Руководство по google drive

Чтобы использовать Google Диск на работе или в учебном заведении более эффективно, оформите бесплатную подписку на Google Workspace.

You can store your files securely and open or edit them from any device using Google Drive.

Начало работы с Google Диском

Каждому пользователю бесплатно предоставляется 15 ГБ для хранения данных. Подробнее о том, какие данные занимают пространство на Диске и как купить дополнительное пространство…

Шаг 1. Откройте страницу drive.google.com

Откройте сайт drive.google.com на компьютере. В разделе «Мой диск» вы найдете:

• загруженные или синхронизированные файлы и папки;
• созданные вами документы, таблицы, презентации и формы Google.

Как в macOS и Windows синхронизировать файлы и создавать их резервные копии

Шаг 2. Загрузите или создайте файлы

Вы можете загрузить файлы с компьютера или создать их на Google Диске.

• Как загружать файлы и папки на Google Диск
• Как работать с файлами Office
• Как создавать, изменять и форматировать файлы, созданные в Google Документах, Таблицах и Презентациях

Шаг 3. Настройте совместный доступ

Вы можете разрешить другим пользователям открывать, комментировать или редактировать файлы и папки.

• Как предоставить доступ к файлам и папкам на Google Диске
• Как предоставить доступ к папкам на Google Диске
• Как сменить владельца файла или папки

Чтобы посмотреть список файлов, к которым вам предоставили доступ, откройте раздел Доступные мне.

Была ли эта статья полезной?

Поговорим о Google Drive. Разберемся, как функционирует этот сервис, что он умеет, зачем нужен и чем отличается от других инструментов для совместной работы.

Как работает Google Drive

Google Drive («Гугл Драйв») — это не просто облачное хранилище компании Google, а большой набор инструментов для совместного редактирования документов и обмена файлами.

Принцип работы Google Drive мало отличается от такового в Dropbox или в iCloud Drive. Это жесткий диск, при этом не особо вместительный жесткий диск, но зато доступный с любого устройства и в любой момент времени, когда есть выход в интернет. 

Google Drive, как и его конкуренты, поддерживает много различных форматов файлов, включая офисные документы всех сортов (таблицы, презентации) и медиафайлы (видеоролики, mp3-композиции). 

«Облако Гугл» используют по-разному: кто-то перемещает файлы между гаджетами, кто-то создает на нем резервные копии данных, но чаще всего он используется для совместной работы в виде аналога Microsoft Office. 

Основные приложения Google Drive

Google Drive состоит из компонентов-приложений. Каждое из них позволяет совместно работать над каким-либо проектом. 

• Google Docs — самое популярное приложение, аналог Microsoft Word с возможностью совместно оформлять текст, оставлять комментарии, проверять грамматическую составляющую и т.п.

• Google Sheets — аналог Microsoft Excel, но менее функциональный. Подходит для базового планирования и расчета бюджета.

• Google Slides — аналог Microsoft PowerPoint. Позволяет создавать красочные презентации прямо в браузере.

• Google Forms — инструмент для создания опросников. Отлично подходит для проведения масштабных исследований и получения обратной связи от клиентов. 

• Google Drawings — то же, что и Google Docs, только не для букв, а для рисунков. Далеко не ProCreate или Фотошоп, но тоже достаточно удобный инструмент для рисования в команде.

• Google Sites — служба быстрой разработки веб-сайтов для тех, кто не обладает познаниями в области верстки и программирования.

• Google Keep — мультиплатформенная утилита для создания заметок в браузере и на мобильных устройствах. 

• Google My Maps — утилита для создания собственных карт прямо в браузере. 

• Google Jamboard — инструмент для совместной работы над мультфильмами. 

Основные функции Google Drive

У Google Drive много сценариев использования, но в первую очередь речь идет о хранении файлов. По умолчанию Google дарит клиентам 15 Гбайт пространства, разрешает использовать их безвозмездно и хранить на диске все что угодно.

Второй популярный сценарий использования — совместная работа. Люди часто делятся документами из Google Drive друг с другом. Иногда редактируют их вместе, а иногда просто отправляют ссылку на свой диск, чтобы поделиться файлами с другими.

Как использовать Google Drive?

Чтобы начать работу в Диске, понадобится только учетная запись Google. Ее можно за пару минут создать в любом сервисе корпорации, пройдя несложную процедуру регистрации. 

После регистрации нужно зайти на официальный сайт сервиса и выбрать одно из доступных приложений. 

Сразу отмечу, что не все приложения доступны на главной странице. Для перехода в Google Drawings, Google Keep или Google Sites придется воспользоваться формой для создания файлов в Гугл Диске, прямыми ссылками на сервисы или поисковиком. 

Загрузка и создание файлов

Чтобы отправить на диск уже существующий файл, нужно:

• Открыть Google Диск. 

• Нажать на кнопку «Создать». 

• Из выпавшего списка выбрать пункт «Загрузить файлы» или «Загрузить папку».

• Затем выбрать файл или папку, которую нужно загрузить в облачное хранилище. 

Для создания файлов нужно проделать почти то же, только вместо пунктов «Загрузить файлы» или «Загрузить папку» надо выбрать одно из приложений Google Drive.

Часть приложений скрывается за кнопкой «Еще», а для доступа к Google Keep нужно напрямую заходить на официальный сайт заметочника.

Организация документов и папок

Процесс организации документов на Гугл Диске почти не отличается от аналогичного на локальном диске. Те же папки, те же инструменты, поддержка Drag & Drop для перемещения файлов с помощью мыши и т.п. 

Чтобы закинуть файл в папку, нужно просто потянуть его на эту директорию. Чтобы переименовать файл или пометить его как избранный, нужно кликнуть по нему правой кнопкой мыши, а потом выбрать нужный пункт из контекстного меню.

Совместная работа

В Google Drive можно буквально в два клика предоставить доступ к документу, над которым вы работаете, другим пользователям: на проверку, для ознакомления или для совместного редактирования. 

