Руководство по организации выставок

Существует множество маркетинговых инструментов по продвижению товаров и услуг.

Учесть каждый, а тем более использовать за один раз довольно сложно, да и не всегда нужно.

Но есть один способ коммуникации, который совмещает в себе сразу несколько инструментов продвижения.

И это привычные для многих выставки.

Несмотря на то, что уже многие предприниматели успели оценить эффект от их проведения, некоторые все еще боятся участвовать в подобного рода мероприятиях.

И в первую очередь это связано с незнанием и непониманием организации всего процесса.

Если вы хотите знать, как организовать выставку и получить от нее максимальный результат, то продолжайте читать эту статью.

Что такое выставка и зачем она нужна?

Выставка — это одна из ключевых маркетинговых коммуникаций, включающая в себя множество способов продвижения, которые проводятся в одно время:

• презентация товара или услуги;
• дегустация (при необходимости);
• сэмплинг;
• конкурсы.

Что в итоге получает предприниматель, решившись принять участие в выставке:

• общение с потенциальными покупателями или клиентами;
• изучение конкурентов и сравнение себя с ними;
• формирование позитивного имиджа своей компании;
• получение новых заказов и переговоры о заключении будущих договоров на поставки.

Таким образом, принимая участие в подобного рода мероприятиях, предприятие получает уникальную возможность не просто изучить возможный рынок сбыта, и показать себя в лучшем свете, но и сразу по итогам работы провести работу над ошибками — улучшить качество товаров, нанять более квалифицированный персонал, заняться более активной рекламой.

Самые популярные франшизы: 9 рекомендуемых компаний

Преимущества и недостатки выставки

Выставка — это довольно специфический маркетинговый инструмент, который имеет свои преимущества и недостатки.

Начнем с приятных моментов:

• организаторы используют только качественную и масштабную рекламу;
• на выставку по большей части приходит действительно заинтересованная аудитория;
• участие в таком мероприятии дает возможность предпринимателю установить новые связи с местными органами власти, другими предприятиями, которые могут быть поставщиками сырья, рекламными компаниями;
• поддержание имиджа своего предприятия.

Но на ряду с преимуществами, есть и недостатки:

• высокая стоимость участия;
• длительное время подготовки;
• дорогое оформление выставочного стенда;
• человеческий фактор (на выставку стоит отправлять только проверенных и подготовленных сотрудников маркетингового отдела).

Как организовать выставку: пошаговый процесс

Чтобы организовать выставку, необходимо проделать много работы. Западные аналитики утверждают, что на подготовку стоит тратить около одного года, наши соотечественники сходятся во мнении, что полугода будет вполне достаточно.

Сам процесс по участию в выставке будет состоять из нескольких этапов.

Вот основные из них:

1. Выбор подходящей выставки
2. Составление плана действий
3. Выбор и подготовка сотрудников, которые будут презентовать товар
4. Планирование бюджета
5. Выбор образцов
6. Разработка раздаточного материала
7. Оформление выставочного центра
8. Монтажные работы
9. Непосредственное участие
10. Подведение итогов

На каждом из этапов остановимся подробнее.

Выбор выставки и подача заявки на участие

Маркетинговый отдел предприятия должен постоянно искать и изучать информацию о том, где, когда и какие выставки будут организованы.

Если вы новичок в подобных мероприятиях, то, в первую очередь, обратите внимание на специализированные выставки, которые проводятся в вашем регионе.

Если в ближайшие полгода нет ничего подходящего, то тогда стоит рассмотреть вариант экспозиций, на которых себя могут проявить производители различных групп товаров.

На что необходимо обратить внимание при выборе выставки:

• тематика;
• количество участников;
• целевая аудитория;
• способы продвижения выставки;
• требования к выставочным стендам участников;
• стоимость участия.

Подача заявки и осуществление оплаты за участие зависит от масштаба ее проведения:

• на региональном уровне — необходимо обратиться прямо к организатору;
• на федеральном — найти посредников.

Также заранее подготовьте все необходимые документы, так как некоторые экспоцентры предъявляют жесткие требования и проводят тщательный отбор предприятий-участников.

Как запатентовать название: пошаговая инструкция

Планирование выставки

Организовать выставку не получится без тщательного планирования.

В первую очередь, вы должны составить календарный план действий, рассчитать бюджет, чтобы понять сколько денег вы готовы вложить в такой способ рекламы, и подготовить сотрудников.

Также на этом этапе необходимо определиться с основными целями участия в таком мероприятии и сфокусироваться на них.

