Руководство обращения к руководителю

В IT-компаниях руководители проводят регулярные встречи с сотрудниками — их называют 1-to-1. На таких встречах руководитель обычно уточняет задачи, подсвечивает стороны, которые нужно улучшить в работе. А сотрудник часто… боится. Ведь это же руководитель! А вдруг на встрече он скажет что-то страшное или неприятное?

Я работал в одной компании, где «ван-ту-ваны» проводились примерно раз в месяц. Руководитель в этой компании часто был на взводе, залетал на встречу «с ноги», бывал откровенен и грубоват. Со временем я начал бояться этих встреч: казалось, что он точно уволит меня на одной из них.

От этого страха я вошёл в странный цикл: начал отменять и переносить «ван-ту-ваны». Как-то встреч не было три месяца подряд: я каждую неделю двигал их или отменял, часто по надуманным поводам. Но стресс не ослабевал, а усиливался. Казалось, что чем дольше мы не встречаемся, тем вероятнее встреча закончится скандалом.

Не в силах терпеть постоянный страх, я пришёл к коллегам за помощью. Они дали несколько советов, как вести себя на «ван-ту-ване». Я провёл встречу хорошо — и больше не боялся.

Сергей Король, редактор

Не скрывайте страх

Бывает, что общаться с руководителем страшновато. Мало ли зачем он позвал? Если вы боитесь разговора, смело начните его, показывая страх. Например:

«Жень, у меня мало опыта на „ван-ту-ванах“. У нас отличная коммуникация, но я немного опасаюсь таких встреч, не знаю, что меня ждёт и как правильно себя вести. Буду рада, если ты поможешь».

Руководитель просто улыбнётся, пошутит — и страх как рукой снимет. Вы убедитесь, что «ван-ту-ван» — это не экзамен, вам не нужно отчитываться и «держать удар». Это просто дружеский разговор, диагностика вашего общения.

Подготовьтесь к критике

Есть вероятность, что на встрече руководитель будет подсвечивать места, которые нужно подтянуть в работе. Слушать критику, даже спокойную и дружескую, неприятно. Вот как подготовиться к ней.

Попросите покритиковать. Прямо так и скажите:

«Жень, я буду рад, если ты покритикуешь мою работу. Что мне стоит подтянуть, что мешает расти дальше?»

Руководитель поймёт, что вы спокойно относитесь к критике. Более того, активная просьба дать честную обратную связь часто приводит к тому, что критикуют меньше.

Принимайте критику спокойно. Дайте руководителю высказаться, не перебивайте. Важно не пытаться оправдываться за каждый пункт, а спокойно выслушать. Полезно взять с собой на встречу блокнот или на созвоне сказать: «Я буду делать небольшие заметки для себя». Критика — это важно, нельзя потерять или забыть её.

Обещайте вернуться. Критика должна привести к действиям. Поэтому стоит заявить:

«Большое спасибо. Я всё записал. Подумаю о каждом пункте и вернусь с практическим решением».

Полезно написать после встречи «митинг ноутс», где каждый пункт критики превращается в задачку со сроком реализации. Не обязательно делать это через пять минут после «ван-ту-вана», но желательно — в тот же или на следующий день.

Задавайте вопросы

Встреча с руководителем — это спокойный разговор на равных. Смело задавайте вопросы о том, что вас волнует. Вот о чём полезно спрашивать:

— Как идут дела у компании и подразделения? Насколько хорошо мы все вместе работаем?

— Какие изменения нас ждут в ближайшее время? Какие новые проекты появятся?

— Над какой важной задачей работает сейчас руководитель? Как ему можно помочь? Что вообще его волнует, как дела?

Отдельный блок вопросов касается вашего будущего в компании:

— Как вырасти в ответственности, задачах, зарплате? Что важно сделать, над чем поработать, чтобы стать лучше?

— Какие «блокеры» мешают вам в карьерном росте? Что со своей стороны видит руководитель, что посоветует?

Кроме того, на «ван-ту-ване» можно аккуратно критиковать коллег. Но важно не жаловаться, а преподносить проблему как кейс и спрашивать совета. Например:

«Слушай, у меня вот такая ситуация с коллегой приключилась. Я очень хотела сдать проект в срок, мы же на стендапе обсуждали, что запускаемся строго 20-го. Но один из коллег меня словно проигнорировал, он был занят другим вопросом. В итоге релизились 25-го и едва успели. Подскажи, как правильно тут поступить? Может, нам устроить ретро и обсудить это? Как бы ты себя вела, если бы коллега задерживал?»

В целом чем больше вопросов вы задаёте и чем больше «ван-ту-ван» похож на диалог, тем менее страшно.

Вкратце

— Руководитель — это не суровый преподаватель, а капитан корабля. Это опытный и умный человек, у которого стоит смело просить критики и совета.

— На встрече с руководителем дайте понять, что вы готовы к критике и хотите с её помощью стать лучше. Это покажет вас зрелой личностью и поможет завоевать доверие руководителя.

— Ведите конспект встречи и присылайте список того, о чём говорили и что нужно сделать.

— Смело задавайте вопросы: о компании, проектах, работе, себе.