Чтобы это сделать:

• Нужно открыть документ, которым вы хотите поделиться.

• Нажать на кнопку «Настройки доступа» в верхнем правом углу. 

• Затем кликнуть по кнопке «Изменить», чтобы сгенерировать ссылку на документ и поменять уровень доступа. 

• После этого нужно нажать на кнопку «Скопировать ссылку» и предоставить ее нужному человеку. 

Как можно получить доступ к Google Drive?

Обычно Google Drive используют на компьютере и заходят на него через соответствующий веб-сайт. Но не все знают, что Google Drive можно использовать на разных устройствах в виде приложения. 

Google разработала официальные приложения для Docs, Slides, Sheets и Keep, так что этими сервисами можно пользоваться на смартфоне без необходимости заходить на сайт и пользоваться веб-интерфейсом, который на мобильных устройствах всегда реализован не очень качественно. 

Второй вариант — подключение диска напрямую к программам Explorer и Finder. Это приложения, отвечающие за работу с файлами в Windows и macOS соответственно. У Google есть утилита Backup & Sync для обеих систем. Достаточно скачать ее, установить и ввести данные своей учетной записи. На компьютере тут же появится папка, в которой хранятся все ваши документы из Google Drive, и эта папка синхронизируется в обе стороны.

Дополнительные советы по работе с Google Drive

Помимо базовых функций, в Google Drive есть ряд неочевидных, но полезных возможностей. 

Например, сервис тесно интегрирован в Gmail. Прямо из почтового клиента Google можно выбирать файлы с онлайн-диска и отправлять их своим собеседникам. Это удобнее, чем сначала скачивать файл на компьютер, а только потом подгружать его в письмо. 

Даже если вы скачали утилиту Backup & Sync вы все равно можете пользоваться документами из Google Drive даже без интернета. Для этого нужно: 

• Перейти в настройки диска. 

• Поставить галочку напротив строки «Офлайн-доступ».

Правда, эта опция доступна не во всех браузерах. Скорее всего, придется скачать Google Chrome.

Также в настройках есть опция «Преобразовывать загруженные файлы в формат Google», которая превращает загруженные на Гугл Диск документы форматов .docx, .pptp и .xls в форматы, подходящие для редактирования в интерфейсе Google Drive.

Дополнительные приложения и сервисы для работы с Google Drive

Помимо собственных сервисов и приложений, Google предлагает дополнительные инструменты от сторонних разработчиков. 

К примеру, можно скачать аддоны, которые позволят преобразовывать файлы в форматы, недоступные по умолчанию. Все аддоны доступны в магазине Chrome Web Store.

Также Google Drive можно интегрировать в другие популярные приложения. Есть версия онлайн-хранилища для Trello, Slack, Evernote и множества других программ, часто использующихся в бизнес-среде. Обычно об их существовании можно узнать непосредственно на сайте разработчика программы. 

Вместо заключения

Как видите, Google Drive — это не просто надежное хранилище данных в интернете, а огромная экосистема инструментов для совместной онлайн-работы. Удобная, кроссплатформенная и бесплатная. И начать работать с ней действительно легко – нужен только профиль Google и современный браузер.

Здравствуйте, мои постоянные читатели и гости блога. С вами Екатерина Калмыкова. Задумывались ли вы когда-нибудь сколько вокруг нас содержится информации, которой мы волей-неволею пользуемся? В современном мире потребляется миллиарды терабайт информации. Вы только вдумайтесь в это значение — миллиарды, а то и больше.

С каждым годом растет размер оперативной памяти в новых компьютерах, но пользователям все равно мало. Появление внешних носителей информации, таких как флеш-карт или съемных жестких дисков казалось бы облегчило ситуацию. Но даже среди качественных носителей информации появилось множество изделий, которые ломались через месяц после использования и закрывали доступ к нужным данным.

Последняя тенденция в мире хранения информации — облачные хранилища. Одним из самых популярных виртуальных дисков является Диск Google. Появление облачного хранилища в известной поисковой системе сделало вопрос недостатка места для хранения менее животрепещущим.

Что же это за зверь такой, Диск Гугл? Как пользоваться им? Давайте разбираться вместе, друзья!

Какую функцию выполняет облачное хранилище от Google

Как пользоваться Гугл Диском мы выясним чуть позже. Для начала следует разобраться для чего вообще нужен виртуальный диск для хранения информации.

Диск Google позволяет компьютерным пользователям сэкономить денежные средства на флеш-картах и внешних жестких дисках путем хранения личных файлов в пространстве Интернета, сэкономить время и упростить работу с информационными данными.

Вы имеете представление о работе программы Exсel Google? Она позволяет создавать таблицы онлайн и хранить их в облачном хранилище. При желании вы можете открыть доступ к таблице определенным пользователям, а можете скрыть ее от всех. По такому же принципу работает google диск.

При этом информация на диске синхронизируется с остальными устройствами, включая планшеты и смартфоны. Функция синхронизации избавляет от необходимости брать с собой в дорогу съемные носители, потому что все документы находятся на компьютере, но при этом не занимают на нем места.

Итак, что можно хранить на Диске Гугл:

• документы в формате doc, pdf, ODF и т. д.;
• таблицы Exсel;
• фотографии;
• видео;
• аудио.

Облачное хранилище Гугл может заменить вам жесткий диск и избавить от проблемы вечной потери и поломки флешек. Использовать данный способ хранения информации можно также тем, кто страдает от постоянной нехватки памяти на компьютере, любителям скачивать фильмы в высоком качестве, меломанам, которые каждый месяц скачивают сотни композиций.

Google Диск обладает неоспоримыми преимуществами и мелкими недостатками, как и все, что есть в мире. Среди преимуществ то, что облачное хранилище невозможно потерять, забыть, сломать. Это стабильное место для хранения информации, с которым мало что может случиться. Виртуальный диск не нужно носить с собой, он находится в вашем компьютере или планшете, даже в телефоне.