Стратегическими заданиями будут:

• увеличение объем продаж;
• привлечение новых покупателей;
• исследование рынка;
• оценка деятельности конкурентов и изучение их целевой аудитории;
• поиск новых связей;
• ведение предварительных переговоров с потенциальными клиентами.

Тактические задания заключаются в следующем:

• определение размеров стенда;
• выбор образцов;
• оформление выставочного стенда;
• поиск подходящего места под установку стенда в экспоцентре.

Подбор сотрудников, которые будут работать на выставке

Если директор или владелец бизнеса заинтересован в его развитии, то его присутствие на выставке является обязательным.

Во-первых, можно воочию увидеть потенциальный рынок сбыта, во-вторых, завести деловые знакомства.

Что касается, персонала, который должен непосредственно отвечать за то, чтобы организовать выставку, то он будет относиться к отделу сбыта или маркетинга.

На выставку стоит отправлять специалистов своего дела, которые:

• «от» и «до» знают выбранные товары,
• обладают хорошими коммуникативными навыками;
• смогут продать товар и описать его положительные характеристики.

Также у стенда должны быть начальник производства, начальник отдела маркетинга или сбыта.

Что такое воронка продаж: как ее построить?

Планирование бюджета

В бюджет организации выставки должны входить такие статьи расходов:

• взнос за участие и аренду места в экспоцентре;
• стоимость выставочного стенда (оформление, транспортировка, монтаж);
• стоимость образцов;
• подготовка раздаточного материала;
• расходы поездку и проживание сотрудников;
• расходы на форс-мажор.

Выбор образцов товара

В качестве образцов необходимо использовать те же товары, что поступают в продажу.

К ним нужно добавить рекламные проспекты.

Любой, кто подойдет к стенду предприятия, должен иметь возможность попробовать товар.

Также приготовьте несколько единиц, которые вы сможете отдать потенциальным клиентам.

На проспекте обязательно оставьте полную информацию о товаре и контактные данные компании.

Подготовка раздаточного материала

Раздаточный материал должен быть представлен в виде:

• листовок с информацией о компании и выпускаемых ею товарах;
• прайс-листа;
• полноценного каталога.

Стоит отметить, что расходы на типографию будут довольно большими, поэтому не спешите с легкостью прощаться с раздаточными материалами.

Рядом со стендом разместите стопку листовок, а вот прайс и каталог нужно приберечь для тех, кто действительно заинтересовался продукцией предприятия.

Оформление выставочного стенда

Самым ответственным этапом в организации выставки является оформление выставочного стенда.

От того, как будет представлен товар, зависит успех и эффект от участия в таком мероприятии.

Чтобы донести посетителям всю необходимую информацию, воспользуйтесь  рекомендациями по оформлению стенда для выставки, касающимися таких моментов:

1. Название и логотип.

   Они должны быть видны и сразу бросаться в глаза.

   Поэтому обязательно разместите их на стенде.

   Не нужно заставлять людей гадать, а что же это за предприятие в правом углу.

   Также можете разработать какой-то клиентоориентированый слоган, который сразу привлечет внимание посетителей.

2. Товар.

   Он должен быть в центре внимания.

   Поэтому избегайте яркого дизайна стенда, на котором может затеряться товар.

   Также его стоит разместить таким образом, чтобы любой человек мог подойти к нему с любой стороны.

3. Место в зале.

   Чем раньше вы подадите заявку на участие в выставке, тем выше ваши шансы арендовать удачное место.

   Самым удачным является размещение стенда:

   • справа от входа;
   • в центре зала;
   • в углах зала.

4. Размер стенда.

   Стенд должен занимать треть арендованного места, остальное пространство принадлежит сотрудникам из расчета 1,5-2 кв. м. на одного человека.

   Как правило, достаточно 5 секунд, чтобы человек зацепился взглядом за определенный стенд и принял решение к нему подойти.

   Нужно знать несколько «фишек», которые помогут в этот деле.

Итак, как оформить выставочный стенд, чтобы он наверняка привлек внимание:

• стенд может быть необычной формы с ярким, но при этом ненавязчивым дизайном;
• можно добавить бегущую строку, воспроизвести видео на экране с демонстрацией товара в действии, поставить движущиеся предметы, которые косвенно связаны с деятельностью компании;

• обязательно нужно предоставить текстовую информацию на самом стенде и следить, чтобы стойка с раздаточным материалом не была пустой.

