7 — Аналитика распределения
Руководителю нет нужды разбираться в хитросплетениях дебета и кредита. На то есть бухгалтер. Однако многих недопонимай можно избежать, если знать про учет чуть больше. Например, почему какие-то траты нельзя включить в себестоимость? Или зачем эта дотошность со своевременной сдачей авансовых отчетов по командировке? В статье рассказываем об особенностях учета затрат, которые важны управленцам.
Учет затрат: два ключевых момента
В этом блоке ответим на вопросы:
- что формирует затраты предприятия? Разберемся, из чего складывается себестоимость и чего в ней никогда не будет;
- из-за каких трат бухгалтерская и налоговая прибыли не равны? Поймем, почему придется платить налог на прибыль с материальной помощи сотрудникам или со сверхнормативных представительских трат.
Что формирует затраты предприятия
Классификаций затрат очень много. Мы писали про них в статье «Расчет себестоимости». Однако для общего понимания достаточно знать про одну – по элементам. В соответствии с нею выделяется пять групп. Это траты, формирующие себестоимость. На схеме показали, что к ним относится.
Рисунок 1. Учет затрат по элементам: классификация
Важно также понимать, чего нет на схеме. На ней нет трат, которые минуют себестоимость и сразу попадают в прочие расходы. Вот некоторые из них:
- материальная помощь работникам;
- любые социальные траты компании, например, на благотворительность;
- проценты по взятым кредитам и займам;
- остаточная стоимость выбывших основных средств и нематериальных активов;
- списанная безнадежная задолженность покупателей;
- штрафы за нарушение договорных условий.
Какая разница между попаданием чего-то в затраты или в прочие расходы? Во влиянии на прибыль. Например, чтобы зарплата рабочих и амортизация станков уменьшили финансовый результат текущего периода, произведенный продукт нужно продать. В результате сформируется доход (выручка). Связанные с его получением затраты попадут в расход. Так появится результат деятельности:
- прибыль, если доходы превысят расходы;
- убыток, когда окажется наоборот.
Получается, сотрудники организации могут «пахать» в три смены, но если нет продаж, то нет ни доходов, ни расходов. Есть только затраты. Они являются частью имущества и «сидят» в активе баланса как стоимость готового продукта. Уходят оттуда только в момент реализации.
Пример 1
ООО «Гамма» производит кухонные столы одного вида. В марте изготовили 50 штук. Себестоимость каждого вышла 10 тыс. руб. Продали 30 столов по 15 тыс. руб. за единицу.
Итоги марта:
| Показатель | Себестоимость единицы, руб. | Продажная цена за единицу, руб. | Объем производства, шт. | Объем продаж, шт. | Результат, руб. |
| Доход | ‒ | 15 000 | ‒ | 30 | 450 000 |
| Общие затраты месяца | 10 000 | ‒ | 50 | ‒ | 500 000 |
| Затраты, которые перешли в расходы (соответствуют количеству проданных столов) | 10 000 | ‒ | ‒ | 30 | 300 000 |
| Затраты, которые осели в активе как стоимость продукции на складе (соответствуют количеству непроданных столов) | 10 000 × (50 – 30) | 200 000 | |||
| Финансовый результат (прибыль) | 450 000 – 300 000 | 150 000 |
Если же речь, допустим, про проценты по банковским кредитам, то привязки к доходам нет. Даже когда компания ничего не продала, прочий расход в виде уплаченных процентов все равно появится. Это уменьшит прибыль или увеличит убыток.
Бухгалтер не вправе самовольно решать, что относить к затратам, а что к прочим расходам. За него уже все продумали в регламенте от Минфина. Это Положение по бухгалтерскому учету 10/99 «Расходы организации».
Однако он может отчасти влиять на финансовый результат, выбирая разные варианты учета. Затрагивали данный вопрос в статье «Управленческая учетная политика организации: как составить на примерах». Например, амортизация по основным средствам начисляется разными способами. Это влияет на затраты каждого месяца. Значит, на величину расходов и финансового результата.
