Руководство по техническому обслуживанию содержит

Резервное копирование в лаборатории. Организация резервного копирования электронных и бумажных документов в лаборатории

21.06.2023

Требования к резервному копированию и сохранению документации в лабораториях приведены в виде требований к системе менеджмента лаборатории (п. 8.4., в части управления записями) в ГОСТ ISO/IEC 17025-2019.

Резервному копированию подлежат все записи, образующиеся в процессе лабораторной деятельности: внутренние документы лаборатории, технические записи, отчеты об испытаниях и т.д. В системе менеджмента лаборатории должен быть прописан порядок хранения, резервного копирования и восстановления электронных и бумажных документов (записей).

В случае размещения для общего пользования и хранения электронных документов, находящихся на общем диске/сервере лаборатории (внутренние документы системы менеджмента, протоколы, формы, и т.д.), предусматривается порядок копирования данной информации на еще один «резервный» электронный носитель (съёмный диск или отдельно стоящий второй сервер) с которого ее можно извлечь при утрате информации в следствии неполадок в работе основного сервера. Периодичность данного резервного копирования информации устанавливается 1 раз в сутки, которое может производиться как в автоматическом, так и ручном режиме.

Ответственность за данную процедуру согласно системе менеджмента лаборатории зачастую возлагается (при наличии) на технический персонал (системного администратора). При отсутствии данного технического персонала ответственным назначают сотрудника из числа персонала лаборатории, имеющего доступ для работы на сервере. В случае возникшего сбоя в работе, приведшего к утрате каких-либо данных электронной документации, хранящейся на сервере, данный специалист должен иметь возможность восстановить утраченные данные, в том виде в котором они хранились на сервере до их повреждения или утраты.

Резервное копирование, возникающих в процессе лабораторной деятельности документации (записей) ведущихся на бумажных носителях, предназначено для возможности восстановления данных бумажных записей в случае частичной или полной их утери. Резервному копированию подлежат завершенные записи, срок копирования данных записей назначается не позднее недели с даты их завершения. Данная процедура в лабораториях в основном воспроизводится путем сканирования (если записи ведутся на отдельных бланках) или путем фотографирования (при невозможности сканирования в сшитых журналах). Это будет являться электронным образом бумажного документа (записи), вполне достаточным для резервного восстановления информации. Сотрудника ответственного за резервное копирование и восстановление записей назначают из персонала лаборатории. Ответственным сотрудником, помимо получения электронного образа бумажного документа и его размещения, и хранения, ведется реестр резервных копий документов (записей), который содержит: наименование документа (записей), дату передачи резервной копии на хранение, место хранения бумажного оригинала, ФИО ответственного за хранение бумажного оригинала документа (записи) и передачу резервной копии на хранение.

Место хранения данных резервных копий документов (записей) можно установить, как на сервере, так и предусмотреть отдельное место. В первом случае ответственный за хранение и восстановление резервных копий будет технический работник. Во втором случае можно предусмотреть два съёмных переносных жестких диска (основной и резервный), которые будут находиться у ответственного сотрудника. Предпочтительнее выглядит второй случай, т.к. происходит разделение резервного хранения электронной и бумажной документации (записей), в этом случае ответственным за хранение и восстановление резервных копий документов является ответственный сотрудник, назначенный из персонала лаборатории.

Срок хранения резервных копий документов (записей) устанавливается в соответствии со сроком хранения основных документов (записей), с которых была создана резервная копия. В дальнейшем резервные копии документов (записей) подлежат уничтожению (путем стирании информации) в соответствии с зафиксированной в системе менеджмента лаборатории процедурой уничтожения документации.

Наш учебно-консалтинговый центр уже много лет занимается как обучением персонала лабораторий по различным востребованным программам посмотреть перечень которых можно на странице, так и разработкой отдельных процедур, включая процедуру резервного копирования, а также комплексной подготовкой лабораторий к аккредитации и подтверждению компетентности под ключ. Кроме того, в целях экономии времени и средств мы можем провести аудит Вашей лаборатории на предмет готовности к прохождению процедур аккредитации и подтверждению компетентности по результатам которого сможем провести коррекцию Вашей документации и бизнес процессов с целью подготовки вашей лаборатории к выездной экспертизе ФСА.

Общество с ограниченной ответственностью
ООО «»

«Утверждаю»
Генеральный директор
ООО «»
___________________
«____»_____________

Инструкция ВИ-01-17 (положение о архиве и резервном копировании)
1. Нормативные ссылки:
— ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов;
— ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов;
— ISO 19005-1:2005. Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1);
— ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности.
2. В ПИЛ ООО «АРС» действует положение о электронном архиве.
Архив в лаборатории ведется на физически обособленныхоптических носителях однократной записи (DVD-R, Blu-Ray) и размещаются отдельно от других документов.Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя.
Для оперативного хранения документов (резервное копирование) используют флешнакопители и (или) жесткие съемные диски.
Все нормативные документы лаборатории хранятся в электронном архиве. Документы временного срока хранения (рабочие журналы сотрудников, первичная информация, электронные журналы лаборатории и т.п.), которые могут потребоваться для целей оперативного использования, хранятся в базе архива в исходных форматах (.doc, .exel и д.р.). Долгосрочные документы в формате PDF/A.
3. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, производиться синхронное изменение аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы. В случае установки новых программ, связанных с архивацией данных и чтением сканированных документов все документы, хранящиеся в архиве, подлежат проверке на воспроизводимость в данных программах. В случае не воспроизводимости происходит конвертация файлов в новый формат.
Контейнером для архивации хранения документов в архиве является формат WinRar. Форматом хранения документов в архиве лаборатории является формат осуществляется в формате PDF/A.
В процессе хранения электронных документов в архиве лаборатории в течении каждых пяти лет производится полный технический контроль физического состояния всех оптических носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. Один раз в год производится выборочная проверка оптических носителей на читаемость. В случае, если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов архива, производится перезапись архива на новые носители на основе резервной копии. То есть, если программа проверки читаемости показывает сбой, производится запись нового носителя на основе резервной копии. Проверка читаемости носителей может совмещаться с проверкой наличия тех или иных документов в архиве. При этом выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ. В случае обнаружения вредоносных программ (вирусов и т. п.) носители (единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы) изымаются и помещаются на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки.
При изменении исходных форматов документов лаборатории в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации должна проводится работа по перезаписи электронных документов в новые форматы. Все перезаписывающие документы должны сохраняться в формате PDF/A.
Выдача электронных документов может осуществляться или в виде электронной копии, или в виде копии на бумаге. В случае выдачи электронной копии, она заверяется электронной подписью руководителя организации или уполномоченного лица. В случае выдачи бумажной копии, она заверяется печатью организации, пишется на титульном листе «Копия верна», ставится дата выдачи документа из архива и подпись ответственного лица.
Уничтожение электронных документов происходит согласно утверждению описи дел выделяются к уничтожению после истечения сроков их хранения. Материальные носители уничтожаются, документы удаляются из баз данных, стираются с дисковых массивов.
4. Процедура ведения архива.
4.1. Ответственный за архив формирует документы для внесения последних за архив.
4.1. Законченные дела передаются ответственному за ведение архива. Ответственный за ведение архива сканирует все документы на цветном сканере, без редактирования конечных файлов (обрезание краев, корректировка цветовой палитры и т.п.) в формат PDF/A. Графики калибровочных характеристик Допускается сдавать в архив графики калибровочных испытаний в файлах исходного формата. Ответственный присваивает каждому отсканированному документу индивидуальное название или маркировочный код и систематизирует отсканированные документы в электронные папки, которым так же присваеваиется название или маркировочный код. Далее все документы, относящиеся к одному делу, собираются в отдельную папку, папка идентифицируется путем присвоения ей названия или индивидуального номера и переводится в архивный контейнер WinRar. Составляется опись электронных документов. Пример описи приведен в приложении 1 данного положения.
Процедуры работы с архивными документами:
— формирование в информационной системе организации электронных дел. Каждое дело — это совокупность электронных документов, выгруженных в виде контейнеров электронных документов. Каждый такой контейнер содержит контент (файл или файлы документа), метаданные электронного документа (в виде XML файла), файлы электронных подписей (если таковые имеются) и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
— формирование описи электронных дел, документов лаборатории;
— проверка ответственным лицом за архив электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ (проверка выгружаемого годового раздела антивирусной программой), а так же на стадии архивации;
— проверка воспроизводимости электронных документов (пакетная проверка файлов на корректное их открытие);
— проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях), чаще всего — проверка компакт-дисков на читаемость программой установленного типа;
На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве указывается следующее:
— Наименовании организации (полное, сокращенное);
— Номер описи электронных дел, документов;
— Номер дела по описи;
— Отметка о статусе электронных документов «Осн.» (основной), «Раб.» (рабочий);
— Крайние даты документов электронного дела;
Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального оптического носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Приложение 1
Форма описи для электронных документов
ООО «АРС» Утверждаю
Дело №_____ Заведующий лаборатории
Опись №_____
электронных дел, документов постоянного хранения ______________/_____________
За _______ год «____»________20___г.