В процессе работы в офисе или на предприятии мы часто сталкиваемся с необходимостью обращаться к начальству с различными просьбами или вопросами. Корректность и уместность нашего обращения может существенно повлиять на результат и наше отношение с руководством.

В данной статье мы рассмотрим ряд полезных фраз, которые помогут вам эффективно обращаться к начальству, увеличивая шансы на положительный ответ и улучшая свою деловую репутацию.

Первое и самое важное правило — быть вежливым и уважительным в своем обращении. Независимо от того, какая просьба стоит перед вами, начните свой запрос с учтивого приветствия и обращения к начальству по имени и отчеству. Например: «Уважаемый Иван Иванович,» или «Дорогой Виктор Петрович,». Это поможет построить положительное восприятие со стороны начальства и создать хороший тон для дальнейшего общения.

Далее, вам следует четко и конкретно изложить свою просьбу или вопрос. Используйте ясные и понятные фразы, избегая лишних деталей и обозначений. Например, вы можете сказать: «Я хотел бы попросить вашего разрешения на использование дополнительного компьютерного оборудования для выполнения задачи, которая требует больших вычислительных мощностей.» или «У меня возник вопрос по поводу организации конференции, и я был бы благодарен, если бы вы могли уделить некоторое время для его обсуждения и разрешения.»

Также важно выразить свою благодарность заранее и показать, что вы цените время и усилия руководства. Например, вы можете сказать: «Я хочу поблагодарить вас заранее за ваше время и внимание к моей просьбе.» или «Я очень ценю ваше мнение и знания в данной области, поэтому обращаюсь к вам с этим вопросом.»

В заключение, не забудьте поблагодарить начальство за рассмотрение вашей просьбы и показать свою готовность сотрудничать. Например: «Я буду рад сотрудничать с вами на этом проекте и благодарю за ваше время и рассмотрение моей просьбы.» или «Надеюсь, наше сотрудничество будет успешным, и я готов сотрудничать со всеми необходимыми ресурсами.»

Полезные фразы для эффективного обращения

1. Выразите просьбу с ясностью и конкретикой

Пожалуйста, могли бы вы предоставить мне отчет до завтрашнего утра?

Было бы замечательно, если вы могли бы согласовать эту дополнительную неделю отпуска для меня.

2. Объясните, почему вам это важно

Мне необходим отчет, чтобы я мог своевременно предоставить информацию клиентам.

Дополнительная неделя отпуска поможет мне восстановиться и вернуться на работу с полной энергией.

3. Определите возможные выгоды для начальства

Если вы предоставите мне отчет, мы сможем закрыть сделку с нашим крупным клиентом.

Если мне предоставят дополнительную неделю отпуска, я смогу более эффективно работать и повысить свою производительность.

4. Предложите альтернативные решения или компромисс

Если времени не хватает на подготовку полного отчета, я могу предоставить вам промежуточные результаты.

Может быть, можно рассмотреть возможность сократить мой отпуск на несколько дней, чтобы с учетом текущих обстоятельств найти подходящий компромисс.

Вежливое обращение к начальству

Когда вам нужно обратиться к начальству, важно проявить уважение и вежливость. Ваше обращение должно быть ясным, конкретным и в то же время вежливым. В этом случае, у вас больше шансов получить положительный ответ на вашу просьбу.

Начало обращения

Для начала обращения вы можете использовать фразы типа «Уважаемый/Уважаемая» или «Дорогой/Дорогая». Важно упомянуть имя начальника или должность, чтобы показать, что вы обращаетесь именно к конкретному лицу. Например: «Уважаемый генеральный директор» или «Уважаемая г-жа Иванова».

Формулировка просьбы

Следующий шаг — формулировка самой просьбы. При этом важно быть конкретными и четкими. Используйте вежливые формулировки, такие как «Было бы возможно…» или «Я бы хотел/хотела просить…». Например: «Было бы возможно увеличить мой оклад?» или «Я бы хотела просить вас рассмотреть возможность отпуска в указанный период».

Также особое внимание следует уделить форматированию текста вашего обращения. Выделите ключевые моменты с помощью тега , используйте нумерованные или маркированные списки при необходимости:

• Укажите свои контактные данные: в конце обращения не забудьте указать свои контактные данные, чтобы начальство могло связаться с вами для дальнейшей информации или ответа на вашу просьбу.
• Выразите благодарность: выразите свою благодарность за уделенное время и внимание. Например, «Заранее благодарю вас за рассмотрение моей просьбы».

Важно помнить, что при обращении к начальству необходимо использовать формальный и вежливый тон. Используйте уровень вежливости, соответствующий вашему предприятию или организации. Убедитесь, что ваше обращение не содержит ошибок, так как это может негативно повлиять на восприятие вашего сообщения.

Использование конструктивной критики

Конструктивная критика — это способ выражения своего мнения о работе или решениях начальства таким образом, чтобы помочь улучшить процесс или достичь лучших результатов. Применение конструктивной критики может быть полезным и эффективным инструментом коммуникации в рабочей среде.

1. Будьте спокойны и объективны. Перед тем, как выразить свою критику, убедитесь, что вы спокойны и не эмоционально воспринимаете ситуацию. Будьте объективны в своих высказываниях и постарайтесь оценить ситуацию со всех сторон.