Минус у него, на мой взгляд, только один: количество бесплатного места для хранения файлов ограничено. Бесплатно вы можете занять только 15 Гб места. Но доплата за дополнительное количество невелика.

Если подумать, один минус не стоит большого количества плюсов. Вы согласны со мной?

Что нужно знать об использовании Диска Google

Как пользоваться облачным хранилищем, чтобы это приносило радость? Для начала нужно определиться на каком устройстве вы планируете создать диск. Есть вариант работы с диском через используемый браузер, а есть — скачать Google Drive на планшет или смартфон. Давайте рассмотрим оба варианта.

Создание диска на компьютере

Обратите внимание: чтобы создать облачное хранилище в Google, вы должны зарегистрироваться на сайте Гугл и иметь почтовый ящик в этой системе.

Как правило, он заканчивается на gmail.com.

Убедитесь, что у вас есть почта Google. Если у вас нет аккаунта, заведите его. Иначе вы не сможете создать персональное облачное хранилище. Регистрация почты — очень быстрый и легкий процесс.

Статья в тему:

Создание электронной почты на Гугл: инструкция для новичков

Владельцам почты на базе Google следует войти в аккаунт, рядом с аватаркой нажать на квадратик и вы увидите иконку «Диск».

Когда вы нажмете на иконку с названием «Диск», в новой вкладке или в новом окне откроется страница, где в левом нижнем углу будет написано, что диск можно скачать на компьютер.

Диск загружаете по ссылке, после чего на вашем компьютере будет открыта форма входа в Google Drive. Впишите туда логин и пароль от вашей электронной почты Gmail и нажмите кнопку Enter.

После этого у вас откроется окно, где вам нужно будет нажать иконку с надписью «Вперед», затем, хранилище откроется на вашем компьютере, и вы сможете перенести туда необходимые файлы. По завершению установки значок Диска Google появится на панели задач и на вашем рабочем столе. Чтобы открыть диск, вам нужно будет нажать на любой из этих значков.

Как видите, процесс создания диска на облачном хранилище очень прост и не занимает много времени. С этим справиться даже новичок в компьютерных вопросах не говоря уже о профессионалах. Преимущества использования облачного хранилища вместо съемных носителей информации вы почувствуете в первые часы использования.

Создание диска на телефоне

Хотите создать диск на телефоне? Пожалуйста, это возможно сделать как на базе iOS, так и на операционной системе Андроид.

Как я уже писала выше, вход в облачное хранилище можно осуществить через компьютер, телефон или планшет. Чтобы войти в хранилище через телефон или планшет, следует скачать приложение Google Диск. Скачать его можно либо с Play Market, либо с сайта самого Google.

Чтобы перед вами открылась вкладка Моя страница или Мой Диск, нажмите на иконку приложения. Перед вами появится форма входа, где вам нужно будет написать свои логин и пароль от почты Gmail. После входа откроется ваша страница с файлами.

Обратите внимание, что все файлы можно изменять в режиме реального времени. Синхронизация с другими устройствами происходит мгновенно. Использование диска на планшете или на смартфоне значительно облегчает работу.

Единственное условие для изменения документов в режиме реального времени и их синхронизации с остальными устройствами — работающий Интернет.

Если же у вас нет мобильного устройства на ОС Android, то вполне можно воспользоваться мобильной версией данного ресурса. Работа в программе что на телефоне, что на компьютере ничем не отличается.

В целом, использование диска на смартфоне или планшете безопасно и эффективно, и вы теперь сможете оставлять тяжелый ноутбук дома.

Основные функции Гугл Диска

После того как мы открыли Диск, сразу, что мы можем увидеть — это строку поиска.

Для того чтобы найти нужный вам документ, просто вбейте его название в строку поиска и сервис вам его быстренько найдет.

Далее слева можно увидеть кнопку «Создать». Вот именно с её нажатия и начинается работа.

Выбираете нужную вам функцию и приступаете к работе.

На скриншоте видно,что у нас есть возможность работать с разными файлами, документами, таблицами, презентациями.

Давайте я кратко расскажу про все вкладки основного меню сервиса:

• Доступные мне — здесь находятся те файлы, доступ к которым открыт вам другими пользователями;
• Недавние — показывает те документы, с которыми вы работали в последнюю очередь;
• Google Фото — содержатся все фото и картинки;
• Помеченные — файлы, которые вы отметили в процессе работы;
• Корзина — хранит в себе все удаленные данные.

Вообщем, все инструменты для эффективной работы нам доступны.

Обратите внимание, что справа, прямо под аватаркой, располагается иконка с настройками. Возможно вам они пригодятся, поэтому советую заглянуть в них.

От себя могу сказать, что интерфейс сервиса достаточно прост и, как модно сейчас говорить, «интуитивно понятен» 🙂

Как создать папку на Гугл Диске

Давайте я вам покажу как пользоваться Гугл Диском на примере создания папки, и вы сами убедитесь, что все достаточно легко.

Итак, для создания папки необходимо нажать на известную вам уже кнопку «Создать» и в открывшемся окне выбрать «Папка».

После этого ввести название папки и нажать на «Создать».

Как мы видим наша «Папка тест» уже появилась в рабочей области. В неё можно будет при необходимости в процессе работы добавлять разные файлы, документы и т.д.

Стоит заметить, что одновременно с появлением новой папки появилась и новая панелька с инструментами.

Друзья, давайте я кратко поясню каждую из них.

1. нажав на неё вы можете показать ссылку всем, кому захотите;
2. с помощью этой кнопочки мы можем предоставить доступ тому, кому посчитаем нужным, причем с азными правами (чтение, редактирование);
3. всем известная корзина;
4. еще одна подменюшка с некоторым функционалом, на котором я сейчас останавливаться не буду. Если станет интересно — посмотрите при самостоятельной работе 🙂

Как загрузить файл на Гугл Диск

Наверное, самая востребованная операция при работе с Диском — это загрузка каких-либо файлов. Сейчас я вам покажу, как это можно сделать.

