Имидж и деловая репутация – это основа любого серьезного и честного бизнеса. Нет ничего хуже запятнанной репутации предприятия, которое производит некачественную продукцию или оказывает услуги, вызывающие нарекания и недовольство.
Поэтому все уважающие себя организации имеют в своей структуре подразделения или службы, призванные контролировать качество производимого продукта. Называться эти подразделения могут и на старый лад – отдел технического контроля, и по-новомодному – служба или департамент качества. Но суть их одна: воздействовать на уровень качества продукта, улучшая его или поддерживая на должном уровне. То есть служба качества (далее – СК) проводит мероприятия, направленные на повышение качества и степени удовлетворенности клиентов.
Разумеется, такая серьезная и значимая структурная единица не может обойтись без документационного сопровождения своей работы. Рассмотрим общие принципы создания документов СК, а также создадим с нуля основные документы, среди которых – политика в области качества, положение об СК, акт о браке, журнал учета актов о браке, предписание на устранение выявленных нарушений, протокол приемо-сдаточных испытаний.
Задачи, функции и структура СК
Состав и маршруты перемещения документов в любом подразделении призваны обеспечивать решение стоящих перед ним задач и выполнение возложенных функций. Каковы же функции и задачи, стоящие перед СК?
Задачи службы многочисленны и разнообразны. Я знавала предприятия, где в перечень функций СК входили организация проведения ежегодной диспансеризации работников предприятия, проверка качества приготовленной пищи в заводской столовой и даже проверка качества закупаемых для работников подарков к 8 Марта, 23 Февраля и детских новогодних подарков. Но это, я считаю, скорее, относится к разряду курьезов.
Главная же задача СК на всех предприятиях и в организациях – предотвращение выпуска продукции, не соответствующей требованиям стандартов, технических условий, технической документации или условий, содержащихся в соответствующей договорной документации.
Исходя из этого, сформулируем основные функции СК (Схема 1).
Если предприятие достаточно большое, то внутри СК могут создаваться более мелкие подразделения (секторы, группы, бюро), решающие какие-либо определенные задачи. Поэтому структура СК может быть такой, как на Схеме 2.
Классификация документов СК
Каждое из направлений работы СК имеет свою специфику и требует ведения определенной документации.
Документирование деятельности любого подразделения (и СК в частности) помогает:
- Оптимизировать рабочие процессы. Любой процесс, как и любой текст, может и должен быть улучшен. Этому способствует регулярный анализ задокументированного опыта работы.
- Сформулировать требования. Необходимо формулирование и утверждение требований, предъявляемых к продукции, работе сотрудников и подразделений: критерии оценки, периодичность контроля, контролируемые параметры, отчетность и т.д.
- Фиксировать произведенные действия.
- Фиксировать недостатки и ошибки в работе. Необходимо фиксирование фактов нарушений техпроцессов, выявления брака и т.д., а также их устранения.
- Фиксировать нарабатываемый опыт. Необходимо обобщение и фиксация опыта как в части выполнения процессов, так и в части принятия решений в различных ситуациях (я назову это базой данных прецедентов). Пока все идет по накатанной колее, этому аспекту редко придают должное внимание, а спохватываются только когда, как говорится, припрет: кто-то из сотрудников увольняется, уходит в декретный отпуск или надолго выпадает из рабочего процесса по каким-либо другим причинам.
Важно
Поскольку документирование процессов и сама документация имеют большое значение, то и подходить к ее созданию нужно со всей серьезностью.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2022.
В ст. 57 ТК, закрепляющей содержание трудового договора, нет требований к раскрытию его положений, но бизнес-практика показывает полезность должностных инструкций, как способа экономии сил и времени менеджмента. Ниже мы составляем должностную инструкцию контролёра ОТК.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции контролера ОТК .doc
Образец должностной инструкции контролера ОТК
1. Общие положения
- Контролер отдела технического контроля (ОТК) принимается на свою должность, как и увольняется с неё, приказом директора предприятия, по рекомендации руководителя этого отдела.
- Контролер ОТК состоит в подчинении у руководителя данного отдела.
- В случае временного отсутствия специалиста (лечение болезни, отпуск, рабочая командировка) его заменяет другой контролер, согласно указанию начальника ОТК.
