Руководство по написанию пресс релизов

Содержание

Чтобы получить эффективное освещение в СМИ, необходимо уметь составлять грамотные пресс-релизы. Но в какие сроки они должны вписываться и какую информацию следует туда включать?

Есть несколько чётких правил написания пресс-релизов, охватывающих все сферы —  от подачи до структуры. Именно о них пойдёт речь в данной статье.

Что такое пресс-релиз

Пресс-релиз — информационное сообщение, предназначенное для прессы. Оно содержит официальную позицию компании по какому-либо вопросу, анонсирует событие или высказывает реакцию на происходящие события. Чаще всего пресс-релизы выпускают в связи с:

• Выходом новой продукции. Вспомните, какую рекламу проводит Apple перед выходом нового айфона. В новостях уже за несколько недель появляются тексты пресс-релизов.
• Мероприятием. Любое значимое и интересное аудитории событие — конкурс, акции в честь праздников можно оформить в пресс-релиз.

В основе любого пресс-релиза лежит новость, а потому он обязательно характеризуется:

• новизной;
• актуальностью;
• информативностью.

В сообщении не должно быть больше одной новости. Смешивание нескольких событий может расставить неверные акценты и запутать аудиторию.

Виды пресс-релизов

Пресс-релизы бывают нескольких видов, в зависимости от целей публикации:

• Информационный. Цель такого сообщения — рассказ о компании, услуге, продукте. В тексте говорится об изменениях, выходе на новый уровень. Информационный материал обязательно содержит сведения о промежуточных этапах работы.

• Анонсирующий. Сообщение рассказывает о грядущем событии. Такой пресс-релиз обычно содержит приглашение на мероприятие. В тексте есть план, идея и цели будущего события.
• Новостной. Рассказывает о прошедших событиях. Пресс-релиз насыщен подробностями: имена участников, ход мероприятия, результаты. Другое название такого типа пресс-релиза — итоговый.

Для качественной рекламы нужно правильно подобрать тип пресс-релиза, учитывая его особенности и маркетинговую стратегию компании.

Структура пресс-релиза

Некоторые утверждают, что пресс-релизы более не актуальны. Говорят, это скучный формат, нацеленный на нерелевантную аудиторию. Но, прежде чем развеять некоторые мифы, начнём с определения того, что такое пресс-релиз и для чего он на самом деле нужен.

Основная идея пресс-релиза — коммуникация. Неважно, оформлен он в виде колонки в газете или на сайте, интервью или видеоролика. Главное — эффективность. Основная цель пресс-релиза — получить освещение и быть замеченным целевой аудиторией.

Чтобы иметь возможность написать эффективный пресс-релиз, необходимо сначала понять его структуру:

Заголовок

Прежде всего, пресс-релиз должен иметь привлекательный заголовок. Это первое, что люди прочтут, и на основании этого примут решение, хотят ли они прочитать всё целиком или нет.

Постарайтесь сделать заголовок коротким — так он легче будет читаться и выглядеть привлекательно. До тех пор, пока его длина не превышает 110 символов, им могут поделиться в твиттере. Придумайте свежий интересный заголовок — процесс принятия решения занимает около 3 секунд, поэтому важно успеть привлечь внимание зрителей.

Лид

Вторая самая важная часть вашего пресс-релиза — это лид, краткое вступление к основному тексту, подводка.

Именно здесь нетерпеливые найдут ответы на самые важные вопросы. В своей подводке ответьте на вопросы 5W:

• О чем новость?
• Кто действующие лица?
• Когда это произошло?
• Где это произошло?
• Почему это так важно?

Ваш лид должен быть достаточно длинным, чтобы охватить основные моменты, но достаточно коротким, чтобы сохранить интерес аудитории. Не тратьте время читателя — вы должны разжечь его любопытство, а не давать все детали сразу.

Источник

Если пресс-релиз берёт за основу внешние источники, обязательно приведите ссылки. Таким образом, он станет более достоверным в глазах аудитории. Крайне важно убедиться, что все источники оперируют реальными фактами, а не фейками.

Детали

Раскройте важные детали — основную информацию, которая подтверждает, что пресс-релиз заслуживает публикации. Не нужно писать роман — просто дайте краткие вводные, чтобы репортерам захотелось создать на их основе качественный интересный материал.

Цитаты

Цитаты нравятся людям. Они всегда привносят в текст альтернативный взгляд и делают его более разнообразным. Цитаты сделают выпуск интересным, а структуру более комфортной для восприятия.

Дополнительные данные

Если есть что добавить, лучше это сделать, но не стоит переусердствовать. Иногда меньше — значит лучше, и это полностью актуально для пресс-релизов.

Контактная информация

Добавьте свои контактные данные, чтобы журналисты, получившие пресс-релиз, знали, как с вами связаться. Это важно, так как у вас могут взять интервью или задать дополнительные вопросы. Если элементарно не представиться, шансы на публикацию невелики.

На каких аспектах сосредоточиться и на кого ориентироваться

Прежде чем приступить к написанию пресс-релиза, самое важное, о чем следует подумать — это целевая аудитория. Помните, что угол освещения события, который заинтересует читателей специализированного издания и местной газеты, сильно отличается. Лучше готовить разные версии пресс-релиза для разных целевых аудиторий.

Журналисты и лица, принимающие решения, ищут в истории ключевые элементы. Необходимо точно понимать тематику издания и общий тон материалов, иначе у вашего релиза велик риск попасть в мусорную корзину.

Как написать пресс-релиз

В первую очередь определите цель сообщения. Новость нужно подавать кратко, понятно и в то же время интересно. Поэтому объем пресс-релиза не должен занимать больше 2500 знаков без пробелов — примерно полторы страницы формата А4. Но лучше уложиться в одну страницу.

Каждое сообщение имеет заголовок, отражающий суть текста. По его названию должно быть понятно, о каком событии идет речь. Читателю сложно воспринимать несколько мыслей в одном предложении. По этой же причине абзацы должны состоять не более чем из 6 предложений, чтобы текст не выглядел «простыней».

Есть несколько правил по написанию успешного пресс-релиза:

1. Не усложняйте текст предложениями с деепричастными и причастными оборотами. Пишите простым, понятным, но при этом живым языком.
2. Избегайте профессионализмов, канцеляризмов, жаргонной и разговорной речи. 
3. Исключайте оценочные суждения. Используйте вместо них факты и цифры.
4. Подкрепляйте историю аргументами, избегайте неопределенных формулировок. 
5. Вместо местоимений используйте название организации.
6. Вставляйте в пресс-релизы ключевые слова, важные для ваших покупателей.
7. Размещайте в релизе гиперссылки на основные страницы вашего сайта.

Оформлять пресс-релиз лучше минималистично — без смайликов и нестандартных шрифтов. Чтобы дополнить текстовую информацию, используйте графические баннеры.

Чек-лист: идеальный пресс-релиз

Дважды проверьте содержание и структуру пресс-релиза, прежде чем его отправить. Удостоверьтесь, что он отвечает следующим критериям:

• Содержит все вышеперечисленные элементы.
• Достоин отдельной новости.
• Объём 200-400 слов.
• Цепляющий заголовок.
• Объективный, не рекламный.

Если соблюдены все эти простые условия, есть большие шансы, что пресс-релиз пройдёт во многие медиа. Только внимательно отнеситесь к выбору ресурсов и отправьте заготовку в правильный момент.

Примеры лучших пресс-релизов

Рассмотрим способы создания пресс-релизов на примере самых удачных. 

В тексте есть все, что нужно успешному пресс-релизу: 

• привлекательный заголовок с упоминанием бренда;
• актуальный инфоповод;
• правильная структура с делением на абзацы;
• экспертное мнение;
• упоминание бренда в заголовке;
• актуальный и цепляющий новостной повод.

Пресс-релиз максимально информативный, без «воды» и оценочных суждений.

В этом примере пресс-релиза заголовок сразу привлекает внимание за счет актуальности темы. В лиде и основной части раскрыты детали новости: описание функций новой платформы, ее преимущества перед Zoom. Важно, что здесь есть экспертное мнение — цитата автора проекта.

На изображении пресс-релиз строительной компании. Его тоже отличает цепляющий заголовок, который сообщает новость. Несмотря на то, что в заголовке нет названия бренда, релиз выигрывает за счет актуального информационного повода. Причем, компания сама его создала, ведь никаких событий или мероприятий не происходило. Строго соблюдая структуру (лид, основная часть с подробностями, экспертное мнение), компания аккуратно и ненавязчиво вплела в текст ссылки на свой сайт и предложение для потенциальных покупателей.

Статья про «Одноклассники» — пример эффективного пиара с помощью пресс-релиза. Компания рассказывает о новых функциях, которые будут удобны пользователю. В тексте видно, что авторы знают потребности и «боли» своей аудитории. Они делают упор на техническую часть и пользу для потребителя, упоминая бренд.

Заключение

Пресс-релизы — эффективный элемент рекламной кампании. Публикации в СМИ помогают повысить узнаваемость бренда, расширяют клиентскую базу и привлекают новых партнеров. Правильное сообщение будет в меру сдержанным, с ненавязчивым рекламным посылом. С помощью такого формата можно не только анонсировать событие в прессе, но и рассказать о компании читателям — потенциальной аудитории бренда.

Мы живем в эпоху новых медиа: рулят SEO, E-commerce, email-marketing. Везде искусственный интеллект и прочая роботизация. Задумываться, как правильно писать пресс-релиз, чтобы заинтересовать журналистов, выделиться в инфоповестке, приходится примерно всем. А всего-то нужны правильная структура пресс-релиза, вовлекающее содержание и продуманная дистрибуция. Как все организовать, договариваться со СМИ о бесплатных публикациях, где искать контакты, чтобы разослать пресс-релиз, шаблон текста?

1. Что такое пресс-релиз?

Вопрос, как писать пресс релиз, часто задают копирайтеры, коммерческие писатели, заказчики текстов. Инфоповодов больше, конкуренция выше, попасть на авторитетные ресурсы труднее. По классическим канонам пресс-релиз — это сообщение информационного характера для СМИ, которое содержит актуальную новость, анонс мероприятия, сообщает о позиции компании или персоны по поводу значимого для общественности события. Такое определение дают учебники по пиару и Википедия.

С наступлением эры электронных коммуникаций предназначение пресс-релиза и основные принципы его написания не изменились. Он по-прежнему является эффективным инструментом взаимодействия бизнеса, государственных структур, некоммерческих организаций с журналистами. Но с развитием интернета у него появились новые функции, направленные на решение задач, связанных с продвижением сайта в поисковых системах.

Пресс-релиз является главным PR-документом в любой организации. Позволяет информировать СМИ о важных событиях, произошедших в организации и являющихся интересными или необходимыми для освещения широкой общественности и/или конкретной целевой аудитории. Пресс-релизы распространяются среди журналистов на брифингах и пресс-конференциях или рассылаются через средства связи.

Википедия

2. Насколько актуальны пресс-релизы и в чем их польза

Пресс-релиз полезен, если вы решили пиариться «по-взрослому», выйти из блогов и соцсетей в большие медиа. Этому документу больше всего доверяют журналисты, он заметно облегчает их работу. При подготовке публикаций сотрудники медиа должны проверять информацию, которую используют в публикации. Это требует времени и усилий. Требования к пресс релизу — только достоверная, проверенная информация. Поэтому официальный пресс-релиз воспринимается как заслуживающий доверия источник. Ведь в случае ошибок или дезинформации на репутации ведомства, распространившего фейк, можно поставить жирный крест.