№ п/п Индекс дела Наименование дела Дата внесения в архив Объем, мг Срок хранения Примечания

В данный данный раздел описи внесено ______________________________ дел.
(цифрами и прописью)
С №_______________________________ по №_____________________________
(цифрами и прописью)
Объемом ____________________________________________________мб

Наименование должности составителя описи
Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности руководителя архива (лица ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Приложение 15

Утверждено приказом Руководителя УСЗН Брединского муниципального района от «01» декабря 2014 № 85

ИНСТРУКЦИЯ по организации резервного копирования в информационных системах персональных данных

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.      Настоящая Инструкция устанавливает основные требования к организации резервного копирования (восстановления) программ и данных, хранящихся в базах данных на серверах, а также к резервированию аппаратных средств.

1.2. Настоящая Инструкция разработана с целью:

—       определения категории информации, подлежащей обязательному резервному копированию;

определения процедуры резервирования данных для последующего восстановления работоспособности информационных систем при полной или частичной потере информации, вызванной сбоями или отказами аппаратного или программного обеспечения, ошибками пользователей, чрезвычайными обстоятельствами (пожаром, стихийными бедствиями и т.д.);

—    определения порядка восстановления информации в случае возникновения такой необходимости;

—   упорядочения работы и определения ответственности должностных лиц, связанной с резервным копированием и восстановлением информации.

1.3.    Под резервным копированием информации понимается создание избыточных копий защищаемой информации в электронном виде для быстрого восстановления работоспособности информационных систем персональных данных (ИСПДн) в случае возникновения аварийной ситуации, повлекшей за собой повреждение или утрату данных.

1.4.         Резервному копированию подлежит информация следующих основных категорий:

—         персональная информация пользователей (личные каталоги) и групповая информация (общие каталоги подразделений) на файловых серверах;

—      информация, обрабатываемая пользователями в ИСПДн, а также информация, необходимая для восстановления работоспособности ИСПДн, в т.ч. систем управления базами данных (СУБД) общего пользования и справочно- информационные системы общего использования;

—       рабочие копии установочных компонент программного обеспечения общего назначения и специализированного программного обеспечения ИСПДн, СУБД, серверов и рабочих станций;

—      информация, необходимая для восстановления серверов и систем управления базами данных ИСПДн, локальной вычислительной сети, системы электронного документооборота;

—   регистрационная информация системы информационной безопасности ИСПДн;

—       другая информация ИСПДн, по мнению пользователей и администратора безопасности, являющаяся критичной для работоспособности ИСПДн.

1.5.        Для каждой ИСПДн разрабатывается отдельный Регламент резервного копирования в зависимости от следующих требований:

—      состав и объем копируемых данных, необходимая периодичность проведения резервного копирования (по форме, приведенной в Приложении N 1);

—   максимальный срок хранения резервных копий;

—   требований к надежности и защищенности хранения резервных копий;

—   требований к резервируемым аппаратным средствам ИСПДн (при необходимости, в случае предъявления высоких требований к обеспечению доступности данных, обрабатываемых в ИСПДн, и значительного ущерба при нарушении заданных характеристик безопасности ПДн).

Допускается составление одного Регламента для нескольких ИСПДн в случае идентичности требований к их резервированию.

1.6.          Машинным носителям информации, содержащим резервную копию, присваивается гриф конфиденциальности по наивысшему грифу содержащихся на них сведений.

1.7.      Резервные копии хранятся вне пределов серверного помещения, доступ к резервным копиям ограничен. К носителям информации, содержащим резервные копии, а также к резервируемым программным и аппаратным средствам допускаются только работники, указанные в Списке лиц, имеющих доступ к резервируемым программным и аппаратным средствам ИСПДн (форма Списка лиц приведена в Приложении N 2). Список лиц формируется на основании письменной Заявки руководителя подразделения информационных технологий (ИТ), согласованной с руководителем подразделения информационной безопасности (ИБ). Изменение прав доступа к резервируемым техническим средствам, массивам и носителям информации производится на основании Заявки руководителя подразделения ИТ, согласованной с руководителем подразделения ИБ. О выявленных попытках несанкционированного доступа к резервируемой информации и аппаратным средствам, а также иных нарушениях ИБ, произошедших в процессе резервного копирования, сообщается в подразделение ИБ служебной запиской в течение рабочего дня после обнаружения указанного события.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РЕЗЕРВНОМУ КОПИРОВАНИЮ

2.1. В Регламенте резервного копирования описываются действия при выполнении следующих мероприятий:

—       резервное копирование с указанием конкретных резервируемых данных и аппаратных средств (в случае необходимости);

—   контроль резервного копирования:

—   хранение резервных копий;

—   полное или частичное восстановление данных.

2.2.    Архивное копирование резервируемой информации производится при помощи специализированных программно-аппаратных систем резервного копирования, программный и аппаратный состав которых обеспечивает выполнение требования к резервному копированию, приведенные в п. 1.5. Система резервного копирования обеспечивает производительность, достаточную для сохранения информации, указанной в п. 1.4, в установленные сроки и с заданной периодичностью.

2.3.  Требования к техническому обеспечению систем резервного копирования:

—    это комплекс взаимосвязанных технических средств, обеспечивающих процессы сбора, передачи, обработки и хранения информации, основывающийся на единой технологической платформе;

—   имеет возможность расширения (замены) состава технических средств, входящих в комплекс, для улучшения их эксплуатационно-технических характеристик по мере возрастания объемов обрабатываемой информации:

—   обеспечивает выполнение функций, перечисленных в п. 2.1;

—           средства вычислительной техники отвечают действующим на момент сертификации российским и международным стандартам и рекомендациям.

2.4.   Требования к программному обеспечению систем резервного копирования:

—     лицензионное системное программное обеспечение и программное обеспечение резервного копирования;

—         программное обеспечение резервного копирования обеспечивает простоту процесса инсталляции, конфигурирования и сопровождения.

2.5.             Сопровождение системы резервного копирования возлагается на уполномоченных работников подразделения ИТ, которые обязаны следить за работоспособностью программных и аппаратных средств, осуществляющих архивное копирование, в соответствии с их инструкциями по эксплуатации.

2.6.    Предварительный учет магнитных носителей архивных копий производится в отдельном журнале учета магнитных носителей для архивного копирования, который находится в подразделении ИТ (форма журнала приведена в Приложении N 3). Все магнитные носители с архивными копиями маркируются, на них указывается предназначение носителя.

В случае неотделимости носителей архивной информации от системы резервного копирования допускается их не маркировать и учитывать всю систему как одно целое.

2.7.     Хранение отдельных магнитных носителей архивных копий организуется в отдельном от используемых данных помещении. Физический доступ к архивным копиям строго ограничен. Контроль за физическим доступом возлагается на администратора безопасности.

2.8.   Доступ к носителям архивных копий имеют только уполномоченные работники подразделений ИТ и ИБ, которые несут персональную ответственность за сохранность архивных копий и невозможность ознакомления с ними лиц, не имеющих на то права.

