Трудовые проверки могут быть как плановыми, так и внеплановыми. В этом материале расскажем, какие документы надо подготовить для проверки и на что обратить внимание кадровику и зарплатному бухгалтеру.
Прежде всего, стоит отметить, что правила проведения трудовых проверок регламентированы. Они утверждены приказом Роструда от 13.06.2019 № 160.
Список документов
В регламенте приведен исчерпывающий перечень документов и информации, которые могут запросить трудинспекторы у работодателей. Этот перечень прописан в пункте 13 вышеназванного Приказа Роструда № 160.
Так, в список для работодателей вошли 26 групп документов. То есть перечень хоть и закрытый, что хорошо, но довольно-таки обширный, что несколько напрягает.
Вот этот список:
Конечно, не весь этот обширный список должен быть в наличии. В зависимости от специфики бизнеса, его масштабов и прочих вводных, некоторых документов в компании в принципе может не быть.
Например, если в фирме нет профсоюзной ячейки, то и документов по соблюдению профсоюзного мнения быть не может.
Если в компании не работают инвалиды, то нет и справок МСЭ и программ реабилитации.
На сайте Роструда представлен электронный сервис с формами, образцами и примерами документов, которые должны формироваться работником или работодателем в процессе трудовых отношений.
Добавим, что кроме перечисленных в таблице документов, трудинспекторов заинтересует и другая информация. Но предоставлять ее ГИТ будет уже не работодатель, а соответствующие госорганы по системе межведомственного взаимодействия.
Знайте, что ГИТ, придя с проверкой, будет иметь о вашей фирме следующие сведения:
- о задолженности по страховым взносам, по пеням и штрафам;
- из бухгалтерской отчетности;
- о кодах статистики (ОКПО, ОКТМО и т.д.);
- из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
- из реестра дисквалифицированных лиц;
- о задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов за нарушения законодательства;
- о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год;
- о сумме фактически уплаченных налогов за текущий финансовый год в бюджеты всех уровней;
- о размере ежемесячных страховых выплат по обязательному соцстрахованию от НС и ПЗ;
- о судимости, о нахождении в розыске;
- о регистрации по месту жительства гражданина РФ.
Кроме того, в зависимости от специфики деятельности, трудовая инспекция обратится к реестрам аккредитованных лиц, сертификатов соответствия, проверит наличие санитарно-эпидемиологических заключений о соответствии видов деятельности и проектной документации требованиям государственных санитарно-эпидемиологических правил и гигиенических нормативов и т.д.
Проверьте себя сами
Кстати, не дожидаясь проверки ГИТ, работодатели могут протестироваться самостоятельно, чтобы понять, все ли в фирме в порядке с соблюдением ТК. Для этого на сайте Роструда есть специальный сервис самопроверки — «Электронный инспектор».
Сервис позволит взглянуть на оформление и содержание документов глазами настоящего государственного инспектора труда, утверждает Роструд.
Электронный инспектор составит акт проверки, в котором будут отражены нарушения требований закона, а также предложит способы их устранения.
Прохождение этой процедуры поможет лучше подготовиться к визиту настоящего инспектора.
Кадровые ошибки
Роструд проанализировал нарушения, которые допускаю работодатели, и сгруппировал их в одну таблицу — Перечень типовых нарушений обязательных требований с их классификацией по степени риска причинения вреда вследствие нарушений обязательных требований и тяжести последствий таких нарушений.
Всего в таблице 76 пунктов. Каждому нарушению Роструд присвоил баллы в зависимости от того, насколько негативными являются последствия для работника.
Максимальные баллы присвоят за уклонение от заключения трудового договора, невыплату зарплаты, нарушение процедуры увольнения по инициативе работодателя и нарушения в области охраны труда.
Менее опасны такие нарушение как невыдача работникам расчетных листков, нарушение установленной процедуры оформления трудового договора или необеспечение молоком рабочих с вредными условиями труда.
А какие «трудовые» ошибки на практике допускают кадровики и бухгалтеры? Мы подготовили небольшой обзор основных нарушений.