Толковый релиз сильно упрощает жизнь журналистам, а значит, шансы на появление публикаций повышаются. Он обязательно включается в пресс-кит (пакет документов с полезной информацией о повестке дня и подробностей о компании, взаимодействующей с журналистами).

Преимуществами пресс-релиза для бизнеса и ранжирования являются:

• получение ссылок, а значит, улучшение поискового продвижения;
• формирование репутации;
• повышение узнаваемости бренда.
• помощь в том, чтобы нарастить клиентскую базу и повысить продажи.

Поговорим об этом подробнее.

2.1. Наращивание внешней ссылочной массы

Пресс-релиз является официальной, достоверной, а значит, заслуживающей доверия информацией. Поисковые системы благосклонно воспринимают ссылки с медиаресурсов, априори считая такую ссылку естественной. Если инфоповод интересен, а текст релиза хорошо написан, правильно структурирован, релевантные трастовые площадки охотно разместят его раз и навсегда. Таким методом сайт может получить множество качественных вечных ссылок, которые ценятся поисковыми системами.

Небольшой компании или стартапу не стоит рассчитывать, что после одного или нескольких, даже очень удачных пресс-релизов внешняя ссылочная масса будет постоянно и быстро расти. Написание релизов стоит включить в стратегию статейного продвижения и стараться использовать любой стоящий внимания инфоповод для получения упоминаний в СМИ и на других площадках.

В реальной жизни, чтобы разместиться на желаемых ресурсах, приходится очень постараться: шлифовать контент до достижения требований редакции, налаживать контакты с журналистами и редакторами, усиленно «питчить» тему, применять методы линкбилдинга.

Экспертное мнение

Поисковики любят системную работу. Если заказать пресс-релизы раз в 5 лет и не работать над сайтом постоянно — вряд ли вы увидите рост. А вот если делать это каждый месяц и постоянно — через год или два появится результат.

Николай Лукашук, SEO, PPC, Paid Social

Примеры публикаций на основании одного пресс-релиза

Перед открытием в Киеве первого офлайнового магазина пресс-служба IKEA разослала пресс-релиз о событии. Открытия давно ждали в Украине, и о нем написали многие авторитетные СМИ. Выдача Google содержит около 327 тыс. ссылок на это событие.

Большинство публикаций датированы днем открытия, то есть новость распространилась практически мгновенно.

Судя по информации, которую использовали издания, значительная часть статей подготовлена на основании цифр и фактов, содержащихся в официальном сообщении компании. Они и принесли желаемый эффект. Ряд медиа отправили на событие корреспондентов и дополнили материал репортажными вставками.

Примеры подачи смотрите ниже. Кроме этого, в последующих разделах мы расскажем, как написать пресс-релиз, который авторитетные медиа захотят разместить бесплатно и навечно.

2.2. Рост позиций сайта в выдаче по отдельным ключевым фразам

Пресс-релиз можно и нужно не только рассылать по базе журналистов, но и размещать на своем сайте — в разделе пресс-службы, на блоге, в колонке новостей. Если он уникален, демонстрирует экспертизу и несет пользу, поисковики будут высоко ранжировать его. Как и любой контент, официальная новость должна содержать семантику для поискового продвижения. Поисковые системы выбирают страницы для показа пользователям на основании ключевых фраз в контенте.

Определить, как сделать пресс релиз, какие слова и фразы и в каком количестве включить в текст, поможет SEO-специалист. Для составления идеального коммерческого пресс-релиза потребуется и участие маркетолога. Да, придется повозиться. Зато результат будет стоить того.

2.3. Увеличение притока целевого трафика

Главная цель контента — привлечение на сайт посетителей. Прочитав актуальную новость о продукте или сервисе, пользователи переходят на сайт, знакомятся с услугами, продукцией компании, узнают больше об организации.

Материал привлекает потенциальных клиентов, покупателей, партнеров. Информация о полезном продукте или сервисе, актуальном для целевой аудитории инфоповоде, в пресс-релизе — один из источников прироста качественного трафика.

Рекламные и коммерческие цели — далеко не единственные KPI для этого жанра. Однако целью могут быть и лиды.

2.4. Повышение узнаваемости компании

Повышение узнаваемости бренда, завоевание доверия аудитории — сложная задача, которую невозможно решить быстро. Достичь результата без публикаций в авторитетных СМИ сложно, долго или чрезмерно дорого.

Бизнесы, работающие в интернете, давно уже вышли в соцсети, ведут блоги, запускают рекламные кампании в Google Ads. Каждый канал охватывает только определенный сегмент аудитории. Кроме того, велик шанс, что, увидев в рекламе название незнакомого бренда, пользователь закроет страницу, а заказ сделает в проверенном месте, у бизнеса, упоминания которого встречал в онлайн-медиа.

Чтобы быть на слуху, «примелькаться» и запомниться, нужно постоянно присутствовать в информационном поле своей ниши, в СМИ, которые читает ваша целевая аудитория. Это задача на стыке маркетинга и коммуникаций.

Зачем бизнесу тратить время и ресурсы на онлайн-СМИ? Правильный контент и попадание в целевую аудиторию дают публикации в онлайн-медиа вирусный эффект и обеспечивают резкий рост показателей. Если статья в СМИ правильно сделана под поисковые запросы, она может жить вечно и приносить пользу бизнесу.

Почему это нужно делать системно? Медиа помогают построить репутацию, но без системной работы могут ее разрушить.

Вера Черныш, директор, управляющий редактор онлайн-издания MC.today

2.5. Увеличение клиентской базы и объема продаж

Рассмотренные факторы в конечном итоге решают главную задачу бизнеса: помогают найти новых клиентов, увеличивать продажи, улучшать финансовые показатели. Это происходит не мгновенно. В коммерческом плане пресс-релиз относится к инструментам долгосрочной стратегии. С помощью релизов компания строит репутацию, которая необходима, чтобы привлечь лояльных клиентов на длительный срок и обеспечить постоянной загрузкой торговые точки.

3. Что важно учитывать при написании пресс-релиза

Пресс-релиз будет полезен, если его опубликуют авторитетные медиа-партнеры. От размещения на сайтах из разряда «сливных бачков», где за деньги публикуют любую информацию, мало толку. Релизы нужно составлять под конкретную аудиторию. Определить ее следует до написания текста. Важно заранее наметить стратегию продвижения, от которой будет зависеть структура пресс-релиза, его стилистика.

Подбор трастовых площадок с релевантным контентом — основная задача. Качественные СМИ выбирают материалы, ориентируясь на интересы своей целевой аудитории.

Прежде чем предлагать таким сайтам контент, стоит поинтересоваться, как писать пресс-релиз для конкретного издания. Просмотрите подачу уже размещенных материалов и сравните со своим текстом. Он не должен отличаться по стилю и структуре.

4. Структура пресс-релиза

Главные секреты успеха — правильное оформление пресс-релиза, сбалансированная структура. Официальное сообщение для прессы неслучайно выстраивают по общепринятому шаблону. Он разработан, чтобы максимально облегчить работу медиа с материалом. Однако  это не значит, что пресс-релизы похожи, как близнецы. Есть нюансы, о которых расскажем ниже.

4.1. Заголовок

Создать заголовок — целое искусство. По хедлайну о содержании судят журналисты и читатели. Интересна ли, важна ли тема, можно определить с одного взгляда. Заголовок также изучают поисковые роботы. Они сканируют первые 50–100 слов, чтобы определить, какой аудитории показывать текст.

Поэтому считается, что удачный заголовок пресс-релиза – это 90% успеха. Он должен быть интересным и цепляющим, чтобы заинтересовать читателей. В то же время должен быть информативным, содержать главный месседж релиза, чтобы журналист мог быстро понять соответствие тематической направленности издания, главные ключевые слова для ранжирования в поиске. Благодаря этому репортер может оценить, привлечет ли публикация трафик. В коммерческих СМИ это один из основных KPI писателя.

В инструкциях о том, как делать пресс-релиз, указывают, что в заголовке должна быть конкретика. Будьте осторожны с метафорами, игрой слов, сложными конструкциями. Если их неправильно поймут люди и роботы, текст не достигнет целевой аудитории.

Однако заголовок не должен быть слишком выхолощенным. Сухой официоз сигнализирует, что и дальше читателя ждет формальное изложение, а ведь скучные тексты уже никто не читает.

4.2. Лид

Перед написанием объявления необходимо знать правила жанра и, как называется, первый абзац пресс-релиза. На профессиональном сленге медийщиков это лид — основная информационная часть пресс-релиза. Из него читатель узнает самое главное об инфоповоде и получает краткие ответы на вопросы «кто?», «что?», «где?», «когда?». В лиде необходимо вернуться к основному месседжу, который анонсирует заголовок. Одгако не повторяйте заголовок дословно. Всю информацию следует лаконично вместить в первые 2–3 предложения, по которым пользователь удостоверится, что содержание текста интересно и полезно. Для облегчения задачи поисковых роботов в лид пресс-релиза рекомендуется включать главные и дополнительные ключевые фразы.

Не поддавайтесь соблазну включить в лид рекламные «нотки» — похвалить продукт, добавить сравнительные и оценочные прилагательные, заявить об уникальности и эксклюзивности. Это оттолкнет журналистов и уничтожит шансы бесплатного распространения релиза. С рекламой обращайтесь сразу в коммерческий отдел. Для пресс-релиза применяйте добрый проверенный инфостиль.

4.3. Второй и третий абзац

Второй и третий абзац пресс-релиза используются для расширения контекста. Расскажите, как прошло событие, в чем его новизна, почему оно важно, чем и кому полезно. Включите сюда релевантную информацию, которую читателям стоит узнать, чтобы глубже разобраться в вопросе.

Того, кто продолжил читать, наверняка заинтересуют подробности, разъяснения, уточнения о событии, статистика, данные исследований и отраслевая аналитика. Благодаря этому читатель станет лучше ориентироваться в теме, а журналист создаст более профессиональную публикацию.

4.4. Цитата

Цитата — обязательная часть классического пресс-релиза. Она придает тексту личностную интонацию, подчеркивает значимость спикера, его экспертность в обсуждаемой теме. Спикерами могут выступать первые лица компании, а также представители заинтересованных сторон, участвующих в событии. Но цитата нужна не только для PR.

Учтите, что в работе у репортера и редактора одновременно несколько материалов, так что времени в обрез. Получив емкую содержательную цитату, медиапартнеры с большей вероятностью осветят вашу историю. Они с радостью используют прямую речь и добавят плюсик в карму пресс-службы и организации, ведь вы облегчили им жизнь.

4.5. Тело текста

Тело текста — общая часть пресс-релиза. В нее входят второй и третий абзацы, при необходимости — расширенная информация про инфоповод.

Пресс-релиз — компактный жанр. Большое количество текста в нем редко оправдано, разве что вы описываете действительно эпохальное событие. Всю информацию, которая доносится до аудитории, желательно вместить в объем до 500 слов. Обязательно включите в них главные и вспомогательные ключевые слова, но не переусердствуйте с прямыми вхождениями. Это может ухудшить восприятие сообщения. Да и излишняя заспамленность не нравится поисковикам.

4.6. Заключительная цитата

Позаботьтесь, чтобы заключительная цитата была действительно важной и интересной. Предложите спикеру свежие факты, цифры, значимые показатели, анализ тенденций или достигнутых результатов. Тогда он будет восприниматься аудиторией как эксперт, его захотят процитировать в других публикациях и обзорах, что даст вашему сайту и компании дополнительные упоминания и ссылки.

4.7. Заключительный абзац

Финальный абзац должен логично завершать пресс-релиз. Изложите в нем главные выводы, следующие из содержания, сформулируйте итоговую позицию по поднятому вопросу, расскажите о дальнейших планах. Благодаря емкому резюме текст будет выглядеть как завершенная история.