Правда, и тут есть нормативные ограничения. Пока метод начисления амортизации по уже эксплуатирующимся основным средствам запрещен. Правила обновятся с 2022 г. Тогда вступит в силу Федеральный стандарт бухучета 6/2020 и появится право на изменение метода начисления в период использования объектов.
Подытог 1: включать зарплату в себестоимость, а материальную помощь в прочие расходы – это не прихоть бухгалтера. Таковы Минфиновские стандарты.
Легально влиять на затраты можно через выбор альтернативных способов начисления амортизации, оценки материалов при списании, оценки незавершенного производства, отнесения управленческих трат на расходы периода и т.п. Однако подобные бухгалтерские приемы их не уменьшат, а просто перераспределят между периодами.
Из-за каких трат бухгалтерская и налоговая прибыли не равны. Кроме бухгалтерского учета есть еще налоговый. Его правила определяются главой 25 Налогового кодекса. Различий между двумя учетами хватает. Вот два основных в отношении трат компании.
Первое. Часть затрат, которые в бухучете включаются в себестоимость, для целей налогообложения не признаются. Или, говоря обывательским языком, являются пустым местом. Их полный перечень приводится в статье 270 НК РФ. Вот некоторые:
- стоимость безвозмездно переданного имущества;
- материальная помощь сотрудникам;
- любые выплаты руководству и работникам, не предусмотренные трудовыми договорами;
- оплата путевок на лечение или отдых не в РФ, абонементов в спортивные клубы и секции;
- вознаграждения членам совета директоров.
Заметьте: в бухучете все названное окажется в прочих расходах. Последний пункт может попасть и в себестоимость, если члены совета директоров решают вопросы управления компанией. Значит, бухгалтерская прибыль уменьшится на величину подобных трат. А налоговый результат нет. Раз по НК РФ это не расходы, то с них придется платить налог на прибыль.
Пример 2
Компания по итогам месяца получила такие результаты в млн руб.:
| Выручка | 100,5 |
| Себестоимость продаж | 60 |
| Управленческие и коммерческие расходы | 20 |
| Прочие расходы, в т.ч. | 10,5 |
| ‒ материальная помощь сотрудникам | 0,5 |
| ‒ остаточная стоимость основного средства, переданного в порядке благотворительности | 1 |
Смотрите, как отличаются результаты в двух видах учета:
| Бухгалтерский | Налоговый |
| Прибыль до налогообложения: 10 | Налоговая база по налогу на прибыль: 11,5 |
| 100,5 – 60 – 20 – 10,5 | 100,5 – 60 – 20 – (10,5 – 0,5 – 1) |
Второе. Для некоторых затрат предусмотрено налоговое нормирование. То есть величина, которая не выше предельно допустимой нормы, станет расходом для целей налогообложения. Все, что сверх, опять окажется пустым местом. Причем в бухучете траты отразятся в полной сумме.
Вот несколько примеров:
- на рекламу;
- представительские;
- компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.
Если по ним появится превышение законодательно установленного норматива, то бухгалтерская прибыль окажется меньше рассчитанной для налогообложения. Это плохо, ведь с бóльшей налоговой базы – больше налог.
Кроме того, есть множество нюансов, которые приводятся в письмах от Минфина и ФНС. Например, про то, что включается в представительские расходы. Если это стоимость буфетного обслуживания потенциальных партнеров, то она примется в уменьшение налоговой базы. А если оплата посещения сауны, то нет.
Пример 3
Менеджер компании использует в служебных целях личный автомобиль с объемом двигателя 1500 куб. см. Руководитель в приказе установил ежемесячную компенсацию для сотрудника в размере 4000 руб.
В бухучете компенсация в полной сумме включается в управленческие траты. В налоговом учете – только 1200 руб. Так написано в Постановлении Правительства РФ № 92 от 08.02.2002 г. Сумма, превышающая норматив (2800 руб.), не является расходом для целей налогообложения. С нее компания заплатит налог на прибыль.
Подытог 2: налоговая система создана для пополнения государственной казны. Поэтому она не позволит включать в затраты вообще все, что захочется. Не во власти бухгалтера менять эти правила.