1. Содержание трудового договора
Иногда к составлению этого документа у работодателей формальный подход и какие-то обязательные пункты упускаются из вида.
Например, должность работника предполагает разъездной характер работы, фактически это так и есть, а в трудовом договоре об этом ничего не сказано.
2. Ознакомление с ЛНА
С локальными нормативными актам (правилами внутреннего трудового распорядка и т. д.) следует знакомить сотрудников. При необходимости трудинспектору надо предъявить доказательства такого ознакомления. Это может быть лист ознакомления с подписями сотрудников или журнал.
Некоторые работодатели пренебрегают этой нормой.
3. График отпусков
В некоторых компаниях этот документ не составляется, а отпуска предоставляются по договоренности на основании заявлений.
Между тем график отпусков является обязательным и даже если в коллективе не возникает споров по поводу очередности и выбора времени для отдыха, этот документ должен быть. Отпуска надо запланировать заранее, а уже по договоренности сторон в рабочем порядке дату отпуска можно перенести.
4. Расчетные листки
Расчетные листки надо обязательно выдавать сотрудникам. Но даже в тех компаниях, где эта норма соблюдается, не всегда есть чем доказать свою добросовестность.
Роструд, в частности, советует вести журнал выдачи расчетных листов во избежание разногласий как с самими работниками, так и с контролирующими органами.
5. Индексация зарплаты
Хотя Роструд неустанно разъясняет, что индексация зарплаты — это обязанность всех работодателей, на практике многие данную норму ТК игнорируют.
Десять разъяснений Роструда на тему индексации зарплаты
Коммерческие работодатели должны прописать нюансы индексации в нормативных актах. Если такой внутренней нормативки нет, ее надо разработать.
Отсутствие утвержденного работодателем порядка индексации зарплаты является нарушением трудового законодательства, за которое оштрафуют.
Консультации по зарплате и кадрам
Эксперты не просто дадут совет, но и оформят его в письменном виде со ссылками на законодательство
Оставьте заявку на консультацию прямо сейчас!
Укажите ваши контакты в форме ниже, мы свяжемся с вами:
Отправим материал Вам на почту
Подготовка к проверке кадровой инспекцией: пошаговый план
Кадровый аудит, к сожалению, считается менее важным бухгалтерского. И это ошибочное мнение может принести достаточно неудобств, авральных задач и даже финансовых потерь, если дело дойдет до штрафов. Как правило, глобальным организациям и предприятиям это грозит в меньшей степени, так как кадровым делопроизводством занят целый отдел. Основную группу риска составляет средний и малый бизнес (последний в большей степени).
Для контроля за соблюдением трудового законодательства России Федеральной Инспекцией Труда проводятся плановые проверки юридических лиц, включая ИП. Периодичность этих проверок зависит от категории риска организаций и предприятий, которую можно определить на официальном сайте Роструда. Список организаций и предприятий с высокой и значительной категорией рисков публикуется ежегодно не позднее 10 ноября. Госинспекция обязана уведомить о грядущей проверке письменно за 3 дня. Исключением является внезапная (внеплановая) проверка; это может произойти, если в трудовую инспекцию обратиться с жалобой сотрудник компании.
В этой статье мы раскроем все подводные камни проверки трудовой инспекцией, благодаря чему в ваших кадровых документах будет порядок.
Кадровый аудит: внутренний и внешний.
Самая лучшая профилактика от проблем, связанных с плановыми и внеплановыми проверками госинспекцией по труду – это регулярный внутренний аудит (чем чаще, тем лучше). Важно знать, что документы оформлены правильно, согласно требованиям Государственной Инспекции по труду и хранятся в нужном формате (электронный или бумажный формат, оригиналы).
В СБИС Управление персоналом для вас доступны для внутреннего и внешнего аудита:
- кадровый учет,
- графики работ сотрудников,
- графики отпусков,
- должностные инструкции
А также многое другое в зависимости от потребностей вашей организации.
