Руководство по созданию описание

Много было сказано и написано об управлении содержанием проекта и его роли в реализации успешных проектов. Независимо от того, являетесь ли вы новичком или опытным менеджером проектов, понимание масштаба проекта имеет решающее значение для вашего успеха в управлении проектами.Но прежде чем мы туда доберемся, нам нужно определить масштаб проекта. В этой статье будет рассмотрено все, что нужно знать о масштабе проекта и управлении объемом проекта. Мы также узнаем, как создать план управления содержанием проекта на примере.

Во-первых, давайте посмотрим на определения:

Объем проекта — это компонент планирования проекта, который влечет за собой определение и запись полного списка результатов или функций, которые будут включены в выполнение проекта.

Другими словами, объем проекта определяет цели проекта и способы их достижения.

Если вы когда-либо работали над проектом, вы, вероятно, несколько раз слышали термин «содержание проекта». Скорее всего, это самый важный аспект хорошего управления проектами.

Управление содержанием проекта относится к методам, которые гарантируют правильное определение и отображение содержания проекта. Чтобы выполнить проект вовремя, он должен включать только необходимую информацию о проекте.

Главной задачей управления содержанием проекта является регулирование того, что находится внутри проекта, а что нет. Это также важно для помощи менеджерам проектов, координаторам и супервайзерам в сосредоточении внимания на том, что действительно важно для проекта, и в распределении соответствующего объема работы между членами команды для эффективного выполнения проекта.

Давайте сравним реализацию проекта со строительством здания, чтобы было понятнее. Перед началом работ вокруг участка возводится забор. Это необходимо для определения границ строительства, чтобы участники строительной бригады знали, где остановиться. Это известно как масштаб.

Каково определение масштаба в управлении проектами?

Когда мы говорим об объеме в управлении проектами, мы имеем в виду два типа объема: объем продукта и объем проекта. Давайте кратко рассмотрим их:

Заявление о содержании проекта

В управлении проектами существуют разные документы, но одним из наиболее важных документов содержания проекта является документ описания содержания. В заявлении о содержании указываются ожидаемые результаты, допущения, ограничения, а также другие критические элементы, при соблюдении которых проект будет завершен.

Он также определяет ограничения проекта, назначает рабочие обязанности каждому члену команды и описывает процедуры, которым необходимо следовать на протяжении всего жизненного цикла проекта. Он также известен как описание области применения, техническое задание или техническое задание.

В описание содержания проекта могут быть включены следующие пункты:

Требования растут, как никогда раньше, по мере того, как проекты становятся больше и сложнее. Каждый значительный проект требует больше времени, усилий и ресурсов, чтобы довести его до конца. Вот почему так важно указать объем как продукта, так и проекта.

Это позволяет вам сосредоточиться на работе, охватываемой планом управления содержанием, и при этом помнить о том, что если произойдут неожиданные изменения, они повлияют на время, стоимость, качество, ресурсы и даже на удовлетворенность клиентов. Поскольку информация поступает от всех заинтересованные стороны и спонсоры заранее, меньше вероятность сбора неточной информации, которая может нанести ущерб успеху проекта. В результате функция управления масштабом проекта имеет решающее значение для определения успеха проекта.

Согласно PMBOK, управление содержанием состоит из шести процессов:

Это первый шаг в процессе управления содержанием проекта. Эта процедура, недавно добавленная в пятое издание PMBOK, создает план управления содержанием на основе входных данных из плана проекта.

В таблице ниже приведены входные данные, инструменты, подходы и результаты процесса управления содержанием плана.

Документ не должен быть длинным, подробным или формальным. Он должен быть простым для понимания всеми и служить своей цели.

№ 2. Требования к сбору

Следующим шагом является определение требований и ожиданий заинтересованных сторон. С помощью интервью, опросов и фокус-групп они ожидают, что вы задокументируете все потребности проекта, ожидания, бюджеты и результаты.

Это важный шаг, потому что чаще всего у заинтересованных сторон есть нереалистичные требования или ожидания, и руководители проектов должны вмешаться, чтобы найти решение, приемлемое для всех, чтобы избежать задержек проекта.

В конце этапа сбора требований у вас должно быть следующее:

Определение области

На этом этапе вы должны перевести свои требования в подробное описание услуги или продукта, которые вы надеетесь предоставить в рамках проекта. После этого у вас будет описание содержания проекта, к которому вы можете обращаться на протяжении всего проекта.

Хотя важно перечислить, что входит в рамки проекта, не менее важно отметить, что выходит за рамки проекта. Любые изменения в области затем должны будут пройти полную процедуру контроля изменений, чтобы гарантировать, что команда работает только над тем, над чем им нужно работать.

Вы получаете точку отсчета для своей проектной группы и всех остальных участников, когда указываете объем. Если что-то не входит в объем работ, команде не нужно это доделывать.

№ 4. Разработка структуры декомпозиции работ

Структура декомпозиции работ (WBS) — это документ, в котором разбивается вся работа, которая должна быть выполнена в рамках проекта, а затем распределяются все задачи между членами команды. В нем описываются результаты, а также их соответствующие сроки.

Для этой части процесса вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы назначать задачи и расставлять приоритеты, упрощая отслеживание общего хода проекта и сводя к минимуму любые ненужные узкие места.

№ 5. Проверка области действия

Объем и результаты, которые вы записали, должны быть доведены до руководителей проекта и заинтересованных сторон на этом этапе для получения необходимых утверждений. Перед началом проекта необходимо выполнить проверку содержания, чтобы гарантировать, что если что-то пойдет не так, можно будет легко определить, где что-то пошло не так.