2. Формулируйте свои мысли четко и ясно. Важно сформулировать свою критику таким образом, чтобы она была понятна и не вызывала неприятных эмоций у вашего начальства. Используйте конкретные примеры или факты для поддержки своих аргументов.

3. Предлагайте альтернативные решения. Конструктивная критика должна быть сопровождена предложениями по улучшению ситуации или альтернативными решениями. Предоставьте свои идеи и предложения, чтобы показать свое участие в процессе и готовность помочь.

4. Будьте готовы выслушать и принять критику в свой адрес. Когда вы выражаете конструктивную критику, будьте готовы выслушать и принять критику в свой адрес. Будьте открытыми для обмена мнениями и конструктивной дискуссии.

5. Учитесь на своих ошибках и растите профессионально. Использование конструктивной критики поможет вам развиваться как профессионал. Осознавайте свои ошибки, учитесь на них и стремитесь стать лучше.

Предложение решений проблем

Анализ ситуации

Прежде чем предлагать решение проблемы, необходимо провести анализ ситуации. Определить причины возникновения проблемы, выявить основные факторы, которые ее поддерживают. Возможно, проблема связана с несоответствием сроков исполнения задач, нехваткой ресурсов или недостаточной компетентностью сотрудников. Важно четко определить все аспекты и составить полное представление о проблеме.

Поиск альтернативных решений

Когда проблема проанализирована и понятна, можно переходить к поиску альтернативных решений. Это подразумевает предложение нескольких вариантов, которые могут помочь решить проблему. Необходимо оценить каждое предложение с точки зрения эффективности, ресурсоемкости и последствий его внедрения. Важно быть гибким и готовым к рассмотрению нестандартных подходов в решении проблемы.

Реализация выбранного решения

После выбора наилучшего варианта решения проблемы, необходимо приступить к его реализации. Это включает в себя разработку плана действий, определение ролей и ответственности, а также выделение необходимых ресурсов. Важно обеспечить эффективное взаимодействие между отделами и сотрудниками, чтобы реализация решения была максимально эффективной.

Оценка результатов

После внедрения выбранного решения необходимо провести оценку его эффективности. Это позволит увидеть, насколько успешно была решена проблема и насколько достигнутые результаты соответствуют поставленным целям. Если необходимо, можно внести корректировки в решение, чтобы повысить его эффективность. Важно иметь открытую обратную связь с сотрудниками, чтобы собрать их мнения и предложения по улучшению решения.

Деловая просьба и объяснение ситуации

Уважаемый/ая [Имя начальника],

Сегодня я обращаюсь к вам с важной деловой просьбой, связанной с текущей ситуацией в нашем отделе. Я хотел/а бы обратить ваше внимание на проблему, которая влияет на эффективность нашей работы и потенциально может привести к негативным последствиям.

В ходе последнего проекта, нам столкнулись с отсутствием достаточного количества специализированного оборудования, необходимого для выполнения работы. Это привело к задержкам в выполнении задач и увеличению времени, затраченного на осуществление проекта. Кроме того, такая ситуация создает дополнительные неудобства для команды и может негативно сказываться на нашей репутации перед клиентами.

Я обратил/а внимание на то, что некоторые другие отделы уже имеют необходимое оборудование, которое можно было бы временно перераспределить нам для выполнения текущего проекта. Я уверен/а, что такое решение поможет нам справиться с текущей ситуацией и своевременно завершить работу. Кроме того, это позволит нам продемонстрировать нашу способность решать проблемы и достигать поставленных целей.

Я предлагаю устроить краткую встречу, чтобы обсудить эту ситуацию и возможные варианты решения. Вместе мы сможем найти наилучшее решение, которое будет соответствовать нашим потребностям и принести максимальную пользу компании.

Я бы хотел/а получить ваше согласие на проведение встречи в ближайшее время. Спасибо за внимание и понимание. Я уверен/а, что с вашей поддержкой мы сможем решить данную проблему и продолжить работу в полную силу.

Ожидаю вашего ответа и надеюсь на успешное разрешение данной ситуации.

С уважением,

Подчеркивание важности запроса

Когда вы обращаетесь к своему начальнику с просьбой или запросом, важно проявить уверенность и подчеркнуть важность того, что вы просите. Это поможет вашему начальнику понять, что ваше обращение требует пристального внимания и возможностей.

Подготовьте факты и аргументы. Прежде чем обратиться к начальнику, важно провести предварительное исследование и подготовиться. Соберите все необходимые факты, данные и аргументы, которые подчеркнут важность вашего запроса. Это поможет вам убедительно объяснить, почему ваше просьба важна для организации и почему она должна быть одобрена.

Сфокусируйтесь на результате. Подчеркните, какой положительный результат может быть достигнут, если ваш запрос будет удовлетворен. Объясните, как это может повлиять на эффективность работы, улучшение процессов или достижение целей. Например, вы можете сказать: «Если мы получим необходимое оборудование, мы сможем увеличить производительность на 20% и сэкономить дополнительные затраты на аренду внешнего оборудования.»

Приведите примеры. Приведите примеры из своего опыта или научных исследований, которые демонстрируют, как именно ваш просьба может принести пользу. Это поможет вашему начальнику лучше представить себе ситуацию и понять, как он может помочь вам. Например, вы можете сказать: «В прошлом году мы использовали подобное оборудование на протяжении шести месяцев и заметили значительное повышение эффективности.»