- Кандидат на данную позицию должен соответствовать следующим требованиям по квалификации:
- высшее (бакалавр) или средне-специальное образование;
- опыт работы по проверке качества продукции от 1 года.
- От контролера ОТК требуется понимание следующих вопросов:
- актуальные законы и нормативные акты;
- действующие стандарты, определяющие качество соответствующей продукции;
- правила ведения соответствующего документооборота;
- параметры документации на проверяемую продукцию;
- управленческая структура предприятия;
- параметры оценки результатов выполняемой работы;
- методы обнаружения дефектов продукции;
- правила эксплуатации соответствующей аппаратуры и инструментов;
- методология измерения качества;
- параметры статистического анализа, используемые в исследовании полученных результатов;
- технологии и оборудование, используемые в производстве соответствующей продукции;
- этапы проведения проверок качества;
- основные сорта и разновидности проверяемой продукции;
- основы пожарной и технической безопасности, а также трудовой дисциплины.
- Контролер ОТК ориентируется в работе на:
- нормы актуального законодательства;
- отраслевые стандарты;
- документацию предприятия;
- содержание этой инструкции.
2. Функции
На контролера ОТК возлагаются следующие обязанности:
- Отслеживание соответствия выпускаемой продукции требуемым параметрам качества.
- Мониторинг появления новых нормативов и стандартов, затрагивающих его сферу деятельности.
- Заполнение соответствующей документации.
- Проведение первичной статистической обработки полученных результатов.
- Донесение до руководства ОТК информации о проблемах с качеством продукции.
- Выборочный контроль требуемых качественных параметров продукции.
- Принятие оперативных решений по соответствию стандартам проверяемой продукции.
- Участие в проведении исследований по причинам возникновения брака.
- Участие в тестировании новых методов отслеживания качества.
- Участие в разработке ТЗ для новых средств тестирования качества.
- Участие в принятии решений по приостановке выпуска продукции несоответствующего качества.
- Помощь коллегам из ОТК в их деятельности по проверке качества.
- Соблюдение на рабочем месте стандартов пожарной и технологической безопасности, а также правил трудовой дисциплины.
- Уход за соответствующей аппаратурой и инструментами.
3. Ответственность
Контролера ОТК можно привлечь к ответственности в следующих обстоятельствах:
- За ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей — в порядке, определенном в трудовом законодательстве и правилах предприятия.
- За материальный ущерб, полученный предприятием вследствие его некомпетентных действий, — в пределах, обозначенных разделами актуального законодательства.
- За совершенные в процессе работы нарушения норм и законов — в порядке, определенном соответствующими статьями административного, трудового или уголовного права.
4. Права
Контролер ОТК наделен следующими правами:
- Прекращать отгрузку проверяемых товаров, если они не соответствуют требуемым правилам качества, уведомив об этом начальника ОТК.
- Получать от работников предприятия данные, необходимые для выполнения своей работы.
- Получать от руководства ОТК необходимые инструменты, востребованные при проверке качества.
- Заверять своей подписью состояние контролируемой продукции.
- Предлагать руководству предприятия меры, нацеленные на улучшение качества своей работы.
- По распоряжению начальника ОТК взаимодействовать с представителями других структурных подразделений и сторонних организаций, в случае производственной необходимости.
- Требовать от руководства создания условий, нужных для эффективного исполнения комплекса своих трудовых функций.
Основные параметры создания документа
Поскольку в ТК отсутствует порядок написания должностной инструкции, то наниматели могут спокойно создавать её, ориентируясь на свои особенности и потребности. Основное требование — она не должна выходить за пределы параметров трудового договора.
Стандартная инструкция создается по определенной структуре:
- Общая часть.
- Функции специалиста.
- Его ответственность.
- Его трудовые права.
Возможные вспомогательные разделы:
- Условия труда.
- Параметры оценки достигнутых результатов.
- Должностные связи.
Дополнительные части популярны в крупных компаниях, стремящихся стандартизировать возможно большее число параметров. Это позволяет им избежать необходимости разъяснять множество моментов в индивидуальном порядке.
Внимание! Должностная инструкция рассматривается как официальный документ. Следовательно, при её создании необходимо соблюдение основных деловых норм оформления: расшифровки подписей, наличия реквизитов компании и пр. Распечатывать её рекомендуется на корпоративном бланке.
