Руководство по найму персонала

Кадровые ошибки при найме персонала приносят компании убытки. По исследованию бизнес-консультанта Дэвида К. Уильямса расходы компании могут достигать $50 000. Это только на одного неправильно подобранного специалиста. А если их 5? 10? 100?

Рассмотрим главные этапы и правила найма работников для создания команды мечты — как подготовить и провести собеседования, на что обращать внимание при разговоре с кандидатом и что делать, чтобы сотрудники не уходили из компании.

Этап 0. Профиль должности

Распространенная ошибка руководителей — не составлять профиль должности. Часто процесс найма происходит так: компании нужен IT-специалист. Руководитель дает задание закрыть вакансию, рекрутер публикует объявление, где указывает должность, фронт работ, условия и выбирает кандидата, исходя из представленных соискателями данных. При таком подходе не всегда можно найти классного специалиста, или найти, но не того. Да и вольется ли он в коллектив и станет членом команды — большой вопрос.

Поэтому важное место среди правил найма работников занимает составление профиля должности — документа с подробным описанием знаний, умений, навыков и черт характера, которыми должен обладать сотрудник в идеале. Подробно — значит развернуто, с указанием дополнительных желательных или обязательных качеств.

«Профиль должности — важный документ, который помогает нанять сотрудника с максимально подходящими качествами. Главное условие: в профиле должности все качества и требования должны быть прописаны очень подробно, вплоть до мельчайших деталей. Это поможет компании сэкономить время и деньги на этапе подбора и интервьюирования сотрудников»
– Анна Девятьярова, HR-эксперт

Обязательные пункты, которые нужно описать в профиле должности:

1. Профессионализм. Требования к профессионализму соискателя, которые важны для компании: опыт работы, наличие профильного образования, дипломы, курсы повышения квалификации, участие в конкурсах и т.п.
2. Hard skills — навыки и умения, которые возможно наработать только в процессе выполнения деятельности. Например, обслуживание клиентов, ведение сложных переговоров, опыт работы с определенными программами.
3. Soft skills – все, что касается коммуникации и выступлений, работы в команде. Это умение планировать, навыки подготовки докладов и презентаций и т.п.
4. Личные качества. Какие свойства характера кандидата важны для компании: терпеливость, тактичность, умение слушать других, честность, энергичность, самоконтроль, находчивость, амбициозность, стрессоустойчивость.

«Рекомендую выделить в профиле три группы компетенций: «Обязательно», «Желательно», «Будет преимуществом». В группе «Обязательно» — те знания и умения, без которых кандидат не сможет претендовать на должность. В группе «Желательно» — компетенции, которые он сможет развить или приобрести в процессе работы. В категории «Будет преимуществом» — полезные навыки кандидата, которые могут пригодиться в работе. Например, для журналиста — знание дополнительного иностранного языка, для менеджера по продажам — участие в тендерах, для финансового консультанта — опыт работы на валютных биржах»
– Анна Девятьярова, HR-эксперт

Этап 1. Поиск кандидатов

На основании разработанного профиля должности составляют текст вакансии, указывая в ней характер и объем работы, условия найма, необходимые (и) желательные качества соискателя. Чем больше людей увидят вакансию — тем больше шансов найти профессионала.

Где искать специалистов — зависит от вакансии. В некоторых случаях целесообразно искать кандидатов в вузах — предлагать студентам проходить практику, или подключать кадровые агентства и хантинг. Объявления о найме можно публиковать на площадках-агрегаторах вакансий (hh.ru, rabota.ru), в социальных сетях, на профильных форумах, в Telegram-каналах.

«Помимо размещения объявлений есть и другие способы: проведение мероприятий в офисе, конкурсы, хакатоны, выступления на конференциях и форумах. Зону поиска специалистов нужно расширять, так больше шансов найти того, кто будет соответствовать необходимым критериям»
– Анна Девятьярова, HR-эксперт

Чтобы определить эффективность площадки — с какого сайта или группы поступило больше обращений, в каждом объявлении указывайте разную почту. Например, для вакансии, опубликованной в сообществе ВКонтакте — rabotaVK@company.com, для опубликованной на HH — rabotahh@company.com. Это пригодится для аналитики. Или используйте программу для автоматизации подбора персонала — она определяет, с какого канала поступило резюме и составляет аналитический отчет.

Этап 2. Составление опросного листа

Этот этап также сэкономит время и деньги, так как после анкетирования часть неподходящих кандидатов отсеется и сними не нужно будет проводить личное собеседование. Анкета помогает узнать больше о кандидате — его привычках, сильных/слабых сторонах, убеждениях или достижениях. Также это дополнительный фактор оценки — если соискатель быстро заполнил и отправил опросник, то он, скорее всего, ответственно подходит к работе и выполняет ее быстро.