Начинаем все с кнопки «Создать», далее нажимаем «Загрузить файлы» и выбираем файл с компьютера, нажимая при этом кнопку «Открыть».

Вот и все — наш файл загружен в рабочую область. Вот так,  можно сказать, одним движением руки 🙂

Одно могу сказать точно: не бойтесь попробовать освоить Гугл Диск и, я уверена, он станет вашим незаменимым помощником.

Насколько безопасно использование Google Drive

Когда мы собираемся загрузить какую-либо программу, возникает вопрос: «А безопасна ли она?» Ведь так важно, чтобы конфиденциальная информация оставалась скрытой от посторонних глаз.

Как часто мы слышим о том, что хакеры взламывают облачные хранилища знаменитостей и выкладывают частные фото на всеобщее обозрение? Да постоянно. Как тут не забеспокоишься о собственных файлах.

К счастью, облачное хранение на Диске Гугл абсолютно безопасно.

Случаев, когда виртуальные диски этой системы взламывались практически нет. Вы можете спокойно загружать туда любые фотографии, видео и документы без опасения, что ваш аккаунт взломают. Конечно, для профилактики взлома советуем создать максимально сложный пароль, чтобы у хакеров не осталось ни единого шанса.

Доступ к вашим документам имеете только вы. В случае необходимости в системе Google Drive доступна функция, позволяющая открывать доступ еще некоторому количеству пользователей. При желании вы можете открыть доступ хоть всему интернету. Это можно сделать, например, если вы фотограф и хотите, чтобы ваши фотографии стали достоянием общественности.

То же самое касается и остальных документов, таблиц, видеозаписей. Я, например, имею доступ к информации моего партнера по совместному проекту. Скажу я вам — это очень удобно в использовании и  значительно экономит время при взаимодействии с партнером.

Поскольку использование Гугл Диска абсолютно безопасно, вы можете на нем создавать любые документы, презентации, рисунки. Многие крупные организации заменяют использованием диска электронную почту и другие методы обмена информацией.

На настоящий момент Google Drive включает в себя полный пакет программ, аналогичных Microsoft Office. Классно, не правда ли?

Кроме того, вы можете с его помощью проводить опросы, создавать диаграммы и многое другое. Вот, например, в этой статье я проводила опрос читателей именно таким способом.

Если вы хотите расширить диапазон возможностей Диска, посетите интернет-магазин Google Chrome. Там имеется достаточное количество платных и бесплатных приложений, которые сделают его возможности практически безграничными.

Друзья, для того, чтобы оценить все преимущества работы с облачным хранилищем Гугл, надо просто попробовать!

Итак, друзья, давайте я подытожу.

Для того чтобы воспользоваться Диском от Гугл необходимо сделать три простых действия:

Пользоваться Google Диском можно и нужно. Это освобождает нас от нервов по поводу потери съемного носителя, от возможных переживаний из-за нехватки места и т. д. С виртуальным диском все наши файлы находятся под рукой, где бы мы не находились, и для этого совершенно необязательно всюду возить с собой ноутбук. Не забывайте, что вы можете пользоваться диском на планшете или на смартфоне, помимо ноутбука и ПК.

Согласитесь, что это очень удобно.

Друзья, еще я хочу вам порекомендовать курс «Секреты продуктивной работы за компьютером». Это просто кладезь нужной и, действительно, полезной информации для тех, кто работает за компьютером.

На самом деле курсов на подобную тему я встречала очень много, но именно этот отличается авторским профессионализмом и доступностью изложения. Все особенности работы за компьютером представлены автором в простой форме, поэтому применение информации на практике не составит никакого труда. После изучения материала «и стар, и млад» сможет быть с ПК, как говорят, «на ты».

***

Дорогой наш читатель, нам очень интересно знать твое мнение по поводу виртуальных дисков. Напишите, пользуетесь ли вы в работе облачным хранилищем? Если да, то каким именно?

Не забудьте подписаться на нашу страничку в соцсетях, на канал Youtube и, конечно же, на получение анонсов с блога.

Будьте всегда в курсе всех новостей, а они у нас самые свежие!

До новых встреч!

С вами была Екатерина Калмыкова

Гуглодоки — мастхэв для всех. Но даже если вы пользуетесь ГуглДрайвом ежедневно, может оказаться, что вы что-то упускаете. Поэтому мы публикуем руководство по GDrive, которое подробно и старательно сделал Руслан Фатхутдинов из агентства Реаспект. Это лишь первая часть, я очень надеюсь, что будет и вторая — про собственно Доки, а потом третья — про Таблицы. И хорошо бы еще про Формы и Презентации.

Навигация

• Введение
  • Достоинства Google Drive
• Регистрация в Google Drive
• Настройка синхронизации с локальным устройством
• Настройки Google Drive
• Элементы веб-интерфейса
  • Возможности контекстного меню
• Работа с файлами
  • Загрузка (импорт) файлов/папок на Google Drive
    • Загрузка файлов/папок через контекстное меню
    • Загрузка файлов/папок перетаскиванием
  • Создание файлов/папок
  • Копирование файлов
  • Перемещение файлов/папок
    • Перемещение через контекстное меню
    • Перемещение перетаскиванием
  • Сохранение (экспорт) файлов/папок
  • Переименование файлов/папок
  • Удаление файлов/папок
    • Удаление через контекстное меню
    • Удаление перетаскиванием в корзину
    • Восстановление удаленных файлов/папок
    • Окончательное удаление файлов/папок
• Совместная работа с файлами/папками
  • Права доступа к файлам/папкам Google Drive
    • Виды прав работы с файлами/папками
    • Уровни доступности файлов/папок
  • Предоставление доступа
    • Быстрое предоставление доступа по ссылке
    • Совместная работа с настройкой прав
    • Изменение прав, уровня доступа и отключение доступа
• Поиск файлов/папок
• Заключение

---

Введение

Google Drive — облачный сервис, доступный всем пользователям, зарегистрированным в любых сервисах Google (Gmail, Youtube, Google+ и пр.).

