Руководство по государственному протоколу

Приложение N 9

ПОРЯДОК

ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ (СОВЕЩАНИЙ)

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В государственных органах, органах местного самоуправления протоколы могут издаваться в полной форме или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список присутствующих, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения на заседании, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За — …, против — …, воздержалось — …».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей — их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и формулируется с предлогом «о» («об»), печатается центрованно, подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилия основного докладчика указывается первой. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Ниже печатается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), издаваемых на основании протоколов заседаний, могут состоять из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в государственном органе, органе местного самоуправления.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Доведение протоколов до заинтересованных лиц может осуществляться в электронном виде.

В отдельных случаях принятые решения могут доводиться до заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке, подписываются председателем (председательствующим) и секретарем или заверяются по правилам заверения копий документов.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование государственного органа, органа местного самоуправления — указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования государственного органа, органа местного самоуправления;

вид документа — ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания): указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания» и выравнивается по центру;

дата протокола;

регистрационный номер протокола;

текст протокола;

подпись (подписи) — отделяется от текста 2 — 3 межстрочными интервалами и состоит из слова «Председатель», если заседание (совещание) проводилось под руководством коллегиального или совещательного (координационного, методического) органа, или наименования должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря, личной подписи (подписей), расшифровки подписей (инициалы и фамилия(и). В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий), подписываются всеми членами комиссии.

Подпись (подписи) печатается от левой границы текстового поля документа.

Образцы протоколов прилагаются.

Продолжаем цикл статей, посвященных разработке инструкции по делопроизводству. В этой статье рассмотрим, как сформулировать правила подготовки протоколов и писем, а также зафиксировать их в локальном нормативном акте организации.

Что фиксировать в разделе? 

В этом разделе инструкции по делопроизводству следует рассказать о правилах оформления основных видов документов, используемых в организации. К ним относятся:

• локальные нормативные акты (далее – ЛНА);
• распорядительные документы (приказы, распоряжения);
• протоколы;
• письма;
• акты;
• записки.

При составлении этого раздела рекомендуем руководствоваться следующими документами:

1. Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях[1] (далее – Примерная ИД);

2. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).

Из этих двух документов коммерческой организации рекомендуем использовать Примерную ИД, а государственной – МР по разработке ИД.

О подготовке и оформлении протоколов  

Протоколами оформляют решения, принятые должностными лицами и работниками организации на совещаниях. Ответственный за подготовку протокола – секретарь совещания, который далеко не всегда является секретарем по должности.

Протокол составляют в течение определенного времени после совещания. Эти сроки нужно установить в инструкции по делопроизводству. Например, протокол оперативного совещания может быть подготовлен в течение одного рабочего дня. Для подготовки протоколов прочих совещаний можно дать секретарю до трех рабочих дней (см. п. 3.34 Примерной ИД).

В локальной инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что в компании действуют два вида протоколов: полные и краткие. Также следует закрепить особенности их оформления, а в приложениях к инструкции по делопроизводству должны быть размещены их образцы.

В оформлении протоколов существует спорный вопрос: в каком падеже писать фамилию участника совещания в блоке «СЛУШАЛИ»? На практике встречается два варианта:

1. В именительном падеже (СЛУШАЛИ: Соловьева К.А.).

2. В родительном падеже (СЛУШАЛИ: Соловьеву К.А.).

В рекомендуемом образце полного протокола, который размещен в Приложении № 4 к Примерной ИД, использован первый вариант.  Автору локальной инструкции по делопроизводству нужно остановиться на одном из вариантов и закрепить его в документе. Главное, чтобы во всех протоколах одной организации было единообразие.

Важно поместить в инструкцию по делопроизводству правила оформления выписки из протокола: необходимость указать в ней не только нужные пункты из записи хода совещания, но и воспроизвести вводную часть. В инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что выписку из протокола следует заверять по аналогии с копией документа. Образец выписки из протокола тоже нужно поместить в приложении к инструкции по делопроизводству.

Протоколы можно оформлять как на бумажном носителе, так и на электронном. При этом важно установить статус электронных подписей, которыми их подписывают. Например, протоколам оперативных совещаний достаточно и простой ЭП[3] в СЭД[4], а протоколы совета директоров всегда создают строго на бумажном носителе. Такие правила индивидуальны для организаций. Секретарь должен хорошо продумать этот вопрос и, возможно, обсудить его с юристами и руководством, а принятые решения закрепить в инструкции по делопроизводству.

Подраздел «Протоколы» раздела «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 1.