Руководство по учету договоров

В программе 1 С согласование договоров, а также так или иначе связанные с ними документы составляют существенную часть объема всей документации в любой компании. Поскольку в 90% случаев деятельность компаний связана с взаимодействием с контрагентами, приходится в обязательном порядке заключать договоры купли-продажи, аренды, лизинга и др. Автоматизация учета договоров и специальная программа учета договоров позволяют намного упростить ведение документооборота, используя согласование договора в 1С. Так например, используя автоматизацию учета договоров на основе программы на платформе 1С, можно обеспечить автоматическое заполнение множества реквизитов, согласование сумм и сроков платежей, а также другие важные моменты, которые являются обязательной составляющей договора. Это не только ускоряет процесс исполнения обязательств по каждому заключаемому договору, но и позволяет избежать ошибок, которые возникают вследствие человеческого фактора.

Автоматизация договорной работы и любая программа учета договоров, которая будет использоваться в ходе деятельности предприятия, обязательно должна учитывать важность занесения в базу полной информации о контрагентах компании, когда осуществляется автоматизация учета договоров. Это сроки действия договоров, суммы, возможно в 1С согласование номера договоров и прочая информация, которая может пригодиться в дальнейшей работе. Также в 1С согласование и автоматизация договорной деятельности и каждая программа согласования договоров должна фиксировать создание дублей по разным критериям с возможностью их удаления или корректировки – этим отличается программа для учета договоров на базе 1С, когда проводится в 1С Документооборот согласование договоров. При этом дубли должны фиксироваться и устраняться в автоматическом режиме, чтобы избежать необходимости проводить ручную «чистку» базы данных с затратой колоссального количества рабочего времени. Наличие дублей в информационной базе данных предприятия существенно замедляет работу с договорными моментами, поскольку необходимо будет сверять корректность каждой версии договора с ее дублем. Использование согласования договоров в 1С позволит избежать дубляжа при формировании договоров и их реализации, и тем самым, оперативнее работать по договорным вопросам. В программе 1С согласование договоров будет происходить максимально автоматизированно, предоставляя конечным пользователям программы готовые данные о состоянии каждого договора на предприятии.

Перечислим наиболее распространенные документы, связанные с договорами, которые должна включать программа согласования договоров (осуществляя в 1С учет договоров):

• 1С учет договоров 8 должна содержать коммерческие предложения
• программа для работы с договорами 1С должна включать дополнительные соглашения
• также автоматизация согласования договоров должна включать приложения к договорам (включая, например, календарные планы и спецификации) и др. В 1С документооборот договорная работа должна быть комплексной.

В 1С учет договоров включает в себя значительное число различных этапов, в каждом из которых участвуют те или иные сотрудники организации. Договорную работу часто называют основой бизнес-деятельности каждого предприятия, независимо от направления этой деятельности. Программа учета договоров и программа согласования договоров (где происходит управление договорами 1С) помогает автоматизировать ее, сделать обработку документов более эффективной. Реализованное в 1С согласование договоров (программа для работы с договорами 1С) и автоматизация работы с ними влияют на рентабельность компании и устойчивость ее позиции на рынке.

Автоматизация согласования договоров, учет договоров и программа для работы с договорами 1С позволяет упростить работу с ними на каждом этапе:

• подготовка проекта нового договора и дальнейшее управление договорами 1С;
• в 1С учет договоров осуществляет создание регистрационной карточки договора с номером;
• программа для работы с договорами ведет автоматизацию согласования договоров;
• в 1С учет договоров возможно их согласование;
• также программа для работы с договорами осуществляет передачу контрагенту на подпись, чтобы ускорить согласование договора в 1С;
• в 1С учет договоров осуществляет контроль сопроводительной документации, позволяя ускорить согласование договора в 1С;
• планирование исполнения договора;
• в 1С учет договоров производит осуществление контроля и при необходимости продление срока действия;
• в 1С учет договоров фиксирует также их расторжение;
• также осуществляя учет договоров, программа позволит упростить другие этапы работы с договором.