  Но важно, чтобы у посетителей все же остались вопросы, на которые смогут ответить представители компании;

• если условиями организаторов выставки предусмотрена сдача в аренду больших площадей, то не поскупитесь и организуйте «остров» со столиком и стульями.

Постарайтесь задать своему стенду определенный стиль, пусть он будет лаконичным и не перегруженным множеством предметов и лишним текстом.

Любой предпочтет испытать товар в реальных условиях, чем всего лишь его увидеть на фото или прочитать о нем кучу информации.

Монтажные работы по установке стенда в выставочном зале

О доставке выставочного стенда необходимо подготовиться заранее: выбрать службу доставки и провести полный инструктаж работников.

Для осуществления монтажа и демонтажа нужно установить четкие сроки: по одному дню.

Если давать работником расслабиться, то можно увеличить расходы.

В дни проведения мероприятия необходимо следить за чистотой стенда и его наполнением.

Участие в выставке и подведение итогов

Ну вот все этапы, как организовать выставку пройдены, осталось только в ней поучаствовать.

И здесь уже все зависит от работников, которые будут проводить презентацию.

1. У стенда всегда должны быть люди, к которым смогут обратиться посетители.
2. В первую очередь, стоит уделить внимание оптовым покупателям, а затем уже розничным.
3. Потенциальным клиентам предлагается заполнить анкету, после чего ему предоставляется каталог с полным ассортиментом товаров и прайсом.

Заполненные анкеты и послужат основой для подведения итогов выставки.

По ним же можно отследить, сколько покупателей действительно заинтересовалось товарами компании.

После этого можно проводить работу над ошибками, а также оценить сильные и слабые стороны проведенной работы.

Еще несколько советов, как провести выставку, собраны в видеоролике:

Основные ошибки при проведении выставки

«Не веря в товар, я верю рекламе, которая пытается заставить меня в него поверить.»
Жан Бодрийар

Многие не до конца понимают, что значить организовать выставку, из-за чего и возникает много вопросов, незнание ответов на которые приводит к отрицательным результатам.

1. Выставка — это только работа у стенда.

   Это не так.

   Это совокупность последовательных действий, которые и приведут к успеху.

   Важно ответственно подходить к каждому этапу организации — подготовке, непосредственно участию и подведению итогов.

2. Участие в выставке только ради участия.

   Руководство предприятия должно четко поставить цели, которых необходимо добиться от участия.

3. Основное внимание должно быть приковано к стенду.

   Даже самый красивый и привлекающий внимание стенд не спасет, если сотрудники не будут подготовленными и не смогут общаться с клиентами.

4. Выставка закончилась, и на этом все.

   Ничего не закончилось, пока не проведен полный анализ полученных данных, и не проведена работа над ошибками.

   Ведь какой был смысл тратить столько времени и денег, чтобы потом не принять во внимание полученную информацию.

Если вы готовы выходить на новый уровень продвижения своего бизнеса, то обязательно изучите любую информацию, касающуюся вопроса, как организовать выставку.

Это действительно очень выгодный и эффективный способ заявить о себе.

Но без знания определенных моментов вряд ли удастся получить «выхлоп» от проделанной работы и потраченных средств.

Организация работы выставки – как организовать выставку

Здесь мы с вами обсудим тему организации выставки как мероприятия, данная информация будет весьма полезной начинающим специалистам по организации выставок. Ведь именно начинающие организаторы мероприятий могут допускать некоторые ошибки из-за отсутствия опыта в этой сложной сфере, но это не так страшно. Со временем опыт набирается и с каждым разом организация выставки будет становиться всё лучше с точки зрения компетенции организатора как профессионала.

Что такое выставка?

Выставка — это открытая демонстрация успешных достижений в различных областях материальной и культурной деятельности. Благодаря выставке компания или группа людей могут публично продемонстрировать результаты труда и творчества тем, кто может заинтересоваться направлением в их работе.

Тематика выставки определяется спросом на рынке. То есть, если есть спрос на какую-то тему, то значит будет и выставка. Выставка привлекает к себе внимание определенную целевую аудиторию, которой интересно посетить данное мероприятие. К тематике выставки нужно отнестись серьезно, для грамотного подбора темы необходимо к работе подключить маркетолога для исследования рынка. Это нужно для того, чтобы провести анализ отрасли на предмет тенденций развития рынка и изучения конкурентов, что позволит избежать пересечения в тематиках с другими выставками.