№ 6. Сбор прицела

Руководители проектов должны гарантировать, что, как только проект начнется, он останется в установленных рамках. Если что-то необходимо изменить, следует выполнить правильную процедуру контроля изменений.

Пример плана управления содержанием проекта показан ниже.

Пример плана управления содержанием проекта Кредит изображения: Example.com

Установка определенного объема проекта позволяет командам более эффективно управлять своей общей рабочей нагрузкой. Успешный масштаб проекта с помощью программного обеспечения для управления проектами помогает начать проект с правильной ноги и гарантирует, что он будет выполнен вовремя и в рамках бюджета, при этом оправдывая ожидания конечных пользователей.

План управления содержанием проекта — это набор методов, используемых для гарантии того, что проект содержит все задачи, необходимые для завершения проекта, исключая те работы/задачи, которые выходят за рамки.

Основное преимущество этой процедуры заключается в том, что она обеспечивает руководство и направление того, как объем работ будет поддерживаться на протяжении всего проекта.

Что входит в объем проекта?

Описание содержания, которое часто создается менеджером проекта, охватывает весь проект, включая любые результаты и их характеристики, а также список заинтересованных сторон, которые будут затронуты. Он также будет включать любые важные задачи проекта, результаты и цели, которые помогут в измерении успеха.

Статьи по теме

При создании проекта вы также должны подготовить документ, в котором подробно описывается, что он включает. Этот документ, в котором рассматривается объем проекта, является важным компонентом вашего процесса, поскольку он помогает всем в команде увидеть, что необходимо сделать и что было обещано. Но сначала давайте рассмотрим, каков объем проекта и как вы можете составить документ, который будет держать вас и вашу команду в нужном русле. Мы также увидим пример заявления о содержании проекта, который будет служить руководством при его написании.

Что такое Масштаб проекта?

Масштаб проекта представляет собой подробное описание усилий по проекту, необходимых для удовлетворения ожиданий заинтересованных сторон. Обсуждается, что входит. Однако рассмотрение того, что исключено, может значительно повысить ясность требуемой работы. Существует два вида объема: 1) объем продукта и 2) объем проекта.

Область применения продукта

Объем продукта является подмножеством объема проекта. Он определяет усилия, необходимые для достижения требований к результатам проекта. Управление содержанием проекта важно, потому что продукты являются основными результатами проекта. Специальные проектные документы и методы используются для проверки того, что конечный результат соответствует критериям приемлемости заинтересованных сторон проекта. План управления требованиями и Матрица отслеживания требований — это два уникальных проектных документа, посвященных только объему продукта.

Управление конфигурацией — это отдельная процедура, созданная для обработки изменений функциональных или физических свойств Продукта. Прежде чем они могут быть признаны и распределены среди нужных заинтересованных сторон, товары также должны пройти процессы проверки и проверки.

Объем проекта содержит объем продукта, а также определяет все остальные работы, которые должны быть выполнены в рамках проекта. Он указан в Плане управления содержанием, а также в Базовом плане содержания и задокументирован в Плане управления проектом. План управления содержанием описывает, как содержание будет планироваться, выполняться и контролироваться. Базовый план содержания описывает содержание проекта в трех документах:

Базовый план области — это документ, по которому они измеряют эффективность области.

Что такое Заявление о содержании проекта?

Описание содержания, которое часто составляется руководителем проекта, охватывает весь проект, включая любые результаты и их характеристики, а также список заинтересованных сторон, которые будут затронуты. Он также будет включать любые основные цели проекта, результаты и цели, чтобы помочь количественно оценить производительность.

Ваше описание содержания проекта будет ключевой инструмент для заинтересованных сторон и команды, на которые можно ссылаться и использовать в качестве ориентира для надлежащей оценки успеха проекта.

Сегодня я хотел бы продемонстрировать, как более надежно управлять областью видимости, на реальном примере.

Пример реального описания содержания проекта

Ниже в качестве примера приведено описание содержания проекта для скромного реального проекта.

(Я изменил названия предметов и клиентов.)

Идеи управления содержанием проекта будут одинаковыми для любого проекта. Даже большой будет иметь все те же компоненты.

Пример описания содержания проекта Кредит изображения: основы управления проектами

Так что не усложняйте управление областью действия.

Также стоит отметить, что это слишком просто. Кроме того, вам не обязательно включать все, что рекомендует Руководство PMBOK. Просто убедитесь, что Scope Baseline выполняет свою работу.

Краткое описание содержания проекта

Как и в случае Пять W журналистики— Кто, что, когда, где и почему — чтобы правильно написать описание содержания проекта, вы должны учесть следующие семь пунктов:

Ни один проект не начинается без существующей потребности, так что используйте это как аргумент. Начните заявление о содержании проекта, указав потребность в вашем проекте и то, как конечный результат будет соответствовать этому требованию.

Примеры потребностей включают в себя:

№ 2. Объем работ

Это может показаться простым шагом, но он является одним из самых важных в описании содержания проекта. Перечислите, что входит и не входит в рамки вашего проекта на высоком уровне. Это поможет установить границы проекта. Он также обрабатывает ожидания/вклад ваших заинтересованных сторон и предоставляет членам вашей команды некоторые творческие ограничения для работы.

Программное обеспечение для управления проектами может помочь вам лучше управлять заинтересованными сторонами.

Обрисуйте свои бизнес-цели, указав цели, которых вы хотите достичь с помощью этого проекта. Это может включать в себя даты запуска продукта, новую бизнес-стратегию, обеспечивающую больший процент регулярного дохода, более высокий уровень удовлетворенности клиентов, увеличение количества новых клиентов и другие вещи.