2.9.      Магнитные носители для архивных копий изымаются для работы только работником, непосредственно осуществляющим резервное копирование, под роспись в журнале учета магнитных носителей архивных копий. Передача магнитных носителей с архивными копиями кому бы то ни было без документального оформления не допускается.

2.10. Уничтожение отделяемых магнитных носителей архивных копий производится установленным порядком в случае прихода их в негодность или замены типа носителя с обязательной записью в журнале их учета.

3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА СОСТОЯНИЕ РЕЗЕРВНОГО КОПИРОВАНИЯ

3.1.   Ответственность за периодичность и полноту резервного копирования, а также состояние системы резервного копирования возлагается на уполномоченных работников подразделения ИТ, осуществляющих резервное копирование.

3.2.    Ответственность за контроль над своевременным осуществлением резервного копирования и соблюдением соответствующего Регламента, а также за выполнением требований по хранению архивных копий и предотвращению несанкционированного доступа к ним возлагается на администратора безопасности.

3.3.    В случае обнаружения попыток несанкционированного доступа к носителям архивной информации, а также иных нарушениях ИБ, произошедших в процессе резервного копирования, сообщается в подразделение ИБ служебной запиской в течение рабочего дня после обнаружения указанного события.

4. ПЕРИОДИЧНОСТЬ РЕЗЕРВНОГО КОПИРОВАНИЯ

4.1.        Резервное копирование специализированного программного обеспечения производится при его получении (если это предусмотрено инструкцией по его применению и не противоречит условиям его распространения), а также при его обновлении и получении исправленных и обновленных версий.

4.2.    Резервное копирование открытой информации делается не позднее чем через сутки после ее изменения, но не реже одного раза в месяц.

4.3.     Информация (ПДн), содержащаяся в постоянно изменяемых базах данных, сохраняется в соответствии со следующим графиком:

—      ежедневно проводится копирование измененной и дополненной информации. Носители с ежедневной информацией должны храниться в течение недели;

—    еженедельно проводится резервное копирование всей базы данных. Носители с еженедельными копиями хранятся влечение месяца;

—      ежемесячно производится резервное копирование на специально выделенный носитель длительного хранения, информация на котором хранится постоянно.

4.4.    Не реже одного раза в год на носители длительного хранения записывается информация, не относящаяся к постоянно изменяемым базам данных (приказы, распоряжения, открытые издания и т.д.).

5. КОНТРОЛЬ РЕЗУЛЬТАТОВ РЕЗЕРВНОГО КОПИРОВАНИЯ

5.1.    Контроль результатов всех процедур резервного копирования осуществляется ответственными должностными лицами, в срок до 17 часов рабочего дня, следующего за установленной датой выполнения этих процедур. В случае обнаружения ошибки лицо, ответственное за контроль результатов, сообщает руководителю подразделения ИТ до 18 часов текущего рабочего дня.

5.2.      На протяжении периода времени, когда система резервного копирования находится в аварийном состоянии, осуществляется ежедневное копирование
информации, подлежащей резервированию, с использованием средств файловых систем серверов, располагающих необходимыми объемами дискового пространства для ее хранения.

6. РОТАЦИЯ НОСИТЕЛЕЙ РЕЗЕРВНОЙ КОПИИ

6.1.     Система резервного копирования обеспечивает возможность периодической замены (выгрузки) резервных носителей без потерь информации на них, а также обеспечивает восстановление текущей информации ИСПДн в случае отказа любого из устройств резервного копирования.

6.2.      Все процедуры по загрузке, выгрузке носителей из системы резервного копирования осуществляются ответственным работником подразделения ИТ. В качестве новых носителей допускается повторно использовать те, у которых срок хранения содержащейся информации истек. Информация ограниченного доступа с носителей, которые перестают использоваться в системе резервного копирования, уничтожается.

7. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ ИЗ РЕЗЕРВНЫХ КОПИЙ

7.1.        В случае необходимости восстановление данных из резервных копий производится ответственным работником подразделения ИТ.

7.2.        Восстановление данных из резервных копий происходит в случае ее исчезновения или нарушения вследствие несанкционированного доступа в систему, воздействия вирусов, программных ошибок, ошибок работников и аппаратных сбоев.

7.3.       Восстановление системного программного обеспечения и программного обеспечения общего назначения производится с их носителей в соответствии с инструкциями производителя.

7.4.  Восстановление специализированного программного обеспечения производится с дистрибутивных носителей или их резервных копий в соответствии с инструкциями по установке или восстановлению данного программного обеспечения.

7.5.    Восстановление информации, не относящейся к постоянно изменяемым базам данных, производится с резервных носителей. При этом используется последняя копия информации.

7.6.          При частичном нарушении или исчезновении записей баз данных восстановление производится с последней ненарушенной ежедневной копии. Полностью информация восстанавливается с последней еженедельной копии, которая затем дополняется ежедневными частичными резервными копиями.

____  «_____________ »______________ 20

(подпись)

Аккредитация лаборатории в Росаккредитации

squid Дата: Среда, 11.03.2015, 03:09 | Сообщение # 2451 Группа: Пользователи Статус: Offline Кто какой нормативной документацией на выполнение измерений пользуется? Я имею в виду ГОСТЫ или Методики. У нас Лаборатория радиационного контроля. Кто-нибудь успешно прошёл переаккредитацию с Методиками?

МаринКа Дата: Среда, 11.03.2015, 07:49 | Сообщение # 2452 Группа: Пользователи Статус: Offline коллеги поделитесь если можете инструкцией по ведению архива и управлением документацией в лаборатории

Директор Дата: Среда, 11.03.2015, 11:40 | Сообщение # 2453 Группа: Администраторы Статус: Offline МаринКа, у нас большущая инструкция по делопроизводству и там есть раздел, о котором Вы спрашиваете. Выкладываю также еще немножко информации. так как думаю, что это будет полезным многим из нас. С уважением и удачи всем коллегам 5.9 Резервное копирование и восстановление электронных данных 5.9.1 С целью обеспечения сохранности электронных документов в испытательной лаборатории осуществляется резервное копирование документов на съемный носитель и главный компьютер. 5.9.2 Резервному копированию подлежат: — личные каталоги пользователей, содержащие все создаваемые ими документы; — законченные работы, содержащие протоколы измерений и оценок. 5.9.3 Резервное копирование личных каталогов осуществляется: — еженедельно в конце рабочей недели в специальный каталог на главном компьютере; — ежеквартально в конце квартала на съемный носитель. Резервное копирование законченных работ осуществляется по их завершению в установленном порядке на съемный носитель. 5.9.4 Максимальный срок хранения ежедневных копий личных каталогов – одна неделя, ежеквартальных копий личных каталогов — три месяца, архива законченных работ – 5 лет. По истечении срока давности информация с носителей стирается с использованием соответствующего программного обеспечения. 5.9.5 Доступ к главному компьютеру и носителю с резервными копиями осуществляется только лицом, ответственным за делопроизводство. 5.9.6 Контроль результатов всех процедур резервного копирования осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство. В случае обнаружения ошибки ответственное лицо, устраняет ошибку или делает актуальный архив. 5.9.7 Восстановление данных из резервных копий производится на основании устной заявки владельца информации, согласованной с лицом, ответственным за делопроизводство. После поступления заявки, восстановление данных осуществляется в срок не более одного рабочего дня. 5.10. Архивирование документации 5.10.1. Законченные дела передаются сотрудниками в архив вместе со служебной запиской (в произвольной форме) на имя ответственного за делопроизводство с перечнем дел, их сроками хранения и информацией о том, что дела необходимо списать. 5.10.2. В конце каждого квартала ответственного за делопроизводство пересматривает все записи для списания в архив и записывает переданные документы в Журнале списания в архив, форма которого представлена в приложении Д. 5.10.3. Архивное хранение записей организовано в помещении, обеспечивающих соответствующие условия хранения, чтобы свести к минимуму ухудшение их состояния или порчу, предотвратить потерю, и быть легко находимы. Место для хранения записей соответствует нормам противопожарной безопасности, санитарным нормам. 5.10.4. Материалы из архива ИЛ выдаются работникам по запросу ответственным за делопро-изводство. 5.10.5. После окончания работы, а также перед уходом в отпуск, дело должно быть возвращено в архив. 5.10.6. Сроки хранения документов в архиве устанавливаются ответственным за делопроиз-водство на основании законодательных или иных правовых и нормативными актов, внутренних доку-ментов лаборатории. 5.11. Изъятие и уничтожение документов 5.11.1. По истечении срока хранения документов изымаются и уничтожаются. 5.11.2. Ответственность за своевременное изъятие документов несет заведующий за делопроизводство. 5.11.3 Уничтожения записей проводится1 раз в год (в первом квартале). 5.11.4. Для уничтожения записей в установленные сроки собираются все записи с истекшим сроком хранения, уничтожаются, и составляется акт уничтожения. Акт подписывается отвественным за делопроизводству. Говорю, что думаю, и думаю, что говорю…