Выставка служим потрясающим маркетинговым инструментом для привлечения клиентов и партнёров. В зависимости от направленности выставки, участники могут извлечь следующие плюсы:

— налаживание коммуникации с партнёрами;

— изучение активностей прямых и косвенных конкурентов;

— формирование положительного имиджа компании на своем рынке;

— привлечение новых клиентов и заключение договоров о сотрудничестве.

Выставка является неоценимым маркетинговым инструментом, но весьма важно им умело пользоваться и правильно всё организовать. Так как организация выставки является достаточно дорогостоящим мероприятием, то нужно очень тщательно распланировать все детали, при этом выделив определенный запас времени на подготовку.

План организации выставки

В период подготовки к организации выставки предстоит проделать немало работы, потому что именно от правильности организации зависит успех мероприятия. Сама выставка может длиться от одного дня до двух месяцев. Длительные по времени выставки обычно проводятся в творческой сфере деятельности, например, художественная выставка.

Желательно приступить к подготовке проведения организации выставки заранее. Чем серьезнее формат выставки, тем больше времени нужно уделить для её подготовки.

Организацию такого мероприятия как выставка можно разделить на несколько этапов.

Детальная проработка плана выставки

В плане обычно отражено следующее:

— определение величины выставочной площади;

— время и место проведения выставки;

— тематика выставки;

— определение списка участников;

— подбор спонсоров;

— составление программы выставки;

— структура продвижения выставки и рекламное обеспечение;

— инфраструктура.

Составление сметы – планируемый бюджет

Бюджет заранее посчитайте и распределите расходы на организацию выставки.

Какие расходы предстоят:

— расходы на маркетинговые исследования;

— аренда помещения;

— аренда выставочных стендов;

— аренда звукового и светового оборудования;

— транспортные расходы;

— сервисные расходы;

— реклама и продвижение выставки;

— услуги дизайнеров;

— разработка промо-сайта для выставки;

— печать раздаточных материалов;

— подарки для конкурсной программы;

— услуги переводчиков;

— услуги ведущих мероприятия;

— услуги аниматоров;

— проживание участников выставки;

— таможенное оформление грузов.

Подбор необходимых специалистов для проведения выставки

Проработать список сотрудников, помощь которых будет необходима как при подготовке к организации выставки, так и во время проведения выставки.

Подбор участников для выставки

В зависимости от тематики выставки нужно определить список участников, которые могут быть заинтересованы в участии. Также нужно подумать над форматом участия в выставке: платное или бесплатное.

Подбор образцов/экспонатов

Если за образцы полностью отвечают участники выставки, то следует составить подробную инструкцию по подготовке образца к выставке – предоставить список технических требований.

А если за экспозицию отвечает организатор выставки, то нужно подобрать образцы, соответствующие тематике выставки и позаботиться об их транспортировке, хранении и оформлении их на выставке.

Подготовка раздаточного материала

Каждый участник и гость должны будут иметь возможность ознакомиться с программой выставки и описанием каждого выставочного экспоната/образца.

Что включает в себя раздаточный материал: фирменный пакет, папка, блокнот с фирменным стилем, ручка с логотипом, программа на фирменном бланке, описание каждого экспоната, листовки, проспекты.

Работы по оформлению помещения выставки

При оформлении используются различные декоративные элементы: баннеры, плакаты, стенды, бренд волл, воздушные шарики и так далее.

Оформление помещения выставки следует отдать в надежные руки компании, которая занимается этим направлением.

Техническая организация выставки

В техническую организацию выставки входит установка звукового и светового оборудования. Если выставка планируется в Москве, то услугой аренды технического оборудования для выставки вы можете воспользоваться в компании Rentforall. Также компания может вам предложить звуковое и световое оформление под ключ.

Контроль исполнения во время проведения выставки

Так как день проведения выставки является буквально экзаменом того, как вы подготовились, то следует контролировать исполнение и следование заранее составленному плану. В некоторых случаях, можно доверить это отдельному человеку, который сможет проследить за соблюдением качества проведения выставки.

Заключительные работы

По окончании следует официально закрыть выставку – это даст понять участникам то, что можно переходить к следующему этапу – демонтаж выставочной экспозиции.

Заключительная работа по демонтажу выставки состоит в передаче экспонатов/образцов и их дальнейшая транспортировка.

После того, как выставка закрыта и вся работа выполнена, нужно будет подвести итоги выставки, которые включают в себя сбор и анализ статистических данных: данные о посетителях и участниках, данные о продажах (если выставки была коммерческая). Данные параметры помогают оценить эффективность проведения выставки: финансовые показатели и маркетинговые задачи.