На каждом из этих этапов может выполняться управленческий учет договоров для 1С Бухгалтерии и использоваться программа для согласования договоров и автоматизации связанных бизнес-процессов.

Управленческая отчетность 1 С – это широкие функциональные возможности. Автоматизация учета договоров значительно облегчает осуществление многих операций с помощью выполнения их в автоматическом режиме. Так, при ведении учета договоров в программе «1С: Документооборот 8» предусматривается возможность автозаполнения шаблона. Автоматизируя составление и учет договоров, программа позволяет автоматически заполнять следующие карточки договора:

• номер;
• дата заключения;
• контрагент;
• время действия;
• размер суммы и пр.

Особенно важно, что программа учета договоров поддерживает заполнение файлов OpenOffice и Word. Также, осуществляя в 1С учет договоров, при заполнении одного из шаблонов договоров можно вводить как основные, так и дополнительные реквизиты, в том числе предмет договора и условия осуществляемых по нему платежей и данные, содержащие дополнительные реквизиты организаций и контрагентов (в первую очередь, это, как правило, номер банковского счета). При заполнении полей программа для работы с договорами позволяет на них указать, например, реквизит договора.

 

Автоматизация учета договоров предполагает, что регистрационные карточки договоров находятся во встроенном справочнике программы «Внутренние документы». Для определенного вида внутренней документации создается флажок «Является договором». Когда данный флажок установлен, документ начинает автоматически считаться договором. Программа для учета договоров на базе 1С начинает учитывать его. У всех договоров внутри программы для учета договоров 1С есть специальная карточка с особыми реквизитами.

Реквизиты карточки договора

Программа для учета договоров на базе 1С подразумевает, что в карточке договора ведется учет по корреспондентам, где фиксируются сам корреспондент, с которым заключается договор, его контактное лицо и данные того, кто подписал документ от корреспондента. Внесение этих данных особенно важно, когда происходит учет договоров, потому что они могут понадобиться для поиска определенного договора, формирования отчетов, переписки, сохранения контактной информации и в дальнейшем для заполнения создаваемых шаблонов, чтобы учет договоров был всесторонним.

Также карточка должны содержать срок действия заключенного соглашения, включая его начало и окончание, признак бессрочного договора или порядок его продления. Это нужно для контроля над длительностью соблюдения соглашений и своевременного их продолжения, подобный учет договоров программа 1С полностью реализует.

В карточке договора должны быть обязательно зафиксированы сумма и валюта договора. Данная информация особенно важна при:

• поиске документов,
• формировании сводных отчетов,
• проведении настройки маршрута согласования на основании суммы,
• контроле присутствия сопроводительной документации.

При ведении учета договоров «1С» можно загрузить в программу из Общероссийского классификатора валют, а курсы — с сайта РБК. Автоматизация управления договорами также позволяет настроить определенный вид валюты по умолчанию. В 1С учет договоров 8 по сумме также можно применять и к другим документам — счетам, счетам-фактурам, накладным, актам приема-передачи и др.

Согласование договоров

Является, пожалуй, наиболее ответственным и трудоемким процессом. Управление договорами в 1С позволяет использовать расширенные возможности согласования:

• смешанное (последовательно-параллельное);
• условное;
• автоподстановка;
• с учетом графиков работы;
• с использованием составных бизнес-процессов.

Смешанное согласование подразумевает, что оно может выполняться параллельно сразу несколькими исполнителями, либо несколько участников выполняют его последовательно, затем снова – параллельно и т.д.

Автоматизация согласования договоров позволяет выполнять его условно: маршрут согласования договора определяется какими-либо условиями, например, суммой, контрагентом и т.п. Для этого реализованное в 1С согласование договоров выполняется со специальной настройкой, которая определяет в дальнейшем весь маршрут  и процесс согласования договоров в 1С.

В режиме автоподстановки можно в шаблоне бизнес-процесса указать название специальной функции, которая должна возвращать ссылку на пользователя или роль. Во время формирования бизнес-процесса из шаблона автоматически вычисляется значение автоподстановки и подставляется в процесс. Программа учета договоров уже содержит преднастроенные автоподстановки. При согласовании с учетом графиков работы учитывается время работы исполнителей. Возможность предусмотрена в версии КОРП.