Узнать подробнее
Внутренний аудит небольшая организация вполне может производить своими собственными силами на основании решения руководства или собственников. И здесь важно понимать, что высокая частота таких проверок снижает риски при внешних проверках контролирующих госорганов, сводит к минимальному уровню количество ошибок в кадровом делопроизводстве и показывает картину реального состояния дел в компании.
Кара за невнимательное отношение к кадровому учету.
Итак, чем чревато халатное отношение к кадровому делопроизводству.
Предположим, что инспекция нагрянула внезапно, и ею был выявлен ряд нарушений. Инспектор составляет протокол, в который вносятся все неточности в документах и серьезные нарушения. По-хорошему, организация в лице работодателя, сотрудника по кадрам или бухгалтера обязана дать комментарии о нарушениях. Можно и отказаться от этого шага, но это, скорее всего, сразу повлечет наказание. В процедуре предусмотрен срок предоставления комментариев по нарушениям, поэтому вы вправе попросить у проверяющего время для подготовки письменного объяснения и предоставить его в оговоренные сроки.
Бывает и такое, что нарушение грубое и очевидное. Например, не заключен трудовой договор с работником. Если вы обсудите с инспектором сроки устранения этого нарушения, то это, возможно, позволит снизить штраф или вообще отделаться предупреждением.
Если работодатель отказывается взаимодействовать с проверяющим инспектором: не предоставляет документы или задерживает их предоставление, то по протоколу устанавливаются штрафы:
- для юридических лиц (организации/предприятия) 3 000 – 5 000 рублей;
- для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц 300 – 500 рублей.
Решение о штрафах, согласно инструкции, принимается не позднее 15 дней с момента составления протокола.
В случае, если штраф не был уплачен своевременно, то по суду индивидуальный предприниматель или соответствующее должностное лицо организации/предприятия может быть дополнительно оштрафовано на суммы от 2 000 до 4 000 рублей, другие сотрудники — на суммы от 500 до 1 000 рублей.
Подготовка к проверке: как снизить риски.
Как было сказано выше – о плановых проверках всегда предупреждают. Инспектор направляет в организацию запрос
(почтой или по факсу), в котором указывается дата и место проведения проверки. Вместе с запросом он предоставляет чек-лист с перечнем документов, необходимых для проверки и контрольные вопросы. По этому чек-листу инспектор оценивает соблюдение Трудового кодекса в организации.
Важно, что если вопрос не был включен в чек-лист, то инспектор не имеет право его задавать (и далее включать в протокол). Однако инспектор вправе применять несколько чек-листов в рамках одной аудиторской проверки, и они все должны быть включены в запрос. При внеплановых проверках чек-листы не предусмотрены.
По чек-листу уполномоченный сотрудник проверяемой организации готовит копии документов, заверенных печатью. Срок предоставления этих документов в госорганы – 10 рабочих дней. По инструкции проверок требовать оригиналы инспектор не имеет право.
При возникновении вопросов по предоставленным копиям документов проверяющий имеет право запросить пояснительную справку или письмо; так же при не значительных требуемых дополнениях может попросить устные комментарии.
Результаты кадровой проверки, строго соответствующей чек-листам (если проверка плановая), вносятся трудовым инспектором в автоматизированную систему управления контрольно-надзорной деятельностью (АСУ КНД), где автоматически формируется акт о совершенной проверке и список документов, по которым юрлицо обязано устранить нарушения, дать комментарии или привлечь к взысканию виновных.
Список документов для внутреннего аудита. Чек-лист.
Документы для кадровой инспекции всегда должны быть в порядке. А для этого всегда сравнивайтесь со списком.
Документы приема на работу:
- Заявление о приеме на работу
— документ подписан, дата совпадает с приказом. - Приказ о приеме на работу
– документ подписан сотрудником и руководителем, дата совпадает с трудовым договором. - Трудовой договор:
- подписан на бумажном носителе сотрудником и работодателем, дата вступления в силу совпадает с датой ознакомления с документом,
- убедитесь, что нет испытательного срока для следующих категорий сотрудников: беременных; сотрудников, чей возраст до 18 лет; молодых специалистов с высшим и средним профессиональным образованием, устроившихся на работу по специальности впервые.