Директор Дата: Среда, 11.03.2015, 12:52 | Сообщение # 2454 Группа: Администраторы Статус: Offline Коллеги, по поводу выложенного мною сегодня текста — здоровая критика ПРИВЕТСТВУЕТСЯ! Лучше друзья заметят неточность и подскажут, чем на проверке эксперты будут «мордой тыкать»… Говорю, что думаю, и думаю, что говорю…

ilab2015 Дата: Среда, 11.03.2015, 13:03 | Сообщение # 2455 Группа: Пользователи Статус: Offline Здравствуйте!Подскажите пожалуйста каким документом регламентируется срок хранения протокола испытаний?

au-mir Дата: Среда, 11.03.2015, 14:19 | Сообщение # 2456 Группа: Пользователи Статус: Offline Цитата millionermiller082 () Добрый день! У кого есть опыт открытия испытательного центра в Университете? У нас в колледже. Ждем выездную оценку.

Медвежатник Дата: Среда, 11.03.2015, 14:51 | Сообщение # 2457 Группа: Пользователи Статус: Offline Доброго дня! Подскажите пожалуйста, где найти список областей аккредитации с правильными названиями для заполнения бланков? Интересует аккредитация на замеры электромагнитного излучения и лабораторию радиационного контроля. Есть ли специализированные организации, которые могут «сопровождать» весь процесс аккредитации от и до? Сообщение отредактировал Медвежатник — Среда, 11.03.2015, 14:52

Лана59 Дата: Среда, 11.03.2015, 15:41 | Сообщение # 2458 Группа: Пользователи Статус: Offline При аккредитации по совету эксперта расширили диапазоны определения, теперь хотим вернуться к диапазонам, заявленным в методиках. Это считается сокращением ОА ? Или сокращение, когда убираешь какой-то показатель ?

Директор Дата: Среда, 11.03.2015, 20:00 | Сообщение # 2459 Группа: Администраторы Статус: Offline Цитата Лана59;4098.. Это считается сокращением ОА?.. У них все считается. Даже замена устаревшего ГОСТа на новый — расширением «закрывается»… Хотя бы пример с ГОСТ Р ИСО 9612-2013 (вместо ГОСТ 12.1.050-86) — чем не показатель? Сколько Ил на расширение из-за него встали?! А между тем, существует мнение, что если ИЛ при проведении измерений по ГОСТ 12.1.050-86 использовала интегрирующе-усредняющие шумомеры и соответствующие акустические калибраторы (удовлетворяющие требования ГОСТ Р ИСО 9612-2013), она (ИЛ) может обойтись без дооснащения средствами измерений. ИЛ вполне может самостоятельно освоить новый стандарт (ну, а как мы осваивали все другие документы из наших областей аккредитации?! Не самостоятельно что ли?). При таком подходе совершенно ничего криминального не будет, если ИЛ освоит самостоятельно и будет применять новый ГОСТ взамен старого, а область скорректирует при очередной процедуре подтверждения компетентности. А у РА ответ один — через процедуру расширения… Такое впечатление, что помогают экспертным организациям деньги зарабатывать. Я знаю, что наш небольшой сайтик периодически просматривают представители мониторинговой группы РА. Пишу большими буквами, чтобы не пропустили, КУРС НА РАСШИРЕНИЕ ОБЛАСТЕЙ ПО ЛЮБОМУ ПОВОДУ ИЗ ЖИЗНИ ИЛ — ОШИБКА. ПРИДЕТСЯ ЭТО ПРИЗНАТЬ И ИЗМЕНИТЬ! Необходимо прописать еще одну процедуру в ФЗ-412 или отдельным приказом МЭР. Говорю, что думаю, и думаю, что говорю…

МаринКа Дата: Среда, 11.03.2015, 20:14 | Сообщение # 2460 Группа: Пользователи Статус: Offline спасибо за инструкцию по архиву коротко и ясно, а то у меня сумбурно получилось, не сочтите за наглость а инструкция по ведению смк есть у кого-нибудь?

oimar Дата: Среда, 11.03.2015, 23:42 | Сообщение # 2461 Группа: Пользователи Статус: Offline Выкладываю свой кусочек по архиву: 6.2. Архив ИПТЛ 6.2.1. Упорядочение внутренней документации на бумажном и электронном носителях производят путем создания архивов. 6.2.2. Перечень документации, передаваемой в архив, с указанием срока сдачи и срока хранения приведена в Таблице 1 Приложения 5. 6.2.2.а Перемещение в архив документов производится с периодичностью один раз в месяц. 6.2.3. Электронная документация перемещается в архив на электронном носителе с периодичностью, указанной в п. 6.2.2. Электронный архив один раз в два года переносят на съемный эл. носитель и передают на дальнейшее хранение в архив ИПТЛ. 6.2.4. С целью упорядочения составляют опись документации, хранимой в архиве. Опись ведется в электронном виде. 6.2.5. Документацию в архиве группируют и располагают в хронологическом порядке по мере ее поступления. 6.2.6. Устаревшие документы, сохраняемые в юридических или информационных целях, соответствующим образом маркируют («Отменен», дата отмены, «Хранение в юридических целях», «Хранение в информационных целях», подпись ответственного лица) и только после этого перемещают в архив. Допускается маркировать группу документов. 6.2.7. Архив ИПТЛ расположен в специально отведенном для этого месте, обеспечивающем полную сохранность документов. Доступ в архив разрешается только с разрешения начальника ИПТЛ. 6.2.8. Хранящиеся в архиве документы выдают работникам ИПТЛ для работы с ними по распоряжению начальника ИПТЛ. До возвращения документа в архив, в электронной описи делают отметку о его перемещении с указанием даты и лица, получившего документ. 6.2.9. Документы с истекшим сроком хранения подлежат выделению и комиссионному уничтожению. Солидарна с Директором: критика только приветствуется. У кого какая документация архивируется-вся или только отчетная: протоколы? Ведение архива отнимает много времени-вместо анализов занимаешься перекладыванием бумажек.

Еленарук Дата: Четверг, 12.03.2015, 00:44 | Сообщение # 2462 Группа: Пользователи Статус: Offline squid, похоже, что пока только мы с вами идем от основания — мое РК требовало существенной доработки, процедуры выполнения требований 17025 были в основном декларативные, теперь еще добавка критериев, поэтому я просто выпустила новую редакцию РК (редакция №3), можно просто внести изменения в РК, но оформить в соответствии с правилами «внесения изменений» (они должны быть у всех). Все документы СМК являются «живыми», каждая лаборатория должна их периодически пересматривать. В любом случае вы должны предъявить свою документацию экспертам. А вот надо ли вносить данную информацию в Личный кабинет ИЛ, я пока не знаю. По методикам — у многих есть методики, выпущенные специализированными организациями, для них нужен тот же пакет сопроводительных документов, что и на ГОСТы (внедрение, валидация-верификация, извините, еще пока не добралась, и т.д.)