Согласование договоров в 1С с использованием составных бизнес-процессов создается процесс «Обработка внутреннего документа», в котором реализуется общая схема формирования и исполнения документа. Автоматизация согласования договоров позволяет создавать составные бизнес-процессы. Это позволяет провести не только согласование, но и утверждение, и регистрацию, и рассмотрение, и, наконец, исполнение внутреннего документа. В последующем программа для согласования договоров позволяет использовать сформированный бизнес-процесс можно будет использовать в качестве образца для формирования собственных бизнес-процессов компании. Автоматизация согласования договоров с использованием этой функции доступа в версии КОРП.

Передача на подпись контрагенту

При выполнении данного процесса предусмотрена возможность контроля возврата переданного экземпляра. Это означает, что после передачи договора на подпись контрагенту нужно контролировать срок возврата экземпляра компании. С этой целью можно воспользоваться встроенным механизмом журнала передачи, отражающим факт передачи документа.

Также в журнале предусмотрена функция фиксирования передачи корреспонденту — контактному лицу корреспондента, предусматривающая указание контактного лица в графе «Кому передан».

В журнале можно указать срок возврата – время, на которое передается договор, для чего нужно заполнить соответствующий реквизит.

Отчет «Журнал передачи» содержит перечень документов, находящихся у корреспондентов. В нем же можно ознакомиться со списком невозвращенных в срок документов, в 1С автоматизация договоров предусматривает данную возможность.

В программе также предусмотрено автоматическое отражение передачи корреспонденту: при отправке внешнего документа, созданного на основании внутреннего исходящего документа, факт передачи отображается в журнале (программа для работы с договорами фиксирует каждый документ).

Контроль сопроводительной документации

Договор может иметь множество связанных с ним документов, в том числе:

• приложения
• дополнительные соглашения
• протоколы переговоров и разногласий
• подрядные договоры
• накладные
• акты
• переписку и др.

При ведении в «1С» учета договоров предприятия можно увидеть структуру связей по каждому отдельному договору, проследить всю историю переписки по нему, получить список всех дополнительных соглашений, актов и т.п. Система предусматривает множество возможностей осуществления контроля сопроводительной документации.

Планирование выполнения договора

С целью исполнения договора и периодически возникающих обязательств, в частности, ежемесячных выплат или отгрузок, можно применять механизм периодических бизнес-процессов. При необходимости каждый месяц производить оплату по договору, например, 10-го числа, ответственный за данный договор должен сформулировать для бухгалтера первое поручение «Выполнить оплату по договору» и указать расписание. Функция содержится в версии КОРП.

Учет срока действия договора

В карточке каждого документа содержатся реквизиты, необходимые для указания срока его действия. В программе «1С» есть функция, позволяющая получать списки договоров, у которых скоро закончится срок действия. В отчете могут быть показаны договоры, действие которых подходит к концу на этой или на следующей неделе, в этом или в следующем месяце.

Продление срока действия

Также карточка договора может содержать порядок продления договора, содержащийся в специальном реквизите Продление, могущего иметь следующие значения: «Не продлевается», «Допускает продление», «Автоматическое продление» (на год, квартал, месяц, бессрочно).

Осуществление контроля

При использовании системы для ведения учета договоров предприятия можно составлять различные виды отчетов, помогающих их контролировать и анализировать. Среди них:

• Список заключенных договоров
• Договоры, у которых истекает срок действия
• Расторгнутые договоры
• Сопроводительные документы
• Динамика изменения сумм договоров
• Динамика числа договоров

Расторжение договора

Для удобного учета договоров предприятия, которые были расторгнуты, можно воспользоваться реквизитом Расторгнут в карточке договора, который содержит программа для согласования договоров. Дополнительно в 1С согласование договоров можно также указать, с помощью какого именно документа договор не исполнен или прерван: по дополнительному соглашению, решению суда и др.