- Проверьте, указано ли в трудовом договоре с сотрудником по совместительству факт совместительства.
- Личная карточка сотрудника Т-2
– проверяем подпись кадрового специалиста в разделе 2 «Сведения о воинском учете». - Ознакомление с ЛНА – документ подписан сотрудником, дата совпадает с трудовым договором.
Документы перевода:
- Заявление о переводе
– проверяем подпись сотрудника и дату, которая должна совпадать с приказом о переводе. - Приказ о переводе или изменений условий труда
– подпись руководителя и сотрудника. - Дополнительное соглашение к трудовому договору
— подписан у всех, у кого внесены изменения или оформлен перевод, даты должны совпадать соответствующими с приказами.
Документы увольнения:
- Заявление об увольнении
– составлено в письменной форме, подписан работником, даты совпадают с приказом об увольнении. - Приказ об увольнении
– заключен в письменном виде и подписан двухсторонне. Если приказ об увольнении невозможно доставить сотруднику для подписи, или он не согласен и отказывается это сделать, то на приказе ставиться соответствующая запись и прикладывается Акт об отказе от подписи. - Личная карточка Т-2
– в графе об увольнении проставлена подпись кадрового сотрудника, дата совпадает с приказом.
Трудовая книжка:
- во все трудовые книжки должны быть занесены записи о приеме, переводе или увольнении;
- в Книге учета трудовых заполнены данные о приеме и выдаче документа;
- в сейфе или несгораемом шкафу нет книжек уже уволенных сотрудников.
Документы учета рабочего времени:
Контролируем соблюдение 40 часовой рабочей недели (не больше) в табеле.
- Отпуск
– проверьте, что ежегодный отпуск запланирован не менее 28 дней, за 2 недели до наступления отпуска подписано заявление и приказ. - Для прохождения диспансеризации работникам созданы отпуска с типом «Диспансеризация».
- Для сотрудников-родителей детей инвалидов оформлены отпуска типа «Дополнительные выходные родителям по уходу за детьми-инвалидами», продолжительностью не более 4 дней.
-
Для доноров, при наличии справки о сдаче крови на донорство, предоставлен отпуск «Дни отдыха донора»
сроком на 2 дня. - Отпуск по уходу за ребенком
предоставлены сотрудникам-родителям или опекунам, после рождения ребенка. - Отгул – оформлен соответствующим образом и оплачен в необходимых случаях (прохождение медицинского обследования по беременности или инициативе работодателя; вызван повесткой в суд/полицию/военкомат/налоговую для выполнения гособязанностей, но не в качестве обвиняемого).
- Переработка – не должна превышать 4 часов в течение 2 дней подряд и 120 часов в год. Проверьте, если она была – то документ сотруднику оформлен и оплачен соответствующим образом.
Проще и выгоднее вести кадровый документооборот в электронном виде. Это надежно, экономно и удобно. Тем более что под рукой есть специальные решения, которые автоматизируют и процесс перехода на электронный кадровый ЭДО, и ведение его в дальнейшем. Используйте СБИС! Все необходимые формы, документы вы найдете в СБИС Учет и контроль рабочего времени. СБИС возьмет на себя кадровый учет, расчет заработной платы, контроль рабочего времени, систему поощрений сотрудников. А наши профессионалы помогут подобрать оптимальное наполнение и функционал пакета, максимально подходящее для ведения кадровых документов вашей компании.
Где и как хранить кадровые документы.
Согласно трудовому законодательству РФ все кадровые документы хранятся в оригиналах в папках в несгораемых шкафах, оборудованных пломбами или в сейфах.
Документы, относящиеся к разным юридическим лицам, хранятся раздельно.
Трудовые книжки вместе с «Книгой учета трудовых книг» содержатся в отдельном запираемом несгораемом шкафу/сейфе. Кадровые документы по уволенным сотрудникам хранятся в архиве.
Сейфы, шкафы и прочее громоздкое оборудование вам не понадобится, если вы подключили КЭДО – кадровый электронный документооборот. Для хранения документов вам просто потребуется организовать электронный архив. Проще и выгоднее это сделать со СБИС. К вашим услугам конструктор шаблонов, электронный архив в облаке или на сервере, готовая система согласований, маршрутизация документопотоков.