Достоинства Google Drive

• Бесплатность — любому пользователю доступно 15 Gb. За отдельную плату можно увеличить до 30 Tb.
• Совместная работа с файлами и папками. Можно предоставить права на доступ к своим файлам владельцу другого аккаунта. Или установить ограничения.
• Распространенность — уже стало трудно найти человека, у которого нет аккаунта в Google. В крайнем случае регистрация аккаунта занимает 1 минуту.
• Встроенные инструменты — в облако сразу встроены инструменты для совместной работы с офисными документами: Документы (Google Docs), Таблицы (Google Sheets), Презентации (Google Slides). Доступен импорт файлов из Microsoft Office и обратный экспорт. Еще в Google Drive есть ряд дополнительных инструментов, которые могут решать самые разные задачи: от рисования ментальных карт до редактирования видео.
• Доступность — приложения Google Drive работают на всех основных операционных системах. Любой файл, сохраненный в облаке, доступен в любой нужный момент из любого места.
• Документы, созданные в Google Drive, практически не занимают места на диске.

Регистрация в Google Drive

Сервис доступен по адресу https://www.google.com/intl/ru/drive/ и для начала работы вам необходимо авторизоваться под аккаунтом Google.

Если аккаунта нет, зарегистрируйте новый:

1. Нажмите на кнопку «Перейти к Google Диску» на главной странице сервиса.

Главная страница Google Drive

1. Нажмите кнопку «Создать аккаунт» на странице авторизации.

Страница «Авторизация»

1. Заполните все поля в открывшейся форме и нажмите «Далее». Если вы планируете использовать аккаунт как основной, я советую указать настоящий номер телефона в поле «Мобильный телефон» и активировать двойную аутентификацию, чтобы ваши данные не оказались в неправильных руках.

Анкета регистрации

1. Откроется окно с правилами использования сервиса, которые необходимо принять.
2. Аккаунт создан, теперь вы можете перейти к использованию сервиса.

Переход к использованию сервиса

Настройка синхронизации с локальным устройством

Для синхронизации с локальным устройствам необходимо скачать клиент со страницы https://www.google.com/drive/download/ и установить.

Приложение доступно для Windows, Mac OS, iOs, Android, Windows Mobile.

Пример установки и настройки приложения на Mac OS практически не отличается от Windows:

1. После установки и запуска приложения откроется стандартное окно авторизации;
2. После ввода данных откроется окно с описанием основных возможностей приложения, в которых вам остается нажимать кнопку «Далее»;
3. На четвертом окне рядом с кнопкой «Далее» появится кнопка «Sync options».
   • В разделе «Sync options» можно указать:
     • Локальную папку для синхронизации;
     • Список папок на Google Диске, которые надо синхронизировать.

1. В разделе «Advanced» можно указать:
   • Прокси;
   • Ограничение на скорость скачивания/закачивания данных;
   • Нужно ли запускать приложение при старте системы;
   • Добавить в контекстное меню возможность отправки файла на диск с локального устройства;
   • Показывать ли предупреждение при перемещении файлов из папок, расшаренных на других пользователй.

Настройки синхронизации

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ! Локальную папку для синхронизации можно указать только на этом этапе! Изменить ее после установки не получится.

СОВЕТ. Создайте в корне диска папку «Clouds». В ней создайте папку с названием аккаунта. В будущем вам это поможет быстро переключать синхронизацию нескольких аккаунтов.

4. После нажатия на кнопку «Start sync» иконка приложения появится в трее и Google Drive начнет синхронизировать данные с папкой на локальном устройстве.

Внешний вид иконки приложения может менять статус:

• иконка «переливается» цветом — идет синхронизация;
• статичная темная икона — диск включен и операций не производится;
• статичная серая иконка — диск отключен;
• красный восклицательный знак на иконке — ошибка синхронизации.

При нажатии на иконку в приложении открывается контекстное меню с подробной информацией:

• «Open Google Drive folder» — открывает папку синхронизации на локальном устройстве;
• «Visit Google Drive on the web» — открывает веб-интерфейс сервиса;
• Список последних синхронизированных файлов или файлы, которые синхронизируются в настоящий момент;
• Информация о статусе синхронизации: «Sync complete» или время, оставшееся до окончания синхронизации;
• Иконка «Настройки» — открывает список дополнительных настроек:
  • «About» — информация о версии приложения;
  • «Help» — открывает справку приложения;
  • «Send feedback…» — отправить отзыв о работе приложения;
  • «Pause» — приостановить синхронизацию;
  • «Preferences» — основные настройки синхронизации;
  • «Quit Google Drive» — закрыть программу.

Иконка в трее

Особенности синхронизации

При синхронизации локальная папка и веб-версия равнозначны. Решающую роль для синхронизации играет дата последнего изменения. Новый файл — главный.

Перемещение файла из одной папки в другую или удаление — это тоже изменения, и они записываются. Если вы удалите файл с локальной папки при включенной синхронизации, он удалится из диска.

СОВЕТ. При работе с файлами проекта, который находится в локальной папке, ставьте синхронизацию на паузу. В противном случае могут появляться сбои или ошибки.

Настройки Google Drive

Первым делом настройте Google Drive под себя. Для этого нажмите на иконку «Настройки» (Шестеренка) и выберите «Настройки».

Местонахождение настроек

Доступные настройки:

• Вкладка «Общие»
  • «Преобразовывать загруженные файлы в формат Google» — преобразовывает все файлы формата офис в формат Google Drive. Это поможет сохранить место, но если вы используете скрипты, макросы, сводные таблицы, вы можете потерять свои данные;
  • «Языковые настройки» — позволяют изменить язык веб-интерфейса с русского на другой;
  • «Оффлайн доступ» — делает доступными файлы, синхронизированные в локальной папке при выключенном интернете. Очень полезная опция, если вы часто работает в местах, где наблюдаются проблемы с доступом к сети;
  • «Интерфейс» — меняет масштаб интерфейса;
  • «Папка для Google Фото» — экспортирует все фотографии из Google Фото в папку на локальном устройстве.