4.8. Призыв к действию

Коммерческий пресс-релиз отличается от рекламной статьи. Лиды и продажи редко являются главной целью сообщения. Текст должен быть выдержанным по стилю. Упоминаемые в нем преимущества и предложения нужно обосновать с точки зрения пользы клиентов. В качестве призыва к действию расскажите, как воспользоваться продуктом, куда обратиться за регистрацией, что сделать, чтобы принять участие и так далее.

4.9. Инфо справка о бренде

В завершении пресс-релиза обязательно предоставьте информационную справку о бренде:

• полное название компании;
• локация;
• сфера деятельности;
• главные вехи развития;
• награды и сертификаты;
• основные факты, выделяющие компанию на рынке.

Пример инфосправки:

4.10. Визуальные имиджи и ссылки

Предоставление репортеру визуала для подготовки публикации считалось хорошим тоном еще в офлайновые времена: статья смотрится выигрышней с качественным фото. Сегодня пресс-релизы можно размещать в облачных сервисах, на гугл-дисках, на своем сайте или ресурсах для публикации. На таких ресурсах можно предоставить в распоряжение СМИ фото, видео, анимацию. Хороший визуальный ряд в дополнение к толковому тексту повышает шанс разместиться в медиа.

Наличие иллюстрации понравится и читателям, клиентам. Итак, включайте в пресс-релиз:

• фото, скрины (для онлайн-продуктов и приложений);
• качественные портреты фаундеров компании, спикеров.
• логотип компании в разных форматах (растровое изображение, векторная графика, горизонтальная и вертикальная ориентация);
• инфографику;
• картинки для оформления баннера статьи;
• видеоролики.

Чтобы повысить охваты, нарастить ссылочную массу, в пресс-релизы добавляют и бэклинки на релевантные материалы своего сайта или продвигающие бренд статьи на авторитетных внешних площадках. Злоупотреблять ссылками в пресс-релизе не стоит, это не окажет значительного влияния на ранжирование. Ссылки важнее в качестве дополнительной информации для тех, кого заинтересовал ваш текст.

4.11. Контактное лицо для прессы

Общепринятые правила оформления пресс релиза предусматривают указание контактного лица, которому представители прессы могут адресовать появившиеся вопросы. Чтобы упростить коммуникацию, предоставьте такую информацию:

• ФИО, должность;
• номер телефона;
• email;
• мессенджеры.

Чем проще репортеру связаться для уточнений, получения дополнительной информации, тем выше шансы, что материал будет опубликован.

5. Как написать пресс-релиз: 5 главных правил

Вопрос «как пишется пресс релиз» неисчерпаем. В то же время есть несколько общих правил, которые всегда остаются актуальными, помогают улучшить восприятие сообщения и способствуют поисковому продвижению.

5.1. Сделайте ваш заголовок захватывающим

Хотите, чтобы ваш пресс-релиз привлек максимальное внимание, — придумайте захватывающий заголовок. Он должен быть информативным, но не перегруженным излишними деталями. Сосредоточьтесь на самом интересном и важном для целевой аудитории. Действенные приемы:

• объединять название бренда с активным глаголом;
• включать в заголовок цифры, показатели;
• применять простую и понятную пунктуацию;
• избегать употребления глаголов в пассивном залоге.

В заголовке нельзя допускать ошибок: даже небольшая неточность способна исказить информацию.

Пример: Новость на основании официального пресс-релиза озаглавлена «BlaBlaCar покупает украинскую автобусную компанию». О чем вы сразу подумали — что BlaBlaCar купит перевозчика или производителя автобусов? Вовсе нет. Речь о разработчике, автоматизирующем бизнес-процессы.

5.2. Уделите максимальное внимание лиду

В отличие от статьи, в пресс-релизе вся самая главная информация излагается в первом абзаце — лиде. По факту это краткое описание содержания документа. В идеале по объему лид состоит из 2–3 предложений. Пишите кратко и по делу, чтобы аудитория могла быстро определить, интересна ли ей новость. Изюминки писатели приберегают для дальнейшего развернутого повествования.

Включите в лид:

• дату;
• место;
• название компании.

Это профессиональный стандарт, благодаря которому читатель сразу видит, не устарела ли новость, актуален ли регион, интересна ли тематика.

5.3. Донесите ценность ваших новостей

Негласные правила пресс релиза требуют исключить сложные обороты, громоздкие конструкции, специфическую лексику. Они не станут свидетельством экспертности и профессионализма. Если текст сложен для понимания, обычный пользователь не будет разбираться в полете мысли писателя.

Вы заинтересованы в том, чтобы новость прочитали и захотели ею поделиться. Для этого из фактов, авторитетных комментариев необходимо создать захватывающую историю. Разделите пресс-релиз на блоки, чтобы любой человек мог понять логику изложения.

5.4. Предложите заманчивую цитату

Комментарии руководителя компании, сотрудников, непосредственно участвующих в событии, партнеров и клиентов, уже протестировавших продукт делают материал живым и легким для восприятия.

Вложите в уста спикера актуальную информацию, которая позволит глубже осветить суть происходящего. Цитата не должна дословно повторять то, что уже изложено в лиде и основной части пресс-релиза. Спикер может рассказать о дополнительных деталях, этапах проекта, преимуществах для клиентов, отличиях от похожих конкурентных продуктов. Как возникла идея, что дает ее реализация, влияние на отрасль и рынок, дальнейшие планы и возможности — подходящие темы комментариев.

5.5. Обобщите итоговые ответы на вопросы «Кто?» и «Что?»

В интернете — переизбыток информации. Новости просматривают на бегу, в перерывах между совещаниями и встречами. Это одна из причин, по которым главную информацию рекомендуется излагать в начале текста. Кто захочет узнать подробности — будет читать дальше.

Чтобы текст получился целостным и логически завершенным, а репортерам не пришлось тратить время на поиск данных о компании, разбираться в специфике ее деятельности, включите в пресс-релиз лаконичное резюме о своей организации, краткую информацию об упоминаемых в тексте людях. Укажите точные названия должностей, регалий, разъясните названия и термины. Быстро разобраться в вопросе журналистам помогут ссылки на корпоративный сайт, лендинг продукта, экспертные публикации по теме.

6. Какой должен быть объем и оформление

Главное требование к пресс релизу — лаконичность. В нем не должно быть воды, общих рассуждений, необоснованных заявлений и предположений. Идеально, если текст вмещается на одну страницу. Рекомендуемый объем — до 500 слов.

Улучшить восприятие информации поможет правильное оформление:

• разбивка на абзацы, в каждом блоке — одна мысль;
• выделение инструментами форматирования цитат, аналитических вставок, главного месседжа;
• размещение основной информации, цитаты на баннере;
• инфографика и другие инструменты визуализации;
• соблюдение требований бренд-бука: единый шрифт, цветовая гамма, логотип компании на колонтитуле;
• все элементы, обоснованные содержанием и пользой для аудитории.

При подготовке и оформлении думайте не только о задачах, которые стоят перед компанией. Посмотрите на результат глазами репортера: все ли в нем понятно и удобно? Непонятный запутанный документ вызовет отторжение. У журналистов физически нет времени разбираться со странным контентом. А уж если речь идет о малоизвестной компании, в 99% случаев пресс-релиз отправится в корзину.

7. Релиз в формате Ассошиэйтед Пресс

Вопрос как написать хороший пресс релиз актуален для новичков. Специалисты с опытом чаще всего идут проторенным путем и составляют релиз в формате Ассошиэйтед Пресс. Это принятый отраслевой стандарт, в котором учтены правила и особенности жанра с учетом требований к информации различных медиа.

Формат упрощает работу пиарщикам и репортерам, четко разграничивает информационные и рекламные материалы. Пресс-релиз, составленный по AP-шаблону, содержит точную корректную информацию. Журналист заранее понимает, к какой части текста обратиться, чтобы получить первичное впечатление, разъяснения и при необходимости дополнительные детали. Это помогает быстро определиться с выбором темы, которая полезна читателям, и подготовить публикацию, отвечающую интересам целевой аудитории.

8. Как оформить AP пресс-релиз

Рассмотрим, что и в каком порядке должно обязательно содержаться в пресс-релизе формата AP и как его оформить, чтобы получить отклики СМИ.

8.1. Главные вопросы: «кто», «что», «когда», «где», «зачем» и «почему»

Информационное поле перенасыщено текстами. Писатели конкурируют за внимание читателей. Даже если у вас мегаважное событие, которое сильно повлияет на целевую аудиторию, достучаться до нее в таких условиях довольно сложно. Многих хватает только на то, чтобы прочитать заголовок и быстро просмотреть первый абзац. Поэтому поместите в него самую важную информацию:

• кто выпустил сообщение?
• что произошло или ожидается?
• когда случилось событие?
• где это происходит или можно узнать больше?
• зачем эта информация читателю?
• почему новость важна?

Благодаря этому читатель получает целостную картину о событии с причинно-следственными связями, может составить о произошедшем мнение на основании объективной информации.

8.2. Правило перевернутой пирамиды

Перевернутая пирамида — распространенный прием подготовки новостных материалов. Его суть: подача информации от главного к второстепенному. Основная, наиболее информационно емкая часть выносится в начало статьи. Далее следуют подробности, уточнения, менее значительные детали. Завершается статья дополнительными данными, которые при необходимости СМИ могут использовать, чтобы изменить текст в соответствии с редакционной политикой.

8.3. Пунктуация и заглавие

Проверка текста перед размещением на предмет ошибок, опечаток, фактических неточностей — хороший тон и простая необходимость. В большинстве случаев после появления информации в медиа, на внешних площадках внести изменения нельзя. Возможно, большинство читателей не заметит ошибок. Но если текст плохо выверен, это может сказаться на доверии к источнику информации.

Заглавие пресс-релиза должно быть броским, емким и передавать основную суть события.

8.4. Нумерация и даты

Указание даты в начале текста позволяет быстро проверить актуальность новости. Иногда сообщение попадает в поле зрения по прошествии времени. Ситуация к этому моменту может уже измениться. Выяснив это после прочтения новости, аудитория будет разочарована.

В пресс-релизе объемом свыше одной страницы должна присутствовать нумерация. Это исключит вероятность, что репортер не заметит продолжения и выпустит материал на основании неполной информации.

9. Написание SEO пресс-релиза

Рассмотрим, как пишется пресс релиз, который поможет охватить максимальную аудиторию, будет полезен для продвижения в поисковых системах и позволит получить качественные обратные ссылки на сайт.

9.1. Использование ключевых слов

Возможно, ваша история будет важна для огромного количества людей. Если они узнают о вашем предложении, их жизнь станет лучше. Одно уточнение — если узнают. Для этого необходимо создать условия, чтобы они могли найти ее в интернете, прочитать и после этого стать клиентами или партнерами.

Узнайте, по каким ключевым словам люди ищут похожие истории, и используйте их в тексте. Обязательно включите главную ключевую фразу в заголовок и первый абзац. В глубинах текста ключевое слово может ускользнуть от поисковых роботов, и тогда пресс-релиз не будут показывать по запросу. Но важно не перестараться и не переспамить текст прямыми вхождениями ключевиков. Из-за этого можно не только не достичь цели, но и попасть под фильтры.

9.2. Использование ссылок

Хорошо оптимизированный пресс-релиз приведет на сайт целевой трафик. Даже если вы не получите моментально сотни лидов, заинтересовавшиеся люди поделятся контентом с друзьями в соцсетях. Ссылочный профиль сайта пополнится естественными бэклинками, что принесет дивиденды в ранжировании.