«Важно, чтобы в анкете были вопросы, которые не дублируют информацию из резюме и при этом важны для бизнеса. Часто на этом этапе вместо опросного листа дают тестовое задание»
– Анна Девятьярова, HR-эксперт

Что должно быть в опроснике:

1. Образование, владение иностранными языками.
2. Наличие/отсутствие судимостей.
3. Цель трудоустройства — вопросы, которые помогут понять, по какой причине кандидат хочет получить эту должность. Например, планирует ли он сделать карьеру в компании, может ли работать сверхурочно или в выходные, рассматривает ли возможность командировок.
4. Предпочтения — что кандидат хотел бы получить на этой должности. В этом блоке нужно указать список преимуществ и попросить кандидата расположить их по степени важности для себя. Ответы покажут приоритеты соискателя — что для него очень важно, а что второстепенно. Например, важно — бесплатное обучение, а неважно — абонемент в фитнес-центр. Можно сделать вывод, что кандидат амбициозен, хочет сделать карьеру, готов учиться и повышать свою производительность.
5. Дополнительные вопросы, связанные с условиями труда. Например, требуются ли кандидату дополнительные выходные и для чего, нужны ли ему особые условия организации рабочего места и почему.
6. Вопросы по оценке личных качеств. Например, «занимаетесь ли вы спортом? Сколько раз в неделю посещаете спортзал?» — для оценки активности и здоровья кандидата, «Как вы ведете себя, если вас или вашу работу критикуют?» — для оценки моральной выносливости и уравновешенности.

Примеры вопросов для оценки личных качеств кандидата.

Для оценки активности кандидата:

• Занимаетесь ли вы спортом и каким?
• Проходите ли курсы, тренинги? Как часто?
• Участвуете ли в благотворительных или волонтерских мероприятиях?

Для оценки самостоятельности:

• Часто ли вам напоминают о том, что нужно что-то сделать?
• Как часто вы работаете в режиме горящего дедлайна?
• Как вы организовываете свой учебный график?

Для оценки ответственности:

• Часто ли вам напоминают о текущих задачах, которые нужно выполнить?
• Были ли случаи, когда вы срывали дедлайн?
• Что вы будете делать, если коллега, с которым вы работаете над проектом, заболел и не выполнил свою часть работы?

Для оценки коммуникабельности:

• Легко ли вы знакомитесь с новыми людьми?
• Когда вы посещаете мероприятия, вы берете контакты участников? Поддерживаете с ними потом связь?

Вопросы лучше составлять с применением реальных ситуаций, так можно будет проследить логику действий человека и понять мотивы его поступков.

Анкета должна быть максимально лаконичной. Не стоит ее «раздувать» на десятки листов. Если только у вас не супер-секретная организация, где требуется дополнительное одобрение службы безопасности.

Важно: укажите в анкете пункт о согласии со сбором персональных данных согласно 152-ФЗ от 26.06.2006 г.

После анализа и отбора анкет оставшихся кандидатов можно приглашать на личное собеседование.

«Сейчас становится популярным видеоинтервью вместо заполнения анкеты. Получается такая воронка: скрининг резюме → тестовое задание → видеоинтервью → очное собеседование. Вопросы могут быть те же, что и в анкете, но на видео работодатель видит реакцию человека, слышит, как он отвечает, насколько уверен в себе. Это помогает сделать выбор и экономит время — посмотреть видео рекрутер может в любое время»
– Анна Девятьярова, HR-эксперт

Этап 3. Личное собеседование

К личному собеседованию тоже нужно подготовиться — записать основные вопросы, которые нужно задать кандидату, подобрать ситуации, которые нужно решить, чтобы проверить быстроту его реакции и мышление. Можно использовать тесты, логические задачи или задачи, требующие нестандартного решения.

Собеседование проводят в офисе, по скайпу или назначают встречу в неформальной обстановке. При выборе места главное, чтобы вас не отвлекали.

Главное правило собеседования при найме работников — дать выговориться соискателю. Чем больше он скажет, тем точнее вы сможете оценить его. На каждой анкете отмечайте свои мысли по поводу кандидата, что понравилось, что нет, — при принятии решения это вам поможет.

Эксперты Harvard Business Review определили главные качества сотрудников для создания команды мечты:

• управленческие навыки и стратегическое мышление,
• социальные навыки,
• стремление к росту и трудолюбие.

Важно: делать выбор на основании данных, а не эмоций. Вы выбираете не друга для посиделок, а сотрудника, поэтому на первом месте должны быть компетенции человека, а не симпатия к нему.