Быть уверенным и вежливым. Когда обращаетесь к начальнику, важно представлять свою идею или просьбу уверенно и вежливо. Покажите, что вы действительно верите в важность своего запроса, однако не забывайте проявлять уважение к начальству. Быть вежливым и профессиональным поможет создать положительное впечатление и увеличит вероятность того, что ваш запрос будет рассмотрен серьезно.

Существуют определенные нормы, соблюдение которых поможет лучше выстроить отношения в коллективе. Особенно это касается отношений с руководством.

Допустимые формы обращения к начальству

В зависимости от степени подчиненности, существуют различные нормы общения с руководством. В случае, если вы можете общаться с руководителем с глазу на глаз по имени, в присутствии других сотрудников не забывайте обращаться с начальником по имени отчеству в уважительной форме. Какие бы не были ваши отношения в неформальной атмосфере, на работе сохраняются формализованные нормы, требующие обязательного соблюдения.
Обращаться на «ты» с начальником можно только, если он лично попросил называть его по имени. Обычно, это правило не распространяется на новичков и вновь пришедших в компанию. Однако, во время деловых переговоров категорически запрещается показывать своих неформальных отношений с руководителем, формат таких встреч всегда строгий и официальный, даже если отношения на самом деле носят дружественный доверительный характер. Это должно оставаться сугубо личным фактором.
В офисе не допускается использование псевдонимов и ласково-уменьшительных слов. Каждый сотрудник, в том числе начальник имеет своё имя и отчество. Эквиваленты будут восприниматься как акт неуважения.
Современные компании используют практику обращения к коллегам и руководящему составу по имени, но на «Вы». Фамильярность никогда не приветствовалась в деловых кругах.

О чем необходимо спросить руководителя при поступлении на работу?

• В обязательном порядке обратите внимание о наличии дресс-кода и поинтересуйтесь о дополнительных пожеланий относительно внешнего вида.
• Как поступать, если есть необходимость покинуть рабочее место и в каких случаях это требует оформления. Это поможет избежать конфликтов с руководством при непредвиденных и экстренных ситуациях.
• Узнайте о важных персонах, с которыми следует быть предельно вежливыми. Естественно, с учредителями компании и инвесторами знакомить обычного работника офиса не будут, но знать их — это Ваша обязанность. Спросите о том, как действовать, если они попросят Вас предоставить информацию или позвонят по какому-либо поводу.
• Задайте вопрос о том, какие правила негласно соблюдаются в компании, кроме норм, указанных в регламенте. В большинстве случаев, начальник дает несколько советов, которые помогут избежать неприятных ситуаций в дальнейшей работе.

Практические советы при общении с руководством

Не забывайте развивать свой интеллект и контролировать эмоциональность. Главное качество хорошего сотрудника — это исполнительность и ответственность. Постарайтесь снизить уровень проявляемой инициативы и сделать упор на дисциплину и результаты выполненных Вами заданий. Какими бы гениальными не были Ваши идеи, прислушиваться будут к сотруднику с отличной репутацией и высокими показателями работы. Выполняйте задания в установленный срок и даже раньше срока, это будет неоспоримым преимуществом в сравнении в Вашими коллегами. Даже если не успеваете, не следует паниковать и раньше времени отчаиваться. Успокойтесь, сформулируйте причины неудач и решите их эффективно. В случае, если ситуация требует, обратитесь к начальству с просьбой дать Вам дополнительное время и ресурсы на преодоление проблем. Если при выполнении работы у Вас возникают вопросы, не бойтесь подойти и спросить необходимую уточняющую информацию у начальства. Таким образом, Вы покажете, что хотите глубже понять суть вопроса и готовы на открытый двусторонний диалог для максимально точного результата.

Будьте оптимистичны и доброжелательны, общайтесь с руководящим составом серьезно, но не хмурьтесь и не показывайте своего негативного отношения к ситуации.
В коллективе обязательно присутствует определенная атмосфера. Если она носит неадекватный, агрессивный и деструктивный характер, Ваша задача абстрагироваться от общего фона поведения в офисе и сосредоточится на своей работе.
Все вышеперечисленные способы помогут не только добиться положительных тенденций в развитии отношений с руководителем, но и скажется на Вашем карьерном росте.

Секретарь обязан быть вежливым всегда – это показатель профессионализма. Но сложно оставаться учтивой, когда на работе аврал, когда начальник орет, а клиенты хамят, когда волнуешься или оказываешься в неловкой ситуации. Помогают правила этикета, ведь они описывают поведение в самых разных обстоятельствах. В статье мы собрали этикетные нормы, которые применяются в повседневной работе секретаря чаще всего.

Несколько лет назад в интернете набрала популярность фраза: «Каждый человек сражается на войне, о которой ты ничего не знаешь. Поэтому будь добр. Всегда». На первый взгляд это очень хороший призыв, но выполнить его практически невозможно. Работающий человек, живущий на зарплату, пользующийся общественным транспортом, воспитывающий детей, заботящийся о родителях, не может быть добрым всегда и со всеми. И не должен. Не так давно на тех интернет-просторах мне встретился другой вариант этой фразы: «Каждый человек сражается на войне, о которой ты ничего не знаешь. Будь вежлив. Всегда». Этот постулат куда ближе к истине. Никто из нас не может рассчитывать на безусловное уважение, любовь и доброе отношение. И мы, в свою очередь, не обязаны ни к кому испытывать хорошие чувства. Но мы можем вести себя с другими вежливо. И вправе ждать от них такого же отношения.