squid Дата: Четверг, 12.03.2015, 11:25 | Сообщение # 2463 Группа: Пользователи Статус: Offline Еленарук, да, ситуация похожа. ГОСТ 17025 тоже упоминается в РК. На счёт правил «внесения изменений». У нас в РК есть только подпункт, где говорится, что ответственным за актуализацию РК и пр. документов является начальник ЛРК. Конкретные правила, последовательности не расписаны. Есть в конце «лист регистрации изменений». Но если писать новую редакцию РК («ушиб ВСЕЙ бабушки»), то где это отмечать? Просто на титульном листе написать «Редакция 3» и дату создания? Если работать по методикам (мы их покупали), то как их актуализировать? Вот вышел новый ГОСТ. И что, методика не действительна? Надо заново заказывать либо переходить напрямую на ГОСТ? Кстати об актуализации. Не подскажите, как нормируется слой половинного ослабления на маммографы? Не могу найти. В 50267.0.3-99 были «специальные низковольтные процедуры». А в 60601-1-3-2013 их нет.

au-mir Дата: Четверг, 12.03.2015, 13:50 | Сообщение # 2464 Группа: Пользователи Статус: Offline и наш архив покажу, жалею, что нельзя сейчас чуть поправить, про электронный архив тут нет совсем, только про резервное копирование у меня описывается чуть-чуть в управлении записями и управлении документацией. про доступ нет ничего, но нас пока всего 3 человека в ИЛ. 13.1. В архиве ИЛ хранится следующая документация:  нормативную и методическую документация;  заявки на проведение испытаний и договоры с организациями;  договоры по субподрядным работам и аренде оборудования;  материалы по рекламациям;  завершенные журналы регистрации образов (проб), регистрации результатов испытаний, рабочие журналы, журналы внутреннего и внешнего контроля, отчеты и т.д.;  пакет документов аккредитованной лаборатории (Аттестат аккредитации с областью аккредитации, Паспорт, Положение, Руководство по качеству, заявка, договор на аккредитацию и т.д.);  акты инспекций;  приказы и распоряжения руководства;  эксплуатационную документацию на средства измерения и испытательное оборудование, графики их поверки и калибровки, методики калибровки и аттестации;  документы, содержащие сведения о компетентности сотрудников ИЛ. 13.2. Хранение контрольных копий и оригиналов документов осуществляется в архиве. 13.3. Передача дел в архив осуществляется по описям дел. Документы передаются в архив по окончанию их делопроизводства. 13.4. Техническая документация сдается в Архив в течение 2 рабочих дней после выполнения работ на бумажном носителе. 13.5. Архив располагается в специально оборудованном шкафу. 13.6. Хранение документации в архиве осуществляется при соблюдении секретности и конфиденциальности по отношению к заказчикам. 13.7. Все документы, поступающие в архив, подлежат регистрации в Журнале архивации (Приложение В). 13.8. Дела, поступающие в архив, имеют следующее оформление:  подшивку или переплет дела;  нумерацию листов дела;  лист-заверитель (Приложение Д);  опись дела и в случае необходимости внутренняя опись документов дела (Приложение Д). 13.9. Ответственным за ведение архива является назначенный в установленном порядке сотрудник ИЛ. 13.10. В случае производственной необходимости архивные документы могут быть выданы для временного пользования сотрудникам лаборатории либо другим организациям. Выдача документов регистрируется в Книге выдачи документов (Приложение Г), в случае, если документы выдаются другим организациям, составляется Акт о выдаче дел во временное пользование другим организациям (Приложение Е). 13.11. Сотрудник лаборатории, получивший документ из архива, несет личную ответственность за соблюдение конфиденциальности информации, полученной из архива и за сохранность документа. 13.12. Срок хранения документов в архиве 5 лет. 13.13. Контрольный пакет документов аккредитованной лаборатории хранится в архиве в течение срока действия аттестата аккредитации. 13.14. Уничтожение документов из архива производится посредством шредера. 13.15. Отбор документов на уничтожение и составление на них Акта о выделении документов к уничтожению производится по истечении срока хранения документа. И есть вопрос. Архив — это шкаф у нас, амбарный замок нужно вешать?

Директор Дата: Четверг, 12.03.2015, 14:33 | Сообщение # 2465 Группа: Администраторы Статус: Offline Цитата oimar () критика только приветствуется Не критикуя (!) пишу, коллеги, желая как можно серьезнее и полнее описать тот или иной процесс, не забывайте о том, что по всему написанному придется отвечать «кровью» Т.е. мы принимаем на себя обязательства… И брать надо ровно столько, чтобы ОНО не мешало жить и работать! Мы наслушались, начитались всякого разного… Разволновались… Читаем внимательно типовую инструкцию по проведению процедуры подтверждения ИЛ… Слушаем вебинары… Стараемся, как можем, ведь хотим пройти процедуру подтверждения компетентности с первого разу — это нормальные устремления здоровых на голову людей. Но, не нужно впадать в крайности. Совершенству нет предела! Можно описать даже простейшую процедуру так, что забодаешься раньше, чем сделаешь. Эксперты вежливо и не очень «подсказывают» что надо усилить, углУбить, расширить и т.д. А мы должны помнить, что с добровольно прописанными в процедурах СМК обязательствами нам жить и работать. Не брать на себя лишних обязательств, ограничиться тем, что действительно необходимо и без чего РА не пропустит — вот наша задача. У меня была ситуация (может быть уже рассказывала). Методичка по делопроизводству у нас написана на 34 листах печатного текста! Там все так, как требуется и как у нас в фирме заведено на самом деле. Документ готовили тщательно… А на ИК эксперт РА видно не найдя ничего сильно существенного, решила сделать мне «серьезное» замечание, прикопалась к вот этой методичке по делопроизводству! Сказала, что вышел в текущем году (текущем на момент проверки) новый ФЗ об архивном деле в РФ, вот Вы бы оттуда взяли себе в методичку кое-чего… Сначала я кинулась искать тот ФЗ… А минут через пять вернулась к проверяющей и дала отлуп по полной — никаким боком ФЗ об архивном деле в РФ к процессу аккредитации не относится и сам ФЗ не включен в список обязательных «к зачету» документов. Эксперт умылась, грубо говоря. Промямлила что-то про то, что это было бы полезно, но я держалась жестко — мне с этой методичкой жить и выполнять все там описанное, поэтому будет так как мы написали, а не описано в каком-то понравившемся Вам лично ФЗ. На том и расстались. Замечаний по делопроизводству в акте не было! Я не похвалиться своей стойкостью хотела, коллеги, а напомнить, что нашими действиями, возможно, исподволь руководят, нагоняя на нас страху, чтобы мы сами себя незримыми веревками скрутили и так, и эдак… Не забываем классику, коллеги: главное — вовремя остановиться! Говорю, что думаю, и думаю, что говорю…

ЮлКА Дата: Четверг, 12.03.2015, 17:20 | Сообщение # 2466 Группа: Пользователи Статус: Offline Цитата au-mir () Архив — это шкаф у нас, амбарный замок нужно вешать? У нас заперт на внутренний замок. Второй вопрос: нужно-ли опечатывать архив и если да, то где и чем это регламентируется? А еще у нас написано, что в архив сдаются только ПОДЛИННИКИ документов.

rimmazija Дата: Четверг, 12.03.2015, 19:18 | Сообщение # 2467 Группа: Пользователи Статус: Offline Здравствуйте, коллеги! Спасибо, что есть данный форум (адекватный и вполне исчерпывающий по информации). Перечитала много страниц, нашла ответы почти на все свои вопросы. На данный момент уже работаем с экспертом по документарной проверке. У меня есть вопрос по пункту «Анализ со стороны руководства». Я должна оформит типа «акт проверки со стороны руководства…». В ГОСТ 17025 прописано, что анализ должен учитывать: ….Вот это все и нужно прописывать? Если произошла смена персонала тоже указывать? Участие в МСИ? Вот корректирующих и предупреждающих действий нет. Об этом тоже писать?