Лучше всего, если на основе пресс-релиза медиа подготовят собственные публикации. Но как этого достичь?

Экспертное мнение

Оптимальная стратегия привлечения естественных ссылок с помощью коммерческого пресс-релиза — формирование пресс-релиза, интересного и полезного для пользователя, побуждающего поделиться в соцсети. Актуальны и интересны различные исследования, статистика.

Агентство интернет-маркетинга DirectLine:

Помимо этого, можно мотивировать пользователей за счет различных конкурсов за репост.

Удачная ситуация — работа в связке SEO-специалиста и пиарщика. Для лучшего распространения пресс-релиза можно создать заведомо хайповое мероприятие и инфоповод на злободневную тему. Например, различные акции 2020 года, связанные с распространением коронавируса.

Экспертное мнение

Коммерческий пресс-релиз лучше всего размещать на ресурсах, которые есть в новостных агрегаторах, а еще круче — в нескольких сразу.

Николай Лукашук, SEO, PPC, Paid Social:

Отлично работает стратегия искать битые ссылки в материалах и предлагать актуализировать контент со ссылкой на себя.

9.3. Выбор трастовых ресурсов

Не все ссылки одинаково полезны — это правило линкбилдинга полностью применимо для размещения в медиа. Может быть, не все читатели понимают различия между «Форбс» и сайтом для компромата и медиа-скандалов, но для Google ссылки на них не будут равнозначными. Поэтому перед размещением выбирайте наиболее трастовые площадки.

Как добывать ссылки с трастовых ресурсов — этот вопрос мы задали экспертам.

Экспертное мнение

Даже трастовые ресурсы могут разместить контент бесплатно, если он качественен. Например, AIN разместил бесплатно этот материал для Marketing Link. Переходов было менее сотни, но вот Google ссылку оценил.

Николай Лукашук, SEO, PPC, Paid Social

Для получения ссылок можно использовать возможность добавления бесплатной информации по анонсам мероприятий на ряд трастовых площадок типа: cossa.ru, seonews и пр.

Агентство интернет-маркетинга DirectLine

Важно выбирать целевые тематические площадки, ряд из которых готовы размещать пресс-релизы бесплатно — им важно быть в курсе всех тенденций и публиковать самую актуальную информацию. Возможно также размещение на сайтах авторитетных СМИ — напрямую списываясь с редакцией или через ссылочные биржи, где представлено довольно много новостных ресурсов.

10. Типы пресс-релизов

Для взаимодействия со СМИ пресс-релиз — универсальный формат. Однако при наличии общих правил, декларирующих как правильно писать пресс релиз, необходимо помнить, что существуют «фишки» для каждого информационного повода. Рассмотрим наиболее распространенные виды новостного бизнес-контента.

10.1. Запуск нового продукта

Запуск нового продукта — отличный повод рассказать о компании в СМИ и ненавязчиво прорекламировать новинку потенциальным клиентам. Сообщая о событии, можно попытаться привлечь первые лиды, например предоставить ссылку для заказа на льготных условиях.

Не стоит подробно описывать свойства, которые уже предлагают конкуренты. Сосредоточьтесь на особенностях, отличиях от уже имеющихся на рынке аналогичных продуктов, его преимуществах. Такой угол подачи будет полезен журналистам и целевой аудитории.

10.2 Ребрендинг

Сухое объявление о ребрендинге как факте может вызвать непонимание и негатив. А ведь обычно цели ребрендинга — это совершенствование продукта, сервиса, бизнес-процессов. Это позитивная история о развитии и стремлении улучшаться, нести дополнительную ценность клиентами и партнерам.

Расскажите в пресс-релизе о сути изменений, о том, что инициатива — это не просто новое название, смена айдентики и логотипа. Ответьте на самые чувствительные вопросы, как изменения отразятся на ценовой политике, ассортименте, качестве. Стоит уделить внимание и вопросам стратегического развития, намекнуть про планы расширения, IPO и т. д.

10.3. Представление новых партнерских отношений

Партнерство и коллаборация с другими игроками рынка — важное событие в жизни компании. Для него лучше всего подходит пресс-релиз в формате AP. Изложив всю конкретику — кто, что, где, когда и почему, вы привлечете внимание к изменениям с положительного ракурса.

Журналистов наверняка заинтересуют причины, которые привели к такому решению. Пресс-релиз должен ответить на этот вопрос и рассказать, какие позитивные перемены ожидаются вследствие события. Чтобы подчеркнуть ценность партнерства для всех сторон, включите в текст комментарии руководителей обеих компаний.

10.4. Получение награды

Присуждение награды, включение в рейтинг или шорт-лист — это подтверждение признания на отраслевом уровне. Для имиджа и позиционирования на рынке такое событие очень ценно. Оно позволяет повысить доверие к бренду и укрепить репутацию.

Факт присуждения награды — повод рассказать о том, чем она заслужена, какие открывает возможности и предоставляет преимущества. Чтобы придать сообщению объективную тональность, включите в текст, наряду с цитатой топ-менеджеров компании, комментарий представителя жюри, присудившего награду.

10.5. Проведение или посещение мероприятия

Объявление о проведении мероприятия в виде релиза — эффективный способ привлечь к участию аудиторию, проинформировать о событии и его целях максимальное количество посетителей и журналистов. Размещайте такое сообщение на релевантных площадках, которые посещают заинтересованные в соответствующих мероприятиях читатели. Распространение в СМИ придаст событию значимость. Представители медиа, узнав о важном для отрасли, общественной жизни мероприятии, могут включить его освещение в план публикаций.

Для этого в объявлении сообщите:

• место и время проведения;
• список участников;
• цели и программу;
• условия аккредитации и регистрации для участия.

10.6. Продвижение нового руководителя

Представление нового руководителя или ключевого сотрудника, особенно известного и авторитетного в вашей нише, способствует укреплению бренда работодателя. Наем нового руководителя часто означает стратегические изменения: новые подходы к ведению бизнеса, новое видение роли организации на рынке. Пресс-релиз должен объяснить, чем обусловлено появление нового игрока в команде, что его выделило из других кандидатов.

Необходимая информация о персоне:

• образование, опыт работы;
• предыдущие достижения;
• компетенции;
• задачи, над которыми будет работать;
• намеченные цели.

Если новый сотрудник заменил предыдущего руководителя, кратко сообщите о том, на какую позицию или в какую компанию он перешел.

11. Примеры успешных анонсов и в чем их секрет

Пресс-релиз будет имет эффект только в том случае, если он будет содержать полную информацию, необходимую СМИ, инфлюенсерам, всем заинтересованным сторонам. Ниже вы найдете пример пресс релиза для СМИ для разных типов событий и инфоповодов.

11.1. Под запуск нового продукта

Запуск нового продукта — самое заметное из достижений компании. В новинку было вложено огромное количество сил, ресурсов. Это результат профессионализма и преданности сотрудников, слаженных действий всей команды. Продукт может быть ожидаемым рынком и потребителями или же находкой, которую еще предстоит раскручивать. В любом случае с первых же упоминаний должна звучать вся важная информация, на основании которой потребители будут принимать решение.

С началом пандемии во всем мире общественность напряженно ожидала разработки вакцины. Это пример, как компания Пфайзер проанонсировала успехи в разработке вакцины-кандидата, которая вскоре поступила на рынок.

11.2. Для мероприятия

Принцип простой: готовим пресс релиз — анонс события, заранее распространяем его для потенциальных участников. Полная информация о повестке дня, целевой аудитории, составе спикеров, формате проведения позволит заблаговременно сверить ожидания. В этом случае организаторы смогут привлечь наиболее релевантных посетителей. Пример того, как написать пресс релиз мероприятия, образец готового сообщения — информация о Международном технологическом саммите, появившаяся на сайте информагентства.

11.3. Под запуск нового бизнеса

Запуск нового бизнеса — ответственный этап, которого с трепетом ждут сотрудники компании и инвесторы. 

От эффективной коммуникации через СМИ часто зависит позиционирование на рынке. Заявление наверняка вызовет интерес конкурентов, потенциальных клиентов, будущих поставщиков товаров и услуг.

Расскажите о целях, задачах и особенностях нового бизнеса, например, как это сделали, представляя дочернюю компанию госпредприятия «Антонов» в Канаде. 

Совершенствование сервиса, подготовка к запуску новой услуги привлекут внимание журналистов, которые захотят рассказать об этом своим читателям. Прочтите историю, которую бренд рассказывает через пресс релиз, анонс. Пример смотрите ниже на скриншоте.

11.4. Для бренда

События, которые касаются любых изменений в структуре, направлении деятельности, слияний и поглощений, — очень чувствительная сфера для бизнеса. Недостаточная коммуникация может повлиять на восприятие бренда инвесторами и партнерами, поставить под сомнение надежность как работодателя. Пояснить изменения рынку эффективнее всего с помощью пресс-релиза.

Пример, как пресс-релиз, анонс слияния, подается международным бизнесам: японская компания Hitachi покупает крупную американскую IT-компанию. 

Пресс-релиз об успешном привлечении инвестиций украинским стартапом взорвал инфополе Украины  его разместили авторитетные деловые СМИ.

12. Шаблон пресс-релиза под разные темы

В арсенале инструментов пресс-службы должен быть готовый шаблон сообщений для СМИ под разные темы. Благодаря этому не придется долго раздумывать, как написать пресс-релиз.

В шаблоне уже содержится стандартная для коммуникации информация (логотип, данные о компании, контакты и т. д.), а также разбивка на блоки, которые нужно актуализировать. Таким образом муки творчества и согласование правок коснутся только основной информативной части. Технические блоки остаются неизменными.

Пример универсального шаблона

Опубликовать (дата) / Для немедленного распространения

Название организации

Заголовок пресс-релиза [с упоминанием бренда]Подзаголовок — не более 1 строки

Лид[Город, страна, дата]. — [Полное название компании] сообщает о… [инфоповод / название нового продукта / услуги / события]. [Инфоповод / название продукта / услуги / события] — это [описание сути события / функционала]. Новинка предлагает [кому] [выгоды и / особенности].

Тело пресс-релиза«[Цитата высшего руководства компании о продукте / услуге]», — говорит [имя], [должность] в [компании]. «[Дополнительная цитата]».Характеристики и преимущества [продукта / услуги] включают:• преимущество или особенность № 1;• преимущество или особенность № 2;• преимущество или особенность № 3.[Продукт / услуга] будет доступен с [дата] по [ценовая категория]. Для получения дополнительной информации посетите [URL-адрес лендинга / страницы сайта].

О [компании]: [3-4 предложения — описание компании, ее недавних достижений].

Контактное лицо для СМИТелефонЭлектронный адресМессенджеры

13. Советы относительно публикации пресс-релизов

Универсальный шаблон — это «скелет» пресс-релиза. На него нужно нарастить «мясо»: доработать, дополнить деталями, фактами, иллюстрациями, мультимедиа. Доведите содержание до идеала, чтобы улучшить восприятие текста.

Особенности пресс релиза — 7 простых правил:

1. Пишите лаконично. Пресс-релиз содержит полезную для целевой аудитории информацию. Цель сообщения — донести ее до читателя. Для этого достаточно грамотно и четко изложить суть.

2. Релиз — официальная позиция организации. Используйте личные местоимения только в цитатах и только при необходимости. Основной текст излагайте от третьего лица единственного числа.

3. Активные формы глагола в предложении придают тексту динамику и энергичность. А вот пассивный залог лучше не употреблять. Он звучит официозно, утяжеляет предложения, придает тональность, словно все, о чем вы рассказываете, выполнялось под принуждением извне.