Если вы научитесь успешно проводить подготовку организации выставки, то сможете зарекомендовать себя как профессионального организатора выставок.

Rentforall — Ваш надежный помощник в подготовке к мероприятию!

Организация выставок

Организация крупной выставки с участием большого количества экспонентов – это очень дорогостоящее мероприятие. Однако даже небольшая компания может себе позволить персональный показ на арендованной выставочной территории. Прежде чем руководство компании примет решение об участии в выставке, нужно определиться с задачами, которые будут решены с помощью данного мероприятия. Если ставится единичная цель, то это будет неоправданно по причине больших затрат. В целом, выставочная деятельность ориентируется на сбыт товаров и услуг, потому выставочный стенд действует как кратковременная торговая точка. Но главной задачей мероприятий является поднятие имиджа компании-экспонента.

Организация выставок является для фирмы способом:

• Заявить о себе для определенной аудитории;
• Добиться инвестиций в свою деятельность;
• Найти нужных специалистов для дальнейшего сотрудничества;
• Наладить каналы сбыта продукции и заключить долгосрочные выгодные контракты;
• Оценить возможности конкурентов;
• Сделать анализ рынка и найти тенденции к развитию;
• Предоставить доклад о своем бизнесе на конференциях и семинарах;
• Поднять имидж компании.

Решение об принятии участия в выставке В2В должно соответствовать таким  критериям:

• Соответствие сферы сбыта товара масштабу выставки;
• Нацеленность реализации товаров на конкретную целевую аудиторию;
• Качество товаров или услуг должно отвечать размерам мероприятия.

Планирование выставочного мероприятия

Организация выставок и мероприятий начинается с составления плана. Для начала проводится маркетинговое исследование, которое включает в себя изучение мероприятий в конкретной отрасли и составление диспозиции проведения. Глубокому анализу подлежат планы проведения мероприятий, как в России, так и за границей по тематике, которая интересна для определенной компании. Изучается среда конкурентов и поведение их на рынке.

Оценивается уровень развития компании по таким критериям, как освоение новых рынков, выпуск новых товаров, именно они определяют, целесообразна ли организация выставочной деятельности для данной фирмы.

Важно заранее определить формы участия в выставке: работа на стенде, проведение семинаров и конференций, переговорная деятельность. Организация работы выставки должна начинаться за 10 месяцев до открытия мероприятия. Получение максимальной отдачи возможно лишь в том случае, если специалисты разработали многообещающую стратегию, изучили тематическую направленность мероприятия, проанализировали итоги прошедших выставок, а также этапы их развития.

Экономический аспект проведения выставок

Организация и проведение выставок предусматривает в будущем результативную экономическую отдачу. Существует два вида экономической выгоды, что обязательно нужно учитывать при принятии решения об участии. Первый – это возможность быстрого заключения контрактов, что позволяет в ближайшей перспективе получить финансовые поступления, обеспечивает финансовую стабильность и высокую ликвидность активов.

В данном случае предполагается, что компания в ближайший период после выставки быстро восстанавливает затраты на проведение мероприятия, и получает прибыли. Второй вариант предполагает заключение долгосрочных контрактов и занятость предприятия на длительное время вперед. Он подходит компаниям, которые не стремятся к быстрому покрытию расходов, так как их финансовое положение стабильно. Данная коммерческая тактика обеспечивает экономическое постоянство в перспективе и отвечает стратегии устойчивого развития. Все возможные способы получения финансовой выгоды, в том числе и минимизация расходов на само мероприятие, должны оговариваться в концепции выставочного проекта. Этот документ включает в себя такие пункты:

• Условия, сроки и место проведения выставки;
• Список специалистов, участвующих в подготовке и проведении мероприятия;
• Цели проведения;
• Содержание выставочного проекта;
• Деловая программа.

Раскрытие тематики деловой части программы предполагает увеличение эффективности расходования финансовых вложений и научно-технических новшеств, а также четкую ориентацию предприятия на производство конкурентоспособной продукции. Основными задачами программных мероприятий являются привлечение инвестиций в означенную сферу, техническое переоснащение производства, увеличение рынка сбыта товаров, объединение интересов представителей промышленных и финансовых сфер.