Общие положения
Вводный раздел, где указаны базовые параметры деятельности сотрудника:
- кто его заменяет во время отсутствия;
- кто им руководит;
- порядок его найма и увольнения;
- на что он должен опираться при выполнении работ;
- какие навыки от него требуются;
- каковы требования к его опыту и образованию.
Особое внимание уделяется требуемым навыкам, которые должны обеспечивать выполнение обязанностей, перечисленных во второй части.
Внимание! В ряде случаев от контролера требуется понимание статистических методов оценки значимости данных, а также знание английского языка или определенных параметров технических документов, о чем следует отдельно упомянуть в разделе.
Функции
Здесь перечислены должностные обязанности специалиста, закрепленные за ним работодателем. Основные функции одинаковы на всех предприятиях, но список второстепенных может меняться в зависимости от политики работодателя. Отдельно прописывают пункт про соблюдение норм производственной безопасности и рабочей дисциплины.
Внимание! При описании конкретных функций можно ориентироваться на профстандарт 40.010 «Специалист по контролю качества», рекомендованный к использованию Приказом Минтруда от 21 марта 2017 года.
Ответственность
В разделе даны основания для привлечения работника к ответственности. Перечисление дается в максимально общей форме, поскольку конкретная степень наказания сотрудника определяется после окончания соответствующих трудовых разбирательств.
Права
Эта часть отведена под перечисление трудовых прав, добавленных работодателем, в дополнение к указанным в ст. 21 ТК. Для позиции контролера отдельно прописывают право останавливать процедуру отгрузки при обнаружении критических нарушений.
Контролер ОТК играет ключевую роль в отборе качественной продукции. Некомпетентный специалист на этой позиции может не только привести к потере клиентов, судебным искам от потребителей, но и подорвать деловую репутацию компании. Поэтому нужно внимательно отнестись к составлению качественной должностной инструкции. Для этого применяется следующий алгоритм действий:
- Подготовка первоначального варианта, на основе профстандартов и типовых инструкций.
- Дальнейшее согласование со специалистами: юрисконсультом, руководителями отдела кадров и ОТК.
- Подготовка исправленного варианта и передача его директору на утверждение.
- Знакомство с окончательным вариантом самого сотрудника.
- Проставление подписей, требуемых нормами документооборота организации.
Внимание! Сотрудник вправе получить в отделе кадров свою копию инструкции. Она может быть выдана ему в бумажной форме либо в виде файла в локальной сети предприятия. В последнем случае нужно предварительно удалить из неё все персональные данные.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ КОНТРОЛЕРА ОТК
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и
ответственность контролера ОТК.
1.2. Контролер ОТК назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
1.3. Контролер ОТК подчиняется непосредственно начальнику ОТК.
1.4. На должность контролера ОТК назначается лицо, имеющее среднетехническое образование.
1.5. Контролер ОТК должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные материалы по организации работы службы качества;
— структуру предприятия и его подразделений;
— порядок и сроки составления отчетности;
— средства вычислительной и организационной техники;
— законодательство о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности и промышленной санитарии.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
Контролер ОТК:
2.1. Осуществляет проверку качества комплектующих деталей игровых автоматов, а также готовой продукции, их регистрацию и оформление.
2.2. Осуществляет возврат на доработку игровых автоматов с несоответствиями требованиям нормативов.
2.3. Принимает решения по проблемам, возникшим при проверке качества игровых автоматов.
2.4. Совместно с начальником ОТК и инженером по качеству участвует в анализе причин брака, и следит за их устранением.
2.5. Участвует в оформлении и ведении учета, в составлении отчетности.
3. ПРАВА.
Контролер ОТК имеет право:
3.1. Контролировать качество комплектующих деталей и материалов при входном контроле, качество выполнения отдельных работ и готовой продукции.
3.2. Прекращать приемку и отгрузку готовой продукции, не соответствующей требованиям ГОСТ, ТУ, эталонам, чертежам, установленной комплектности и технической документации, немедленно известив об этом менеджера по качеству.
3.3. Вносить предложения менеджеру по качеству и начальнику ОТК о приостановке процесса изготовления продукции в отдельных подразделениях и цехах в том случае, если она не соответствует стандартам, техническим условиям, чертежам и т.д.
3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности контролера ОТК.