Директор Дата: Четверг, 12.03.2015, 19:31 | Сообщение # 2468 Группа: Администраторы Статус: Offline Цитата rimmazija () Анализ со стороны руководства rimmazija, анализ со стороны руководства — это с одной стороны подведение итогов за истекший период, и в то же время — план действий на предстоящий период (у нас год). Ну, для примера — на этот год у нас в анализе (в части о «будущем») прописано — подготовиться к процедуре подтверждения компетентности в соответствии с 412-ФЗ; провести обучение по программе переподготовки в соответствии с заявленной областью аккредитации и так дальше… Говорю, что думаю, и думаю, что говорю…

lab Дата: Четверг, 12.03.2015, 19:39 | Сообщение # 2469 Группа: Пользователи Статус: Offline rimmazija, добрый вечер, я как раз сейчас готовлю такой Акт, включаю все, что отражено в нашей СМК. Т.е. , что все проводится, работает, обновляется. фиксируется, актуализируется и т.д. Для подтверждений конкретно указываю № свидетельств МСИ, № свидетельств о курсах повышения квалификации, даты поверки, названия фирм-поставщиков НД. затем про помещения, что всем необходимым по инженерии оборудованы. Про архив, про аттестацию рабочих мест, документы по охране труда. Перед Актом директор издал приказ о назначении комиссии по проверке со стороны руководства. Ну и в конце выводы и предложения комиссии. Нам предлагается пройти одному сотруднику профессиональную подготовку 250 ч. и прикупить прибор. В прошлом году показывала на ИК примерно такой же АКТ от 2014 г. эксперты вопросов не задали. У меня тоже вопрос, коллеги, где пройти проф.подготовку 250 ч. в Московском регионе для работы инженером-химиком? Я нашла только в Питере и на Кавказе4iFnM

rimmazija Дата: Четверг, 12.03.2015, 19:44 | Сообщение # 2470 Группа: Пользователи Статус: Offline Спасибо за ответы!!!

Albina_Dzava Дата: Четверг, 12.03.2015, 20:26 | Сообщение # 2471 Группа: Пользователи Статус: Offline Цитата au-mir () Архив — это шкаф у нас, амбарный замок нужно вешать? Цитата ЮлКА () У нас заперт на внутренний замок. В нашем архивном шкафу дужки большие, а дырочки в дужках маленькие… ориентируясь на дырочки, купили замочек для почтового ящика и он не подошел… взяли веревочку, пропустили через дырочки в дужках. завязали узелок и концы опечатали полоской бумажки с печатью лаборатории и датой опечатывания… и стоит это все в запертой комнате.. Архивирование документов у нас организовано следующим образом: 1. В архив сдаются записи (протоколы, отчеты, журналы) прошлого года. записи текущего года подшиваются в соответствующие папки и хранятся в лаборатории у исполнителей. 2. ВСЕ действующие внутренние и внешние документы хранятся НЕ в архиве, а у менеджера (контрольные экземпляры) и у исполнителей — учтенные копии. после минования надобности (ДМН) как правило бумажный вариант этого уничтожается а скан-копии хранятся на внешнем носителе… Ну за редким исключением оставленным «для справок». хранить отмененные бумажные ГОСТЫ, имея Техэксперт смысла не вижу…. Цитата au-mir ()  нормативную и методическую документация; Это КАК? Добавлено (12.03.2015, 20:16) ——————————————— Цитата au-mir () пакет документов аккредитованной лаборатории (Аттестат аккредитации с областью аккредитации, Паспорт, Положение, Руководство по качеству, заявка, договор на аккредитацию и т.д.); И каждый раз изымаете и изъятие документируете?  акты инспекций;  приказы и распоряжения руководства;  эксплуатационную документацию на средства измерения и испытательное оборудование, графики их поверки и калибровки, методики калибровки и аттестации;  документы, содержащие сведения о компетентности сотрудников ИЛ. Мне кажется, что всеэто ДОЛЖНО хранится все-таки в лаборатории….. Цитата au-mir () Техническая документация сдается в Архив в течение 2 рабочих дней после выполнения работ на бумажном носителе. — А если сдали — на 3 день — будете иметь несоответствие при проверке…. Цитата au-mir () Архив располагается в специально оборудованном шкафу. Ну как мы «специально » шкаф оборудовали см. выше… В общем, в январе 15 года записи за 14 год прошнуровываются через дырки от дырокола, листы нумеруются, концы опечатываются бумажкой с указанием количества листов. составляется краткая опись, копия описи вкладывается в папку с прошитой «единицой хранения», оригиналы описей хранятся у менеджера. надо что-то изъять — составляем акт, что что-то изъяли по такой-то причине, и потом все вернули, заново прошили , положили на место и такого-то числа опечатали шкаф. «Единицу хранения» повторно опечатываем с сохранением первичной бумажки… Добавлено (12.03.2015, 20:26) ——————————————— Цитата rimmazija () Вот корректирующих и предупреждающих действий нет. Об этом тоже писать? чтобы в лаборатории не было корректирующих, а тем более предупреждающих — такого не бывает!!! скорее всего Вы свои корректирующие и предупреждающие просто не документируете, а для экспертов это основание сказать (и НАПИСАТЬ!!!) что СМК у Вас не внедрена и не действует… Со всеми вытекающими… Сообщение отредактировал Albina_Dzava — Четверг, 12.03.2015, 20:30

Ольга1032 Дата: Четверг, 12.03.2015, 21:17 | Сообщение # 2472 Группа: Пользователи Статус: Offline Цитата lab () У меня тоже вопрос, коллеги, где пройти проф.подготовку 250 ч. в Московском регионе для работы инженером-химиком? Я нашла только в Питере и на Кавказе4iFnM Посмотрите здесь http://opk.isuct.ru/

Директор Дата: Четверг, 12.03.2015, 22:00 | Сообщение # 2473 Группа: Администраторы Статус: Offline А чего в Московском регионе? Они сейчас все на дистанционке большую часть «занятий» проводят… Понимают же, что ученого учить, только портить , а корочки по зарез нужны. Ну и… Говорю, что думаю, и думаю, что говорю…

lab Дата: Четверг, 12.03.2015, 22:58 | Сообщение # 2474 Группа: Пользователи Статус: Offline Да, обучение почти все очно-заочное, основная часть дистанционно, но около 32 часов очно. т.е. ехать в другой город. Для моего предприятия — это проблема, да и семьи сотрудников не в восторге. так что ищу в Московском регионе. Если у Вас будет такая информация (специализация — химия) буду очень признательна за наводку. Добавлено (12.03.2015, 22:58) ——————————————— Ольга1032, спасибо, университет в Иваново хоть и химико-технологический, но профпереподготовку по моей теме не нашла.

Ольга1032 Дата: Пятница, 13.03.2015, 00:59 | Сообщение # 2475 Группа: Пользователи Статус: Offline Цитата lab () но профпереподготовку по моей теме не нашла. А вы спишитесь с ними, там очень широкий профиль, не все на сайте указано.

marinazackirova2016 Дата: Пятница, 13.03.2015, 10:43 | Сообщение # 2476 Группа: Пользователи Статус: Offline Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, кем будет являться сотрудник с опытом работы в ОА менее года, необходимо ли его включать в Сведения о персонале? Что можно включить в его должностные обязанности? Может ли он обучаться пробоотбору и методикам выполнения анализа? Или он к измерениям допускается только по истечению 1 года? Заранее спасибо.

ЮлКА Дата: Пятница, 13.03.2015, 11:26 | Сообщение # 2477 Группа: Пользователи Статус: Offline marinazackirova2016, у нас есть такой сотрудник, он у нас числится стажером без опыта работы 1 год (у нас они делятся на: стажер без опыта работы 1 год и стажер без опыта работы 3 года). В его обязанности входит изучение НТД, наблюдение за практической работой сотрудников со стажем более 1 года без ручного участия, прохождение всевозможных инструктажей по ТБ, ОТ, ТБ, ЭБ… Ну и выполнение других испытаний (не входящих в ОА) и поручений начлаба.

marinazackirova2016 Дата: Пятница, 13.03.2015, 11:44 | Сообщение # 2478 Группа: Пользователи Статус: Offline ЮлКА, спасибо за ответ, получается к измерениям он вообще не подходит, а начинает их выполнение под присмотром наставника только после истечения года?