ЦВК «Экспоцентр» – один из лидер проведения выставок в России, странах СНГ и Восточной Европы

Комплекс «Экспоцентр» включает в себя 9 демонстрационных павильонов и 32 многофукциональных зала для проведения конгрессов, семинаров и презентаций. Выставочные площади занимают 165 тыс. кв. м (105 тыс. кв. м закрытых и 60 тыс. кв. м открытых). В  больших по размеру и оснащенных современной техникой павильонах можно проводить демонстрации крупного промышленного оборудования в действии. «Экспоцентр» расположен рядом с центром Москвы, рядом с деловым районом «Москва-Сити», зданием Правительства России, Центром международной торговли. По близости проходят основные автомагистрали города, такие как Кутузовский проспект, Третье транспортное кольцо, Звенигородское шоссе, рядом расположено большое число гостиниц, что очень удобно для экспонентов и посетителей.

В павильонах проведена реконструкция и в настоящее время они оснащены современным оборудованием, отвечающим всем  требования к выставочным и конгрессным помещениям. К площадкам оборудованы подъезды для большегрузного транспорта, есть возможность для применения погрузочно-разгрузочных механизмов для грузов большого габарита. Мощности усовершенствованной системы коммуникаций позволяют подключить сложное современное оборудование и демонстрировать экспонаты в работе, как на предприятии.

Каждый год в ЦВК проводится более 100 выставок и 800 конгрессных мероприятий, которые проходят как в рамках деловых программ выставок, так и как самостоятельные мероприятия. Главными задачами, которые ставят перед собой специалисты «Экспоцентра», является  организация выставок и конференций, отвечающих мировому уровню, и организация участия в выставках, как крупных производителей, так и небольших начинающих фирм, которые подают большие надежды.

Участие в целевой выставке – лучшая рекламная акция для компании

Ни для кого не секрет, что реклама правит рынком. Покупатели отдают предпочтение известному разрекламированному товару. Для того чтобы выгодно продать продукцию, нужно чтобы она не только была хорошего качества, но и имела известность. Вывести свой товар на международный рынок порой бывает очень сложно, так как такая процедура требует крупных финансовых расходов, которые может себе позволить не любая фирма.

Организация международных выставок, которая проводится такими крупными выставочными комплексами как «Экспоцентр», является отличной альтернативой для предпринимателей, которые хотят представить свои товары, оборудование или услуги не только для покупателей России, но и других стран. На такие мероприятия приезжают специалисты из ближнего и дальнего зарубежья, что дает шанс экспонентам завязать выгодное международное сотрудничество.

Организация выставок ярмарок занимает особое место в арсенале рекламного воздействия. Ярмарки изначально возникли как мероприятия рыночного характера, основной целью которых являлся сбыт рекламируемой продукции. Выставки же носили просветительский характер и организовывались для демонстрации тех или иных достижений. В течение времени различия между ними все более стираются.

Выставки-ярмарки дают отличную возможность:

• Укрепить старые и завязать новые деловые отношения;
• Для мелких компаний представить продукцию большому кругу заинтересованных специалистов и получить заказы;
• Ознакомиться с товарами-новинками или новыми предприятиями в своей сфере рынка.

В ЦВК «Экспоцентр» ежегодно проходят большое количество тематических выставок-ярмарок, которые посещают тысячи посетителей.

---

Ещё интересные ссылки на статьи

Концепция выставки
Как организовать выставку, чтобы она быстро окупилась
Организовать выставку: нюансы и основные критерии

---

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Рано или поздно для каждого бизнеса наступает время «выхода в свет» — участия в крупной ярмарке, выставке или форуме.

Не уверены, что вам это нужно? И в самом деле — с одной стороны, вы за несколько дней получаете огромную новую аудиторию, встречаете новых партнеров, знакомитесь с массой потенциальных клиентов, генерируете свежие идеи. С другой — если не подойти к вопросу организации выставки со всей серьезностью, она может стать разорительным и выматывающим мероприятием, колоссальной потерей времени и ресурсов.

Собираем разведданные

Прежде чем участвовать в любой, даже самой популярной выставке, проведите небольшое исследование. Если выставка постоянная или длительная — сходите на нее как обычный посетитель. Изучите целевую аудиторию, убедитесь в наличии подходящего места, окружения, по возможности пообщайтесь с участниками и организаторами. Если же выставка проходит, например, раз в год — используйте современные технологии: почитайте о выставке в интернете, отзывы прессы, посмотрите фотоотчеты, найдите участников в онлайне и узнайте их мнение о выставке, поинтересуйтесь — станут ли они участвовать в ней еще раз — то есть постарайтесь собрать максимум объективной информации.