Первичный учет затрат: почему бухгалтеру так нужны все эти «бумажки»?
Иногда бухгалтерия ассоциируется не только с начисленной зарплатой, но и с кучей чеков из магазинов, авиа- или железнодорожных билетов, счетов от гостиниц и т.п. Причем документы настоятельно требуют сдавать вовремя да еще и по нужной форме. Зачем такое буквоедство?
Причина не в занудстве бухгалтеров. Она лежит в нормативной плоскости. В статье 9 Закона «О бухгалтерском учете» говорится: любой факт хозяйственной жизни должен подтверждаться первичным учетным документом (ПУД). Если его нет, то операцию отразить нельзя. Даже когда нет сомнений в ее совершении.
Например, завхоз купил лампочки. Их вставили в светильники и они теперь горят. Значит, момент покупки бесспорен. Но если нет чека от магазина, приложенного к авансовому отчету завхоза, то бухгалтеру никак не принять лампочки к учету. Выходит, не списать их в затраты, а в последующем не включить в расходы.
Обижаться на бухгалтера за то, что он требует своевременную сдачу документов, причем не абы каких, а по нужной форме – сродни тому, как сердиться на начальника производства из-за его серьезного подхода к соблюдению техпроцесса.
С ПУД начинается весь учет. Налоговый, к слову, тоже. Значит, те самые «бумажки» ‒ это неотъемлемая часть информационной системы предприятия. Когда нужна ее эффективная работа, то нет смысла игнорировать просьбы бухгалтеров о своевременном документальном подтверждении операций. Это не их блажь. Это прямой интерес, в том числе и руководителя, если ему важны реальные цифры затрат, а не половинчатые из-за того, что кто-то так и не сдал авансовый отчет, не принес накладную или потерял чек.
Показали на схеме, как идут учетные информационные потоки. Заметьте: первичные документы – в самом начале. Если хотя бы одного не будет, значит, цифры об активах, затратах, расходах, прибыли окажутся искаженными.
Рисунок 2. Бухгалтерский и налоговый учет затрат: документопотоки
А еще, кроме искаженных цифр в отчетности, можно заполучить санкции от налоговиков. Почему? Потому что отсутствие ПУД и составляемых на их основе учетных регистров – это грубое нарушение правил учета и отчетности. Про такое написано в статьях 120 Налогового кодекса и 15.11 Кодекса об административных правонарушениях.
Вот какие санкции предусматриваются.
Рисунок 3. Отражение затрат: что будет, если нет документов
Не думайте, что штрафы и дисквалификация касаются только главбуха. По статье 120 НК РФ обычно наказывают организацию. Статья 15.11 КоАП РФ иногда применяется к директору. Так будет, если он не организовал учет должным образом. В соответствии со статьей 7 Закона «О бухучете» именно руководитель отвечает за организацию учетного процесса и хранение документов.
Подытог 3: документы для бухгалтера – все равно что исходный материал для рабочего. Это не ему надо. Это интерес самой организации. Качественный документооборот – признак эффективного управления. А еще залог достоверных сведений в учете и отчетности, в том числе по затратам.
Оперативный анализ затрат: как провести по данным из «1С»
В анонсе к статье написали: руководителю не требуется знать про дебет-кредит и бухгалтерские счета. Но что если:
- организация невелика;
- бухгалтер всего один да и тот всегда занят текущими рабочими вопросами;
- нанимать финансового аналитика нет возможности;
- понять ситуацию с затратами очень важно?
Попробуйте провести анализ сами. Для этого понадобится несколько документов из «1С» и общее представление о том, как обобщается информация в бухучете.
Давайте перейдем к двум конкретным задачам и посмотрим, как их можно решить.
Задача 1:
- определить, сколько в текущем месяце было производственных, административных и сбытовых затрат;
- из каких элементов они сложились;
- провести экспресс-диагностику ситуации.
Вот этапы решения.