Общие настройки

• Вкладка «Оповещение»
  • «Оповещения» — показывает всплывающие оповещения об изменении в ваших файлах. Есть возможность задать какие именно изменения будут показываться:
    • «Мне предоставлен доступ» — оповещает, если кто-то предоставил доступ вашему аккаунт к файлу/папке;
    • «У меня запрашивают доступ» — оповещает, если кто-то запросил доступ к файлу/папке, принадлежащему вам;
    • «Комментарии и предложения» оповещает, если кто-то добавил комментарий к вашему файлу.
  • «Отправлять оповещения на мой адрес электронной почты» — отправляет письма с оповещениями об изменении в ваших файлах на email.

Настройки оповещений

• Вкладка «Управление приложениями» — список приложений, установленных в вашем Google Drive. Чтобы добавить приложения, нажмите на ссылку «Подключить другие приложения».

Настройки приложений

Элементы веб-интерфейса

Веб-интерфейс довольно простой, и будет понятен большинству пользователей.

Элементы веб-интерфейса

Условно можно разделить веб-интерфейс на 4 области:

1. Шапка — тут собраны основные информационные элементы (слева направо):
   • Логотип — содержится логотип Google, или логотип компании, если вы используете корпоративные инструменты Apps for Work;
   • Поисковая строка — подробнее возможности поиска Google Drive расскажу ниже;
   • Иконка «Приложения» — содержатся ссылки на другие сервисы Google + хранилище приложений для Google Drive;
   • Иконка «Оповещения» — выводятся оповещения о действиях в социальной сети Google Plus;
   • Кнопка «Создать» — меню создания или импорта файлов;
   • Иконка с вашим аватаром — содержит ссылки на страницу настройки вашей учетной записи в сервисах Google. Позволяет добавлять новые аккаунты и быстрого переключения между ними;
   • Хлебные крошки — показывает путь к папке, в которой вы находитесь сейчас. Нажатие на последний элемент блока работает аналогично кнопке «Создать». При выборе папки или файла в данном блоке появляются дополнительные элементы: «Включить доступ по ссылке», «Открыть доступ к объекту», «Удалить» и «Дополнительные действия»;
   • Иконка «Представление» — меняет отображение рабочей области. Доступны варианты: «Сетка» и «Список»;
   • Иконка «Показать свойства» — открывает область с подробными данными о файлах и папках;
   • Иконка «Настройки» — содержит ссылки на «Настройки», «Справку по сервису» и «Список горячих клавиш».
2. Навигация — боковая колонка, в которой собраны ссылки на разделы навигации:
   • «Мой диск» — дерево папок на диске;
   • «Доступные мне» — в данном разделе хранятся все файлы и папки, к которым предоставлен доступ вашем аккаунту. Кроме того, сюда попадают все файлы и папки, у которых установлен уровень доступа «Доступен по ссылке» и «Доступен для всех в интернете», которые вы открывали;
     «Недавние» — список файлов, с которыми вы взаимодействовали отсортированный по дате;
   • «Google Фото» — раздел, в котором содержатся фотографии с вашего мобильного устройства, если вы включили синхронизацию;
   • «Помеченные» — список файлов и папок, добавленных вами в избранное;
   • «Корзина» — все удаленные когда-либо файлы и папки с вашего Google Drive;
   • «Резервные копии» — файлы резервных копий данных ваших мобильных устройств на Android, если у вас настроена синхронизация;
   • Блок «Используется» — информация об использованном и доступном месте и в облаке;
   • «Скачать» — ссылка на десктопное приложение.
3. Рабочая область — окно со списком ваших файлов и папок. В режиме отображения «Список» появляются колонки с дополнительной информацией о владельце, дата изменения и размере;
4. Свойства — область появляется при нажатии в шапке на иконку «Показать свойства». Содержит колонки со сведения о папке/файле:
   • Колонка «Свойства» — кому предоставлен доступ, тип файла, размер, расположение, владелец, дата создания, дата последнего изменения, описание (опционально);

   Свойства

   • Колонка «Статистика» — выводит данные об изменениях файла или папки пользователями, которым предоставлен доступ.

Возможности контекстного меню

В веб-интерфейсе сервиса есть контекстное меню, которое вызывается правой кнопкой мыши.

При активации контекстного меню на файле/папке в рабочей области будут доступны следующие возможности:

Контекстное меню

• «Предварительный просмотр» (только для файлов) — открывает окно предварительного просмотра файла;
• «Открыть с помощью» — возможность выбрать нестандартное приложение для открытия файла. Показывает подходящие для открытия приложения, если такие есть и ссылку на хранилище подключаемых приложений;
• «Совместный доступ» — открывает окно настроек совместного доступа к файлу/папке. Подробнее расскажу ниже;
• «Включить доступ по ссылке» — создает ссылку для совместного доступа к файлу/папке;
• «Переместить в» — открывает меню перемещения выбранного файла/папки в другое место на диске. Подробнее ниже;
• «Добавить пометку» — помечает файл/папку для быстрого доступа из раздела «Помеченные»;
• «Изменить цвет» (только для папок) — позволяет изменить цвет выбранной папки;
• «Переименовать» — позволяет переименовать выбранную папку/файл;
• «Показать свойства» — открывает область «Свойства;
• «Создать копию» (только для файлов) — создает копию выбранного файла в той же папке;
• «Скачать» — скачивает выбранный файл на локальное устройство;
• «Удалить» — перемещает выбранный файл/папку в корзину.