А если все будут друг с другом вежливы, то на наши жизни, работу, настроение никак не будет влиять чье-то предвзятое отношение. Вежливость, правила хорошего тона, помогают нам держать контроль над своими чувствами и эмоциями. Помогают хорошо выполнять свою работу, сохраняя в порядке здоровье и нервную систему. Помогают отделять личное от дел, важное от второстепенного.

Для этого существуют правила этикета. Они описывают поведение практически во всех жизненных и рабочих ситуациях и существуют для того, чтобы помочь вам быть действительно вежливой. При этом не нужно перегружать оперативную память попытками понять, как действовать в том или ином случае. Кто с кем должен здороваться первым? Подавать ли руку для приветствия? Стучать ли, прежде чем войти к кабинет к руководителю?

Разберем наиболее частые рабочие ситуации с точки зрения этикета.

ПРИВЕТСТВИЕ

С этого начинается каждый рабочий день. Кто с кем должен здороваться первым? Какие фразы при этом допустимо произносить?

В русском языке закреплены устойчивые выражения для приветствия: «доброе утро/день/вечер» (утро до 11:00, вечер после 17:00), также «здравствуйте». «Привет» – для друзей, коллег, которых вы давно знаете и находитесь с ними примерно на одной профессиональной ступени. «Доброго времени суток» – ужасное выражение. Если вы не можете точно назвать время суток, то стоит пойти к врачу, а не на работу.

В офисе мы руководствуемся правилами делового этикета, а не светского. Поэтому в нашем случае должность имеет приоритет над полом и возрастом. В разумных пределах, естественно.

В чем это выражается на практике? В том, что секретарь первым здоровается со всеми сотрудниками и, конечно, посетителями офиса. Впрочем, хозяин всегда первым приветствует гостей.

Нужно ли вставать, когда вы кого-то приветствуете? Если речь идет о рядовых сотрудниках, то делать этого не стоит. Вставать нужно лишь один раз – когда в приемную входит руководитель. И только если это впервые в течение дня. Впрочем, многие руководители сейчас считают, что вставать при приветствии – что-то из прошлого века. Если ваш шеф относится к их числу, не нужно настаивать на своем.

Всегда вставать необходимо лишь в одном случае – когда в приемную входят гости, т.е. не сотрудники компании. Здесь одним приветствием не обойтись: вам ведь нужно показать посетителям, куда повесить верхнюю одежду, проводить их в кабинет к руководителю или комнату переговоров. Так что вставать в любом случае придется.

А что делать, если вы с человеком здороваетесь, а он ваше приветствие игнорирует? Нужно ли продолжать здороваться с таким сотрудником?

Поскольку нормы этикета предполагают, что люди, встретившись впервые за день, обмениваются приветствиями, от вас требуется соблюдать свою часть этого общественного договора. А вот выполняет ли вторая сторона свою – не имеет к вам никакого отношения. Вы не несете никакой ответственности за воспитание, манеры, настроение другого человека. Если он не отвечает на приветствие, это очень много говорит о нем, но ничего не говорит о вас. Лучше всего не копировать дурную манеру поведения и продолжать здороваться. Ничего плохого с вами при этом не произойдет. А вот если перестанете, то ответственность будет уже ваша.

Надо ли здороваться в офисе с людьми, которых вы не знаете? Например, вам часто приходится ездить в лифте вместе или регулярно сталкиваться в очереди в кафе. На этот счет нет никаких четких этикетных правил. Если хотите, можете здороваться. И уж точно не стоит игнорировать, если человек поприветствовал вас первым. Самое смешное – для того чтобы ежедневно приветствовать друг друга, знакомиться совершенно не обязательно.

ОБРАЩЕНИЕ

На «вы» или на «ты»? По имени-отчеству или имени будет достаточно? В русском языке есть «вы-форма» для обращения к одному человеку. Что это значит на практике? Пока не достигнуты иные договоренности, ко всем людям, независимо от возраста, пола, должности, следует обращаться на «вы». О переходе на «ты» договариваются. Предложить это может женщина мужчине или старший по должности младшему по должности. То же самое касается обращения по имени-отчеству. Чтобы начать называть человека только по имени, нужно предварительно с ним об этом договориться. Обращение на «вы», употребление отчества помогают даже не выражать уважение, а просто держать дистанцию. На работе это необходимо. Можете ли вы отказаться, если руководитель или кто-то из сотрудников предлагает перейти на «ты» или отбросить отчество? Конечно. Объяснять при этом что-либо не нужно. Встречаются ситуации, когда секретарь долго работает со своим руководителем, и они обращаются друг к другу на «ты» и по имени. Если обоих данная ситуация устраивает, это допустимо. Но нужно помнить о том, что делать так вы можете только в отсутствии посторонних. То есть руководитель может называть вас Аня/Маша/Даша при гостях и сотрудниках (хорошо воспитанный начальник вести себя подобным образом не станет), но вы не вправе отвечать ему тем же. Неважно, что он уже пять лет для вас просто Саша. Важно, что как только кто-то заходит в его кабинет или приемную, Саша превращается в Александра Петровича.