№ 4. Результаты проекта

Составьте список результатов, которые члены вашей команды должны создать для достижения целей компании. Это может включать сам продукт, инструкции по эксплуатации и установке, маркетинговые материалы, выпуски новостей, рекламные кампании, а также другие ресурсы.

№ 5. Исключения проекта

Хотя очень важно с самого начала указать границы проекта, важно также указать, что проект не включает. Например:

№ 6. Ограничения

Ограничения проекта — вот что делает управление проектом такой сложной проблемой. Обычно тремя главными ограничениями в управлении проектами являются время, деньги и объем. Они взаимосвязаны, а это означает, что если вы нажмете один рычаг на «сфере», другой рычаг на «деньгах» или «времени» также сдвинется.

Однако в любое время могут возникнуть дополнительные ограничения проекта, такие как риск, ресурсы, организация, подход, клиенты и т. д. Перечислите все ограничения, которые вы ожидаете в своем проекте, чтобы вы могли стремиться к готовым решениям, когда они возникают.

№ 7. Предположения

Предположения вашего проекта обычно вращаются вокруг тех самых элементов, которые в конечном итоге становятся ограничениями, такими как время, деньги и объем. Например, в этой части вы можете написать: «Команда разработчиков интерфейса будет доступна в течение этого периода проекта» или «Группа обслуживания клиентов пройдёт обучение по новому продукту к x времени». Крайне важно упомянуть об этом, поскольку это не только проинформирует основные заинтересованные стороны о ваших основных потребностях в ресурсах для завершения проекта, но также даст вам немедленное представление о том, где находятся ваши самые большие факторы риска.

Схема описания содержания вашего проекта будет служить ориентиром при создании всеобъемлющего описания содержания. Потому что, хотя предсказать будущее проекта на этом уровне невозможно, это первый шаг к тому, чтобы максимально приблизить ваш проект к результату. Вы можете получить преимущество в успешном проекте, начав с семи критических утверждений, перечисленных выше.

Хотя описание содержания проекта необходимо для успеха проекта, некоторые аспекты проекта рассматриваются в отдельных документах. Вот два ярких примера.

Заявление о содержании продукта Точно так же, как существуют небольшие различия между работой менеджера по продукту и менеджера проекта, существуют некоторые различия между содержанием проекта и содержанием продукта. Объем продукта содержит больше информации о характеристиках и функциях продукта, услуги или решения, которое будет создано в рамках проекта. В содержании проекта может быть указано: «Поставка нового планшетного ПК к концу 2020 года», но в содержании продукта будет указана такая информация, как размер экрана, тип процессора, объем оперативной памяти и так далее.

Генеральный план проекта. Если описание содержания проекта является основой, на которой они строят проект, то генеральный план проекта является остальной частью структуры. По словам Алексиса, генеральный план проекта включает в себя подробный график проекта и организацию работы, а также политики и процедуры для управление рисками, управление качеством и управление коммуникациями. С другой стороны, сила вашего заявления о содержании проекта определяет успех вашего генерального плана проекта, говорит он.

Как отточить свои навыки управления проектами

Получение степени магистра в области управления проектами является одним из вариантов получения знаний и навыков в области управления проектами в профессиональном контексте. Наряду с изучением того, как составить описание содержания проекта, вы также узнаете, как взаимодействовать с руководителями и спонсорами проекта, попрактикуетесь в использовании навыков межличностного общения для управления командами и подготовитесь взять на себя повышенную ответственность, управляя большей командой и/или большим бюджетом. .

Часто задаваемые вопросы о содержании проекта

Исключения, допущения и ограничения проекта (помимо другой информации) представлены в Заявлении о содержании проекта.

Каковы шесть элементов типичного описания области?

Типичные компоненты описания содержания проекта включают цель проекта, обоснование, описание продукта, прогнозируемые результаты, предположения и ограничения.

Процесс разработки Плана управления проектом относится к планирования.

План управления проектом объединяет следующие планы:

Эти процессы взаимодействуют друг с другом, а также с процессами из других групп управления проектом. Первые три процесса относятся к планирования, два других — к мониторинга и управления. На вход процесса «Планирование содержания» поступают результаты выполнения процессов группы — , предварительное содержание описания проекта и план управления проектом. Процесс » содержания» связан с процессом «Планирование содержания» и с процессами группы мониторинга и контроля, получая от них на вход План управления содержанием проекта и Одобренные запросы на изменение. Процесс «Создание » связан с процессом » содержания». Входами для процесса «Подтверждение содержания» являются выходы процесса «Создание » и процесса «Руководство и управление исполнением проекта» мониторинга и контроля.
Процесс «Управление содержанием» связан с процессом «Подтверждение содержания» и процессами группы мониторинга и управления документами «Отчетность исполнению» и «Руководство и управление исполнением проекта».

Управление содержанием проекта должно быть так интегрировано в остальные процессы и области знаний, чтобы результатом проектной работы стало создание информационной системы необходимого содержания.

На
рис.
4.4 представлена схема взаимосвязи процессов управления содержанием проекта.

Рассмотрим, что происходит внутри каждого процесса управления содержанием.

Планирование содержания

Процесс «Планирование содержания» выполняет разработку и плана управления содержанием проекта. Как показано на
рис.
4.4, исходными данными для процесса планирования являются , Предварительное содержание описания проекта и План управления проектом, а также факторы внешней среды и организационные . С помощью экспертной оценки и опыта аналогичных проектов, а также шаблонов планов управления содержанием и шаблонов иерархической структуры работ (), формируется План управления содержанием проекта.