4. Поменьше технических терминов и аббревиатур. Если есть возможность, обойдитесь без них вообще или поясните встречающиеся специальные обороты. Текст должен быть понятен абсолютно любому читателю, независимо от того, насколько он «в теме».

5. Не злоупотребляйте оценочной лексикой и превосходными степенями. Подкрепляйте позицию фактами и цифрами. Они более красноречиво объяснят читателю ваши преимущества, чем голословные утверждения, типа уникальная уникальность и успешный успех.

6. Картинки и видео очень пригодятся журналистам при подготовке публикации. Прямо говоря, из двух равнозначных материалов репортер скорее возьмет в работу тот, к которому прилагается удачная визуализация.

7. Не старайтесь продавать! Откровенную рекламу медиа размещают с соответствующей плашкой и за деньги. Пресс-релиз же — это скорее о пользе, трафике, виральности, прочном месте в информационном поле.

14. Пресс-релиз как способ продвижения

Пресс-релиз — один из инструментов поискового продвижения. Его используют все крупные компании, чтобы сообщить о своих новостях в СМИ. Метод также работает для небольших бизнесов и стартапов. Основные результаты, достигаемые с помощью релизов:

• охват аудитории;
• обратные ссылки на корпоративный сайт;
• лиды;
• рост узнаваемости бренда.

Экспертное мнение

Агентство интернет-маркетинга DirectLine:

• Пресс-релизы индексируются быстрее, чем просто информационный контент. Динамика индексации и ранжирования аналогична новостям в СМИ.
• Для определенного вида тематик, например в сфере ИТ, медицины и рекламы, государственных проектов, пресс-релизы играют довольно значимую роль:

Но в целом размещение пресс-релизов влияет на продвижение, скорее, косвенно.

Мы используем их как источник дополнительных внешних ссылок. По наблюдениям, в Яндексе эффективно для получения целевого трафика и заказов использовать Дзен. Зачастую результаты даже выше, чем более дорогостоящих ресурсов:

Размещение с точки зрения привлечения целевого трафика актуально для немногих наших проектов. Один из примеров — открытие федерального проекта, которому сопутствовало как естественное распространение информации в СМИ, так и совместное размещение пресс-релизов со стороны SEO и PR-отдела клиента, а также работа по постановке обратных ссылок на сайт с естественных пресс-релизов СМИ.

Даже если тематика и текст подойдут, СМИ и информагентства могут по-разному использовать пресс-релизы.

1. Отредактировать под требования издания и опубликовать с изменениями (меняют заголовок, правят стилистику, сокращают). Ссылка на сайт проставляется на усмотрение издателя, но в любом случае упоминание бренда как источника информации гарантировано.
2. Подготовить на основании релиза редакционные статьи и колонки, в которые включают выдержки и цитаты из оригинала, ссылки на сайт компании.
3. Разместить без изменений, если тема материала интересна читателям, а подача материала полностью соответствует политике редакции. Однако это случается очень редко: в большинстве медиа принято обязательно править присланные релизы.

Не всегда можно рассчитывать на бесплатную публикацию пресс-релиза. Для этого у него должен быть действительно значимый инфоповод. В каких случаях онлайн-издания с большой вероятностью разместят пресс-релиз и на каких условиях это делают рассказывает медиаэксперт.

У журналистов и PR-специалистов разные цели. Пиарщики продвигают бизнес, для репортера и редактора главное — интересы целевой аудитории и трафик. Увидев текст, журналисты и редакторы с большой долей вероятности понимают, будут ли его читать. Если нет, шансов в таком виде попасть в наше медиа тоже нет. Скучный и нерелевантный контент никому не нужен. Коммерческий контент, цель которого — продать продукт, размещают через коммерческие отделы. Его можно доработать на договорных условиях, выпустить в формате спецпроекта. На сайте такой текст помечен соответствующей рекламной маркировкой.

Вера Черныш, директор, управляющий редактор онлайн-издания MC.today

Пресс-релиз опубликуют бесплатно, если:

• вы – звезда бизнеса или звездный бизнес;
• вы предлагаете очень интересный контент, который соберет трафик, станет вирусным;
• у вас классный инфоповод, интересный многим людям;
• вы дружите с журналистом;
• тема зацепила репортера лично.

Еще один вариант бесплатной публикации на нашей площадке — размещение в блоге. Достаточно зарегистрироваться и отправить контент через интерфейс. Он попадает на модерацию и будет опубликован после одобрения или автор получит обратную связь о необходимых доработках. На сайте MC.today есть гайды с подробным описанием требований к такому контенту.

15. Как рассылать пресс-релиз

Рассылка, правильная дистрибуция — не менее важный этап, чем непосредственное составление пресс релиза. Многих волнует, что на их пресс-релизы СМИ не реагируют. Как работать с медиа, понять, что ими движет и найти общий язык?

Перед рассылкой необходимо определить релевантные площадки с высоким общим трафиком. Обратите внимание на редакционную политику, кому принадлежит медиа и за счет чего зарабатывает.

В идеальной картине мира главное для медиа — читатель. Нам очень важно, кто наши читатели. 

Вера Черныш, директор, управляющий редактор онлайн-издания MC.today

Все СМИ очень разные. Нужно найти площадку с вашей аудиторией, сделать под нее идеально крутой контент и спланировать правильную дистрибуцию. Чтобы контент хорошо разошелся, тоже потребуются усилия.

Вам не нужны тысячи площадок — нужны те, которые читает именно ваша аудитория. Изучите, о чем пишет издание, проанализируйте, интересно ли это целевой аудитории. С помощью бесплатных инструментов посмотрите общий трафик на сайт.

Когда о компании мало что известно, даже самый правильный пресс-релиз может остаться незамеченным. На почтовые ящики, в мессенджеры репортеров и редакторов ежедневно приходят горы спама. Ваше сообщение никто не ждет — смиритесь с этим. Просто постарайтесь выделиться из общего потока. Для этого пресс-релиз нужно продавать, питчить.

15.1. Рассылка Вручную

После того, как адресаты определены, предпринимаем шаги по налаживанию контакта. Если теплых контактов в СМИ нет, попытайтесь написать на общие редакционные ящики, указанные на сайтах онлайн-медиа, на страницы СМИ и журналистов в социальных сетях, пообщайтесь с лидерами мнений.

Контактов для переписки может быть много, но отправка писем общим списком на целый пул репортеров с официальным письмом-сопровождением — большая ошибка. Общайтесь с будущими партнерами индивидуально. При этом обязательна персонализация. Обращайтесь к каждому адресату лично, а письмо корректируйте в соответствии с характером издания и личности писателя.

15.1.1. В соцсетях и СМИ

Нормальная практика — обратиться к медиа через сайт СМИ и страницы изданий в соцсетях. Это инструменты коммуникации с аудиторией, привлечения трафика, и они всегда отслеживаются.

Не давите слишком сильно. Нормально, не получив ответа один раз, напомнить о себе повторно. Если обращение осталось без ответа, значит, тема или текст не заинтересовали. Попробуйте в следующий раз еще, но уже с другой историей.

15.1.2. Обратитесь к конкретным журналистам

Самый короткий путь — найти журналиста, пишущего на близкую тематику. Предложите автору качественный контент, эпический инфоповод, взрывной эксклюзив. Персонализированное обращение к писателю обязательно, но не нужно длинных вступлений. Презентация должна быть короткой (максимум 3–5 предложений), но впечатляющей.

Помните: существует несколько «смертных грехов», которые репортеры не прощают. Это чрезмерная навязчивость, низкое качество пресс-релизов, попытки манипуляций журналистами, вмешательство в работу редакции, нежелание отвечать на вопросы и делиться информацией.

15.1.3. Обратитесь к лидерам мнений

В эпоху соцсетей лидеры мнений с тысячами подписчиков по факту являются самостоятельными медиа. При этом, в отличие от официальных СМИ, читатели воспринимают их как обычных людей, мнению которых доверяют. Как и информационные порталы, инфлюенсеры ориентированы на определенную аудиторию.

Договаривайтесь о сотрудничестве с теми, кого читают ваши клиенты, кому близка специализация. Наладив сотрудничество, вы сможете отправлять партнеру пресс релиз, анонс, новость. Многие лидеры мнений самостоятельно перерабатывают контент под своих читателей.

15.2. Сервисы для рассылок пресс-релизов

Еще один способ привлечь внимание СМИ — воспользоваться сервисами для рассылок пресс-релизов. Его можно рекомендовать, если информационную кампанию необходимо провести при низких бюджетах. Это своеобразные информационные маркетплейсы, через которые размещают текстовый контент различных жанров на новостных сайтах, мультитематических ресурсах, а также на площадках с узкой специализацией.

15.2.1. Плюсы и минусы

Плюсы использования сервисов для рассылок:

• характерна простота и доступность по затратам;
• не требуется напрямую договариваться с площадками, согласовывать контент;
• сервисами пользуются журналисты, отбирающие события для своих изданий;
• материалы индексируются в агрегаторах новостей, что повышает шанс привлечь внимание;
• ссылки размещаются навсегда;
• предоставляются отчеты по результатам кампании.

Минусы:

• сложно попасть на сайты авторитетных медиа, которые тщательно отбирают контент для публикации;
• размещать контент можно только на площадках, входящих в базу сервиса, что ограничивает возможности охватить необходимую аудиторию;
• рассылка может не охватывать наиболее релевантные ресурсы.

16. Перед отправкой пресс-релиза

Итак, все требования к пресс релизу соблюдены, текст написан и согласован, определены целевые площадки для размещения, подобраны контакты репортеров и редакторов, которые работают с соответствующей темой.

Перед тем, как нажать кнопку «отправить», проведите финальную проверку. Если недочеты обнаружатся после рассылки, чаще всего исправить их будет невозможно. Материал могут разместить с ошибками или отказать в публикации из-за сомнения в точности данных.

16.1. Проверьте информацию

Проверьте фактаж, который используется в тексте. Журналисты ценят пресс-релизы как заслуживающий доверия источник информации. Даже мелкие неточности ставят это под сомнение.

Особенного внимания требует сообщение, которое много раз переделывали и вносили большое количество правок. Иногда возникают сложности, если готовилось несколько версий. Проверьте, все ли исправления вошли в финальный утвержденный вариант.

16.2. Посмотрите структуру материала

Пресс-релиз должен быть логично организован, разбит на четкие блоки и смысловые абзацы, которые подаются в определенном порядке. У документа должно быть простое и понятное форматирование. Такие требования связаны с законами восприятия текста.

Обязательно проверьте логику изложения — в пресс-релизе наиболее значимые факты должны быть изложены в первых предложениях. Цитаты и комментарии расположены  отдельными абзацами. Имена, фамилии, должности спикеров оформляйте полужирным начертанием основного шрифта.

16.3. Вычитайте на ошибки и опечатки

Проверьте сообщение на фактические, грамматические, пунктуационные, стилистические ошибки. Они заставят сомневаться в профессиональности всей команды вашей компании. Так что неправильная грамматика может не просто оттолкнуть от неграмотного текста, но и повлиять на репутацию организации.

17. Лучшее время для публикации

Лучший результат даст публикация пресс-релиза в период наибольшей актуальности события. Если новость горяча, размещайте ее немедленно. Тогда она вызовет максимальный интерес и получит признание.

Анонсы необходимо публиковать заранее, чтобы приглашение увидел самый широкий круг читателей. Непосредственный перед мероприятием анонс можно будет повторить еще раз.