Работа с файлами

В веб-интерфейсе можно проводить основные операции с файлами/папками: загрузка (импорт), создание, копирование, перемещение, сохранение (экспорт), переименование, удаление.

Загрузка (импорт) на Google Drive

Есть 2 основных способа импорта файлов/папок в Google Drive, кроме синхронизации.

1. Загрузка через контекстное меню:
   • Нажать на кнопку «Создать» в области шапки; или вызвать контекстное меню, нажав на «Мой диск» в области навигации; или вызвать контекстное меню в любом месте рабочей области;
   • В выпадающем меню выбрать «Загрузить папку» или «Загрузить файлы»;
   • В открывшемся окне выбрать нужные файлы/папки и нажать «Отправить».

Импорт файлов/папок

1. Загрузка файлов/папок перетаскиванием
   • Выделить любой файл/папку на локальном устройстве;
   • Перетащить курсором на рабочую область файл/папку;
   • Дождаться появления надписи «Перемещенные файлы будут сразу загружены в эту папку» и отпустить файл/папку.

Перетаскивание файлов/папок

При загрузке файлов/папок любым из вариантов в правом нижнем углу появится окно со статусом загрузки.

Статус загрузки

СОВЕТ. За раз вы можете загрузить неограниченное количество файлов/папок.

Создание файлов/папок

Google Drive позволяет создавать папки и некоторые типы файлов: Документы, Таблицы, Презентации. При подключении дополнительных сервисов из репозитория можно создать и другие типы файлов.

Для создания файлов/папок:

1. Нажать на кнопку «Создать» в области шапки; или вызвать контекстное меню, нажав на «Мой диск» в области навигации; или вызвать контекстное меню в любом месте рабочей области;
2. В выпадающем меню выбрать «Новая папка», или тип нужного файла, или выбрать «Еще» — «Подключить другие приложения».

Создание файлов/папок

Копирование файлов

Google Drive дает возможность создавать копии, но только файлов.

Для создания копии файла необходимо:

• Выбрать нужный файл;
• Вызвать контекстное меню;
• Выбрать в контекстном меню опцию «Создать копию»;
• Копия файла будет создана в той же папке.

Создание копии файла

Перемещение файлов/папок

Есть 2 способа перемещения файлов/папок в Google Drive.

1. • Перемещение через контекстное меню
   • Выбрать нужный файл/папку;
   • Вызвать контекстное меню;
   • Выбрать в контекстном меню опцию «Переместить в…»;
   • В открывшемся окне выбрать куда необходимо переместить файл/папку.

Перемещение файла

1. Перемещение перетаскиванием
   • Выбрать нужный файл/папку;
   • Удерживать и перетащить на «Мой диск» в навигационной области;
   • Если у вас уже созданы какие-либо папки, «Мой диск» раскроется в древовидную структуру:
     • Таким образом будут раскрываться все папки, внутри которых есть другие папки;
     • Также можно перетащить выбранный файл/папку на хлебные крошки в области шапки.
   • «Отпустить» файл в нужном разделе.

Перетаскивание файлов/папок

СОВЕТ. За раз вы можно выделить и перетащить сразу несколько файлов/папок.

Сохранение (экспорт) файлов/папок

1. Выбрать нужный файл/папку;
2. Вызвать контекстное меню;
3. Выбрать в контекстном меню опцию «Скачать»;
4. При скачивании:
   • Файлы формата Google документов будут преобразованы в формат Microsoft Office (docx, xlsx, pptx);
   • Папки будут заархивированы в zip-архив;
   • При скачивании нескольких файлов/папок они будут заархивированы в 1 zip-архив.

Скачивание файлов/папок

Переименование файлов/папок

1. Выбрать нужный файл/папку;
2. Вызвать контекстное меню;
3. Выбрать в контекстном меню опцию «Переименовать»;
4. В открывшемся окне задать новое имя;
5. Файлам/папкам можно давать одинаковые имена.

Переименование файлов/папок

Удаление файлов/папок

Удалять файлы/папки с Google Drive можно 2 способами.

1. Удаление через контекстное меню
   • Выбрать нужный файл/папку;
   • Вызвать контекстное меню;
   • Выбрать в контекстном меню опцию «Удалить».

Удаление файлов/папок

1. Удаление перетаскиванием в корзину
   • Выбрать нужный файл/папку;
   • Удерживать и перетащить на «Корзина» в навигационной области;
   • «Отпустить» файл/папку.

Удаление файлов/папок перетаскиванием

При удалении файлов/папок любым из вариант, в левом нижнем углу появится окно с уведомлением и кнопкой «Отменить», которая восстановит удаленный файл.

Отмена удаления

Восстановление удаленных файлов/папок

Все удаленные файлы/папки будут находится в корзине до тех пор, пока вы окончательно не очистите ее.

Для восстановления удаленных файлов/папок:

1. Перейдите в «Корзину» в навигационном меню;
2. Выберите нужный файл/папку;
3. Вызовите контекстное меню;
4. Выберите опцию «Восстановить»;
5. Файл/папка будут восстановлены в папке, из которой вы его удалили.

Восстановление удаленных файлов/папок

Окончательное удаление файлов/папок

Все файлы/папки, которые вы переместили в корзину, будут доступны всем, кому вы предоставили доступ до тех пор, пока вы окончательно не очистите корзину.

Для окончательной очистки корзины:

1. Перейдите в «Корзину» в навигационном меню;
2. Выберите нужный файл/папку;
3. Вызовите контекстное меню;
4. Выберите опцию «Удалить»;
5. Откроется окно с подтверждением удаления без возможности восстановления, в котором нажмите на кнопку «Да».

Окончательное удаление файлов/папок

Совместная работа с файлами/папками

Как я писал выше, одним из главных достоинств Google Drive является возможность предоставить доступ к своим файлам/папкам другим пользователям.

Права доступа к файлам/папкам Google Drive

Предоставляя доступ к своим файлам/папкам другим пользователям, вы можете настроить, какими правами будут обладать получившие доступ к вашим файлам/папкам. При этом, разные права можно задавать для каждого из получивших доступ.