Автоматизация во многом упрощает кадровый аудит как внутренний, так и внешний, сокращает издержки хранения и управления, оптимизирует работу кадрового отдела. Подключение СБИС – оптимальное решение для автоматизации бизнеса. СБИС Управление персоналом – это актуальность форм, налаженный контроль за документооборотом, статистика и аналитика. А наши специалисты готовы оказать содействие с подбором, внедрением и обучением. Оставьте заявку прямо сейчас!
Скачайте памятку по корректному переходу на электронный кадровый документооборот.
Краткий обзор возможностей СБИС для КЭДО смотрите в видео:
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки
Законодательство обязывает работодателей вести кадровый учет, а также предоставлять в государственные органы различную отчетность и сообщать об определенных событиях.
Выявить ошибки в ведении кадрового учета и избежать санкций при возможных проверках поможет проведение автоаудита. Кадровику, пришедшему на новое место работы, автоаудит поможет выяснить состояние кадрового учета после увольнения предшественника и исправить возможные ошибки.
Кадровый аудит не является обязательной процедурой, однако его периодическое проведение поможет: проконтролировать работу специалистов отдела кадров; проверить актуальность и наличие обязательных кадровых документов; решить вопрос о необходимости оптимизации кадрового учета.
Сроки, периодичность и цели проведения такой проверки определяются индивидуально.
КАК ПРОВОДИТЬ КАДРОВЫЙ АУДИТ
Чтобы снизить затраты времени, кадровый аудит проводят:
- по документам, которые интересуют инспекцию труда;
- по вопросам, с которыми чаще всего обращаются работники.
При необходимости проверку проводят и по дополнительным документам.
Удобно подготовить перечень документов, которые вы собираетесь посмотреть, — это сократит время проверки за счет методичности действий.
В первую очередь нужно убедиться в наличии каждого документа, а затем проверить его оформление и содержание согласно установленным требованиям.
Если в организации внедрена автоматизация процесса создания документов в специализированных программах, это упростит проведение кадрового аудита. В этом случае работник вводит сведения в программу, которая:
- проверяет их по заданным параметрам (в частности, многие программы не позволяют провести документы с некорректной информацией: датами, должностями и т. д.);
- создает документ по образцу.
С помощью таких программ можно организовать автоматическое создание почти всех документов. Такие документы, как личные карточки, журналы по охране труда и другие, создавать программными средствами можно, но вести их все равно придется вручную, поскольку за каждый отражаемый в них факт работник должен поставить свою подпись. Кроме того, журналы по охране труда нужно прошивать.
В небольшой организации просмотреть можно все документы, в крупной — стоит сделать выборку нескольких документов из каждого дела и тщательно проверить их. Лучше сделать небольшую выборку из разных категорий работников, отметить системные ошибки, разработать правильные образцы, по которым в плановом порядке сразу одновременно проверять и исправлять документы.
Одна из важных составляющих организации процесса кадрового аудита — алгоритм его проведения. Для этого нужно составить пошаговый план проведения аудита по каждому направлению, которое планируется проверить.
ПРОВЕРЯЕМ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ
При проведении кадрового аудита локальные нормативные акты (далее — ЛНА) стоит проверить в первую очередь, потому что они устанавливают те нормы, по которым строится рабочий процесс.
ЛНА могут быть обязательными, условно-обязательными и необязательными. Все обязательные и при необходимости условно-обязательные ЛНА нужно иметь в наличии, а их содержание должно соответствовать законодательству.
Далее определим алгоритм проверки ЛНА.
1. Проверить наличие прав на утверждение ЛНА у лица, которое утверждает локальные акты, в уставе, доверенности или ином документе.
2. Проверить терминологию, которая используется в локальном акте.
Стоит проверить на соответствие законодательству и другие термины: наименования должностей, структурных подразделений, условия работы и т. д. Положения и показатели не должны противоречить друг другу в разных документах.