Этап 4. Испытательный срок

Обычно кандидат проходит испытательный срок в компании. В условиях реальной работы становится видно, правильный ли вы сделали выбор.

Если вы заметили, что человек не справляется, или он не ладит с коллегами, или халатно относится к своим обязанностям, то не торопитесь его увольнять. Сначала нужно понять причины — может быть, у него конфликт с коллегами, или ему просто не хватает знаний для выполнения задач. А, может быть, он действительно саботирует работу? В зависимости от ответа принимайте решение — обучить, перевести на другую позицию или уволить.

Увольнение — это стресс не только для работника, но и руководителя. Чтобы сгладить неприятное известие и сохранить лояльность сотрудника, нужно увольнять правильно. Так можно избежать многих проблем.

Этап 5. Удержание

Нанять грамотного сотрудника — это половина успеха. Его нужно удержать. По данным компании Deloitte, привлечение нового сотрудника обходится компании в сумму 3-4-х месячной зарплаты старого, поэтому для компании на первое место выходит вопрос мотивации персонала.

Компания Career.ru провела опрос и выяснила, какие факторы мотивируют сотрудников работать в компании. Почти аналогичные данные получила и компания KellyService — сотрудники снизили требования к заработной плате и стали больше внимания уделять рабочей атмосфере.

После материального фактора идут нематериальные — комфортная атмосфера в коллективе, возможности карьерного роста и масштабные и интересные задачи.

По исследованию Hays, 56% профессионалов уходят из компании, потому что не видят возможности для развития. Мотивационные бонусы помогают снизить отток кадров и компенсировать размер заработной платы.

Предложить мотивационные бонусы своим сотрудникам может не только крупная компания, для малого бизнеса есть простые решения вознаграждений для сотрудников, которые помогают увеличить лояльность персонала к работодателю.

Дополнительные факторы мотивации, которые важны для сотрудников:

• публичное признание успехов,
• корпоративные тренинги,
• корпоративные праздники.

Задача мотивационной программы — сделать сотрудников счастливыми. А счастливые сотрудники сделают счастливыми клиентов, а, значит, возможностей для развития бизнеса станет больше. Интересно, что для удовлетворенности сотрудникам не нужно больше денег, достаточно делать правильные подарки.

Резюме. Чтобы создать команду мечты, правильно нанимайте работников:

1. Составьте профиль должности с указанием необходимых и желательных качеств кандидата.
2. Разработайте опросный лист-анкету и/или тестовое задание для детального изучения кандидата.
3. Проведите личное собеседование.
4. Возьмите сотрудника на испытательный срок.
5. Не бойтесь уволить сотрудника, если допустили кадровую ошибку.
6. Разработайте программу лояльности и мотивации для сотрудников, чтобы удержать их на рабочем месте. Помните, что привлечение нового специалиста обходится почти в три раза дороже удержания старого.

Считается, что подбор персонала — это почти ручная работа, когда HR-специалист ищет кандидатов, анализирует и отбирает резюме, рекрутирует, тестирует и оценивает, готовит к собеседованию с руководителем лучших, отказывает тем, кто не прошел отбор. Скоро ему этим заниматься не придется

Кастинг, а не допрос

По словам канадского ученого Дона Тапскотта, обычные собеседования неэффективны, потому что это, по сути, допрос: кандидаты отвечают на кучу вопросов и проходят тесты, которые не могут выявить их реальные возможности. Никто не хочет работать в бюрократизированной организации, похожей на несыгранный оркестр, все хотят в джазовую группу. Работодатели должны относиться к поиску сотрудников как к диалогу, и социальные сети будут отличными помощниками при поиске новых талантов.

Будущее найма — «zero HR»

Поиск и отбор резюме искусственным интеллектом, собеседование с роботом, консультации в чат-боте — это не фантастика, а будни для некоторых продвинутых HR-отделов.
Артем Кумпель, советник по развитию бизнеса TalentTech, рассказывает про рынок ИТ-решений для HR-индустрии (HRTech) и о том, как они меняют сам процесс найма. Например, робот-рекрутер Вера и чат-боты уже экономят «Пятерочке» до 200 человеко-часов в месяц, заменив собой пять рекрутеров и забрав на себя задачи по поиску резюме и первичному обзвону кандидатов. Для Артема идеальное будущее — формат «zero HR», когда «умное» ПО само находит и нанимает подходящих кандидатов. Подождем до 2030-го, увидим.