Виды прав работы с файлами/папками

Есть 4 вида прав:

• «Владелец» — полные права на управление файлами и доступами к ним. Обладает только тот пользователь, в Google Drive которого хранится файл/папка;
• «Редактирование» — права на редактирование/советы и комментирование файла. Есть только у файлов;
• «Комментирование» — права на советы и комментирование файла. Есть только у файлов;
• «Перемещение и изменение» — права на перемещение файлов/папок и редактирование файлов. Есть только у папок;
• «Просмотр» — права на чтение файла.

Дополнительно к правам доступа есть дополнительные опции, на которые стоит обратить внимание:

• «Запретить редакторам добавлять пользователей и изменять настройки доступа»;
• «Запретить комментаторам и читателям скачивать, печатать и копировать файлы» — Есть только у файлов.

Уровни доступности файлов/папок

Кроме уровней доступа к файлам/папками, также можно задать их видимость.

• «Для всех в интернете» — файл/папка будет индексироваться поисковыми системами и участвовать в общем поиске;
• «Для всех, у кого есть ссылка» — файл/папка будет доступен только по ссылке. После перехода пользователем по ссылке документ появится в разделе «Доступные мне»;
• «Для всех в домене %корпоративный домен%» — файл/папка появится в разделе «Доступные мне» у всех пользователей из корпоративного домена;
• «Для всех в домене %корпоративный домен%, у кого есть ссылка» — файл/папка будет доступен только по ссылке для всех из корпоративного домена. После перехода пользователем по ссылке документ появится в разделе «Доступные мне»;
• «Для выбранных пользователей» — файл/папка будет доступен только пользователям с конкретно указанным логином.

Предоставление доступа

Есть 2 основных способа предоставить другим пользователям доступ к своим файлам/папкам.

Быстрое предоставление доступа по ссылке

1. Выбрать нужный файл/папку;
2. Нажать на иконку «Включить доступ по ссылке»:
   • Появится в области шапки, справа от хлебных крошек;
   • Также можно найти в контекстном меню.
   • Откроется окно, в котором будет ссылка для доступа к вашему файлу/папке.

Быстрое предоставление доступа по ссылке

При таком предоставлении доступа пользователи, получившие ссылку, будут обладать правами «Просмотр».

Совместная работа с настройкой прав

1. Выбрать нужный файл/папку;
2. Нажать на иконку «Совместный доступ»:
   • Появится в области шапки, справа от хлебных крошек;
   • Также можно найти в контекстном меню.
3. Откроется окно настроек совместного доступа к файлу/папке.

Окно совместного доступа

1. В выпадающем списке над ссылкой можно настроить уровень доступности файла/папки;
2. В поле «Люди» можно ввести email адреса пользователей, которым вы хотите предоставить доступ, а нажав на иконку справа — выбрать права для пользователя.

СОВЕТ. Чтобы не потерять файлы, с которыми вы совместно работаете с одним и тем же пользователем, создайте общую с ним папку. Все файлы/папки, которыми этот пользователь с вами делится, перемещайте из раздела «Доступные мне» в эту папку.

• В разделе «Доступные мне» выберите нужный файл/папку;
• Вызовите контекстное меню и выберите опцию «Переместить в»;
• Откроется меню перемещения файлов/папок, в котором вы сможете задать место размещения файла/папки на вашем Google Drive.

Изменение прав, уровня доступа и отключение доступа

Для изменения уровня доступа или его отмены к файлу/папке необходимо:

1. Открыть окно совместного доступа;
2. В нижнем правом углу нажать кнопку «Расширенные»;
3. В открывшемся окне будет список аккаунтов, которым предоставлен доступ к файлу/папке, их права доступа и иконка крестика, которая отменяет предоставление доступа выбранному пользователю;

Изменение прав и отмена доступа

1. Для изменения уровня доступности документа необходимо нажать кнопку «Изменить» напротив первого элемента в списке уровней доступа.

Изменение уровня доступности

Поиск файлов/папок

Google Drive обладает мощным поиском с гибкими настройками.
Строка поиска, как я говорил выше, находится в области шапки на всех страницах веб-интерфейса.

Поиск в Google Drive

Изначально поиск проводится во всех разделах, в том числе «Корзина» и «Доступные мне» по названиями и содержанию файлов/папок.

При выборе «Расширенный поиск» можно более точно таргетировать, что и где вы хотите найти.

Искать можно по следующим настройкам:

• Тип файла или папка;
• Уровень доступности документа;
• Включить/исключить из поиска разделы «Корзину» и «Помеченные»;
• Дата последнего изменения;
• В названии файла/папки;
• В содержании файла;
• По соавторам.

Расширенный поиск

Заключение

Google Диск — отличная альтернатива стандартному пакету офисных документов:

1. С помощью Google Диска можно создавать и изменять документы в режиме реального времени, а также работать с файлами, загруженными с локального компьютера;
2. К любому документу или папке можно открыть доступ для любого пользователя или группы пользователей;
3. Google Диск работает на любой операционной системе — понадобится только браузер и доступ в интернет;
4. Файлы можно скачивать в форматах .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt или в zip-архиве;
5. Все изменения автоматически сохраняются в облаке. При неполадках с компьютером вы всегда можете продолжить работу с документом на любом другом устройстве с доступом в интернет.

---

Мы в Реаспекте почти полностью отказались от остальных офисных программ. Лишь изредка возвращаемся к Excel, когда Google Таблицы не справляются. Думаю, скоро Таблицы обретут все нужные функции.

Если у вас есть вопросы, пишите мне на e-mail rus@reaspekt.ru, обсудим вместе.

Кстати, в Telegram у нас есть канал «Идея украдена». В нем мы размещаем лучшие материалы по интернет-маркетингу, PPC, SEO и веб, которые только нашли. Заходите и подписывайтесь!