План управления содержанием проекта является инструментом планирования, описывающим, как проектная будет формулировать содержание проекта, разрабатывать подробное описание содержания проекта, определять и разрабатывать иерархическую структуру работ, проверять и контролировать содержание проекта. Разработка плана управления содержанием и содержания проекта начинаются с анализа информации, содержащейся в Уставе проекта, предварительном описании содержания проекта, последней одобренной редакции плана управления проектом, и информации, которая находится в активах организационного процесса и факторов внешней среды предприятия.

План управления содержанием проекта должен содержать описание следующих процессов:

План управления содержанием проекта может быть обобщенным или подробным, в зависимости от потребностей проекта.

Масштаб проекта — это тщательная разбивка всех аспектов проекта, включая все связанные задачи, материалы, сроки и результаты, а также границы проекта. Шансы на успех увеличиваются, когда цель вашего проекта четко определена. Это поможет вам управлять ожиданиями заинтересованных сторон и гарантировать, что все компоненты проекта соответствуют целям. Вот некоторые важные подробности об определении содержания проекта, о том, как его написать, и о важности его управления и постановки.

Масштаб проекта является частью планирования проекта, который включает в себя составление списка точных целей проекта, результатов, задач, затрат и сроков. Описание содержания или техническое задание — это документ, описывающий параметры проекта. Он устанавливает правила для проекта, дает каждому члену команды работу и устанавливает правила для проверки и утверждения готовой работы.

Описание содержания проекта — важный документ, в котором излагаются основные цели проекта и объясняется мотивация его начала. Обычно они включаются в декларации целей проекта.

Ключевые шаги для определения содержания вашего проекта

Успешное управление проектом зависит от точного определения цели проекта. Процедуры для определения масштаба вашего проекта перечислены ниже.

Пример содержания проекта

Давайте представим, что вы руководитель проекта, задающий параметры проекта контент-маркетинга. Это пример очень простой декларации цели проекта.

В рамках процесса планирования управление содержанием проекта — это метод, который помогает определить и записать список всех целей проекта, результатов, сроков выполнения и бюджетов. Большие проекты часто претерпевают изменения по мере того, как они проходят управление проектами.

Когда проектные группы начинают с цели, ими легче управлять и вносить изменения.

Одной из самых сложных обязанностей менеджера проекта является управление ожиданиями клиентов и заинтересованных сторон. Кроме того, когда цель проекта ясна, менеджеры могут не сбиться с пути и соблюдать все сроки.

Эффективное управление целями проекта дает вам полную картину потребностей проекта во времени, рабочей силе и стоимости. Кроме того, проведение различия между тем, что требуется, и тем, что не требуется, полезно для завершения проекта. Кроме того, цель проекта в управлении проектами также создает управляющие факторы проекта для рассмотрения компонентов, которые могут измениться в течение жизненного цикла проекта.

Давайте поговорим о шести процедурах, необходимых для точного определения масштаба проекта:

Во-первых, на начальном этапе управления содержанием проекта вы создаете документ плана содержания, который затем можно использовать позже. Документ в первую очередь помогает в установлении, управлении, проверке и регулировании масштаба проекта.

№ 2. Сбор требований

Следующим этапом является определение требований и ожиданий заинтересованных сторон. С помощью интервью, опросов и фокус-групп вы будете записывать требования, цели, бюджеты и результаты проекта.

Определение сферы

Кроме того, теперь вы должны подробно описать продукт или услугу проекта. После этого у вас будет формулировка цели проекта, которую вы сможете использовать на протяжении всего проекта.

№ 4. Создание структуры проекта

Структуры разбивки проекта координируют и назначают задачи проекта членам команды. Он включает в себя список необходимых результатов и соответствующие сроки их выполнения.

На этом этапе вы расскажете руководителям проекта и заинтересованным сторонам о цели и результатах, которые вы записали. Кроме того, это поможет вам получить необходимые разрешения. проверка цели должна быть выполнена до начала проекта для быстрого выявления проблем.

№ 6. Управление областью

Менеджеры проектов должны следить за тем, чтобы проект всегда оставался в границах определенной области с момента его запуска. Если необходимо внести какие-либо изменения, следует использовать соответствующую процедуру контроля изменений.

Каковы 3 аспекта содержания проекта?

Проектные группы — это те, кто первым принимает решение об объеме проекта. Кроме того, проект не будет считаться успешным и завершенным до тех пор, пока не будут реализованы все входящие в его состав элементы. Кроме того, поскольку вы можете понять общие цели и начать разбивать требования на более управляемые компоненты для планирования, описание области полезно для планирования.

№ 2. Декомпозиция работы/WBS.

Декомпозиция работ является следующим важным компонентом управления содержанием проекта. Кроме того, это происходит в результате разделения проектной командой компонентов содержания проекта на более управляемые единицы. Рабочие пакеты относятся к этим подразделениям.

Управление объемом.

В качестве последнего шага необходимо также активно управлять областью действия. Вместе с другими членами команды и спонсором проекта этим часто занимается руководитель проекта. Изменения содержания изучаются, осмысливаются и готовятся к ним в процессе управления содержанием. На протяжении всего проекта цели обычно меняются.

Каковы 5 частей плана содержания проекта?

Масштаб проекта, или «мясо и картошка» проекта, представляет собой краткое изложение условий всего предприятия. Эффективное описание содержания проекта состоит из пяти частей: целей, задач, результатов, рабочего плана, затрат и сроков. Кроме того, он делегировал задачи и обязанности.

Каковы шесть элементов масштаба?

Шесть основных элементов хорошего описания содержания — это описание содержания продукта, критерии приемки, результаты, исключения из проекта, ограничения и допущения. Хорошо написанное описание содержания имеет важное значение для успешного проекта.

Каковы два типа управления проектами?