 

Автоматизация учета договоров и автоматизация согласования договоров позволяет использовать функцию составления отчета по расторгнутым договорам, в котором будут отражены дата и номер каждого прерванного договора, его контрагент, время расторжения, использованные документы и т.п., что ускорит процесс согласования договоров в 1С.

Другие процессы

К числу остальных процессов договорной работы, которые включает программа для работы с договорами (либо система согласования договоров в 1С), можно отнести управление договорами 1С и поиск документов по атрибутам через 1С Договоры. В версии КОРП автоматизация управления договорами предполагает возможность потокового сканирования документов и штрихкодирования документов с поиском по штрих-коду договора, чтобы упростить при помощи 1С согласование документации.

Воспользуйтесь бесплатной квалифицированной консультацией от специалистов компании ИТАН, чтобы детальнее разобраться в теме «Учет договоров в 1С» и подобрать оптимальный программный продукт на платформе 1С для вашего бизнеса. Наших специалистов отличает глобальный опыт работы с предприятиями разного типа, а также возможность подобрать программу под любой бюджет и любые потребности. Оставьте вашу заявку на консультацию прямо на странице – она проводится в режиме онлайн и не занимает много времени. При заполнении заявки понадобится минимум ваших данных – ФИО, телефон, электронная, почта, также можно указать тему обращения и конкретные вопросы, которые хотелось бы задать специалистам компании ИТАН, по теме учета договоров в 1С. Оказанная консультация и выполненное после нее внедрение учета договоров в 1С – эффективное решение для вашего бизнеса!

Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – организация договорной работы. Данный процесс подразумевает согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих документов, а также реализацию поиска и просмотра истории всех действий. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота «1С:Документооборот КОРП 3.0». Как – узнаете из очередной нашей статьи.

Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними коммерческие предложения, дополнительные соглашения, приложения (спецификации, календарные планы) и пр. Обращаться с ними стоит предельно внимательно – любая ошибка (даже при составлении) несет риск возникновения неблагоприятных для компании последствий в ходе их исполнения. Именно поэтому крайне важно правильно выстроить работу с договорной документацией. Это – основа ведения бизнеса.

Нужно понимать, что договорная работа состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники предприятия. Она непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации. Правильнее всего автоматизировать весь жизненный цикл договоров – и лучше всего сделать это в программе «1С:Документооборот» [1].

Рассмотрим основные моменты, на которые надо обратить внимание при ее внедрении.

Подготовка договора. Шаблон документа

Для начала надо определиться с требованиями к договорам и сделать классификацию их видов. В большинстве случаев такие документы можно объединить в следующие группы:

• доходные договоры (по ним клиенты платят организации);
• затратные договоры (по ним организация платит поставщикам);
• дополнительные соглашения к договорам;
• соглашения о расторжении;
• сопроводительные документы к договорам;

В настройках вида документа должен быть обязательно проставлен параметр Является договором. Только тогда «1С:Документооборот» будет считать данный документ договором (рис. 1).

При установке флажка Является договором принудительно будут активированы следующие программные настройки (см. рис. 1):

• вести учет по организациям – опция позволяет выбрать вашу организацию (в карточке договора организацию нужно выбирать на табличной части Стороны);
• вести учет сторон – опция позволяет выбрать контрагента, с которым заключается договор (при этом можно указать несколько контрагентов);
• вариант подписания – устанавливается состояние Мы и контрагент(ы);
• учитывать недействующие документы – опция позволяет расторгнуть договор (в регистрационной карточке появляются флажок Расторгнут и ссылка на документ, который делает его недействующим);
• учитывать срок действия – опция добавляет реквизиты: С, По, Бессрочный и Вариант продления в карточку договора;
• учитывать сумму документа – опция включает в карточке поля Сумма, Валюта и В т.ч. НДС.

При работе с договором полезно включить настройки Обязателен файл скан-копии оригинала и Обязательно указание ответственного (см. рис. 1).

Типовой и нетиповой шаблоны договора

Часто в организации есть типовые шаблоны договора. Такие формы – палочка-выручка для тех, кто постоянно составляет документы. Главное – сделать так, чтобы сотрудники не имели возможности вносить исправления в них, а реквизиты договора заполнялись автоматически.