Почему кандидаты не доходят

Компаниям дорого обходятся поиск и наем линейного персонала, потому что здесь приходится работать с более широкой воронкой подбора и нескончаемым потоком кандидатов. А вдруг время и усилия потрачены впустую — на неподходящего или скоро покинувшего компанию сотрудника? В ретейле за год обновляется половина линейного персонала, а некомпетентные, немотивированные, просто неподходящие сотрудники и руководители способны разрушить даже перспективный проект. Бороться с текучкой надо уже на этапе подбора персонала.
Павел Гужиков, основатель сервиса Worki, объясняет, почему классические сайты по поиску работы неэффективны, соискатели не доходят до собеседований, а линейные сотрудники часто меняют работу, и отвечает на главный вопрос: как с помощью «умного» поиска на современных площадках найти тех, кто будет работать? Гужиков уверен, что улучшить качество рекрутинга под силу HR-службе и не требует серьезных изменений в политике компании.

Вера ищет таланты

Самый популярный HR-инструмент сегодня — ATS-системы — это платформы для отслеживания претендентов. Почему именно в рекрутменте больше всего «умных» технологий и автоматизированных решений? Рутинность процессов — понятная для алгоритмов сфера. Сбор резюме, обзвон соискателей, первичный отбор подходящих кандидатов и онлайн-тестирование — все это могут делать робот Вера или HRM-системы вроде E-Staff или FriendWork.
Собрали в одном материале популярные решения для автоматизации рекрутинга, оценили, сколько стоит и сколько времени занимает их внедрение, и объяснили, почему при выборе платформы важна страновая принадлежность компании.

Ваш помощник Xor

Не только роботы становятся помощниками в HR-службе. Знакомьтесь, чат-бот Xor. Он знает 103 языка, распознает даже не очень грамотную речь, может узнать имя соискателя, телефон для связи, умеет задавать нужные вопросы про опыт работы, разрешение на работу и конкретные навыки и умеет отвечать на вопросы кандидатов про зарплату, социальный пакет, дадут ли униформу или машину, есть ли возможность посещать курсы.
Основатели компании Xor Inc. рассказывают, откуда появилась идея бота-рекрутера, как составить грамотный алгоритм и чем этот электронный помощник может помочь вашему HR-отделу.

Чек-лист для рекрутера

Однако не все автоматизированные решения одинаково полезны и эффективны. Несмотря на бум HR-стартапов, чат-ботов и платформ, среди компаний успел сформироваться чек-лист факторов, которые стоит учитывать при выборе «умного» решения в рекрутменте, в том числе совместимость с корпоративной ERP-системой, соответствие требованиям законодательства и гарантии соблюдения конфиденциальности. Татьяна Баскина из компании «Анкор» рассказала, что лучше доверить «живому» специалисту по найму и на каких этапах подбора и управления персоналом технологии еще долго не смогут заменить человека.

Как промышленники хантят e-commerce-специалистов

Знать, как искать, — это только полдела. Не менее важно знать, где искать. Например, один из главных барьеров внедрения онлайн-продаж на предприятиях — специалистов с опытом развития e-commerce в промышленности на рынке практически нет.
Владимир Синельников, управляющий партнер e-commerce-агентства Aero, считает, что самое простое и правильное решение — хантить e-commerce-специалистов из розничной торговли. Так уже поступили металлургический холдинг «Северсталь», Челябинский трубопрокатный завод, российские подразделения Panasonic и производителя кормов для животных Mars Petcare. Все четыре кейса — подробнее в материале.

Где искать программистов: топ-10 российских городов 

А компания по подбору персонала Marksman провела исследование и назвала топ-10 российских городов для найма программистов и размещения центров разработки ИТ-компаний. Например, дешевле всего программистов можно нанять в Ростове-на-Дону, но центр разработки лучше создавать в Самаре.

Ищем поваров: история успеха RabotaRestoran

Для поиска сотрудников в некоторых отраслях и бизнес-сфер лучше и надежнее все-таки обращаться не к алгоритмам и роботам, а к «живым» специалистам, причем с узкой специализацией. Нина Макагон сначала устраивала гастроли иностранных шеф-поваров в Москве, а теперь открыла хедхантинговое агентство RabotaRestoran и подбирает топовых специалистов для столичных и региональных ресторанов. Она рассказала о том, почему эта идея выстрелила, из чего складывается выручка компании, и поделилась рекомендациями, о чем нужно помнить, подбирая персонал для ресторана.

Вас тоже (не) выбирают

Не только работодатели выбирают лучших кандидатов — кандидаты выбирают работодателя, как товар в супермаркете, — капризно и с пристрастием. Некоторые отказываются от вакансии, потому что рекрутер произвел на них неприятное впечатление или не смог «продать» компанию на интервью.
Например, гендиректор Kelly Services Екатерина Горохова предупреждает, что российские кандидаты готовы тратить на отклик не более 5 минут. Если отклик на вакансию требует много времени или усилий, лучшие кандидаты могут просто не дойти до компании, свернув к более продвинутым в цифровом отношении конкурентам.