3.4. Вступать по заданию начальника ОТК во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
Контролер ОТК несет ответственность за:
4.1. Качественное и своевременное выполнение обязанностей, возложенных на него данной должностной инструкцией.
4.2. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполняемых им работ.
4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора предприятия, менеджера по качеству и начальника ОТК.
4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам, создающим угрозу деятельности предприятия, его работникам.
4.6. Несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ.
5.1. Режим работы контролера ОТК определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимостью контролер ОТК может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. Контролеру ОТК предоставляется право подписи документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
Что делать, если работодатели вас считают «оверквалифайд»? И как таким людям удается найти работу
| Фев 26, 2022 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Анна Соколова «Вы оверквалифайд для этой позиции», — такой вежливый отказ от рекрутера рискуют услышать те, кто имеет большой опыт работы, ведь он может быть избыточным для вакансии. The Village узнал у специалистов по HR, почему они отказывают слишком…
Что такое one day offer, который набирает популярность в найме: как устроена процедура, какие плюсы и риски
HR практик | Фев 22, 2022 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Алёна Владимирская Самое модное сейчас: one day offer (odo). Суть ясна — кандидата проводят по всем этапам собеседований за один рабочий день, чтобы в конце дня либо выставить оффер, либо отказать. Для кого предназначен Конечно, не для топов. Но для дефицитных…
«У меня появилось новое хобби»: британец четыре месяца ходит на собеседования, чтобы развлечься. Устраиваться на работу он не намерен
HR практик | Фев 1, 2022 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Пользователь Reddit из Великобритании Рогз (R_o_g_z) поделился с интернет-пользователями своим необычным хобби — ходить на собеседования без намерения устроиться на работу. «У меня вроде как появилось новое хобби. <…> В течение последних четырех месяцев…
ТОП навыки HR-специалиста и как их развить
HR практик | Ноя 1, 2021 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
HR-специалист не только занимается отбором персонала, но еще и является связующим звеном между руководством компании и командой. Чтобы стать незаменимым сотрудником и претендовать на более высокие позиции — возможно, возглавить HR-отдел, нужно обладать специфическими…
«Искать людей надо с азартом»: старейший рекрутер Владивостока про необычные вакансии, поиск водолазов и лукизм клиентов
HR практик | Окт 27, 2021 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Сотрудники кадровых агентств ежедневно просматривают десятки резюме и тратят месяцы, пытаясь закрыть вакансию и подобрать подходящих специалистов по запросам клиентов. Порой требования работодателей вызывают у рекрутеров много вопросов: довольно сложно отыскать…
Демография и рынок труда
HR практик | Июл 16, 2021 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Наталья Данина Мы сплошь и рядом встречаемся с кейсами, когда бизнес считает, что HR последнее время стал очень плохо работать (ага, до этого работал хорошо, а потом вдруг раз, и перестал). И уж если нет пророка в своем отечестве, то может к внешнему человеку…
Исследование: сотрудники-звезды снижают эффективность команд
HR практик | Май 15, 2021 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
читается, что талантливые сотрудники в штате автоматически помогут компании достичь лучших результатов. Но на практике звезды в коллективе могут стать как благом, так и проклятием, пишет BBC. Эксперименты показывают, что зачастую они снижают общую эффективность…
Поиск работы с препятствиями: как бороться с ATS
HR практик | Мар 25, 2021 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Шесть способов убедиться, что ваше резюме преодолеет роботов ATS Поиск работы процесс длительный, не всегда предсказуемый, но он включает обязательный элемент — это поток стандартных писем с отказами. Они часто кажутся произвольными, как будто никто на самом деле не…
О чем стоит врать на собеседовании? И чего придумывать не нужно
Елена | Сен 24, 2020 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Автор Анна Соколова The Village продолжает отвечать на важные вопросы о работе и карьере. На этот раз мы спросили специалистов сферы HR, когда стоит врать и приукрашивать свои достижения на собеседовании, а когда это делать категорически не стоит. Екатерина Котова …
Опрос: каждый шестой владелец бизнеса учитывает знак зодиака при выборе работников
Елена | Авг 17, 2020 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Каждый шестой владелец (16%) бизнеса обращает внимание на знаки зодиака соискателей. При этом лишь 5% HR-специалистов учитывают знак зодиака кандидата, об этом свидетельствуют результаты исследования сервиса «Работа.ру«, которые имеются в распоряжении ТАСС….