Существует два различных подхода к управлению проектами:

Объем продукта

Объем продукта или услуги описывает его функции и возможности. Эти критерии включают размер, материал и функцию. Назначение и использование являются функциональными факторами.

Фактический результат, или предложение, является акцентом объема продукта. Вот конечный продукт. «Продукт» — это услуга или объект для использования клиентом. Важно отметить, что объем продукта часто учитывается при оценке прогресса и результата объекта.

№ 2. Объем проекта

Тем не менее, объем проекта включает усилия по доставке продукта или услуги. Масштаб проекта описывает, как выполнить миссию. Задокументируйте цели проекта, результаты, задачи, участников, сроки выполнения и вехи.

Масштаб проекта описывает то, что не входит в объем плана, тем самым устанавливая границы проекта. Бюджет или ресурсы, доступные для проекта, могут быть включены. Объем проекта может включать подробную информацию о сроках проекта и назначении задач.

В заключение, четкое понимание масштаба проекта имеет решающее значение для эффективного развертывания нового проекта или продукта. Кроме того, цель является очень важной идеей для менеджеров проектов и организаций в целом, поскольку она позволяет тщательно изучить деятельность и активы компании.

Содержание проекта — это работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с заданными свойствами и функциями.

Управление содержанием проекта включает в себя шесть процессов:

Планирование управления содержанием — процесс создания плана управления содержанием, документирующего, каким образом содержание и продукта будет определяться, подтверждаться и контролироваться. Цель процесса — обеспечить руководство и указания относительно управления содержанием проекта на протяжении всего проекта.

Разработка плана управления содержанием и содержания проекта начинается с анализа информации, содержащейся в уставе проекта, последних одобренных вспомогательных планов плана управления проектом, исторической информации, которая содержится в активах процессов и других соответствующих факторов среды предприятия.

Сбор требований — процесс определения, документирования и управления потребностями и требованиями заинтересованных сторон для достижения целей проекта.

Цель процесса — обеспечить основу для определения содержания проекта. Этот процесс выполняется единожды или в предопределенные моменты в проекте. Требования к проекту оформляются в Техническом задании на проект.

Рис.
3.1.
Пример шаблона матрицы отслеживания требований PMBOK®

Определение содержания — процесс разработки подробного описания проекта и продукта. Цель данного процесса — описать границы и критерии приемки продукта, услуги или результата.

Создание иерархической структуры работ (ИСР) — процесс разделения поставляемых результатов проекта и проекта на меньшие компоненты, которыми легче управлять.

Цель процесса-определить структуру того, что необходимо поставить. Этот процесс выполняется единожды или в предопределенные моменты в проекте.

Подтверждение содержания — процесс формализованной приемки полученных поставляемых результатов проекта. Цель данного процесса — обеспечить объективность процесса приемки и повышение вероятности приемки конечного продукта, услуги или результата путем подтверждения каждого поставляемого результата. Процесс осуществляется периодически на протяжении всего проекта, по мере необходимости.

Контроль содержания — процесс мониторинга состояния содержания проекта и продукта, а также управления изменениями базового плана по содержанию. Цель процесса состоит в том, что ведение базового плана по содержанию осуществляется на протяжении всего проекта.

Время на прочтение

Точный план полного скоупа (от англ. scope) проекта поможет заинтересованным лицам понять, какую работу необходимо выполнить в рамках проекта и определить его границы. Если вы управляете проектом, вам нужно знать, как определить его скоуп, чтобы прийти к успешному завершению проекта. В этой статье мы поговорим о процессах, которые включает в себя управление скоупом проекта.

Что такое скоуп в управлении проектами?

Скоуп продукта включает описание фич, характеризующих продукт, результат или услугу. Обычно это составляющая продукта, вызывающая наибольший интерес конечного пользователя.

Скоуп проекта определяет тот объем работы, который должен быть выполнен, чтобы успешно поставить продукт, результат или услугу в соответствии со скоупом продукта. Он содержит краткое описание проекта и говорит, как заинтересованные стороны планируют достичь своей цели.

Почему скоуп в управлении проектами важен?

Скоуп четко описывает все элементы проекта. Он описывает правила, по которым что-то может быть добавлено или убрано по мере развития проекта. Скоуп помогает менеджеру проекта оценить время и затраты, которые потребует проект. Четкое информирование о скоупе проекта гарантирует то, что все заинтересованные стороны сошлись во мнениях о том, что необходимо сделать и как именно они это реализуют.

Управление скоупом определяет механизмы контроля для управления непредвиденными событиями и ограничивает случаи изменений, происходящих во время разработки и реализации проекта. По сути, это способствует наилучшему прогнозированию затрат и планированию мероприятий, что приводит к сокращению убыток/потерь.

Процессы управления скоупом проекта

Ниже перечислим типичные процессы управления скоупом проекта:

Опишите, как вы будете создавать, валидировать и контролировать скоуп проекта. Чтобы создать его, можно использовать устав проекта (англ. Project Charter) или план управления проектом (англ. Project Management Plan). Следует организовать встречи, на которых предстоит определить процесс создания для утверждения скоупа, как команда будет участвовать в запросах на изменение (англ. Change Request), и разногласиях об элементах скоупа, процедуре принятия результатов и иерархической структуре работ (ИСР) (англ. Work Breakdown Structure, WBS).

Требования — это цели, достижение которых удовлетворит стейкхолдеров. Чтобы понять, что это за требования, можно проводить интервью, исследования, воркшопы и обсуждения в фокус-группах с стейкхолдерами.

Проект может преследовать несколько целей, например, создание нового сервиса внутри организации или разработка нового софта. Зафиксируйте письменно соответствующую информацию в подробный список с намерением достигнуть все поставленные цели. Вам необходимо понимать требования, чтобы максимально снизить вероятность неприятных событий и получить ожидаемые результаты.