Многие сотрудники и секретари, когда упоминают в разговоре руководителя, называют его только по имени, да еще и в уменьшительно-ласкательной форме: «Я уточню у Сережи, когда он будет в офисе». Сознательно или нет, но это делается для того, чтобы подчеркнуть свою близость к начальнику. И если коллегам-мужчинам (при условии, что руководитель тоже мужчина) подобное обращение еще можно простить и списать на незнание элементарных правил поведения, то в случае с женщиной такой прием может стать поводом для различных домыслов и сплетен. А ведь речь идет не только о репутации секретаря, но и о репутации руководителя компании. Поэтому подобные приемы недопустимы, даже если вы с начальником друзья. Особенно если вы лучшие друзья.

Что это? Деловая переписка подразумевает не только привычные письма в конвертах на официальных бланках. Сейчас ее большая часть ведется с использованием электронной почты, а с недавних времен к ней добавились и многочисленные мессенджеры.

Почему важна? Важность деловой переписки сложно преувеличить, как и грамотного ее ведения. Из нашего материала вы узнаете, каких правил следует при этом придерживаться и каких ошибок избегать.

Что такое деловая переписка

Деловая переписка ведётся исходя из определённых норм и правил, которые необходимо знать. Во избежание проблем с составлением документов и писем, нужно изучить основные моменты.

Деловая переписка — это обширное понятие, которое подразумевает многочисленные виды официально-деловых документов, относящихся к информационно-справочным материалам. Деловая переписка классифицируется различными способами.

Принятие и выполнение административных постановлений не обходится без служебной переписки:

• При формировании и принятии решений деловую корреспонденцию применяют для получения информации, которая может упростить этот процесс.
• При выполнении уже принятого решения деловую переписку используют для того, чтобы сообщить коллегам информацию о ходе или сроках выполнения того или иного проекта.

Согласно статистике, чем выше экономический рост и бизнес-активность, тем больший объём деловой переписки:

• рост валового внутреннего продукта на 1 % приводит к росту деловой корреспонденции на 1 %;
• количество писем на душу населения по разным странам составляет: в США – 700, во Франции – 432, в Германии – 252, в Чехии – 68, в Польше – 48, в Бразилии – 26, в Индии – 15, а в Российской Федерации – 8.

Распределение доли служебной переписки в РФ выглядит так:

• 63 % – население;
• 22 % – коммерческие организации;
• 15 % – бюджетные организации.

Деловая корреспонденция предприятий составляет 70-75 % от общего количества документов.

Юридическую силу имеет лишь та деловая переписка, которая составлена:

• без нарушений и в соответствии с официальным порядком оформления;
• с учетом действующего законодательства;
• только компетентным в этом вопросе лицом.

Юридическая сила наделяет официальный документ такими качествами, которые могут запустить определенные правовые действия. С момента подписания письма компетентным лицом оно уже имеет юридическую силу. Однако иногда, кроме подписи, еще требуется печать компании.

Если вам нужно, чтобы документы, отпечатанные на бумаге, имели юридическую силу, то воспользуйтесь специальными бланками и набором реквизитов. Как правило, это:

• название компании или имя компетентного лица, которое является автором письма;
• справочные данные об авторе;
• подпись автора;
• иногда – печать предприятия.

Документы для внутреннего обмена данными компании называют «внутренней перепиской»:

• докладные;
• служебные;
• объяснительные записки;
• справки;
• предложения;
• представления.

В сфере управленческой деятельности деловая переписка выполняет множество функций.

1. Информационная функция заключается в том, что деловая переписка помогает сохранить важную информацию.
2. Коммуникативная функция. С помощью деловой корреспонденции сотрудники держат связь между собой, с руководством и другими компаниями.
3. Социальная функция. Решает различные социальные задачи, прежде всего, отвечая информационным потребностям.
4. Правовая функция. Выступает доказательством при судебных исках.
5. Управленческая функция. Деловая переписка иногда инициирует решения руководителей и помогает их осуществить.
6. Культурная функция. С помощью деловой корреспонденции могут передаваться этнические и национально-культурные аспекты документов.
7. Историческая функция. Может передавать обществу информацию из истории.

Несмотря на способность деловой корреспонденции к осуществлению множества функций, основными всё же остаются информационная и коммуникативная.

Процесс правового регулирования не предусматривает применение деловых сообщений. Нормативно-правовые акты издаются как правила, положения, инструкции, постановления, приказы, распоряжения, но не в виде писем и сообщений.

Структура делового письма

Рассмотрим, что входит в структуру делового письма в настоящее время.

1. Данные отправителя и дата подготовки письма.
2. Адрес получателя, причем нужно указать конкретного корреспондента (руководителю отдела маркетинга) или отдела (например, «отдел продаж компании «НатурСтрой»).
3. Обращение во вступительной части: «Уважаемый Сергей Валерьевич», «Уважаемые коллеги».
4. Основной текст, который состоит из двух частей. В первой части изложены причины или цели письма, во второй — выводы, просьбы или предложения.