Существует практика заранее извещать СМИ о наиболее значимых новостях. Объявление о запуске нового бизнеса, привлечении инвестиций, стратегических изменениях можно предложить медиа за несколько дней до события, чтобы забронировать место в редакционных планах. В этом случае в пресс-релизе обязательно указывайте дату, до которой информацию нельзя обнародовать.

18. Краткий чек-лист по написанию и оформлению

Несмотря на то, что пресс-релиз — давно известный инструмент взаимодействия с медиа, вопрос, как составить пресс релиз, постоянно возникает вновь и вновь. В дополнение к уже изложенному в этой статье, мы составили краткий чек-лист, который поможет соблюсти все требования.

1. Главное требование к пресс-релизу — наличие новости, интересной и полезной читателям. Инфоповодом могут стать:
   • запуск нового продукта, услуги;
   • мероприятие;
   • награда или участие в рейтинге;
   • новое партнерство;
   • привлекающий внимание контент;
   • социальная инициатива.
2. Впечатляющий заголовок — это 50% успеха или даже больше. Он должен отражать суть новости, поражать читателя и нравиться поисковой системе.
3. Всю главную информацию о сути события необходимо изложить в лиде — первом абзаце текста. В идеале, прочитав его, человек должен точно понять, что произошло и зачем ему нужно об этом знать. Включите в этот блок ответы на вопросы  «кто?», «что?», «где?», «когда?», «почему», «зачем?».
4. Комментарий руководителя или ключевого сотрудника делает пресс-релиз менее формальным. Наличие цитаты — один из постулатов, которые содержат правила написания пресс релиза.
5. Включайте в текст только точную и тщательно проверенную информацию. Избегайте оценочных суждений, не допускайте необъективности.
6. Добавьте справку о компании — репортеру не придется гуглить информацию о ньюсмейкере. Это упрощает работу журналиста. Кроме того, в других источниках информация может быть искажена.
7. Укажите сотрудника, ответственного за работу со СМИ, и каналы коммуникации с ним.
8. Выдерживайте форматирование текста в строгом деловом стиле.
9. Допустимое количество активных ссылок — 1–2.
10. Информируйте, но не рекламируйте.

19. Итоги

Утверждение, что пресс-релиз — пережиток прошлого, далеко от истины. Да, сегодня есть новые инструменты продвижения. Текстовый контент в интернете становится все многообразнее. Чтобы за ним поспевать, авторы постоянно учатся новому и практикуются на своих и клиентских проектах. Мы знаем, как правильно писать пресс релиз, умеем это делать и рекомендуем клиентам выделять место этому методу в стратегии продвижения. Уверены, пресс-релиз еще долгое время будет оставаться самым удобным и важным каналом коммуникации со средствами массовой информации.

Часто задаваемые вопросы

Из статьи вы узнаете, как сделать пресс-релиз о компании не скучным, а интересным и полезным для читателя, и как добиться публикации в нужных СМИ. Получите советы от экспертов в PR и увидите примеры хороших пресс-релизов.

Что такое пресс-релиз и зачем он нужен

Пресс-релиз – небольшое официальное сообщение в СМИ, в котором компания информирует о предстоящем или уже прошедшем событии: мероприятии, изменениях в организации, создании нового продукта, товара или услуги.

Эксперт Юлия Корчагина-Озджан считает, что самое важное в пресс-релизе — это его смысл и цель:

«В пресс-релизе обязательно должна быть идея, то, что мы хотим донести до журналистов. Самое главное в пресс-релизе — это его смысл. Зачем мы это делаем, для чего?

Проблема 90% пресс-релизов на рынке как раз в том, что компании или люди хотят обратить внимание именно на себя. Они не понимают, что на самом деле новости их компаний, частные факты и истории неинтересны в большинстве своем. И либо их нужно рассказывать интересно, либо вытаскивать из них какие-то цифры или превращать, например, в исследование. Если вы — бренд одежды, можете сделать исследование по российскому рынку одежды, например, и представить это как пресс-релиз, со всеми фактами и цифрами, и тогда эта тема будет интересна».

Что можно написать в пресс-релизе:

— информацию о внутреннем событии компании;

— о новом продукте или мероприятии;

— комментарий по ситуации от представителя бренда.

Чем поможет правильно составленный пресс-релиз:

— повысит узнаваемость и репутацию компании;

— продемонстрирует экспертность и повысит доверие к бренду;

— приведет трафик на сайт;

— привлечет новых клиентов и повысит продажи.

Что должно быть в структуре пресс-релиза

Цель пресс-релиза — привлечь внимание журналистов, чтобы его опубликовали. Поэтому потребуются интересный, яркий заголовок и четкая структура.

Эксперт Елена Лебедева подчеркивает, что пресс-релиз, в первую очередь, — это новостной повод:

«Для написания релиза в компании должно что-то произойти: выпуск новой линейки, открытие нового завода, успешное проведение испытаний, получение значимой награды.

Часто бывает так, что компании выпускают пресс-релиз без новостного повода, как маленькую статью – “5 преимуществ продукции компании N”, “Компания X является официальным дистрибьютором производителя Y в Новороссийске” и т.д. Такие пресс-релизы раздражают журналистов и неинтересны целевым аудиториям».

При составлении текста надо быть лаконичным и придерживаться фактов. Это отмечает Тимофей Башлыков:

«Важно быть ясным, кратким, информативным и точным в пресс-релизах, так как они могут оказать большое влияние на репутацию компании, продукта или события».

Тимофей Васильевич поделился универсальным шаблоном пресс-релиза:

Алина Бабаева рекомендует указать контактное лицо — как в самом теле письма, так и в пресс-релизе.

«Для меня удивлением было узнать, что в 2023 году некоторые компании из сектора B2B все еще пользуются факсом. Поэтому лучше подстраховаться на случай, если ваш пресс-релиз будет распечатан, например, секретарем, и передан журналисту в бумажном виде. Так ваши контакты будут у журналиста под рукой и ничто не помешает ему связаться с вами для уточнения деталей, если потребуется».

Александра Веретено советует завершить пресс-релиз примечанием «О компании».

В нем должно быть короткое описание вашей компании, ее миссии и услуг. Примечание поможет журналисту понять специфику, так он не будет тратить свое время в поисках информации.

Как сделать пресс-релиз более интересным, рассказывает Алина Бабаева:

«Основной текст должен содержать минимум два комментария с прямой речью. При этом цитируемые спикеры должны освещать тему, заявленную в заголовке, но с разных сторон. Например, один спикер рассказывает о важности события или проекта, а другой — о процессе подготовки, реализации, сложностях и успехах. Если это пост-релиз (об уже прошедшем событии), то нужно добавить еще 1-2 разноплановых комментария участников».

Цитаты экспертов сделают текст живым, придадут значимость.

Вот что рекомендует Александра Хорват:

«Используйте цитаты от первого лица. Если “говорящая голова” имеет вес в той теме, про которую она говорит, информация в цитате полезна и уместна в данном контексте, журналист добавит ее в новость, не вырезая».

На что обратить внимание в пресс-релизе, чтобы достучаться до представителей СМИ и читателей

Есть несколько особенностей, которые повышают ваши шансы попасть в СМИ. Пресс-релиз должен быть интересным и актуальным для прессы и отрасли, легко читаться, содержать фактуру и фотографии. Разберем все пункты подробнее.

Пресс-релиз должен содержать важную новость, представлять интерес для прессы

Советует Александра Хорват:

«Проанализируйте качество сообщения. Важно, чтобы в нем была новизна и интерес для СМИ и отрасли. Пресс-релиз без информационного повода – это причина отправить письмо в спам. Новость должна быть значимой здесь и сейчас, и актуальной для информационного пространства: сведения про разработку нового снегоочистителя в начале лета, может быть и заинтересуют кого-то, но для рынка абсолютно неактуальные».

Помните о целевой аудитории

Вы должны знать, кто является вашей аудиторией и что их интересует.

Елена Лебедева советует поставить себя на место ЦА и подумать, будет ли ей интересно содержание пресс-релиза:

«Если компания производит, например, шторы, откроет ли потенциальный покупатель релиз с заголовком “Компания N поучаствовала в выставке и выстроила на ней новые деловые связи?” Можно с высокой вероятностью прогнозировать, что такой релиз не будет опубликован в охватных СМИ и не привлечет внимание ЦА».

Пользуйтесь резонансными событиями и тенденциями

Александра Веретено отмечает, что если ваш пресс-релиз связан с актуальным событием или трендом, это может увеличить его привлекательность.

Добавьте в текст больше фактуры: имен спикеров, статистики, фактов

Алина Бабаева обращает внимание, что журналисты ежедневно пишут несколько текстов: небольших заметок и подробных статей. Чтобы они не тратили время на превращение сухой сводки в читабельную заметку, сразу присылайте пресс-релиз, готовый к публикации. Иначе ваше письмо рискует переместиться в корзину.

Александра Хорват приводит пример с данными, которые помогут добиться публикации:

«Если в пресс-релизе указано, сколько тонн угля производит завод, дайте цифры общего объема производства угля в стране для сравнения. Журналисты будут вам благодарны и используют ваш материал».

Текст пресс-релиза должен читаться легко, быть простым и понятным

Не пишите длинные художественные предложения с кучей терминов. Они могут оттолкнуть и читателя, и журналиста.

Большинству пресс-релизов не хватает креатива и живого языка:

Позаботьтесь, чтобы фотографий было достаточно

Чем больше их будет, тем больше крутых историй вы сможете показать прессе для публикаций.

Алина Бабаева делится лайфхаками:

«Необходимо сразу прикрепить несколько фото в хорошем качестве на выбор, но не более 10. Если тема релиза подразумевает больше фотографий, то в письме укажите, что можете прислать еще по запросу. Если у редакции корпоративная почта, на ней часто стоит фильтр на размер прикрепляемых файлов, а также могут быть запрещены ссылки в теле письма. Чтобы не попасть в спам и в автоматический блок, лучше соблюдать эти меры предосторожности».

Ольга Марченкова советует учитывать официальность источников:

«Пресс-релиз от Минцифры разойдется быстрее, чем пресс-релиз от Дома Быта».

Чего надо избегать в пресс-релизе

Не стоит рассматривать пресс-релиз только как способ прорекламировать себя. Он должен играть информационную роль и быть достоверным.

Не вставляйте в текст все события

В одном пресс-релизе должно быть только одно информационное сообщение. Журналист не будет разбираться в скоплении разных данных.

Не используйте сложный язык и жаргон

Александра Веретено отмечает, что пресс-релиз должен быть понятен широкой аудитории.

Елена Лебедева: «Классический пресс-релиз, который компании готовили еще лет пять назад, был довольно тяжеловесным, с большим количеством канцелярита. Уже тогда это не приветствовалось, а сейчас выглядит предельно устаревшим».

Не включайте слишком много прямой рекламы

Необходимо помнить, что пресс-релиз — это не инструмент продаж.

Алина Бабаева не рекомендует пытаться впихнуть в пресс-релиз дифирамбы компании или эксперту:

«Если мы хотим при помощи интересного инфоповода получить бесплатную публикацию, лучше не раздражать журналиста прямой навязчивой рекламой в тексте. Иначе релиз либо отправится в корзину, либо в рекламный отдел».

Избегайте гиперболы и непроверенных утверждений

Хотя пресс-релиз и должен привлекать внимание, нельзя допускать преувеличений, недостоверной или противозаконной информации, оскорблений.

Проверьте свой пресс-релиз по списку от Тимофея Башлыкова:

Примеры правильных и интересных пресс-релизов

Ольга Марченкова: «Лично мне импонируют пресс-релизы молодых IT-компаний, стартапов: они бесстрашны, креативны и позитивны. Структурно красиво и эффективно представляют информацию федеральные Министерства (например, Обороны, Труда), ОАО Лукойл. Очень много достойных публикаций!»