Этап 1.1. Попросите бухгалтера распечатать «Анализ счета» из «1С». Это название учетного регистра, обобщающего информацию о хозяйственных операциях. Распечатка нужна за месяц, квартал, полугодие или другой период, который вы собрались анализировать. Документов должно быть четыре. По одному для каждого счета:
- 20;
- 25;
- 26;
- 44.
В итоге увидите что-то сродни такому:
| Анализ счета за март 2021 г. | |||
| Выводимые данные: БУ (данные бухгалтерского учета) | |||
| Счет | Кор. Счет | Дебет | Кредит |
| 20 | Начальное сальдо | 10 543,06 | |
| 02 | 726,33 | ||
| 10 | 189 227,01 | ||
| 25 | 143 235,57 | ||
| 43 | 436 315,47 | ||
| 60 | 23 749,22 | ||
| 69 | 25 406,31 | ||
| 70 | 84 126,87 | ||
| Оборот | 466 471,31 | 436 315,47 | |
| Конечное сальдо | 40 698,90 |
Этап 1.2. Чтобы узнать совокупные траты периода, посмотрите в строку «Оборот» для колонки «Дебет». В показанном примере 466 471,31 руб. – это производственные затраты. Иногда в них примешиваются управленческие. Это легко увидеть из второго столбца. Если там есть счет 26, тогда они «сидят» внутри.
В итоге вы получите такие цифры:
- оборот по дебету 20. Все затраты, кроме связанных со сбытом. Если нужны чисто производственные, тогда найдите строку со счетом 26 и исключите ее сумму из итоговой величины. Строки с 26-м может не быть, если организация списывает управленческие траты на расходы периода. Это тонкости бухгалтерской методологии;
- оборот по дебету 25. Тоже затраты на изготовление продукта, только их отдельная часть. Их особенность: они связаны с производством в целом, а не с конкретным продуктом. Например, сюда попадает амортизация оборудования и зарплата цеховых мастеров;
- ·оборот по дебету 26. Содержит информацию о тратах на управление компанией. Тут будет зарплата директората с отчислениями, расход офисных материалов, амортизация административных основных средств и т.п.;
- оборот по дебету 44. Здесь ищите данные о стоимости процессов сбыта: зарплата продавцов, маркетологов, услуги рекламщиков, амортизация зданий магазинов, торговых витрин, упаковочные материалы и т.п.
Этап 1.3. Чтобы понять структуру затрат, посмотрите в расшифровку дебетового оборота по номерам счетов. Руководствуйтесь такой подсказкой:
Рисунок 4. Структура затрат
Вот структура затрат из приведенного выше «Анализа счета». В ней мы исключили из рассмотрения оборот по счету 25, т.к. это сложносоставной элемент. Внутри него есть та же зарплата с отчислениями, материалы, амортизация. Чтобы их увидеть, смотрите в документ по 25-му.
Рисунок 5. Структура затрат
Такую группировку можно сделать по каждому виду трат компании:
- производственным;
- управленческим;
- сбытовым.
Если нужны общие цифры, тогда сложите обороты из колонки «Дебет» по одинаковым счетам. К примеру, сумма по 70-му из четырех документов «Анализ счета» покажет общую величину зарплаты, начисленной всем работникам за период.
Этап 1.4. Что еще «вытянуть» из этих цифр? Предлагаем посчитать:
- темпы роста в разрезе видов затрат;
- удельные веса для элементов.
Хотя для каждой компании все индивидуально, но вот некоторые правила, на которые стоит ориентироваться:
- темп роста управленческих затрат не должен превышать производственные. Иначе выходит, что компания расширяет траты на «начальство» в большей мере, чем на производство продукта. Это нерационально и чревато будущими убытками;
- если производство материалоемкое, то наибольшая доля в затратах принадлежит материалам. Если нет, тогда обычно на первом месте по удельному весу находится зарплата с отчислениями;
- прочие траты компании (те, что идут со счета 76) обычно самые незначительные. Если это не так, то запросите «Карточку счета 76» из 1С, чтобы увидеть их состав по отдельным хозяйственным операциям. Возможно, там есть нечто, на чем можно сэкономить или от чего отказаться.