В этом случае нужно создать типовой шаблон документа. В нашем примере – договора (рис. 2).

Является договором: в чем особенность настройки?
Выбор параметра Является договором важен не только для того, чтобы программа могла считывать документ как договор. Когда вы устанавливаете его, автоматически активизируете соответствующие признаки (Использовать подписание должностным лицом, Вести учет по организациям, Вести учет сторон, Учитывать срок действия и пр.), без которых невозможна полноценная работа с файлом. Это дает вам массу возможностей! Например, вы сможете: хранить все сведения, которые касаются заключенного договора; инициировать регулярные процессы по расписанию, которые связаны с создаваемым документом; формировать отчеты по имеющимся договорам; указывать любые документы, которые имеют отношение к договору.

В настройках шаблона документа необходимо выбрать те команды, которые запретят редактировать и удалять создаваемый файл (рис. 3).

В исключительных случаях (когда контрагент настаивает на своей форме договора) имеет смысл создать нетиповой шаблон документа, в котором разрешить редактировать и удалять файлы. Права на использование такого образца можно дать, например, юристам (рис. 4).

Шаблоны документов: в чем их особенность
Любой пользователь подтвердит, что создавать документы на основе шаблонов очень удобно. Какие их возможности реализованы в программе «1С:Документооборот»? Например, такие: создание нескольких шаблонов по одному виду документов; настройка файловых каталогов с указанием одного из шаблонов документов; сканирование файлов.

Автозаполнение шаблона файла договора

Как правило, при составлении доходных договоров часто используют бланки, которые полезно сделать автозаполняемыми. Это позволит вам сэкономить время при создании нового документа.

Программа «1С:Документооборот» предлагает пользователю применить механизм автозаполнения шаблонов файлов (рис. 5).

При подготовке проекта договора нужно ввести соответствующие данные в поля из регистрационной карточки:

• номер;
• штрихкод;
• дата заключения договора;
• контрагент;
• срок действия;
• сумма и др.

При автозаполнении полей в файле договора нужно обратить внимание на следующие моменты:

• некоторые значения легко взять из реквизитов карточки документа (например, сумма и валюта, рис. 6);

• некоторые значения надо вычислять (склонять в нужном падеже или брать из других документов). Их можно получить с помощью скриптов. Это что-то наподобие макросов. Скрипты – выражения на встроенном языке 1С, которые по определенному алгоритму позволяют найти требуемое значение для автозаполнения файла. Ниже приведены те, которые можно использовать для договоров (рис. 7).

Обратите внимание!
Для того чтобы иметь возможность автоматически заполнять договор скриптами, нужно уметь программировать на языке 1С. Однако в большинстве случаев такие макросы уже написаны для предыдущих проектов внедрения и собраны в специальной библиотеке (https://www.doc-lvv.ru/biblioteka-skriptov-1c-dokumentooborot).

Карточка договора. Учет сторон в нем

Карточка договора похожа на карточку обычного документа. Но! В ней есть дополнительные функции, которые нужны только для договоров (рис. 8).

Если стандартных реквизитов недостаточно, в системе существует возможность гибко настроить дополнительные реквизиты и даже расположить их в любом месте карточки документа рядом с основным.

Срок действия договора. Варианты продления срока

Срок действия – важный реквизит при работе с договорами и дополнительными соглашениями. Например, по этому реквизиту можно быстро найти документы с истекающим сроком действия и сэкономить время на мониторинге важных для компании сроков.

Срок действия документа можно изменить в карточке договора, в поле Срок действия → Реквизиты (рис. 9).

Во вкладке Изменение срока действия можно изменить срок действия документа и настроить способ его продления:
Действует: с… по: – дата начала и окончания действия документа;
Бессрочный – документ действует до специального указания о прекращении срока действия;
Продление: – порядок (способ) продления срока действия документа;
Изменил: – лицо, которое обновляло дату действия договора;
Комментарий: – причина изменения срока действия;
История – гиперссылка, по которой открывается история изменения срока действия документа;
Срок действия изменен документом: – документ, на основании которого изменен срок действия.