3. Проверить, все ли работники ознакомлены с ЛНА под роспись до подписания трудового договора[1]. Это касается и локальных актов по охране труда. Нужно проверить, знакомятся ли работники с этими документами вовремя, ведь к специалисту по охране труда на инструктаж работники попадают уже после заключения трудового договора.
[1] Статья 68 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 5, 2019.
Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.
Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?
Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.
Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:
- начальник отдела кадров;
- юрист;
- главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
- кадровый работник.
При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.
Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:
- При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
- При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
- При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
- При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
- При масштабном сокращении работников.
Что делать работодателю, если сотрудника мобилизовали? Оформите пробный доступ к системе КонсультантПлюс и переходите в Готовое решение. Это можно сделать бесплатно.
Какие компании подпадают под обязательный аудит, читайте в нашем материале.
Методы кадрового аудита
Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:
- Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
К основному пакету документации относят:- должностные инструкции. Все должностные инструкции у нас собраны в одной рубрике;
- заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
- сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
- данные об оплате труда;
- сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
- документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
- данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
- Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
- Экономический — основанный на сравнении социальных/экономических показателей предприятия с нормативными стандартами. При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.
Аудит в компании бывает не только кадровый. Мы рассказываем о различных видах аудита:
- «Аудит материально-производственных запасов»;
- «Аудит учета финансовых результатов»;
- «Аудит финансовой отчетности».
Поэтапное проведение кадрового аудита
Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.
Этапы кадрового аудита:
- Решение организационных вопросов, включающих:
- формирование задач и целей кадрового аудита;
- создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
- установление сроков проверки.
- Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
- Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
- Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
- Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.
Как оформить результаты кадрового аудита, пошагово расписали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к правовой системе и переходите к консультации эксперта. Это бесплатно.
Аудит кадровых документов: перечень
Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.
Среди обязательных для проверки документов следует выделить:
- трудовые контракты;
- трудовые книжки и журнал учета их движения;
- штатное расписание;
- график отпусков;
О заполнении бланка графика отпусков вы сможете узнать из нашей статьи «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».
- персональные карточки и личные дела работников;
- табели нормирования и учета рабочего времени;
- приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
- правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.
О сроках хранения указанных выше документов можно узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».
Аудит кадровой документации: особенности
В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит. Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.
Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.
Итоги
Кадровый аудит может быть необходим по разным причинам: при смене ответственного кадрового работника, при изменении законодательства и по иным причинам. Аудит может проводиться как собсивенными сотрудниками, так и привлеченными.
Каждый работодатель заинтересован, чтобы его HR-документы были в порядке. Как это проверить — сделать аудит кадрового делопроизводства внутри своей компании. Разбираемся в особенностях его проведения.
Что такое кадровый аудит
Кадровый аудит — это комплекс аналитических мероприятий по анализу работы, которая ведется в HR-службе компании: приказы, положения, личные карточки учета и т.д. для определения состояния дел и рисков получения жалоб, проверок трудовой инспекцией.
При наличии следующих обстоятельств руководителю целесообразно осуществить планирование кадрового аудита:
- предстоит ревизия;
- поменялся кадровик;
- при возможной жалобе работника в трудовую инспекцию;
- поменялся руководитель организации;
- изменилась система оплаты труда;
- вступили в силу изменения законодательства, которые касаются трудовых отношений и т.п.
Проверка бывает:
- внутренняя — своими силами;
- внешняя — при помощи привлеченных специалистов, компаний на аутсорсе.
К внешней проверке прибегают в случае большого объема работы: требуются специальные познания или в штате только 1 кадровик, совмещающий должности бухгалтера и юриста и т.п.
Внутреннюю ревизию проводят сплошным (проверяются все документы, которые ведутся HR-службой) или выборочным методом (анализируется одно направление).
Решение руководителя, выраженное в распорядительном акте, является основанием для проведения аудита кадровых документов в организации и состояния делопроизводства в целом. В приказе указываются:
- ответственные за проведение лица;
- цель проведения;
- сроки и иные факторы, которые важны для проведения мероприятия.
По результатам проверки составляется акт кадрового аудита, в котором делаются соответствующие выводы и даются рекомендации.