ЮлКА Дата: Пятница, 13.03.2015, 11:46 | Сообщение # 2479 Группа: Пользователи Статус: Offline marinazackirova2016, как-то так)

ева2324 Дата: Пятница, 13.03.2015, 11:59 | Сообщение # 2480 Группа: Пользователи Статус: Offline Персонал со стажем менее года необходимо обучать методикам. Он не допускается к работам по исследованиям и измерениям, но лучше ему проводить работы «параллельно» с наставником, записывая результаты в свою личную тетрадь. А еще хорошо бы вести дневник стажера, с указанием чему и когда обучался . Спустя год у вас будет обученный сотрудник, который имеет право выполнять исследования под присмотром наставника.

marinazackirova2016 Дата: Пятница, 13.03.2015, 12:45 | Сообщение # 2481 Группа: Пользователи Статус: Offline ева2324, спасибо за разъяснения, вроде все встало на свои места. Есть еще вопросик: стажер имеет право подписи или нет? 1. Он не ставит подпись вообще нигде. 2. Рядом с подписью стажера ставиться подпись наставника?

Директор Дата: Пятница, 13.03.2015, 13:25 | Сообщение # 2482 Группа: Администраторы Статус: Offline Цитата marinazackirova2016 () стажер имеет право подписи или нет Закон не запрещает ему расписываться, но он же не допущен к самостоятельной работе, поэтому (как я думаю) подпись стажера фиксирует его участие в работе (сам стаж реальными делами как-то подтверждать надо?), а подпись «опекуна» придает легитимность протоколу. Говорю, что думаю, и думаю, что говорю…

ilab2015 Дата: Пятница, 13.03.2015, 13:35 | Сообщение # 2483 Группа: Пользователи Статус: Offline Здравствуйте!В начале февраля были отправлены документы в РА на аккредитацию.Однако на сегодняшний день возникла необходимость внести изменения в некоторые документы (добавить информацию в Акт отбора и в Протокол испытаний).Подскажите пожалуйста,можно ли вносить изменения в документы до момента выезда экспертной комиссии? Или изменения вносятся только после прохождения процедуры аккредитации? Заранее благодарна.

au-mir Дата: Пятница, 13.03.2015, 14:22 | Сообщение # 2484 Группа: Пользователи Статус: Offline Цитата Albina_Dzava ()  нормативную и методическую документация; Это КАК? Альбина, у нас договор с Норма СИ ЭС, но несколько буквально нормативных документов по ОА не входит в купленную область нормы. Конкретно — лаборатория строительная, куплен раздел МАС, в ОА есть определение зольности по гост 11022-95 (теперь по ГОСТ Р 55661-2013) и его в электронном виде у нас нет. Получается, что этот гост у нас должен быть куплен в печатном виде и как контрольный экземпляр должен храниться в архиве. Не так разве? На всю НД из нашей ОА у нас есть регистрационные карточки с листом рассылки — распечатали гост с нормы или сняли копию с контрольного экз, делаем запись в карточке. Или Вас смущает, что между нормативной и методической стоит «и»? Я вообще согласна, что методическая документация входит в нормативную, но в строительной сфере есть следующее деление: фонд нормативных документов, фонд типовой проектной документации и фонд методической и другой документации в области строительства. Может я и не права, но вынесла методическую отдельно. У нас есть всякие рекомендации и указания от ниижба и прочих институтов, которые дополняют госты или поясняют их там, где без 100грамм не разобраться. Альбина, но если вы уверены, что тут надо что-то изменить, я поменяю.

avdashenkova Дата: Пятница, 13.03.2015, 16:01 | Сообщение # 2485 Группа: Пользователи Статус: Offline Добрый день, подскажите в каком документе наити необходимые формы для паспорта ИЛЦ?

Директор Дата: Пятница, 13.03.2015, 16:24 | Сообщение # 2486 Группа: Администраторы Статус: Offline Цитата ilab2015 () В начале февраля были отправлены документы в РА на аккредитацию Цитата ilab2015 () можно ли вносить изменения в документы до момента выезда экспертной комиссии? Во-первых, отправлены в конце февраля, не значит, что приняты в РА началом же февраля… Сколько они «ехали» да когда их зарегистрировали и отписали на исполнение — вот что надо точно знать, чтобы дать более или менее дельный совет. Вносить, наверное, уже нельзя, но готовиться к изменениям нужно. Вам будут высланы замечания и дадут немножко времени на устранение выявленных замечаний. Вот тогда вместе с с работой над ошибками сможете дополнить… Говорю, что думаю, и думаю, что говорю…

lab Дата: Пятница, 13.03.2015, 16:37 | Сообщение # 2487 Группа: Пользователи Статус: Offline ilab2015, у нас такая же ситуация, все изменения вносим сейчас, пока эксперт не потребовал отправить ему все для документарной проверки. Конечно, кроме области аккредитации. Добавлено (13.03.2015, 16:37) ——————————————— avdashenkova, Все таблица приведены в Приказе МЭР № 326 от 30.05.14 и называются Сведения, подтверждающие соответствие критериям аккредитации.

au-mir Дата: Пятница, 13.03.2015, 16:41 | Сообщение # 2488 Группа: Пользователи Статус: Offline Цитата Albina_Dzava () Цитата au-mir () пакет документов аккредитованной лаборатории (Аттестат аккредитации с областью аккредитации, Паспорт, Положение, Руководство по качеству, заявка, договор на аккредитацию и т.д.); И каждый раз изымаете и изъятие документируете?  акты инспекций;  приказы и распоряжения руководства;  эксплуатационную документацию на средства измерения и испытательное оборудование, графики их поверки и калибровки, методики калибровки и аттестации;  документы, содержащие сведения о компетентности сотрудников ИЛ. Мне кажется, что всеэто ДОЛЖНО хранится все-таки в лаборатории….. Цитата au-mir () Техническая документация сдается в Архив в течение 2 рабочих дней после выполнения работ на бумажном носителе. — А если сдали — на 3 день — будете иметь несоответствие при проверке…. Цитата au-mir () Архив располагается в специально оборудованном шкафу. Ну как мы «специально » шкаф оборудовали см. выше… В общем, в январе 15 года записи за 14 год прошнуровываются через дырки от дырокола, листы нумеруются, концы опечатываются бумажкой с указанием количества листов. составляется краткая опись, копия описи вкладывается в папку с прошитой «единицой хранения», оригиналы описей хранятся у менеджера. надо что-то изъять — составляем акт, что что-то изъяли по такой-то причине, и потом все вернули, заново прошили , положили на место и такого-то числа опечатали шкаф. «Единицу хранения» повторно опечатываем с сохранением первичной бумажки… Альбина, спасибо за комментарии. Они очень ценные! Из документов акк. лаборатории уберу только паспорт, он у нас действительно регулярно актуализируется и вообще-то и не был сдан в архив…, но Положение, РК и прочее (политика в области качества, конфиденциальности и тп) оставлю в архиве. Это подлинники документов, а копии буду хранить так. Плюс эти документы есть в пдф. Что касается документов на оборудование. я планировала подлинники паспортов, инструкций и поверок тоже хранить в архиве. Но теперь чего-то засомневалась. и на самом деле они же у меня через журнал архивации не прошли… Т.е я просто их в том же шкафу храню, но это получается не архив тогда. Приказы и распоряжения руководства — как Вы и описали, сдаю в архив в январе за предыдущий год. Сведения о компетентности, вы наверное тоже правы, у меня в номенклатуре дел оно переходящее, т. е не судьба ему видимо тоже в архив попасть. И про два дня тоже согласна, уберу. Альбина, еще раз спасибо!

МаринКа Дата: Пятница, 13.03.2015, 18:31 | Сообщение # 2489 Группа: Пользователи Статус: Offline а мы документы по аккредитации храним в фонде.