Александра Хорват: «Пожалуй, это пресс-релиз, который “зацепил” меня за последнее время.

Почему именно он:

Чего мне не хватило: подробностей, что делают с невостребованными вещами. Но это информация для пресс-релиза, которую можно будет использовать в будущих подобных текстах».

«Здесь в заголовке не компания — когда релиз идет просто от компании, это автоматически снижает вероятность его прочтений, так как новость читается, как реклама. А вот эту новость уже больше хочется открыть, при этом информация о компании указана сразу ниже в лиде, поэтому информационная ценность не снижается».

И еще 8 примеров пресс-релизов с комментариями, которые предоставили эксперты, вы можете увидеть по этой ссылке.

Как добиться публикации пресс-релиза в нужных СМИ

Пресс-релиз может быть опубликован на новостных сайтах или медиа как бесплатно, так и за деньги. Решение об этом принимают журналисты и редакторы изданий, нужно постараться их заинтересовать.

Используйте большие инфоповоды

По-прежнему хорошо работает формат эксклюзива:

Ольга Марченкова обращает внимание, что СМИ с охотой берут резонансные пресс-релизы, официальные ответы и реакции на события или инфоповоды (подтверждения или опровержения). Популярны запуски новых продуктов, официальные позиции компаний или отдельных экспертов.

Определите целевую аудиторию и выберите одно или несколько СМИ, которые наиболее подходят для ее привлечения

Александра Хорват:

«Не стоит пренебрегать составлением собственного качественного списка дружественных СМИ. Ведь даже самый крутой пресс-релиз не будет опубликован, если он про станкостроение, а разослан по базе медицинских СМИ!»

Создайте различные версии пресс-релиза, которые будут отвечать интересам и потребностям разных СМИ

Постарайтесь установить контакт с журналистами и редакторами СМИ

Александра Веретено советует строить отношения с журналистами и редакторами с помощью социальных медиа, нетворкинга и персонализированных писем.

Елена Лебедева рекомендует всегда помнить, что взаимодействие с журналистами — это поиск точек пересечения интересов компании и СМИ, поиск компромиссов: «Невозможно “продавить” публикацию — можно только найти формат, который будет интересен обеим сторонам».

Выводы

Когда я работала в СМИ, нам присылали много пресс-релизов. Некоторые мы забраковывали сразу, некоторые публиковали
платно, а из некоторых получались вполне годные новостные материалы. Расскажу, почему так получалось, как написать
правильный пресс-релиз и какими они бывают.

Что такое пресс-релиз

Пресс-релиз — это небольшая заметка, в которой компания сообщает прессе о событии: проведенном или предстоящем
мероприятии, запуске нового продукта или услуги, кадровых изменениях, простыми словами, это информационное сообщение
для СМИ.

Зачем компании присылают в СМИ релизы?

• Чтобы рассказать о своем бренде, повысить его узнаваемость.
• Проинформировать о важном событии.
• Укрепить репутацию
  компании, дать комментарий по ситуации.
• Привести трафик на сайт.
• Расширить целевую аудиторию, привлечь новых клиентов и повысить продажи.

Пресс-релиз относится к пиар-активностям. СМИ, медиа и
новостные сайты могут публиковать их за деньги, а могут и бесплатно. Предлагаю рассмотреть именно бесплатный
вариант: зачем тратить деньги компании, если можно постараться заинтересовать журналистов!

Да-да, журналисты и редакторы тут главные действующие лица. Если они забракуют материал — пиши пропало, или
заново переписывать, или оплачивать публикацию. Хороший пресс-релиз должен быть:

• Актуальным. Странно сообщать о событии, которое прошло месяц назад или
  состоится через год.
• Информативным. Причем событие должно быть релевантно масштабам издания.
  Новость об утреннике в детском саду, который провела местная компания, с радостью примет районная газета, но
  никак не федеральное СМИ.
• Акцентированным на одном событии. Каша из инфоповодов — не лучший
  вариант.
• Кратким. Стандартной странички А4, или 2000 знаков без пробелов, вполне
  достаточно.
• Не рекламным. Многие пиарщики этим грешат: нахваливают компанию,
  скатываются в откровенную рекламу. Нативнее, нативнее!

Виды пресс-релизов

Они различаются по целям публикации.

Информационный. Пишется, чтобы проинформировать читателей о новостях
компании, запуске нового продукта, расширении или поглощении бренда и т. д.

Анонсирующий. Цель такого релиза — рассказать о предстоящем событии:
пресс-конференции, мероприятии и т.д.

Новостной. Рассказывает об уже прошедших событиях, информирует читателей. По
сути это та же новость — ее готовят пиарщики и предлагают СМИ и новостным сайтам.

Структура пресс-релиза

Во многом похожа на структуру новости и идет от самого важного к самому незначительному. Каждый релиз строится по
универсальному шаблону:

1. Заголовок.
2. Лид — краткое описание инфоповода.
3. Основной текст:
• Как к этому причастна компания — организует, проводит, анонсирует, сообщает.
• Самые важные тезисы, которые зацепят читателя.
• Комментарий представителя компании или героя релиза.
4. Блок о компании
5. Контакты, ссылки.

Разберем каждый пункт.

Заголовок

Я уже писала, как составить кликабельный заголовок и как не
скатиться в кликбейт. Так вот: заголовок пресс-релиза ничем не отличается от заголовка статьи: чем он будет
ярче, тем больше шансов зацепить журналистов. Выносите в заголовок броские цитаты руководства компании, ставьте
цифры, удивляйте фактами. При этом не забудьте описать сам инфоповод. Очень кратко расскажите, что произошло и какое
отношение к этому имеет бренд.

Лид

Или первый абзац текста, 2–3 предложения. Контрольный выстрел нашему уставшему журналисту — заголовок
классный, да еще и лид интересный — ну все, берем!

Есть много советов о том, как написать лид для статьи. Но не будем городить огород: мы говорим все же не об авторской
статье, а о скромном (но достойном!) пресс-релизе. Просто берем основной инфоповод из заголовка и раскрываем его
детальнее: что произошло, когда и где, почему это должно быть важным читателям.

Основной текст

Берем все тот же инфоповод и раскрываем его еще детальнее. Заголовок, лид, текст — как матрешки, в которых
текст раскрывается поэтапно, глубже и глубже.

Вот что можно написать в основном тексте:

• Проблематика. Расскажите, почему ваша новость так важна для мира,
  страны, города, конкретного сегмента целевой
  аудитории.
• Данные исследований, статистика. Такие данные внушают больше доверия
  написанному.
• Мнения и аргументы. Постарайтесь, чтобы они были хоть немного разными, а
  не все наперебой восхваляли компанию и ее услуги.
• Польза для читателя. Очень важный пункт: мало кому интересно читать
  новость компании, а вот если указать выгоды, дать советы и рекомендации — материал обретет дополнительную
  ценность.
• Комментарии эксперта со стороны компании. Необязательный пункт, но с
  ними материал смотрится живее.

• Визуал: фото и видео по теме, инфографика.

• Ссылки на сайт компании. Далеко не
  всегда получится убедить редактора оставить их и сделать кликабельными — это возможно, только если
  пресс-релиз платный и о-о-о-чень важный и полезный для редакции. Но попробовать можно: у меня получалось.

Информация о компании

Кратко напишите самое важное о бренде: когда был создан, основные направления развития. Также сюда можно прикрепить
логотип.

Контакты

Напишите их в теле письма и продублируйте в конце документа, чтобы журналисты знали, как вас найти. Укажите не только
телефон и почту, но и рабочие мессенджеры.

Как написать пресс-релиз, чтобы угодить журналистам и читателям

Помните: вы работаете на две аудитории. Сначала надо понравиться журналистам или редакторам: именно от них зависит
судьба публикации. Да и на долгосрочное сотрудничество это влияет.

Но если и другая ЦА — читатели, под них тоже надо подстроиться. В онлайн-изданиях реакцию читателей отследить
легко: хороший трафик и охваты, положительные комментарии — значит, материал нормальный, будем сотрудничать.
Если публикация не приносит редакции профита — какой в ней смысл?

Дам советы по написанию успешного пресс-релиза:

1. Подчеркивайте уникальность. Если вы предлагаете то, чего еще не было или
   редко было на российском рынке — поверьте, за это зацепятся. Любому изданию всегда нужны интересные
   инфоповоды.



2. Пишите проще, как можно проще. Иногда пиарщики изъясняются столь высоким
   слогом, что непонятно — а что сказать-то хотели? «В настоящее время деятельность нашей компании
   тесным образом связана с индустрией необходимых для жизнеобеспечения и поддержания здоровья компонентов»
   — что, простите? Может, имелось в виду — в 2022 году мы начали поставлять лекарства?
3. Уберите штампы и канцелярит. «В нашей динамично развивающейся
   компании гибкая система скидок и индивидуальный подход к каждому клиенту, особенно это стало актуальным в наше
   непростое время» — на этом моменте даже самый терпеливый журналист матюкнется и закроет документ.
4. Давайте конкретику. Скажите как есть — не как в цитате из
   предыдущего пункта, а прямо — «Мы снизили цены на 20 % в связи с кризисом».
5. Не расхваливайте компанию, если это не заметка для корпоративной газеты
   или не платная публикация. Да и в принципе избегайте оценочных суждений: пресс-релиз должен быть объективным,
   четким и по делу.
6. Оформляйте документ правильно. Форматируйте, разбивайте на абзацы,
   добавляйте списки, цитаты, врезки, обязательно украшайте визуалом. Если сами подберете картинку-превью —
   будет отлично. Журналистам меньше работы — кто же от такого откажется!
7. Давайте пользу читателям, заинтересовывайте их. В идеале сделайте так,
   чтобы они прошли по ссылке на сайт (если ее не уберут в редакции) или хотя бы запомнили название компании.

Сейчас расскажу на примере, как это сделать.

Однажды ко мне обратился заказчик с просьбой написать пресс-релиз про конкурс красоты, одну из победительниц и ее
бизнес. Информации было мало: мне прислали ссылку на «Нельзяграм» героини, страницу конкурса там же и
название номинации. Негусто.

Конкурс прошел недавно, я нашла буквально пару новостей о событии. Для полноценного материала этой фактуры было явно
мало.

Предложила заказчику связаться с героиней пресс-релиза и задать ей вопросы:

После того как героиня ответила, я вплела ее слова в информацию о событии. Аккуратно и нативно рассказала о ее
бизнесе, указала название компании. Одно из высказываний решила вынести в заголовок. Набросала несколько вариантов,
чтобы была возможность выбрать:

В итоге получилась полноценная мини-статья, написанная по всем правилам.

Написали, а что дальше?

А дальше, как в сказке, три пути:

1. Вручную отправлять материалы в СМИ и медиа. Времени придется потратить немало: сначала найти подходящие
   площадки, узнать контакты редакции, затем отправить письма, потом еще переписываться с сотрудниками, а может и
   вносить правки… Но все это окупается тем, что вы можете лично общаться с редакторами, налаживать
   отношения и строить задел на дальнейшую работу.
2. Самостоятельно публиковать на специальных площадках-агрегаторах: inthepress.ru, press-release.ru, P-Reliz.ru и
   других. Это быстро, бесплатно, плюс такие площадки индексируют новостные сайты, и ваш релиз может появиться в
   новостях.