Выделяют следующие методы анализа работы HR-службы.
Организационно-аналитический. В основе лежит анализ документации по HR-учету компании за ревизуемый период, к которой относятся:
- должностные инструкции, трудовые договоры и допсоглашения к ним, личные карточки учета и иные документы по работникам;
- акты по оплате труда;
- учет рабочего времени;
- данные о прохождении курсов повышения квалификации (при наличии);
- сведения о численном составе, его движении;
- данные и документы по воинскому учету;
- документы по соблюдению требований травматизма и профзаболеваний и т.п
Следующий метод — социально-психологический. Основывается он на выяснении мотивации сотрудников к работе, отношении работников внутри коллектива друг к другу, к руководству отдела, подразделения и непосредственно к руководителю организации, мнение в отношении проводимой HR-политики, особенно в период сокращения, методов поощрения и т.п. Для этого используется анкетирование, тестирование, игровые/ролевые формы.
Экономический — определение эффективности работы HR-службы, ее результативности по сравнению с аналогичными компаниями на рынке.
Цели проверки работы кадров
Среди основных целей проведения кадрового аудита являются следующие:
- обнаружение пробелов и ошибок в ведении кадровиком учета на предприятии;
- подготовка к внеплановым (плановым) проверкам со стороны проверяющих органов;
- оценка работы HR-службы;
- повышение эффективности работы подразделения;
- выявление кадрового резерва, подготовка к перемещению работников и иных штатных мероприятий;
- иные цели в зависимости от потребности компании.
Как провести аудит кадровой службы пошагово
Чтобы провести ревизию службы в компании, рекомендуем использовать пошаговую инструкцию кадрового аудита своими силами (внутренняя проверка):
Шаг 1. Определяем цели проведения проверки, вид (сплошная, выборочная), метод проведения.
Шаг 2. Готовим по организации приказ о проведении внутреннего кадрового аудита, знакомим под роспись всех ответственных лиц.
В документе указываем:
- задачи и цели проведения;
- документы, подлежащие проверке;
- ответственные лица, осуществляющие ревизию и контроль за ходом проверки;
- срок подготовки акта проверки.
Шаг 3. Выбираем документы, подлежащие ревизии.
Шаг 4. Проводим анализ приказов, положений, соглашений, трудовых договоров отчетности и иных документов, требующих внимания.
Шаг 5. Составление акта по результатам проведенной проверки (чек-лист кадрового аудита), содержащего перечень выявленных ошибок с рекомендациями по устранению. Акт содержит выводы о работе HR-службы в целом, имеющиеся риски, которые есть у компании в настоящий момент.
Шаг 6. Меры, принимаемые руководителем по результатам проверки.
Какие документы понадобятся для аудита
Выделяют следующие виды документов в делопроизводстве эйчара:
- обязательные, ведение которых предусмотрено нормами закона;
- акты локального характера, утверждаемые на усмотрение руководителя и действующие в рамках одной организации (коллективный договор, положение по аттестации и т.п.).
Дополнительно проверяют уставные документы, ведение документов воинского учета, если на кадровика возложено исполнение дополнительных функций — к примеру, охрана труда, дополнительно проводим ревизию и этого направления.
Какие типичные ошибки встречаются по результатам ревизии в большинстве случаев — рассмотрим на примере кадрового аудита организации, где руководителем является генеральный директор, деятельность сотрудников сопряжена с работой в программных комплексах, содержащих базы данных физических лиц:
- не проставлена печать организации;
- подпись руководителя без расшифровки;
- своевременно не подписаны дополнительные соглашения к трудовым договорам при изменении трудовой функции;
- нет подписи на ознакомлении с приказами;
- личные дела сотрудников недооформлены;
- неправильно внесены данные в трудовую книжку (наличие сокращений, нет дат и т.д.);
- не утвержден график отпусков;
- нет согласия на обработку и передачу персональных данных;
- нет актов по соблюдению требований конфиденциальности;
- не оформлены акты в соответствии с требованиями по защите информации;
- иные ошибки и недочеты.