Существуют следующие варианты продления срока: Допускает продление, Автоматически на месяц, Автоматически на квартал, Автоматически на полугодие, Автоматически на год, Автоматически на неопределенный срок (рис. 10).

Последняя опция актуальна в тех случаях, когда предполагается длительное сотрудничество между компаниями, которое они не планируют заканчивать в обозримом будущем.

К слову, срок действия вы можете изменить вручную. В программе «1С:Документооборот» будет храниться вся история, касающаяся этих данных и изменений в них.

Маршрут согласования и подписания договора

Система «1С:Документооборот КОРП 3.0» позволяет не только вести учет карточек договоров, но и организовать процессы их согласования, подписания, исполнения. Для этого предусмотрена настройка обработки документа. С ее помощью можно определить любой маршрут движения договора. Например: согласование → подписание со стороны вашей организации → подписание со стороны контрагента → регистрация → сканирование и передача на учет (оперативное хранение) (рис. 11).

Маршрут согласования и подписания договора может зависеть от некоторых условий:

• Договоры с суммой свыше 1 000 000 рублей согласовывает руководитель организации, с меньшей суммой – заместитель руководителя.
• Договоры от ВИП-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем те, что поступают от остальных клиентов.

Переписка по договору и его подписание

Переписка по договору – одно из ключевых мероприятий, которые касаются обработки данного вида документов. Остановимся на некоторых моментах этого процесса.

Пересылка заполненного договора контрагенту для подписания в бумажном виде

Прямо из программы «1С:Документооборот» можно отправлять договор контрагенту по электронной почте для согласования текста (рис. 12).

В этом случае файл договора, электронная почта контрагента и тема письма заполнятся из карточки документа. Далее нужно дождаться ответа от контрагента. Как только он придет, файл с обновленной версией договора можно вернуть обратно в карточку документа. Для этого достаточно перетащить его с помощью компьютерной мыши.

Таким образом, создается новая версия файла договора, которую можно сравнить с предыдущей и понять, какие исправления внес контрагент в документ (рис. 13).

Как только договор согласовали обе стороны, нужно подготовить его для отправки на подписание. В таком случае следует сформировать исходящее письмо. В нем зафиксировать дату отправки договора на подписание контрагенту Почтой России. Затем переслать составленное письмо и дождаться ответа второй стороны. После его возвращения – зафиксировать входящее письмо и дату получения подписанного экземпляра договора. Вся история переписки по договору будет видна в карточке документа (рис. 14).

Подписание договоров в электронном виде электронной подписью

В карточке можно указать способ подписания документа усиленной электронной подписью (далее – УЭП) (рис. 15).

Электронная подпись: какую можно использования в 1С
Напомним, что выделяют три вида электронной подписи.
1. Простая – для установления авторства.
2. Усиленная неквалифицированная (далее – УНЭП) – для подписания документов, кроме юридически значимых.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП) – для подписания юридически значимых электронных документов.
В программе 1С договоры можно подписывать УНЭП и УКЭП.

В таком случае, когда поступит задача – подписать договор, руководитель должен будет обязательно использовать свой закрытый ключ на USB-токене, чтобы получить УКЭП. Если распечатать этот документ, в нем появится соответствующая одноименная метка – УКЭП. Данный файл договора вместе с такой подписью можно переслать контрагенту для подписания (рис. 16).

Составленный договор может быть подписан УКЭП в рамках оператора электронного документооборота (далее – ЭДО).

Операторы ЭДО – коммерческие компании, которые предоставляют юридическим лицам услугу по обмену электронными счетами-фактурами и прочими документами. К их услугам прибегают в тех случаях, когда организации, которые сотрудничают друг с другом, не нашли оптимальное техническое решение для обмена договорами. Операторы ЭДО реализуют процесс передачи электронных документов, гарантируют безопасность передаваемой информации и юридическую значимость счетов-фактур и других документов. У них есть для этого все возможности: технологические, кадровые и правовые.

Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, оператор ЭДО должен предварительно соблюсти ряд организационных мер. Ключевые – две.

1. Оператор должен получить лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи (далее – ЭП) и шифровальными средствами, на предоставление телематических услуг связи и др.
2. Оператор должен обладать прежде всего техническими ресурсами, чтобы поддерживать свои системы в соответствии с требованиями законодательства и при их изменении делать соответствующие настройки.

Контроль возврата переданного экземпляра договора

С помощью журнала передачи документов можно контролировать возврат договоров, отправленных на подпись контрагенту. Для этого вам потребуется обратиться к записи данной закладки и заполнить реквизит Срок возврата. Как только контрагент вернет договор, необходимо установить признак Возвращен (рис. 17).

Документы, не возвращенные вовремя, отображаются в журнале передачи красным цветом (рис. 18).

В отчете Журнал передачи есть вариант отчета, который показывает список документов, отданных на подпись, но не возвращенных в отведенный срок по контрагентам.

Переписка по договору. Его подписание. Дополнительные документы

По договорам практически всегда нужны следующие виды соглашений:

• дополнительное соглашение (меняет какие-то условия договора, например срок действия);
• соглашение о расторжении договора;
• соглашение о неразглашении информации NDA (конфиденциальности).

Чтобы организовать учет таких соглашений к договору, необходимо:

1. Настроить нумератор по связанному документу, чтобы сплошная нумерация велась внутри договора (по одному договору будет своя нумерация дополнительных соглашений: 1, 2, 3, а по другому – своя: 1, 2, 3) (рис. 19).
2. Предусмотреть типы связей (раздел НСИ → Типы связей).
3. Настроить их (раздел НСИ → Настройки связей).

Многосторонние договоры

В программе можно работать с многосторонними договорами. Речь о таких, которые заключаются более чем двумя контрагентами.

Для оформления многостороннего договора в табличную часть Стороны необходимо добавить список корреспондентов (рис. 20).

Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно, их следует указать в шаблоне.

Отчеты по договорам

В системе есть отчеты, с помощью которых можно анализировать договорную работу. Например, Список заключенных договоров, Договоры с истекающим сроком действия, Расторгнутые договоры и пр. (рис. 21).

В программе «1С:Документооборот» также встроен блок статистических отчетов, с помощью которых пользователь может проанализировать эффективность того или иного бизнес-процесса, сделать выводы и принять оптимальное управленческое решение. Например, План-фактный анализ согласования, Отчет по согласованиям и др.

Резюме

«1С:Документооборот» поддерживает ключевые процессы договорной работы. Самое же главное – позволяет наладить их целостно, сделать прозрачными и упорядочить. С помощью программы вы сможете сократить срок создания и согласования договора, своевременно его продлевать и получать от контрагентов, контролировать статус сопроводительных документов (дополнительных соглашений, счетов-фактур). Непременно используйте ее возможности! В наши дни пора работать современными методами и автоматизировать любые процессы, выгадав время на другие дела.

Работа с договорными документами

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

«1С:Документооборот 8» поддерживает основные процессы договорной работы:

• подготовка договора;
• согласование договора;
• контроль возврата переданных экземпляров;
• учет сопроводительных документов;
• учет срока действия;
• исполнение обязательств;
• расторжение.

При этом все, что можно, программа выполняет сама:

• продлевает договоры при необходимости;
• отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
• контролирует сроки договоров и этапов.

Планирование и исполнение проектных задач

План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:

• планирование — для составления плана проекта;
• отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
• контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
• анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
• полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
• диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Подготовка по шаблону

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

Карточка хранит все присоединенные к договору файлы:

• черновики;
• согласованные материалы;
• скан-копии подписанных оригиналов;
• вспомогательные файлы.

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

Для этого рекомендуется:

• подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
• настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
• подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

Срок действия может быть автоматически изменен:

• при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
• при досрочном расторжении договора;
• при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Анализ договорной работы

Для анализа договорной работы предусмотрено несколько отчетов:

• список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
• список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров;
• отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.

Учет договоров