   

   

   Читайте также

5. Ссылки на приложения к письму, если таковые имеются: «Актуальный прайс приложен», «Расчет эффективности инвестиций — см. Приложение».
6. Заключение — «формула вежливости». «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» — достойная и часто используемая формулировка. «Искренне Ваш…» — такой вариант допускается при условии, что отправитель и адресат хорошо знакомы.
7. Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя в электронном письме указывать не нужно.

Скачать
файл

Правила оформления делового письма

Хотя электронная переписка используется повсеместно, однако деловые письма всё ещё отправляют и на бумаге. В связи с этим, стоит обращать внимание на внешний вид письма, так как он создаёт первое впечатление о компании-отправителе. Очень важно оформлять деловую переписку с соблюдением следующих правил:

• Печать должна производиться на фирменных бланках из качественной бумаги, на которых разборчиво указывают полные данные отправителя.
• В письмах иностранным партнёрам данные отправителя прописывают на английском языке.
• Перед тем как вкладывать письмо в конверт, его сгибают (лучше 1 раз) текстом внутрь. Очень важные письма отправляют в больших плотных конвертах, чтобы не сгибать лист.
• И на конверте, и в самом письме могут быть указаны все реквизиты, включая фирменный логотип.
• Адрес получателя указывают только на конверте. Если используется конверт с прозрачным окошком, то адрес получателя пишут на самом письме в правом верхнем углу. После этого лист сгибают таким образом, чтоб адрес было видно в прозрачном окошке.
• Адрес отправителя указывается как на конверте, так и на листе письма.

Нюансы ведения деловой переписки внутри компании

Существует и внутренняя переписка среди сотрудников компании. Цель такой коммуникации может быть разной, но соблюдение определенных правил является обязательным.

Правила деловой переписки внутри предприятия:

• пишем строго по делу и коротко;
• всегда указываем дату;
• используем «вежливую формулу» в завершение и подпись.

Например, письмо от руководства или коллег, написанное имениннику или работнику за высокие результаты труда. Рассмотрение проектов в компании проводится в том числе перепиской с частичными элементами служебного письма: обязательным является указание темы, приветствие, краткое изложение смысла, вежливое завершение и печать.

Важно понимать, что выбор характера или стандарта письма выполняется исходя из степени официального общения и вида информации, которую нужно донести до адресата.

Написание делового электронного сообщения

Письма для электронной переписки, как и на бумажном носителе, должны включать ряд элементов, которые будут информативны и удобны с практичной точки зрения. Правильно составленное письмо дает гарантию получения корректного и оперативного ответа, а также конструктивного подхода в решении вопроса.

Часто организации владеют собственными почтовыми серверами и программами, а также имеют фирменный стиль оформления электронного письма и внутренние правила ведения деловой переписки, которые дополняют общепринятые стандарты.

• Адресат. В строке адресата всегда указывается один адрес.

Это не только уважение к собеседнику, но и возможность уберечь его e-mail от нежелательных рассылок и спама.

• Копия письма адресата заполняется с определенной целью.

При отправлении письма основному адресату можно отметить другого в графе «копия». Таким образом отправитель уведомляет второго собеседника о происходящем, не требуя при этом ответа или участия в переписке.

• Тема письма: конкретность и уникальность.

Максимальная конкретика в выбранной теме поможет адресанту и адресату лучше сориентироваться и различать проблемы и задачи, например, не «Отчет от Лены», а «Отчет. Апрель 2018. Черновой вариант». Имя в названии нет смысла указывать, так как оно будет известно адресату из вашей электронной почты.

• Тело письма должно содержать 3 ключевых элемента.

Первая часть включает в себя приветствие, если вы в этот день еще не вели переписку, и обращение. Вторая часть – это изложение вопроса: презентация себя (если письмо первое), напоминания о целях и задачах, описание проблемы и путей ее решения. Третья часть – просьба или призыв к действию.

• Функция оповещения о прочтении письма требует деликатности.

Эту функцию используют при особой важности письма, когда ситуация не позволяет спросить о получении, например, по телефону. Адресат на подсознательном уровне ощущает смутные неясные обязательства, поэтому лишний раз эту функцию лучше не использовать. Корректнее и не столько категорично будет вежливо в конце письма попросить сообщить о прочтении.

• Подпись требует лаконичности и в то же время ёмкости.

Можно ограничиться фамилией и именем в стандартной формулировке «С уважением». Подпись, включая ФИО, должность, название компании и контактные данные, должна занимать не более 7 строк. Помимо электронной почты, лучше указать и дополнительные контактные данные, например, телефон, Skype, ICQ, Viber и т.д.

• Вложения: главное – предупредить и корректно именовать файлы.

Согласно сетевому этикету, необходимо указать информацию о прикрепленном документе: его формат, объем и содержание. Размер вложения не должен превышать 3-5 MB. Название и тема должны быть лаконичными, конкретными и уникальными.

• Допускается 2-3 часа ожидания ответа для срочного письма.

Реакцией на срочные или отмеченные важными письма может быть предупреждение о том, что письмо получено и информация будет учтена. Если задача подразумевает длительное рассмотрение, то адресант должен указать время, за которое необходимо дать ответ на вопрос.