Тщательно определитесь с местом и временем проведения мероприятия. Разумеется, для сезонного бизнеса не рекомендуется участие после завершения сезона, а для узконаправленного — в неподходящем регионе. Проверьте «перекрывающиеся» выставки: часто организаторы из «глубинки» стараются не отпустить местных на более крупное шоу в «столице», но такие мероприятия могут быть для вас более интересными и плодотворными.

Планируем

Определите цель вашего участия в выставке и ожидаемые результаты. Помните, что для корабля, не знающего куда плыть, нет попутного ветра.

Существует простой рецепт: одна выставка — один продукт или услуга. Так и вам будет проще оформить выставочный модуль, и посетителю — вас выделить и запомнить. Участие в публичных мероприятиях — не место для импровизации, вы должны чётко знать, какой продукт или идею вы будете представлять. Только абсолютно ясное послание будет выделено из какофонии переполненного выставочного павильона.

Чем раньше вы определитесь с этим вопросом, тем легче будет проводить подготовительную PR-кампанию. Разработайте точный рекламный бюджет, распределите финансы и сохраните записи для послевыставочной ревизии — это легко позволит найти причину перерасхода или понять, что именно позволило удержаться в оговоренных финансовых рамках.

Не забудьте связаться с вашими партнерами и потенциальными клиентами. Кратко и доходчиво расскажите им о вашем участии в выставке, расположении вашего выставочного модуля и о том, какую выгоду они получат от своего визита к вам.

Оформление экспозиции — одна из важнейших задач в период подготовки к выставке. Дизайн должен быть простой, но в то же время привлекать внимание посетителя, у которого будет не более 5 секунд на то, чтобы заметить вас среди сотен других участников, понять кто вы, что представляете и захотеть зайти. Тут важно соблюсти баланс: яркий модуль с несколькими зонами безусловно привлечёт внимание посетителя, но может смутить и заставить пройти мимо. Формула, которая работает: меньше цветов, углов, барьеров; больше света, пространства и комфорта. Удостоверьтесь, что посетитель получит именно ту информацию, которая позволит сделать ему выбор в вашу пользу. Учитесь у мировых брендов — простой двух- или трёхцветный логотип, слоган в три-четыре слова. На большее у современного клиента просто нет времени и внимания.

Кстати, вопреки бытующему мнению, что участие в выставке подразумевает обязательное изготовление дорогостоящих полиграфии, её использование как раз и не рекомендуется — во-первых, на дворе 21-й век, и давно пора перейти на цифровые технологии (те же коды QR), а во-вторых, задумайтесь — когда вы в последний раз заглядывали в пакет с раздаточным материалом, который так активно собирали на последней выставке? Поэтому вместо того, чтобы что-то раздавать, лучше получайте — придумайте новый, нестандартный способ сбора информации. Визитки, e-mail’ы, сайты — всё пригодится для последующей обработки и поддержания контакта. Если же решите всё-таки что-то раздавать посетителям — пусть это будет чем-то весомым и значимым.

Не старайтесь во что бы то ни стало обойтись собственными силами. Если позволяет бюджет — наймите специалистов, в противном случае — найдите добровольцев, привлеките коллег, друзей, делегируйте большую часть обязанностей, будьте дирижёром. Ведите график работ, отслеживайте дедлайны — со стороны лучше видны недоработки, и ваше чуткое руководство будет более плодотворным.

Поскольку лучшие выставочные места весьма дороги, подумайте о партнерах, с которыми вы совместно смогли бы арендовать выставочный модуль, разделив таким образом свои расходы. При правильном подходе таким образом можно привлечь даже больше клиентов, чем если бы выставлялись самостоятельно.

«Посетите» вашу ячейку перед выставкой. Представьте, что вы — потенциальный клиент, спросите себя, привлекает ли вас её внешний вид и запомнится ли она вам после выставки. Вы должны чётко понимать, кто и зачем придёт на выставку — и сделать всё для того, чтобы у клиента появилась весомая причина посетить именно ваш стенд.

Работаем с посетителями

Тут счет всегда идет на секунды. Если вы представляете действительно интересный продукт, у вас всегда будет очередь. Готовы ли вы к такому развитию событий? Достаточно ли у вас квалифицированного персонала, чтобы не потерять ни одного клиента? Посетители всегда торопятся — они или только пришли и боятся пропустить что-нибудь интересное, или уже все оббегали и спешат домой. У вас будет не более 60 секунд на то, чтобы максимально чётко и интересно предоставить свою информацию и получить данные для последующего контакта.