Определите скоуп вашего проекта в описании содержания проекта (англ. Project Scope Statement). Описание содержания проекта отражает в деталях все, что включено в основные конечные результаты. Это включает в себя потребности проекта, зоны ответственности каждого члена команды и необходимые процедуры для завершения, верификации и согласования после завершения работы. В описании также поясняются ожидаемые результаты проекта.

Описание содержания проекта служит основой для совершения проектных решений с того момента, как все стейкхолдеры выразили свое с ним согласие. Перечислим некоторые пункты, которые должно содержать описание:

Иерархическая структура работ (ИСР) (англ. Work Breakdown Structure, WBS) — важный инструмент управления проектами. Он заключается в разделении всего проекта на отдельные задачи. Как только вы определили результаты проекта в описании содержания проекта, вы можете организовать их в небольшие элементы — «пакеты работ», тем самым упростив управление ими.

Рассмотрите и утвердите результаты проектов со стейкхолдерами. В случае возникновения разногласий можно сделать пересмотр в соответствии с обратной связью стейкхолдера.

В течение проекта критически важно контролировать скоуп и управлять возможными изменениями. Для достижения контроля вы можете сравнить отчет о производительности с набором требований и проверить, есть ли между ними разница. В случае необходимости можно изменить скоуп с помощью процесса управления изменения. Непредвиденные события могут произойти, но если вы подготовлены к тому, чтобы справиться с такими изменениями, которые оказывают влияние на скоуп, это в конечном итоге не должно повлиять на проект.

Процесс управления изменениями обычно включает отправку официального запроса на изменения стейкхолдерам. Они анализируют влияние запрашиваемого изменения на стоимость, качество и график проекта, и как только они принимают предложение, менеджер проекта вносит изменения в первоначальный план.

Как определить описание содержания проекта

Описание содержания проекта дает пояснения по ограничениям проекта. Он определяет элементы, которые содержит финальный продукт или услугу а также те, которые не включены. Это важная информация для членов команды, стейкхолдеров и высшего руководства. Не существует строгих указаний относительно рекомендуемого объема этого документа, но есть некоторые шаги, на которые стоит обратить внимание при написании.

Создайте подробное описание результата, продукта или услуги. Убедитесь, что вы фокусируетесь на тех деталях, которые помогут стейкхолдерам понять, где пролегают границы проекта.

Пример: Подрядчику дали задачу установить новый бухгалтерский софт. Скоуп проекта заключается в установке нового софта и управлении миграцией всех учетных данных из старой системы в новую.

Результаты — это то, что проект будет производить. Описание содержания проекта должно включать подробный список результатов, включая те, которые кажутся очевидными.

Пример: Подрядчик обязуется предоставлять еженедельный отчет о проведенной работе и проводить тестирование в конце каждой фазы.

Описание содержания проекта должно содержать описание критериев, которые должны быть выполнены до приемки результатов поставки проекта. Критерии приемки могут указывать, например, необходимо ли тестирование для определения завершенности. Сроки приемки и согласование финансирования — еще одни критерии, которые стоят упоминания. Также можно указать, принимает ли организация финальные решения и может ли быть составлен акт выполненных работ.

Пример: Последний успешный тест с текущими учетными данными завершает последнюю фазу. Главный бухгалтер вместе с директором компании должен подписать результаты этого теста, что обуславливает завершение проекта.

Когда некоторые элементы не включены в проект и открыты к интерпретации, лучше исключить их полностью.

Пример: Подрядчик может отказаться от технической поддержки пользователей бухгалтерского софта после завершения проекта.

Полное описание ограничений может помочь стейкхолдерам понять, в каких ситуациях возникают проблемы. Важно понимать, что ограничения часто взаимосвязаны. В качестве примеров ограничений могут служить: время, бюджет, риски, качество, степень удовлетворенности пользователей, ресурсы, организация, устойчивость и методология.

Пример: На этапе установки софта может возникнуть ограничение по времени: проект должен быть завершен и запущен до окончания текущего финансового года. В приведенном выше примере есть организационное ограничение: проект считается завершенным, когда его подписали руководитель и директор. Если же они этого не сделали по причине своего отсутствия, это может повлиять на сроки.

Управляя проектом, убедитесь, что вы не исключаете любую необходимую информацию, чтобы помочь стейкхолдерам понять ситуацию в случае возникновения проблем. Не стоит просто предполагать, что вы все на одной волне — общайтесь открыто, так, чтобы все владели актуальной информацией.

Пример: На этапе установки софта подрядчик предполагает, что конечные пользователи смогут участвовать в тестировании софта на протяжении проекта. Другое же предположение может быть таким, что даты отпусков руководителя и директора строго фиксированы.

Вы также можете проконсультироваться со специалистами, чтобы получить необходимую информацию для описания скоупа. Они помогут определить потенциальные проблемы, которые могут возникнуть в течение фазы планирования проекта. Также, консультации со стейкхолдерами на встречах и воркшопах очень важны для сбора всей запрашиваемой информации и информирования о скоупе проекта. Для успеха проекта крайне важно прояснить все непонятные области и разрешить конфликты.

Пример: Разработчик может нанять стороннего консультанта для участия в проекте.

Приглашаем всех желающих на открытое занятие «Оценка и тайминг», на котором обсудим:- Кто такой менеджер проекта и как им стать- Почему вотерфолл еще жив- В чем ценность экспертной оценки- Зачем нужны SMART и DoD Регистрация доступна по ссылке.