Albina_Dzava Дата: Пятница, 13.03.2015, 19:15 | Сообщение # 2490 Группа: Пользователи Статус: Offline Цитата au-mir () и как контрольный экземпляр должен храниться в архиве. Не так разве? Не так!! Архив это то, что уже не нужно и может понадобится «в случае атомной войны» и поэтому должно некоторое время хранится. а контрольный экземпляр должен хранится в условиях, исключающей его повреждение или утерю, в частности в запертом шкафу у начальника, менеджера и т.д. и быть доступным хотя бы для актуализации, и восстановления учтенных копий… Естественно кто попало и «без спросу» брать его не может. Прошлогодние протоколы, например, это уже архив: работа сделана, протокол кому надо выдан — все — год закрыт. и если все будет в порядке через 5 лет все это уничтожится и все.. В прошлом году мы извлекали разные документы из архива два раза… Цитата au-mir () Положение, РК и прочее (политика в области качества, конфиденциальности и тп) оставлю в архиве. Это подлинники документов, а копии буду хранить так. Плюс эти документы есть в пдф. Что касается документов на оборудование. я планировала подлинники паспортов, инструкций и поверок тоже хранить в архиве. Но теперь чего-то засомневалась. и на самом деле они же у меня через журнал архивации не прошли… Т.е я просто их в том же шкафу храню, но это получается не архив тогда. Да, это не архив. А уж РК в архиве — это просто несоответствие. Обеспечение сохранности документов и хранение в архиве — это разные вещи! в архив можете паспорта СПИСАННЫХ приборов поместить… Сообщение отредактировал Albina_Dzava — Пятница, 13.03.2015, 19:21

au-mir Дата: Пятница, 13.03.2015, 19:38 | Сообщение # 2491 Группа: Пользователи Статус: Offline Альбина, я поняла. А что с Положением? Меня наш архивариус колледжа инструктировала и сказала, что за все документы она ответить не может но Положение структурного подразделения точно хранится в архиве. я поэтому в архив и РК отправила вслед за Положением. Хорошо, что у меня бумажек только на один скоросшиватель….

Albina_Dzava Дата: Пятница, 13.03.2015, 20:17 | Сообщение # 2492 Группа: Пользователи Статус: Offline Действующие документы в архиве храниться не могут! И архивариус точно НЕ МОЖЕТ отвечать за все ваши документы… у нас большая организация и у нас 2 положения — одно СТО предприятия — положение о структурном подразделении и оно вместе с оригиналами должностных хранится в юр. отделе — у нас заверенные копии. а второе положение об АККРЕДИТОВАННОЙ лаборатории разработали мы сами и оно пока действует, хранится у нас. перестанет действовать переведем в свой архив а для уничтожения передадим по акту в архив предприятия. кстати туда же в архив юр. отдел передаст документы после прекращения их действия…

au-mir Дата: Пятница, 13.03.2015, 21:09 | Сообщение # 2493 Группа: Пользователи Статус: Offline Альбина, спасибо! уже второй раз после Ваших комментариев хочется уволиться нафиг дабы не позорить ваши ряды своей некомпетентностью )))

Albina_Dzava Дата: Пятница, 13.03.2015, 21:40 | Сообщение # 2494 Группа: Пользователи Статус: Offline Ни-ни… сайт как раз для того, чтобы помогать….. если мой тон слегка высокомерен — то это все звезды, магнитные бури и пятница 13-ое…. а так я белая и пушистая….

Директор Дата: Суббота, 14.03.2015, 09:40 | Сообщение # 2495 Группа: Администраторы Статус: Offline Цитата au-mir () уволиться нафиг дабы не позорить ваши ряды своей некомпетентностью Ни фига!!! Мы тут собираемся, чтобы стать крепче и выстоять! Вы что думаете, в стране в основном большие, сильные лаборатории с опытными многочисленными коллективами, которые все знают, умеют, и (немаловажно) имеют?! Революционные перемены в аккредитации коснулись всех лабораторий страны! И мы все порой тыкаемся, как щенки, мордочками по полу в поисках «миски с молоком». Слава Богу, что здесь собрались думающие и переживающие за дело люди! И не жадные! Посмотрите, нет-нет, а выкладывается здесь либо кусок из СМК, либо целый документ! Это дорогого стоит! Мысли об увольнении ОТСТАВИТЬ! Будем жить, коллеги, помогать друг другу и становиться сильнее! Ваша Татьяна Сигилет Говорю, что думаю, и думаю, что говорю…

ilab2015 Дата: Суббота, 14.03.2015, 11:44 | Сообщение # 2496 Группа: Пользователи Статус: Offline Цитата Директор () Во-первых, отправлены в конце февраля, не значит, что приняты в РА началом же февраля… Сколько они «ехали» да когда их зарегистрировали и отписали на исполнение — вот что надо точно знать, чтобы дать более или менее дельный совет. Доброго всем дня!Спасибо за ответ.Документы отвозили сами,сдавали лично.На сегодняшний день ждем назначения экспертной группы(заявление зарегистрировано,номер ГУ присвоен,статус отслеживаем на сайте)Но в процессе работы лаборатории пришли к тому,что наш «красивый» разработанный акт отбора образцов,совсем неудобен.Поэтому и возник вопрос,можем ли мы изменить сейчас некоторые бланки,включенные в процедуры,отправленные а РА. Добавлено (14.03.2015, 11:44) ——————————————— Цитата Albina_Dzava () если все будет в порядке через 5 лет все это уничтожится Подскажите пожалуйста,почему именно 5 лет?Так и не разобралась по срокам хранения протоколов.Спасибо.

Albina_Dzava Дата: Суббота, 14.03.2015, 13:38 | Сообщение # 2497 Группа: Пользователи Статус: Offline Цитата ilab2015 () почему именно 5 лет?Т Этот срок нам прописала канцелярия, когда номенклатуру дел утверждала… может есть какие-то архивные документы, это регламентирующие — не знаю…. Но т.к. это не противоречит здравому смыслу и нас устраивает — приняли к сведению и не заморачивались. В РК мы прописали что сроки хранения «согласно номенклатуре дел». Если сроки хранения никаким документом не оговорены — ставили ДМН — До Минования Надобности. Постараюсь уточнить ссылку на документ, но наверняка., если в нем и есть слово «Протоколы», то уж не КХА, а каких-то собраний-заседаний…. Сообщение отредактировал Albina_Dzava — Суббота, 14.03.2015, 15:12

Chimichka Дата: Суббота, 14.03.2015, 21:53 | Сообщение # 2498 Группа: Пользователи Статус: Offline Приказом РА назначены эксперты для процедуры ПК: один — эксперт по аккредитации лаборатории, второй — технический эксперт. В чем разница?

rimmazija Дата: Суббота, 14.03.2015, 22:54 | Сообщение # 2499 Группа: Пользователи Статус: Offline Заявление со всеми прилагающимися документами на ПК и расширение ОА отправляли по почте в конце октября. 02.12.14 оно было зарегистрировано…Об экспертной группе узнали в середине февраля (не помню точные даты). Оказалось, что РА не передала им комплект наших документов. Отправляли все по-новому. До 13.03.15 нужно было отправить все документы и , по словам эксперта, до 1-го апреля пройдет выездная (хотя я думала, что документарную нам зарубят). P.S. эксперты из Ростова («Региональный экспертный центр»), может доводилось кому-нибудь с ними работать уже?

Albina_Dzava Дата: Суббота, 14.03.2015, 23:09 | Сообщение # 2500 Группа: Пользователи Статус: Offline Эксперт РА — по идее, проверяет соответствие ваших документов критериям, а технический (если повезет — то будет химик) , опять же — по идее, то, насколько Вы в реальности соответствуете тому, что в документах написали… у нас технический эксперт смотрела рабочие журналы, давала контрольные (из наших ГСО) и СМОТРЕЛА, как люди измерения делают (с методикой в руках), проверяла наличие и проведение ВОК. Эксперт РА проверила внутренний аудит, вместе с представителем РА (который по идее должен был контролировать работу экспертов) приборы, ГСО, их паспорта, документы о собственности на все, устав, в кладовку с реактивами слазили, очень тщательно документы по персоналу, РАишник пожелал посмотреть архив, и на по следок проверили все этапы управления документацией на примере всей внутренней документации и двух навскидку взятых ГОСТ и прошлись по РК на соответствие его критериям по КАЖДОМУ!!! пункту…. и то насколько мы устранили замечания после документарной проверки… Добавлено (14.03.2015, 23:09) ——————————————— Цитата rimmazija () РА не передала им комплект наших документов. Отправляли все по-новому. То же самое было и у нас! И РАишник тоже из Ростова …. мои впечатления см пост 2007 на стр 134