Одного дня обычно достаточно для того, чтобы дать ответ на электронное письмо. Если ответ не получен по истечении трех дней, то по правилам этикета допустима отправка повторного письма или связь с адресатом посредством телефона, Skype или другого мессенджера. Молчание в ответ на повторный запрос или в течение недели со дня отправки письма расценивается как нежелание вести деловую переписку.

Топ правил ведения деловой переписки в мессенджерах

Общение в мессенджерах требует соблюдения этикета, причем не только в повседневности, но и на работе. Ниже приведены основные правила деловой переписки в мессенджерах.

Время общения

Начнем с простого: в конце рабочего дня закрывайте переписку. Вечер – время отдыха от назойливых уведомлений.

Обратите внимание! Если работа удаленная, то собеседники могут жить по другому времени (разные часовые пояса). Учитывайте это. Большинство платформ позволяют составить письмо и запланировать его отправку в определённое время. Ночные сообщения возможны лишь по согласованию с собеседником или если сроки вышли еще вчера.

Голосовые сообщения

Голосовые сообщения очень удобны, однако многих они раздражают. Часто обстановка вокруг не располагает к прослушиванию таких месседжей. По статистике около 31 % пользователей из России не по душе аудиосообщения. Постарайтесь выразить свои мысли в текстовом формате, так как, если понадобится найти сообщение, будет проще это сделать при помощи «поиска», а аудио может затеряться.

Перед тем как отправлять голосовое сообщение нужно, чтобы собеседник подтвердил, что может его прослушать. Говорите четко по делу, а также отправьте небольшое сопроводительное сообщение к речи, чтобы можно было в любой момент восстановить в памяти, о чем говорилось в аудио, не прослушивая его повторно.

Грамматика

Общаясь с коллегами и руководством в мессенджерах, нужно обращать внимание не только на формулировку выражений, но и на орфографию. Чтобы не выставить себя безграмотным человеком, перед отправкой сообщения всегда перечитывайте его, дабы не допустить ошибок. И помните, Т9 – ваш враг. По возможности, пользуйтесь версией мессенджеров на ПК – там удобнее проверить и исправить ошибки, чем в телефоне.

Допустимое неформальное общение

Планка делового этикета немного снизилась с переходом на общение в мессенджерах. Неформальный вид коммуникации сегодня стал уже нормой: можно легко пожелать всем хорошего дня или успехов в предстоящем мероприятии. Но важно знать меру и не забывать, что здесь вы ведете деловую переписку, а не «чатитесь» с подружкой. Например, в очередные волны гриппа или ковида вместо стандартных «Доброго всем утра и хорошего дня!» уместнее написать, например, «Желаю всем только 36,6!».

Краткость – сестра таланта

Чаты мессенджеров не предназначены для «простыней» текста. Наоборот, здесь в почете краткость и лаконичность. Есть одно правило: в одном сообщении – только одна идея. И никогда не отправляйте сообщение, в котором только одно слово, еще и несколько подряд. Это очень раздражает в личных переписках, а в деловых совсем неуместно. Старайтесь не использовать двусмысленные фразы, красочные описания и канцеляризмы.

Личное – в личку

Краткое, но актуальное правило. Достичь понимания в деловой сфере не всегда просто, однако писать какому-то одному человеку в общем чате неприемлемо. Если возник конфликт с кем-то конкретно, лучше перевести общение в личные сообщения.

Не мессенджером единым

И хотя мессенджеры очень гармонично влились в жизнь человека как часть общения во всем мире, как в частных компаниях, так и крупных корпорациях, тем не менее этот канал коммуникации официально не признан. Важные решения и договоренности всё же лучше подтверждать посредством электронной почты.

Стиль общения

Здесь речь идет об аудиосообщениях, неформальной коммуникации и лаконичных идеях. Также помните, что смайлы и стикеры могут использоваться в общем чате только с согласия каждого участника. Будьте осторожны с применением модных фразочек и клише – их лучше приберечь для общения с друзьями и коллегами, но не в деловом чате.

Стоп спам

Не разделяйте одно предложение на несколько сообщений – телефон коллеги может не выдержать такого потока уведомлений. А некоторые из них могут находиться на важном совещании с включенным звуком – из-за вашей тирады сообщений могут разозлиться не только коллеги, но и руководство. Вдобавок ожидание, когда вы дописываете свою мысль в дополнительных сообщениях, очень утомительно.

Слова вежливости или благодарности («спасибо», «пожалуйста») добавьте в конец предложения, но не выносите в отдельное сообщение – это отвлекает.

Только оперативные вопросы

Это правило подытоживает всё вышеизложенное: мессенджеры – очень удобная вещь, но не на все случаи жизни. Пользуйтесь чатом для срочных задач и обсуждения сроков выполнения проектов. Переносить всю деловую переписку в чат не стоит, сообщения могут легко затеряться среди других, и к тому же обсуждение важных моментов может привлечь некомпетентных коллег.

Чаты обозначьте только для общих вопросов, а если другие способы связи и общения для вас и коллег не удобны, то создайте дополнительные чаты, например, «Общий», «Решение важных задач» и «Болталка».

Имидж делового человека или организации состоит не только из достижений и результатов, но и из небольших элементов каждого этапа ведения деловых переговоров. Соблюдать правила деловой переписки обязан каждый представитель компании: от клерка до руководителя.