Мы запустили нейросеть по написанию описания для товаров на Маркетплейсах, сервис в основе, которой лежит Искусственный Интеллект (ИИ) нейронная сеть ChatGPT 3.5. Сервис подключен напрямую к OpenAI и общается с ним по API. Есть БЕСПЛАТНАЯ (с ограничениями) и ПОЛНАЯ БЕЗЛИМИТНАЯ

Как пользоваться

1. Для какого товара нужно описание? Здесь вводите ответ на этот вопрос. Лучше прям писать худи женское (приписывать пол)

2. Какие слова ОБЯЗАТЕЛЬНО использовать в Описании. Так как ИИ хоть и достаточно умный, вы приятно удивитесь результатами, все тонкости SEO для маркетплейсов он не знает, вы его можете «заставить» использовать слова (НЕ фразы). ОБЯЗАТЕЛЬНО СОБЛЮДАЙТЕ ФОРМАТ — слово1, слово2, …, словоХ. В БЕСПЛАТНОЙ ВЕРСИИ ОГРАНИЧЕНИЕ НА 70 СИМВОЛОВ!!!

Для подбора слов используйте:

1. ПРОФИ. ЛК Поставщика — раздел «Популярные запросы», но нужны не выражения, а СЛОВА
2. ПРОФИ. Сервис от WBCON — «SEO-пылесос» — ПО ССЫЛКЕ ИНСТРУКЦИЯ
3. НОВИЧОК. Заказать услугу — «Подбор слов для ChatGPT» — ПО ССЫЛКЕ

3. ПЛАТНАЯ ВЕРСИЯ. Выберите желаемое количество символов для Описания: от 1000 до 3500. В бесплатной версии до 500 символов!!!

ВАЖНО!!! ИИ не дурак и воду не пишет. И если вы захотите 3500, а ИИ посчитает, что достаточно 1500, не удивляйтесь.

4. ПЛАТНАЯ ВЕРСИЯ. Использовать форматирование. Перенос строк. Для Вайлдберрис НЕ НАДО.

5. ПЛАТНАЯ ВЕРСИЯ. Использовать списки. Списки — это когда «двоеточие», а потом по номерам перечисление. Для Вайлдберрис НЕ НАДО.

6. ПЛАТНАЯ ВЕРСИЯ. Длина наименования. Автоматическая генерация названия товара по данным в п.1 и п.2.

7. ПЛАТНАЯ ВЕРСИЯ. Выберите стиль описания. Стили:

— Классический — простое и привычное

— Юмористический — добавляется юморок

— Копирайтер — вылизанный классический вариант

— Быдло — хамит и использует жаргонизмы

Ограничения ИИ

Вы не думайте, ИИ захватит эту нишу. Да, он достаточно умный…

1. Он ругается и часто не хочет писать Описания на категории 18+ (вибраторы например)
2. Если вы что-то не так сделаете, он может захотеть уточнить, но вы это не увидите. Поэтому соблюдайте правила заполнения.
3. Пишите грамотно. ИИ скорей всего лучше вас знает русский язык.
4. Пишите ему для ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СЛОВ СЛОВА, А НЕ ФРАЗЫ. Дайте ИИ свободу. Тем более для МП фразы не важны!!!

Ограничения сервиса

Я понимаю, что сервис будет востребован, потому что он первый такой, он адаптирован под новичков и он БЕЗЛИМИТЕН. Поэтому…

1. В БЕСПЛАТНОЙ ВЕРСИИ!!! Ограничение на количество символов — 500 символов. ИИ пишет Описание не более 500 символов.
2. В БЕСПЛАТНОЙ ВЕРСИИ!!! Пауза перед первым использованием. После загрузки страницы вам необходимо подождать 60 секунд. Обновление страницы приведет к обновлению счетчика.
3. В БЕСПЛАТНОЙ ВЕРСИИ!!! Пауза между использованием. После получения результата необходимо подождать 60 секунд. Обновление страницы приведет к обновлению счетчика

Скорость работы системы — от 30 секунд примерно до получения результата.

*Проверено на Google Chrome, если есть баги в других браузерах — ПИШИТЕ НА ПОЧТУ

ВАЖНО!!! С 19.06.2023 в платном сервисе организовано хранение запросов 24 часа т.к. OPENAI иногда долго выполняет задачи (для платного сервиса) т.к. задачи сложные, а OPENAI медленно работает иногда

Основные ошибки пользователей. ИЗ ЗА ЭТОГО ИИ МОЖЕТ НЕ ДАТЬ РЕЗУЛЬТАТ

1. Использование одинаковые словоформы для «обязательных слов», повтор и длинные фразы. Дайте ИИ свободу. СЛОВА давайте!!!
2. Не соблюдение формата для слов. Повторяю слово1, слово2, …, словоХ . То есть, после слова нет пробела, сразу запятая, потом пробел, потом новое слово.
3. Лишние символы. Ковычки и скобки.
4. Слишком много ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ слов, слов с ошибками, повторящихся слов, словоформ…
5. …

Описание страницы – это текст с общими данными о ней, который показывается в результатах поиска Google и в других сервисах, например в Google Новостях. Для автоматического создания описаний в результатах поиска используются разные источники, в том числе информация из тега метаописания, который есть на странице, или представленные на такой странице материалы. В некоторых случаях мы также создаем расширенные результаты на основе контента и разметки страницы.

Мы не изменяем вручную описания отдельных сайтов, созданные в Google автоматически, однако делаем все, чтобы пользователям было проще понять, есть ли на странице нужная им информация. Вы можете улучшить описания ваших страниц, следуя рекомендациям по созданию эффективных метатегов описаний.

Как Google создает описания

Описания в результатах поиска создаются автоматически и отражают тот контент с вашей страницы, который точнее всего соответствует поисковому запросу. Иными словами, пользователи будут видеть разные описания в зависимости от того, какие слова или фразы они указывали в запросе.