Но при этом вы не получите обратную связь от редакции и не сможете понять, что не так в материале и как сделать
его лучше. Модерация на этих площадках есть, но условная: главное, чтобы релиз соответствовал правилам сайта.
Поэтому там можно встретить и канцелярит, и штампы, и тяжелый язык с обилием терминов. В СМИ такое вряд ли
пропустят.

3. Найти специалиста или агентство, которое возьмет на себя публикацию на релевантных площадках и общение с
   журналистами. Это здорово экономит время: даже бесплатные публикации требуют много ресурсов. Найти эти площадки,
   зарегистрироваться на них, залить текст, добавить картинки… Иногда проще отдать эти работы на аутсорс.

Что еще учесть? Будьте готовы: если материал публикуется бесплатно, его могут отредактировать: сократить текст,
убрать фотографии и ссылки, добавить свои редакционные ссылки.

Сохраните эту статью, возьмите наши советы на вооружение, и пусть ваши пресс-релизы публикуют нужные издания
безвозмездно, то есть даром!

Your marketing strategy might involve a mix of emails, social media, advertising, events, and other tactics, but one mention in the press can multiply all those efforts tenfold, sending a surge of new customers your way, and even take your small business to the next level.

Want proof? A single story in The New York Times transformed Beardbrand from a blog for beardsmen into a major player in the men’s grooming-product industry.

But how do you make that happen for your business? How do you attract the attention of your local news, let alone publications like The New York Times? You can simply focus on your business and hope you catch a reporter’s eye, or you can speed the process along by writing a press release.

What is a press release/news release?

A press release is a document that announces a newsworthy story about your brand that the media might want to cover and provides all of the pertinent information a reporter or editor would need.

Some outlets will share your news based solely on the press release. Other times, they’ll contact you to arrange an interview or use you as an expert source for another story, especially if you regularly send out press releases sharing newsworthy topics.

Simply saying “Look at my business!” isn’t newsworthy. Announcements that are, however, include:

• Launching a new business, product, or service
• Holding a large contest or competition
• Partnering with a charity, community organization, or celebrity
• Hosting an event
• Winning an award
• Sharing a customer success story
• Announcing a merger or acquisition
• Rebranding your business
• Promoting or hiring a new executive

A good way to gauge the newsworthiness of your story is to pay attention to coverage that other businesses receive.

Reporters look for stories that are timely, affect a large number of people, have an emotional element, or relate to other news stories. You could also tap into what people are talking about, either in person or on social media. If your business has a connection to a bigger story, you may improve your chances of getting covered.

The benefits of writing a press release

In addition to catching the attention of the media, writing a press release provides several added benefits. 

1. It’s a cost-effective tool you can add to your marketing strategy, especially if you’re a startup with a limited budget. Since releases are posted online, you might draw prospective customers and backlinks to your site as well.
2. A well-written press release also helps you control your story. You can share what’s important to you and call attention to the value you offer. In the event of a crisis, a press release offers you a chance to respond to a story with your own. 
3. Distributing your story through a press release service can boost your content marketing efforts by increasing web traffic and improving search engine optimization.

Another benefit is the ability to share your press releases on the news or press page of your website. This can help establish you as an expert in your field. When a reporter visits your site and finds press releases available, you come across more professionally and save the reporter time by making pertinent information easily and quickly accessible.

Sample press release format

There are seven parts to a standard press release: 

1. Title and italicized subheading to summarize the news
2. Location where the news is based, i.e., your headquarters
3. Two to three paragraphs of details
4. Bulleted facts 
5. Company description at the bottom
6. Contact information
7. A «###» at the end

When sending a press release, include in the upper left hand corner when you want reporters to publish the news. Two common options are:

1. “FOR IMMEDIATE RELEASE,” if you want the story to go live right away.
2. “HOLD FOR RELEASE UNTIL…” if you don’t want the story made public yet. Be sure to include the date when sending. 

Press releases follow a consistent format that makes it easy for reporters and editors to find the information they need. It’s important to stick to the press release format to help reporters decide to cover your story.

A free press release template you can use

To help you get started on your press release kit, we put together this template to help you structure your story using a common press release format. Simply copy and paste it into Microsoft Word or Google Docs and start writing. You can replace each component with your own information and adapt it according to your needs. 

Types of press releases

Press releases are normally seen as just a way to generate publicity. However, there are many different types of press releases, each with their own formats and rules.

• Breaking news
• Product launches
• Mergers and acquisitions
• Product updates
• Events
• New partnerships
• Rebranding
• Executive promotions
• Awards

Breaking news

This is the most common type of press release. News outlets always want to be the first to cover a breaking story. From COVID updates to cryptocurrency, there’s breadth in what news outlets will cover, but it’s the hook in your story that will get your press release noticed. These press releases can be one- or two-page documents that share the latest news with the public. 

Product launches

Getting news of your product launch published gets the word out and drives sales for new offerings. A news release like this highlights your product’s pricing, availability, specs, and other useful information for customers. 

Mergers and acquisitions

If your company is undergoing an organizational change remarkable enough to write a press release, you can use it to inform stakeholders about the company’s potential growth. When announcing a merger or acquisition, include details about the organizations involved, quotes from leadership, and information about the merger or acquisition. 

Product updates

Got a big product update in the works? Let the world know by writing a press release. This is similar to a product launch release. The main difference is that with product updates, you’ll want to focus on the changes made, why you made them, and how they affect the end user.

Events

Event press releases can give reporters something timely and relevant to publish. They are also a great way to promote your event and get more attendees. When writing a press release for events, make sure to clearly explain the details. Use bullet points or a list to highlight the who, what, when, and where for readers to easily comprehend. 

New partnerships

If you team up with another company or non-profit, it could be newsworthy. A press release announcing partnerships can be a smart marketing tool for both companies. 

If you want to successfully execute this type of press release, make sure to:

• Write an overview of each company
• Explain why the partnership was created
• Include who is benefiting from the partnership
• Add any extra details for current and future partners

Rebranding

Rebranding is often a challenge for businesses both big and small. Customers may end up confused if their brands change identity overnight. A press release announcing your rebrand can help ease the transition into this new phase of your business. 

When writing a press release for your rebrand, include:

• What the changes are
• Why the changes are taking place
• How it affects your customers
• When the changes go into effect
• Quotes from leadership

Executive promotions

At bigger companies, executive promotions and new hires are considered big news. Organizations are constantly hiring and replacing leadership roles. Announcing changes in key positions can help stakeholders understand what’s going on and kick off a candidate’s new role in the company. 

Awards

Did your company win a big award? It’s OK to brag about it. Announcements about industry awards can help solidify your company’s reputation as an expert in the space. A press release for award nominations should include:

• Why your company was chosen
• Details about the award
• Information about the ceremony (if there is one)

How to write a press release

Here are seven steps to writing an effective press release, step-by-step:

1. Find a newsworthy angle
2. Craft an appealing press release headline
3. Summarize your story in your subtitle
4. Introduce essential information
5. Provide supporting information and context
6. Lead into the reader’s next steps
7. End with your boilerplate

1. Find a newsworthy angle

Even a well-written, personalized press release will fail if the story it’s telling isn’t interesting to a journalist’s target audience.

2. Craft an appealing press release headline

Use the main benefit from your press release to write a headline that is both clear and compelling. Convey the value of your news to the press. 

The headline should be catchy but also easy to understand. Professional writers often spend as much time on a headline as they do writing an article. If you need inspiration, review your favorite blogs and online news sources and pay attention to the headlines that make you want to click to the story.

3. Summarize your story in your subtitle

Summarize the entire content of the press release in a single sentence that supports the heading and gives a taste of the content to follow.

4. Introduce essential information

In the first sentence, state your company’s city and state, followed by the date. Then your opening paragraph should answer the questions, “who,” “what,” “when,” “where,” and “why” in a way that grabs the reporter’s interest.

5. Provide supporting information and context

Follow up with testimonials, statistics, research details, and case study excerpts. In the first paragraph, immediately tell reporters why they should share your announcement by explaining why their readers care.

Then use supporting body copy to bring your release to life with details and colorful quotes from company spokespeople. Simply stating facts or sounding self-congratulatory won’t do.

One common formatting mistake businesses make when writing a press release is making it too long. Michelle Garrett, a PR consultant at Garrett Public Relations, explains, “Don’t try to cram everything under the sun into your press release. The purpose of a press release is to give an overview and a few pertinent details about what it is you’re announcing.”

She adds, “Include one or two executive and/or customer quotes. Then be sure to include links to visit for more information.” Aim to keep your press release short, sweet, and to the point.

6. Lead into the reader’s next steps

Summarize the article and include a call to action or details of where more information on the subject matter can be found.

7. End with your boilerplate

Complete your release with a strong but succinct boilerplate. Clearly explain what your company does and why its stakeholders are experts in the industry. And don’t forget to include contact information. A release won’t go anywhere if a reporter can’t easily contact the stakeholder or his or her representative.

Provide background information and overview of the company. Include contact information. (At the bottom of the press release, it is common to include three ### symbols or “—30—” to signify the end.)

Also, make sure to double check your press release for spelling and grammar errors. You can use a free online grammar checker to make your writing clearer and more powerful before sending it off!

Press release examples you can learn from

Below is a press release example from Bulletproof announcing a new product line.

As you read it, note its use of attention-grabbing statistics, action words, and clear benefits. The use of bulleted information makes the release easy to scan and read. The boilerplate also includes more resources for reporters as well as social media information. It ends with the name, phone number, and email of the company’s media contact.

Tips for press release distribution

Whether it’s your fifth press release or your first, keep the following distribution tips in mind:

1. Cold pitch media outlets

Make a list of the media outlets whose readers and viewers would be most interested in your news and send your release directly to them via email. You can find their email addresses with a quick internet search: [reporter name] + [news outlet] + email address.

When sending your email, craft a good subject line to grab the contact’s attention. You may want to get creative, but it’s better to keep it simple. 

A recent study by PR management software brand Prezly found that the average open rate of “labeled” press release emails saw a 2% higher open rate than “unlabeled” ones. 

Examples of “labeled” subject lines include:

• PR: Title of story
• Press release: Title of story
• Title of story [Press release]

If that doesn’t produce results, use a tool like Hunter that provides email formulas for outlets. Or simply connect with them on Twitter or LinkedIn.

2. Use a press release distribution service

These companies send your release to journalists based on their specific interests and also publish it on their website. Each service offers a variety of options and costs can vary greatly, ranging from $69 to a few thousand dollars.

You can use popular services like:

• PR Distribution
• eReleases
• Newswire
• PRWeb
• PR Newswire

3. Hire a PR professional

Another option is to hire a public relations professional who can write and distribute a press release for you. These professionals often have existing relationships with the press and may be able to get you media coverage more easily.

4. Send time-sensitive news articles early

If your news is time sensitive, such as an event or announcement, send it to reporters a few days beforehand so they have time to craft their story.

If you want news outlets to hold off on publishing, release it under embargo, which is a request that reporters not publish information until a specific date. If you really need something kept secret, make sure to only offer embargoed news to outlets you trust.

Generate buzz with a press release

While a press release doesn’t guarantee free press coverage, it can be an effective marketing tool for entrepreneurs. By sending out releases with a regular cadence, you start to build up brand recognition with members of the media, influencers, and bloggers.

You never know when an outlet might be looking for a source in your industry, remember your company, and reach out for an interview. By sharing newsworthy information, you become a thought leader in your field.

Successful publicity depends on sustained effort. If you do get press coverage, keep the buzz going by sharing those stories on social media. Mention previous coverage in the boilerplate of your next press release. Press often follows press, and once you get your first mention, you might find it easier to get a second, third, and so on.

---

Ready to create your first business? Start your free trial of Shopify—no credit card required.