Задача 2: найти точку безубыточности для конкретного продукта.
Ее расчет сопровождается массой условностей. Вот две из них:
- организация продала все, что произвела, поэтому затраты равны расходам;
- цена реализации в течение периода не изменялась.
Даже если у вас не так, то все равно имеет смысл рассчитать значение «мертвой» точки. Так узнаете, сколько продукта нужно производить/продавать, чтобы конкретно по нему закрыть расходы доходами и выйти в ноль.
Вот алгоритм расчета по бухгалтерским данным.
Этап 2.1. Потребуется «Анализ счета» из «1С», но с другими характеристиками:
- счета для двух документов – 20 и 43;
- период формирования – месяц;
- аналитический разрез (именуется субконто) – номенклатурные группы в целом или конкретная номенклатурная позиция.
Документ будет таким:
| Анализ счета за март 2021 г. | |||
| Выводимые данные: БУ (данные бухгалтерского учета) | |||
| Счет | Кор. Счет | Дебет | Кредит |
| Номенклатурные группы | |||
| 20 | Начальное сальдо | 10 543,06 | |
| Стол обеденный «Вишня» | Начальное сальдо | 2 347,97 | |
| 02 | 103,76 | ||
| 10 | 27 032,43 | ||
| 25 | 20 462,22 | ||
| 43 | 67 870,29 | ||
| 60 | 3 392,75 | ||
| 69 | 3 629,47 | ||
| 70 | 12 018,12 | ||
| Оборот | 66 638,76 | 67 870,29 | |
| Конечное сальдо | 1 116,44 | ||
| Стол обеденный «Клен» | Начальное сальдо | … | … |
| … | … | … |
Этап 2.2. Выделим по нему переменные и постоянные траты на продукт. Будем полагать, что:
- переменные (напрямую зависящие от объема производства) – это те, которые приводятся по строкам счетов 02, 05, 10, 70, 69;
- постоянные (не связанные с количеством изготовленного продукта) – указываются в строках 25 и 26. Напомним, что 26-го может не быть.
В нашем примере получаем следующее:
| Переменные | 46 176,53 |
| 103,76 + 27 032,43 + 3 392,75 + 3 629,47 + 12 018,12 | |
| Постоянные | 20 462,22 |
| ‒ |
Дополнительно рассчитаем переменные затраты на единицу продукта. Для этого из «Анализа счета» по 43-му возьмите информацию о количестве произведенных изделий по данной номенклатурной позиции. Пусть в нашем примере она равняется 3 штуки. Тогда получаем:
| Переменные на единицу | 15 392,18 |
| 46 176,53 ÷ 3 |
Этап 2.3. Узнаем продажную цену. Если она менялась в течение месяца, тогда посчитайте ее как отношение выручки от продажи конкретного продукта к количеству реализации.
Пусть в примере цена равняется 29,5 тыс. руб.
Этап 2.4. Считаем точку безубыточности в натуральном выражении по формуле:
КТБ = (ПостЗ) ÷ (Ц – ПерЗед),
где КТБ – количество продукта в точке безубыточности;
ПостЗ – постоянные затраты на продукт;
Ц – цена единицы;
ПерЗед – переменные затраты на единицу.
Получаем так:
| КТБ | ≈1,45 |
| 20 462,22 ÷ (29 500,00 – 15 392,18) |
Компания уже продает 3 единицы продукта. Значит, он точно прибылен для нее. Если бы реализация была меньше рассчитанной величины, например, один стол, то была бы дилемма:
- стимулировать сбыт, чтобы объем продаж превысил «мертвую» точку;
- отказаться от номенклатурной позиции, т.к. на данный момент она приносит убытки.
Руководитель должен быть хорошим менеджером, а не выдающимся знатоком бухгалтерских проводок. Однако в учете затрат есть моменты, которые пригодятся и ему. Например, чтобы понимать структуру себестоимости продукта и видеть пути для ее оптимизации. А еще чтобы разобраться, почему с некоторых трат компания платит налог на прибыль, и предусмотрительно их избегать.