Персонал, встречающий посетителей, не имеет права бессвязно мямлить, быть недостаточно осведомленным или просто скучным. С другой стороны, не стоит и тараторить как автомат зазубренную «вводную». Всё должно быть максимально просто, но красиво. Обязательно найдите «крючок» — убедительный и неотразимый довод в вашу пользу. Он может быть смешным, интригующим, шокирующим — всё сойдет, только удостоверьтесь, что он точно сочетается с тем, что предлагает ваша компания.

Обязательно подготовьте ответ на вопрос, чем именно вы отличаетесь от конкурентов. Можно смело подискутировать с клиентом на эту тему — очень важно поддерживать диалог с посетителем, да и не лишним будет подчеркнуть свои сильные стороны. Не забудьте только подкрепить слова цифрами — с ними не поспоришь, и получается нагляднее.

И постарайтесь уложиться в одну минуту. Да, это трудно: вам нравится ваш продукт и компания, вы увлечены новыми идеями и возможностями, но если вам не удастся приковать внимание клиента за это время — дальнейший разговор не поможет. Если же клиенту захочется продолжения — он наверняка об этом попросит. Практикуйтесь, шанс выбирает подготовленного.

Тонкости продвижения дорогого продукта

Вы знаете ценность вашего продукта — пользу и инновации, выделяющие его среди других. Вы бы хотели, чтобы клиенты принимали во внимание эти факторы при сравнении вашего продукта с конкурирующими решениями, но скорее всего этого не произойдет. При возможности выбора, потребитель скорее всего сфокусируется на ценнике.

Однако, не стоит торопиться со снижением цен и развязывать ценовые войны с конкурентами — это, конечно, сможет привлечь больше клиентов на первых порах, но и так же быстро заставит распрощаться с прибыльностью и капиталом. Гораздо выгоднее будет изменить взгляд потребителя на ваш продукт. Убедите клиента, что ваше предложение — не ширпотреб, легко заменяемый другим, более дешёвым продуктом. В этом случае цена может стать вашим главным оружием.

Лучший способ отвлечь покупателя от цены — это изменить саму ценовую стратегию. Переместите фокус клиента с цены на ценность. Как это сделала, например, компания Goodyear, которая вместо цены за колесо стала предлагать цену на количество километров, которое это колесо способно проехать, найдя таким образом простой способ объяснить высокую цену продукта его высокой ценностью. Ведь обычно, если клиент считает два разных продукта равными по ценности, он выберет тот, что дешевле. Зная это, сконцентрируйте внимание на ранее не рассматриваемых качествах товара.

Предлагайте «ценовое меню»: позвольте клиенту выбирать товар или услугу под свои индивидуальные нужды, разделение цены поможет ему сфокусироваться на качествах продукта, а не на графе «итого». Такая тактика также поможет экономным покупателям выбирать базовые услуги, в то же время давая возможность «апгрейда» более состоятельным.

Пожинаем плоды

Возможно вы удивитесь, но самую главную работу — то, ради чего собственно было потрачено столько сил, времени и инвестиций — вам предстоит проделать уже после выставки. Поэтому крайне желательно не затягивать обработку полученной информации и связаться с клиентами максимум в течение месяца после мероприятия. Помните, как вы связывались с партнерами и клиентами перед выставкой? Повторим опыт — только теперь используя результаты выставки и индивидуальные предложения.

Объём информации для обработки может быть колоссальным. Клиентов нужно сгруппировать по типам, местоположению, отрасли, внести особые отметки, проконтролировать контакт с каждым, возможно, подготовить особые предложения, запротоколировать ответ, передать информацию в отдел продаж, принять ответ, сделать отчёт о возврате средств, потраченных на выставку, проанализировать результаты — новые и потерянные клиенты, рост продаж, и т.д. и т.п…

К счастью, современные технологии могут облегчить нам жизнь. Например, разнообразные системы управления взаимодействиями с клиентами (CRM) — корпоративные информационные системы, предназначенные для автоматизации стратегии компании, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о контрагентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов.

Заключение

Принимая решение об участии в выставке, не рассчитывайте на быстрый и лёгкий результат — придётся серьёзно потрудиться и до, и после мероприятия, подключить массу людей и ресурсов, но обычно оно того стоит. Ведь в процессе непосредственного общения с посетителями, коллегами и партнерами часто рождаются удивительнейшие идеи и бизнес-решения, которые позволят совершить качественный скачок в понимании потребностей своего клиента, плюсах и минусах продукта, сплочённости коллектива и множества других моментов, дающих представление о будущем вашей компании.

Была ли эта статья полезной?