Контент, который вы предпочитаете показывать в качестве описаний, можно отметить двумя способами:

• Расширенные результаты. Вы можете добавить на сайт структурированные данные, чтобы нам было проще определить, какой контент размещен на странице (отзывы, рецепты, компании, анонсы мероприятий и т. д.). Подробнее о том, как расширенные результаты влияют на рейтинг вашего сайта в результатах поиска…
• Теги метаописаний. В некоторых случаях Google создает описания на основе тега <meta>, если мы полагаем, что это поможет пользователям получить более точное представление о странице.

Как запретить автоматическое создание описаний страниц или ограничить их длину

Чтобы запретить Google автоматически создавать описания для ваших страниц в результатах поиска,
добавьте на них метатег nosnippet. А с помощью метатега max-snippet:[number] вы можете задать максимальную длину описаний. Кроме того, к некоторым обычным тегам в разметке страницы можно добавить атрибут data-nosnippet, и тогда содержащийся в них текст не будет использоваться для создания описаний.

Если мы полагаем, что содержание метатега <meta name="description"> точнее всего отражает контент страницы, то можем использовать его в качестве описания в результатах поиска. В теге метаописания постарайтесь кратко изложить содержание страницы таким образом, чтобы вызвать у пользователей к ней интерес и убедить их перейти по ссылке на ваш сайт. Метаописание не имеет ограничений по длине, однако описания в результатах поиска могут быть сокращены, чтобы уместиться на экране устройства.

Создавайте разные описания для разных страниц

Это поможет пользователям, если по одному и тому же запросу появится несколько результатов с вашего сайта. Старайтесь сделать так, чтобы каждое описание точно отражало контент конкретной страницы. Однако для главной страницы и для других разделов, в которых агрегируется контент, можно добавить более общие описания, относящиеся ко всему сайту. Если у вас нет времени на создание описаний для всех страниц, начните с основных, например главной и самых популярных.

Сделайте описание максимально информативным

Оно не обязательно должно состоять только из законченных предложений, но по возможности должно содержать сведения о странице. Например, для новостных статей или записей блога уместно указать имя автора и дату публикации. Так потенциальные посетители смогут увидеть важные сведения, которые в противном случае не вошли бы в описание. Для страниц товаров актуальны цена, возрастная группа и производитель. Эта информация зачастую находится в разных разделах, и хорошее метаописание поможет собрать ее воедино.

Например, приведенное ниже метаописание с четко обозначенной и структурированной информацией позволяет составить достаточно полное представление о книге:

<meta name=»description» content=»Автор: А. В. Тор. Художник: В. Гог. Цена: 17,99 $. Объем: 784 страницы.«>

Создавая описания, используйте автоматические средства

Для некоторых сайтов (например, новостных) создать точные и уникальные описания каждой страницы довольно просто, поскольку контент на них разнообразен и его не очень много. Гораздо сложнее обстоит дело с веб-ресурсами, которые работают на основе баз данных (например, агрегаторами информации о товарах). В этом случае рекомендуем воспользоваться автоматизированными средствами. Хорошие описания должны легко читаться и отличаться друг от друга. Описания для отдельных страниц с указанием конкретных данных лучше создавать с помощью программных средств.

Обратите внимание, что метаописания, состоящие только из ключевых слов, не дают пользователям четкого представления о содержании страницы и вряд ли будут использоваться в качестве описания.

Описания должны однозначно характеризовать контент

Создавайте информативные описания. Так как пользователи не видят метаописаний при просмотре страниц, их легко упустить из виду. Однако полезные описания могут попасть в результаты поиска Google и увеличить на вашем сайте объем качественного трафика из поисковых систем.

Ниже показано, как можно улучшить метаописания:

Нежелательный вариант (список ключевых слов):

<meta name=»description» content=»Швейные принадлежности, пряжа, цветные карандаши, швейные машинки, нитки, катушки, иглы«>

Более эффективный вариант (обозначение типа магазина и полезная информация о часах работы и расположении):

<meta name=»description» content=»У нас вы можете купить все необходимое для пошива одежды своими руками. Мы открыты с понедельника по пятницу, 08:00–17:00, на ул. Моды.«>

Нежелательный вариант (одно и то же описание для всех новостных статей):

<meta name=»description» content=»Самые свежие новости города Н. Узнавайте о важных событиях раньше всех.«>

Более эффективный вариант (фрагмент из конкретной новостной статьи):

<meta name=»description» content=»Накануне важного события в городе Н местный житель похитил все подарки. Следите за новостями в реальном времени.«>

Нежелательный вариант (неточно отражает контент страницы):

<meta name=»description» content=»Те, кто не любит яйца, многое теряют.
Помню, как детьми мы собирали яйца в курятнике и приносили их на кухню. Хорошее было время.«>

Более эффективный вариант (однозначно характеризует контент):

<meta name=»description» content=»Прочитав наше полное руководство, вы всего за 1 час или даже меньше научитесь готовить яйца. Мы включили в него все известные рецепты: обычную и перевернутую глазунью и разные способы варки, в том числе пашот.«>

Нежелательный вариант (слишком короткое описание):

<meta name=»description» content=»Механический карандаш«>

Более эффективный вариант (развернутое описание):

<meta name=»description» content=»Самозатачивающийся механический карандаш с функцией автоматического улучшения почерка. Оснащен системой автоматической подачи стержней твердости 2B. Продается в магазинах на улицах Розовая и Желтая. При заказе 50 штук и больше доставка осуществляется бесплатно.«>

Вам будет интересно

Перейти на главную блога